人事档案一般管理方法篇（1）

关键词：档案管理；ASP；Web技术；管理系统

1引言

作为计算机应用的一部分，使用计算机对人事档案进行管理，具有手工管理所无法比拟的优点，如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。而这些优点能够极大地提高人事档案信息的管理效率。档案是人类从事各种社会活动而形成的具有一定价值的材料或实物，是人类的共同财富。档案管理是一项必不可少的重要工作，如何科学地保管和有效利用档案，是我们必须认真思考的问题。随着社会发展，科技进步，档案的载体发生了变化，出现了电子档案。电子档案不同于传统的档案，其保管方法也需要随之改变。为了提高档案管理的水平，很多企业、部门都采用了电子档案管理系统，通过软件来提高档案管理的效率和水平。目前，针对各类档案馆对档案管理现代化的迫切需求，众多软件厂商均推出自己的电子档案管理系统软件，并赢得了市场的认同。但目前这类软件普遍存在的一些问题也制约着其在档案管理领域的进一步拓展。这主要体现在以下几个方面:

(1)价格昂贵。动辄几万元的一套管理系统对于大多数中小型档案馆来说还是难以接受的，也因此而制约其向更广范围的中小型档案馆和基层部门推广。

(2)技术复杂、安装维护困难。目前常见的档案管理系统的安装配置与系统管理都需要有较高的专业知识，用户遇到问题很难自行解决，对开发商的依赖性很大。

(3)片面追求大而全。一些软件厂商为了提高软件的价格，采用了“以大充好”办法。不顾及客户的实际需求而本着多模块也就高价格的“策略”。而在实际工作当中，一般档案部门在应用中只需要几个常用的模块。在目前的实际运用中还鲜见一种价格便宜、性能稳定、安装维护简单、切实适合中小型档案部门需求的、小巧灵活的档案管理软件。

2档案管理系统系统分析

2.1系统需求分析

目前为了提高档案管理的水平，档案管理员需要对档案信息的录入、修改、查询、删除、还原的功能一体的管理系统；档案管理系统的主要目的就是利用软件实现档案的录入、查询、修改、删除的流程，使工作人员对档案的管理更加容易，提高工作效率、降低管理成本。管理员对录入员工信息要求准确、完全；管理员和员工能够对录入的基本信息随时作更新修改，使管理员能够得到员工的最新信息；为了确保信息安全和准确，为系统管理员和一般用户建立完善管理权限和身份级别，而一般用户不能对信息进行添加、删除。本系统的目的是为了让档案信息管理员通过电子档案系统快捷、方便的了解企业的人事信息，和收集最新的人事信息以便公司档案的存取。

2.1.1用户身份级别要求

根据用户身份的不同从而对系统的使用权限有所不同，从权限大小大致可以分为：高级管理员和一般用户。系统提供灵活的角色设定和权限的分配功能。

系统管理员：使用本系统的档案管理员，是权限最大的用户，拥有管理系统的所有权限。主要负责对档案信息的录入、查询、修改、删除、还原、打印和用户的管理。

一般用户：本系统的一般用户，能够对档案信息进行查看、修改、打印和本身密码的修改，但无录入和删除档案信息的权限。2.1.2系统功能模块设置

具体操作：对档案信息进行录入、修改、查询、删除、打印和管理和用户的设置。

档案信息的录入：管理员对人事信息的添加

操作对象：管理员

浏览对象：管理员

具体功能：档案管理员可以在档案库里新加档案信息，需按员工实际信息录入；

档案信息的修改：管理员和一般用户修改录入的人事信息

操作对象：管理员和一般用户

浏览对象：管理员和一般用户

具体功能：用户和管理员在档案信息发生变化的时候可以对其变化信息进行更改，使员工信息随时更新，便于管理员的管理，能及时得到最新的员工信息；

档案信息的查询：管理员和一般用户查看录入的人事信息

操作对象：管理员和一般用户

浏览对象：管理员和一般用户

具体功能：用户和管理员可以查询已录入的档案信息，系统提供了多种查询方式，模糊查询和常规查询，如按姓名、性别、专业、工作单位等信息可以直接查询；

档案信息的删除：管理员删除录入的人事信息

操作对象：管理员

浏览对象：管理员

具体功能：管理员可以将库中多余的、辞退员工档案信息移出，可以对其信息永久性的删除，也可以将其暂时性的删除到回收站中，在回收站中可以将需要的信息还原，也可以将其永久性的删除；

档案信息的打印：管理员和一般用户打印录入的人事信息

操作对象：管理员

浏览对象：管理员

具体功能：用户和管理员都能通过Word文档导出查询出来的员工信息，便可以直接通过Word文档对员工信息进行打印。为方便管理统计员工信息，也可以通过Word文档导出查询出来的某一类型所有员工列表，对其员工列表进行打印。

管理用户的设置：管理员对其用户名、密码和用户权限的设置

人事档案一般管理方法篇（2）

高校人事档案的排架，笔者认为可以分为三个档案库，在职人员档案库、离退休人员档案库、死亡人员档案库。在职人员档案可以先根据部门（学院）进行分类，每个部门固定一个的架位。每个部门内的档案又可以根据姓名首字母进行排序。离退休人员、死亡人员档案可以直接根据姓名首字母进行排列。在职人员库按照部门（学院）进行排架，主要考虑以下几方面原因：首先，高校在管理过程中，一般以部门（学院）为单位，部门（学院）内的人员工作上关系更密切。在进行档案利用过程中，一般也是以单位为主体进行。其次，在人事档案利用过程中，利用者一般会提供所查人员姓名、所属单位、在职与否等信息，上述排架方式可以快速的根据所提供信息查找到人事档案。

在实际应用过程中，这样的排架方式有一定的优势。第一，能够快速定位档案。档案管理人员根据提供的单位信息，可以迅速判定档案的所在架位，通过其姓名可以定位档案的所在位置。第二，高校每个单位人员数量相对稳定，每年退休人员档案从所在单位的架位上转移至退休人员库房的相应架位上。每年新聘人员档案又增添至所属单位的档案架中，只要设计相对合理的档案排架之后，在职档案库可以长时间不用倒架。这样的排架方式也有一定的缺点，即对于退离休档案库及死亡人员档案库来说，可能需要预留出一定的空间，否则可能由于档案的增加，需要及时调整架位。

二、人事档案的编码方法――姓名首字母和职工号混合编号法

人事档案编号也简称为人事档案号或档号。它一般以字母或者阿拉伯数字为基础，根据人事档案的姓名和一定的规律，编排出一定的程序之后，而形成的人事档案的代号。 编制人事档案号的目的是有利于人事档案的保管，有利于管理人员迅速、准确、及时地取、放档案。

人事档案编号在人事档案管理整个过程中都非常重要。编号的唯一性为档案检索提供极大便利，能够提高档案利用效率，提高服务水平。编号对档案的排架管理也有一定的影响。目前人事档案的常用编号方法有：笔形编号法、姓氏笔画编号法、汉语拼音编号法、综合编号法、大流水编号法等。

根据实际工作经验，笔者提出一种高校人事档案的编号方法，即采用姓名首字母和职工号混合编号法。首先，给字母A-Z赋予相应的数字代码，见表1。根据姓名首字母给予编号。例如，李晓洁，拼音为Li Xiao Jie，其姓名首字母为LXJ，根据下表可将其编码为：122410。姓名为两个字的，中间两位数字用00代替，例如，张宁，首字母为ZN，编码为260014。姓名为四个字的以此类推。这样的编码可能会出现重复，例如，林新继的首字母同为LXJ，其编码与李晓洁相同。但职工号在高校管理中一般是唯一的，不论是新增人员，还是调出、退休、死亡等，号码不重复利用。为避免重复，在首字母编码的后面加上职工号，这样就避免了人事档案档号的重复。同时，职工号对于教职工来说，就像高校里的身份证一样，它还在财务部门、餐厅、图书馆、网络应用等各方面利用，采用这种编码方式，也利于使档案管理与学校的信息化进程相契合（见表1）。

