档案室安全管理篇（1）

据笔者了解，虽然科技档案馆（室）是消防安全重点单位，但真正熟悉消防安全业务知识和技术的人员很少，一般都是懂科技档案管理技术知识的多，熟悉或会自动报警、会使用室内消防设施和器材、会扑救初起火灾、会组织安全疏散的人很少。由于科技档案馆（室）是科技行业内一个消防安全重点单位，所以在科技档案馆（室）工作的人员必须了解一些必备的消防安全知识，必须掌握一些常用的消防安全灭火技术。这既是确保科技档案馆（室）藏科技档案安全的需要，也是对科技档案馆（室）工作人员进行业务学习和培训教育的一项重要内容。

二、科技档案馆（室）消防安全管理要求

根据科技档案馆（室）消防安全特点，切实加强科技档案馆（室）消防安全管理工作，确保科技档案馆（室）藏科技档案的绝对安全，这是各级各类科技档案馆（室）需要认真研究和长期需要注意的问题。

（一）坚持贯彻落实“预防为主、防消结合”的方针

消防安全工作的基本方针是“预防为主、防消结合”。所谓预防为主，就是把预防火灾事故发生放在首位，采取切实可行的消防安全防火措施，防患于未然；防消结合就是要在做好防火的同时，充分做好灭火的准备工作，保证及时有效地扑灭火灾。防和消是辩证统一的，防中有消，消中有防，它们是不可分割的有机整体。虽然科技档案馆（室）发生火灾的几率很少，但不能因此而麻痹大意，放松预防工作，放弃应该做的消防安全基础性工作。这就好比一个国家的军队一样，目前虽然没有发生战争，但不能没有军队，不能没有备战。因为科技档案馆（室）是绝对不能发生火灾事故的，一旦科技档案馆（室）出现火灾事故，对科技档案馆（室）的损失是无法弥补的，因此而造成的后果也是不堪设想的。

（二）建立健全消防安全制度及防火责任制

科技档案馆（室）里消防安全工作涉及的范围广，专业技术性比较强，要做好消防安全管理工作，必须建立健全消防安全管理制度，用制度规范和约束科技档案馆（室）工作人员的一言一行、一举一动，使科技档案馆（室）里消防安全管理工作有法可依，有章可循；要求科技档案馆（室）工作人员警钟长鸣，任何时候都不能松懈、怠慢消防安全工作；同时实行严格的消防安全责任制，每一个科技档案管理人员对所管辖工作范围内的消防安全工作负责，做到谁主管、谁负责，谁在岗、谁负责，从而保证消防安全管理制度贯彻执行，保证消防安全措施落到实处，把一切不安全的隐患事故消灭在萌芽状态，确保科技档案馆（室）所藏科技档案的绝对安全。

（三）做好科技档案馆（室）建筑消防安全管理工作

由于科技档案馆（室）建筑不同于普通民用建筑，建筑应符合它特定防火安全要求，所以要切实做好科技档案馆（室）建筑消防安全管理工作。具体工作内容有：科技档案馆（室）建筑设计要报请本地消防部门帮助审核把关；室内装修尽量选用不燃或难燃材料进行装修；安全出口数目、疏散宽度和距离应符合建筑防火规范的规定，不得设置门槛、台阶、疏散门应向外开启，不得采用卷帘门、转门、吊门、侧拉门和影响疏散的遮挡物；在科技档案库内应设置应急照明和疏散的指示标志；应按国家有关规定安装自动报警和自动灭火设施，配备足够的消防器材；所有电气设备及电线铺设应穿管铺设，电线不能超负荷运行，不得擅自接拉电线，陈旧电线要及时更换。科技档案馆（室）建筑设计必须达到消防安全等级规定要求，从而为避免科技档案馆（室）火灾事故的发生创造良好的物质条件。

（四）加强科技档案馆（室）内火、电源控制和管理工作

做好科技档案馆（室）消防安全工作，首要的是加强火、电源管理，严格执行值班看守制度，经常进行消防安全检查。科技档案馆（室）火源主要来自照明电路、取暖火源、电器设备、明火等四个方面，对这些火源、电源要经常进行检查，发现隐患，要及时排除；发现问题，要及时研究解决。建立专门的消防安全检查制度，定期进行检查，按规定进行整改，从源头上杜绝各种火灾事故的发生。

（五）配齐各种消防安全设施

科技档案馆（室）的消防安全设施配置要从有利于维护科技档案的安全，不损毁科技档案文件的要求出发，选择配置适用的消防安全器材。一般科技档案馆（室）不仅要配置移动灭火设备，如灭火器，而且还要装置固定式灭火设备，如消防栓和气体消防设施，有条件的科技档案馆（室）还要配置消防安全自动报警系统。要按科技档案馆（室）的实际需要配齐消防安全设备，确保科技档案馆（室）消防安全管理工作的正常需要。

（六）加强消防安全培训教育工作

由于消防安全管理工作是科技档案馆（室）里的一项经常性的、重要的工作，所以在科技档案馆（室）工作的人员必须要了解必要的消防安全知识，掌握必要的消防安全技术，以适应科技档案馆（室）消防安全管理工作、预防火灾事故的客观需要。而要做到这一点，必须加强消防安全培训教育工作，普及消防安全知识。一般可以采取请进来、走出去、以会代训的方法，组织科技档案馆（室）工作人员学习消防安全知识，进行消防安全操作演练，做好消防安全培训教育，使科技档案馆（室）里每一个工作人员都熟悉消防安全知识，会使用室内各种消防器材，会自动报警，会扑救初起火灾，会组织安全疏散。虽然科技档案馆（室）通常发生火灾的几率极少，但不能因此而麻痹大意，要警钟长鸣，时时刻刻绷紧消防安全这根弦，使科技档案馆（室）的消防安全工作真正做到万无一失，这样才能杜绝安全事故，确保科技档案馆（室）所藏科技档案的绝对安全。

