档案智慧化管理篇（1）

Abstract： On the basis of review of the domestic and foreign government social media file archiving， this paper analysis the concept of government social media files and collective intelligence， put forward the integration of collective intelligence and govern？ ment social media files archival management. On this basis， discusses the implementing subject， pro？ cess and strategy of government social media file ar？ chival management. In order to provide reference for long-term management of government social media files.

Keywords： Collective intelligence； Government social media；Social media file； Archival management

“互联网+”时代政府社交媒体发挥的作用日益凸显，特别是随着政务微博、官方微信的应用，政府社交媒体逐渐成为公开政务信息的新渠道。目前，公众的参政意识逐渐增强，政府社交媒体的信息资源总量不断增加，加上政府社交媒体本质上具有档案属性，其管理同样涉及信息的采集、识别、归档等过程。[1]在这样的背景下，如何对政府社交媒体文件进行科学的档案化管理，提高政府社交媒体信息资源的效用，发挥集体智慧的作用尤为重要。

一、基于集体智慧的政府社交媒体文件档案化管理的提出

（一）国内外相关研究

社交媒体信息存档研究源于近年来社交媒体的迅速发展与广泛应用，2010年以来，欧美等一些发达国家的政府部门、档案管理机构纷纷开展了不同层次、不同目的、不同形式的政务社交媒体文件归档实践项目，其中一些已经形成了较为成熟的实施流程和管理规范。如英国国家档案馆负责的英国政府网络存档项目[2]在欧洲网络记忆基金的支持下，开发了能够确保社交媒体文件产生背景、结构与内容原始性的信息采集工具，按照《英国国家档案法》的相关规定，与Twitter、You？ Tube等机构合作，对英国中央政府各部门官方Twitter和YouTube公众号上公开的政务信息和政治热点事件等政府社交媒体文件进行档案化管理。目前，该项目归档保存的Twitter文件已达65000多份，You？ Tube文件数量超过7000个，文件类型涵盖文本、图片、音视频等。此外，美国北卡罗来纳州政府社交媒体档案馆项目[3]通过人工选择的方式识别需要归档的州政府部门所使用的Blogs、Wikis、Twitter、Facebook等主流社交媒体账户，参照项目所制定的“页面宏观评估计分表”，对待采集的政府社交媒体文件进行评价和精确计分，根据得分情况来确定采集的页面范围和采集频率。并依托第三方信息服务机构――Archive Social所提供的社交媒体信息捕获和归档服务构建北卡罗来纳州政府社交媒体文件数字档案馆。

与国外相比，我国在社交媒体信息归档保存方面的研究尚处于萌芽阶段。在理论上，如王焕[4]通过系统分析和梳理国外政务社交媒体文件归档工作的流程与管理模式，为我国档案管理机构提供了具有参考价值的政务社交媒体文件归档办法。黄霄羽等[5]探讨了社交媒体文件权属问题，提出社交媒体文件应采用合作共管的归档管理模式。赵跃[6]对政务新媒体文件归档的动因、主体、内容、策略进行了思考，并指出了当前我国政务新媒体文件归档面临的挑战与应对策略。在实践领域，国内相关的实践应用研究尚处于起步阶段，系统应用实践发展尚不成熟。

（二）概念辨析

1.集体智慧。集体智慧即将大量松散的个人、组织或机构集合在一起，通过集体成员间的互动协作所产生的高于个体所拥有的能够进行理性思考、制定决策、执行任务、解决复杂问题的团体性智慧或能力。在信息资源管理与服务领域，集体智慧已广泛应用于社会网络服务、众包服务、信息资源共建共享等多个方面，维基百科、Yahoo！、Answers等都是典型的成功案例。[7]

2.政府社交媒体文件。政府社交媒体文件可定义为国家政府机构在履行行政活动或处理事务过程中，使用社交媒体制作或接收的具有保存价值的信息，这些信息符合文件的真实性、可靠性、完整性的基本特点，具有凭证、参考、情报等主要的档案价值属性。[8]目前，政府社交媒体信息的文件属性已经得到很多国家的认可，如加拿大国家档案馆认为政府社交媒体信息是政府文件的重要组成部分，并通过政策法规进行规范，使其与政府电子文件和政府网站信息等数字资源一样成为当前档案部门长期归档保存的重要对象。需要指出的是，与政府办公系统中生成的电子文件和政府网站信息不同，社交媒体文件一般是借助第三方社交媒体平台形成的，政府的社交媒体文件保存在社交媒体平台运营商提供的服务器上，这就决定了政府社交媒体文件对第三方平台的依赖性。因此，与电子文件和政府网站信息的归档保存相比，政府社交媒体文件的归档工作流程和管理模式还应充分考虑到第三方因素。

（三）集体智慧与政府社交媒体文件归档的融合

政府社交媒体文件归档不仅涉及第三方运营机构的问题，还要面临大量社会公众参与的网络社区中信息交互与公众反馈信息的整理，加上这些信息动态增长、分享与转载导致其更新频繁，且重复、无序内容较多，很难准确识别和捕获，致使政府社交媒体文件归档工作面临巨大的挑战。因此，对政府社交媒体文件的归档不能仅靠某个机构，需要多机构的共同参与，而且有必要吸纳公众加入，发挥集体智慧的优势，协同高效开展政府社交媒体文件归档工作。其中，集体智慧与政府社交媒体文件归档的融合具体表现为：一是采用公众参与的社交媒体信息采集策略，基于公众、团体的智慧来选择有保存价值的信息，最终建立能够反映集体记忆、社会感知的政府社交媒体文件数字档案馆；二是建立分布式合作存档机制，政府社交媒体归档应由文件的形成机构、社交媒体平台运营商、记忆机构共同参与，在各司其职和运用自身特有资源下协同解决政府社交媒体文件归档面临的各种难题。

综上，我们应借鉴国外实践经验，发挥多个主体协同管理的优势，同时借助政务社交媒体广泛群众基础，征集、内化网络用户的意见和建议，实现集体智慧视角下政府社交媒体文件档案化管理模式的创新，为国内政府社交媒体文件存档工作面临的挑战提供新的解决思路。

二、基于集体智慧的政府社交媒体文件档案化管理的分析

（一）政府社交媒体文件档案化管理的实施主体

如上所述，政府社交媒体文件的归档涉及新媒体运营商、政府机构和档案部门三个实施主体，三者之间的关系如图1所示。这些机构通过分工协作，共同承担政府社交媒体文件的档案化管理工作，从而通过分担责任、降低风险，使效益最大化。

1.新媒体运营商。政府社交媒体文件属于电子文件的范畴，同样具有完整的产生背景、内容、结构等信息，这些信息同元数据一同捕获，成为识别文件真实性与可靠性的重要标识。[9]元数据管理作为社交媒体文件管理的核心，为了实现政府社交媒体文件完整捕获归档与真实保存利用，需要对文件著录的元数据标准提出特殊要求，由于社交媒体文件存储在新媒体运营商提供的服务器上，因此，需要具备技术优势的新媒体运营商提供相应的技术解决方案，满足政府社交媒体文件归档保存的管理需求。

2.政府机构。政府机构作为社交媒体文件的直接形成机构，拥有对文件的管理与处置权，能够在文件的整个生命周期内对其进行管理与控制。同时由于政府机构更了解文件形成的背景信息与内容结构，因此，在文件的真实性与完整性等价值鉴定与识别上具有不可替代的地位。此外，作为政府社交媒体文件档案化管理的领导和监督主体，负责社交媒体文件管理意见与政策的制定，指导并监督档案部门和其他合作机构对政府社交媒体文件的管理。

3.档案部门。档案部门是政府社交媒体文件档案化管理实施的责任主体，一方面，档案部门作为专门的文化记忆机构，在政府社交媒体文件采集内容涉及范围确定、归档工具与技术选择、保存标准体系和流程规范制定、管理平台构建、归档信息服务利用等方面具有天然的优势，通过形成包括方案、标准、规范、程序、技术等诸多要素在内的管理框架体系，可为政府社交媒体文件归档提供必要的制度环境。另一方面，档案部门借助其完善的专业人员配备和资金支持，参照其在文件归档方面成熟的业务流程，可以实现政府社交媒体文件在捕获、处理、存储、利用等环节的标准化操作。

（二）政府社交媒体文件档案化管理的实施流程

政府社交媒体文件作为一种有特定内容、结构、背景信息的文件，在一定程度上属于电子文件范畴，因此，电子文件归档管理的一些理念和方法可以应用到政府社交媒体文件的档案化管理中。根据文件生命周期理论，同样可以把政府社交媒体文件的生成、、捕获、归档视为完整的生命周期，按照相关标准和规范，沿着文件归档管理工作采集、管理、保存的思路对其全程管控，保证政府社交媒体文件从采集到长期保存管理上的连续性和规范性。考虑到开放档案信息系统（OAIS）模型已经成为国际上公认的实现数字资源长期保存与获取的标准，政府社交媒体文件归档的整个流程也可以参考OAIS模型作为其实施档案化管理的逻辑架构，如图2所示。

