档案智能化管理的优势篇（1）

一、高校智库档案管理工作的重要性

随着社会经济的不断发展，当前的高校智库涉及范围较广，为了适应社会发展的实际需要，将逐步扩大高校的智库比例。如今发达国家纷纷注重高校的智库建设，并得到了社会的广泛认可。我国在高校智库建设过程中，根据高校发展的实际情况对高校智库建设的条件进行分析，并将社会上优秀的专家资源以及社科力量有效地集中在高校的智库建设中。高校智库档案管理工作一定程度上有利于为决策咨询行业的健康发展奠定基础，通过在高校成立智库的形式成为当前社会关注的重点。同时，在高校智库建设的环节中，可以有效地促进社会经济的健康发展，为现实的战略研究工作提供理论依据，对社会舆论进行积极的引导。在实际的操作过程中，高校智库档案管理工作的重要性已经得到了社会的广泛关注。当前工作的重点是要根据社会发展的实际情况出发，逐步完善高校的智库组织形式，注重建设高智库结构的合理性；在此建设过程中，注重发挥创新性思维，从而有效实现高校智库的全方位发展。高校智库建设的关键是人才的培养，当前高校智库建设对相关学者的专业知识技能水平要求较高，在高校智库建设的前期准备阶段，要制定长期的人才培养计划，为建立专业的人才咨政研究团队奠定基础。在实际的高校智库建设环节中，要安排相关的专家学者及时学习先进的高校智库建设经验，并将高校智库建设的核心进行科学的分析，一定程度上能够提升高校智库整体建设水平。

二、高校智库建设中档案管理的交互式服务理念研究

注重高校智库建设中档案管理的交互式服务理念的研究力度。交互式服务理念是根据不同用户的实际需求，在交互的环节中，依托相关服务平台的优势与用户进行及时的交互，有利于为不同的用户提供个性化的需要。当前的高校智库建设中的档案管理的交互式服务理念，要始终坚持以用户的需求为出发点，根据用户的真实需求加强与用户之间的交流，用户在交互环节中可以针对在实际交互中存在的问题进行及时的反馈，有利于管理人员准确地对用户反馈结果进行修护。注重拉近与用户的距离，在交互式服务时，坚持公平互信的原则，有利于建设健康舒适的交互式服务环境，一定程度上推动了高校智库建设步伐。为了适应社会发展的实际需要，教育部对《计划》进行及时的完善，在《计划》中，对高校智库建设目标进行规划，并逐步优化档案管理机构的职责权限，在实际的高校智库建设过程中，注重尊重用户的个性化差异，使用户的实际需求与交互式服务理念有效地融合。例如：山西省将完善交互式服务理念作为高校智库建设中档案管理工作的重点，并根据交互式服务的总体建设思路注重挖掘高校智库建设研究项目，安排相关的管理人员及时做好市场调查工作，充分发挥社会优秀信息资源的优势，助推高校智库建设步伐。当前的高校数据信息资源较为丰富，不同学科背景对高校智库研究工作的影响不同，在实际的设计过程中，通过构建专题数据库的形式进行高校智库数据库成果的，并及时与相关的用户进行沟通、接受反馈，从而实现交互服务的功能优势。

三、高校智库建设中档案管理的交互式服务设计流程

完善高校智库建设中档案管理的交互式服务设计流程是高校智库建设顺利进行的关键。在高校智库实际建设中，档案管理的交互式服务设计环节要注重交交互式服务核心设计，并对相关的协同信息模块进行及时的优化，整合有效大数据资源，将大数据信息资源有效地运用在高校智库建设中的档案管理交互式服务设计流程中。同时，要对不同模块的主题形式进行选择，注重主题数据信息的采集过程，加强对高校智库成果的研究工作，对研究成果与用户进行反馈处理后将其研究成果及时，从而实现研究成果的实时性。在规划高校智库建设中的档案管理交互式服务设计流程时，要充分发挥构建专题数据库的优势，及时做好主题的数据采集工作，注重主题的分析工作，将其他信息源通过信息协同进行完善，优化档案信息系统与高校智库信息系统之间的关系，及时与信息协同相连接。同时，将信息协同中的相关数据信息有效地整合到专题数据库中，由专题数据库对其智库的研究成果进行，一定程度上为教学科研以及政府咨询工作的顺利进行奠定基础[1]。

四、高校智库建设中档案管理的交互式服务研究

（一）档案管理交互式服务的基础是信息协同

信息协同是高校智库建设中档案管理交互式服务研究的基础。随着我国《计划》的逐渐完善，在实际的档案管理工作过程中，要逐步对档案管理服务理念进行完善，将信息协同理念有效地融入其中。为了有效实现高校智库管理的综合性发展，要从高校智库建设的全局性进行研究，充分发挥信息协同的基础性作用。同时，高校档案智库建设中档案管理的交互式服务研究涉及的范围较广，要保证数据信息资源的有效性及完整性，并对高校智库建设中涉及的信息资源进行整合，注重完善档案信息系统，根据高校智库信息系统运行的实际情况对不同类型的数据信息资源进行收集、研究。档案管理交互式服务研究以专题数据库为中心，逐步实现多种学科的有效整合，建立健全完善的协作机制，并对不同类型的学科进行有效的融合、互补，从而有效保证专题数据库提供数据的准确性。例如：山西在高校智库建设过程中，信息协同可以将相关的大数据进行集成处理，在此环节中，注重建立健全监督管理机制，在实际的高校智库管理环节中，对交互式服务的各个环节进行及时监管，保证后续研究工作的顺利进行。高校智库建设中档案管理的交互式服务的具体内容涉及的范围较广，为了保证研究成果的完整性，注重对数据的加工过程、数据的分析过程、数据的过程的信息处理力度。在实际的数据集成环节中，将对不同类型学科进行有效的信息共享，逐步实现档案数据资源的系统化管理。构建学科数据管理体系，及时对相关的数据信息进行更新，注重对学术信息的整理以及储存工作，一定程度上有利于实现高校智库数据资源的共享[2]。

（二）档案管理交互式服务的核心是专题数据库

随着《计划》的逐步完善，高校智库建设中档案管理的交互式服务的核心作用越来越明显。为了实现高校智库研究的创新性，要注重社科专题数据库的建设工作，并根据当前高校智库建设的实际情况制定完善的实验室建设计划，逐步对高校智库研究手法进行完善。专题数据库的建设是从当前社会发展的实际情况出发，实时做好市场调查以及统计分析工作，对主题数据库的顺利发展奠定基础。在此环节中，要充分发挥现代化科学信息技术的优势，将理论知识与实践经验充分地结合在一起，通过构建模拟试验的方式对实验计算的结果进行研究，为后续建立社科实验室提供理论依据。为了保证高校智库建设的顺利进行，要充分发挥高校智库建设中档案管理的交互服务中专题数据库的核心作用，加强档案管理者对完善专题数据库工作重要性的认识，及时对信息协同模块进行优化处理；在主题数据信息的采集过程中，对大数据的主题类型进行分类处理，一定程度上有利于实现专题数据库的信息的完善，从而有效地丰富专题数据库的数据信息资源储备。在此环节中，充分将现代化科学信息技术的优势发挥出来，根据当前高校智库发展的实际情况对不同种类的数据专题进行完善，并将专题特色有效的展示出来。随着社会经济的不断发展，当前的专题特色数据库的类型具有多样性，要对不同的学科数据资源进行有效的整合，并将相关的关键数据信息进行有效的研究，从而助推专题数据库信息资源的挖掘，提升数据信息资源的利用率，保证高效智库建设的顺利进行[3]。