首字母和职工号混合编号法，笔者在表2中进行详细的举例说明（见表2）。

在同一部门中，人事档案可以直接根据编码进行排序。首先，根据前两位的数字（姓名第一个字母代号）从小到大进行排序，前晌皇字相同的根据第三位和第四位数字（姓名第二个字母代号）进行排序，第三、四位相同的根据第五、六位（姓名第三个字母代号）进行排序，若首字母六位数字都相同，按照员工编号从小到大进行排序。根据上述方法，表2中的干部档案的排序可以如下排序（见表3）。

在人事管理系统中，通过一定的设置，可以轻松实现对人事档案的编码。从系统中直接导出干部人事档案编码并打印，节省人力。根据档案编码，在上架过程中，直接根据编码数字进行排列，相比直接的音序排列法，能够将每份档案的位置进行更加精准的定位，提高了管理档案的效率。

此种编码方法具有一定的优点。第一，采用此种编码方式，在人员调动后，不用对编号进行调整，直接将干部档案放入调入部门的相应架位即可。人员退休后，也可直接将档案拿出，放入退休干部档案架位的相应位置即可。第二，在人们意识中，数字的排序比字母的排序更简单，人们更熟悉从1-26的前后顺序，而对于从A-Z的顺序相对有难度，特别是对26个英文字母不熟悉的人来说，这种编码方式排架时效率更高。用这种混合编码方式，可以更迅速地进行档案排序与上架管理。第三，利用此种方式对档案进行编码、排列，当有档案材料需要入档时，可以快速确定档案位置，节省人力、物力。人事档案具有动态性的特点，档案材料每年都会增加，最常见的材料为年度考核表等。这需要档案管理人员将移交的档案材料及时入档。采用此种档案编号方法，将会使档案材料的入档工作效率提高。

此种编码方法在利用相应的计算机系统进行档案编号的过程会非常迅速，而人工进行档案编码会相对费时，这是此种方法的一个弊端。

人事档案一般管理方法篇（3）

关键词 工程企业 档案管理 地位意义

一、工程企业档案管理的重要地位与意义

一般的档案管理，通常情况下，人们比较清晰，对其重要性的认识也基本上形成了一致的共识。但是，在工程管理档案管理的问题上，许多人的认识还是模糊不清的，甚至是步入歧途的错误认识，需要有一个拨乱反正的过程。

1.工程档案是一种重要的信息资源。作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不置后于企业发展速度，它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。

2.工程档案的管理模式是在实践中自然发展的。传统的企业文件档案管理模式，是以保存在工作中产生的原始信息记录为主要内容，以实现归档信息在必要时刻的历史查考与法律凭证作用为工作目的。这种模式在以手工管理的时代不仅十分重要，而且也十分可行。然而，伴随着自动化管理工具的成熟和普遍使用，企业对其所需信息的控制，已经开始从库房管理模式转向资源管理模式，信息管理的要

3.不可忽视工程档案管理与一般档案管理规则的共同规则。工程档案管理不同于一般的档案管理，有自身独特的一整套制度、规则、办法，二者是不能混为一谈的。但是同时也必须看到，工程档案与一般的档案管理之间并不存在不能逾越的一条鸿沟，二者之间是相通的。工程档案是一般档案的组成部分，是包含与反包含的关系。比如，大部分企业在其自身的信息自动化建设中一般采取的是由局部到总体的工作线路，普遍缺少总体规划，所以往往容易导致各个管理系统之间标准不一，接口不顺，连动不灵，传递不畅；同时，不少企业在开展信息自动化建设过程中，过分依赖自动化管理的技术系统，缺乏对数据质量与系统功能之间辩证关系的正确理解，经常导致自动化管理体系与手工管理并行，甚至相互掣肘的尴尬局面。

上述情形，在一般档案管理过程中出现是正常的，不足为怪，实际上，在工程档案管理过程中，同样也会出现类似的问题和矛盾，以至于常常影响企业的计划、决策、指挥、生产、经营等项工作处于各行其是，互不沟通的状态，很容易导致管理混乱，重复投入，工作成本无意义提高等问题的出现。

二、努力建立现代新兴的工程档案管理理念

这是一个讨论了很长时间的命题。以比较规范的企业文档管理为基础，通过积极有效的数据清理、信息管理规范建设，信息流动渠道的设计与关键环节确定等项具体工作，借助于信息自动化管理平台，实现企业的信息产生、信息处理、信息传递、信息留存和信息使用的自动化监控功能，提高信息利用的效率，将企业信息管理的事后模式，改造为企业信息资源培植与管理的即时模式，充分实现企业信息在企业活动中应有的支持作用。

1.档案事业管理是指对国家或地区档案事业实行有组织有计划的领导或监督、指导，并协调其内部关系和外部关系的工作。有必要了解其中的主要内容，如：根据本国的社会制度确定档案事业管理原则和档案事业管理体制；依据国家的法律和政策，制订档案法规和档案工作方针、政策；调查统计档案事业发展状况，制订长期和短期规划，并组织实施；按照档案法律、行政法规、规章，对档案馆和档案室的档案管理工作进行监督、检查和指导等等。

2.熟悉工程企业档案管理的基本模式。档案管理模式包扩集中统一管理和分散管理两种。按照集中程度又可分为三种：档案集中统一、档案分级管理、档案分散管理。

三、致力于完善工程档案管理的相应措施

1.探索区域性档案管理中心的管理方法。建设区域性的人事档案管理中心，就是建立保管包括党政机关、企事业单位在内的所有人员的人事档案的人事档案管理中心，并运用先进的现代化手段对人事档案进行系统、科学的管理和开发利用，使其更好为现代化建设服务。

2.完善企业工程档案内容制度的修订。切实从企业人力资源管理和利用的角度出发，把反映个人业务水平、技术专长、工作业绩、个人信用、职业培训、违法记录等方面的内容纳入人事档案中去，适当采用定量指标考核作为对个人工作业绩和态度的记录，突出个人能力的发展，提高人事档案信息的利用价值。

3.加强对工程档案工作进行考核评估。结合企业档案工作规范化管理体系，探索市场化的企业人力资源评估体系和人事档案评估体系，是形成公平、公正、公开的人才竞争机制，为企业人力资源的开发带来直接的效益。具体可从以下三个方面考虑：一是借助主管部门执行力，定期考核。二是中介机构测评制度；三是个人监督制度要到位。

人事档案一般管理方法篇（4）

改革开放三十多年来，我国的经济和社会生活发生了翻天覆地的变化。正如马斯诺的需要层次理论所提到的，衣食住行是人们生活的必需，是第一层次的需要即生理需要。交通事业在近些年蒸蒸日上，对百姓的生活带来了许多方便。社会主义经济经济体制的建立，也对各行各业的管理活动进行了大改革，许多国有企业和股份制企业纷纷进行改制，以适应经济社会发展的需要。毫不例外，部分交通事业单位也在积极地转型，加入全面竞争的行列。但是这里有一个问题，交通事业档案改制以后所形成的档案性质不一样了，那么对这些档案的管理应当如何进行呢？下面我们就来试着分析一下。

