高效档案管理篇（1）

一、高效创新，优化档案管理

（一）档案管理需要独树一帜。随着经济和体制全球化融合下的社会多方面体制的发展和改革，政府、企业以及学校领导者对于档案管理的重要性逐渐得到了清晰的认识。所以渐渐的档案管理部分单独分离出来形成一个拥有主动决策权的部分，而不受其他大部分的部门干涉，这对于档案的发展和变革是一个重要的铺垫。在此基础上档案需要独树一帜的进行发展，根据当前社会和对应机构的发展趋势，把握住高效档案管理需要发展的重点，从档案资源管理的安全性、高效性，档案工作人员的素质，以及他们的工作环境各个方面进行创新性的改革和发展，这样档案管理才能在高效管理中独树一帜，体现出来自己的地位和重要性。

（二）管理需要创新。随着经济全球化下各行各业的融合发展，评价一个东西一定要从多方面进行评价。高效档案管理的成功与否，对于他的硬件设施，人员配置的数量和质量虽然是一个档案馆好与坏最直接的表现，但是现阶段最重要的内涵工作时要体现在对档案资源的开发程度，再一个就是档案的效率，用户对档案馆的评价，是对一个档案馆最重要的。

（三）人力资源创新性开发。人资资源始终是任何事情最重要的环节，因为在我们的社会里，人才是主导地位。所以说高效的档案管理，好坏最直接的就是工作人员和领导人员的工作能力素质和水平，他们是档案管理的主导者和直接执行者。所以说根据档案管理的特点和要求，不仅要创新性的开发出来一只具有很强业务能力的档案管理工作人员，还要给大家创造一个具有鼓励创新，尊重创新的良好环境，让他们能够自主高效、快捷的去完美的完成自己的工作。

（四）档案管理智能化创新。改革与创新对任何一个行业或者部门而言，都是一件很艰辛的工作，需要相关领导大力的决心，一个部门的改革可能就意味着人员的大幅度变动以及整体环境和设备的整理，需要大量的资金和人力资源的支持。所以在档案管理不断改革的今天，档案管理还存在很多传统的管理模式为彻底进行改革。科技化的今天，还有许多档案管理是纯手工方式，缺乏智能化、高效的管理手段。自动化办公是当年发展的一个热门趋势，所以这里也需要将档案管理融入智能自动化办公的行列。利用数字化的手段和系统进行档案管理，不仅高效快捷，而且出错率低，并且可以定期进行档案的错误检测。

二、实践性改革档案管理工作

（一）加强知识管理。先进的科技和飞速发展的经济是现代社会的一个重要标志，人类是这个社会文明的缔造者，在任何的部门，人力资源永远是最重要的资源，所以对于档案管理人员加强知识管理，就是对最重要人力资源的开发与优化。这里就牵扯到一个人本管理的核心概念，要改革档案管理工作，加强档案管理的质量，就必须要从主体的人力资源进行深度开发和使用，塑造具有一批高业务能力和职业素养的工作人员，发挥领导者的作用，推动档案管理工作整体前进。

（二）数字化系统建立。网络和数字化技术推动着社会以一种以往无法企及的速度飞快发展，人们的交流和信息传递可以跨越时间和地域的限制。对于档案管理建立一个数字化的系统，不仅方便整个档案管理工作，对于档案的整合与重新开发、利用、交接等都具有很大的作用。

（三）人才资源管理。对于人力资源的管理，首先牵扯到利益问题，需要建立一个合理的工资制度和赏罚制度，对于他们工作的优秀表现着，给予物质上的奖励，会极大促进大家工作的积极性。在一个就是需要建立一个良好的工作学习环境，加强工作人员在工作以及平时的培训，并可以邀请高素质或者是具有多年工作经验的管理人员开设讲座，分享档案管理的经验。最后也是档案管理最需要注意的一点，就是要处理好以下三个关系。一是处理好管理和利用。二是需要考虑档案管理部门与社会之间的关系。三是档案管理的灵魂工作，档案的保密性。档案资料是我国每一个公民的信息，包括政府、企业、学校的工作人员和学生等，他们的资料对于国家具有重要的作用，不要让不法分子侵入到我国公民的个人信息身上，盗取重要的资源，甚至来威胁国家的政治安全。所以档案管理需要创新性的改革，处理好以上几点，健康稳步发展。

结语：高效的档案管理是政府、企业学校等有关部门的一项重要工作，对于社会的发展和后期社会和国家高级技术人员和领导人才的开发和利用都具有很重要的作用。所以档案管理需要不断的在改革与创新中发展，不断的适应社会和时代的发展需求，档案管理工作一定要趋于快捷、高效、智能数字化发展，工作人员一定要以身作则，严格培养自己的职业道德，灵活处理好自己的工作。高效的档案管理需要遵循严谨和创新的原则，不断在发展中完善自己，让档案管理在对应机构乃至整个社会发出巨大的作用。

