采购档案管理的重要性篇（1）

1.档案收集周期长，影响归档完整性

所收集档案的完整性关系到档案归档工作的顺利度，在实际工作中，部分政府由于没有规范科学的进行采购，致使在收集采购资料时出现问题，资料收集不齐全，延误了资料的归档，影响了采购档案管理工作的顺利进行[1]。影响资料完整性的情况有以下几种，第一，缺乏健全的投诉机制，投诉人往往在投诉时选择当地主要领导或纪委，直接略过了政府采购部门和采购中心，致使由领导的政务批示决定采购的结果，但是实际情况是，相关领导政务繁多，对于相关部门提供的材料不能及时处理，增加了得到结果的时间。第二，采购人没有出示验收证明、拒绝签订相关合同、中标人迟迟不履行合约、中标供应商确定后采购人要求退货等行为都会影响采购资料收集的完整性。第三，部分采购中心将工作重心放在日常开标事物上，无暇处理积累的档案，导致档案管理缺乏规范性。

2.缺乏专业的档案管理人员

档案管理是一项长期复杂的工程，对于档案管理工作人员的素质要求较高。对于档案管理工作各地政府持有不同的意见，有相当大一部分政府对档案管理工作的重视不足。主要表现如下，一些地方采购中心因为各种各样的原因没有设立专职的档案管理人员，在实际开展档案管理工作时，工作人员之间互相推诿，逃避责任，缺乏敬业心，导致档案管理工作无人可管，工作效率低。一些采购部门没有对采购档案管理工作的工作难度进行正确的评估，所安排的档案管理人员缺乏专业性，要么根本不懂档案管理，要么业务水平较低，采购档案管理工作开展较为困难，达不到预期效果[2]。还有一些基层部门没有制定严格的奖惩制度，对一些不良现象采取得过且过的态度，惩罚力度不到位，这种负面影响比较恶劣，大幅度的降低了工作人员的积极性，影响了工作效率。

3.档案管理的保密工作不到位

之所以进行采购信息的收集归档，就是因为这是该政府独有的能够推动其发展进步的资料，这是一把双刃剑，利用的好可以改进不足，谋求发展。利用的不好就会被别有用心的人利用做一些违法的事情，所有档案资料信息的保密性非常重要。但是在实际管理工作中，多数是采用电子档案的形式，电子档案是依托于计算机信息技术而发展的，具有信息技术资料健全、高效、便捷特点的同时，也相应的传承了计算机信息技术的缺点，即安全性问题。在进行电子档案的发送、接收、保管和归档时，可能会被篡改、伪造、泄密、窃听，或者遭到病毒入侵、黑客攻击等。由于电子档案的保护措施不到位，相关资料信息被泄露的情况频频发生，带来了一定的隐患。另外，工作人员泄露资料、岗位设置不合理、档案管理存在漏洞等也同样会导致资料信息的泄露。

4.没有进行合理档案开发利用

档案收集管理的目的就是为了使用，要与实际情况相结合，充分发挥档案管理的原始功能。制作评分办法和标书需要参考相关的供应商投标技术方案和技术参数，售后服务承诺、财务状况等方面的资料。供应商登记资料证明了其资质水平，记录了供应商的资信等级、履约能力、技术水平，能够为中标候选人产生、投标名单确定提供一定的依据。但是，有些采购中心过于重视资料的保密性，严禁档案资料的借阅，使档案仅仅成为了一堆无用的材料，导致资源的浪费。

5.档案室软硬件设备配备不足

一些采购中心所配备的档案室容量较小，使用的是简单的档案柜，所收集的资料都一股脑的堆积在里面，缺乏档案密集架的使用。还有些采购中心连档案室都没有配备，所收集的资料多是胡乱放置。增加了资料寻找的难度。还有部分的采购中心没有将采购信息电子化，缺乏计算机设备的配备。

2 加强政府采购档案管理的措施

1.建立健全相关的规章制度

建立健全政府采购档案的各项规章制度，实施高效、科学、规范的管理，让采购档案管理走出无序化状态。现有的采购档案之间缺乏联系，导致无法进行集中管理。为了充分的开发利用采购档案，发挥其高效便捷的作用，提高工作效率，首先就要完善档案的管理制度。详细规定档案的制作、审查、收集、保管、整理等环节，并且各部门要协调配合，加大对采购档案的监督、检查力度。档案管理制度是档案管理工作的依据，有利于规范工作人员的行为，实行档案的统一集中管理。

2.提高工作人员的专业水平

现阶段的采购档案管理人员，不仅要具备档案管理的知识和经验，还要能够熟练的操作计算机。首先，要加强对于工作人员的培训，让其学习采购档案管理的专业知识，了解采购档案管理工作的作用，加强对采购档案管理工作的重视，增强责任心。同时，提高计算机的操作水平。其次，在录取人员时要偏向专业性，能够满足档案管理的基本需要。各部门人员要加强交流，多听取意见，优化采购档案管理方案。最后，要设立专门的档案管理人员，在采购项目完成后，及时将资料整理好，上交保存。

3.提高档案管理的安全性

档案的安全是档案管理中的一大重点，首先，要设置访客权限，根据档案的保密程度设置权限，划分读取人群，保障采购档案的保密性。其次，对一些保密性较强的档案设置使用期限，控制使用范围。另外，电子采购档案的管理人员要开启电子档案管理系统的监控和自动记录功能，防止档案的外流。

4.加强信息化建设，建立数字化数据库

根据统一的信息化建设标准，建立数字化数据库，为实现采购文档的共享提供基础。通过数据库的建立，实现档案资料的资源共享，降低人工出错的几率，在最大程度上保证人们的信息查询。同时，数据库的建立可以让工作人员及时更新档案资料的内容，保障采购档案信息的准确性和完整性。另外，建立采购档案信息系统，利用计算机信息技术实现案卷的重新整合，规范档案的标号、标题，提高档案的检索功能，提升档案管理工作水平。

5.完善采购档案管理的工作设备

采购档案管理的重要性篇（2）

院档案管理中，病人信息资料档案最为重要（成立专门的病案室进行管理）。政府招标采购档案是医院档案的重要组成部分。但是，部分医院近年来对于政府招标采购资料档案的管理工作，还未引起足够的重视。

医院的档案资料，包括基建工程档案，大型设备档案，药品招标档案，办公设备招标档案，等等。目前部分医院只重视基建档案，医疗设备档案。对于药品招标档案和办公设备档案未引起重视。实际上，药品招标采购是医院招标工作的重头戏。药品采购支出是医院支出的大部分。办公设备支出虽然金额较少，但也是医院执行政府集中采购工作政策的反映。资料是反映招标过程其公平、透明性的依据。有关资料整理归档后，可以作为以后工作的指导；它反映着医院对政府招标采购工作执行力度。体现医院执行政府招标采购政策的实际行动。

医院的政府采购档案资料管理存在一些问题：

医院的档案管理有其特殊性。医院的政府招标采购档案资料管理未能引起足够的重视有具体的原因：一是医院档案资料多管理人员少，无法顾及所有档案资料管理。比如药品政府采购是药剂部门操作。设备采购又分为医疗设备和后勤设备，由不同部门采购，部门多资料散，收集整理费时费力。二是目前尚未出台国家统一的政府采购档案管理规范，即使是地方政府部门政府采购档案管理工作也滞后于政府采购活动。三是医院采购部门重视采购活动而不重视档案管理。四是没有健全和执行政府采购档案管理制度。致使不及时填制、登记、编制、收集、分类、整理、装订等方面的工作。从而影响了医院的政府招标采购档案资料管理工作。