1.政府社交媒体文件的采集。与常规电子文件不同，政府社交媒体文件依赖于第三方平台具有的深层次的复杂结构，其海量性、复杂性、技术性强等特点导致政府社交媒体文件的采集面临诸多问题，如对动态持续生长信息的实时采集，以及对丰富的社交媒体情境信息的有效获取等。因此，结合政府社交媒体文件的特点，在借鉴电子文件获取相关方法的基础上，还应与社交媒体平台运营商合作，寻求捕获社交媒体文件的有效技术解决方案，包括资源选择标准、网络爬虫工具配置、数据交换格式、元数据编码及转换标准等。以英国国家档案馆对Twitter的捕获为例，该馆在实施信息采集时遵循Twitter提供的REST API标准、数据获取API服务标准等，对收割Twitter信息的网络爬虫工具进行了规范配置，获取以JSON、XML等标准格式数据集形式呈现的包含Twitter信息原始数据及其元数据的档案信息包（AIP）。[10]

2.政府社交媒体文件的管理。利用网络爬虫工具捕获的文件多是杂乱无序的，还应通过编目著录与鉴定整理等管理操作使无序信息有序化。比如，欧盟FP7支持的ARCOMEM项目通过构建通用的元数据模型对采集的文件内容、结构、管理过程、形成背景等信息进行统一的资源描述，并将描述的信息以标准的WARC网页档案文件格式保存，实现对采集的社交媒体文件的编目著录。[11]此外，可以借鉴电子文件鉴定理念，将政府社交媒体文件的鉴定整理划分为文件识断与文件可用性判断两个部分。其中，文件识别用于判断文件档案信息包中的元数据、长期保存方式等要素是否齐全。文件可用性判断即对已捕获文件背景信息、内容、结构等特征的可用性检查，确保文件的真实性、完整性、有效性。

3.政府社交媒体文件的归档保存。社交媒体文件的归档保存主要涉及存档方式与存储架构的选择。目前对社交媒体文件进行存档的方式较多，包括直接存档、网络链接存档、内容寻址存档等。[12]社交媒体文件具有数据量大和存取频繁的特点，解决社交媒体文件在海量存储与高效存取方面存在的冲突，可以借鉴澳大利亚Pando？ ra项目采用的社交媒体文件存档方式，将文件归档分为三个部分，即提供访问的存档、长期保存文件的存档以及持续工作所需的存档，通过多个机构共建共享的方式进行分布式存档，提升社交媒体文件归档效率。在存储架构选择方面，社交媒体文件归档作为一项持续性活动，保存文件数量的动态增长对存储管理提出了挑战，云存储作为动态易扩展、安全可靠、易于管理、成本低廉的数据存储方式可为海量政府社交媒体文件的长期保存提供有效的解决方案。

（三）政府社交媒体文件档案化管理的实施策略

1.采用基于群众智慧的归档信息采集策略。集体智慧视角下的政府社交媒体文件档案化管理所采用的信息采集策略应强调“全民参与、共享记忆”。因此，可借鉴美国国家档案与文件署官方网站开展的“公民档案员”项目，[13]提倡国家档案馆等有影响力的文化记忆机构积极建立公众号，鼓励公众参与政府社交媒体文件的采集工作，按照“明确政府社交媒体信息采集主题利用社交平台宣传社交媒体用户自发参与相关主题信息资源的征集与内容评价负责机构有选择地优先采集重要信息建立反映集体记忆、社会感知的政府社交媒体文件数字档案馆”的流程，利用群众的智慧决定采集哪些有保存价值的政府社交媒体文件，从而将政府网络信息资源采集与保存转变为基于社会意识和社会驱动的存储模式。[14]

2.开发智能化社交媒体信息存档技术。当前国内在社交媒体信息捕获方面，大多采用截图、手动打印等传统方法，而现有的针对浅层网的网页自动采集方法并不能有效解决这类信息的采集问题。因此，由档案部门与社交媒体平台运营商合作研发智能化的方法和工具来实现社交媒体信息的存档，是我国开展政府社交媒体文件档案化管理工作需要突破的重要问题。国外研发的ARCOMEM Crawler、Archive Social等智能化社交媒体信息存档工具所实现的技术创新与突破可为国内社交媒体信息存档技术的研发提供参考。国内在开发智能化的社交媒体信息存档技术的过程中，可考虑以国外成功的实践案例为“蓝本”，结合实际需求，对现有的网络信息存档技术和方法进行优化，实现面向我国主流社交媒体信息存档的智能化工具，通过技术创新，来减轻政府社交媒体文件存档的工作量，降低信息保存成本，提高信息归档质量。

3.建立分布式合作保存机制。政府社交媒体文件归档是一项持续而复杂的工程，需要发挥集体智慧的作用来共同解决。结合国情，国内可建立由政府机构为主导、档案部门为责任主体、社交媒体运营商参与，吸纳那些对政府社交媒体文件归档保存的重要性有足够认识、有意向参与这项公益事业的公众和社会组织所组成的分布式合作保存机制。其中，政府机构应发挥引导作用，获得政策法规方面的支持，鼓励公众和社会组织参与政府社交媒体文件管理工作，利用群众智慧来提高文件档案管理的质量。具备技术优势的社交媒体平台运营商需要在技术上改革创新提高社交媒体信息采集的效率与质量，为政府社交媒体文件的归档提供重要的技术支撑。档案部门需要制定科学规范的社交媒体文件采集标准、策略、方案等，确保资金与资源的有效利用与优化配置，与政府机构、社交媒体平台运营商、社会组织和公众合作协调规划任务框架，实现政府社交媒体文件归档工作的有序进行。

*本文为吉林大学研究生创新基金资助项目“大数据环境下政府网站原生数字政务信息长期可存取研究”（项目编号：2016048）的研究成果之一。

注释及参考文献：

[1]万凯莉.论社交媒体信息的档案化鉴定[J].档案学研究，2016（1）：62-66.

[2]UKGovernmentWebArchive[EB/OL].[2016-07-16].http：//nationalarchives.gov.uk/webarchive/.

[3]State of North Carolina- Social Media Archive[EB/ OL].[2016-07-18].http：///.

[4]王焕.国外政务社交媒体文件归档研究[J].档案学研究，2015（6）：99-105.

[5]黄霄羽，钱红梅.你的网上记忆安全吗――社交媒体文件权属问题的思考[J].中国档案，2014（4）：68-69.

[6][8]赵跃.挑战与应对：我国政务新媒体文件归档若干问题思考[J].档案学通讯，2016（3）：80-86.

[7]刘海鑫，刘人境.集体智慧的内涵及研究综述[J].管理学报，2013（2）：305-312.

[9]NARA. White Paper on Best Practices for the Capture of Social Media Records[EB/OL].[2016-07-21]. http：//archives.gov/records- mgmt/resources/social？ mediacapture.pdf.

[10]Espley S，Carpentier F，Pop R，et al. Collect，Pre？ serve，Access：Applying the Governing Principles of the Na？ tional Archives UK Government Web Archive to Social Media Content[J].Alexandria，2014（1）：31-50.

[11]Thomas Risse， Elena Demidova， Stefan Dietze， ect. The ARCOMEM Architecture for Social and Semantic Driven Web Archiving[J].Future Internet， 2014（1）：688-716.

[12]Operational selection policy OSP27 [EB/OL].[2016-07-26].

档案智慧化管理篇（2）

（一）智慧城市的概念。智慧城市的提出是近来研究的一个新热点，国内外对此研究尚处于探索阶段，因此学者对智慧城市的定义众说纷纭。最具代表性的观点是IBM在2009年8月的《智慧城市白皮书》中提出来的，认为智慧城市的核心是建立一个由新工具、新技术支持的涵盖政府、市民和商业组织的新城市生态系统。欧盟委员会在《欧盟智慧城市报告》中从六个维度对智慧城市作了定义，即智慧经济、智慧流动、智慧环境、智慧人群、智慧居住和智慧管理。结合以上观点，本文认为智慧城市的建设是在充分运用现代信息技术的基础上，通过改变传统的城市运行发展方式，实现城市智慧化运行管理，使城市运行更加高效、便捷，资源得到充分利用，最终实现城市的可持续发展。

（二）内涵及特征。智慧城市是人类发展到一定阶段的产物，代表着人类社会从农业时代走向工业时代，最终发展到信息时代、智慧时代。从狭义上来说，智慧城市是指城市信息化高速发展，城市中各个行业、各个部门互相联接、数据共享、业务协同，智能化信息技术在对城市建设发展的过程中起到了巨大的催化作用。从广义上来说，智慧城市是以一种全新的城市发展理念和模式，是充分利用现代信息技术领域的成果来建设发展城市的一种新思路，其最终目的是为了实现城市的全面、协调、可持续发展。

