新《规则》中对归档文件的主要类型进行了说明，和老《规则》比起来主要包含下面几种情况：1.新增情形。如正本和翻译本为一件，简报等材料规定一期为一件，会议记录等材料一次会议为一件，有文件处理单以及发文稿纸的和其他相关文件共同为一件。2.修订调整的情形。如来文和复文独立成件，也可以为一件。3.略微调整的情形。如文件正本和定稿（其中包含政策法规等重要文件的修改稿）为一件，各种报表图册一本为一件（如其属于文件附件则例外）。对于各单位的文件材料，其中制度规范、工作报告、会议记录等文件属于相对普遍的归档文件形式，而其他的一些收发性的文件材料，通常都具有统一的文件处理或者发文稿纸。在新《规则》中对于此类文件材料的组件排列方式进行了规定，管理工作人员在对相关文件进行整理的过程中，特别是文件材料形成的过程中必须根据组件要求形成文件，确保文件材料在其形成阶段就可以符合归档文件的质量规定，真正把文件整理工作前置，减少后续的工作时间和负担。
二、文件分类、排列
随着社会经济的发展和现代化建设进程的推进，各单位的文件资料类型也更加多元化，大部分单位开始借助于部门整理的办法来工作，遵循谁形成、谁整理的基本原则，清楚地规定各个部门的归档责任。考虑到原《规则》中“保管期限-年度-机构分类法会给机关档案的日常管理、利用带来较大不便”，在新《规则》中推荐先采用“年度-机构（问题）-保管期限”三级分类方法。在归档文件排列这一环节上，新《规则》规定“按时间结合事由排列”，放弃了原《规则》中强调的事由原则和重要性程度标准。在实际工作中，目前办公自动化已非常普及，按新《规则》的要求大大提高了工作效率。
三、档号编制
档号的本质是字符形式的档案代码，其主要功能是规定档案材料的排列顺序，属于全宗中的位置标识。我们在开展档案整理工作时，为了确保各种类型档案材料整理方式的一致性，将档号当成是文件资料的一种身份标志，从而便于未来查询利用时更有效率。因为在旧《规则》中并未明确提出关于档号的规定，各单位结合自身具体情况来制定档号规则，导致了档号编制的混乱。在新《规则》中也明确规定了档号编制原则、档号结构以及档号编制的具体方法，是进一步贯彻推进深化检索的有效对策，也让我们在进行文件资料查询时带来了极大的便利性，让单位档号可以实现统一格式。档号编制工作同时也是针对各种类型档案实施统一有效整理的基本要求，按照新《规则》中的内容，档号机构一般是：全宗号-档案门类代码?年度-保管期限-机构代码-件号，上、下位代码用“-”符号进行连接，同级代码用“?”符号间隔。针对部分选择机构分类法的单位，相关部门已经设置部门代码，档号结构能够这样进行设置：全宗号-WS?2015-Y-01-0001。档号中档案门类代码的使用让新《规则》不单单能够适用于文书档案材料，同时还能够适用于其他不同门类的档案材料，确保不同门类档案都拥有唯一的档号，能够便于我们进行统一管理。
四、文件装订
建设项目管理在全国上上下下都得到了足够的重视，各单位建设项目管理部门历年来也积累了不少建设项目管理的先进经验，但对于建设项目管理中很重要的一个方面――项目档案管理却没有得到应有的重视。这个现象伴随着项目档案管理相关规定的出台而得到了很大转变，各个单位也在不知不觉中重视了项目档案管理工作，只是苦于不知如何做好项目档案管理工作。本文从一个项目档案管理者的角度，谈一下如何做好项目档案管理工作。
1 充分认识建设项目档案的重要性。根据国家档案局、国家发改委联合的《重大建设项目档案验收办法》规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收。由此可以看出，项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了项目档案在建设项目竣工验收中的重要性。此外，项目档案对建设项目日后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用，项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响建设项目发挥最大效益。
2 如何做好建设项目档案管理工作。 各级领导要高度重视建设项目档案工作。工程建设是百年大计，工程建设项目档案同样是百年大计，有了工程没有档案将后患无穷。工程项目从立项开始，主管领导就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作，制定明确的岗位责任，进行考核并与奖惩挂钩。 加强对建设项目档案工作的组织领导。成立建设项目档案工作领导小组，建立建设项目档案工作人员网络体系，明确每人的工作职责，加强考核，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。 定期召开建设项目档案工作会议。项目建设单位对建设项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。定期召集有关参建单位及档案管理
3.人员参加项目档案工作会议，汇报项目档案工作进度，安排布署下步工作。加强建设项目档案管理制度建设。俗话说“没有规矩，难成方圆”。建设项目由于规模大、工期长、形成材料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以要想在建设项目档案管理中做到规范化、标准化，仅靠档案管理部门或建设项目管理部门少数几个人的力量是根本办不到的。因此，加强和完善有关的制度建设，就成为做好建设项目档案管理工作的根本保障。坚持执行“四同步”制度。即：企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目总结与项目文件材料完全归档同步。以“四同步”制度来确保做好项目档案的收集工作。
项目建设单位档案部门及时介入。项目管理部门往往不懂档案管理，不知道项目档案的组织管理、归档范围、整理规范、保管要求等，等到工程项目要竣工验收，提到项目档案验收了，才知道项目档案还有整理要求，安全保管有库房“八防”等验收内容，这时往往积累了很多工作需要处理，搞得很被动。因此，建议项目建设单位档案部门及时跟踪项目建设进度，及早介入对项目档案工作进行业务指导，并对有关人员进行档案业务培训。档案部门必须参加竣工验收。审阅工程档案是竣工验收的法定内容，档案部门参加竣工验收，是保证工程档案资料质量的关键。档案部门在工程档案验收工作中，要把工作的重点放在档案初验阶段，各项归档材料要切实做到“图实相符”、签字手续完备。对初验中发现的问题，要求相关部门及时解决。在掌握验收标准上，要坚持高标准、严要求、不马虎迁就，以确保项目档案的质量。
4.项目档案整理工作前移。每个建设项目，特别是投资大、周期长的项目，往往参建单位众多，形成的文件材料多而杂，如果都由建设单位来整理则要投入相当多的人力、物力和精力。建议项目建设单位在签订招标合同时就把项目档案的整理要求明确提出，每个参建单位形成的材料，由形成单位负责整理好，向建设单位项目管理部门或档案部门移交。
一、建设项目档案的重要性和管理范畴
