档案管理的问题及措施汇总十篇

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中图分类号：G271；TU712.3 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）20-0175-02

一、当前大型建设项目档案管理存在的问题

大型项目由于赶工期，一般建设单位领导只是在建设、设计及施工监督上下功夫，对于档案管理方面不够重视，导致档案不能及时归档。主要体现以下几个方面：

（一）缺乏有效的档案管理机制，对工程项目档案工作重视不够

不少大型建设项目对档案管理不够重视，在验收时才加大马力搞突击应付，使档案的完整性、准确性、真实性得不到保障。此外，大型建设项目档案管理机制不完善，一是建设单位与总承包单位及各分包单位之间档案管理职责不清，造成资料管理混乱，档案资料重复或者残缺不全的现象，二是项目建设中档案管理人员变动频繁，档案管理人员缺少责任感，而档案资料交接制度不健全，造成档案管理不连续甚至存在档案无人管理的现象。有些建设单位不按正常的建设程序办事，前期报建手续办理不及时，一些按常规该办的手续普遍存在着迟办或边施工边办理现象，甚至到竣工时，前期的相关手续还不完备，从而导致了应该形成的文件材料不能及时形成和归档，由于大型建设项目时间紧受到上级领导高度重视，有的手续采取绿色通道，导致项目完工，手续还没办好，项目综合验收未能正常进行，影响工程档案资料的及时移交。

（二）档案意识薄弱

由于种种原因，一些工程技术人员档案法治意识不强，不重视文件材料的收集积累，有的甚至把档案据为已有，拒不移交，导致档案严重不全。有的建设单位虽然制定了建设项目档案管理制度，为了尽快发挥经济效益和社会效益，满足建设需要，对急用的档案资料随用随拿，档案管理人员缺乏责任感，对借出的资料未及时催交，造成档案资料损坏遗失现象较严重。同时为确保工程资料的完整，虽然建设单位在与参建单位签订合同时将档案管理责任纳入合同中，按照合同价款的一定的比例扣留工程款但参建单位档案管理意识薄弱，不重视工程建设项目档案材料的积累和收集，不能按约定移交工程资料，有的敷衍了事加之档案管理人员疏忽没有及时发现资料的缺项及漏洞给予签字使他们顺利地拿到了扣留的工程款；还有的承包商认为扣留的资料工程款太少，如果要拿到这笔款需要花费大量的人力、物力、财力干脆对这笔款项放弃，对工程资料不予移交，造成工程资料的缺失，给以后的新建、改建、扩建工程留下隐患。

（三）档案人员缺失，综合素质及业务水平不高

不少大型建设项目在建设期间，有些参建单位不配备专职档案人员，档案管理人员一般临时抽调又不固定，这些人没有经过专业培训，缺乏工程专业技术知识和档案专业知识，不能做到科学分类和整理立卷，使得最后移交的档案资料质量较低，有的工程建设项目档案进馆后，还要重新拆卷返工整理，浪费了人力、物力和财力，另一方面由于档案人员缺失，项目经理兼任档案资料管理，他们身兼数职，精力有限，主抓工程建设的质量、安全、进度而忽视工程档案管理造成建设项目收集、整理与工程建设进度相脱节，归档资料内容缺项、漏项、签章手续不完善，整理不规范，复印件居多，达不到档案管理的要求等等，这些现象不仅直接影响建设项目的归档质量而且导致大型建设项目档案缺乏真实性，对日后新建、改建、扩建等工程项目的缺少参考价值。

（四）档案管理经费投入不足，保管条件较差

受大型建设项目建设时间紧，参建单位多，管理复杂， 临时性等特点的影响，一些大型建设项目参建单位将办公用房与档案资料室合二为一，档案资料堆放在地上；有的部分建设单位认为工程竣工验收后，档案资料迟早要移交单位综合档案室或者移交专业档案管理机构保管，没有必要投入经费去配置档案资料保管设施；还有一些建设单位因工程资金紧张，不愿拿出足够的资金改善保管条件，用于档案资料的安全管理。

二、加强大型建设项目档案管理措施

大型建设项目是一项系统工程，对本行业、本地区、本单位的社会和经济发展具有深远的意义。做好档案管理不仅是档案工作者义不容辞的责任，也是全社会赋予的历史责任。

（一）完善档案管理机制，重视工程项目档案管理建设单位在工程建设过程中，根据项目的规模、特点和需要，明确分管领导，合理配置既懂业务又有责任心的档案管理人员，全程跟踪建设项目档案的形成和管理，实现大型建设项目档案的规范化管理。建设单位应把工程项目档案工作作为一个重要的基础工作来抓，提高全员对工程档案管理的认识，同时把工程项目档案管理工作列入工程管理的内容，与工程管理的其他内容同计划、同管理、同检查，同考核、同验收。做到工程档案资料管理与工程施工进度同步进行，保证建设项目完工，档案及时归档移交。

完善档案管理规章制度，将档案管理工作作为一个大型项目列入工程建设规划控制中，制定与工程建设实际相符的档案管理实施细则及相关考核措施，做到有据可依，有章可循，明确工程档案工作中各部门与参建单位的职责。根据国家、地方、行业及企业的有关要求，将建设项目档案管理纳入建设项目管理轨道，在对工程质量、进度、投资组织管理进行考核的同时，对档案资料管理加以考核，使建设单位、施工单位在工程建设管理中，增强档案意识，健全各项档案管理制度，把岗位责任制贯穿于从建设项目立项到竣工验收全过程。要明确各部门应收集、整理、立卷、归档的范围，立卷的要求、原则和方法等。对内强调部门立卷制，按谁经办、谁整理，谁立卷、谁把关，对项目公司内部要求部门员工建立个人文件包，将工作中形成的文件材料进行整理，由部门负责人对需存档的文件进行把关，并在移交清单上对所移交文件内容的准确性及完整性进行签字认可后方可移交档案室存档。

（二）加强法律法规宣传，树立及时归档意识

法律法规是规范人们行为的准则，国务院的《建设工程质量管理条例》对工程档案管理予以高度重视，明确提出建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集整理建设项目各环节的文件资料，建立健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案，违反本条例规定，责令改正，并处1万元以上10万元以下的罚款。

建设单位是有法可依的，也必须依法管理工程档案，制定相应的考核措施，让文字上的规定落到实处，做好收集整理、建档、移交三个环节的工作，保证工程档案的成套性和科学性。为此，建设单位要大力开展《档案法》宣传，提高和增强广大建设者特别是工程技术人员的档案意识和法律观念，让他们了解档案也是工程的一部分，理解档案管理工作的重要性，认识到做好档案工作是《档案法》赋予的义不容辞的法律责任，要重视文件材料的收集积累，并及时归档移交。在项目建设的整个过程中，要求所有参建方都应自觉树立及时归档的意识，不论对自身的归档资料还是对提供给他人的归档资料，都要在第一时间内完成建档，移交工作，以防遗忘、丢失、破损，影响工程归档工作的质量。同时要求档案管理人员对借用的资料，严格按档案管理部门借阅规定执行，对即将到期的资料及时催交，同时加大考核力度，使得借阅人员能及时归还，以保证档案资料的完整性。另一方面，将档案管理责任纳入合同中，并增加工程款的比例用于档案资料移交，使得监理、施工、设计等部门能及时将工程档案资料移交给建设部门，确保工程档案资料及时归档。