与传统的城市形态相比，智慧城市具有以下几个特征：一是数据感知更加全面。智慧城市的信息基础设施建设比较完善，可以利用各种传感器和相关设备，对城市的治安、交通、环境进行实时监控，并获取城市建设发展所需要的各种数据和信息。二是运行更加高效。通过利用遍及整个城市的互联网、物联网以及大数据，能够及时获得所需信息，实现信息的高效流转。三是发展更加合理。智慧城市的建设提倡全面协调可持续发展，通过对整个城市发展环境的监控，并进行综合分析，主动剔除城市建设中不利因素，优化配置城市的各种资源，提高资源的利用率，实现城市的合理化发展。

二、智慧城市的档案信息服务功能分析

简单来说，智慧城市的基本理念是在运用物联网、云计算、移动互联网等新一轮信息技术的基础上，充分整合城市资源，为大众提供更加便捷、高效的社会服务和更为科学、智能的城市管理。总体上讲，智慧城市的信息服务应服务于城市的所有信息用户，主要分为：服务于政府部门的智慧政务、服务于企业部门的智慧产业、服务于社会民生的智慧民生。

（一）智慧政务。2014年3月，中共中央、国务院制定颁布了《国家新型城镇化规划（2014～2020年）》。规划中强调了智慧城市建设对于城市可持续性发展、国民经济持续健康快速发展的重要性和加强城市信息基础建设的必要性。智慧政务主要是指运用现代信息技术来提高政府管理以及政务工作的智慧化水平，建设智慧型政府。智慧政务主要包括电子政务和社会监管。电子政务平台主要供政府人员使用，利用信息技术、通信技术、云计算来实现政府部门之间信息共享，提高政府工作效率，提升政府管理能力。社会监管主要是通过覆盖整个城市的各种传感器、监控系统以及全球定位系统GPS来实现对整个城市的建设和运行进行实时监测，提高城市的公共安全防范能力以及应对突发事件的紧急处理能力。

（二）智慧产业。智慧产业是是指数字化、网络化、信息化、自动化、智能化程度较高的产业，是培训、教育、咨询、策划、软件、影视、艺术、新闻、科学、出版等智慧行业的集合。智慧产业是智力密集型产业、技术密集型产业，而不是劳动密集型产业。与传统产业相比，智慧产业更强调智能化，包括研发设计的智能化、生产制造的智能化、经营管理的智能化、市场营销的智能化。智慧城市的建设发展必然会带动传统产业的升级改造，而这也将会使整个城市的产业结构呈现智慧化发展趋势。具体主要包括：智慧交通、智慧物流以及智慧电网等方面。可以预见，在不久的将来，智慧产业将会得到迅速发展。

（三）智慧民生。经济的繁荣、社会的发展最终是为了国计民生，因此智慧城市建设的最终目标是为了改善民生，提高人们生活水平。反过来，智慧民生的完善也会提高人们生活的舒适度，使人们更有时间、金钱和精力投身城市的智慧建设，最终促进城市的智慧化。智慧民生主要包括智慧医疗、智慧教育及社区智慧生活等。

三、智慧城市的档案信息集成服务建设

利用现代信息技术，加强电子文件建设以及数字档案馆推广，积极融入智慧潮流，为智慧城市的建设提供全面及时高效的信息服务，是档案事业发展的必然选择。

（一）加强智慧档案信息基础设施建设。任何时候，基础设施建设都是必不可少的，智慧档案信息基础设施建设是档案信息采集、传输以及交换共享的基础，主要包括三个方面的建设：第一个是信息采集设施，包括智能视频监控、信息传感设备等；第二个是信息传输设施，包括宽带网络、城域高速光纤网、电信网、广电网、无线宽带网、物联网等；第三个是公共服务平台，包括云计算平台，信息资源共享与开发平台等。

构建基于物联网的档案感知系统。智慧城市以物联网为代表的信息技术为基础，而物联网则是以计算机技术为基础，它们之间相互联接交流，形成一个全覆盖的网络体系。在物体中植入芯片或者二维码，就可使物体具有智能特征。像现在流行的扫二维码关注公众号以及收付款就是物联网在实际生活中的具体应用。相应地，在档案管理中，物联网的物体包括文件档案、档案设备、人、档案保存环境等。给所有的档案、档案设备等植入具有一定感知、计算分析能力的信息设备，使档案信息系统的每一部分都具备智能特征，档案感知系统便可通过这些传感设备联网，对这些档案单体进行感知、监测、跟踪、管理，形成服务于档案的物联网，从而为档案工作人员更智慧地管理档案提供方便，也使得信息用户查找利用档案资料变得更加个性化、智能化。借助于云计算的虚拟架构，档案馆可有效地进行资源分配整合，最优化效能比例。档案馆利用云计算开展自身业务，实现档案信息的云存?Γ?利用云计算向信息用户提供云利用服务。通过“云”将档案形成者、档案管理者和档案利用者紧密地联系起来。

（二）加强智慧档案信息资源建设。档案信息资源主要分为两类，一类是传统的纸质档案，另一类是电子文件档案。为了使档案得到最大化的利用，要对传统纸质档案和电子档案进行整合管理，形成符合条件的智慧档案。这要求我们要对传统的档案进行加工，对电子文件进行统一处理。通过照相、扫描等技术将实体档案转化成数字档案，加快建设档案数据库。严格监管电子文件资源的产生，根据来源原则、全宗原则来归档，统一电子文件的标准，如标识、描述、存储、查询、交换和管理，同时也要及时进行电子档案的备份、升级，防止意外情况发生。根据用户需求，采集网络上具有档案价值的信息资源，大力建设网络档案资源，为智慧城市的管理和运行提供基础信息资源。

（三）加强档案信息服务工作的质量管理。质量是企业的生命，质量对企业的发展尤为重要，对于档案来说，也是如此。档案信息服务的质量管理主要包括两个方面：一是档案业务的质量管理。即档案信息平台的建设、档案信息检索管理、档案信息拷贝和备份管理。对这些业务流程的质量管理，需要建立一个专门的质量监管机构，明确业务过程中的权、责、利，指导档案业务过程有序进行。二是档案信息服务质量的管理。也就是说，我们除了要保证档案资料信息的真实性外，还要注重对用户提供有效的信息服务。有效的服务是指提供的档案资料是否为用户所需要、提供的速度方式是否高效便捷、服务的档案人员是否为用户所满意。

（四）加强智慧档案人才队伍建设。智慧档案、智慧系统乃至智慧城市归根到底都是由“智慧的人”来决定的，智慧人才对档案事业的健康长久发展至关重要。智慧档案人才建设是档案事业发展的一项重要内容，其主要目的是为组织物色档案专业人才，其内容包括选人、评人、用人、育人、留人等方面。智慧档案人员要认真做好本职工作，积极进取，不断学习新知识，把握档案最新领域的变化。另外，也要不断拓展自己的知识面，了解与档案紧密结合学科的知识，为建设智慧档案服务。

档案智慧化管理篇（3）

2008年，IBM提出重大社会发展理念：“智慧地球”。认为世界的本质和变化，在未来是能够被感应和度量的。所有事物、流程、运行方式都将实现更深层次的智能化，整个世界正在向着全面互联互通的趋势发展。2010年，IBM又提出了“智慧城市”愿景，指出智慧城市是智慧地球的一个核心要素和突破口，是智慧地球落实到实际区域的做法。所谓“智慧城市”，是新一代信息技术支撑和下一代创新（“创新2.0”）环境下的城市形态。具体而言，智慧城市是通过信息化技术取得良好效益的一种城市形态，它着眼于城市发展的总体效果，反映了社会对未来城市知识化、信息化、高效益的一种愿望。其核心特征是信息资源作为一种重要的生产要素，成为推进经济和社会发展的一个重要驱动力。在城市建设实践中，“智慧城市”以物联网等新一代信息技术应用为基础，为城市公共管理服务、城市产业持续发展等城市综合规划提供新的发展模式。在实践中，智慧城市利用信息社会的发展，抓住城镇化、信息化、市场化、国际化的新形势，以人为本，促进城市全面、协调、可持续发展，为城市实力与综合竞争力的提高提供了战略制高点。

1.2国内智慧城市发展现状

目前，中国几乎所有的一线城市、50%的二线城市已提出了建设智慧城市的构想，部分三、四线城市也喊出了创建智慧城市的口号。迄今为止，全国开展智慧城市建设的城市总数已超过150个，投资规模超过1.1万亿元。截止2013年1月，住房建设部确定首批国家智慧城市试点共计90个，其中地级市37个、区（县）50个、镇3个。北京、上海等城市也都提出了一系列推进智慧城市的建设的方案，将加快城市数字化、网络化、智能化作为智慧城市建设的主要推动力，努力把信息化提升到新的高度。

2智慧城市对档案信息化的影响

智慧城市的建设如火如荼，身为智慧城市中不可或缺的部分———档案馆，它的建设也面临着巨大变化，同时也蕴含着机遇。智慧城市中，信息存储与呈现形式的多样化，使得档案不再以单一纸质形式展现，电子档案数量将急速增长，档案类型更加错综复杂。

