采购管理工作探讨篇1

对企业发展而言，采购是极为重要的一项环节，尤其是对于国有企业来说，采购管理工作在企业的内部管理工作中占据着极为重要的地位。为了确保企业日常生产经营能够有序开展，因此就会进行相应的采购管理工作，自这种包含了各方面原材料物资的购买、采集以及入库等环节。随着现代化社会的不断发展，国有企业对于规范采购管理工作的需求也越来越大，过时的采购管理模式已无法满足国有企业日新月异的发展要求，在这其中呈现出了诸多的弊端，因此，国有企业要想满足自身的物资需求，推动企业在社会中的稳定运营，就要对采购管理模式进行创新与调整。

一、关于采购管理模式的概述

1.采购管理的模式。在国有企业的整体生产经营过程之中，采购环节占据着重要的地位，采购工作的存在目的就是帮助国有企业实现日常生产经营的目标，同时还要满足国有企业日常对于各方面物资的需求。在进行采购管理之前，首先要根据国有企业的运营需求以及发展情况制定出完善的采购计划，根据这份采购计划清单，去选择合适的采购方式确定供应商，直到采购到符合企业要求的物资送货至企业指定的地点后，采购环节才算是告一段落。对于采购管理工作还要选择出科学合理的模式，在选择采购管理模式时主要是根据国有企业的经营状况，同时还要参考成本预算的标准，以及对所需物资的采购需求等，通过诸多方面的问题综合考虑之后，从而选择出最为合适合理的采购管理模式。采购管理模式是随着企业的发展而发生变化的。因此，企业在采购管理过程中，应根据实际情况去选取适合的采购管理模式，同时所选取的模式还要保障满足国有企业的发展需求。2.采购管理模式的种类。国有企业的采购管理模式是随着企业发展而变化的，同时，采购管理模式的发展形势也是随着行业市场而产生变动的，就现阶段我国通用的采购管理模式主要是分散采购和集中采购。但随着市场经济的发展，信息化技术以及网络平台购物的技术日益成熟，国有企业的采购供应链已经发生了翻天覆地的变化，采购管理的理念也逐渐得到了完善与提升。企业的发展战略是一切生产经营活动的向导，更是一系列采购管理工作的开展基础。根据国有企业发展阶段的实际情况和行业的市场背景，对采购管理模式进行改革创新是必然的趋势。改革创新现阶段的采购管理模式，加强企业内部采购管理，提供企业的采购效率，降低企业的采购成本，控制企业的采购风险，从而使国有企业的采购管理水平再上新台阶。

二、现阶段国有企业采购管理模式的发展阶段

1.分散采购管理模式。在国有企业多年的发展历程当中，会根据实际的经营规模以及状况，在不同地区建立起分公司或者是生产车间。国有企业使用频率最高的就是分散式采购管理模式，国有企业的下属单位根据自身的生产需求以及经营状况，综合分析后制定出合理的物资采购清单与采购计划，由企业内部专门的采购部门，严格按照企业的内控制度选择合适的采购方式进行物资采买，完成采购物资手续后，通知供应商将物资运输到指定地点。通常情况下，国有企业的下属单位进行物资采购的工作时，会将拟定好的采购清单以及采购计划上报给总部，总部根据金额大小经过层层审核后，同意批准下属单位自行按照程序开展物资采购工作。总体来说，国有企业的下属单位在进行采购管理的环节时，具有一定灵活性以及自我调整的权利，留给下属单位的发挥空间较为充足。2.集中采购管理模式。随着国有企业的不断发展，近年来还会通过集中采购管理模式来进行物资采买，相比较分散式采购管理模式，集中采购管理模式会根据国有企业实际的生产经营需求，相关负责人员会按照相应的物资需求来拟定出采购清单与计划，然后由专人将这份计划向上级公司进行汇报传送，上级公司审批成功后，会统一进行物资的采购管理工作。国有企业运用集中采购管理模式时，可以有效地控制住物资采购的成本支出，将物资采购资金控制在合理的范围之内，可以有效避免下属单位在直接采购物资的过程中，发生贪污舞弊的行为。3.比较分析式采购管理模式。国有企业的总部在选择采购管理模式的过程中，会主要依靠公司的地理位置以及物资的数量等。这两种采购管理模式最明显的区别就在于权限方面，如果是选用分散采购管理的模式，那么下属单位就会有着较大的权限，可以根据单位自身的实际自行购买，只需要向国有企业总部上报采购清单与计划，等待批准同意即可，这种采购管理模式虽然有较大发挥空间，但是极容易在此过程中发生采购资金浪费，甚至个别采购人员贪污采购资金的情况。而集中采购管理模式给予的权限就寥寥无几，绝大部分的采购权限还是在国有企业总部，虽然这种采购管理模式能够有效地控制住采购成本，最大限度上去避免贪污事件的发生，但是也会大大拉低了下属单位的生产效率，下属单位等到物资采购送达的时间过长。

