采购合同管理汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇采购合同管理范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

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中图分类号：F426.8 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）030-0000-02

采购管理，作为烟草日常管理工作中的一项重要内容，因为涉及资金支出，长期以来一直是一个敏感的领域，受到各方的高度关注。为了防止各类采购问题的发生，各级烟草公司对采购部门也提出了很多要求来规范采购管理行为。然而有些工程项目受环境、时间的影响非常大，如果因为采购的规范性问题影响了审批，延误了项目执行的良机，对整个项目将带来毁灭性的影响。所以如何在采购管理中寻找切入点，既能满足规范管理的要求，又能提高办事的效率，可以说是一个两难的命题。

合同，作为采购管理的重要载体，对处理规范和效益的矛盾有着非同一般的意义。采购的关系以合同的形式做出约定，采购的内容和双方的权利义务在合同中有明确的界定，采购的行为有了法律上的认定和保护，采购的风险就可以降到最低，审批程序上也不会出现较大的波折。本文正是从加强合同管理角度出发，从合同起草，审核，资金支付的手续等方面入手，加大财务人员介入程度和范围，发挥财务监督职能，降低企业资金风险，更好的实现企业管理规范与经济效益的统一。

一、采购合同管理中可能存在的问题

（一）财务人员接触合同不全面，有可能面临较高资金风险

在当前的采购管理模式下，年度采购项目经采购管理委员会审批通过后，由实施部门根据项目的要求和内容寻找相应供应商。整个采购过程中，部分企业的业务部门与财务人员缺少沟通，财务人员只是根据经办人员的提报进行相应的付款，与合同没有全面的接触或者接触有限。有可能出现合同签订后，项目未达到实际理想效果，但款项必须要按照合同条款进行支付或者支付的对象与合同签订方不一致的情况，使企业面临非常高的资金风险。

（二）资金筹划不及时，有可能影响项目工期和质量

对于某些特殊的合同项目，特别是工程项目，一般涉及的工期较长，金额较大。因有些单位合同管理意识淡薄，合同签订后没有及时交给财务部门监督执行，所以财务部门没有掌握项目的具体情况，有可能出现资金筹划不及时，款项支付拖延的情况，严重的可能影响项目的工期和质量。

（三）合同意愿不能真实表达，有可能影响企业相关方的判断

目前大多数的采购项目，很多合同文本为固定模式，缺少对细节的补充和描述。采购单位因为人员配备较少，业务能力欠缺，合同起草阶段没有进行深入的研究等影响，不能对合同条款实施有效的把握，缺少有针对性的修改意见，所以合同不能完整的表达采购方的意愿。对于根据经济业务内容，记录企业经营管理活动的财务人员来说，不能真实准确的反映企业的经营状况和实际处境，存在提供低质量财务信息的风险。对于需要通过查看企业财务报表进行决策的投资者和管理者来说，无疑会影响正确的判断。

由此可以看出，合同作为企业采购活动的载体应当与财务管理密切结合。经济合同的签订和执行，最终结果都要涉及财务部门，落实到资金的支付。所以，将财务管理纳入合同管理，加大财务人员的介入程度和范围，在一定程度上既能规范企业的成本支出，又能保证企业资金的合理使用，降低企业合同风险。

二、如何在采购合同管理中加强财务管理

（一）参与合同内容的审核，减少财务风险

合同内容是对双方权利义务的约束，一般涉及款项的支付，货物的交接等重要内容。在目前的合同管理中应加大财务人员对合同起草阶段的介入程度，增加对合同的了解，加强对对方资信的评估，加大合同的审核力度，凭借财务人员的专业知识减少可能存在的财务风险。在合同内容的起草中，财务人员需要关注的重点内容有：合同的标的是否符合企业的经济利益；双方是否有履行合同的能力；合同所涉及的经济数据是否计算准确等。

在合同起草完毕后，还需要增加财务人员对全部合同条款的复审，初步评估合同是否涵盖企业要处理的经济事项，是否能达到预期的目标等。

（二）参与合同履行过程中的管理，提前做好资金规划

履行与外单位的采购合同一般涉及到资金的支付和流动，对于一个重大的合同事项更有可能涉及大额资金的使用。按照烟草有关资金管理的相关规定，从资金的申请、使用、审批等方面均有严格的手m和流程。所以为了不影响合同的履行，财务部门需要对合同中有关资金的支付条件、支付时间等了然于心，才能有的放矢，提前打算，做好规划，筹措资金，为合同的履行做好准备。

（三）强化内部监督的同时，对重大资金项目可以引入外部中介机构

某些合同项目因为涉及专业内容，资金额度较高，仅靠企业内部的管理人员无法理解、审核合同的条款。支付合同款时也无法对项目是否达到合同的要求进行评估，所以会影响资金支付的效率，项目的进展。如果因为对项目不了解贸然支付资金，则有可能给企业带来资金风险。对于这些较大型、特殊的项目可以考虑申请相关外部中介机构的介入，明确机构的责任。从合同的签订，到项目的执行全过程跟进，落实好每一环节的监督管控，特别是涉及资金支付的环节，要与财务人员明确支付条件，明确第三方与财务人员的交接记录，做好沟通，尽可能减少资金支付风险，保护企业资金安全。

（四）做好合同的登备案，保存完整的经济业务信息

一份合同是对双方某种经济行为的约定和约束，如果合同签订后外部客观条件发生了变化，合同也需要进行相应的修改。对于涉及金额较大，项目执行期较长的采购合同，可以建立合同专属的项目台帐，根据项目资料及付款申请及时更新项目台帐，直至该项目顺利验收，最后一笔款项支付完成。财务人员的跟踪记录，是对财务核算的有益补充，许多细节的信息可以直接从台账上获取，特别是对于合同金额较大的项目，从台帐记录可以一目了然项目达到的阶段和相应的付款进度，省却了翻阅大量实物档案的辛苦。同时，项目台账的建立将整个经济业务信息保存连贯完整，形成一个全过程的闭环，对了解项目情况，评估项目效果将会直观有效。

（五）增强财务人员的主动参与意识和业务能力的培养

在目前合同管理模式下，财务人员介入合同管理的范围狭窄而且滞后。造成这种局面的原因主要有两方面。一方面是合同归口管理部门的原因，没有认识到财务管理在企业合同管理中的重要意义，担心财务人员的介入会影响业务的开展。另一方面则是财务人员自身主动参与意识不强，业务知识掌握不够，不能深入了解企业合同事务。所以从完善合同管理，加强财务监督的角度，需要提高财务人员的主动参与意识和业务能力的培养，特别是关于法律和风险能力的培养。当财务人员掌握足够丰富的业务知识，可以给合同管理部门提出建设性的合同意见时，合同管理部门才能重视财务人员的作用，才能真正促进企业合同管理的规范有效。

三、结束语

在采购合同管理中加强财务管理，出发点是为了规范烟草企业的采购管理，从管理中找到经济效益增长点，促进管理规范与效益增长的齐头并进。所以根据目前合同管理的现状，要加强合同管理，控制合同风险，最重要的切入点就是在合同起草和履行阶段，财务的及时介入，加深了解，全程跟进，建立一个对合同事项全过程的项目台账。

采购管理作为企业管理中的一项重要内容，合同管理作为采购管理的重要载体，任何时候都缺不了财务管理的影子，合同管理最终都要落实到资金支付环节。财务管理和合同管理的最终目的都是为了保护企业的合法利益不受侵害，降低企业经营过程中的风险系数，提高企业经营管理的综合效率。所以，要改变目前的合同管理现状，最主要的就是先解决目前财务人员对合同介入程度较低的问题。财务人员在介入前，也需要提高自身对合同的法律风险意识的培养，结合自身的专业知识增强对合同条款的理解、把控能力，为更好的融入合同管理打下基础。

参考文献：

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煤矿企业物资采购合同管理是指煤矿企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为，煤矿物资采购合同作为实现煤矿物资采购工作的载体，能直接决定煤矿物资采购的质量、效果和效率等。尤其是随着煤炭行业的疲软、煤矿企业之间竞争的日趋激烈和煤炭资源兼并重组步伐的加快，煤矿物资采购合同管理工作在煤矿物资供应管理工作中的作用日益凸显。如何做好煤矿物资采购合同管理工作已经是摆在煤矿企业面前不可避免的话题。

一、加强煤矿物资采购合同管理工作的主要目的和意义

1.加强合同管理已经成为建立现代企业制度的重要内容。随着我国煤炭资源兼并重组进程的加快，大型煤业集团、产煤基地已应运而生。建立现代企业管理制度已经成为不可回避的严峻而深刻的问题。煤矿物资供应管理制度是煤矿企业建立现代企业管理制度的重要组成部分，而煤矿物资采购合同是煤矿企业进行物资供应管理工作的重要环节，其重要性日益显著。