高效档案管理篇（2）

人事档案是个人成长经历的所有记录，也是全面考察、了解和正确评价个人能力和业绩的重要依据。加强人事档案管理，提高人事档案的利用率，对一个单位或部门开发人才资源，加强团队建设，促进各项工作的顺利开展有着不可低估的作用和意义。

一、人事档案及其特点

1、人事档案的含义

人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。高校学生档案则是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。机关事业单位的人事档案相当重要。

2、特点

（1）全面性。人事档案收存员工的履历、自传、鉴定（考评）、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料，因此，它能记录员工个人成长、思想发展的历史，能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容，总之，人事档案是员工个人信息的储存库，它概括地反映员工个人全貌。

（2）现实性。由于员工仍在工作，其人事档案则成为人事（劳动）部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。

（3）真实性。这是人事档案现实性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供优质服务。

（4）动态性。人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”，这就要求人事档案必须打孔装订，以便随时补充新材料。

（5）流动性。人事档案的管理与员工的人事管理相统一，才便于发挥人事档案的作用，如果人、档脱节，保管人事档案而不知当事人已调往何处，即“有档无人”，这样的无头档案，保管得再好也无意义。因此，在工作中必须坚持“档随人走”，在员工调走后的一周以内，必须将其人事档案转往新的管理部门。

（6）机密性。人事档案的内容涉及个人功过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人（包括家庭成员）言及的内心隐秘等等，因此，人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能向社会无条件地提供服务。即使是处于档案管理机构的个人也不能查阅自己的人事档案。

二、人事档案的社会价值

1、人事档案的社会价值是由其自身的社会属性所决定的。人事档案是在人事管理活动中形成的经过认可的记录和反映人员经历、德才水平和工作表现及人事奖惩、变化情况的，以个体为单位，集中保存和备查的各种人事档案资料，具有重要的凭证价值和参考价值。无论在什么样的条件下，只要进行人事管理活动，就会形成相关的人事资料，就需要开展收集、整理、归档、立卷、保管和利用等人事档案工作，人事档案就具有存在和利用的社会价值。

2、在计划经济时期，人事档案是国家机关和企事业单位人员身份的重要凭证，也是办理招工、提干、调动、退休等人事管理工作的重要依据和参考；人事档案工作是组织人事工作的有机组成部分，在组织人事管理体系中占有相当重要的地位。但是，在特定的历史条件下，人事档案的价值作用曾被扭曲和过分地夸大，重档案记载轻现实表现成为人事档案工作的一大弊端。一份档案定终身的现象，更是让不少人一度对人事档案谈虎色变。

3、在市场经

条件下，随着社会进入信息时代，信息已成为重要的社会资源，信息的收集和利用也是一项具有战略意义的社会工程，作为人员信息主要载体的人事档案有了更加广阔的价值空间。市场人力资源的合理配置、企业和从业者之间的沟通和联系、企业自身的人事管理和人才培养、日趋社会化的人事管理和社会保障工作等都需要真实、科学的人员信息为依据、支撑和连接，而这些信息的获取和利用，离不开人事档案工作的有效运转。

三、目前人事档案管理工作存在的弊端

1、缺少档案管理人员且素质不高。档案管理人员配备不足，从业人员素质参差不齐。除个别档案管理优秀单位外，大多数单位的人事档案管理人员都缺乏档案管理工作的专业知识，其业务知识只能依靠上级业务部门的培训和自己在档案管理工作中的摸索来慢慢累积。

2、少数人事档案缺乏真实性和严肃性。有的档案存在个别人为延迟退休时间私自更改出生年月，或是为了调整工资私自更改参加工作时间，以及为了晋升提拔编造假学历、购买假文凭等等情况，使人事档案的真实性和严肃性受到了严峻的挑战。

3、档案立卷缺乏指向性和个性化。按照现行的人事档案立卷标准，定性评价的内容多，具体描述的内容少；反映共性的内容多，反映个性的内容少。这使得人事档案不能满足用人单位全面了解和掌握一个人全部信息的要求，不能有针对性地提供有价值、有权威的证明材料，利用价值受到一定局限。

4、上级主管部门的指导不够。有的主管部门很少开展对人事档案管理和利用的综合指导检查。那种流于形式的短期检查指导，往往致使经常性的人事档案工作变成一项突击性的工作，这样会在一定程度上影响了人事档案工作的质量。