三、国有企业采购管理模式的创新措施

1.及时改善国有企业采购管理思想意识。鉴于现代化社会对于国有企业发展提出的需求，要想推动采购管理模式的有效创新，首先就要对国有企业的采购管理思想进行完善更新，只有先进的思想意识，才能够发挥良好的采购管理的水平。国有企业的领导层要对于现有的采购管理模式进行深度分析，结合不同类型模式的优点和弊端进行取长补短，科学合理地开发出全新的采购管理模式，将信息化技术应用到采购过程中，适当地利用网络采购的形式，从而推动现阶段的国企采购管理工作的革新。2.推动与多样化的采购管理模式进行融合。国有企业不能长期采用单一化的采购管理模式，而是应当根据现阶段企业的物资需求，以及发展情况进行相应的模式选取，要让下属单位以及总部都要有一定的采购权限。对于有物资需求的下属单位，针对较低金额的采购工作选取分散式采购管理模式，将自主采购权限移交给下属单位，让下属单位进行合理的规划。对较大金额的物资需求，为了防止贪污腐败现象，可以采用集中式采购管理模式，将主动权放在总部手中，由总部的采购部门来负责此项工作，根据企业的规章制度开展采购业务。3.及时建立起采购管理数字化招采平台。随着现代化社会的深入，各行各业都积极应用到了信息化技术，实现信息化建设已经是国有企业务必要开展的措施。为了能够推动采购管理工作得到全面的发展，国有企业应当及时根据实际情况，建立健全完善的采购管理数字化招采平台。国有企业的下属单位的采购负责部门可以根据企业的物资需求，在数字化招采平台上提交物资采购申请，在经过相关管理人员的审核审批后，数字化招采平台系统可根据申请的物资需求采购单进行分类整合，从而在招采平台上采购方式的选择、开展采购工作，全程“公开透明、监督制约”，规范采购行为，促进企业降本增效，防范廉政风险。这样能够大大提升物资采购的效率和时间，还能够选择出最合适的采购方式，避免下属单位在等待总部的审核以及采购的漫长周期，从而耽误了日常的生产经营，同时还能够提升了采购管理的水平。4.建立起相应的采购资金管理制度。在国有企业的日常经营发展过程中，为确保能提升采购管理工作的水平，应当建立完善的管理制度，加强商品采购用款的管理，防范资金风险，规范业务流程，保障采购工作有制度可遵循，同时也可增强企业的市场竞争能力。倘若在采购管理工作中出现了纰漏，则可有规章制度依据追查，及时整改落实到位。此外，在进行物资采购的环节中，还要加大监督监管力度，加强采购人员的约束力，严格规范采购员的采购行为、强化采购员依照采购业务流程制度执行的采购意识，提升制度执行力，全面提升国企物资采购工作的权威性，确保物资采购工作始终保持廉洁高效、行为规范的良好状态，促进采购业务健康有序的进行。同时，在国有企业的运营期间，采购资金的监管体系应与时俱进，保障资金监管工作能够跟进国有企业的发展形势，从而提升国有企业的经济效益。5.加强预算管理。国有企业在开展物资采购的工作中，应通过物资采购预算管理提质增效，提高采购资金使用效率，控制采购物资的成本支出。预算管理工作更是推动国有企业实现战略目标的重要手段之一。国有企业要想全面提升采购管理水平，加强资金控制力度，就要对于预算管理工作进行提升，将完善的预算管理手段落实到实处，严格遵循相关原则标准来对于物资采购的资金进行合理配置，将国有企业的资金成本提升利用率。