2.1海量数据涌现

在移动互联网、物联网等网络技术的催生下，大数据时代翩然而至。大数据具有数据量大、类型众多、生成速度快、价值巨大但密度低等特点。据统计，目前档案馆中采集到的电子数据很大一部分是非结构化和半结构化数据。而档案是人们在以往历史活动中形成的具有保存价值的原始记录。在智慧城市建设中，各行各业由于电子信息化所产生的大数据，也包含着能够收录为档案、具有价值的数据。大数据与信息化的汹涌而至，使档案馆陷入了迷茫，由于档案馆信息技术水平和软硬件设施配备有限，档案馆在处理电子信息，进行档案信息化工作时，时而发生“信息库存”过多，处理不及时甚至无法处理的现象。

2.2信息技术处理难度增加

智慧城市概念的提出和建设，给予了物联网、云计算、大数据处理技术、4G通信等新兴技术用武之地。智慧城市，其借助新一代信息技术，通过互联化、感知化、智能化的方式，将城市中的物理基础设施、信息基础设施、社会基础设施连接起来，成为新一代的智慧化基础设施，为各产业发展提供设施基础。这就意味着，无论何种产业，在运作和发展过程中都将会产生大量的档案文献，有时，由于各系统、各领域之间的交错，以及不同行业间信息技术的错综复杂，都为未来档案馆的档案信息化工作增加了难度。智慧城市中的档案馆，担当着历史记忆的重任，更有记录重要信息知识的职能。因此，如何利用各类新型信息技术，处理档案信息化问题是档案馆各部门与系统需要努力的方向。

2.3服务方式转变

目前，有两种驱动力推动智慧城市的逐步形成，一是以物联网、云计算、移动互联网为代表的新一代信息技术，二是知识社会环境下逐步孕育的开放的城市创新生态。前者是技术创新层面的技术因素，后者是社会创新层面的社会经济因素。智慧城市建设，使得档案馆的档案信息化工作，从以面向档案实体保管为重点，转向面向电子档案形式为重点，从提供传统纸质服务、到馆服务，逐步转变为提供电子化、社会化服务。同时，也促使档案部门加快了各类档案信息资源的采集、监控、统计、互联和共享，将档案服务与档案信息化密切相连，着重对搜集的档案信息进行智慧感知与分析，强调用户的档案信息电子化需求，逐步走向智慧化档案信息化服务体系。

3智慧城市中的档案馆创新

进入信息时代以来，档案馆档案信息化建设的核心内容主要集中于数字档案馆。数字档案馆以数字技术处理和存储传统载体档案信息、原生电子档案及其目录信息，应用网络传输技术实现档案信息网络查询和传播。数字档案馆的产生，使档案信息得以脱离传统载体的束缚，以数字及电子形态存储、传播与利用，给档案工作带来革命性变革。数字档案馆作为档案信息化的开拓者，顺应大势，将档案工作从原来的“纸质化”推向“电子化”，将服务模式由原来“封闭化记录化”逐渐“开放化信息化”，但数字档案馆在其发展过程中也具有一定的局限性。数字档案馆在依托数字技术进行档案信息管理的同时，存在档案信息与档案实体相互分离的，无法做到迅速查找与利用；数字档案馆在一定程度上，只是为传统档案资源建立了数字镜像和利用平台，无法进一步辅助档案管理工作者进行信息分析，更好地提供用户服务；数字档案馆中，信息的管理、服务与安全上也存在薄弱点，很难进行系统化的档案信息化工作，而且其中一个环节有问题，便环环相扣。相比数字档案馆，智慧城市建设背景下的档案馆，在档案信息化方面存在以下创新点。

3.1档案信息协同性增强

智慧城市建设中的档案馆与数字档案馆的根本区别在于，前者具有档案信息感知与协同处置的功能。档案馆运用智慧城市中先进的物联网技术、4G通信技术等技术，构建一个能够自动搜集与接收档案信息内容的智能化感知系统，增加了档案管理各环节的互联性与协同性，进而提高档案馆档案管理效率和服务水平。除此之外，档案馆还注重档案资源的开发与管理，对各类档案信息进行感知、挖掘，通过档案管理技术人员以及智能技术软件，将信息整理集合，妥善应用于档案馆日常管理、服务和决策中。

3.2服务水平更高

与目前的数字档案馆相比，智慧城市背景下档案馆的服务范围因移动服务技术的使用而更加广泛。智慧城市提供的互联网、物联网以及目前4G通信服务平台，促进了档案馆在数字档案馆的基础之上，实现随时采集动态信息，相比数字档案馆，智慧城市中的档案馆在信息搜集和获取、信息实时反馈和信息智能服务上，都更胜一筹，它能够运用智慧城市背景下提供的各类信息技术和通信技术手段，对包括档案收集、管理、利用、存储、监督等活动在内的各种需求做出智能化响应和智慧支持，为档案馆中物与物、人与物、人与人的全面互联、互通、互动提供了良好基础条件，为档案信息化的开发与管理创造了更广阔的平台。

3.3注重以人为本

以人为本的服务是智慧城市背景下档案馆的重要服务导向。在信息时代里，信息服务一方面可以实现信息资源的增值，提高信息资源利用率；另一方面，可以提高社会生产效率，节约生产成本，为人们日常生活提供便利。智慧城市的建设尤其注重以人为本、市民参与、社会协同的开放创新空间的塑造，以及公共价值与独特价值的创造。在城市建设实践中，智慧指挥中心体系，以数据信息互通互联为基础，运用公安应急、公共服务、社会管理等系统；数据共享平台系统，通过网络学校、教学资源库、远程数据库等系统，来提供公共文化信息服务与智慧教育文化服务的建设；卫生服务体系，通过卫生服务网络和卫生管理信息平台，建立覆盖全市居民的电子健康档案，来提升医疗和健康服务水平。因此，智慧城市中档案馆也以做好档案社会服务为工作根本要求，将城市建设和社会大众视为智慧城市档案馆的服务对象，充分贯彻国家档案局提出的“以人为本为核心，实现‘两个转变’，建立‘两个体系’”的方针政策。无论是在信息收集、资源开发，还是在提供资源利用上都要充分考虑城市建设和社会大众的需求。

4档案馆档案信息化工作的“智慧”出路

在建设智慧城市过程中，一方面大量运行数据积累，档案馆面临海量信息的采集、存储、利用等一系列处理上的棘手问题；另一方面，多技术、多系统的智能兼容也会给档案馆信息文件的存储与阅览带来各种各样的复杂问题。毫无疑问，智慧城市建设给档案馆带了机遇与挑战。

4.1档案信息化管理

智慧城市建设中一个最大的特点，就是其在关注信息资源的生产、积累和应用的同时，更加注重从用户视角出发进行信息服务设计。这就对档案馆在档案信息化服务方式上提出了更高的要求。档案馆在“三个体系”建设中，更应注重贯彻以人为本的精神，从用户的需求角度出发，在档案信息数字化和对电子档案的整理、编目、挖掘工作中，都应制定一个科学化、信息化、用户化的服务视角。智慧城市建设中另一个特点，是调动各方力量，努力通过信息化手段实现城市高效运行与发展。根据这一特点，档案馆需要在工作中进一步增强大局意识，将档案信息化工作与国家建设、城市建设大局紧密相连，运用相关档案专业技术，提升档案工作的服务水平，实现档案工作在智慧城市建设中的独特价值。

4.2档案资源信息化转换与记录

智慧城市不再满足于通过城市信息虚拟化的静态形式展示传统城市，而是更加注重进一步利用传感技术、智能技术实现对城市运行状态的全面、实时的感知。因此，档案馆在档案信息化工作中，注重将传统意义上的“死档案”通过数字化技术转变为“活信息”。此外，档案馆应破除传统档案保管理念与场所的限制，注重对转换为电子档案的电子文件的管理，以及归档电子文件的内容、格式与利用，不过分强调档案最终存放地址，而对管理权限加以关注。迎合智慧城市运行的动态形式，努力在不同领域、不同平台，及时有效地记录智慧城市建设与发展所需的档案信息。

4.3档案信息资源互联互通

智慧城市建设，强调各行各业间，迈向统一开放、整合协同的城市信息化架构，发挥城市信息化的整体效能。因此，档案馆应加强档案信息资源从获取到利用的“互联互通”。这种互联互通即体现在档案馆馆内各部门之间，也体现在对外部档案信息资源的收集与利用上。馆内各部门之间在档案信息化工作中，应当加强与各部门的沟通与联系，为信息化工作提供制度保障与技术保障。对于外部信息资源，档案馆需要适时地与各个行业、各个系统进行必要沟通，加快消除档案信息搜集、利用的限制。总而言之，档案馆一方面需要建立一种更加合理的档案信息集成、整合制度，另一方面，需要建设与智慧城市发展相适应的档案信息共享制度，以及档案开放利用制度。