档案室安全管理篇（2）

21世纪是科技快速发展的信息时代，面对新的社会发展环境，企事业单位办公环境也发生了很大变化，尤其是单位的各项管理活动，各个部门、科室之间的职责越来越细化。作为企事业单位管理活动中的一项重要工作，档案管理工作在新时代背景下逐渐由手工管理状态进入到自动化管理状态。当前，在办公室档案管理工作中仍然存在一系列问题，严重阻碍了该项工作的顺利开展。本文将通过对这些问题的分析，提出新时代办公档案管理工作的创新性措施。

一、新时代办公室档案管理工作存在的问题

（一）办公室档案管理工作缺乏信息风险意识。新时代，办公室档案管理工作的环境在信息化社会呈现出更加开放的特性，而且在管理理念上也实现了一定性的突破。但是，随着网络技术的不断发展，黑客攻击等恶意行为给办公室档案管理工作带来信息风险。由于办公室档案管理涉及到企业或单位各个部门的重要文件，一旦受到网络或者黑客恶意攻击，会直接导致档案文件信息出现安全隐患，尤其是对于涉及到一些机密性文件的企业或单位来说，这种文件一旦泄密将会给企事业单位带来巨大的不可挽回的损失。但是，当前很多办公室档案管理工作人员并没有强烈的信息安全意识，再加上档案管理工作内容较为繁杂，因此导致档案管理信息泄露的事件时有发生。

（二）档案管理组织和管理机制不完善。据相关调查发现，很多企业或单位的办公室档案管理缺乏构建相对独立的管理运行组织人员，而是将档案管理工作交由行政部门进行兼管，再加上档案管理工作没有实施岗位责任制，管理制度体系不健全，从而导致档案管理工作出现推脱责任、相互扯皮现象，这直接造成档案管理工作缺失。另外，在档案管理的实际工作中，很多企业或单位并没有严格按照相关的“保密”规定去执行，从而导致档案文件流失，严重影响档案的应用效率。

（三）档案管理工作的基础设施不到位。档案管理工作是一种系统性的、规模较大且耗时较长的工作，需要一定时间进行系统整理和长期摸索式的开展，同时需要一定的基础设施辅助。但是，当前很多办公室档案管理工作条件十分有限，部分办公室由于没有一定的投入，而缺乏设施，最终使得档案管理工作严重不到位，经常出现档案文件缺损或者丢失等情况，而这就严重影响了档案管理工作的有效开展。

二、新时代办公室档案管理工作的创新措施

（一）提高档案管理工作的信息安全管理意识，加强对信息安全技术的应用。首先，办公室档案管理工作必须树立信息安全管理的意识，并提高对档案管理工作的重视程度。尤其是在信息数字化数据库的大背景下，办公室档案管理工作针对信息泄漏问题，必须指定完备详细的信息安全策略来确保档案文件和信息的安全。第一，要正确评估和分析数字化档案信息安全风险，充分了解档案信息安全的需求，并加强档案信息安全的管理和组织，从而作出科学的信息安全保障规划，有效提升档案的信息安全程度。第二，办公室档案管理部门必须树立建立健全信息安全快速应对的机制，便于科学预测有可能发生的信息安全问题，进而针对问题快速制定出应对策略，保障档案信息的安全。

（二）建立健全办公室档案管理机制并构建安全的档案信息监管制度体系。首先，完善的制度化管理机制是企事业单位管理活动正常有序进行的基础，对于办公室档案管理工作来说同样重要。因此，对档案管理工作，必须加强对有关方面管理制度和机制体系的构建，促进档案管理工作创新成果的良好实现。在档案管理机制的构建过程中，相关规章制度的制定尤为重要，必须将其纳入到档案管理工作创新体系之中，避免其流于表面形式。其次，作为档案管理机构的上层领导人，为了确保档案管理工作能够在实践中按照规章制度具体执行，其必须构建一套信息监管制度体系，从而对档案管理活动产生政策向导或者制度约束作用。

（三）加大对办公室档案管理工作方面的投入，不断完善其信息化建设的物质基础。首先，根据新时代背景下办公室档案管理信息建设的新要求，要加大对该项工作相关方面的资金投入，不断完善和优化各种设备，为办公室档案管理工作的顺利开展提供坚实的基础条件。其次，加强构建办公室档案信息化管理系统以及网络平台，将数字化、专业化档案管理作为现时代档案管理工作的目标，从而有效提升档案管理工作的效率和质量。另外，要加大对人才引进的投资力度，构建一批具有专业管理能力的档案管理人才，从而形成优秀的人才团队和良好的组织文化。

三、结语

档案室安全管理篇（3）

2.完善了档案安全工作责任机制。为确保机关档案安全工作的贯彻落实，建立了档案安全责任机制，明确了责任主体。由档案安全工作领导小组组长全面负责，专职工作人员具体负责档案安全工作。重视档案信息网络安全和实体档案安全并严格执行档案安全责任制度。

3. 提高认识、规范安全管理。一方面为了把档案安全工作搞得细致、扎实，在每年的年初工作会上都会安排和部署档案工作，提高了大家对档案安全工作重要性的认识，明确了档案安全工作目的和意义。另一方面为了使档案安全工作全面落实，结合档案工作的有关要求，不断完善了我机关档案安全工作的管理制度，建立了《档案安全管理制度》，由专人负责管理档案室；加大了数字信息安全管理力度，库存档案全部实行电脑管理。并按照《__省机关档案工作规范化管理标准》的要求，对每年生成的文书档案、会计档案、声像档案、实物档案进行了认真整理，并录入微机管理；为了进一步加强基础设施建设，达到档案安全新标准要求，我乡特购置了数码摄像机、复印机、扫描仪、移动硬盘，更新了计算机，办公室人人配置了U盘；坚持室内温湿度计测试记载，定期完成“十防”记录，及时通风，防止纸质档案霉变及风化；按照要求配备了消防设备，机关干部均能熟练使用。

