科研档案管理探讨篇1

一、企业科研档案数字化管理的内涵

公司档案是企业基础数据管理的重要组成部分，具有极其重要的意义。新形势下，新知识、新技术层出不穷，传统的公司档案管理模式，特别是科研档案纸质版管理模式已经无法满足企业高质量快速发展的需要，急需对企业科研档案进行数字化管理。企业科研档案数字化管理是指根据企业实际需求，周密计划、逐步实施、突出重点，尽可能地将最有价值的纸质档案转化为电子数据，存储到硬盘或者服务器数据库中，以适应不断增长的企业管理和安全发展需求，便于管理者和使用者存储、查询和使用。通过企业科研档案数字化管理，不仅可以大幅度提高科研档案管理效率和质量，而且可以间接为企业带来经济效益，实现企业科研档案管理效果最优。

二、企业科研档案数字化管理的必要性

（一）企业科研档案数字化管理可以增强科研工作的连贯性传统的企业科研档案管理归档后，如果科研工作者查找使用，需要花费大量时间，这就增加了文档管理的工作量。同时，企业科研档案整理相对比较复杂，传统管理方式需要企业投入大量的人力和时间。企业若采用数字化科研档案管理方法，可以发挥数字化管理优势，进一步优化科研档案分类，改进档案管理程序和方法，减少科研档案查找时间，实现科研档案数据实时共享。科研工作者可以在系统中输入关键字，快速查到相应科研档案资料，增加了科研工作的连贯性和科研档案的使用管理效率。

（二）企业科研档案数字化管理可以提高经济效益传统的档案管理必然占用大量的空间和人力，企业也必须投入相应的人力成本和物力资源，这对企业经济效益有一定的影响。然而，企业在构建科研档案数字化管理系统后，不仅可以提高企业科研档案管理效率，节省人力、物力成本，达到保护环境和节约空间的目的，而且可以简化管理，提高工作效率和经济效益，促进企业科研工作和档案管理工作高质量发展。

（三）企业科研档案数字化管理可以提高企业档案管理水平传统的企业科研档案管理方法，由于受技术水平限制，占用空间大，检索费时、费力，维护不便，长时间保存、调取、翻阅，容易发生档案遗失、遗漏、损坏等问题，而且一旦发生火灾、水灾等特殊灾情，将会对企业造成难以弥补的损失。随着信息技术的不断发展，各行各业的工作方法都在逐步优化，企业在应用科研档案数字化系统后，科研档案的纸质版归档从原始文件层扩展到数据层，更加便于科研工作者查阅，为公司的生产经营管理和科学研究提供服务，进一步提高了档案管理的准确性、完整性，实现了科研档案的数据共享，减轻了人为因素对科研档案纸质版的损坏，确保档案具有较高的参考价值。

（四）企业科研档案数字化管理可以节约企业管理成本，提升档案管理人员工作效率众所周知，企业对科研档案进行数字化转换和管理后，纸质档案可以转换为随时随地读取和使用的电子数据，可以节约大量的人工成本、存储空间和检索时间，降低企业管理成本，便于企业管理者和科研工作者随时随地查询，防止档案室意外情况的发生；经过数字化管理，档案快速归档，方便企业管理人员和科研人员更加便捷地检索，节省时间。当前，很多企业纷纷对传统的科研档案管理进行数字化改造，进行系统化、数字化管理，打破了传统的管理模式，对企业科研档案管理意义重大，使数据认证更加容易，并显著减轻档案工作人员的负担。

三、企业科研档案数字化管理存在的问题

（一）企业管理人员科研档案数字化建设意识不强由于惯性思维影响，在企业科研档案管理过程中，企业管理人员习惯用传统的科研档案管理方法，缺乏数字化建设意识。近年来，虽然科研档案数字化管理技术层出不穷，但是一些企业管理者对科研档案管理的新形势、新方法关注程度不够，数字化建设意识不强，没有给予足够的财务支持，没有按照数字化的趋势进行管理。与此同时，科研档案工作者自身素质不够，不能适应科研档案数字化管理的要求，难以发挥科研档案数字化系统的全部功能，对公司的科研档案管理工作产生一定影响。

