档案整理经验汇总十篇

时间:2023-05-24 16:47:59

档案整理经验

档案整理经验篇(1)

新《规则》中对归档文件的主要类型进行了说明,和老《规则》比起来主要包含下面几种情况:1.新增情形。如正本和翻译本为一件,简报等材料规定一期为一件,会议记录等材料一次会议为一件,有文件处理单以及发文稿纸的和其他相关文件共同为一件。2.修订调整的情形。如来文和复文独立成件,也可以为一件。3.略微调整的情形。如文件正本和定稿(其中包含政策法规等重要文件的修改稿)为一件,各种报表图册一本为一件(如其属于文件附件则例外)。对于各单位的文件材料,其中制度规范、工作报告、会议记录等文件属于相对普遍的归档文件形式,而其他的一些收发性的文件材料,通常都具有统一的文件处理或者发文稿纸。在新《规则》中对于此类文件材料的组件排列方式进行了规定,管理工作人员在对相关文件进行整理的过程中,特别是文件材料形成的过程中必须根据组件要求形成文件,确保文件材料在其形成阶段就可以符合归档文件的质量规定,真正把文件整理工作前置,减少后续的工作时间和负担。

二、文件分类、排列

随着社会经济的发展和现代化建设进程的推进,各单位的文件资料类型也更加多元化,大部分单位开始借助于部门整理的办法来工作,遵循谁形成、谁整理的基本原则,清楚地规定各个部门的归档责任。考虑到原《规则》中“保管期限-年度-机构分类法会给机关档案的日常管理、利用带来较大不便”,在新《规则》中推荐先采用“年度-机构(问题)-保管期限”三级分类方法。在归档文件排列这一环节上,新《规则》规定“按时间结合事由排列”,放弃了原《规则》中强调的事由原则和重要性程度标准。在实际工作中,目前办公自动化已非常普及,按新《规则》的要求大大提高了工作效率。

三、档号编制

档号的本质是字符形式的档案代码,其主要功能是规定档案材料的排列顺序,属于全宗中的位置标识。我们在开展档案整理工作时,为了确保各种类型档案材料整理方式的一致性,将档号当成是文件资料的一种身份标志,从而便于未来查询利用时更有效率。因为在旧《规则》中并未明确提出关于档号的规定,各单位结合自身具体情况来制定档号规则,导致了档号编制的混乱。在新《规则》中也明确规定了档号编制原则、档号结构以及档号编制的具体方法,是进一步贯彻推进深化检索的有效对策,也让我们在进行文件资料查询时带来了极大的便利性,让单位档号可以实现统一格式。档号编制工作同时也是针对各种类型档案实施统一有效整理的基本要求,按照新《规则》中的内容,档号机构一般是:全宗号-档案门类代码?年度-保管期限-机构代码-件号,上、下位代码用“-”符号进行连接,同级代码用“?”符号间隔。针对部分选择机构分类法的单位,相关部门已经设置部门代码,档号结构能够这样进行设置:全宗号-WS?2015-Y-01-0001。档号中档案门类代码的使用让新《规则》不单单能够适用于文书档案材料,同时还能够适用于其他不同门类的档案材料,确保不同门类档案都拥有唯一的档号,能够便于我们进行统一管理。

四、文件装订

档案整理经验篇(2)

中图分类号:G275.9 文献标识码:A 文章编号:1006-8937(2013)14-0056-02

《水电站基本建设工程验收规程》明确规定,枢纽工程、库区专项移民竣工验收、环保、消防、劳动安全与工业卫生、工程档案、工程竣工决算等专项验收完成后才可申请工程竣工验收。由住房和城乡建设部以及国家工商行政管理总局联合制定的《建设工程总承包项目合同示范文本》(试行)14.5.2条规定,发包人应在办理竣工验收和竣工结算时,将暂时扣减的全部缺陷责任保修金金额的一半支付给承包人。对于动辄投资数十亿的水电站工程来说,责任保修金是一笔巨大的资金。而尽快拿到这笔资金对EPC总承包企业有着巨大的意义。对于水电站的EPC总承包企业来说,就很有必要推进工程建设档案的管理与验收,提高我们的档案管理水平,从档案管理中挖掘经济效益。

作为水电站EPC总承包千万不能有档案管理工作无关紧要,可以补做,或者认为很简单,工程竣工后随便找几个人花几个月可以突击完成的观点;一定要注重在过程中把档案管理工作做好,因为档案管理需要对电站的建设过程和工程技术都有所了解才能做好。提高对档案管理认识,可以从档案管理挖掘出经济效益,而且好的档案管理对于应对分包单位索赔,以及对业主的索赔可以提供有力的完整的支撑,如果没有完整的档案,在应对索赔和反索赔的时候因相关证据的缺乏而无力应对。而且好的档案管理可以对以后工程的建设起到指导作用,是有益经验和教训的总结。

建设工程档案是建设工程的有机组成部分,建设工程包括从决策立项到项目经费落实、项目预算编制、概要设计、招投标、及项目具体实施、竣工投产等多个阶段。而各阶段产生积累的文件材料又是项目正常运转的依据。如果把这一个文件积累过程从建设工程中剔除,建设工程是根本无法成立的,也是无法开展的。

水电站的建设周期长,跨度大,涉及专业面广,且参与的设备生产厂家和施工企业众多,因此其档案管理就极为发杂,难度大。要确保最终档案验收的顺利通过,就需要在工程建设的过程中,除了抓好进度和质量,同时也要抓好档案的收集整理工作。在水电站EPC总承包档案管理过程中要注重以下几个方面的工作。

1 资料要及时整理归档

水电站建设通常在三年以上,时间跨度大,涉及资料庞杂,如不能及时整理归档容易发生资料遗漏或者丢失。很多水电站在竣工档案整理时才发现资料不全,想补充完整时,因时间跨度长,各单位工作人员的更换,补做资料极为困难。而且水电站很多资料有一定时效性,对资料中所涉及的时间要求很严格,时间一长补做资料也易和其他资料发生冲突,而且很多中间过程的原始资料一旦遗失,根本无法补做。因此需对电站建设过程中产生的各种文件做好记录,尤其是涉及多家单位或部分审批的资料,要定期检查看资料是否已处理完成,未处理完成的要督促其抓紧处理,处理完成后及时归档。

2 加强工程技术人员对档案管理人员的指导

档案管理人员大多非专业技术人员,且水电站资料涉及专业很多,就算是专业技术人员也无法,也无法所有资料都熟悉了解,所以档案管理人员对于资料的分类经常无法确定,往往会把资料简单的按照来源的不同分别装盒放档案架就完事。而到工程后期,很多工程技术人员会因为工作需要被调派其他地方,因此,需要各专业工程技术人员定期对档案管理人员进行指导,使档案人员能按照文件性质的不同合理分类,提高资料的可利用性,并方便最终的档案整理。

3 抓好分包商的档案管理工作

作为EPC总承包商,往往要负责最终的档案验收通过后整体移交业主,各分包单位的档案需要总承包归集整理。因此,EPC总承包方需在工程实施过程中加强对各分包商档案整理的指导和检查,使各分包商完工后能尽快的提供合格的完工档案。另外,EPC总承包方需把资料档案工作和工程款的支付挂钩,在工程款中预扣部分资料整编费用,只有当分包商把其负责的工程资料档案整理合格并移交总承包方才能拿到该部分费用,从而约束其档案整理的进度和合规性。只有把各个分包商的完工资料档案都收集齐全,才能具备竣工档案验收的基础,避免出现因个别分包商资料不齐导致EPC总承包迟迟无法进行竣工档案验收。