医院的政府采购档案管理有其重要性。

医院的政府采购档案资料是医院全部档案的组成部分，它同其他档案一样具有重要作用。

先举个工作上的简单例子：江门市中心医院1997年与某跨国公司购买一台大型设备，保修期限内一个配件多次维修，造成仪器时停时转，不能正常工作。一过保修期，厂商工程师便将该配件换掉，零件费130万元。我方多次查阅档案，根据维修记录资料确定是厂家产品质量问题，双方经过多次商谈，最后我方以厂家产品质量问题为由只须付65万元零件费。一个档案能为医院节省了65万元。

一个档案能为医院节省了65万元，医院的政府招标采购档案资料将会起到更大的作用。

《政府采购法》第四十二条对采购档案的内容作了明确规定“采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉自理决定及其他文件、资料。”

采购活动记录至少应当包括下列内容：

（一）采购项目类别、名称；

（二）采购项目预算、资金构成和合同价格；

（三）采购方式，采用公开招标以外的采购方式的，应当载明原因；

（四）邀请和选择供应商的条件及原因；

（五）评标标准及确定中标人的原因；

（六）废标的原因；

（七）采用招标以外采购方式的相应记载。

通过公开、公平、公正地进行招标投标活动体现政府采购资金的使用效益提高。并促进廉政建设。招标采购档案能系统、完整、真实地记载了政府招标采购活动的全过程。一方面为医院保存提供真实可靠的原始资料，又可便于有关部门及管理组织对资料的备查，参考，利用。能为医院建设服务发挥作用。

二、采购档案是防范风险，减少法律责任的重要保证。符合规定的完善的政府采购档案，不仅在规范政府采购工作方面起着重要作用，而且在防范风险方面也将起到关键作用。目前质疑和投诉招标采购案件不断涌现，政府采购档案无疑为法律赋予的正当的采购权利予以保护。

采购档案资料管理工作是要对采购档案资料进行收集、整理、保管、利用、统计等。医院的政府采购档案是反映采购活动过程及各项决策的记录，完整妥善地保存采购档案，可以为医院的政府采购的统计分析、总结经验教训、接受监督检查、处理纠纷、制定相关管理措施等项工作提供客观依据。

医院的政府招标采购档案资料管理可以强化内部管理，提高政府采购的工作质量。提高采购资源的使用效益，促进廉政建设，达到“公开、公平、公正”的目的。

医院应加强政府采购档案资料管理工作。设想：

医院应建立健全政府招标采购档案管理工作制度，明确职责分工。采购业务部门负责在执行政府招标采购项目过程中认真收集采购文件和记录。负责项目的采购文件及记录资料的真实性、有效性、完整性；档案部门工作人员负责档案的审核、归档、立卷、贮存管理。负责对医院有关部门需要借阅事务。医院可培训档案兼职人员，以及采购部门人员兼职管理政府采购档案。按归档要求收集、整理、立卷、装订、编制目录。档案按照年度编号，卷内材料按政府采购工作流程顺序排。从具体操作部门做起，加强内部管理，使医院政府招标采购的档案管理工作规范、科学、制度化。促进推动医院的政府招标采购档案资料管理。使医院档案管理工作更进一步提高。

采购档案管理的重要性篇（3）

近年来，随着医院规模的扩大，医疗业务水平的提高，很多医院的基础诊疗设备和专科设备投入在增加，在采购医疗设备的过程中，也形成了大量具有法律效力的医疗设备采购合同档案资料，这些档案资料形式多样化、种类繁多、数量巨大。因此，为了进一步完善医院固定资产管理，规范医疗设备档案的收集、归档工作，建立并完善医疗设备采购合同档案显得极其重要且必要。文章从当前地方三甲医院的医疗设备采购合同档案管理现状出发，归纳出医疗设备采购合同档案管理存在的主要问题，并分析了问题的成因，最后通过规范化的管理视角，提出医疗设备采购合同档案管理的几个思路，以促进医院档案管理水平的不断提升。

一、医疗设备采购合同档案管理现状

由于医疗设备采购工作流程复杂、涉及的部门多、特别是大型医疗设备的采购周期较长，这就对医疗设备采购合同提出了新的挑战和要求，而对应的采购合同档案也就随之出现了较为常见的问题。

（一）部分医疗设备采购合同档案资料缺乏完整性

医疗设备采购过程经历了使用科室提出申请、设备科组织院内市场询价（金额较大的需外出招标）、报院领导班子审批决策等阶段。从使用科室提出申请开始，就产生了对应的工作记录表格，表格需要按要求填写内容，报领导审批，在多个领导审批、使用科室确认签字、其他部门共同参与询价并签字确认的过程中，难免发生漏签字、忘记收集相关材料的情况，因此，在收集采购合同档案材料时，资料内容不全的现象时有发生。

（二）医疗设备采购合同档案收集难度大

医疗设备采购合同档案包含的内容丰富，从大多数医院的档案看，主要包括：采购合同、廉洁协议、医院内部送相关部门审核的内审合同、院领导班子的决策批示材料、招标（询价）记录表、使用科室的申请报告、可行性报告、职代会议案和决议批文、招标文件、成交通知书、评标报告等材料。这些档案资料内容丰富，经手的人多（涉及到医院设备科、招标办、院领导、经销公司等），每个档案资料产生的时间没有固定节点，而且有时经销公司提供的原始材料不完整，这些因素大大增加了收集档案资料的难度。

（三）医疗设备采购合同档案归档后不能封卷

医疗设备采购合同档案属于医疗设备档案的一个重要部分，也是整个医疗设备“生命线的开端”。医疗设备档案管理是一个动态的管理过程，以医疗设备采购合同档案为开端，后续随时都有可能需要补充档案。例如某台直线加速器采购建档后，某天发生了故障，维修工程师到现场进行维修，更换了某个零部件，还填写了检测、维修报告单，那么该维修报告单、检测报告单就需要及时收入该设备对应的档案盒中。因此，医疗设备档案不能封卷，直到该设备报废。

（四）医疗设备采购合同档案检索查阅方法单一

医疗设备档案是医疗设备管理的信息之源，是医疗设备管理规划化、科学化的基础。一个全面、完善的医疗设备档案库，对设备管理具有深远的意义。目前为止，很多医院都尚未开展档案信息库建设，但医疗设备采购合同档案的利用率极高，因此，大多数相关工作人员只能通过Exel表格来完成医疗设备采购合同档案的内容录入、查找工作，虽然也达到了一定的预期效果，但从长远、系统的信息化建设来说，这样的查阅方法还是远远不够的。

二、医疗设备采购合同档案管理中存在问题的原因分析

（一）档案意识不高

一方面，由于医疗设备档案不像医疗、科研等档案那样能直接产生社会效益和采购效益，所以长期以来得不到领导、职工的重视，极少设有对应的医疗设备档案管理员岗位，专职的医疗设备档案管理员岗位更加谈不上，档案管理意识比较淡薄，忽视医疗设备档案的重要性和必要性。另一方面，一些从事医疗设备档案管理的工作人员由于对医疗设备档案管理工作的认识不够，或者在兼任的医疗设备档案管理中，其他日常工作已占用大量的时间，医疗设备档案管理显得被动、不受重视，甚至出现许多医疗设备档案资料其实只是处于长期堆放的状态，没有及时整理归档，更谈不上利用。