1 交通事业单位档案管理现状

交通事业单位档案是交通档案的一部分，不包括交通行政系统或个人的档案，而是交通事业单位在交通活动中直接形成的对经济和社会有价值的历史记录，是交通行业发展的重要信息资源。当今时代，交通事业在科学发展观的指导下，进入了全面持续快速发展的新时期。交通事业单位具有明确的内容和鲜明的特点。

1.1 交通事业单位档案管理内容

交通事业档案主要包括各业务方面档案和行政文书档案，而业务档案包括各个部门活动所形成的档案如行政执法档案、公路航道建设（改善）档案、运输管理档案等，业务档案在交通档案中占较大的比重。

交通事业单位一般有公路、运管、航道、海事等部门， 其业务各自独立，所以主管部门档案人员要经常深入基层进行业务指导，每月组织档案业务学习， 对归档立卷的标准要求严格，定期收集与整理业务档案。

档案管理活动包括收集工作、整理工作、鉴定工作、保管工作、编研工作和利用工作等各个环节。2007年以来，交通部和省各级档案行政主管部门陆续下达了如何进一步加强建设项目档案管理以及贯彻重大建设项目档案验收办法等管理性文件。在具体工作中，各档案机构把好工程前期所形成文件材料的质量关，开展经常性的自查活动，对自查中发现的问题及时整改，以保证项目档案的准确、完整，保证档案工作与工程建设同计划、同施工、同验收。[1]

1.2 交通事业档案管理特点

1.2.1 集中统一管理档案

根据2005年《交通档案管理办法》规定，各单位形成的档案应由各单位档案部门实行集中统一管理并由档案部门对本单位的归档工作进行指导。

1.2.2 设立专门的档案部门

由于交通事业单位发展比较成熟，一般都会专门设立档案管理部门，或录用专职档案工作人员。档案室对本单位各部门或各环节的归档工作进行指导。档案室会同本单位有关业务部门对已超过保管期限的档案进行鉴定。总之，档案室有自己的一套管理方案，能够保证档案活动的顺利开展。

1.2.3 交通事业单位档案定期向同级档案馆移交

档案馆的档案主要包括机关、企事业单位档案和部分个人档案或家族档案。各类档案馆所收藏档案的内容各不相同。各交通事业单位在完成了文书处理程序，把有保存价值和经过有序整理的档案向各事业单位档案室移交，再由档案室定期向档案馆移交。

2 企业档案管理特点

企业档案是企业生存与发展的记忆库，借助企业档案，我们能够了解企业的过去，现在和预测其未来。企业档案主要包括企业在研发、生产、经营和管理等一系列活动中形成的资料文件。企业档案由企业自身单独保管，但是受到各地市档案馆的监督和指导，各破产企业的档案在一般情况下交由档案馆来保藏。[2]

3 交通事业单位转制改企后的档案管理应注意几个问题

事业单位改革是手段，最根本目的是要发展由这些事业单位所提供的各种公益服务，使其成为中国经济社会发展的新动力。在事业单位改制后，根据事业档案和企业档案管理的不同特点，我们发现，对其所形成档案的管理活动要进行重新思考。

3.1 在会计档案管理方面

如今，交通事业单位体制改革正在如火如荼进行，在会计档案管理方面企事业单位的管理方式不同，主要体现在两个方面，一是，企业对应收帐款质量的控制是提取坏帐准备，而交通工程事业单位的应收帐款虽越来越多，但在这方面没有做出任何规定，因此，交通事业单位应该参考企业的做法对应收帐款提取坏帐准备，并对坏帐准备的提取方法和提取比例做出明确的规定；二是，交通事业单位固定资产不计提折旧，固定资产的损耗不在成本核算中体现出来，而企业是通过计提折旧的方法计入成本。这些方面的不同要求事业单位能够进行认真地反省和借鉴。

3.2 在人事档案管理方面

在交通事业单位中，人员的变动比较小，整个组织结构模式相对比较稳定，而竞争因素在企业体现地越明显，导致人事档案在企业中相对比较复杂，需要档案管理者足够重视此方面的内容。人事档案的管理依据也需要从《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》、《交通管理处干部档案管理制度》等规定转变成企业人事档案管理规定，由干部向普通人转变。

3.3 移交单位的变化方面

一般来说，交通事业单位档案向档案馆移交，除此之后，没有其他的地方。但是事业单位改制成企业后，可以适用企业档案管理的办法，由档案寄存中心进行寄存管理，引入市场化因素。寄存管理服务项目是为企业档案提供档案寄存的一种有偿服务，为配备档案保管条件代价太大，或者不具备保管条件的企业提供了档案保管归宿。

4 结语

总之，交通事业单位的改制势在必行，基于档案管理方式的不同，对交通事业单位转企业后应注意的某些方面需要更加重视，比如在会计档案、人事档案和服务理念上，在工作重心和移交单位的变化上，是档案管理一个方面，不容小觑。企业档案工作当然也需要转换其管理方式，以期能够为交通事业单位的发展提供更好的服务。由于我国是实行集中制的国家，在档案管理方面，一致遵行在组织的集中统一领导下，分散地管理档案。在集中统一原则下，取其事业单位和企业档案管理的精华，共同为交通行业的档案管理工作谋福利。

人事档案一般管理方法篇（5）

所谓“严密的档案法治监督”，就是档案行政管理部门要依法行政，严格履行《档案法》赋予的监督职能，依法对档案事务和档案行政相对人进行科学的监管。

就档案行政管理部门以往依法监管档案事务和档案行政相对人来说，档案行政管理部门做得并不好，是方法简单，效果一般。主要的监管方法就是实施档案行政监督检查（简称“行政检查”），也就是我们档案部门常说的档案执法检查。就是这单一的方法其效果也不理想，存在很多问题。特别是市县档案行政管理部门存在的问题就更多。据对河南档案执法检查现状调研，一般一个县（市、区）的“档案行政管理部门每年大约只对其八分之一的单位进行了档案行政执法。显然，这个执法力度，是很不够的。从实地调研和平时掌握的情况看，全省县（市、区）级档案行政管理部门的档案行政执法确实是个软肋，个别县（市、区）档案行政管理部门有时一年连一次档案行政执法都没有”。[2]即便是对很少一部分被检查的单位，“但面对违法事实，在履行法定职责时，往往过多考虑到单位与单位之间、个人与个人之间的关系，碍于情面，在实施行政处理时，常常是避重就轻、厚此薄彼，处理结果也往往不尽如人意，大多以责令整改为主，致使个别单位出现改了又改的现象，档案行政处理停留在浅层次上”。[3]很显然，这些现象的存在离“严密的档案法治监督”和应有的“档案法治治理能力”都有很大的距离。

要改变上述现状，落实国家档案局提出的档案治理法治化的目标，就应当加强对档案行政监管的研究，实施科学有效的监管，将科学监管落实到档案行政管理部门具体的档案行政行为中，以增强档案治理能力。而科学有效的监管既是档案治理能力提升的体现，也是档案治理法治化的重要标志。同时，也是实现档案治理法治化的重要研究课题之一，本文就此做一些探索，以期为我国档案治理法治化和治理能力建设提供借鉴和参考。

2 实施科学有效监管的方法与途径

实施科学有效监管的方法与途径应当从以下三个方面入手：

2.1 分类监管。一般来说，档案行政管理就是对产生与管理档案的组织机构的档案事务进行监管。“档案事务由管理体制、组织机构架构、运行模式及物质保障等形式性要素和管理制度、归档范围、保管期限、利用服务、安全设施等实质性要素构成。”[4]但是，由于产生与管理档案的组织机构千差万别，有党政机关、事业单位、国有企业，也有社会团体组织、民营企业，等等，由于这些组织机构的性质不同，其档案工作的内容也不相同，因此，对它们既不能够，也不可能用某种相同的单一方式进行监管，应当进行分类，选择不同的监管方法，以适应不同类别的组织机构的特性。