1、建设项目档案是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性的工作，是实现工程建设科学管理的技术基础工作和技术保障性工作，它具有成套性、专业性、动态性的特点。基本建设项目档案的性质决定其在整个工程建设中处于重要位置。根据《国家重大建设项目档案验收办法》关于“项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收”的有关规定，项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了项目档案在建设项目竣工验收中的重要性。
2、建设项目档案是国家发展建设的原始记录，管理好建设项目档案是档案管理人员的基本职责。建设项目档案的有效利用以齐全完备积累为前提，所以完整收集、规范管理是做好建设项目档案工作的必要条件。收集管理建设项目档案应以形成使用者立卷归档为原则，以综合利用灵活方便为宗旨。
3、建设项目档案是各类基本建设档案的总称，是在基本建设过程中形成并归档保存的全部建设资料数据。其价值构成具有历史久远性、利用沿续性、数据固定性和原始参考性。建设项目档案的特点是数量大、种类多，施工周期长、时间跨度大，历史特征明显、载体形式复杂、重复使用率高、分散零乱、容易破损且不易保管。如果不及时收集整理，就有可能造成建设项目档案材料缺损或遗失，最后补救困难，利用不便。由于建设项目档案又具有成套性、专业性和动态性的特点，档案管理人员就必须在整个建设项目过程中实行跟踪收集，随时整理、丰富类别、积累经验，为建设项目档案入库存档奠定基础。
4、建设项目档案是指从工程项目的提出、调研、评议、决策、规划、征地、拆迁、勘测、设计、施工、生产准备、竣工投产、交付使用全过程中形成的应当归档保存的各种文字、图纸、图表、计算、声像等各种形式的文件材料。基本建设项目档案是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性的工作，是实现工程建设科学管理的技术基础工作和技术保障性工作，它具有成套性、专业性、动态性的特点。基本建设项目档案的性质决定其在整个工程建设中处于重要位置。
二、建设项目档案目前存在的主要问题
1、重建设、轻档案的思想在项目建设负责人和工程技术人员中普遍存在，影响着建设项目档案工作的正常开展。
2、重点建设项目中不按建设程序办事的现象多，影响了项目档案资料的齐全完整。
3、建设单位对项目的最后验收工作重视不够，影响了建设项目档案的接收。
4、各相关部门对建设项目的监督指导力度不够，影响了建设项目档案的管理水平提高。
三、规范建设项目档案重在执行力
1、合理依法治档，增强项目档案意识。建立健全项目档案是工程质量管理的重要内容，加强对建设项目档案工作的领导，切实将档案工作纳入基本建设管理程序和项目质量领导责任制。建设项目档案从动态和静态的全方位记录、反映工程建设过程和建设成果，这些都是项目建设的真实记录；同时也是项目建设、管理、生产、维护的重要依据和条件。
2、档案工作与项目建设同步进行，坚持档案工作与工程建设“三同步”是我国建设项目档案工作的一条重要经验，也是建设项目档案工作是否能达到预期效果的关键。首先是项目建设前期阶段就应及时建立档案工作，加强对前期阶段产生的文件材料的管理，在建设合同中要明确提出对文件材料的编制、整理及提交的具体要求；其次是在检查落实建设项目的实施过程中，要同时检查落实档案工作的情况；还有就是在工程竣工验收时，要同时验收工程档案情况，在竣工阶段，必须按要求认真进行项目整套竣工档案资料的汇总、编制、整理工作，并且要按国家要求组织竣工档案资料的专项验收。
3、深化建设项目档案管理制度是保证项目档案工作质量的前提。建设项目都应根据国家、行业有关文件、规范、标准，结合本项目的实际建立健全档案管理制度。必须建立归档制度，明确归档范围、归档时间、归档要求及归档责任人。建设项目单位还应编制档案分类大纲，以指导竣工档案的编制、整理工作。
4、必须严格按国家规定编制好竣工图。竣工图是整套竣工档案的核心，它真实地反映了工程竣工时实际状况，是项目生产、维护和改扩建的重要依据。各建设项目必须认真按照国家有关规定进行竣工图的编制工作，确保竣工图质量。竣工图必须准确反映项目竣工时的实际情况，做到图物相符，数据准确，签署完备。
第二条重点建设项目档案是项目建设管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录,是指建设项目立项、审批、招投标、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式全部文件,包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。
第二章各部门管理职责
第三条市及各区档案行政管理部门主管本市、区重点建设项目档案工作,必须认真履行监督和指导的职能,把好项目档案关，做好重点建设项目档案登记和报送工作，参加档案专项验收及工程竣工验收工作。
在项目立项阶段，市、区国家综合档案馆应向项目建设单位（业主、项目法人）提出并协商重点建设项目档案进馆的移交接收范围。
第四条项目主管部门要对市重点建设项目档案工作实行监督和指导,做好重点建设项目档案登记，及时报送当地档案行政管理部门，参加档案专项验收工作。
第五条项目建设单位（业主、项目法人）要按照统一领导、统一管理档案的原则，做好重点建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作；做好电子文件管理；做好重点建设项目档案登记和报送工作；负责组织、协调和指导勘察设计单位、参建单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件。
第三章档案管理登记制度
第六条重点建设项目档案既是重点建设项目的历史记录，也是项目投产后运行、维修、管理、改扩建和技改等工作的重要依据。为了及时掌握重点建设项目档案工作情况，加强监督和指导，档案行政管理部门、项目主管部门、项目建设单位要做好重点建设项目档案管理的登记工作。
第七条*市重点建设项目档案管理登记范围是包括国家、省、市发展和改革部门的国家、省、市重点建设项目名单的重点建设项目；市档案行政管理部门每年公布需要登记的重点建设项目名单，并统一部署对全市重点建设项目档案的登记工作；各项目主管部门的档案机构、项目建设单位（业主、项目法人）和项目所在地的区档案行政管理部门应做好对本部门和本地区重点建设项目档案管理登记工作的组织、指导和监督工作。
凡新建、在建、收尾和竣工试生产的国家、省、市重点建设项目，按隶属关系组织登记。属于行业主管部门的，由项目主管部门的档案机构负责组织填写“重点建设项目档案管理登记表”，同时抄送项目所在地的区档案行政管理部门，便于相互配合，监督指导；属于地方的，由项目所在地的区档案行政管理部门负责组织填报。
第八条登记工作的要求
（一）项目主管部门档案机构应与市、区档案行政管理部门互通情况，互相合作，以保证重点建设项目的档案管理登记完整、准确。