（二）归档范围不规范

在医疗设备采购合同档案中，从申购设备到医疗设备采购工作结束，经历了提出申请、委员/专家论证、设备立项、设备招标/询价、签订医疗设备采购合同五个阶段。在这几个阶段中，形成了大量的医疗设备采购合同档案资料，但是由于医院各职能部门不同、档案收集缺乏依据，医疗设备采购合同档案的购置报告、审批过程材料、招标材料、医疗设备生产厂家证件材料、成交经销商证件材料以及授权书等资料的收集存在较大的困难，各个部门所收集的档案材料也有较大的差异，这些因素都导致了医疗设备采购合同档案归档范围的不规范。

（三）医疗设备档案管理属于动态管理过程

医疗设备采购合同档案不能封卷，因为该档案管理是一个动态的管理过程，以医疗设备采购合同档案为开端，后续随时都有可能需要补充档案。医疗设备招投标工作完成后，将所收集的材料按规定进行整理，根据资料内容制作医疗设备采购合同，经医院和成交经销商沟通无异议后，送到医院的合同审核部门审核合同内容，最终双方签订正式合同。从合同签订生效之日起，医疗设备的价格、保修、付款方式、交货时限等信息已确定，但这并没有最终结束，后续将涉及设备的安装验收、维修保养、付款、报废等工作，所以医疗设备采购合同档案形成后，不能封卷，这也给档案的保管工作增加了难度。

（四）医疗设备采购合同档案归口管理问题

医院档案室，负责管理全院的档案，各科室收集整理好的档案在规定时间内统一移交到医院档案室，这就涉及到归口管理。医疗设备采购合同档案在规定的时间内移交医院档案室，存在一定的利弊关系。利的方面，主要表现为档案统一在档案室管理，避免出现重复管理、多头领导。弊的方面，主要表现为医疗设备统一管理后，一方面查阅不便；另一方面，每个领域的档案都具有一定的专业性，归口管理后，档案室的工作人员在借阅档案时对档案的了解程度存在一定的局限性。

三、医疗设备采购合同档案规范化管理思路

要对医疗设备采购合同档案进行规范化的管理，首先，要强化档案的管理意识；其次，要明确档案的归档范围；最后要不断完善档案的归档及保管形式。

（一）加强医疗设备采购合同档案的管理意识

目前，医院档案管理工作中，即使是专职的档案管理员也很难做到将大部分的精力用在档案的管理工作上，为了进一步完善医疗设备采购合同档案的管理，应在意识上有根本性的转变。首先，要强化医院上下的档案管理意识，通过经典事件、实例展现医疗设备采购合同档案在日常工作中的重要性；其次，定期汇报医疗设备采购合同档案工作情况，统计好借阅的次数、内容等；最后，要加强档案人员的专业培训，从专业角度提升专职和兼职档案员的意识。

（二）明确医疗设备采购合同档案的归档范围

1．医疗设备申请阶段：大多数医院的设备采购申请都是由年度计划采购和临时紧急采购组成。不管是年度采购计划还是临时采购申请都是由设备的使用科室提出，从使用科室层面看，涉及到的档案资料包括：医疗设备请购表格、配置及技术参数要求、可行性报告、提请职代会审议的议案等。从设备科层面看，涉及到的档案资料包括：各科室申报项目的汇总表格、召开论证会议的会议签到表、会议记录、现场照片、参与论证的专家委员投票、会议讨论的原始材料、上报院领导的请示报告等。从医院层面看，涉及到的档案资料包括：院领导会议讨论结果的决策批示。从其他相关部门层面看，涉及到的档案资料包括：大型医用设备购置许可、同意增配大型医用设备的批复等。所有这些涉及到设备购置的档案，都必须存档留存。

2．医疗设备采购阶段：医疗设备采购部门根据采购活动管理权限，整理需要采购的设备的主要参数及配置要求，通过媒体方式公开招标信息，组织召开招标会议，上报招标结果。其中，院内的档案包含：招标议价记录表格或书面记录、上报院领导会议的招标情况报告、院领导的决策批复等。投标公司的提供的档案包含：投标文件（报价表、厂家证件、授权书、经销商证件、产品配置清单、产品介绍等）、外出招标的还需要提供中标通知书、评标报告等。

（三）完善医疗设备采购合同档案的归档及保管形式

只有科学地整理设备档案，将其有序存放、系统排列，才能提高档案的调取、利用效率。一方面，医疗设备采购合同档案的归档现在大多数还只是由专职或兼职的档案员负责收集整理，随着当前信息化建设的快速发展，手工的登记、查询效率低，为此，档案归档时应建立对应的电子数据库，为后续的调用、查阅档案打下良好的基础，也便于档案的管理。另一方面，医疗设备采购合同档案现在基本上可以分为两种保管形式，一是保管在医院综合档案室，二是直接保管在设备科。为了进一步加强档案的管理，医疗设备采购合同档案趋向于统一移交医院综合档案室保管，这样更有利于专职档案人员的培养、形成更加系统专业的档案管理库。

四、结语

随着现代医学科学的快速发展，各种先进的医疗设备陆续进入各级医院，医疗设备的管理成为医院医疗管理工作的重要环节，而医疗设备的档案管理为医疗设备管理的重中之重。通过建立系统齐全的医疗设备采购合同档案管理框架，才能用详细的医疗设备分析报告为医院购置医疗器械提供充分的决策依据；用详实设备的申请审批手续资料、招议标记录、招标承诺资料等为招标采购的法制化、规范化提供重要的保证；用合同规定的保修期限为医疗设备的维修、保养提供技术依据，为保证医疗质量，促进医院可持续发展提供有力的保障。

作者:韦双莉 单位:广西医科大学第四附属医院柳州市工人医院

参考文献：

[1]史维新．医院设备档案的管理．苏州丝绸工学院学报．2000（6）．

采购档案管理的重要性篇（4）

中图分类号：C939 文献标识码：A

医疗合同档案是记载合同履行全部情况的文字资料，对医院的生存和发展有着极其重要的影响，合同档案不仅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知来”。随着市场经济的发展，合同档案在医院采购管理工作中的重要作用日显突出，加强合同档案管理工作，已经成为医院档案工作中的一项重要内容。

随着许多高新技术医疗设备的引进，医疗服务质量和诊断水平的提高。医院采购管理工作成为不可或缺的重要环节，科学、规范、标准的合同档案管理是采购管理工作的可靠保障。这些档案的形成清楚地反映出采购过程完整的经济活动，真实地记录了医疗设备购置的历史，在整个医院的档案管理中具有重要意义。

一、医疗设备合同档案管理的重要性

（一）现实凭证作用

分析研究《合同法》我们可以发现，合同档案最突出也是重要的特点是要依据凭证性，也就是说依法订立的合同， 对当事人具有法律的约束力。合同的订立、生效、履行、变更以及权利义务的转让、终止、违约、责任等等，都必须完全地、唯一地依据合同档案，否则，就要承担由此产生的法律后果[1]。医疗设备合同档案是处理医疗设备纠纷的依据。医疗设备管理中，难免发生这样、那样的问题，如：技术资料的丢失、购买后质量不好或缺件、不按操作规程使用损坏设备或配件、经济效益发挥不好等。这些问题要明确责任进行处理，就必须依据医疗设备档案中的材料，按制度进行分析和落实责任。这样才能使管理水平逐步提高，防止类似问题再次发生。因此，在医疗设备采购中，合同档案不仅是对合同订立双方的凭据，也是医院内部协调的凭据。不同的职能处室收集不同的合同档案资料，承担相应的职责，在合同订立和后期实施过程中，存在的各种矛盾和责任追究，就需要通过合同档案来细化和评判。

