财务部档案管理汇总十篇

时间:2023-05-25 17:43:38

财务部档案管理

财务部档案管理篇(1)

我们之所以要把农业机械管理部门的财务档案管理工作这一新研究课题进行系统化研究,对加强我国农业机械在新形势下,农业机械推广及安全监理相关部门的流动资金管理以及农业机械管理部门的固定资产管理都有非常重要的现实意义。

1我国农业机械管理的现状

建国以后,我国对农业的现代化发展制定了明确的发展方向,发展科教兴农、农业机械化成为我国农业发展的新课题。20世纪80年代初期,我国农业机械推广和业务监理还处在发展初期,在管理制度以及人员分配上仍十分薄弱。近几年来,农机化管理在建设数量以及专业技术人员上都在成倍增加,由过去的单一技术推广扩大到技术、物资、信息咨询、企业协同发展、技术培训以及经营服务等方面,办公场所在不断地更新、扩大,活动阵地也伸展到农业生产的各个领域。管理范围的扩大,相应农民经济收人也在不断地提高,固定资产和流动资金也初具规模,在一定的时期内形成具有中国特色特定性质的经济实体,为我国城乡建设,特别是在粮食安全上,作出了不可磨灭的贡献。农机化事业的良好发展势头便会相应的需要系统的财务管理制度来维持。但是,由于现阶段发展变化速度较快,财务管理在体制上仍存在与之不相适应的现象。农机管理部门财务人员的专业素质仍然有待提高、管理制度在科学规范上需要进一步的完善,少数单位财产管理、资金运用上仍然存在很多问题,漏洞百出,是发生刑事案件的重灾区。加强农机管理部门的财务档案管理水平,对推动我国农机化事业的健康发展,振兴农业机械化事业都有重要的作用。实践证明,加强财务管理,可以从管理水平、效益上提高农机化建设的质量,不断地增强其管理运作能力,促进地域经济与各项生产活动大踏步的发展,从而加速新技术、新知识的推广,增加农民收人,推动我国农业现代化健康稳步发展。

2农机管理部门财务档案管理工作要点

财务档案管理信息记录包括对农机部门日常工作预算、财务状况、收人与支出、财务管理制度、经济核算信息、农业机械在使用及管理中的费用、流动资产分配方案等,固定资产建档记录对加强国有资产管理、防止资金的流失、完善与监督有着重要的信息参考、管理、方案制定与修改指导价值。其中对农业机械的财务信息管理尤为重要,也是农业化体制、财务管理的主要服务目的,其包含以下几个方面:

2.1财务档案信息管理

农机化管理指的是对农业机械根据其不同的设备种类和设备型号进行分类具体化档案归类管理。每一单一机械以及型号设置单独的数据库,分别记录机械的价值变化、具体使用单位、机械运行情况以及维修信息等。价值变化的记录,应当包括机械的采购信息、机械使用产生的价值损耗以及价值的恢复(维修)。实用参数变动对比记录方式,对机械的具体使用日期、使用的单位信息、机械操作负责人统一录入。对设备修理的具体日期,产生的费用以及修理次数都详细的归档在农业机械信息库中,并定期的根据跟踪信息及时更新,反映出机械的最新使用状况,以合理的分配经济预算并计算经济投人所对应的价值变化。档案信息应做好备份,一份为固定资产明细由会计保管,一份为随机更新资料库,由具体负责人进行信息的跟踪和更新。

2. 2机械保养信息档案管理

机械保养是保证机械完整和延长使用寿命的必要措施。保养工作虽然是机务人员的职责,但是,财会人员应当进行必要的监督。按照机务操作规程,定期考核机务人员的保养记录信息,一方面可以促进机械保养工作,另一方面,通过了解机械保养中的原材料和工时的消耗,有利于促进人力和物力的节约。

2. 3预算财务档案管理

单位预算档案管理是指对农技推广站根据事业发展计划和任务编制的年度财务收支计划进行统一档案管理。要根据当地政府、上级业务主管部门的要求和本站肩负的新技术试验、示范、培训、推广以及技术承包、经营服务等工作任务的需要,编制单位预算。财政补助额度一经确定,单位预算规模则由单位根据资金来源、事业发展和工作任务的需要自行确定,并自求预算平衡。预算档案管理对于整合分析农机站的资金投入分配,协助上级单位和农机站本身的整体规划提供了指导分析价值,从而保障农机站能够长期良好的运营。

2. 4资产档案管理

资产档案管理是指对乡镇农技推广站占有或者使用的能以货币计量的经济资源进行信息数据库统一管理,其中包括各种财产、债权和其他权利信息。资产包括流动资产、固定资产、无形资产和对外投资等。单位应当根据国家和地方有关规定精神,建立健全现金、存款、存货等流动资产的内部管理制度,并对各种款项及存货进行定期和不定期的清查盘点,保证账实相符。农机站占有和使用的房屋和建筑物、专用设备、一般设备、图书等固定资产要计价建账,登记注册,明确权属,加强管理,应当定期和不定期地对固定资产清查盘点,借助计算机信息管理软件,建立信息可检索和分析数据库,监督资产的流人与流出。

2. 5材料及电子归档档案管理

财务部档案管理篇(2)

企业财务档案管理的目的主要有两个。第一,是为了保证财务档案信息的安全和完整。第二,是为了能够更好地使用财务档案,为财务管理活动提供便利。根据当前的一些法律规定,除了一些经济监督部门有权调用财务档案之外,企业财务档案一般不得外借和查阅,如果说非要外借或查阅,则需要经过企业的负责人批准,并按照管理规定办理相关手续,才能提供财务档案的查阅和复制。即便是企业内部人员查阅财务档案也要经过档案保管部门负责人的同意和批准,并办理相应的登记手续,涉及企业经营管理秘密的还要经过企业负责人的批准,且只能查阅,不能复制和外借,没有权限的管理人员是不能接触财务档案的。但是很多企业在具体执行的过程中却没有这样严格要求,几乎所有的管理人员都能轻而易举的借阅到财务管理档案,给企业的财务管理和经营管理留下了很多安全隐患。而一些企业在财务档案管理上将财务档案与其它档案混合在一起管理,没有将财务档案进行专门的分类管理,在使用过程中查找财务档案比较麻烦,导致财务档案不能为企业经营管理和财务管理提供档案服务。

从上述分析来看,目前在企业财务档案管理中还存在不少的问题,实际上存在的问题还远不止这些,除了前面论述的问题之外,很多企业的档案管理经费短缺,一些企业甚至没有专业的档案管理人员,一些企业的档案管理设施也不符合快速发展的财务档案管理要求,这些问题对企业的财务管理和经营管理也造成了很大的影响。

企业财务档案管理中问题的对策建议

针对企业财务档案管理中存在的问题及对财务管理和企业经营管理的影响,企业在发展过程中应该重视财务档案管理中存在的问题,根据企业财务档案现状和相关法律法规的要求采取针对性的措施来解决这些问题,结合自身在财务档案管理中的一些经验和认识,笔者认为应该注意以下几点。

1、提高认识,不断完善财务档案管理制度

企业财务档案管理中的问题,很大程度是企业的负责人和财务档案管理者缺乏对财务档案管理最基本的认识导致的。因此,在今后的发展过程中企业应该组织财务档案管理相关人员加强学习,提高对财务档案管理重要性的认识。第一,企业应该组织与财务档案管理有关的财务管理人员、档案管理人员加强相关法律法规的学习力度,学习《会计法》、《档案法》、《档案法实施办法》、《会计档案管理办法》、《企业档案管理规定》等等,通过各种形式的学习培训活动,不断增强这些人员对档案管理重要性的认识,从思想上重视财务档案管理工作。企业的负责人也要积极参与这些培训学习活动,加强财务档案管理重要性的认识,从企业的领导层重视财务档案管理工作。第二,企业要不断完善财务档案管理制度,制定完善的财务档案管理规定,结合企业自身的财务管理状况,健全和完善企业财务档案管理控制程序和业务操作规范,明确财务档案管理人员及其责任,以及违反财务档案管理制度的处罚,完善财务档案管理设施,为全面实施财务档案管理制度创造良好的条件。在财务档案管理制度上,应该突出程序规范及责任,只有明确的程序、完善的规定才能让财务档案管理人员在工作中有所凭借。

2、强化责任,大力提高财务档案管理制度的执行力

财务部档案管理篇(3)