2.加强合同管理能够明确双方权利义务，保证各方在合同履约过程中尽职尽责，共同推进合同履行，规范市场交易行为。煤矿企业与供应商之间通过合同对双方行为加以约束，通过签订煤矿物资采购合同，确定了双方就采购物资这一行为的经济法律关系，签约双方之间的责任得以明确，都需全面履行采购合同中所规定的权利和义务，共同推进合同履行，规范市场交易行为。

3.通过加强合同管理以规避、防范风险。在煤矿物资的采购过程中，由于双方对合同的理解不一致、供应商未能及时送货或供应商送货时，需求部门却无处安放、合同本身有模糊不确定之处等原因，出现纠纷是难免的，而加强合同管理就成为解决交易双方纠纷的重要依据。

二、目前煤矿企业物资供应合同管理工作中存在的主要问题

1.合同管理风险认识不足、意识不强。许多煤矿企业存在重视合同文本，轻视合同管理的情况，缺少根据合同履行的进展实时进行动态跟踪管理；对合同管理缺乏相关风险管理的机制和手段。

2.合同签约主体不当。合同签约主体首要条件应当是具有相应的民事权利能力和民事行为能力的合同当事人，另外合同文本签约主体名称必须与营业执照上企业名称保持一致，不能有错字、漏字等。

3.合同条款表述不严谨、不全面。合同讲究咬文嚼字，表述不严谨就容易发生歧义和误解，导致合同难以履行或引起争议。表述不全面往往是漏掉违约责任，这样一旦发生违约，在合同中看不到违约如何处理的条款。

4.只有从合同而没主合同。主合同是指能够独立存在的合同，一般是煤矿物资采购的商务合同，从合同是指以主合同的存在为前提才能成立的合同，一般指的是煤矿物资技术协议等。煤矿物资技术协议等是商务合同的重要组成部分，是必须依附于商务合同才能存在。

三、解决合同管理中存在问题的对策

1.煤矿物资买卖合同模板必须经企业法律顾问部门审核。企业通过签订合同建立民事法律关系是一种民事法律行为，涉及大量的法律专业问题，必须经过专业人士审核无误后方可进行下一步操作。

2.建立健全合同管理制度。要使煤矿企业合同管理规范化、科学化、法律化，首先要从完善制度入手，制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。通过建立合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理等都处于有效的控制状态。

3.加强合同管理人员的培训教育。合同管理人员业务素质的高低，直接影响着合同管理的质量。尤其是煤矿行业涉及到的煤矿物资品种多、样式杂，合同管理人员通过学习培训，可以掌握专业知识、合同法律和签约技巧，增强了合同管理人员的责任感，提高了其法律意识，全面提升合同管理人员的素质。

篇（3）

【关键词】

医疗设备；采购合同；现状分析

在医院医疗设备的购买过程中，为了保证医疗设备的质量以及相关的售后服务，必须引入合同管理。它是指采购过程中保障双方利益不受侵害的重要法律文件管理的过程。这种合同的建立，给双方在购买过程中增加了一定的约束力。合同管理的存在，使得合同在法律范围内可以最大限度地发挥自身的优势，确保了医疗设备在购买过程中的合法性。因此，深入地理解和分析医疗合同管理的相关内容，有利于医疗设备购买工作的顺利进行。

1合同管理综述

1.1合同管理最终实现的目标

合同管理是指合同双方在完成某些项目合作的过程中，为了保证双方当事人都能认真地履行自身的义务，保证双方的利益不受侵害，从而通过签订具有法律效应的合同来进行相关的管理工作。合同管理的本质工作是处理好双方在项目合作的伙伴关系，创造一种互信、相互扶持的良好氛围。这就从根本上保证了合同双方在项目合作中严格履行自身义务，顺利地完成合同中规定的各项内容。通过合同管理的作用，可以保证采购项目产品的质量、成本、产品预付期等方面的内容得到有效保障，从而使采购项目在规定期限内以经济、高效的完成方式达到最终目的。合同管理的建立，有效保证了合同双方当事人的合法权益，也保证了合作项目完成的效率性。同时，在采购合同管理的过程中，可以对双方交易过程中出现的一些问题随时纠正，避免为后期工作带来不必要的麻烦。通过对采购合同的有效管理，具备如下的优点：（1）加强了对采购项目的有效控制和监管；（2）促使卖方在规定的时间内交付货物；（3）节约了买方的采购成本；（4）有效规避了采购合同中的各种风险。

1.2合同管理的现实意义

在完成一些重大项目的采购过程中，可能会发生各种各样意想不到的事情，这不仅会使双方的利益受到不同程度的损失，也会造成未来双方间合作的隔阂。为了更好地保障双方的切身利益，促使采购过程的正常进行，便引入了合同管理。合同管理的存在，使得采购项目可以在一个规定的期限内顺利完成。通过对合同条款的设立和修改，可以对采购过程中双方的一些行为进行必要的约束。同时，对于采购项目中可能出现的风险，合同管理也制定了相关的管理条例。这些管理条例的存在，大大降低了交易过程中双方经济损失的概率。因此，做好合同管理的工作，对于采购项目的顺利完成具有现实的参考意义。

2当前医疗设备采购合同管理的现状及存在的问题

2.1当前医疗设备采购合同管理的现状

在过去的医疗设备采购过程中，一般的合同样本都是由供货商制定并出示，购买成本费用较大的医疗设备才会使用相应的合同。但是随着法制化社会的建设发展，各大医院对于医疗设备的购买过程，投入了更多的工作精力。现阶段下，当医疗设备成本费用超过仅几千的条件下，一些医院也会签订相应的合同。对于一些小型医疗设备的购买，且购买数量较多时，有些医院会采取公开招标的方式，尽可能地通过合同管理的作用降低成本费用。并在每次合同签订完毕后，医院会进行相应的存档分类，认真保存。档案的存取工作需要人力、物力的支持，这也侧面体现出了当前社会形势下医院对于医疗设备合同管理工作的重视程度。

2.2当前医疗设备采购合同管理存在的问题

在当前医疗设备采购合同管理的过程中，依然存在一些客观的问题，主要体现在：（1）缺乏交货期对于产品的验收意识。在规定的期限内，供货商将自己的产品送到医院时，相关的医疗设备接收的工作人员有时直接签完单子将设备直接放入库房，或者大体进行外观上的检查。这种没有经过仔细的检查而造成后期医疗设备无法正常使用的行为，是医疗设备接收工作者责任意识薄弱、对待自己工作不负责的体现。（2）忽略了医疗设备的质保期。一般大型的医疗设备质保期都在五年之内，而在医院与供货商合同管理的规定中写明：当医院在使用大型医疗设备一年后没有发现设备的故障问题，医院就必须将约定的质保金返还供货商。但是，在质保金退还后设备出现故障，当初的合同管理很难要求供货商继续履行自身的义务。（3）缺乏质保期内对于设备的维护意识。在质保期内，相关医疗设备工作者总是认为设备即使出现问题也会有相应的供货商维修，没有养成对医疗设备经常检查维护的习惯。（4）缺乏对合同的认真审核。在采购医疗设备的过程中，医院的工作者由于工作的疏忽大意或是自身专业水平的能力有限，在供货商签订合同的过程中没有注意到合同中的一些细节问题，导致后期的医疗设备交付过程中双方出现了一些分歧，影响了设备采购的进度。（5）对质保金的理解能力不足。质保金是为了确保医疗设备在交付后，可以在一个规定的期限内保障医疗设备正常工作，不会出现故障问题。正常情况下相关的工作人员都会要求延长退还质保金的期限，但是实际工作中，有些工作者忽略了质保金的重要作用，导致在质保金退还后，设备出现故障却无人检修的尴尬局面[3]。

3医疗设备采购合同管理问题解决的对策

3.1认真审核供货商的行业资质

大型医疗设备的售卖过程中存在着一笔可观的利润，这就直接导致了某些供货商在实际的采购项目合作中通过一些虚假的技术手段，假冒合格资质齐全的供货商。这就需要医院的医疗设备采购人员进行认真的审核，查看项目合作的企业是否具备专业的资质要求。主要审核的范围有：（1）企业的法人代表营业执照。通过查看营业执照的编号，并到相应的登记机关去核实查证，看是否存在这样的企业。（2）查看是否有国家卫生部下发的《消毒卫生许可证》。（3）查看是否有国家环保部下发的《辐射安全许可证》。（4）查看是否有国家质检部下发的《特种设备制造许可证》等。通过对类似证件的审查，可以确定供货商身份的合法性。

