人事档案数字化建设篇（1）

1.缺乏全国统一技术标准的人事档案数字化软件

人事档案的数字化就是把纸质档案材料，按照国家规定的分类标准先进行分类、编码，扫描后以电子版形式储存在各种介质载体上并能被计算机识别，通过技术手段，人们可以通过网络阅读到电子版人事档案的内容。由于我国的人事档案数字化起步较晚，在实际工作中还存在诸多问题，诸如目前全国尚无一个统一标准的软件或权威部门来统筹规划协调管理人事档案数字化、网络化建设及资源共享等工作。很多单位为了使用方便，自己开发软件或服务外包，由于所采用的技术与方法不同，致使人事档案数字化信息标准不统一，格式不尽相同，相互独立，各自为政，人事档案信息资源处于孤立、分散的状态之中，形成信息壁垒，资源无法共享，将来很难纳入国家统一的信息化、数字化、网络化的“大数据”平台的管理之中。

2.专业管理人员匮乏

长期以来人事档案总是处于被边缘化的状态，正如人们常说的“档案工作用起来重要，用罢忘掉”的尴尬境地，很多单位领导并不重视此项工作。人事档案工作是我国档案工作的重要组成部分，是国家重要的信息资源，但只停留在了口头上。由于受编制、资金的限制，专职、专业管理人员少之又少。人事档案数字化具有涉及的信息量大、程度高等特点，根据《涉及国家秘密的信息系统分级保护管理规范》的有关规定，实行人事档案数字化，档案部门应同时设置系统管理员、安全保密员、安全审计员，实现应用系统“三员分离”。目前许多单位一下无法配备这么多的专业人员，只能是一种构想。

3.耗时费力，重复建设

由于人事档案具有动态性的特征，每年都有大量诸如年度考核表、聘期满考核表、工资表、专业技术职务呈报表、干部任免材料、学籍材料等散材料入档。首先，档案管理人员要仔细甄别，去伪存真，要做到取之有章、拒之有据，确保人事档案的权威性、真实性和准确性。其次，为了保证整卷档案内容的完整性，还要对散件进行分类编号、编注页码，然后才能进行扫描。

在进行数据扫描时，为保证扫描图像的质量，真实再现档案原件的内容，确保档案数字化工作基础数据的质量，一方面要求电子文档里面文字、表格、公章图像等必须完整清晰，没有黑边，留白适当，杜绝页面歪斜、尺寸失真、曝光过度的图像进入数据库，纸质档案和数字档案同步共存，相互印证;另一方面，由于档案材料形成于不同时代，纸质良莠不齐，老旧脆弱易碎。档案材料用纸改版前，纸型大小不一，材料格式不规范统一。如20世纪90年代前，许多高校的成绩表，就是一本小册子，这让工作量无形中倍增，笔者的单位员工学历高、职称高，每卷档案人均扫描350页。加之以前档案整理装订为了美观要求四边齐，几乎所有的档案材料都被剪切和裱糊过，扫描时只能小心翼翼地剥离裱糊纸。因此，耗时费力，工作量大。

扫描只是人事档案数字化发展迈出的第一步，为了能早日实现人事档案的数字化、网络化，各单位还需要投资开发软件、架设局域网以及系统运行维护等，需要投入大量的资金和技术。

二、推进人事档案数字化建议

1.建立部级的大数字平台

国家应有计划、有步骤、有重点地尽快制定人事档案数字化、信息化建设的总体规划及各种标准规范。研发统一技术标准软件，对网络环境中数据库格式、人事档案信息的存贮和著录格式、网络体系结构和信息处理界面等工作都要有明确的要求并在全国推行。例如美国国家人事档案部门就开发了先进的人事档案管理自动化系统软件进行管理，采用先进的缩微技术来存储每个公民的人事档案信息，从而节约了大量储存空间。借鉴国外文件中心等先进经验，建立起部级的人事档案大数据库平台，设立专门机构负责日常管理和维护。各单位设专职联络员，周扫描、月上报每名员工近期形成的档案信息材料，逐步将各地分散的档案信息数据连接起来，既可避免各地因重复建设造成人财物的浪费，又可以实现全国人事档案信息共享。国家通过公民身份证代码和人事档案号，使数据库里的档案数据与每一个人信息关联，从而无论人员如何流动，都会处于国家数据平台的监控和管理之中，使得数字化、网络化的人事档案具有无与伦比的“记录性”和“追溯性”，真正实现“单位人”向“社会人”的转变，从而有效地遏制“人档分离”的现状。

2.领导重视，加大投入

实现人事档案数字化、信息化建设目标，领导重视是关键。实现干部人事档案数字化，无论是档案材料电子信息积累，还是软件的开发、系统平台的运行搭建，工作量大，任务繁重，不可能一次性成形，需要投入大量的人员、技术和资金。要把人事档案数字化建设列入单位整体发展规划，充分认识到现代档案信息化管理的重要意义，分步骤、有重点地推进实施，才能实现人事档案数字化、信息化、网络化管理的“大数据梦”。

3.培养和造就一支适应人事档案数字化发展需要的高素质的人才队伍

档案信息化建设亟须具有综合职业能力和全面素质的人才，以满足档案信息化建设的全方位要求。面对新形势、新要求，管理人员要转变档案“你送我装，你来我查”的“守摊式闲人”的陈旧观念，建立健全科学合理的档案人才引进和培养体系，新引进人才要注重其专业背景，诸如力争引进具有档案和计算机专业知识背景的人才。引育结合，对现有的非专业背景的员工，要加大专业技能培训，使档案管理人员不但精通人事档案业务知识，而且还熟知计算机网络技术知识，不断提升专业知识水平，改善知识结构，拓宽服务视野，更好地为新时期组织人事工作服务。

人事档案数字化建设篇（2）

1.1人事档案管理软件的开发滞后，泛用性不强人事档案管理主要对通用性信息进行管理。但目前，人事档案管理软件的开发处于无政府状态，没有统一的规范文件，各地方自行开发的软件的不兼容使信息不能互通，制约了数字化进程的推进。

1.2人事档案管理的标准化、规范化程度低人事档案管理数字化建设的前提是基础工作内容规范化、标准化。由于历史原因，人事档案业务管理基础较差，案卷保存质量不高，人事档案管理无统一标准，当前的制度一般仅着眼于某一地区、部门，使数字化建设的全面实施困难重重。1.3人事档案管理的方式落后人事档案管理的技术标准、工作程序标准依旧是人工工作时期制定的，尚未从信息技术的特点和发展方面进行考虑。目前，越来越多的文件资料是以信息存储设备形式出现，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能适应人事档案数字化的要求。

1.4人事档案管理人员的素质不高数字化的信息系统管理需要有较高知识层次和掌握了一定技术水平的人员。目前，许多单位和部门缺乏高素质人才，既掌握档案管理知识，又精通信息技术的复合型人才奇缺。

2人事档案管理数字化建设的目标

既然人事档案管理数字化是时代的需要，那么要想通过其充分利用现有设备实现信息资源共享，提高工作效率，就必须建立现代化的数字化信息管理网络系统，系统具体要求如下。

2.1日常业务管理实现日常人事档案工作中对档案材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计和查阅等业务内容，应主要由四大功能组成：档案案卷管理、档案材料管理、档案审核及系统维护。