四、加强人事档案管理的对策

1、执行统一的人事档案管理体制，加强人事档案的规范化建设。上级主管部门要高度重视和积极支持人事档案工作，各单位分管领导和人事档案管理人员要切实负起责任，健全并严格执行人事档案材料收集归档制度；其次，建立人事档案材料收集归档联系网络，人事档案管理部门要汇总人事档案专职人员名单，完成一个纵横交织、上下贯通的档案收集网络，疏通收集渠道及时掌握各类形成人事档案材料的信息，以真实、完整、准确的信息不断充实人事档案内容。最后要加强督察，接收材料时严把质量关，以保证档案的准确性。

2、强化档案工作的宣传力度，提高人事档案的法治意识。人事档案管理部门应该通过会议、网络等各种渠道加大宣传范围，加强宣传力度，使员工充分认识人事档案的重要作用，提高大家的档案意识、增强守法意识，维护档案的真实性，坚决反对篡改档案、危害档案的行为，确保人事档案材料的质量。

3、转变档案服务意识，扩大利用效率。在开展人事档案信息的利用工作中，档案工作人员首先要做到更新服务观念，强化档案利用效率意识；还要正确认识和处理利用和保密的关系，做好保密和安全利用的审批手续；并且要强化主动服务的意识，采取切实有效的办法让大家充分了解利用档案资源，满足经济建设对人才的利用和需求。

4、加快人事档案向现代化管理的转变。人事档案管理应尽快从实体管理向信息化、网络化管理转变，实现人事档案管理信息资源数字化、网络化、管理流程自动化、信息共享整体化；其次要借助先进仪器，将原始的档案材料扫描并保存到计算机中，建立全文数据库，这样既能延长实体档案的寿命，又能大幅度提高工作效率。

5、提高人事档案质量。要逐步建立适应现代社会需要的，公开、公正、透明的人事档案工作程序，科学规范地形成和收集人事档案资料，在保证档案资料真实可靠的前提下，提升档案资料的科学价值。档案管理的社会化，为统一规范操作程序提供了可能、创造了条件。档案的社会化管理部门要在尊重人事档案基本特征的前提下，根据信息社会的需要，从档案资料的形成、收集、整理、归档的各个环节，制定出规范性的操作章程，严格操作，保证档案资料的真实、可靠和鲜活，全面提高人事档案质量。

6、明确流动人员人事档案管理的公共服务性质。在组织、人事部门成立人才交流机构之前，人事档案一直是由组织人事部门集中统一管理的，在性质上属于公共服务。出于深化机构改革和转变职能的需要，由政府人事部门成立人才服务机构后，把流动人员档案管理这类较为具体的事务性工作委托或授权给人才服务

高效档案管理篇（3）

[中图分类号]R197.323 [文献标识码]B [文章编号]1674-4721(2009)07(b)-146-02

近年来我国医疗卫生事业和信息管理技术的发展,病案管理学已成为一门新兴的学科,并在实践中有了长足的发展,病案管理工作也受到了重视。对医院管理工作来说,病案管理是一个极其重要的组成部分。病案管理工作的好坏直接影响到医院的医疗、教学、科研、预防等工作。

病历档案是患者在医院就医期间形成的全部医疗档案,即患者就医后由患者或家属陈述病情、病史以及医护人员对患者进行诊断、治疗、护理和愈后追踪过程中形成的全部记录(包括各种文字、图表,以及所有的实验室检查和其他特殊检查的报告等),它完整地记录了患者历次的检查、治疗和转归的全过程,以及与疾病有关的所有问题。病历档案是医务人员给患者进行诊断和治疗的记录,是患者就医期间身体和心理情况的真实反映,是医院临床、教学、研究工作的宝贵资料,是人们向疾病作斗争的原始文献。从一定意义上讲它也是临床医学的法定文件。因此,加强病历档案管理,有效地保护和利用病历档案,为医疗事业发展和社会各方面服务意义重大。

1 病历档案是医院管理的重要信息库

病历档案是医院最宝贵、最有特色的档案财富。它是临床实践的原始记录,是患者的保健参考资料,是医务人员对疾病正确诊断和决定治疗方案所不可缺少的重要依据。病历档案记载了每个患者的疾病情况、诊疗方法和效果,所以它在一定程度上反映了一个医院的发展史。病历档案还是医疗纠纷处理、伤残评定、诉讼案件调查的重要法律依据。因此,可以说病历档案是一个医院最宝贵的珍藏,也是最有利用价值的档案财富。病历档案,特别是罕见病例档案具有重要的信息利用价值,对于类似病案的诊治具有重要的参考和指导作用。