3.2认真检查供货商过往履行合同的能力

通过网络资源的有效利用，以及对同类行业的认真打听，找到可以证明供货商的经济实力、信誉等级的相关记录，从而考虑是否与该供货商进行业务上的合作。这种审查工作需要医院工作人员保持一种耐心细致的工作态度，争取在最短的时间内找到最有效的身份证明，从而加快采购项目的工作进度。

3.3做好医疗设备采购合同履行过程的管理

在这一工作的具体完成过程中，需要经过一些必要的步骤。比如，交付医疗设备时，打开设备的外箱：检查设备的整体外观是否受到损伤；箱子里的零件是否与订购的清单相符合；供货内容与合同内容是否相符合等。在这一工作的进行过程中，医院科室设备人员、产品设备管理人员、供货商或其代表必须同时在场，保证检验过程的真实合法性。当设备的外观及相应的手续通过初检后，需要对设备的实际工作性能进行相应的测试。具体过程包括：（1）产品的型号、参数、规格、数量；（2）由设备人员和医学工程师同时对设备的工作状态做一个整体性能的评估，看设备是否达到国家的行业标准；（3）对设备的合格证、保修卡以及其它部门出具的相关检验证明进行存档管理，以便日后随时查看。在对医疗设备性能测试的过程中，如果发现产品性能出现问题，要与供货商及时的沟通，要求其在规定期限内完成对设备的重新整改。同时，也应该主动记录下设备发生问题的时间、具体的问题现象和可能造成的后果，这样就避免了下次重新测试设备工作状态下一些常规步骤的重复执行，省去了资源的不必要的浪费。

3.4加强合同产生过程中的一些管理

在合同生效后，合同当事人都有义务在合同规定的期限内履行各自的义务。当双方当事人对于某一问题无法达成一致意见时，就可能造成合同更改现象的出现，这时需要双方进行必要的协商处理。类似的合同风险管理及合同结束后的一些工作，也需要认真对待。

4结束语

在当前的经济形势下，医院在各方面的管理制度相对比较完善，各项工作也在有条不紊地开展下去。但是，在医疗设备采购合同合同管理方面，依然存在着各种各样的问题。这些问题的存在，对于医院整体的工作效率有着很大的影响。基于此，本文通过对医疗设备采购合同管理方面存在的问题进行了一定的分析研究，并提出了相应的解决方法。通过这些方法的有效应用，希望对相关医院医疗设备采购合同管理方面有一定的参考意义。

作者：卢志民 单位：淮安市第二人民医院

参考文献

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近年来，国家对廉洁从业、加强监督的要求越来越严明。完善企业内部风险防控机制，提高管控体系的针对性、系统性和有效性，这是保障企业健康发展的关键因素。服务采购活动采购内容弹性大、可变因素多，又因其采购额相对总量占比较小，一直是管理和监督的难点和死角。本文针对某科研单位服务类采购合同的签前评审与审查、合同签订与管理以及合同执行与考核等主要业务环节，全面揭示存在的控制风险，客观评价工作状况，认真研究解决基础性、症结性问题，并探索科研单位服务采购活动的有效实践。

一、合同签订总体情况

某研究院为专业从事电力技术及关键器件研发的专业研发机构，下设5家非独立法人的研究所和2家独立法人的全资子公司。除合同会签、备案通过全院统一建设的专门化信息管理系统进行集中管理外，采购需求、申请提报、合同交付等均由各发起单位负责。

（一）采购合同分类分布

今年1-11月，该单位共履行597份采购合同（包括未完成会签合同），涉及金额1.8亿元。

（二）合同流转时间分析

至11月，已完成会签审批547份合同，按照合同在信息系统中从提交会签到完成审批的时间来统计.

二、服务采购合同管理

主要问题主要是管理流程未做到完全闭环、操作不够细致严谨、管理有疏忽、评审会签不高效以及科研过程形成资产的管理不严谨等问题。

（一）合同管理流程方面

1.未能实现两级对接、全面覆盖和闭环管理目前，该院本部层面上覆盖了合同文本草案的会签、审批和签订后归档，合同签订的需求提出、签前评审，合同签订后的履行、变更、解除、终止，合同执行效果评估、合同档案维护管理等环节，分散在合同发起单位或部门。这样一来，在院本部、各单位两个层级上容易出现错位、脱节和衔接不严密、覆盖不到位等问题。即使在各单位内部，合同管理也由不同岗位的人员分散管理，未能形成统一的规范和程序。

2.重评审、轻执行，重签订、轻变更单位内部建立了严密的合同会签、审批和监督程序。但各单位在合同签订后，对合同分析和交底不够重视，合同签订与合同执行的衔接不够紧密，其他人员只知其相关的工作职责，而对合同总体情况知之甚少；在发生合同内容变更或者主体变更情形后，负责履约的管理人员缺乏全局意识，忽视了合同变更的及时协调,不能很好的实现合同变更目的，无法保障合同的履行效果。

3.会签审批的流程环节多、流转时间长合同文本除需承办单位（部门）内部会签之外，还需院相关业务部门、管理部门会签，此后发送到院分管领导、院主要负责人审批。这种“前台后台都上台”的流程设置，延长了合同的会签流程、处理环节和流转时间；同时，合同会签和审核重心的上移，削弱了合同承担单位作为合同履行主体的权利和义务，可能造成责任的松懈。加之“一人多岗”、审核任务繁重，合同会签审批流程看似严谨、实则流于形式，最终导致“人人把关、人人把不了关”。

（二）经法系统应用方面

1.与其他业务系统在协同与深化应用上衔接不够在合同信息管理系统的应用上，与财务报销系统、ERP系统在基础信息的互联互通以及档案管理系统的横向协同衔接不够。比如，ERP系统和经济法律管理系统的供应商基础信息需要分别录入；合同会签审核后，财务报销程序仍需提供纸质合同复印件等。

2.个别单位和紧急项目会签评审流程不完整，存在绕道、短路现象合同、协议和授权书须按照《合同管理办法》，凭流转完毕的《合同审查会签流转单》办理用印。但在一些时间紧迫项目的合同协议签订时，有些单位未按照合同用印要求，心存侥幸，把未经过会签、审批流程的合同协议，直接申请使用印章。

（三）合同内容条款的审核方面

1.部分合同条款的权责不对等、尺度不一致合同关键条款的标准不一致、权责不对等，或者签订不全面、不完整、有缺漏，不利于保护我方权益。表现为：①付款条款较为苛刻；②收款条款过于宽泛；③违约责任约定模糊或遗漏，只讲正面的、不讲反面的，一旦违约，争议不断。

2.有些合同文字不严谨、语义逻辑不严密合同中的用语不明确、含糊不清，合同一般条款和特别条款约定前后不一致，或者合同某些条款从语义上产生多种不同的理解，导致合同难以履行或引起争议。依法订立的有效合同，应当体现双方的真实意思，而这种体现只有靠准确、明晰的合同文字。

（四）项目与合同管理的衔接协同

1.科研项目购入资产的实物管理和价值管理脱节在科技项目合同实施过程中，按照研究开发费财务管理办法，购置的整体计入项目成本的设备、器材、软件等非一次性耗用资产，其价值表现和实物形态不尽一致。

2.科技项目物资采购未集中采购、批量招标研究开发需用的设备、材料、低值易耗品等物资以及技术开发、试验检测、专家咨询等服务采购，多采取分散采购、单独实施的方式。这些采购要求单笔合同签订的金额不超出招标限额；如果统筹考虑同一时期、不同项目的物料需求，集中采购、批量招标，将显著缩短合同审批流转时间、提高物资保障能力。

三、存在问题的主要原因

（一）思想认识上与我院集约管理要求有差距

思想上缺乏一盘棋观念，对统一管控的认识不够，对政策和形势变化缺乏敏感性。表现在业务办理和制度执行上，出现了各种绕弯子、打折扣的行为，不按制度和程序办事，使制度形同虚设。虽然目前没有造成特别严重的后果和重大损失，但其潜在影响不可忽视。

（二）经办人员的合同法律意识淡薄

市场竞争环境中，合同主体都是依照合同去取得权利、履行义务。合同法律规范，宏观上维护市场秩序，微观上又是规范合同各方行为、维护其合法权益的准绳。任何合同管理上的“不慎”，都可能带来以后的“不利”。