2.2数字化档案采集数字化档案采集系统应主要负责对纸质档案材料的数字化采集处理，提供目录整理、信息采集、数据审核3大功能，并可利用现化代网络技术实现多人多客户端的对多本档案、不同材料的同时采集，实现高效、快捷的档案数字化采集。

2.3数字化档案网上查阅数字化档案查阅系统是以专用资源网为网络基础，采用B/S(浏览器/服务器)模式架构，在组织系统内部实现本地及远程查档、阅档功能。在系统安全方面，有如下三点设计：

（1）可按日期、时间或长期有效等多种方式完成阅档授权。

（2）对阅档过程进行详细的日志记录。

（3）信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。

3档案管理数字化信息系统建设应注意的问题

3.1应用软件应统一应选用中央组织部推行的，建立在《信息结构体系》基础上的系统软件，避免造成数据结构混乱和上下级数据无法沟通与共享。制定文本、照片、声像等资料的相关采集标准，统一文件格式。同时，对系统所涉及到的其他应用项目，也要制定统一标准，确保信息共享的兼容性。

3.2应使用先进技术构建数字化系统建立数字化信息系统会使用到数据库技术、多媒体技术、网络技术等。在建立数据库时，应采用分布式多媒体数据库，克服图像和视频数据容量大引起的调用速度慢等问题，以便在信息数据大量增加情况下，保证信息的调用、管理、更新和存储。应注重数据源采集和后期制作的质量控制，宜采用高清扫描仪、数字杜比和DVD技术录入照片、音频、视频，确保信息资源的质量。要预先考虑利用互联网与上级组织人事部门连接，满足应用软件实时升级的需要。

3.3数字化信息系统建设的计划与完善要根据系统建设的迫切程度、资金、网络规模等情况制定工作计划和建设目标。

（1）拟定数字化信息系统的基本框架，选定或开发系统应用软件。

（2）进行资料数据的采集与录入，建立规范化的信息报送、录入制度，丰富信息资源库。

（3）在试运行的基础上完善、改进和提高，收集整理出现的问题，召开专家研讨会，集思广益，提出改进方案。

（4）加大资金投入，在条件成熟的基础上，推广成功经验，提高覆盖率。

3.4突出多部门、多方位联动，加强上下级和相关部门间的协调外部档案信息涉及到上级主管部门、基层单位、横向部门；内部则涉及多个管理职能部门，信息内容包括班子建设、管理、任免、档案、教育、统计、考核和考察进而党员统计等方面。因此，数字化信息系统建设必须突出多部门协作、多方位联动的特点，制定高效合理的信息采集、维护和使用制度，明确界定各级、各部门的责任、权限和义务，形成规范、有序、统一的运行机制。

人事档案数字化建设篇（3）

高校干部人事档案信息数字化是随着学校计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型干部人事档案信息状态，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮，以网络化的方式互相连接，从而提供及时利用，实现资源共享，它的出现给现有的学校干部人事档案工作带来新的机遇和挑战，高校干部人事档案信息数字化建设已是迫在眉睫。

一、高校干部人事档案信息数字化是计算机大量应用于高校管理的必然结果

首先，高校干部人事档案部门出于管理的需要使用计算机管理档案，形成了大量的数字化干部人事档案信息。学校一直是科学发展的前沿领域，在接触新知识，获取新信息方面，高校档案部门有着得天独厚的优越条件。计算机在高校档案管理中得到广泛应用。一是自动编目，二是自动检索，三是对有保存价值的文件进行辅助立卷，自动进行转档等等。计算机管理档案可以使传统的以纸质为载体形式的档案对象转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变。其次，计算机大量应用于高校管理，产生了大量的数字化信息，进而产生了数字化档案。许多高校建立了校园网，并与教育科研网和国际互连网相连，使计算机环境从辅工具很快发展成一种工作环境，这为高校建立数字化档案提供了充分条件。因此，高校干部人事档案信息数字化就是要彻底地加强高校干部人事档案信息的数字化建设。

二、高校干部人事档案信息数字化建设需要注意的问题

1.数字化档案的收集。它不同以往的纸质档案收集，对纸质文件生成阶段的管理,档案工作者很少直接参与,一般只要把好归档接收环节就行,对于数字化文件如果也简单照般这种管理方式,发现了问题可能无法挽救。数字化档案的收集工作体系,要求采用以前所说的文档一体化管理方式,只有这样才可以保证数字化文件的内容、背景(包括文件产生的原因、形成过程、各阶段的责任者等)、元数据(包括文件数据字典、逻辑结构、系统环境、软件平台、应用程序等)等信息的完整性,使它不至于时过境迁后将文件形成的背景、运行环境等信息被丢失或破坏掉。数字化文件和档案的一体化管理是数字化归档管理的根本方式。

2.数字化档案的保管。由于数字档案载体的特殊性,它不同于传统纸质载体档案保管条件,即：所谓库房要“八防"等条件进行保管,档案存放方式由档案柜架变为用数字存储器以及光、磁盘存储,极小空间可存放大量的数字文件。它主要包括数字档案设备安全和信息安全两个方面，设备安全主要是在设备制造、系统安装、应用软件配置时考虑,主要是抵御自然灾害、突发事件等。而信息安全则需要有一系列措施给予保证。保证数字档案的可读性和可利用性,对设备更新情况进行跟踪,在出现不兼容或不可读取等问题之前就应将旧载体上的数字文件转换到新载体上。同时,防止信息丢更改等,尤其是在网络环境中,更应注意共事与保密、逻辑性处理与物理存储管理等问题。与此同时，要降低数字档案对设备的依赖性。因为技术发展太快及设备的依赖性过强,给电子文件和电子档案的管理带来了很多难以解决的问题,所以，应以一种超脱于各种设备的方式存储数字档案,以统一而且简单的格式存储,使数字档案不再依赖于原来的数据库,降低设备和软件频繁更新带来的不利影响,这样才能有利于长久保管。

3.数字化档案的利用。高校校园网的成熟运用，为数字化档案馆提供了极好的网络环境，也为开展档案信息服务工作创造了良好的条件，数字化人事档案的建成和利用，更为高校做好干部人事工作提供了广阔的发展前景。一是简化了传统管理体制下的各种复杂程序，利用者和管理者节约了大量的时间和空间，极大地提供了方便，提高了效率和利用率。二是保密措施更加完善，档案资料更加准确、生动、翔实，修感，能最大限度地发挥效益。

4.数字化档案馆各种规章制度的建立。建立数字化档案馆，不能再照搬照套原有的制度，要根据工作的发展以及数字档案的特点，指定完善、符合实际需要的管理规章制度，如:文档一体化制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、数字档案备份制度、网上利用者身份确认制度、网络安全管理制度等，从而保障数字化档案建设安全有序地开展。

人事档案数字化建设篇（4）

一、实施“数字档案馆室一体化”项目的基本背景

(一)加强软硬件建设，全面落实设施和人才保障

1.主动争取政府支持，共创数字档案室建设优良的软硬件环境。一直以来，绍兴市档案局积极争取将档案信息化建设纳入政府电子政务和信息化建设规划，并统一实施。随着信息化建设的全面推进，市政府投入大量资金，建设了较为完备的网络设备、服务器、信息化加工等硬件设备和配套设施等，创造了较好的网络环境，为档案信息化提供了较好的硬件保障。为使数字档案室建设有一个统一可靠的档案管理系统，早在2004年，绍兴市档案局主动与市政府信息中心密切协作，共同开发了作为市政府统一的办公自动化系统―_绍兴市协同办公系统组成部分的档案管理系统，并不断完善升级。此系统可以实现市级部门单位产生的电子文件从产生、交换、归档、整理、移交到数据中心存储、利用、进馆的网络化集成化管理。2006年年底，该系统通过国家档案局组织的科研项目验收，目前已在市级机关72家部门(单位)使用。