2.1.1 对于党政机关、事业单位以及国有企业档案事务的监管，要全方位地从严监管。也就是要对其档案管理体制、组织机构、运行模式及人财物保障、档案管理制度、归档范围、档案保管期限、档案利用服务、档案安全设施等方面按照档案法律法规、档案标准规范进行全面严格的监管。对于党政机关、事业单位以及国有企业的档案事务之所以要全方位地从严监管是因为其形成的档案不仅对当地社会具有保管利用价值，对国家也具有保管利用价值;而且其档案工作和档案管理所需经费是由公共财政负担的。因此，“对国家机构形成的档案及档案工作的监管要严于对社会组织形成的档案及档案工作的监管，这既合情也合理”。[5]

2.1.2 对于民营企业和其他社会团体组织机构则重点监管那些涉及国家利益、社会安全和民生的组织机构的档案事务。对于这部分组织机构档案事务的监管，也应当分为两类：其一，对于那些由公共财政支持的社会组织机构的监管基本上涉及其整个档案事务，对其档案事务的监管内容应当是全面的，可近似于对党政机关、事业单位以及国有企业档案事务的监管。对其监管内容应包括档案事务的各个要素，既有实质性要素也有形式性要素。之所以对这部分组织机构档案事务的监管要实施近似于对党政机关、事业单位以及国有企业档案事务的监管，是因为它们形成的档案不仅对当地社会具有保管利用价值，对国家也具有保管利用价值，而且其档案工作和档案管理所需经费是由公共财政支持的。其二，是对非公共财政支持的社会组织机构的档案事务的监管，对其的监管不应当涉及全部档案事务。对其档案事务的监管内容则应是重点的，而非全面的。主要应当注重对实质性要素的监管，而对形式性要素不做强制性的统一要求，甚至可以不管。之所以对其注重对实质性要素的监管，是因为它们涉及国家利益、社会安全和民生。对它们的监管，主要应当限定在法律法规所规定的义务性、禁止性条款上。对其在档案事务上是否履行了其应尽的义务，是否有违反禁止性条款的行为发生进行监督。只要其不违反禁止性条款的规定，履行了义务，具体如何实施形式性要素，则是其自己的事情，?n案行政管理部门无需监管，也无权监管。因为，随着社会主义市场经济体制的建立，许多企业与社会组织已经采用了不同的档案管理体制、组织机构架构、运行模式。档案行政管理部门既无力也不应当要求其采用与政府机关相同的形式要素。如果非要强制其按相同的形式要素来管理档案工作，则实际上是一种乱作为。

2.1.3 对于其他一般民营企业和其他社会团体组织机构，则应当采取一般的宣传、培训、指导等的监管方式。对民营企业和其他社会团体组织机构档案事务的监管，传统的宣传、培训等共性的监管方法仍然行之有效。当然，这些监管工作并不一定非要档案行政管理部门来做，这些监管工作可以“通过政府购买服务的方式，由高校、档案学会协会、档案馆、档案中介等专业机构提供。档案行政管理机构需要做的是，做好宣传、培训的计划、内容、标准与要求等，选择合适的专业机构，并对其履约情况进行严格监督”。[6]

2.2 协同监管。档案工作与各行各业的工作有着千丝万缕的联系，只靠档案行政管理部门“单打独斗”难以起到应有的监管效果，档案行政管理部门单独进行监管的精力十分有限，而且效果很一般，并且在许多方面档案行政管理部门的监管都难以触及。因而，应当采取协同监管的方式，形成合力，实施“大监管”。档案协同监管体系建设的最终目标是通过营造良好的外部环境，鼓励档案事业有序健康发展，有效防范各种不利于档案事业发展的因素，着力促进档案事业各参与主体的规范及自律机制，推动我国档案事业朝着更加专业和高效的方向发展。探索建立多主体间协同治理协同监管的运行方式和机制。具体来说，主要包括如下内容：

2.2.1 建立以档案行政管理部门为主，联合管理组织机构的监管协调机构，增强监管合力。以“专业分工、条块分割”为特征的传统档案行政监管体制，暴露出各个部门壁垒、协调成本高和监管漏洞等诸多弊端，难以适应快速多变的信息化社会对档案事务的监管需求。当前，顺应信息化时代要求，强化档案行政管理部门和不同行业行政管理部门之间的合作和协调，构建无缝隙、一体化的“整体型政府”已成为当前公共行政改革的新趋势。[7]对档案事务的监管也应顺应这一趋势，在进一步细化各个部门监管职责的基础上，着力构建跨部门的协同监管体制。建立以档案行政管理部门为主，联合管理组织机构的主要部门（如国资委、工商局、民政局等）为成员的监管协调委员会，制定协调监管策略、方法，统筹协调监管档案事务。尽快设立联席会议，建立健全信息沟通共享机制、信息披露机制和违法违规行为协查机制，开展跨部门综合执法，形成监管合力。

2.2.2 构建档案行政管理部门与各行各业行政管理部门依法分工协同监管的模式。档案事务的协同监管不仅需要档案行政管理部门与各行各业行政管理部门多主体各司其职，共同参与，更需要各主体之间围绕共同目标凝聚共识，依法依托统一协同的监管平台，互联、互通、互动、互助，形成有机的协同监管体系。第一，在建立以档案行政管理部门为主，联合管理组织机构的监管协调机构的基础上，建立多种形式的协同监管交流协商机制。转变档案行政管理部门“单打独斗”的传统监管模式，通过多种形式的对话和协商，档案行政管理部门与各行各业行政管理部门共同商讨档案事业发展中遇到的矛盾与问题，研究解决策略，促进档案事业协同监管各主体间的充分沟通，彼此尊重，凝聚共识。第二，依法规范档案行政管理部门与各行各业行政管理部门各自对档案事务的监管边界，明确各自的监管责任，积极主动地协同监管，特别是要注意管好档案行政管理部门与各行各业行政管理部门监管档案事务的结合部，消灭“?粝潞凇保?不留漏洞，不留空白地带。第三，加强档案行政管理部门与各行各业行政管理部门具体监管工作的互动互助。通过一定的沟通平台，实现档案行政管理部门与各行各业行政管理部门的有效互动，为对方和双方档案事务的结合部的监管范围执法提供信息，互动帮助提高档案事务监管执法的精准度。

2.2.3 积极鼓励社会力量和公众参与监管，充分发挥社会的协同监管作用。面对众多的民营企业和其他社会团体组织机构的档案事务，仅仅依靠档案行政管理部门单一的监管主体，显然很难监管到位。因此，应当积极鼓励社会力量和公众参与监管，通过档案行政管理部门、社会第三方力（包括档案学会、档案中介机构等）和社会公众“三位一体”监管机制进行合作协同监管，充分发挥社会的协同监管作用。

2.3 创新监管。科学监管的动力是开拓创新，对档案事务监管的创新，主要应当从以下几个方面进行。

2.3.1 改变监管理念，实施阳光监管。其一，建立档案行政监管权力清单制度，公开监管权力与事项。凡是涉及档案行政监管权力的，要在清单中一一列出，每一项监管职权都必须明确列出与之对应的职责，以及相关的责任追究内容，做到有权必有责，权责相对等，防止档案行政监管权力的异化。凡是不涉及国家秘密和国家安全的，档案行政管理部门都要把监管事项、内容、依据、标准等一一列出。按照政务信息公开的原则，充分向社会公开。并对监管对象按照公开的监管事项及时进行监管。其二，加强社会力量监督。要保证档案行政监管权力清单的实施效果，还应当加强社会力量监督。要让社会群众参与到档案行政监管权力清单制度的运行过程中来，增强社会群众对档案行政监管权力清单的认同感。加强舆论宣传，积极营造社会群众监督档案行政监管职责履行的氛围。拓宽社会公众参与渠道，搭建各种平台，鼓励引导社会群众参与监督档案行政监管权力清单制度运行的全过程，形成全社会广泛参与的监督格局，更促使档案行政管理部门依法监管。