四、结语

“抓创新就是抓发展，谋创新就是谋未来”。随着经济社会不断发展，推进国有企业采购管理模式的发展和创新，是提升国有企业核心竞争力的重要抓手。在国有企业多年的自我革新中，采购管理模式的创新发展也是其中的重要一环，企业领导层对于企业自身的发展需求以及经营状况，要进行分析研判，在遵循发展原理的基础上，不断将创新的采购管理模式应用到经营过程当中。同时还要注重采购负责人和采购员的综合素养、道德品质的培养，强化采购过程的风险管控，让采购在阳光下运行。

作者:伍蓉蓉

采购管理工作探讨篇2

一、引言

对于民办高校而言，往往得不到国家财政方面的支持，所以其经费大多数靠校方自行筹措，这使得资金来源方面存在着一定的差异性，从而导致民办高校内部的物资采购工作一般与公办高校有着较大的差异。为有效控制成本，提高资金利用率，作为民办高校必须要及时做好物资采购管理的优化革新工作，以此确保自身能够实现健康发展。

二、民办高校目前物资采购机制现状

（一）采购对象广泛现阶段虽然民办高校实际办学规模与一些同类型公办高校之间有着较大的差距，但其实际服务对象以及服务内容大体上与公办高校相同，这使得物资管理以及采购对象的具体范围也集中在教学用具、学习工具或者是实验实训室当中的专门耗材还有后勤服务方面需要用到的物资等等。所以民办高校的实际物资采购对象也非常广泛，能够涉及的领域相对较多，实际开展采购以及管理工作时有着较大的挑战性[1]。

（二）采购模式灵活对于民办高校来讲，由于其本身没有国家财政方面的支持，再加上办学行为方面往往有着很大的自主权，所以其物资采购模式一般较为灵活，大多数情况下不会受到国家有关部门以及单位的一些采购政策的影响，能够切实结合自身办学所需还有具体情况，制定采购方面的管理制度、流程或者是规定等。

（三）采购周期稳定民办高校所实施的寒暑假制度还有学习时长等基本上与公办高校一致，所以这也就决定其物资采购工作有着较为稳定的周期。一般在每学期开始阶段，学校需要结合学生数、教师数以及课程开设情况等，合理地采购一些设备以及物资，然后在每学年结束后，切实结合接下来的招生专业、人数还有课改需要等适当地补充或者是优化一系列设备还有物资。

（四）采购类型教学化结合现阶段民办高校在教育体系当中的定位来看，主要是为社会有效培育应用型人才，所以在实际教学当中往往更加重视实践教学，这便决定了民办高校在实际采购物资过程中，大多数设备及物资主要是为了满足实践教学要求，通常更加重视实际运用。

三、民办高校物资采购管理优化方案

（一）强化意识，更新观念对于民办高校当中的行政主管部门来讲，有必要将采购工作充分纳入议事日程，给予其高度关注，并且打造足够完善的监管机制，要能够定期在校委会上提出采购工作存在的新情况以及新问题，积极探寻新办法以及新经验，以此保证采购工作可以实现健康发展。现阶段，部分高校认为采购工作实际节约了多少资金，切实完成了多少物资采购任务，属于评价采购工作的一个核心标准，而实际上这种指标只能够让高校看到采购工作带来的相应经济效益，但是却无法看到具体的腐败防治效果，所以还应该进一步推动采购工作实现规范化以及标准化管理[2]。

