1.1人事档案管理现状及存在的问题
目前医院人事档案管理仍基本上沿用几十年人事档案的基本模式，其偏重静态性资料描述、注重历史性和过去时的记录、不具公共性和共享性、不能动态反映个人信用状况等缺陷。传统档案管理方式的弊端在电子科技日趋发达的今天，变的难以适应现代化的办公快速、便捷的要求：第一，查询效率低，当前的人事档案中有相当材料如各级表彰、外出进修等档案多保管在各职能部门，遇到归档或查询问题时，工作量大，劳动强度大。档案员要经常往返于各职能部门和库房之间，有的人事档案材料上百页，为了防止丢失，查阅前后都要核对页码、内容。第二，档案安全性难以保证。由于直接对原始资料查阅，为防止查询人员对原件的毁坏、涂改，要派专人负责陪同。即使发生档案损毁这种情况，由于没有备份也无从查对，将承担不必要的损失。第三，归档困难。由于资料的变动（增加或更新），如年度考核、医德医风考核、学历变更等以及多卷相关档案同时查询的情况时有发生，不可避免地发生归档错误。一旦出现此类问题，就有可能将上千卷档案从新整理，牵涉大量的人力、物力。归档的频繁，导致工作人员从事大量的体力工作。第四，管理困难。由于档案都是整卷归档的，有时只能查部分内容，但难免将一些不应查阅的内容被阅，很难控制。大量的纸制文档，只能手工建立索引数据和登记，无法体现出档案状况，缺乏一套对档案出、入库记录和档案变动的管理系统。
1.2档案信息电子化管理存在的问题
档案信息电子化虽然能使档案部门能够更好地提供优质服务和提高工作效率，档案信息资源得到更充分的利用，但是在认识档案信息电子化好处的同时，我们也应清醒地认识到，档案部门面临着严峻的挑战：
1.2.1原始性及真实性的问题。
电子文件的原始性及真实性的问题集中在以下几方面：(1)电子文件可以被原样复制，也可以被改动后而不留痕迹。(2)电子文件的真实性保证是伴随其生命始终的不间断过程。(3)电子文件与载体相分离，使其信息的原始性和内容的真实性的衡量标准带有相对性。随着侧重点不同、技术基础不同，使不同部门对电子文件的真实性认定标准出现了不同的定位情况，从而使对真实性的确认带有相对性。
1.2.2通用性问题。人事档案工作和人事信息工作相辅相成，密不可分。人事档案往往是人事信息的主要来源和主要记录方式，人事信息的主要内容与人事档案的原始记录也应是一致的。随着人事档案管理信息化程度的不断提高，这两项工作虽然不能等同替代，但很多具体项目是重复的。在现代人事管理模式中，无论是各级组织部门还是基层单位，人事档案工作和人事信息工作都是相对分离的，分工也很明确，有的还隶属于不同的职能科室。由各级各部门开发的人事信息软件和人事档案管理软件很多，两类软件一般都包括了人事信息和档案管理信息，但侧重点各不相同，信息转换或共享又有困难。 会造成人事信息失实，影响人事工作的正常开展。另一方面，档案管理系统中的主要数据来源于人事档案，而且一般采用随时维护的形式，在材料归档的同时就要更新信息，具有真实性、权威性。但由于多数单位已有了人事信息系统，档案管理系统中的人事信息往往不被重视，利用率低。档案工作公共服务平台建设需有一个统一的标准，如果各个档案部门各自为政依照自己的标准建设平台，如财务部门工资软件与人力资源信息管理软件不同，不仅浪费大量的资金重复建设不兼容的平台，也为医院将来整合各科室档案信息资源带来的困难，得不偿失，所以尽快由上而下制定一个统一的平台标准显得至关重要。从长远角度看，如果标准不统一，以后各部门之间进行信息共享或联合开发，就很可能由于数据库结构的差异带来不兼容的问题。
1.2.3凭证价值问题。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。电子文件本身固有的原始信息的可变性和不稳定性及人们对其可靠程度的不信任和矛盾心理，目前难以成为合法的证据。
2 开展人事档案的电子化管理工作的必要性
2.1新时期人事工作的迫切需要
进入新世纪以来，运用现代化、科学化的手段做好新时期人事工作，更好地为现代化建设服务，这是新时期人事工作的迫切需要，也是信息化工作发展的趋势和必然要求。只有进一步加强计算机应用工作，才能档案工作更好地为人事工作服务。
2.2已具备了物质条件设施
现在各大医院的网络已基本上实现了宽带化，绝大部分都实现了电脑化办公。这为实现人事档案信息电子化管理提供了物质基础。而电子档案的软件技术及相关管理办法的研究不断深入，也为人事档案信息电子化管理提供了技术上的保障。在现有的设备基础上增设相应的档案存储、管理软件、数据库软件及相应的设备，即可实现电子化档案管理。
2.3人事信息规范的需要。在日常管理中，形成了大量的信息，这部分信息绝大部分是用手工管理的，不仅耗费时间长，重复劳动多，工作量大，效率低，而且由于手工管理，就不可避免地造成了不同部门之间的信息闭塞，使信息内容不规范，信息系统流程不科学。要改变这种状况，就需要用现代化工具管理干部信息，不断提高信息的规范程度与利用率。
2.4提高人事档案管理水平的需要。随着经济体制和人事制度改革的不断深化，人事档案管理也应不断提高科学管理水平。这就要求我们去积极探索人事档案管理工作的新路子，建立起与经济体制和人事制度改革相适应的人事档案管理模式，采用现代化管理手段与方式来管理人事档案，更好地发挥计算机在档案管理方面的作用，实现规范化、网络化的管理方式。
3 进一步规范人事档案的电子化管理
3.1人事档案管理与人事信息管理同步化
是实现人事档案计算机管理的合理模式，要推动人事档案的计算机管理，有必要建立人事档案与人事信息同步化管理的合理模式。在档案工作与人事信息工作的有机结合的基础上，可将档案管理与人信息这两类系统合二为一，开发推广全国统一或较大领域统一的人事信息管理系统，实现人事档案基础管理工作一信息开发利用工作的同步化管理。这样既能减少工作环节和重复劳动，提高工作效率，又可保证信息的准确、完整和新鲜，提高信息资源的利用率。
3.2强化制度化建设规范人事信息管理
