档案整理注意事项篇（1）

随着近年来博物馆事业的蓬勃发展，博物馆各项工作的正规化建设也逐渐提上日程。博物馆档案是对博物馆发展的记录，对博物馆又好又快发展有着极为重要的借鉴意义和指导价值。

一、对博物馆档案整理工作的认识

博物馆档案整理是博物馆档案管理工作的一项重要内容，对博物馆的发展有着极其重要的历史纪念意义和实践指导价值。

博物馆在发展过程中积累了丰富的档案资料，有些保管在博物馆档案部门，有些则分散于博物馆各个科室，这些档案资料是记录博物馆发展历程的珍贵历史资料。这些资料不仅对博物馆各项工作开展有借鉴指导意义，更是博物馆事业健康发展的坚实基础。因此博物馆档案资料整理工作对博物馆每个部门都十分重要。

二、博物馆档案整理步骤

1、收集。档案收集工作重在平常，在日常工作中养成收集档案的习惯。特别是重点工作和中心工作结束后，要有及时收集档案资料的意识。

2、整理。博物馆很多大型活动都是直接面向社会，在整理过程中通知、策划书、应急预案、活动流程、人员安排、资金预算、相关文稿（海报、报名表、主持词、发言稿、节目单等）、总结、新闻报道这9类进行全面、有序的资料收集工作，就会保证大型活动档案的齐全完整，推而广之，逐渐形成一整套有参考价值的档案材料。

3、补遗。有些时候，活动整理中会发现某些资料的缺失，这就需要在整理过程中进行重点步骤的补遗工作，如人员安排、总结、新闻报道等。这些或因保管不当而缺失、或因时间紧迫而仅形成口头资料、或者是缺乏事后整理搜集，在档案整理时要尽可能的补全资料，方便以后的查阅。

4、归档。在补全资料后，就可以将成套系的资料进行归档工作。按照一定的规则划分资料归属，建立页码、编纂目录，有序分册。

5、装订。装订成册的档案应为胶装或线状。在装订时要首先检查去订、并将过厚的档案分册、最后给装订好的档案加上封皮。

三、档案整理工作重点

为了更好的完成档案资料的整理工作，笔者在整理过程中经过实践得出结论：按照以下四个步骤，逐步实行，就可以得到一套完整有序的档案资料。

1、查疑补缺――准确完整。在档案资料收集过程中，经常会发现同一次活动几个版本的资料，如草稿、修订稿与印发稿之间的差别很有可能极小，这就需要整理人员结合实际发生的事件仔细校勘，分辨确定最终归档文本。

2、内外有别――类别划分。档案资料整理不仅要做到条缕清晰，更要做到经纬明了，这就需要对档案进行科学的类别划分，方便存放取阅。如按档案对象可以分为：文件资料、数据统计资料、计划总结资料、活动资料等；活动资料按照参与人员不同可以分为馆内活动资料和馆外活动资料等等。尤其需要注意的是，针对重点活动需要单独列册，如品牌活动、志愿者活动等等。

3、前后有序――逻辑顺序。档案资料在分别归类之后，就要按照事件发生的时间顺序有序进行排列。在排列过程中，如果发现特别厚的资料可以按照半年、季度、月、甚至周、天的时间跨度进行分类。在此过程中，如果发现有跨度的文件资料，按照发生的时间归档，并在下一跨度中注明，保证方便查阅。

4、提纲挈领――编纂目录。为防止出错，编纂目录的工作应在即将装订前进行。同时，注意由于很多文件归档时，最后一页是单面，在编排页码时，单面的空白页也要算在页码范围内才不会出现页码出入。

四、心得体会

1、日常收集资料很重要。档案整理工作是一件细致而又繁琐的工作，为避免忙中出乱的状况，必须在日常工作中建立档案收集工作的意识，及时的收集、整理、补遗、归档。如果有良好的档案收集工作习惯，档案收集就只是顺水推舟、事半功倍，而且，档案资料收集工作就如同人的记忆一样，越远的记忆越模糊，资料收集困难就会成倍的增加。所以，为了保证档案资料整理工作的顺利进行，就要有一种在日常工作中收集资料的良好工作习惯。

2、“大事记”帮助归档不乱。大事记是记载单位、部门重要工作活动或所辖区域发生的重大事件的一种应用性文体。作为一种公务类别的文书，大事记忠实地记载着一个部门、一定区域内的重要工作、活动和重大事件，因此，它首先可以为本部门、本地区的工作总结、工作检查、工作汇报、工作统计和上级机关掌握部门、单位情况提供系统的、全面性的材料；其次，大事记具有史料价值，可以起到录以备查的作用。对档案整理而言，日常记录的大事记是一种及良好的主线材料。一本详细、完整的大事记，不仅可以帮助确定事件发生的先后顺序，更可以帮助查遗补缺，防止遗漏偏差。

3、按时间、分类别有序整理。整理档案材料最终目的还是为了更好的利用档案材料指导今后的工作。为了方便今后的取用，就需要按照一定的逻辑顺序建立完整的档案归位顺序。首先按发生时间划分档案的时间顺序，其次，按类别划分档案空间顺序，最后，两者交叠，划分档案卷册顺序。

4、“其他”“备注”帮助查询。档案整理中要善于使用“其他”、“备注”等增补注释性项目。这些增补注释性项目的使用，不仅可以在以后万一发现其他档案后迅速归档，补充档案资料，更可以简单明了的查询重大变化原因。