（二）规范动作，提高效益对于规范动作需要做到以下几点：首先，民办高校应该建立健全《高校年度采购办法》还有《具体实施细则》，同时构建长效机制。可以由校委会负责向全院说明采购范围、目录以及具体方法和相关程序。其次，打造一个较为完善的《集中采购招投标办法》，对于只要满足公开招标起点金额要求的采购项目均需要切实依照法定程序开展公开招标活动。同时对招投标的具体程序，需要以文件形式进行充分明确和规定，然后在媒体上进行公布。对于提高效益来讲，应做到以下几个方面：首先，构建一支高水平干部队伍，持续加大廉政建设力度。其次，利用专家智慧不断提高采购效率和质量，同时打造采购评审委员会，尽可能地实现公开征集、全面审核以及择优选用。在实际立项方面以及采购流程方面还有招投标现场等需要切实发挥评审委员会具备的价值和作用。最后，借助网络技术进一步提高采购效益。借助网络实现公开招标，同时明确供应商以及协议价目录，然后通过网络有效公示协议商品以及价格查询还有样品展示，开展网上订购活动，借助网络缩短采购周期，以此促使采购效益能够有所提高。

（三）健全制度，强化管理首先，健全审批制度。各部门应该切实结合自身实际需求，同时考虑学校财力状况，合理地向行政主管部门进行申报年度、季度还有月度采购计划。对于行政主管部门则需要结合轻重急缓，科学的上报校委会，在通过批准后再将其交由采购中心开展采购作业[3]。其次，完善操作制度。结合国家现行相关法律法规以及本校具体情况，打造一个公开操作制度，同时还需要推行互相牵制制度，确保责任到人，使得工作人员能够明确分工，杜绝串岗、等问题存在，切实做好采购风险的预防工作。最后，健全核算制度。对于财务部门需要打造一个独立账户，专门用于对物资采购开展独立核算工作，同时推行授权人员以及采购人员分开、相应财务人员以及采购人员分开制度，以此堵塞管理漏洞，提高管理水平。

（四）完善体系，硬化指标对于采购过程实际消耗的时间，也有必要作为采购效率考核工作当中的一个关键指标。民办高校行政部门还需要打造一个采购质量方面的信息反馈制度，这样能够提高采购结果考核成效，从而推动采购服务质量不断提高。除此之外，还应该进一步增强“质量”意识，应该将切实保证产品质量作为采购制度当中的一个核心内容。作为行政主管部门有必要制定一个科学合理的各类物资质量标准，这样可以保证实施采购管理工作时一旦产生质量问题，管理工作能够做到有章可循以及有据可依。

（五）加强人员培训，提高人员素质对于采购人员来讲，其属于采购工作的主要执行者，其自身综合素质与能力的高低往往决定着采购效率和质量。因此，民办高校应注重定期组织相关工作人员开展国家相关法律法规还有学校内部规章制度的培训教育活动，同时做好职业道德、相关技术技巧、管理方法等方面的教育工作，以此推动采购人员业务素质以及工作能力可以不断提升。除此之外，还应该制定较为合理完善的奖惩措施，针对工作态度良好、端正、认真负责的人员需要给予一定的表扬和奖励；对于一些消极怠慢、敷衍了事的人员，需要给予警告、调岗或者是解雇，以此约束采购人员思想和行为，同时充分调动采购人员认真工作的积极性。另外还应结合工作实际需求，积极引进业务能力相对较强、懂管理以及具备创新精神的优秀人才，以此带来新思想、新理念以及新办法，实现采购队伍整体素质的持续提升。

四、结语

综上所述，对于物资采购来讲，其属于民办高校运行过程中较为关键的一个基础性工作，能够对高校教科研工作的顺利高效开展产生直接影响。近几年，随着国内教育事业的改革发展，民办高校也开始逐渐地成为高等教育当中的一个关键内容，发挥着培养应用型人才的重要价值和作用，所以切实做好民办高校物资采购工作有着重要的意义。为提高民办高校物资采购效率和质量，文章分别从人员培训、体系完善以及制度健全等方面提出了采购管理的优化策略，以此助推民办高校不断向好发展。