档案智慧化管理篇（4）

智慧档案馆以现代计算机技术为依托，对现有数字档案馆信息整合的数字化、传输网络化、管理自动化、资源共享化等进行进一步深化。智慧档案馆的建设必须改变传统的单向思维方法，突破数字图书馆的桎梏，实现整体的蜕变与管理形态的进化。

一、信息化管理全面化

与传统的数字档案馆管理方法不同，智慧档案馆在现代城市发展背景下将档案馆资源的信息化管理逐渐转变为业务的全方面信息化管理，借助现代智慧城市生态化建设的理念与信息技术特征实现了档案馆管理的全面信息化，无论是从档案具体资源的管理、档案信息基础设施建设、档案馆业务流程等方面都做出了很大程度的改进，进一步提升档案馆的运行效率，为生态城市建设提供更加有利的参考，为智慧城市整合消费者的广泛与需求提供更优质的服务；另外，城市智慧档案馆能够捕获档案使用者的行为习惯，并形成文件形成者、档案工作者与使用者相互之间的桥梁，便于智慧档案馆的不断完善。

系统架构中的档案感知与获取系统、全面档案馆管理系统、档案智能服务系统、档案文化社区系统是整个技术系统架构中最重要的四个方面，实现了与数据库的相互交互以及智慧图书馆功能实现的具体目标。

二、信息资源库的精细化

智慧档案馆实现了信息资源的全面整合，因此对档案馆内部信息系统的构建提出更高的要求，一方面随着城市发展速度的不断加快，各种新资源的出现使得档案馆资源的来源与种类逐渐增多，资源的来源已经不仅仅局限与传统数字档案馆，而且将资源的范围扩展到现代计算机云数据中心、各类社交媒体、电子商务馆，这些资源的获得能够为社会发展提供更好的推力，智慧档案馆将所有资源进行统计并统一安排，能够满足智慧城市建设下的各种需求，为人类的持续进步提供动力，并为后代子孙构建资源提供全面的信息参考；另一方面，从档案馆数据整理、保管、处理与档案利用方面来看，智慧档案馆的建设并不仅仅包括接收库的信息资源，而且还要建立支撑档案馆运作的相关基础设施、行政办公、财务管理、技术保障等所有业务构成，同时还要根据智慧档案馆理业务特点实现各个部分的精细化管理，满足现代智慧档案馆系统运营的要求。

三、业务实现的感知化

智慧城市建设利用现代物联网实现了人、物体、系统、数据库的互通互联与智能化联动，实现了系统的分析、判断与感知功能。智慧档案馆在技术系统上也应该具有这样的智慧特征以及实现和人类智慧相统一的管理体系。

（一）数据感知器

主要是系统中用来实现数据集成、迁移、交换等的感应系统，利用现代计算机智能数据处理中心实现数据库之间的同步、转换。

（二）系统和数据之间的感知器

系统和数据库相互之间的智能处理与自动感知系统，利用专用的信息化组件、数据整合设备、语义处理等技术实现相互之间数据的自动存储与高效访问。

（三）系统感知器

系统与系统之间进行的智能交互与业务协同行为，支持系统不同部门的业务协同与流程的优化，整体上提升了档案馆的运行效率。

（四）行为感知器

人与系统形成自动沟通与自动匹配过程，系统通过智能感知系统获取人的行为，并进行分析与处理，使得系统与人的契合度更高。

智慧档案馆利用现代物联网与计算机数据自动化处理技术，将静态的物体、数据等拟人化，进而转变为能够进行主动思维的对象，使得档案馆逐渐从平面系统升级为立体系统，从被动的服务主动转变为系统自动服务过程，实现了基础设施、系统工具、系统工作的整体向自动化、智能化方向发展。

四、信息服务的知识化

随着数字档案馆的快速发展，档案馆资源的数量也呈现出日趋上升的趋势，云计算技术的使用使大数据能够有效整合，并且能深层次挖掘大数据的价值，为社会发展提供服务。未来档案馆的发展将摆脱以“件”或者“卷”为单位的档案资源收集与保存，而更加体现档案在形成中的相关特征，通过记载人们在日常业务活动中形成的既定特征与业务开展的具体背景，分析或者进一步挖掘其中蕴含的深层次的内容，为社会发展提供更充足的经验、知识及方法。智慧城市中大数据的发展理念与计算处理方法使得传统档案馆的建设逐渐实现了全面数字化，提供信息资源检索目录以及关键词索引，为大数据资源存储中数据的调用提供有力的帮助，并且精确了资源的搜索，实现了资源的分享与利用。并且，利用数字化管理的数据分析、语义挖掘、智能处理等有效利用，能够进一步提升档案馆的信息服务能力，达到一个更高、更深的层次。智慧档案馆在建立立体数据仓库与数据挖掘系统的基础上，面向管内组织运作提供资源的综合查询与社会发展辅助决策支持，向社会公众提供开放性的服务，并且实现了个性知识的智能化退订与知识定制服务。

五、结语

智慧城市的发展带给我们更加便利的生活，对经济的快速发展与社会可持续发展有重要意义，而智慧档案馆的建设则在智慧城市便利的基础上为我们提供了更优质的服务以及更深刻的文化熏陶。相信醉着智慧城市的不断发展，必将不断结合新的技术环境，形成更多的服务形态与更加多元化的技术系统。

档案智慧化管理篇（5）

一、智慧城市建设现状

智慧城市就是运用信息和通信技术手段感测、分析、整合城市运行核心系统的各项关键信息，从而对包括民生、环保、公共安全、城市服务、工商业活动在内的各种需求做出智能响应。其实质是利用先进的信息技术，实现城市智慧式管理和运行，进而为城市中的人创造更美好的生活，促进城市的和谐和可持续发展。随着经济社会的发展，城市人口不断挑战历史新高，城市规模持续加速增长。全人类现已有一半的人口生活在城市，全球城市化程度仍将显著上升，到2050年达到70%。随着城市的数量和城市人口的不断增多，城市被赋予了前所未有的经济、政治和技术的权力，城市已不可避免地成为世界舞台的中心。在过去，城市的管理者没有办法预测和影响城市的运行和发展，更无法影响和适应城市日益加快的数字化进程。而随着科技的进步，数字化进程使管理者能更好地运用新科技来管理城市。随着城市核心系统的数字化和通信的发展，新获得的信息通过智能化手段得到应用，并且为管理者的决策制定提供依据。近年来，我国加快数字城市建设，据《中国智慧城市建设行业发展趋势与投资决策支持报告》显示，我国新建地级市数字城市100多个，地级市数字城市建设累计超过300个，其中150多个数字城市已经建成并在60多个领域得到应用。新启动100多个数字县域建设和3个智慧城市建设试点。2012年国家测绘地理信息局将“构建数字城市”的目标调整为“构建智慧城市”。我国很多城市把智慧城市建设纳入了“十二五”规划，四川绵阳市也于2013年列入智慧城市试点第二批城市。市委市政府对此高度重视，积极推进智慧城市建设工作，先后与东华、九洲、长虹等企业就智慧城市的建设签订了战略协议。智慧城市的建设大体上可分为三个阶段：智慧基础设施建设阶段，包括物联网建设、云计算中心建设等等，实现数字化；融合的智慧城市建设阶段，将来源于不同领域的城市基础服务信息实现基础性的互联和互动挖掘，籍以形成泛在的城市服务；智慧城市的内生发展阶段，实现更透彻的感知、更广泛便捷的互联互通、更深入的智慧化表现。四川绵阳市于2015年推出了建设智慧城市的工作安排，共分为五个方面：完善公共基础数据库，深化信息资源共享；增强便民利民功能，提升服务满意度；深化民生项目建设，提升公共服务水平；强化信息惠民应用示范，促进产业经济发展，其工作的总体内容还处于智慧基础设施建设阶段，而绵阳城建档案馆的智慧城建档案项目便是该阶段的基础数据库完善内容之一。

二、城建档案信息化建设现状

城市建设档案信息化建设是一个城市发展和建设的基础，也是城市现代化建设的重要前提。在计算机网络作为科技支撑的时代背景下，我国的城建档案信息化已经成为当前城建工作的主要目标。然而档案部门的工作历来不太受重视，因此城建档案的信息化工作开展较为滞后。但由于地区、城市发展程度以及规模的差异，城建档案的信息化工作也呈现出区域性和内容上的差别。

(一)档案数字化方面

目前，有相当一批城建档案馆已经开展了纸质档案数字化工作。南京、上海等市城建档案馆的档案信息数字化工作已卓有成效。就全国来说，档案数字化工作仍处于攻坚克难阶段，档案数字化的进展不同，大致可分为两类，一是已全部完成了馆藏档案数字化；二是仅完成了馆藏重要档案、利用率高的档案的数字化。

(二)信息数据库建设方面

从城建档案专题数据库建设情况看，绝大多数城建档案馆基本上建立了竣工工程档案数据库，而其他诸如：地下综合管线信息数据库、城市基础地理信息数据库、城市规划成果数据库等，仅少数城市的城建档案馆开展了相关建设。

