采购管理及流程方法篇（1）

采购物流管理即企业为保证正常运行中所需的物资供应，以企业采购活动整体为对象而发生的计划、组织、协调、智慧、控制等行为，可见采购物流管理在企业物资供应和生产实现协调的重要保证，直接关系到企业运行所获取的经济效益，所以对采购物流管理及其成本控制方法展开研究具有重要的现实意义。

一、采购物流管理分析

据资料显示，现阶段物资采购总成本通常占我国企业销售成本的70%以上，可见现阶段采购物流成本控制已经成为我国企业成本控制的重要部分，直接关系到企业正常运行过程中的销售利润，对企业适应市场竞争的能力等方面也具有重要的影响，结合发达国家在采购物流管理方面的成功经验可以发现，采购物流管理可以分为制造行业企业内部业务整合、企业社区的建立和从生产原材料到客户的所有业务流程协同三个阶段，而我国现在采购物流管理处于第一阶段，使我国企业在国际竞争中的整体能力受到严重的制约，部分企业虽然在自主品牌、产品质量等方面占有一定的优势，但受采购物流管理流程、采购机制等因素的限制，整体发展状况仍不理想，可见，企业重视采购物流管理已经成为现代企业实现持续发展的必然选择。但现阶段我国企业在采购物流管理的过程中仍存在诸多问题，如采购队伍的整体素质有待加强、缺少全面有效的采购绩效评估制度、采购过程中建立供求关系的供应商不稳定等，使我国企业采购物流成本不断加大，企业经营压力也随之增加，严重削弱了企业应对市场风险的能力，所以现阶段进行采购物流的成本控制已经成为企业发展急需解决的问题。

二、采购物流成本控制方法分析

（一）推动采购物流管理向职能化、专业化、中心化方向发展

采购物流中心化即将企业内部采购能力集中化，使企业在采购物流过程中处于主动地位，以此实现成本的缩减；而采购物流职能化即扭转采购的对内行政职能，要通过管理战略的明确和管理队伍的专业化建设，使采购物流管理得到全面落实，将采购物流成本控制落实到具体的职能范围内；采购物流专业化，即要求从事采购物流管理的人员不仅要具有采购方面的专业知识和技能，如企业采购物流管理人员在成本控制的过程中应灵活的应用计划指标分解法、预算法、定额法等，而且对相关专业也要产生较全面的认识，并灵活的应用，如法律、计算机、会计、英语等专业，以此提升企业在大范围的市场竞争中的优势地位，成本控制的实现要以采购物流规范化管理为前提，所以当采购物流深化发展的同时，成本控制水平必然会随之得到优化和提升。

（二）落实采购绩效评估

在采购物流成本控制的过程中，通过有计划地对采购部门绩效进行有效的评估，对提升成本控制的水平具有积极的作用，例如结合企业的年度人事考核机制对采购管理人员进行绩效评估，使采购物流管理人员认识到采购物流成本控制的重要性，并认识到成本控制过程中的侧重点，实践证明在采购物流成本控制方面落实绩效评估，可以使管理人员有意识地针对采购过程中各环节加大成本控制的力度，如采购预算、采购合同管理、采购洽商、存储管理、运输管理等环节，通过直接和间接两种有效手段实现采购物流成本控制的总体目标[2]。

（三）注重采购物流涉及供应商关系的管理

现阶段企业采购物流管理过程中对供应商的选择主要考虑其是否与本公司在历史中产生过较理想的合作关系；供应的产品质量、服务质量是否满足自身需求；供应商所在地理位置是否可以最大程度的缩减运输成本，是否可以满足按时送货的需要，以及供应商自身的商誉、市场竞争力等，在综合评价供应商的基础上，企业要实现采购物流管理成本控制的目标，需要针对不同的供应商建立针对性的资料档案数据库，并进行分类管理，结合各供应商的发展状况进行动态的分级，在供应商管理的过程中应积极寻求与满足企业发展要求的供应商建立合作伙伴关系的机会，以此保证企业发展过程中对采购方案的调整、市场价格波动等不会对企业的正常经营构成较大的影响，实现采购物流成本的有效控制。

（四）落实以人为本的控制理念

在采购物流成本管理的过程中如果单纯地追求从采购物流方面进行成本的控制，很可能对采购物流的实现水平构成消极的影响，这要求企业在成本控制的过程中认识到采购物流管理水平的高度很大程度上取决于管理人员的专业技能和管理方法，高超的技能和优质的管理方法，可调动参与采购物流环节的人员进行成本控制的积极性，有意识地避免采购物流成本的浪费，例如在采购产品装载的过程中，选用更加科学的装载方式，有意识地优化运输过程中的车载温度，缩减采购产品的腐败率等。只有全面地落实采购物流人性化管理，才能有效地缩减采购物流成本浪费的空间，推动企业采购物流管理水平的持续升高

三、结论

通过上述分析可以发现，现阶段企业在发展的过程中已经认识到采购物流管理在缩减企业经营风险，保证企业正常运行等方面的重要意义，并在实践中有意识地进行成本控制，但现阶段其在成本控制的过程中仍存在诸多问题需要针对性的完善和优化。

作者:曹健锟 单位:中国人民军事经济学院

参考文献：

采购管理及流程方法篇（2）

采购，指企业通过购买、租赁、外包、借贷、交换等有偿方式，取得货物、工程和服务的所有权或使用权的行为。采购方式分为集中采购和分散采购，集中采购是指由集中采购部门或其授权的分支机构组织实施的采购，分散采购是指由各部门、各分支机构自行组织实施的采购。集中采购和分散采购各有其优缺点，商业银行应根据本行的机构数量、业务规模、组织流程、系统建设等实际情况，合理使用集中采购和分散采购两种方式，才能充分发挥采购管理的效益，实现控风险、降成本、提质量的目标。

一、集中采购和分散采购方式比较

采购管理，一般实行“集中管理、分级负责、有效制衡、保障服务”的管理体制。对纳入采购目录且预算金额达到集中采购标准的项目，实施集中采购；对纳入采购目录且预算金额低于集中采购标准但高于采购标准的项目，实施分散采购。

（一）集中采购方式的特点

商业银行的集中采购，主要是把集中采购职能集中到总行和被授权分行的采购部门。优点是采购工作由总分行采购部门统一组织实施，集中决策、管理和监督，有利于规范采购行为；集中采购资源，有利于发挥规模效应，还可以统一调配资源，有利于减少资源浪费。缺点是采购工作手续增加，涉及需求部门、采购部门、技术部门等，采购需时较长；集中采购金额较高，采购物资使用区域更广，如采购质量出现问题，可能导致较大经济损失，甚至可能产生重大风险事件。

（二）分散采购方式的特点

商业银行的分散采购，主要是由各分支机构自行实施采购。优点是采购工作由需求部门所在分支机构自行组织实施，采购方式灵活、简便，可以迅速满足需求部门的使用需要，问题反馈更直接、迅速。缺点是采购工作决策层次低，采购实施主体分散，不利于管理和监督，容易产生暗箱操作；没有批量采购的规模效应，不能有效压降采购成本；容易出现资源过度或重复采购，导致资源浪费。

二、商业银行采购管理现状及存在问题

经过十多年的发展，我国商业银行采购管理的范围越来越广，集中度越来越高，专业化程度不断加深，精细化水平不断提高，在规范采购行为、降低采购成本、提高采购质量等方面，取得了很大进步，但由于我国商业银行对采购系统化管理的探索时间较短、经验积累较少，在规章制度、组织实施、监督评价等方面仍存在亟需完善的问题。

（一）规章制度不全面，信息共享程度较低

目前国家对国有商业银行采购行为的管理规范，还沿用2003年财政部下发的《关于加强国有金融企业集中采购管理的若干规定》。我国商业银行主要以此为依据，借鉴政府采购相关规章制度，制定本行采购管理的规章制度，但规范的内容参差不齐，信息的可共享性较差。

