高校档案管理流程研究

时间:2022-11-10 16:52:43

摘要:高校档案馆藏数量和布局随时变化,如何及时、准确掌握档案馆藏,以指导档案实践工作是值得档案工作者思考的问题。

高校档案管理流程研究

档案统计是档案工作的收尾环节,对于档案管理的完整性至关重要,同样它也是档案信息化的重要来源。潘轶认为,档案统计工作是以表册、数字等形式揭示档案和档案工作有关情况的档案业务工作,是了解和掌握档案工作情况及规模的基本手段和科学决策的重要依据,是档案业务建设的一项基础性工作[1]。因此,做好档案统计工作,有利于提高档案工作效率,提升档案工作水平。

一、问题的提出

清点库存并上报统计数据是档案部门每年必做的工作,有利于上级部门掌握基层档案管理情况和基础数据,也有利于档案部门总结当年工作并规划第二年工作。在笔者从事档案管理工作的十四年中,前三年都采用近三周的时间,通过入库逐册盘点、逐项记录,最后列表、填数、校对的方法进行统计工作,这样做不仅耗时间还容易出错。笔者思考,年终馆藏档案的变化是一年中档案接收、征集工作的最终结果,那么能不能找到一套方法将统计工作分散到日常的档案收集和整理工作中,既提高了准确率又能详细记录每次档案接收、征集的情况,以备后查。

二、对“三个表格”的阐释

根据笔者多年的工作经验,分析总结出涵盖档案管理流程的三个表格,分别是《档案归档流水登记表》《档案分类统计表》和《档案年度部门统计台账》。通过这三个表格,可以实现档案馆藏情况的及时跟踪。下面,本文将三个表格落实到档案管理流程中,阐述三个表格的应用。下述各个表格均以笔者2018年工作实际为例。

1.《档案归档流水登记表》

(见第100页表1)。(1)表格样式。表1《档案归档流水登记表》以教务处和校办(校长办公室)为例,其中,“凭证编号”是指移交档案时由档案馆(室)出具的号码,此号码表示该档案的移交顺序号;“移交部门”是指档案馆(室)下设的归档部门,“分类号及案卷号”指该档案入库时的馆藏分类号及案卷号,“题名”指移交档案的正题名;“永久”“30年”“10年”指档案保管期限,下设分类号和对应数量;“形成电子目录数”是指移交档案在档案管理系统中的目录录入情况,下设案卷级和文件级;“纸质照片”“电子照片”“实物档案”“电子文件”是当移交的档案属于前述类别时,将数量或大小填入表格中。以上各项数据,只有题名由归档部门高校档案馆藏数量和布局随时变化,如何及时、准确掌握档案馆藏,以指导档案实践工作是值得档案工作者思考的问题。本文以档案统计工作为出发点,结合高校档案工作特征,梳理高校档案管理流程,提出了基于《档案归档流水登记表》《档案分类统计表》《档案年度部门统计台账》的一套动态的高校档案管理流程,在一定程度上解决了档案馆藏难以掌握的难题,从而提高了档案工作效率。档案统计档案管理流程表格基于统计工作的高校档案管理流程研究冉虎崔杰提供,其他各项由档案馆(室)提供。通过表1获得的信息有:本年度接收不同保管期限(永久、30年、10年)的档案数量;不同档案载体形式的档案数量(纸质照片、实物档案、电子文件等);所生成的电子档案条数(案卷级、文件级)。此外,表1中“凭证编号”做超链接,与对应的各个归档部门的档案交接收据进行链接,这样可以一边查看交接收据对应的案卷名称和编号,一边统计各项数据,达到事半功倍的效果。