（二）项目主管部门档案机构和市、区档案行政管理部门对于新建项目应按本办法第七条及时组织监督建设单位（或项目法人）做好档案管理登记，建立档案工作。
（三）要保证项目档案工作与项目建设同步进行，特别要认真做好项目档案的预验收工作。项目主管部门档案机构应主动与项目建设部门加强联系，根据项目计划工期和进度，及时对登记的项目提出档案验收要求。隶属于地方的项目，市、区档案行政管理部门应按各自管理范围，及时对登记的项目组织预验收。预验收结束后，验收组织单位应按本办法第七条及时做好项目档案管理登记、报送工作。
（四）项目竣工验收后，应按本办法第七条及时做好项目档案管理登记、报送工作。市、区档案行政管理部门根据填表情况不定期地对项目档案进行抽查。
第九条为确保重点建设项目档案管理的正常秩序，任何部门和单位不得向重点建设项目收取任何名目的工程档案保证金和任何形式的档案管理费用。
第四章档案资料整理、归档要求
第十条项目建设单位（业主、项目法人）、筹建部门、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位要把项目建设文件材料（包括电子文件）的形成、积累、整理和归档工作纳入项目建设管理的工作程序，列入工程技术人员的职责范围，并有相应的检查、控制及考核措施。
第十一条项目建设单位（业主、项目法人）要确定重点建设项目档案工作“以一流工程建一流档案”的目标，负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件。
在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应订立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档和移交的义务。
项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。
项目建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位和材料、构件及设备供应单位应根据本办法的要求，完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。
档案分类、整理、归档按《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-*)执行。
第十二条项目建设单位（业主、项目法人）各机构、各施工承包单位、监理单位应在建设项目完成后应将经整理、编目的项目文件按合同协议规定的要求，向项目建设单位档案管理机构归档。
根据基本建设程序和项目特点，归档可按阶段分期进行，也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后与竣工验收文件一并归档。
归档文件应完整、准确、系统，应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程，真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符，技术数据可靠、签字手续完备,文件质量应符合国家有关规定。
勘察、设计、施工及监理单位需要向项目建设单位（业主、项目法人）归档的文件，应按国家有关档案管理的规定要求单独立卷归档。
外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文，经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。
第十三条项目文件的归档审查工作，施工单位在项目竣工文件收集，编制和整理后，应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审，经项目建设单位（业主、项目法人）确认并办理交接手续后连同审查记录全部交项目建设单位（业主、项目法人）档案管理机构。
第五章项目档案的验收
第十四条档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。
第十五条项目法人应将项目档案工作纳入项目建设计划和管理程序，与项目建设实行同步管理，建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。
第十六条项目档案验收的组织:
（一）市政府及其计划投资主管部门组织验收的项目，由市档案行政管理部门组织项目档案的验收；
（二）跨市、区项目，由市档案行政管理部门组织项目档案的验收；
（三）区属项目，由区档案行政管理部门组织项目档案的验收；
（四）市档案行政管理部门对项目区主管部门档案机构、区档案行政管理部门组织的项目档案验收进行监督指导。项目区主管部门、区档案行政管理部门应加强验收前的咨询、指导，必要时可组织预检。
(五)市及各区档案行政管理部门、项目主管部门档案机构、项目建设单位（业主、项目法人）、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位要协助上级档案行政管理部门做好在*市内的国家、省重点项目的档案管理工作。
第十七条项目档案验收组的组成:
（一）市档案行政管理部门组织的档案验收，验收组由市档案行政管理部门、项目市主管部门等单位组成。
（二）项目区主管部门档案机构组织档案验收的项目，验收组由项目区主管部门档案机构及项目所在区档案行政管理部门等单位组成。
（三）凡在城市规划范围内的项目，验收组成员应包括项目所在地的城建档案接收单位。
（四）验收组人数为不少于5人的单数，验收组组长由验收组织单位人员担任。必要时可邀请有关专业人员参加验收组。
第十八条项目法人应向项目档案验收组织单位报送档案验收申请报告，并填报《国家重大建设项目档案验收申请表》（表略）。验收组织单位在收到申请报告的10个工作日内应作出答复。
第十九条项目档案验收要求:
（一）项目档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成。
（二）项目档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进行。
（三）档案验收组全体成员参加项目档案验收会议，项目法人、设计、施工、监理和生产运行管理或使用单位的有关专业人员列席会议。
（四）检查项目档案采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽查档案的数量为项目档案总卷数的15%。抽点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。
（五）项目档案验收应根据DA/T28-*《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，对项目档案的完整性、准确性、系统性进行评价。
第二十条验收结果分为合格与不合格。验收组半数以上成员同意通过验收的为合格。