一是制度不够统一全面。有的商业银行总行仅制定采购管理办法，没有统一制定采购操作规程，由各分支机构自行制定采购工作的管理细则和操作规程。由于各分支机构理解不一、管理规范程度不同，制定的操作规程往往不够全面，未能覆盖采购工作的全流程，对采购的立项、签约、验收等环节往往没有明确的操作指引，甚至可能出现因理解有误，制定的内容与总行管理办法中的要求相冲突。

二是信息共享程度较低。由于商业银行采购管理的统一性、规范性还有所不足，采购工作的标准化程度不高，部分共性化的采购需求没有定制标准化模板，造成采购流程中的重复工作多，影响了采购效率。商业银行内部上下级之间、不同地区之间的联动还不够密切，资源和信息没有充分共享，制约了采购管理规模效益和管理效率的进一步提升。

（二）采购管理过度集中，岗位未有效分离

部分商业银行在集中采购职能的过程中，由于流程重整、系统建设、人员配置未能及时跟上，导致采购管理过度集中，影响了采购效率，甚至出现管理和实施岗位未有效分离，不能起到控风险的效果。

一是采购权限过度集中。有的商业银行为防范道德风险和操作风险，将辖内分支机构的采购权限，不区分项目性质、金额大小，全部集中至总行或分行采购部门，但组织流程、信息系统、人员配置等机制未相应跟上，导致采购时效性低，不能及时满足业务开展的需求；集中采购管理范围太大，精力分散，反而不能发挥集中和专业的优势。

二是不相容岗位未分离。部分商业银行将采购管理与实施职能集中设在采购部门，采购管理部门和采购实施部门没有分离，导致采购部门扮演着“既是裁判又是运动员”的双重角色，容易出现对自作缺乏有效监督的问题。

（三）采购行为欠规范，缺乏统一评价标准

采购是一项涉及多机构、多部门的系统工程，需要各单位通力合作，在每个环节把好关，才能实现采购的目标。但在实际采购过程中，往往存在采购行为不规范，缺乏科学的评价标准，导致采购活动达不到预期目标，未能有效节约采购成本，采购质量欠佳。

一是采购行为不够规范。如在采购立项环节，市场调研不充分，项目预算金额与市场水平偏差较大；在采购评审环节，聘任或选派的评委专业知识不足，不能起到评审把关的作用；在采购验收环节，缺乏规范的验收标准，由验收人员按照自己理解去检测，出现不同人员验收结论不一样的情形。

二是考核标准不够严谨。商业银行对采购行为往往缺乏系统的评价指标体系，对采购项目没有全流程跟踪和后评价，对采购相关部门和人员的考核缺乏针对性，存在采购人员干多干少一个样、干好干坏一个样的情形，不能监督促进采购部门和采购人员改进采购工作质效。

三、商业银行完善采购管理模式的措施建议

集中采购和分散采购并不是完全对立的，仅靠一种采购方式不能满足采购活动的需要。实践证明，集中采购方式有利于充分发挥规模效益，提高议价能力，降低采购成本，保障采购质量；而分散采购方式简便、快捷，可以快速满足采购主体的采购需要，是集中采购的有益补充。综合两种采购方式的互补效应，可从以下四个方面构建集中与分散相辅而成的采购管理体系。

（一）优化采购管理组织架构

商业银行可按照“集中有度、授权有限”的设计思路，构建集中采购与分散采购相结合的采购管理组织架构和授权体系。

一是设立独立的采购管理部门。商业银行可在总行和一级分行设立采购管理部，在全国按照区域设置直接隶属于总行的集中采购中心，实现采购管理与采购实施相互分离。各二级分支行以下机构不再设立采购管理部门和集中采购中心。同时按照“大、重、通”实行集中采购、“小、少、特”实行分散采购的原则，确定集中采购和分散采购的范围，即大宗物资、全行重要项目、通用性的货物、工程或服务，通过集中采购方式进行采购；小额低值易耗品、短期少量服务、当地市场独有的项目（如押运服务）或者须与当地商场合作的信用卡积分兑换等特殊需求等，可由二级分支行实施分散采购。

二是按采购范围和金额有限授权。对集中和分散采购实行分层管理，对属于集中采购范围及限额以上的项目，由总行安排各区域集中采购中心实施集中采购；而非集中采购范围或限额以下的项目由各分支行实施分散采购，同时由一级分行采购管理部负责辖内各分支机构的分散采购监督管理工作，既防范风险又提高采购效率。

（二）健全采购管理制度体系

商业银行应从管理办法和操作规程两个层面，制定集中采购和分散采购相关制度体系，为规范采购行为夯实制度基础，同时建立不相容岗位相分离和独立监督审查的内控机制。

一是制定采购管理制度。管理办法层面，明确集中采购和分散采购的基础规范，包括采购及评审的项目范围、职责分工、采购方式、基本程序等。操作规程方面，明确采购工作各环节的具体操作流程，包括采购立项、采购评标、采购评审、合同管理、项目验收、采购档案、供应商管理、采购人员管理等的具体程序和要求。

二是建立采购内控机制。建立以“三分离、四审查”为核心的管理机制。“三分离”是指采购与使用分离、采购与审查分离、采购与付款验收分离，其作用在于相互制约以降低道德风险。“四审查”是指法律部门的合法性审查、监察部门的合规性审查、尽职调查的合理性审查、采购评审委员会的评议审核，即法律部门负责审查采购文件（含合同）有无法律风险，监察部门负责监督采购过程有无人员或流程违规，尽职调查人员负责分析采购结果的合规合理性，采购评审委员会负责审议决策。

（三）加强采购信息化管理

商业银行应加强采购管理系统的开发建设，为优化采购流程提供技术支持，实现采购信息全流程记录，促进采购信息共享，提高采购管理效率和采购实施效果。

一是采购管理信息化。依托信息化的采购管理系统，对采购立项、采购评审、采购实施、采购合同、供应商等进行管理，实现采购资金流和实物流的全过程跟踪，以及对预算控制、合同执行、库存控制、采购批量的实时管理，促进严格按照公平、公开、公正、竞争和效益的原则，加强采购行为过程管控。

二是采购信息共享。通过采购管理系统，实时采集各类采购信息，统一管理和加工运用，促进采购资源、市场价格、供应商、合同条款等信息的及时共享，互通有无、互采所长，从而进一步提高采购工作效率和采购资源品质。

（四）建立采购考核评价指标

采购的立项、实施、结果审批和通知、合同签署、验收及付款、项目文件归档，涉及不同部门的职责，需要建立系统、科学的评价指标进行考核，促进按照职责分工严格把关。

一是采购指标要全流程覆盖。采购工作涉及的环节和人员较多，商业银行应加强管理，对需求部门、采购部门、技术部门中的相关人员制定考核指标，促进采购人员增强责任意识和自律意识，积极改进工作流程与管理效率，最终提高采购质效。

二是采购指标相关且可量化。采购部门和采购人员绩效考核指标体系，应由业务和个人素质等可控且可量化的指标构成，如采购成本与市场价格比、采购物资/服务产出等业务指标，对采购人员有无质疑投诉、及时性、差错率、流程优化合理性建议等个人素质评价指标。

采购管理及流程方法篇（3）

烟草行业因体制的特殊（国家专卖体制）、富有“争议”的烟草产品和被外界视为近乎“暴利”的产品收益等因素，一直以来都处于社会舆论的高度监督之中。涉及大量金额、容易引起社会公众关注的各类采购业务，自然而然成为行业内各级单位的管理重点和焦点。

问题重重 沟通桎梏

2010年以来，烟草行业以河北烟草为试点，各省、市单位借鉴实施的方式，陆续开展了以信息化为依托的“两项工作”，主要是建设了采购信息门户网站或政务公开平台，对采购信息进行公开，对采购结果进行公示。通过近几年的摸索与建设，各地烟草单位的采购信息化工作初步实现了从无到有，从有到大，部分省市单位甚至实现了从大到全的应用。