（二）转化参考作用

合同档案可以为医院再次购置同品牌同型号医疗设备及领导决策提供历史依据，将合同档案转化为重要的经济信息，从而降低设备购置和维护的成本，争取在采购谈判中的有利地位。在采购招标过程中，经常能遇到供应商报价高的问题，而这时合同就成为我们的有利参考。医院采购的历史合同、兄弟医院的购买价格和配置，都是我们谈判的有力依据，使医院在采购过程中节约大量的资金，保证以最优的价格购置需要的设备。

（三）潜在预备作用

当医疗设备突然出现故障时，为工程师判断出现故障的原因和维修提供参考，减少判断和维修的时间和费用。在医疗设备招标采购时，我们会依据设备的情况，在合同中订立相关的补充条款，例如重要零配件的价格、相关的服务、后期维保的费用等，这些对于我们今后在设备使用过程中有很大的帮助，能够最大程度地保证机器的正常运行和病人的正常诊疗。

二、合同档案管理中存在的风险

（一）合同的规范化

合同是合同档案管理的主题，一份合同是否能够发挥它的重要作用，最根本的在于合同的订立是否规范，是否能够在现实的经济活动或买卖过程中起到凭证作用。现在的医疗设备购置合同，很多都存在不规范、不严谨，或有不平等的霸王条款等，这样的一份合同在法律意义上，很难体现它重要的凭证作用。医院作为医疗设备采购活动中的强势主体，在合同订立时具有一定的主导作用，这往往会使订立合同的双方无法保持平等的地位，这是目前医院在订立医疗设备采购合同时可能会存在的问题。

（二）档案资料收集的完整性

对于医院医疗设备采购来说，合同档案的收集是档案管理中最难的。合同档案管理是一个过程，不是买卖双方签订合同后就完成了所有档案资料的收集。医疗设备采购的合同档案管理包括：医疗设备的申请、审批，采购的调研论证，设备招标参数及与招标有关的一切资料，采购合同，验收单，技术资料，这些组成了一套完整的合同档案。而在实际工作中，有可能由于疏忽或随意，使得合同档案资料的收集不完整、有缺失。一般医院大型医疗设备采购项目的合同档案在收集方面比较重视，对于常规医疗设备合同和零星采购设备合同的档案收集则不太重视。此外，有些医院根本没有将医疗设备采购合同列入当前的档案归档管理范围，使得材料游离在医院档案室实际的管理范围外，也导致了医疗设备合同档案的缺失和不完整。除此之外，在合同收集中另外一个问题是在审核、审批、签署的过程中，因为类别和性质的不同，各种档案在办理的时候经过了不同的承办部门，存在着各种不同的承办问题，需要在承办的连贯性和一致性上有所提高。送交所有责任方，最后签署，合同的收集才完毕[2]。

（三）缺乏专职档案管理人员

基于医疗设备合同档案的复杂性和重要性，就需要有专职档案管理人员和档案室，这样更便于合同档案的管理。但是由于采购部门繁重的采购工作，无法安排专职人员来进行管理，合同档案的保存也没有固定的档案室，这对于医疗设备合同档案的保管和维护有一定的风险，长此以往可能会导致资料搜集的不完整甚至是资料的缺失。

（四）档案管理信息化程度低

目前的合同档案管理还停留在普通的纸质管理阶段，保存过程中容易有丢失，且纸质文件的保存要求较高，需要有专门的保存场所。有些通过对纸质文件的扫描，将文档进行保存，方便查询。但随着医院信息化的发展，纸质文件的保存已经跟不上现代化医院发展的脚步，医疗设备合同档案管理的低信息化程度不能满足医院后期发展的需要。

三、关于医疗设备合同档案管理的几点建议

（一）纳入正常档案管理范畴，规范医疗设备合同档案管理

将医疗设备的合同档案管理纳入医院的档案管理，才能使它得到足够的重视。医疗设备合同档案的特殊性，使它在整个医院的运行中有着不可取代的地位。因此，重视并严格管理好医疗设备合同档案是医院发展的重要环节。

除此之外，制定完善的医疗设备合同管理制度，明确合同管理办法和实施细则，包括制定合同的签订和履行制度、变更与解除制度、合同纠纷处理制度等，是合同档案规范管理的重要保证。医院只有制定医疗设备合同管理制度和配备专职合同管理人员，才能保证医疗设备合同的合理、合法及实现合同集中管理，才能实现合同档案齐全收集及规范管理，减少资料缺失和遗漏的问题发生。

（二）合同档案资料的收集要全面、准确、及时

通过对合同档案形式与内容的规范性的分析， 我们可以知道， 人们对合同档案的全面性与准确性的要求较之于其他种类的档案要高得多。这就要求档案管理人员熟悉相关的法律法规， 了解合同的办理状况， 保证不遗漏与合同有关的档案材料， 能够准确、有力地反映当事人的合法权益[3]。医疗设备合同档案需要了解医疗设备的相关政策法规，收集相关的资质证明材料，以保证购买医疗设备的合法性、合理性。基本医疗设备资料有医疗器械注册证、供应商及生产商的资质、授权，特殊医疗设备还需提供计量证明、压力证明等相关资质，这是医疗设备合同资料的特别之处。及时性，也是合同档案资料收集的要求。合同本身是具有时效性的，因此合同资料的收集也需要及时，及时收集资料，及时整理归档，才能使合同档案完整，并为以后的工作提供依据和参考。此外，档案管理员应当加强与相关职能处室之间的沟通交流，充分发挥主观能动性，了解不同职能处室合同档案资料的产生情况，避免遗漏；要用发展的眼光来看待医疗设备合同档案的收集工作，着眼于全局，做到未雨绸缪。

（三）运用信息化手段管理医疗设备合同档案

运用信息技术科学地管理医疗设备合同档案，实现医疗设备合同档案数据采集自动化、档案管理规范化、流程化，还可以解决原有档案管理过程中存在的纸质合同档案收集不完整、归档不及时的难点问题，解决管理模式与利用需求的冲突问题，解决档案管理手段落后的问题。目前，我院运行的合同管理系统，是针对合同的信息化管理系统，包括合同内容、签订时间、付款信息、合同附件信息等，相较于传统的纸质资料，更便于查询、统计，而这就是信息化给管理所带来的便捷。在医疗设备合同档案管理中，使用信息化管理，将更大程度的确保档案内容完整、利于档案保存、方便档案查询，使得档案管理人员更便于进行档案管理。

合同档案管理是合同管理制度的重要组成部分，是

医院管理中的一项重要内容，是维护医院合法权益的有力保障，具有十分重要的作用，可以为医院的经营决策提供依据，有利于促进医院的发展。随着经济生产和人们生活对医疗需求的增加，医院合同档案管理工作的内容不断增多，管理工作变得越来越复杂，大大提高了医院合同档案管理的难度[4]。这就更需要全面了解合同档案管理，采取科学的管理措施，实现高效、完整、科学化、信息化的合同档案管理，才能充分发挥合同档案的重要作用，为医院的良好发展奠定基础。当前，新的时代给档案事业的发展提供了新的机遇。总之，机遇与挑战并存，基层的档案事业发展还有很大的进步空间。我们在做好日常归档工作的同时，还应当积极思考，从提升档案服务效率的角度出发，不断地用实际行动去检验、去反思，寻找档案最佳的管理、利用方案。

参考文献：

[1] 田振英.论合同档案管理[J].机电兵船档案，2015（5）：49- 51.