（二）企业科研档案管理工作者素质有待于进一步提高企业科研档案管理主要是服务于企业科研工作者对科学技术的基础研究、技术研究、新技术推广、新技术应用等。然而，目前中国企业的科研工作人员数量很少，科研场地小，企业的新技术、新材料、新发明、新产品等科学研究可以带来直接的经济效益，但档案管理不能带来直接的经济效益。企业管理人员没有重视档案管理在科研中的重要性，缺乏对档案数字化管理的有效认识；科研档案管理人员很多没有进行专业培训，责任心和专业性不足以胜任数字化企业科研档案管理要求，无法掌握数字化管理系统的正确使用方法，不理解企业科研基础知识，不完全掌握与企业科研有关的专业知识。同时，科学研究通常是分组进行的，部门工作人员在科学研究期间可能进行调动，兼职档案工作人员不能长期参与档案管理，也不知道收集和管理档案的责任。

（三）企业科研档案管理标准不完善企业科研档案数字化标准体系包括管理标准、业务标准和技术标准三个方面，但是由于受技术发展水平等限制，企业科研档案数字化管理存在管理标准不完善等问题，主要表现在由于一些企业管理者对科研档案重视程度不够，对科研档案管理标准建设不完善，科研档案管理标准执行不到位，一些档案管理员工没有按照标准工作，这对企业的运营和发展产生了一定的影响。

（四）企业科研档案资料归档不够完善科研档案是企业档案管理的重要组成部分，一个完整的科研项目通常需要几年的时间，从最初的研究到随后的批准和评估结果，涉及科研档案分类、排序、组装、存储和检索归档等众多任务。科研档案跨度时间长，加之科研档案管理人员容易出现变动的情况，导致出现科研档案文件不完整、存储不正确、容易消失等问题，加之科研档案管理者自身素质的问题，对科学研究的内容缺乏洞察力，存在重视技术资料收集、不注意科研过程中相关数据的收集的现象，导致档案数量虽多，但是质量参差不齐的问题，企业收集存档的科研档案信息不全面、不完整，使以后科研工作者很难获取和查阅。

（五）企业缺乏先进的档案管理手段有的企业规模比较小，科研档案数量少，对科研档案管理往往采用传统的归档方式；但是随着计算机和网络技术的日益普及，无纸化办公逐渐被科研档案工作者接受，无论是普通文件还是正式文件，它们都直接存储在网络服务器和计算机硬盘，科研档案文件的传输也在计算机网络系统上进行。但是这些档案管理手段往往无法满足知识经济条件下科研档案数字化管理需求。应建立企业科研档案数字化管理系统，将科研档案管理流程、各个环节统一纳入数字化科研档案管理系统，实现数字化对档、查询、审批，提高企业科研档案管理的效率。

四、企业科研档案数字化管理对策建议

（一）强化科研档案数字化管理意识知识经济时代背景下，随着信息技术的迅猛发展，如今的世界已经进入了“互联网+知识”的时代，互联网、云计算、数字技术已经深刻融入各行各业。从企业管理者角度来说，企业管理者要充分认识科研档案的重要性，打破传统科研档案管理思维的束缚，充分认识企业档案数字化管理系统建设的重要意义，重视企业科研档案数字化管理系统建设，改变重视纸质版资料存档、轻视数字化科研档案信息管理系统建设的传统思维，将基于数据的档案管理目标纳入该单位的建设计划；投入档案管理数字化建设资金，购置先进设备，将任务与绩效挂钩，建立薪酬和处罚制度，提高服务效率和质量，为数字化档案建设和管理奠定坚实的基础。从企业科研档案管理者角度来看，企业科研档案管理者要努力提高档案数字化管理意识和技能。从工作实际来看，缺乏数字科研档案管理知识的员工容易出现工作错误，对科研机构的运行和发展有一定影响。