因硬件故障、病毒感染、操作失误等原因造成数据丢失、损坏的现象不可避免。加上档案工作人员计算机水平有限，如不及时进行数据备份，一旦发生问题数据难以恢复，损失很大。同时，计算机管理带来了信息维护、磁盘等载体的保管保密等一系列的新的问题。如通过网络实现远程查档，更要面临系统安全的巨大挑战。档案工作是一项保管保密要求高的特殊性工作，在这一领域应用计算机技术，建立全面、规范的管理制度是不容忽视的问题。规范操作程序，对保密等相关问题提出明确的要求。制订更为全面规范的人事档案计算机管理制度，使档案工作人员有据可依，最大限度地减少管理上的漏洞。
3.3提高档案管理人员技术水平
由于缺乏有力的约束机制，各单位档案管理人员配备普遍不足。实行计算机管理要求在较短时间内建立数据库，并在日常工作中及时信息维护，档案管理人员的工作量明显加大，计算机管理带来的工作效率的相对提高还不明显。使用档案管理系统使人员配备不足的矛盾更为突出。多数单位只能在集中整理档案期间借用人员使用档案管理系统。要不断加强档案管理人员的业务培训，提高管理人员的计算机应用水平。
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 13. 112
[中图分类号] F272.92；G270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2016）13- 0200- 02
0 引 言
几乎现在大多数企业中的人事档案都是采用电子信息化管理方式。这种管理方式能够符合当前时代的特征，使得档案管理工作能够科学、规范、有秩序地进行，从而提高整个企业的工作效率。但是目前我国的档案信息化管理还未全面成熟，还有很大的上升空间。因此，人事档案部门要加大对电子信息技术研究的力度，使它能够与档案管理工作更加融洽，相互发展，逐渐改变传统管理方式带来的滞后性。
1 人事档案传统管理方式带来的问题
1.1 档案的收集范围过于狭隘
人事部门的主要工作就是单位内部人员的档案材料，可是现在社会上出现一种现象。他们对单位领导以及高层干部的资料收集非常齐全，但是对于一些地位比较普通的职员资料的处理非常马虎，有些甚至连最基本的一些信息都没有收集全，更不用说一些组织鉴定、考评资料等等。在招聘人员的时候，对档案资料的收集也不严格，除了一些与身份相关的信息外，其余的一些信息几乎没有收集。
1.2 档案资料信息更新较慢
人事档案在人事调动的时候起到一个非常重要的作用。它具有很强的动态性。当事人需要随时对自己的档案资料进行更新补充，保持最新的信息资料。但是在现实生活中，要想实现信息不断更新是相当困难的事情。一般人事档案中的资料包含着毕业情况、入团入党情况等等，这都是一些过去的资料，但对于工作后，它并不能反映出当事人最新的工作状况以及一些奖惩情况。由于资料的收集程度比较困难，通常相关的人事工作者都需要较长一段时间才会对资料进行更新，这更是体现出了信息补充以及更新的时间滞后性。
1.3 档案资料内容可靠性不高
人事档案是以真实情况为基本前提的，如果失去了真实性，那么它也就失去了存在的意义。一份错误的人事档案资料很可能会造成严重的后果，甚至有时会毁了一个人的一生。但是社会上还是有许多人事部门并没有认识到事情的严重性，对档案资料的审查力度相当宽松，有些造假资料也就被蒙混过关，这是对自己更是对他人不负责任的表现。在一定程度上影响了社会的公平性，如：学历的谎报、退休时间的核定、社会福利的发放等等。
2 对人事档案进行信息化管理的必要性的探索
2.1 建立档案电子信息数据库，扩大收集范围
建立一套健全的档案信息数据库，能够很好地扩大信息收集范围。在要求单位人员填写档案资料时，要将一些有用的信息设置为必填项目，尽量保证信息的完整性。不仅要求单位领导及高层要完整填写，对于小职员也要一视同仁，只有这样才能建立起完整的信息数据库，有利于日后的人事档案的管理。除了一些毕业证书、学位证书等证明资料的收集，人事部的工作人员还要对职员的各个方面资料有一定的了解，并归集成档案保存好。
2.2 完善电子信息化系统，提高信息更新速度
随着人口的不断增加，人事档案的管理越来越困难。要想对它进行有条不紊的管理，实行信息化管理是必须要走的途径。在这个信息化时代里，速度就是它最大的特点。人事档案管理工作只有借助计算机网络手段才能跟得上时代的脚步。对于一些大型企业来说，如果还是运用传统的档案管理方式，那么所要浪费的财力物力非常之大，得到的效果也不如预期。因此，只有不断地完善电子信息化系统，定期地对单位内全体成员的档案信息进行统计并更新，保存在数据库中，这样才能实现对信息的及时更新。
2.3 加强审查力度，提高资料的准确性
将电子信息技术融入档案管理中，可以提高工作的准确性以及高效性。与传统方式相比，它可以利用现代电子技术的先进性对所填资料的内容进行一个快速的审查，运用互联网上的信息数据库对一些有疑虑、不确定的信息进行多次的考察、审核，从而得出最准确的信息资料。并且它工作的科学规范原则在审查力度上，也显得更加严格，在不同程度上体现了公平性，使得档案资料变得更加可靠。所以，人事档案管理走向信息化管理是一个时展的趋势，能够推动它的长远发展。
3 结 语
由于我国人口众多的特点，人事档案管理工作就显得愈发重要。目前，它还正处于从传统向现代过渡的一个初级阶段，需要一些时间进行改革。因此，为了推进走向信息化管理，人事部的相关工作人员需要对电子信息技术有进一步的了解，将其更好地运用到档案管理工作中去，从而使它能够与时俱进。
主要参考文献
1.1 管理方式和管理手段陈旧僵化
当前我国社会上多数医院、特别是经济实力较差的中小医院硬件设备建设能力不足，导致实际人事档案管理工作的开展缺乏适当的场所，一般只是在工作人员的办公室进行，档案的存放设备简陋并且缺乏保密性，严重限制了管理水平的进一步提升。同时，由于医院缺乏对人事档案管理工作的重视，导致所招聘的人事档案管理人员本身专业素质不足，并且在入职后往往不会对工作人员实施专业的岗位培训，导致工作人员人事档案管理能力较差，对工作的认同感相对较低，影响了医院人事档案管理工作的优化开展。