采购档案管理的重要性篇（5）

一、设备档案的形成

1.设备采购的参与工作

目前，大多数企事业单位还未能真正让档案人员参与到设备采购的全过程，这就要求档案管理人员要充分发挥自身的主观能动性，到设备采购部门收集采购的论证、合同等资料，明确购入价格在2万元以上的设备均要形成设备档案；在条件允许的情况下要积极争取参与招标采购过程，避免重复购入造成资源浪费，更好为企事业单位服务。

2.资料的收集接收工作

设备档案具有一定的特殊性，要做到一机一档。此类档案资料主要有两部分，一部分是原始材料，即大型设备采购的可行性报告、审批报告、设备样品图片、供方企业法人资料、购货合同、设备配置清单等；另一部分是随机材料，包括设备的使用说明书、线路图、安装调试、检修报告、参数变更、维修记录等。

3.使用过程的档案收集

在设备的使用过程中，使用者难免由于误操作等原因造成设备的损坏，甚至造成事故。这就需要对设备进行维修维护，此过程中形成的记录就成为了设备不可或缺的重要资料，也为企事业单位发展提供了重要的技术储备，对于这类资料也一定要认真收集归档。

4.供方资料的入档工作。

设备的采购是个长期的过程，所以务必将设备采购供应商的资质、廉洁诚信协议、商品质量、价格、售后服务等信息资料进行收集整理，建立设备供应商档案信息库，为企事业单位决策层提供设备采购诚信依据。

二、设备档案的管理

1.档案管理制度化

设备档案管理是质量管理的重要组成部分，从档案的收集、整理到最后的归档，都要制定工作程序、明确工作职责，实施严格责任管理，建立完善的设备档案管理制度，做到条理清晰、目标明确、档案保存完整，为今后设备的有效使用打下良好的基础。

2.管档人员专业化

管档人员素质的高低直接决定了档案管理水平的高低，设备档案具有较强的专业性，更需要具有一定专业知识的管档人员来管理。在日常管理中，要不断提高管理人员业务水平和专业素养，结合设备日常使用及运行的情况对设备档案进行管理，要注重设备原始资料的积累与保存，做好档案的查借阅工作，确保档案的安全和完整，保证设备信息的查询、处理及上报数据准确无误。

3.使用记录完整化

工作人员对设备的操作，要按照管理制度和操作规程，对使用情况做好详细记录，做好情况记录的归档工作。对于情况记录要编号使用，由使用者认真填写，不得随意涂改，保持记录的完整性和原始性。还要对使用情况记录妥善保管，要待设备报废一年以上才可鉴定并进行销毁。

4.维修保养规范化

设备的使用及维护规范正确，可以在很大程度上避免损耗，这就要求操作人员、设备管理者要严格参照操作、保养、维修手册进行一系列操作，及时归档此过程形成的原始档案材料，以便起到很好的参照和借鉴作用。

三、设备档案的应用

1.设备采购的合理性

为避免资源闲置浪费及节约企事业单位经费、成本，在设备采购过程中一定要参照设备档案，这不仅可以避免不必要的浪费，还能有针对性的采购适合本单位、质量信誉好的设备。正确选购设备有利于迅速投入生产产生效益，盲目和重置设备必然给企事业单位带来不必要的浪费。

2.设备维修的参考性

设备的日常使用要严格按照设备档案中的操作规程、保养手册等进行，操作人员在正常操作设备过程中的情况记入档案，可以为技术维修人员提供更好的参考价值，不仅缩短维修时间，节约了维修成本和费用，还能提高维修质量，更好地为企事业单位服务。

采购档案管理的重要性篇（6）

根据《政府采购法》相关规定，高校在一定规定金额和范围之内可以自主招标，招标涉及货物、工程、服务等项目，招标过程中会产生招投标文件、评标资料以及合同等相关档案，种类繁多，数量会因投标单位的数量而变化，总量庞大。招标档案是学校的建设过程中的重要资料，是后期的项目实施、验收的依据，也是高校权益的重要保障，是反腐倡廉的重要信息资源。因此，招标档案的科学管理对高校的规范管理和全面发展有着举足轻重的作用和重大意义。

一、高校采购档案管理中存在的问题

（一）档案机构与采购职能脱节

目前大多数高校单位的文书和档案管理是两个相对独立的部门，档案工作在高校不受重视，加之高校招标项目量小、时间较分散、阶段性的工作，从职能角度上讲，工作的交叉性使招标工作和管理存在诸多问题。档案管理部门通常认为招标结果产生后即表示招标工作已经完成。而各级领导、项目负责人及工作人员的档案意识都不强，对招标档案工作缺乏足够重视，没有把招标档案工作实质性地列入专项管理，招标档案没有被作为一种重要信息来认识和保护，致使招标工作形成的档案在归档、保存、查阅上存在很大困难。

（二）采购档案的信息化程度不高

由于编制、开发计算机管理档案软件的大多数是计算机专业人员，他们对档案管理中的一些特殊规律缺乏明确的认识，而档案管理人员对计算机技术的掌握又缺乏深度，因此实际工作中所用软件功能还比较单一，仅局限于档案的编目和检索，许多工作还得靠手工来完成，信息化程度很低。招标工作形成的档案资料种类比较多，这些资料最大的特点就是，纸质资料量大、保存年限较长，事后查阅频率较高。招投标文件都讲究权限和时效性，在规定的时间和要求下必须作出有效的承诺和保证，而这些均以纸质形式反映，保证公平、公正和公开。在信息技术高速发展的今天，有些学校甚至还未使用计算机进行相关数据录入，更谈不上专业软件管理。

（三）采购档案管理目标不明确，缺乏配套的管理制度

有的高校对反采购档案要达到什么没有明确目标，不能根据现有的软、硬件条件和单位实际工作的需要提出合理的工作目标，也缺乏相应的规章制度。招标项目往往涉及的人员多，档案收集不规范。同时会涉及货物、工程、服务等多方面，项目管理人员档案的整理水平差异很大，没有按照统一标准和制度进行整理归档，档案的收集也不完整，遗漏现象等。但高校对这方面工作也缺乏相应的责任制度。另外由于招标工作人员及项目负责人多是兼职，没有额外的报酬和奖金，也没有相应的管理制度，责任心不强，工作不重视，工作中缺乏沟通配合等，直接造成档案质量不高。

（四）采购档案保存存在安全隐患

与纸质档案载体相比，电子文件的存储材料的寿命要短很多，一般仅为5- 15年，而很多采购档案保管期限都达15年以上。在信息化程度比较高的学校，会形成大量电子数据。电子文件的存储材料容易受材料变质和外来磁场的影响导致数据被破坏，造成数据的丢失。由于计算机系统出错造成数据库系统和文件系统故障；录入或更新的数据不满足格式条件或要求；人为地、有意识地破坏活动，对数据非正常修改，对软、硬件的蛮力破坏等都会导致数字化档案的缺失，并且无法修复的可能性比纸质档案大的多。