4 推进工程验收工作,解决工程遗留问题

水电站工程建设过程中,涉及单元工程验收、分项工程验收、分部工程验收、单位工程验收、专项验收等多种验收工作。只有以上验收全部完成后,资料档案的验收才成为可能。而水电站工程建设过程中设计变更较多,尤其是水电站EPC总承包方,为了节约投资,往往会有大量的设计优化,这就需要EPC总承包方要及时完善各设计变更的手续,避免出现因设计变更资料的不完善导致无法进行分部工程验收或单位工程验收,进而影响对应的档案资料整理。水电站建设过程中,为了尽快具备发电条件,发电投产产生效益,往往会积极推进关键线路的施工,对于那些不影响电站投产发电的工程内容,不够重视或消极对待。所以很多电站投产发电以后,还会有很长一段时间来完善水电站的周边配套设施,而周边配套设施也需要进行验收,并进行资料整理归档,其完成时间也直接影响到档案资料的整理。故在抓紧水电站建设投产发电主线工作的同时,也要对水电周边配套设施的建设予以关注,使其能尽早完工,不使其成为遗留问题。

5 加强档案管理人员的管理和培训

首先,档案管理人员应比较固定,避免在长时间的水电站建设过程中频繁地更换档案管理人员。频繁地档案管理人员更换,会导致档案管理人员对档案资料的不熟悉,不利于以后档案资料的整理,也会导致在档案资料交接过程中发生资料的遗失。其次,在建设过程中需加强对档案管理人员的教育培训,让其有机会去其他水电站参观学习优秀的档案管理,使其对水电站档案整理有更为直观和整体的认识。

6 制定完善的资料收集管理制度,并严格执行

EPC总承包方在建设伊始,就应根据国家相关规范划定竣工资料的归档范围,并明确给档案管理人员和各分包单位。对于在竣工档案范围内的文件,必须及时完成。并对已经归档的资料建立严格的借阅制度,尽量保持一份完整的原始资料,借阅时使用复印件。

7 档案资料的闭合

水电站的很多资料需经过多个单位和部门的审批,有些整改的资料还需有对应的回复资料,但实施过程中大家都比较注重现场的整改落实,对整改后的回复资料容易忽视。这部分资料因档案管理人员无法知晓和控制,因此需要各发文单位或个人对需要闭合的资料加以关注,及时督促有关单位闭合资料并归档。避免出现在竣工档案资料整理过程中,发现部分资料未闭合,需要已完工退场的单位重新补闭合资料,增加不必要的麻烦和成本。

8 档案管理的信息化建设

档案信息数据输入是档案管理的基础性工作,对各部门及单位移交的大量成果档案资料,边整理边输入,从信息源头抓起,建立统一的数据格式标准,实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式,避免重复劳动,不但能节约人力和财力,而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。通过选取合适的档案管理软件,不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的,而且电子文件作为信息资源,经过软件的整合和开发,既是电子文件形成单位的有益积累,又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。通过档案管理的信息化,不仅能有效地实现工程档案的动态管理,提高档案管理效率,还能节省大量的人力物力,为推进工程建设提供支撑,提供快捷有效的档案信息服务。

水电站EPC总承包的档案管理和验收不仅事关竣工验收的进度,也直接关系企业的经济效益,好的档案管理工作可以起到事半功倍的效果,也可以为以后EPC总承包业务的拓展提供指导和积累经验,所以我们一定要对档案管理有正确的认识,做到档案管理工作和工程进度同时推进,通过档案管理的信息化为工程建设的顺利开展提供服务。21世纪是信息化的世纪,而档案本身就是各种工程信息集合的载体,我们要充分重视档案管理工作,并积极有效的利用好这信息来为我们更好的开展业务来服务。

档案整理经验篇(3)

建立建设项目档案工作的目的是为更好地完成和实现历史的重任,更是档案法赋予项目主管部门和建设单位义不容辞的职责。由于我国经济的高速发展,建设项目的增进,规模的扩大,许多建设项目不断涌现。如何管理建设项目档案,是目前档案工作者的一个重中之重的任务。

一、煤矿建设项目档案的内容

煤矿建设项目档案是指,是对煤矿建设项目文件进行收集、整理的成果.是项目档案保管的最小单位,是从项目提出、立项、审批,勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等过程形成的需要归档保存的文字、图表、声像,影像、图纸等材料,主要由施工文件、监理文件、和竣工文件及基建文件组成。监理文件主要是在建设工程监理实施过程中形成的并由监理单位收集、整理的文件由监理大纲、监理规划、监理实施细则、监理会议记要、监理通知单、监理日志、旁站记录、监理月报、工程质量评估报告、监理工作总结、工程停复工令、监理抽检记录、投资控制文件。施工文件主要是施工单位在工程施工过程中形成的资料,包括开工报审文件、开工报告、施工组织设计(施工方案)、图纸会审记录、人员设备的报验、原材料出厂的质量合格证及进场试验报告,测量放线记录、施工现场质量管理检查记录、洽商记录、施工试验记录和报告、工程质量验收文件、隐蔽工程验收记录、施工日志、施工总结、质量事故处理记录、工程质量保证书、竣工图等。

竣工文件包括工程规划验收、消防验收、人防验收、环保验收、档案验收文件、工程竣工验收备案文件等。主要由施工文件材料、监理文件材料各竣工图组成。

二、做好煤炭档案管理具体方法

1、首先要高度重视煤炭建设项目档案工作。认识到他的重要性,不按规定收集、整理和保管建设项目档案,就不能通过档案验收,按《重大建设项目档案验收办法》规定,项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分,项目档案不经过验收或者验收不合格的,就不能进行整个建设项目的竣工验收。项目档案验收具有一票否决权,他对整个工程项目的竣工验收起着决定性的作用,说明搞不好项目档案管理工作其他工作就会受影响,这充分体现了项目档案的重要性。项目档案也是施工过程的最原始的记载,它记录了项目建设的全部过程,还动态反映了建设过程中的变化和发展,及中间的每一个环节。它对单位的发展、建设、生产、安全、总结经验、提高管理水平等,都有着非常重要的作用。项目档案的齐全、完整、系统,是科学管理建设项目档案的基础。其次要做好归档档案质量控制,档案管理的质量控制是一个系统工程,它牵涉的人员杂、单位多、时间长。但项目档案资料高质量归档是项目工程建设的最终成果反映,只要真正重视建设工程档案资料的管理,做好全过程跟踪控制,就能有效地控制项目档案资料的归档质量。除此之外,档案对项目建成后也有着非常重要的作用,如在以后的使用、管理、维护、改建、扩建、技改等方面出现问题,都需要通过查档来解决。档案的收集不齐全,保管不安全,整理不规范都会影响建设项目的进行及效益的发挥。档案管理人员要高度重视项目档案工作。就要从项目立项开始,指定专人负责对行成资料的收集、整理、管理工作。工程的工期越长,规模越大,技术越复杂,工程档案资料就越多。工程项目监理单位工作繁多,应当按规范要求指定专人具体负责管理工程档案资料。

2、制定档案的管理借阅制度;制度健全,措施到位是项目档案在控的保证,建立健全项目档案工作各项规章制度,制定规范的岗位责任,实行考核并与奖励、惩罚挂钩。做到“三纳入”(1)档案管理纳入建设项目管理制度年度工作计划和中长期规划,(2)档案管理应由项目主要领导分管,纳入领导班子的议事日程。(3)档案管理纳入目标管理责任制和岗位责任制,没有规矩,不成方圆,建设项目由于所涉及的单位、人、及环节多,且工期长、规模大、资料庞杂,想要做到规范化、制度化、标准化,只靠档案管理部门的少数几个人是很难办到的。因此,必须制定切合实际的管理程序和组织架构,为做好项目档案工作提供强有力保障。