（二）提高企业科研档案管理人员专业素质和能力企业科研档案管理数字化系统不管再先进，也需要科研档案管理人员操作，企业科研档案管理人员的专业素质和能力直接影响企业科研档案数字化管理的成效。人是企业档案管理数字化系统的最终使用者和操作者，效益是一切企业活动的重要目标，在公司科研档案数字化建设中也必须考虑到这一点。为了更好地让企业科研档案管理员胜任此项工作，企业必须加大科研档案数字化管理人才的培训和引进，数字化技术和人员培养两手都要抓，两手都要硬。在人才培训和使用方面，企业要定期组织培训课程，邀请科研档案管理数字化专家开展专题培训，向管理人员介绍数字化管理方法和管理流程，提高管理人员的技能，为数字化档案管理的运行和发展打下良好的基础，满足企业科研档案管理和发展的需要。在利用外部专家进行培训的同时，企业还要针对科研档案管理工作的特点，积极进行内部培训，通过倡导个人自学、集中学习、内部培训等方式，提高科研档案工作者的专业组织和业务能力，不断适应数字化技术快速发展的需求，建设一支具有较强专业技能的队伍，更好地为企业科研工作高质量发展服务，促进新时代基于数字化的企业档案管理工作可持续发展。

（三）完善企业科研档案管理标准企业科研档案数字化管理是利用数字化改进服务，并尽可能利用数字存档数据，在数字性能方面实现真正的高附加值。数字化管理的正常运行需要企业科研档案管理标准的保障。企业只有建立健全科学合理的科研档案管理标准，才能充分发挥数字化的优势。完善企业科研档案管理标准具有以下作用。一是通过企业科研档案管理标准规范员工行为。企业建立科研档案管理标准时，应明确科研档案管理者的职责，确定各部分科研工作的存档内容、标准、级别，不断改进科研档案的数字化管理方式。二是便于对科研数据进行分类存档管理。由于科研数据库类型不同，通过确定科研档案管理标准，有针对性地进行分类和分析，以确保高质量的数字化归档。三是加强科研档案的保密和安全管理工作。一方面要明确科研档案系统使用者的权限，科学界定科研档案的保密等级，加大科研信息的安全检查和监督力度，防止泄密等问题的发生；另一方面，借鉴国内外先进的数字化管理经验，及时对重要的科研档案信息进行双备份，以防意外情况的发生。

（四）及时做好科研资料的数字化归档收集和整理在企业科研项目开发的早期阶段，要确定专职的科研档案管理人员。选择科研档案管理者时，必须注重其责任心和业务能力。科研档案管理者从项目开始到结束必须及时跟进，根据项目中定义的节点计划收集项目产生的所有档案资料，并及时进行电子归档和整理，实现档案的数字化存储和实时处理，以确保材料的完整性，实现数字化、系统化管理，防止科研档案泄密等安全问题的发生，充分发挥企业科研档案的最大价值。科研档案管理者在科研档案管理过程中，如果发现科研档案资料丢失或不完整，必须立即改正及补充，以避免文件丢失。同时，企业要加强科研档案制度建设，全面做好档案的收集、整理和建设工作，根据实际情况制定应急安全管理方案，加强实体文件和档案的存储，做好文件备份和数据存储工作，防止档案信息泄露，确保档案安全。