（三）加强档案人员的业务培训与指导，实施同步跟踪管理

档案管理人员综合素质和业务技能直接影响工程档案管理科学性。上级档案管理主管机构要主动与发改委、建委等职能部门加强联系。开工前，上级档案主管部门要了解工程地址、规模、工期和建设、施工、监理单位等情况，广泛宣传有关建设项目档案管理的法律、法规，组织培训相关人员，对档案管理提出具体要求，并认真执行国家大型建设项目档案管理登记制度，及时掌握建设项目档案管理动态情况并加以监管，施工过程中的指导是跟踪指导的重点，档案管理机构的专业人员，要加强与建设单位的联系，经常深入施工现场对工程技术、档案管理、工程监理人员在工程文件的形成、积累以及施工技术文件等的编制质量适时检查指导，定期召开档案管理工作会，指出文件资料形成过程中存在的问题，提出整改意见，确保建设项目档案规范完整与及时归档。竣工验收前上级档案管理机构的专业人员在对建设项目档案资料进行预验收时，认真检查建设项目档案是否完整、准确、系统，案卷质量是否符合规范要求，对于不符合规定要求的要限期整改。提高整理立卷的质量做法是通过工程项目技术交流、技术交底等形式，解决工程档案工作问题；形成工作会议纪要、档案工作总结、简报等文件，以得到有效的沟通和效果；采取档案工作专家现场演示、业务咨询等方式对档案业务工作进行指导；规范档案整理立卷工作，统一档案管理标准、操作方法。同时增加档案管理人员，配置老、中、青专职人员做到传帮带作用，使得档案管理工作一直有人管，以保证资料连续、准确、齐全。

（四）重视档案管理人才培养，建立激励考核机制

档案工作既是一项专业性较强的工作，又是一项需要综合知识积累的工作。因此，参建单位需建立激励考核机制，不断优化档案管理队伍素质。要在档案工作中推行目标化管理，健全激励机制，充分调动档案人员的工作积极性。科学制定岗位目标责任制，既考察工作热情和工作能力，也考核工作业绩。大力宣传档案战线上的先进人物和模范事迹。在实际工作中，通过适当的激励能够使档案管理工作人员更为充分地发挥其技术和才能，努力钻研业务。鼓励他们终身学习，对获得职业、执业资格证的加大奖励力度，转变档案管理工作人员的消极思想，保持积极向上的动力，从而保证高效的工作质量。激励的方式主要有通过外在的福利、晋升、嘉奖等认可奖励，通过工作人员内在的如责任感、光荣感、成就感的激励。通过外在的方法激励，可以显著提高效果，而内在的激励虽然需要经过较长的过程逐渐熏陶，但是持久性更强，并且对工作效率的提高也较为显著。

（五）添置档案基础设施，确保安全管理

档案基础设施建设是档案工作发展的物质条件，档案人员应主动汇报工程档案工作情况，及时就当前档案工作中出现的问题向领导说明配置设备设施的必要性，争取各级领导的支持。应设置符合要求的档案库房，配备档案保管必须的设备，提高工程建设档案工作环境条件，确保档案安全管理。三、总结

综上所述，重大建设项目档案反映工程项目的真实面貌，档案管理工作是工程项目管理的重要组成部分之一，是一项对历史负责，为现实服务、替未来着想的工作。在新的时代，紧密联系改革、技术、发展的新要求，档案人员应具有技术精、专业强等综合技能，同时要具备爱岗敬业、认真踏实的精神，做好档案管理工作，实现大型建设项目档案工作的自身价值，为发展企业提供依据。

篇（2）

中图分类号：G27文献标识码:A

工程档案是建设工程的有机组成部分，是建设工程内在质量和工程验收的重要依据，也是建设工程质量的重要构成部分，对工程建设具有很强的现实指导作用。近年来，工程档案的管理日益受到重视，各级建设行政主管部门加大了宣传、管理力度。但由于建设单位不够重视，以及档案的制作的不规范，工程建设档案管理依然存在着诸多问题。如何加强其管理，是建设单位值得深究的问题。

1．工程建设档案工作的现状

1.1各级建设行政主管部门加大了宣传、管理力度, 逐步进入依法管理、规范发展的轨道。

为了进一步规范工程建设档案的管理, 确保工程建设档案的完整、安全和科学管理, 更好地为城市规划、建设和管理服务, 近年来, 广东省各级建设主管部门按照有关建设、档案方面的法律、法规和规章, 切实履行监督指导职能, 不断加大对工程建设档案工作的监管力度, 使全省工程建设档案工作发生了深刻变化, 出现明显进步, 逐步进入依法规范管理的发展轨道。

1.2工程建设档案工作普遍得到建设单位、施工单位、监理单位等参与工程建设的各类单位的高度重视, 参建单位领导和档案人员的档案意识普遍增强。

通过档案法律法规的宣传, 各建设项目在加强工程管理的同时, 加强了工程档案的管理, 各参建单位普遍认识到工程档案是工程质量的重要环节, 自觉按照国家有关建设项目档案管理的规定和要求将档案工作列入议事日程, 不断建立和完善档案工作的领导责任制和岗位责任制, 切实解决工程建设档案工作中出现的问题, 建立起适应新的基本建设管理体制, 运行要求的档案工作机构和档案管理网络体系, 工程建设材料的形成、积累、整理、归档初步做到与工程进度同步进行。

1.3工程建设档案管理的基础业务工作普遍加强, 为工程建设和质量管理发挥了良好的服务作用。

建设单位从项目筹划开始, 就注意贯彻有关工程档案管理的标准、规范和城建档案管理部门的具体要求, 不断深化业务基础工作, 加强工程文件材料的收集归档力度, 做到档案材料的收集、整理工作与工程建设同步进行, 保证了工程建设与管理对档案的利用需要。

2．工程建设档案工作存在的主要问题

2.1工程建设档案材料的完整性、准确性和真实性不强, 为日后档案的利用埋下先天的隐患。工程建设档案的使用价值很大程度上体现在档案材料的完整性、准确性和真实性三个方面, 而在这三个方面, 参建各方主体不同程度地存在收集、归档不及时, 相关人员签章不完备, 档案材料出现缺损、错误找不到人负责的现象时有发生, 甚至有的工程直到即将竣工验收前, 才组织有关人员突击补制档案。

2.2单位重视工程建设档案管理的程度不强。许多参建单位对工程档案工作缺乏应有的重视, 特别是在施工阶段, 施工企业重施工质量、进度, 轻档案管理的现象普遍存在。

2.3档案制成材料五花八门, 不符合工程档案管理的有关标准和规范要求。

3．做好工程建设档案工作的措施

3.1增强档案意识, 严格履行职责

（1）建设行政主管部门在建设单位办理工程规划许可或者工程施工许可时, 与建设单位签订工程建设档案责任书, 明确建设单位以及施工、监理等参建各单位在工程建设档案管理方面的责任和义务, 并监督执行。

（2）建设单位在工程开工前, 应将本单位各部门和参建单位有关工程档案的形成、积累、整理、归档等工作标准和要求, 以正式文件的形式印发, 以便于各单位( 部门) 档案人员收集相关资料,使应当归档的各类文件材料"颗粒归仓" 。

（3）在工程建设过程中, 对档案的收集、整理、保管、移交、归档等环节, 应有明确的工作程序和工作规范。这个程序应由建设单位按照当地城建档案管理部门的具体要求, 由施工单位和监理单位商榷后共同制订, 使制订出的工程建设档案工作计划和工作规程既符合工程进度的要求, 又符合档案管理的要求。

