档案管理体系建设汇总十篇

时间:2023-05-25 17:43:43

档案管理体系建设

档案管理体系建设篇(1)

【中图分类号】F462;G462 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069(2017)12-0007-02

1 引言

档案指的是社会中的组织和个人在社会中形成并保存的各种形式的数据。档案管理就是对企业以及各职能部门中的档案进行管理,最主要的就是档案的收集、整理、移交和保管等。对于核电建设来说,做好档案管理工作,对未来核电项目的改进和发展都有着重要的参考作用。

2 档案管理的重要性

档案作为企业职能活动的重要文件,不仅是企业管理的重要环节,还是企业进行?Q策、计划等活动的重要参考。对于核电建设来说,档案能够在工程验收过程中发挥至关重要的作用,还能对核电站建设成果进行相关的记录。在核电建设过程中对档案采取必要的管理措施,能够确保核电建设的管理工作顺利实施[1]。另一方面,将相关核电建设的文件进行分类处理,建立不同类型的档案。不仅能够真实、完整地记录工程进行的整个过程,还能够在核电工程竣工投入使用以后出现故障时提供重要的维修参考。

3 核电建设档案管理现状

对于核电建设来讲,档案管理工作的现状主要表现如下:首先,事业部门虽根据自身的需求制定了一系列的档案管理操作流程,但仍然还有大部分工作在开展过程中没有规范的流程,最主要的就是合同档案、工程的项目档案等[2]。其次,档案管理工作人员的配置问题,事业部档案管理配有一名专职的管理人员。有些项目部的档案资料甚至没有专门的管理人员,而是由其他部门的工作人员或者施工队的劳务人员进行兼职。进而,导致档案管理工作混乱,相关管理工作无法顺利实施。

4 档案管理体系的构建

4.1 档案管理机构建设

档案管理机构的建设需要根据核电建设项目的实际情况,对相关事宜在统一指导的情况下进行。自上而下地建立档案管理机构,在各核电建设的项目部门以及本部都需要建设档案管理部门,最终建立一个符合实际情况的档案管理机构。以此为基础对整个核电建设工程的档案进行管理,同时对整个核电建设项目的计划制定、实施和反馈等相关内容进行跟踪。实际的档案管理机构如图1所示。

4.2 档案管理体系的内容

核电工程档案管理主要是指在统一领导的基础上,根据不同核电项目的实际情况建立有自身特色的档案管理体系。同时,要兼顾分级管理的原则,事业部搭建统一的档案管理模式,明确不同部门、不同级别档案管理等工作人员的职责。并对档案管理工作的操作流程进行规范,确保档案管理工作的顺利进行。按照事业部的要求,可以将档案管理体系分为两个层次:

①管理程序。是根据体系文件的编制要求,对档案管理工作作出规范,着重对档案的分类、收集、整理、验收等方面。

②标准操作流程。档案管理的操作流程要严格遵守档案管理的相关准则,并根据核电建设的实际情况,对档案进行科学、合理的划分。常见的类别有工程类档案管理、文书类档案管理和财务类档案管理等。

5 从体系上解决档案与文件的转换问题

就现阶段我国的核电建设档案管理情况而言,大多数管理模式都是将文件与档案对立开来。文件管理与档案管理之间缺乏应有的关联,并且档案的整理巩固节奏并不是随着工程的进行而来的。所以,大多数核电建设工程的文件转化为档案的工作都是在工程竣工后进行的,不仅档案的完整得不到保证,还会造成时间和精力的大量浪费。核电工程的档案管理工作,必须确保时效性和完整性,在工程进行过程中,将文件档案化。这是现阶段我国核电工程档案管理工作面对的首要问题。因此,必须结合文件与档案的共同点,将文件管理工作融入档案管理工作中。主要应该从以下几个方面着手:

5.1 确定归档的范围

文件管理工作融入档案管理工作中,首先要确定文件是否能够归入档案范围。归档范围应该涵盖所有能够反映企业职能和业务活动的内容,档案管理体系的设计要以此为原则。并结合核电建设过程中的实际情况,对档案的类别进行科学的划分,可以分为以下七个类别:人事档案、合同档案、会计档案、科研档案、设备档案、工程档案以及文书档案。

5.2 确定归档的流程

要达到档案管理工作细化的目的,需要对归档的流程进行适当的梳理和确定。根据不同部门采取具体化的措施,建立适合自身的归档流程。从而,顺利完成对文件材料管理的相关归档流程,确保文件材料的归档完整性。同时,在处理不同类型的文件和材料时,需要对文件材料进行充分的了解,按照文件的先后顺序进行归档,并对归档流程中的要求进行明确,保证具体步骤的实施。

5.3 定期归档制度

档案管理体系建设篇(2)

1、档案数字化管理工作的技术优势分析

(1)有助于优化档案归档管理程序。在信息技术时代信息量高速增长,档案管理工作任务量日益繁重,由于数字化的档案管理体系能够确保信息收集传递渠道的快捷畅通,因此能够及时的将这些档案管理归档保存,可以大幅提高档案归集整理效率。此外,通过数字化的档案管理体系,可以通过信息网络进行档案资料的及时传递,进而实现档案资料的远程归档管理。

(2)降低档案管理的成本投入。传统的档案管理工作主要是由人工对纸质档案资料进行整理归档,这种粗放的档案管理模式,所耗费的档案管理办公费用是巨大的,随着信息量的增大只能通过增加办公人员来完成档案管理任务。通过档案数字化管理体系建设,档案的载体形式转变为存储盘、光盘以及服务器,有效的节约了档案管理费用与占地空间,因而能够降低档案管理办公成本以及库房管理成本,提高档案管理经济效益。