2.加强培训，全面提升档案队伍信息化素质。多年来，绍兴市档案局将提高档案人员的信息化水平作为加强档案信息化建设的基础性内容，每年有计划、有步骤地组织各类档案信息化业务培训。特别是2005年以来，全面实施档案网上年检，主动加压，不断创造档案人员信息化工作的实践锻炼机会。通过网上年检，有效地实施了档案工作行政监管，提升了机关企事业单位档案人员信息化技能，加强了机关企事业单位档案信息化建设。

(二)以标准规范和典型引路，全面务实数字档案室建设业务基础

1.开拓创新，形成统一的业务标准规范。绍兴市档案局(馆)在调研的基础上，先后制定了《绍兴市市直机关、企事业单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》、《绍兴市数码照片档案管理暂行办法》、《绍兴市市直机关单位档案网上年检办法(试行)》等一批档案信息化建设规范，建立了一套较为完善的信息化操作流程以及信息数据格式、存储、保管、利用等技术性标准。2009年5月，在全省率先出台《绍兴市直机关、企事业单位数字档案室建设标准》，对管理体制、设备设施、数据管理、档案数字化、开发利用以及数字档案登记备份做出了全面的具体规定，可操作性强，从而使数字档案室建设走上科学规范、有章可循的轨道。

2.精心指导，成功创建一批可供示范的数字档案室。数字档案室建设基础性的工作内容，主要包括档案目录数据库建设、传统档案数字化和电子文件档案化三个方面。档案目录数据库建设是指建成室藏各类档案的案卷级和文件级目录数据库，传统档案数字化主要是将传统的纸质档案、音像档案、照片档案转换为数字档案，电子文件档案化是将本单位在办公自动化系统上运行的电子文件导人到档案管理系统进行归档，实现规范化管理。绍兴市数字档案室建设起步于2002年，并在2005年前后基本完成市直机关、企事业单位档案目录数据库建设任务。近年来，绍兴市档案局在试点的基础上，成功创建了一批示范数字档案室。鉴于数字档案室建设的复杂性，绍兴市档案局在工作中对照标准，稳扎稳打，力求管理体制、设备设施、数据管理、档案数字化、开发利用等业务全面推进，成熟一个验收一个。2008－2010年连续三年，在绍兴市委、市政府组织召开的全市档案工作会议上，每年都确定一家先进单位介绍数字档案室建设的经验。

(三)勇于探索创新，高标准推进数字档案馆建设

1.加强档案馆基础平台建设，创造良好的服务环境。2008年7月，占地43.5亩，建筑面积21477平方米，总投资1.0562亿元的市档案馆新馆胜利竣工。搬入新馆以后，作为国家档案局确定的地(市)级数字档案馆建设试点单位，绍兴市档案馆按照国家档案局的指导意见，对业已建成的数字档案馆进行系统分析，查找薄弱环节，合力组织攻关，以档案全文数据库建设为重点，全面推进目录数据库、全文数据库、照片档案数据库和多媒体档案数据库建设，联合开发档案馆综合业务管理系统软件。这是一个集档案收集、整理、鉴定、统计、保管、利用、编研为一体的档案馆综合业务管理系统。系统应用两年来，档案馆综合业务做到了流程化、规范化管理，极大地提高了局(馆)机关的运行效率，初步实现了局(馆)综合业务运行规范化、管理科学化、服务利用现代化。2009年11月份该项目通过了国家档案局技术部组织的验收。

2.加快数字化步伐，优化完善数字档案馆建设。绍兴市数字档案馆建设起步较早。搬入新馆后，绍兴市档案馆依托综合业务管理系统，优化了储存和利用服务功能，加快了馆藏档案的数字化步伐。目前，市档案馆已建成目录数据共306万条，全文扫描共141万件781万页，专题数据库共10个。形成了一整套数字档案馆工作规范。2009年12月，在国家档案局召开“全国数字档案馆建设方案制定及应用推广”项目验收会上，绍兴市档案局(馆)作了经验介绍。

二、“数字档案馆室一体化”的初步实践

2009年上半年，绍兴市档案局在全面调查的基础上，形成了翔实的调研报告(以下简称报告)。报告建议市级各部门(单位)的档案数字化工作，原则上由市档案局集中统一安排，所需经费由市财政统一解决，各相关部门(单位)不再自行承担档案数字化工作。报告提出，集中开展市级部门(单位)档案数字化工作，有利于加快推进数字档案室建设步伐，有利于确保数字化工作质量以及安全管理，有利于实现档案数字化设备设施的整合，有利于集约使用财政资金。

报告在报送市委、市政府有关领导后，引起重视。2010年2月，绍兴市

发改委批复，同意以市档案局(馆)为主体，实施“数字档案馆室一体化及安全管理”建设项目，项目总投资1685万元，建设资金由市财政安排。实施期限为2010－2012年。主要建设内容包括：1.数字档案馆室一体化建设；2.档案馆馆藏档案数字化处理；3.馆、室藏数字化数据容灾备份系统建设；4.网建设；5.电子数据登记备份建设。

与此同时，配合“数字档案馆室一体化”项目的实施，绍兴市委、市政府“两办”转发市档案局关于《绍兴市直部门、单位2010－2012年数字档案室建设工作计划》，对市直133个机关部门(单位)的数字档案室建设做出具体安排，其中2010年列入计划的有33个单位。为确保计划完成，市委、市政府还将数字档案室建设及登记备份工作列入今年对市级机关部门岗位目标责任制的考核内容，首批10多个部门(单位)档案的集中数字化工作已经开展。

在数字化工作过程中，绍兴市档案局(馆)特别注重加工质量，明确要求数字化成果既要符合机关企事业单位档案业务要求，也要符合档案馆业务标准，以实现馆室之间的有效衔接与共享。为此，市档案局定期召开局(馆)监督指导处、技术处和保管利用处相关人员以及项目经理参加的工作例会，及时研究、统一有关业务要求与标准，制定了一整套有效的工作流程和规章制度，从而形成齐抓共管的工作机制，确保了项目的顺利进展。预计整个项目完成后，不仅市级部门(单位)的数字档案室全面推进，绍兴市数字档案馆建设水平也将大大得到提升，其中全文数据库总量将会达到4500~页。可以这样说，实施“数字档案馆室一体化”项目，是绍兴市档案信息化建设推进中的工作机制创新，也是构建区域性公共档案信息资源管理和服务总平台的有效路径。

三、实施“数宇档案馆室一体化”项目的认识与思考

以实施“数字档案馆室一体化”项目为重要载体，绍兴市确定全市“十二五”档案信息化建设的总体目标是，市直133个部门(单位)以及档案工作目标管理已通过省级认定的市直企事业单位，在2012年底前全面完成数字档案室建设任务；县(市、区)80％以上的机关、乡镇(街道)和国有企事业单位在“十二五”末完成数字档案室建设任务。与数字档案室建设同步，全面实施电子文件与数字档案登记备份。市、县两级档案馆在2012年前全面建成数字档案馆，实现数字档案远程服务功能，并根据国家容灾要求，建立馆际间异地备份库。通过三年时间努力，绍兴市档案馆真正建成绍兴市级电子文件和数字档案的安全保管、交换共享和登记备份中心。