1.2 档案管理机制建设不够完善
医院传统人事档案管理机制的不完善主要表现在人事档案的管理人员一般不会主动的搜集和归档档案资料，工作流程也不够具体、细致，工作人员的实际工作缺乏相应的规范性，在工作人员奖惩制度方面的建设也缺乏合理性。这些问题的存在导致医院人事档案管理工作工作量大，工作任务冗杂，并且由于不能够对工作内容进行具体的划分，导致重复工作现象出现，对工作效率的强化也产生着一定的不良影响，限制了人事档案管理工作的进一步发展。
2 医院人事档案实施电子信息化管理的优势
2.1 有助于在医院内部建立科学的电子文档机制
在加强医院人事档案电子信息化管理的过程中，医院领导部门和档案工作的实际管理者应该重视加强电子文档和归档机制的建设，积极加强对医院内部人事档案管理人员进行专业素质和计算机能力的培训，保证工作人员在掌握相应的人事档案管理专业知识技能的基础上，能够运用自身计算机方面的能力独立完成各项人事档案电子文档的编制和规定工作，为人事档案管理的电子信息化建设奠定坚实的基础。同时，医院各部门还应该加强对人事档案电子信息化管理工作的重视，充分发挥各部门优势为人事档案电子信息化管理工作的开展提供相应的辅助，促使电子信息化建设得到更好的发展。
2.2 有助于进一步实现档案管理工作的网络化
在加强对医院人事档案实施电子信息化管理的过程中，工作人员会参照人事档案的原始数据，借助计算机信息管理系统，将不同部门的人事档案信息全面的录入到计算机中，进而构建全面、系统能够实现信息共享的数据库，最大限度的提升医院人事档案管理工作的网络化和数据化程度，促使医院人事档案管理的服务性得到显著的增强，为医院人事档案利用率的进一步提升创造条件。
2.3 能够进一步深化人事档案的信息内涵
现阶段，随着新医改政策的实施，医院各项管理工作也在不断的变化和调整，在一定程度上给医院人事档案管理工作的合理开展带来了一定的难度。而加强人事档案的电子信息化建设，能够以医院人才队伍为基础对人事档案的相关信息进行科学而系统的分析和整理，促使管理水平得到显著的提升[1]。并且在电子信息化管理的辅助下，人事档案的信息内涵也会逐步得到相应的增强，在档案管理信息系统的支持下，能够实现对医院人事档案的网络检索和电子化应用，为医院人才培养、人才晋升工作的开展提供一定的支持，为推进医院持续稳定发展做出应有的贡献。
3 医院进一步加强人事档案电子信息化管理的途径
3.1 建立健全的电子信息系统
对于医院人事档案管理的电子信息化建设来说，只有建立健全的电子信息系统才能够为电子信息化管理工作的开展提供相应的保障。而要构建完善的电子信息系统首先应该具备较为完善的硬件设施，为电子档案信息的共享和电子档案作用的发挥创造条件[2]。同时，在具备硬件设施后，还应该注意对软件的强化，即应结合人事档案电子信息化管理需求对档案管理人员进行计算机技能培训，提升档案管理人员的计算机专业素养，保证管理人员能够胜任人事档案电子信息化管理工作。唯有如此才能够为人事档案的电子信息化管理创造条件，促使医院人事档案管理作用得到充分的发挥。
3.2 医院领导和档案管理人员加强对人事档案管理工作的重视
在我国传统的医院人事档案管理工作中，工作人员进行档案搜集和整理工作的积极性相对较差，并且由于对自身工作的重要性人事不足，在实际工作中不注意提升自身素养，最终导致在进行电子信息化建设工作后，档案管理人员很难适应电子信息化管理需求，影响人事档案电子信息化管理工作的开展[3]。因此在实际工作中应该加强医院领导对人事档案信息化建设工作的重视，并在领导的重视下引导档案管理人员转变管理意识，逐步提升自身管理能力，以更好的态度为医院人事档案电子信息化管理工作的开展而服务。同时，基于电子档案在安全管理方面的重要性，还应该加强工作人员的安全意识，注意引导工作人员严格按照工作流程实施规范化管理，为人事档案信息化管理提供相应的安全保障。
3.3 进一步加强人事档案的信息数据化建设
随着科学技术的迅猛发展，信息技术水平逐渐提高，被社会中的各行各业广泛地应用于生产生活当中，事业单位的档案管理方面也自然不能例外，要加强自身与新型信息技术的融合，将信息技术充分应用到事业单位的人事档案管理当中，注重应用创新手段，完善管理方式，实现人事档案电子化的管理。
人事档案电子化的好处诸多，其中比较显著的就是方便、快捷、高效的特点。在档案管理中融入电子化的技术手段，能够大大减轻档案工作人员的工作强度，并且使其对档案的管理效率有显著的提升。此外，应用电子化档案能够极大地减少单位在档案方面的成本，电子化的档案打破了传统纸质档案的纸张限制，都存储于计算机当中，并且进行档案的传递时，电子化档案更加方便快捷，省时省力。
此外，在档案信息的利用率方面，电子化档案与传统的纸质档案相比对信息的利用率也有极大的提高。传统的纸质档案将信息都呈现在纸张当中，如果想要查找借阅是十分不便的，需要在庞大的信息量中进行查找，费时费力。而电子化的档案则可以使信息的查找做到方面快捷，它利用互联网信息技术，能够在海量的信息中快速找出所想查找的一项，并且遗漏率极低。因此，电子化档案能够在现代化的事业单位中得到广泛的应用。
二、加强事业单位人事档案电子化管理的策略
（一）事业单位必须完善人事档案电子化的管理制度。事业单位档案管理实质上是一件比较复杂的工作，完善对事业单位人事档案管理机制是保障事业单位人事档案电子化工作顺利开展的基础。事业单位应根据国家的有关规定，完善人事档案管理机制，明确档案的储存标准和管理方法。
随着经济的发展，事业单位的壮大，事业单位中各部门也呈多元化的发展趋势。因此，人事档案管理部门也应该与时俱进，各部门之间各司其职，各管其是，对于不同部门之间的档案要分开管理，避免混淆。如果两个部门之间需要借鉴人事档案时，应做到及时登记注明，以免发生电子信息错乱或者丢失的现象。此外，事业单位不要盲目借鉴其他事业单位的管理方法，要针对自己单位的特点，建立一套属于本单位特有的事业单位人事档案管理机制。