第二十一条档案验收合格的项目，由验收组出具档案验收意见。
第二十二条档案验收不合格的项目，由验收组提出整改意见，要求项目法人于项目竣工验收前对存在的问题限期整改，并进行复查。复查后仍不合格的，不得进行竣工验收。验收组提请有关部门对项目法人通报批评，造成档案损失的应依法追究有关人员责任。
第二十三条在对每一重点建设项目档案专项验收时，验收人员要认真履行职责对应当归档的文件材料加以验收。组织重点建设项目档案专项验收时，按《国家重大建设项目档案验收办法》执行。
第六章档案的移交、收集
中图分类号：K826.16 文献标识码：A 文章编号：
一、组织形式
地铁建设工程项目档案验收由国家档案局组织或委托省档案局组织（需报国家档案局备案）。现阶段地铁建设工程项目档案验收是根据国家档案局、国家发展和改革委员会《关于印发[重大建设项目档案验收办法]的通知》（档发〔2006〕2号）的精神，建设单位根据地铁档案工作实际情况，经征求省、市档案局和有关部门的意见，地铁建设工程项目档案验收由江苏省档案局组织。江苏省档案局、南京市档案局、南京市城建档案馆、江苏省建设厅等单位代表组成项目档案验收组，首先听取工程建设单位“关于项目建设和项目档案工作情况”及施工监理单位“关于项目档案质量审核情况”的汇报，经现场检查项目档案及档案管理情况，验收组在认真讨论和综合评议的基础上，形成项目档案验收意见。
二、管理原则和目的
为加强地铁工程建设归档文件的管理工作，明确工程档案资料管理的相关规定，统一工程档案的验收标准，建立和健全完整、准确、系统的工程档案，根据国家档案局、国家发展和改革委员会、建设部有关建设工程档案验收管理的有关规定，并结合地铁工程的特点和实际情况而制定相关规定。工程竣工文件的编制应及时、有效，并与施工建设同步；工程档案资料一要在管理上一丝不苟，能真实而全面地反映工程建设状况；二要在组成上系统、规范，并服务于工程项目的验收；三要真实记录重大建设项目全过程，为项目运行、管理、改扩建等工作提供重要依据；四要便于管理和开发利用；五要在建立健全纸质档案的同时，同步建立电子档案。总之，本着对历史负责的态度，应认真做好项目档案管理工作。
三、验收和移交程序流程
建立健全横向到边、纵向到底的档案管理网络。该网络由建设单位内部各处（室）、公司档案管理兼职人员和设计、勘察、监理、施工单位联合组成，并明确一位主要负责人分管档案工作。工程归档文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。
1、在工程文件的编制、管理、验收和归档工作中，建设单位应履行下列职责：
1.1建设单位负责工程建设文件的归档和档案工作。
1.2各职能处室负责各自管理职责范围内档案资料的收集、整理和移交工作。
1.3建设单位项目工程师负责组织、监督和检查施工、监理等单位工程文件的形成、收集、编制、移交工作。
2、在工程文件的编制、管理、验收和归档工作中，勘察、设计、施工、监理等单位应履行下列职责：
2.1勘察、设计、施工、监理等单位应指派专人负责工程文件的收集和整理，并能根据工程进度及时编制工程文件。
2.2建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案；各分包单位应将本单位形成的工程文件管理、立卷后及时移交总包单位。
2.3监理单位要监督、检查施工单位工程文件的编制工作和完成监理文件的编制，确保工程文件的及时性、真实性、规范性、有效性，并配合建设单位对工程文件进行阶段性检查、评比和竣工验收。
2.4各单位形成的工程文件经过整理立卷并经验收合格后，要及时向建设单位移交。
在组织工程竣工验收前，建设单位负责邀请市档案局对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工初步验收。
在工程竣工验收前，国家或省档案局对工程档案进行验收。
四、不同阶段管理核心内容和管理要点
1、一般编制要求
1.1归档的工程文件一式三套，分别由建设单位、运营分公司、市档案馆存档。
1.2工程文件应完整齐全，内容必须真实、准确、有效，与工程实际相符合。
1.3工程文件应采用耐久性强的书写材料。
1.4工程文件中文字材料的纸张宜采用A4幅面（297mm×210mm）、80克重的白色书写纸。
1.5图纸宜采用国家标准图幅，图纸一般采用蓝图，竣工图应是新蓝图。
1.6不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3—89）统一折叠成A4幅面（297mm×210mm）。
1.7所有竣工图均应加盖竣工图章。
2、竣工图编制的要求
2.1竣工图必须编制各专业竣工图的图纸目录，绘制的竣工图必须准确、清楚、完整、规范，修改必须到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。
2.2施工图施工没有变动的，可在施工图图签附近空白处加盖并签署竣工图章后作为竣工图。
2.3凡一般性图纸变更，可根据设计变更依据在施工图上直接改绘，在所修改处标上变更依据编号。
2.4凡结构形式、工艺、平面布置、项目等有重大改变，或变更部分超过1/3的，应重新绘制竣工图，注明设计变更依据以及施工说明，加盖竣工图章并签署。
2.5施工图被取消，包括设计变更或现场未施工的，不需要编制竣工图，但应在原图纸目录中注明“取消”，并将取消的依据标注。
3、归档范围
与地铁建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体，均属于建设工程文件归档范围。归档文件应包括工程建设全过程的文件，包括工程前期、设计、施工、竣工验收和运营调试等阶段。
4、目录编制
根据地铁工程建设的特点和具体情况，地铁工程归档文件先按收集、整理单位，再按文件类别进行分类，其中，施工文件由于涉及专业、系统多，单位广，要按专业系统划分。
5、归档范围
5.1总体文件
5.2综合文件
5.3合同管理及竣工决算
5.4竣工图
5.5勘察设计文件
5.6施工文件
5.7监理文件
5.8科研项目文件
5.9运营管理调试文件
6、案卷编目步骤
为便于工程文件的保管查找，文件采用统一的编目标识，组卷编目的步骤按照如下的顺序进行：分类组卷编目（卷内文件排列编页号填写卷内目录填写卷末备考表填写案卷封面）填写案卷目录装订。
7、编制卷内文件页号应符合建设单位规定要求。
8、案卷封面、卷内目录、备考表、案卷目录等填写应按建设单位提供的标准样张打印。
9、文件排列与装订
9.1文件盒中文件的排列顺序为：扉页－封面－卷内目录－文件材料（按目录顺序以及施工和试验顺序排列）－备考表（封底）。
9.2工程文件应采用线绳三孔左侧装订，装订时必须剔除金属物。
10、编写《工程项目档案编制说明》
《工程项目档案编制说明》的内容包括：工程项目简介(开工、竣工日期、项目的设计、施工、安装单位，工程内容、工艺及设备情况等)、工程项目档案简介(分部工程的名称和档案的卷数)、文件材料立卷过程中须说明的问题。
五、专项验收要求和管理要点