笔者认为，这是一个积极又稳妥的目标，经过努力是能够实现的。尤其是“数字档案馆室一体化”项目的实施，为数字档案馆建设水平的进一步提高和市级部门(单位)数字档案室建设的全面完成提供了保障。

(一)全面实现馆室数字档案业务衔接，为档案馆室建设奠定业务和技术基础

据初步统计，市直部门、单位仅需要扫描的纸质档案就达到3721万页。此外，还有32312张照片、3110盒录像(音)带需要数字化。这些部门与单位绝大多数属于进馆单位，室藏档案迟早都要接收进市档案馆。如何避免档案数字化工作“两张皮”，既达到市级部门(单位)数字档案室自身建设的要求，同时又满足数字档案馆建设的各项业务需求，以避免重复劳动，这是一个新课题。因此，解决馆室有关业务问题的衔接，特别是解决档号对接、案卷级和文件级条目的完善、案卷质量的统一等业务问题成为实施数字档案馆室一体化项目的重要内容，或者说是数字档案馆、室建设共同面I临的任务。当然，引导和规范档案数字化工作并有序管理，确保数字档案的完整、系统、安全、真实、有效，更是实施馆室一体化项目的应有之义。档案数字化工作的成果――数字档案，既是数字档案室的主体，也将直接成为数字档案馆的主要源头。自2010年起，各机关单位向绍兴市档案馆移交实体档案，原则上同时移交对应的电子文件与数字档案。这将从根本上解决实体档案接收――档案数字化，再接收――再数字化这样一种传统数字档案馆建设的模式，从而促使数字档案馆建设走上可持续的良性发展轨道。

(二)加快推进数字档案室建设步伐，为全面实施档案登记备份奠定物质基础

县级以上档案行政管理部门和同级国家综合档案馆对本行政区域内具有重要保存价值的电子文件和数字档案进行登记认证和数据备份，是新形势下浙江省确保档案安全与整合档案信息资源的创新之举。笔者认为，数字档案室建设与档案登记备份工作关系紧密，数字档案室建设为档案登记备份提供物质基础，档案登记备份工作又反过来促进数字档案室建设。数字档案即档案数字化成果，是档案登记备份的主要数据形式之一。绍兴市出台的数字档案室建设业务标准规定，数字档案室建成后，目录数据库、档案数字化成果应制作三套备份，其中两套在本单位保存(一套联机，一套脱机)，一套在市档案局(馆)登记备份。现已有一批机关单位的数字档案实施登记备份。目前，结合“数字档案馆室一体化”项目，市档案登记备份中心建设所需的各种软硬件设备设施正在陆续到位，下一步拟争取科技立项，研制登记备份中心平台建设所需要的系统软件，同时，争取市政府信息中心支持，对数字档案管理系统升级完善，实现市级各部门(单位)电子文件和数字档案向市档案馆的在线实时传输。

显然，随着“数字档案馆室一体化”项目的成功实施和数字档案室建设任务的全面完成，电子文件与数字档案登记备份工作也将在绍兴得到全面推进。

(三)实施双向备份，共创双赢格局，为实现档案信息资源整合与共享开辟新的有效途径

人事档案数字化建设篇（5）

民办高校作为高等教育的重要组成部分，其档案现代化管理工作应尽早提上工作日程，其数字化档案的加工与建设应顺应时代的发展，与纸质档案材料同步进行归档、加工、保存和利用，以减少大量加工所带来的资金、人力、设备方面的短缺，弥补民办高校办学经费不足的弱点，并能更好的完成档案的数字化加工处理工作，达到高效准确的目的，从而提高档案管理工作的水平和效率，节省档案存储空间，缓解库房紧张的压力。

一、档案数字化建设的必要性

档案数字化是通过科学技术手段将纸质档案材料加工成数字档案的形式，并能通过局域网、互联网等进行计算机检索和阅读，有效提高管理和效率，增强档案部门的业务能力，为档案内部管理和查找利用提供准确高效的服务手段和信息。

（一）利于提高经济效益。从经费利用的角度来看，人工管理档案存在办公费用高、管理成本大的缺点，而管理数字化档案是管理存储在各种媒介上的数字化信息。在档案保管条件方面节省了占地空间，节约了保管费用，减少了人员的配备，而档案查阅方便迅速，在很大程度上也避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费，进一步提高了经济效益。

（二）利于提高办公效率。档案数字化管理能够提高工作效率是被业界认可的。在传统的纸质载体档案的管理模式中，档案管理受到工作时间、地点和环境的诸多限制，但数字化档案管理则可突破这些限制，更方便快捷的完成档案整理、利用等工作。利用现代化的办公设备、软件和网络，立档单位和档案管理部门之间可以实现有效的互通，完成不同介质材料之间的复制和存储，从而完成档案的移交和归档工作。使用者也可以随时随地查阅档案，极大地提高了办公效率。

（三）利于保护档案原件。将纸制档案转变为数字化的电子档案后，通过科学高效的加密手段，档案的存储和使用都更加安全。特别是对历史悠久的或具有重要历史保存价值的档案材料，数字化加工处理后减少了对档案原件的损耗，对其信息具有更好的保护作用。

二、高校档案数字化建设中存在的问题

（一）档案数字化硬件技术缺乏。经过几十年的发展，各高校纸质档案的数量都很大，依靠现有的主要以办公为主而配备的计算机、打印机、扫描仪等设备，来完成数量庞大的数字化加工工作是很难在短期内完成的。只有依靠配置高运算速度快的计算机、高速度自动化的扫描仪、先进高效的档案管理系统软件、安全稳定的存储设备等硬件设备基础，才有条件完成档案的数字化加工工作，但高昂的费用给档案的数字加工工作带来难度。

（二）档案管理人员的工作能力有待提高。许多高校档案馆缺乏既具备档案专业理论知识又熟悉计算机技术的双重知识结构的复合型人才。传统的档案管理人员已不能满足高校档案数字化建设和高校档案事业长远发展的需要。长期从事档案管理工作的人员有着丰富的档案专业理论知识和实践工作经验，但利用计算机进行数字化处理的能力欠缺。计算机专业管理人员有着较强的数字化处理能力，但缺乏档案专业理论知识和实践能力。因此，在保证档案管理基本业务能力的前提下有待进一步提高档案管理人员的数字化工作水平。

（三）档案数字化安全难以得到保障。档案数字化是档案信息化的基础工作，认真安全地落实档案数字化工作也是档案信息化安全管理工作的基石。但是在建设过程中会出现因管理不力或技术方面原因发生安全漏洞或泄密事件；档案丢失、损坏、涂改的情况也经常发生。这些情况严重威胁到档案原件与档案信息的安全。在档案数字化工作中如何保障档案原件和档案信息的安全，如何建立数字化团队、如何控制档案数字化质量，使数字化档案与实体档案的信息保持一致，保证信息从始至终不外泄，就成了档案数字化安全工作的核心内容。