（三）对合同与合同管理的关系认识不深刻

合同与合同管理相互依存。合同管理是合同洽谈、草拟、签订、履行、变更、中止、终止或解除全过程的管理。合同产生在合同管理的前期阶段，在这一阶段往往受到高度重视。合同签订后缺乏有效管理，甚至淡漠了合同全过程与合同管理是唇齿相依、皮毛共生的关系，忽略了合同履行过程是实现权利义务的过程。因此，合同管理问题大多数产生在中期和后期履行阶段。

四、解决问题的主要对策

（一）建立合理、顺畅的合同实施保障体系

首先，规范、优化合同管理程序，经营管理中协调好外部和内部各方面关系，使合同实施程序化、规范化。其次，建立合同协同管理信息系统，覆盖合同订立、履行、变更、解除、转让、终止各流程以及审查、监督、控制、评估各环节，实现合同信息的集中管理和合同管理的高效协同。最后，探索建立合同执行评估制度，通过对比合同目标与履行效果、管理流程的遵循情况、档案信息的共享维护、内部部门的协同配合，优化完善合同管理、提高管理的效果和效率。

（二）加强合同变更、终止等例外管理

合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。我们不仅要重视合同的洽谈、签订的管理，更要重视合同生效履约期间出现情况变化及时对合同进行修改、变更、补充或中止、终止的管理活动。

（三）抓好履约检查环节与违约纠纷处理

合同管理人员必须经常了解合同履约和管理情况并进行有针对性的检查，及时发现问题并提出解决建议或发出解决请求，制订防范风险的对策。一旦发生违约情形，要能区别情况，及时采用协商、仲裁或诉讼等方式，积极维护公司的合法权益，减少经济损失。

作者:吴磊 陈卫娜 单位:全球能源互联网研究院

参考文献：

[1]《中华人民共和国合同法》及其实施条例.

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引言

近些年来，国家为适应市场经济发展的要求，培养应用型合格人才，对高职院校办学加大了投资力度，促进了高职院校的发展。在政策的扶持下，高职院校得到了更多建设资金，在教学设备、仪器、办公设施等方面的物资采购日益增多。尽管高职院校按照《政府采购法》来执行物资采购，但是在部分零星物资采购的过程中依旧存在着一些问题，特别是零星物资采购合同管理的规范性不够，制约了采购来的设备物资发挥其应有的作用，而且也容易产生廉政风险［1］。高职院校必须认真研究，采取有效措施来加强零星物资采购合同管理，提高采购合同管理的规范性。

1高职院校零星物资采购的特点与方式分析

1．1高职院校零星物资采购的概念

高职院校零星物资的采购是指国家创办的高职院校为满足学校教学、管理等工作需求，依据一定的程序开展对教学、实验、实习和办公等过程中一些耗材、设施、维修等零星物资和服务的购买，其单次采购的总费用一般不高于10万元。这种采购的主体是高职院校，采购的内容是高职院校办学或者办公所需设备物资以及相关服务等。除了设备设施的采购外，高职院校中的一些服务项目(如物资的报废处理、设备的搬迁、咨询服务等)也属于零星物资采购的范畴［2］。

1．2高职院校零星物资采购的特点

高职院校零星物资采购虽然也属于政府采购的范畴，但是与一般的政府采购相比，有着不同的特点。(1)单次采购的物资价值小。高职院校采购的零星物资大都是价值不大，单次采购一般在10万元以下，有的采购甚至只有一、两万元或甚至几千元。这就容易造成投标方的投标兴趣不大，特别是在设备及维修工程上，参加采购的企业不多，有时还会造成公开招标的失败。(2)高职院校的零星物资采购计划性不强。虽然高职院校资金使用大都纳入了地方的财政预算，其物质采购的资金需要在年度预算中体现，但是由于零星物资采购大都是一些临时性和突发性的物资需求，难以在前一年制定下一年度预算时加以准确确定［3］，这就容易造成年度预算中很难完全体现出零星的物资需求，也就不好科学地安排零星物资的采购计划，使得其采购的计划性不强。

1．3高职院校零星物资采购的方式

高职院校零星物资采购由于其单次采购的价值较小，往往达不到《政府采购法》及地方采购规定中公开招标的标准;同时，它又需要利用国家资金，因此必须符合《政府采购法》的要求。采购方法一般是邀请招标、竞争性谈判或者询价以及单一来源采购。其中单一来源采购是在只有一家供应商的情况下高职院校才选用的零星物资采购方式［4］。

2高职院校零星物资采购合同管理存在的问题

2．1高职院校零星物资采购的合同管理

高职院校的零星物资虽然单次采购的价值不高，但是长期累计的数量较多，其最终形成的价值也是可观的。例如，一个部门的打印机所使用的打印纸虽然不多，但是全校各个院系和部门一年累计使用的打印纸就非常多了，累计价值也较大。为了对这些零星物资加强管理，需要按照国家的法律法规和高职院校的制度，对这些零星物资采购的立项、采购方式的选择和合同的订立及归口管理、合同履行等环节实施严格的管理［5］，以保证采购合同的合法性与规范性，确保合同得到有效执行。

2．2高职院校零星物资采购合同管理规范性欠缺及原因分析

从我国高职院校开展零星物资采购的实践来看，采购合同管理在整体上欠缺规范性(如表1所示)。高职院校零星物资采购缺乏规范性的原因，有以下几点:(1)重视度不够，缺少对合同的统一管理。由于零星物资单次采购的价值小、计划性不强，造成了人们对其重视程度不足，认为能够买来使用即可，忽视对其规范性管理。在实际操作中，缺少合同归口管理部门，也未对零星物资采购合同进行统一的分类和连续编号管理。(2)零星物资采购制度不够完善。高职院校简单地遵循一般的《政府采购法》的规定来开展零星物资的采购工作，往往造成不适应现实情况的难题［6］。如选择公开招标方式进行采购，因单次采购的合同价值太小，供货商往往不愿意参与公开投标。(3)对采购合同的前期准备工作缺乏管理。高职院校缺少对零星物资采购的立项论证，工作准备不足，对采购的必要性以及相关采购的内容、物资的技术规格参数等研究不透彻，合同要求不明确。(4)采购合同的内部控制机制不完善。高职院校采购主管部门与监管部门对零星物资采购合同的管理没有形成完善的管理体系，内部控制机制不规范，管理职责不清，合同风险控制不力，对合同的审核存在漏洞。对于影响重大或法律关系复杂的合同文本，未经组织业务部门、法律顾问、财会部门等相关部门进行联合审核。

3加强高职院校零星物资采购合同管理规范性的对策研究

高职院校零星物资的采购合同管理不仅关系到采购物资的有效使用，以及院校的教学与科研工作，而且也是高职院校反腐倡廉制度建设中的一项重要内容，关系到校风、党风建设，应该从党风廉政建设的高度来认识高职院校零星物资采购的合同管理，认真研究和采取有效措施来实现合同管理的规范性。

3．1高职院校要从全校廉政建设的高度来认识零星物资采购的合同管理工作

高职院校应加强领导，明确零星物资采购管理的归口部门。为了便于实施统一管理，可由校国有资产管理部门或者单独设立的招标采购管理部门来统一负责零星物资的采购工作。

3．2建立与完善零星物资采购的合同管理制度

从零星物资采购的立项、技术论证和采购过程管理以及合同验收、物资使用等各个环节完善制度建设，听取各院系、部门、社会采购管理部门和供货商以及招标机构的意见，集思广益，对不适合高职院校实际情况的采购与合同管理制度进行修改，使得采购合同管理制度能够适用于高职院校的零星物资采购。明确相关制度规定，要求各部门、院系提前做好各项零星物资的采购计划，并将其列入年度预算。

3．3采购主管部门须强化零星物资采购的合同管理工作

由高职院校的零星物资采购主管部门统一零星物资的采购公告，实施统一公开招标，以避免各院系单独采购零星物资因合同价值过低，供货商投标意愿不强的弊端。主动与供货商沟通交流，合理选择采购方式，根据情况规范使用竞争性谈判和邀请招标以及询价等方式，尽量避免采用单一来源的采购方式［7］。

3．4采购监管部门应加强对零星物资采购的监督检查力度

高职院校的纪委、监察部门以及效能建设管理部门都是零星物资采购合同的监管部门，应认真履行内部控制职责，加强采购立项、招投标、验收等环节的合同监管工作［8］。在重要和价值较高的零星物资采购中，监察部门或者校招标采购管理办公室要牵头组织采购部门、国资管理部门、财务部门等，邀请相关专家共同提前审核招标文件与评分办法，防止采购中出现违法肢解、规避招标以及评分歧视等行为。同时，监管部门要积极参与零星物资招投标和进场验收环节的监督，发现采购不符合规范要求或者采购物资不符合合同条款，要立即指出并要求相关单位及时予以整改，以确保零星物资采购合同管理的规范性。