2.3.2 改革监管方式，采用多样监管。一是激励型监管。激励型监管，是指档案行政管理部门使用物质和精神诱因方式和手段间接引导档案行政相对人为或不为一定的行为，以实现其既定的政策目标的行政活动方式。激励型监管容易使被监管的档案行政相对人接受而自愿实施特定行为从而实现监管目标。二是协商性监管。协商性监管是指为了实现档案行政管理监管目标，“监管主体与被监管主体或第三方组织在对话协商的基础上，共同制定监管政策和目标，并围绕目标的实现以契约或其他形式明确各自权利义务且付诸实现的监管方式”。[8]协商性监管极好地体现了合作治理理念。协商性监管的优势在于：各方主体能够更为广泛地直接参与;创造性地解决监管问题的机会;避免诉讼的潜在可能。三是行政指导。档案行政指导是指档案行政管理部门针对特定的档案行政相对人采用辅导、协助、劝告、建议、示范、告诫等非强制性的方法或手段，促使档案行政相对人为或不为一定行为从而实现一定的档案行政目的的行为。相对于其他监管方式，被监管的档案行政相对人对是否接受指导具有行为选择上的自主性。档案行政指导以其简便、灵活的特点，充分发挥出补充替代、协商疏通、引导促进、预防抑制的作用，不但弥补了档案法律法规的某些空白，而且充分调动了档案行政相对人的积极性。

2.3.3 改善“技管”条件，推行智能监管。积极运用云计算、物联网、大数据等现代信息化手段创新和加强档案行政监管。搭建档案行政管理部门与各行各业行政管理部门之间信息沟通平台。加快档案行政管理部门与各行各业行政管理部门之间的监管信息资源共享、互联互通，全面整合各种档案监管信息资源，为档案行政监管提供强有力的技术支撑，以提高档案行政管理部门的档案治理能力。

人事档案一般管理方法篇（6）

一、适用档案行政处罚简易程序的条件

《行政处罚法》第三十三条规定违法事实确凿并有法定依据,对公民处以五十元以下、对法人或者其他组织处以一千元以下罚款或者警告的行政处罚的,可以当场作出行政处罚决定。这就是实施行政处罚简易程序的主要依据。当场档案行政处罚是在档案行政执法人员发现档案违法行为后当即给予的档案行政处罚。这是简易档案行政处罚程序与一般档案行政处罚程序最明显的区别。当场给予档案行政处罚不必经过较复杂的调查、取证等程序,只要当场发现档案违法行为并且档案违法事实确凿,档案法律、法规或者合法的规章明确规定对档案违法行为给予警告或者少量罚款的,档案行政执法人员就可以当场给予档案行政处罚,并同时责令档案违法当事人改正档案违法行为。因此,简易档案行政处罚程序充分保障了档案行政管理的及时、有效,并能及时有效地维护档案行政管理秩序和公共利益。结合档案行政处罚实践,适用档案行政处罚简易程序的一般要满足三个条件:

一是要有法定依据,也就是说档案行政执法人员在作出当场档案行政处罚时,一定要根据档案法律、档案行政法规、地方性档案法规和规章的规定,如果档案法律、档案行政法规、地方性档案法规和规章没有作出明确规定的,对档案违法当事人不能给予档案行政处罚。档案行政执法人员对档案违法当事人的当场档案行政处罚要根据《行政处罚法》规定的当场处罚的种类和罚款幅度作出决定,不能随意进行档案行政处罚。

二是案情简单、违法事实清楚、证据确凿,无须进一步调查取证。也就是说,对那些轻微档案违法案件,档案行政执法人员当场看到或者很容易查明档案违法案件事实,如档案违法当事人随意损毁、丢失档案,或擅自提供、抄录档案等档案违法行为,可由档案行政执法人员当场给予档案行政处罚。

三是只能处以一定罚款和警告的档案行政处罚,即对公民只能处以五十元以下或者警告的档案行政处罚,对法人或者其他组织只能处以一千元以下罚款或者警告的档案行政处罚。这就是说,即使档案行政执法人员认为档案违法事实确凿并有法定依据,但要对公民给予五十元以上或者对法人给予一千元以上罚款的档案行政处罚,也不能当场作出档案行政处罚,要按照《行政处罚法》和《档案行政处罚程序暂行规定》所规定的一般程序进行。

总而言之,档案行政处罚简易程序仅适用于档案违法案情简单、事实清楚,后果轻微、影响较小的,当场发现的,被档案行政处罚无异议的档案行政处罚案件。

二、规范运用简易档案行政处罚程序的步骤

然而在实际档案行政执法办案实践中,有些档案行政执法办案人员往往只看到了档案行政处罚简易程序其简易的一面,而忘了其程序方面的规定,有时将简易程序档案行政处罚案件实行简单操作,从而出现简易程序档案行政处罚程序不规范、不合法等方面的问题。虽然简易档案行政处罚程序没有一般档案行政处罚程序那么复杂,那么多环节,但档案行政执法人员在适用档案行政处罚简易程序时,也切不可因简易程序之简易而忽略了必要的程序。如果在适用档案行政处罚简易程序过程中忽视了必要的程序,当事人就可以根据《行政处罚法》第三十五条“当事人对当场作出的行政处罚决定不服的,可以依法申请行政复议或者提起行政诉讼” 的规定,申请档案行政复议或提起档案行政诉讼。因此,简易档案行政处罚程序也需要规范,在适用档案行政处罚简易程序时应遵循以下步骤:

一是表明身份。这是简易程序的第一个步骤。它表明档案行政主体有权作出档案行政行为。为此,档案行政执法人员应当向档案行政相对人出示必要的证件。证件可以是工作证,也可以是档案行政执法证,或者二者都出示,依环境的不同而异。根据《档案行政处罚程序暂行规定》,档案行政执法人员履行档案行政执法职责时,应当出示统一制发的档案行政管理执法证。

二是指出事实,说明理由,在必要时进行调查取证。档案行政执法人员应当向档案行政相对人告知事实并提出证据,提出事实依据和法律依据。所谓必要时,是指当档案行政执法人员与档案行政相对人对事实或者法律问题存在争议时,需要档案行政执法人员更加审慎,弄清真实情况。进行现场调查取证时,应当注意合法、合理、高效。

三是档案行政相对人可以口头申辩,档案行政执法人员须答辩。听取档案行政相对人的陈述和申辩是档案行政执法工作中的重要一环,可以保障档案行政相对人的合法权利。由于简易程序的特性,辩论只能是口头形式,这样对档案行政执法人员就有较高的要求。档案行政执法人员对于档案行政相对人的申述意见应当能够给予正确、全面的回答,使档案行政相对人心服口服。

人事档案一般管理方法篇（7）

2.医院人事档案资料分析整合少，利用效率低下。医院的人事档案资料是广大医务、科研和管理工作者长期从事医疗实践活动的结晶，具有较高的使用价值。而目前，大部分人事档案仅仅提供了最基本的使用方式，即查阅原始纸质档案资料。其利用领域比较狭窄，档案信息也处于一种被动落后的服务状态，不能很好地为医院的管理提供服务。

