档案管理现代化探讨3篇

档案管理现代化探讨篇1

医院随着业务范围的不断细化，对档案管理人员也提出了新的要求，应采取有效方法来创新工作模式，只有这样才能满足医院当前发展需求。但是由于档案管理所涉及的内容较多，在管理过程中仍面临诸多问题，难以发挥档案管理的价值。为了实现现代化档案管理的目标，笔者结合实际提出几点个人见解，希望可以促进医院档案管理朝着现代化方向发展。

一、医院档案管理现状分析

（一）对档案管理缺乏重视目前，医院档案管理效率比较低下，这是由于各级人员对档案管理普遍缺乏重视。第一，工作人员没有认识到加强档案管理的重要性，这样将难以实现资源共享的目的，同时也会造成很多信息不准确，不能为决策工作带来数据支持。再者管理者自身思想意识也比较落后，仍旧受到传统观念束缚，这样都不能够满足档案管理工作需求。第二，仍有大部分管理人员自身责任感以及工作态度存在问题，这会造成档案管理过程中问题频繁出现，难以满足医院业务活动发展需求。这不仅会致使内部资产流失，也会削弱自身综合市场竞争力，不能在不断变化的医疗行业竞争中立足。

（二）信息化建设力度不够信息化建设力度不够是制约医院发展的一个关键性因素，同时也会拉低社会效益及评价。医院随着经营规模和范围的不断扩大，档案管理工作难度系数也在逐渐增多，所以单纯依靠传统人力管理并不能获得良好的管理效果，必须要引进专业的技术手段来辅助作业，最大限度上减轻工作人员工作压力，促进档案管理朝着现代化方向发展。但是由于各级管理者思想意识落后，没有认识到加强信息化建设的重要性，再加上对技术缺乏资金投入，都不能满足档案管理工作需求。其次，仍旧有一部分工作人员所采用的档案管理方法比较落后单一，这也是不够重视信息化建设所致，难以促进档案管理朝着现代化方向发展。

（三）档案管理人员不充足行业发展离不开专业人才的支持，特别是对于我国医疗卫生行业发展来讲，要想在竞争激烈的市场行业中占据一席之地，必须要加强内部人员培训。特别是在档案管理过程中，对专业人才的需求量比较多，所以应定期对内部人员进行系统培训，以此来促进档案管理朝着现代化方向发展。然而现有的档案管理人员往往处于不充足状态，甚至没有对其进行系统性技能培训，他们的工作能力往往比较低下。同时医院管理者也没有建立激励惩处制度，使得部分档案管理人员工作热情不高，甚至抱有消极心态，这将会导致档案管理工作漏洞百出，不利于自身发展。此外，管理人员自身能力也存在局限性，没有发挥好领导人应当发挥的作用和价值，这样也会致使其他档案管理人员工作效率低下。

（四）档案管理制度不完善完善的规章制度，是规范人员行为举止的一个重要内容，也是促进行业蓬勃稳定发展的重要前提基础，但是调查数据显示，当前医院在进行档案管理过程中由于内部管理制度不够完善，致使管理水平低下。而随着业务范围的不断细化，内部组成结构也在发生着变化，所以更加需要建立完善的规章制度，约束各级人员行为举止，使他们能够尽职尽责做好分内事，进而促进档案管理朝着现代化方向发展。然而所设立的档案管理制度内容往往存在着漏洞，再加上各级人员并没有认真履行制度内容，致使所设立的档案管理制度形同虚设，未能发挥其关键性价值。

二、医院档案管理现代化的创新途径

（一）增强对档案管理的重视为了促进我国医疗卫生行业发展，首先，要提高各级人员对档案管理的重视。作为领导干部只有以身作则，才能够提高其他工作人员思想意识，使他们也能够踊跃参与到档案管理工作中，将档案管理工作应有的价值发挥出来，提高综合服务水平和质量。其次，管理者要端正自身的工作态度，树立正确的档案管理思想观念，摒弃落后的管理工作模式，只有这样才能够满足档案管理工作需求，进一步促进医院朝着现代化方向健康发展。此外，医院也要提高各级人员责任心和工作耐心，要针对人员不足之处进行适当的优化和调整，只有这样才能满足现今阶段档案管理工作需求，确保其他业务活动健康发展。最重要的是，能够确保相应的数据信息具备真实性可靠性，从而为决策人员决策工作带来理论数据支持。