(2)形成过程。《档案归档流水登记表》涵盖收集、整理两个阶段。在收集阶段,归档部门向档案部门移交档案,按照规定要填写档案交接收据,作为基础凭证。而后,档案员根据移交档案的具体内容制作电子移交目录(包括归档部门、案卷题名、形成时间等),并打印纸质版附在交接收据后。在档案整理阶段,移交档案入库之前,应更新档案管理系统中相应的电子信息(案卷级、文件级目录等)。以笔者单位所使用的系统为例,首先核对档案条目录入信息,更改全宗号、实体分类号、案卷号等著录项,将已更改档案目录从归档部门工作表移入档案部门工作表,并记录该份凭证编号所形成的所有档案的案卷级和文件级目录数量。接着,更改移交目录中的案卷档号,备注发生变化的案卷,如对合并到其他案卷的文件或案卷进行说明。在完成上述流程后案卷才可入库归档。档案入库前,档案员即可填写《档案归档流水登记表》(表1)。上述分析得知,表1整合了档案收集、整理的信息,是对档案材料收集、整理、统计环节的融合与创新,是保证档案馆(室)藏数据实时、准确的基础。需要说明的是,在接收档案后,档案员会根据归档部门移交档案材料的具体内容、载体形式或归档要求对归档部门的案卷材料进行重新整理,档案材料可能会被合并、拆分,因此,表
1中档案交接收据标注的案卷移交

数并不总是最终入库案卷数量。

2.《档案分类统计表》

(见第100页表2)。表2是按照档案类别对库存档案数量所作的统计,也是档案部门必做的一项工作。表2较为简单,主要是给出档案类别以及下设分类号,对应保管期限以及相应年份即可。根据表2,可直观看出馆藏各类档案随时间的变化以及各类档案馆藏量的区别。根据一年来档案移交记录的情况,对照电子目录数量,可得出一年来馆藏变动情况。但为保证数据的准确,笔者还会入库盘点,双套计算方式配合,确保数据万无一失。3.《档案年度部门统计台账》(见第100页表3)。基于表1和表2,表3按照归档部门对案卷情况进行了统计:其中“档案所属年代”指档案形成年代;“组织结构”指归档部门;“上年案卷”指上一年度的馆藏统计数据,按照保管期限分类统计,数据来自表2;“案卷收入”指当年收入案卷的情况(包括收入日期、收入卷数,其中收入卷数按照保管期限分类统计),数据来自表1;“案卷移出”指当年移出案卷的情况(包括移出日期、移出卷数),根据档案的特征,要注释移出的原因;“现有卷数”指档案所属年代馆藏现有档案数量,同样按照保管期限分类统计。根据表3数据,简单计算即可得出该年度各部门、各类型案卷的数量(总数和分类数),即该年卷数=上年卷数+案卷收入数-案卷移出数。表3记录了年度收入和移交档案的数量,是对档案馆藏资源进行的分类细化统计,是档案催交的根据,有利于避免档案资源流失。

三、应用结果拓展

表1、表2和表3的数据贯穿了整个档案收集和整理的工作过程,是档案工作的基础,因此基于这三个表格有利于开拓更多档案业务。以笔者目前工作为例,年终档案评优的根据即为三个表格的整合,详见第100页表4。如表4所示,评优依据里的重要指标———“归档完整性”“案卷整理质量”“归档及时性”“档案管理软件使用情况”,均来自表1和表3。比如,从《档案归档流水登记表》获取部门归档内容、归档时间、是否使用档案软件、生成电子目录的案卷目录和文件目录条数等信息;从《档案年度部门统计台账》中获取各部门归档案卷数量、移出数量及历年归档情况等。这样,不仅省却了重新计算的功夫,也因数据来源可靠而使评优结果更有公信力。

四、结束语

当然,上述表1、表2、表3还有很多需要改进和拓展之处。第一,三个表格均是对收集和整理情况的简单记录,应思考是否可以将更多项目添加到三个表格中,以突出多项工作的关联;第二,表格的拓展应用还不够,只提出在评优上使用,这只是对数据简单、直接的利用,下一步还应考虑更深层次的使用;第三,目前三个表格是分开的,而表格是基于档案管理流程设计的,从宏观上讲,档案工作是一个整体,那么三个表格也能整合成一个表格,不仅是简单的数据汇总,而是透过这张汇总表,涵盖更多档案管理业务,有利于从数据的变化上分析档案业务的状态,从而提高档案工作效率。参考文献[1]潘轶.努力做好档案统计工作[J].兰台世界,2008(15):48-49.

作者:冉虎崔杰单位:天津外国语大学

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