（五）及时引进应用最新数字化技术当今世界已进入知识经济时代，各种新技术层出不穷。企业科研档案数字管理打破了传统纸质版档案管理的局限性，实现了科研信息的共享，大幅度提高了科研档案利用效率，为企业科技工作者查找资料提供了便利。为适应最新形势下企业科研档案管理工作的需求，企业要根据技术发展形势和自身需求，加强资金保障，及时引进最新数字技术的软件和硬件，优化企业科研档案数字化管理。一是科研档案数字化与企业发展之间存在一定的联系。在数字技术不断发展的背景下，企业要加大资金投入，及时引进应用最新数字化技术，优化企业科研档案数字化管理体系，及时做好数字化系统对接工作，为企业科研工作打下良好的基础。二是企业数字化管理工作是动态的，而不是静态的，需要投入大量的资金和时间逐步实现和完成。先进的数字化技术引进前，企业必须首先分析科研档案管理的发展需求，并引入相应的数字技术，不能盲目拔高或者保守。企业科研档案数字化虽然成本高，不能直接为企业创造经济效益，但是通过科研档案数字化管理，可以降低企业管理成果，提高档案管理效益，为企业科研工作提供可靠的档案支持，间接地为企业创造价值。综上所述，新形势下，随着信息技术的快速发展，基于数字化的企业科研档案管理是大势所趋。针对现阶段企业科研档案数字化管理过程中存在的问题，企业在有限的条件下，要加强顶层设计，及时研究分析企业科研档案管理的需求，打破传统档案管理的定势思维，加大资金投入，及时引进现代先进的数字化档案信息管理系统，将纸质科研档案进行数字化处理；同时，要加强管理制度和档案管理标准建设，促进企业科研档案规范化、现代化、数字化发展；要加强档案管理者的业务培训，不断提高科研档案管理人员的责任感和业务技能，为企业科学研究的运行和发展提供更多高质量、高价值的数据档案资料，为企业科研工作保驾护航。

作者:辛广 马学文 刘同信 任书丽

科研档案管理探讨篇2

农业科研单位在持续发展进程中，越发深刻认识到人才资源配置于人事管理工作的重要程度，而人事档案管理是人事管理工作顺利开展的前提。因此，在如今新形势环境下，农业科研单位应充分体现出人事档案管理的作用，以便提高人事管理工作质量。基于此，本文主要将农业科研单位人事档案管理问题分析作为出发点，并为其提出几点有效管理建议，以求为有关人员带来一些参考。在我国农业科研单位中，人力资源的配备通常是以人事档案作为基本依据，一旦人事档案出现失真或者是不完善的情况，则会在一定程度上直接影响到人力资源配置的最终决策，从而难以充分体现出人力资源所具有的积极效果。由此可见，人事档案管理工作与人事管理两者间互相促进、互相作用，唯有人事档案处于真实、完善的状态下，才可确保人事管理工作的有序开展。鉴于此，农业科研单位应当明确意识到人事档案管理工作的重要性，使其维持在一个科学、有序的状态下，从而为人力资源的合理管理提供良好基础。

一、农业科研单位人事档案管理问题分析

1.人事档案管理工作体系不完善。结合我国对人事档案管理工作所下发的法律法规，科研单位应严格响应国家号召，创建一套完善、全面的档案管理工作体系，借此保证档案资料能够根据类别来展开归档储存，从而由传统驱动档案管理工作形式向着规范化、制度化管理趋向进行转变。但通过我国农业科研单位具体工作情况来看，与其相配套的管理体系依旧处于缺失的状态，换而言之，在此方面有一套宏观体系，但却缺少行之有效的微观体系，在缺少自身建设的前提之下，则很难最大程度体现出人事档案管理工作所具有的灵活性，导致在全面落实工作制度时，有极大几率会存有随意性情况。

2.人事档案管理人员素养较薄弱。现阶段，在我国社会发展极其迅猛背景下，各行各业的人才竞争情况越发激烈，农业科研单位也是如此，其人事档案管理工作的整体环境也发生一定变化，如：档案内容更为丰富、档案信息载体多样化等。对此，人事档案管理工作人员应当和工作具体情况相结合，充分体现出自身主观能动性，根据相应规则，再按照人事档案管理工作的诉求，来采用具有针对性的档案管理工作形式，以有效提升人事档案管理工作效率。由此可见，如今人事档案管理工作对相关工作人员提出了极为严格的标准，要求管理人员自身的核心素养应体现出专业化特征。但通过大量调查与研究可以发现，大多数管理人员并非是专业人员，无论是人事档案管理理论知识学习、实践管理经验方面，还是对管理工作的认知等方面，都存有诸多不足，如此则会让管理人员在工作开展过程中出现一些问题，从而为人事档案管理工作的有序开展带来消极影响。