（4）在主体工程结束后, 各单位( 部门) 应将全部工程文件、图纸及相关资料收集齐全完整, 经系统整理后, 及时向建设单位档案部门归档。各单位( 部门) 档案人员应有高度的责任感和档案意识, 主动与建设单位档案人员和城建档案管理部门联系, 努力提高工程档案管理水平, 确保归档后的工程档案齐全、完整、准确、系统。

3.2 要强化工程建设档案的全过程管理

（1）在工程档案的管理中, 也要树立质量管理意识, 充分运用合同条款, 按照档案管理的有关规定, 实行全过程管理, 提高工程建设档案的编制质量。建设单位的领导要关心、重视和支持档案工作, 在与施工单位、设计单位、监理单位分别签订工程建设合同的同时, 应将档案材料的收集、整理、移交等工作的要求列入合同条款, 工程竣工后, 依据合同进行工程竣工档案的验收。

（2）要将档案工作与经济效益挂钩, 以确保工程竣工档案的形成质量, 这样就能使工程技术人员重视档案的形成、积累和移交工作, 并落实责任, 提高他们认真编制档案的积极性和责任心。

（3）项目设计单位要按照建设单位的合同、协议规定, 编制与工程建设实际情况相符的竣工图和竣工文件, 建设单位应当按照国家有关规定给予一定报酬。

3.3 强化档案收集意识, 正确运用行政监督手段

城建档案管理部门要正确运用行政监督手段, 加强工程建设档案的行政管理和监督。城建档案管理部门要经常深入工程建设现场, 对城建档案法律、法规和本地城建档案管理部门具体要求的执行情况进行监督, 对建设单位、施工单位和监理单位的档案工作进行业务督促和检查。通过经常性的监督检查, 促进工程建设档案各项管理工作的落实。

4．结语

对工程建设档案工作, 要加强宏观监控, 不断完善管理法规体系, 要积极配合, 加强协作, 努力形成各有关职能部门齐抓共管的良好环境; 要积极探索适应市场经济体制的档案管理模式, 工程建设档案就一定能达到完整、准确、系统的要求, 工程建设档案也一定能为城市建设发挥更好的社会效益和经济效益。

篇（3）

（一）工程建设档案管理现状。目前，工程建设档案管理已经由完善的法律法规作为开展工作的指导，能够使档案管理做到有章可循。在法律法规的约束下，建设单位基本能够履行自身职责，能够在相关部门的监督指导下开展规范的档案管理工作。近年来，随着档案法律法规宣传力度的不断加大，建设单位、施工单位和监理单位等参与工程建设单位都能依法开展工程建设档案管理工作。现阶段，各单位已经完成了档案管理体制、机构和网络体系的建设，能够使工程建设档案的管理与工程建设保持同步。从总体上来看，有关工程建设档案管理的规范和标准大多已经能够在档案管理工作中得到落实。

（二）工程建设档案管理问题。尽管工程建设档案工作已经取得了规范化发展，但是目前仍然有一些单位不重视工程建设档案的管理工作，在工程建设的过程中将绝大多数精力放在施工管理上，忽视了档案管理工作。在这种情况下，目前工程参建单位用于进行档案制作的材料不相同，违背了档案管理的标准和规范。其次，由于缺乏对档案管理工作的足够重视，一些参建单位建设的档案材料缺乏真实性和完整性，以至于档案的使用价值大打折扣，为后续档案的利用留下了较大隐患。最后，在档案收集和归档方面，存在签章不完备、材料缺损和突击补制档案等问题，以至于档案归档时常出现不及时的情况。

二、工程建设档案管理问题的解决措施

（一）落实参建单位档案管理?任。针对工程建设档案管理存在的问题，要通过落实各项档案管理制度来解决问题。为达成这一目标，应落实工程参建单位的档案管理责任。具体来讲，就是在参建单位进行工程规划许可办理的过程中，行政主管部门应与其签订工程建设档案管理责任书，从而使各单位明确自身在档案管理中的责任，并且严格履行职责。在实际施工之前，主管部门还应检查参建单位是否按照标准和要求开展相应的档案管理工作，并且要求参建单位将档案管理标准和要求下发到各部门，进而使档案管理工作切实得到落实。再者，在工程建设的过程中，城建档案管理部门还应加强参建单位的监督管理，确保其能够按照工程进度要求完成档案管理计划的制定，并严格按照计划落实档案管理工作。最后，在工程结束后，相关单位要及时完成档案资料收集、归档情况的调查，并确认参建单位提供的档案是否准确和完整。针对未达标准要求的单位，则要给予一定的惩处，进而使参建单位的档案管理意识得到提高。

（二）实现档案建设的全过程管理。为使档案内容的准确性和真实性得到提高，还要加强对档案建设全过程的管理。首先，应结合合同条款进行档案管理计划的制定，以便对工程建设档案进行全过程管理，进而使档案的编写质量得到提高。为达成这一目标，建设单位在与设计、施工和监理等单位签订合同时，还应进行档案工作条款的制定，然后在工程结束后按照条款内容进行档案的验收。其次，为使档案质量得到保证，还应将档案建立与经济效益挂钩，以确保负责人员能够认真进行档案的收集、整理和移交。再者，为使档案管理工作得以有序开展，并且能够与工程建设保持同步，建设单位应联合设计单位完成档案管理协议的编制，并结合工程实际建设情况完成管理流程图的绘制。最后，在工程建设的过程中，建设单位还应加强对档案建立情况的经常性监督和检查，以确保档案各项管理工作能够得到落实。

篇（4）

一、现代人事档案管理存在的问题

（一）档案管理工作得不到重视。在市场经济条件下，无论是企业还是机关事业单位，在经营管理过程中，均出现于重生产研究，轻档案管理的现象。而在人才选拔方面，企业或机关事业单位也更多地注重人才的实际能力，而非档案记载。因此，很多人才在应聘工作，或考评职称或办理社会保险等事项时，由于对应单位并不需要对其档案进行审核，进而使得档案主人并不重视自身的档案管理与建设。同时，用人单位在对人才进行层层考评后，在对其能力及个人素养等方面较为认可的情况下，也比较忽视其档案的记载，加之很多企业并不承担管理员工档案的工作，因此，也较为忽视对员工档案的审核。而在机关事业单位，关于员工或干部的调任时，档案会跟随相应人员进行迁徙，这种情况也极易让档案失真或遗失，久而久之，档案管理人员也会档案管理工作较为忽视。

（二）档案管理缺乏规范化。当前仍存在部分企事业单位的档案管理主要以纸质化档案为主，而纸质化档案的弊端则在于信息容易失真和遗失，部分人在填写个人档案时，存在字迹潦草难以辨认，信息填写不全，内容描述不准确的现象，加之很多人的纸质化档案在存档时存在证书遗失，证书失效等情况，进而使得人事档案有效性较低。而档案管理人员对信息填写不全，证书补遗不到位的人事档案缺乏监管，没有及时督促档案本人将资料补齐，而对于部分人深造后所获得的新学历、新证书，档案管理人员也不能及时收齐并存档，进而使得人事档案管理缺乏规范化。

（三）人事档案管理人员缺乏专业性。人事档案包括普通员工人事档案和干部及骨干员工人事档案。人事档案是单位选人、用人的重要凭据，人事档案的失真和遗失会让单位在选人、用人方面存在一定的风险。人事档案管理工作看似轻松缺乏技术含量，但要对人事档案进行标准化管理，让档案替人说真话，则需要档案管理人员具备专业化知识，对重要档案进行去伪存真，去档案信息所在地进行实地调查，辨别信息真伪，让档案起到有效的参照作用。而当前大部分单位的人事档案管理人员主要具备档案的整理与保存的能力，缺乏去伪存真的鉴别能力，缺乏一定的专业性。