4.对机关档案室档案安全定期检查。每月对机关档案室进行一次全面的安全检查，杜绝任何安全隐患，确保档案储存环境。

档案室安全管理篇（4）

多年以来，我国行政单位始终重视档案管理工作，并形成了成熟的档案管理体系。在行政单位档案管理工作中，档案安全管理是最重要的环节之一，对确保行政单位档案的完整、可靠、有效利用等具有重要作用。但由于受多种因素制约，行政单位档案安全管理仍然存在一些问题，对行政单位档案管理工作造成了不利影响。

一、行政单位档案安全管理存在的问题

行政单位档案安全管理的目标是确保行政单位档案本身的安全，以及行政单位档案管理体系的安全。具体来说，就是要确保档案的完整、齐备、有序归档、安全保管，以及确保档案不被非法利用。目前，行政单位档案安全管理主要存在以下几个方面的问题。

（一）档案安全意识淡薄。部分行政单位领导及档案管理人员对档案的重要作用认识不充分，没有看到行政单位档案在提高行政单位管理水平、促进经济社会发展、提升社会管理能力、增强行政单位对各行业的服务水平等方面的作用，把档案管理工作简单定位成各种文件、材料、报表等的归纳、整理和保管，或重视机关文书、财务档案等的收集整理，导致行政单位档案不齐全等现象严重。而有的行政单位对档案的完整性认识不足，对于事关单位工作的重要会议记录、会议材料、单位领导讲话稿、工作总结等材料，缺少收集和管理，导致档案材料流失，甚至发生泄密事件。

（二）档案安全管理制度不健全。一方面，一些行政单位的档案管理制度不完善，对档案的保管、分类、保密、销毁等的规定不严密，档案安全管理工作无章可循，存在很多漏洞。另一方面，有的单位由于对档案安全管理不够关注，没有建立起必要的档案安全管理制度，也没有对档案安全检查、档案有效保管、档案安全保障、档案安全检查等方面作出明确规定，无法及时发现危害档案安全的隐患。

（三）档案保管设施、设备等条件落后。档案不同于平常的文字或影像资料，尤其是行政单位档案因其特殊属性需要保管环境安全可靠，且防盗、安全，有的甚至要有抗御较大自然灾害和人为破坏的能力。而现实中，由于多数行政单位办公场所紧张，没有配备单独的档案室，有的档案室与办公室、储藏室等合用，导致档案保管场所不安全。而有的单位虽然配备了单独的档案室，但不够规范，“六防”设施不配套，也没有空调机、灭火器等设备，导致档案受潮霉变、虫蛀等现象时有发生。

（四）档案管理人员素质不高。有的行政单位档案管理人员多由其他工作人员兼任，缺少档案管理的专业知识，不仅难以全身心投入到档案管理工作中，也无法对档案进行科学管理，影响了档案管理的标准化和规范化。有的档案管理人员责任心不强、档案安全管理意识淡薄，在档案的交接、归档、管理方面不认真，档案管理不全面、不系统。

二、加强行政单位档案安全管理的对策

一是加大宣传力度，提高档案安全意识。行政单位及档案管理机关要加大对行政单位领导及档案管理人员的宣传教育，增强他们的档案安全管理意识，引起行政单位领导的重视，把档案管理尤其是安全管理纳入到重要议事日程。不断健全档案安全管理责任制，树立服务意识，提升行政单位的档案管理能力，形成人人重视档案安全的良好氛围。

二是健全档案管理机制。行政单位要设立单独的档案管理部门，配备专业的专职档案管理人员，同时建立完善的档案管理机制，从人员、制度两个方面做好档案安全管理的保障。完善归档、保管、鉴定、利用等制度，明确岗位责任制，确保档案业务规范执行。

三是扎实推进档案安全管理基础工作。首先，要抓好档案的规范管理。从档案材料收集整理、档案材料的转入转出、档案的查阅复制、鉴别、销毁等方面，强化基础性工作，保证各项工作科学有序地开展。其次，要做好档案室设施设备建设。行政单位要改善档案室的硬件条件，从独立、规范、安全的角度配备必备的档案管理设施，还要增强档案室抵御外界危害的能力，使档案室符合《档案法》中关于档案保管的标准。

四是强化档案管理中的保密工作。首先要规范档案室管理。要确保档案室与其他部门办公室分开，并指定专人负责管理，禁止无关人员随意进出。同时要配备相应的报警装置、摄录装置等。其次，要严格执行档案保密期限和档案密级调整制度。行政单位的部分档案由于其内容涉及到国家安全和国家利益，必须依据《档案法》《保密法》等法律法规划分密级和保密期限。行政单位要严格划分密与非密以及保管期限与保密期限，对于存在问题的工作环节，要及时处置，最大限度地确保档案安全。五是抓好档案管理人员队伍建设。行政单位要搞好档案管理人员的教育培训，加强对《档案法》《实施办法》《保密法》等的教育，强化档案管理人员的安全意识。要通过参加各种不同层次、类型的档案人员培训班，更新观念、更新知识，提高业务水平。要加强专业人员的引进，通过公开招录的方式增加新鲜血液，实现行政单位档案管理的规范化、标准化、科学化。

参考文献：

档案室安全管理篇（5）

我院创办于**年，其前身是***，隶属于***公司。20**年1月，**市委、市政府决定学校归口教育局管理,属局直属单位，有***等科室。

二、档案管理基本情况

设计院一贯重视档案管理工作，尤其是迁入新校以来，由于硬件条件的大为改善，设计院把档案室的建设放在了十分突出的位置上，把创建省三级档案室作为今年的重要目标之一，为此投入大量的人力与物力，完善了各类硬件设施，专门挤出三间办公用房，作档案室之用，建立了由校长负责的档案工作领导小组，由分管副校长胡建东同志负责，指定钮元东同志为档案室负责人，并配备二名兼职教师主办档案管理工作。