5、电子档案的优点与缺点。与以往的纸质档案相比，电子档案具有省空间、易存储等特点，但也存在缺失纸质档案唯一性、稳定性、历史性等特性的方面。因此，在整理档案过程中，要及时进行电子档案和纸质档案的相互转化处理，同时，积极使用多台电脑、移动硬盘等设备备份电子文本档案，防止电脑崩溃或病毒干扰导致的电子文本缺失。

当今信息时代，信息对社会进步所起到的重要作用日益凸显。档案可以说是一种重要的信息资源，博物馆所建立和保存的档案资料，更可以说是一种文化财富。为此，博物馆更应该真正重视起这项工作，管理和研究这些文化财富，充分发挥它的作用，让博物馆各项工作不断前进，得到更好的发展。

参考书目：

档案整理注意事项篇（2）

项目档案管理人员要时刻关注本单位建设项目动态，一般从年度计划、项目工作简报、新闻报道等渠道可以获得项目进展情况。一要注意及早介入，从项目批复立项后，档案管理人员就要介入，积极与项目管理人员沟通，掌握项目进度；二要注意建立制度，项目启动前，会形成一系列管理制度的汇编，项目档案管理人员要关注档案管理制度，并适时修改完善，使前端控制有章可循。

2 登记备案阶段

项目初步设计完成后，勘察、设计、施工、监理等单位确定后，要及时向当地档案行政管理机构备案，为项目档案管理注射“强心剂”，借助外力加强前端控制。一要注意知悉概况，在项目档案管理登记备案过程中，要掌握项目投资、工期、选址等一系列重要信息，以便有针对性加强管控；二要注意制定计划，要借助监理方力量编制项目档案查验计划，如制定声像档案拍摄计划和措施，有计划地开展前端控制事半功倍。

3 检查指导阶段

施工、监理方进场后，项目档案管理人员要及时协调项目管理人员召开首次会议，明确项目档案形成的大致程序，建立各方工作人员联系通道。一要注意召开交工资料技术交底会议，要明确交工资料的套数、整理标准等要求，并对建设单位执行的标准进行详细培训，并要求各参训人员签字留证；二要注意跟踪指导，项目档案管理人员要定期（每周或每月不等）到施工现场监督施工、监理文件资料积累情况，防止项目进度与文件资料脱节的情况发生，特别是隐蔽工程等验收记录要重点检查。并要跟踪各方资料员工作情况，一旦发现人员流动或更换新人的情况，要及时培训，确保文件资料积累工作不断档。

4 初步审查阶段

项目档案审查一般按项目阶段开展，如桩基工程完工后，要督促施工方、监理方整理文件资料，初步验收审查。一要注意全面审核案卷，在各阶段文件量不大的情况下，力求全部全面清理审查，不留死角；二要注意复查整改问题归零情况，在检查中发现问题要及时书面提出整改要求，直至整改归零、复查后才能通过初步审查。

5 归档验收阶段

档案整理注意事项篇（3）

同时，他是个热爱分享的人，不久前他与大家分享了穹顶之下观后感。现在，就在本次天分公司在青岛LNG项目组织的档案培训中，他再一次总结了此次培训收获与心得，公司的领导们被他这种学习精神所打动，特别推荐将此文分享与大家，希望大家向彭其文学习，学习他热爱学习和分享的精神，并且给予彭其文成长积分+1分的鼓励，下面就让我们一同来学习吧。

2015年05月05日，中石化天分公司在青岛LNG项目现场开展了为期3天的档案管理培训。2015年05月05日胜利油田档案管理中心葛红老师从“什么是档案”、“为什么存档案”、“怎么样存档案”、“如何利用档案”的档案全生命周期讲解档案的基础知识。随后讲解了各类档案（管理类档案、科技类档案、实物类档案等）的全生命周期的管理方法。

2015年05月06日青岛石化行政事务中心档案室张海老师从建设单位项目档案资源管理（前期文件、项目管理文件、声像档案等档案如何管理）和档案具体操作方法讲解了工程项目档案整理；并分享了老师档案工作中的一些心得体会。2015年05月07日青岛炼化信息管理中心王力老师详细讲解了《中国石化基本建设工程项目档案资源归档管理实施细则V6.0 》中各类文件档案整理的思路和方法，并针对其中一些重点事项进行举例讲解（施工图、设计变更等）。

本次3天的档案管理培训，也是我第一次参加系统的档案培训。通过本次培训，主要的档案管理知识收获：

1、档案全生命周期的工作的认识，从档案定义、档案的意义、档案收集整理及档案的利用4个方面了解档案管理工作。

2、不同类型的档案的整理模式，把管理档案、科技档案、项目档案等不同档案的管理模式应用到实际的档案管理工作中，并指导自己开展鉴别、收集、整理、组卷、归档等档案管理工作。

3、工程项目档案的全生命周期管理，如何管理项目建设初期、项目建设期间、项目竣工验收的项目全生命周期中的档案。张海老师的“大事记的编写”内容让我印象深刻，坚持“观点正确、内容精当，大事突出、要事不漏、小事不入，材料准确、文字精炼，言简意明、条理清晰”六个原则编制项目大事记。并阅览了“青岛石化公司加工高酸原油适应性改造项目”的大事记，大事记与档案工作密切联系，相关归档文件涉及的事项均由列举，完全达到协助档案工作开展的作用。