1、工程文件的管理
项目经理是施工文件管理工作的第一责任人，项目总工是直接负责人。分包单位对自己工程文件的质量负责，总包单位应对分包单位的工程文件负有监督、检查的职责，并承担全面质量责任。
总监理工程师是监理文件管理工作的第一责任人，同时，项目监理部对施工单位的归档文件负有监督、检查的职责。
建设单位对工程归档文件的质量负责，对设计、施工、监理等单位的工程资料负有监督检查的职责。
建设单位负责各职能处室建设文件的归档和档案工作。
2、工程文件的验收
2.1工程文件验收的要求
同步性：工程文件应与工程施工同步，在单位、子单位、分部、分项工程验收和项目竣工验收前，都要对归档文件进行汇总、整理，并通过验收；
规范性：应符合现行工程建设规范、标准规定及设计、合同要求；
完整性：各类施工资料应完整齐全；
有效性：资料内容应真实、有效，不得弄虚作假；
科学性：资料分类、编号、组卷应合理、科学，便于追溯、查询；
竣工图：应按规定要求绘制、整理。
2.2工程文件验收组织程序
单位、子单位、分部、分项工程文件验收组织程序
项目经理部自查：由项目总工组织有关管理人员自查，通过后上报监理单位审查。
监理单位审查：对项目经理部报送的工程文件进行审查，监督项目整改。
建设单位验收：建设单位组成归档文件验收组，按规定的要求，对工程文件进行质量验收，对所存在的问题提出整改意见。归档文件验收通过后，才能组织工程验收。
竣工文件验收组织程序
项目经理部自查：由项目总工组织有关管理人员自查，通过后报送项目上级主管部门审查。
施工单位主管部门审查：对项目经理部报送的工程文件进行审查，监督项目整改。
建设（监理）单位验收：建设单位与项目监理部一起组成档案验收组，按规定的要求，对工程文件进行质量验收，并确定工程文件档案质量等级和验收、评分标准，对所存在的问题提出整改意见，并向工程验收组报告。
3、工程文件的移交
单位或子单位工程验收后三个月内，施工、监理单位必须向建设单位移交一式三套归档文件和二套规定内容光盘，同时办理工程文件移交手续，对未按时完成档案移交的单位和部门暂扣合同总价的5％直至移交工作完成。
六、关键环节、控制手段
1、各单位编制的工程文件需经建设单位的主管部门检查，不符合要求时应及时重新编制。
2、工程文件必须有完备的具有法律效力的责任签章。
3、单位、子单位、分部、分项工程验收前，要对工程文件进行验收，若工程文件不合格，不能进行工程验收。
4、为保证监理、施工单位竣工文件的质量，提高监理单位对施工单位指导、协助的力度，对归档文件实行捆绑式评定（即施工、监理单位的资料一起评定），监理单位文件得分为所管各施工单位得分的平均值。
5、工程文件未经审查验收或验收未通过的项目和竣工档案质量评分标准未达85分以上，不办理工程项目竣工验收手续，不得进行工程费用结算，不得申报优质工程。
参考文献：
【1】中华人民共和国档案法和江苏省档案管理条例及南京市档案条例。
【2】苏档发[2006]2号国家档案局国家发展和改革委员会关于印发《重大建设项目档案验收办法》的通知。
建筑工程档案资料能将工程中所运用到的技术或者应对问题时采取的措施进行记录，并且在以后需要的时候进行反馈。对将来的工程施工吸取了宝贵的经验。工程档案资料中，会提供出有关工程项目的很多数据信息以及此工程施工中能借鉴到的优点或者暴露出的缺点。如若在竣工后，仔细研究档案资料可以得到较多的学习体会并得以借鉴，提高日后的工程施工效率。
二、建筑工程档案资料的特点
档案的特点一般都有共性即真实性，工程资料的存档是和工程建设同步进行的。工程的报批、施工、竣工整个过程中的所有活动都要真实的记录下来，实体与记录内容应高度保持一致，不能失之分毫。此外，建筑工程档案资料具有实用性，当档案通过时，就应对工程建设工作进行考核。还有就是，建筑工程档案资料具有整体性，建筑施工档案资料是整个施工的文字体现。是全面反映建筑施工成果的重要依据，对施工也起着指导性的作用。从另一方面来说，建筑工程档案资料就是企业综合管理水平的体现。
三、建筑工程档案资料管理存在的问题
建筑施工过程的周期性较长，其档案资料数量多且种类复杂，这对于档案资料的管理有一定的难度，资料的完整性和可靠性影响着其他建设工序及日后的维护工作。目前，我国建筑工程档案管理存在一定的缺陷，首先，档案资料管理模式混乱，由于建筑工程涉及面广，各个部门各自为政，没有形成统一的资料管理部门或缺乏专门的负责人监管档案资料存档，这样，很容易造成部分建筑档案资料的丢失，降低了资料的利用率。第二，档案管理人员素质较差，很多档案管理人员是身兼数职，或是从其他岗位临时调任，缺乏对档案资料管理的专业知识的学习，很难及时全面的将资料进行归档、保存，很难适应快速发展的建筑行业。第三，建筑工程档案资料的不完整，由于建筑工程的特殊性，在管理过程中需要极大的耐心和细心，但往往一些档案管理人员却缺乏基本的职业操守，对于一些资料没有及时的归档，缺乏对档案的重视，造成一些宝贵的施工材料丢失。
四、优化建筑工程档案资料管理的对策研究
档案资料在建筑工程中的重要性不言而喻，因此，要提高建筑工程质量，在以往的经验中提高施工技术，创新工作方法，必须加强建筑工程的档案资料管理，优化管理方法。
1.思想上要重视工程档案管理工作
很多施工单位将工作和发展的重心放在技术的提高上，认为档案资料工作琐碎，并且需要人力，没有带来直接的经济效益，因此，并不重视对档案资料的管理工作，在工程验收时才进行整理，整理时也是敷衍了事，对于丢失和不完整的资料也没有第一时间收集和整理。这样，虽然在表面上节省了一部分的人力，但不完整的资料对于日后工程维护及经验总结上造成很大的阻碍，也使得企业工作缺乏规范性。因此，领导阶层赢加强对工程档案管理工作的重视程度，加强对档案资料的管理工作，定期检查各部门资料归档情况，同时做好保密工作。
2.建立健全档案打理制度是做好建筑工程档案管理的基础
加强工程施工过程中各项资料的有效管理，提高资料保存的准确性和完整性。各个建筑工程单位应按照国家对于档案资料管理的规定，完善本单位的规章制度，明确建设单位、施工单位、监理单位以及设计单位等项目管理过程中的职能，规范档案资料收集、整理、存档等各个环节的有效性和及时性，并严格制定相应的借阅制度，防止档案丢失。
3.严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用
工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位不结清尾款，以确保下程建设档案的完整、准确、系统。
4.加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度
我国经济建设的不断蓬勃发展，建筑行业在此基础上有了大幅度的跨越，随着各个建筑拔地而起，建筑档案数量与日俱增，计算机技术的不断应用，也使得档案管理方式与工作方法也有了一定的变化。因此，建筑工程单位必须加强档案管理人员的服务意识以及责任意识，结合先进的技术手段，创新管理方法，完善管理制度，更新管理观念，明确职能，将责任落实到人。并定期组织相关工作人员学习档案管理的相关法律法规，积极搭建交流平台，提高档案管理人员的业务水平和综合素质，从而从今我国建筑行业的健康稳定发展。