(三)观念意识方面

长期以来，城建档案界对信息化建设的作用、地位认识不足，认为搞不搞信息化对城建档案事业影响不大，即便是有些地方开始了信息化方面的建设，也是为了建设而建设，并没有立足长远，统筹规划，将档案信息化与档案数字化划等号，而忽略了对城建档案资源的综合利用。

三、四川省绵阳市城市建设档案馆的智慧城建档案信息化探索

四川省绵阳市城市建设档案馆成立于1989年，1995年就开始了利用计算机的快速检索功能来实现档案的查找、调阅工作，1999年12月10日该馆与中国空气动力中心自动化站合作研发的“兰苑城建档案管理系统”正式上线运行，此后该系统经历前前后后近百次的修改，2008年已基本实现了数字化档案的调阅和绘图打印功能。该馆的信息化建设已走过20余载，且馆藏系统的数字化工作自2008年启动至今，基本实现了馆藏档案的数字化工作。借此次智慧城市建设的东风，该馆还获得了省厅的智慧城建档案专项建设资金。四川省绵阳市城市建设档案馆拟采用IaaS(InfrastructureasaService)服务模式，建设城建档案私有云，为系统内相关科室、各企事业单位以及个人，提供高效、便捷的服务。

（一）城建档案云

云技术（Cloudtechnology）是基于云计算商业模式应用的网络技术、信息技术、整合技术、管理平台技术、应用技术等的总称，可以组成资源池，按需所用，灵活便利。该馆的信息化建设将按照以云基础设施为核心构架、云平台为内部构架、软件为外部构架的多层次服务网络的标准进行建设。四川绵阳市城建档案馆拟采用VMwar的vSphere云设备软件或者惠普的超融合基础架构，在充分利用和保护已有投资的前提下，构建安全、可靠的城建档案私有云，该云未来可扩展至对所辖区、县级城建档案数据的集中储存和数据利用。

（二）公众服务

建设城建档案门户网站和微信公众号，架起一座城建档案馆与公众交互的沟通桥梁，实现档案预约查询、档案征集等工作。建设城建档案在线报建平台，为企业提供一个安全、可靠的业务平台，该平台既可方便所有者单位实现电子资料的报送还可为报送者提供报送资料的检索和使用。此外，在满足国家政策要求和档案安全管理保密的前提下，还可以将城建档案数据与质量监督、施工图审查等业务系统连接起来，使城建档案资源的利用扩大到建设局建管科、质监站、设计科等相关业务单位，从而形成更大应用范围的服务平台。

档案智慧化管理篇（6）

引言：城建档案信息化建设是贯彻实施建设部《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》，开发利用城市建设档案信息资源的重要任务，是纳入全国建设事业信息化建设和各城市信息化建设、电子政务建设的总格局中的重要内容，对为城市规划、建设和管理提供科学决策依据，为城市经济、社会、文化发展提供有效服务起到重要作用。

笔者认为，城建档案信息化建设能否为智慧城市建设提供重要的城建信息资源支撑，能否在智慧城市建设中占有重要的地位，起到重要的作用，具有重要的意义。

一、城建档案信息化建设现状

（一）城建档案信息化建设是利用现代信息技术，对城建档案信息资源进行数字化，城建档案信息管理实现网络化，城建档案信息收集、整理、、传递、管理、利用实现一体化，建成全方位、多层次、技术先进的城建档案信息化管理、服务体系，实现资源共享。

（二）城建档案产生于城市规划、建设和管理过程，也服务于城市规划、建设和管理工作。在城建档案中，依附着很多城建信息，如投资总额、总用地面积、总建筑面积、地上建筑面积、地下建筑面积、人防建筑面积、建筑占地面积、绿地面积、建筑覆盖率、绿化覆盖率、容积率、绿化率、车位数、抗震等级、使用寿命、开工时间、竣工时间、坐标、层数、套数、门牌号、路名、项目名、单位名、长度、宽度、高度、跨径、荷载、埋深、管径、孔数、材质、容量、处理能力，等等很多。这些信息特别是统计信息对城市规划、建设和管理具有重要的作用，对智慧城市的建设起到重要的信息支撑。在城建档案信息化过程中，就要把这些城建信息提取出来，为城市规划、建设和管理提供重要的决策和参考。

（三）目前，我国城建档案馆在城建档案数字化信息化过程中做了大量的工作，各城市基本建立了城建档案管理信息系统，有的城市建立了地下管线信息管理系统，开展了馆藏城建档案的数字化，推行了原始电子档案的接收工作，建立了局域网对城建档案进行接收、保管和利用工作，建立了门户网站，实现了政务信息的公开和咨询服务，取得了很大成绩。但也普遍存在城建档案管理信息系统和地下管线管理信息系统不能互连互通，城建档案信息达不到信息资源共享的问题。在数字化信息化过程中，重纸质档案扫描轻原始电子文件接收和城建信息提取的问题依然严重，不能更好地为城市规划、建设和管理工作提供的城建档案信息服务。因此，我国在城建档案数字化信息化过程中，应当更加注重城建信息的提取和原始电子档案的接收，进一步提高城建档案信息服务的质量和效率。

二、智慧城市建设现状

（一）"智慧城市"概念、思想和模型由人类思想家与实践家倪会民在1993年提出。2008年11月，在纽约召开的外国关系理事会上，IBM提出了“智慧地球” 这一理念，进而引发了智慧城市建设的热潮。新加坡，2006年6月启动“智慧国2015计划”；爱尔兰戈尔韦湾提出“智慧湾”项目；2009年，迪比克市与IBM合作，建立美国第一个智慧城市。我国很多城市把智慧城市建设纳入了“十二五”规划：智慧北京行动纲要推进智慧城市建设，上海把智慧城市建设纳入2011-2013年行动计划，深圳从科技、人文、生态三个方面打造“智慧城市”。

（二）智慧城市是新一代信息技术支撑、知识社会创新环境下的城市形态。智慧城市基于物联网、云计算等新一代信息技术以及维基、社交网络、Fab Lab、Living Lab、综合集成法等工具和方法的应用，营造有利于创新涌现的生态，实现全面透彻的感知、宽带泛在的互联、智能融合的应用以及以用户创新、开放创新、大众创新、协同创新为特征的可持续创新。“智慧城市”的四大特征是全面透彻的感知、宽带泛在的互联、智能融合的应用以及以人为本的可持续创新。

（三） 智慧城市建设要经过三个阶段：进行智慧基础设施建设阶段，包括物联网建设、云计算中心建设等等，实现数字化，融合的智慧城市建设阶段，将来源于不同领域的城市基础服务信息实现基础性的互联和互动挖掘，籍以形成泛在的城市服务；智慧城市的内生发展阶段，实现更透彻的感知、更广泛便捷的互联互通、更深入的智慧化表现。

三、城建档案信息化对智慧城市建设的作用

（一）笔者认为，智慧城市建设中物联网建设、云计算中心建设最需要建设虚拟现实的三维城市空间数据库、平安城市实时视频监控系统、GIS卫星定位系统三大平台，保证地上、地面和地下建筑和地形情况能及时更新和实时监控。

（二）建设网上城市是城市管理者最直观、最方便开展城市规划、建设和管理工作的，对城市管理具有重要的作用。三维城市空间数据库平台建设实际上就是建设网上城市平台，必须以城市电子地形图和城市建设成果资料即城建档案信息如坐标、长度、宽度、高度、埋深、门牌号、路名等为基础信息建构。很难想象，没有电子地形图和城建基础信息，怎么建设虚拟现实的网上城市。

（三）作为负责接收、保管和利用城建档案信息的城建档案馆，就能为智慧城市建设提供重要的城建成果信息，也只有城建档案馆，才能全面、系统、及时地为智慧城市建设提供城建成果信息，因为城建档案馆能够动态的接收城市地上、地面和地下的建设成果档案信息。

（四）只要有了网上城市平台，城市管理者就能在电脑网络上从网上城市进行城市管理。有了网上城市平台，各级政府及相关管理部门都可以结合本部门、本单位的实际，在网上平台上增加自己需要的功能，著录自己需要的信息，为各单位、各部门管理服务。

（五）网上城市平台对各部门、各单位具有重要的作用。规划部门可以在网上进行城市规划，国土部门可以在网上进行土地管理，设计部门可在网上进行设计方案的比较，建设部门可以在网上了解在建工地的情况，房产登记部门可以在网上进行产权登记和管理，消防部门可以在网上跟踪重点消防单位，人防部门可以在网上了解人防工程的情况，管线部门可以在网上了解管线运行状况，公安部门可以在网上进行户籍、居住情况和治安管理，人口计生部门在网上可以了解人口、疾病防治情况，民政部门可以在网上了解低保户的分布情况，劳动部门可以在网上了解人员就业情况，税务部门可以在网上了解单位和个人的交税情况，辖区政府和居委会可以了解辖区范围的相关情况，城市政府可以在网上进行各项管理工作和应急管理，应对突发事件等等，其作用是不可估量的。