二、完善现代人事档案管理的措施

（一）加快人事档案数字化建设。纸质化档案存在诸多弊端，尤其是在单位人才存在调动的情况下，纸质化档案极易出现失真或遗失的现象。加快人事档案数字化建设，对人事档案的重要信息进行标准化处理，采用信息系统和数据库，将人事档案信息输入进计算机设备中，并用U盘或光盘等存储将档案信息备份与纸质化档案一同保管，在单位人员进行调动或对档案进行调阅时，根据单位制度，采用数字化档案传递，则能较好地解决档案遗失或失真的现象。对于部分人员档案信息不全，新增加档案信息不及时上报等情况，档案管理人员可以完善档案管理制度，并将档案管理与员工个人的升迁、加薪等关键性事件挂钩，督促档案主人自觉地完善自身档案信息。

（二）组织一支专业化档案管理队伍。对所有的人事档案进行去伪存真较不现实，因此，单位可以组织一支受过专业化培训的档案管理队伍，对重要性系数较高的干部人事档案进行实地调查，去伪存真，保障档案的可靠性和有效性。专业化队伍的选择可以从外部选聘受过专业化训练的高素质人才，也可以通过对内部能力较强的员工进行专业化集训，进而提高他们档案管理水平。

（三）将档案信息与个人发展相联系。企业单位的档案信息得不到重视主要与市场经济相关，且部分企业单位在不保管员工档案的情况下，并不需要审核员工档案。但事业单位、国家公职机关及国企等单位，档案信息则是干部选聘的重要依据，档案信息要得到个人、单位及档案管理人员三方的重视，最主要的措施则是将档案信息与个人发展直接挂钩，对所有干部的聘用、调任等，都必须先审后用，凡用必审，在这种情况下，档案管理三方都会因涉及自身利益而必须重视档案管理工作。

三、结束语

档案管理工作看似轻松简单，但要将其管理好，发挥档案鉴别人才的重要作用，则必须要档案管理人员具备专业化知识，对每一份档案都认真管理，因为每一份档案后期都有可能成为单位干部任用的凭据，成为单位健康管理的重要参考信息，是单位杜绝“带病提拔”“带病任用”的重要法宝。

【参考文献】

[1]张小艺.现代人事档案管理存在的问题与对策[J].档案管理.2016(06):238-239.

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中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）17-0177-01

一、人事档案管理的任务及重要性

人事档案是用人单位在招聘时对个人了解历史的重要凭证。人事档案最重要的任务就是保证其档案内容真实、完整。其次就是档案在接收过程中容易受到的自然损坏等现象，因此，在接收过程中要外谨慎负责。人事档案对个人未来生活、工作有着重大影响作用，安全性要做到万无一失。这些保证工作需要有一套系统完整的人事档案管理工作制度，不同档案管理人员有不同的分工合作，减少出错的概率，完善人事档案的整理、利用及保管工作，切实做到个人档案的完整及安全。

随着社会的发展，单位中的竞争压力也越来越大，档案包含了很多重要信息，是事业单位的重要资料之一。如果单位内的人事档案保管不当，则可能会影响事业单位的健康发展。因此，对人事档案进行严密保管在单位在社会中的发展起着至关重要的作用。档案记录了所在单位内所有员工所从事的活动及活动本身，这些信息便于了解员工的工作态度及工作能力，为选拔更好的员工提供了一个很重要的依据。此外，人事档案是优化单位管理的重要途径，现代的社会已经发展为一个信息型的社会，档案管理就是收集信息和利用信息的一个载体。单位的人才选拔、人才培养、人才的资源配置都需要人事档案信息的支撑。

二、当前人事档案管理工作中存在的问题

（一）人事档案缺乏。当前很多人对人事档案的概念都不是很理解，认为人事档案没有什么作用，有的闲置在家，有的大学生甚至都把自己的档案放在学校里，还有的人早就丢掉了自己的档案，然后在就业时填写的资料就乱七八糟，甚至在不同的简历中填写的个人资料都不相同，这是人事档案管理工作面临的难题之一。

（二）人事档案管理意识不强。由于一些工作人员对人事档案管理不够重视，认为人事档案管理与单位的发展并不挂钩，所以在人事档案管理工作这一块并不重视，首先没有建立鉴权的人事档案管理的体制，二则在人事档案管理工作上投入的资金不到位，员工人数也不够，在从事人事档案管理工作的员工选择上并没有按照标准，对档案管理人员的选择也不认真，很多员工对人事档案管理工作了解的并不是很透彻，在人事档案管理的工作上犯了错误，对人事档案管理的工作也不认真，甚至不能保证员工人事档案的完整性和安全性，因此失误而导致人事档案资料丢失。

（三）人事档案管理工作不到位。人事档案的管理并不是简单的对工作人员档案的收发、看管、查找等工作，但是部分单位的人事档案管理大多都还只是简单的对档案进行保存、分发，并没有对档案进行整理检索。档案材料内容单一，不能很准确的反映个人的能力，对员工的考核不能全面掌握。

（四）人事档案的管理与现在日益发展的社会不适应。随着社会的日益发展，当前的人事档案管理需要管理人员有较高的文化素质水平，掌握当代人事档案管理的新技术。但是由于对档案管理缺乏统一性，导致档案管理也略显随意。这样做不仅会使员工的切身利益受损，也可能会影响单位的长远发展。

（五）缺乏足够的档案收集力度。因许多单位在档案及时归档方面的意识较为薄弱，造成有的档案长时间在单位及个人手中滞留，未得到迅速归档，或者未及时督促相关科室尽快移交档案，导致员工档案发生缺失。

三、如何做好人事档案管理工作措施

（一）加强宣传，提高全员对人事档案的重视度。针对目前广大群众和部分单位领导对人事档案管理的不重视的现状，希望社会各单位能够定期的对群众进行人事档案知识的培训，让群众认识到人事档案对他们以后的工作生活的影响和作用，尤其是在校大学生，学校一定要加强对学生的人事档案管理的意识。使单位的领导能够对人事档案的管理事情重视起来，加大对人事档案管理工作的人力投入和财力投入。

（二）鉴权人事档案管理制度，提高人事档案管理质量。要想整体的提高单位人事档案管理的质量，首先就要按照国家的规定制定鉴权的人事档案管理制度。对单位人事档案工作的人员进行详细工作的分配，明确工作内容。并谨慎高效地对人事档案进行管理。

（三）提高人事档案管理人员的能力。现在的人事档案管理工作并不同于以前的模式，需要人事档案管理人员具有较高的政治文化素养，并能掌握进行人事档案管理工作的人员。提高人事档案管理人员的能力一方面要求在一开始选择人事档案管理人员时就要选择有能力，且耐心细致的人；另一方面要对人事档案管理人员进行定期的培训，提高人事档案管理人员的工作能力。

（四）鉴权人事档案内信息的内容，提高人事档案的利用率。以往的人事档案上都是一些个人的基本资料，而且员工的很多档案资料不能及时得到更新，导致很多有效信息的流失，简单的档案资料并不能为个人在工作时为自己争取到多大的利益，导致不能在档案中找到有用的信息选择合适的人才。这就需要单位能够及时的更员工的档案资料，并对资料进行汇编整理，完善员工档案信息的完整性，以便提高人事档案的利用率。