5.加强施工管理，强化档案材料编制工作
中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-01-00-01
流体物理研究所是中国工程物理研究院下属研究所，成立于1958年，现有研究人员830余人，主要从事核武器和高新技术武器的研制、开发及成果转化工作。近十年，我所承担了多项国家重大固定资产投资项目建设，先后建成了“神龙”系列直线感应加速器和Z箍缩初级试验平台等具有国际先进水平的大型科学装置和多个大型爆轰试验设施，2013年荣获国防科技工业固定资产投资管理（技术创新）先进单位。
我所固定资产投资项目特点是：工艺技术创新和专业面广、建设跨度时间长，参与建设单位多，项目档案与城建档案有共性也有其特殊性。近几年，我所承担的项目进入验收密集阶段，根据目前已通过国家验收的几个项目档案管理经验，就收集管理中存在的共性问题进行探讨。
一、档案收集管理过程中存在的共性问题及现象
（一）项目档案系统性与分类收集的问题
按国家重大项目建设规定，项目档案包括工程准备、施工和竣工验收各阶段文件。其中工程准备阶段文件包括勘察、论证、立项、批复、计划、设计、招投标、合同等文件，类别涉及文书档案、科技档案、财务档案、基建档案、设备档案等，项目档案收集过程中，常常存在着分类管理和单个项目档案管理之间的矛盾。由于不同门类档案的收集方式、归档范围、保管期限、档号编制与项目档案管理要求的不同，使项目档案在系统性或目录索引编制上显得凌乱、条理不清晰，成为项目档案的专项验收中质疑最多的问题。
（二）基建档案重复组卷与复印件问题
接收归档的基建档案中存在重复组卷文件及较多的复印件，如设计变更单、图纸会审记录、经济技术核定单在管理文件、施工文件、工程审核报告书中重复；施工组织方案在投标文件、施工文件、监理文件中重复；特种设备质量检验报告（验收记录、合格证等）在施工文件、基建验收文件、单项验收文件、专项（环境影响、安全、职业卫生等）验收报告等处重复。重复多以复印附后方式出现，页数远多于正件，显著影响了项目档案的质量和库存量。
（三）设备档案的完整性问题
科研用科学装置和试验系统的研制大部分采用自行研制的方式完成，除科研中形成的项目论证、实施方案、技术总结等科技档案由科研室产生并收集外，进口设备涉及采购、涉外环节的资料由相关单位或部门产生及归档。随着进口设备被列入专项工程档案验收的重点，验收中出现较多的问题是：建设单位归档文件中政府采购、招投标等资料不完整、涉外资料为复印件、部分设备随机资料项目归属不清晰。
二、产生问题的原因及应对措施
上述问题的产生与我院档案管理和项目管理模式密切相关。
（一）项目档案系统性管理
项目管理采用院、所两级管理，其中，基建档案、设备档案由所级管理，已纳入项目统一管理。而国家重大项目的各种批复通常由行政主管部门采用红头文件的方式逐级下发或转发，根据我院档案管理的传统做法，“红头文件”在院、所两级文书档案和科技档案分别归档管理，客观上一个项目的档案被“四分五裂”存在各处，项目验收时，由各责任
（二）基建档案和设备档案完整性问题
基建和设备档案的问题产生主要有两方面的因素：档案人员业务水平和项目管理责任制的落实。
一方面，档案人员业务素质的高低直接影响到其指导和管理的项目档案的质量。近年来，我所加强了档案只是培训和业务指导，每个项目指定专职档案管理员，在日常管理中，积极与项目管理员和负责人沟通，主动跟进项目，加强前端控制和过程管理，认真做好子项档案的预验收和归档工作，确保项目档案管理与项目建设同步进行，使项目档案处于可控状态。
另一方面，大型项目施工周期长，参建单位多。如果组织单位、建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、实施单位相互之间的职责及分工不明确，管理责任制落实不到位，原件在实施或管理部门留存，最后建设单位档案人员的业务水平再高也难以形成一套完整的，能反映整个项目过程的原始凭证档案，导致项目档案归档不够完整、复印件多，影响项目档案整体质量。目前在项目管理中采取的措施包括强化责任制和归档前检查。
三、结语
根据我所固定资产投资项目档案管理的一些经验和对以上问题的分析，要做好固投项目档案管理，主要有以下几点体会：
（一）明确归档责任，分段收集控制
项目档案独立管理，项目一旦立项，项目管理部门应联合档案管理部门明确档案管理方式和责任人，明确各阶段的归档责任单位，外协责任单位应在合同中明确归档要求及相应职责。档案收集过程中，指定项目档案管理员，制定归档计划，按项目进度分段、分项收集整理，及时检查档案质量和完整性情况，并依据归档要求和合同进行追溯或考评，确保项目档案的完整性和质量。
（二）加强业务学习和指导，实践锻炼稳定的档案管理队伍
项目档案管理人员的业务水平直接决定所指导的项目档案的内在质量。除必备的档案管理专业知识外，很多经验往往是在实际过程中不断摸索总结出来的。只要在实践中重视档案在项目管理中的作用，让档案人员在工作中获得相应的成就感，产生立足本职、爱岗敬业的信念，同时保障岗位持续培训，就能培养出一批业务扎实、持续稳定的档案管理队伍。
基建档案记录了工程建设的全过程，真实再现了工程项目管理过程和工程实体的真实面貌。基建档案具有综合性、成套性、真实性、准确性的特点，准确而全面的基建档案为工程验收、工程事故原因和责任认定、提出改进方法以及日后进行管理维护、改扩建等提供了详实的技术依据。因此，从规范化的角度看，每一个工程项目都必须经过工程准备、施工监理、竣工验收等几个阶段，而每个阶段必然产生不同的文件资料。例如，在工程准备阶段有可行性研究和立项文件、建设用地审批文件、勘踏设计文件、招投标文件、预算文件、相关施工合同协议等;在监理方面有监理计划、监理会议纪要、造价控制、质量控制、进度控制和监理报告等;在施工阶段有基础设施资料、土建工程资料、隐蔽工程记录、装修和设备设施安装工程资料、材料检测文件和各种施工试验及施工日志等文件;竣工验收阶段有综合竣工图、专业竣工图、竣工报告、验收记录、工程决算和交付使用财产文件以及各环节中的声像及电子档案文件等，出现了问题还有调整指令和变更说明等等，这些检测、指令和批件材料都是评定工程建设质量非常重要的依据。随着国家经济建设快速发展，重点工程项目不断增多，提高对基建档案重要性的认识，形成齐抓共管的局面，成为新形势下基建档案管理的重要任务。
二、基建档案管理中存在的主要问题
1.档案管理意识不强
项目主管领导和档案人员对基建档案重要性缺乏足够的思想认识，学习宣传落实的主动性不高，加上基建工程队伍流动性大，人员不稳定，档案管理职责没有落实到具体人员,工程各参建部门缺乏相互沟通交流,各行其是，造成档案管理工作严重脱节，档案资料流向不清。此外，由于基建工程和档案的专业性，工程人员和档案人员互相不了解专业和技术知识、工作程序，缺乏工程档案管理的实践能力，造成基建档案的收集、整理和归档不及时、不规范。