（三）档案管理交互式服务的升华是智库成果的

档案智能化管理的优势篇（2）

一、宁夏高校数字档案馆建设现状

笔者通过实地调研发现，宁夏高校职能部门系统数据条块分割，包括行政办公、学籍管理、教育科研项目管理、后勤管理等系统数据档案无法归档利用；需要数字化的大量纸质档案还没有列入议事日程。档案系统与校内图书馆、电子阅览室之间的资源共享没有形成，高校数字档案室建设还处在初级阶段。

二、宁夏高校数字档案室建设优劣势

1.优势分析。（1）人才优势。高校是人才聚集的场所，虽然集“互联网+档案”于一身的高素质复合型人才不多，但如果“互联网人才+档案人才”组合，各高校就能轻松化解人才困境。（2）地域优势。目前，银川的数字化建设已走在了全国的前列。“数字化银川”一次性敷设的通信网络电缆工程和覆盖全市的宽带城域网，已为数字档案室建设提供了通讯保障，各高校建设数字档案室的大环境已经具备。（3）教育优势。高校职能相同，便于统一标准，而且大部分高校数字档案室处于初级阶段，所谓“一张白纸好绘蓝图”。

2.劣势分析。（1）各高校档案管理系统成为高校信息化建设中的短板。目前，高校职能部门的业务系统大多早于档案系统建设，导致各部门系统条块分割共享程度差，由此产生的大量电子文件不能进入档案系统，档案接收的任务越来越重，档案室成了高校信息化建设中的短板。（2）实现档案前端控制是未来趋势，各高校却无从入手。统筹建立覆盖全校的档案网络管理大系统，真正实现档案前端控制，是目前高校数字档案室建设大趋势。虽然高校有人才优势，但自行开发研究却需要大量的人才、资金和时间投入。宁夏属于落后省份，如果由其自主研发，无论从资金还是人才上，都不占优势。

三、宁夏高校数字档案室建设路径

1.充分借鉴和利用“银川样本”建设的先进理念和硬件建设，为数字档案室建设提供理论依据和硬件支持。目前，银川正通过建设大数据中心打造名副其实的智慧城市。银川在“智慧城市”建设上的解决方案得到了世界最权威机构TM Forum（简称TMF）的认可，成为未来我国智慧城市建设的主流模式，进而成为可以复制推广的案例，即“银川样本”。高校数字档案室的建设，完全可以充分借鉴“银川样本”建设的先进理念和新一代的信息技术，为数字档案室的建设提供最前沿的技术支持。

2.采用“拿来主义”，让高校数字档案室建设成为宁夏首批试点。笔者认为，在数字档案室的建设上完全可以采用“拿来主义”。充分借鉴“银川样本”、东南沿海发达城市或者国外成熟模式，并和他们开展技术合作或统一采购他们的技术。

3.邀请权威人士组建联合专家团队，确定新时期宁夏高校数字档案室顶层设计建设方案。由档案行政管理部门牵头，邀请国内知名档案专家，招募区内档案高级人才，由各高校选派本单位高精尖计算机人才，组成阵容强大的联合专家团队，到银川IBI育成中心调研；到已经实现数字档案馆的南京大学、上海交通大学调研；到我国第一个数字化档案馆――深圳城市档案馆，数字化程度较高的青岛市海军档案馆，甚至国外数字档案馆等地进行考察调研，结合“智慧银川”所能提供的软硬件保障，从而设计“宁夏数字档案室建设样本”。

4.通过实地观摩，拓宽眼界，提升“复合型”人才的服务理念。通过观摩和培训，拓宽档案管理人员和计算机高级人才的眼界，快速提升他们的理念和技能，从而以档案服务理念的创新来引导档案服务模式的创新。

5.依托高校，确定数字档案室培训基地。充分借助高校的师资、场地、设备等优势资源，确定数字档案室建设培训基地，不定期地对相关人员进行培训。其核心是要求他们能够准确掌握和熟练操作“宁夏数字档案室建设样本”。

6.结合实际，制订数字档案室建设规划。有了样本、标准并接受了培训，各单位就可结合自身实际情况制订数字档案室建设规划，从而改变以往“老虎吃天无从下手”的局面。

总之，高校数字档案室建设是一项复杂的系统工程，不可能一蹴而就。然而，一旦下决心制订出“样本”，就能推动宁夏高校档案管理由传统模式向现代化转型，以充分发挥大数据背景下档案的社会职能，同时，也将为“智慧银川”增添一缕靓丽的风景。

参考文献：

[1]胡凤华，袁继军.高校数字档案馆信息资源整合交换的策略及应用[J].档案学研究，2011（1）：44.

档案智能化管理的优势篇（3）

中图分类号： G271 文献标识码： A

电子商务档案是电子商务活动过程中各经济主体直接形成的具有保存价值的各种形式的原始记录。电子商务档案与其它类型的纸质档案相比具有明显的虚拟性、复杂性、集成性等数字化特征。随着电子商务时代的来临，智能化的电子商务档案管理是目前电子商务档案管理的必然趋势。对电子商务档案管理的智能化需求主要体现在电子商务档案的检索智能化、应用的智能化。电子商务档案信息检索的智能化发展历程同步于图情信息智能检索技术的发展历程。电子商务档案应用的智能化体现在智能化的商情预测、营销策划及客户关系管理。

一、有关电子商务档案管理的特点

1.电子商务档案具有虚拟性，电子商务档案形成与电子商务交流过程之中，其主要包括电子文档、邮件、图案、声像以及其他电子签名、材料数据交易信息等等，他们本身就不具备实物档案的现实特征，仅仅是以数据、比特的方式存在于电子设备和网络之中。因此，电子商务档案具有明显的虚拟性。其具体表现在如下几个方面：一是电子商务档案的形式具有虚拟性，电子商务是在电子交流的平台上使用专门的电子交流工具完成，有时候客户与商家之间根本不用见面就能够完成商务交易，并且双方之间的交流是通过虚拟的网络进行传输的，其交流信息档案都通过虚拟网络进行上传下载，因而电子商务档案的形式具有虚拟性；二是电子商务档案内容具有虚拟性。电子商务档案一般由比特构成，无论是文字、图像、声音还是软件产品、交易信息、记录等等属于虚拟内容，并不存在实体；三是电子商务支付方式具有虚拟性。电子商务在交易过程中所使用的支付方式一般以电子银行或者其他专业的金融服务来执行，其本身不存在现金交易或者其他实物抵扣的方式。而在电子银行交易过程中所产生的电子文档、电子账单、电子签名等都是通过虚拟的手段来实现的，其支付的方式具有虚拟性。

2.电子商务档案具有集成性特点，电子商务档案与传统的档案信息具有十分大的差异，除了其本身的虚拟性以外，还具有集成性特点。电子商务档案不仅包含了文字信息、数字信息、图案信息等等，还包括具有整体统一性的立体档案，其集成了文字、数字、图像、声音、视频等等各种信息，电子档案将多种多媒体信息集中在一起，可以完整、真实地记录商务交流活动。

3.电子商务档案具有储存、携带便捷性以及危险性电子商务档案并没有实体，因此，其储存和携带都十分便捷，但是，由于其本身的虚拟性，它十分容易受到电脑病毒、黑客攻击、木马、存储介质损耗的引起的安全性问题，它本身具有一种易被破坏的危险性。

二、有关电子商务档案信息储存的智能化趋势

目前，企业电子商务档案信息一般保存在企业自有硬盘之中，包括企业电脑、服务器以及相关移动存储设备之中，对这些文件的访问必须要有支持硬件设备启动的条件方可成功访问。而电子商务的发展必然要求对于信息的提取即时化、便捷化，要摆脱时间、地点的限制，做到实时获取商务档案信息。这是未来智能化存储设备的基本要求，而对于电子档案存放后的提取方式转变与支持也是电子档案管理智能化的一大特征。智能化信息存储在输出时，可以支持各种智能化设备，并且还将支持具有权限的智能化设备对所储存的电子档案信息进行编辑、控制、备份、安全管理以及其他特殊操作，并且对于另外一些不安全的潜在输出请求进行预设处理、分级保护、安全管理，以达到保护档案信息的目的。智能化存储管理为未来的信息储存指明了方向，将存储与管理相结合，将能够使企业计算机系统、连接方式、工作模式等发生颠覆性的改变，减少大量冗余行为，并且能够确保电子商务档案信息的安全与实时访问，为企业电子商务提供强大的支撑。