作者:陶岩 单位:三亚学院

采购管理工作探讨篇3

1加强高校采购档案规范化管理的意义

1)高校采购档案规范化管理，可以使采购前中后期相关资料得到完整保存。采购档案可以将采购活动过程客观、真实、全面地记录下来。规范化的采购档案管理，则可以为管理者提供各项工作的依据，包括分析采购数据、总结采购经验、记录采购信息等。高校采购负责人可以根据完整的档案资料，全面把握内部采购工作进度，了解采购工作效率和采购经费使用效率。2)高校采购档案规范化管理，可以及时发现采购环节存在的问题，使采购负责人有机会应对潜在问题，降低采购风险的发生概率［2］。规范化的采购档案管理，可以保障各项采购数据信息的真实性和完整性。高校采购负责人通过查看采购档案资料信息，可以了解各项工作是否按照原计划执行，各项经费是否严重超出预算，若发现某项数据信息与计划严重不符时，可以及时分析问题的形成原因，从而制订相应的改进对策，使高校采购工作能够顺利进行。3)高校采购档案规范化管理，可以提升高校整体办学水平。通常情况下，高校内部采购工作是为教学工作服务的，例如，为了更新学校的教学设备，高校需要开展教学物资采购工作;为了营造良好的书香气息，给广大师生提供优质的阅读环境和良好的阅读条件，高校需要开展各种工具书及课外书籍等物资的采购工作。而各项采购计划的实施，必然会生成采购资料，管理人员按照制度规范行事，可以帮助高校管理者更好地掌握内部情况，从而制订更加科学的管理计划，提升效率，使高校朝着更好的方向发展。

2高校采购档案管理工作中存在的主要问题

1)采购档案管理受重视程度不足。部分高校忽视对采购档案资料的管理，具体表现在:高校管理者不会定期查看采购档案资料信息，因而对采购档案资料的真实性、完整性的了解不够全面。这种情况下，当采购环节出现问题时，管理者无法及时采取措施进行应对。高校采购档案管理工作不受重视，也就忽视了系统化章程的制订，造成整体管理规范性不足，进而影响采购档案管理工作的实际效果。2)采购档案信息化管理水平偏低。在信息技术快速发展的形势下，各行业都开始应用信息技术创新管理模式。从目前状况看，高校在开展采购档案资料管理工作的过程中，对于信息技术的利用程度并不高，采购资料大多还是以纯纸质文件保存。具体表现在:高校采购档案资料主要由管理人员负责手工录入，各项数据资料信息并未实现自动化存储和自动化更新。究其原因主要在于:高校尚未根据内部采购工作需求，引入现代化的信息设备，还处在手动与纸质文件共存的阶段，导致档案管理者在日常工作中，无法借助现代化信息技术创新工作模式，而是不断地重复劳动，其中不乏遗漏、错误的信息，进而影响采购档案管理的规范化程度。同样对各种报表，更是不能按照变化的条件重新检索。大量重复的统计，耗费精力和时间，影响采购档案管理工作的整体效率。3)采购档案管理制度更新滞后。健全的制度是推动各项工作有序进行的关键，为了提升采购档案资料管理的规范化程度，高校需要采取措施更新档案资料管理制度。但事实上，部分高校在开展采购档案管理工作的过程中，忽视了对制度的更新和建设，导致档案机构的资料信息与实际采购数量、型号相脱节，以及实际需求与具体采购数量之间有差异。目前，许多高校的文书管理和档案管理工作分属于不同的部门，管理者大多只注重文书管理，忽视了对档案的管理。4)采购档案管理标准不明确。部分高校在开展采购档案管理工作的过程中，尚未制订相对统一、规范的档案管理标准，因此造成档案管理工作效率偏低［3］。采购档案是采购工作的“生命线”，包含采购项目全过程的内容，如采购项目立项资料、采购项目招投标资料、采购货物订单信息、采购经费数据信息等。各项环节倘若有明确、严格的执行标准，则可以提升效率。但是如果没有对档案管理工作的各个环节、步骤进行具体量化，没有建立科学统一的标准和规范，高校采购档案管理人员就无法按照预期计划开展各项工作，工作成效的检验也就缺乏依据。5)采购档案保存安全系数不高。虽然部分高校对于信息技术的利用程度偏低，但在现代信息化社会，大多数高校已经初步建立了电子化档案。与传统纸质档案相比，电子档案的存储时限更长，存储方式更为便利。但需要注意的是，电子档案数据的真实性和完整性，会受到诸多因素的影响。例如，当高校采购档案管理系统遭受黑客攻击时，容易出现系统瘫痪、数据缺失等问题。此外，倘若在管理电子采购档案的过程中，工作人员出现操作失误行为，电子档案的完整性也会受到影响。另外，在电子档案建立的同时，传统纸质档案仍然保留，但大多数高校的采购档案存放在采购部门，按年度整体移交到学校档案管理部门，在采购部门留存时，因存放地有限，保密度不够，采购资料或丢失，或被随意翻查，或采购项目相互混淆。年度移交时因采购档案繁多，资料核对任务繁重，移交时间长。6)档案管理人员素质有待提升。高校采购档案管理人员的综合素质，是影响整体工作质量的关键。目前，部分高校并未根据采购管理工作需求，安排专门的人员负责管理采购档案。事实上，很多采购档案都是由采购人员负责分类整理，审核数据资料的真实性、完整性。采购人员负责做好数据资料的归档工作，并存放在本部门，以年度为单位将之移交学校档案管理部门长期保存。但部分高校内部的档案管理工作人员并不具备较强的专业素质，他们忽视了对工作思想和方法的创新，造成工作效率偏低，进而影响高校采购档案管理的整体工作水平。