(3)有助于档案资料的检索查询。数字化的档案管理体系取代传统的人工纸质档案管理模式之后,档案资料的统计工作效率以及工作质量得到了大幅提高。同时由于数字化的档案管理体系都配套建设了数据库以及共享网络平台,因此有助于档案资料的在线传输、交流以及检索使用。此外,档案资料管理数字化可以实现检索的智能化,档案资料的检索效率、检索范围得到了拓展,有助于提高档案资料的利用水平。

(4)有助于档案资料的及时更新。数字化的档案管理体系实施,档案资料的归集整理效率大大提高,而且全过程都是采用计算机进行信息数据资料的处理,因此能够优化档案资料信息系的工作程序,各种档案资料可以及时上传至数据库,因而可以大幅提高档案资料的时效性。

2、数字化档案管理体系建设的制约问题分析

(1)硬件以及软件体系建设水平落后。开展档案数字化管理体系的建设离不开硬件以及软件设施的支持,但是由于部分单位的档案管理经费投入不足,计算机配置数量不足、机房建设水平落后,网络设备缺乏,造成了档案数字化管理体系建设工作推进迟缓。其次,在软件系统设施的建设上,对于档案数字化管理系统软件的选择把关不严,档案数字化管理系统软件功能不全,数据资料检索查阅困难,造成档案数字化管理体系整体建设水平较低。

(2)数字化档案管理系统软件与办公管理软件的兼容性较差。由于档案资料主要是在企事业单位或者是高校科研机构的业务、管理活动中形成的资料文件,但是由于办公管理系统与档案管理系统未能有效的兼容,在信息资料数据格式以及信息传输渠道上还存在较多问题,电子档案资料无法直接由管理系统传递至档案管理系统进行归档保存,这不仅增加了中间不必要的处理环节,同时也制约了档案信息资料在两套系统之间的数据共享。

(3)档案数字化管理的安全影响因素较多。档案数字化管理体系的建设虽然有助于电子档案文件资料的传递、整理以及归档保存,但是同时也存在着较多的安全风险因素。例如电子档案资料文件对于存储硬件设备依赖较为严重,如果存储设备不稳定则会造成数据信息资料的丢失。此外,由于电子档案数字化体系中软件系统容易被木马或者是病毒破坏,造成数据文件丢失、损坏等问题的发生。

(4)档案管理工作人员能力水平不高。建设档案数字化管理系统,对于档案管理工作人员的综合能力水平要求较高,但是现阶段由于管理部门对于档案管理工作重视程度不足,档案管理工作人员未经过系统的教育培训,档案管理业务知识理论基础不足,对于计算机以及档案管理系统软件的应用能力较差,制约了档案数字化管理体系建设的顺利开展。

3、档案数字化管理体系建设措施研究

(1)强化档案管理部门硬件以及软件系统等基础设施的建设,为档案数字化管理体系建设提供良好的基础。档案数字化管理体系的建设,离不开各项软硬件等设施的基础,因此应该将硬件设施支撑、软件系统以及网络工程等内容的建设作为档案数字化管理体系建设的基础工作来开展。首先,对于档案数字化管理体系硬件设施的建设,应该增加资金投入确保机房、计算机、办公设备以及网络通信设备的齐全,强化硬件环境的建设质量。其次,应该根据单位档案管理工作的实际情况,选择功能齐全、适用性强以及兼容性较好的专业软件作为档案管理系统软件,同时结合单位内部的办公网络共建档案管理网络平台。通过完善的软硬件系统设施建设,推动档案数字化管理体系建设工作的顺利开展。

(2)规范标准的建设档案数字化管理系统。对于档案数字化管理系统的设计,应该综合分析档案专业管理要求、信息传递要求,完善功能设计以及系统模块设计。首先在档案数字化管理系统功能的设计上,应该确保具有档案资料归集整理、组卷编目、检索查询以及汇总统计等功能。对于档案数字化管理系统模块的具体设计,应该涵盖档案资料文件管理、立卷管理、档案著录、档案利用、打印输出、系统设置等功能模块,同时针对资料信息管理必须设置好输入、查询、编辑以及归档工具提供能,以便于资料的及时更新。对于档案资料的检索查询功能模块,应该提强将档案资料的发文号、文件名称、文件生成日期、发文单位及备注作为检索要素,同时设置权限界定,以便于为经过授权的检索使用者提供全面准确的服务。

(3)强化对于档案数字化管理体系的安全管理。由于档案数字化管理体系需要将大量的档案信息资料置于数据库以及网络共享平台之中,因此档案资料的管理也存在着较多的安全隐患,必须这些信息资料进行全面的安全防护。首先,对于重要的档案信息资料以及数据文件,应该进行多次备份处理,并置于不同的存储设备或者是数据库之中进行资料的保存。其次,对于档案数字化管理体系的网络环境应该进行净化处理,通过安装安全防护软件,并设置好防护墙的访问设置等措施,避免由于病毒或者是木马程序造成数据库的破坏。第三,对于涉及到单位商业机密或者是重要的科研资料,应该做好档案资料文件的加密处理,对这些资料采用专业的密钥技认证技术进行保密处理,同时在网络平台上严格设置访问权限,避免涉密资料泄密问题的发生。通过这些措施,确保档案数字化管理体系的安全可靠,为档案数字化管理体系建设提供良好的基础。

档案管理体系建设篇(3)

一、民生档案的特点

国家档案局印发《关于加强民生档案工作的意见》(档发[2007]12号)中提出,民生档案主要涉及以下领域(或方面)及内容:民主政治方面、国有企业转制方面、社会保障领域、教育卫生领域、安居乐业方面、公共服务方面。内容非常繁杂,数量庞大。通俗地讲,凡是与老百姓生计有关系的档案都可以称为民生档案。