二、医院人事档案现状产生的原因分析

1.思想认识不到位。在医院人事管理工作中，人事档案处于一种用起来重要，抓起来次要，忙起来不要的尴尬境地。主要原因可以概括为以下两点：一是领导重视程度不足。医院领导对人事档案管理工作的机构设置、人员配备、和资金投入不研究、不解决。很多医院人事档案管理人员都是兼职，其档案管理业务不精通，处理日常杂事较多，无法集中精力做好档案管理工作。二是档案工作者责任意识不强。有些档案管理者身在其位，不谋其职，既不注重档案材料的收集归档，也不按照业务规范整理档案，更不善于学习现代化管理手段。工作中怕麻烦，图省事，不严格执行规章制度。

2.管理机制不健全，制度落实不到位，管理手段不严格。人事档案管理缺少应有的生机与活力，没有形成统一的管理体制。传统的医院人事档案管理方法重管理、轻服务，方法繁琐，不易操作，现代化管理水平不高，已明显滞后于人事制度改革的进程。虽然医院档案管理部门都有制定档案管理制度，但在实际操作过程中力度不大，诸如不登记查阅手续、不按要求转递人事档案、不及时回复回执单等情况时有发生，涂改、抽取、撤换档案材料现象也屡见不鲜。另一方面，随着人事制度改革的不断深入，档案材料的收集、保管、利用以及档案业务的范围也发生了变化，部分旧的管理制度不适应社会发展的需求，亟待进一步修订完善。

3.没有建立现代化服务理念。医院人事档案的服务对象比较单一，一般都是各级领导及组织人事部门。服务的手段和方法比较落后，一般仅限于查阅档案原始纸质材料，跟不上信息化建设的要求，更不能实现信息网络建设、微机检索，无法达到资源共享的目的。

三、医院人事档案管理措施

1.更新观念，加大投入。近年来，人事制度改革逐步深化，人事档案在管理工作中发挥的作用也越来越大，不仅能满足干部工龄认定、工资制度改革等一般的日常性管理，还能为干部选拔、培养，人力资源的合理开发利用等方面提供重要依据。因此，人事档案作为一项重要的信息资源，医院应该得到相关管理人员的高度重视，工作人员要转变传统的思维模式、工作模式，积极学习人事档案管理新技术，挖掘人事档案潜在利用价值，提高档案利用效率，加大资金投入，完善配套设施，配备专业的档案信息管理软件，切实做好人事档案的管理工作。

人事档案一般管理方法篇（8）

作为一项系统工程，人事档案管理是很复杂的一项工作。首先，人事档案管理需要各部门的配合才能完成，档案管理的相关工作人员需要一定的专业能力[9]。其次，人事档案的文件量很大，涉及每个被记录者。就当今的现状观察下，绝大部分的企业都在使用纸质人事档案管理方式，管理人员的工作量没有得到适当的削减，工作量巨大，在统计人事档案的时候也很不方便[10]。按照对人事档案管理方式的研究和分析，人事档案管理方式存在很多问题，企业对于档案的管理意识很薄弱，对于档案的统计也在工作前后难以匹配，各个企业部门之间的管理不够专业，这些都是目前可以观察到的不足之处；在管理人事档案时，最重要的是要保证档案的完整性，不可收录被破坏和攻击过的档案。档案在共享时出现了技术上的困难和瓶颈，这些问题不但会降低人事档案的作用，也会限制人事档案的公开性。现今，管理人事档案的工作人员水平有限，对专业能力的掌控高低不一；除此之外，绝大部分的企业在管理人事档案时，所聘用的工作人员一般都没有专业的技能和培训，对档案管理的知识知之甚少，管理经验也不够充足。有些企业会对管理档案的人员进行较为短暂的统一锻炼培训，通过之后就可以成为档案管理专员；其次，很多企业的人事档案管理人员不仅只有这一个工作要做，还有其他的职位和工作需要完成，没有办法把全部的精力投入到管理档案的工作中去。以上的种种问题导致了人事档案的不完整，所记录下来的信息出现丢失，存放数据材料不合理，导致记录出现遗漏和缺失，使得人事档案信息的真实有效性大打折扣。一般来说，人事档案属于企业资产，由企业自己保管和维护，不向公众开放，仅在企业需要时提供一定的信息参考。这主要是考虑到人事档案信息的安全性，但同时也在一定程度上限制了档案的发挥。目前，还缺乏一种合适的技术手段来解决人事档案的安全性和有效性问题。随着电子档案信息和电子数据的增多，对人事档案数据的安全性要求越来越高。现如今的企业档案信息管理系统中，人事信息的档案储存还有很多弊端，一方面是管理水平和管理人员缺乏管理意识；另一方面在于网络中的攻击手段层出不穷，其破译能力飞速进步，使得人事档案信息更轻易就会被网络外界因素所攻击破译，档案被篡改或直接丢失不见，再加上没有其余的节点对档案信息做出备份存储，所以在数据被篡改或丢失之后很难恢复，人们对人事档案数据的管理可信度直接降低。

2区块链技术应用于人事档案管理中的必要性

在档案管理中，人事档案的管理就是对于管理技术的一种应用和突破。一方面，大数据时代推动的档案载体正在从传统的纸质向各种非结构化的电子存储转变；另一方面，管理模式的转变，人事档案管理在储存收集，以及其使用的过程中，使用区块链技术可以在绝大程度上提升工作的有效性，可与此同时也带来了一定的不确定因素。档案管理收集信息的方式与纸质档案有所不同，基于区块链的人事档案管理生命周期包含了档案形成和管理的过程。如若档案管理的部门只收集记录人事本身的信息数据，这样就会有很多的背景信息没有被录入，这些丢失的信息被称为信息的元数据。档案的全部管理流程，以及档案的内容架构和背景都是人事档案元数据中的一部分，这些数据存在的意义在于验证人事档案的真实性和完整性，可以将这些记录作为证明所提供出来。元数据采集在目前还存在着很多问题，其类型较为复杂，数据的格式也比较繁琐，管理程度和管理方式也较为分散。在存储方面，国内一般都会采用较为常见的“双套制”，这项制度是指人事档案的信息一般由纸质版和电子版同时保存。人事档案在使用中具有便于运输、便于查找的优点，因为网络环境下档案信息的用户可控不仅包括传统档案的用户，也包括不可控的专业用户和受益于各行各业、用途复杂的对象，而使用环境给人事档案的安全带来了挑战。

3区块链技术在人事档案管理中存在的难点

在档案管理领域中，区块链技术也算是小有成果，可该项技术并未在实践中得以多次尝试，缺乏一定的稳定性，还需要更深一步地研究和探索。一般情况下，导致档案丢失的原因在于区块链技术在档案管理中的集成。现有技术在一定程度上限制和影响了档案管理，降低了其管理的准确性和可靠性。除此之外，在档案管理的实践应用中，区块链技术并不能解决数字档案的应用问题。各种各样的信息可以通过区块链技术得到处理，支持现代技术的可以更好地实现共享信息资源，可是由于缺少较为全面的数据，区块链技术的实际阅读环境等多种因素都成为了诱因，这就造成了人事文档不可读的问题，降低了人事档案中的信息，使得文件丧失实用性。所以需要整理和合并分散的技术，对区块链技术做出合理的整合也是关键考虑的问题之一。在人事档案信息管理中，应用区块链技术必须要确保基础设施的配备完整，以及管理信息的专业能力，如果缺失这些东西，将耗费很多的资源。但是，制约区块链技术全面推广的问题有很多，在发展过程中，若是相关档案部门的资源受到一定限制，将不利于区块链技术的进步，阻碍其推广应用。基于区块链技术的档案管理在研究探讨的过程中还存在些许的风险，这种档案开发和管理模式还处于起步阶段，在工作过程中受到许多不同因素的影响。许多单位目前还在人事档案信息建设的第一个阶段，还不具备基于区块链技术对档案进行管理的专业强度。区块链技术本身主要靠数字逻辑的采集，以及网络中存在的逻辑来管理各类档案信息，这就给档案带来了风险，因为网络黑客可以按照逆向计算的方法入侵档案信息库，这就使得该技术具有一定的生态风险，要确保网络环境的严格要求，对硬件和软件这类基础设施更需要重点观察。可是目前的网络环境稳定性一般，软硬件设施相对滞后，导致了区块链技术被应用的不合理，假使私密钥匙意外丢失，归档的人事数据也会随之不见，由此，利用区块链技术解决人事档案管理中存在的问题还存在一定的困难。