3．5合同的归口管理

各高职院校的专业与发展历史不同，管理机制也不一致，所设立的部门也不相同，这使得对零星物资采购的合同管理部门也有差异性。有的学校由采购管理办公室管理零星物资采购合同，有的学校由校长办公室管理，也有的院校由监察或审计部门管理。为便于统一归口管理，可设立校采购管理办公室来负责校零星物资采购合同的管理;同时采购申请部门要负责合同的执行情况管理，组织对物资进校后的检查和验收，并邀请校采购管理办公室、财务部门、国有资产管理部门等共同参与，各部门均同意验收合格后方可按照合同规定进行付款。

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关键词：

煤炭企业；采购合同管理；法律风险

采购合同的风险管理应包括事前、事中、事后管理，相应企业法律部门的职责包括合同签约前监督、合同签订审查、合同履约过程跟踪、合同纠纷处理几个方面。这几个方面缺一不可，也是企业各类合同管理的核心。企业法律风险是指在法律实施过程中，由于行为人做出具体不规范的法律行为，而导致与企业期望目标相违背的法律不利后果发生的可能性，包括内部风险和外部风险。但外部风险往往不是企业自身所能控制的。因此，本文重点阐释内部风险。

一、采购合同法律风险产生的原因

1.采购部门法律意识淡薄

漠视、不遵守企业内部各项采购程序与规定，甚至存在侥幸心理，不按照合同履约，甚至违约、违规、违法侵权，给企业带来各类法律风险。

2.忽视合同履约过程的监督

煤炭企业往往重视合同前期的准备，如严格招投标程序、重视商务谈判。但对于合同履行过程，则多依靠现场工作人员的素质，导致履约质量参差不齐，存在风险。

3.企业合同管理制度落实不到位

制定合同相关管理制度比较完善，由于在把控合同全过程中涉及的岗位较多。因此，在实际执行过程中会存在偏差。

二、合同签订前的法律风险及防控办法

合同签订之前的风险对风险防范是最有效、最根本的。必须严格审查相对人主体资格、相关资质、履约能力，并充分评估各项法律风险发生几率，避免将来发生纠纷。

1.主体不适格

第一，表现形式。供应商主体不合格、资质存在瑕疵导致合同无效、不能完全履行，甚至影响采购物品质量。法人或其他组织未经工商登记或已经吊销、注销导致合同无效、合同效力待定、合同部分无效等风险。相对人企业名称与其所持资质（各类行政许可证、特许经营、生产许可证等）不一致，导致合同无效甚至工商处罚。第二，防控办法。在合同签约前，严格审查相对人的企业法人营业执照，并与全国企业信用查询系统查询比对。涉及特殊行业的，要求相对人提供经营行政许可。在审查中更要注意相对人若是分公司或其他形式的分支机构，要审查对分支机构的授权范围。要尽量核实相对人提供资质证件的真实性。

2.合同条款约定不当

第一，表现形式。采购标的约定不明，包括采购合同标的采用不规范简称，未标明型号、生产厂家、品牌或与采购计划不一致，导致采购物品质量下降、不能使用的风险；采购标的相关技术参数约定不明确，导致采购目标失当；验收标准约定不明确，导致双方验收质量争议，或由此带来的对于检测机构、检测风云争议等。合同履约期限约定不明确，导致合同延迟履行带来提前或逾期交货，增加保管、仓储等费用；对于履行地点和交货方式约定不明确，则容易导致货运中转中意外导致双方责任承担的风险；违约责任约定不明确，若在日后合同履行过程中发生争议，导致部分违约的情形下难以计算损失等风险；争议解决条款约定不明确，则可能导致我方增加诉讼成本等风险。第二，防控办法。在合同条款审查过程中，要明确约定合同标的名称、规格型号、产地及品牌，核查是否与采购计划一致。对于技术规格复杂的大型设备，应将技术详细规格作为合同附件同时留存，避免将来合同履行过程产生纠纷。约定明确交货方式、履约地点，注重明确争议解决条款等。

3.结算条款约定不当

第一，表现形式。双方付款方式约定明显不利于其中一方，有预付款情形的，买方支付预付款后卖方迟迟不发货，延误使用时间；又或者预付款比例不合适，造成大量资金占用。支付方式约定与现场使用不一致，有可能造成已付款但合同标的使用产生问题，造成我方损失。第二，防控办法。制定预付款相关制度，确定合理的预付款比例。按照现场实际，使用确定按期支付采购价款。

4.验收方式不当

第一，表现形式。验收时，库管未严格按照合同核对采购物资的型号、数量、规格等，未找相关机构检验某些大型设备，便视为合格入库。这些行为都是明显确认合同约定，在发生纠纷时对采购方不利。第二，防控办法。制定合理的验收与库房管理规定，制定库房管理人员的岗位职责与工作流程，并严格执行。验收大型设备可在合同中约定由某些机构出具检测报告或者约定在设备运行期内出现问题的相关解决办法。对在验收方面存在的问题要及时收集现场资料，通报法律事务部门。

三、结语

在煤矿企业采购合同法律风险防范的过程中，最主要、最根本的就是要企业管理人员、采购部门人员、法务部门人员形成正确的法律风险防范意识。要对采购合同进行全过程的管理和风险防控。对于签约方选择、合同文本拟定、到货验收及质保期等，都要进行全过程风险防控，把控各个环节，确保采购合同风险防控的全局化管理。

参考文献：

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1 加强物资供应合同管理的重要性

伴随着经济全球化和我国经济快速发展，现代企业所面临的市场坏境更加复杂多变，其风险也是与日俱增。众所周知，物资供应离不开合同，合同则是企业与社会物资企业沟通的桥梁，是经营活动中最基本的法律文本。合同体现权利义务关系最直接，与合同相关的法律风险也最普遍，管好合同就可以防范住绝大部分的法律风险，着力抓好合同管理，能够降低经营成本，提高企业核心竞争力，所以在物资供应部门加强合同管理尤为重要。

因此，物资采购合同管理水平的高低，是提升企业“软实力”的重要体现，要通过加强物资采购合同管理有效防控法律风险，保证经营安全，不断提高市场竞争力。而要想提升竞争的核心力，就要改进和加强物资采购合同管理，培养合同管理高手，防范合同法律风险的能手，培养掌控合同履行的舵手，获取合同利益的强手，同时要追究合同违约责任。

现阶段由于市场竞争日益白炽化，部分供货商为了能拿到订货单，他们在商务谈判和投标过程中，经常故意压低价格，以换取订货单位的订单，实质上这样做会大大损害订货单位的利益。因为供货商拿到订单后，为了能保待自己的利润，往往会大大降低供货质量，为防止上述情况发生，要求在合同形成时，必须对原始的供应商资质、物资需求计划、招标和比价、物资询价与报价、合同条款起草等整个过程，以及各个细节进行详细的审计监督，杜绝合同形成过程中的漏洞，避免因合同漏洞而造成无法弥补的经济损失。物资采购合同的内容必须是双方一致同意、依法签订并且受到法律保护。合同签订后就不得单方面擅自变更或者解除，合同内容的变更必须是双方达成一致的意见，只有按照法律规定和合同约定享有合同解除权时，方可解除合同。

因此，要签好合同，规范文本使用，加强合同风险管理和合规管理，强化合同的履约监督管理。同时要强化权利意识，积极主张企业行使法律赋予的权利，保障企业物资采购供应在法律和政策允许的范围内获得最大的效益和最快的发展。

2 目前企业物资采购合同管理存在的问题

2.1人员数量和工作动力不够

企业的经济发展需要大量的合同管理以及法律人员的服务和管理，以满足企业日益增长的经营管理工作的需要。目前岗位专职率不高，岗位待遇与之担当的责任和风险不相适应，影响了专业队伍的稳定和工作积极性。

2.2 人员本身的专业素养和业务管理能力不强

专业能力和学识水平不高，人才层次不高，满足国际化要求的合同管理人员不多，既懂法律专业知识又熟悉精通业务的基层合同管理人员不多等，这些导致了在实际工作中，不能及时发现业务中的法律风险，合同管理不能很好地与实际业务活动相融合，工作质量难以提升，事前事中控制监督就难以到位。

2.3缺乏合同管理机制

合同管理体系建立后，没有负责执行的机构有效监督其管理效能，没有强有力的机制来保证合同管理体系发挥其作用。总部和企业两级合同管理机构的联系不紧密，企业内部合同管理部门与合同主办部门也没有定期的合同管理工作例会，主管部门的职能作用没有充分发挥。某些合同管理人员责任心不强，没有一种法律上的担当精神，工作有标准没有约束，得过且过心存侥幸。企业层面的学习交流不够频繁，人才得不到锻炼和成长。