从民生档案自身特征的角度来看,并不是指某一类档案,而具有泛指性特点;涉及与民生有关的问题较多,不同形成主体所表达的档案信息内容也存在较大的差异性,从而表现出多元化的特点;另外,民生档案的内容包括一切与百姓权益相关的信息,从而表现出较强的专业性特点。总的来说,民生档案具有以下共性特点:

广泛性。民生档案所涉及的单位、人员、范围、人数非常广泛。随着我国在教育、养老、医疗、社保、保险、婚姻、公证、城市问题等惠及民生的政策不断深入和社会保障体制的不断完善,社会中的每一位公民,都或多或少的都会与民生档案有关,随时都有可能形成民生档案。

动态性。民生档案在形成、管理、利用过程中总是处于动态变化的。职能部门在办理民生工作时,会随着个人情况的变化,形成的档案也会随之变化,与民生相关的社会工作的动态变化决定了民生档案具有动态性。

人本性。形成的民生档案是以人为基本对象的,个体的人是民生档案最基本的形成单位,每一位公民都会形成相应的档案,民生档案是个人参与社会事务的原始凭证,也是维护个人合法权益的重要证据,它与人民群众的生计、生产、生活等个人利益密切相关,以人为本是其显著特点。

生命活力。民生档案与人民生活息息相关,直接关系改革、发展、稳定大局,关系人民生产、生活、生计,关系社会事业发展,具有强大的凝聚力、感召力,具有强大的生命活力。

二、民生档案管理体系建设

民生档案在管理上具有一定的特殊性,造成民生档案的保存地点比较分散,给公众利用民生档案带来某种程度的不便。加强民生档案管理体系建设,整合并大力开发民生档案资源,最大可能地向社会提供利用服务成为当前民生档案工作最紧迫的任务。以科学发展观为指导,让档案工作服务民生、服务人民群众,重点要建设“两个体系”,即建立符合人民群众实际需求的档案信息资源管理体系,真正建立以群众服务为工作重心的档案利用体系。“两个体系”前者是基础、是保障,后者是手段、是目的,“两个体系”相辅相成,密不可分,充分做好“两个体系”的建设,不仅促进民生档案收集、整理和利用,同时也促进了档案工作全面发展,整体工作水平。

1、民生档案资源体系建设

确立民生档案资源体系建设目标。以宏观视角和全局眼光,统筹规划民生档案资源体系的总体规模、构成要素、建设进度和预期效果,做到涉及领域方向清晰、档案来源分布明确、轻重缓急心中有数、推进节奏适度有序,将分散于各部门各单位的原始档案整合为主题明确、结构合理、重点突出的资源体系。大力推进民生档案资源整合,各级档案部门要依法加强对民生档案的接收。在加强民生档案实体接收的同时,要积极运用数字化、网络化手段,加大民生档案信息资源整合力度,使更多的民生档案资源向档案管理集聚。

加强民生档案资源建设业务指导。加强对涉及民生重点部门和相关单位的业务指导,采取定点式跟踪服务,在体现专业权威性的同时做到主动服务,确保民生档案从形成到移交全程规范操作,为后续利用打下质量基础。切实关注民生工作热点,建立健全规范化的民生档案资源体系。各级党委、政府以及各部门要切实关注不同阶段、不同时期群众反映的热点、难点、重点问题,对已落实或未落实的民生问题逐步建立民生档案资源。各级政府及相关部门要高度重视民生档案的管理与利用,在人、财、物上给予保障,每年安排专人、专款抓民生档案的收集、管理。档案管理部门要积极主动提前介入到对民生档案的指导管理,及时帮助各有关单位建立完善民生档案。如对各类养老、失业、工伤、失地农民等保险档案、移民档案、拆迁档案、山林延包档案等提前介入指导,规范整理。同时通过平时指导、年底考核、目标管理等多种形式,督促、帮助各单位做好民生档案工作,逐步建立民生档案资源体系。

2、民生档案利用体系建设

各级档案部门要加快民生档案的搜集、整理、开发和利用,多形式、多途径地开发民生档案资源,为人民群众查询利用民生档案信息提供便利;各级国家综合档案馆是通过提供已公开或依申请公开的民生档案信息为社会群体提供各种服务,不断优化服务方式,加强民生档案利用体系建设,提高服务质量。

(1)做好民生档案资源的开发利用宣传工作。各级档案馆要对馆藏认真梳理,摸清馆藏民生档案的种类和数量,加快整理、审查及开放步伐,采取定期利用新闻媒体和网站公布馆藏民生档案信息、主办民生档案信息展览等形式,广泛宣传民生档案在和谐社会建设中的地位和作用。

(2)构建民生档案查询平台。民生档案利用体系建设需要借助计算机网络工具来实现信息共享,因此,民生档案利用的过程也是信息化的过程,这就需要通过建立民生档案数据库,形成互动网络,以更好地服务社会、服务民生。

(3)搭建民生档案公共服务平台。档案部门要对分散在各个机关的大量与民生利益相关的民生档案,进行广泛搜集,实行相对集中管理,使民生档案由分散变集中,充分发挥档案馆的专业服务优势。各级档案行政管理部门要认真开展调研,大胆实践,抓好典型,搞好试点,促进民生档案资源的有效整合和利用。

(4)完善民生档案服务利用体系,提高民生档案利用效率。如何实时实事高效地做好为民服务工作,提高档案利用者的满意度,一直是档案部门探索实践的重要课题。不断完善查阅接待服务,侧重对馆藏涉及民生的各类档案,集中力量,优先编制各种专题目录,建立完善专题档案数据库,以加快档案查阅速度,提高查准率,满足民众对查档的既快速又准确的利用需求。完善民生档案资源,以丰富的馆藏资源和便捷优质的查阅服务满足公众的查档需求,逐渐形成“要证据查档案”的档案利用理念,使档案工作在服务民生服务大局中起到重要作用。

参考文献:

[1] 胡家文,吴海琰.民生档案种类及特点浅析[J].北京档案,2011(8)

[2] 张端.民生档案管理利用现状分析[J].档案管理,2011(5)

[3] 柳仙,汤萍.规范管理体系开发民生档案[J].兰台内外,2010(2)

[4] 石海英.关于民生档案管理工作的探讨[J].黑龙江档案,2011(2)

档案管理体系建设篇(4)

随着信息化、科技化的快速发展,档案工作也进入了现代化、自动化的一个重要阶段,特别是随着网络化的发展,高校的档案工作也进入了网络化、信息化的新阶段。这个新阶段给高校的档案管理工作带来了很大的帮助,同时也助于减轻高校在整理档案管理中遇到的一些问题。在高校档案管理体系中,最重要也是最核心的一部分就是高校档案管理质量保证体系的建设,因为该档案管理体系不仅记录着高校的学生及教师的基本信息、师生及学校代表团的科研成果、社会服务的效益和开展。高校档案管理不仅保障了高校各项工作有条不紊的进行,还促进了各项事业的有序发展。

一、高校档案管理及知识管理

知识管理是由美国信息管理学家马钱德在20世纪80年代提出的一个重要概念,并且该概念在信息管理中扮演着一个十分重要的角色,特别是在高校档案管理中发挥着重要的作用,给高校档案管理工作提供了一个坚实可靠的理论基础和理论准备。高校档案管理是在档案学的理论基础上,通过总结高校档案工作的基本实践经验,经过一系列的分化、综合而形成的一门特殊学问。档案管理工作者通过自己所学的专业知识以及档案的管理知识对档案管理进行分析、分类处理,从而为档案使用者提供正确有效的各项信息。档案是通过书面以及电子文件,并结合事物实体等等,对个人生活工作、社会各个方面的活动及一些事物活动的具体数据、详细资料和知识进行记录、储存。

二、高校档案管理工作现状

众所周知,高校档案管理是以高校各种各样的实践活动开展的,并在此基础上对这些实践活动进行记录和整理,从而更进一步的为各项工作 实施提供更加详细具体的数字和参考依据,这对于各大高校对档案管理工作的有效进行起着关键的作用。

(一)高校档案管理工作所面临的问题。最近,通过对各所高校调查的结果进行全方面的研究分析,发现目前我国大多数高校在档案管理这一方面存在着诸多不良状况,总的来说就是各个高校的档案管理水平并没有真正达到高校各项事业的要求、跟上高校各项事业的发展,在这方面依然存在着很多问题,如:各所高校档案管理工作不够准确规范,具体体现在高校档案收集不准确规范、档案整理不准确规范、档案保管不够规范;高校档案管理意识的薄弱;档案管理人员的服务意识薄弱以及对归档和建档的重视意识不够高。

(二)高校档案管理工作所存在的优势。在档案管理及知识管理的基础上,高校档案管理从传统的档案管理出发,向着创新模式前进,旨在建立一个更全方面化、更全方位化的新型高校档案知识管理。该管理模式集中了知识管理的各种创新理念和各种技术方法,在很大程度上有效地促进了各个高校档案管理工作的有效进行。目前,高校档案知识管理工作有着很大的优势,具体表现在:现阶段的档案知识管理与当今时代的发展主题相符合;高校档案知识管理模式有着更加可靠的理论基础;高校有着优良、坚实的知识管理系统。

三、高校档案管理质量保证体系的构建

建立一个高效、完整的高校档案管理质量保证体系,在一方面能够有效地促进高校各项教育事业的发展,在另一方面能够保证高校档案更好地建立。

(一)高校档案管理信息化。近几年,随着数字信息化技术的高速发展,各种信息化管理在人们的日常生活和工作中起着很大的一个作用,这使得高校档案管理也逐渐运用信息化技术去解决各种问题,高校档案管理信息化的建立可以通过以下几个方面进行。其中最具有客观前景的是可以建立一个专门的管理高校档案的网站,利用网络来管理各种档案,比传统的用纸质记录档案更加全面,更加安全可靠,并且更有助于档案的充分利用和共享,在学校内建立管理档案的网站不仅有助于学校有关领导人的管理,还有助于有效利用档案。其次,在各个方面更进一步地去完善以档案资源为基础的档案管理的应用信息,利用多元化技术,开展网上服务,便于让更多同学及老师人员进行有关档案查询。

(二)档案管理质量保证体系的建立与发展。高校档案管理是集中服务工作与管理工作于一体的管理体系,不仅体现在档案管理工作服务于学校的各项管理工作中,还体现在学校的各项教育工作中。建立合理有效的高校档案管理质量保证体系,要在以建立可持续发展的质量保障体系基础上,更加完善各项服务体系。高校档案管理根据其本身所具有的特性和发展规律,运用宏观管理和宏观调控,加强对各个部门各个组织的管理,加强高校档案管理工作有条不序的进行,将这两者有机的结合在一起,能够更好的促进高校档案管理的稳定、快速、可持续发展。

高校档案管理工作在目前仍然是一个十分艰巨、充满挑战与风险的管理工作,为了能够更好的把档案管理工作做到效益最大化、管理公开共享化、资源共用化、可持续发展化,这就需要建立一套完整的、可实施的高校档案管理质量保证体系。该体系是在高校档案管理的基础上,顺应时代的发展要求,切实实施各项工作的稳定进行。

参考文献:

[1]王艳玲.浅谈高校档案管理信息化建设.现代情报,2007(6)

[2]张晏如.谈高校档案管理质量保障体系建设.北京档案,2011(1)

档案管理体系建设篇(5)