但还有很多省市的工、商企业采购信息化建设要求还存在着以下几方面的问题：其一，无法实现采购人、采购管理部门、集中采购机构、供应商、专家等在网上的一体化电子采购功能，也无法实现各级采购监管部门、审计、监察部门对采购全程的网上实时电子监督、效能监察功能；其二，无法实现对部分协议定点采购的二次竞价采购功能；其三，无法实现从单位采购系统到预算系统最终到统一支付系统的网上对接和网上结算，以及从网上对资金流向进行有效实时监控和管理的功能；其四，无法实现各省、市单位专家库、供应商库和商品价格信息库三库资源在网上的统一共享功能；最后，现有门户网站的栏目、功能设置还不够完善、信息量不足、服务功能不强等。

六“化”一体 高效协同

经过研究，笔者认为烟草企业采购综合管理信息化建设可按照“一体化设计，全程服务，实时监控”的总体思想，以“明确职责、加强规划、严格程序、强化监管”的原则进行信息化平台设计的整体规划，分步实施。平台的功能应覆盖投资项目管理、采购计划管理、招投标管理和合同管理及辅助管理，并与行业的投资管理系统、全面预算管理系统、采购管理系统、办事公开民主管理系统等进行系统集成，实现从立项、预算、采购计划、采购执行、合同、资金支付、数据上报及过程事务公开信息等的全流程管理。

其中，投资项目管理包括：项目计划申请、审核、省公司批复、项目立项、项目审批、项目过程管理、项目决算、项目验收等内容；采购计划管理包括采购需求申请、采购计划审核、采购计划批复等内容；招投标管理包括招投标申请、招投标评审、招投标完成等内容；合同管理包括合同草拟、合同审批、合同复核、合同确认等内容。辅助管理包含专家库管理、机构库管理、会议管理等。

烟草企业采购综合管理信息化平台在建设过程中应注重以下关键点：

采购管理全程化：即实现从项目计划申请、采购计划申请、采购计划上报及审批、采购过程管理、采购供应商确定及合同签订，到后续报销业务的合同支付控制等整个采购活动生命周期的信息化管理；实现从计划、过程、结果“三部曲”的管理；实现三项业务采购活动的流程规范化和办事公开、民主管理活动的监督有效化以及这两个环节的紧密融合。

流程管理高效化：以自定义审批流和工作流引擎作为采购管理平台的核心，通过建立标准规范的管理流程，并将流程固化在系统中，实现流程对管理活动状态的驱动，使得用户使用系统的过程就是按规范操作的过程，从而积极推进企业管理流程的高效化。

过程管理可控化：实现公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源以及其他方式的全部采购管理过程控制，环环相扣，并在每一个流程节点，都提供丰富的辅助决策查询。

知识成果档案化：建立采购项目及活动过程中的知识管理机制，获取、吸收和整合各种知识，形成合同文本库、专家库、机构库和合格供应商名录等各类规范知识库，实现知识共享，不断提高企业管理水平，并对采购过程及合同管理形成有力的支撑。

系统集成自动化：系统集成自动化是指采购综合管理信息化平台应与各采购活动关联系统如行业财务管理、报销管理、办事公开平台及各企业的ERP业务系统（设备、备件、原辅料）等实现应用集成和信息共享，融合各业务系统自有的计划、采购、合同、审计、付款及评价等一系列完整的经济活动过程并形成闭环管理，同时通过办事公开平台对各环节的信息进行必要的、有效的公开和监管。

公开管理程序化：应按照行业“三项业务”项目实施过程关键环节同步公开的相关要求，实现采购综合管理系统中招标评审、中标公示、招标结果公告、谈判和询价结果公告中与办事公开信息平台自动同步，实现关键采购信息如月度采购计划、月度监督事项、月度合同签订情况等的定期自动。通过一系列信息化手段辅助“三项业务”相关公开事项的日常，用信息化流程固化办事公开民主管理工作。

厦烟标杆 信息化体现

厦门烟草工业有限责任公司（以下简称厦烟）采购综合管理平台于2012年初正式启动建设，并于同年6月投入使用。在2012年7月的国家局两项工作现场检查中作为工作平台之一，供检查组专家进行在线抽查和数据核查。该系统的“一体化设计，全程服务，实时监控”总体设计思想及实际应用实践得到了现场检查组专家的认可。

采购管理及流程方法篇（4）

一、中小制造企业采购管理存在的问题

（一）单次采购数量小、批次多

我国大部分的中小制造企业都是根据已经下单的客户订单实施产品设计的，进而进行原材料采购以及生产，由于受到企业发展规模以及销售额还有资金方面的限制，中小制造企业在采购方面的是非常谨慎的，尤其是采购方式通常都是比较传统的，无法真正通过规模采购实现更大的经济收益。

（二）采购流程模式僵化、审批手续过于繁杂

当前我国中小制造企业的采购流程主要流程就是从订单开始，一直到供应和仓储，还有财务以及质量检验，最后到生产以及销售和运输等相关部门，并且能够对采购职能进行不同的分工，这种采购流程不仅仅缺乏对其做出系统筹划，而且手续处理非常烦琐，尤其是工作效率非常低。再加上各个部门的本位主义非常严重，大部分的部门都只是站在自身部门角度来考虑问题，这种信息沟通不流畅的情况，直接影响到我国中小制造企业在采购决策方面做出正确的向导。

（三）采购缺乏计划性，采购工作非常被动

大部分的中小企业实施生产都是采取订单式的生产方式，这种生产方式对于顾客方面的需求调查是缺少前瞻性的，大部分的企业都是根据历史销售数据实施采购。因为企业在制定采购计划方面没有做出周详的计划，导致在实施采购的过程中通常都是处于被动的局面，特别是当出现订货周期比较短以及交货日期非常紧张的情况，导致采购部门在采购价格以及采购材料质量方面在和供应商进行谈判的过程中都是缺乏优势的。

（四）采购成本极高

我国中小制造企业存在采购成本偏高的主要原因在于以下多个方面：第一，企业采购数量不多，但是批次多，而且采购周期相对不稳定，采购的数量以及品种都呈现出多样化情况，导致企业很难在采购的过程中实现优惠，进而提升了采购成本。第二，大部分企业对于市场销售比较紧俏的材料，都是采取的事先采购，并且造成了大量的囤积，因此，造成采购成本不断上升。第三，库存原材料不断增加，随之增加的就是库存成本，最终导致企业的经营以及管理成本都在不断上升。导致企业之前采购的大量原材料都无法适用，最终给企业造成了极为严重的损失。

二、中小制造企业采购管理对策

（一）优化采购流程，实现信息共享

应该对企业采购当中的每一个流程和环节都做出监控。对企业采购流程实施再造，并且还应该利用现代高科技技术实现信息共享，尤其是应该改变之前那种单纯地依靠家族成员才能够解决问题的情况，这同时也是企业应该必须重视和解决的问题。主要对策可以实施以下办法：第一，采用ERP技术，实现对企业资源的有效整合。通过安装ERP系统能够有效对企业拥有的资源进行整合，能够做到把整个业务采购流程都看成了一条供应链，能够做到把企业管理从企业内部一直延伸到外部。并且能够对企业所有的供应链都能够做出集中管理。有效提升工作效率，并且减少出现工作失误的情况，进而有效增加在采购过程中的信息透明度。

（二）加强企业管理基础性工作，做到管理制度化以及规范化

对于中小制造企业运用ERP系统，还应该不断加强对企业内部管理方面的基础工作，尤其是应该做到对企业相关管理工作做到规范化以及系统化，尤其是应该做到制度化，不能简单地把ERP系统看作是一套简单的降低工作程序、减轻工作负担的工具，而应该利用ERP系统创造更多的价值。