（六）城建档案信息化就是要把城市地上、地面和地下的建设成果档案信息化，建设城建档案管理信息系统、地下管线档案管理信息系统，实现城建档案管理网络化，为智慧城市建设提供重要的城建档案信息资源，实现快速归档、智慧管理、资源共享、远程利用，更好地为城市规划、建设和管理服务。

四、结语

城建档案信息化是城建档案管理发展的必要要求。从人类发展的角度看，城建档案信息是一种资源，这种资源必须要建立好、管理好、利用好。建设智慧城市离不开城建档案信息支撑，城建档案信息化对建设智慧城市具有重要的作用。

档案智慧化管理篇（7）

智慧档案是一个具有层次管理模式的档案管理系统，从层次分析中可以清楚地了解到每一个管理层面所负责的内容，这样就能够使得档案管理人员根据各自职位级别进行相应的管理，以保证各层级管理质量，做到环环相扣，相互监督。结合智慧档案管理系统的资源掌握更全面的管理内容，明确管理方向，并不断优化现代档案管理功能，实现智能化、科学化的管理模式，智慧档案管理系统中各项功能对管理水平提升有着良好的促进作用，值得进一步研究与推广。

1智慧档案管理系统的层次

1.1机构档案信息管理层。机构档案信息管理层主要是针对本单位的生产、销售等活动资料进行集中、处理、使用以及保存等工作，属于档案工作中的基础工作，而这一道工作的质量直接影响后续工作的真实性、有效性以及意义价值。1.2机构档案信息传播管理层。是以基础管理层为铺垫，对档案信息实施传播的工作，将知识信息以及有使用价值的信息通过传播渠道转换成具有生产力的可利用信息，进而发挥档案信息的价值，提高档案工作的重要性，这一层次管理对捕捉信息、审核信息以及信息归档具有及时性的特点，并对机构以及相关部门中应用档案信息给予最大化的支持。1.3机构档案信息能力管理层。这一层次的档案管理主要是针对信息资源全面分析，如：信息收集的需求、信息应用价值、信息管理方法、相关信息、竞争发展等多方面的分析，通过这个层级的管理能够让档案信息充分的深入到现实生活、生产中，体现价值，为实现某一目标而做出相应的信息决策、信息指导以及参考建议等。同时档案信息能力管理层级还需要负责解决实际问题，如现实生活生产中对信息种类的需要，各类信息之间蕴藏的关联与影响，存在信息不能满足需要信息的原因，各机构信息对照以及信息应用价值判断等多方面的分析，将信息正确的投入到使用中，发挥应有的价值与作用。档案信息管理系统的功能设计实际上可以根据各机构的应用需求而合理设计，以保证档案信息在机构中能够以有利用价值的地位出现，进而提高档案管理人员对自身工作岗位重要性的意识，承担结构有保存价值的信息收集、归档、使用等工作，并有效的将档案信息传播与开发，充分的提高档案管理工作的有效性与作用意义。

2智慧档案管理系统的资源

2.1原存纸质档案。目前大部分档案馆所保存的卷宗还都是纸质档案，其数字智慧档案管理系统的层次与功能设计分析化策略包括以下两种办法：可以通过扫描、拍照等方式转换成PDF格式或jpg形式的图片进行入库，并进行标引。可以通过键入的方式形成WORD文档，加盖数字水印技术进行入库。2.2原存数字档案。数字档案已经是各个档案馆档案不可或缺的组成部分，尤其是一些使用办公系统比较早的企业，数字档案所占比例较大。数字档案的入库相对来说比较简单一些，主要是要保证数据在转移或转换过程中，保持数字档案的原始记录性，比如一些入库的日期、原始格式、页码、操作员等非文档内容标示的保存。2.3新归档档案。随着机构的发展，新产生的档案将会成为档案数据库的重点，这就要求在新数据上传过程中，严格按照数据格式、工作流程、数据大小等，将各种不同类型的档案，如文档、照片、音频、视频等在设计过程中进行格式统一，每种文档采用什么格式进行归档，要进行统一，方便日后档案资源的利用。有些单位数字档案和纸质档案同时保存，这就要求上传的电子档案应与纸质档案保持一致。

3智慧档案管理系统功能设计分析

3.1安全认证。档案的私密性决定了安全认证的首要地位，档案涉及机构的生产活动中的一些机密，档案安全一方面要考虑到信息管理系统的硬件安全，如服务器、路由设备、防火墙的安全设置；另一方面要考虑系统的软件安全，软件安全主要体现在系统文件的加密，管理员、用户的加密设置上。包含管理员的权限设置、上传、修改、删除、审核等；操作员的上传、检索、审核等；用户的上传、检索、浏览等权限设置，并且每一次文件或系统的修改都应该记录下操作员工号。3.2档案信息的存储。应当建立相关的标准、制度来保证及时有效地存储档案信息资源。建设一个快捷方便的上传接口，可以连续上传、批量上传，并且支持从其他系统导入资源和元数据的功能，非数字作品的数字化、转换和载入的方法，提供档案资源的鉴别和权属管理的功能。3.3档案信息的组织。档案信息的组织就是将资源库中的档案进行序化，形成系统性、科学性的知识体系，可以更好地为用户服务。智慧档案信息系统在组织信息资源过程中应该加入机构部门、主题、领域、责任者等方式，并能根据分类提取相关的关联词组，并描述出它们的上下位类和语义联系，以方便相同类型的档案进行聚类组织。3.4档案信息的检索与传播。多种系统检索中关键词检索最为常见，其次是分类检索。检索后，针对有关档案资源信息，选择关联度相对较高的档案提共给用户，使得档案内容中与用户所需更为接近化。系统中针对具有保密性的文章应设置专用的权限字段，利用针对性的开放模式，实施对某机构在某时间段进行保密信息开放，实现既能针对性与能共享性的信息开放效果。3.5用户评介与互操作服务。在智慧档案管理系统中，用户评介、互操作功能的设计主要是为给用户、系统之间提供交互平台，实现用户与系统或者系统于系统之间的交互过程，从交互功能中，用户可以以一个帮助系统者的身份出现，对系统中出现的问题进行有效解答，同时也可以对系统提出问题，系统会自动将问题和答案收纳于帮助系统中，用户便可以通过检索的形式得到帮助系统的帮助。

用户评介与互操作服务功能还能够使得档案信息平台及时收到用户的反馈信息，进而对档案信息使用情况加以了解，不仅如此，此项功能还有另一个优势，就是在检索信息时，不一定输入全部信息，只需要提供相关题目以及获取方式即可，这一程序的实现需要系统互联支持。

作者:王冬梅

档案智慧化管理篇（8）

在“互联网+”的时代，看似一成不变的档案行业也紧紧抓住了这个历史机遇，与之融合，档案行业呈现出新形态、新常态。北京融安特智能科技股份有限公司董事长兼CEO童红雷，专注于档案行业18年，置身于全国档案事业蓬勃发展的进程中，带领北京融安特科技股份有限公司的研发团队，经过近3年的时间，通过不断探索创新，研发出了对于档案库房智能化改造具有重要指导性意义的理论及系统。

 

研究成果

 

2013年，由童红雷担任课题负责人的融安特研发团队，结合档案库房管理实际需求，融合了互联网、物联网等技术，在“互联网+”的影响下，在行业内率先提出了“档案库房+智丨”的想法，创新了档案库房一体化管理理论，研发了“档案库房一体化智能管理：统”。

 

2014年3月，“档案库房一体化智能管理系统”课题被国家档案局批准立项。课题以一体化管理理论为指导，考察我国档案库房中存在的各种安全和环境问题，充常管理模式，创建了：体的档案馆库管理办法，引领了档案产业的创新、发展，是档案产业“互联网+”的必然趋势。

 

研究意义

 

1.适应时代科技发展的需要

 

随着计算机技术的普及，互联网及物联网技术的应用，各行各业都在其影响下发生着深刻变革。而档案产业发展相对缓慢，当前的数字档案馆已经不能够完全满足档案的发展需求，档案工作需要建立多元的档案管理系统，改变传统的库房管理现状，满足档案工作技术升级融合的诉求，跟上时展步伐，尽快实现档案管理的智能化和智慧档案平台的建设。“档案库房一体化智能管理系统”这一课题的研发和探索就是在这种背景下提出的。

 

2.迎合国家战略发展的重要部署

 

2014年2月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，体现了党中央、国务院对于新形势下档案工作的高度重视和巨大支持，是指导当前和今后一个时期我国档案工作的纲领性文件。融安特“档案库房一体化彳能管理系统”课题的提出、研究及应用，深度切合文件精神，完全符合文件提出的人防、技防、物防“三位一体”的档案安全防范体系，是融安特迎合国家战略发展的一个重要部署。

 