2.4合同问责制未建立

合同出现纠纷企业受损，相关人员得不到处理和责任追究，广大职工群众受不到教育，法制教育仅仅停留在普法上。对出现的法律事故没有考核的机制，更缺少常态化项目、案例总结分析；对合同签订后履行与约定是否相符没有监管，对可能导致的企业利益受损没有控制措施。《中央企业资产损失责任追究办法》发挥不了真正的作用。

2.5企业合同法治文化有待建立

企业法治文化还需进一步构筑，企业法律顾问、合同管理员职权需要强化。一些来自业务部门和相关领导的干扰、阻力和训斥时有发生，合同管理在一些领导眼里处于“出问题时重要，不出问题不要”的状态。阻碍了法律工作为企业生产经营提供法律支撑和保障的职能作用的发挥。

3 改进企业物资采购合同管理的对策

3.1充实企业合同管理人员

充实企业法律人才力量，在企业内部形成以法律事务部门为中心，各部门骨干合同管理人才为基础的合同工作网。提高法律人员的专职率，建立与之责权利相适应的待遇机制。

3.2 打造一支敬业专业、严谨务实的高素质的合同管理员队伍

加强专（兼）职合同管理员和承办员培训，坚持持续提升专（兼）职合同管理员和承办员素质，掌握参与合同谈判、文本起草、法律审查、监控合同履行的必备知识和能力，完善知识结构，具备坚实的基本功，确保在合同订立阶段拥有主动权，履行阶段掌握主动权，救济时行使主动权。

3.3加强企业合同管理的管理职能

全面贯彻落实“管理第一位”，实现“两个根本转变”指导思想，强化责任意识、精细严谨、务实创新，做到以事前法律防范、事中法律控制为主、事后法律补救为辅的原则，认真履行合同管理职责。合同管理人员要熟悉业务，将合同管理渗透到业务中，全程监控、全程管理、整体把握，帮助解决企业的经营管理过程中的法律问题，当好企业的卫士。实现法律风险全面、规范、动态管理，对风险的程度和范围进行评估，制定应急预案并组织落实。开展合同管理学习交流。举办合同管理信息简报，案例分析等，共享知识和经验。

3.4强化合同的履行监管，堵塞管理漏洞

首先，严格按照相关管理制度履行职责，避免因失职、渎职而承担管理上的责任；第二，如发现订单价格与框架协议价格约定不符，保留向供应商要求返还不当得利的权利，切实维护企业合法权益。第三、完善制订违约合同索赔管理制度，严格索赔的审核、审批权限，规范索赔流程操作，禁止擅自放弃追索权。

3.4全力培育企业法治文化

树立企业员工对法治文化的信仰，尊重和敬畏法律，大力宣传“法律是经营管理人员高压线”、“决策先问法，违法不决策”等法治观念，让法治理念内化为广大员工的自觉意识和思维模式，外化为个人和集体的自觉行动，夯实依法经营、诚信经营、依法治企、合规经营的思想基础。

3.5要加强现代管理技术和信息技术能力的培训

通过信息化手段将法律事务管理作为不可逾越的节点，嵌入业务流程并保障法律资源共享。通过CMIS系统实现合同的闭环管理；通过“驾驶仓”实现业务和管理信息的集成与共享。通过CMIS的二期开发，实现现场使用用户对合同条款的查询，相关索赔信息维护。

4 结束语

物资采购合同是联系企业和市场的重要纽带，企业要发展壮大，加强物资采购合同管理工作就显得十分重要。企业只有将物资采购合同管理纳入制度化、科学化、法制化的管理的轨道，才能有效降低物资采购风险，才能提高企业经济效益。

参考文献：

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管道工程物资采购合同是上级主管部门统一下发的标准文件，通用性强。但下级单位没有根据实际应用情况进行修订，采购不同的管道工程物资仍使用同一种版本的合同的情形时有发生。如工程材料和工程设备制造过程质量控制、包装和售后服务等要求不同。另外，一些需供货方安装调试、报验的“交钥匙物资”，与简单的建筑材料采购合同要求相同显然是不合适的。过于简单会造成合同约束不全，给以后的执行带来隐患；过于复杂则会造成许多条款不适用。

2.霸王条款问题

一些采购合同的付款条件近似“霸王条款”，只允许“卖方货到并现场验收合格后，买方按合同约定付款”。对于一些买方市场的物资，供方为了尽快销售物资，勉强能够达成协议；但对于一些卖方市场或合同管控较严格的物资，双方则很难达成一致。如果买方要求“货到并验收合格后付款”，而卖方要求“款到后发货”，双方如何达成一致，又如何实现“平等、自愿、公平和诚实信用”的原则。

3.条款模糊问题

一些采购合同规定迟交货要缴纳一部分违约金是合理的，也是必须的。但合同内容上却并未规定具体交货时间，只写“接到甲方（采购方）通知后××日内”，造成卖方必须提前把产品生产好，随时等候买方通知，一方面买方在物资仓储、保管等都需要再支付一定的费用；另一方面某些物资如果长期存放于不满足保管条件的地方，其使用价值会降低，对双方都没有益处。

4.现场服务问题

管道工程建设所需设备大多需要专业人员来安装、调试，有些需要供货商的配合。对于需要供货商配合安装调试的设备，采购合同没有约定卖方需到的现场次数及超出次数后“有偿服务”的条款，致使卖方到现场服务几次后，配合现场服务的积极性不高，或经多次协调后才能到现场且提出一些“有偿服务”的要求。由于合同中没有做出相关约定，无法根据合同向业主或委托采购单位再收取费用，给合同地执行带来困难。

5.质保期问题

管道工程的建设周期较长，有的甚至长达7～8年，对于此类工程，采购合同仍规定物资的质保期从物资到达现场验收合格之日起1～2年。也就是说，物资在工程竣工之时已超过其质保期5～6年，极容易出现质量隐患，一旦发生质量问题将很难追究供货商的责任。

6.内外有别问题

根据规定，管道工程物资采购合同应与供方签订HSE协议，这是管道工程施工现场HSE管理的要求，也是GB/T24001、28001标准和Q/SY1002.1-2013标准的要求。它作为约束双方环境、健康和安全行为的文件，与采购合同具有同样的法律效力。但不应只要求国内供方签订HSE协议，对国外供方则也要有这方面的强制要求，必须做到一视同仁。

7.货款拖欠问题

管道工程建设具有“兵马未动，粮草先行”的特点，工程建设物资一般都需先期到达施工现场，有的甚至提前一年或几年。由于管道工程业主按施工进度进行拨款，采购物资到货验收合格后无法按合同约定付款，过程一旦延期，支付合同尾款就会“无限延长”，一些供方不得不靠“律师函”来索要货款。

二、解决方案

1.根据实际修改合同文本，使其适应不同物资的采购要求

采购合同是物资采购的法律文书，对需方和供方具有相同的约束力，合同双方都应本着认真、负责、诚实、守信的态度，避免造成合同的随意性。因此，合同双方应根据所采购物资的固有特性，确定合同所需签订的条款，修改表述不明确、易产生歧义的条款，删除无用的条款，增加必须明确的条款。

2.合同双方充分协商，按阶段付款

在管道工程建设中，需方与供方的关系是互利互惠的，管道工程建设市场的健康发展需要众多供方的支持和配合，签订“霸王条款”是一种短期的行为。由于管道工程建设物资一般都有一定的制造、运输、验收、安装调试及试运行等阶段，因此，需方可按其供应的不同阶段支付一定比例的货款。如制造阶段支付10%～20%，出厂验收合格支付20%～30%，现场验收合格支付10%～20%，安装调试合格支付10%～20%等。对于需要支付预付款的货物，采购单位应向商和生产商同时索取近

3年的经注册会计师事务所审计的财务报表。若审计报告没有负面评价且近一年的资产负债率均低于75%、净资产收益率均高于7%、近3年平均资产负债率平均低于70%、净资产收益率平均高于8%，则说明该供货商破产的风险较小，可以支付。对于其新材料、新设备的试制，可预先支付一定数额的预付款。为防止合同风险，这部分款项占合同总价款的比例不宜超过30%。这里要说明的是，对于大宗、常用的材料、设备设施，经双方协商可不支付预付款。