中图分类号:C829.23 文献标识码:A 文章编号:1009-914X(2015)18-0338-01

随着现代社会的发展,我国诚信问题也备受人们关注,诚信问题已经在制约着我国的经济发展。创建和谐环境,建造社会诚信体系是全社会的共同任务。国家在十一五计划中明确提出要强化社会信用意识,建立社会信用体系,由此可知,诚信档案的建设已经引起了国家领导人的重视,说明诚信档案体系的建立需要社会共同的努力。

一、建立诚信档案的可行性

1、丰富的诚信档案管理经验是社会诚信档案体系建立的基础

我国诚信档案管理工作并不是刚刚开始,早在1996年,诚信档案管理工作就已将开始了,在一方面我国处于世界前列。在接下来的时间里,我国的其他企事业单位尤其是金融和信贷行业,在基层的工作中就已经建立了诚信档案并进行了诚信档案的管理工作。

2.我国以满足建立社会诚信系统的技术要求

随着计算机互联网的大力推广,我国已经有了建设社会诚信系统的技术支持。互联网的快速发展为诚信档案管理体系的建设提供了技术支持。现在在网络上出现了很多的诚信查询网站,大家可以足不出户的查看自身的诚信档案。在诚信网站上个人和企业的信用情况都可以被查询。有关机构可以通过网络调取相关的诚信档案,网上的查询会变得越来越便捷。由此可以看出,我国在社会诚信档案体系建设的技术层面上不存在问题。

3、在大环境上已满足社会诚信档案体系建设的要求

现在社会各界对诚信问题都是高度重视的,这就为诚信档案管理体系的建立创造了环境。近年来,社会对不讲诚信的企业曝光率越来越大,对不讲诚信的行为处罚力度也是越来越大,更是掀起了讲诚信的热潮。再加上,现在社会上的中介公司的增多,诚信档案利用率的加大,都为诚信档案管理体系的建立打下基础。在舆论上,百姓更注重和信赖诚信企业和守信的人,这与中国的传统文化相一致。

二、社会诚信档案存在的问题

1、虽然社会上诚信意识在增强,但在生活中诚信的缺失还是较为普遍的现象。现在诚信档案初步建立,但在这些档案中会发现不守诚信的企业还是比较多的。对于不诚信事件的接连曝光,使得人们对很多事情上造成恐慌,给正常的工作生活造成一定的影响。比如三鹿奶粉、地沟油等事件出现,已经造成食品安全的恐慌。诚信危机正在蔓延。

2、社会诚信管理体系不够完善

虽然出现了很多诚信网站和中介服务公司,但各个部门之间的信息交流少,很多信息互相交错甚至同一企业的诚信信息都不相同,这就使得诚信档案在管理上监管力度不够,造成诚信信息的不准确,覆盖面积不够的结果。社会诚信档案管理体系还需要进一步的完善。

3、缺少相应的法律法规

在诚信管理上,我国相应的法律法规还不够健全。缺少针对诚信问题的全国性的律法,地方法规并不能解决诚信危机问题。在西方国家对诚信问题的认识很深入,出台的法律法规较为完善,同时惩罚力度较大。在我国虽然对失信问题也做出了处罚规定,但惩戒力度不够,不能取得较好的效果。

4、对劳动保障档案管理重视不够

劳动保障档案数量巨大,工作环节繁琐,管理档案的硬件投入不足,有的地方部门由于档案归档不及时,档案保存工作不到位,甚至出现丢失的现象。

5、社会保障档案管理机制不健全

社会保障档案由于涉及的面比较广泛,不同的类别社会保障档案分别由不同的部门管理,管理出现了多方管理,而且部门之间沟通困难、不及时,一个人的资料由不同机构管理,不能形成完整的档案信息,这就加重了管理的负担,同时给单位带来不必要的麻烦。

三、诚信档案管理制度的建设方案

1、完备的诚信档案管理法律体系

档案管理制度需要良好的法律环境。从法律建设上看,我国的信用法律和制度不完善,关于诚信档案管理方面的法律法规建设基本上处于空白。司法部门要加大诚信档案管理的立法力度,一方面要增强法律与诚信档案管理的衔接,提高针对性;另一方面要根据诚信档案管理的实践,尽快制定一部关于诚信档案管理方面的专门法,从而形成完备、系统的诚信档案管理法律体系,为诚信档案管理制度的建立奠定法律基础。

2、诚信档案管理的网络化。

诚信档案管理的网络化,就是要建立一个开放式的诚信档案信息服务网络,以实现诚信档案管理的动态化、即时性。诚信档案管理制度的建立是一个系统工程,必须将市场经济涉及到的信用信息分类梳理、统一整理成可以互相链接的网络系统,才能有效地实施管理。建立诚信档案管理制度,要具有超前意识,对诚信档案管理实行“前端控制”战略。同时,要加快软件开发和网络建设,逐步完成跨行业、跨系统、跨地区联网运行,实现诚信档案信息的共享和及时沟通,彻底解决信息不对称的问题,为社会主义市场经济的健康发展提供信息支持。

3、诚信档案管理机构的专门化

根据不同的管理对象,建立相应的诚信档案管理机构。一方面,由工商管理部门牵头,由各级档案管理部门提供智力资源,建立企业诚信档案管理中心,指导工商、税务、金融、质检、卫生、消协、环保等机构的诚信档案管理机构的工作,并将其纳人中心统一管理。另一方面,由民政部门和各级档案部门共同组建个人诚信档案管理中心,在税务、金融、教育、社会保障、医疗等社会事业单位内建立专门的诚信档案管理机构,其业务活动与诚信管理中心相链接。

4、诚信档案管理方式的标准化。

诚信档案管理的标准化建设主要包含以下内容:首先是诚信档案信息内容的标准化,即要求各机构收集归档的诚信信息的内容基本一致。其次是诚信档案信息组织的标准化。第三,诚信档案的分类、鉴定、保管方法等整理流程的标准化。第四,诚信档案信息传输方式的标准化。这样,通过对诚信档案管理的标准化处理,就能实现诚信信息的无障碍沟通和资源共享,有利于全国诚信档案信息数据库的建立,从而有利于诚信档案管理制度的建立。