二、改进高校采购档案管理的建议

（一）重视采购档案管理工作，明确专职专业管理人员

招标档案工作对于高校的权益保障有着至关重要的作用，高校应加强重视此项工作。鉴于招标档案的重要性，应建立学校招标档案工作领导小组和明确档案管理专职人员，并且应保证一定的稳定性。专职工作人员应利用现有的资源，采取科学的方法和手段从各方面及时、广泛地搜集现有招标相关档案，并对照归档范围进行系统的整理、检查分析，确保招标档案符合原始、完整、准确的要求。

（二）加大采购档案的信息化程度

档案是一种信息产品，要合理利用这种资源，使其最大限度地发挥作用并获得最佳效益，必须通过软件开发编制档案检索管理系统。此外，在服务技能上要有自动控制技术等手段的支持，对档案进行全方位、多角度、高效和安全的改造，保证电子文件的管理与监控。高校招标工作的阶段性和时效性特点确定单独开发编制档案检索系统的成本太高，但人工检索管理存在较大的难度，工作效率低。因此，系统检索方法的实现可利用学校资源，比如在校档案室管理软件的平台上进行再次开发利用或者利用学校人才资源开发简易检索工具，这一检索方法的存储量大，检索效率高。另外，各高校档案管理机构需要在其外部与高校图书、情报等其它信息系统取得协作，在制定和实行业务、技术标准化上协调一致，通过构建网上档案服务平台，为更多的用户提供服务。

（三）完善采购档案的专项管理制度

高校招标档案资源建设涉及学校货物、工程、服务等各方面，也是一项系统工作。做好招标档案管理工作的重要基础和保证就是建立健全档案管理规章制度。

建章立制，完善各项招标档案管理办法，并认真贯彻实施。根据学校设置招标组织的情况制定招标档案管理规章制度，明确招标档案管理人员的具体职责，按照问责机制原则进行管理和监督，同时设定一定的奖惩制度，提高工作人员的责任心和积极性，保障招标档案的连续性和完整性，使招标档案工作进一步制度化、规范化。

（四）构建采购档案的保密及安全防护体系

采购档案管理的重要性篇（7）

第三条政府采购档案是指在政府采购活动中直接形成的具有查考、利用和保存价值的文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。

政府采购过程中形成的各种记录的正本必须归档保管；政府采购过程中形成的各种记录的副本一般不作为档案保管，可以作为资料保存；对于涉及商业秘密和其他保密事项的，应当按照国家保密法律和行政法规的规定进行管理。

第四条各级政府采购监督管理机构负责政府采购档案工作的指导、监督和检查。

第五条政府采购档案是反映政府采购活动的重要记录。政府采购监督管理机构、采购人和政府采购机构在管理、组织实施政府采购活动中形成的文件材料，都应归入政府采购档案，并保证档案资料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。

第六条政府采购档案包括以下文件资料：

（一）采购计划申请表，包括采购需求清单或需求说明和资料等；

（二）政府采购审批表和移交表；

（三）政府采购活动日程；

（四）招标文件，包括有关文件、资料、样本、图纸等；

（五）招标投标信息公告所刊登的媒体记录和有关审批记录；

（六）采购人对招标文件的确认记录；

（七）供应商领取招标文件记录；

（八）对已发出招标文件的澄清或修改的文件；

（九）供应商的考察情况报告或资格审查情况报告；

（十）抽取评审专家记录；

（十一）标前会会议纪要；

（十二）投标供应商签到表；

（十三）评审专家签到表；

（十四）有关部门现场监督人员签到表；

（十五）投标文件正本，包括有关文件、资料等；

（十六）在投标截止时间前，投标人对递交的投标文件进行补充、修改或撤回的记录；

（十七）开标一览表；

（十八）开标过程有关记录，包括采购项目样品送达记录；

（十九）开标过程中其他需要记载的事项；

（二十）工作人员对评审过程的记录；

（二十一）评审专家评审记录；

（二十二）投标供应商的书面澄清或承诺；

（二十三）需要考察的采购项目的评审报告；

（二十四）废标报告及处理意见；

（二十五）有关部门现场监督人员对采购活动监督的签字记录；

（二十六）依法变更采购方式或采购结果的记录；

（二十七）中标、成交通知书；

（二十八）采购结果公告记录；

（二十九）政府采购合同，包括依法补充、修改、中止或终止合同等相关记录；

（三十）公证文书；

（三十一）评标报告；

（三十二）采购人或中标供应商擅自中止或终止政府采购合同的记录；

（三十三）政府采购验收报告；

（三十四）采购资金拨款通知单；

（三十五）有关部门或中介机构的验收报告；

（三十六）争议或纠纷处理结果；

（三十七）供应商质疑材料、处理结果记录及答复；

（三十八）供应商投诉书、投诉处理有关文书、投诉处理决定；

（三十九）其它需要存档的资料。

第七条政府采购机构自组织签订政府采购合同之日起，五日内将政府采购过程中形成的全部文件材料移交政府采购监督管理机构。

第八条政府采购活动现场监控系统录制的音像资料，可作为辅助档案资料保存；应当建立健全监控系统音像资料的使用管理制度，以保证监管工作的实际需要。

第九条政府采购档案应当符合以下要求：

（一）文件格式、内容符合要求，规范统一；

（二）整个活动中形成的文件材料齐全完整；

（三）必须是原始件，不可用复印件替代；

（四）文件材料中的签名、印鉴手续齐全。

第十条政府采购档案不符合要求的，档案管理人员不得接收，并告知原因，确保政府采购档案符合国家有关质量标准，便于保管和利用。

第十一条政府采购监督管理机构和政府采购机构应当依法做好政府采购档案管理工作，指定专人负责政府采购档案的管理并建立岗位责任制。

第十二条档案管理人员应当加强政府采购档案的管理，在合同签订、交付验收和结算完成后，按照要求，负责收集、整理档案，档案装具应当符合档案主管部门的规定。

第十三条政府采购档案应妥善保管，并保证档案库房的清洁卫生，做好防虫、防尘、防潮、防火、防盗、防鼠等工作。

第十四条政府采购档案管理人员发生变更时，应按规定办理档案移交手续。

第十五条政府采购档案按照政府采购工作流程排列。

第十六条政府采购档案的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。

政府采购活动现场监控系统录制的音像资料的保存期限，必须保存至该政府采购项目履行完毕。

第十七条查阅、复印政府采购档案，必须填写《政府采购档案查阅/复印登记表》，经单位负责人批准后，由档案管理人员负责调阅；需复印的，由档案管理人员负责复印。

第十八条外借政府采购档案，必须填写《政府采购档案外借登记表》，经单位负责人批准后方可办理外借手续，外借时间最长不得超过三日。

外借档案返还时，档案管理人员应按外借时登记的内容核查档案，并办理返还手续。

第十九条档案使用者应对档案的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、转借、拆封、抽换。

第二十条保管期满的政府采购档案，应当按照以下程序销毁：

（一）档案管理人员提出档案销毁清单及销毁意见，并登记造册；

（二）销毁意见必须报单位负责人审核批准，同时报同级档案主管部门备案；

（三）销毁政府采购档案时，必须有两人以上监销，同时要邀请财政主管部门人员参加现场监销；

（四）销毁政府采购档案前，销毁单位和参加现场监销人员，应认真核对清点销毁的档案，销毁后应在销毁清册上签名。

第二十一条违反本办法，有下列行为之一的，由档案行政主管部门和政府采购监督管理部门处以罚款和对直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：