4区块链技术在人事档案管理中的应用

针对以上分析的人事档案管理现状与问题，结合区块链技术的应用难点，提出了区块链技术在文件档案管理中应用的改善方法，具体如下所述。

4.1按照不同区块链中数字对象划分人事档案类型

区块链技术在一般情况下会按照不同区块链中的数据对象来划分，在管理中可分为镜像类型、数字文件类型和资产证书类型三种。首先，区块链中不存在的电子文件一般都被散列地存储在各个角落，而这些文件就属于镜像区块链，镜像模块的主要目的就是保护人事文档不受侵害。然而，区块链技术的访问大多数只存储文件哈希值，不储存文件会对效率等因素造成影响。数字文件可以在智能合约中进行区块链储存，该类型不仅具有数字文件哈希值一种表现形式。在最后一种资产凭据类型中，编码是录入文件的资产重要内容，属于文件的凭据，其余的文件内容数据和哈希值存储在区块链上。人事档案管理的复杂程度和组织性都是由档案的凭证价值决定的，为保证高安全性的档案存储，使区块链技术得到更高的稳定性，提高档案管理的质量，可以实现准确且高效的管理。在档案管理和服务中有效地融入区块链技术，使两项融合越来越稳定才能充分发挥其作用和意义所在。

4.2基于区块链的人事档案管理分层

对人事档案管理的实际情况做出区块链技术的需求分析，按照技术基本设施要求提出基于区块链的分层人事档案管理构架层次，其中数据层包括了模块数据和其余的相关数据网络，网络层包括P2P网络，数据安全验证包括人事档案管理各个节点的共识机制；激励层包括档案管理与区块链运行维护过程的机制，逻辑和算法代码支持人事文件管理的自动执行过程，契约封装各种可编程代码业务，应用层主要是对人事档案的应用场景进行管理。依照在实际工作中人事档案管理的应用需求，基于区块链技术的人事档案实施流程如图1所示。（1）确定人员链的成员，包括人事档案、档案部门、企业机构、政府部门是关键问题之一；（2）确定访问链数据，包括人员简历、业绩表、学历信息、学历证书、党员或党员信息等，根据信息内容设定范围期限，当主体查看信息时可获得访问的权限范围；（3）人事档案部门根据员工的日常表现实时上传至区块链，节点一致后将信息记录并共同维护，确保信息的真实性和可溯性；（4）提供档案信息自动解密时间、自动审核文件访问、自动认证文件等内容，合同签订时自动执行获得权限，可随时查看调用链上信息。

人事档案一般管理方法篇（9）

        医院人事档案是医院从业人员的经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。它是个人发展、医院人才招聘、提拔和实现整个社会人才优化配置的基本依据。现代科技的发展为医院人事档案管理提供了便利，当然也对档案管理提出了更高的要求，在网络环境下利用计算机建立电子档案是新时代人事档案管理的必然趋势。

        网络建档是社会进步和信息系统发展的需要，另外，过去的人事档案一般是堆叠在档案室里，在搜集信息、存储档案和提取档案等方面都存在着很多问题，而相对于过去的纸质档案，建立电子档案则体现出更多的优越性：

        1.保存寿命长，不易损坏

        档案以电子文档形式存放在电脑或光盘、优盘等电子存储介质内，不会因为像纸质档案一样因为天气、自然灾害和存放时间等的影响而发生破损、丢失的情况，即使经过很长时间电子文档里面的信息依然能完整无缺，一直保存下去。而且电子档案一般都有备份，一份文件出现问题，还有一份甚至多份备份资料可供参考弥补，打破过去纸质档案袋的“唯一存在”，也就增强了医院人事档案的安全性和可靠性。

        2.信息全面有效

        由于电子设备存储空间很大，对于医院人事档案的信息可以覆盖个人生活的方方面面，完全不受纸张的约束，信息更加全面和具体。另外，电子档案可以随时更新，及时地补充和修改个人存档信息，一改过去档案“尘满面”无人问津、有档无人有人无档等导致档案信息落后贫乏的情况，保持人事档案信息的时鲜性，让医院及其他用人单位可以通过档案了解个人的实时情况以适当评估调用，个人也会因为档案的这种时鲜性而警惕，更加严格要求自己的工作和生活，以保持最佳的档案记录。

        3.提取档案方便

        以前的人事档案是放在一个专门档案室里，要从诸多的档案袋里找出某个人的已属不易，更不用说查找某些细节信息了，更何况很多档案由于年代久远，查找目录存在不全、不准确、甚至丢失的问题，提取档案和档案信息更是难上加难。而通过管理数据系统建立的电子档案则可以避免这种棘手的问题，它有清晰明了的查询目录，根据索引点击某个按钮就可以轻松的获得需要的信息，方便快捷，提高工作效率。

        4.共享性

        将档案袋保存在医院的档案室里，个人的信息只被这所医院拥有，而在网络环境下建立的电子档案则体现出鲜明的共享性。 

通过网络可以将一些非保密的档案信息传到信息网上，跟各种医药科研网、医学教育网以及人才网等一起共享信息，在这样更宽的平台上，对个人素质的发展和医院人事管理的提高都将起到很大的推动作用。如果最终能实现全国范围内的人事档案共享，那对我国的人才优化配置都将是十分有利的。

        5考核评价公开公平

        在纸质档案内的考核评价部分，一般是由单位上司或部门个人填写，而档案一般是在档案室保密存放的，他人根本无从知道里面的内容。医院可以将电子档案的这部分内容挂在网上，考核评价结果予以公示，由全体工作人员来检查核实或是由大家来一起考核个人的工作生活情况，给予评价。这样的考核公开公正公平，完全透明，可以更加真实的反映个人情况，保证了人事档案的真实性。

        当然电子档案并不是完美无缺的，它存在一些电子信息的局限性，如受病毒危害、保密性不够等，另外它还需要医院档案管理人员有较高的的专业能力。如何更好地实现医院人事档案的电子化，我觉得可以从以下几方面着手：

    首先，要有完善的建立电子档案的软件和硬件设施，医院应该设立专门的微机室代替过去的纸质档案室来存放电子档案，注意火电问题，保持微机的正常工作以及网络的通达。然后引进适合本单位人事档案的管理信息系统，确保各种档案信息的录入、分类、统计、修改、保密、备份和查阅提取操作都能方便快捷。另外，不管是微机还是信息系统都要有良好的升级环境，能确保医院人事档案电子形式和人事档案的管理都要紧跟时代步伐。

        然后，医院要分配专人来管理。管理人员必须具备很强的责任感，主动地搜集补充医院工作人员的档案信息，做好备份，尽量做到及时全面。还有就是专业素质，他们不仅要懂得人事档案管理的专业知识，同时还要具备信息技术的基础知识，才能在网络环境下高效地进行电子档案的管理工作。同时他们还需要具有良好的职业素质，不随意泄露他人的档案信息，不会因为其他单位或个人的利惑而非法借阅、修改档案。