5、诚信档案管理的社会监督和惩罚机制。

社会诚信档案管理体系的监督离不开社会的监督和惩罚机制。社会监督机制是为了保证社会的公平、公正、公开,是为了维护诚信档案的诚信,强化管理体系的科学性合理性。再者说,诚信档案管理体系的建立就是为了维护社会和市场的的信用体系,但在这个体系的建立过程中惩罚机制是必不可少的。没有一个强力的管理惩戒措施,就没法区分守信与失信的不同,无法维护社会的公正和竞争的公平。监督和惩罚机制是社会诚信档案管理体系建立不可或缺的组成部分。

结语

档案管理体系建设篇(6)

一、高校档案管理的现状问题分析

现在,相对于我国高等教育事业的发展速度和水平来说,各高校的档案管理工作却缺乏先进性。在档案管理的工作中,存在着很多的问题和漏洞,由此也大大地减缓了高校管理工作的进行步伐。主要有以下几方面的问题。

(一)高校管理人员对档案管理工作认识不足,重视不够。

在高校档案管理中,各高校普遍存在着相关管理人员的档案管理工作认识不正确,管理不到位,甚至疏忽大意,导致丢失档案的现象时常发生,严重影响了档案管理工作的正确开展。

(二)高校没有建立长期的档案管理目标与规划

现今好多高校在档案管理方面并未制定科学、高效、可持续的工作计划。部分管理人员认为,各大高校在安排档案管理的工作时,只需进行短期的目标制定即可,无需进行长远的目标计划,而且档案的实用性不强,翻阅的几率较低,因此,封存即可,无需进行归档。上述观点都是因为缺乏档案管理的高度意识而导致,最终影响了档案管理工作的正常开展。

二、提高高校档案管理质量水平

在我国高校档案管理过程中,统一存在一个问题,就是仅有一些专门的档案管理人员和管理层才能接触到,没有做到档案开放。所以,档案管理工作闭塞,需要我们进行以下调整:

(一)实施档案管理开放,提高管理质量

首先,提高对本学校师生的开放程度。一个学校中,教师和学生作为主体人群,档案管理质量水平工作应该受师生的监督。通过让师生了解到档案管理的相关服务项目、工作程序以及档案管理的重要性,可以提高其对档案管理工作的重视,并可以做到对高校档案管理的保密性意识,推动高校档案工作的发展。

(二)提高高校档案管理人员的素养,提升综合素质

档案管理工作对于档案管理人员的能力素养也是有要求的。档案管理工作是一项业务性较强的工作,尤其随着现代科技的不断提高,未来的档案管理工作必会实现更高层次的现代化水平,这就要求档案管理人员不仅要有对档案管理工作的重视,工作规范,服务意识充足,有认真的工作态度,还要加强培训,使档案管理人员能够在工作中利用普及的软件设备.

三、建设完善的高校档案管理质量保障体系

现在,我国高校档案管理工作中尚未有一套完善的档案管理制度。要想提高档案管理工作的质量水平,促进我国高校档案管理的发展进程,就必须建立起一套完善的高校档案管理工作体系来规范管理工作的行为。

(一)提高档案管理意识,提升档案管理质量氛围

首先,高校档案管理体系要求学校师生在内的所有人员的共同参与。要形成一种系统的管理,实现各院系领导、管理部门人员以及高校各院系档案信息管理人员之间的密切配合和相互沟通协作,共同完成一系列档案管理工作。只有把高校档案管理工作发展成一项全民工作,才能保证档案工作的统一性及完整性,提高档案管理意识,从而保证档案的高质量。

(二)建立健全的档案管理制度

在档案管理工作中,要形成有章可循的高校档案管理制度:

1、要做好安保工作

这就要做到对校内档案的高度安全保密,切勿泄露给外来的无关人员。合理地利用资源,规范地进行整理工作,各高校也需要建立档案收集、归档、鉴别,整理、检查信息资源以及核对等各项制度。为了使这些制度能够有条不紊地进行,以及尽快有效率地解决工作中出现的问题,可以成立高校档案管理领导小组,实现“及时发现问题,及时解决问题”的目标。

2、对档案管理工作人员提出绩效机制

完善高校档案管理部门内部工作人员的职责,使管理人员对其工作有“归属感”,始终让此项工作处在一个重要的地位上。绩效评价是对档案管理人员的工作业绩、专业技术、管理能力之间进行评价和考核的机制。实施手段可以是成立评价小组,组员之间对相关方面进行公平公正的评价,并把最终结果进行公示。

3、提倡师生对学校档案管理工作提出的问题

如上面所提到的,教师和学生作为学校主体对象,他们对于高校档案管理工作起着重要的推动的作用,能够促进档案管理工作的正常运营。因此,可以设立一个意见采纳箱,或者建立一个网络讨论群组,可以随时随地提出宝贵的意见,并考虑意见或建议的可行性并予以接纳采用。

(三)坚持档案管理体系的长期可行性

档案是一个人活动的真实记录者。高校档案管理要加强自身部门建设,不断地丰富和优化管理结构,体现主流社会文化,完善规章制度,加大宣传力度,在社会中提高自己各项管理制度的知名度和认可度,并经常反思和改进,才能做到可持续的发展。

四、结语

档案管理体系建设篇(7)

种子档案是种子工作历史轨迹的真实记录和缩影.因此要运用种子从生产到发展至消亡各阶段的规律.总结各阶段种子工作的经验.按照各类生物种子的整个生命历程的科学发展规律和人们围绕这种生命历程所进行的各项工作.有计划地收集、整理、鉴定、登记、保存、交流推广和利用种子资源。各级政府要以《中华人民共和国种子法》为依据,根据种子档案自身的规律和特点,构建起完善的、科学的、运作灵活的种子档案管理体系和服务体系。