（二）加强信息化建设的力度 随着医院业务范围的不断细化，内部项目种类也在逐渐地增多，这样就会加大档案管理工作的难度系数，而传统人力也不能够提高管理水平，所以我们更加需要借助先进的技术手段来展开作业。比如：可以引进专业的管理软件投入使用，减轻档案管理工作人员工作压力，提高工作质量和效率。各级人员也要善于借助互联网技术开展管理工作，这不仅能够实现信息资源共享的目的，也能够降低管理技术水平不高，而导致重要数据信息遗漏或者丢失等问题的出现。其次，医院要在信息技术的支持之下对不同信息进行分类处理，同时加强各部门人员的互动交流。比如可以建立一个有效的沟通平台机制，这样既能够保障信息不会丢失，也能够提升档案管理工作质量。除此之外，档案管理人员也要做好备份处理，以免因保存不当，导致重要数据信息丢失，这关乎档案管理信息化发展。可以说，加强信息化建设的力度，既能够发挥先进技术水平的价值，也能够促进医疗卫生行业健康蓬勃发展，且成为同行业中的佼佼者。

（三）充实医院档案管理人员档案管理如今成为人们探讨的焦点，因为这直接关乎行业社会收益及评价，所以新时期医院要想蓬勃发展，还需充实内部档案管理人员。第一，医院管理者应开展相应的技能培训活动，并引导档案管理人员积极参与其中，不断提高其工作能力，针对档案管理中存在的问题制定可行性方案去处理。同时领导人员也要以身作则，不断去充实和提升自我，这样才能够发挥领导人应当发挥的价值。第二，医院也要确保开展的培训活动具有针对性，应结合医疗行业档案管理实际需求制定培训活动，全方位提高档案管理人员各方面能力，同时满足自身对档案管理工作需求。除此之外，医院也要注重对档案管理人员道德品质的培养，因为只有德才兼备的人才，才能够为档案管理发展提供新的思路。反之，道德品质不高的人员只会为职业发展造成负面影响。

（四）完善档案管理规章制度为了解决上述问题，我们应结合实际状况完善档案管理规章制度，并引导各级人员按照制度内容去展开工作，只有这样才能够发挥制度最大化价值，并确保档案管理工作朝着现代化方向发展。作为一名优秀的档案管理人员，要自觉遵守规章制度并恪守原则，确保数据信息的真实性与可靠性。其次，档案管理人员也要强化网络信息安全意识，这也是档案管理工作中需要重视的地方，比如可以在网络信息系统中安装杀毒软件，这样可以降低病毒或者是漏洞等因素对内部重要信息的影响。医院要在内部建立监督制度或者是责任制度，明确划分各级人员岗位职责，满足医院档案管理工作的需求。综上所述，现代社会的高速发展，为我国医疗卫生事业发展提供了很多机遇，但是随着自身经营规模和范围的不断扩大，隐藏在档案管理中的问题也逐渐暴露出来，如果不能及时处理势必会削弱自身综合实力，也难以实现提高服务水平的目的。所以在新时期下，我们应当增强各级人员对档案管理的重视，加强信息化建设，充实档案管理人员队伍，完善档案管理规章制度，促进档案管理朝着现代化方向发展。

作者:朱烨 单位:陕西省安康市中医医院

档案管理现代化探讨篇2

财政档案属于我国财政部门中非常重要的文件类型，其中所记载的财务内容可以准确的反映出不同区域的经济发展状况，高质量的财政档案可以为相关的领导人员和决策制定人员提供准确的数据依据，并且为不同区域的政策制定提供保障。因此，加强对财政档案的管理，实现其管理的现代化和高效化，就成为当前我国财政工作中的重点内容。

一、档案现代化管理的重要性

随着我国经济的快速发展，不同种类的档案在经济发展过程中所占的比重越来越大，在我国财政局的档案中财政档案是不可或缺的。财政档案中记载的内容可以非常准确地反映出我国不同地区的经济发展情况，财政档案的质量直接影响决策人员制定各种方案，因此，财政档案管理的现代化和高效化是我国当前财政工作中的重中之重。［1］