2 病历档案是医疗教研工作的重要参考

病历档案对于医务人员开展医疗、教学、研究都具有十分重要的意义。病历档案是提高医疗水平和护理水平的重要资料。对于患者诊断的确立和选择恰当的治疗方案都要参考病历档案。一个完整的病历档案可以指出通向正确诊断的途径,所以它是决定诊断的关键。通过对病历档案运用医学统计的方法进行分析,就能提出各种有价值的资料,来总结经验教训,提高医疗质量和护理质量。

3 病历档案是生动的教学示范材料

病历档案是医学科学研究的宝贵资料。通过病历档案的统计分析,能够找出规律,为医学科学的研究工作提供可靠依据,推动医学的发展。临床医师可根据既往某类疾病的病历档案回顾性总结,得出某些规律性的结论来提高临床工作。更可有计划地进行一些前瞻性研究,按照一定的要求来记录病历档案,从而提供研究资料,丰富医学知识宝库。此外,通过病历档案的统计分析,可以找出各种疾病发生、发展的特点,为采取预防措施,保障人民的健康提供依据。因此它是疾病预防工作的必要基础。

4 病历档案是维护医患双方合法权益的重要法律依据

一方面,病历档案为医疗保险业的健康发展提供可靠依据。如何使保险公司及被保险人双方利益均得到保证,病历档案便成为一个重要依据,病历档案可以为保险公司提供所有需要的真实信息,医院病案室为保险公司提供被保险人的病历档案已成为一项重要工作。

另一方面,病历档案为解决医疗纠纷提供真实有效的依据。随着我国法律制度的不断完善,人们的法制观念和自我保护意识日益加强,表现出的医患纠纷也越来越多。病历档案作为解决医疗纠纷的一个重要依据越来越被人们所重视。病历档案还是处理各种肇事、事故和伤残鉴定的重要文件,必须根据病历档案来作检查分析,才能推断出责任之所在。

综上所述,病案管理意义重大。面对新的形势和挑战,多年来,文登整骨医院本着写好病案、管好病案、用好病案的原则,下大力度加强病案质量的管理,努力提高病案管理效率,要求病案管理工作者必须强化“四个意识”,更好地适应病案管理工作的需要,适应社会发展的需要。

一是强化危机意识。做为医疗事业和档案工作组成部分的病案管理,随着科学技术的发展和各种先进检测仪器设备的应用,也在经受着时代的冲击。面对日新月异的变化,病案管理不改革、不发展、不实现现代化,就会被时代所淘汰,做为病案管理工作者也将会成为历史的罪人,随着科学技术的发展,各种新理论、新技术、新产品、新方法的出现,使人类社会的许多领域中的传统模式正在受到冲击和挑战。因此,作为病案工作者首先要强化危机意识,正视条件和困难,明确自己所担负的重要责任和使命,变压力为动力,才能促使病案管理工作与时俱进,加快发展。

二是强化超前意识。近年来,随着我国现代化建设的迅猛发展,社会发展步伐加快,医疗事业与国际接轨,对病案管理提出更高的要求,面对机遇与挑战,病案工作者必须尽快抛弃不利于病案管理发展的传统的、旧的思想观念和工作方法,要学会用各种现代化的新理论、新思想武装头脑,要解放思想,大胆改革,要站的高、看的远,把握住时代的脉搏,找准病案管理的发展方向和工作重点,进一步强化超前意识,来发展病案管理事业。

三是强化创新意识。当前摆在我们病案工作者面前的一系列问题:如电子文件大量产生带来的病案归档、保管、利用问题;医疗体制改革后病案管理方式和手段如何变革的问题;信息共享与病案提供利用手段落后的问题,等等。要解决这些问题,用旧的思想、旧的观念、旧的方法是无法实现的,这就要求我们要解放思想,更新观念,开拓创新,思想观念要创新,工作思路要创新,管理方式也要创新,只有创新才会有发展,才会有病案管理的与时俱进。

四是强化服务意识。病案工作主要有两大任务:一是病案的保管与管理;二是病案的利用服务。我们要把握时代脉搏,贴近现实,找准病案管理工作的位置,要强化服务意识,在管理好病案的同时,更要注意为医疗工作服务,为人民群众健康服务,为医学研究服务。做到医疗工作开展到哪里,病案工作就服务到哪里,人民群众什么时候需要,我们就什么时候提供,这样我们的工作才会得到社会的承认,才会得到应有的理解和支持,才会与时俱进。

[参考文献]

[1]陈巧玲,李少玲,罗秀梅.电子病历档案规范管理与开发利用[J].中国医药导报,2008,5(2):105-106.

[2]陈巧玲,李少玲,罗秀梅.电子病历档案双轨制归档与管理[J].中国医药导报,2008,5(20):58.