设计院档案库房、办公室、阅档室建筑面积共达51平方米，内设金属档案柜、计算机、空调、干湿温度器、吸尘器、灭火器等，能满足档案工作的需要和安全要求。

我们已将建校以来的材料进行全面收集、整理、归档，至今共立卷576卷，其中文书类127卷，教学类167卷，会计类150卷，教师业务、人事档案共132卷。案卷目录全部输入计算机，做到计算机管理和检索。

与此同时，根据档案管理要求，建立了《档案人员工作职责》、《档案立卷归档制度》、《文书处理制度》、《电子文件整理归档制度》、《档案保管制度》、《档案借阅保密制度》、《档案鉴定销毁制度》等多项规章制度，做到职责明确，目标落实。

二、高度重视，落实责任，确定领导负责制

我局档案管理工作的发展与业务建设，既有市委、市政府及有关业务主管部门的支持，又有局领导多年的关心和重视，更有全局职工的努力。去年7月6日，经局长办公会研究决定，下文成立了档案工作领导小组，局党组书记、局长XXX亲任组长，主管办公室和档案工作的副局长XX任副组长，确定了领导责任制，并明确工作人员，划定阶段性任务、目标，规定对各单位、科室档案工作实行目标管理，实现了档案管理制度化、规范化。同时，局党组和局长办公会把学习贯彻《档案法》，提高机关的档案管理水平，列入了本机关工作的重要议事日程，对档案工作进行了多次的专题研究，重点认真查找档案管理工作中存在的薄弱环节，制定整改措施，研究探讨进一步做好档案管理和服务的办法措施，对相关工作进行认真的部署安排，促进工作的落实。同时从经济投入、人员配备、设备装具购置等方面给予大力支持，确保档案室的正常运转和安全。

三、严格管理，全面完成档案整理、安全和宣传工作

在继续巩固和完善省一级标准的基础上，我局进一步提高档案管理工作标准，增大在档案管理方面的投入，解决档案管理工作中的实际困难，严格依法治档，加快档案信息化进程。

一是重视档案管理队伍建设。我局档案室原有2名工作人员，去年又特别增派一名科级干部专职负责档案管理，同时我局注意对档案管理人员的教育，要求他们积极参加档案管理部门的培训和档案学会的活动，执政上岗，平时注重开展形势多样的业务学习，打造了一支强干的档案管理队伍，这3名同志文化素质高，业务能力强，工作认真负责，由于工作关系，来我局查找用地档案的单位和群众非常多，他们都能热情接待，按照《档案法》和《土地登记公开查询办法》提供优质服务。去年，3名档案管理人员有一人立三等功，一人被评为优秀工作者，其中XXX同志还被评为全市档案工作先进个人。各二级单位和县局也都有档案管理人员，并定期进行业务培训，有几个县局正在争创省一级档案室。

二是及时完成文件归档入库和分类整理工作。对于各科室、二级单位的各类档案，我们都严格按照国家有关档案工作的法律法规，对应归档的文件材料，做好文件的收集、归档工作，对档案文件严格按照程序做好鉴定、销毁、归档工作。去年，我们专门抽调了8位同志对近一时期的档案进行分类整理，完成了年度立卷装盒工作。同时，将人事档案与业务档案分离，由人事科负责，加强人事档案的保密性。经过多年的建设，我局现已形成各门类档案22188卷（件），其中：文书档案1971卷（件）（永久194卷（件），长期1186卷（件），短期591卷（件）），XXX专门档案18671卷（永久17662卷、长期395卷、短期614卷），会计档案室1223卷（永久14卷、定期1209卷）；资料390册；干部职工档案157卷；声象档案90册；实物档案76件；电子档案22件。编制了机关工作大事记、组织机构沿革、基础数据汇编、专题目录索引、全引目录等较为齐全的编研资料，基本实现了机关档案管理工作现代化、整理规范化、排列标准化、检索科学化。

档案室安全管理篇（6）

二、健全学校档案借阅制度，做好保密工作。

三、确保档案资料完整准确，查阅方便。

四、做好档案室的防盗工作，注意关好门窗，防止乱人进入。

五、室内禁止吸烟，注意档案室的防火工作，保证防火器材安全有效。

六、工作人员按时开关门窗，保证室内通风良好。

七、经常查看档案室内照明线路，灯具的开关，插座是否老化与损坏，如有损坏，及时通知有关部门进行更换。

八、工作人员由于疏忽或故意致使事故发生，对学校公共财产造成损害的，学校将追究有关人员的责任。

责任人签字：__________________

分管领导签字：________________

年 月 日

档案管理员安全管理责任书2

根据上级安全管理部门的指示精神，进一步落实校园安全管理“预防为主，教育为本”的工作原则，认真实施《深圳市学校安全管理条例》，明确学校安全管理领导责任制，确保我校教育教学秩序的稳定，特制定本岗位安全责任制如下：

一、室内严禁使用电炉，禁止吸烟，及时清理室内无用的易燃物品。保管好本室灭火器，学会使用为本室配备的灭火器。

二、遵守保密制度，按档案工作要求，规范、整理、保管档案。收发、查阅、借用档案材料，要按档案管理制度严格履行必要的审批、登记和借用手续，未经允许不得外借。

三、室内严禁存放现金，私人现金及贵重物品随身携带，不得存放在办公室。

四、本室计算机、空调专人负责，使用后及时断电。

五、室内无人时必须锁门。每日下班前要对室内进行一次安全检查，关灯且关闭所有电源、锁好门窗。

六、一旦发生意外事故，应积极采取措施，保护好现场并及时报告有关部门。

七、本责任书自签定之日起生效，有效期至XXX年7月15日。

八、本责任书一式二份，办公室、档案管理员各一份。责任人由于工作变动，离任前应将领导责任移交接交人。

西乡街道钟屋小学（公章）办公室主任（签名）：

西乡街道钟屋小学档案管理员（签名）：

年 月 日

档案室安全质量责任书3

1、严格贯彻执行档案工作管理制度，做到不损毁、不遗失、不泄密。保证档案库房安全，搞好防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防磁等八防工作。