4、王力老师通过理论与实践相结合的讲解方式，对项目全生命周期的档案形成、收集、整理、组卷等档案工作做了一个细致的讲解。讲解过程中贯穿讲解了如何保证工程建设项目档案的完整齐全性、如何合理有效协调各部门档案工作、如何扩展自己的档案知识广度、如何维护好档案工作的利益等等档案实际工作中应该提升和注意的一些事项。

通过本次档案管理的培训以及档案专家对青岛LNG项目档案指导检查，发现了自身在档案专业管理知识方面的还是不够扎实。在今后的工作中需要注意以下几点：

1、“吃”透国家、地方及行业的档案规范和规定，不仅是表面上的知道和了解规范中的条目，还需要深入“挖掘”每条规范涉及文件的形成过程和要求。

2、管理档案，首先要了解项目或企业的情况，及其档案管理模式；其次了解管理档案的实体文件内容，明确文件的关联性，即完整性和系统性；最后按照档案类别分别收集和鉴定整理，即档案的准确性。

3、对于工程项目档案，不仅需要对项目所使用的档案规范了解，还需要对该工程项目的工程流程、施工规范、监理规范等工程知识有一个整体性了解，有利于档案管理工作的开展。

档案整理注意事项篇（4）

二、主要成绩：

一是档案意识进一步增强。全区绝大多数部门、单位领导重视档案工作，把档案工作作为本部门、本单位一项重要基础性工作来抓。列入单位工作议事日程，内部档案管理机构职责明确，专（兼）职档案人员配备到位，档案各项管理制度规范健全。大多数单位高度重视本次档案年检工作，并进行了认真准备，各单位对档案工作强有力的领导和支持，为档案工作的持续发展营造了良好的氛围。

二是档案管理进一步规范。绝大部分单位能及时完成2012年度文件材料的归档工作，档案归档整理质量也不断提高。大多数单位能够按照档案工作规范要求，结合本单位工作实际，围绕本机关开展的各项职能活动，正确界定文件材料归档范围和档案保管期限，做到归档文件收集齐全、排列有序、整理质量基本符合规范要求。

三是综合服务功能不断完善。从此次检查看，许多单位积极开展档案编研工作，认真编写了全宗指南、大事记、立卷说明等基础编研资料，并在档案信息开发利用方面取得较好成绩。一些单位、部门依据档案及时解决工作中的具体问题，提高了工作效率和工作质量，有的单位、部门还结合自身实际，利用档案相关数据、资料抓好经济建设，取得了较为显著的社会、经济效益。

三、存在问题：

（一）组织管理方面：一是部分机关部门和街道办事处未能按时立档，如期参检。二是部分单位档案工作人员不稳定，档案业务工作受到一定影响。

（二）档案业务方面：一是档案保管期限划分不准确。部分单位未能准确掌握规范标准，造成保管期限划分不准，在档案期限划分上存在“一刀切”，没有真正按照文件的价值确定保管期限，随意性较强。二是文件材料收集不齐全。部分单位一些重要的文件材料没有收集齐全，如年度工作总结、办公会记录、统计年报、大事记等没有归档；一些科室较多的单位尤其是部分办事处，不能把全部文件材料集中到档案室归档，而是由各业务科室甚至个人分别保管。三是对其他门类的档案收集与整理不够及时。部分单位只注意及时收集整理文书档案，对于本单位照片档案、实物档案等的收集整理不够及时。

（三）档案开发利用不够。大多数档案人员只注重收集、整理、保管环节，忽视了对档案资源的开发利用，特别是档案编研资料缺乏，部分单位没有编写大事记、全宗指南等基础编研材料。

四、下一步工作意见：

一是进一步加强对档案法律法规的学习宣传和贯彻落实。认真学习、深刻领会、切实贯彻落实《中华人民共和国档案法》、《省档案管理条例》和《市档案条例》，提高全区干部职工尤其是领导干部的档案意识和观念，以明确责任、落实工作，加大对档案工作的投入，切实解决日常档案工作中遇到的困难，确保档案的齐全、完整和安全。

档案整理注意事项篇（5）

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2012）12（b）-0-01

文件材料收集到档案室后，就要对其进行科学整理、立卷归档、编号上架。文件材料只有经过科学整理归档后才成其为档案。归档文件材料的整理工作，就是按照科学的方法、规财，将零乱的和需要进一步系统化的文件材料组织成有序的单位，使之有效地提供利用的环节和过程。换句话说，将归档文件材料转化为档案之前的过程就是归档文件材料的整理。对收集起来的文件材料进行加工的过程。现行的文件还不是档案，而没有进行加工的档案就像大海捞针，不能有效地提供利用。只有经过科学整理的档案才能在人们需要的时候更好地提供利用。归档文件材料的整理是将无序的文件材料有序化和系统化的过程。所谓系统化，即在整理时，按照文件材料的来源、形成的时间、重要程度、形式等方面的不同特点，文件材料进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序体系。保持文件材料之间的各种有机联系，使其能更容易地被检索和反映内涵。所谓有序化，是将文件材料按照一定的规律进行编排，使其系统脉络明晰，因果关系清楚，便于查证。文件材料的整理是按照科学的方法和规则进行的，是一项专业技术性的工作。对归档的文件材料进行科学的整理是档案室的主要任务之一。通过收集工作集中到档案馆韵档案，只有经过科学整理，使零散的文件资料实现条理、秩序，并将其中的关键成分通过整理凸现出来，才能有效地提供利用。因此，文件材料归档整理工作是档案业务的中心环节。在文件材料归档、整理的同时，还要对其真实性和价值的高低进行鉴定。“档案鉴定就是鉴别和判定档案的价值，挑选出有价值的档案交档案机构保存，剔除无保存价值的档案予以销毁。它直接决定着档案的存毁，是档案管理中最重要同时也是难度最大的工作”。档案部门应定期对文书档案的保存价值作鉴定，即根据文书档案的现实价值和历史价值，以及保管期限的有关规定，对所藏各案卷的保存价值加以科学的估量，对仍有保存价值的文书档案继续保存，对无保存价值和已满保管期限的文书档案定期剔除，经审批后销毁，进而使档案室保存的案卷具有较高的质量。