三、高校档案数字化建设的应对策略

（一）加强人才培养，为档案数字化建设提供智力支持。各高校档案馆普遍存在年龄偏大，学历偏低，专业结构不合理，计算机操作能力一般，习惯于传统的纸质档案模式等情况。档案从业人员已不能满足档案数字化建设需要，应培养一批既懂档案业务管理，又掌握自动化、网络化技术等现代信息技术复合型人才。

（二）完善保障机制，增加经费投入。档案事业是重要的基础事业，具有重大的历史意义。档案信息化建设是推进档案事业发展的必然趋势，数字化工作又是实现档案信息化的基础工作。要实现档案数字化的快速发展，投入是关键，要逐步加大馆藏档案数字化建设投入，强化档案数字化软硬件设施建设，将档案数字化经费纳入下一年的财政预算，并逐年增加，保证落实。

（三）高度重视并认真做好档案收集工作。做好档案收集工作要增强档案法律意识，坚持依法治档，使档案管理规范化、法制化。各级档案员要更好地发挥主观能动性，创造性开展工作，如认真编制并执行档案归档范围，积极争取领导的重视和支持等。今后，随着计算机网络进一步的发展，数字化的数据、信息将渗透到我们生活的各领域，高校数字化档案馆、虚拟档案馆将会随之而产生。未来档案信息已经全部变成计算机和网络中的一组数字，民办高校应赶上时代步伐，尽早将档案数字化工作纳入工作日程，实现民办高校档案信息化、数字化，更好地为决策咨询服务。

参考文献

[1]王运铎，张年瑞.简论新时期高校档案数字化建设[J].黑龙江史志，2015（9）.

[2]李松.试论高校档案管理信息化的现状及对策[J].科技信息，2010（7）.

作者简介

人事档案数字化建设篇（6）

数字化是指用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程，即将人类能够读懂的信号转换为计算机能够读懂的信号的处理过程。

纸质档案数字化是指采用高像素、大幅面扫描仪或高清相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在光盘、硬盘、U盘等存储介质上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程，即利用计算机技术、高清扫描技术、数据库技术、数据压缩技术、存储技术等高新技术把传统的纸质档案转换为数字化档案，实现档案安全高效的管理和利用。档案数字化使档案管理模式由传统的手工管理方式转变为综合应用计算机技术、数据库技术的现代化管理模式，弥补了传统的手工管理方式的不足之处，使档案信息化管理得到了更深层次的体现。

高校档案数字化建设是高校档案事业适应时代和社会发展的需要，是新时期发展高校档案工作，提高高校档案现代化管理水平的必然选择，是信息技术快速发展的结果，也是适应高效数字化校园建设的客观需求。数字化档案等同于原件而且要替代原件，数字化档案建立以后，减少了纸质档案的翻阅次数，进一步延长了档案原件的使用寿命，降低了档案原件丢失和损坏的风险，有利于纸质档案的保护，保护了档案原件，保存了历史记忆；同时节省了人力达到了高效准确的效果，大大提高了高校档案管理工作的水平和效率；节省了档案存储空间，缓解库房紧张的压力。

档案数字化建设可以实现档案准确、方便、快捷的利用，可以展现档案的原版原貌，是一项大工程，但是只有符合一定要求的纸质档案才能进行数字化，属于归档范围且应永久或长期保存的、利用价值高的档案才可以列入数字化加工的范围；而且要经过主管领导同意，检查是否含有敏感信息，有些纸质档案是否能够高温扫描。

档案数字化工作是一项资源建设工作，把现有的档案资源从库房转移到计算机上，工作量大；是一项需要投入大量人力物力的基础业务工作；是一项中心环节工作；是一项需要雇佣专门工作人员完成的劳动密集型工作。

档案数字化工作要遵循抢救性原则，防止档案破坏和丢失；遵循价值性原则，利用价值高的档案要优先数字化；遵循实用性原则，满足档案工作的实际需要；遵循开放性原则和特色性原则等。

一、高校档案数字化建设的必要性

1.档案事业发展“十二五”规划的基本要求

2.保护档案原件，对历史负责的需要

3.依法管理档案事业的需要

4.教师和学生的强烈需求

5.建设节约型社会的需要

二、高校档案数字化建设中存在的问题

1.档案数字化硬件技术缺乏

高校档案数字化工作刚刚起步，手工管理模式还是高校档案的主要管理模式，以传统的纸质档案管理为主，较少通过计算机技术进行现代化管理。硬件设备投入是必要的物质基础，各高校档案馆基本上都配有计算机、打印机、扫描仪等数码设备，但这些数码设备的配置并不先进、比较简陋和落后，而且其运行还停留在维持日常业务的简单管理上，不能满足数字化建设对数码设备的高要求。有些档案管理系统软件多为单机版，存在着过时的情况，缺乏操作简便、能够满足数字化工作实际需要的现代档案管理系统。

2.档案管理人员数量和质量有待提高

高校档案数字化建设的另一个决定因素是人才队伍，许多高校档案馆缺乏掌握数字化知识的档案管理人才。高校档案数字化建设，要求档案管理人员具有较高的知识层次和先进的管理水平，许多高校档案馆缺乏既具备档案专业理论知识又熟悉计算机扫描技术的具有双重知识结构的复合型人才，传统的档案管理人员不能够满足高校档案数字化建设和高校档案事业长远发展的需要。一类是有着丰富档案专业理论知识和工作实践经验的长期从事档案管理工作的同志，但利用计算机进行数字化处理的能力一般，就是部分档案专业的毕业生也不一定能够完全胜任。另一类是计算机专业的毕业生，有着较强的数字化处理能力，但缺乏档案专业理论知识和实践能力。

3.档案数字化安全难以得到保障

档案管理的特点之一是安全性，许多高校档案管理工作人员安全保密意识薄弱，缺乏必要的保护和防范措施，单靠安装杀毒软件定期备份数据，这在系统瘫痪的情况下后果严重。同时档案数字化系统比较脆弱，世界上每天都会有大量的计算机病毒产生，容易受到计算机病毒感染和黑客的攻击，严重威胁档案数字化系统的安全，可能造成无法挽回的损失。

4.档案数字化投入资金不足

高校档案数字化以计算机技术、高清扫描技术等高新技术为支撑，需要投入大量资金，各高校档案馆要有档案数字化建设的经济实力。如购买能够满足数字化要求的硬件设备、购买满足数字化要求的现代档案管理系统等。巧妇难为无米之炊，因此资金的缺乏成为了高校档案数字化的主要障碍。

三、高校档案数字化建设的应对策略

1.加大基础设施投入力度

高校档案部门要加强档案工作人员的数字化意识，配备数字化所需要的硬件技术设备和先进的档案管理系统软件，加大硬件建设和软件建设，为数字化工作提供物质需求和基础保障。一是改善硬件设施，配备先进的、主流的计算机、打印机、扫描仪等数码设备。二是加大智力投入，加强软件建设，选择技术水平高、功能设计满足档案工作实际需要的档案管理系统软件。

2.加强档案数字化人才的培养

当今国际上的激烈竞争，是以科学技术水平为代表的综合国力的竞争，说到底是人才的竞争。档案数字化过程应用到新的知识、新的技术，所以档案管理工作人员素质水平的高低关系到档案数字化建设的成败。