2、档案库实行专人管理，无关人员不得进入，经允许入库者必须由档案人员陪同。下班时要对档案室进行安全检查，关灯、拉闸、关窗、锁门、关闭水源，保管好库房钥匙。

3、要树立保密观念，必须严格遵守保密守则和各项保密法则，不准在私人交往和通信中泄露档案内容。携带档案、资料外出工作，不得违反有关保密规定，不准在公共场所谈论档案、资料内容和保管状况。档案在立卷、归档、整理、保管、鉴定、销毁、利用等各个环节中都应注意保密。各种文件资料不准当废品卖掉。

4、做好档案的利用工作，凡是查、借阅、利用学校档案者都应按规定填写相应记录。学校档案案卷不得外借，上级主管机关、校内各部门工作需要借出时，一般不超过七天，借出的档案未经档案室同意不准转借其他单位、部门或人员。

5、 定期检查防火设施，发现问题及时处理，确保实验设备能正常有效使用。

沿庄镇东滩头小学：（盖章） 管理员签字：

XXX年2月24日

档案室安全质量责任书4

一、岗位责任

1、认真学习贯彻《档案法》及党和国家有关档案工作方针、政策，热爱档案事业，恪守工作纪律和职业道德，严守国家机密，忠于职守、热情服务。

2、按照规定，对应接收范围的入室档案要认真检查，严把质量关，办理移交手续，并及时完成排列、上架等工作。

3、不断加强业务学习，不断提高档案管理水平，并对各部门的档案管理工作给予指导。

4、对室藏档案要按全宗进行科学管理，编制必要的检索工具，熟悉馆藏，调卷及时准确，提高工作效率。

5、坚持查阅档案审批制度和查阅档案的接收制度，确保档案的安全。

6、按分工做好档案资料的收集、整理、分类、编目、保管和提供利用工作。

7、定期检查室藏档案的保管情况，做好温湿度记录与分析，发现问题及时采取有效措施，确保档案的完整与安全。

8、认真做好室藏档案的鉴定工作，对失去保存价值的档案资料按规定办理销毁手续，并负责销毁。

9、按照分工分类，保管和提供各类声像档案资料。

二、工作标准及评分标准

1、熟悉《档案法》及党和国家有关档案工作方针、政策，热爱档案事业，恪守工作纪律和职业道德，严守国家机密，忠于职守、服热情务得满分。对档案知识不熟悉、事业心不强、不遵守档案工作纪律，泄漏单位机密扣5分。（15分）

2、能够按规定要求、时限整理和接收档案，移交手续齐全，并及时完成排列、上架等工作得满分。不按规定整理档案，档案室乱堆乱放，不整齐扣5分。（15分）

3、能够对各部门的档案管理工作给予指导得满分。否则根据情况扣1—3分。（10分）

4、对室藏档案能够按全宗进行科学管理，编制必要的检索工具，调卷及时准确得满分。没有检索工具，调卷不及时扣3分。（10分）

5、能够坚持查阅档案审批制度和查阅档案的接收制度，查阅接收记录完善得满分。没有查阅记录扣2分。（10分）

6、能够做好档案资料的收集、整理、分类、编目、保管和提供利用工作得满分。否则扣3分。（15分）

7、能够定期检查室藏档案的保管情况，发现问题及时采取有效措施得满分。否则扣1—3分。（15分）

8、能够认真做好室藏档案的鉴定工作，对失去保存价值的档案资料按规定办理销毁手续，并负责销毁得满分。否则扣1—3分（10分）

三、评分办法

本责任书按百分制进行考核。岗位责任考核占70%，年度考评占30%。

四、奖惩措施

1、考核得分在80分（含80分）以上的，兑现全额工资，享受年终一次性奖励工资；考核得分在80分以下的，不享受年终一次性奖励工资。

2、超额完成经济创收任务指标的，超额部分归己；未完成经济创收任务指标的，欠额部分由个人自付缴纳林场。

五、其他事项

本责任书一式三份，单位存档两份，责任人一份。有效期一年，即20xx年x月x日至20xx年x月x日。

档案室安全管理篇（7）

中图分类号：G27 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2013）19-0196-02

档案技术装备评价是指运用科学的方法，设置合理的评价指标项目，构建有效的评价指标体系，对档案馆（室）使用的既有技术装备进行系统性分析，给出客观、公正、准确的评价。见于档案工作资金保障体制与整体资金规模的限制，档案技术装备的使用既要考虑管理效率、技术效率、安全效率，也要考虑社会效率和经济效率。研究制定档案馆（室）档案技术装备评价指标，对于科学有效地评价档案技术装备在档案馆（室）中的使用效率，规范档案馆（室）的档案技术装备使用活动，提高档案馆（室）的档案技术装备水平具有特别重要的现实意义。

一、进行档案技术装备评价的意义

（一）有助于全面分析某一具体档案馆（室）档案技术装备使用的社会、经济、管理、技术和安全效率

任何一个档案馆（室）的档案技术装备使用活动都是其档案管理活动的组成部分，都应当遵循以最少投入获得最大收益的效率最大化原则。现阶段，多数档案馆（室）在使用档案技术装备时，只是注重了其在档案管理中的效率，很少考虑其在整个管理活动中所产生的社会效率、经济效率、技术效率和安全效率。但是，一个档案馆（室）的档案技术装备使用活动并不仅仅是一项单纯的管理活动，而是一个档案馆（室）整个运行活动的组成部分。由于档案工作的社会公益性，所以一个档案馆（室）的档案技术装备使用活动应当具有社会效率；又由于档案馆（室）资金来源于国家公共投入，必须珍惜纳税人的每一分钱，这就要求每一个档案馆（室）在使用档案技术装备时必须讲究经济效率；再由于使用档案技术装备就是运用技术手段与技术方法提高档案管理活动的效率，因此档案技术装备的使用必须考虑该技术装备的技术效率，既考虑运用该技术的投入产出比；还由于使用档案技术装备的最终目的是保障档案馆（室）藏档案的完整与安全，所以一个档案馆（室）的档案技术装备使用活动应当具有安全效率。