1 事业单位档案文件整理的主要原则

（1）保存档案工作基础：不论是本单位产生的，还是上级针对本单位下发的指示性、指导性文件材料，或者相关的批示、批复，本单位编印的简报刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本等等，这些文件材料之间已相互构成了来源方面不可分割的联系。因此，只有在保持文件来源方面联系的前提下，文件的时间、内容、形式等方面的联系，才能更深刻地反映文件形成的活动面貌，体现档案作为历史记录的特点。我们所做的工作都是在前人的基础上进行的。事业单位档案在形成的过程中融入了许多他人的劳动，而且也直接体现了人们历来整理和保存档案的情况和成果。因此，在整理档案的时候，应该做到；尽量不进行拆卷整理。对部门整理归档的档案，应当充分研究和利用原来案卷、检索工具等整理的成果，力求保持已整理过的原状。对先前整理不当以至明显错误的，可通过业务指导的方式加以改动和纠正。（2）遵循文件形成的规律：事业单位档案是在事业单位各项学习活动中产生的，真实地记录和反映了事业单位活动的历史面貌，文件材料整理工作应维护事业单位工作内在有机联系的整体性，顺应文件材料自身的形成特点和规律。其中，包含以下三层意思：在整理文件材料时，注意活动的整体性，如：要求正式会议、某项活动形成的文件要保持其齐全完整；要注意文件本身要完整，像文件的正文与附件、请示与批复不可分割，即注重文件材料之间的内在联系；三是在对文件进行分类和排列时保持文件材料之间固有的自然次序，如归档文件整理依照会议通知、报告、决议，重要文件的初稿、讨论稿、修改稿等自然形成过程加以排列。（3）于保管及利用：对档案进行有序化的过程中，应当满足维护档案的安全和有效地提供利用的目的。现在，档案的计算机检索正在不断地发展中，通过计算机对档案信息进行科学管理，实现把分散在不同类目中的同一事由或问题的档案信息快捷地检索出来，这也是保持归档文件在档案信息上的联系的最有效的方式，同时，有利于档案的成套利用。

2 事业单位档案文件归档整理程序

整理的环节使文件材料有序化、科学化。事业单位文件材料整理工作内容主要包括：全宗内档案的分类、组卷、卷内文件的整理、案卷的装订和案卷目录的编制等。整理文件材料主要包括以下基本环节：（1）档案的分类：档案实体分类，主要是从档案信息的物理形态进行的保管、排架、存放等工作。管理层分类。“在档案实体分类中，第一层次是国家全部档案韵宏观分类，它为规划国家档案馆网系统，建立各级各类档案馆提供理论依据。”档案馆内的区分全宗是第二层的分类，“全宗内档案分类是第三层的分类，它根据全宗内档案的来源、时间、主题内容和档案的形式等标准，将全宗内档案进一步系统化，直至建立起档案的最小保管单位―案卷。”归档文件材料的整理就是进行这样的分类。（2）档案的整理：通过进行具体的有序化工作将归档的文件材料组成保管单位以方便查阅的程序。整理工作并不是单纯、孤立的。文件材料整理环节应与文书处理工作相衔接，查疑补缺，保证疏而不漏。例如，有请示还应有批复，重要文件的征求意见稿、讨论稿、定稿齐全；文件的附件情况；与首次签订的合同、协议相关的补充合同、补充协议；批示与办理情况；计划与总结等，都必须环环相扣，与文书处理的结果和归档责任保持紧密的联系。如果哪一个环节出现了缺失，归档就不可能完整，也将给今后的利用带来困惑。（3）档案的编目：以案卷级进行整理时，卷内文件整理结束后，要对案卷封面项目进行标注。狭义的编目是指对归档文件编制引导目录等工作。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注七项。广义的编目还应该包括对档号的编制。档号是档案实体管理编号的总称，它包括全宗号、类目名称、卷盒号或案卷号、保管期限、件号和页（张）号等。其中全宗号是档案馆指定给每个全宗的代码；案卷号是档案馆、室内案卷排列的顺序号；件号是卷内文件的顺序号；页（张）号是卷内每页文件的顺序号。

3 结语

档案整理注意事项篇（6）

档案是指在社会实践中，由组织或个人所形成的有价值的、真实的、记录完整的、形式多样化的历史性信息资源。其最基本的内涵就是真实再现历史。学校档案管理是学校发展的重要宝库，档案管理的科学规范性、标准合理性可以有效提高学校的工作效率，完善学校的教学改革，促进学校的整体发展进步。老年大学的档案管理工作也是帮助学校实现规范性管理的重要衡量标准。做好档案管理工作，可以使领导决策更具科学性，学校教学更鲜明具体，具有一定的现实意义和将长久的深渊价值。因此，对老年大学的档案管理进行探讨研究很有必要。