3、煤炭项目档案工作与项目建设实行同步管理;项目档案资料应实行统一管理,项目档案工作应纳入项目建设管理程序中,与项目建设实行同步管理,工程项目部资料室应根据建设项目的规模、特点建立档案资料管理网络,档案人员根据网络计划跟踪、检查、指导档案资料收集整理工作,项目部及各专业组应配备专兼职资料员,施工、监理、设计等单位要配专人负责档案资料的收集、整理、立卷、归档工作。项目档案资料管理的过程控制要做到三部曲。3.1事前控制,是指工程档案资料的质量管理关口前移,建立工程档案资料质量控制机制。要从工程档案资料材料形成开始,把好档案档案资料来源的质量关。从组织上保证工程档案管理工作的顺利进行。加强工程档案资料的前期管理控制。3.2工程档案资料管理的事中控制,事中控制,是指对工程正在进行过程中的档案资料的形成进行同步检查,实施工程档案资料质量的全过程跟踪管理。就是监理档案或资料管理人员在工程建设过程中,依据前期制定的各项档案管理标准,对相关单位的档案形成、积累、整理归档工作进行监督和指导。事中控制就是要根据工程实际进度对工程项目资料进行同步检查和经常检查。所谓同步检查就是要求档案资料检查与工程建设同步,尤其要抓住工程建设的几个重要环节和阶段,如隐蔽工程验收阶段、中间验收阶段、交工验收阶段等等,检查工程原始资料是否真实、齐全、完整、准确、系统,质量是否规范,满足业主要求。 3.3工程档案资料管理的事后控制:事后控制,是指在工程建设完工后,对工程竣工档案资料的整理、组卷、移交进行同步检查,实施工程档案资料质量的最终管理。就是监理档案或资料管理人员在工程建设结束后,依据前期制定的档案整理细则对承包商的工程档案整理、归档、移交工作进行监督指导。在工程竣工验收时,工程档案验收要同步进行,为确保工程竣工档案顺利通过验收,应对工程竣工档案进行初验,检查各项合同项目档案是否完整准确,整理是否符合规范和业主要求,对所存在的问题提出整改措施并限期整改,在工程总验收前检查整改结果,提出验收意见。对于在工程档案验收中发现的问题要进行收集整理,造成档案丢失或不按时按质进行移交的要进行处罚,同时要及时纠正。

4、认真做到“四同步”,用四同步制度规范项目档案的收集工作。(1)下达计划、任务有同时提出项目文件材料的归档要求,(2)检查项目计划进度同步于检查项目文件材料积累情况,(3)评审鉴定项目成果同步于验收、鉴定项目文件材料归档,(4)项目总结与项目文件材料归档同步。

5、做好项目档案的前期介入工作:要从档案材料形成的源头做起,做到前端控制,开工前,档案主管部门把文件材料的收集范围、建设项目档案的具体要求、归档清单等向工程建设单位进行技术交底。由于建设项目施工现场工作量大且又非常繁忙,资料琐碎,且档案管理又不能产生直接的经济效益,所以对资料整理只限于应付,精力多集中在工地施工上。如不对项目档案资料的管理工作进行检查督导,就会导致大量资料丢失。到最后很可能一塌糊涂,没法进行收集,还要定期对各口相关人员进行档案知识业务培训,提高他们的对档案的认识,提高运用计算机和网络等管理建设项目档案的技能水平,成为业务精通技术精湛,一岗多能的管理能手,使其掌握项目档案管理的规范、要求,不要等到档案验收时,才知道还有整理标准和保管要求,那时资料已经积累了很多很多,不好整改,工作就很被动。所以档案部门要及早跟踪施工进度,及早介入,进行业务指导,对建设项目各种资料要进行定期或不定期检查评比,确保档案在形成过程中就完整、规范,为项目最终通过验收组的验收打好基础。

6、把项目文件材料的收集、归档、整理和列入合同管理。只有对建设项目的资料进行全程跟踪收集和管理,才能收集到完整、齐全,规范的项目档案。对于大型项目,参建单位也多,形成的文件材料更是庞杂,由建设单位全部整理也不现实,建设单位在招标合同中注明对资料的要求,因此在与参建单位签定合同时就应规定项目档案的质量和数量及移交时间等,把建设项目文件材料的档案管理纳入合同管理,实行档案管理责任制,对不按照规定做的、逾期不交档案的,提出整改建议,或是依照规定给予处罚,更严重的的实行责任追究。做到档案管理与工程建设同步进行,实现全过程管理。档案管理人员对移交的资料进行检查、验收和鉴定后,如不合要求责令重改,符合要求后,才能办理移交手续。

7、注重电子及声像材料的收集:不仅要做到纸质档案的数字化加工,还要按照电子文件归档的要求,将所有资料的电子文件一起移交档案部门,为档案的现代化、数字化管理做好基础性工作,应注重声像材料,如项目开、竣工仪式的照片、录音(像)带等这些收集的难点工作。

档案整理经验篇(4)

一、建设项目档案的重要性和管理范畴

1、建设项目档案是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性的工作,是实现工程建设科学管理的技术基础工作和技术保障性工作,它具有成套性、专业性、动态性的特点。基本建设项目档案的性质决定其在整个工程建设中处于重要位置。根据《国家重大建设项目档案验收办法》关于“项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分,未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目,不得进行或通过整个建设项目的竣工验收”的有关规定,项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权,充分体现了项目档案在建设项目竣工验收中的重要性。

2、建设项目档案是国家发展建设的原始记录,管理好建设项目档案是档案管理人员的基本职责。建设项目档案的有效利用以齐全完备积累为前提,所以完整收集、规范管理是做好建设项目档案工作的必要条件。收集管理建设项目档案应以形成使用者立卷归档为原则,以综合利用灵活方便为宗旨。

3、建设项目档案是各类基本建设档案的总称,是在基本建设过程中形成并归档保存的全部建设资料数据。其价值构成具有历史久远性、利用沿续性、数据固定性和原始参考性。建设项目档案的特点是数量大、种类多,施工周期长、时间跨度大,历史特征明显、载体形式复杂、重复使用率高、分散零乱、容易破损且不易保管。如果不及时收集整理,就有可能造成建设项目档案材料缺损或遗失,最后补救困难,利用不便。由于建设项目档案又具有成套性、专业性和动态性的特点,档案管理人员就必须在整个建设项目过程中实行跟踪收集,随时整理、丰富类别、积累经验,为建设项目档案入库存档奠定基础。

4、建设项目档案是指从工程项目的提出、调研、评议、决策、规划、征地、拆迁、勘测、设计、施工、生产准备、竣工投产、交付使用全过程中形成的应当归档保存的各种文字、图纸、图表、计算、声像等各种形式的文件材料。基本建设项目档案是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性的工作,是实现工程建设科学管理的技术基础工作和技术保障性工作,它具有成套性、专业性、动态性的特点。基本建设项目档案的性质决定其在整个工程建设中处于重要位置。

二、建设项目档案目前存在的主要问题

1、重建设、轻档案的思想在项目建设负责人和工程技术人员中普遍存在,影响着建设项目档案工作的正常开展。

2、重点建设项目中不按建设程序办事的现象多,影响了项目档案资料的齐全完整。

3、建设单位对项目的最后验收工作重视不够,影响了建设项目档案的接收。

4、各相关部门对建设项目的监督指导力度不够,影响了建设项目档案的管理水平提高。

三、规范建设项目档案重在执行力

1、合理依法治档,增强项目档案意识。建立健全项目档案是工程质量管理的重要内容,加强对建设项目档案工作的领导,切实将档案工作纳入基本建设管理程序和项目质量领导责任制。建设项目档案从动态和静态的全方位记录、反映工程建设过程和建设成果,这些都是项目建设的真实记录;同时也是项目建设、管理、生产、维护的重要依据和条件。