（二）事业单位必须加强对人事档案管理的重视。对于人事档案管理部门，事业单位必须要加大重视程度。事业单位领导者应该转变思维理念，如果高层领导都不重视这个理念，那么即使人事档案员有这样的认识，也会因为缺少技术设备或者相关人员的支持而无法实现合理的管理。此外，人事档案管理人员的意识对人事档案工作有着极其重要的影响力。人事档案管理看似是一份轻松的工作，但人事档案的信息录入需要管理人员有一定的耐心与责任心，否则容易引发工作者的懒惰心理。因此，事业单位领导应该建立明确的赏罚机制，对人事档案管理者起到激励作用，避免人事档案管理者出现消极情绪，不利于工作的进行，甚至会给整个事业单位带来不利影响。所以要引发人事档案管理者的工作热情，使他们认识到自己的部门不是可有可无的，是对事业单位的发展起着重要作用的。事业单位人事档案的管理者也应该不断提高自身的综合素质，成为符合事业单位标准的复合型人才，要熟练掌握自己的本职工作，在各部门来进行信息查找时，能够迅速找到。在工作出现问题时能够及时修复和改正，并给出建设性意见。
引言
档案作为事业单位的基础工作之一，对于单位未来的建设发展有着不可取代的作用，档案管理的主要职能就是整理和规范档案资料，并且做好这些档案的管理，为单位制定下一步工作计划提供支持和参考。在社会信息化的背景下，电子档案也逐渐开始普及，在引入电子档案之后，单位的档案管理效率得到了明显提升，并为事业单位各项工作的开展奠定了良好基础。
一、事业单位档案管理中电子档案管理存在的问题
虽然目前大部分的事业单位都认识到了档案管理信息化的重要性，也开始普及电子档案，但是由于电子档案在我国发展时间很短，因此电子档案管理中依旧存在很多问题，下面针对这写问题进行具体分析：
1.电子档案安全问题。
电子档案主要借助计算机信息技术，利用计算机设备实现档案信息的搜集、传输以及归档，与传统纸质档案相比，电子档案在信息获取、整理以及保存等方面效率都更高。但是在安全性方面，电子档案却存在很多隐患，电子档案在发送、接收过程中，很容易遭受到外部因素的影响，一旦病毒入侵，档案信息就有可能被窃取和篡改，进而造成十分严重的损失。
2.档案管理人员素质不高。
电子档案对事业单位档案管理者的要求更高，管理人员在具备了良好的专业素质之后，还需要具备较高的职业道德素质，能够自我约束，并且对计算机信息技术操作技巧和流程十分熟悉，这样才能够充分发挥出计算机信息网络的优势，从目前事业单位的档案管理情况来看，档案管理的工作量过大，内容繁杂，档案管理人员本身素质不高，无法将全部精力都投入到电子档案工作的研究上，另外，流动性是人力资源的显著特征，由于岗位人员流动比较严重，频繁的更换人手，也在很大程度上影响了电子档案管理工作的落实和发展。
3.电子档案管理不规范。
从目前事业单位的电子档案管理的情况来看，电子档案管理的不规范性比较普遍。档案管理人员对纸质档案比较重视，并且长久以来单位档案管理人员已经习惯了纸质载体，在引入电子档案之后，很难在短时间内彻底转变工作思路，也没有充分认识到U盘以及光盘、移动硬盘等电子档案载体的重要性与使用方法，这些载体与纸质载体相比，具有一定的不稳定性，但是目前管理人员没有进行规范性的管理，电子档案备份也没有及时进行，电子档案防范措施有些不规范，导致电子档案管理中存在很多漏洞。
二、事业单位档案管理中的电子档案管理
在分析了事业单位电子档案管理中存在问题之后，单位领导就必须要认识到强化电子档案管理力度的重要性，下面针对电子档案管理的措施进行分析：
1.保证电子档案在利用中的安全。
事业单位在进行电子档案管理的过程中，最重要的就是要确保电子档案的安全性，事业单位内部领导要强化档案管理工作人员的安全管理意识，由于计算机网络本身存在很多不稳定因素和不安全因素，因此必须要全面做好硬件、断电以及病毒入侵等方面的防御，并且电子档案管理者要全面掌握这些防范措施，减少这些不安全因素对电子档案安全管理的威胁。另外，档案立卷人员在档案存档过程中，必选秉持安全性原则，档案管理部门的办公设备与软件要及时更新、完善、升级，定期对电脑硬件进行检测和维修，做好计算机系统为安全防护工作，最大限度的提升电子安全管理的安全性。
2.完善相关法律法规。
法律法规的完善与健全是电子档案管理能够稳定运行的关键，也是人们行为与思想得以约束的保障。针对事业单位电子档案管理的情况来看，健全电子档案管理的相关法律法规是非常必要的。只有这样才能够加快电子档案管理的规范化与科学化的速度。具体来说，电子档案管理制度要从文件的制作、审核以及搜集等环节进行详细规定，同时每个单位根据自身的特点进行完善和补充，最终达到提升本单位电子档案质量与效率的目的，使电子档案管理有法可依，有章可循。
3.提升档案管理人员的综合素质。
在强化事业单位电子档案管理的过程中，必须要强化档案管理者的信息化管理理念，要帮助这些工作人员彻底掌握操作的规范与技巧，首先单位应该制定人才培训制度，定期开展人才培训活动，及时更新财务管理者的知识体系，强化其职业技能，另外，加大网络信息技术的宣传与普及力度，实现各种信息数据的分类与整合，这样才能够充分发挥出电子信息档案的优势，真正提升单位的档案管理效力。
4.完善电子档案管理的软、硬件设施。
既然是电子档案，那么必然需要借助各种计算机软件和硬件设备来实现，在这个基础上，单位必须要配置成熟的技术以及性能稳定的软件系统，不能使用盗版软件以及未知软件，单位要定期对计算机内网进行查毒，定期进行防火墙升级和杀毒软件升级。
结束语
我国事业单位在落实电子档案管理的过程中，必须要积极借助先进的管理技术与理念，同时以国家整体市场经济的发展趋势为背景，确保电子档案的安全性与完善性，单位应该积极培养新型档案管理人才，建立完善的档案管理制度与规则，这样才能够更加符合当前国家档案电子化建设的要求。
参考文献：
[1]刘晓焱.水库电子档案管理初探[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2015(12).
[2]王思南.民政社会救助中心电子档案管理存在的问题及优化措施[J].办公室业务,2015(24).