三、有关电子商务档案信息检索的智能化趋势

1.电子商务档案信息智能化检索是历史发展的必然结果。随着计算机智能技术的发展，尤其是图情信息智能检索的最新成果，为电子商务档案信息检索的智能化发展注入了新的活力。电子商务档案信息存储形式多种多样，既有一般固定长度的信息，也有非固定长度的信息，既有用文字、数字表达的信息，也有用图形、图像、声音表达的信息、既有加密信息，也有不加密的信息，既有存储于本地存储设备上的信息，也有存储于异地设备甚至“存储云”上的信息。因此，对电子商务档案信息的智能检索意义重大。所谓“智能检索”,就是以文献和检索词的相关度为基础，综合考查文献的重要性等指标，对检索结果进行排序，以提供更高的检索效率。智能检索的结果排序同时考虑相关性和重要性，相关性采用各字段加权混合索引，相关性分析更准确，必要性指通过对文献来源权威性分析和引用关系分析等实现对文献质量的评价，这样的结果排序更加准确，更能将与用户愿望最相关的文献排到最前面，提高检索效率。由此可见，在电子商务飞速发展的今天，电子商务活动的全球化特征越来越显着，频繁的商务活动遍布世界的每一个角落，由此产生的电子商务档案信息越来越具有商务活动全球性、信息管理系统分布性、交易语言复杂性、交易方式多样性等特点。因此，传统档案信息检索工具已经不能满足用户的需求，智能检索工具的开发和使用必然成为信息时代用户畅游信息海洋的必然选择。

2.科技的进步，人工智能技术的发展，超大型计算机的使用也为电子商务档案信息检索智能化发展提供了技术支撑。未来电子商务档案智能化的发展将借助于人工智能技术的最新成果而更加人性化。将人工智能领域中的计算推理等思维活动渗透到档案管理的智能化应用中，利用人工智能的研究成果开展基于模式识别、物景分析的图形图像检索系统，满足用户对图形图像档案信息的检索需求，利用人工智能关于联想记忆模拟、自动定理证明、专家系统、自然语言处理等基础理论开展电子商务的自动谈判系统、跨越语言障碍的档案信息搜索工具，满足电子商务国际化的需求。例如：模式识别可用于基于图像的检索，而电子商务活动的基础就是建立在对图形、图像的选择上，交易双方首先是根据对被交易商品的图形、图像进行商务洽谈，然后达成交易意向。因此，对被交易商品的图形、图像的保存是电子商务档案信息的一个重要组成部分。再如，专家系统是智能检索实现的基础，从海量商务信息中筛选出能够进行交易的产品信息离不开人工智能检索系统的应用。

3.从电子商务档案的特征来看，有关电子商务档案智能化管理的需求更加依赖于图形图像智能检索工具的研究和利用，而对于图形图像智能检索工具的研究和利用始于上个世纪七十年代，首先开展的是基于内容的图像智能检索的研究，重点在于采用标注的方法对图像设置检索关键字，并建立文本数据库管理系统，从而实现对图像的智能检索。这种方法的缺点在于当图像数据库中图像数据较大时则检索较难实现，当图像内容复杂时，标注起来较困难，因此，这种检索方法同时还要求图像内容比较单一。而另一种基于内容的图像检索技术逐渐受到业界的关注即基于视觉特征的图像检索技术。由于任何图像都包含物体本身的纹理、形状、颜色、空间关系等特征，因此，基于视觉特征的图像检索技术采用提取图像所包含的纹理、形状、色彩、对象的空间关系等信息建立图像的特征矢量库，并以此特征矢量作为索引关键字。与以往采用人工标注方式对图像内容进行标注的方法不同的是视觉特征的提取是从图像中自动提取的，并且检索的过程采取视觉特征间的匹配。与传统的检索方法相比，基于内容的图像检索融合了图像理解技术，从图像的纹理、形状、色彩、对象的空间关系等维度分析图像的特征，从而可以提供更加有效的检索途径。

四有关电子商务档案应用的智能化趋势

1.客户关系管理的智能化，客户档案毫无疑问将是电子商务档案的一个不可忽视的组成部分。在企业从事电子商务的过程中，电子商务系统将提供一种商家与客户进行交流的新方式，这就要求企业管理者以全新的思维来看待客户关系管理。客户关系管理源于“以客户为中心”的新型商业模式，是企业树立以客户为中心的发展战略的核心部分。企业通过智能化的客户关系管理系统来加强对客户的服务，以提高客户满意度和忠诚度，提高企业效率和利润水平。通过客户关系管理系统企业加强与客户的联系、分析客户的需求、研究产品的市场、拓展潜在的利润空间、提高产品的市场竞争能力、改进企业的管理漏洞、吸引更多的优质客户进而达到优化、提升企业管理能力、提高企业利润水平的目的。而这一切的实现都依赖于智能化的客户关系管理系统、智能化的客户数据库的开发与应用。智能化的数据库技术是所有其他技术的基础。

2.智能化的商情预测，面对浩如烟海的客户及企业营销、销售和服务信息，如果没有一个具有高度商业智能的数据分析和处理系统是不可想象的。智能化的商情预测系统利用数据挖掘的思想、数据仓库的管理技巧、一对一的营销对略、个性化的售后服务、智能化的数据分析和数据处理工具不断满足客户的需求，提高企业的赢利能力、拓展企业的赢利空间。同时，智能化的数据分析和数据处理系统将不仅实现现有的商业实践和商业需求，更将不断地实现向市场、客户的学习过程，不仅仅只是重塑企业商业流程，而是能够为管理者提供智能化的决策分析工具。

3.智能化的营销策划，借助于智能化的营销策划管理系统，企业将能够更加全面地分析产品及市场信息，制定高效的营销计划，设计切实可行的销售及服务指标，协调产品、服务、物流等渠道的配合关系，实现企业管理的最优目标。

随着电子商务的高速发展，带来的大量电子商务档案也开始进入人们的视线。电子商务档案比传统的纸质档案管理复杂得多，因为其中涵盖了包括文字、图像、声音、视频等一系列数据资料。因此，智能化的电子商务档案管理是必然趋势，而仅靠企业的档案管理人员单独作业是无法实现电子商务档案管理智能化要求的，必须依靠企业多方面的配合管理。

参考文献：

[1]姚凤臣.电子商务档案管理的智能化趋势探析[J].华章,2012(19):303.