3.人事档案管理工作环境不理想。首先，从人事档案管理工作物质环境方面来看，人事档案管理工作的空间资源尚不充足，档案库房正处在十分紧缺的状态之下，阅览室相对较少，且所配备的档案管理工作人员也很难充分符合档案管理工作的实际诉求。另外，人事档案管理工作开展过程中所需的打印设备、计算机设备、扫描设备、复印设备等也由于资金投入力度不到位的因素，正处于缺乏的状态之中。其次，从技术环境层面来看，近几年，我国农业科研单位对人事档案管理工作提出了更高的诉求，把现代化科学技术合理运用到具体的人事档案管理工作之中，搭建一个相应的人事档案管理系统，可以说是日后人事档案管理工作发展的必然趋势。最后，农业科研单位人事档案管理工作对于信息化建设资金投入十分有限，具体技术方案和平时业务间的结合并未达到预期理想效果，这是因为一些软件或系统，并未充分体现出其在提高农业科研单位人事档案管理工作之中的真正作用。

4.离岗创业人员的个人档案管理存在漏洞。现阶段，在我国社会经济飞速发展背景下，一些科研人员为了更好地进行科研成果转化，获得更高的薪资收入，而选择离岗创业，在此情况下则自然而然地出现了个人档案的存放问题。离岗创业人员将个人档案存放在原单位，对自己个人档案不闻不问，在新单位创业产生的个人档案资料，例如新研发的科研成果、发明专利、获奖等信息没有及时归档原单位，从而造成自己多年个人档案出现“留白”情况。再加上一些档案管理机构与工作部门档案政策的宣传不到位、管理手段较为滞后等情况，造成“人档分离”“档案不完整”“信息失真”的情况出现，从而对人事档案管理工作的有序开展带来了一定的消极影响。

二、优化农业科研单位人事档案管理架构的几点建议

1.转变人事档案管理体系，全面服务人事管理工作。人事档案管理工作作为人事管理工作开展的前提，只有将档案管理工作做好，才可使人事管理工作取得高效开展，由此可见，档案管理工作对人事管理工作而言，具有一定的推动作用。而人事档案管理机制是保障管理工作顺利开展的有效手段，因此为了能够达成人事档案可以为人事管理提供良好服务的目标，应当通过以下三个方面作为切入点。首先，相关人员应当积极、主动地分析国家在此方面的要求，对相关法律法规进行全面了解，并将其作为前提，再结合农业科研单位特征，来制定出一套全面、完善、合理的人事档案管理准则，并在实际工作过程中，对其进行全方面贯彻落实，也就是不论档案室工作人员岗位职责、档案室工作，甚至是档案资料规定、文书档案归档等，都应将其进行合理融入，借此保证人事档案管理体系可以达成微观状态。其次，人事档案管理工作人员应当高度重视管理体系的全面贯彻落实，保证体系的执行力度可以取得持续提高。同时，农业科研单位应当加大管理体系落实的宣传力度，保证所有工作人员都可明确意识到人事档案管理工作的真正作用，再采用切实可行的对策进入到其中，充分保证体系和工作人员的平时工作间做到紧密关联，长此以往，则能够使人事档案管理工作形式得以固定，从而让档案管理体系作用可以取得全面体现。最后，档案管理体系在档案管理工作中全面执行一段时间后，相关部门应积极创建一套与之相对应的评价机制，以便于对制度是否具有合理性、科学性展开断定，待得出相应评价结果后，找出制度制定中所存有的不足，再邀请专业人员来对其展开研判，借此保证所制定的管理体系能够取得最为理想的状态，从而为人事管理工作的开展提供良好服务。