在我国目前的事业单位档案管理中，电子档案数量越来越庞大，其以高效性和便捷性有效的促进了档案管理工作的进步。电子档案不仅将纸质档案存储记录的优点都涵盖在内，而且其存储功能更具全面性，具有省时省力、便于查找的特点，而且信息具有较强综合性，不仅有利于档案信息利用率的全面提升，而且档案管理人员工作强度有了大幅度的降低，相较于传统的纸质档案，电子档案具有非常大的优势。
一、事业单位使用电子档案管理的优势
（一）方便、高效、快捷
档案管理工作作为事业单位最基础的一项工作，在电子档案管理工作中，充分的利用计算机技术，这不仅减轻了工作人员的劳动强度，而且档案管理效率有了较大的提升。在电子档案管理工作中，网络技术的应用，不仅档案传递成本降低，而且网络传输速率有了大幅度的提高。而且电子档案管理工作中，信息的集中性及综合性集于一体，这样信息在查询过程中遗漏的可能性较小，电子存储时多采用表格的形式，为信息查询提供了更便利的条件。另外，电子档案信息在电脑及存储介质上进行保存，信息不易丢失和毁损，有效的提高了档案信息的安全性。
（二）提高了档案信息的利用率
档案管理工作的最终目的是为了实现对档案信息的开发利用。这就需要不仅在具备充足的信息量，而且要具备完善的文档卷宗。在传统的纸质档案管理工作中，档案立卷时采用的都是纸张，立卷时工作人员根据自己怪信息的理解来进行操作，这就导致各份文档卷宗标准很难统一，给档案信息的质量和使用价值带来较大的影响。电子档案的出现，利用计算机来对档案进行管理，这不仅使立卷工作有了统一的标准，而且立卷工作量得以减轻，工作人员有了更多的时间来对提高自身的档案管理水平，而且档案信息的利用率也有了大幅度的提升。
二、强化事业单位电子档案管理的策略
（一）建立健全电子档案管理的各项规章制度
为了使电子档案管理走出无序管理的状态，必须建立健全电子档案管理的各项规章制度，进行规范化、科学化、高效化管理。国内大部分工商局虽然已经建立了企业电子档案体系，但是缺乏完善的管理制度，电子档案管理分散，各分局的电子档案信息缺乏联系，难以实现全市范围内的企业电子档案的集中调阅，电子档案的流通存在障碍，无法进行集中管理。可见，完善的电子档案管理制度，是提高电子档案利用效率，充分发挥电子档案高效快捷优势，提高工作效率的基础。电子档案管理规章制度要对电子档案文件的制作、审核、归档、档案收集、档案整理和档案保管等环节都做出明确详细的规定，事业单位可以根据单位职能和单位档案的特点进行完善补充。
（二）加大资金投入，改善档案管理环境
事业单位电子档案管理工作中，对现代化技术和设备具有较高的要求，特别是在当前技术快速发展过程中，设备升级换代较快，电子档案工作条件和设备的改善需要大量的资金支持，这就要求事业单位对于电子档案管理工作要加大资金的投入，进一步对电子档案管理环境进行改善，使事业单位电子档案能够更好的与现代化管理要求相适应。同时事业单位还需要协调工作，统一规划、设计，开发出通用性的档案管理软件，以此来有效的提高档案管理的水平，确保电子档案管理工作中人力、物力及财力的节约。
（三）培养专业的档案管理人员
档案管理人员的专业程度决定了电子档案管理水平。培养专业的档案管理人员首先要把人员流动性控制在合理范围，由于电子档案管理是一项专业性极强，内容繁杂，需要通过实践积累丰富管理经验的工作，所以要避免过于频繁的人员流动，保持电子档案管理工作的长期性、延续性。其次，管理人员要加强学习，更新知识结构，培养职业道德，熟悉信息技术，把自己培养成综合素质高的复合型人才，适应电子档案管理发展的要求。
（四）加强对基础设施的管理
电子档案管理质量的提高，离不开软件及硬件这些基础性设施，因此在电子档案管理工作中，所配备的软件及硬件要保证其性能的稳定性及技术的成熟度，所采用的软件及系统要具有较强的安全性和可靠性，避免使用一些盗版及未知来源的系统。在具体使用过程中，要具备高度的安全意识，定期进行杀毒及安全体检，设置障防火墙和杀毒软件，并做好定期升级工作。
（五）确保电子档案管理工作的安全性
电子档案管理工作的重中之重是确保其安全性。首先要具备充足的安全意识。依托于电脑存在的电子档案，具有不稳定性，电脑自身硬件问题，断电，网络病毒的侵害，办公软件的不健全都会对电子档案的生成、存储、共享带来损坏或丢失，给存档工作造成巨大损失。不仅如此，各种不稳定的因素就要求了立卷人员在存档工作中必备的安全意识。及时对办公软件修护和升级，对电脑硬件及时检修，输入信息之后养成及时保存的习惯，加大对网络安全建设的投入，引进先进的技术管理，做到网络安全的建设，做到计算机的定期更新和升级，防止病毒的入侵。另外，要进一步对电子档案管理法律法规进行完善，确保网络环境的安全性，从而为电子档案信息的安全奠定良好的基础。
三、结束语
相较于传统档案，电子档案具有诸多优势，与现代社会发展需求具有较好的适应性。但当前事业单位电子档案管理工作中还存在一些不完善的地方，这就需要电子档案管理人员要不断提高自身的综合素质，同时事业单位还需要进一步完善相关的管理制度，确保电子档案管理的规范化和标准化。
信息技术的发展，使我国档案管理技术已经进入了信息化的时代。电子档案以其特有的优势逐渐取代了传统纸张档案，成为了各大单位、企业档案管理工作的首选。医疗事业单位服务的主要目标是病人，在工作中涉及到大量病患资料、档案以及相关信息，使用电子档案可以有效防止这些档案信息在储存、使用过程中发生遗失或损坏，是医疗事业单位档案管理未来发展的主要趋势。
一、医疗事业单位电子档案发展现状
（一）缺乏对医疗事业单位电子档案管理工作的认识
事业单位的首要任务是为人民服务，而医疗事业单位工作中的重点就是为病人服务。医生的天职在于治病救人，而电子档案工作则是一项后续性的完善工作，与治病救人几乎没有任何关系。因此，许多医疗单位管理者、工作者以及病人患者、家属等，对于医疗事业单位的电子档案工作并不重视。由于对于医疗事业单位电子档案管理工作的认知程度不足，使从事该项工作的工作人员，在一定程度上并不受单位领导部门的重视，导致工作热情与积极性不高。
（二）管理制度有待于完善
首先由于电子档案的管理制度不完善，许多医疗事业单位在管理病人档案时，都是根据自身的实践经验以及自身对档案管理工作的理解来进行管理的，不仅缺少科学、系统的管理方法；其次，由于单位高层领导对档案部门不够重视，在制定档案管理制度时并没有考虑事业单位自身情况，而是直接将其他现成的制度条例搬过来，导致部门无法完全按照制度条例来工作。
（三）对电子档案管理工作的重视程度不足
在我国医疗事业单位中，由于电子档案管理工作的性质与其他部门存在一定不同。因此，单位的管理者对于电子档案管理工作的工作人员的要求并没有其他部门单位那么严格，尤其是在工作人员的选拔方面，不仅缺乏有效的选拔机制，也缺乏对在岗人员的考核机制，致使从事电子档案管理的工作人员的专业素质水平较低。