3.强化沟通，掌握物资交货时间的主动权

尽管管道工程有其固有的特性，如工期问题会受到种种客观条件制约而有时无法事先确定，致使一些管道工程物资采购合同无法规定具体交货时间，但这不是问题的全部。一些问题可以通过强化沟通来解决。在采购合同签订前，作为采购服务方，一方面，要加强与工程项目部的沟通，以便及时了解工程进度和面临的问题，及时调整采购进度计划，在合同中明确物资大致的供货时间；另一方面，要及时与供方沟通，随时掌握所采购物资的生产、运输进度，一旦施工现场发生变化，应及时通知供方调整生产进度。

4.在合同中明确供方到现场无偿服务次数、有偿服务价格等内容

获取合理的利润是企业的追求，要求供方长时间的无偿服务必将导致矛盾产生。要调动供方到现场服务的积极性，提高其服务水平，就必须使其“有利可图”。因此，在签订物资采购合同时，要明确供方到现场无偿服务次数和有偿服务价格。管道工程项目部要加强对施工单位及现场的管理，在要求供货厂商现场服务前，应确保施工现场具备服务条件，以便厂商人员到达后及时完成服务，减少服务次数，降低供货厂商的现场服务成本，提高其现场服务质量和积极性。此外，采购单位现场服务人员应积极与项目部协调，主动掌握现场施工实际，以便后方人员协调供货厂商现场服务，做好各项工作。

5.正确区分质保期和保修期，规定阶梯式的质保或保修费用

质保期是指厂商承诺的产品在正常使用情况下不会危及人身或财产安全的时间段。质保期的终止时间没有法律规定，一般由生产者自行确定。保修期是指厂商向消费者出售商品时承诺的对该商品因质量问题而出现故障时提供免费维修及保养的时间段。确定保修期要解决的问题是，标的物在使用过程中因质量出现问题而无法正常使用时，其出卖人或承揽人在一定期间内负有维修以恢复标的物正常使用功能的义务，并承担维修过程中产生的全部或部分费用。管道工程物资采购合同要明确质保期和保修期，不能将其混为一谈。在具体确定质保期和保修期阶梯式费用时，管道工程建设物资采购可参考家电行业的相关规定。如质保期1年，保修期1年内收取合同价款的0.5%，2年收取合同价款的1%，3年收取合同价款的1.5%等，由工程业主或承建单位选择。这样既照顾了供方的利益，提高其服务积极性，又避免了超过质保期供方不愿意再服务的情况。

6.签订HSE协议，国内外供方应一视同仁

管道工程物资采购合同中与供方签订HSE协议是约束供需双方在物资供应全过程中相关事项的规定，它与采购合同具有同等的法律效力。既然规定采购物资必须签订HSE协议，就不应内外有别。一旦涉及违反HSE协议的法律责任问题，签署协议的可以依据协议处理，没有签署协议则将为日后的纠纷处理埋下隐患。

7.严格执行合同约定，及时拨付货款

合同是约束双方权利义务的法律文书，一旦签订，双方当事人必须严格执行。作为管道工程建设业主，要在建设合同中明确规定采购物资货款的支付方式及违约的处罚方式，工程项目部应严格执行与业主签订的建设合同。采购单位应及时按照采购委托协议的要求，向管道工程项目部申请进度款；项目部审核无误后，应及时向采购单位拨付，降低供货厂商的成本，提高其供货质量和服务积极性。

篇（9）

根据物资采购合同管理流程，在企业物资采购合同法律风险管理实践中，有些环节容易被忽视，有些环节容易产生误区，有些环节有可能产生的法律风险较多。这些问题具有物资采购合同法律风险管理的特殊性，在物资采购合同法律风险管理中需要特别予以重视。

1.合同谈判物资采购合同谈判重点关注的是合同的标的物、价款、交付以及质量条款。物资采购合同谈判容易出现问题的是涉外物资采购，涉外物资采购的特点是采购周期长、标的物金额多、运输风险大。例如，涉外仪表物资采购合同，要特别注意明确货币种类及外汇结算标准，标的物的交付即所谓的收货、送货，涉及到货物风险的承担、所有权的转移等诸多问题，谈判双方应对交货方式、运输方式、交货地点、交货时间、运输费用的承担等事项约定明确，防止出现分歧。

2.合同起草企业对于物资采购合同的起草权一般都比较重视，合同起草者法律知识水平和运用法律实践的能力，直接关系到合同起草与修改，影响合同履行法律风险的控制。因此合同起草是企业物资采购合同法律风险管理中容易出现问题的环节。物资采购合同起草前首先要界定好合同的性质。对于物资采购合同的性质问题，一般认为企业参与生产经营所涉及的物资采购合同属于有名合同中的买卖合同。但是在对物资采购有特殊要求的情况下，相关部门一般会先准备好技术资料和设计图纸，并与拟选供应商签好技术协议，这种情况下笔者建议选择承揽合同。例如涉及新技术、新工艺的大型专用设备采购合同，其设备的生产周期较长，可能含有大量的技术资料及图纸，需要后期的操作培训及生产调试，并且签署了保密协议，可以参考承揽合同，将各项权利义务详细描述，规避法律风险，为后续阶段合同信息的补充完善、责任义务的合理划分、标的物的跟踪检验以及纠纷的解决提供依据，确保采购物资及时安全保供。起草物资采购合同时，对在合同谈判中约定的标的物、价款、交付以及质量条款要分别描述清楚。关于采购合同的质量条款，笔者建议在合同中写上具体应当符合的质量标准。例如，采购合同的质量条款中有六种情况可供选择，1.国家标准、2.行业标准、3.企业标准、4.封存样品质量标准、5.其他标准、6.按双方商定的技术条件、技术协议或技术要求执行。备品备件物资采购有图纸的，可以选择第6条，并注明“按6执行，标准代号、编号和标准名称见图纸”；单机设备或者是化工三剂采购等等有技术协议的，注明“按6执行，标准代号、编号和标准名称见技术协议”。

3.合同审批物资采购合同的审批程序应严格置于签约之前。合同管理员负责合同的初步审查，主要是审查文本前后的逻辑性、连贯性、统一性、准确性以及通俗性、可读性、实用性。企业的物资采购合同评审委员会负责专业性审查，由供应、技术、生产、财务、审计、质量等部门的专业人员组成，就合同草案的商务要件、技术要件、文字表述等进行评判和审查。企业的法律事务部门负责物资采购合同的文本形式和内容的合法性及合规性审查，流程一般设在专业审查之后和决策层审批之前，主要是评估合同可能隐藏的法律风险，给审批合同的企业领导提供决策的参考依据。在这一环节中容易产生误区，出现合同管理员定位模糊的问题。例如，某些合同管理员在实际工作中职责权限不够清晰，既不参与物资采购专业工作，又没有直接负责合同起草，还缺乏与合同相关的法律专业知识，在物资采购合同审核中分不清自己究竟扮演什么角色，往往使合同的审查工作没有得到较好的执行，产生了阻拦商品交易、耽误生产保供、频现合同纠纷等负面影响。

4.合同签署签订物资采购合同时要注意当事人的名称或姓名及住址—定要清楚，企业或单位应当使用全称，保证与营业执照上的名称—致，签字盖章应当与签约单位及负责人或授权人相符。例如存在三方关系的物资采购合同是需要“买方”、“买方代表”、及“卖方”分别签字盖章的，要特别注意合同内容前后称呼、企业（或单位）名称与合同章、合同与营业执照上的名称是否一致。一旦出错，可能造成三方关系混乱，权利义务分不清，甚至和其他企业（或单位）重名的现象。

5.合同归档物资采购合同的档案主要包括：合同正本、副本及附件、审查审批表、合同谈判记录、分项报价表、过程控制记录、监造报告、交往信函、变更、解除合同的协议等资料。另外，在物资采购合同管理过程中的合同文本签收记录、台账、报表、领导批示、设备材料不合格评定和处置表、工作联络单、发生问题的处理情况及结果等资料也应归类建档。企业合同管理部门应当妥善保管好物资采购合同档案，建立详细的物资采购合同管理台账，待合同终止并完成所有流程后统一交给档案管理部门保存。例如，询比价采购合同中的定向询价报价书、询价方案明细、价格会审表、采购方案审批单、订货委托书等等，这些属于各专业物资采购共有的资料档案，应当完整，不能因为电子商务网站上有资料可查的就认为可要可不要，造成合同档案各式各样，管理混乱。大多数企业一般都会将合同的基本附件模块也集成到合同系统上，比如《廉洁从业责任书》、《技术附件》、《保密协议》和《安全生产管理协议》等。但是在实际工作中，企业对物资采购合同附件的重视程度往往不及合同本身，其合同管理制度中并没有对合同附件的签订作详细的要求和考核，很容易产生法律风险隐患。例如煤炭采购合同，如果是采用招标采购形式的需要将招标的相关资料一并作为合同附件进行保存，如中标通知书、开标结果确认承诺书、评标报告、投标文件以及评标委员会决议等等，一旦出现异常情况这些都是重要的法律依据。