2.提高人事档案管理人员综合素养。管理人员是开展人事档案管理工作的直接参与者，其在某些方面直接决定着人事档案管理工作开展的效果。但通过目前我国农业科研单位实际情况来看，一些档案管理人员的专业素养比较薄弱。因此，相关部门应当进一步提升其综合素养，不但需要提升管理工作人员的专业管理技术，还应当提升管理人员对于工作的态度，以此推动我国农业科研单位档案管理工作的顺利开展。首先，在保证管理人员核心素养的前提下，对管理人员进行全面、系统的教育培训，使其可以充分了解与掌握农业科研有关知识、流程，以及现代化信息技术的合理运用，由档案资料收集全面性，到资料整理的规范性，直至最终归档的科学性，保证档案工作可以在一套高效、高质的管理形式下得以开展。其次，高度重视对人员的系统化教育培训，与自身所拥有的档案教育资源相结合，将教育手段、教育体系、教学内容等方面作为出发点，保证可以对管理人员进行定期的知识教学，借此确保人事档案管理在职人员能够学习到更为领先的管理理论知识，并对自己在日常开展档案管理工作环节时的工作问题进行深入反思，由此积极应用更为领先的手段或者是理论知识来开展档案管理工作，从而使档案管理工作取得高效开展。最后，农业科研单位应当把档案管理绩效合理纳入薪酬管理、绩效考核机制之中，以此来进一步激发人事档案管理人员对于其自身工作的踊跃性、自主性，使其可以在工作过程中勇于创新、持续进取，确保人事档案管理工作的效率能够取得稳步提升。与此同时，农业科研单位还应建立健全监督体系，定期或不定期对人事档案管理工作实际情况展开全面检查，对其中表现较为优秀的工作人员进行精神表扬、物质奖励等，而对工作状态不理想的管理人员进行问责，确保形成一个良好的人事档案管理监督环境。

3.优化人事档案管理工作环境。农业科研单位在开展人事档案管理工作过程中，应当在一个良好、和谐的环境下开展，这样可以确保人事档案管理工作的整体质量，以便于为人事管理工作的有序开展提供良好服务。在此阶段，可以将环境总结、归纳成以下两个层面：第一，对物质环境进行合理完善与优化。农业科研单位应当明确意识到人事档案管理工作自身所具有的真正作用，并创建一个全面的人事档案资金体系，借此保证这一工作能够有着充足的资源、资金作为支持。在对农业科研单位具体情况展开全面、认真的研判后，明确好阅览室、档案室的空间需求，以及扫描设备、复印设备、打印设备的需求，将其作为基础前提，建立健全设施设备的投入制度，并创建出一套完善、全面的设备设施购买与维护体系，保证后期开展人事档案管理工作过程中，各个设备资源都能够取得充足配置，如此一来，则可以打造出一个充分满足预期设想的档案管理工作环境。第二，相关人员在开展人事档案管理工作环节时，应当积极将现代化信息技术及系统合理运用到实际工作环节之中，进而让人事档案管理工作可以向着科技化、现代化方向进行发展。第三，企业领导人员应对本单位的人事档案管理工作特征展开全面分析，以便选择出在这一方面有着充足经验的软件设计及系统架构单位，保证设计队伍和人事档案管理工作人员间做到密切交流，在此前提下，设计出科学、合理的人事档案管理系统，保证各个工作都能够在此系统中开展，如此则可以让人事档案管理工作功能进行充分发挥。在人事档案管理人员能够熟练掌握相应系统之后，则能够通过系统来展开人事档案资料调取工作，从而体现出人事档案自身的信息价值，这时则能够逐渐发展到信息服务与资讯状态中，进而进一步提高人事档案管理工作的信息化水平。

4.加强部门沟通，做好创业人员档案管理工作。农业科研单位合理开展离岗创业人员的档案管理工作，也是人事档案管理工作高效开展的一个关键内容，鼓励与支持离岗创业的根本目标，是构建一个和谐、有爱的社会，推动我国社会经济的稳步增长。可见，鼓励创业、支持创业，促进我国经济的良好发展，可以说是全社会的责任。因此，农业科研单位应当树立起大局观念、联动意识、责任意识，使各个工作部门之间进行密切合作，互相支持，制定出一套完善的联动对策，为离岗创业人员提供便捷、高效的服务。与此同时，相关人员还应当最大程度体现出档案所具有的作用与价值，合理利用离岗创业人员的创业档案资料，对创业群体、学历、年龄、创业项目、存有不足等展开全面的总结与归纳，一同探究与分析创业扶持规律及模式，以便于为我国社会经济的良好发展提供有力参考依据，一同构建一个向上、和谐的环境，使创业和档案管理工作上升到一个全新局面。