（二）有助于全面分析各种主客观因素对档案馆（室）使用档案技术装备的影响

影响档案馆（室）档案技术装备使用的主客观因素是多方面的，除人为管理因素对档案技术装备使用产生直接影响外，档案馆（室）周边环境、档案馆（室）建筑结构、档案馆（室）工作人员构成成分、资金与物质保障、政策法律环境、技术的先进性与实用性等各种因素都直接或间接地影响着档案技术装备的使用效率。这些因素的变化与组合既可能对档案技术装备的使用效率产生积极影响，也可能产生消极影响。构建一套科学、合理、有效的档案技术装备评价指标体系，有助于对上述各种因素产生的影响做出尽可能性合理的分析，从而帮助档案馆（室）改造工作环境，改进工作方式，优化工作流程，完善自我管理。

（三）有助于帮助档案馆（室）制定正确的档案技术装备使用策略

对档案馆（室）既有档案技术装备的评价是否科学、合理、有效，不仅仅关系到档案技术装备的使用与普及，还直接关系到档案馆（室）档案技术装备使用策略的制定与调整。我们通过对某一特定档案技术装备评价结果的分析，有助于为档案馆（室）制定与调整使用该技术装备策略提供依据。第一，全面的评价结果能够客观地反映档案技术装备使用策略的科学性和有效性；第二，通过档案技术装备评价中发现的问题，有助于帮助档案馆（室）完善档案技术装备使用制度、理顺档案技术装备使用关系、加强档案技术装备使用管理和提高档案技术装备使用质量；第三，通过对档案技术装备使用支出的购置、运行、维护、维修成本和所产生的社会效率、经济效率、管理效率、技术效率和安全效率等进行科学的测量与比较，进而对档案技术装备使用支出的管理水平、风险程度等制定综合评判，通过实施效率评价，能够进一步完善档案技术装备使用支出的监督机制和手段，加强对档案技术装备使用支出的激励和约束，并且有助于引导和规范某一具体档案馆（室）档案技术装备使用支出管理行为。

二、档案技术装备评价指标体系的构建

构建科学合理的档案技术装备评价指标体系是构建档案安全保障体系的迫切需要。“评价指标体系是指由表征评价对象各方面特性及其相互联系的多个指标，所构成的具有内在结构的有机整体。”[1]为了使指标体系科学化、规范化，构建指标体系应遵循系统性，典型性，动态性，简明科学性，可比、可操作、可量化及综合性的原则。指标体系要既能反映档案技术装备使用过程和结果的各项指标要求，又能被档案馆（室）工作人员和评价评估人员所接受。应当从评价档案技术装备应用的社会、经济、管理、技术和安全效率五个方面入手，来构建档案技术装备的评价指标体系。因为：对于某一具体档案馆（室）来说，其自身受地域（自然环境与经济发展水平）、层级（省、市、县三级）、类别（综合、专业、行业）、规模（馆藏数量）、人员素质（专业及技术素养）等因素的影响，档案技术装备的使用情况千差万别，十分复杂。对其使用档案技术装备情况的评价涉及诸多方面和诸多环节，各个方面和环节又有涉及很多具体内容，这样，就需要从众多档案馆（室）的众多档案技术装备的使用情况中，提炼出关联性最强、影响较大的共性因素进行分析，从而实现对某一具体档案馆（室）档案技术装备使用情况的综合评价。

（一）社会效率指标

关于社会效率，学术界并没有统一的标准。可以简单地理解为：“社会效率是指能否促进社会经济的发展。”[2]档案馆（室）的社会职能是维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。而中央和地方各级各类档案馆及各个机关、企业事业单位、社会组织的档案室，是集中管理档案的专门机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案，为国家经济社会发展服务。档案馆（室）的各种档案技术装备是档案馆（室）履行其社会职能的物质基础，档案技术装备使用就是为档案馆（室）履行其社会职能提供物质保障。因此我们把档案技术装备使用活动和其产生的结果所起到的社会效率作为首要的评价指标。

（二）经济效率指标

经济效率指标做为一个经济指标，也没有一个统一的表述。有人认为：“经济效率指标是指运营收入获得率。”[3]也有人认为“经济效率指标是指科研人员在劳动过程中活劳动和物化劳动消耗的有效性并且在未来生产中应取得回报的规定。”[4]这些定义对于没有产品，也没有经营性活动的档案馆（室）来说，并不非常合适。但作为使用纳税人钱的文化事业性单位，在使用档案技术装备时必须讲究经济效率。档案馆（室）使用的档案技术装备能够在多大程度上产生保护档案齐全完好和提高档案馆（室）的利用服务能力，就可以视为产生了相应的经济效率。经济效率的具体指标可以从档案技术装备使用单位与使用者的满意度，档案技术装备的质量、使用档案技术装备形成应用保障能力需要的时间三个方面来进行评价。

（三）管理效率指标

档案馆（室）的档案技术装备使用首先是一项管理活动。管理活动就必须考虑管理效率，它要求档案技术装备使用部门运用较少的经费，获取最大的档案技术装备保障能力，创造整个档案技术装备使用活动的管理效率。档案技术装备的管理效率是指档案技术装备使用活动中所费和所得的对比关系，也即内在收益和内在成本的对比关系。评价档案技术装备使用管理效率的指标主要包括档案技术装备使用节约指标、档案技术装备使用费用和档案技术装备使用盈余总额等三个方面。

（四）技术效率指标

技术效率指标主要是指使用档案技术装备的先进程度。档案技术装备的先进程度是代表档案技术装备性能的重要指标，既考虑运用该技术的投入产出比。我们要从使用档案技术装备的性能、特点、创新性以及功能等方面来综合评价使用档案技术装备的先进程度。评价使用档案技术装备的先进程度还要从该档案技术装备在世界上同类档案技术装备中所处的一个相对位置来决定。