二、财政档案现代化管理工作的要点

财政档案工作现代化管理是当前财政档案管理部门的重要工作之一，因此，在当前的财政档案管理的过程之中，首先需要明确财政档案管理部门的领导机构；其次需要明确财政档案的具体工作，明确主管领导及直接负责的相关领导，将责任落实到各个部门的管理人员，从而保证财政档案工作现代化管理的顺利开展，同时，要明确每一级负责人与管理人员的工作责任，而且相关责任与权力都需要纳入薪酬体系的考核之中；再次；要建立不同类型财政档案的管理系统，不断提高财政档案的归还效率、增强财政档案管理的可靠性、安全性；最后财政档案工作现代化管理需要分门别类地划分财政档案的类型，为后续的信息收集、存档、借阅等环节做好准备，促进财政档案工作现代化管理的顺利开展。［2］

二、财政档案现代化管理工作中存在的问题

近年来，随着财政档案工作者业务能力的提升，档案管理工作也逐渐地规范化、系统化，但是依然有一些问题需要解决，财政档案工作者要跟上现代化管理的脚步，不断提升自己的业务水平。

（一）从业人员对财政档案现代化管理缺乏足够的重视当前，我国财政档案管理工作中，少数单位领导对财政档案的重要性缺乏足够的认识，相关的财政工作人员受传统档案管理理念的影响，认为财政档案电子化没有实质的意义，从而忽略了电子财政档案的归档工作。电子档案相比传统的纸质财政档案文件，是一项比较复杂和细致的工作，电子财政档案归档会给现有的工作人员带来较大的工作量和工作难度，导致部分相关工作人员的工作积极性不高。目前我国财政档案管理现代化水平相对较低，少数工作人员认为电子财政档案管理工作十分简单，就是对现有纸质资料的抄写和录入、没有技术含量，这种观念严重阻碍了财政档案管理现代化的发展。

（二）档案管理技术策略落实不足科技的发展使档案信息现代化成为财政档案管理工作未来的发展方向，而当前财政部门的财政档案需要建立数据库等信息系统，目前部分财政部门财政档案部门为了节约研发成本和日常管理成本，会利用一些科技企业研发的财务软件存储文件等数据资料，由于财政档案信息的范围和种类不断地增加和变化，会出现各种各样的问题，使财政部门维护起来效率较低。主要原因是首先企业软件与财政部门的财政档案系统存在不兼容的问题，导致自动办公系统中的数据不能直接移到财务软件中，需要人为的手工录入，极大地增加了档案工作人员的工作量。其次有些企业的财务软件通用性差，财务软件更新迭代后，档案信息不能有效地进行迁移。同时，目前一些企业财务软件在保管时效方面仍然有一定的技术缺陷，导致当前财政档案的现代化管理成为纸上谈兵。［3］

（三）财政档案缺少长期保存的规划及制度体系财政档案长期保存成为当前财政部门财政档案保管工作中亟须解决的问题，而当前财政档案部门在制定长期保存策略时，首先需要对财政档案进行记录，并分门别类，这样才能够对其进行系统性的划分，促进财政档案管理工作的正常运行。而当前部分财政部门的财政档案保管工作并未做好对财政档案的记录与管理工作，从而导致财政档案管理工作的成果收效甚微。

（四）财政档案管理工作人员缺乏专业培训当前，部分财政部门缺乏对财政档案管理人员的培训。随着经济建设步伐的加快，财政档案的管理工作也随着时代的发展与社会的进步而快速发展，财政档案管理工作人员成为当前财政档案管理工作中的核心力量，因此，在当前财政档案管理的过程之中，需要对财政档案管理的人员进行专业的培训，这样才能够实现财政档案管理工作人员基本素质和业务水平的有效提升。

（五）缺少统一的财政档案管理标准当前在我国财政档案的管理工作中，对于现代化管理工作并没有制定出统一的标准以及相应的工作管理制度，各个地方财政管理单位缺少统一的财政档案管理标准。尽管当前我国各地方财政管理单位依照自身的发展状况采用相关的财政档案管理软件，但是这些软件的工作性能还没有得到有效完善，在实际的操作过程当中，经常存在工作人员操作不规范的问题，同时所使用的电子档案操作系统缺乏科学性和全面性，进而在档案的管理工作当中存在明显的局限性和误差。