对电子档按管理工作重视程度的不足，还表现在设备的更新方面。许多医疗事业单位的电子档案管理设备，已经使用多年，技术功能方面远远落后于高科技设备，在一定程度上影响了电子档案管理工作效率与质量。
（四）其他不利于医疗事业单位电子档案发展的因素
电子档案管理是通过使用计算机技术、信息化技术等高科技手段，代替传统手工档案管理的一种科技手段，能够提高档案管理工作的质量和效率，确保档案信息资料的安全。除了上述介绍的几点问题以外，在医疗事业单位电子档案管理的发展过程中，还存在一些明显的误区：有些人认为，电子档案管理就是使用一台电脑设备对电子档案信息进行全方位的管理；也有的单位为了节省档案管理工作消耗的资金，减少成本投入，使用拼凑的形式，将许多不同型号的设备进行组合，形成所谓的电子档案管理系统，不同规格、型号的设备在使用的过程中难免会相互影响，发生故障，使档案信息的安全难以得到保障，制约了医疗事业单位档案管理工作的发展。
二、改变医疗事业单位电子档案管理工作的策略及建议
（一）明确电子档案管理工作的重要性
在医疗事业单位传统的理念中，电子档案管理工作并不是一项重要性的工作。因此，要使用科学合理的方法，对医疗事业单位传统的管理观念进行适当的更新，明确电子档案管理在医疗事业单位工作中的重要地位，树立现代化、电子化的档案管理意识，对医疗事业单位实施科学化的管理方式。
（二）完善电子档案管理制度与选拔制度
医疗事业单位的电子档案管理工作与其他档案管理类的工作职责一样，在一定的意义上来讲，医疗事业单位的电子档案管理工作需要对病人从入院到出院全过程中所有资料进行存储，为有可能产生的医疗纠纷案件提供依据。因此，加强电子档案管理工作十分重要。在建立电子档案管理制度时，其内容应该包括电子档案的收集与归档以及电子档案的利用与保管，并规定相应档案的保管期限以及归档范围等。对于从事电子档案管理工作的工作人员选拔时，要严格规定录用的标准、条件，对于满足条件的才能给予录用的机会，以免因为专业水平不足导致档案管理工作中出现失误，为单位带来不必要的麻烦。
（三）提高电子档案工作人员的专业素质
首先，不仅要建立严格的员工录用选拔制度，还要加强在岗人员的专业素质培训；其次，从事医疗事业单位档案管理工作的工作人员，不仅要熟练的掌握计算机的相关知识与档案管理方面的相关知识，还要熟悉医院科学研究的相关内容。只有熟练的掌握这些相关知识，才能结合实际情况，充分发挥电子档案管理的优势，促进医疗事业单位的快速发展，使其能够为病人提供更优质的服务。
（四）加大资金投入的力度
技术设备的相对落后，将会导致工作效率不断下降。因此，医疗事业单位应该加大资金投入的力度，强化自身的基础设施建设，使用先进的技术设备，提高医疗事业单位电子档案管理工作的效率及质量。由于技术设备不断更新，对电子档案管理工作从业人员的技能水平也提出了新的要求。所以，在更新技术设备的同时也要对工作人员进行及时的培训，使其可以将新设备的优势最大程度的发挥出来，促进医疗事业单位电子档案工作的不断发展与进步。
三、结语
综上所述，信息技术水平的不断提升，使得电子档案管理工作的作用不断显现且发挥出来，而医疗事业单位开始逐渐意识到了电子档案管理的优势，加大了对电子档案管理的重视程度与资金投入力度，使得电子档案管理工作在技术和设备方面不断得到重视与提高。在未来的发展过程中，电子档案管理工作要本着以自身为本，力求突破创新作为发展方向，以更好的为病人服务为核心，不断促进医疗事业单位向着全面、和谐的方向发展。
参考文献：
文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。以计算机为核心的现代技术和设备，迅速、准确地处理各信息，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面需求，是文书档案管理工作遇到的新挑战，从而也为文书档案电子化工作提供了窗口和平台。
1.文书档案管理特点
事业单位文书档案指事业单位在事业单位日常工作中直接形成的对国家和社会具有查考利用价值的文字、图表、声像等形式的历史记录。例如，国家行政机关发出和收到的命令、指示、请示、批复、报告、决议、通知等，在办理完毕归档保存后，即为文书档案。它具有涉及面广、内容丰富、形式规范、记录方式与制作材料多样等特点，内容涉及国家、政党、民族和社会生活的各个方面，是了解、研究国家社会政治、经济和文化发展史，研究个体的机构、组织历史沿革的基本依据。
2.事业单位文书档案管理现状
2.1分类混乱，收集不完整
事业单位文书档案来源广泛，分类应遵循必要的逻辑规则。一般可采用年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等方法对本单位现有文书档案分类。现有文书档案管理工作随意性很强，往往采用以往既有的方式管理文书档案。由于传统纸质档案管理不规范、档案质量不高，尤其是各类档案目录不清晰，很难确保收集完整。要实现标准、规范的电子化工作，就要先做好档案管理工作，并使其标准化、规范化。
2.2检索不便，准确度低
各行政机关事业单位内部的业务与其整个企业内的人员有着相当紧密的联系，不仅需要履行上传下达的各种任务，为上级汇报各种信息和材料，还需要将上级的各种意图等如实的传达给下级。传统的检索方式：档案管理人员从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找，费时、费力、容易出错。档案管理电子化后，档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查询，无论在时间还是空间上都显得更为方便简洁。
2.3易丢失损坏，不易于保管
事业档案文书档案保管期限是根据鉴定档案价值的原则，对文书档案所应保存年限的规定。通常，档案的重要程度越高、发挥的作用越大，它的保管期限就越长。列为永久保存的档案主要包括本机关指定的属于法规政策性的文件，处理重要问题形成的有关文件，召开重要会议的主要文件，重要的请示、报告、总结、综合统计报表、机构演变、机关领导人任免等文件以及在房屋买卖、征用土地、资产登记工作中形成的重要合同、协议等法律凭证性文件。传统的纸质载体不仅要防止虫蛀、防潮，而且不节能、环保，使用寿命短，在高温、湿度大的环境下已发生氧化或者被腐蚀。传统纸质档案占用空间大，不易管理。
2.4文件传输费时费力，安全性低
在文件传输过程中，现有纸质文书档案往往采用原始的人工传递方式，不但要设置专人负责，甚至要购置专用交通工具，并且不能保证文件传输的安全性和保密性。文件交流效率极低，会出现在传输过程中资料丢失、损坏，安全性也随之降低。