高效档案管理篇（4）

高校档案管理一直以来都是高校管理工作中重要组成部分。当前我国高校档案管理体系存在一些不足和弊端，无法适应信息社会的发展需求。应用汇总绩效管理理论，有利于构建更加合理的档案管理体系，提高档案管理工作效率，促进档案管理人才队伍的建设。

一、汇总绩效管理理论

汇总绩效管理即PerformanceManagement（PM），是一种以提升个人及团队组织的管理绩效为根本目的，实现组织单位的管理战略及目标的实用性极强的科学管理模式。这是以提升单位组织成员的工作效率及相关业绩为直接管理目标，以此开发个人和单位组织的工作潜能。实质上汇总绩效管理是一个系统性管理流程，其具备极强的逻辑性和目标控制性等特点。汇总绩效管理理论应用的实践过程包括多方面内容，首先是绩效管理计划的和管理目标的制定，在此基础上确定绩效汇总管理的具体实施步骤和详实过程，在相关绩效考核信息已集中汇总之后，进入科学化标准评估阶段，同时在绩效评估结果完成之后进行有效的反馈，将绩效评估结果应用至单位组织的团队建设之中，以此总结工作实效方面的弊端和不足，为组织经营目标的优化提供重要参考依据。在整个汇总绩效管理过程中，需要注意的是，在绩效管理考核之前要明确考核的意义，针对考核指标、考核要素以及评分标准等关键点进行科学设置，保障绩效管理的科学合理性和客观公正性。这样才能真正保证绩效汇总考核的实效价值，同时也能提高系统单位的运行效率。

二、当前高校档案管理体系的建设现状

针对高校系统的综合管理能力评估方面，高校档案管理的效率和水平一直以来都是重要的评估部分。高校档案是指高校系统在教学科学、运行管理工作过程中形成的具备一定凭证参考价值的文字、图表、实物以及影像等多类型历史信息记录，能真实反映高校在长期教学实践中形成的经验总结，记录了高校教育事业发展信息，为高校未来的教学工作和管理运行提供了重要参考依据，能促进高校整体管理工作的科学发展。经历了几十年以来的漫长发展历程，我国的高校档案管理工作取得了相当程度的进展，规范管理档案的相关基本机制已经建立，针对档案管理的硬件设施和软件建设都已相应的改善和发展，但就当前高校档案管理体系的建设现状而言，还是存在一定不足，同时也具备很大的优化空间。

（一）高校档案管理专业意识不强

高校档案管理往往集中于科研成果信息资料的收集部分，对于高校系统的档案管理范围和管理工作意义缺乏全面的认识。传统档案管理观念单纯集中于针对纸质档案的收集和整理分类的简单功能，因此对于档案管理工作的人力物力支持相对比较匮乏。同时高校档案管理工作重保管轻使用，偏重于档案的保密性管理，缺乏现代化的服务理念，这从长远来说不利于档案工作科学系统的发展。

（二）高校档案工作绩效管理缺乏科学性

当前我国高校档案管理工作中的绩效管理主要注重绩效评估职能，其评估标准遵从于上级部门所涉及的相应考核表，一般情况下是从德能勤绩等方面入手，根据打分情况区分优秀、合格和不合格等方面，将评估结果汇总至人事部门。这样单纯注重绩效评估的绩效管理模式往往会流于表面，忽视了绩效管理工作的多方面系统层次内容。高校系统中绩效管理应包括三个层次：高校层面绩效管理目标、档案管理部门绩效目标、档案管理人员绩效目标。绩效管理的目标计划设置应遵循自上而下的原则，结合工作实际，以发挥档案管理工作人员的自主能动性为主要目标，提高高校档案管理工作的实效性。

（三）高校档案管理方式缺乏创新

当前高校档案管理过程中，对于档案管理工作意义的认识不够清晰，认为档案管理工作仅仅是针对纸质资料的收集、装订和整理保存，忽视了高校档案对于高校本身运行管理、教学改革、科研创新等方面的积极促进作用，因此对于高校档案工作的投入支持较少。高校档案管理方式依旧停留于传统管理模式上。随着信息时代的不断发展，档案信息化管理进程的发展也是必然趋势。在当前高校档案管理工作中，相应的数字化目录检索系统已得到初步建立，但当前高校档案管理的信息化应用程度并不高。

三、应用汇总绩效管理理论的建设目标

我国高校档案管理体系在建设过程中，因传统管理模式的不足，很难适应现代化信息社会的发展，因此应用科学的汇总绩效管理理论，有利于促进档案管理工作的效率提升，更好发挥档案管理工作的职能同时，确保档案管理体系的科学性和合理性。绩效管理理论作为学科管理模式，应用至档案管理体系中，其建设目标为改善档案管理工作人员的业绩表现，优化开发工作人员与单位组织的双向潜能，从而实现高校组织的管理战略目标。应用汇总绩效管理理论，构建科学化的档案管理体系，需要注重档案工作的系统性，同时还需要坚持公正客观的管理原则，选择量化的统一绩效管理指标，定量与定性原则有效结合，让高校档案为高校运行管理和科研创新进行服务的同时，高校档案管理工作也能成为高校建设过程中的重要组成部分。