关键词:财务档案管理;现状;工作要点

档案管理工作对于机关和企事业单位工作的延续性和继承性有着至关重要的作用,而财务档案管理作为机关和企事业单位经济活动与日常档案工作中的一个重要组成部分,对于企事业单位的整体发展有着重要影响。

一、我国财务档案管理工作的现状

近年来,伴随着我国社会经济的迅速发展,以及科学技术水平的不断进步,尽管我国的档案管理水平取得了长足的发展,但是作为档案管理重要组成部分的财务档案管理工作却没有取得相应的进步。救我顾某前的状况而言,除了一些大型企业招聘了专门的财务档案管理工作人员外,大部分的企事业单位都缺乏对财务档案管理工作的重视和正确认识,从而使得财务档案不能得到及时的归档和鉴定,进一步造成了档案资源的严重浪费。概括而言,我国现阶段财务档案管理工作存在以下几个问题:

首先是财务档案的整理工作不到位。财务档案中的一些单据凭证、账簿、报表等,其审计程序一般都是比较程序化的,所以财务档案确切的说是一个非常完整的系统。但是在真正的工作中,大多数的企事业单位并没有将财务档案按时序整理成册,这就使得财务档案整理工作的不到位,进而造成了财务档案编号的混乱,不利于对财务档案的使用。

其次是财务档案的保管责任不明确。大部分的现代企事业单位都设立了专门的财务部门和档案管理部门,但是分工细化在带来了工作上的便利的同时,也造成了对财务档案管理责任分工的不明确,多数单位对于财务档案是由档案部门管理还是财务部门管理并没有做出明确的规定,甚至出现了乱堆乱放的现象,从而影响了财务档案系统化管理。

再就是我国现阶段的财务档案管理的制度不健全。我国社会主义市场经济的发展现在还处于一个逐步完善的阶段,在这一过程中,肯定会出现一些制度化的难题,而伴随着这些制度化问题的解决,我国的社会主义市场经济才会获得持续稳定健康的发展。作为财务档案管理工作而言,现在的制度化建设也处于初级阶段,多数企事业单位的财务档案管理部门并没有系统的规章制度,从而造成了企业内部日常性的档案管理工作无章可循,只能是依靠着经验来办事,这样就容易破坏档案管理工作的完整性。

最后就是财务档案管理人员不够专业。我国的财务档案管理工作还处在一个不断完善的过程中,现阶段我国的财务档案管理工作人员一般不是专业出身,这些工作人员可能既没有专业的档案知识,也没有必须具备的财务知识,这就使得他们的档案管理能力低下,容易在档案管理工作中出现错误。其实,伴随着我国市场化程度的不断提高,这个问题也在逐步的得到解决。

二、 做好财务档案管理工作的要点分析

财务档案的管理工作事关企业的健康发展和整个社会经济的健康运行,因此相关的单位应该对财务档案的管理工作高度的重视。要做好财务档案的管理工作,主要应该从以下几个要点出发。

1。提高对财务档案管理工作重要性的认识

要提高企事业单位的财务档案管理工作质量,首先得从认识上着手,应该在全社会形成一种氛围,让企事业单位的财务档案管理人员以及企事业单位的相关领导认识到财务档案管理工作对于整个单位持续稳定健康发展的重要性,让领导层了解财务档案对单位经济活动和生产经营的积极影响,进而能够将财务档案的管理工作纳入到财务管理工作的议事日程当中,不仅如此,财务档案的管理人员也要注意提升自身的档案意识,要深刻的认识到财务档案管理人员不仅仅是档案的管理者,更应该成为财务工作的监督者,从而真正的发挥好自己的职能。

2。提高对财务档案管理人员的要求

企事业单位在实际的工作中,要切实的根据企业的实际发展情况,结合财务档案管理工作的工作性质和工作量来对财务档案管理工作岗位的设置、人员的多少以及对工作人员的要求等做出合理的规划。在财务档案的具体管理中,要坚持规划既有利于财务档案的管理,又有利于人际资源成本的节约这两个基本的原则,确定最优化的财务档案管理人员。在此基础上,还应该注意把好财务档案管理工作人员的素质关。财务档案的管理人员首先要具备财务人员从业资格和档案人员从业资格的双重标准,这样才会具备展示的财务档案管理能力。同时,公司要定期的组织财务档案管理人员参加由财政部门或者是档案部门组织的业务培训,这样才能不断的提高财务档案管理人员的业务水平和素质,从而适应不断发展的财务档案管理工作。

3。完善相关的财务档案管理制度

我国的《会计法》和《档案法》等法律法规对于依法加强企事业单位的财务档案管理工作提出了明确的目标和要求。为了做好财务档案的管理工作,企事业单位要建立和完善财务档案管理的各项规章制度,将财务档案管理纳入到整个企业的整体工作中去,确保财务档案管理的工作人员在实际工作中能够严格的按照有关的制度来进行工作,确保财务档案管理工作有章可循。

4。结合新技术的发展推动财务档案管理工作的不断进步

可以首先从改善财务档案管理的硬件基础开始,逐步实现财务档案管理的数字化、信息化和网络化,从而可以不断的提高财务档案工作者的工作效率,同时还将会有助于改善财务档案利用的便捷性。其再就是针对我国的财务档案管理工作而言,可以借鉴和引进一些西方的先进管理手段,以此来取长补短,学习西方先进的管理手段来弥补我国财务档案管理工作中的不足。

三、结论

通过以上的分析我们可以看出,财务档案管理作为档案管理的重要组成部分,是一项系统化程度很高的工作。因此,在实际的工作中,加强对财务档案的管理不仅是档案管理工作的重点,更是企业财务工作不断取得进步的有力保证。随着我国社会经济的不断进步与发展,我们只有把握住财务档案管理工作的特点,正视我国财务档案管理工作中存在的问题和不足,并积极的寻求解决这些问题的对策和策略,那么必然会做好财务档案的管理工作,从而为我国国民经济的持续稳定和健康发展保驾护航。

参考文献:

[1]黄宏杰,电算化会计档案管理的现状和对策[J]南京医科大学学报(社会科学版), 2007,(02)

财务部档案管理篇(4)

一、加强新时期行政事业单位财务档案管理的重要性分析

行政事业单位财务管理工作主要是根据国家相关法规、政策以及财务制度等方面的规定,而制定出的一种有计划的编制单位预算体系,其可以科学合理的运用资金与使用来核算与控制自身单位的经济活动,从而确保行政事业单位内部的各项工作可以顺利运转。与此同时,做好行政事业单位的财务管理工作的主要理念就是,尽可能以最小的资金成本为现代社会与人民提供更多的切实服务项目与利益。而财务档案管理工作是确保财务管理工作可以顺利开展的主要因素,所以做好财务档案管理工作,才可以有效推动我国各项事业的安全发展,而且还可以有效节约“三公经费”,为国家的财产安全提供良好的基础保障。除此之外,不断完善与创新管理模式同时不断促进与完善行政事业单位的经营体制,可以有效提高行政事业单位的工作效率,使行政事业单位可以为现代社会与人民提供更多更好的公共服务,切实以民众民生为理念,全面抓好以为民生谋取更多福祉,从而推动现代社会与国民经济的双向发展。

二、新时期行政事业单位财务档案管理中存在的问题

1.财务档案管理人员的意识不足

在行政事业单位内部的财务档案管理部门中,无论是管理人员还是工作人员没有充分理解财务档案管理的重要性,从行政事业单位领导的角度而言,在财务部门的工作人员所考虑的主要是铁路督察各管一段的工作理念,虽然知道财务档案的管理非常重要,但却认为那是财务档案管理人员的工作,而财务档案的管理人员所考虑的主要是在所有财务档案中,都会有相应的环节负责人与审核员,自己只需要做好财务档案的保管与销毁工作就可以。从财务档案管理人员的角度而言,行政事业单位对于财务部门的资金核算等管理工作较为重视,但是对于财务档案的管理工作内容并不是非常重视,甚至是经常被忽略掉。而且在工作人员需要财务档案的时候才会对其有所重视,但在重视的同时也会感觉使用财务档案的相关手续较为烦琐。