2、档案工作与项目建设同步进行,坚持档案工作与工程建设“三同步”是我国建设项目档案工作的一条重要经验,也是建设项目档案工作是否能达到预期效果的关键。首先是项目建设前期阶段就应及时建立档案工作,加强对前期阶段产生的文件材料的管理,在建设合同中要明确提出对文件材料的编制、整理及提交的具体要求;其次是在检查落实建设项目的实施过程中,要同时检查落实档案工作的情况;还有就是在工程竣工验收时,要同时验收工程档案情况,在竣工阶段,必须按要求认真进行项目整套竣工档案资料的汇总、编制、整理工作,并且要按国家要求组织竣工档案资料的专项验收。

3、深化建设项目档案管理制度是保证项目档案工作质量的前提。建设项目都应根据国家、行业有关文件、规范、标准,结合本项目的实际建立健全档案管理制度。必须建立归档制度,明确归档范围、归档时间、归档要求及归档责任人。建设项目单位还应编制档案分类大纲,以指导竣工档案的编制、整理工作。

4、必须严格按国家规定编制好竣工图。竣工图是整套竣工档案的核心,它真实地反映了工程竣工时实际状况,是项目生产、维护和改扩建的重要依据。各建设项目必须认真按照国家有关规定进行竣工图的编制工作,确保竣工图质量。竣工图必须准确反映项目竣工时的实际情况,做到图物相符,数据准确,签署完备。

档案整理经验篇(5)

一、做好项目档案工作的重大意义

重点建设项目是指由县政府投资主管部门组织或委托组织的在一定时期内对全县社会经济发展起决定作用的工程建设项目。

重点建设项目档案是指从重点建设项目的提出、立项、可行性研究、勘察设计、招投标、施工、监理到竣工验收全过程中形成的具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料。它既是重点建设项目全过程的历史记录,又是项目投产运行、维修、管理、改扩建等工作的重要依据,是整个项目管理不可缺少的重要环节。各有关乡镇(街道)、各部门要以对国家和人民负责的态度,本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的宗旨,切实加强重点建设项目档案的管理工作。

二、夯实重点建设项目档案工作基础

重点建设项目主管部门负责监督、检查和指导所辖重点建设项目档案工作,将项目档案工作纳入项目建设管理程序,与项目建设实行同步管理。即下达工程任务与提出科技文件材料归档同步,检查计划进度与检查材料形成情况同步,项目验收与档案验收同步。

重点项目建设、施工、监理单位应建立项目档案管理机构,明确分管领导,确定专(兼)职档案工作人员并切实履行项目文件材料的收集、整理和保管职责,建立统一领导、职责明确、运转协调的档案工作管理网络,健全档案工作规章制度,保障经费投入,设置档案用房,配备完善的档案设施设备,为开展项目档案工作打下坚实基础。

县档案局要成立专门的工作小组,配备业务骨干,依法对全县的重点建设项目档案工作进行跟踪调查、指导、检查,随时掌握项目档案资料的收集、保管、整理、归档情况,并牵头组织重点建设项目档案的专项验收工作。

三、做好重点建设项目档案的全程管理

(一)登记重点建设项目档案

县发改委、全县各重点建设项目主管部门、县档案局应密切配合、互通情况,摸清本行政区域内续建、新开工的重点建设项目底数。项目主管部门应督促所辖项目建设指挥部及时填写《县重点建设项目档案管理登记表》(附件1)(含电子版)送县档案局。

(二)统一项目档案业务标准

县档案局应根据全县重点建设项目档案登记信息,本着体现主动性、把握规律性、富有创造性的原则,采取集中培训、现场指导与函电答疑相结合等形式,有计划、有步骤地开展重点建设项目档案服务工作,并适时联合有关部门开展重点建设项目档案专项执法检查,推动全县重点建设项目档案工作整体水平提高。

(三)规范整理项目档案文件

重点项目建设、勘察、设计、施工、监理等单位应按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DAT28-2002)的要求,制定并落实本单位重点建设项目档案的归档范围、分类方案和保管期限表,在各自的职责范围内及时做好重点建设项目文件材料的收集、整理和归档工作。

重点建设项目前期阶段形成的文件材料,以及设备、工艺和涉外文件,应由建设单位负责收集、整理;勘察设计文件由勘察设计单位负责收集、整理;施工阶段形成的文件,凡项目实行总承包的,由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、整理,并提交总承包单位汇总;凡由建设单位直接向多个单位发包的,由各承包单位负责收集、整理其承包项目全部文件;项目监理文件由项目监理单位收集、整理。各项目单位档案资料要按规定向建设单位移交。

(四)规范项目档案验收程序

《重大建设项目档案验收办法》规定:“项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目,不得进行或通过项目的竣工验收。”“省以下各级政府投资主管部门组织验收的项目,由同级档案行政管理部门组织项目档案的验收。”因此,凡本县范围内由市投资主管部门委托县投资主管部门组织验收和县投资主管部门组织验收的固定资产投资项目,应由县档案局按规定组织项目档案的验收。

在重大建设项目进行交、竣工验收前三个月,建设单位应组织勘测、设计、施工、监理、运营等有关单位的项目负责人、工程管理者对项目档案进行自检,形成自检报告报县档案局和建设项目主管部门,并按规定向县档案局提交档案验收申请,填报《重点建设项目档案验收申请表》(附件2)。县档案局在收到验收申请后10日内作出答复,并牵头组织成立由县档案局、县发改委、县城乡建委组成的档案验收组,对该项目文件材料的收集、整理及项目档案的完整性、准确性、系统性是否符合国家标准和规范要求进行全面检查验收。对验收合格的,出具《县重点建设项目档案验收合格通知书》(附件3);对验收不合格的,提出限期整改意见,县档案局将适时组织对该项目档案进行复查验收,直到整改合格为止。

在重大建设项目进行交、竣工验收时,应按规定通知县档案局参加。项目交、竣工报告中应包含由县档案局出具的档案验收意见。

档案整理经验篇(6)

第二条重点建设项目档案是项目建设管理过程中形成的,具有保存价值的各种形式的历史记录,是指建设项目立项、审批、招投标、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式全部文件,包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。

第二章各部门管理职责

第三条市及各区档案行政管理部门主管本市、区重点建设项目档案工作,必须认真履行监督和指导的职能,把好项目档案关,做好重点建设项目档案登记和报送工作,参加档案专项验收及工程竣工验收工作。

在项目立项阶段,市、区国家综合档案馆应向项目建设单位(业主、项目法人)提出并协商重点建设项目档案进馆的移交接收范围。

第四条项目主管部门要对市重点建设项目档案工作实行监督和指导,做好重点建设项目档案登记,及时报送当地档案行政管理部门,参加档案专项验收工作。

第五条项目建设单位(业主、项目法人)要按照统一领导、统一管理档案的原则,做好重点建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作;做好电子文件管理;做好重点建设项目档案登记和报送工作;负责组织、协调和指导勘察设计单位、参建单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件。

第三章档案管理登记制度

第六条重点建设项目档案既是重点建设项目的历史记录,也是项目投产后运行、维修、管理、改扩建和技改等工作的重要依据。为了及时掌握重点建设项目档案工作情况,加强监督和指导,档案行政管理部门、项目主管部门、项目建设单位要做好重点建设项目档案管理的登记工作。

第七条*市重点建设项目档案管理登记范围是包括国家、省、市发展和改革部门的国家、省、市重点建设项目名单的重点建设项目;市档案行政管理部门每年公布需要登记的重点建设项目名单,并统一部署对全市重点建设项目档案的登记工作;各项目主管部门的档案机构、项目建设单位(业主、项目法人)和项目所在地的区档案行政管理部门应做好对本部门和本地区重点建设项目档案管理登记工作的组织、指导和监督工作。

凡新建、在建、收尾和竣工试生产的国家、省、市重点建设项目,按隶属关系组织登记。属于行业主管部门的,由项目主管部门的档案机构负责组织填写“重点建设项目档案管理登记表”,同时抄送项目所在地的区档案行政管理部门,便于相互配合,监督指导;属于地方的,由项目所在地的区档案行政管理部门负责组织填报。