（一）将政府采购活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝交政府采购监督管理机构、档案工作人员归档的；

（二）违反国家规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的；

（三）涂改、伪造，损毁档案的；

采购档案管理的重要性篇（8）

1.1 仪器设备档案是疾控机构质量管理体系的重要组成部分

随着疾病预防控制机构能力建设的加强，仪器设备日趋高级化和复杂化,实验室检验活动依赖仪器设备的程度也日益增大，仪器设备是疾控机构开展疾病检测、卫生监测、科研等工作的重要手段和保证。仪器设备档案包括仪器设备购置、验收、使用、维护与保养、维修、报废等阶段形成的资料，是仪器设备从购置到报废过程的真实记录，是各种仪器设备的正常使用、维护，以及技术性能开发的不可缺少的材料。仪器设备档案是中心的重要技术储备，是质量管理体系的重要组成部份。如何管好用好该仪器设备，提高仪器设备的有效使用率，保证检测结果的可溯源性、准确性，仪器设备档案建立是必要的。

1.2 仪器设备档案是设备维护和检修的必要条件

建立较为全面的仪器设备档案，并辅之科学有效的管理，使档案在仪器设备的采购、使用、维修等工作中得到充分利用，较好地发挥其社会效益和经济效益。如在运转和使用过程中，仪器设备的零件会磨损、腐蚀和松动,将会影响设备的精度、性能和工作效率,必须进行及时的维护和检修。而仪器设备档案是必备的条件。通过查看设备档案资料，根据其维修记录，判断检测结果的可靠性；对仪器设备采取预防性维护和检修，充分做好维修 的准备以缩短停机时间，减少修理费用；通过查看仪器设备档案，及时与厂家或经销商联系等。管好用好仪器设备档案，主动、及时、准确地为疾病检测、卫生监测、科研等工作服务，为领导决策和同类设备的更新换代提供依据,仪器设备档案的建立显得尤为重要。

2 仪器设备档案管理的基本内容

2.1 仪器设备档案的归档范围

根据质量管理体系文件《仪器设备管理程序》的管理要求，明确了仪器设备档案归档内容由二个部分组成:仪器设备申购过程和运行过程中形成的档案。

2.1.1 设备申购过程形成的档案主要包括购置计划书、购置批准书、采购申请书、供应商的资质、技术论证报告、申购单、装箱单、出厂合格证、出厂检定证书、保修卡、售后服务保证，使用说明书、结构原理图、线路图、设备的影（音）、光盘、配件、仪器设备安装调试验收报告等。

2.1.2 设备运行过程形成的档案主要包括仪器设备操作规程、使用记录、维护保养记录、检查记录、期间核查记录、检定/校准证书、维修申请单、停用申请单、经济效益分析等。

2.2 仪器设备档案资料的收集

每台仪器设备从申购到报废都经过购置、安装、使用、报废四个阶段，仪器设备档案资料随着设备的变化而进行跟踪收集，及时归档。申购过程中形成的文件在安装调试完毕后及时建档，运行过程中形成的文件按年度归档，档案跟随仪器设备申购、安装、使用、维修、报废全过程，其相应的资料由使用科室做好档案的收集整理工作，移交中心档案室。

2.3 仪器设备档案的管理

建档后由档案管理员录入机构仪器设备总目录，便于仪器设备的管理和查阅。仪器设备要转移使用权限时，仪器设备档案一同移交，填写交接记录。报废的仪器设备尽快处理，在档案中做好报废注销记录及结档。档案借阅需填写仪器设备档案借(领)用登记表，在借阅过程中，保证案卷完整、安全，按期归还，不损坏、不丢失。

3 仪器设备档案管理的具体措施

3.1 建立完善的仪器设备管理体系

我中心在质量管理体系中建立与本机构相适应的《仪器设备管理程序》等文件，实行中心、科室、操作人员三级管理，广泛深入地宣传学习质量管理体系文件，强化和明确各级人员的职责，使仪器设备管理工作从申购、采购、验收、标识、建档、使用、维护保养、维修、停用、报废等过程逐一落实。通过仪器设备管理文件的实施，以文件形式将仪器设备管理的目的、岗位职责、管理要求、工作程序、状态标识、记录与档案管理等明确规定，使各部门各岗位都了解其在仪器设备管理中所负的责任与应尽的义务，从而实现仪器设备档案的标准化、规范化管理。

3.2 建立健全设备档案管理岗位责任制

按照疾控机构设备档案管理的要求，把岗位责任制真正落实到每个人。定期召开有关档案管理人员会议，明确工作内容、目标及岗位责任制，完善仪器设备档案管理制度，并将岗位责任制纳入目标考核、管理责任制中去。实行奖罚制度，奖罚分明。特别是在使用档案方面成绩突出，发挥较大社会和经济效益的科室和个人应给予奖励。对不负责任，管理混乱，散失档案。造成损失的要给予处罚。

采购档案管理的重要性篇（9）

随着我国经济的快速发展，我国的形形的企业也是遍地开花，相应的各种精密的大型企业也在企业中变的很常见，设备仪器一般分为自制设备、外购设备、信息设备及其特种设备，信息设备（计算机的软硬件）。企业设备仪器档案对于维护仪器设备正常运转，设备管理中的作用越来越突出。部分进口的设备购买合同，招投标书，技术协议等在日后的项目管理中也是必不可少的，万一以后出现什么矛盾，设备仪器档案就是不可缺少的凭证。要想充分发挥这类设备仪器在社会主义现代化建设中的作用，就必须做好企业设备的档案管理工作。因此，一套健全的科学的建档方法以及仪器设备建档理论是重要的，这对于一个项目的顺利推进及其竣工验收有着很好的信息支撑作用。

1. 企业设备仪器档案管理的特点

1.1企业设备仪器档案管理的动态性。简单的说就是企业仪器设备在报废或者转移之前，设备的档案会随着仪器的变动而发生变化，在仪器报废或者转移之前，设备的仪器档案就处在一个不确定，始终改变的状态。举一个简单的例子，企业引进一台新仪器之后，在投入使用之后，必然要有检修、更新，维修记录，或者改造图纸等，只要这台机器在使用，就会有新的文件生成，直到仪器停止使用，档案才会停止。

1.2企业设备仪器档案管理的综合性。企业设备仪器管理就是综合管理设备仪器，显而易见设备仪器档案管理具有综合性的特点。具体的讲有以下的几个方面：1）阶段综合性，企业引进设备要经过规划，选购到使用，维修再到检修，最后是设备改造、更新。这几个阶段是交替发生的。2）部门综合性，一般在一个企业里，设备的管理会涉及很多的部门，只有进行综合管理，才能有效地利用设备仪器。在设备管理中，要秉承设计制造与使用相结合，维护与检修结合，改造，修理与更新结合。3）多样性特点，将设备用不同的方式区分会有不同的结果，例如按照来源有，自制设备以及外购设备；按照设备的行业特点，可以划分为机械动力类设备、仪器仪表设备；按照重要程度，可以划分为一般设备与精密高端设备；按照设备的使用性质可以分为通用设备与专用设备。