档案智能化管理的优势篇（4）

新时期是信息技术时代，是数字化时代。随着网络技术、信息科技的不断发展，整个社会进入了全新的发展阶段，大数据环境下，整个世界联系成一个密不可分的整体，信息数据越来越被及时、高效地传输、储存、记录与存档，推动着信息管理工作迈向全新的阶段。档案管理作为典型的信息管理工作，受益于大数据环境，在网络技术、信息技术的辅助与支持下也逐渐走向跨越式发展，在这种形势下，档案管理工作队伍又将面临全新的任务与挑战，档案工作人员的角色也在朝着多元化方向转变，档案管理者不再是一个简单的信息储存与档案资料的保管者，时代驱动档案管理人员从一个单纯的收藏者向一个信息的存储、调用、归纳等综合功能者转变，档案管理需要切实满足于信息需求，服务于信息的调动与管理。

信息技术的发展为档案管理工作带来了机遇与挑战，档案工作队伍通过利用便捷的现代科技高效工作，减少了传统档案管理工作量，减轻了工作人员的负担，然而，信息技术的飞速发展、数字技术的更新换代也向档案工作队伍提出了全新的挑战，需要技术人员与时俱进动态掌握现代科技，驾熟就轻地灵活操作信息技术，同时，也要有合格的专业素质与技能素质。

二、新时期档案工作队伍存在问题剖析

新时期，随着现代技术的飞速发展，加速了信息管理软件的更新换代，层出不穷的档案管理功能、控件等涌现出来，档案管理工作队伍倍感压力，在实际工作中由于缺少学习的动力、进取的决心，从而感到工作力不从心，当前的档案管理工作队伍存在明显的知识结构老化、观念保守、思想落后的现象，档案管理人员所掌握的信息技术相对有限，数字化技术运用程度有限、操作水平较低，无法紧密跟随信息技术的发展步伐，从而使得档案管理的信息化水平较低、信息化功能未得到充分开发。

三、新时期档案队伍建设的思考

1.强化信息技术培训，培养综合素质

新时期，以信息技术、网络科技为代表的现代技术正在逐步融入档案管理，二者正在逐步走向融合，档案管理日益信息化、智能化。在此情况下，必须重视档案队伍的信息技术培养，提高他们的信息技术水平，应该将信息技术纳入信息档案管理专业体系，使信息技术成为信息情报专业学习、考核、测试的一部分，同时，档案管理部门也应该组织档案队伍进行信息技术的培训与学习，并按照常规程序来组织考试与考核，通过考核性测试来驱动档案管理队伍能积极重视自身的信息水平培养，自觉掌握先进的档案管理信息技术。档案管理部门要及时引进档案管理信息系统，并跟随形势来不断更新管理信息软件，为员工提供最为先进、高质量的信息技术培训服务，通过教育培训等方式来促进档案工作人员思想的革新、观念的调整，使他们更好地适应时展，建立起现代信息技术与传统档案管理之间的融合关系。档案管理队伍在不断夯实的专业知识基础上驾熟就轻地利用现代信息技术来执行档案管理，从而提高档案管理的信息化与智能化水平。

2.更新理念，调整知识结构

随着新技术的研究与普及，客观形势在发生着变化，对此要求档案工作队伍也要与时俱进，不断更新自身的思想理念，积极优化调整自身的知识结构，以便适应不断变化的客观形势，提升自身的实力和竞争力，档案工作人员要自觉学习、积极进取，掌握档案管理信息技术的发展趋势，信息管理专业的发展态势等，主动学习并掌握先进的档案管理信息技术，融入现代化技术氛围，优化自身、提升自我，时刻融入先进技术行列，能够灵活运用现代先进技术支持档案的先进化管理，推动档案信息资料从存储、调阅、到查询等的全自动化，以此来提高档案管理工作效率，提高档案咨询服务水平。

3.责任制管理，健全激励机制

新时期，档案管理工作面临着全新的挑战，全面提升档案队伍的素质、水平与能力势在必行，然而，一切工作的开展都需要一套有效的机制与制度的约束，为了加快档案队伍建设步伐，提高档案管理工作效率，就必建立健全责任制管理，实行目标管理责任制，通过完善、合理的激励机制来调动档案队伍工作积极性，使他们能够在责任制度与激励机制的约束、带动与启发下鼓足干劲、勇往直前。

第一，合理编制岗位职责任务，实行责任制管理。档案管理部门明确各个岗位的具体职责与任务，并设定近期与远景相结合的档案管理工作目标，通过这种方式来确保各岗位人员有目标、有指向地开展工作，提高自身的工作水平。

第二，创建考核责任制。档案管理工作考核应该是一个全方位的考核，既包括专业范围的测试，管理工作绩效考核，又要覆盖工作态度、作风等的检查。

档案智能化管理的优势篇（5）

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.24.112

[中图分类号]G717.24；G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）24-0-01

每一场信息技术变革都对人们的生活与认知方式产生深远的影响，高校档案信息服务人员必须认识大数据时代自我提升的紧迫性与必要性，从传统档案信息服务理念中转变过来，积极探索基于大数据背景下高校档案信息服务水平提升的有效策略，提升档案信息服务的能力与水平。

1 高校档案信息服务水平提升的必要性

1.1 高校档案信息服务水平提升是顺应大数据时代的必然要求

大数据时代，数据信息量庞大、数据信息类型丰富、数据信息的密度偏低、信息处理速度快。大数据时代的这些特点，迫切需要高校档案信息服务做出相应的改变，采取有效的措施实现自身的新发展，否则就难以满足大数据时代的发展要求，难以发挥高校档案信息资源的价值。

1.2 高校档案信息服务水平提升是数据信息服务的时代需求

大数据时代，人们的信息获取观念产生了重大转变，社会需要信息供体转变信息供给方式，树立“数据为主”的信息服务观念。高校传统的档案信息服务显然已经难以适应社会以“数据为主”的信息服务理念，必须基于社会档案信息服务需要，建立新型的档案信息服务模式，顺应信息时代的要求。

1.3 高校档案信息服务水平提升是促进自我发展的内在要求

大数据时代，信息量巨大，资源类型丰富，高校档案信息服务面临着新的发展形势。高校档案信息传统服务已经表现出一定的滞后性，服务面不广，服务缺乏灵活性、便捷性，大大制约了高校档案事业的进一步发展。高校档案管理工作只有进一步提升档案信息服务水平，才能实现由内而外的发展，扩大档案管理工作影响力。

2 大数据时代高校档案信息服务水平提升策略

2.1 基于大数据理念合理定位，深挖高校档案信息资源价值

2.1.1 基于大数据理念合理定位

大数据时代，信息资源的价值是所有信息供体与需求对象关注的重点。高校档案信息服务水平的提升必须基于大数据时代档案信息供给与需求特点，科学合理定位高校档案信息服务方向。高校根据档案信息服务定位，做到因校制宜，因人定制，积极寻找适合高校档案管理特点的大数据技术产品，提升档案信息服务的智能化水平。

2.1.2 推动高校档案信息资源增值

大数据为高校档案资源的挖掘创造了便捷的条件，也为档案资源的共享搭建了平台。高校档案信息资源管理者，必须利用大数据时代资源量巨大、信息类型丰富等优势，深入挖掘高校档案信息资源价值，摆脱狭隘的档案资源建设观念，拓展档案信息资源建设的广度与深度。

2.2 推动档案信息资源内外整合，构建智能化信息服务平台

2.2.1 加强信息资源整合意识

大数据时代，高校档案工作要获得更好发展，必须根据大数据时代资源结构特点，进一步优化档案信息资源结构，拓展资源建设的视角，推动高校传统档案资源与最新档案信息资源整合，发挥高校档案资源自身优势；同时，加强高校档案资源与第三方高校档案资源、网络档案资源的整合，使高校档案资源建设走出封闭式建设模式，利用外在档案信息资源进一步优化高校档案资源结构。

2.2.2 提高服务平台智能化水平

大数据时代的一个显著特点是信息处理速度快速，因此，高校档案信息服务人员必须借助信息技术优势，进一步提高档案信息服务平台智能化水平。高校要根据档案信息服务定位，完成档案信息服务平台的更新与升级，为用户提供快速、便捷的档案信息服务。

2.3 充分运用云计算的架构优势，推动高校档案数字化升级

2.3.1 推动信息数字化升级

高校档案信息管理者要提升服务水平，必须推动档案信息的数字化升级。档案信息的数字化升级是一项复杂的工作，既要保证档案信息数字化升级的技术含量，又要确保档案信息数字化升级过程中的信度。

2.3.2 凸显云技术架构优势

为了进一步提升档案信息数字化升级效率，高校要充分利用云技术优势，发挥云技术在高校档案信息数字化建设中的架构优势，突出档案信息资源运用的灵活性与可扩展性，满足用户更高层次的档案信息需求。