2.财务档案管理工作的经费不足

在财务档案的管理工作中经费不足主要体现在以下两点:第一点,虽然在行政事业单位中财务档案部门是其中的一部分,但对于财务部门与档案管理部门都没有明确的实际经费,在部门中的员工、场地、设施等多方面产生的实际经费,通常都是由行政事业单位提供,这样在部门日常运转过程中就没有可以预算的经费,最终导致财务档案的管理工作缺少经费方面的保障。第二点,在大部分行政事业单位中对于财务档案的管理工作的认知较为不足,对于财务档案的存放环境、设施、时间与空间等都不够重视,通常都会认为只要财务档案没有丢失就好,所以就不会在财务档案的管理部门中投入过多的经费。

3.财务档案管理的工作不够规范

目前,在很多行政事业单位中针对财务档案管理的立卷、保管、销毁等工作,并没有相关规范可以遵守,在财务档案的立卷与归档工作中,并没有构建设立案卷的相关制度,最终就会导致在财务档案的立卷、分类与归档工作中较为混乱。在财务档案的保管工作中,也缺少定期入库与归档的验收制度,最终导致财务档案管理部门所保管的采集档案,无法得到及时整理与入库,甚至有很多财务档案的装订与签章都不够规范。在财务档案的查阅与销毁工作中,也因为交接不明、手续不全、程序不清等问题,最终导致查询财务档案时非常困难,而且由于积累案卷太多无法及时展开销毁工作。

三、新时期行政事业单位财务档案管理的创新模式

1.提高财务档案管理人员的意识

在行政事业单位中出现财务档案管理人员的意识较为不足的问题时,可以通过提高财务档案管理人员意识的创新模式,来合理、有效地解决这种问题。第一,需要针对财务部门的所有员工展开财务档案管理工作的知识培训,还可以将财务档案的管理内容与操作过程等加入财务人员的岗前培训中,或者是纳入继续教育的培训过程中,从而使财务部门的工作人员可以了解财务档案管理工作的重要性,并学会财务档案的基础整理知识、业务与操作等,从根源上展开财务档案的管理工作。第二,在财务档案的管理部门中管理人员,需要找好自己对于管理工作的理解,并规范自身在财务档案所有环节中的管理工作,从而有效提升自身的管理水平。第三,在行政事业单位中财务部门的员工之间需要不断完善传、带、帮的工作,将自身所拥有的工作意识、技术经验与其他员工之间交流,争取从其他员工身上学到长处,并将自身的长处传授其他员工,从而确保更好地展开财务档案的管理工作。

2.增加财务档案管理部门的经费

首先,需要对财务档案的管理部门的硬件方面的所有设施,加大投入的实际经费,例如财务档案的相关设备与场所等,从而确保财务档案管理部门中,所有硬件都可以达到相关标准规定的实际要求。其次,需要明确财务档案的管理体制,并严格遵守相关部门的标准规定,提前明确财务档案的保管责任,然后交由行政事业单位中的财务部门,将财务档案的管理部门所需经费纳入本年度的总经费预算中,从而使财务档案的管理部门可以用来预算的经费有所保障。最后,无论行政事业单位的整体规模大小,都需要着重关注财务档案管理部门的经费问题,并为财务档案的管理工作配备相应的场所,在更换财务档案的管理人员时,一定要重视财务档案是否是完整的保管与交接,而且还需要为财务档案的管理部门配置保管方面的设备,从而确保在行政事业单位中的财务档案不会出现任何丢失的现象。

3.规范财务档案管理的工作内容

在规范财务档案管理的工作内容时,需要根据管理工作的实际内容来展开。在针对财务档案的立卷与归档工作时,就需要将行政事业单位的财务业务与财务档案的实际数量相互结合,从而制定出较为合理、科学的方案来提前做好案卷的预设工作,而且还需要针对财务档案定期展开整理规范,将行政事业单位在日常产生的所有财务凭证,展开规范整理的同时统一进行装订、封粘与签章流程,在经过详细的检查后确定所有环节结束后统一展开装订,在装订工作结束后将所有财务档案按照顺序放置在档案盒中,从而确保在其中不会出现蒙混过关的财务档案。另外在财务档案的管理工作中,如果是采用的手工记账,就需要在账簿活页的空白处,按照顺序将档案的账页编号写下目录,而且在展开装订工作的过程中需要在封粘处标出签章,如果是采用电算化记账,就需要打印出所有类型的会计账页,并对其展开规范整理再根据时间按照顺序打出序号,根据序号来编出目录再装订封粘,这样在日后查询与销毁财务档案时,就可以根据装订出所贴的签章来找出所需档案,也不会积压案卷导致无法及时销毁,从而规范整个财务档案的管理工作。

4.合理运用安全防范技术

在创新行政事业单位财务档案管理模式的过程中,可以通过为其建立相应的数据库来实现对财务档案的管理工作,同时将互联网融合进实际财务档案管理模式当中,使得相关管理人员可以通过数据库管理的方式来降低自身的工作压力,同时还可以有效避免档案出现丢失或被盗的情况,从而为行政事业单位的财务管理工作提供良好的基础保障。除此之外,在建立数据库之后需要合理运用安全防范技术来实现对数据库安全管理的工作目标,将较为有效的安全防范技术实际应用到数据库安全管理工作中时,其可以有效规避互联网中的不稳定因素与网络病毒,而且还可以为促进财务档案管理工作提供良好的保障,通常情况下,可以将访问控制技术、身份识别技术、存取控制技术等技术合理的运用到行政事业单位行政档案管理工作中,从根本上进一步提高工作效率,为财务档案管理工作的顺利开展提供良好的基础保障。综上所述,行政事业单位内部的财务档案管理工作存在较多的问题,例如财务档案管理人员的意识不足、工作内容不够规范等,这不仅会影响财务档案的正常管理,也会影响整个行政事业单位的管理工作。因此,一定要针对财务档案的管理工作中存在的问题展开详细分析,进而提出新时期行政事业单位财务档案管理工作的创新模式,促进财务档案管理工作更加规范。

参考文献

1.岳畅.信息化背景下行政事业单位档案管理工作创新研究.兰台世界,2017(A01).

财务部档案管理篇(5)

(二)高校财务档案管理信息化基础设施的完善

在信息化背景下,高校财务档案管理要实现信息化建设,就有必要对与财务档案管理信息化建设相关的基础设施做出完善,这些设施包括数据存储器、服务器、数据库管理系统、操作系统、安全系统、交换机、路由器等。只有在财务档案管理信息化建设的过程中具有一些具备较强信息处理能力、较大存储功能的存储器与服务器、配备必要的路由器与交换机、使用具有较高安全性特点的操作系统、搭建能够覆盖高校的信息网络系统,才能够让财务档案管理信息化建设工作具备硬件平台。同时,高校要重视完善安全管理系统以及数据库系统等软件平台,其中包括财务档案数据处理软件、数据存储系统、数据库管理与操作程序、计算机以及数据库监控程序、电子档案管理程序等。在硬件平台以及软件平台的搭建中,高校要重视实现财务档案管理信息化建设中软硬件的匹配,同时要以高校财务档案管理工作需求为依据来对软硬件做出不断调整以适应高校财务档案管理信息化工作的开展,这是推动财务档案管理信息化工作有序开展的基本保障。

(三)高校财务档案数据的数字化与网络化

高校财务档案信息数据要实现数字化,必须要求档案信息能够完整准确,并且在收集与归档过程中做到及时与规范。在对高校财务档案信息数据开展数字化处理的过程中,首先要对电子档案进行归类整理;其次需要对具有利用价值的纸质档案开展数字化转换。在此阶段,需要通过提高数字化转换工作质量来实现档案信息资料的规范化与标准化,在做好财务档案信息数据编研工作的基础上为档案管理工作的信息化打下良好基础。在高校财务档案管理信息化建设过程中,财务档案信息资料的网络化是十分关键的环节,同时也是实现信息数据共享的主要渠道。在此阶段,建设档案信息数据库是实现档案信息资料网络化第一步骤,这要求财务档案管理工作者将电子档案以及做好数字化转换的纸质档案录入档案数据库中,并确保其中信息数据被档案数据库识别与存储。同时有必要对高校档案管理网站做出构建与完善,发挥出档案管理网站在传递档案信息中的重要作用,以便在实现高校网站与高校财务档案管理工作结合的基础上提高高校财务档案信息数据的利用效率。也正因为如此,在高校开发财务档案数据库以及其他管理系统的过程中,需要以高校中各个单位的财务档案信息需求为依据,通过协调高校财务管理部门、职能部门以及档案管理部门来构建一种具有畅通的档案信息收集渠道、协调运转、高效服务且具备合理结构的财务档案管理模式,同时为财务档案信息需求者提供资料下载以及信息检索等服务,并利用现代通讯技术来为财务档案信息的需求者提供咨询服务,从而确保高校财务档案信息在推动高校发展与建设中作用的充分发挥。