第八条登记工作的要求

(一)项目主管部门档案机构应与市、区档案行政管理部门互通情况,互相合作,以保证重点建设项目的档案管理登记完整、准确。

(二)项目主管部门档案机构和市、区档案行政管理部门对于新建项目应按本办法第七条及时组织监督建设单位(或项目法人)做好档案管理登记,建立档案工作。

(三)要保证项目档案工作与项目建设同步进行,特别要认真做好项目档案的预验收工作。项目主管部门档案机构应主动与项目建设部门加强联系,根据项目计划工期和进度,及时对登记的项目提出档案验收要求。隶属于地方的项目,市、区档案行政管理部门应按各自管理范围,及时对登记的项目组织预验收。预验收结束后,验收组织单位应按本办法第七条及时做好项目档案管理登记、报送工作。

(四)项目竣工验收后,应按本办法第七条及时做好项目档案管理登记、报送工作。市、区档案行政管理部门根据填表情况不定期地对项目档案进行抽查。

第九条为确保重点建设项目档案管理的正常秩序,任何部门和单位不得向重点建设项目收取任何名目的工程档案保证金和任何形式的档案管理费用。

第四章档案资料整理、归档要求

第十条项目建设单位(业主、项目法人)、筹建部门、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位要把项目建设文件材料(包括电子文件)的形成、积累、整理和归档工作纳入项目建设管理的工作程序,列入工程技术人员的职责范围,并有相应的检查、控制及考核措施。

第十一条项目建设单位(业主、项目法人)要确定重点建设项目档案工作“以一流工程建一流档案”的目标,负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件。

在签订项目设计、施工及监理合同、协议时,应订立专门条款,明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档和移交的义务。

项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。

项目建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位和材料、构件及设备供应单位应根据本办法的要求,完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。

档案分类、整理、归档按《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-*)执行。

第十二条项目建设单位(业主、项目法人)各机构、各施工承包单位、监理单位应在建设项目完成后应将经整理、编目的项目文件按合同协议规定的要求,向项目建设单位档案管理机构归档。

根据基本建设程序和项目特点,归档可按阶段分期进行,也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后与竣工验收文件一并归档。

归档文件应完整、准确、系统,应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程,真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况,图物相符,技术数据可靠、签字手续完备,文件质量应符合国家有关规定。

勘察、设计、施工及监理单位需要向项目建设单位(业主、项目法人)归档的文件,应按国家有关档案管理的规定要求单独立卷归档。

外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文,经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。

第十三条项目文件的归档审查工作,施工单位在项目竣工文件收集,编制和整理后,应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审,经项目建设单位(业主、项目法人)确认并办理交接手续后连同审查记录全部交项目建设单位(业主、项目法人)档案管理机构。

第五章项目档案的验收

第十四条档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目,不得进行或通过项目的竣工验收。

第十五条项目法人应将项目档案工作纳入项目建设计划和管理程序,与项目建设实行同步管理,建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。

第十六条项目档案验收的组织:

(一)市政府及其计划投资主管部门组织验收的项目,由市档案行政管理部门组织项目档案的验收;

(二)跨市、区项目,由市档案行政管理部门组织项目档案的验收;

(三)区属项目,由区档案行政管理部门组织项目档案的验收;

(四)市档案行政管理部门对项目区主管部门档案机构、区档案行政管理部门组织的项目档案验收进行监督指导。项目区主管部门、区档案行政管理部门应加强验收前的咨询、指导,必要时可组织预检。

(五)市及各区档案行政管理部门、项目主管部门档案机构、项目建设单位(业主、项目法人)、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位要协助上级档案行政管理部门做好在*市内的国家、省重点项目的档案管理工作。

第十七条项目档案验收组的组成:

(一)市档案行政管理部门组织的档案验收,验收组由市档案行政管理部门、项目市主管部门等单位组成。

(二)项目区主管部门档案机构组织档案验收的项目,验收组由项目区主管部门档案机构及项目所在区档案行政管理部门等单位组成。

(三)凡在城市规划范围内的项目,验收组成员应包括项目所在地的城建档案接收单位。

(四)验收组人数为不少于5人的单数,验收组组长由验收组织单位人员担任。必要时可邀请有关专业人员参加验收组。

第十八条项目法人应向项目档案验收组织单位报送档案验收申请报告,并填报《国家重大建设项目档案验收申请表》(表略)。验收组织单位在收到申请报告的10个工作日内应作出答复。

第十九条项目档案验收要求:

(一)项目档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成。

(二)项目档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进行。

(三)档案验收组全体成员参加项目档案验收会议,项目法人、设计、施工、监理和生产运行管理或使用单位的有关专业人员列席会议。

(四)检查项目档案采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽查档案的数量为项目档案总卷数的15%。抽点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。

(五)项目档案验收应根据DA/T28-*《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》,对项目档案的完整性、准确性、系统性进行评价。

第二十条验收结果分为合格与不合格。验收组半数以上成员同意通过验收的为合格。

第二十一条档案验收合格的项目,由验收组出具档案验收意见。

第二十二条档案验收不合格的项目,由验收组提出整改意见,要求项目法人于项目竣工验收前对存在的问题限期整改,并进行复查。复查后仍不合格的,不得进行竣工验收。验收组提请有关部门对项目法人通报批评,造成档案损失的应依法追究有关人员责任。

第二十三条在对每一重点建设项目档案专项验收时,验收人员要认真履行职责对应当归档的文件材料加以验收。组织重点建设项目档案专项验收时,按《国家重大建设项目档案验收办法》执行。

第六章档案的移交、收集

档案整理经验篇(7)

中图分类号:K826.16 文献标识码:A 文章编号:

一、组织形式

地铁建设工程项目档案验收由国家档案局组织或委托省档案局组织(需报国家档案局备案)。现阶段地铁建设工程项目档案验收是根据国家档案局、国家发展和改革委员会《关于印发[重大建设项目档案验收办法]的通知》(档发〔2006〕2号)的精神,建设单位根据地铁档案工作实际情况,经征求省、市档案局和有关部门的意见,地铁建设工程项目档案验收由江苏省档案局组织。江苏省档案局、南京市档案局、南京市城建档案馆、江苏省建设厅等单位代表组成项目档案验收组,首先听取工程建设单位“关于项目建设和项目档案工作情况”及施工监理单位“关于项目档案质量审核情况”的汇报,经现场检查项目档案及档案管理情况,验收组在认真讨论和综合评议的基础上,形成项目档案验收意见。

二、管理原则和目的

为加强地铁工程建设归档文件的管理工作,明确工程档案资料管理的相关规定,统一工程档案的验收标准,建立和健全完整、准确、系统的工程档案,根据国家档案局、国家发展和改革委员会、建设部有关建设工程档案验收管理的有关规定,并结合地铁工程的特点和实际情况而制定相关规定。工程竣工文件的编制应及时、有效,并与施工建设同步;工程档案资料一要在管理上一丝不苟,能真实而全面地反映工程建设状况;二要在组成上系统、规范,并服务于工程项目的验收;三要真实记录重大建设项目全过程,为项目运行、管理、改扩建等工作提供重要依据;四要便于管理和开发利用;五要在建立健全纸质档案的同时,同步建立电子档案。总之,本着对历史负责的态度,应认真做好项目档案管理工作。

三、验收和移交程序流程

建立健全横向到边、纵向到底的档案管理网络。该网络由建设单位内部各处(室)、公司档案管理兼职人员和设计、勘察、监理、施工单位联合组成,并明确一位主要负责人分管档案工作。工程归档文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。

1、在工程文件的编制、管理、验收和归档工作中,建设单位应履行下列职责:

1.1建设单位负责工程建设文件的归档和档案工作。

1.2各职能处室负责各自管理职责范围内档案资料的收集、整理和移交工作。

1.3建设单位项目工程师负责组织、监督和检查施工、监理等单位工程文件的形成、收集、编制、移交工作。

2、在工程文件的编制、管理、验收和归档工作中,勘察、设计、施工、监理等单位应履行下列职责:

2.1勘察、设计、施工、监理等单位应指派专人负责工程文件的收集和整理,并能根据工程进度及时编制工程文件。

2.2建设工程项目实行总承包的,总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案;各分包单位应将本单位形成的工程文件管理、立卷后及时移交总包单位。

2.3监理单位要监督、检查施工单位工程文件的编制工作和完成监理文件的编制,确保工程文件的及时性、真实性、规范性、有效性,并配合建设单位对工程文件进行阶段性检查、评比和竣工验收。

2.4各单位形成的工程文件经过整理立卷并经验收合格后,要及时向建设单位移交。

在组织工程竣工验收前,建设单位负责邀请市档案局对工程档案进行预验收;未取得工程档案验收认可文件,不得组织工程竣工初步验收。

在工程竣工验收前,国家或省档案局对工程档案进行验收。

四、不同阶段管理核心内容和管理要点

1、一般编制要求

1.1归档的工程文件一式三套,分别由建设单位、运营分公司、市档案馆存档。

1.2工程文件应完整齐全,内容必须真实、准确、有效,与工程实际相符合。

1.3工程文件应采用耐久性强的书写材料。

1.4工程文件中文字材料的纸张宜采用A4幅面(297mm×210mm)、80克重的白色书写纸。

1.5图纸宜采用国家标准图幅,图纸一般采用蓝图,竣工图应是新蓝图。

1.6不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》(GB/10609.3—89)统一折叠成A4幅面(297mm×210mm)。

1.7所有竣工图均应加盖竣工图章。

2、竣工图编制的要求

2.1竣工图必须编制各专业竣工图的图纸目录,绘制的竣工图必须准确、清楚、完整、规范,修改必须到位,真实反映项目竣工验收时的实际情况。

2.2施工图施工没有变动的,可在施工图图签附近空白处加盖并签署竣工图章后作为竣工图。

2.3凡一般性图纸变更,可根据设计变更依据在施工图上直接改绘,在所修改处标上变更依据编号。

2.4凡结构形式、工艺、平面布置、项目等有重大改变,或变更部分超过1/3的,应重新绘制竣工图,注明设计变更依据以及施工说明,加盖竣工图章并签署。

2.5施工图被取消,包括设计变更或现场未施工的,不需要编制竣工图,但应在原图纸目录中注明“取消”,并将取消的依据标注。

3、归档范围

与地铁建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体,均属于建设工程文件归档范围。归档文件应包括工程建设全过程的文件,包括工程前期、设计、施工、竣工验收和运营调试等阶段。

4、目录编制

根据地铁工程建设的特点和具体情况,地铁工程归档文件先按收集、整理单位,再按文件类别进行分类,其中,施工文件由于涉及专业、系统多,单位广,要按专业系统划分。

5、归档范围

5.1总体文件

5.2综合文件

5.3合同管理及竣工决算

5.4竣工图

5.5勘察设计文件

5.6施工文件

5.7监理文件

5.8科研项目文件

5.9运营管理调试文件

6、案卷编目步骤

为便于工程文件的保管查找,文件采用统一的编目标识,组卷编目的步骤按照如下的顺序进行:分类组卷编目(卷内文件排列编页号填写卷内目录填写卷末备考表填写案卷封面)填写案卷目录装订。

7、编制卷内文件页号应符合建设单位规定要求。

8、案卷封面、卷内目录、备考表、案卷目录等填写应按建设单位提供的标准样张打印。

9、文件排列与装订

9.1文件盒中文件的排列顺序为:扉页-封面-卷内目录-文件材料(按目录顺序以及施工和试验顺序排列)-备考表(封底)。

9.2工程文件应采用线绳三孔左侧装订,装订时必须剔除金属物。

10、编写《工程项目档案编制说明》

《工程项目档案编制说明》的内容包括:工程项目简介(开工、竣工日期、项目的设计、施工、安装单位,工程内容、工艺及设备情况等)、工程项目档案简介(分部工程的名称和档案的卷数)、文件材料立卷过程中须说明的问题。

五、专项验收要求和管理要点

1、工程文件的管理

项目经理是施工文件管理工作的第一责任人,项目总工是直接负责人。分包单位对自己工程文件的质量负责,总包单位应对分包单位的工程文件负有监督、检查的职责,并承担全面质量责任。

总监理工程师是监理文件管理工作的第一责任人,同时,项目监理部对施工单位的归档文件负有监督、检查的职责。

建设单位对工程归档文件的质量负责,对设计、施工、监理等单位的工程资料负有监督检查的职责。

建设单位负责各职能处室建设文件的归档和档案工作。

2、工程文件的验收

2.1工程文件验收的要求

同步性:工程文件应与工程施工同步,在单位、子单位、分部、分项工程验收和项目竣工验收前,都要对归档文件进行汇总、整理,并通过验收;

规范性:应符合现行工程建设规范、标准规定及设计、合同要求;

完整性:各类施工资料应完整齐全;

有效性:资料内容应真实、有效,不得弄虚作假;

科学性:资料分类、编号、组卷应合理、科学,便于追溯、查询;

竣工图:应按规定要求绘制、整理。

2.2工程文件验收组织程序

单位、子单位、分部、分项工程文件验收组织程序

项目经理部自查:由项目总工组织有关管理人员自查,通过后上报监理单位审查。

监理单位审查:对项目经理部报送的工程文件进行审查,监督项目整改。

建设单位验收:建设单位组成归档文件验收组,按规定的要求,对工程文件进行质量验收,对所存在的问题提出整改意见。归档文件验收通过后,才能组织工程验收。

竣工文件验收组织程序

项目经理部自查:由项目总工组织有关管理人员自查,通过后报送项目上级主管部门审查。

施工单位主管部门审查:对项目经理部报送的工程文件进行审查,监督项目整改。

建设(监理)单位验收:建设单位与项目监理部一起组成档案验收组,按规定的要求,对工程文件进行质量验收,并确定工程文件档案质量等级和验收、评分标准,对所存在的问题提出整改意见,并向工程验收组报告。

3、工程文件的移交

单位或子单位工程验收后三个月内,施工、监理单位必须向建设单位移交一式三套归档文件和二套规定内容光盘,同时办理工程文件移交手续,对未按时完成档案移交的单位和部门暂扣合同总价的5%直至移交工作完成。

六、关键环节、控制手段

1、各单位编制的工程文件需经建设单位的主管部门检查,不符合要求时应及时重新编制。

2、工程文件必须有完备的具有法律效力的责任签章。

3、单位、子单位、分部、分项工程验收前,要对工程文件进行验收,若工程文件不合格,不能进行工程验收。

4、为保证监理、施工单位竣工文件的质量,提高监理单位对施工单位指导、协助的力度,对归档文件实行捆绑式评定(即施工、监理单位的资料一起评定),监理单位文件得分为所管各施工单位得分的平均值。

5、工程文件未经审查验收或验收未通过的项目和竣工档案质量评分标准未达85分以上,不办理工程项目竣工验收手续,不得进行工程费用结算,不得申报优质工程。

参考文献:

【1】中华人民共和国档案法和江苏省档案管理条例及南京市档案条例。

【2】苏档发[2006]2号国家档案局国家发展和改革委员会关于印发《重大建设项目档案验收办法》的通知。

档案整理经验篇(8)

人事档案是人才信息的重要载体,完整地记录了一个人的成长经历,反映了人员的品德和才能,主要包括干部档案和工人档案。做好人事档案的管理,对选拔人才,开发人才资源显得非常重要,直接关系到检验机构能力的提升。随着我国检验机构改革力度的不断加大,检验机构人事档案管理日益重要,本文重点讲述检验机构人事档案的管理问题和建议。

