企业档案管理模式探究

时间:2022-09-22 08:33:07

摘要:随着我国社会的发展,我国的企业也得到了飞速的发展,再加上近些年来是大数据社会,我国企业的权利范围实现了不断的扩大,促进了企业的发展。但是同时,在大数据时代,企业的档案管理的信息化建设方面出现了很多的问题。企业的档案管理对于企业发展而言具有重要的作用,因此加强企业的档案管理的信息化及建设,及时发现问题并解决问题十分有必要。

企业档案管理模式探究

一、大数据时代背景下企业档案管理的现状分析

(一)档案数据方面发生了改变

在大数据时代的背景下,企业的档案管理发生了很大的改变。传统的企业档案管理大多数都是纸质的,随着时代的发展,逐渐演化为多元方式的档案,例如视频、音频等电子化的数据。这样的数据采集方式更多,数据量也更大,涉及的范围也更广。企业的档案种类以及数量都有所增加,这也就加大企业对档案的管理难度。尤其是在大数据的背景下,数据的收集发生了很大的变化,大多数来源于网络,加上现阶段网民爆发式增长,使档案信息收集不断平民化、广泛化。

(二)档案管理理论方面的改变

在大数据时代,企业的档案数据源也发生了改变,在档案的收集以及管理方面也发生了改变。这也就表示企业对档案的管理也应该创新,不能再沿用传统的档案管理方案。首先,企业的档案管理员应该转变思想观念,应该不断的更新自己的知识体系,学习最先进的理论知识,从而提高对企业档案管理的效率和质量。这是因为传统的档案管理方法,相关人员都是从所采集的数据资料中选取有价值的信息来进行管理,那样容易丢失一些有价值的信息,导致一些有潜在价值的信息被忽略,从而给企业造成一些不必要的损失。

(三)档案服务方面的改变

当前,互联网的普及,大数据的发展,人们的生活与工作都发生了很大的改变。例如在人们的购物以及医疗等方面都开始依托于网络。对于企业的档案管理而言,也应该创新方式。传统的档案管理需要人们到档案馆查询,加大了查询的难度,获取信息较慢。而现在都可以通过网络进行查询,不仅方便快捷,还提高了效率。通过网络获取信息,提高了用户的数量,从而更好的发挥了档案资源的价值。

(四)对档案管理进行安全创新

对于档案管理而言,最为重要的就是确保档案的完整,尤其是传统的档案文件,例如文字纸张以及胶卷等保存比较简单。随着社会的不断发展,信息技术的突飞猛进,大数据技术广泛应用,档案资料的种类越来越多,例如视频、音频、电子照片等,这些都给档案管理安全带来一定的挑战。对于信息时代关于档案管理中存在的困难其中包括档案时限以及档案管理方式以及技术等。从档案时限上讲,对于不同档案的管理时限都是有着明确的规定,由于种种原因许多档案没有到期,但是就毁坏了。从管理模式以及技术上讲,传统的档案管理技术落后,采用信息化管理的方式不能立马见效,同时不能确保档案的安全性。

二、大数据环境下档案管理的新模式

(一)利用人工智能开展信息采集

对于档案管理过程中信息采集而言,其对于档案来说是非常重要的,同时对于档案的价值有着决定性作用。随着信息技术的发展,网络已经融入到人们的生活,改变了人们获取信息的方式,尤其是大数据技术的发展与应用,可以更加高效的对大量的数据进行处理。所以,对于档案信息采集来说,要充分利用现代信息技术以及人工智能技术,这样才能对大数据进行有效筛选勘误并整合,把有效的数据进行整理保存。移动网络的发展,不仅改变的人们的生活,同样也改变人们对于信息的获取方式,人人都可以利用移动设备随时随地的浏览想要的信息,因此,合理使用人工智能设备对数据信息采集,既能提高数据采集效率,又能不断完善补充档案信息。

(二)提高技术革新,保证档案信息安全

对于档案管理工作来说,提高技术改革创新应用,不仅可以更加高效的开展档案管理工作,同时也能够保证信息安全。在开展档案管理的过程中,因为技术落后还是存在很多的问题,这些问题都直接或者间接的威胁到档案信息的安全。特别是那些珍贵的文献资料,如果因为管理疏忽而发生损坏或者遗失等情况,后果将是非常严重。所以,提高档案管理过程中技术的改革创新,加强档案信息安全管理,对于档案工作来说非常重要。例如,随着信息技术的应用,首先要加强网络安全管理,确保档案管理网络安全。其次,重视信息人才的培养,加强档案日常管理。

(三)加强档案管理技术培训

随着科学技术的快速发展,大数据技术的成熟应用,这都进一步推动了档案管理技术的革新,虽然采用新的信息技术极大的提高了档案管理工作质量与效率,同样的对于档案管理的工作人员也提出了新的要求。对于档案管理人员来说,其不仅要对信息技术能够熟练的使用与操作,同时对于日常管理也要懂得维护。所以,为了进一步提高档案管理的工作效率与质量,则必须要定期对工作人员开展技术培训,提高其专业技术与职业素质。此外,加强工作人员素质培养,提高其工作责任心与职业道德素养,这样才能确保档案管理顺利进行。

参考文献:

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作者简介:张蕾(1977-),女,汉族,辽宁葫芦岛人,本科,助理馆员,研究方向:档案管理。

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