一、正确认识老年大学档案管理

在对老年大学档案的管理工作中，首先我们要对档案工作有个明确的认识，档案工作与启迪决策、留档存史、有效进行管理休戚相关，是科学管理老年大学的重要方面之一。大学档案是随着大学创办的过程而产生的，不仅记录了个人的大学成长经历，也是对学校的教学活动、人事变动以及社会活动的真实再现，能保证真实性。大学档案是对历史活动的记录，在作为有效凭证的同时，还保存有各种录音、音像文件，部分重要的手稿、重要文件和印章等，这些重要文件的留档具有一定的凭证作用，且可靠真实。而且，契约、合同的本身就是做凭证使用，大学档案让其作用更加突出。档案，是学校从中总结教学规律，整理经验教训，为学校当前和未来更好的发展提供经验教训，促进学校实现更好的发展。由此可见，在学校工作中，档案管理是其重要的工作内容，需要得到一定的关注，因此要重视档案室的软硬件设备建设，要求档案记录管理员遵循实事求是的工作原则，对学校档案做好整理和保管工作，履行好自己的工作职责，让历史以最真实的样子展现给大家和后人。要培养档案管理者和学校教职工的档案意识，充分发挥档案在大学建设中的积极作用。

二、大学档案管理的注意事项

（一）资料收集积累要常态化

老年大学档案文件归档的创办，第一步骤要求有完善的资料收集系统。针对资料收集要进行一定时间的积累。针对学校教学的资料进行完整的资料整理。针对老年大学中的课程教学，教学视频，课件。在教学实践中的活动资料，进行按计划的归纳整理与总结。对活动中较小的细节与未来得及整理的在事后进行归纳总结。争取做到老年大学中的大小事务都要有明确记录。并且保证资料的完整性与安全性。老年大学的资料主要要遵循下列四个方面进行收集与整理。一是主要针对办学设施、办学内容进行统计整理，学校资产，设备数量，师资力量，资产总额。学校面向方向等。二是针对校内的管理措施进行系统统计，班级，课程，人员，校院领导，岗位职责等进行统计。针对各种文档与文件，进行安全的归纳与整理。对日常的学校简报等进行梳理记录，针对学校财务支出要进行专人专管，针对学生档案，教学课堂的教学视频进行录制整理。对校园文化的保护，教师资料的整理。学校特色课程的归纳等三是针对办学成果进行整理。针对各类事件进行总结，展示，获奖奖品，获奖感言等。针对课外学习的部分要认真收集整理，针对发生的突出表现，如好人好事，见义勇为等，进行详细记录。针对师资力量的展示。基层办学等项目进行归纳总结。四是针对示范指导的，校外拓展的事迹要进行跟踪记录。如宣传学校政策，办理教学观摩会。

（二）资料分类归档要标准化

档案分类管理可以为后续的档案管理工作提供很大的方便，具体的分类有：文字档案、图表档案、照片影像档案、电子档案等基本的分类。档案进行归档前，要对所收集的各项资料进行基本的价值判定，这个鉴定有利于档案的保存质量，对于今后工作中的档案查询等有着积极作用。档案的价值鉴定能够决定每一份档案文件的去留，从立案文书到后期管理，始终灌输在整个的档案管理的过程当中。档案工作管理人员，应当有着自觉、明确的档案管理意识，加强专业鉴赏能力，提高专业技能，掌握鉴定方法，更好地保证档案的质量。在进行档案分档管理的过程中，一定要有明确的工作目标，有计划、有层次、有主次顺序的开展档案整理工作。在学年末，要将前期的档案材料，严格按照国家或当地老年大学协会的“评估细则”和“指标要求”进行分类归档、装订、保存，建立有价值的档案管理资源库，从而更好的实现档案管理的价值和积极意义。

（三）资料编目管理要规范化

老年大学的档案要规范化，整理的便捷化，要让档案方便查阅。便捷调出其中的卷宗。要对整理的档案分期或不分期进行审查，对整理的档案进行编号整理，对不同类型的文件进行归类，针对上级下发的重要文件等，进行一定的特殊存放。对整理好的卷宗进行标示，如，讲档案表皮进行档案整理。针对卷内目录进行明确标示，做出内容相符的卷内目录。针对不同内容的文章进行装订。标明明确的日期，文件的大致内容等，对印刷进行一定格式的排版。对查阅人有一定的友好性。在档案管理上也要进行一定的安全责任制度，针对档案存放要做到专人专管，对档案室进行系统的，科学的存放布置。存放地点要注意防水，防潮，防盗，防虫等多项保护措施。对于有条件的，进行一定的电子排挡，进行电子目录存放。更加便于查阅者进行翻阅查找。

三、结语

在老年大学中，各项管理工作虽然琐碎却十分重要，特别是老年档案管理，在学校工作中占据着十分重要的地位。想要进一步提高老年大学的工作效率和管理成效，需要全校师生共同树立档案管理意识，重视档案管理工作，不断完善各项管理制度，并将现代信息化技术融入档案管理中，借助现代科技更好的实现档案管理，使其呈现更好的发展。总而言之，档案管理作为老年大学不可或缺的重要组成部分，只有不断的改进管理制度，提高管理人员的专业性和积极性，不断加强更新档案管理的方式，才能更好的提高档案的管理水平，更好的服务于老年大学发展。