2.4 加强档案信息服务思想认识，探索档案服务多元化模式

2.4.1 树立资源共享理念

大数据时代，信息资源服务理念应该是发挥档案信息资源的最大价值。高校档案信息服务必须转变思想理念，根据档案资源的运用价值与权限进行合理分类，在确保档案资源安全的前提下，进一步加强档案资源共享理念，使档案信息资源发挥更大的价值。

2.4.2 探索多元服务模式

大数据背景下，档案是一种资源，能够被转化为实际的价值。这就需要高校档案信息服务人员积极探索多元化服务模式，从服务高校行政部门，向服务全校师生、服务社会转变，最大程度上发挥高校档案资源的价值。档案信息资源的多元化服务模式需要进一步深化，根据资源类型与用户群体特征，构建多元化、个性化、业务化档案信息服务新模式。

3 结 语

档案智能化管理的优势篇（6）

中图分类号：G270 文献标识码：A

一、关于数据挖掘环节的分析

在数字档案信息化管理过程中，数据挖掘是一个重要的环节。数据挖掘的定义并不复杂，它主要是从大量的、随机的信息数据中，提取一些有价值的信息材料的过程。这些数据信息可能是结构化特点，也可能具备半结构化的特点，或者是一些异构型的数据。在挖掘过程中，其知识数据获得方法可能是归纳方法、演绎方法或者其他方法。我们通过对上述环节的应用，可以促进信息管理环节的开展，确保其决策支持环节、查询环节、过程控制环节等的协调，实现其数据维护系统的优化。总之，数据挖掘模式的开展，需要应用到一系列的统计技术，比如人工智能应用技术、数理统计应用技术、机械学应用技术、人工神经网络技术等。

数据挖掘模式的开展，是当今时代的应用趋势，通过对未来信息管理趋势的分析，可以做出一些远见的知识环节的决策。当然，数据挖掘的最终目标是提取数据库中的一个隐含的、有价值的数据信息，其功能又是比较广泛的。比如关联分析性，通过对数据库内大量数据信息的相互关联，来满足现实工作的需要。在关联规则应用过程中，通过对不同事物之间的关联性的控制，保证其整体应用环节的优化。在该应用程序中，聚类程序也是非常必要的，其按照一定的方法将信息数据进行合理的集合的划分，有利于数据信息的深入挖掘聚类技术的发展，提升了人们对于客观现实的认识，从而优化了概念描述及其偏差分析环节，这需要进行数学分类学模式及其一般模式识别方法的应用。

通过其自动预测模式的开展，可以就数据库内的某些信息数据进行分类及其预测，通过对其预测性信息的寻找，确保重要的数据类的模型的描述，并且进行未来数据趋势的预测。当然，上述环节的开展，需要计算机信息数据与人力的配合。在数据挖掘过程中，通过概念描述模式的应用，可以进行某一类对象内涵的具体探究。

二、数据挖掘方案模式的优化

在数据挖掘方案的优化过程中，资源类数据是重要的应用程序，这需要进行馆藏档案的数字化的处理，从而进行不同的电子档案的探究。在其电子文件中心各种档案环节得到应用，比如档案的软件收集信息模式、档案信息网建设环节、信息维护管理等。我们通过对某些机构的档案用户个人信息需求的探究，确保事业单位的档案信息方案的应用。比如我们可以就WEB访问信息挖掘技术展开应用，进行一些数据之间的有效关联，进行不同模式的用户兴趣模型的构造，确保档案信息的整体效益的优化。

在工作过程中，要进行事业单位的档案网WEB服务器的用户相关信息的收集，并且要经过一系列的清洗、转换，以方便统计分析的用户展开数据库信息的查阅。这需要我们就事业单位档案信息资源体系的健全，通过对数据挖掘模式的更新，确保事业单位档案结构的综合效益的提升。这需要我们进行档案管理软件及其档案网的应用，确保档案资源利用率的有效分析，确保一些较大需求量的传统载体档案的数字化。

在事业单位档案馆藏管理过程中利用文本挖掘，运用关联、分类、聚类等方法，从海量档案信息中按照相关专题进行挖掘、分类、加工、整理和有序化重组，构建特色档案信息库及各类专题档案信息库等。从做好事业单位档案馆信息管理工作的角度出发，数据挖掘为优化馆藏信息和对未来工作的预测发挥重要作用。

在事业单位工作过程中，要就用户的借阅信息展开关联性的分析，进行不同档案信息之间的关联规则及其比例关系的分析，确保馆藏信息的优化。在事业档案档案管理过程中，要对不同种类的文档集合内容展开积极的分类、总结，做好一系列的关联分析工作，通过对归纳总结模式的应用，确保档案工作的未来发展趋势的探究。事业单位档案馆的管理类数据包括：智能监控系统、消防系统、温湿度控制系统、智能密集架、数据管理系统、数据利用系统等在日常工作产生大量的管理类数据。我们得用数据挖掘工具在这类看似无用的数据中提取有价值的知识并运用到事业单位档案馆工作中，并在事业单位档案馆的现代化建设中发挥作用。

在日常工作中，事业单位的档案工作的重点是通过工作人员的操作，进行社会服务质量的提升。在数据挖掘的应用过程中，事业单位通过对档案工作的个性化、智能化模式的应用，满足当下社会对于事业单位的档案管理需要。通过对智能检索系统的应用，可以极大的调用用户的兴趣，确保其检索策略的不断修正，保证用户的个人兴趣的积极检索。当然，通过对数据挖掘模式的应用，可以有目的性的进行档案信息的开拓，针对其研究成果展开评价， 并且及时的提供给用户，确保事业单位的档案管理的二次开发，以满足当下的事业单位档案管理的需要。网络最初只是科学家与研究人员之间交换文件的软件，把因特网用于教育和研究可以得到政府的补贴。我国大学图书馆有拨款支持，数字图书馆的网络档案馆是不赢利的，产出是教学和科研的长期社会效益。今天，因特网已经越来越商业化了，网络在数字经济中已成为极具潜力的技术投资对象。事业单位数字图书馆也可以考虑建立以赢利为目的的网络档案库，采用网络商务中的一些商务模式，例如网络广告、旗帜广告、赞助广告、订阅、B2C等。收入可用于事业单位数字图书馆网络档案馆建设的滚动发展。

结语

事业单位通过对数据挖掘技术的应用，可以满足当下的数字化档案管理的需要，确保其综合运作效益的提升，以更好的进行现实工作的开展。

参考文献

档案智能化管理的优势篇（7）

1.社保档案管理网络化。

社保档案管理网络化是指在参保人员信息录入相应的信息系统后，其管理功能项两个方面拓展，首先，社保部门与互联网、移动网络运营商等合作，主动的向参保人员提供数据查询、信息等方面的内容，如在社保部门出台最新政策时，通过移动短信平台向参保人员提供最新的信息咨询，再如在参保人员未按时缴纳费用时，通过短信形势催缴保费。其次，参保人员能够利用互联网、手机信息等方式主动要求提供相应的服务，如参保人员能够通过网络修改部分个人资料，即使工作单位变动等重大内容，也可以通过网络提出申请，在审核通过后修改工作单位等信息，从而便于个人信息更新。

2.社保档案管理一体化。

社保档案管理一体化主要是从档案管理功能拓展的角度出发，充分挖掘信息化带来的优势，延伸档案管理信息化的内容，使社保档案管理信息化与社保工作相融合，形成一体化的管理模式。首先，利用档案信息化统计社保人员基本信息，分析参保人员的特征，为做好社保工作提供便利。在档案管理信息化后，社保部门能够按照月份、季度、半年度、年度及时有效的监督参保人员的基本情况如年龄特征、行业分布等，享受待遇人员的基本情况如享受待遇人数与水平等，从而可以为社保管理工作提供参考。其次，利用档案信息化提高社保监督水平，社保部门能够通过网络可以有效的监控参保人员个人缴费标准变化、缴费历史记录等信息，从而能够动态的进行监督。