四、实现财政档案现代化管理的对策

（一）提升对财政档案管理的重视程度财政部门的领导和管理层应尽快提升自己对财政档案管理的重视程度，在财政档案现代化管理的开展过程中，领导层对财政档案现代化管理工作的重视，可以为财政档案管理现代化工作的有效开展和持续提供重要保障。要想财政档案现代化管理质量和水平在短期内有较大的提升，还需要财政局重视财政专业人才的培养，努力提升财政工作人员的专业能力，丰富其财政专业知识储备，使其在财政档案现代化管理工作中能熟练掌握现代化的技术手段。

（二）更新财政档案的管理观念更新财政档案的管理理念，实现宣传成本的最小化，在新媒体等技术的支持下，可将财政档案进行分层化的处理，首先将一部分不可还原的财政档案，刻制成图像光盘，并将刻成光盘的资料以及财政档案送往各个部门，供部门查阅以及浏览。其次，各部门要联网实现成果的定期分享，并且组织开展各部门的专家会议，借助现代化的技术充分展现财政档案管理过程中的各项成果，从而充分体现出财政档案工作现代化管理的意义与作用。［4］

（三）建立健全档案现代化管理制度建立健全档案现代化管理制度，能有效地规范档案的现代化管理，可以使相关工作人员实现高效率和高质量地完成财政档案的管理工作，充分保证整个档案管理工作的安全性和有效性。同时，在财政档案的管理工作中，需要建立起严格的操作规章流程，防止工作人员在进行电子文件的归类或者是储存过程中发生信息泄露，充分保证整个财政档案的真实性和安全性，为我国财政工作的长远稳定发展提供保障。

（四）加快财政档案的现代化建设财政档案管理部门需要结合财政档案工作现代化管理的开展状况，制定财政档案管理与管理等的相关制度。为实现财政档案的可持续化管理，可充分结合当前财政档案的具体情况，制定并完善相关管理制度，财政档案管理部门需要对财政档案的使用材料、保管方法、储存位置进行明确的说明，并将说明进行书面性的呈现。互联网时代，财政部门借助互联网进行财政档案管理，可为各个部门提供快速提取有用信息的渠道，而且在财政部门的官方网站需要对网页上的栏目以及相关咨询进行实时的更新，使财政局内部与外部人员能及时地了解有关信息以及成果，实现与各财政局以及各个企业之间的广泛合作。

（五）建设高素质的档案管理队伍要想有效实现财政档案的现代化管理工作，必须要建立起一支高素质的档案管理工作团队。而提高财政档案管理人员的综合素养，是当前财政档案管理过程之中的最为关键的举措之一。鉴于目前财务档案管理人员的专业水平和计算机操作水平较低，有必要为财务档案管理人员提供专业的培训，有效提高其专业知识水平和业务技能，从而提高档案管理队伍整体的素质和水平。此外，要不断提高财务档案管理人员的职业道德，培养他们的敬业精神和奉献精神，进一步提高他们的工作积极性和主动性。［5］

（六）完善财政档案管理的监管体系随着信息化时代的到来，财政档案管理逐渐实现了信息化建设，要想提高财政档案管理工作的质量，加强监管力度势在必行。基于此，必须要构建完善的监管体系，这样才能够有效监督财政档案的管理工作，使其更加规范、科学。在对财政档案管理的实际监管过程中，监管人员不仅要确保档案财政管理信息的真实性，避免出现数据无效的情况，还要监督财政档案管理工作人员的执业行为，确保财政档案管理工作的稳定性、长期性、全局性，通过多维度的监管提高财政档案管理工作的质量和水平。

五、结语

综上所述，财政档案管理工作会直接影响财政工作的整体质量，只有进一步提高财政档案管理的现代化程度，抓住财政档案管理工作中的重点和要点，才能提升我国财政档案管理工作的质量，保证我国财政信息的安全。对于财政档案现代化管理的未来发展来说，统一规范的标准可以提升档案现代化管理的质量和水平，能够促进财政档案的信息化建设。目前，我国在财政档案现代化管理的建设上还有待完善和提升，因此各级政府应当结合目前财政档案现代化管理的实际情况，尽早完善财政档案管理的标准，制定出切实可行的标准，实现财政档案的现代化管理。