3加强高校采购档案规范化管理的措施

1)转变采购档案管理理念。首先，高校管理者需要积极转变管理理念，将采购管理工作纳入高校内部日常管理工作体系，根据采购工作现状，制订科学的采购档案资料管理工作方案，要求档案管理工作人员认真履行自身的职责，认真落实各项工作计划，保障采购档案资料的管理工作效率。其次，高校管理者应引导档案资料管理人员加强对现代化档案管理知识和方法的学习，提升档案规范化管理意识，让档案管理人员意识到采购档案资料管理的价值，提升工作自觉性，增强责任感。再次，高校管理者需要定期开展采购档案资料真实性、完整性检查工作，根据既定的工作计划，检验工作成效，及时发现问题，并采取措施解决问题。2)完善采购档案管理制度。健全的管理制度，是提升采购档案管理工作规范化程度的关键［4］。针对目前采购档案管理制度更新不足的问题，高校需要采取相应的措施加以改善。首先，高校管理者应结合我国采购档案管理相关法律制度，完善内部管理制度，并且引导档案资料管理人员积极学习采购法、档案法相关知识，提升法治管理观念，保障采购档案管理工作的规范性。其次，高校可以结合内部采购工作实际情况，了解采购档案管理工作特性，分析目前制度中存在的不合理之处，进而制订健全的制度，指导各项工作有序展开。再次，高校可以针对采购档案管理工作，建立专门的管理制度，指导档案管理人员定期查看采购数据信息，要求档案管理人员遵守各项基本原则，保障各项操作的规范性，提升采购档案管理工作质量。3)强化采购档案信息化管理。采购档案信息化管理程度，会直接影响档案管理工作效率，进而影响高校整体管理工作水平。为了进一步规范采购档案管理工作，高校需要积极引入现代化的信息技术，借助先进的设备提升档案管理工作的自动化和现代化水平，实现对各项档案资料的自动化存储和自动化处理。首先，高校需要适当增加对档案管理部门的资金扶持力度，购入现代化的档案管理设备，利用计算机技术提升采购档案管理能力，并且实现对各项数据信息的实时更新。其次，高校可以将部分纸质档案转化为电子档案，并且建立专门的目录，便于管理员查询和维护。再次，高校需要做好电子档案保管工作，加强对防火墙的建设，减少电子档案资料数据丢失现象发生的概率，保障电子档案数据信息的真实性和完整性，让采购档案可以为高校采购工作的顺利开展提供有力的支持。4)提升档案管理人员素质。高校采购档案管理工作质量，在很大程度上受到管理人员自身素质水平的影响。高质量的采购档案管理工作，离不开高素质档案管理人员的支持。目前部分高校的采购档案管理工作是由其他岗位人员兼任，高校缺乏专业的采购档案管理人员。事实上，采购档案管理是一项专业性较强的工作，要求管理人员掌握采购、管理、档案、法律等多方面的知识。而由于高校内部采购档案管理专业人才的缺失，导致该项工作质量难以提升。为了突破这种状况，高校在重视采购档案管理工作的同时，还需要重视对档案管理人员专业素质的培养。首先，高校应为采购档案管理人员提供学习和培训机会，鼓励档案管理人员积极学习现代化的知识和技能，提升自己的专业素养，以胜任采购档案管理工作。其次，高校采购档案管理人员应树立终身学习的理念，积极参加各种知识和技能培训活动，不断提升综合素质。此外，高校还可以组织内部档案管理人员展开互动交流，分享经验。5)明确采购管理工作标准。一旦建立科学规范的采购档案管理标准，高校采购档案管理工作人员就可以按照具体要求落实各个环节，保障整体工作效率，同时及时发现偏离标准的环节。对此，高校应针对采购档案管理工作，理顺管理流程，制订统一的工作规范，明确标准和工作原则。采购档案管理人员则需要按照既定的工作标准，有的放矢地开展采购文件整理、采购信息记录、采购资料搜集、采购项目分类等各项工作。当某个采购项目验收完毕后，高校采购档案管理人员应结合各项数据信息开展对比分析工作，根据档案管理标准查看各项数据信息的真实性、完整性，及时梳理各项资料，防止出现信息遗漏问题。年终开展一次全面盘查工作，结合每个采购项目计划书和最终形成的信息资料，分析本年度采购工作效益，了解年度内高校内部采购经费的整体使用情况，帮助管理者了解高校内部的财务信息，为学校事业发展提供信息支撑。