        其次，医院应该建立完善的档案管理制度。强调《中华人民共和国档案法》的总体要求，同时建立自己单位的相关管理制度，一来可以使档案管理更加的规范，防止不法分子以不正当的手段盗取。另外人事档案是包含了全体工作人员的多种信息，一经不法分子利用将贻害无穷，要切实做好保密工作。在这方面医院应该重点做好监督管理的规范工作，挑选专业能力和道德素质都较高的管理人才来担任，合理设置岗位，上机操作的各个部分分别设置管理密码，让各管理人员相互合作又互相监督，以确保档案管理的安全、有效。

        最后，要进行档案管理的宣传工作，使电子档案的特点、优点、管理方法、对单位和个人的特殊要求等常识深入人心，增强医院工作人员对个人档案的重视意识，让他们自觉地将自己的各种信息真实地提交给档案管理员。让医院能将档案管理列入人事管理的重要议程，医院对个人工作、服务态度、思想进步等各方面的考核、监督工作都积极开展起来，这样反过来也让个人以更大的热诚和更积极地态度投入到工作中去。

实现医院档案管理的电子化将使医院人事管理具有更大的动态性和灵活性，使医院的发展更紧跟时代的需求，当然也对医院的人事档案管理提出了更高的要求，各医院都应该努力完善自己的人事档案管理体系，实现档案管理的电子化，使其更加科学化，完备化。

人事档案一般管理方法篇（10）

如果想让档案发挥出应有的实用价值，仅仅依靠详尽的档案整理、科学的档案分析是远远不够的，还需要做好档案的管理工作。但是，由于思想上认识的不足等原因，我国档案管理水平与我国的经济社会发展极不相称。档案管理的混乱化，不仅造成了大量重要档案的遗失，还导致了其价值无法被开发出来，造成了档案资源的很大浪费。

1.我国档案管理工作存在的问题分析

1.1领导者档案管理意识淡薄

一般的企事业单位一般相对辖区比较小，人员也不多，日常的工作也不特别繁杂，因此产生的档案数量也不很大。因此，很多领导者认为单位的档案不仅数量较少，而且用处也不大，根本“不值得”作为一项任务来抓。在这种思想的支配下，很多领导干部档案管理意识十分淡薄。其具体表现为：首先在档案的产生阶段，对档案的记录方法一知半解，对那些事情需要建立档案，哪些事情不需要档案也不甚明了，这就造成了档案记录混乱，毫无章法；其次，在档案的整理阶段，领导干部们更是“置身事外”，对档案的编制、存档一概不问，任由负责人员自行其是，使得档案管理的中间链条断裂；最后，在档案存储的管理方面，领导干部们也是不闻不问，造成档案管理工作缺乏有力的支持和指导而难以开展。总而言之，领导者档案管理意识的淡薄，使得档案管理工作的改善举步维艰。

1.2管理人员素质低下

由于一般的企事业或者行政单位的领导班子成员不多，再加上领导者的不重视，很多单位并没有专门的档案管理员，而是采用了一套“兼职”体系，让某一位成员兼任档案管理员或者采用轮流管理的方式，几乎把档案管理工作当成了“累赘”。再加上这些兼管人员并没有受到过专门的管理技能培训，其根本不具备指导开展档案管理工作的基本技能。因此，在这些管理素质低下兼管者的“指挥”下，原本就乱象丛生的档案管理更显得混乱不堪。虽然有些较大的单位建立了比较完善的档案管理结构，但苦于招揽不到高素质的管理人才，不得已用一些低素质管理人员来“充数”，自然也无法收到良好的管理效能。一言以蔽之，素质低下的档案管理人员队伍，是导致现阶段档案管理工作效率低下的重要因素。

1.3管理手段单一，管理理念落后

从实际情况来看，我国大部分企事业单位的档案管理手段十分单一，基本上采取的是纸质档案记录、人力管理的模式。而且基本上采用的是“以管理为主，以使用为辅”的管理理念。也就是说，就是将档案封存在档案库中，不示之于人。这样一来，就剥夺了档案的价值，使其除了代表有“档案”这个名词之外，再无其它作用。这种档案管理方法是非常不可取的，然而却在广大企事业单位大行其道。例如，据报道在南方某一较大的企事业单位，领导干部们就把一摞摞的档案锁在档案柜里，平时不仅无人看管，而且在需要查阅当地环境档案时有关管理员却以“国家机密”为由拒绝了合法的查档，致使准备在此地投资建厂的投资商愤然离去，造成了非常大的经济损失。由此可见，这种手段单一、“死气沉沉”的档案管理方法多么的不可取！

1.4.档案管理条件落后

由于一般的企事业单位档案数量少，因此用于支持档案管理的财政资金也极为有限，无力支持档案管理设备的现代化，使得大多数企事业单位的档案管理依靠的仅仅是“一个柜子”、“一间屋子”、“一把锁”的模式。由于管理条件过于简陋，使得很多纸质档案受潮、鼠咬、虫咬十分严重，致使很多重要的档案残缺不全，损失极大。再加上在档案受损的情况下又缺乏相应的处理与挽救手段，只好任由很多重要的档案“走向死亡”。总而言之，档案管理设备的严重落后，是导致当今阶段档案管理失位的重要原因。

2.提高当前档案管理工作水平的一些对策

2.1.强化管理者的管理意识

可以说，档案管理意识的薄弱，是导致一系列管理问题的根源所在。因此，提高当前档案管理工作水平的首要步骤，就是强化管理者的管理意识。首先，主管部门要做好宣传工作，使档案管理人员认识到档案的重要性以及加强对其管理的必要性，使管理者及时转变思想，从思想上将档案管理工作重视起来；其次，领导干部们特别是企事业单位的党支部书记、负责人等主要领导，一定要在档案管理工作中做出表率，发挥出榜样的作用，从而强化基层管理者的管理意识，最终在整个单位中形成一种重视档案管理的氛围；最后，有关的政府部门或者上级主管部门还要发挥其监督作用，督促辖区内每一个单位认真做好档案管理工作，并定期检查，对一些管理不到位的单位给予勒令限期整改的处分，从而强化管理者的责任意识。

2.2加强管理人员队伍建设

由上文的分析可知，管理人员的素质高低将会直接影响到管理工作的好坏。因此，加强管理人员队伍建设也是提高当前档案管理工作水平的重要步骤。首先是对在岗人员的在培训，特别是那些“兼职人员”。有关的政府部门或上级主管部门要组织这些管理人员学习专门的管理知识，使其不至于在开展管理工作时“两眼一抹黑”；其次是加强对专业管理人员的引进与配置。虽然对在岗的管理者进行再培训可以解燃眉之急，却并不是长久之。而加强对专门管理人才的引进才是支撑管理人才队伍建设的首要途径。而且，在人才队伍建设初见成效之后，还要合理配置管理人才，尽量不使用“兼职”而使用“全职“管理人员；最后，鉴于现代社会发展日新月异，对档案管理的要求也越来越高，这就需要管理人员定期学习新的管理方法与管理理念，以紧跟时展的步伐。

2.3.强化管理人员的责任心

加强档案的管理工作，仅仅依靠改进管理手段、改善管理条件和加强管理人员的素质也是不够的。只有强化管理人员的责任心，才能有效杜绝管理人员不作为或者乱作为的情况。例如，单位可以制定完善的奖惩制度，对无责任心的管理人员进行约束，从而提高其工作积极性。