高校档案部门要打造一支专业化、技术化、高素质的档案数字化建设人才队伍，应该培养既具备档案专业理论知识又熟悉计算机扫描技术的具有双重知识结构的复合型人才，要求档案管理人员具有全面的知识结构，这是高校档案数字化事业做好的重要基础和有力保障。对于一般的档案工作人员，要加强档案专业理论知识的学习；对于档案专业理论知识扎实的档案工作人员，要加强利用计算机进行数字化处理能力的培训；对数字化处理能力较强的档案工作人员要加强档案专业理论知识的进修学习。定期组织他们进行培训，支持他们参加业务研讨会、学术交流、专题讲座等，使他们能够适应新时期、新形势下档案工作的发展。同时，由于档案工作的特殊性，档案工作人员应该具有高度的责任感和政治感，具有高度的保密意识，在档案数字化过程中注意做好保密性工作。

3.做好档案数字化安全保障工作

要确保数字化档案的安全，必须要加强档案管理工作人员信息安全知识的培训，如防病毒等，增强他们的信息安全意识。同时要加强对计算机病毒感染和黑客攻击的防范，做好数字化档案的安全备份工作，定期备份档案数字化信息，一式两套，本地与异地各一套。

高校档案馆要按照信息安全等级保护的要求，采用相应的安全保障技术方法，建立健全安全管理制度，确保档案数字化建设的安全。

四、结语

高校档案数字化建设是一项复杂的系统工程，是一项事关高校档案事业发展的长期而艰巨的战略任务，是高校档案事业适应时代和社会发展的需要。高校档案数字化建设使纸质档案管理工作实现了由手工管理向数字化、信息化管理应用的根本性转变。高校档案部门应利用科学发展观，遵循合理原则，加快档案数字化建设的步伐，实现档案数字化跨越式发展。

参考文献：

[1]徐振杰.高校干部人事档案数字化研究[j].兰州教育学院学报，2010（6）.

人事档案数字化建设篇（7）

中图分类号：G275.9；G271 文献标识码：A 文章编号：1673-8500（2012）11-0156-01

一、当前我国事业单位档案建设管理的现状

1.档案收集不全，具有实用价值的档案利用度不高。我国事业单位中职工以及科研人员的科研成果有许多并未被收入档案管理之中，并且档案管理阶段性较长，跨度较大，档案的缺失情况较为严重，一些具备较高实用价值的档案信息难以被充分地利用起来。

2.档案管理手段落后，缺乏创新。现阶段我国事业单位的档案管理大多是一种被动的服务，社会其他企业单位以及自学人员只能在进行档案的查询，而事业单位本身的档案管理部门也完全将其作为一种被动的承担工作，未能主动地去开发档案信息资源，且其管理手段十分落后，过程繁琐，效率低下，缺乏有时效性的管理创新方案。

3.事业单位档案管理较为封闭，难以进行共享。我国事业单位的档案管理长期以来都采用传统的管理模式，档案信息通常被认为是高度机密，因此其档案信息一直以来都受到保密条例的束缚，造成事业单位的档案信息处于半封闭状态，其价值不能被充分地利用起来。

4.档案管理人员水平较低，缺乏专业管理的软硬件条件。事业单位的档案管理人员许多根本未受专业档案管理教育，其水平较低，管理手段仍拘泥于传统的管理手法，并且高校档案管理也缺乏现代化的专业管理设备。

二、构建数字化档案管理体系的基本策略

在信息化时代背景下我国事业单位的档案建设必须走数字化的发展道路，加强与时代的接轨。而数字档案的建设与管理是一个社会性的大问题，要实现档案的数字化管理那么就必须加强制度、人员、思想、实体安全、技术安全和信息安全等几个方面的管理。因此，我们可以从以下几个方面来构建数字档案构建安全保障体系。

1.建立数字档案管理制度，完善相关法律法规。事业单位要建立数字化档案，那么就不能回避档案的安全问题。当前，我国相关法律法规的缺失是我国社会事业单位数字档案建设中亟待解决的问题，正是由于法律的缺失，才造成了在出现恶意安全问题的时候无法可依的现象。国家相关部门要尽快协作起来，网络管理和监测部门要积极与法政部门配合尽快完善相关法律，以便在出现安全问题时候能够快速响应，快速取证调查，以期将损失降至最低。

2.管理人员要注重档案系统的硬件安全。数字档案的构建离不开硬件的支持，同样，数字档案的管理也照样离不开硬件设备的安全。设备的安全主要包括两个方面，一方面是指系统硬件本身的安全问题，例如网络设备的安全，其中包括存储设备的安全、服务器的安全、操作设备的安全等。管理人员要随时检查设备的老化和损坏情况，同时做好防积尘、沾水等影响设备使用安全的工作。另一方面是周边环境对指硬件设备的影响，主要针对外部的火灾、水灾、地震、电源故障以及高低温、电磁干扰等情况。系统设备的安全直接影响数字档案存储的安全，因此，对于支持安全的硬件要特别重视。

3.事业单位数字化档案管理者要重视信息技术的管理、运用与软件系统安全。数字档案能够进行远程共享，同时也具有非常大的现实利益，以至于一些个人或企业会使用非法手段进行信息的获取，要远程获取信息就必须通过网络，因而，网络安全技术必须得到重视和运用。支持数字档案的系统必须要进行安全的管理，设置安全密码，并由独立的设备进行存储。管理人员要时刻进行漏洞检查，防范病毒的侵袭，并将数据进行加密备份，设置身份认证，积极预防潜在风险，将危险拒之门外。同时事业单位要重视档案信息本身的安全，建立恢复机制，对信息进行备份，包括纸质档案备份，并且要建立恢复机制，在数字档案遭到破坏的时候，能够进行“灾后重建”及时恢复相关数据。

4.加强管理人员的安全技术以及安全意识，提高其专业管理水平。数字档案是由管理人员通过电子设备和网络来进行操作的，管理人员水平的高低将直接决定数字档案的管理效率。数字档案管理不仅需要管理人员懂得一般档案管理的相关知识，同时还要求他们具有很高的安全意识和安全技术，并且要有极强的责任感和风险意识，时刻预防信息的泄密。同时档案管理人员要努力提高自身的管理能力，尤其是创新能力，注重对数字化档案程序的开发，以建设一套兼容并包、效率一流、操作人性化的数字化档案管理系统。

5.制定档案数字化管理的相关标准，加强研制自主管理软件。事业单位要加大投入力度，充分利用本单位优质技术、管理资源，将自主数字化档案管理软件开发放在单位战略实施的重要位置，做好本单位相关电子档案的管理、积累、保存、利用的相关记录，并把单位档案馆藏合理整合，实现实体档案与数字化档案相结合的目标。

三、结语

数字档案是我国事业单位未来档案建设事业的发展方向，它的建立和完善有助于提高管理效率和实现社会信息共享，但是数字信息的安全问题也同样要引起我们的注意。尽管在现在我国档案建设数字化阶段出现了许多问题，但是如何建立一个规范、完善的管理机制才是我们工作的重心所在，我们要确保电子档案信息的安全性和可靠性，以提高整个档案信息化建设的水平。

人事档案数字化建设篇（8）

二、实现人事档案数字信息化建设的途径

（一）加大科学规划投入力度

各单位要加大对人事档案信息化建设的资金投入，加大基础设施建设的投资力度，全面推动人事档案的现代化发展。加强基础设施的建设；构建完善的安全防御体系；引进最新的软件系统，开发符合自身发展需要的专门档案管理软件；构建人事档案信息检索体系，充分发挥人事档案在职称评审、人员聘用以及调动升迁等方面的重要作用，为实现本单位人事档案的可持续发展创造优越条件。