表1 ERP系统的管理目标

序号 管理目标

1 支持企业整体发展战略的战略经营系统

2 实现全球大市场营销战略与集成化市场营销

3 完善企业成本管理机制，建立全面成本管理

（三）实现零库存采购，创建零库存仓库

实现零库存采购指的是企业能够把库存功能全部转移到供应商一方，并且有效实现降低库存管理成本的目的。实施零库存管理的目的在于对原材料要求准时准质能够保障基础供应，并且对于原材料供应还不能是提前或者是延误，进而有效节省保管费以及仓储费用。并且实施零库存采购更加有利于企业发展在进行物资供应过程中出现的废品，而且还能够追索供应商，能够有效保证原材料产品质量，尽量减少废品丢失的情况。

（四）加强财务部门对采购数量和价格的控制

应该转变企业财务部门对实施采购过程中的监控重心，应该把事后监控转变成为事前监控。那么，不仅仅需要财务部门调整思路，并且关键在于财务部门的主管会计应该全面提升个人业务素质，尤其是对成本核算方面应该做到客观、公正，而且会计核算人员还应该熟悉整个产品生产流程以及原材料方面的使用功能等等，并且创建产品计划价格方面的信息数据库，能够通过这种指令性的价格库对所采购的产品价格做到更加深刻的了解，能够对采购价格做出严格把关。应该对采购价格以及采购数量两个方面都加强采购管理，进而能够有效实现降低采购成本的效果。

三、总结

此外，还应该改变用人观念，尤其是要全面提升采购人员的综合素质。人力资源管理的核心思想是要把合适的人员用到合适的岗位上，即要做到人岗匹配。中小制造企业采购人员的选配同样需要遵循这样的原则，即要选拔德才兼备的员工担任此项重要工作。此外，员工素质的提高与企业对员工的培养和管理密切相关，可以通过产品知识、相关法规和电子商务及信息化管理培训，提高员工的从业能力和商务谈判技巧；同时通过采购流程的规范化、采购信息的透明化、员工的绩效考核等管理手段加强对采购人员的管理和监督。

参考文献：

［1］ 李政，姜宏锋.采购过程控制：谈判技巧・合同管理・成本控制

［M］.化学工业出版社，2010.

［2］ 英国皇家采购与供应学会（CIPS），北京中交协物流人力资源培

训中心.全国高等教育自学考试采购与供应管理专业指定教

材・采购与供应管理丛书：采购与供应中的谈判与合同［M］.

机械工业出版社，2014.

［3］ 张浩.21世纪全国高等院校物流专业创新型应用人才培养规划教

材・采购管理与库存控制［M］.北京大学出版社，2010.

［4］ 赖一飞，张清，余群舟.21世纪高等院校项目管理工程硕士系列

采购管理及流程方法篇（5）

［关键词］

采购管理；流程优化；实验室管理系统

1研究问题的提出

当前企业信息化程度日益提高，我所内部已经运行实验室管理系统，该系统的设备采购模块集成了采购申请的审批、询价比价单审批、合同的审批、付款的审批。但是采购计划的填报与、供应商管理等功能未实现集成，信息化建设还需要加强。另一方面，计量课题的研究周期越来越短，往常5年的研究周期，现如今一个课题项目从立项到验收，通常为2～3年的时间，因此采购周期也进行了缩短。同样，航天产品研发速度越来越快，以往十几年研发一型产品，现在研发周期也大大缩短。由于研制周期的降低，有时甚至要求采购周期缩短为原来周期的十分之一。我所采购流程中的采购申请审批环节通常审批时间较长，效率较低，无法满足采购周期急剧缩短的现状。

2存在的主要问题

2．1采购作业信息化覆盖面不全

随着对采购管理要求的提高，采购作业规范性要求也越来越高。原有的采购模块没有采购计划填报和询价比价单功能，实际工作中的采购计划填报和比价询价审批环节仍然通过纸质或电子表格形式进行处理，这就存在管控不规范、可能出现采购填报信息不准确、审批过程缓慢、有效信息无法保存和重复利用等问题。

2．2采购审批时间过长

我所采购流程中的采购申请审批环节通常审批时间较长，而且不区分是计划内采购还是计划外采购。该采购审批是对申请部门提交的采购信息进行初审，主要考查的是采购需求是否已经列入了年度采购计划，采购信息的内容是否符合计划要求，比如采购需求是否是在项目中列支的，预算是否在项目的规定经费中，填报的型号是否符合项目要求，采购人员进行初步询价和采购需求的核对。

3设备采购管理流程的优化措施

针对采购管理中存在的两个主要问题，对其产生的成因进行分析，我们给出了以下解决方案，促进采购管理水平不断提升。

3．1加强采购全过程的信息化和规范化

3．1．1采购全过程信息化和规范化设计

原有的采购模块没有采购计划管理功能，这就存在管控不规范、可能出现采购填报信息不准确、审批过程缓慢的问题，针对这些问题，我们在实验室管理平台上新增了采购计划填报、采购计划功能。

3．1．2采购模块信息化和规范化设计效果

首先，在实验室管理系统的采购流程中增加采购计划填报和采购计划表单。将采购计划的填报实现网上填报，流程审批结束后由采购管理员进行初步汇总。最终确定年度的采购计划。有助于企业内控及资产的合理利用，降低成本。采购计划的填报在准确性、统一性、及时性都有很大的提高，增加了归口部门的职责，对采购计划的填报进行了初审，大大提高了采购计划的准时性及准确性，为后续采购工作的开展打下了坚实的基础。其次，增加了计划内采购备选库对后续的采购申请流程优化提供了数据来源基础，不需要重复录入。

3．2优化采购申请流程

3．2．1采购申请流程设计

采购申请中约80％以上的申请是计划内采购，其他是计划外采购。因此我们把原采购流程区分为计划内和计划外两种类型。对于计划内采购流程步骤重新设计，精简冗杂的审批过程，缩短审批时间，同时计划外采购审批流程不变。由程序根据申请人选择的计划类型来判断后续流程步骤。

3．2．2优化后的采购申请流程的效果

通过此流程的优化，可减少审批的环节，避免了领导因工作忙碌或不在，而导致无法及时审批通过的情况发生，以及重复审批的过程，使采购申请平均审批周期缩短30％以上，大幅加快了审批速度。另外，对可以并行审批的部门实现会签，节省审批时间，缩短了串行审批的时间，缩短采购管理周期，提高采购效率。

4结语

本文在深入分析原有采购流程的基础上，增加了采购计划填报、采购计划、计划内采购备选库，同时优化了原有采购申请流程，把采购申请流程区分为计划内采购和计划外采购，并精简了计划内采购流程。实践证明优化后的采购管理方式使我所的采购业务工作流程更加科学、更加规范，并且大大缩短了审批时间，提高了我所采购效率和规范化，满足了实际应用需求。

作者：郭根 琚小琳 单位：北京无线电计量测试技术研究所

主要参考文献

［1］中央企业管理提升活动领导小组．企业采购管理辅导手册［M］．北京：北京教育出版社，2012．

采购管理及流程方法篇（6）

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企业信息分析师培训认证高级研修班 青岛 2014-9-23(3天)企业信息分析师培训认证课程旨在帮助学员掌握完整的企业信息管理知识体系。对企业战略规划、发展,市场的定位、行业分析、市场调研、技术情报、专利情报、国际贸易情报、市场情报等方法、流程、知识、竞争对手情报的获取方法、技巧全面能力提升、效益提高、全面提升中国企业国际市场竞争力和技术创新能力有着重要作用。

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国际贸易实务暨贸易术语、合同、信用证风险防范技巧 青岛 2014-9-26(1天)国际贸易实务暨贸易术语、合同、信用证风险防范技巧课程,旨在帮助学员的国际贸易风险意识大大增强,在以后的工作中能够防患于未然;课程紧密联系当前政治经济热点问题,受 众学员的全局观和看问题的高度将会获得提升;受众学员将会获得知识背后的知识,大大增强处理问题的精准度和主动、提前纠错能力,避免问题发生。

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海关三大质疑应对策略暨自贸区与海关特殊监管区运作实战 上海 2014-10-16(2天)自贸区与海关特殊监管区运作实战课程,旨在帮助进出口企业解决纷繁复杂的申报不实这个令人头疼的难题;同时,介绍和指导企业如何利用商品归类技巧进行合法避税避证实用方法;通过讲授技巧、案例解析、解答疑难困惑。