二、企业物资采购合同法律风险管理实践中的共性问题

物资采购合同法律风险管理作为企业合同法律风险管理的一个分支，在实践中也会出现与其他合同法律风险管理相同的问题，这些问题的产生会直接影响到物资采购合同法律风险管理的每一个环节当中，也是企业合同法律风险管理的难点和重点。解决好这些问题是企业打造长效合同法律风险管理机制的重要保障。

1.合同法律风险管理意识有待提升企业员工风险意识不高、管理惰性、经验主义甚至抗拒心理等，重商机、轻风险，对合同法律风险管理工作支持力度不够，这些现象是目前合同法律风险管理存在的问题之一。有的合同管理人员所学专业是理工类，没有法律专业的学习经历，法律专业水平不高，把合同管理工作简单等同于一般的档案管理，不重视合同条款的法律性审查，更谈不上资信调查、合同谈判以及后评估等管理内容。树立正确的法律思维，强化企业员工的合同法律风险管理意识，是识别合同风险、防范合同风险的前提，也是建立健全合同法律风险管理机制的思想基础。企业可以通过专题座谈会、个别谈话等各种形式定期了解和掌握员工的思想动态，及时纠正员工的工作偏差，帮助员工较好地理解领导的指令和企业的目标，避免进入“非黑即白”的思维误区，站在全局的角度分析具体问题，做好合同的法律风险预测和评估，并提供解决问题的方案供领导决策。

2.合同信息化管理任重道远目前许多企业都建立了基于计算机网络应用于整个企业集团范围的合同及法律事务综合管理信息系统，能够为合同资料快速提取、合同执行情况跟踪、合同变更、合同解除以及纠纷处理等提供信息支持。加强合同信息化管理应当是先进企业的必然追求。但是合同管理系统建立时间不长，仍然处在摸索阶段，部分功能模块与企业实际联系不够紧密，有待进一步开发和完善。加之企业对于员工掌握系统操作、运行和维护的专业知识培训投入不够，员工对新系统的认识和接受程度参差不齐，系统运营管理问题重重。企业合同信息化管理的经验不足、效果不显著。合同信息化管理是一项专业性很强的工作，要求业务人员、管理人员除具备业务知识外，必须熟练掌握相关法律知识以及合同系统管理知识，增加上岗培训和业务培训是加强合同信息化管理的重要手段之一。可以在上岗资格考试中设置司法培训、合同系统运维培训以及合同管理员培训等课程，同时对在岗人员要有计划、有步骤、有重点地持续培训，打造一支素质和技术都过硬的合同管理队伍。

3.合同法律风险的管理机制不健全全面风险管理体系在企业当中还未完全构建，以简单的合同谈判、合同签订为主，对合同管理等方面的制度规定却很少，可操作性不强，不能经常性地监督、检查和考核，或者考核没有与薪金报酬等挂钩，缺乏必要的威慑力；或者制定了较为完备的合同管理规章制度，但却没有做到制度的严格落实，合同管理工作不能渗透到企业生产、销售、服务全过程中去，无法形成企业相关职能部门共同参与的全员式管理。要将合同法律风险管理作为企业管理的一个重要分支，建立系统的合同管理规章制度。比如《物资采购合同管理工作细则》、《物资采购合同管理权限交接制度》、《合同专用章管理规定》、《授权委托书证管理规定》、《物资采购合同审查、会签、审批管理规定》、《合同纠纷调处管理规定》、《物资采购合同管理后评估制度》等，通过制度来规范物资采购合同管理相关岗位的工作职责。同时把合同法律风险管理理念融入到物资采购单位的其他各项管理制度、工作流程之中，通过物资采购流程的运作、企业各相关业务部门的相互配合，反复检验合同法律风险管理机制存在的问题和漏洞，不断完善合同法律风险管理的制度体系。

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一、国防采购合同及评审专家制度

国防采购合同是指军队为保障作战训练以及其他出于国防目的的需求而与供应商签订的关于物资及武器装备采购的协议。国防采购合同评审专家是指符合军队采购的相关规定和要求，以独立身份参加国防采购评审工作的人员。其主要职能是对参加国防采购合同竞标的供应商进行评价审查，推荐出中标供应商的候选人，并对供应商所供货物、工程及服务质量等进行评审。

二、目前国防采购合同评审专家管理存在的问题

（1）对评审专家的奖惩不分明。评审专家与采购合同管理部门之间是一种委托关系。如何调节这一关系，现代管理学提出了一个行之有效的方法——建立激励约束机制。激励的目的是提高方的行为效率，最大限度地发挥其潜能，以达到委托方的目标。可在实际管理过程中，采购合同的管理部门并没有制定出科学的激励机制，仅靠微薄的报酬支付来维持与评审专家之间的委托关系，方式单一，标准不定。在对评审专家的不当行为进行约束惩戒的过程中，由于缺乏评判标准且可操作性不强，使得作为委托方的合同管理部门对评审专家的违纪行为往往视之任之。不仅给一些专家提供了方便，也严重影响了采购的质量和效益。（2）评审专家资源配置不对称。评审专家是一项重要且有限的人力资源，只有将其进行优化配置，科学整合才能最大地发挥其专业优势，达到合同评审的效果。但在现实中，由于地域和编制的影响，评审专家资源在质量和数量上出现了不对称的现象，很难实现合理配置。一些单位因为节约经费等缘故，往往不愿聘请专家，而是利用一些非专业的人员充数，使得评审工作效率低下，甚至适得其反。一些单位虽然专家资源丰富，可是得不到到合理的配置，原因在于一些部门为了溜须拍马，将一些专业不对口的领导推举成为评审专家，使真正具有专业特长的专家资源得不到使用，既浪费了人才资源，又降低了评审质量。（3）评审过程监督管理不严格。《军队物资采购评审专家管理规定》和《中国人民装备采购条例》中对评审专家的评审过程监督管理的主体和程序都并没有做出明确规定，在实际的专家抽取现场和评审现场也很难见到有监督部门出现，即使有监督部门在场也只能监察评标程序，对评审结果合理性和可行性的监督形同虚设，出现问题，很难取证。为“幕后交易”和“暗箱操作”提供了机会，严重影响了专家评审的合法性和公平性。

三、对策建议

（1）明确国防合同评审专家奖惩标准。合同管理部门和具体监督部门要对评审专家在采购合同评审过程中的表现和取得的评审效果进行评判，对于积极献言献策，提出了重要评审意见并对采购合同的订立及履行起到积极作用的专家进行物质和精神上的奖励。对于长期对合同评审工作做出突出贡献的专家，要在年终加发年终奖金，并提前晋职晋衔。对于确实存在违纪现象的专家要将其违纪情况记入档案，和他的奖金发放和职务升迁情况直接挂钩。（2）构建国防合同评审专家管理信息系统。构建评审专家管理信息系统，就是利用管理软件，将全军各单位的评审专家信息通过网络系统进行整合，并建立诸如评审专家信息模块、专家抽取功能模块、专家信息资信模块、专家评审信息考核模块、远程评审功能模块等功能性管理模块，不仅可以实现对评审专家的科学化管理，提高管理效率，还可以实现专家跨区远程评审，达到专家资源的优化配置。同时，还可以建立起军地专家联审平台，充分利用地方政府采购评审专家中的优秀资源为国防采购服务，以提高国防采购质量。满足国防采购需求。（3）加大评审过程监督管理力度。要使国防采购评审活动始终贯穿公平、公正原则，强有力的监督则必不可少。合同管理部门必须组织有关部门对评审专家的使用和管理全过程进行监督，从专家的选取入库到专家的抽取再到实际的专家评审现场都应该有相应的监督存在。在专家的抽取过程中要采取随机抽取和保密抽取相结合的方式，由有关的监督部门根据采购方式及采购项目的复杂程度确定评审专家抽取时间，并由计算机随机对参与评审的专家进行抽取，抽取结果由监督部门单方面知晓，并由其直接通知被抽中的评审专家，这样既能保证评审专家参与评审机会平等，又能避免评审专家信息提前透露给供应商。特别是在专家评审现场，要有审计、纪检监察等部门组织联合监督，并在技术手段上加以保证，如：建立隔音处理和信号屏蔽的专家评审室，实现专家与专家分离、专家与供应商分离、专家与采购人的分离以及专家与外界的分离。对于整个评审过程要进行全程录像，一旦发现评审专家有不正当行为要当场制止，对事后造成严重影响的要追究其责任。

参 考 文 献