（五）安全效率指标

档案馆（室）的档案技术装备使用是属于档案馆（室）档案安全保障体系的主要组成部分，因此档案馆（室）的档案技术装备使用不仅体现在社会效率、经济效率和管理效率上，还必须体现在安全效率上。档案技术装备使用的安全效率属于定性的范畴，需要用定性的方法来分析。档案馆（室）使用的安全效率包括对良好安全意识、完善的政策制度、严谨的操作规范，周密的管理措施和详尽的记录等多方面的影响，安全效率的大小有助于通过影响的程度来反映。

档案馆（室）档案技术装备评价是一个新问题，也是复杂的问题，更是推进档案安全保障体系建设，落实国家档案局三个体系建设中亟待解决的现实问题。同时，档案技术装备评价涉及多门现代科学，有待于我们在今后的工作中进一步去研究和探讨。

参考文献：

[1]评价指标体系.MBA智库百科.http：///wiki/%E8%AF%84%E4%BB%B7%E6%8C%87%E6%A0%87%E4%BD%93%E7%B3%BB.

档案室安全管理篇（8）

公安数字档案室是公安档案管理部门依托公安信息网络、业务应用系统及档案管理平台，实现本单位现行电子文件归档和管理，实现不同载体库藏历史档案数字化转换、存储、保护和利用的新的管理方式。建立公安档案数据库，建立数字档案管理平台，建立档案信息系统运行保障环境，健全数字档案管理制度，形成信息化条件下公安档案科学管理和服务利用工作体系是公安数字档案室建设的主要目标。

二、公安数字档案室建设的重要意义

公安档案是公安机关在长期的工作实践中积累的宝贵财富，是公安工作不可或缺的重要信息资源。现代警务需要更多更快更好的信息支持和保障。如何充分发挥公安档案信息资源在主导决策、制导打击、指导防范、服务民生中的重要作用，依托以计算机和通信技术为核心的信息技术和网络技术，建立公安数字档案室，对档案进行数字化管理，使档案信息资源从档案库房中“走”出来，由“静”到“动”，由“点”到“面”，打破时空界限，提供便捷、快速的网上实时全息查档服务，是公安档案部门主动适应现代警务需求，实现档案工作价值的的必然选择。

信息技术、网络技术在公安工作中的广泛应用，既改变了传统的服务方式，为档案工作提供了新的发展机遇和空间，也使传统的实体档案管理面临着严峻挑战。网上办公、网上办案、网上办证的推行，大量业务系统的建成应用，由此产生的网络信息、电子文件，成为新的形态的档案信息资源。同时随着办理低保、社保、土地征用赔偿、换发二代证等工作的开展，户籍档案利用也到了一个高峰期。据不完全统计，2008年以来，全市公安派出所就查阅户籍档案24000余份，提供户籍档案依据14600余份，使党和政府的惠民政策得到了落实。建立数字档案室，在实现档案的数字化管理的同时，通过网络实现电子文件的收集、管理、利用，是档案室功能在信息时代的延伸，适应了信息社会的发展需要。

三、公安数字档案室建设中的存在问题

1997年起，我局开始应用计算机辅助档案管理。经过十多年的精心打造，已建立了全息安全型档案管理系统，建成了拥有近百万条目录数据和十多万份全文信息的数据库，从单一的、封闭的目录检索到综合的开放的全息利用，网络查档已成为便捷、快速地获得档案信息的重要途径。但从全局的整体情况看，档案数字化发展不平衡，还存在着许多不足。从层面上看，机关档案数字化建设较快。近年市局陆续对库藏的文书和专业（业务）档案进行数字化加工，共著录信息100余万条，扫描2500余卷、20余万页。后期的数据核对及数据挂接工作量仍很浩大。而基层派出所该项工作刚刚起步，且基层所档案库房小、保管条件差、库藏纸质档案损坏严重，缺少专（兼）职档案员。从内容上看，服务公安管理和实战的文书、专业档案建设较快，服务民生的档案则较慢，目前仅开展了户籍档案目录的著录，没能实现网上全文检索查阅;从数据来源看，信息著录、扫描加载多，对接共享数据少，档案信息数据基本上是通过实体档案的加工形成的;从数据质量看，数量增长快，质量不够高，存在着缺漏、差错、不匹配等许多问题。

造成以上问题的原因较多，主要有以下几条：一是认识上的原因，受传统的思维习惯和工作方式影响，对档案的数字化建设缺少足够的重视。二是系统建设的原因，档案系统的开发和业务系统的开发不同步，对接受到规范标准、数据格式不同等多种因素制约，不能顺畅地实现信息共享。三是保障的原因。由于警力、财力的紧张，缺人手缺设备，开展数字化加工的难度较大，档案部门在组织此项工作中底气不足。就拿派出所户籍档案数字化加工为例，目前从我们对几个所的试点看，要全部数字化加工，平均每所则需要投入2万元左右，全市共需600万元左右。四是工作不到位的原因，对信息的形成缺乏流程管理，信息用得多维护少，数据库的检查核对工作未能很好地开展。五是人才缺乏的原因，公安档案队伍的素质有待提高，缺乏既懂档案业务又懂信息技术的复合型档案管理人才。

四、加快公安数字档案室建设的对策

1. 提高认识，形成建设合力。建立公安数字档案室，对于提升公安档案科学管理水平和服务利用水平，建立与公安工作相适应的现代公安档案管理服务体系，更好地服务领导决策、服务实战、服务民生具有重要意义。公安数字档案室建设是一项系统工程，既有不同载体库藏历史档案的数字化转换，又有各类现行电子文件的归档和管理，涉及到公安工作的各个方面、各个部门，需要集全局之力才能完成。各单位、各部门要各负其责，密切配合，共同建设。

2. 突出重点，加快数据库建设。按照由近及远、利用优先的原则，从服务实战、服务民生出发，重点加快基层专业、户籍等历史档案的数字化加工。通过著录、扫描等形式，建立档案目录数据库和全文数据库，形成以数字档案为主体的资源结构，及时满足对档案信息资源的不同需求。对已建立的各类档案目录数据、全文信息及其挂接情况，全面组织质量检查，切实提高公安档案数据库的完整率和准确率，保证档案利用效率。