参考文献：

档案整理注意事项篇（7）

档案部门对执法管理事项的关注特点建立健全执法，关系到对民众法律保护、有效惩处事项的完善建立，所以档案部门应该将其管理事项进行有效捕捉与提升，进行档案管理的重点提升就是对其建立有效的规章制度来进行约束，真正将档案中的各项数据的建立与统计进行有效划分，在保证不出现任何差错的时候，能够将系统内部的数据考量标准事项进行完善捕捉。档案部门根据现有执法状况，在建立档案管理制度的时候，将内部的工作人员的管理技术事项进行关注，把握长期进行管理建设的时候遇到的困难，使管理人员在进行建设过程中能够真正将数据的完善性与真实性能够被重视起来。管理人员在不断进行数据的统计、分析过程中，能够将细节事项进行关注，使执法现状调查能够被关注起来，并且在统计建设过程中，能够将特殊执法状况进行有效研究，真正将特殊案例进行完善统计、比较，使存有严重问题的法律事项能够得到有效重视。

一、执法档案业务的主要内容

执法档案工作时执法管理的重要组成部分，也是执法活动的重要环节，执法机构应把执法档案工作与整个执法工作紧密结合起来，其工作的主要内容包括：收集。将分散形成的，但是价值和保存度高的执法文字、图标、数据、照片以及相对人违法事实等各种形式载体的文件材料接收过来，以便整理。整理。将收集的资料按照执法档案卷内文字排列程序的要求进行分类，编制，方便查阅和利用。装订。将收集到的材料让要求进行装订，保障档案有序、整齐、大方。保管。采取有效的措施，将装订好的档案存放于标准档案箱内，保护好执法档案的安全和完整。延长档案的保管寿命。编目和检查。根据归档时的情景进行整体和保管。按照规范编写目录。以变有关人员查找。利用。创造各种条件满足各方面对执法档案利用的要求。积极最好应有的准备，包括各种查考工具，各种参考资料等能够及时有效的提供执法工作需要服务，实现档案管理的目的。

二、如何有效的做好执法档案管理工作。

（一）提高素质，是做好执法档案管理工作的有效途径，档案管理人员，对执法档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质：一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的思想，热爱档案和档案事业。二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的执法档案内容，熟悉档案管理的有关法律、法规和规章。三是文化素质，要有较高的文化知识，能不断总结和分析执法档案利用工作中的经验与问题，从中掌握档案利用工作的规律。四是职业素质，对执法档案的内容要守口如瓶，严格遵守保密工作的有关规定，使档案管理更好的服务于城管执法的中心工作。在实际工作中，档案管理人员要充分认识到自身工作的责任、价值和意义。档案管理人员所肩负的责任往往具体体现在大量、繁琐和枯燥的档案业务工作中，不能通过服务获得直观的物质财富和经济效益，因此要求档案管理人员既要有高度的责任感和事业心，还要有默默奉献的精神，甘当无名英雄，在工作实践中积极探索积累、丰富自己的专业知识，不断提高自己的综合素质。

（二）制度落实，是做好执法档案管理工作的重要基础建立健全城管执法档案管理的工作制度，对专（兼）职档案员职责、档案的查借阅、收集归档、鉴别整理、案件移送、保管保密、利用转递、销毁等内容和程序制定比较详细的规定，配套建立保证这些制度实施的具体措施，是做好城管执法档案管理工作的基础。建立独立的档案室，做好日常的防火、防盗、防蛀、防潮、防霉等工作，是执法档案管理工作的基本要求。但是在实际工作中，由于客观原因一些部门虽然建立了档案室和规章制度，但是还存在将其他材料与形成的档案混放在同一橱柜内、并且调阅执法案卷时未经领导同意、无关人员随意出入档案室等违反制度的现象。因此，要进一步加强执法档案的科学管理，不断完善并严格落实档案管理工作的有关规章制度，有条件的部门要根据档案工作和设备管理的需要，做到办公室、阅档室和库房“三室分开”，进一步提高执法档案科学管理的工作水平。

（三）职责明确，是做好执法档案管理工作的关键所在。执法档案管理人员的职责，就是要维护执法档案的完整与安全，这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。执法档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。

（四）归档完整，是做好执法档案管理工作的重点要求。做好城管执法档案材料的收集，确保执法档案材料齐全，是档案管理工作中尤为重要的一个环节，也是反映执法档案管理工作成效的一个重要标志。对重大案件等特殊性材料，必要时要采取协调见证人与询问当事人相结合的方法进行收集，以较好地解决执法档案缺少材料问题，确保档案材料的完整齐全。

（五）严格手续，是做好执法档案管理工作的坚实保证。要把执法档案管理的重心放到制度落实上，档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，对一些行之有效的做法勇于坚持，如在执法档案的查阅中，做到“两不查，两不借”，即非正式执法人员不查、无查阅审批表不查；非特殊情况不借、未经领导批准不借。对发现失密、泄密问题，及时查明原因，进行补救有效的保证了户外广告执法档案的安全、完整。

（六）开发利用，是做好执法档案管理工作的目的归宿。在日常工作中，档案材料要做到随时使用、随时维护，保证执法档案完整。在不违背保密制度的原则下，要积极为城管行政执法工作提供重要的参考依据。在工作中要大力加强微机的应用，认真抓好执法信息数据库基础建设，并不断改进开发利用的内容和形式，对执法档案中管理相对人的基础信息要建立文档信息库。

档案整理注意事项篇（8）

以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，坚持贯彻落实科学发展观，认真学习贯彻党的十七大、十七届五中全会和全县“两会”精神，以服务社会主义和谐社会建设为目标，坚持依法治档，科技兴档，服务强档，创新管档，不断推进财政档案工作的健康发展。