进出口通关实务及应对“三查”策略研讨班 北京 2014-10-17(2天)进出口通关实务及应对“三查”策略课程,特邀请海关实务派知名人士,海关风险管理始创者,首次与进出口企业、报关企业共同现场案例解密海关最新监管政策和“通关作业无纸化”背后的海关“三查”目标、操作方法,同时提供给大家合法规避海关“三查”风险和合法避税、增加出口退税操作技巧。

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实务等相关业务。国际贸易知识,进出口操作,物流通关及外汇结算等知识已经成为当今采购/贸易人员必备的基本技能。 国际贸易是高收益与高难度、高风险并存的,如何操作国际贸易、拓展国际业务、防范风险?作为企业的核心与骨干必须准确把握上述问题,仅凭简单的以往经验很容易出错。 本课程精选了国际贸易的核心知识,翔实讲解分析国际贸易中的各环节风险及规避方法,辅以模拟演练旨在帮助培养学员驾驭全局的战略思维和开拓精神,敏锐的风险分析和预防能力,务实的操作和管理能力,使学员全面掌握进入国际市场、参与国际竞争的方法,解决贸易实务中出现的问题,具备在复杂的国内外经济、社会环境下制定出口营销战略、进行经营管理、参与国际竞争的知识和能力。课程收益

学习并掌握国际贸易4组13个术语

13个术语的计算及换算方法

国际贸易术语的选择与运用

进出口流程及单证相关知识

国际外汇结算的操作

信用证操作要点

国际物流成本控制方法

国际货物运输方式的选择

如何给国际货物投保

纠纷预防的主要措施

课程大纲

第一部分 国际贸易概述

? 案例分析:A公司信息集成项目贸易分析

国际贸易理论,特点与风险

贸易壁垒之关税政策与非关税政策

? 数量限制:进口配额制,“自动”出额制,进口许可证制。

? 价格限制:进口押金制,外汇管制,最低限价制,专断海关估价,歧视性国内税。

? 环境保护

? 知识产权 第二部分 国际贸易术语应用及风险防范

国际贸易术语概述

? 4组13个贸易术语区别应用综合练习

FOB,CIF变形条款及应用

贸易术语中隐含的风险

从出口方(供应商)角度来看

从进口方(采购方)角度来看

案例分析:8千吨大米事件

老三种与新三种贸易术语的选择应用 第三部分 进出口实务及通关过程中的风险控制

进口及进口报关流程

? 进口报关中的几个关键时间限制

出口及出口报关流程

? 出口商品成本核算的2个经济效益指标

FTZ与TFZ的区别

10种常用贸易方式

? 练习:不同贸易方式下核销及海关监管的异同

外汇核销管制

? 外汇核销制度及单据

? 案例分析:A公司进口生产流水线设备项目进出口业务中的相关单证

? 单证种类

? 单证制作要点

海关征收税金的种类和计算公式

? 关税的概念和特征

? 关税的作用

? 关税,增值税的计算

不可不重视的HS编码

国际贸易中的物流成本

? 国际运费的计价方式

? 进出口物流成本及构成

? 海关政策对物流成本的影响

案例分析:A公司进口生产流水线设备项目 第四部分 国际外汇结算与风险防范

国际结算中票据的风险防范措施

3种主要外汇结算方式及各自的利弊

? 汇付流程,种类,存在的风险与防范

? 托收流程,种类,存在的风险与防范

? 信用证的开证流程

? 各类型信用证的使用

? 信用证业务存在的风险与防范

小组讨论:不同立场下争取掌握不同银行的指定权

? 谁来审证--信用证审核的要点

进出口双方关注点

银行关注点

? 模拟练习:中国进出口公司信用证审核实战

? 案例分析:不可不防/不可不设的“陷井”你会支付定金吗

? 定金的作用

? 支付定金的形式

模拟练习:多种结算方式的综合应用 第五部分 国际货物运输及保险

国际货物运输方式概述

国际货物运输保险

? 海运方式下国际货物运输保险的种类及应用

? 其他运输方式下国际货物运输保险的种类及应用

? 案例分析:250T白糖的索赔事件

保险单据的种类

保险的代位追偿/诚信原则

全部损失和部分损失

? 实际全损A.T..

? 推定全损 C.T..

? 单独海损和共同海损的区别 G.A vs P.A

审判练习---一起国际运输保险官司

出口信用险/"三来一补"项目保险 第六部分 国际贸易纠纷的预防和法律应用

小组讨论:合同与订单的异同与应用

国际贸易合同的主要条款

商品检验

商品检验的重要性

商品检验的时间地点,检验实施方

案例:某公司大理石销售合同中的检验条款

违约责任的救济方式与应用

仲裁的意义和特点 及 仲裁的流程与条款

索赔和理赔

不可抗力条款的种类与应用

练习:不可抗力条款的描述

世界三大法律体系简介

案例分析:从一起承诺的有效性的审判来研究不同法律体系第七部分 常用网站及附录

课程主讲

Izimi Liu 老师

现任某国际集团中国区高级采购与供应链管理经理

现任国际知名集团国际采购和供应链管理经理,拥有数10年专业物流服务供应商及跨国企业采购,物流及供应链管理的背景。在企业采购体系建立,供应商选择和评估,采购成本控制,库存物流管理供应链风险控制,进出口运作和政府关系维护等方面具有丰富的实战经验。 刘女士是中国物流与采购联合会认证讲师,世贸组织(WTO)亚太地区ITC采购及供应链课程特聘讲师;执教采购与供应链管理国际证/文凭,注册采购师,采购供应师,物流师等专业课程,多次参与专业教材的修改整理工作。同时,刘女士也是国内多家大学和知名培训机构的客座讲师,主讲采购及供应链,国际贸易与进出口,企业物流等领域课程,并多次为大型企业提供专题内训。授课风格讲究互动性与参与性,深入浅出的将先进理论和实践结合,注重培养解决实际问题的能力。同时,作为资深企业拓展培训师,先后为几十家国际知名企业进行”领导力提升:”,”团队建设”,”沟通技巧”等方面的主题培训,将先进的管理理念融入到头脑风暴,案例分析,角色扮演等轻松且喜闻乐见的形式中。 最擅长的培训科目有:

采购管理及流程方法篇（7）

中图分类号：F270.7 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2015）013-0000-01

一、Q公司采购管理现状及问题分析

Q公司目前的采购方案是零部件外购。这是由企业长期战略规划、预备供应源潜力、总成本、内部制造优势以及核心竞争力所决定的。

1.采购流程

通过对其采购数据的整理分析，发现Q公司现有的一些问题：采购流程中具体操作规范不明晰；反应时间略长；采购流程有待进一步细化。

2.采购组织

此前，Q公司是按照地域区分公司，根据工厂，设置部门，制造、货物供应和货物调整部门等均为单独分散的部门，部分的分散造成了人员冗余，运营成本高。Q公司削减冗余，机构重组，简化运营势在必行。

3.采购管理信息系统

Q公司利用SAP软件进行订单的下达、处理。利用自行开发的SRM（供应链关系管理）系统进行订单的确认和管理，其订单管理内容包括新订单确认、订单查询、修改等。现有的系统并没有做到信息的无缝连接，而且与供应商的信息沟通不能及时反映到系统中来，有待于进一步优化。

二、Q公司采购管理对策建议

1.采购流程细化

针对Q公司现有的采购流程，对相关的实施细节进行规范，列出切实的操作细则。

（1）供货准备阶段

成为Q公司认可的合格供应商引入后，在开始批量供货之前，须与Q公司采购部门签订采购合同，协商关于价格、质量、服务等相关条款，确定采购价格标的等事务。具体流程细则和注意事项如下：

①签署协议

通过供应商引入，被纳入合格供方名单的供应商需由供方法定代表人或合法授权人与Q公司采购部授权人共同协商签订“采购协议”、“协议附件”、“相关协议”后方能进行正常合作。