作者:韩丽梅 单位:吉林省松原财政局

档案管理现代化探讨篇3

档案是学校的重要资料，对学校的各项工作开展有着重要的作用。比如，在学校的管理实践中，可以从档案资料当中提取信息，从而确定管理的目标和方向。再比如，在进行学校科研项目确定时可以对档案资料进行汇总。一方面，可以发现具备成熟条件的科研项目；另一方面，可以筛选具有研究价值与潜力的项目，这对于学校的科研立项以及相关工作开展意义重大。总之，档案是目前学校管理实践中需要重点强调的工作。当前的学校档案管理工作因为意识、方法等问题存在着诸多的漏洞，深入分析问题并总结提高档案管理的具体措施和方法，对于加强档案的现代化管理有重要作用。

一、学校档案现代化管理的意义

基于现代化档案管理视角对目前学校的科研档案管理进行分析，可知其对学校的科研工作发展与进步有重要的意义，主要体现在两个方面：

（一）现代化的科研档案管理能够更好地保存科研档案，这对于科研工作的开展有重要的意义。在科学研究工作的具体开展中，丰富的资料能够为工作的推进提供帮助，从而实现科研工作的稳定、持续和有效开展。在实践中，利用现代化管理理念对科研档案进行管理，实现科研档案的分类、整理、分析和利用，这样，科研档案的实际作用会更加明显，其在科研工作实践中的整体表现会更加突出。

（二）现代化的科研档案管理能够为学校的科研工作总结经验，提供经验教训，从而使学校科研工作的具体实施更加高效。结合目前的学校科研实践会发现，学校每年提出的科研项目比较多，但是真正立项实施的却只是其中的少数。对学校的科研档案进行保存与分析，研究科研档案立项成功的经验，同时明确未成功立项的档案所存在的不足或者是其他方面的特征，这对于做好学校科研工作的具体规划等有重要的指导意义。简言之，积极进行学校科研档案的管理，发现科研立项与实施的规律与方法，对于科研工作少走弯路有积极的意义。

二、基于现代化管理视角的学校档案管理问题

基于现代化档案管理视角，对目前学校科研档案的具体问题进行分析发现，目前的学校科研档案管理还存在着4个方面的显著问题，这些问题的存在影响了学校科研档案管理的实际效果，为档案的高效利用带来了不便。以下是基于实践总结的具体阐述。

（一）学校档案管理制度存在着明显的不完善现象。档案管理制度对于档案管理工作的具体实施是有明显影响的，不过目前的学校档案管理工作尚没有构建符合现代化档案管理要求的制度。结合实践进行讨论，出现这样的情况主要是因为学校在管理方面忽视了档案管理，个别领导人员认为档案管理在学校的管理工作中可有可无，所以对档案管理的重视度严重不足，这导致档案管理工作方面的忽视，因此出现了制度建设不完善等显著问题。简言之，管理制度对工作的影响是显著的，目前的制度不完善问题影响了科研档案实际作用的发挥。

（二）学校档案管理的内容不够清楚。综合研究现阶段学校档案管理工作内容发现，其存在的第二个显著问题是内容划分不够清楚。结合档案管理实践，其主要有两点：一是管，即对档案进行科学有效的分类、管理；二是用，即在工作实践中积极调阅档案资料，并从档案资料当中获取可参考信息，从而实现学校管理工作的改善与进步。目前的学校档案管理工作存在着非常显著的“重管不重用”问题，所以档案资料的现实价值存在着明显的浪费问题。

（三）学校档案管理的方法老旧。在目前的学校档案管理实践中，管理方法的老旧是一个显著问题。虽然在学校现代化建设实践中，信息化技术、网络技术等在学校建设中获得了应用，但是在档案管理实践中，数字化档案管理平台并未积极建设。而且基于档案管理的信息平台、互联网等构建也不够完善，这种情况导致当前的档案管理工作还在使用传统的方法，此方法影响了档案管理的效率与质量。