财务部档案管理篇(6)

当前,国家财务部门对高校的内部控制规范建设做出了明确的规定,高校应该积极响应财务部门的号召来建设内部控制规范。高校财务会计档案管理是财务管理的重要内容,在学校的内部控制建设中也具有非常重要的作用,成为了高校内部控制的重要防控对象。但是,从实际的高校财务会计档案管理的现状来看,内控现状不容乐观,这就要求高校要引起高度重视,要积极探索有效的策略来做好内控制度的建设。

一、高校财务会计档案管理对内部控制中的重要性

高校财务会计档案是指会计核算过程中产生和接收的会计资料,包括各种图表形式、文字形式的资料,能够有效反映高校的经济业务事项。1.高校财务会计档案在内控过程中的重要性。内部控制建设在高校的财务会计档案管理中具有非常重要的作用,财务会计档案在高校的内部控制建设中也发挥着非常重要的作用。财务会计档案本身形成的过程就能够有效体现内部控制,财务档案客观记录了高校财务管理等各种经济活动,全面覆盖了各类经济活动的全过程,无论是预算管理、事中核算还是事后的决算、对账,记录都非常详细,并且档案具有严肃性和真实性,不能篡改。因此,会计档案形成过程的本身就体现了内部控制的过程。2.高校财务会计档案管理体现了内部控制的原则。高校的财务会计档案管理过程中体现了内部控制的原则,行政事业单位响应国家财务部门的号召,注重内部控制,在实施内部控制的过程中要遵循重要性、适应性、全面性和制衡性的原则。因此,在具体的内部控制实施过程中,要对所有的经济活动和业务事项进行全面的控制。同时,要记载各种具有保存价值的图表、文字等会计资料,这凸显了全面性和重要性的原则。在不同的社会背景下,高校的财务会计档案管理要采用不同的方法和模式,例如,在当前信息技术不断发展的背景下,高校的财务会计档案管理也出现了一定的改变,财务会计档案的记载方式也更加先进和科学,这就体现了内部控制的适应性原则。3.内部控制方法指导高校财务会计档案管理。内部控制方法中对财务会计控制做出了明确的规定,指出行政事业单位要建立完善的财务管理制度,建设会计机构,不断提升相关工作人员的业务水平和工作技能,落实会计人员的岗位责任制度,并对会计的基础工作做出规范,重视会计档案管理工作,并对会计凭证处理、财务会计报告处理以及会计账簿处理程序做出了明确的规定。高校财务会计档案管理本身就是内部控制的一种重要途径和方法,这就要求档案管理要确保质量,保障所有的会计资料都是准确和客观的,这样才能真正落实高校的内部控制。因此,高校内部控制的方法对高校的财务会计档案管理有重要的指导作用,能够为高校的财务会计档案管理提供重要的方向和有效的手段。

二、当前高校财务会计档案管理内控存在的不足

1.没有正确认识到高校财务会计档案管理的功能。高校的财务部门在高校中具有非常重要的地位,可以说高校所有重要功能的体现都离不开财务部门,无论是科学研究还是人才培养过程中,财务部门都发挥着非常重要的服务作用,是高校的核心部门之一。但是,从实际的情况来看,大部分的高校财务人员都将工作重点放在和财务相关的工作上,包括财务预算、核算和决算等,但是却没有充分认识到档案管理的重要性,对会计档案的认知程度不够,这样就导致在财务会计档案管理过程中投入的精力和时间比较少,没有对会计档案进行有效的管理,领导层和相关的档案管理人员的档案管理意识比较薄弱,这和高校的内部控制建设的要求不相符合。2.高校会计档案管理系统有待升级。近年来,随着我国高等教育的普及化,导致很多高校都在不断扩招,学生数量越来越多,高校的各种经济活动也越来越多样化。所以,会计档案的资源信息也在日渐增多。当前,高校的会计档案管理系统主要是针对以纸质为载体的档案信息和数据进行管理,随着信息技术的不断发展和进步,这种落后的会计档案管理系统凸显出很多的问题和不足,无法对海量的数据存储进行处理。近年来,内部控制规范建设也在不断进步,财务核算系统也正朝着电子化建设的方向发展,由于信息技术的介入,导致档案信息的储存介质也变得更加多样化,而当前高校使用的会计档案管理系统和其他部门的信息化管理系统还很难实现兼容,存在着信息孤岛和兼容性的问题。不仅如此,高校会计档案管理系统在电子存储方面还具有一定的提升空间,在对纸质会计档案进行存档时虽然比较稳定,但是,对于纸质会计档案的利用和查询具有较大的难度。内部控制规范建设工作需要查询大量的账目,当前的高校会计档案管理系统还很难实现,这就要求要采用电子查询系统,发挥电子查询系统的功能和优势来快速检索大量账目,同时还可以调取打印已经成像的原始凭据,并且对于电子档案还能够进行加密,能够确保电子档案的真实性和可靠性,这就要求会计档案管理系统要及时升级。3.高校会计档案管理缺乏健全的制度。当前,大部分的高校会计档案管理都归于独立的档案管理部门,但是,由于会计档案管理对管理人员的专业性要求比较高,所以档案部门对会计档案的管理只是流于形式,真正来对会计档案进行管理的还是财务人员。财务人员对会计档案进行管理时,一般是以我国的会计档案管理法来开展工作,高校自行制定的会计档案管理的制度比较少,这就导致了高校会计档案管理缺乏健全的制度的情况。高校的财务工作具有特殊性,并非是纯粹的行政性也不是盈利性,所以,高校的会计档案管理在实际的工作中,不知道是按照行政会计来执行还是按照企业会计来执行,陷入了两难的境地。由于高校财务档案管理的特殊性,导致高校对会计档案的存档内容以及档案的保存标准都做出了独立的规定,而很多高校并没有结合自身发展的具体情况,来制定健全的财务会计档案管理的制度,最终导致了会计档案管理出现各种问题。4.高校会计档案管理人员的管理水平有待提升。高校会计档案管理对管理人员的专业化水平要求比较高,但是,从实际的情况来看,部分高校财务部门并没有专业的会计档案管理人员,并且也只有极少数的高校在财务部门设置了独立的档案管理科室,和其他的业务科室相比,会计档案管理受到的重视不够,缺乏专业的会计档案管理人员,很多都是勤工助学的人员或者是其他部门的人员来兼职,导致会计档案管理的专业化水平比较低。近年来,随着信息技术的不断发展,档案管理也朝着数字化的方向发展,这就对会计档案管理人员的信息化水平提出了更高的要求。但是,由于会计档案管理人员的专业化水平比较低,导致会计档案的信息化建设和数字化管理难以实现,不符合内部控制建设的要求。