四、汇总绩效管理理论在高校档案管理体系中的应用策略

（一）高校档案绩效管理目标的科学化设置

就高校档案管理体系构建而言，应用汇总绩效管理理论需要从管理目标的科学化设置角度出发，根据高校层面的绩效管理整体目标，档案管理部门的管理目标和档案工作人员的绩效目标等不同层面，自上而下进行相应设置。高校档案管理工作的绩效管理目标应包括管理体制建设目标、基础业务建设目标、档案管理人才建设目标、档案服务利用效率建设目标等。在这些基础绩效目标设置基础之上，还要考虑高校档案管理职能的深层次拓展目标，只有应用汇总绩效管理理论，对于高校档案管理工作进行科学化的目标设置，才能明确管理工作的发展方向，为管理模式的建设指明相应指导性方向。

（二）高校档案绩效管理指标的明确制定

如果说高校档案绩效管理目标是宏观调控范畴，高校档案绩效管理指标则是更为详实的考核标准构建。绩效指标的制定要考虑管理工作的层级性，首先是一级绩效管理指标的制定，这包括组织管理、档案保管、基础业务建设、档案开发利用这四个层面的指标设置。在此基础上是二级绩效管理指标的制定，这包括更加具体的管理机制、人才建设、档案管理硬件和软件设施的构建、档案开发和利用相关制度的完善等多方面内容。需要注意的是，随着信息时代的不断发展，档案管理的硬件和软件设施构建要适应新形势的发展需求，完善硬件设施，同时优化软件条件的储备。

（三）高校档案绩效管理的激励目标设置应用

汇总绩效管理理论至高校档案管理体系之中，可极大发挥绩效管理的激励职能。这同样需要设置科学化的激励目标。例如在绩效管理与薪酬管理进行有效结合的过程中，可以适当设置相应的激励空间，给予档案管理工作人员相应的自主能动发挥空间。当前我国档案管理人员的薪酬组成体系中，基本薪酬采用全国统一标准，但绩效部分的薪酬管理体系则可以根据绩效评估结果来进行相应的激励和奖惩，这与档案管理工作人员的晋升和降级直接相关，坚持优劳优酬的绩效管理原则。这样的应用策略不仅能够激发档案工作人员的工作热情，促进其工作的效率提升，还有利于整体档案管理人才队伍的科学建设。

（四）应用汇总绩效管理促进高校档案管理信息化进程

随着社会信息化程度的不断加深，档案利用的信息化进程也亟待得到相应的重视。我国当前高校档案管理工作中，信息化应用程度并不完善，主要应用于信息化检索等方面，在档案开发和利用服务等方面的信息化开发程度并不高。在新形势下，档案管理工作的核心不再是传统的注重保管及收藏职能，档案管理将更加注重开发和服务功能。这就需要建立更加科学的档案利用信息平台，应用现代化管理理念，提高档案检索、档案利用以及档案开发的效率，利用现代化信息工具更好地进行查档工作，增强档案绩效管理的功能发挥，以能更加满足广大师生的档案利用需求，实现推送式档案服务的创新职能。

五、结束语

高校档案管理是高校事务管理工作中的重要组成部分，同时也是一个实效性极强的系统工程。高校档案管理的水平对高校管理起着极大的影响作用。应用汇总绩效管理理论有利于提升高校档案管理的工作效率，促进档案工作向更加科学化和系统化的方向发展，从而促进高校管理工作的顺利进行。在应用绩效汇总理论的过程中，需要注重管理目标及相应指标的科学设置，同时有效地将绩效管理与薪酬管理进行科学结合，为档案管理人才队伍的建设提供相应的激励和竞争机制，另外还能促进档案信息化进程的科学发展。

参考文献：

[1]王雅新.绩效管理理论在高校档案管理体系建设中的应用研讨[J].中国管理信息化，2016，（12）：191-192.

[2]张晓娴.试论绩效考核体系在高校档案管理工作中的应用——以昆明医科大学为例[J].山西档案，2014，（05）：94-96.