（五）推动人事档案管理工作实现信息化。运用信息化技术手段开展人事档案管理工作是新时期的一个必然要求，能够起到事半功倍的效果。通过扫描仪、照相机、录像机、计算机等相关技术手段，将图片、文字等纸质资料转变为电子数据信息，实现人事档案的信息化和无纸化办公，构建起系统全面的人事档案管理信息系统，通过专业管理软件开展人事档案相关工作，例如编制目录、检索与档案资料传阅、档案催缴以及查询等，从而使人事档案信息的正确性与实效性得以提高。

四、结束语

人事档案工作在我国可谓历史悠久、源远流长。随着我国各项人事制度改革的推进，人事档案管理的变革势在必行。如何面对新的社会环境、制度环境、技术环境，以人事制度改革为契机，以信息技术为依托，以人事档案科学化管理为基础，以人事档案社会化服务为目标，将人事档案管理研究及实践工作推向更高水平，这是每一位有责任心的人事档案管理工作者需要认真思考的问题。

篇（6）

随着社会的不断发展进步，人们对会计档案也愈加关注，对会计档案管理的要求也更高。在会计业务中，档案管理是非常重要的组成部分，人们已经切实认识到其重要性，并且在会计档案管理方面也取得了很大的进步，但是和发达国家相比，我们存在的问题还比较多，差距较为明显。这就需要在会计档案管理过程中，不断的完善管理体系，提高工作人员的专业素养，切实提高档案管理水平。

一、当前会计档案管理过程中存在的主要问题

1、会计档案管理相关制度欠缺

随着社会的发展，我国会计档案制度建设也取得了很大的进步，但是，不同单位之间会计档案管理水平各不相同。有些单位的会计档案管理制度比较健全和完善。也有很多单位的会计档案管理制度还存在一定的欠缺，这也给会计档案管理工作的制度化、科学化以及规范化造成了很大的影响。[1]比如有些单位的会计档案归档、保管制度并不完善，对于会计档案的归档范围、时间、整理标准以及移交等问题，没有作出合理的规定。等到需要进行档案查阅时，很难较为快速的找到，这也导致会计档案管理效率低下，给会计档案管理造成了一定困扰。

2、领导缺乏会计档案意识，对会计档案管理工作重视不够

长期以来，一些单位领导缺乏对会计档案重要性的认识，主观的认为，会计工作就是核算货币资金，平衡资金收支等，忽略了会计档案这个重要环节。领导本身会计档案意识较弱，直接导致了单位的会计档案管理和会计工作存在严重脱节。

3、会计档案信息化程度较低

现代社会是一个科技社会，网络化和信息化水平非常高，若是单位无法做到与时俱进，那么很容易被淘汰。在以往会计档案管理时，往往采取人工管理的办法，不但浪费人力资源并且效率低下，这也直接导致了会计档案管理水平较低。随着科技的发展，信息化程度不断加深，信息技术发展也给单位会计档案管理造成了一定的影响，但是就目前而言，我国会计档案管理的信息化程度还较差，无法满足会计档案管理需要。[2]

4、会计人员综合素质较差

单位想要提高自身竞争力，除了需要雄厚的资金，还需要做好人才储备工作，在事业单位中，人才是其发展的核心。所以，单位必须认识到人才的重要性，会计档案管理水平也和人才综合素质有着直接关系。现在很多单位的会计人员综合素质较差，给会计档案管理工作造成了严重影响。会计档案管理人员素质较差，主要体现在几方面：一方面是安全管理意识较差、专业技能严重欠缺;另一方面是保密意识较差，经常出现泄露档案信息的问题。

5、会计档案基础工作不够规范

由于受到历史因素影响，我国会计档案管理人员素质较差，很多管理人员不具备档案工作的基本技能，并且其文化水平较低，很少有机会接受培训，这种情况下的会计档案管理往往只是材料的堆积，这种堆积是无序的。此外，会计档案人员知识水平低下，也直接导致了会计档案基本业务能力较差。在会计档案立卷时，没有完整的填写档案封面内容、装订时不够整齐、有些分类和排序不够规范，经常存在目录不够详细，甚至没有目录的情况。[3]在会计档案保管时，没有建立专门的档案室，往往由出纳人员保管，这也违反了行业的法规。这些问题的存在，很容易导致单位档案管理比较混乱。

二、加强会计档案管理的有效措施

1、完善会计档案管理制度

首先应该建章立制。单位在进行会计档案管理时，必须根据相关的法律法规做到层层落实，保证会计档案管理工作的科学性、合理性。与此同时，单位还应该根据自身特点和行业发展规律，制定一套和本单位相契合的会计档案管理体系，在日常会计档案管理过程中必须及时发现存在的问题，并采取措施解决问题。此外，还应该重视经验的总结，不断的对企业会计档案管理体系进行完善。[4]

2、提高对会计档案的重视程度

单位想要做好会计档案管理工作，就必须认识到档案管理的重要性。单位领导应该加强相关知识的学习，转变观念，不断的加大会计档案管理方面的投入，确保其能够尽快跟上会计工作的步伐。

3、建立信息管理平台，实现会计档案管理信息化

现时，信息的重要性不言而喻，想要获得更好的发展机会必须做到与时俱进。单位应该建立信息化会计档案管理平台，利用互联网和局域网加强和外界以及部门间的沟通，不断的提高会计档案管理的效率。这就要求，企业必须加大会计档案管理信息化建设的投入，改善档案管理的软件以及硬件环境，给会计档案信息化的实现提供良好的平台。

4、做好培训工作，切实提高会计档案管理人员的综合素质

各单位应该给会计档案管理工作人员提供更多的培训机会，强化在职继续教育，让在职工作人员的培训常规化和制度化。单位应该定期对会计档案管理人员进行专业培训，将专家授课、学习观摩以及专业技能培训等手段运用进来，不断提高会计档案管理人员的专业技能和安全意识。此外，还必须重视加强领导工作，对会计档案管理人员进行工作检查和监督，并通过规章制度的制定来对档案工作人员的行为进行规范。[5]

5、推进会计档案基础工作规范化

会计档案管理工作能否根据相关的规范要求进行，提高管理的有效性，和档案管理人员的素质、设备以及各种耗材有着直接关系，在解决上述问题后，想要实现会计档案的规范管理，需要从下面几项入手。首先，单位应该组织相关人员学习观摩档案规范达标的相关企业，借鉴相关企业的经验和模式，从而做好本单位的会计档案规范化管理;其次，应该组织档案管理人员学习相关部门制定的标准，并对照排除，找出自身存在的问题，并在实践的过程中改进不足;最后，还应该聘请相关专家来单位指导，找到会计档案管理工作中可能存在的问题，并提出一定的建议，而会计管理人员则应该根据专家提出的问题来完善自己的档案管理工作。此外，还应该设置专门的档案室，并进行防火警报器、除湿加湿器、防盗系统报警器的配备，从而保证档案资料的安全性。

三、结语

档案管理工作是会计工作的重要组成部分，现在很多单位都已经真正认识到了会计档案管理的重要性，也加大了对会计档案管理工作的投入，制定了相关的制度，提高了工作人员的素质。但是，当前的会计档案管理还存在一定的不足，这就需要工作人员在实践的过程中，不断的发现问题，解决问题，不断提高会计档案管理水平。

【参考文献】

[1] 张爱凤.浅谈深化会计档案管理存在的问题及对策[J].中国管理信息化，2013（06）12-13.

[2] 俞峰.浅谈电算化会计档案管理中的问题和对策措施[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2010（10）78.