1、检验机构人事档案存在的问题

1.1领导重视程度不够

在检验机构中,人事档案的管理通常处于一个被领导遗忘的角落。原因主要有三点:

第一:人事档案工作不会产生经济效益,反而要花费经费的地方,也就是说在领导眼中是一个只有投入没有产出的工作。

第二:人事档案工作和检验机构的主线工作——检验基本没有交集,不列入年度考核的指标中。

第三:人事档案的使用率偏低,由于人事档案的管理水平低,其中的材料未能完整真实地反映个人的品德和才能,造成使用率低的现状。

1.2管理水平低下,信息化水平不高

目前,整个社会都是一个信息化的社会,检验机构的在很多方面都在信息化上投入了大量的人力提高自身信息化水平。特别是检验工作中,从实际检验到审核、审批检验结果乃至检验结果及时上传很多都已实现信息化和网络化。但是,在人事档案管理上绝大部分检验机构都没有投入多少资源,基本上都停留在原始纸质档案基础上,无纸化阅档基本没有实施,更未建立科学化的管理,甚至在档案室都没有配备计算机。正是这种低下的管理模式导致人事档案没有发挥到它应有的作用。

1.3人员配备不足,素质不高

目前,绝大部分检验机构都没有配置专职的档案管理人员,基本上都是由办公室一人兼数职来管理人事档案。由于思想上的不重视加上业务众多,往往使人事档案的管理处于“被遗忘的边缘”。另外,由于人员流动和培训滞后,人事档案管理人员往往不是档案专业科班出生甚至缺乏基本的档案管理常识。具笔者所知,未经过档案知识专业学习就匆匆上任管理人事档案的情况时有发生。这种情况导致人事档案管理人员素质低下,甚至连基本的装订程序还未完全掌握,更缺乏档案收集意识。

1.4场地不足,设施缺乏

目前,检验机构普遍未设置专门的人事档案管理场所,仅仅是在档案室设立一个柜子和其他检验报告存放在一起,无法达到三室分开的要求(即档案库房、档案查阅室、档案管理人员办公室)。另外,虽然目前大部分档案室都配备有空调,但防盗和防火设施仍普遍存在不足。

1.5人事档案材料不全,材料制作不规范

由于目前社会上很多公司企业普遍不重视人事档案,造成人事档案的材料不全,当一些新进人员由外面的企业调入检验机构时,往往导致所缺的材料很难不全。另外,由于人事档案管理人员的业务素质较低,材料的制作往往达不到国家的要求,这直接影响到整份档案的质量和价值。

2、新时代的人事档案工作的建议

2.1提高意识,加强管理

一件事必须重视了才有可能把它做好。特别是在检验机构中,只有领导重视了才有可能把事情做好。人事档案管理是一项细水长流的工作,不可能一蹴而就、功毕一役。必需将人事档案管理工作常态化,列入日常工作计划中,成立人事档案管理小组,在检验机构班子成员中明确人事档案的分工,建立有关的检查制度,定期对该项工作进行检查、指导、奖惩。具体经办人员应建立常态化的汇报渠道,直接将存在问题和一些有益的建议上报至检验机构领导层。

2.2加强人事档案管理的信息化水平

传统的纸质化管理人力成本高并且容易损坏档案的原始资料,已经不能适应时代的发展。因此,应加大人事档案信息化建设的投入,提高科学管理的水平才有可能提高效率。利用现代化的工具,例如扫描仪、录音笔、计算机、照相机、录像机等完整而真实地记录下人事档案的信息,代替呆板的纸质材料。这样就可以在保密的前提下,通过网络实现人事档案资源的共享,提高人事档案的利用率、实用性、时效性。

2.3 加强培训、提高人员素质

档案管理中,人的因素往往起决定性作用,只有提高了人员的素质才能做好人事档案工作。虽然,要在目前的检验机构中配备专业的档案管理人员是比较困难,但加强培训还是完全可以做到的,而且也是必须做到的。对此,检验机构因建立相应的人员培训和考核制度。根据自身的情况,检验机构应加大这方面的培训交流,特别是与一些档案管理较好的单位开展由针对性的交流,这无疑是提高人员素质的一条捷径。

2.4加大档案管理的基础建设投入

再好的管理都必需有硬件的配套,良好的硬件投入是管理基础。人事干部应积极争取单位甚至上级部门的的支持。完善库房的“六防”设施,即防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温。档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。

2.5重视人事档案材料的收集工作,提高材料制作水平

材料是人事档案的骨肉,只有将材料收集完整了,整个档案才真实可靠。对于检验机构来说,人员的职称经常发生变化。另外,由于检验机构的技术水平要求越来越高,人员参加各种学历和非学历教育也相当普遍,还经常参加各种执业资格考试。作为检验机构的人事档案管理人员应特别留意收集这方面的材料,及时丰富人事档案的内容,只有这样的人事档案才能真实反应个人的情况,发挥人事档案的作用。另外,由于各种材料的尺寸不尽相同,但按国家要求都必须使用16开规格的办公用纸,这就涉及到材料的后期加工,包括折叠、剪裁及裱糊等步骤。笔者建议使用专业档案制作设备,从而降低人力成本,提高工作效率,保证材料制作水平。

3、结束语

检验机构在现代社会中发挥着越来越重要的作用,人事档案管理工作又在检验机构内部管理中扮演者重要的角色。目前,很多针对检验机构的改革已经启动,检验机构改革势在必行,这个改革既给人事档案事业带来了挑战,也提供了在改革中创新和前进的机遇。我们应该抓住时机,不但要从制度上更新,还要从观念上更新,按照人才市场发展的基本趋势,采取有效措施,积极探索档案现代管理模式,才能走出目前人事档案所存在的制度困境,为检验机构水平的提高添砖加瓦。

参考文献

档案整理经验篇(9)

建筑工程档案资料能将工程中所运用到的技术或者应对问题时采取的措施进行记录,并且在以后需要的时候进行反馈。对将来的工程施工吸取了宝贵的经验。工程档案资料中,会提供出有关工程项目的很多数据信息以及此工程施工中能借鉴到的优点或者暴露出的缺点。如若在竣工后,仔细研究档案资料可以得到较多的学习体会并得以借鉴,提高日后的工程施工效率。

二、建筑工程档案资料的特点

档案的特点一般都有共性即真实性,工程资料的存档是和工程建设同步进行的。工程的报批、施工、竣工整个过程中的所有活动都要真实的记录下来,实体与记录内容应高度保持一致,不能失之分毫。此外,建筑工程档案资料具有实用性,当档案通过时,就应对工程建设工作进行考核。还有就是,建筑工程档案资料具有整体性,建筑施工档案资料是整个施工的文字体现。是全面反映建筑施工成果的重要依据,对施工也起着指导性的作用。从另一方面来说,建筑工程档案资料就是企业综合管理水平的体现。

三、建筑工程档案资料管理存在的问题

建筑施工过程的周期性较长,其档案资料数量多且种类复杂,这对于档案资料的管理有一定的难度,资料的完整性和可靠性影响着其他建设工序及日后的维护工作。目前,我国建筑工程档案管理存在一定的缺陷,首先,档案资料管理模式混乱,由于建筑工程涉及面广,各个部门各自为政,没有形成统一的资料管理部门或缺乏专门的负责人监管档案资料存档,这样,很容易造成部分建筑档案资料的丢失,降低了资料的利用率。第二,档案管理人员素质较差,很多档案管理人员是身兼数职,或是从其他岗位临时调任,缺乏对档案资料管理的专业知识的学习,很难及时全面的将资料进行归档、保存,很难适应快速发展的建筑行业。第三,建筑工程档案资料的不完整,由于建筑工程的特殊性,在管理过程中需要极大的耐心和细心,但往往一些档案管理人员却缺乏基本的职业操守,对于一些资料没有及时的归档,缺乏对档案的重视,造成一些宝贵的施工材料丢失。