2. 企业设备档案管理中常见的问题

2.1分散保管

现在的企业中，没有一整套的设备管理系统，而是进行分散保管。这也与相关的规定也是背道而驰的，在实际操作中，应该遵守“成套性”原则进行管理。设备从开始的购置到最后的入库会产生不同阶段的记录，部分单位会根据企业职能的设置，应该吧一整套的设备仪器档案分成两块保管。一部分是早期的购置请示到投标书等文件；另一部分后来产生的记录，说明书等。这样做不能全面反映一套设备的整个流程，也不利于后期的利用。

2.2归档一些不是原件的文件材料

一些企业在进行固定资产投资项目的档案验收时出现设备仪器档案是复印件的情形，包括设备购置合同以及技术协议。这种做法不仅不符合档案本质属性，归档要求，也是不具有法律效应的，同时也就失去了归档的意义。有以下几点原因会造成这种状况：1）购置设备时签订的合同，协议份数不足，用复印品代替。2）购置设备的流程不规范，特别是中小型企业使用传真方式就签订了合同。3）使用进口设备，由公司的。

2.3仪器档案管理人员职责不明确

企业进行一个项目时，各个部门之间有很多交叉的环节。在项目档案的管理中，由于不明确各部门档案管理职责，当出现问题时，各个部门之间就相互推脱，相互推卸责任。一般来说，项目立项在资产管理部门，而采购、招投标在采购部门。两个部门经常想把合同、协议纳入自己的部门，而验箱时，却都不注意“合格单”等文件，导致档案残缺。

3. 企业设备仪器常见问题的应对策略

3.1设立设备仪器档案牵头管理部门。档案牵头管理部门就是资产管理部门，也就是固定的资产投资部门。应由设备仪器档案牵头管理部门协调各相关部门，收集、集中、整理、分类、编号设备运行各个阶段产生的文件资料。这样集中管理设备仪器档案，不仅是按照相关的规定作业，也能维护仪器档案的完整及安全，以便使用。

3.2企业设备仪器管理人员在归档及收集文件时应该严格按规定把关，坚决不收复印件。归档人员有义务告知采购的部门，在购置设备时，签订的合同、协议份数不能少，应按照相关的规程进行签订相关的文件，对于公司购置的设备，应该特别备注，尽可能最后原件。

3.3明确不同部门在各个阶段的职责，保障档案的完整。设备从购置到竣工之间要经历计划、采购、开箱、使用管理这些阶段。不同的阶段，各部门分工不相同，责任也不同，应明确各自的管辖范围及应承担的责任。立项时，资产部门应负责收集本阶段的文档，如购买请示等；采购时，采购部门应该负责收集整理仪器设备的招投标书，签订的合同协议，特别主要要求合同必须都是原件，而份数必须充足；开箱时，兼职档案员必须参加验收并收集此阶段生成的档案；使用过程中，资产管理部门应协调相关的部门，及时整理归档培训、使用、养护、维修生成的文件材料。

总结：我国的科学技术发生着日新月异的变化，各种高性能的复杂静谧的大型的仪器走进了企业，企业仪器设备的养护和维修也越来越复杂，利用健全稳定的设备档案管理体系科学合理的管理仪器设备愈发重要，也成为企业竞争间的一个重要筹码。企业单位应该结合自身特点建立起一套科学的建档方法与建档理论，这样就为了提高企业工作做好保障，为企业发展的提供扎实的基础，为企业固定资产的投资验收做好铺垫。

采购档案管理的重要性篇（10）

1 现阶段血站档案管理中的问题

1.1 血站档案规范化设备缺乏

在整个血站档案管理规范化建设过程中，先进的科学设备是确保规范化建设的关键和重要手段，具备了先进的血站规范化设备，才能更好地对血站档案信息资源进行收集和整理。所以在血站进行档案管理规范化设备购买时，也需要血站采购部门做好采购前的准确工作，同时要全面了解和熟悉血站选购的设备。但目前血站档案信息设备采购中还存在较多的不足，一方面是血站采购人员对购买的设备不熟悉，影响了采购设备的整体质量。另一方面就是由于设备的价格较高，而血站内部为采购设备预留的资金较少，影响了采购工作的开展，也就造成目前我国血站采购设备质量落后的问题。

1.2 缺乏对血站档案规范化建设的认识

当前我国大部分血站管理对血站档案规范化建设的重视程度较低，更是没有将大部分的精力放在血站档案规范化建设上面，对档案规范化建设也没有加大资金的投入，这样造成血站档案管理部门在进行信息技术的引进以及信息管理系统完善过程中遇到了更多的阻碍。另外，由于领导的关注度不够也使得血站没有对信息管理系统的各项功能进行开发和运行，造成血站档案规范化水平降低。

1.3 血站档案管理人员法律意识缺乏

如果血站档案管理人员在管理过程中只在乎采血的过程忽视采血的记录工作，如，献血人员在登记表过程中只记录基本信息，导致身份证号码出现漏填或者误填的状况，这样就是大大增加了回访的难度。一是献血员工的登记表在多处都需要献血人员的签名，但是由于血站工作人员在献血人员进行表格登记时没有进行明确的指导，经常会出现漏填或错添的状况，造成记录不够真实也不完整的情况。另外就是部分血站工作人员没有树立正确的时间观念，造成献血人员信息提前或者延迟的状况，为医疗事故的出现埋下了深深的隐患。

1.4 血站对采血人员管理较为松散

目前我国大部分血站在对采血人员管理过程中，没有建立完善和严谨的体系，也就出现了档案记录人员身兼数职的情况，岗位划分不明确，加上血站档案管理体系的不够完善和系统，也都影响了血站档案管理工作顺利开展，所以选用一个规范化的档案管理模式，能够为血站的发展提供便利。

2 血站档案规范化管理的有效措施

2.1 提高对血站档案管理工作的重视程度

血站内部工作人员要全面提升对血站档案管理工作的认识，并了解到血站档案管理工作对血站生存发展产生的重要意义。强化和提升血站档案管理人员的重要性，增强血站员工的责任意识，明确档案管理工作是血站领导员工的重要责任。从血站领导层面来讲，提升血站档案管理工作的重视，做到思想的解放，与时俱进，提升血站档案管理工作的效率，用现代化的技术手段和管理方式提升档案服务工作质量，构建一个完善的血站档案管理体系。

2.2 加强对血站硬件的投入，确保其信息化

血站档案管理工作本身涉及的内容较多，所以不能够将血站档案管理工作同普通的档案管理相等同，伴随着采供血业务的增多，血站档案管理也需要更多的库房和先进的信息化设备，以及更加专业的档案管理人员。需要当地政府能够提升对血站档案部门的资金投入，让血站档案的建设工作能够做到与时俱进，采供血业务发展步伐也能够加快，逐步提升血站档案管理部门的业务处理效率和质量。

2.3 优化现有血站人员配置，提高专业性

在血站招聘档案工作人员过程中，要充分考虑到档案部门工作实际状况，招聘一些专业能力强的档案管理人员，当然也要对这些档案管理人员做好培训工作。专业能力强的档案管理人员是确保血站档案管理质量的关键和基础。也是因为专业能力强的人员配置，能够严格的按照档案管理的规律，在血站档案管理工作现有的基础上，做好血站档案的归档、分类和交接工作，大大地提升血站档案管理的质量和整体价值。

2.4 实现血站档案管理工作检查考核规范化