3.社保档案管理“智能化”。

档案管理智能化是指通过预先设置既定的程序模块，能够将符合相应筛选条件的参保人员进行识别、汇总，并以一定的形式传递给管理人员。如通过信息化平台，可以设置自动筛选条件，对超过预定时间尚未缴费、已经缴纳一定年限无需继续缴费的人员等进行筛选，并自动将相关的信息汇总后提交给监管部门。在社保部门受制于编制人员数量难以增加的前提下，参保人员的增多将使得监管的难度越来越大，而智能化则能够有效的降低工作强度，因而具有良好的应用前景。

二、加快推进社保档案管理信息化的思考

推进社保档案管理信息化，可以从完善信息管理体系的基本框架，完善配套系统，并提高信息化管理能力，以达到既规范档案管理信息化，又挖掘好、利用好档案管理信息化优势的目标。

1.完善社保档案管理信息化的基本架构。

首先，要规范社保档案个人信息的基本内容，建议国家有关部门建立标准的个人信息采集系统，提高信息化管理中个人信息模块的通用性，为建立全国性的社保档案管理体系奠定基础。其次，要完善社保档案管理系统的基本模块，不断提高信息服务能力，一般而言，这种模块应该包括资金缴纳、待遇享受、基本信息等方面的内容，通过这些模块完成信息的收集和整体，为信息管理提供便利。再次，要不断完善社保档案管理界面操作体系，对于参保人员可自行修改的内容，要便于操作，对于查询等内容，则要能够进行汇总，从而满足参保人员的基本需求。

2.完善社保档案信息管理系统配套体系。

首先，要建立社保部门-系统开发商-网络运营商合作体系，社保部门要明确自身的需求，系统开发商要根据需求开发出运行稳定、安全高效的信息管理系统，而网络运营商则要不断的拓宽网络覆盖面，特别是当前的无线网络覆盖面，通过这种广覆盖为参保对象提供全面的服务。其次，要不断提高社保档案管理统筹程度，当前，社保档案管理统筹程度还较低，未来要以档案管理信息化为基础，推动档案管理全国联网。再次，要建立完善的社保档案管理制度体系，要建立信息化条件下档案管理信息安全管理制度、个人信息更改管理制度等配套管理体系。

档案智能化管理的优势篇（8）

档案管理是一项重复繁琐、枯燥乏味、并容易出错的工作，但在人工智能时代，这种局面在未来将会有较大的改观。人工智能在档案管理领域的应用将推动档案资源数字化、管理网络化、智能化、用户使用便利化，对档案管理和社会服务的影响会是革命性的，呈现一种完全不同的情景。

一是存储数字化，档案柜架消失。这包括档案的数字化采集和数据库建设。档案数字化采集指使用专业化的数字设备，将实物与声像档案中的图文，转化为数字化信息，实现档案采集的目标;数据库建设则是用数据库将收集和编码的档案数据存储和管理起来。概括起来就是档案生产资料的智能化。

二是无人档案馆，档案的收集、整理、分类、归档智能化，这包括网络档案信息资源智能收集、数字档案信息资源智能分类与检索、智能化档案价值鉴定和智能化档案安全管理。在档案工作中可以应用人工智能，包括应用自然语言处理、模式识别和机器学习的相关科学技术对数字档案信息资源进行智能分类，以及应用神经网络算法来让计算机做档案开放鉴定，它通过模仿人脑的机制来解释和处理数据，建立大脑神经网络系统传递信息，分析图像、声音和文本。机器鉴定档案会有以下三个优点：鉴定标准统一，效率高， 无须相关专业知识即可鉴定。简单说，人工智能将使档案管理生产力大幅度提升。

三是档案管理关系将被重新定义，呈现的是全时空机器关系。常言说“生产力决定生产关系，生产关系反作用生产力，生产力与生产关系需要相互适应，并且在矛盾中相互促进发展”。人工智能进入档案管理领域，也将带来档案 管理关系的重大变化，这种关系的解读可以从人工智与档案工作者、人工智能与档案服务、人工智有与档案使用者。任何一种新技术在档案工作中应用的初期都会使档案工作者产生一定的抵触情绪，特别像人工智能这样的技术，可以应用到档案工作的方方面面，势会颠覆档案工作者的原始认知，这需要通过教育来改变。

近年来，随着大数据的快速发展，人工智能技术已经被广泛应用于人们的生活生产中，其应用也将为档案管理工作带来了一系列历史性变革与发展。人工智能技术应用于档案管理中可以实现智能分类检索与智能安全管理，满足用户对档案管理的多元化需求。如2019 年由浙江省档案馆与部级AI+档案联合实验室（国家档案局档案科学技术研究所和科大讯飞股份有限公司联合成立）（以下简称“联合实验室”）共同签订战略合作协议，同时为“部级成果应用示范基地”揭牌。一项用于档案管理的“黑科技”—科大讯飞档案机也在今天正式亮相。AI赋能，成效显著。目前实验室成功利用智能语音识别和实时转写技术实现口述征集，实现了智能语音档案著录，音、视频数字档案检索利用等这些革命性成果，极大的提升了档案工作的效率;用OCR技术识别民国繁体文书类档也取得突破性进展，识别率85%以上，达到可用级别;尤为重要的是，基于机器学习的档案数字化加工系统研制及知识库建设，利用OCR识别与智能语音“双结合”方式以及档案行业规则和知识库学习，对数字化加工应用的创新，整体效能提升40%以上。这些先进成果和技术应用，为联合实验室和浙江省檔案馆的合作奠定了坚实的基础。双方合作以后，联合实验室将利用自身的技术、人才、产品、服务等核心优势，浙江省档案馆提供权威、专业的档案管理研究资源支持，双方共同制订“人工智能+档案”科研成果应用及推广的可行性方案规划设计，共同推动相关成果在区域性国家重点档案保护（华东）中心和浙江省档案馆的国家重点档案保护与开发、口述历史采集室建设运行、音视频档案整理利用、档案开放鉴定、档案著录等工作中的成果转化及推广，创新档案管理工作模式，提升“智慧档案”建设水平。联合实验室首款产品—讯飞档案机，以档案信息安全为基础，具备高保密性。可随时随地进行口述史的征集整理;重大活动全过程记录建档。产品上手简单，操作便捷，是实验室首款既有颜值又有才华的档案专业人工智能创新型产品。浙江省档案馆目前正在进行一系列口述历史的抢救性采集整理工作，从此前走访浙江籍名人，到接下来走访浙籍老艺术家、抗战老兵，包括档案机在内的人工智能黑科技都将发挥巨大的作用。

人工智能是研究、开发用于模拟、延伸和扩展人的智能的理论、方法、技术及应用系统的一门新的技术科学。自诞生以来，人工智能的理论和技术日益成熟，应用领域也不断扩大，基于技术革命的大胆预测，未来人工智能带来的科技变革，将会是人类智慧的一大挑战。综上所述，传统的档案提供利用服务方式一般包括阅览服务、展览服务和咨询服务等被动方式实现，而新型的档案提供利用服务方式主要是网站服务、新媒体服务、精准推送服务等主动方式实现。人工智能可以应用大数据人工智能对使用者的需求进行深度挖掘，及时准确地掌握使用者的个性化需求，真正地实现“以用户为中心”的现代档案服务，包括“万物互联”“万物智能”“无时不在”“无处不联” “无所不有”的等智能服务特点。

参考文献

[1]张江.浅析人工智能技术在档案管理中的应用与发展[J];决策探索（下）;2018 年08 期.

[2]杨洋.人工智能技术的发展及其在教学中的应用[J];软件导刊（教育技术）;2018 年07 期.