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中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1007-9599 （2012） 20-0000-02

图档资料是电力系统保存设计信息的重要手段，也是管理和检修设备的重要依据。随着信息技术的快速发展和大规模应用，人们生活的各个方面发生了巨大的变化，电力设计院在正常运转过程中，产生的CAD或公文性电子文件越来越多，资料所在空间越来越大，为了缩小档案保存空间，快捷传递交流信息和实现信息共享，必须提出切实可行的、符合新环境的解决方案。

1 现代的档案管理工作的转变

1.1 档案存储载体的转变

随着信息化程度不断提高，电子文档以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件，电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现，通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力，同时节约了成本，提升了便捷性。

1.2 企业档案的分类变化

新环境下，传统分类方案将被打破，取而代之以电子档案管理，在电子档案管理过程中，一份完整的档案信息可以分散在几个管理系统中，信息系统依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目，尽管各企业档案信息的分类不尽相同，但可以肯定的是电子档案管理过程中档案分类更能贴近管理的需要，分类也将更详细、更科学、更规范。

1.3 档案保存方式上也有所改变

在信息系统中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。这就是说档案人员如果不进入到信息集成系统中去，则很难接触到档案。

大量的电子图纸不可能最后归档，管理者必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。参照国家相关政策制定出电力设计院的《电子文件管理办法》，要求电力图档系统使用者在其系统的设计和运行过程中加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等电子档案管理内容。使用者可以在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台，也要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性。

2 电子档案目前面临的问题

2.1 档案的真实性有待确认

电子文件与纸质文件不同，其特性决定文件很容易被第三方修改，且很难追踪修改信息。计算机创建文件并不像传统文件的一样签字、笔迹容易辨认，创建者可以随意更改电子文件创建者的相关信息。

2.2 档案安全性问题突出

由于互联网、3G网络的普及，电子文件很容易分发出去。此外，一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。这对于在一段时间需保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题，带来了极大的威胁。

2.3 档案保存时间性问题

随着OA的不断深人，很多设计院将会实现无纸办公，日常业务中所有的情况、决策、信息存储在网络中，使用者只要操作一下键盘就可以得到所需的信息。这种方法确实为档案的归档存储简化了程序，也方便了利用，但是一旦网络突然瘫痪或被毁，如出现“黑客”问题，遇到病毒问题或其它方面的故障，电子文件可能会在一瞬间同时消失，造成难以弥补的损失。

2.4 档案内容的一致性问题

软件的兼容性和拓展性会造成电子图档的统一性问题，计算机软件研制大大落后于硬件的发展，远不适应各方面存储的需要。档案系统各地区之间、单位之间不使用统一的软件，势必会影响到互相之间的利用以及全国的联网。

3 建议采取的对策

3.1 加强对电子档案人才的培养

合格的电子档案管理人才不仅应该精通业务，同时对计算机操作和电子档案的特性要熟悉。目前计算机技术飞速发展，OA、CRM、HR等大型管理软件日益普及，电子档案的管理必须经过专业培训才行，企事业单位应送出员工到先进的IT企业和信息管理咨询企业进行进修和学习，使得操作人员在熟悉业务的同时，精通计算机操作和信息管理。

3.2 完善电子档案相关的安全法规

在信息系统中，所有的安全策略实施过程中最主要的因素是人，因此完善员工对电子档案操作的规范，强调安全的责任意识显得尤为重要。电子档案在形成和归档的过程中有众多环节，每个环节的工作人员都有不同的职责，对电子档案的都有一定的操作权限，即使有比较先进的信息安全技术，但在人为操作层面仍有漏洞，因此，只有通过完善制度最大限度降低人为造成的安全漏洞，才是提升电子档案系统安全性的根本途径。

3.3 建立健全电子档案的工作标准

电子档案在业务系统中的流转是一个标准的过程，要有和业务系统向配套的电子档案工作标准，严格控制档案从创建、保存、上传、审批各个环节的操作步骤，从源头上降低任务误操作造成的风险，形成一套科学、规范、严格的电子档案管理规范。

3.4 构建一套统一标准的档案管理系统

电网系统的档案安全涉及到国计民生，必须集中一切优势资源来研发电网档案管理系统，建议由国家电网策划、组织和实施电网档案管理系统的研发工作，利用国家电网的优势人力、物力和管理资源研发一套高可靠、高效率、高兼容性、具有严格标准的档案管理系统。

4 典型案例分析：通用图档管理系统

该类系统一般采用最新的WEB技术，实现图档全程无纸化流转，系统中采用的先进的工作流机制，对图档创建、共享、审核等各个环节进行严格的权限控制，保障的图档的一致性，提升了图档修改、查询效率，在大大提升工作效率的同时，保证了图档安全，同时系统中还内化一些科学管理理念，确保电网系统的安全、稳定运转。

系统特征：采用微软.NET等开发平台，构建系统表现层；采用B/S架构模式，客户端浏览方便安全，数据完整可追溯；所有类型用户的权限统一集中管理。

系统功能：系统具有对设计图档（Auto CAD）、一般图档（扫描图片、文字资料等）集中管理、综合查询、浏览、在线打印、批量下载等常用功能，数据库系统采用SQL Server或Oracle系统。可提供签入、签出、自动归档功能，流程清晰简捷，便于修改和删除。

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1 电力建设工程档案的特点

电力建设工程档案的特点主要有：（1）真实性。工程档案是该项工程实体建设过程中的真实写照。因为工程档案材料的形成是与该工程建设同步形成的，是该工程报批、施工、竣工过程的原始记录，与工程实体完全一致，从工程档案中就可查证其工程质量，它是工程质量监督部门进行竣工验收的重要依据。（2）单一独立性。即以单位工程为组卷原则，体现档案的整体性、连贯性，这是工程档案最突出、最重要的特点。（3）实用性。工程档案是该工程最原始的记录，所以有很大的使用价值，即实际性。通过档案材料，可以全面考核工程建设工作，检查工程是否符合设计要求。

2 电力建设工程档案存在的问题

笔者认为电力建设工程档案存在的问题主要有：（1）工程项目重要往来文件及会议纪要不全或没有收集，具体体现在文件有来无往；来文缺附件或缺图纸；会议纪要有后一次的无前一次的等。（2）施工文件常见施工联系单不全；设计变更单未封闭；工程质量检查及验评记录、隐蔽工程记录不全；原材料出厂证明和检验报告不符合归档要求等等。（3）用复印件归档。如一些水泥、钢材等原材料试验报告为复印件归档等。（4）案卷及文件题名太笼统，不准确，不能揭示其案卷或文件内容。

3加强电力建设工程档案管理的措施

3.1规范档案管理制度。由于电力建设项目的施工单位多，项目档案管理工作面广量大，各施工单位归档工作的要求和做法不尽一致，而规范化是档寨管理的本质要求。要使档案工作有序进行，必须从一开始就建立一整套科学、合理、适用和操作性强的项目档案管理制度，从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面作出明确规定，对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求。所以在工程建设开始，档案室应向各施工单位发放本企业的建设项目档案管理制度汇编，在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标准一致、职责分明。用规范的档案管理行为来推动各参建单位档案规范化管理，从而有效地控制档案的归档质量。

3.2提高档案人员的素质，保证档案资料收集的完整性.随着企业档案服务的范围扩大，档案工作的手段更加现代化，对档案工作者的政治素养、文化知识、专业水平和操作技能等方面都提出了新的更高要求，为适应新的形势，档案人员应自觉学习、理解工程档案相关的政策、规定及相关的业务知识，一方面要善于与工程项目管理部门、施工部门等进行沟通，另一方面在做好档案室内部工作的同时，要求早期介入工程建设活动，时时了解工程建设动态，参与工程建设项目的单项工程验收、评审活动，按档案的要求对工程中所产生资料把好质量关，及时发现问题提出整改要求，积极主动、有计划、有步骤地开展工程档案收集工作。同时完善兼职档案人员网络体系，加大档案的宣传力度增强员工档案意识，在员工中树立档案是企业资产的理念，培育深入到各部室、各班组的档案人员网络体系，将档案收集工作更深入开展下去，从各个渠道收集全面完整的资料。