（二）加大数据库建设力度

首先，加快目录数据库建设。以每个人名分设一个人事档案条目，条目承载内容具体包括姓名、性别、职称和档号等。目录数据库的建设是实现人事档案管理信息化的起点，姓名和档号是最基本的数据信息，将其存入电子媒介，以此来建立目录数据库，可为档案查阅创造便利。其次，加快全文数据库建设。人事档案数字信息化建设是个漫长的过程，要循序渐进，逐步开展。要建立人事档案全文数据库，在进行重点科室档案全文数字化的基础上，逐步实现全单位的档案全文数字化建设。以电子扫描的形式，依照人事档案十大类别顺序，逐步将数据信息存入电子媒介，实现人事档案全文数据全面入库。再次，加快基本内容信息库建设。依据人事档案十大类别的信息内容加以信息整理，将每个目录的基本信息加以归纳。采用专门的人事档案管理软件，按照目录逐一添加基本信息，以此建立人事档案基本内容信息库，不断拓展档案查阅和开发利用的功能作用。最后，加快人事专题信息库建设。将副高以上职称的人员基本信息进行汇总，建立专门信息库；将荣获省市级殊荣人员的基本信息进行汇总，建立获奖人员信息库；将工作人员的学术成果目录进行汇总，建立学术成果目录信息库，并逐步将其完善为学术成果内容数据库。

（三）加大人才培养力度

人事档案管理信息化建设的关键是培养一支德才兼备的专业人员队伍，以实现人事档案工作人员需要长时期的知识积累和现代化技术培训。目前档案管理人员队伍存在素质较低和极不稳定的现状，势必会影响人事档案管理工作的持续性。所以，要站在长远角度来考虑问题，确保人事档案管理队伍的稳定性。加强同人事档案干部的交流与互动，及时解决他们工作和生活中遇到的问题，让他们安心工作，全力推进人事档案管理数字信息化建设的可持续发展。

人事档案数字化建设篇（9）

关键字：高校档案室；数字化建设 ；档案

随着经济社会的发展、技术的进步，高校正迈入数字化管理时代。档案数字化是指将不同载体形式、不同记录方式的档案信息通过计算机录入转化成计算机可以识别的数字形式，形成可供保管与利用的数字信息资源库。[1]对档案室档案进行数字化建设，有利于保护档案实体、方便档案借阅查询。笔者认为高校的档案室数字化迫在眉睫。

一、 高校档案室档案数字化的必要性和意义

1.高校档案室档案数字化是国家信息化建设的必然要求

国家档案局于1996年把电子文件研究项目列入科技计划，1999年完成了《电子文件归档与归档电子文件管理规范》，同时要求各级档案部门积极地开展档案数字化建设的研究和实践。[2]因此，高校档案室必须做好档案数字化建设的工作，以迎合国家信息化建设的方针政策。

2.高校档案室档案数字化有利于推动高校档案事业现代化发展

在传统的档案文件管理时代，档案室的工作主要以接收、保管、查阅纸质档案为主。这一工作方式有极大的封闭性，容易产生“重保管、轻利用”的工作思想。随着数字化时代的到来，通过利用计算机和档案管理软件对文件进行收发、归档、鉴定、销毁、利用，使整个过程快捷、准确，节省了大量的人力物力财力，大大提高了档案室的工作效率，从而推动档案事业的进一步发展。[3]

3.高校档案室档案数字化有利于提高档案工作者的社会地位

传统的档案工作者，大多从事于比较机械的手工劳动，档案工作者的效率比较底下，这在一定程度上影响了公众对档案工作人员的评价。档案部门要想提高自己的社会地位，必须提高自身的数字化水平。此外，档案工作者必须更新利用档案管理理念，有效利用和共享技术手段和方法，发挥其增值作用，从而提高档案工作者的社会地位、实现档案事业的跨越式发展。

二、高校档案室档案数字化的条件

1.信息时代的发展为档案室档案数字化奠定了坚实的基础

随着经济技术的发展、计算机网络的普遍使用，我们已生活在信息时代。这一时代为人们的生活、工作等各个方面提供了便利，在一定程度上打破了时空的限制，提高了人们的生活水平。正是由于计算机和扫描仪、复印机等各种软硬件的使用，才使档案室档案数字化成为可能。同时，在社会信息化的背景下，对档案室档案进行数字化的改革，正是顺应时代的潮流而必须实现的转变。

2.高校档案室档案的增多使其数字化迫在眉睫

近年来，各高校为培养更多的人才都在实施扩招政策。一方面，它使更多的学生能够迈入高等学府享受更高的教育；另一方面，它给学校各方面带来了竞争压力。原有的档案库房已不能满足逐年增多的档案文件，这促使档案室工作人员作出相应的更改。档案室档案数字化通过对档案内容的数字化扫描，在提供利用时，以查找电子档案为主，这样可以改变原有档案的存放方式，能够节省档案存放空间，容纳更多的档案文件。

3.档案室纸质档案的存在是数字化的必要准备

档案室纸质档案的存在是数字化的前提，任何需要进行数字化处理的信息都要以传统文件为载体。在数字化处理过程中，对文字、图片等用扫描仪将其转化成BPM图像文件格式存储于计算机中，然后制作成可永久保存的光盘，建立数字档案管理体系，也就是“双套制”管理的模式。这样既保证了原始档案的原始生态和永久保存，又方便了科研人员的查阅与研究的需求，也为今后的资源共享打下了基础。[4]

三、高校档案室档案数字化建设的内容

1.完善相应的软硬件设施

建立档案室档案数字化，首先需要完善相应的软硬件设施。这主要包括三类：一类是数字档案信息采集设备，实现纸质档案、图纸档案等的数字化转换工作，包括扫描仪和计算机等设备；一类是数字档案信息存储设备，实现数字档案信息的存储与管理，包括服务器、磁盘阵列、关盘等设备；一类是档案综合管理系统软件，实现数字档案信息的管理与利用功能，包括档案著录、档案统计、档案检索、档案信息等功能。[5]其中，在数字化信息采集过程中，要根据不同信息载体形式，选择通用性好、存储容量大、存储质量好的存储格式，这有利于信息的流通，同时减少信息的流失。在数字档案信息存储过程中，制作成可永久保存的CD-R光盘，便于对档案文件的长久查阅利用。在实现档案信息的管理与利用时，应选择合适的档案综合管理系统软件。在服务器软件领域，存在着以各种版本的UNIX 和LINUX为代表的优秀者，它们既有稳定性、安全性的特点，又具有价格低廉的特点，因此可以作为档案综合管理系统软件的首选。

2.档案数据库建设

在数字化过程中，对档案室档案进行分类，整理成学籍、成绩、论文、科研成果等数据库，更方便用户的查阅利用。

学生学籍档案数据库。档案室工作人员可以根据网上招生的录取数据，收录每届学生的基本情况，形成学生学籍档案数据库。这一数据库的建设，有利于高校和用人单位鉴别学生的毕业证和学位证。

学位论文和科研成果档案数据库。结合每年毕业生提交学位论文电子版机会，将纸质论文和电子论文数据库一并归档，并及时采用扫描等方式补录以往学位论文全文，建立齐全的学位论文数据库。

学生成绩档案数据库。学生在每学期都有期末考试，待学校收录期末考试成绩时，档案室可借机汇总建立学生成绩档案库。

3.提高档案室工作人员的专业素质

为提高档案室工作人员的专业素质，可定期对档案室工作人员进行培训，并实施定期考核适度。另外，可有计划地分期分批选送档案业务骨干到高等院校进修。同时，在招聘档案人才时，除考虑档案文书知识外，更要注重具备软件开发能力的人才，调整档案人员专业知识结构组成，更好地为高校档案数字化服务。

四、结语

高校档案室档案数字化已成为高校档案发展的必然趋势。面对这一机遇，我们必须不断改革和创新，遵循合理的原则、设立科学的目标、采取正确的方法、逐步走向完善，尽早实现档案室档案管理的现代化，使档案室工作的各个环节以更高的效率为学校的教学、科研管理和其它各项工作服务。

参考文献：

[1]沙敏.高校档案数字化建设的认识与思考[J].科教导刊，2011，（2）：171-172.