三、结语

总而言之，农业科研单位在开展人事档案管理工作过程中所存有的弊端与问题，会在一定程度上约束着其现代化发展步伐。因此，相关人员应当对其展开高度重视，并采用具有针对性对策来对其进行合理解决，如转变人事档案管理体系，将离岗创业人员档案管理工作做好，从而更好地提升农业科研单位人事档案管理工作的总体质量与效率。

作者:陈成瑾 单位:福州市蔬菜科学研究所

科研档案管理探讨篇3

精细化管理是一种管理理念和管理技术，通过规则的系统化和细化，运用程序化、标准化、数据化和信息化的手段，让组织管理各单元精确、高效、协同和持续运行，提高管理工作的效率。医院科研档案是医院职工科研活动的真实记录，能够为临床科学研究提供数据基础，为理论教学工作提供生动素材，为行政管理工作提供决策依据。把精细化管理应用于医院科研档案工作既是提升科研档案管理质量，创新科研档案利用服务的手段，也是适应现代医院管理的必然需求。

一、医院科研档案实施精细化管理的意义

（一）精细化管理是科研档案管理模式革新的内在要求

医院科研档案作为医院科研活动的原始记录，全面反映了医院科研实施过程和医院的科研能力水平，是医院档案管理的重要内容。传统科研档案管理是粗放式的管理模式，多依靠经验被动管理，管理质量和效率受到制约，进而影响其开发利用。精细化管理植入的意义在于通过标准化、流程化、信息化的手段提升科研档案工作内容的质量和效率，不仅克服了传统管理模式的随意性和盲目性，使档案管理步骤有流程，操作有规范，评价有标准，管理质量和效率得到提高；还通过信息化手段提高信息检索的便捷性，扩大档案利用的覆盖面，促进科研档案的开发和利用，实现科研成果的有效转化。

（二）精细化管理是落实科研档案工作相关制度规定的有效方式

2017年，国务院办公厅了《关于建立现代医院管理制度的指导意见》，提出要“建立健全科研项目管理、质量管理、科研奖励、知识产权保护、成果转化推广等制度。”这在一定程度上对科研档案工作规范化、制度化管理及开发利用提出了新的要求。2020年10月，国家档案局、科技部联合了《科学技术研究档案管理规定》，《规定》指出“把科研档案工作要求纳入科研管理制度与工作流程，与科研项目工作同部署、同实施、同检查，将科研档案管理列入有关部门和人员的职责并予以考核”。作为科研档案工作的部门规章，不但优化了科研档案管理流程，还对科研档案全流程管理及档案人员提出了要求。精细化管理通过“精”的工作标准和“细”的流程管理呼应了这些规章制度对科研档案工作的要求，精细化管理是这些规章制度落地、落实的有效方式。

二、目前医院科研档案管理的现状

（一）日益增长的科研档案和落后的管理模式之间的矛盾

目前科研档案多由科研部门管理，档案人员大多是兼职，既要承担科室业务工作，又要兼顾档案工作，无法保证在档案工作上投入足够多的时间和精力，进而影响档案管理的质量和水平。实际工作中，“重科研、轻管理”的现象比较普遍。档案的管理大多还是以纸质档案为主体，采用人工、手动管理纸质件的模式，由于信息技术、管理理念，阻碍医院科研信息化发展步伐，网络化、无纸化管理较少，，信息化建设方式相对滞后。近年来，医疗卫生系统科学研究事业的蓬勃发展带来了科研档案资料数量上的剧增，档案内容更加丰富，传统的管理模式显得捉襟见肘，已成为科研档案工作发展的桎梏。

（二）日益增长的利用需求与服务手段单一之间的矛盾

医院科研档案涉及了大量的临床数据、药物研制、器械改进、新疗法、新技术，不但对临床应用、科研教学具有重要价值，还会为医院创造巨大的经济效益和社会效益。然而，由于传统的手工检索模式，导致档案查找费时、耗力；另外，即使有些医院开展了信息化工作，但医院科研档案信息化建设力度小，科研档案信息共享利用不足，科技档案管理仍处于数据的简单存储阶段，对科研数据的深入分析和研究欠缺，深层次开发不足，影响其利用效率。