高效档案管理篇（5）

档案对于处于纷繁社会关系中的我们来说是十分重要的，因此作为档案管理人员的我们要充分运用专业技能来管理好档案，将这项工作做好。档案的管理工作并不只是将档案进行简单的分类、存档，而是一项复杂而且繁重的工作，要想真正做好这项工作并不是一件简单的事。这要求档案工作人员不仅要有专业技能，而且还要不断地积累经验，采取更加有效的手段来提高档案管理效率。如何有效提高档案管理效率是一项长期的课题，所以，我们应该对此问题加以重视。

一、切实加强自己的专业素养

作为档案管理人员，我们要想做好自己的档案管理工作，一定要有良好的素质和专业素养。良好的政治素质是一个人从事任何工作所必须具有的思想前提。档案管理工作由于其特有的政治性以及服务大众的性质，更加决定了档案专业人员必须具有良好的政治素质。对于一名档案专业人员来说，无论是在企业还是在政府单位，良好的政治素质都是必不可少的。每一名档案管理工作者在工作中一定要恪守职责，遵守相关的法律法规，同时也必须充分认识到档案工作的重要性，为成为一名优秀档案工作者而努力奋斗。档案管理工作对专业的知识素养也有一定的要求，档案工作绝不是普通人所认知的简单的存、放、取工作，而是一项涵盖数种专业（如数学、统计学、图书管理学等）的基础工作。如果没有相关的档案专业知识储备，想要胜任这样看似简单的工作也绝非易事，档案专业人员必须具备档案专业知识、科学文化知识和良好的政治素质。档案专业人员必须系统地、严格地学习档案知识，并且在理论基础上培养全面的实践技能。档案管理的实践技能需要在不断的实际工作中逐渐培养，而在实际工作中又不免穿插着档案学理论知识，如对档案资料进行收集、整理、研究、保存的过程需要档案专业理论知识的指导。因此，档案专业人员只有在深厚的理论知识作前提的条件下，才能在实际的工作中有所发现，并能提供合理的解决方案。对于文史知识，档案工作要做记录，因此对于档案工作者的文学知识有一定要求，语言表达能力的强弱直接关系到档案内容的清晰与否，只有了解历史，对于历史知识有相关见解，才能对档案的历史背景、内容有理解；对于学科知识，科技的进步直接影响着文化的发展，现代化管理学理念渗入各行各业，作为档案管理者，对于管理学、图书管理学也应该有所涉猎；对现代化管理技术，现代化技术为档案管理工作提供了便利，如电子计算机以及声音音像存储设备的应用，档案管理者一定要能熟练掌握这些技术；对于外语知识，随着全球化与国际化的潮流，档案专业人员具备一些外语知识对保证外语文献资料的管理保存与应用能够便利进行具有相当重要的意义。

档案是一种重要的资源，它必然要与网络化时代的高科技相结合，这要求着档案工作者必须孜孜不倦地学习相关的知识，来提高自己的能力，进而提高档案管理工作水平。档案管理人员的专业知识素质决定着当前以及未来档案管理事业的总体发展水平。因此，只有档案管理人员具备一定的专业素养，才能为提高档案管理工作效率打下基础。

二、对自己的工作投入热情

档案管理工作是比较枯燥的。档案管理工作者整天面对的是大量的档案文字，更多地是将时间用在档案的分类、整理、存储上，难免有时候会感到枯燥。如何克服这种枯燥感呢？档案管理工作者应该在工作中进行自我鼓励，自发调动自己的积极性，充分认识到档案管理工作的重要性，要时刻提醒自己：每个人的档案都至关重要，保管好大家的档案是一件非常有意义的事情，大家将档案交予我们来进行管理，这不仅是一种社会规定的要求，同时也包含着信任的成分在里面。大家信任我们，将档案交付我们进行管理，我们不应该辜负大家的信任，应采取积极有效的方法来将大家的档案管理好。

领导也应该尽可能地采取积极措施来激发档案管理工作者的积极性。因为档案管理工作是枯燥乏味的，传统的工作方式更是如此，倘若领导者不能够及时调动其积极性，就会使工作效率难有保证。一些档案管理工作者很多时候都不知道自己工作的意义所在，这就是一种纯粹为了工作而工作的状态，针对这一现象，领导应该加强这方面的宣传和教育，让他们对于工作有积极的认识，对自己的工作重新定位。领导应该在工作中引入竞争机制，以调动大家工作的积极性：对表现优秀的人员进行一定的奖励政策，对于表现较差的人员也应该采取相应的惩罚措施，以最大限度地发挥个人的工作潜力，从而进一步为提升工作效率提供保障。

高效档案管理篇（6）

Keywords: Archives; archives management; direction

中图分类号：TU198文献标识码：A 文章编码

1 档案信息化建设的涵义

“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面:一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化;二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。

2 改进档案管理方式，推进工程档案管理进程

档案信息化建设，需要科学高效的档案管理为前提，如何切实改进档案管理方式，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息的管理体制，提高工程档案管理水平，从单纯的传统管理方式向综合的现代化管理方式转变，是我们各级档案管理工作人员应当着力思考和着手解决的问题。