3.文书档案电子化建议
3.1增强档案管理意识，制定文书档案电子化管理制度
文书档案电子化工作需要领导的大力支持，把文书档案电子化工作列入到事业单位发展规划，列入到年度工作日程，纳入工作目标责任制是关键。文书档案电子化管理是一项极其复杂的技术工程，与纸质等载体档案截然不同，所以一开始就要充分注意到档案电子化的各项管理标准、法规、制度的建立，制定出本单位的档案电子化的管理规章和制度。首先，应规定一个统一的文书档案电子化收集、归纳标准，让每一个档案管理工作人员有标准可依，从而按照标准进行管理和工作；其次，要对电子档案进行整理、分类，尤其要制作关键词、文件生成日期等因素目录，便于查询利用。
3.2加强档案保管稳定性，确保档案信息安全
电子化的文书档案具有一定的特殊性，部分档案具有公开性，部分档案具有保密性，就要求电子软件查看特定档案附有权限，只能给相关人员查看。针对保密文件，为确保其安全性，还需对其作加密处理，并限定加密的时间，保密期后相关人员才可对其进行解密查看。为保证文书档案电子化的安全性，要妥善保管光盘、移动硬盘等保存档案的载体，同时在数据备份方面，主要采取两种方式：一是通过服务器存储及本机备份。两台服务器运用RAID5磁盘阵列技术，储存全部档案数据及数字化影像。PC机每天进行本机数据备份，每半月所有PC机数据库进行数据同步，保持各数据库数据一致，防止由硬盘损坏无法恢复导致数据丢失现象的发生。二是通过实物介质存储备份。将全部档案数据及数字化影像刻录成DVD光盘一式两份保存到防磁柜中，另将全部档案数据及数字化影像储存在移动硬盘中。
3.3充分利用先进设备，不断提高档案人员业务素质
传统档案载体以纸质材料为主，其保存要求受外部条件影响，有较大局限性，且查阅利用较为不便，档案信息的价值不能得到充分体现。如，保存反映某特定业务工作的纸质档案，有可能需要十几个卷宗盒；档案工作依赖于人员手工操作，而这一过程往往工作繁杂、工作量大，工作水平和工作质量均比较低下。随着办公自动化系统的普及以及信息技术在档案管理工作中的运用，电子档案应运而生，与之相伴的电子档案管理工作也不断发展。与传统的纸质档案管理工作相比，电子档案管理的诸多优势十分明显。事业单位开展电子档案管理工作，可有效提高档案利用工作质量和效率，进而有效提升档案管理整体水平。具体来说，首先，开展电子档案管理工作，能够通过网络实现电子档案的在线收集、传输、整理等，并确保电子档案的利用借助信息系统快速而准确地完成，最终实现跨部门的资源共享。其次，档案信息网站建设已经成为电子档案管理工作中的一项重要内容，在网站建设过程中充分利用电子标签、无线条码阅读器等先进技术，可增强网络化服务能力、提高自动化管理水平，进而有效提升电子档案管理水平。随着事业单位“增量档案电子化”工作的不断深入，事业单位形成了一定规模的电子档案，要确保电子档案的稳定与安全，必须加强电子档案的规范管理。
1事业单位电子档案管理存在的问题分析
当前，事业单位开展电子档案管理工作中存在较多的问题，这些问题一定程度上阻碍了档案管理工作整体质量和效率的提高，同时也给档案资料信息的安全性和可靠性带来威胁。首先，电子档案的安全得不到保障。开展电子档案信息收集、整理、传输等工作，均需借助计算机和网络进行，虽然工作效率得到明显提升，但是工作过程中存在安全隐患，如，当计算机遭受病毒入侵时，档案信息会被窃取、恶意篡改或者删除。其次，在档案管理人员的配置上，多数事业单位缺乏综合素质较高的复合型人才。开展电子档案管理工作，要求管理人员具备更高的素质、更强的能力和更宽的视野，具体来说，管理人员需具备较高的职业素养与较强的档案业务能力，能够较为全面地了解行业工作发展情况，并具备一定的与互联网、信息技术相关的知识，能熟练操作计算机。但是，目前事业单位档案管理工作均普遍存在管理人员素质与能力低下的问题，此外事业单位不重视针对档案管理人员的相关培训与再教育，并缺乏必需的工作制度和针对档案管理人员的职业规划，致使档案管理人员工作热情低下、缺乏工作积极性。
2加强事业单位电子档案管理的若干对策
2.1加强档案工作的宏观管理
必须加强事业单位档案工作的宏观管理，不断提升工作成效。首先，事业单位的档案工作分管领导要对电子档案管理工作予以足够重视，及时领会上级档案部门相关工作要求，并予以贯彻落实；还要增加工作经费，保障工作开展所需的物力与人力。其次，建议国家档案局尽快制定出台专门针对事业单位电子档案管理的行业规章，指导全国的事业单位开展电子档案管理工作；省级和市级、县级档案局根据本地区经济社会发展实际，依照国家档案局的要求，制定本地区事业单位电子档案工作规章，确保事业单位电子档案管理工作走上法治化轨道，提升整体档案管理水平。再次，建议档案行政管理部门作为同级事业单位电子档案管理工作的监管单位，依法对工作进行监管。在此过程中，应及时总结工作经验并予以推广，还要发现问题与不足，有效开展业务指导。
2.2重视档案信息安全
电子档案的存储与传输均通过网络进行，存在一定的安全风险，因此在档案管理过程中必须加强对档案信息资料的安全防护，保证信息的安全与可靠。在实际管理过程中，可通过配设防火墙、实行身份验证、采用加密手段与双备份机制、落实专机专用原则等方式，为电子档案信息的安全提供坚实保障，杜绝电子档案安全事故的发生。此外，还应积极创建科学的电子档案信息安全监督体系，对电子档案管理过程进行实时与动态监控，该体系能够对档案形成、传输、获取、使用等全过程进行实时动态管控，还能有效过滤垃圾文档。此外，档案管理人员还可针对不同类型的文件资料编制相应代码，便于对档案信息进行监督和管控。
2.3建立电子档案安全保障体系
在事业单位电子档案管理过程中，保证档案安全是工作的重中之重。一般来说，事业单位往往看重应用先进的信息技术提升管理水平和工作效率，必须要认识到应当利用这些信息技术确保电子档案的安全，这一点非常重要。利用信息技术确保电子档案安全的一项可行性做法是，建立电子档案安全保障体系，并确保体系的科学性与有效性。笔者认为，电子档案安全保障体系建设主要包含两方面内容，即硬件设施体系和软件设施体系。就硬件而言，需要对机房环境、服务器使用状况进行严格监控，安排专业技术人员及时更换老化的设备和线路，还要不断优化电子档案保管环境；同时采取相应措施积极对相关硬件设备进行维护和保养，特别要重视对防磁设备进行有效管理和定期维护。就软件来说，应积极建立事业单位文档中心以及用户访问平台，实现电子档案的统一管理和查阅利用的规范化；还要及时对电子档案管理所使用的相关应用程序进行安全检查，并安排专业技术人员定期对计算机进行全面扫描，及时了解是否存在感染病毒或存在安全漏洞等情况，如果存在需第一时间进行处理，确保其运行的安全性。建立档案安全保障体系，还应增加经费投入，保障工作所需的人力与物力。