三、高校财务会计档案管理的内控制度建设

1.重视会计档案管理的内控建设。高校要对会计档案管理的内控建设给予高度重视,深刻认识到内部控制贯彻在会计档案管理全过程的重要性和必要性,重视预算管理,并在预算管理的过程中做好各项经费预算,结合高校往年的情况以及当年的工作计划和活动计划来做好预算。在分配经费预算时,一定要将会计档案管理中的各项必要的支出都充分考虑进去,对于系统维护、设备添置以及平台建设等各项工作都要做好充足的预算,确保基本建设有充足的经费,建立经费内部控制的有效机制。制定会计控制内控的规范,并建立健全的会计档案管理制度,以制度为导向,让各项档案管理的相关业务都能够有章可循。高校可以结合最新的会计档案管理办法来制定会计档案管理制度和办法,同时,也要结合高校的实际情况来进行调整,详细规定会计档案的入册、登记、保管和交接等一系列的工作,形成系统、规范工作流程,通过有效的会计档案管理机制来促进会计档案管理工作的科学性和有效性。2.会计档案管理实现专人专管。高校会计档案管理的专业性比较强,因此,应该由专门的人员来进行专业管理。高校要对会计档案管理实施专人专管的制度。在实际工作中,可以由业务科室的工作人员来做好会计档案的收集和整理工作,然后由专业的会计档案管理人员来审核业务科室提交的原始数据,将符合要求的会计档案入册并进行装订。装订之后进行归档,归档也应该由专业的人员来进行专管,各个环节的专业管理人员要做好交接工作,交接完之后才能进行下一个流程。在会计档案的专人专管过程中,一定要充分结合会计档案的管理制度来完成对应的工作,对于会计档案的管理要制定岗位责任制,对于每一个环节的档案管理人员的工作职责和工作要求都做出明确的规定。为了取得更好的效果,可以建立考核机制,通过奖惩制度来调动会计档案人员的工作积极性和岗位责任意识,从而高质完成对应的工作。3.做好会计档案管理的组织建设。高校会计档案管理的内部建设离不开好的组织建设,在会计档案管理的过程中,如果管理的层级比较多,那么将会导致管理的力量分散,会严重影响管理的效果。当前,高校会计档案在管理过程中,档案职能在业务科室,在管理过程以及传达指令时要经过科室来进行转达,这样就导致了会计档案管理的执行力比较分散。内部控制制度具有制衡性的特点,要按照制衡性的原则来进行管理,而会计档案的管理当前功能不独立,没有形成平等的关系,这样业务科室容易对会计档案管理职能造成一定的影响,使得会计经济活动等的相关数据和信息很难客观记录下来,影响了会计档案的真实性和可靠性。针对这种情况,就要求高校会计档案要独立设置科室,由会计管理部门直接领导,会计档案管理功能科室应该和预决算功能科室、会计核算功能科室、收费功能科室以及资金管理功能科室等形成平等的关系,相互之间能够平等制衡。4.以内部控制原则来规范会计档案管理。在高校的会计档案管理过程中,一定要严格按照内部控制的原则来对会计档案的管理进行规范,尤其是要针对会计档案保管和查阅做好规范。高校要建立专门的会计档案管理科室,并选择2~3人来做好会计档案管理的专职工作,会计档案保存和查询有专门的人员负责,建立台账,会计档案的查阅都要做好登记备案,建立对应的台账和查阅制度流程,想要查账要先提交申请,经过财务管理部门的人员签字之后才能查账,并且只能在档案室查账和拍照,以此来确保会计档案的安全性。如果有一些特殊的用途和原因一定要外借的,一定要经过内部授权审批才能执行,会计管理相关的负责人同样需要签字,并且要约定好归还的时间,使用完之后一定要及时归还。会计档案管理人员要对相关的会计档案进行定期的清点和整理。5.升级会计档案管理系统,提升管理人员专业素质。要做好会计档案管理的内部控制,升级会计档案管理系统和提升管理人员的专业素质是基础。因此,会计档案管理部门要对档案管理系统进行升级,使其和财务核算的平台能够相适应,将数字存储技术、数字成像技术、信息化录入技术以及电子扫描技术等都及时应用到会计档案的管理过程中,以此来强化内部控制的效果和效率。利用计算机技术来完善存储设施,不仅要对传统的纸质档案进行存档,同时还应该利用扫描仪扫描原始单据,并进行存档,这样在档案查阅时就更加便捷,只要通过凭证号就能够快速、准确、便捷地将需要的档案调取出来。通过电子档案备份能够延长档案的保存期限。另外,还应该提升会计档案管理人员的专业素质,加强信息化建设,对档案管理岗位的会计人员进行计算机信息化培训和会计电算化培训,不断提升会计档案管理人员的综合素养。

四、结语

当前,高校财务部门面临着新的挑战,在内部控制制度的背景下,财务部门要加强对会计档案的管理工作,将其当成核心的业务,并引入内部控制规范建设来强化会计档案管理工作,让会计档案的管理效率和质量得到显著提升,以此来适应当前社会的需求和环境变化。

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财务部档案管理篇(7)

公立医院财务档案是指在会计核算以及财务管理过程中形成的各种文件及其材料,是对资金运动和经济业务进行全面记录的重要资料,是检查公立医院财务制度遵守情况的重要凭据。医院财务档案包括:医院会计凭证、会计账薄、会计报表、工资、保险、奖金等书面形式的财务核算资料以及财务文件。医院财务档案一方面渗透在日常财务管理业务中,反映了会计核算过程中控制的有效性;另一方面完整有序的财务档案也为现今公立医院财务管理工作的决策和计划提供了原始依据。

1.财务档案管理及其现状

公立医院财务档案的内容因医院规模、隶属关系等具体情况而有所不同,基本上由财会档案、膳食档案、基建档案、工会档案等组成。归档范围主要分为会计凭证、会计账簿、财务报表、工资表等其他财务核算的专业资料,以及财务档案移交清册、保管和销毁清册、电子财务档案等。从过程看,财务档案管理分为档案收集阶段、档案整理立卷阶段、保管阶段、销毁阶段,不同内容的财务档案有不同的保管年限。

因财务档案的信息量大、专业性强、查阅频繁等特点,所以公立医院绝大多数采用的是财务部门负责档案的归档和保管工作。医院的综合档案室负责监督和指导工作,由于主观和客观环境的限制,这种管理方法对财务档案的保管质量形成负面影响,给医院的财务工作造成了障碍。

1.1客观条件的制约

第一、相关部门及其工作人员对财务档案的重视程度不够。在实际交接过程当中工作人员极少数会主动地核对清点财务档案的数量与目录等、也很少去关心档案的整理是否合乎档案管理规范的要求。第二、医院档案库房的保管条件不符合法律法规要求的环境条件,财务档案的破损等速度加快,没过保管期限即发生霉变等情况时有发生。

1.2档案人员因素分析

档案管理人员主观上对保管财务档案工作重视度不够,主观上不愿意学习或者借鉴先进管理经验以改进档案管理方法和流程。财务档案工作人员的工作重心更是放在了归档、整理等方面,对财务档案及日常的案卷维护则相对重视不够。再者,医院档案室基本上能配备专业人员,而财务档案的管理人员则多为兼职,无法落实精细化管理。特别是在财务资料查阅频繁的情况下,财务档案工作存在任由科室内部人员任意翻阅财务档案的情况,致使财务监督和管理环节存在诸多的漏洞。

1.3具体规章和电子档案的不完善

公立医院档案管理中虽然制订了相应的财务类档案管理规章,但切实可行的财务档案管理细则的具体工作则相对欠缺,相应的档案流程管理规范则相对更为匮乏。

公立医院的财务电子档案基本上未纳入档案管理范围,财务档案管理的内容欠缺完整性。目前公立医院的会计凭证、数据、账薄等以服务器等存储介质的电子财务数据没有相关的制度规章来指导和约束,相关会计专业软件的配套光盘等资料也均散落于各自分管的财务人员手里而未有效地归档整理。

1.4档案借阅量大,管理困难

因科室内部人员查阅财务资料次数量大、频繁,借阅工作全部由兼职的档案管理人员来完成显然不可能,所以在实际工作中财务人员借阅档案不加记录,日后出现责任也难以问责。同时,部分财务人员档案管理意识薄弱,财务档案借阅后归还不及时,财务档案散落于其他经手人员的情况发生频繁;甚至连凭证次序错号入盒、随意摆放现象也屡提不止,财务档案的寻回工作困难。

1.5档案销毁工作不到位

财务档案到期未按制度规定及时销毁,导致已经过了保管期限的财务档案、资料、文件仍闲置于库房,占用档案室空间、耗费医院人力成本。

同时、到期财务档案期满销毁过程中,尚未了结的会计原始凭证需要单独抽出并且另行立卷保管直至债权债务结清为止。然而实际工作中则容易出现未抽出单独立卷的情况,这种现象一经发生,销毁后则无从查起,责任重大。所以很多公立医院在财务档案管理过程中宁愿让陈年老账堆积于库房,也不愿主动配合医院档案室开展到期档案的销毁工作。

2.财务档案流程规范

为确保和提高财务档案案卷的质量,加强财务档案的生成、整理、装订、入库等各个环节的规范工作尤为重要。医院可以从整个财务流程中的一系列岗位加强监督工作,从出纳、会计、稽核、归档等各个岗位把好关,在源头上加强财务档案质量的管理工作。

财务档案管理人员在接收档案、资料时,对各档案提供者交来的不全或者不齐的资料一律不予接收,严格按照移交清单核对、清点交接的数量,在交接记录上双方签字确认、明确各自责任。同时医院档案员可以根据往年的档案交接记录,列出往年应入库的财务档案类别及其目录,分别对每年新增或者减少的财务档案予以说明,这样在交接时可以做到心中有数。在立卷过程中,凭证盒的备考表书写规范、保管期限按档案法的规范填写、有修改或补充等情况在备考表中予以说明。