[2]饶永.简论高校档案数字化建设[J].电子科技大学学报社科版，2004，（6）:88-91.

[3]林丽群.高校档案数字化建设的思考[J].数字兰台，2008，（2）：12-13.

人事档案数字化建设篇（10）

随着计算机的应用及网络技术的推广，社会信息化程度不断加快，网络信息飞速发展，信息产业已经成为我国国民经济发展中的支柱产业之一。同时档案数字化建设也被提上重要议事日程，早在2000年12月，国家档案局、中央档案馆就将“加快档案信息化建设”“加快现有档案的数字化进程”列入《全国档案事业发展“十五”计划》中，同月，国家档案局又在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，档案馆数字化建设问题引起了各部门领导及档案人的关注，中央、省（地）档案行政管理部门陆续出台了许多档案数字化建设的相关规定及办法，各级各类档案馆也都采取了许多新举措，同时进行了积极的探索，使档案数字化工作取得了很可观的成绩，县级以上档案馆档案数字化建设基本开展起来，并且已实现部分重要档案全文检索，但是，面对社会各界对档案信息的广泛需求，还存在着许多亟待解决的问题。

一、档案数字化建设工作存在的问题

（一）档案数字化宏观管理不到位。就档案馆（室）数字化建设而言，从国家层面上讲，相关指导性文件和规范化标准的出台相对滞后，档案数字化标准体系不健全；领导者及档案工作人员缺乏对档案数字化建设工作内容的研究与了解，存在认识上的偏差，参与程度不够，把关不严，质量差；资金使用不合理，缺乏管理经验等，致使档案数字化宏观管理不到位。

（二）档案数字化统筹发展不到位。档案馆（室）数字化管理工作不能适应现代经济模式的发展需求，管理体制过于单一，各地区建设水平参差不齐；数字档案信息资源主要来源于对存量档案的数字化，不能做到档案增量电子化，综合数据接收体系不健全；业务基础建设不完善等，致使档案数字化统筹发展不到位。

（三）档案数字化建设基础设施薄弱。档案数字化信息资源管理网络系统不健全，不能实现资源共享；设备较为简单、落后，多数档案馆（室）使用的是单机版管理软件，甚至有的还不兼容，不能满足新时期档案数字化建设要求以及社会对档案信息利用的需求。

（四）档案数字化建设存在安全隐患。档案馆（室）开展数字化工作存在着严重的安全隐患，多数档案部门将和非的档案集中管理，在档案数字化过程中，将档案发包给软件公司或临时聘用人员，进行档案数字化录入、扫描与整理，缺乏有效监管机制，档案实体安全和数据安全存在隐患；档案利用制度不健全，监管不到位，存在着不同程度的降密使用和泄密风险。

（五）档案数字化管理人员素质不高。缺乏既懂得档案管理工作规范，又熟练掌握计算机、档案管理软件等现代信息技术的综合型专业人才。长期以来，受“看摊守业”的理念影响，档案管理人员队伍建设落后，人员编制少，年龄偏高，观念陈旧，对设备操作较为生疏，缺乏相应的专业技术培训，有些档案行政管理部门连一年一度的档案专业培训都不搞，致使有些档案管理人员不懂档案，新技术、新设备不能够很好使用，严重影响了档案数字建设进程。

二、加强档案数字化建设管理的对策

（一）加强档案数字化宏观管理工作。随着档案数字化、信息化建设水平的不断提高，要有效利用网络平台，通过公开档案信息、网络查询等方式，向社会提供及时、准确、高效、便捷的档案信息利用服务，充分发挥档案馆（室）保存和利用档案信息资源的基本功能和社会职责。档案行政管理部门要进行统一的整体规划和布署，加大对档案数字化建设的宣传指导力度，提高对档案数字化建设的认识；领导者要对档案馆（室）现状进行认真了解、分析、研究，制定切实可行的规范、标准，建立严格的档案数字化管理制度，加强领导并参与其中，为加强数字化建设提供各种保障和支持，以实现档案数字化的宏观管理。

（二）加强档案数字化系统建设。档案数字化建设工作应着眼于整个系统，做到纵向与横向的各个环节都能达到一定水平，通过网络连结，发挥整体优势，以提高档案数字化管理系统的综合服务能力。首先，要着力开展对传统载体档案的数字化工作，将馆（室）藏现有的纸质档案、声像档案、实物档案等进行数字化，以实现存量数字化的要求，加快档案管理方式的转型升级。其次，要全面开展对原生电子档案的归档、整理、接收工作，以满足增量电子化的要求，从而提高档案数字化的整体管理水平。再次，要加强档案业务基础建设，一是做好新形成档案的整理归档工作；二是做好存量档案的规范化整理工作；三是做好存量档案电子目录的微机录入工作。

（三）加强档案数字化软硬件设施建设。软硬件设施建设是开展档案数字化的基础和前提，所以，要加大资金投入，购置先进的微机、扫描仪、备份磁盘、档案系统管理软件等设施；要加强档案数字化管理软件的研发利用工作，不断改进和完善与档案数字化建设相匹配的档案基础设施建设，以适应档案数字化建设的要求。

（四）加强档案数字化安全体系建设。随着计算机网络技术的迅速发展，档案信息安全问题日益凸显，档案数据安全问题应引起高度重视，档案馆（室）开展数字化工作，要严格按照国家的规范标准，制定相应的安全保障制度和措施，通过各种手段和技术，提高抗风险能力，建立起完整配套的档案实体安全与数据安全体系，从而排除档案数字化建设中各种安全隐患。 （下转第97页）（上接第181页）

（五）加强档案数字化管理人才队伍建设。在开展档案馆（室）数字化过程中人员素质起着相当重要的作用，现代档案管理人才引进和培养是关系到档案数字化建设成败的关健环节。首先要引进不同知识结构的熟练掌握计算机、网络应用技术的特殊人才，进行档案数据管理和系统维护，确保档案数据的开发利用和安全。二要合理配备和使用现有档案工作人员，利用他们已有的档案管理经验开展数字化工作，能够提高工作效率，少走弯路。三要定期对档案数字化工作人员进行业务和软件应用技能培训，不断提高他们业务素养，以实现档案数字化提供利用方式和手段的转变。

总之，档案数字化建设对提高档案管理水平具有极其重要的现实意义，它是建设以数字信息资源为基础，安全管理为保障，远程利用档案信息为目标的数字档案馆（室）体系的基础。

【参考文献】