二、工作重点及举措

一是建立健全相关制度。在实际工作中，不断总结经验，力争建立健全各项档案管理制度,尤其是建立好财政局档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、统计、利用，以及本单位重大活动、重大事件的档案登记、收集及资料收集等制度或办法，从派头上、根本上加强对物价局的档案管理力度。

二是规范整理，抓好业务建设。严格按照《中华人民共和国档案法》和《归档文件整理规则》的有关规定，切实抓好档案业务整理工作。加大对文书档案、人事档案、财会档案、声像档案、设备档案、照片档案、基建档案、科研项目档案、重大活动、重大事件档案的整理和规范。积极主动为本单位以及全县各部门做好利用工作，为全县经济、社会事业发展服务。

三是严格程序，认真做好登记。档案工作是一项长期性工作，这项工作需要干部职工共同参与和支持，必须加强广大干部职工的通力配合，不断培养团队精神，才能顺利完成各项任务。作为档案专兼职人员要严格各项程序，准确划分档案的保管期限，归档时要认真作好填写、登记工作，尤其是做好档案借阅、查档登记，按照全宗分门别类的进行逐一排列，并切实做好档案移交工作。

四是努力完善档案基础设施。在条件允许的情况下，进一步完善好档案室的软硬件设施，设立专门的档案室及档案检索室，注意档案室的清洁卫生，作好各种防范，如防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫、防有害气体等工作。购置相关设备如装订机、缝纫机、取钉器等。作好档案室资料存放示意图等工作。

档案整理注意事项篇（9）

基建档案的整理是一个系统、全面的工作，具有成套性特点，它包涵了建设项目前期工程报建、勘察、设计、施工、监理、竣工验收、结算、审计、决算等各单位的档案资料。在工程建设中，档案意识淡薄，存在不重视、不规范的现象极为普遍，例如：中标单位分包时，只顾施工设计图纸的变更，竣工验收报告不盖章等问题；分包施工单位竣工后马上撤离，不移交基建档案资料问题；大工程项目，施工单位档案管理人员不积极、不热情，收集资料不完整、不及时、不系统，导致归档缓慢，档案利用率不高问题等。在信息时代，档案的有效开发和利用会取得巨大的社会、经济效益，因而必须增强档案意识，提高重视程度。一要通过学习等多种方式，转变思想观念形成和谐浓厚的档案工作氛围，使档案意识深入心中；二要领导足够重视，施行分管领导负责制，将档案管理纳入议事日程、工作综合目标管理考核，制定奖惩办法，同时还应加大档案管理设施、设备投入，确保工作实现科学化、规范化、标准化。

二、 强化培训力度，提升档案管理人员素质。

档案管理人员的综合素质是档案事业发展的关键，据了解，目前基建档案管理人员通常是一人兼数职，一边收集、整理、归档各类资料建立基建档案，一边又要完成其它工作任务，其本身人员素质参差不齐，存在建设项目多，基建档案没有专人管理、知识陈旧、无创新等现象，建立一支素质高、水平高的基建档案管理队伍事在必行。一要档案管理人员充分认识工作的重要性，应具有强烈的事业心、责任感，有爱岗敬业、无私奉献精神，同时还要加强政治学习，有正确的政治方向，坚持真理，实事求是，认真工作，不；二要勤奋学习业务知识，积极参加档案管理部门举办的各类培训、经验交流活动，提升业务水平，加强电子档案管理学习和技能，熟练掌握操作流程，如：电子档案的分类、检索、查找等，提升现代化管理水平，确保高质量、高效率完成基建档案工作。

三、 服务实践需求，不断实现基建档案工作创新。

墨守成规，无创新意识，导致档案管理工作停滞不前，没有发展。要发展就要在固守基本原则的同时，了解最新的档案管理方式，并在此基础上进行创新。

1、 推行“三个统一”工作思路，规范档案基础工作。

“三个统一”即统一质量标准，统一验收迎检，统一保障措施。在统一质量标准方面，要做到委托建设项目档案管理单位统一实施项目档案业务管理，负责建设项目档案业务培训、检查、整体质量控制与把关，形成同一标准。在坚持贯彻项目档案成套性、系统性时，严格要求建设项目档案管理单位统一汇集、自查自检整理后统一验收迎检。为了统一保障措施，确保各项管理落到实处，建议实行经济手段，即在经济方面明确一定数额档案保证金写入工程合同条款，实行建设项目档案归档挂钩工程尾款的支付，以提高企业归档的积极性、及时、准确、有效地完成归档工作。

档案整理注意事项篇（10）

1 加强档案管理工作的意义

档案管理工作是一项科学性很强的工作。一方面，从档案工作本身来看，它是一项专门的管理业务。另一方面，从特定的部门或一定机关单位的档案工作来看，它又是某种工作管理的组成部分。其次，从档案工作同其他工作的关系来看，它属于一项服务性的工作。档案部门管理档案是为了满足经济社会部门利用档案的需要。档案管理部门尽管开展档案研究，但是档案部门研究档案、进行编著活动，其主要目的还是为了更好地适应社会各界的需要，加强档案管理工作有着十分重要的意义。

1.1 有利于提高管理水平，增强竞争力

做好档案管理工作是一个部门或企业健康发展的需要，档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。档案管理工作做好了，一方面，为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面，有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式，决定着企业的商业版图和未来发展，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。