目前多数的公立医院均采用手工登记财务档案日常借阅事项。对于三级甲等这样级别的大型公立医院,医院财务档案库存量大、借阅频繁、同时财务档案管理工作仍由会计人员兼职,笔者以为条件允许可以单独建立医院财务档案管理信息系统加以控制和监督。财务档案信息系统对借出、归还、已归还等均留有详细记载以备核查,有效预防资料丢失现象的发生。同时运用条形码对档案的借出与归还进行日常管理,防止串盒现象的发生。这种财务管理信息化的模式有助于简化借阅手续,随时反应出财务档案的延期归还情况,并催告借用人及时归还入库。

3.提升财务档案管理水平

3.1转变观念、重视档案管理

财务档案的安全和保密工作的重要性不言而喻,若有损毁或者缺失将会给医院带来难以预计的损失。专设财务档案管理岗位,挑选掌握财务和档案双方面专业知识的人才成为必需,只有这样才能让档案管理工作日趋专业化,精细化。同时对医院财务档案的利用手续、借阅细则等加以完善规范,在财务部门内部明确各个岗位职责,协同保卫部门配备防火、防盗、防虫害等的安全设施,提升医院财务档案的安全防范意识和措施。

3.2建立制度约束机制

发挥制度约束机制,充分利用医院财务档案管理规范加强内部相互约束的作用。结合公立医院的实际情况,健全有形的或无形的财务档案管理制度,细化财务档案的查阅、利用、复制、移交等流程。保存的财务档案一般不得外借,如遇特殊情况则须经负责人批准才允许外借。同时,将财务软件及其生成的电子财务数据纳入财务档案管理的范畴,通过服务器、计算机等存储介质实行至少双份备份的机制,有效防止因系统瘫痪或者微机损毁导致的数据丢失,保证财务数据的安全性和可靠性。

3.3加强档案交接手续工作

加强财务档案的移交管理工作,在移交过程中档案管理部门必须清点移交的案卷,保证移交财务档案的完整性。加强检查财务档案质量工作,即档案是否符合装订要求、案卷排序有无错位断号现象、移交双方是否都签字确认、交接双方的移交清册是否都已各自存档等等。同时,建立定期检查财务档案库房制度,定期检查财务档案库房,对于与档案无关的文件资料一律不得存放于档案室并移交相关责任人。

3.4强化财务档案的销毁管理

对于已经超过保管期限的财务档案必须定期进行鉴定,同时作出销毁或暂存的决定。实际销毁时,由医院财务部门和医院档案管理部门共同监销;对于涉及财政票据等档案资料的,可协同财政等相关部门清点核对后共同监销,并分别于销毁清册上签字盖章。制作财务档案销毁清册,归档备查,同时向单位负责人书面报告监销和销毁情况。对于尚未结清的债权债务凭证单独抽出立卷后,应当在财务档案保管清册和财务档案销毁清册中注明。

参考文献:

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财务部档案管理篇(8)

一、前言

在医院科学管理中,财务管理占据着举足若轻的地位,其是重要组成部分。在医院展开相关财务管理工作能够将医院整体的管理工作质量以及医疗服务水平大大提高,该项工作具体的涉及范围为医院资金管理、科研、行政管理、教学、工作调动以及资金运转等内容,其工作的健全与否与今后发展状况均将会对医院资金的使用效率产生影响,因此在医院科学管理中具有重要的保存作用与价值。只有正确加强医院财务管理工作,才能够使其很好地适应社会经济发展状况,最终达到社会、医院相平衡与稳定的状态。因此,本文就医院相关财务管理工作存在的部分不足进行探讨,并给出相应的有效对策,以为医院实现可持续发展提供有效帮助。

二、医院财务管理简介

自改革开放以来我国经济飞速发展,医疗体系改革也在逐渐加快步伐,其改革效果已经有了质的发展与进步。在我国医疗方面上,虽然各大医院已经将大量的经费投入到了医院日常管理中,医院将会获得越来越多的市场,但是在医院的财务管理工作上却没有得到良好的实际发展,难以保障医院今后能够良好运作与长久发展。就医院的本质而言,其属于公益性质单位,因此,医院财务管理工作内容与性质较企业其他单位财务管理存在较多差异,将其细化可理解为,该项工作涉及的范围为医院内部相关工作人员管理、医疗器械设备的管理以及对医院内部资产的管理与投资。在医院管理工作过程中,财务管理作为医院核心部分起到举足若轻的作用。在医院进行有效的财务管理工作能够提升医院管理效率和质量,使医院的医疗服务水平与管理质量得到有力保障,并推动医院顺利发展。

三、医院财务管理的作用

首先,医院财务管理是所有管理的基础,而财务档案管理是财务管理的重要组成部分,是财务工作的最具体的体现和最终凭证。因此只要将相关财务管理工作处理妥当,才能够使财务管理工作在今后的发展道路上更加顺利。财务档案管理在医院管理中不仅是档案管理的重要组成部分,还是医院从发展之初乃至今后的成长记录笔记。医院财务档案管理能够将医院成长发展道路上的大小事情真实地记录下来,以便人们能够在今后清楚的了解医院的发展状况。从中我们可以了解到,医院在进行财务管理工作时,其主要是围绕着医院展开工作的,将医院作为其工作重心。医院财务管理为医院今后顺利运营与发展提供了坚实基础,同时也对医院的顺利发展与成长具有重要作用。

四、医院财务管理存在的问题

(一)管理人员意识淡薄。医院档案管理工作是一项十分重要的工作,其起到一个枢纽作用,即对档案历史起到保存作用,还对当下的服务工作负起责任,具有承前启后的重要作用。虽然医院财务管理工作与医院的发展状况密不可分,但是却未被医院相关领导重视,并且档案财务管理也未被财务负责人重点对待。最终,该种现象造成档案管理工作只是做做形式,而不切实落实到工作中,对付工作的成分十分浓重。与此同时,由于管理人员具有十分强烈的该种观念,便会对医院资金投入产生影响,最终使医院财务档案管理工作在管理经费方面、管理设备方面以及人员管理方面存在不足。医院财务档案管理长期处于如此极端的情况下,将使其无法进行正常工作并对其今后的发展与成长产生了限制,进而将医院财务管理工作推入到不良的状况中,长此以往,最终会进入恶性循环。(二)档案使用率较低。所谓财务档案管理,既是对财务工作的流程进行管理,也是对档案进行管理,所以其在医院管理工作中具有重要作用与意义。但是由于医院不经常使用相关档案,因此,其较易被人们忽视,不易记住其存在,出现该种现象的原因具体有以下几点。首先,医院未对财务档案管理手段进行规范化,没有将财务档案管理收集方法进行整合并归类成一个方便存取的体系。在进行工作时,档案的归类与使用无法有效对应。在医院中,虽然不同类别的档案应由与之相对应的部门进行档案管理,但是由于工作性质等原因使各个部门之间沟通交流的机会较少,因此,在各个部门对档案进行收集与整理之后,不能及时告知医院中的其他部门,最终将会造成档案利用率较低的现象。其次,由于传统思想在管理人员的意识里根深蒂固,使其未树立起服务意识,对工作缺乏热情,最终对医院财务档案使用效率造成影响。(三)管理人员素质较低。在医院中工作的财务档案管理人员并非是由该专业毕业的,其大部分人员是由护理、医师以及行政等部门转调过来任职的。这些人员不但具有较低的财务管理水平与理论基础,并且该类配备人员思想无法及时跟上管理工作标准的更新速度,知识涉猎不广泛。如此一来,该种现象将会大大降低医院管理人员在财务管理专业方面素质水平,在工作态度上过于随意、散漫并且易造成人员流动现象。由其他岗位调任过来的管理人员与更新发展的管理要求准则具有较大的差别,因此,其无法及时适应到全新的财务管理工作要求标准,从而对医院财务档案管理事业产生负面影响。(四)部分医院不重视财务档案管理工作。当前部分医院的管理者,对医院的财务档案管理工作不够重视,医院缺乏完善的管理制度,导致在现实财务档案管理工作中出现各种问题,财务人员在管理当中无章可循,仅仅凭借自身的经验进行财务档案管理工作,长此以往,会出现严重的财务漏洞,为医院造成严重的财务损失,同时,财务档案分类不科学,财务人员没有按照规章进行财务档案的整理工作,导致财务档案混乱,当财务管理人员休息或者请假时,其他使用者不能够准确地找到档案,影响了医院工作的正常运行。目前许多医院都存在这种重医疗、轻管理的理念,导致医院在提高医疗质量方面缺乏一定的经济基础,不能对财务管理核算进行重视,那么就会造成财务管理中的各个环节出现纰漏,从而导致医院不能健康、良性的发展下去。(五)信息化管理水平较低。互联网技术的不断发展,为当今医院档案的信息化管理提出了挑战,医院财务档案信息化发张早已成为医院发展的必然趋势。但目前仍有多数医院不能够实现财务档案的信息化管理,财务档案管理仍然沿用以往传统的管理模式,造成一定的人力、物力的资源浪费。传统的财务管理模式存在档案损毁、丢失或者被人擅自篡改的现象,部分财务管理人员认为财务管理只不过是对数据进行处理,不会出现较大的问题,但这种不负责任的意识,会在工作中出现不必要的错误,为医院带来一定的损失,同时也导致医院财务档案管理出现不真实的现象,长此以往,医院会出现财务信息失真的现象,影响了医院管理者的判断力和掌控力,制约了医院的健康、可持续发展,因此,提高医院财务档案信息化管理,是构建完善的财务管理制度的重中之重。