档案智能化管理的优势篇（9）

计算机是工业化时代和信息化时代的一种必然产物，在企业档案管理过程中具有重要作用，档案管理的效率提高离不开对于信息化时代的计算机管理方式的合理应用，受限于多种影响因素，计算机档案管理依然显得有些混乱，因此笔者的主要目的就是提供计算机档案管理的理论基础，实现新的技术条件下人们对于计算机档案管理的重新认识，并且提高其管理效率，使得大量的档案管理工作变得相对简单，保证档案的完整性，这样才能为人力资源的管理等工作起到积极的促进作用。

1计算机档案管理的基本功能

1.1推动档案信息的数字化

在传统的纸质档案中，由于数量巨大，而且管理十分复杂，无论是在整理、收集上都是十分艰巨的任务，在最后的归档阶段成为最大的麻烦，复杂且容易出现错误。对于日后的查询也不是特别的方便，随着计算机的出现，计算机电子档案管理法成为一种必然，在保存上、收集上都更加方便。电子档案可以随时修改，但这一点既是优势，也是劣势。在人力资源录入上，存在错误可以及时修改，但也可能被不良人员进行暗箱操作。总之，计算机档案管理方式实现了管理的数字化和信息化，最大限度的提高了档案的使用效率，并且降低了成本支出，可以满足更多的要求，因此从整体上具有更多的优势。

1.2推动档案管理智能化

随着计算机管理的出现，档案管理过程中的大量信息得以快速处理，档案管理涉及多个方面，只有智能化的计算机管理才能推动档案管理。档案管理在各方面的需求也不断增加，采用不同的信息管理软件，只通过一次录入就可以完成档案的保存等工作，也使得大量的信息档案得以进一步的开发。智能化是档案管理的一种重要手段，也是计算机出现的一种必然现象。未来，我们要将人工管理和智能化管理结合起来，这样才能发挥其最大的作用。最后，通过智能化的建设可以实现档案信息的共享化，推动档案信息共享化。目前的档案管理水平已经实现了信息检索网络化。计算机管理融合了现今网络的特点，将物联网技术和智能终端等技术结合起来，使得其功能更加强大，使用范围更加广泛，现今的计算机档案管理已经实现了单机检验和在线检索等基本功能，资源共享更深一种简单的技术。

2影响计算机档案管理的主要因素

2.1数字档案的准确性受到挑战

计算机电子档案虽然存在一个优势，就是对于错误的档案可以随时修改，但由于档案通过一定的方式可被其他人所见，这使得正确的档案也可能被修改，出现一些档案失准的现象。并且这一现象对于当事人和对于管理人都是一种负担。同时，在计算机档案管理过程中，需要大量的人工录入、传输，目前状态下是不可避免的。在大量的工作中，很容易出现错误。在这一过程中，也很容易受到来自网络的计算机病毒的侵蚀。一旦信息丢失，就很难再找回，这是电子档案丢失的主要原因，虽然档案的保存更加方便，但丢失也是一种不可避免的事情。档案的管理受到网络安全的挑战，如何能够确保计算机档案管理的安全性，使信息更加准确，则成为这一时期档案管理的主要问题。

2.2档案管理人员综合素质影响

档案管理是一项复杂的过程，并且管理人员的薪资待遇并不高，这项工作的发展空间小，因此其受欢迎程度不高。在具体的工作中，就会表现为管理不认真，管理过程散漫，存在人为的档案错误，对档案的保护也不够。使得我国档案管理虽然已经进行了多年，但管理效果并不尽如人意，而且管理观念上更新也较慢，部分管理人员缺少有档案文件缺乏“保存”和“归档”意识，还没有正确区分电子档案和纸质档案的真正区别，没有重视到如何来保存电子档案，也没有对其进行正式的归档与保存，导致信息很轻易的就被其他人获取。在原始档案和电子档案的保存上，认为原始档案需要保护，但电子档案只需要录入就算完成任务，这恰恰给档案管理带来了灾难。另一方面，在正确的输入下，可以很方便的调出需要的档案，但由于录入人员不认真，导致信息有误，这样比纸质档案更难找到。理念上的落后就会造成查找不方便等问题，因此计算机档案管理的影响因素就会成为电子信息时代档案管理的一种阻碍。

2.3档案管理标准不统一

近年来，计算机档案管理效率已经得到提高，并且还在快速的发展，凭借这一发展势头，计算机档案将成为一种全新的管理方案。但事实上，我国各个地方的档案管理并为采用统一的手段，缺乏统一的标准，对应的档案管理问题也是不断的出现。在档案开发上，就存在一个较为突出的问题，那就是档案管理部门不能提供统一的标准，在很大程度上，管理的数据库结构存在差异，档案数据格式不兼容因此很难实现统一的管理，一定程度上降低了管理效率。所谓的国家管理并未出台，也缺少相关的指导意见。档案管理的核心就是资源共享，不能实现资源共享就会使得其检索受到影响，数据交换乃至建立全国性计算机档案管理网络的制约瓶颈。

3计算机档案管理的控制措施

3.1强化数字档案的信息基础设施建设

基础管理的加强是计算机档案管理的前提，也是目前需求解决的问题之一。加强基础管理才能确保档案信息的准确性、完整性和可靠性。也是未来计算机智能化和数字化的重要条件，管理理念上，要重视电子档案的管理，与纸质档案一样需要进一步的加强。相关部门应加大对于档案管理的重视程度，加强对于档案管理人员的培训，投入人力的同时也要投入财力，使管理人们认可档案管理。通过手工录入、扫描录入等形式，实现纸质档案向电子档案的转变，这样可以确保其准确性，并且减少工作人员的压力，为工作效率的提高奠定了基础。

3.2推进计算机档案数据库规范化建设与管理

要确保计算机档案管理的规范化，就要加大管理力度。全面整合各类档案信息资源，促进档案信息资源总量增加，质量提高，并且实现结构优化。另外，还需要加强对于电子档案共享平台的建立，建立多种的平台供管理者参考，推进服务机制创新，建立长效的管理机制，使档案管理能够提上日程，在这一管理方案下，我国电子档案的管理水平才会稳步上升。最后，根据档案管理需求，应遵守标准统一，并且正式管理的方式，从而推进传统的载体档案的数字化和电子化进程。对于网络管理中存在的具体的问题，还要根据互联互通的方式将纸质档案和电子档案之间的结合更加紧密，建立与完善当下计算机管理的数据库，不要忽视纸质档案的作用，而是要发挥其在电子档案转化中的作用。

3.3完善计算机档案管理制度

针对我国目前档案管理意识上存在的问题，应进一步的完善的计算机管理的工作的规章制度，包括计算机的相关资料。文档和数据上的基本数据，在计算机上的整理合归档备案。对计算机档案管理人员进行考核与评价，禁止档案管理人员泄露机房内的数据和资料，不得以任何一种方式将信息以及相关的有效文件随意传播。在涉及到网络问题上，还应该做到妥善存放，尤其是针对非本市户口人员的档案，要确保其真实性，还要进行正确的查阅。实现完全的制度化的管理方案，才能确保档案管理的高效性。

3.4强化计算机档案管理人才建设

由于计算机档案管理也是一项具有复杂性和专业性的工作，因此需要一只专业性的队伍。从学历上来看，档案管理人员的学习可以满足工作需求，但在相关的技能培训和理念转变培训上依然缺乏。应从信息技术发展角度要求管理人员，使其信息技术的掌握能力得到增强。增加档案管理人员的薪资水平，并且增加社会对这一职业的认识程度，引入更多的年轻人来加入这一行列，更好的促进档案管理的高效性。并且对相关人员进行必要的培训，使其技术水平上得到提高。也可以考虑结合本地区和外部地区的人才，形成一种团体优势，解决人才匮乏的问题。提出档案管理中的共性问题，实现共同解决。针对档案管理人才的培养上，还可以从高校内部建立档案管理等相关专业，或者开设相关的培训班，培养一批专门负责此类工作的人员，可以使档案管理工作与部门其它更有发展的工作联系在一起，给与员工更大的发展空间，使其从主观上喜欢上这份工作。

4总结

档案信息是信息系统管理中不可缺少的部分，在社会发展中占据主要的地位。在管理过程中，需要正确认识档案管理的作用，并且要关注其管理流程，提高管理技术和管理重视程度，减少电子档案管理中的问题，确保其高效性。对于管理部门来说，应致力于分析影响计算机档案的因素，并且通过各种途径来解决问题，采用计算机档案管理的统一规划，建立完善的管理制度，并且要强化计算机档案管理人才，总之要不断的改进计算机档案管理水平。

参考文献

[1]梁程琳.计算机档案管理系统的应用领域及安全维护路径思考[J].佳木斯职业学院学报，2015（08）.