3.3力求档案收集的完整性和准确性。施工单位工程竣工档案是电力建设工程档案中非常重要的一部分，形成一套高质量的竣工档案，首先各专业工程技术人员负责检验档案的真实性和准确性，然后档案管理员负责检验档案的标准化、规化。为了能保证施工单位工程档案的移交，从工程一开始，档案管理人员应通过开会、到施工单位现场指导等方式与各施工单位强沟通，就文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理组卷及竣工图编制和交接验收等具体问题向各专职资料员明确具体档案要求，学习项目档案管理政策法规，统一思想、统一认识、统一做法，有效地控制档案的形成质量，减少因意见不一致而造成的返工工作量，真正做到移交精品工程的同时移交精品档案。

3.4抓好项目工程档案工作与工程建设管理的“三同步” 。供电企业项目工程的特点是参建单位多、建设工期长，形成的工程档案数量大、内容庞杂。单项工程完工时间也有早有迟，客观上给项目工程档案收集工作带来一定难度，同时项目工程档案是随着项目建设环环相扣，段段相连，步步延伸，逐渐形成的，工程一旦竣工，档案完整、准确、系统就已经是客观存在，要保持和维护这种客观性，就要从工程项目初期抓起，狠抓工程档案管理“三同步”（即工程建设一开始就与开展档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工资料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与一整套合格的竣工档案的验收同步进行）。要确保项目工程档案的完整、准确、系统，就要特别注重平时对档案的收集和积累，就必须把事后控制改为事前控制，将项目档案的管理从末端移到前沿，将后续工作变为前置条件，把档案工作从一个工作环节扩展为贯穿始终的全程控制的记录体系，要将项目档案工作和项目建设一样纳入程序管理，与项目建设的各阶段同步进行，从项目筹划、开工时就先期导入档案管理，直至竣工验收，使工程档案形成首尾相接全程控制的记录体系。

3.5电力建设工程档案信息化。工程档案管理信息化就是融入办公自动化网络系统，这无疑将极大地提高上程档案的利用效益，初步实现档案信息资源的共享。数字化技术的应用和普及，推动了档案室的数字化建设，为档案信息管理注入了新的活力，使历史数据从文、图、影、像等多方面更形象地展现出来，所以电子文档的前期收集工作就显得相当重要。 目前档案管理的模式主要是工程设计工作电子化进行、档案工作的手工进行的方式，包括档案的收集、接收、整理、保管、利用等，在保管电子档案的同时，按照国家有关规定同时手工整理实体档案归档。当前的电子工程设计档案仅支持以纸张为主要的存储介质，这从根本上阻碍了档案的利用率。做好对计算机系统及数字设备中形成的电子文件（数据）的采集、归档、存储和管理工作，档案管理中应用数字化技术和网络技术，实现纸质载体向数字栽体的转化，并能够在网络中传输，完成档案的信息化建设。通过信息化建设实现档案集中存储并借助数据库技术进行集成整合，将原有不同载体的档案资源转化成数字化信息，对已有纸质、照片及声像档案进行数字化处理工作，为企业提供档案信息网络化服务。

4结束语

电力工程建设中的档案牵涉面广、专业性强，其工作的质量直接影响到工程建设。而在实际工作中又有很多不合理的地方，导致电力工程档案管理的混乱，尤其是在档案收集方面，常常是缺乏完整和准确性，因此对其进行探讨分析具有重要的意义。

参考文献：

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1.疾病预防档案管理中的问题

1.1档案管理人员的职业道德有所欠缺

档案管理人员的职业道德是档案管理人员在从事档案管理工作时所应遵循的行为规范和必备的品德的总和，是调节档案管理人员与他人、社会等关系时所必须遵守的基本道德规范和行为准则，以及在此基础上所表现出来的道德观念、情操和品质。它是一般社会道德在档案管理职业中的特殊体现。

第一，档案管理人员职业道德对档案管理人员工作有促进作用，档案管理人员的职业道德能够通过激发动力、评价优劣、调节行为来处理和调节各种利益关系，保证管理人员工作的顺利开展和圆满完成。第二，档案管理人员的职业道德对档案管理人员的素养有调节和引导作用。档案管理人员在工作过程中需要与各种各样的人接触，这就需要管理人员有很高的职业素养。管理人员在工作岗位上不断提高自己的业务能力和道德水平，加强自身修养是档案管理人员职业道德品质的重要内容和应有要求。在档案人员自身的修养过程中，职业道德具有调节和引导作用。在此认识下，值得注意的是，新阶段档案管理人员仍然存在着职业道德有所欠缺的问题，主要反映在思想意识、工作行为方面，思想意识方面主要包括对档案管理工作的认同度不高，职业成就感不强，工作态度不是特别积极；工作行为方面主要包括一些档案管理人员在与病人的接触过程中言辞不合适，档案整理工作不严谨，档案存储过程中的分类有欠妥当等等。这些问题的存在不仅会危害档案管理人员自身的事业发展，而且不利于疾病预防控制中心的长远发展，更不利于国家单位的形象建设。

1.2档案管理信息化水平过低

21世纪是一个信息化的世纪，全社会都处在信息化发展之中，信息化不仅遍布整个国家的发展全局，而且与每个人的日常生活息息相关。当然，疾病预防档案管理也不例外，之前的人工填写档案与档案存储虽然应该继续存在，但是信息化的档案管理也应该获得快速发展，疾病预防档案管理应该建立一个庞大的数据库，这个管理数据库不仅可以为疾病预防控制中心的工作提供便利，而且还可以作为一种备份确保档案的安全性存在。但是现今档案管理信息化水平还比较低，原因包括：第一，信息化发展的普及是最近十几年的事情，档案管理的信息化管理还处于初步发展之中，导致档案管理的信息化水平还比较低。第二，一些管理人员的信息化管理意识还有些薄弱。管理人员的意识薄弱一方面是信息化自身的发展水平决定的，一方面是传统的档案管理模式对现今的档案管理人员影响深重，一些人员还难以快速及时地转变过来。档案管理信息化水平还比较低，不仅影响疾病预防控制中心档案管理现阶段的发展，而且对未来的可持续发展也有阻碍作用。

1.3缺乏完善的档案管理制度

没有规矩不能成方圆，制度是一个组织内大家共同遵守的行为规范，它不仅可以保证组织的有效运转，还是达成组织目标的可靠保证，也是实现公平、公正、公开的必要条件。档案管理制度也不例外，档案管理制度是所有档案管理人员共同遵守的行为规范，它可以保障疾病预防控制中心的与档案管理的正常运行，还可以保证档案管理人员一起达成工作目标，更可以实现档案管理工作的公平、公正和公开。制度建立的关键在于执行，得不到很好执行的制度是没有价值的。目前的情况是，档案管理制度不仅制度本身不够完善，而且在制度执行中也存在遵守不?赖奈侍狻U馐羌膊し赖蛋腹芾沓ぴ斗⒄沟闹匾?障碍。