五、医院财务管理的有效对策

(一)增强财务档案管理人员的管理意识。伴随着社会不断地发展与更新,医院相关领导与财务管理人员应该对财务档案管理工作的发展方向进行审查并及时将医院财务管理工作的重要性了解清楚。医院管理人员应找出医院的自身发展特点,并根据其发展特点有效加强财务档案管理力度,从而为医院的财务档案管理工作创造良好的环境。在进行档案管理工作时,首先需要做到有档案可供授权使用人员查找。可将其细化为,管理人员所建立的档案要将医院每一项的财务包括在内,使其具有与之相对应的、详细的财务管理档案,建档内容需要将物品的来源时间与存放位置包含在内,以此能够为物品尽可能发挥最大的功效提供有力保障。其次,管理人员在建立财务档案时需要确保所建成档案具有较高的准确性以及完整性。对医院财务相关资料进行准确收集与建立档案,能够保证医院财务在今后将其功能使用率达到最大值,进而从根本上将医院财务档案管理工作的服务功能体现出来。最后,在职管理人员需要将医院财务管理部门的宣传力度加大,使医院各位领导能够重视财管理部门的作用与发展状况,进而对员工产生积极的影响,使每一位工作人员甚至工作部门能够积极地对财务管理部门的相关工作进行监督与帮助。(二)将档案管理使用率提高。医院领导不仅需要对医院财务档案管理资料的收集与管理进行重视,还需要将财务管理工作、医院相关建设以及医疗服务发展状况相结合,在如何将医院财务档案管理工作水平与用途增加的方面进行积极思考,以达到将医院的服务状况改善的目的。如何做到这一点,以下将给出具体有效措施以解决医院档案使用率较低的问题。首先,医院财务档案管理工作管理人员应在服务观念方面上进行及时更新与学习,其需要将从前被动的服务方式如坐等上门、被动谈话等问题改掉,以全新的面貌积极主动的开发医院财务管理档案的信息资源,为提高财务档案管理的利用效率尽职尽责的拓展其可使用的路径,并大力推动电算化的进程,最终使医院财务档案管理工作能够向着信息化管理水平不断迈进。(三)提升管理人员素质。管理人员专业技能与道德素养将直接影响医院财务管理工作质量的高低。想要将财务档案管理工作做好,首先要将确保财务管理信息的准确性与真实性基本要点。虽然该项工作听起来十分简单,但是医院财务管理人员真正实行起来却并不是一件简单的事情,管理工作人员需要具备十分优秀的专业素质与职业道德水平。一方面,医院需要建立起有关约束制度,可通过激励员工的方式为员工提供一个良好的道德环境,其约束方式与对应的奖惩制度相结合使用,最终可达到良好的效果;另一方面,引导并鼓励员工进行自我约束,使其能够对自身的职业生涯负责并进行规划,对自身的特点与差异进行细致考虑,使医院财务档案管理人员能够在日常工作中对自身的问题进行反省,并根据问题不断完善不足,最终使医院财务档案管理人员的职业素质水平得到逐渐提高。(四)做好档案保密工作。医院财务档案管理人员应在日常工作过程中将档案保密工作的相关规定、制度贯彻落实。医院相关财务档案管理库的建设地点应该是按照我国具体财务管理相关法律、法规而专门为其设立的。但是由于较多的外界与内部因素致使部分医院无法达到法律要求建设的标准,因此医院无法专门为医院财务档案管理部门建设档案管理地点。就医院财务档案管理保密的角度而言,医院应为其设立档案库房,以免造成财务档案被弃之一旁甚至丢失的现象的发生,从根本上将财务档案管理工作的保密性加强。(五)强化管理方法。财务负责人应将医院财务档案管理工作的方式进行优化,以达到将财务管理水平提高的目的。在未来的发展过程中,医院财务档案信息化将会成为发展趋势的一大主流,成为一种必不可少的档案管理方式。因此,财务负责人想要将财务档案进行完善与健全,首先需要将进行财务管理的一系列硬件设施如防盗窗、灭火器等设备进行更新。另一方面,管理人员需要将档案管理进行完善,如计算机、打印机以及复印机等电子设备也需要及时更新,促进其现代化进程不断加快,与时展同步。除此之外,管理人员还需要对财务档案进行实时存储,以此方便对档案进行调出等管理。

六、结论

医院财务档案管理工作的加强能够将医院运营效率大大提高,进而提升医院整体的管理水平。医院人员在进行工作时,相关管理人员要提高对财务管理工作的重视,从增强管理人员的管理意识、提高档案使用率、提高管理人员的素质水平、做好档案保密工作以及优化管理方法等对策将医院档案管理工作加强,将医院财务档案管理工作质量水平切实提升,以便使今后医院相关工作能够顺利进行。就目前医院状况而言,关键步骤就是将医院财务档案管理人员的整体综合素质以及管理质量水平大大提升,进而将医院相关财务管理制度进行完善,为今后医院长远发展做好基础的资料准备工作。只有将医院财务档案管理工作做好,才能有效地利用好财务档案,为医院的决策和日常工作提供支持,进而为社会尽一点绵薄之力并做出有效贡献。

作者:徐长明 单位:眉山市中医医院

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财务部档案管理篇(9)

1 山东省农村财务档案建设的现状

1.1 山东省农本文由http://收集整理村财务档案建设的立法现状。为了加强对档案的管理、收集和整理工作,山东省于2004年通过了《山东省档案条例》,规定村民委员会应在本区域内开展档案收集、整理、保管和利用工作。山东省档案局根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《山东省档案条例》及有关规定,制定了《山东省村级档案管理办法》(试行),对村级档案的归档范围、归档时间和档案的利用等问题作了详细的规定。但总体而言,山东省目前并没有专门的财务档案立法。有关财务档案的立法规定散见于《山东省村级档案管理办法》及其他各级政府的政策性文件之中。如,上述《办法》第10条第9款规定,村财务管理活动中形成的会计账簿、报表、凭证等材料必须归档。滕州市姜屯镇人民政府印发的《农村财务管理实施细则》第12条规定:“村级财务档案由中心按村及时整理、装订成册,统一归档保管,不得散失、损毁,建立健全档案室,制定完善的档案制度,做到职责明确、专人负责。”等等。