三、科研档案精细化管理的有效策略

（一）强化精细化的科研档案管理理念和意识

实行科研档案精细化管理，科研档案人员首先要强化精细化的管理理念和意识。一方面，医院要推行精细化管理理念和意识，让科研档案人员认识到精细化管理的必要性和重要意义。另一方面，医院要不断开展精细化管理相关知识及档案业务规范化培训，如专家授课、院内宣讲、技能比武等多种形式强化精细化管理的意识和运用能力，提升科研档案人员的管理技能，从而把精细化管理变成个人的工作习惯。

（二）建立完善的科研档案工作制度 

完善的科研档案工作制度使科研档案管理有章可循、有规可依、有迹可查。首先，建立完备的科研档案管理制度。完备的制度要覆盖科研档案工作整个流程和环节，制度既要具体、规范，又要科学、适用，制度要“精”，管理流程要“细”。其次，建立精细化的岗位职责制度。一方面细化科研档案人员岗位职责，岗位和工作内容、职责相统一。另一方面对岗位职责进行量化和标准化，既能方便考核，又能体现奖惩。再次，加强科研档案 的“前端控制”。“前端控制”即将档案部门的职能进行前移，档案人员提前介入到科研活动中，协助科研人员做好资料的收集整理和归档工作，2021年新修订的《科学技术研究档案管理规定》提出“应当把科研档案工作要求纳入科研管理制度与工作流程，与科研项目工作同部署、同实施、 同检查。”在制度上明确了科研档案工作要和科研项目同步进行。这既能提高科研人员的档案意识和技能，又能保证科研档案的完整性、准确性、系统性。

（三）建立和精细化管理相适应的的人才培养和奖惩机制

医院要加强档案人员的档案专业技术培训和信息化技术培训，培养既懂科研工作，又懂档案工作及信息化的复合型人才。另外，针对档案工作长期处于冷门位置，档案工作者职业自豪感低等现象，医院要建立和档案人员岗位职责相适应的绩效考核、职称评定、奖惩制度等方案，打破人员松散、职责分工不明确、考核标准不具体、不科学的现状，既要确保档案人员的基本待遇，保证人才队伍的基本稳定，还要助力档案人员的职业成长，提升其职业认同感和自我价值感，促进人才队伍可持续发展。

（四）加快实现科研档案的信息化管理

科研档案信息化是利用计算机、网络、通信和数据库等信息技术对传统的档案管理模式进行重新规划、定位的规范化和标准化管理过程，是科研档案现代化管理的基础。一方面，医院要对传统载体的科研档案进行数字化处理和存储，实现网络检索和利用。另一方面，建设高效的科研信息平台，实现科研项目管理、科研档案管理和查询利用的一站式服务。传统的科研档案管理依靠人工进行收集与整理，不仅耗时，还容易因人工管理不规范导致破损、丢失。建立科研信息平台，通过在线实现科研项目全过程管理以及科研档案收集、审核等一体化管理，既能保证档案材料的真实性和规范性，又能提升管理效率，同时推动档案交流整合，实现档案共享，最大化发挥档案资源利用率。[7]目前，部分医院建立了科研信息系统，但信息系统的使用呈“孤岛”、碎片化状态，不能与医院其它信息系统实现集成或互联互通，高效的数据传输、数据监控和管理受到制约。因此，建立高效的科研信息系统就要打破信息孤岛现象，建立信息集成平台，提高信息沟通效率和联动效能。精细化管理应用于科研档案工作是提升科研档案管理质量和效率的重要途径，也是促进科研档案开发利用，科研成果转化的有效方式。然而，科研档案精细化管理并不是一蹴而就的，它需要医院结合自身实际情况，因地制宜地制定出符合自身发展实际的精细化管理方案，并在实际工作中不断地修正、完善，最终使精细化的科研档案管理成为医院科研工作的加速器。

作者:何洋芳 李无阴 单位:河南省洛阳正骨医院（河南省骨科医院）