（四）学校档案管理的专业性较差。学校档案管理的专业性比较差主要体现在管理人员方面。对现阶段学校档案管理人员进行研究会发现，在学校档案管理工作中，超过80%的档案管理老师不是出身于档案管理专业，而且也没有接受过系统的档案管理业务培训，更有甚者，较多学校的档案管理工作人员是其他岗位老师兼职的，这种情况使得档案管理工作本身的专业开展大受影响。

三、学校档案管理的现代化水平提升措施

综上所述，学校档案管理水平直接影响档案在学校管理实践中的应用价值，所以基于现代化档案管理的具体要求对学校的档案管理工作进行分析，强调管理水平的提升有现实意义。以下是基于实践总结，可以有效提升学校档案管理工作水平的措施与方法。

（一）增强档案管理意识，完善档案管理制度。制度是档案管理工作实践中需要重点强调的内容，其对档案管理工作的专业性、规范化开展有明显的作用，因此需要基于现代档案管理要求对制度进行完善。就当前实践来看，制度完善需要强调两点：1.全面提升学校对档案管理的重视程度，使学校管理队伍的管理意识显著增强。在管理意识增强的情况下，其对档案管理的关注度会提升，随着关注度的提升，档案管理建设要求以及指导思想也会明确，这对于档案管理发展意义重大。2.强调档案管理制度的完善性建设。比如在档案管理实践中，责任制度的完善、监督管理制度的实施、绩效考核制度的落实等都需要全面强调。通过制度的完善性建设对档案管理进行约束与统一，档案管理的整体质量会有显著提高。

（二）明确档案管理工作内容，并对具体的内容进行规范与强调。目前的学校档案管理存在着“重管不重用”的情况，这种情况影响了档案自身的价值发挥。为了充分发挥档案自身的价值，体现出档案管理工作的突出效果，在实践中需要做好如下工作：1.清晰档案管理工作的具体目的和作用，并对档案管理工作的具体环节等进行划分。2.对不同环节的档案管理工作进行标准化强调，比如在档案分类的过程中，执行类别是什么需要明确，这样，档案的分类存储会更加有效。3.强调档案管理的各种细节，比如档案的封存、档案的查找、档案的借阅等都需要做规范性处理，这样，档案管理实践中的各个细节会更加清楚，档案管理的实际效果也会更加突出。

（三）改进和创新档案管理模式与方法，实现档案管理的现代化。档案管理的模式和方法对当前的档案管理水平有影响，所以需要基于现代化档案管理的基本要求对档案管理模式和方法进行创新。结合目前的实践进行分析，在档案管理过程中，为了有效提升管理效率和质量，可以构建档案管理在线系统，即通过信息技术和网络技术的利用构建档案网络管理系统，并利用系统对档案的存档、调阅、借取等进行记录，同时强调大数据技术在档案管理实践中的利用，即基于档案应用频率对档案进行总结与分析。这样，在档案管理实践中对档案特点的掌握、整体情况的评估等会有更显著的特点。总的来讲，积极利用网络等现代化工具实现管理创新，档案现代化管理水平会得到明显提升，在档案管理水平获得明显的提升之后，档案利用的高效性会明显提高。

（四）打造专业的档案管理队伍，全面提升档案管理工作的专业性。档案管理的专业性对档案管理自身的效率提升、质量提高同样有显著价值，所以需要基于专业化管理目标加强对管理队伍的建设。一方面，对现有的学校档案管理人员进行专业性培训，使其对档案管理有更加客观的认识；另一方面，通过招聘等方法选育专业的档案管理队伍，这样可以强化档案管理工作整体的专业性。总之，在档案管理工作实践过程中，管理队伍的具体情况对最终的档案管理实践效果有影响。因此，必须要基于档案管理的基本要求和目标组建专业的档案管理队伍。结合目前学校科研工作的开展，科研档案的实用价值非常突出。通过多种渠道建设专业化的档案管理队伍，对于档案管理工作的改进有现实意义。

四、结语

综上所述，档案管理是学校管理实践中非常重要的工作，强调档案管理水平的提升，对于充分发挥档案价值有积极的意义。文章对学校档案管理的重要价值和现状进行总结，并探讨了档案管理水平提升的有效措施，主要目的是提供借鉴。

作者:邓敏 单位:中共四川省委党校