2.基建档案管理体制不完善,档案质量、安全得不到有效保障
出于工程项目建设成本考虑，许多单位没有建立基建档案管理部门，没有设立专职档案人员，没有专门的档案工作场所和档案存储库房，基建档案设施设备陈旧落后不能满足档案管理需要，档案保管达不到最基本的“八防”要求。此外，由于基建档案管理现代化程度与工程建设快速发展的需求不匹配，缺乏相应的工程档案管理软件，计算机管理仅停留在打字记录水平，这些问题都极大地影响了档案管理的工作效率和利用价值。
三、加强基建档案管理的对策
1.转变观念，增强对档案重要性的认识
基建工程档案管理正逐步由企业内部管理向信息化、市场化、社会化管理转变，要以人为本，积极宣传《档案法》的重要性，正确认识基建档案是提高基建工程管理质量的关键和保证。基建档案工作涉及建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、档案行政管理部门等众多部门，单凭档案部门是无法独立完成资料的收集整理、编目建档工作的，因此必须树立全局意识，努力争取单位领导和各职能部门的重视与配合，通过档案利用实例，加强档案人员的工作积极性和责任感，提高档案工作的地位，使广大基建工程参与者、利用者逐步认识到档案和档案工作的唯一性和必要性，才能变被动为主动，提高基建档案管理水平。
2.完善基建档案管理体制，建立健全基建档案规章制度
根据基建工程项目特点和基建档案管理要求，各参建部门都应设立相应的档案机构，配备专职档案人员，明确各自管理职责权限，建立基建档案管理网络体系，深化职能，加强各工程人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。特别是在一些重大和跨国工程建设中，更应主动借鉴国际先进管理经验，建立符合国情和自身运作特点的现代化基建档案专业管理模式。比如，目前国内工程建设一般采取项目经理承包责任制的方式，由项目经理全权负责工程施工的质量、进度、安全等，对工程项目的完成起着重要的作用，在签订工程项目承包合同时，可明确将工程施工文件归档工作列入到工程项目考核标准中，只有在工程项目完成后，所有目标达到先前所制定的考核标准时才能兑现项目承包奖，就能保证基建档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。
3.增加投入，完善基建档案基础设施配备
档案人员应主动向领导汇报基建档案工作出现的问题以及配置设备设施的必要性，争取各级领导的支持。积极协调建设符合档案保管“八防”要求的档案库房和设备，改善基建档案工作环境条件。
4.实现过程管理，将基建档案管理工作纳入基建工程项目管理中
一是基建档案工作与工程建设进程同步，建设项目申请立项时，即开始基建文件的收集、整理、审查工作，建设项目竣工验收时，完成项目文件的归档、验收工作，从工程建设源头控制基建档案管理质量。二是建立工程合同制、监理制、契约制等约束机制，在签订合同时，明确需移交的基建档案材料数量、套数、归档时间和质量要求等事项，并规定工程款的百分之八作为基建档案归档的保证金，不提交齐全完整的基建档案不予验收不予付款，有效的控制、监督、规范基建档案的质量。三是落实基建档案工作“三纳入”、“四同步”措施，即基建档案工作纳入基建工程计划中，纳入基建工程规章制度中，纳入岗位责任制中；基建档案工作与基建工程立项同步，与基建工程建设进度同步，与基建工程工作检查同步，与基建工程竣工验收同步，确保基建档案归档工作顺利进行。
5.规范基建档案立卷标准，提高立卷质量
电力工程档案是工程建设过程、工程实体状况、工程建设质量的最真实、最全面、最原始的记录，日益成为一项维护企业经济效益、合法权益（工程变更、索赔动态依据）及反映企业历史真实面貌重要的基础工作，也是工程建设过程中，及时收集技术档案信息，准确鉴别工程文件材料，规范整理技术档案，确保档案的完整性和系统性，不仅是为当前在建工程中各项工作做好服务，也是为工程项目投产后开展各项工作做好服务。因此电力企业要本着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的宗旨，切实做好电力建设项目档案管理工作。
建设项目档案的内容，基本上是从项目的提出立项、可行性研究、批准立项、设计、决策、招投标、施工、质检、监理、设备采购安装、试运行、竣工验收等全过程管理中直接形成的，对企业和社会具有保存价值的应该归档的各类文字、图纸、图表、声像等不同形式与载体的历史记录。档案管理人员应及时了解重点工程建设项目的计划、规模、性质、进度等，并且经常与工程资料员保持联系，使得档案的跟踪收集工作从工程立项开始就与工程同步进行，为保证竣工档案的案卷质量，打下了良好的专业基础。
2 做到科学管理，发挥建设档案的作用
电力工程建设全过程的记录--工程档案的管理工作日趋重要和复杂，工程档案的管理水平和质量直接影响到工程建设的水平和质量。要求档案管理人员及时做到档案资料收集的及时性、完整性和准确性，以及组卷的科学性与系统性、文件的有效性。因此，必须加强对电力建设工程档案的管理，进行深入的分析，找到切实有效、科学的管理方法。
2.1 加强对档案管理重要性的认识
项目档案在项目建成后的管理、使用、维护、技改、修理中起着十分重要的作用。假如项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响建设项目的整体效益。
按照国家档案局、国家发改委联合的《重大建设项目档案验收办法》规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收。也就是说，工程项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了项目档案在建设项目竣工验收中的重要性。
2.2 建立健全档案管理规章制度
鉴于档案管理在企业生产经营工作中的重要作用，企业要加强对建设项目档案工作的组织领导。结合建设项目规模、特点的实际需要，合理配备专业档案管理人员，并在相应生产部门建立相应的档案工作网络体系。其次是建立健全档案管理规章制度，以及切合实际的档案工作管理体制和工作程序，制定明确的岗位责任，进行考核并与奖惩挂钩。从而在对档案的管理上，形成有有序规范管理，有借阅使用记录，有使用效益评判。切实保障档案能在用时拿得出，修理、改造用得上，为企业生产经营提供技术支持和保障。
2.3 抓好档案管理人员业务培训
企业科技档案管理的好坏，档案管理人员水平的高低，与档案管理人员的业务知识水平息息相关。在工程项目档案形成初期，档案资料基本上散落在经办人员手中，企业要结合项目建设实际情况，抓好对各有关人员进行档案知识的业务培训工作。让档案管理人员从思想上重视档案管理，了解和掌握项目档案的组织管理、归档范围、整理规范、保管要求等。使档案管理人员及时跟踪项目建设进度，全过程介入项目档案的收集、整理与管理，切实保障档案在形成过程中的完整性。
2.4 掌握建设项目档案收集的方法