②商定价格

供方应向Q公司采购部定期反馈即时市场价格、货期等真实的信息。供方的报价必须基于诚实原则，其对采购部门及其他部门的报价一致。同时，供应商应按Q公司要求提品分项报价表供其采购部作参考，并在报价发生变化时，将更新后的报价在3个工作日内通知Q公司采购部。

（2）正常供货流程

产品通过测试后即进入批量供货阶段，正常供货流程主要涉及到如下环节：

①订单确认

采购部根据物料使用计划和采购周期制定采购订单。订单需包含产品型号、数量、价格、交货期、交货地点等相关信息。供方在收到订单后，应在36小时内进行确认。确认后供应商须全面履行订单中所涵盖的全部要求。

②备货与交货

供方应按协议及其附件的要求提供订单中的产品和服务。供方不得擅自提前或延迟交货并于备妥待运后24小时内已书面形式通知Q公司，供应商根据指定的交货模式履行交货义务。

③收货及验收

供方或其指定的承运人应到交货现场同Q公司采购部一起清点产品，核对产品名称、数量、包装等，办理收货手续。检验合格后办理入库。

④付款

产品检验合格后Q公司应向供应商支付相应货款，具体的支付办法以生效订单中规定的为准。供应商必须在付款日前10天内将正本发票送达Q公司。

⑤DOA索赔

在检验、测试、组装过程中发现的个别不良品，Q公司对供应商的不良品进行判定，必要时请供应商一起确认责任归属。Q公司提出索赔申请，供应商反馈索赔信息，核对审批内容与申请内容一致后，供应商必须根据物料特性的索赔要求在规定的时间内将物料维修完好后全部返回或提供索赔款。

2.采购组织整合

针对目前Q公司各分公司分散管理采购的现状，应该将生产、供应链和采购部门合并为一个新的运营部门，集中负责Q公司的全国供应链和采购业务。采购中心的任务是管理和整合零配件供应商。

Q公司全国采购的资源被分成两类：一类是生产资料采购，直接用于生产；另外一类是通用型采购。在管理生产资料供应商方面，运营部门有三个战略性任务。一是保证供应商供应的连续性。二是保证供应商在生产成本方面有一定的领先性。三是要保证供应商产品的品质。

3.采购管理信息系统优化升级

对现有采购管理信息系统进行优化升级，建立基于供应链的采购管理信息系统。

系统应该包含以下模块：采购计划管理；采购合同管理；供应商管理；系统管理。该系统可以极大地提高了物资采购的效率， 保证了对采购活动全过程的管理与控制。通过对采购数据的高度共享， 促进企业采购活动网络化趋势发展， 为管理者科学决策提供信息平台支持。通过网络将企业和供应商联系在一起， 使企业的各部门、各单位能够明确采购流程、减少中间环节，达到降低采购成本和提高采购效率的目的。

采购管理及流程方法篇（8）

作为一家企业，其直接利润点主要来自采购、销售和中间成本，采购永远是企业关注的重点，它直接关系到企业的生成成本、产品品质和经济效益。企业通过对采购流程进行系统的优化，能更好的提高购流程的运行效率，从而为企业带来更大的效益。由此可知高效的采购管理，对于一个企业的管理是多么的重要。

对于一家采购物资数量庞大的企业来说，采购业务量大，采购种类多，参与部门和人员较为分散，采购程序不统一、不规范的问题日益突出，既影响工作效率，也无法做到集中采购，在一定程度上造成资金使用的浪费。目前企业采购存在以下问题：

一、部门分工过细，流程割裂，效率低下

按照分工原则建立的职能型组织，虽然可以很好地明确各部门的职责，但是过细的部门分工把横贯组织内部的完整流程割裂成若干部分，很容易产生各自为政的现象。同时，过细的部门分工导致业务流程变长，审批节点过多，影响了采购组织的工作效率。

二、采购性价比之间的矛盾

采购物资的质量历来是大力控制的重要环节，但也并非是质量越高越好，因为质量越好，价格往往也高。企业生产建设的每个部位也不一定都是风险极高的，不一定都选质量很高的设备器材。如何合理平衡采购性价比之间的矛盾，始终是每个采购部门永恒的主题。

三、供应商管理理念落后

当前企业对供应商的管理水平很低，供应商选择评价体系不完善，没有形成有效的激励机制。

目前，企业采购业务的集中化管理已经实行了多年，每年的采购金额多达十几亿甚至几十亿，对采购资金的节约也起到了十分明显的作用，采购业务流程的运行也较为成熟有效。应该充分结合企业的实际情况，针对采购业务流程中存在的问题，立足于企业的自身特点，运用BPR的基本思想，采用渐进式的方法、逐层逐步地实施采购业务流程再造。方案如下：

（1）以整体流程全局最优为目标，重组瓶颈流程和不完整流程，合并或整合跨职能的业务流程，减少不必要的审核和监督。

（2）组织为流程而定，而不是流程为组织而定，先设计流程，而后依流程建立“扁平化”的新型组织，并提高流程上的业务人员素质和团队合作精神，同时构建具有自我学习机制的组织。

（3）选择合格的供应商，建立科学的供应商评价体系，对不同的供应商进行分类管理。

要达到上述目标，应从企业组织结构、原料采购流程及供应商管理这三个方面进行流程再造。

（1）企业组织结构再造设计。从企业的采购类型来看，企业的采购类型主要包括生产原料、非生产性物资、办公用品以及礼品等。企业采购分四个部分进行，这种采购部门的组织方式比较分散，尤其是对于非生产性物资的采购，分配给两个不同的部门进行采购，显然不利于人力资源和资金的整合和效率的提高，更不利于采购效率的提高。所以，将办公用品以及礼品的采购职能进行归并。

（2）企业原料采购流程再造设计。企业的原料采购流程总体来说是比较完善的，对于各类采购活动都有着明确的采购流程，具体的环节和细节则需要进行进一步的改造和完善。

完善合同管理，尤其是采购合同管理。应制定《合同管理办法》，对合同进行规范化管理和重点管理。集团公司经济合同管理实行统一制度、流程控制、归口审查、分级签署、各负其责的管理体制。合同管理办法规定经济合同订立前必须按照合同审批程序进行逐级审核。经济合同执行期间，应由合同执行单位、合同管理单位、公司领导和财务部共同对执行过程实施管控。

在已有的采购业务流程中，针对不同的采购类型都有着不同的采购业务流程，但是对于采购业务各个流程的具体执行部门和人员前后环节的联系过于繁杂。可将审核部门合并在合同管理部门，监督部门设在财务部，以减少琐碎和冗余的环节。

（3）企业供应商管理改进设计。企业目前只是定期对供应商在企业所供物资的质量、售后服务、合同的执行情况以及供货业绩进行简单的比较和评价，根据评价结果决定供应商在后一年的采购过程中是否能继续参与报价，或者能获得供货数量的多少。因此，流程再造主要考虑从供应商的分类、供应商的评价与考核、供应商的激励这三方面来对企业的供应商管理流程进行再造。

供应商分类管理。根据供应商对企业经营活动的影响程度设定先后次序，对不同级别的供应商采用不同的管理方法，集中精力发展对企业最重要的供应商。企业的实际情况，可以依照采购物资的重要性和采购金额的大小将供应商分成战略型供应商，伙伴型供应商和合作型供应商三大类。

供应商的选择与评价。对供应商的选择，应首先考虑，合法经营，具备国家相关部门核定的经营资质。其次，具备一定的技术和资金实力，确保供货质量没有问题。第三，能够快速响应公司生产活动要求，售后服务优良。

企业按期对供应商进行评价，依据质量、价格、交货时间，服务水平，柔性采购供应、诚信合作、货款支付等7个要素进行综合考量。

对供应商的激励。企业应与供应商建立一种长期的协同合作关系，最重要的是要调动供应商的积极性和主动性，那就需采取有效的激励措施，以双方的共同利益为出发点，以达到双赢的目标。