2.疾病预防档案管理中的应对措施

2.1加强档案管理人员职业道德的提升

针对上文提出的档案管理人员的职业道德有所欠缺的问题，应该加强档案管理人员职业道德的提升，可以从思想教育方面着手进行，内容包括对档案管理工作的认同、热情与事业感、档案管理所必备的服务意识、对档案管理制度自觉地遵循、转变档案管理模式的意识等等，方式包括系统的培训、邀请相关的专家进行讲座、档案管理知识竞赛等等。从哲学意义上来说，意识对实践具有双重作用，一方面积极的意识对事物的发展有促进作用；另一方面消极的意识对事物的发展具有阻碍作用。让档案管理人员养成积极的工作意识有利于促进其工作积极性与工作实践。除了思想教育层面，还可以从实际工作层面采取一些措施提升档案管理人员的工作积极性，主要包括对优秀工作者进行物质奖励或表彰表扬、组织一些与档案管理相关的集体活动促进管理人员的事业认同感与成就感等等。两者的结合可以更加全面地促进档案管理人员职业道德的提升。

2.2提升档案管理信息化水平

提升档案管理信息化水平，首先需要转变档案管理人员的思想意识，将档案管理人员思想意识中的传统的档案管理理念进行快速而正确的转变，只有档案管理人员成功转变了信息化管理理念，后续的信息化档案管理工作才有开展的可能。其次，疾病预防控制中心需要引进一批专业的科技人才，或者长期性的服务于档案管理工作，或者对目前在岗位的档案管理人员进行科学而系统的培训。引进专业的科技人才不仅可以将科学技术成功引进档案管理工作之中，而且还可以以此为基点，为疾病预防控制中心其他的信息化发展提供示范。再次，提升档案管理信息化水平需要对档案管理的设备进行系统化的升级，使档案管理人员在潜移默化中接受信息化管理的影响。

2.3加强完善档案管理制度

一是档案管理制度的建立健全，这需要疾病预防控制中心加强对档案管理制度的重视；二是建立档案管理制度，值得注意的是，在建立制度之前，需要做好充足的前期调查工作，调查对象不仅要包括高层领导与管理人员，更需要包括基层的、一线的工作人员，只有真正符合并保障他们的利益，档案管理制度才会被真正的遵守与执行。三是健全档案管理制度，这就需要疾病预防控制中心本着长期的发展理念不断地对档案管理制度进行更新与“新陈代谢”，及时的淘汰不符合实际情况与时展要求的制度条例。

档案管理制度的执行，要进一步完善监督体系，促进档案管理制度的执行，提高职工工作的积极性。

2.4自觉提高业务技能

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在新的历史时期，医疗体系不断改革，逐步完善。在市场经济体制下，医院之间的竞争也更为激烈，医院档案管理作为医院管理工作的一个重要组成部分，对它提出了更高的要求。医院档案是医院的信息资源，是医院的宝贵财富，同时也是医院进行宣传教育的生动资料。档案管理要适应新形势的要求，要紧跟时代步伐，要服务于医院的发展，在发展中求稳定，在稳定中求创新。想要做好新时期医院档案管理工作，就要了解医院档案管理工作的现状和存在的问题，采取相应的改进措施，才能更好地为医院的发展做贡献。现谈一下自己的观点。

一、档案管理工作中存在的问题

1、轻视档案管理工作

绝大多数医院从事档案管理工作的人员是非专业的，许多人对档案的知识了解不够，走上档案管理工作岗位后“边学边做”。有些工作人员认为档案管理就是一种形式，档案就是一些曾经用过的资料，与现在的工作没有关系，没有必要用心管理，有些医院领导也不够重视，从不过问医院档案管理情况，各种原因导致医院档案管理工作处于应付状态，工作人员责任心不强，导致许多宝贵档案材料流失。

2、档案资料不够完善

各医院对病历档案比较重视，保管也比较完善，能及时收集、整理、归档，且有专人负责整理。而对于各种文书档案、设备档案、会计档案、基建档案、业务档案、科研档案等其它档案的重视，则远远不够完善，不能够真实准确地反映历史问题。

3、观念陈旧，无创新意识

大多数档案管理工作者缺乏系统培训，不了解档案管理工作的任务和性质，更不了解档案事业的发展具有专业化、系统化、社会化的特点。很多人思想观念落后，习惯于“坐等代收”的工作方式，对工作中遇到的新问题、新情况束手无策，不善于捕捉信息，很难开展档案管理工作的新局面，管理水平跟不上时展的要求。

4、对现代化档案管理缺乏相应的专业技术

有些医院用房紧张，档案用房比较狭小，档案管理设备落后，影响了档案事业的发展。在科学技术飞速发展的今天，计算机及网络技术在医院的管理中已经广泛应用，但是大多数档案管理着没有受过专业的培训，对于计算机病毒防治技术、信息安全保护技术、电子文件整理排序等无力应付，所以一些档案还停留在手工收集、检索方面。各种原因严重制约着医院的发展，要想使档案管理步入科学合理化的轨道、顺应现代化的要求，就要加大力度培训档案管理者的专业技能。

二、医院档案管理的改进措施

1、档案管理制度合理化

首先，档案室要建立非常完善的规章制度，要保证档案管理工作的健康发展，减少档案管理的随意性。医院各级领导还要从思想上认识到档案管理工作的重要性，认识到将本院运行完毕的资料进行有序的分类归档、编号保存，这样有利于工作的连续性、有利于对既往资料的考证，也能反映自己的政绩。其次，要建立奖励机制，各科兼职档案员进行年度考核时，将参考其档案管理工作业绩，以激发他们的工作热情，进一步完善档案事业。再次，各科专兼职档案员对日常资料的收集与整理要认真负责，强化档案管理意识，要把档案管理工作贯穿于整个医院管理工作中。

2、增强档案管理者的责任心，加强职业道德修养

档案管理者在工作之余要定期参加专业档案管理机构组织的培训，充分认识档案的价值，提高理论修养。档案管理者在工作中要做到不乱、不散、不丢、不坏。要将档案保管整齐规范、完好无损、有据可循、有目可查，要增强档案管理工作者的责任心和道德修养。

3、更新服务观念，加强创新意识

建立档案的最终目的是便于利用，档案管理者在平时要对档案进行系统加工整理，加强各类档案的编研工作，形成“档案超市”。档案管理者要有敬业精神。敬业精神是做好档案工作的基础，只有埋头苦干、甘于奉献、求真务实、爱岗敬业才有可能把档案工作做好。档案管理者要学结一切先进做法和成果，要准确把握所面临的新形势，以求实创新的精神服务于档案事业的发展。

4、健全网络，完善机构

档案部门的设置直接关系到医院档案管理工作的成效，反映了医院的管理水平。为了促进资源共享，医院应设立全院综合档案室，配备专职档案管理员，成立医院档案管理领导小组和监督小组，这样更有利于档案的综合利用。医院应建立较为规范的档案库房，对性质特殊的档案应另设档案库房，指定专人管理，如病案、人事档案和设备档案等。各科室兼职档案员负责收集整理本科室的档案资料，定期向医院总和档案室移交。

5、掌握计算机操作技能，实现档案现代化管理

信息技术迅猛发展，现代化的档案管理已成为刻不容缓的事实。作为新时期的档案管理者，必须要熟练掌握计算机的基本应用知识，还要学会建立各类档案数据库。将档案内容分类输入数据库，既节省场地，还具有检索方便、快捷、高效的优点，而且还具有更真实、更直观的立体效果。同时，借助多媒体电脑技术、监视器、录放机等手段，可以使档案信息的处理、传输获得非常理想的效果。现代化的医院档案管理手段已经成为医院管理的有力支柱。

参考文献：