四、优化建筑工程档案资料管理的对策研究

档案资料在建筑工程中的重要性不言而喻,因此,要提高建筑工程质量,在以往的经验中提高施工技术,创新工作方法,必须加强建筑工程的档案资料管理,优化管理方法。

1.思想上要重视工程档案管理工作

很多施工单位将工作和发展的重心放在技术的提高上,认为档案资料工作琐碎,并且需要人力,没有带来直接的经济效益,因此,并不重视对档案资料的管理工作,在工程验收时才进行整理,整理时也是敷衍了事,对于丢失和不完整的资料也没有第一时间收集和整理。这样,虽然在表面上节省了一部分的人力,但不完整的资料对于日后工程维护及经验总结上造成很大的阻碍,也使得企业工作缺乏规范性。因此,领导阶层赢加强对工程档案管理工作的重视程度,加强对档案资料的管理工作,定期检查各部门资料归档情况,同时做好保密工作。

2.建立健全档案打理制度是做好建筑工程档案管理的基础

加强工程施工过程中各项资料的有效管理,提高资料保存的准确性和完整性。各个建筑工程单位应按照国家对于档案资料管理的规定,完善本单位的规章制度,明确建设单位、施工单位、监理单位以及设计单位等项目管理过程中的职能,规范档案资料收集、整理、存档等各个环节的有效性和及时性,并严格制定相应的借阅制度,防止档案丢失。

3.严格把好竣工验收档案资料质量关,使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用

工程竣工验收时,建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员,按照建筑工程档案归档范围的要求,对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核,发现问题及时解决,补缺补漏,务必使得竣工材料做到真实、完备、及时,归档范围符合要求,认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文,把好竣工验收关,把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容,做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的,由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的,不发给《建设工程档案合格证》,建设单位不结清尾款,以确保下程建设档案的完整、准确、系统。

4.加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度

我国经济建设的不断蓬勃发展,建筑行业在此基础上有了大幅度的跨越,随着各个建筑拔地而起,建筑档案数量与日俱增,计算机技术的不断应用,也使得档案管理方式与工作方法也有了一定的变化。因此,建筑工程单位必须加强档案管理人员的服务意识以及责任意识,结合先进的技术手段,创新管理方法,完善管理制度,更新管理观念,明确职能,将责任落实到人。并定期组织相关工作人员学习档案管理的相关法律法规,积极搭建交流平台,提高档案管理人员的业务水平和综合素质,从而从今我国建筑行业的健康稳定发展。

5.加强施工管理,强化档案材料编制工作

档案整理经验篇(10)

中图分类号:G275.9 文献标识码:A 文章编号:1674-3520(2015)-01-00-01

流体物理研究所是中国工程物理研究院下属研究所,成立于1958年,现有研究人员830余人,主要从事核武器和高新技术武器的研制、开发及成果转化工作。近十年,我所承担了多项国家重大固定资产投资项目建设,先后建成了“神龙”系列直线感应加速器和Z箍缩初级试验平台等具有国际先进水平的大型科学装置和多个大型爆轰试验设施,2013年荣获国防科技工业固定资产投资管理(技术创新)先进单位。

我所固定资产投资项目特点是:工艺技术创新和专业面广、建设跨度时间长,参与建设单位多,项目档案与城建档案有共性也有其特殊性。近几年,我所承担的项目进入验收密集阶段,根据目前已通过国家验收的几个项目档案管理经验,就收集管理中存在的共性问题进行探讨。

一、档案收集管理过程中存在的共性问题及现象

(一)项目档案系统性与分类收集的问题

按国家重大项目建设规定,项目档案包括工程准备、施工和竣工验收各阶段文件。其中工程准备阶段文件包括勘察、论证、立项、批复、计划、设计、招投标、合同等文件,类别涉及文书档案、科技档案、财务档案、基建档案、设备档案等,项目档案收集过程中,常常存在着分类管理和单个项目档案管理之间的矛盾。由于不同门类档案的收集方式、归档范围、保管期限、档号编制与项目档案管理要求的不同,使项目档案在系统性或目录索引编制上显得凌乱、条理不清晰,成为项目档案的专项验收中质疑最多的问题。

(二)基建档案重复组卷与复印件问题

接收归档的基建档案中存在重复组卷文件及较多的复印件,如设计变更单、图纸会审记录、经济技术核定单在管理文件、施工文件、工程审核报告书中重复;施工组织方案在投标文件、施工文件、监理文件中重复;特种设备质量检验报告(验收记录、合格证等)在施工文件、基建验收文件、单项验收文件、专项(环境影响、安全、职业卫生等)验收报告等处重复。重复多以复印附后方式出现,页数远多于正件,显著影响了项目档案的质量和库存量。

(三)设备档案的完整性问题

科研用科学装置和试验系统的研制大部分采用自行研制的方式完成,除科研中形成的项目论证、实施方案、技术总结等科技档案由科研室产生并收集外,进口设备涉及采购、涉外环节的资料由相关单位或部门产生及归档。随着进口设备被列入专项工程档案验收的重点,验收中出现较多的问题是:建设单位归档文件中政府采购、招投标等资料不完整、涉外资料为复印件、部分设备随机资料项目归属不清晰。

二、产生问题的原因及应对措施

上述问题的产生与我院档案管理和项目管理模式密切相关。

(一)项目档案系统性管理

项目管理采用院、所两级管理,其中,基建档案、设备档案由所级管理,已纳入项目统一管理。而国家重大项目的各种批复通常由行政主管部门采用红头文件的方式逐级下发或转发,根据我院档案管理的传统做法,“红头文件”在院、所两级文书档案和科技档案分别归档管理,客观上一个项目的档案被“四分五裂”存在各处,项目验收时,由各责任

(二)基建档案和设备档案完整性问题

基建和设备档案的问题产生主要有两方面的因素:档案人员业务水平和项目管理责任制的落实。

一方面,档案人员业务素质的高低直接影响到其指导和管理的项目档案的质量。近年来,我所加强了档案只是培训和业务指导,每个项目指定专职档案管理员,在日常管理中,积极与项目管理员和负责人沟通,主动跟进项目,加强前端控制和过程管理,认真做好子项档案的预验收和归档工作,确保项目档案管理与项目建设同步进行,使项目档案处于可控状态。

另一方面,大型项目施工周期长,参建单位多。如果组织单位、建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、实施单位相互之间的职责及分工不明确,管理责任制落实不到位,原件在实施或管理部门留存,最后建设单位档案人员的业务水平再高也难以形成一套完整的,能反映整个项目过程的原始凭证档案,导致项目档案归档不够完整、复印件多,影响项目档案整体质量。目前在项目管理中采取的措施包括强化责任制和归档前检查。

三、结语

根据我所固定资产投资项目档案管理的一些经验和对以上问题的分析,要做好固投项目档案管理,主要有以下几点体会:

(一)明确归档责任,分段收集控制

项目档案独立管理,项目一旦立项,项目管理部门应联合档案管理部门明确档案管理方式和责任人,明确各阶段的归档责任单位,外协责任单位应在合同中明确归档要求及相应职责。档案收集过程中,指定项目档案管理员,制定归档计划,按项目进度分段、分项收集整理,及时检查档案质量和完整性情况,并依据归档要求和合同进行追溯或考评,确保项目档案的完整性和质量。

(二)加强业务学习和指导,实践锻炼稳定的档案管理队伍

项目档案管理人员的业务水平直接决定所指导的项目档案的内在质量。除必备的档案管理专业知识外,很多经验往往是在实际过程中不断摸索总结出来的。只要在实践中重视档案在项目管理中的作用,让档案人员在工作中获得相应的成就感,产生立足本职、爱岗敬业的信念,同时保障岗位持续培训,就能培养出一批业务扎实、持续稳定的档案管理队伍。

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