建设项目档案收集是否完整齐全， 整理是否科学规范直接反映工程建设的质量和水平。档案收集方法，应体现全程跟踪收集和管理的原则。特别是投资大、周期长的项目，往往形成的文件资料门类繁多，建设单位在与设计、勘察、施工、监理、设备供货安装等各参建单位签署各类合同、协议时， 就要明确规定工程档案应具备的质量和数量要求、移交时间等，把项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，明确图纸资料移交的具体要求和处罚条款。项目档案管理人员应对上述移交资料进行检查、验收和鉴定工作，符合存档要求才可办理移交手续。建设项目档案收集是建设项目管理中的薄弱环节， 注重建设项目档案的管理工作必须从重视收集工作开始。
2.5 定期开展资料整理检查与监督
由于资料琐碎，不直接产生经济效益，建设项目施工现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如不认真进行督导检查，到最后很可能一塌糊涂，甚至有大量资料流失。所以要定期召开建设项目档案工作会议，对建设项目中的各种资料应定期或不定期进行检查评比，引起各方面重视。项目建设单位应对建设项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。定期召集有关参建单位及档案管理人员参加项目档案工作会议，汇报项目档案工作进度，安排部署下步工作。
2.6 严格把握竣工验收的质量
根据《重大建设项目档案验收办法》，建设项目档案的验收内容包括三个方面：一是项目档案的基础管理工作；二是项目档案的完整、准确、系统情况；三是项目档案的安全状况。建设单位要按照这三个方面在项目竣工验收前组织项目管理团队进行自查，审阅工程档案是检查的法定内容，工作的重点为项目前期管理性文件、竣工文件、隐蔽工程文件、质检文件、重要合同、协议等。在档案初验阶段，各项归档材料要切实做到“图实相符”、签字手续完备。对初验中发现的问题，要求相关部门及时解决。在掌握验收标准上，要坚持高标准、严要求、不马虎迁就，以确保项目档案的质量。
建筑工程竣工技术档案,是把在建筑施工过程中积累起来的直接反映单位工程质量全貌的技术资料及其合法建设、合法验收的各项审批文件,按规定装订成册,移交相关部门保管的具有法律依据的重要的工程技术档案。
水暖工程是建筑工程的一部分,但它是独立的单位工程,所以它有一套完整的档案资料,供水、排水、采暖都和人们的生活息息相关,质量的好坏直接关系到人们的生活质量,所以做好水暖档案的编制工作尤为重要。
一、水暖工程档案的作用
1、 评定工程质量,组织工程竣工验收的竣工验收的备案的必备的档案资料。
2、 为日后工程使用、维护、改建、扩建和查找地下隐蔽物提供依据。
3、 证明工程质量优劣、结构安全可靠程度及处理工程质量事故的依据。
4、 考核工程参建各方遵法、守法和施工与管理水平,便于查找质量责任者的依 据。
5、为工程结算提供依据。
二、水暖工程档案编制内容
1、 设计技术交底、图纸会审记录、设计变更通知单和施工技术联系单。论文格式。
2、 材料、构件和设备质量合格证与检测试验报告。
3、 隐蔽工程检查验收记录和隐蔽工程试压灌水记录。
4、 管道及设备试压记录、管道通水、冲扫记录。
5、 设备调试和试压、试运转记录。
6、 工程定位测量记录。
7、 工程质量验收记录。
8、 安全使用功能、观感、保证资料记录。
9、 分部子分部质量验收记录。
10、竣工图和开、竣工报告及其他文件规定的行政管理资料。
11、施工过程中形成的影像资料,例如照片、录像、光盘等。
三、水暖工程档案需要解决的问题
1、完整性
档案资料不完整是建筑工程档案存在的主要问题,水暖工程档案就更不被重视了。由于建筑公司多而杂,有些小建筑公司配套管理人员不完备,因此档案管理人员不专业,致使档案资料丢三落四。
2、及时准确性
由于档案管理工作贯穿于整个施工过程中,所以及时准确性是档案管理的关键。这就要求档案编制人员深入现场,随时记录整个施工的动态过程,不能坐在办公室里闭门造车。举个例子,某栋住宅楼入住率低,冬季寒冷致使给排水管道冻裂,维修的过程中,找来竣工图及隐蔽记录,按照图纸找管线,但找不到。这是因为操作人员为了施工方便改变了管道的位置,技术人员没有及时下发技术联系单,最主要的就是档案编制人员不在现场。所以,要想档案资料及时准确地关键就是档案编制人员深入现场。
3、有效性
有效性主要体现在合格证和试验检测报告上,这就要求档案编制人员要准确收集材料。确保合格证和试验检测报告与本建筑物所用材料相符。避免刚买的材料,而合格证是去年的现象发生。尤其像散热器、阀门的检测报告,一定要真实。
4、规范性
这就要求档案编制人员严格按照国家规定的档案编制办法、施工质量验收规范、施工技术操作规程等编制竣工档案,同时不断学习新政策、新制度,确保档案工作也与时俱进。
四、水暖工程档案有效管理的措施
1、思想上要重视工程档案管理工作。
由于水暖工程是配套工程,造价较低,所以从管理上就不被重视。施工单位一般不配备专业人才,从预算到档案都由土建专业人员兼职。施工过程中现场非常繁忙,档案资料整理工作既繁琐又不产生经济效益,所以好多都是到交工验收时临时突击,这样就失去了编织档案资料的意义。因此提醒广大业内人士一定要从思想上认识上去。
2、企业内部要建立健全档案管理制度。
光从思想上认识了档案的重要性是远远不够的,一定要付诸行动。那就是建立一套完整的管理方案。首先要配备专业的人员,进行专业的培训,要有证有章,证就是档案员证,章就是职业印章,有证有章才有资格编制档案资料。其次责权分明 ,档案编制人员要对自己编制的资料负终身的的责任。在次,就是要求档案人员的印章不能外借,以免将来出现质量问题时发生纠纷。最后就是要求从事档案工作的人员要认清档案工作的意义和重要性,努力提高自己的业务水平,要运用现代化的科学技术和设备,采用科学的管理方法,更好地服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员要更新观念,提高认识,变被动为主动,认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定,在工作中灵活运用;要有较强的责任心,严把工程档案质量关。
3、建设单位要充分发挥其核心作用,严格把好竣工验收档案资料质量关,使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。论文格式。
建设单位是整个项目管理的核心。施工单位、监理单位、设计单位等都是服务于建设单位 ,所以建设单位要做到没有档案资料或档案资料不全的就不能验收,建设单位的档案人员要对施工方提供的档案资料进行全面的检查、审核、发现问题及时解决,改错补漏,务必做到真实、全面、规范、有效。建设单位也要把竣工档案资料的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节,必须做到竣工验收和档案验收同步,如果施工单位移交档案不合格的,建设单位可以不予结算。建设单位不仅在施工过程中严把质量关,验收时也严把资料关,确保整个工程在使用时安全可靠,扩建或改建时有准确完整的资料依据。