（1）订单激励。对业绩优良，价格适中，售后服务做的好的供应商，可以给予其更多的订单，以此激励其保持较好的供货水平。

（2）付款激励。给予友好合作的战略型供应商及关键物料供应商较为优惠的货款支付方式，比如加大电汇付款额度，减少承兑汇票支付方式等。尤其在公司资金较为紧张时，对表现优秀的供应商给予优先付款。

（3）商誉激励。对各方面表现优秀的供应商进行嘉奖，提高其企业形象；并向中油集团公司内其它企业进行推荐，扩大其市场份额。

（4）合作激励。与战略型及关键物资供应商共同研发公司所需重要物资，为其创造试验条件，配合其新产品的开发。帮助表现优秀的中小供应商提高管理水平，扩展公司规模。

采购管理及流程方法篇（9）

经过近年的实践与摸索，公司已基本建立省公司董事会审议批准省公司本级及所属企业宏观战略及计划、省公司管委会审定省公司本级及所属企业具体制度和实施方案、各级企业管办和其他业务部门负责落实细化的三级管理体制；建立以《管理委员会工作规则》及其《实施细则》为流程核心，以《采购管理程序》为流程依据，以信息系统为流程载体的三大管控体系，确保了全省采购工作的有效运行。

2.采购计划管理与过程管控。

在计划管理方面，采购办要求各单位要严格按照年度采购计划及其实施方案确定的采购项目、采购方式、采购金额实施采购计划。在计划执行过程中，对确实因为生产经营需要调整的项目，采购办及时组织调研，召开专题会议进行分析评审，严格按照规定程序进行申报、审批。在过程管控方面，采购办以全国烟草行业贯彻落实《烟草企业采购管理规定》电视电话会议精神为指导，严格执行行业、企业采购管理制度，加强对项目实施环节关键节点的控制，重点做好招标文件评审、拦标价格设置、评标办法、评标标准、定标原则、评标过程管理以及档案管理等工作。充分利用采购综合管理信息系统，按照采购管理制度，加强对项目实施环节关键节点的控制，严格把关，严格落实“上一个环节没有通过不得进入下一个环节”的工作要求，不断强化程序的硬约束作用，确保董事会和管委会会议各项决议在实际执行过程中无偏差、不走样。

二、采购计划管理中的差距

1.采购计划与投资计划的衔接有待进一步加强。

对于卷烟工业企业的发展而言，技术改造起着相当关键的推动作用。以福建卷烟工业系统为例，十年来，公司投资项目量多面广，投资量大，先后完成固定资产投资和信息化投资近百亿元，技术装备、基础设施、科技研发和信息化水平得到了全面提升，因此，投资计划中的采购项目是公司年度采购计划中十分重要的部分。

1.1采购计划与投资计划编制范围不同。

根据《烟草行业采购管理规定》要求，采购计划编制的范围为以合同方式取得的物资、工程（含信息化项目）和服务的所有采购项目，由各级公司的采购办进行编制汇总；投资计划编制的范围为固定资产投资项目（整体改造、局部技改、生产设施、工艺设备、辅助生产设施、公用动力设施、科学教育设施、后勤保障设施、烟叶仓储设施等）、信息化投资项目、多元化投资项目，不含建筑物的维护加固、设备的大修理等维护性工程及工器具、车辆、办公家具、计算机软硬件购置项目，由各级公司的投资管理部门进行编制汇总。

1.2采购计划与投资计划管理流程不同。

投资项目管理流程为：投资项目按照行业投资项目管理要求实行计划管理，各级公司在每年9月份启动投资计划编制工作，省公司的生产制造中心、信息中心于10月份对新增项目中与生产相关的项目、信息化项目进行职能评审，投资管理处11月初汇总、初审各单位提交的年度投资计划，经总经理办公会、管委会、董事会审议后于12月上报国家局。国家局于次年2-3月份下达投资计划，投资管理处根据国家局下达的投资计划及时进行投资计划分解，经总经理办公会、管委会审议、董事会审批后下发投资计划。采购计划管理流程为：省公司于每年12月下发采购计划编制通知，各单位根据下一年度生产经营目标于次年1月份报送采购计划，采购办汇总、初审全省采购计划，并由财务、审计、法规、监察等职能部门进行集中评审后，经管委会审议、董事会审批后下发采购计划通知，全省采购计划方可生效实施。

1.3采购计划与投资计划信息传递相对滞后。

由于全省的投资与采购计划，在计划的编制起点、审批的权限、编制的范围等方面均存在较大差异，同时基层企业投资管理部门与采购管理部门间对投资计划调整的沟通相对滞后，信息化平台尚未实现两个系统的关联，使得投资计划与采购计划目前无法实现实时的对接，无法在第一时间将审批后投资计划的调整情况及时传递到采购计划编制部门进行更新分解。

2.尚未建立采购计划进度跟踪与采购计划执行情况考评体系。

采购绩效评估是指通过建立科学、合理的评估指标体系，全面反映和评估采购政策功能目标和经济有效性目标实现程序的过程。我司采购计划实行按年度编制，分月实施的原则；在年度中期可对采购计划进行半年调整，对下半年度拟新增、采购金额拟变更、采购方式拟变更及拟取消的项目在总计划盘子中进行相应调整。虽然在采购实施方案的审定中对采购进度安排一并进行了评审，但对是否完成及是否按进度完成并未考核，尚未建立一套符合公司特性的采购计划进度跟踪与执行情况的考评体系，缺乏对项目实施过程中时间上的约束及奖惩激励措施。某些项目，尤其是货物及服务类项目，部分子公司或承办部门在项目实施中存在时间上的松散性和随意性，导致某一月份采购项目扎堆实施，某一月份采购项目零实施，或者到了年末才决定不予实施或结转至下年度实施，进度计划形同虚设，给采购办工作人员组织采购带来了不便，也为全省精益采购目标的实现和绩效的提升带来的阻碍。

3.采购计划管理信息化仍存在可提升空间。

3.1尚未建立采购绩效评估模块。

对于采购计划执行环节的评估，最直接的标准便是采购计划执行的进度。目前省公司的采购管理信息化平台尚未建立绩效评估模块，未能直观、客观的来衡量各采购部门的采购目标是否达成，缺乏对子公司采购计划执行情况的实时比较与观测。

3.2尚未建立采购计划趋势预测模块。

采购预测是指企业在商品采购市场上调查取得的资料的基础上，经过分析研究，并运用科学的方法来测算未来一定时期内商品或服务市场的供求及其变化趋势，从而为采购决策和制定采购计划提供科学的依据。通过信息化手段预测采购需求在公司的采购管理中尚属空白，若能借助信息化平台，对以往的采购信息进行整合，结合企业发展战略，发现市场供求变化和规律，对各子公司、各类采购的项目的需求趋势预测做到心中有数，将有助于提高采购计划编制的准确性，确保全省采购策略制定的合理性，从而提高采购计划编制精度，降低采购风险。

三、烟草工业企业采购计划管理的优化策略与方案

1.通过专案调整，实现采购计划与投资计划的有效对接。

目前我司采购计划实行按年度编制，分月实施的原则，除个别零星应急调整的项目外，均在年度中期对全省的采购计划进行一次全盘的批量计划调整。在采购计划半年调整的现有模式上，针对投资计划下达后所带来的采购计划的增减情况，可在每年的11月份将由各级公司的投资、采购部门将投资与采购计划先行对接，于次年2-3月份投资计划下达后及时进行一次采购计划的专案调整。由各级公司的投资管理部门与采购部门共同牵头，加强沟通，密切配合，对采购年度计划中涉及的固定资产投资项目及信息化投资项目的项目数，项目金额，调整理由等进行对接与核实，由下至上汇总，由省公司采购办向公司董事会统一申报专案调整计划；由各级公司采购部门及时在系统中进行分解、录入与维护，加快企业内部信息流的高效流动，以此实现投资计划与采购计划的无缝对接。