2.4开展档案人员专业能力培养工作
要加强对事业单位档案管理人员的专业培训与再教育，不断提高他们应用信息技术开展电子档案管理的能力，使他们成长为集管理型、研究型、操作型于一身的复合型人才。首先，事业单位需要更新人才理念、提高对档案管理人员培养的重视程度；同时还要制定符合本单位实际的档案人才培养机制，为档案管理人员制定详细的职业规划并提供上升渠道，以此激发他们的工作热情与积极性。其次，事业单位需要丰富人才培养的方式和途径，可通过组织参加档案部门举办的业务培训、聘请相关领域的专家开展主题讲座、赴工作成效卓越的兄弟单位进行考察学习、进修等多种方式，为档案管理人员提供更多的高质量学习机会，促进管理人员整体素质和能力的有效提升。事业单位还可根据实际需求，合理拓宽人才的引进渠道，择优选用综合素质高、业务能力强的复合型管理人才，负责电子档案管理工作。
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随着信息化的日益发展，各个行业都步入信息化的时代，实施数字化管理策略。那么档案管理事业也一样，将信息技术引进到档案管理之中，产生了电子档案，实现电子档案的管理，同时，纸质档案和电子档案一起存在。为促进档案管理的统一性，就要将纸质档案和电子档案有机整合，保障档案管理事业更好的向前发展。
1 电子档案与纸质档案整合管理的观点
不论是电子档案还是纸质档案，从本质上来看都是档案，都具有档案的特点，但因为他们的载体不同，所以也存在一定的不同。两者都有相应的缺点和有点，将两者综合起来，才能在应用过程中取长补短，保证档案管理工作的顺利发展。在实践活动方面来看，电子档案和纸质档案均是以人的基本实践为依据，对人们在社会各阶段的生活信息进行收集整合，形成档案。但是电子档案的储存时间要比纸质档案储存的实践要长，档案的完整性更出色，由于电子档案是以网络技术为载体，所以更容易受到病毒的侵袭，安全系数比较低。纸质档案的载体是纸质文件，安全系数相对就高，能有效保证档案的真实性，使档案在使用的过程中更清晰。但是纸质档案的载体很容易在保存过程中遭受破坏，不易保存，使用的时候检索也很慢，有一定的排他性。通过分析，不难看出两种档案都有利弊，那么要想发挥各自的优势，更好的为使用者服务，就要对两种档案进行整合管理，相互之间各取所长，补己之短。
要想达到电子档案和纸质档案共存的局面，就要使档案管理者适应新形势的变化，积极创新，制定科学合理的档案管理方案。首先，要顺应时代的变化，积极地应对档案电子化的转变，从管理方法、管理制度等技术层面使电子档案有合理的法律地位；其次，要稳中求进，不光要充分利用电子档案，还要做好纸质档案的保管工作，使两种不同载体的档案都发挥其所长，最大限度地把握档案改革的主动性，做好自身的职责工作。当前我国的档案保管工作是在电子档案建立的同时，还要对纸质档案一同保存，既保存了安全可靠真实性强的纸质档案，又发挥了电子档案的优势，检索快，利用效率高等优势。从根本上两种档案并存是必然的选择，并对其进行有效的整合管理。
无论是纸质档案还是电子档案，都要在记录在同一个档案管理系统中，运用自动采集的方式对电子档案进行数据录入，运用人录入的方式进行纸质档案的录入方式。同时，对一些重要的纸质档案进行数字化处理，使其在利用时更方便快捷。在档案系统中，还要将两种档案进行统一的组合，维护档案之间的相关联系，便于使用。
2 电子档案和纸质档案整合管理的具体要求
现如今，数字化信息技术不断发展，档案管理系统也要利用电子技术建立一个网络的信息办公平台。现代化档案管理和传统档案管理的模式有所不同，前者针对的是电子档案管理，后者针对的是纸质档案管理。当然，在现代化档案管理中也要对纸质档案进行有效的管理，那么，要想有效的实现现代化档案管理系统，对电子档案和纸质档案完美的整合，就要做好下面几方面工作。
2.1 同步归档工作
在对所收集到的纸质文件进行详细的检验和审核之后，需要及时的将纸质档案进行归档处理。而利用网络所收集的电子信息，在进行有效的审核之后，也要及时的进行归档。无论是纸质档案还是电子档案，在归档的过程中，都需要符合相关的归档要求，只有符合归档要求的文件才能够正式的进行归档。而在电子档案归档时，要将其存入到制定的计算机硬盘中进行存储，并且要注意标记上已归档的标记。
2.2 同步整理工作
要想使得档案整理工作可以有效的开展，就需要采用折中的方法，实现对电力档案和纸质档案的同步整理，由于电子档案与纸质档案都具有档案的共同入特点，两者也都拥有一致的档案号，所录入的信息也基本上相同，因此，可以采用合二为一的方法对电子档案以及纸质档案进行整理，确保在整理归档纸质档案的同时电子档案也可整理完成。
2.3 同步鉴定工作
对于电子档案的鉴定最理想的情况是南计算机自动鉴定，系统依照预定的保管期限表判断保管期限；纸质档案可随时鉴定，即时归档。
2.4 同步利用
在查阅档案时，我们可以通过同一著录的信息检索纸质和电子两种不同类型的同一档案。提供利用时，以电子档案为主。在需要用纸质档案时，可按同一档号提供纸质档案，这样既提高了档案的利用率，又减少了纸质档案的磨损，有利于纸质档案的长期保存从实质讲，电子档案与纸质档案整合管理理念，实际上主张的是传统档案生命周期理论指导下档案分阶段管理的电子化实现。
3 加快档案管理工作人员的知识结构变革
加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才是共存期档案工作最根本的对策。由于电子档案的来源广泛，档案人员要对电子档案生成的全程监控，就必须具备良好的计算机知识。现在不少单位的计算机技术人员不了解档案，档案管理人员不懂计算机技术，这就要求档案工作者加强学习，更新知识，提高电子档案的管理能力，尽快掌握电子档案管理方面的基本知识和技能，对电子档案管理涉及到的设备和技术，做到会操作、会管理、会使用，切实担负起电子档案管理的工作职责，做好开放教育电子档案的管理工作。
结束语
综合来看，上面所讲述的对电子档案和纸质档案之间的观点和具体要求，我们清楚了解电子档案和纸质档案两者有一定的关系，两者各取所长，补己之短，要实现档案管理的共同发展，就要对电子档案和纸质档案进行科学的整合，在管理时，不光要同步两种档案的归档工作，还要对两种档案同步坚定、利用和整理中作，使电子档案和纸质档案从根本上达到共同发展的局面。这样的管理，不光能弥补各自的不足，还能将电子档案和纸质档案的优势都发挥的更好，更能促进档案管理事业的长足发展。
参考文献