[2]陈少梅.计算机档案管理的思考及实践分析[J].办公室业务，2013（11）.

[3]方金艳.计算机档案的保护方法浅析[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2010（4）.

档案智能化管理的优势篇（10）

在信息化、数字化不断深入档案管理体系发展的过程中，传统的纸质档案管理模式已经显现出迟滞性，数字档案管理系统的研发和利用全面更新了档案的在线、实时查看和传输保存等内容，更好地实现了对档案的信息资源的共享和利用，更好地满足了社会对于档案信息的需求。

一、数字档案管理系统综述

数字档案管理系统可以较好地改变档案信息渠道混乱的状态，它可以基于计算机信息化平台，实现对档案信息数据的采集、处理、存储、分析和记录，更好地显示出档案信息资源的真实性，使之具有更为可靠的凭证价值和功能。同时，在数字化档案管理系统之中，还可以使档案信息文件保存完整、长久存储、方便查询和利用，可以有效解决档案信息查询和利用中的问题。数字档案管理系统具有自身的特点，表现为以下几个方面：一是可操作性。在数字档案管理系统中，可以转变原有的纸质档案管理模式，将原先查找纸质档案的工作量缩减，利用数字化平台实现对档案资源的随时查找和翻阅。二是媒体的集成性。在数字档案管理系统中集成了诸多的图像信息、视频信息等，这些不同类型的档案信息通过信息媒体的方式，实现了最优化的集成，使档案信息更为多元化。三是可变性。在数字档案管理系统中，计算机、信息化技术是强大的支撑和依托，档案信息可以在计算机系统中得以修改。同时，也存在管理中的一些漏洞，需要加以安全有效的防护。

二、数字档案管理的重要作用

（一）满足社会对于档案多样化、个性化的需求。在数字档案管理的模式下，需用户可以极为快捷、便利地使用档案信息资料，无需考虑时间和空间的限制，以计算机信息化平台为载体，实现对信息化档案管理资源的利用。（二）提升档案文件管理的质量。在数字档案管理过程中，计算机网络技术以其强大的技术优势，成为数字档案管理的有力支撑，在利用计算机网络技术实现对档案文件的采集、整理、归档、分类、存储的过程中，可以极大地提升档案文件管理的质量和效率，将工作人员从繁重的档案分类整理、归档存储的日常事务中解脱出来，将精力集中于对数字档案文件的深度开发和利用之中，充分地体现出数字化档案文件的价值和功能。（三）增强对档案信息文件的保密性。由于档案文件信息涉及到单位的诸多事务性内容，具有安全程度不同的保密等级，在计算机数字化技术的应用之下，可以较好地建构档案文件的防护墙，将不同保密等级的档案进行分类归档，并实施事后跟踪和责任的追查。（四）确保档案信息文件的原始性和完整性。在传统的纸质档案资料管理的过程中，使用者需要查询档案时，要将纸质档案在大量的信息中翻寻出来，这种查询方式在反复的利用过程中，容易导致原始档案的破损，使原始档案不够完整，使档案信息文件的利用效能下降。而在数字化档案管理体系之中，用户对于档案的查询和利用，只需要通过数字化平台的查询方式，在查找到相应的原始档案文件之后，将其进行扫描即可，这样不仅满足了用户的使用需求，而且还极大地确保原始档案的完整无损，极大地提升了档案信息的利用效能和价值。

三、数字档案管理的关键性技术

（一）图像处理技术。在数字化档案管理之中，图像处理技术是基础而关键的技术之一，它可以实现对原始档案的扫描和图像处理，在数字档案管理的各个子系统模块中，通过数据录入、数据维护时的图像处理模块，实现对原始档案的扫描录入和图像处理，在图像挂接功能的应用前提下，将原始档案与图像文件快速、自动匹配，以实现自动化的、批量的图像扫描和自动处理，具体包括对原始档案的图像扫描、旋转、缩放、幅面调整、纠斜、合并等。（二）档案管理平台技术。这是数字档案管理系统的核心技术，它是基于关系数据库应用前提下的自动化管理工具，在这个管理平台之中，有不同的功能管理模块，如：档案全宗管理及类型管理、报表生成及界面生成、用户权限管理、数据字典管理等，在这些功能不同的系统模块之下，可以快速、自动地实现对业务档案的管理。（三）全文检索技术。全文检索技术可以实现对档案信息文件的自动辨识和扫描，无需人工干预，即可实现对档案原文的大面积检索和查询，而不必考虑档案的结构化和非结构化数据的统一性问题。同时，全文检索技术还可以实现快速的检索和查询，在用户的使用权限之内，可以随时随地获得所需的档案信息资料。

四、数字档案管理体系的应用趋势

（一）档案管理方式不断创新和优化。计算机网络信息化技术极大地推动现代档案管理方式，也替换了原有的档案管理理念，在全新的信息环境和平台之下，数字化、电子化档案管理模式替代了传统的纸质、手工档案管理方式，实现了对档案信息资料的快速查询、检索、利用，在智能化、数字化的信息共享平台下，将不断引领现代档案管理走向科学化、系统化、智能化的方向。（二）现代档案管理制度日趋完备。在现代档案管理的数字化平台建设过程中，还需要更为完善和齐备的档案管理制度，由于现代档案管理体系相对复杂，容易由于遗漏而引发档案管理缺损的现象和问题，导致现代档案管理存在一定的缺陷。为此，还需要不断完善现代档案管理制度，并从现代档案管理的不同环节入手，全面调整和规范化，以更好地适应数字化、电子化档案管理趋势和社会需求。（三）实现知识的交叉多元化应用。在现代档案管理的数字化、电子化建设过程中，还要实现知识的交叉、多元化应用，要将档案管理知识与社会经济知识、文化知识、历史知识、科学知识等相融合和渗透，在交叉、多元化的扩展之中，使现代档案管理更为专业化和多元化，要注重吸纳新兴学科、边缘学科的知识，更好地丰富和创新数字档案管理体系。（四）提升现代档案管理人员的知识结构和层次。在数字化档案管理的建设进程中，档案管理人员的知识结构和层次要不断拓宽和深化，能够全面、专业地运用数字化档案管理知识，更好地为社会需求者提供数字化档案服务，以充分彰显数字化档案的利用价值。

总之，在信息网络技术不断升级的背景下，现代档案管理要不断优化其数字化、智能化环境和平台，采用创新的档案管理模式和方法，更好地充实和丰富数字现代档案管理的知识交叉运用，使数字档案管理的利用效能达到最优化，并在档案管理人员的素质不断提升的条件下，充分发挥数字化档案的利用价值。

作者:安伟红 单位:吉林省白城市通榆县档案局

参考文献：

[1]王婷，段岩.基于知识管理的档案管理系统的构建研究[J].机电兵船档案.2017（1）.

[2]林文芹.新形势下档案管理系统的设计和研究[J].办公室业务.2016（3）.