4加强高校采购档案规范化管理的原则

1)科学性原则。高校在加强采购档案规范化管理的过程中，应重点关注管理方法的科学程度［5］。科学性原则是指高校需要制订科学的采购档案管理计划，同时运用科学的思维方法开展各项工作。在科学思维的指导下，高校采购管理工作的规范化程度可以得到大幅度的提升，而这对于档案管理工作水平的提升也非常有利。高校在进行采购档案管理方法选择时，也应该遵循科学性原则，强调管理策略的科学性和可行性。2)系统性原则。系统性原则强调，高校在开展采购管理工作的过程中，为了提升管理工作的规范化程度，需要制订一套系统的管理规范，推出系统性较强的管理办法，保障各项工作有序展开［6］。针对采购档案管理风险的防范问题，高校也可以推出一套系统性的方案，使档案管理人员能及时发现风险，并采取措施防范风险，发挥采购档案管理工作的价值。3)规范化原则。高校为了提升采购档案管理工作的规范化程度，要落实规范化原则，即:针对各个工作环节，提出规范的标准，推出规范化的管理制度，要求各岗位工作人员按照工作规范行事，确保各环节不会严重偏离预期目标。同时，高校还需要引进规范的设备和技术，为采购档案管理人员开展规范化的工作提供可靠的依据。4)实效性原则。高校在强化采购档案规范化管理的过程中，应强调实效性原则，包括及时整理采购文件、及时更新采购电子档案数据库、及时引进现代化采购档案管理设备、及时总结采购档案管理工作经验、及时创新采购档案管理工作模式等。保障档案管理工作的实效性，可以在很大程度提升管理工作的规范程度，以此推动档案管理工作计划的顺利实施，促进档案管理工作水平的整体提升。高校管理者则可以根据最新的采购档案数据信息，了解各项采购工作的进度，了解采购计划落实情况以及采购经费具体使用情况，从而制订更加科学的采购管理工作方案，促进高校内部各项工作有序进行。

5结束语

高校管理者应充分意识到强化采购档案规范化管理的意义，并且积极反思以往采购档案管理工作中存在的不足，分析问题的形成原因，采取可靠的措施，提升管理工作效率。高校需要积极转变采购档案管理理念，完善采购档案管理制度，强化采购档案信息化管理，提升档案管理人员素质，明确采购管理工作标准。与此同时，高校还需要明确强化采购档案规范化管理的原则，借助一系列可靠措施，提升高校采购档案管理工作质量，让采购档案管理工作为高校的长远发展助力。

作者:刘群 何碧漪 单位:常州信息职业技术学院招标采购管理中心