1.2 有利于促进依法治档

法制化是做好档案管理工作的基础，要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本，实现档案管理制度化。档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路。只有实现档案管理的制度化，档案管理工作才能发挥应有的作用。为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，《中华人民共和国档案法》应运而生，经过20多年的发展，为我国档案管理工作的良性发展打下了坚实的基础。然而，新的形势对档案管理工作提出了更高的要求，这就要求各地方要充分利用地方的立法权限，建立一整套有地方特色的档案法律法规，是档案管理工作与时俱进，有法可依。

1.3 有利于档案再利用

档案管理的根本目的在于档案利用，全面加强档案管理工作的根本目的在于充分发挥档案的作用，为实现建设小康社会的目标服务。档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段，做好档案的开发和利用是档案管理自身价值的重要体现，档案开发利用已经成为全社会重要的不可或缺的信息资源。要加强档案的开发利用，实现信息资源的共享，就必须加强档案基础管理。档案员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外，应着重做好档案的编目、检索、编研工作，编制较适用的检索工具，建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供、满足档案利用工作的需要。同时加强档案库房设施建设，减少外界条件对档案造成的损害。在管理好档案的基础上，档案管理工作也要适应社会需求的变化，寻求更为有效的服务新途径，以提高档案利用的质量和水平，把“死”档案变成“活”档案，更好地发挥档案的作用，在创造社会效益的同时，促进档案事业的发展。

2 加强档案管理工作的有效途径

2.1 公文制是推进档案工作规范化、标准化的前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。首先，公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二是，注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是，公文字迹要牢固清晰。四是，使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

2.2 实施“以我为主”的立卷归档原则

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。要注意解决好三个问题：一是，要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是，明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是，在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。

2.3 提高案卷质量

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

2.4 积极推进档案管理工作的创新

档案事业的发展离不开创新建设，只有通过档案工作的创新，使我们的档案事业适应和服务于社会各项事业；才能使档案工作充满生机和活力，促进档案事业可持续发展，跟上当今和未来世界发展的步伐。创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力。开拓创新是引导社会前进的强大力量，是我们适应新形势，认识新事物的思想武器。根据时代和实践的要求，勇于和善于不断创新，才能使我们对客观世界的认识不断深化。在我国进入全面建设小康社会的新时期，档案工作作为党和国家的一项重要事业，也必须根据时代和实践的发展要求持续发展。要实现档案事业的可持续发展就必须在档案管理工作中不断创新，这也是档案管理所面临的社会性、开放性的必然要求，只有通过创新才能开创档案工作的新局面。

3 档案工作者在档案管理工作时注意事项（下转第267页）

（上接第255页）3.1 增强现代化意识、市场意识和法律意识

一是，档案职业道德意识。档案工作者必须维护档案和历史事实的原貌，既不能任意篡改和歪曲档案的内容和特征，也不允许主观臆断随心所欲地鉴别档案。无论在什么情况下，都要实事求是，坚持据实立档，据实用档，尊重历史，忠于职守，维护党和国家档案的历史真实面貌，同一切篡改档案、歪曲历史的行为作斗争。二是，档案信息传播需要档案工作者增强其对信息性的认识程度，提高鉴别水平和处理能力，增强开发档案信息资源的意识，满足社会各方面对档案信息日益增长的需求。三是，档案工作者要开发档案信息并主动与市场经济接轨，参与市场经济活动，为市场服务。四是，档案信息传播要求档案工作者努力学习现代化设备的应用技术，促进档案工作的发展跟上时代节拍。五是，档案信息传播要求档案工作者在履行服务职能时要有强烈的依法办事意识，按照党和国家有关规定进行档案的开发、开放、公布与利用，正当参与市场竞争。

3.2 始终坚持科学文化知识学习

语言文字与档案管理和服务是不可分割的，具有较强的语言表达能力，对于搞好档案信息管理工作具有重要作用。通晓历史，才能了解档案产生的历史背景和作用，更好地熟悉、管理和开发档案信息资源。书写水平也很重要，因为档案工作的各个环节，如编目、著录、标引等与书写水平是分不开的，若所写的文字难以辨认会直接影响档案作用的发挥。

现代档案学与相关学科的渗透日益加强，档案工作者应有重点地学习和掌握相关学科知识。如现代管理学、情报学、图书馆学，还应具有一定的经贸、法律知识。

随着档案管理现代化技术建设和科学技术管理手段在档案工作中的应用，要求档案工作者必须熟悉和掌握复印、缩微、音像以及电子计算机等现代化技术知识，才能适应档案工作发展的需要

3.3 坚持进行各项技能培训

网络改变了人们传统的生活习惯，档案工作者需要借助现代的传播媒介进行有效的档案信息传播。因此，档案工作者要接受相关的技能培训。一是，软件操作和维护技能培训，提高办公速度，更好地促进档案信息的传播。二是，网络知识的学习和培训，可以使档案工作人员及时捕捉社会信息，针对受众需求进行组织，提高传播效率。三是，档案管理信息系统、电子文件的发展和计算机病毒等知识的培训，都有利于档案工作者正确应用现代技术，在安全与保密的条件下，进行更有效的档案信息传播。档案工作者除了坚持自学的学习方式外，还可以到高校进行充电，充分利用高校人才聚集、师资力量雄厚、教育资源充足的优势，在短时间内系统地掌握常用的信息知识和基本技能，为以后优质、高效地完成档案工作奠定基础。

【参考文献】

[1]唐宝莲，吴建华.档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J].科技档案， 2006（03）.