2.通过绩效评估，建立采购计划考评体系。

2.1对采购计划考核标准进行界定。

将采购计划执行率纳入各部门绩效考核指标，合理设置审批环节。明确各节点业务办理和审批所需耗用的时间，测算出五种采购方式的采购项目从启动实施采购计划直至完成采购所有流程所需耗用的时间，以此作为采购计划进度考评的依据，促进各承办、职能部门提高工作效率。经公司董事会审定的采购项目执行计划，应于当年全部完成。对于招标采购项目执行情况以招标公告送为项目完成节点；对于招标以外的其他采购项目以商务文件发送至谈判对象为项目完成节点；对于已经完成招标所有程序但招标失败或流标的项目，视同完成。

2.2对采购计划进行进度分解。

省公司各部门及各子公司要严格按照制定的采购进度计划完成采购的各环节工作，如无法按进度计划完成的需向采购办提交书面说明进行进度调整。在编制采购计划时应注意：根据采购物资、工程或服务的规模和数量，具体的技术规范与规格，使用性能要求，对每批货物、服务或工程从准备到交货或结算需要多长时间做出安排。

2.3将采购计划执行率纳入年度绩效考核。

对于没有按照年度采购计划完成计划实施也未进行进度调整的子公司或省公司相关部门（政策性因素或不可抗力因素除外），可由省公司采购办通知企业管理处，企业管理部根据实际情况对责任部门绩效进行考评。

3.通过优化信息化平台，提高工作效率和改善作业流程。

3.1实现与投资系统的及时对接。

每年在国家局下达投资计划后,由省公司严格按照国家局下达的年度投资计划和拟建项目自主审批权限额度进行明细分解后,各级公司投资部门便可同时在投资管理信息系统中进行录入维护,形成本年度准确的投资计划。通过采购管理信息系统与投资管理信息系统的对接与关联，由项目实施部门在采购信息系统的计划管理模块上直接对数据进行更新，实现针对投资计划变更带来的采购计划变更的线上专案调整。

3.2实现绩效考评。

采购绩效指标体系包括采购计划完成及时率、采购周期、采购从启动实施采购计划直至完成采购所有流程所需耗用的时间等。通过上述数据在系统中的体现，建立子公司或部门的绩效评估体系，与采购实施过程关联，在系统中动态、持续的进行评价，正确及时反馈考评结果。

3.3实现采购需求趋势预测。

采购计划是对未来计划期内采购管理活动所做的预见性的安排和部署，以确定从组织外部采购哪些产品和服务，以最好的满足企业内部的需求，而采购量与采购计划金额提供的是代表采购支出情况的数字预报。为了使这些预测的数据体现出最大价值，采购管理系统中应当建立一个趋势预测模块，建立采购需求趋势模型。以系统中存储的现有历史数据资料为基础，通过指数平滑法等定量的分析方法进行横向与纵向的对比，结合卷烟工业企业的生产经营情况及宣传促销计划，反映采购需求，市场行情的变化，形成采购计划编制的初步依据，为企业的采购决策提供支持。

采购管理及流程方法篇（10）

关键词 企业 物资采购 监督 管理

改革开放以来，我国的企业取得了很大发展，但在企业物资采购方面，还有一些细节需要处理，这就需要加强企业物资采购的监督管理工作，立足于教育、强化约束、狠抓查处、着眼防范，构成监督、防范、查处、教育相互结合的监督管理体系。下面先讲一讲目前企业物资采购工作中出现的一些问题。

一、企业物资采购工作中出现的一些问题

1.采购方面的内部控制制度不完善

现在一些企业缺乏相应的理论研究以及实践经验，不能制定出和企业实际情况相适应的物资采购监督管理实施细则、采购绩效评估条例、采购操作规程、采购议事规则、采购人员岗位职责制度、供应商信誉评估制度、采购人员绩效考核制度，使采购监督管理以及运行没有可操作性和规范性的条例引导。

2.采购流程不合理

在企业采购具体流程中，采购流程没有严格地去执行，例如采购询价没有制订方案、采购验收没有手续、采购合同签订没有经过授权、没有询价记录、评标过程没有记录、评标委员会没有规范组成等。一些企业的预算观念不强烈、不能贯彻落实相关的规则制度，计划性差，经常出现随意采购、超预算采购、无预算采购、先采购后立项的现象。还有一些企业借助于部门垄断、地区封锁这些方法来排斥别的供应商进入竞标，也有暗箱操作以及别的不规范问题，这样一来，就影响了企业物资采购的公平性、公正性以及公开性。

3.物资采购监督制度不健全

现在很多企业没有独立的、规范的采购监督部门；采购者同监督者责任模糊，不能做到各负其责、各司其职；企业采购管理的内部审计制度也没有建立，很多企业缺少物资采购内部审计监督条例。企业的物资采购过程，监督供应商的方法也只是根据合同条例来监督，只能靠供应商方面的自觉执行。没有对采购活动进行严格的检查，也没有对违背合同的错误行为进行有效处罚处理。使供应商受到的监督流于形式，在企业采购项目上出现了服务质量不高、质次价高的现象。采购能效也不高，一些企业没有绩效评估制度，做不了物资采购绩效评估工作，使物资采购活动中的潜在问题得不到及时发现和解决。

二、完善企业物资采购监督与管理工作的方法措施

1.进一步完善采购监督管理制度

进行集中采购物资，分散采购物资容易滋生腐败。集中采购物资能够降低采购成本、提高议价能力、集合采购批量，对企业物资实行规范化、专业化管理，能够有效避免腐败问题以及效益流失问题的发生。建立一个统一的运作规范以及业务流程，对企业物资采购计划的编制、采购价格的商定、供应商的选择、质量的检验、合同的签订、货款的支付等环节的遵循原则、工作方式、运行程序、选择标准等方面进行明确规定，使企业物资采购的各个流程环节能够有规则可以依附，有章可循。建立物资采购审计制度以及物资采购绩效考核评估制度，评估物资采购项目的绩效，对物资采购中出现的问题要及时处理，预防腐败问题发生。考虑到物资采购的决策权越大，监督难度就越大，对此，需要采取权利分解、分口把关，让物资采购权、计划权、结算权、检验权、使用权相互分离。做到决策信息共享，也是现代企业的基本管理要求。

2.进行信息化的物资采购监督管理

完善企业的物资监督管理信息系统，使企业的物资采购监督管理变的现代化、电子化，摆脱传统落后的手工作业方式，实现物资采购监督管理信息的互动和共享，加工、集成分析、处理各个业务岗位和业务部门的数据信息，让需求与供应信息、产品信息与供应商信息、结果信息与业务操作信息、集成与处理分析、质量信息与价格信息能够共享和公开，提高物资采购信息的利用程度，进行多视角、多层面的监督。可以进行网上采购，这样能够提高企业物资采购的效率、降低采购成本，也做到了加强监督。利用好网络的优势，结合传统物资采购监督管理方法，在网上进行比价、技术交流、询价，让供应商同采购商方面的信息能够互动交流，公开企业物资采购决策过程以及操作过程，让企业采购业务变的透明化。

3.完善企业采购供应制度

让企业物资采购中的各个环节相互监督、相互配合，建立有效的监督机制，强化监督管理工作。保持和培养采购过程中的竞争氛围，降低供应商的价格，提高更加优质的服务，避免企业物资采购太过于随意，让企业的物资采购决策变得具有科学性。优化企业物资采购业务的操作过程，让现代化企业生产能够适应这种过程。对于企业物资采购的结果信息数据进行完整的记录，分析查验企业物资采购的结果，评估企业采购项目的绩效，追究异常信息，督促企业采购人员规范业务流程，进行自我约束。

总结：面对企业目前物资采购监督与管理方面出现的一系列问题，我们要及时发现，采取有效的方法措施解决处理问题。例如完善企业采购供应制度、进行信息化的物资采购监督管理、进一步完善采购监督管理制度，让企业的物资采购发挥出对企业经济增长应有的效应。

参考文献：

[1]周榕.企业物资采购管理审计初探.审计月刊.2007（01）.