2、建立健全种子生产档案体系根据种子生长特点。建立健全种子生产单位档案载明生产地点、地块环境、前茬作物、亲本种子来源和质量、播种期、播种量、密度、施肥用药、技术负责人、田间检验记录、产地气象记录、种子流向等在生产过程中所形成的全部档案定期审核生产者有无繁殖种子的隔离和栽培条件.查看种子生产相适应的资金、检验设施、检验专业技术人员等情况,建立专业、统一、成套的种子生产档案新体系,切实保证种子质量。

3、加强流通监督。建立健全种子经营档案体系对种子企业生产经营资质、生产经营许可证编号、生产经营品种真实名称、品种审定证书、品种授权证明或转让文件、生产经营档案、分支机构分布情况等重要信息全面详细地编录入库,载明种子来源、数量、名称、加工、贮藏、运输和质量检测各环节的简要说明及责任人、销售去向等内容,并对品种进行抽样封存。有效地规范种子企业的生产经营行为.使种子管理逐步实现统一化、规范化、信息化、科学化的新体系。同时要加强流通监督.依法规范种子市场.有效地维护农民合法权益.促进农业增产.农民增收。

档案管理体系建设篇(8)

预防医学是一门实践性很强的学科体系,需要有大量的真实案例和实践材料作为研究对象,预防医学档案真实记录了疾病预防与控制的全过程,为现代预防医学研究提供了宝贵的第一手的研究资料,是预防医学理论发展的重要基础。因此,建设科学的现代预防医学档案管理体系,就是建设现代预防医学研究的基础设施,一个国家现代预防医学档案管理体系建设的先进程度,将直接决定了这个国家预防医学的发展水平。

1.2现代预防医学档案管理体系,是国家公共卫生管理机构制定疾病预防控制政策的重要指导

预防医学档案是对人类疾病预防控制活动的真实记录,是人类医学实践的宝贵结晶。疾病的预防控制体系,不仅需要医疗工作者的全程深入参与,更需要公共卫生政策的制定者、以及人民群众的广泛参与,因此具有很强的社会体系属性。建设科学有效的预防医学档案管理体系,能够帮助公共卫生政策制定者总结过去的经验教训,激发群中的参与热情,提高公众的认知水平和重视程度,动员全社会的力量,构建全面高效的疾病预防控制体系。

2现代预防医学档案管理体系的核心要素

2.1动态记录

建设现代预防医学档案管理体系,首先应注意对预防医学档案信息进行动态记录和动态处理。同时,预防医学档案管理还应注重资料获取和管理的时效性。疾病防治的规律告诉我们,很多类型的疾病,尤其是地区重大的传染疫情,其发展速度和变化速度都是非常快的,因此需要我们建立动态监测和观察体系,以求能够及时、高效、真实的记录疾病发展变化的每个阶段。因此,我们应该建立经常性检测记录、突发性检测记录、跟踪记录等记录方式相结合的动态监测记录体系,并能够根据疾病发展的阶段不断调整记录方法。所以,建立一个动态监测记录体系,是建设现代预防医学档案管理体系的核心之一。

2.2注重基础数据的整合

建设现代预防医学档案管理体系,另一个核心就是对预防医学档案基础数据的处理和整合。预防医学档案的存在形式多种多样,有文字、声音、标本等等,但是,随着现代信息处理技术的发展,人们已经可以将这些材料整理成基础性的数据进行存储和交流,以方便进行进一步的研究。在数据处理和整合的过程中,尤其要注意较少的运用医学理论对原始材料进行处理,而需要运用数学和统计学的语言去客观描述一个原始材料,这是因为医学具有很强的证伪性和扩展性,随着现代医学理论的不断发展,很多过去的理论已被证明是不科学的甚至是错误的,而数学和统计科学具有较强的理论上的稳定性和传递性,有利于保证预防医学档案基础数据的利用率和使用价值的稳定性。

档案管理体系建设篇(9)

一、加强对档案库房内部和外部环境的安全建设

档案库房是长期保存档案的场所,不同于其他的办公用房,它对能否使档案永久性地保存具有直接的影响。因此,国家也相继出台了一些相关的法律进行规范档案库房的建设,有《档案馆建筑设计规范》、《档案馆建设标准》、《建筑设计防火规范》、《建筑抗震设计规范》等等。

首先,档案必须存放在密闭、干净、适宜的地方,所以档案库房要根据地理位置和气象条件等因素因地制宜的选择好位置。如果选择了地质条件较差、地势较低、排水不通畅的地区,则容易发生水灾;如果选择了离海岸线较近的地区,则容易发生台风或海啸;如果选择了离山体较近的地区,则容易发生泥石流等灾害;如果选择了离油库或者加油站较近的地区,则容易发生火灾。其次,档案库房建设在设计和选材方面一定要考虑抗震、防火和防水、防盗等因素,地震、洪水、泥石流等突如其来的一些自然灾害,人类是无法抵抗的,如果发生了,对档案会造成具有毁灭性的破坏。所以,档案库房的抗震设防烈度一定要比普通的公用建筑的设防烈度高;要选用防火的建筑材料来建造,同时要安装自动消防的报警装置和其他的一些防火灭火装置。

在设备和设置方面,档案库房还应该具备安全的装备,比如空调设备、湿度计和温度计、杀虫设备、消防器材等。《国家档案局关于加强副省级市以上国家档案馆安全技术防范系统建设工作的通知》就规定了门禁、温湿度监控、消防、视频监控、计算机安全等系统建设的安全标准。各地方的档案馆应该严格按照通知执行,尽早尽快地确保档案的安全。在库房的内外部环境方面,加强档案库房周围的绿化,一些绿色的植物可以吸收周围的有害气体,还可以有阻挡和吸附灰尘的功效。所以提高绿化率,既可以美化库房的外部,也可以净化空气,降低污染物对档案造成的破坏,延长了档案的寿命。