1.2 山东省农村财务档案建设的经验探索。在新农村建设过程中,山东省各级政府充分认识到农村财务档案建设的重要性,结合本地区实际,积极探索农村财务档案建设的新思路、新方法。如,垦利县调整了农村档案建设的工作思路,不仅召开了全县农业和农村档案工作会议,还将农业和农村档案工作纳入各镇、涉农部门的年度目标考核。因地制宜地开展了新农村特色档案工作,不仅加大了村级档案室建设的投资力度,还每年组织档案人员进行业务培训两次,传授各种档案业务知识,提升了村级档案管理人员的业务水平。滕州市按照大力推进社会主义新农村建设的整体部署,调整思路,加大镇村(居)基层建档力度,紧密结合构建和谐新农村实际,完善村情档案建设和管理制度,制订了切实可行的实施方案。采取试点先行、分步实施、因地制宜、突出重点的原则,实行部门协作、三级联动、整合力量、规范指导的方法,加强新农村档案工作建设。菏泽市针对某些村不具备档案保管条件而造成档案散失、霉变等现象,借鉴当地“村账乡管”的做法,试行由乡(镇)档案室代管其档案,取得了良好成效。胶州市营海镇在2006年创建了具有全新意义的“档案信息中心”,集中统一管理全镇档案资源,将镇直各部门形成的各类档案资料进行整合,面向全镇农村开展档案利用、已公开现行文件和农经信息查阅服务,行使全镇政务公开和宣传教育基地窗口职能,并对本镇、各村档案工作实施监督指导。肥城市把农业和农村档案工作列入重要议事日程,加大了对村级档案工作的资金投入,在全市形成了市、乡(镇)、村三级农业和农村档案工作网络。各乡镇、办事处都明确了一名党政办副主任管理档案工作,并配备了1至2名专职档案工作人员,负责集中统一管理本机关各种门类的档案,并监督指导本辖区内企事业单位和各村档案工作。各村也都明确了专人负责档案工作,做到了“市里有人抓,乡镇有人管,村里有人干”,一级抓一级,层层抓落实,保证了农业和农村档案工作的正常有序运转。潍坊市奎文区针对奎文实际,于2008年,在全市率先建立规范统一的农村财务档案室,集中管理全区65个村的财务档案,固定了专门的档案管理人员,制定了严格的档案查阅程序,使村级财务档案管理逐步实现规范化、现代化,等等。这些新思路和新方法的探索和实施,促进了山东省农村财务档案管理的规范化。

2 山东省农村财务档案建设中存在的问题

尽管山东省各地均在积极探索农村财务档案建设的新思路和新方法,但实践中,农村财务档案建设依然普遍存在以下几个方面的问题:

2.1 财务档案管理混乱。农村财务档案管理之重要,在于其记录了可供查询的农村经济活动的全部历史。村级财务档案的有序管理,不仅是向地方政府主管部门证明村级档案建设的成就,更重要的是,它是向村民证明本村财务管理活动的民主化、规范化和透明化的一个重要渠道。通过有序的村级财务档案管理,村民可以更清楚地了解本村财务活动的历史和现状,从而有利于提高村民参与本村财务管理活动的积极性和效率。由于村级财务活动属于村民自治的范

畴,因此,农村财务档案管理相应地应该以村级管理为主,政府职能部门管理为辅。从山东省目前的情况来看,农村财务档案的管理主要由村和乡(镇)两级负责。在实行“村财村管”和“会计委派制”财务管理模式的村庄,村级财务档案一般由村级管理,管理者主要是村会计;在实行“村级会计委托制”的村庄,村级财务的管理者主要是乡(镇)经管站。调查显示,在村档村管模式中,在村一级,有近一半的村庄没有专门的档案室。在这些村庄中,村级财务档案一般直接放在村会计的家中,或者散放在村委会的办公室中,导致村级财务档案容易丢失。此外,有超过三分之一村庄的财务档案与其他村级档案是混同保管的,并没有按照《山东省村级档案管理办法》的规定进行分类在村档镇管模式中,由于现行制度仅仅明确规定了乡(镇)经管站的档案管理职责,导致村一级的财务档案管理几乎一片空白,村民若想查询本村财务档案,必须到乡(镇)经管站才能查询,很不方便,从而减损了村级财务档案管理的作用发挥。

2.2 财务档案的归档不全面。按照《山东省村级档案管理办法》的规定,各种村财务管理活动中形成的会计账簿、报表和凭证等材料均应予以归档。调查显示,只有三分之一的村庄对村级重要财务活动进行了归档,归档不全面的主要原因在于,不少村庄的档案归档取决于村委会成员的主观意愿,对于不能反映村委会财务问题的档案,一般选择归档,而可能会反映村委会财务问题的档案则一般选择不归档。此外,归档不全面的原因还包括:不重视档案建设、没有专门的保管人员、没有专门的档案室等。

2.3 对财务档案管理的指导缺乏长效机制。农村财务档案的管理需要配备有一定档案管理技能的人员,但无论是村级档案管理人员还是乡(镇)经管站档案管理人员的档案管理水平都比较低,这需要上级档案管理部门定期对上述人员进行档案管理培训。实践中,尽管一些县级档案管理部门为提高农村档案管理人员的水平而举办过培训班,但调查显示,举办培训班的比率不到30%,并且,大多数县级档案管理部门的培训班并没有连续性。农村档案管理指导长效机制的缺乏,使得目前山东省农村档案管理水平依然整体较低。

2.4 财务档案的利用率低。农村财务档案管理的一个重要作用,就是通过档案记录可以查询和判断农村集体经济组织财务管理的合理性,特别是用来判断和监督村委会财务收入与支出的合理性,为遏制农村腐败提供依据。因此,农村财务档案是可以借阅利用的,《山东省村级档案管理办法》也规定了村民委员会应当建立档案借阅制度。调查显示,实践中,有超过四分之三的受访者从来没有查阅过本村的财务档案,而普通村民中这一比例高达90%,这一结果,表明农村财务档案管理的作用未能得到充分的展现。

3 山东省农村财务档案管理制度的完善

由于山东省不同地区实施不同的财务管理模式,因此,农村财务档案管理制度的完善应主要依靠各县(区)的建章立制。针对目前山东省农村财务档案管理实践中存在的问题,各县(区)应主要从以下几个方面予以完善:

3.1 规范农村财务档案的管理工作。首先,应明确农村财务档案的管理的责任主体,以消除因农村财务档案管理主体不明确造成的混乱。对于实行“村财村管”和“会计委派制”管理模式的村庄,应明确规定财务档案的村级管理制度,其责任人为本村会计或民主理财小组。乡(镇)经管站在农村财务管理过程中并不直接参与管理,但为了提高村级财务档案管理的水平,应定期予以指导;对于实行“村级会计委托制”的村庄,应建立乡(镇)经管站与村级共管的档案管理制度。鉴于在这一模式下,几乎所有的村级财务原始凭证都由乡(镇)经管站予以保管,因此,应规定乡(镇)经管站定期将本站保管的村级财务档案备份一份复印件,交由村级保管,以方便村民对本村财务档案的查询。其次,应督促辖区内各村庄建立专门的档案室,并要求村级财务档案按要求归档并

财务部档案管理篇(10)

基层财政档案是乡镇财政部门所作的关于财政管理以及收入的重要资料,它对于研究我国乡镇财政部门财务管理工作有着重要的意义。首先,它是乡镇财政部门的财务资料库。乡镇有关部门进行相应的财务管理工作时,可以直接的调出这些基层财政档案,针对基层财政档案的数据进行相应的调查,进而做好财务管理工作。其次,它是决策制订的参谋和帮手。我国乡镇在进行有关经济方面的决策时,可以参考基层财政档案的有关数据,根据乡镇的实际情况进行经济决策。再次,它能准确反映乡镇财政的成长历程。通过建立基层财政档案,可以充分的反应出乡镇在这几年的财政状况,针对财政状况进行乡镇财政的进一步规划,从而促进我国乡镇的健康稳定发展。

二、基层财政档案管理策略探析

1、加强财政档案管理人才培养,制定财政档案管理标准规范

一方面,乡镇财政部门应该加强财政档案管理人才培养。财政档案管理人员应该不断增加财政档案管理基础以及专业知识学习,包括信息技术、法律、管理学科以及计算机技术的学习。另外,财政档案管理人才还应该转变思想观念,树立财政档案管理市场意识,使得财政档案管理适应市场需求。另一方面,制定财政档案管理标准规范。首先,乡镇财政部门应该建立财政档案管理机构,增强人员财政档案管理责任意识,强化财政档案管理机构管理职能。其次,建立健全财政档案管理制度体系建设,在基本管理制度体系的基础上,还应该加强财政档案管理制度体系执行力。

2、加强财政档案管理信息化建设

目前计算机信息技术在我国基层财政档案管理中的地位越来越高,在计算机信息技术支持下进行基层财政档案管理,可以极大地提高基层财政档案管理效率。为此,乡镇财政部门应该加强基层信息化财政档案管理体系建设,结合基层财政档案管理的实际进行档案管理体系建设。另外,加强对于基层信息化财政档案管理体系的完善以及维护,建立财政档案管理完善以及维护队伍,提高他们的财政档案管理水平以及能力。乡镇财政部门可以充分利用现代信息技术进行财政档案管理监督,提高基层财政档案管理水平以及科学性。

3、强化领导,高度重视

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