3. 完善平台，实现信息共享。网上办公、网上办案和各业务系统中产生的信息和电子文件是今后数字档案的主要来源之一。要改变各自为政的做法，将档案信息系统建设置于大平台建设之中，通过系统间的融合对接，逐步实现现行电子文件网上自动流转直接归档，提高采集归档效率和数据质量，达到信息的高度共享。

档案室安全管理篇（9）

针对传统纸质档案的劣势，电子档案明显具有诸多优势，具体包括：其一，电子档案不受存储空间的限制，受自然条件的影响也相对较小；其二，电子档案管理工作中可以发挥信息技术的优势，大量节约了人力物力；其三，电子档案备份简便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明显优势；其四，电子档案依托互联网的便捷，可以实现信息资源共享，具有方便快捷，提升管理效率等优势。

当前电子档案是档案业发展的主要趋势，虽然电子档案相比纸质档案有很多优势，但在档案原始性、真实性、以及法律凭证效益等方面，传统的纸质档案仍更占据优势。

2电子档案在管理中可能遇到的问题

2.1对电子档案管理的认识不足

虽然电子档案在近些年发展势头迅猛，但总体而言它还是属于一种新鲜事物，相关配套制度发展并没有完全成熟，加之一些单位对电子档案管理的重视程度不足，没有对档案室进行足够多的配套投入，导致档案室电子档案管理工作的发展一直较为缓慢，缺乏有实质性的管理突破。

2.2电子档案自身的管理问题

电子档案与传统的纸质档案存在非常明显的差异，这也给档案管理工作带来了很多新问题，例如，档案信息的安全性问题、电子档案的存储和保管问题、网络自身的安全性问题、电子档案与传统纸质档案的处理问题、电子档案的软硬件问题等等。其中很多是新出现的问题，与传统的档案管理存在差异，因此在问题解决方法上也不能一概而论。

2.3档案管理人员的管理水平问题

新时期的档案管理特点给档案管理人员提出了新的要求，然而结合实际情况来看，很多档案室的档案管理人员水平参差不齐，能否满足电子档案的管理要求存在很大疑问。一些档案管理人员对电子档案的认识不够，或不具备信息化管理的能力，没有及时更新自身的业务知识储备，导致电子档案的优势得不到有效发挥。

3加强档案室电子档案管理的措施建议

3.1加强制度建设，提高对档案管理工作的重视程度

档案在每个单位都占非常重要的地位，因此想加强档案室电子档案管理工作，首先，要提高对电子档案管理工作的认识，特别对领导干部的重视，通过加大投入形成由上至下的管理合力，提高档案管理工作的严肃性及部门的权威性；其次，要建立科学全面的电子档案管理制度，档案室的电子档案管理主要是对电子文件进行分类、编目并制作备份，便于使用查询，因此结合电子档案的管理特点，必须要完善电子档案的管理标准，明确档案管理部门的权利、义务、职责，对档案操作程序流程进行规范，建立一定的档案管理责任制度和监督制度，提高工作人员的责任意识，为实现动态化管理打好基础；最后，考虑到档案室的服务性质，还应该积极协调好档案室与领导、各业务部门及档案使用者等相关各方的关系，为提高档案室电子档案管理水平打好坚实的基础。

3.2档案室电子档案管理的技术措施

3.2.1电子档案硬件管理及保管

电子档案易受温度、磁场等多方因素影响，存贮内容具有不稳定性，同时文件本身易受电脑病毒攻击破坏，因此除了要在档案室设置专门的保管区域，还行配备安全性较高的电脑设备，因此需要结合档案室的实际情况，对档案管理软件进行科学的选择，既要保证稳定性，还要保证兼容性，例如，使用一次性写入光盘，具有较高的稳定性和只读性。保管时注意控制温度、湿度、做好防尘、防虫、防震等工作。

3.2.2做好数据备份恢复工作

数据备份恢复主要是针对电子档案特点，利用技术手段来保障档案信息安全的策略。在进行备份时，可以通过双备份制来同时实现封存与借阅。考虑到网络安全问题，需建立数据备份和恢复系统，保障档案室的各项关键信息在出现意外时可以对信息进行恢复。

3.2.3加强档案室网络安全管理

首先，要為档案室安装杀毒软件，建立防火墙，通过这些基本的安全措施保障档案室网络安全，避免电子档案受到攻击；其次，可以通过验证用户信息等手段对网站进行多层加密，对档案的访问或阅读设置权限，积极采用密匙管理，保证档案的真实性和原始性；最后，做好文件的安全监控工作，在推进纸质档案数字化的过程中，基于安全性考虑，采用双轨制归档法，发挥电子档案优势的同时不忽视纸质档案的作用。

3.3加强档案管理人才队伍的建设，提升档案管理人员的综合素质

档案室安全管理篇（10）

    一、加强组织领导、落实责任

    档案安全是档案工作的重中之重，我局十分重视档案安全工作，成立了由局主要负责人任组长、办公室主任为副组长、办公室和档案管理人员为成员的档案安全工作领导小组，具体负责本局的档案安全管理工作。

    二、开展档案安全管理的宣传教育工作

    多渠道、多形式经常性地开展档案安全的宣传教育工作，要求全局职工务必遵循“安全第一”、“预防胜于救灾”、“安全工作无小事”的宗旨，使档案安全深入人心。

    三、健全了档案安全保管利用制度，制定了安全工作措施

    我局安排了1名兼职人员负责档案管理工作，发现问题立即解决，对违反《档案法》的行为进行严肃批评教育，为了更好地加强档案安全管理工作，制定了档案安全管理及保密制度、档案管理人员岗位职责、档案查阅利用等制度。结合我局实际，制定了汛期档案安全应急预案，并进行督促检查，确保各项安全措施落到了实处。