二、提高档案部门的工作人员素质

档案管理体系建设篇(10)

高职院校档案是学校在各个历史时期建设、发展过程的历史记录,是学校历史的体现和宝贵的精神财富,学校的继续发展很多也需要历史档案的借鉴作为基础。随着高等学校的发展,档案越来越受到大家的关注,高职院校档案工作也得到了日新月异的发展。在信息化的背景下,新的档案管理手段的应用也给档案管理工作带来了革命性的变化,数字化,网络化,档案信息载体多样化等,为档案管理工作和档案服务工作创造了发展的新机遇。虽然如此,目前高职院校档案工作仍存在诸多问题,其中档案安全问题是现阶段高职院校档案不容忽视的一项工作,档案具有历史性,真实性和唯一性,一旦损毁,势必给学校和社会造成难以挽回的重大损失,影响高职院校档案工作的发展。

一、高职院校档案安全工作存在诸多问题阻碍高职院校档案的发展

部分高职院校档案意识薄弱,规章制度的不健全,缺少组织保障。高职院校的领导和教职工,甚至档案工作人员对档案安全认识不到位,没有制定有效的防范措施和抢救措施,疏于防范,导致许多档案丢失,损坏,信息泄露等问题的出现。另一方面,高职院校档案安全缺少制度保障,部分高职院校档案没有完整的档案管理制度规范,甚至有些高职院校没有设置专门的档案管理部门和人员,档案产生部门和利用部门负责保管档案,对于档案的安全问题更是无人负责,一旦档案丢失造成损失更是互相推诿。

档案实体管理在安全方面存在着流失,保管不当,损坏等问题。

(1)由于档案工作归档的滞后性,一些档案形成部门不能及时将工作过程中形成的在归档之列的资料及时归档,或者因为工作方便而拒绝归档,造成大量档案流失,留存在档案形成初期的部门、单位,而档案工作人员却不能及时知晓,随着时间的推移,很容易造成无档可归,无史可查的局面。

(2)档案借阅传递过程中也存在安全隐患,造成档案损毁、丢失和泄密的安全问题主要出现在档案的借阅过程中。借档或阅档人对档案的保管不当,对于保密档案未按照审批规章进行查阅等,都会对档案的安全造成威胁。

(3)对常规档案收集之外,档案的收集工作还应该注重随时随地的收集,比如学校重大事件的跟踪等,现在高职院校档案管理缺乏此项工作,直接造成的是学校某项重大事件后的档案形成分布在各个部门,造成部分环节的丢失和不完整。

随着信息化在高职院校档案工作中的广泛应用,由数字化、网络化等新技术新手段带来的安全隐患也随之而来。数字化档案管理在安全方面存在着信息泄露,网络威胁,存储介质寿命等问题。

(1)网络化给档案带来的安全问题。网络是档案信息化的工作模式,网络化工作必将同外界相互联系,网络的安全和稳定对档案信息的传输造成了威胁,电子档案的真实性在传输过程中如何保证真实性、有效性、和合法性成为了档案信息安全的重点工作。

(2)数字化档案的保管环境和条件不具备。目前高职院校对数字化档案保管的环境和设备的投入不足,对于数字化档案的存储介质的保管缺少安全保障,数字化档案的管理依赖于计算机和硬盘等设备,并需要时时备份和异地存储,而现在高职院校档案馆几乎都没有这样的配置,这样的条件下,无法保障数字档案的存贮安全。

二、 建立健全的高职院校档案规章制度,明确权责,提高档案意识

首先要将档案安全工作列入到学校领导直接负责制度,建立专门的档案部门,档案馆至少设有档案室。明确规定校长作为高职院校档案管理的第一责任人,从高职院校分管领导到基层档案工作者都必须高度重视档案安全工作,强化档案安全保护职责和社会责任。其次,严格执行档案法律、法规,并制定档案安全工作的相关规章制度,包括责任制度、安全工作制度、数字化电子档案安全管理制度。再次,根据档案的珍贵程度对所能想到的各种突发灾害、突发事件到来时对档案实行抢救和保护方案,制定预警措施和应急措施等。

三、高职院校档案实体安全的保障

(1)根据本校的实际情况,完善归档门类,结合档案利用的反馈信息,对以前的档案归档范围进行完善,联合高职院校各部门针对部门工作性质对归档门类下的具体细节做以细化。严格按照归档范围进行档案收集,降低档案滞留在各部门的现象,避免档案形成环节的档案遗失。

(2)注意学校重大事件的发生和事件跟踪,有利于重大事件档案的完整、系统的收集。学校有重大事件发生时,档案馆应该指定专人介入事件的始末,这样有利于了解事件的全过程并有针对性的进行档案资料的收集归档,避免接收档案的被动型和部门归档造成的片面性,从而使重大事件的档案归档系统全面。

(3)在档案借阅规范中制定约束档案借阅者保护档案,对污损,丢失档案的借阅者进行处罚,督促档案借阅者在借阅过程中保证档案的完整与安全。

高职院校档案工作的重要性已经在逐渐被认识,高职院校档案的安全体系建设也正是档案管理工作中重要的一环,只要高职院校的领导,档案管理部门和高职院校各部门秉承着对高职院校的发展历程,对自己工作负责的态度,高职院校档案工作就会更上一层楼。完善高职院校档案安全建设,是在保护学校的宝贵财富,是学校传承历史和文明的重任。

参考文献:

[1] 杨冬权.在全国档案安全体系建设工作会议上的讲话.中国档案,2010.6.

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