3.赋予库房更加智慧化的内涵

 

传统的档案库房管理主要是针对档案实体本：进行保存、使用、查询、检索，档案管理单一并且落后。而一体化智能管理系统，调动了档案库房的全部设备，进行统一管理，并能够实现自动调节和控制，真正让电子档案内容与档案实体位置实现无缝对接，并对档案库房的空气质量进行了专项的治理，对档案的所有业务流程、智能化设备全部进行了有效管理，把握了档案产业全产业链的命脉，为档案库房带来了更加智慧化的内涵，为档案库房管理工作带来了新的曙光，为建设智慧档案平台提供了理论和现实依据。

 

创新点

 

该课题对档案库房的空气质量进行了专项监测、控制和治理，不仅保护了档案本身的安全，更是首次实现了对档案从业人员身体健康的保护。

 

1.首次提出对档案库房空气质量进行专项监测、控制、治理

 

档案库房的不良空气环境不仅会腐蚀、破坏档案本身，更是引发档案从业人员经常患上鼻炎、咳嗽等各种职业疾病的罪魁祸首。档案库房存在的空气质量问题已经成为整个档案行业的困扰，但是一直未找到有效的解决办法，融安特为改变这一状况提供了新的解决办法。

 

“档案库房一体化智能管理系统”这一课题，首次对库房内的空气质量状况进行了有效的监测、控制以及治理。其可通过远程实时了解库房实情，支持移动端管理和分级管理，[E可自动调节、过滤、净化，，时刻保证库房内空气质量的安全、稳定，恒湿消毒净化一体机是其重要组成部分。

 

恒湿消毒净化一体机是融安特首家研发，采用最先进的控湿、消毒、净化技术，配备无线智能环境传感器检测模块，拥有6路传感器和6重高效净化，PM2.5一次净化效率高达95%,高效灭菌消毒率达到99%,能去除空气中95%的微尘，有效净化细菌、尘螨、微生物和各种气态污染物，消除空气中的异味，实现了库房内空气质量的智能管理，保护了档案本身安全和从业人员的身体健康。

 

2.首家提出保护档案从业人员身体健康

 

传统的库房空气治理多针对温湿度的控制，而该课题有效地对温度、湿度、PM2.5、TVOC、C02、PM10等进行了监测、控制和治理，PM2.5—次净化效率可达到95%,不仅为档案的长期保存保护提供了一个安全的环境，更保护了档案从业人员的身体健康。

 

在整个档案行业，融安特是首家提出保护档案从业人员身体健康，并将档案保存安全和从业人员身体健康同时考虑在内并进行空气治理的企业，有效解决了档案库房的空气环境问题，这在整个档案行业是一大创新之举，为建设智慧档案平台注人了新的活力并提供了新的动力。

 

3.对档案保护的意义进行了人性化的延伸

 

该课题提出对档案实体和档案从业人员进行保护，对档案的保护意义进行了扩展延伸，将彳案管理工作理念和安全意识提高到了更加人性化的高度，是档案产业的创新举措，成功解决了建设智慧档案平台需要考虑的人员安全问题，推进了整个档案产业人文属性的发扬和传承。

 

应用前景

 

档案智慧化管理篇（9）

实现高校档案电子商务是建立“智慧型档案馆”的必然选择。一方面，电子商务系统是对传统档案查询方式的超越。高校档案是再现高校在教学、科研、行政方面真实面貌的原始文献，具有一定的延时性。以教学档案为例，学生在校期间的录取登记表、成绩单、毕业资料等档案，只有学生毕业离校之后，才会由教学部门转存档案馆。另一方面，高校档案电子商务的实现，进一步促进了档案管理的规范化和现代化。高校电子商务系统旨在实现“自助式”下单、“自动式”分配，线上线下协调合作，规范了档案办理流程，提高了业务办理的效率。电子商务系统的建立，进一步推进了高校档案专题数据库的开发，促进了高校档案的数字化水平。

二、高校档案电子商务的实现方式

（一）以网络为沟通平台

高校档案电子商务系统的建立可以借鉴B2C电子商务模式的基本原理，以网络为沟通平台实现用户与服务者之间的在线联系。电子商务系统可以通过系统平台，使教学、科研等日常办理业务实现线上服务。用户通过系统平台可以进行档案查询预约、档案查询咨询、档案在线办理等业务；管理人员则可通过平台了解用户需要，进行业务办理，并借助平台实现档案存储智能化、检索智能化、应用的智能化等。

（二）线上下单线下服务

电子商务系统需要线上线下的通力合作。用户通过系统平台表达需求，档案工作人员则需要通过信息审查、档案查询、档案办理、档案审查等方式进行线下的服务。线上线下的有效配合是档案在线业务顺利办理的保障。一方面，必须依托于安全、便捷的系统平台实现线下下单的有效完成；另一方面，需要档案工作人员提高互联网业务办理水平，有效完成线下的档案核实、查询、邮寄等后续工作。

（三）以快递为物流手段

快递等物流行业地快速发展为高校档案电子商务模式的实现提供了便捷的条件。纸质版的档案资料可以通过快递邮寄的方式，在短时间内到达用户手中，为用户节省大量的经济、时间成本，同时较大程度上提高了高校档案的利用效率和效益。快递邮寄方式还可以通过快递订单凭证作为信息查询和保存的有效依据。

三、高校档案电子商务需注意的问题

（一）安全隐私问题

高校档案涉及用户的私人信息，具有隐私性。高校档案电子商务系统的建立要充分注意档案信息的保密性，防止个人信息的泄露。一方面，确保办理人的身份，可通过上传个人身份证等方式，对申请人的身份进行核实；另一方面，签订隐私申明，对申请人的身份，档案资料的使用进行约束，申请人只有确认同意隐私声明，才能进行档案后续办理。

（二）系统设计问题

高校档案电子商务系统的设计要具有便捷性、有效性、个性化的特征。首先，页面的设计要充分体现用户需要，办理程序要简单明了，减少程序层级，便捷用户办理。其次，要及时对用户申请服务信息进行审核回复，提高用户申请的有效性，并准确及时进行后续线下服务，减少线上办理的“失误率”。

档案智慧化管理篇（10）

2012年中国软件行业优秀解决方案奖（智慧城市综合解决方案）

作为国家规划布局内重点软件企业，赛迪时代拥有国家信息系统集成一级、系统集成甲级、安防工程、人防工程资质等十余项最高级别权威认证，拥有32项软件著作权登记证书，具备多年电子政务网络（含）、移动宽带网络、物联网、数据中心等大型工程实施经验，开发了具有自主知识产权的协同应用平台的核心产品。

北京赛迪时代信息产业股份有限公司（以下简称“赛迪时代”），是工业和信息化部中国电子信息产业发展研究院（赛迪集团，CCID）控股的高新技术企业。经过多年的发展，赛迪时代已经成为中国具有影响力的信息技术服务企业。公司总部设在北京，旗下拥有两家子公司，并在广东、上海、湖南、安徽、江苏、重庆、河北、内蒙古、东北、、新疆等地设有分支机构，业务网络覆盖全国200多个大中型城市。

针对城市数字化、信息化和智能化的建设需求，提出全面的智慧城市综合解决方案，通过采用新一代信息和通信技术（包括移动通信网络、高速光纤宽带网络和物联网等技术）、云计算技术、高性能数字技术（包括GIS、3D、多媒体等技术），积极探索城市智能化的发展途径，为政府实现城市管理智能化、社会服务均等化、城市经济高效化和城市产业高新化，形成了电子政务应用、工业经济应用、人民防空与城市应急应用、公共安全应用、社会管理应用、企事业单位协同应用等重点产品和解决方案，全力打造“智慧城市的建设者”。

智慧城市“三技一法”

赛迪时代“智慧城市”综合解决方案将先进技术全面融入到城市精细化管理中，其本身就是一个涵盖了新一代信息技术各个领域的综合应用体系。

赛迪时代采用“三技一法”的方法论来建设智慧城市，“三技”即以云计算、物联网、SOA等三项关键技术为核心来建设智慧城市。“一法”即采用“梳子型”方法来构建智慧城市。梳子的“筋”是可组装可拆卸的智慧城市支撑平台；梳子的齿是若干多个独立存在的行业应用系统，与支撑平台组装一起可形成智慧城市的各类应用，拆卸开可独立运行。

赛迪时代以“三技一法”的方法论建设智慧城市，不仅可以保障城市做好面对革命性转变的准备，还可以有效地使新城市适应一种全新的运作方式，协调好城市系统之间的内部关系并帮助新城市面对系统相互联系中所带来的挑战。

作为在亚太地区首次提出“智慧城市”指标体系和规划方法论的企业，赛迪集团具备了智慧城市整体解决方案的全程服务能力。作为智慧城市专业运营商，赛迪时代利用先进的建设智慧城市的方法论，在政府服务、社会事业、工业经济、人防应急、公共安全等五大业务领域做出了突出成绩。

企业文库“四个三步”