2.1 拓宽档案信息管理思路

档案管理的根本目的是为社会大众提供服务。档案管理部门和档案管理人员要拓展档案信息管理思路，坚持档案为社会大众服务的思想，从传统的档案管理方式转变过来，改变过去那种重保管轻利用，片面强调维护档案完整与安全的管理原则和以档为本的价值取向；扭转那种将本应该提供开放的档案束之高阁的局面和档案发挥作用的范围相对狭窄的局面；揭开档案神秘的外衣，将广大的社会公众迎进档案室的大门。

近些年来，档案管理的方式发生了很大的改变，从过去的手工操作逐步向着现代化管理的方式转变，这就要求我们档案管理人员在拓展档案管理思路的同时，切实掌握相应的专业理论知识和专业技能，从档案实体管理人员向档案信息管理人员转变。现代化档案管理工作需要高技能的复合型人才，不能单纯停留在“档案保管员”的层面上。各级档案部门，更应该顺应时代所需，从现实出发，从长远考虑，实现档案从“重藏轻用”到“以藏促用”的转变；从主要向领导或领导机关提供档案转变到为社会大众提供档案服务上来。

2.2 提高档案信息管理水平

随着先进信息技术的广泛应用和电子档案的加快推进，计算机管理软件为实现档案现代化管理做出了重要的贡献，网络建设和计算机管理在系统开发和档案利用管理过程中发挥着巨大的作用。使得档案管理的重心不断向档案信息化、现代化层面转变，也给档案信息管理水平的提高提出了新的要求。

档案电子文件作为档案信息资源，是经济社会发展过程中一笔巨大的文化财富。档案管理虽然不直接产生经济效益，但可为社会经济效益服务，产生潜在的社会经济效益。随着大量电子文件的生成，如何安全可靠地管理电子档案已成为档案管理中一个不可回避的现实问题。档案管理软件的对象是电子文件，选取合适的档案管理软件，有针对性地进行开发和利用是开展档案信息化建设一项重要的工作环节，档案管理软件，智能、高效、便捷、全面，通过软件的整合和开发利用，形成对档案电子文件功能的有益积累和对档案电子文件功用的有益发挥。从而达到科学、高效、规范管理档案电子文件的效果。

选取先进的档案管理软件固然是档案信息管理工作的重要手段，然而，发挥档案管理人员的聪明才智，提高档案管理水平，是疏通档案信息化管理脉络，提高档案管理工作质量的关键环节，在很大程度上决定着档案管理成效和档案信息化建设的成败。

2.3 加强工程档案信息管理

工程建设的过程是工程档案的形成过程，决定着工程档案的建立和形成。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施，从客观上增加了工程档案建立和管理的难度，而信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。

工程档案管理人员要从传统的档案实体管理向档案现代化信息管理转变。建立多层次、多渠道、重实效的工程档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高工程档案岗位人员的业务素质和工作能力。

工程档案工作人员应全面学习和掌握计算机信息管理知识，参与本单位的软件开发工作，选用适合工程档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便工程单位和部门利用工程档案的条件。

数据质量和容量是计算机管理系统的优势和成败的关键，要严把数据质量关，保证各项数据的全面和准确。利用计算机对工程档案管理，也应着重考虑数据审核制度的建立，在数据录入前进行审核，在数据录入后进行校对。

充分利用计算机功能，提高工程档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。

3 推行档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向

3.1 加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。

3.2 建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。

3.3 档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。

3.4 数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对。

4 结语

计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。

高效档案管理篇（7）

中图分类号：G633.96 文献标识码：A 文章编号：1005-2410（2013）10-0049-02

一、正确定位，提高对学校体育档案价值的认识

学校体育是学校教育的一个重要组成部分，而健全的体育档案，是开展学校体育工作强有力的保障。现在还有少数学校和体育教师，存在对体育档案认知或片面理解的误区，现从以下方面剖析其内涵及价值。

1.体育档案是学校体育工作过程中直接形成或积累的，有保存价值的资料。它不仅是学校进行各项体育活动的历史记录，体育教师从事教学工作、课外活动、体育训练、科研等工作的见证，更是为学校体育工作今后的发展，提供了必要的依据和条件。所以，对一所追求规范卓越、不断发展的学校，绝对是不可或缺的。

2.建立健全完备的体育档案，既是学校教学工作的“基石”，又是今后体育工作的“催化剂”。有助于学校全面汇总，宏观调控体育工作，推动本校体育事业的不断发展；有助于将零散的资料完整化、系统化，将实践的经验理论化[1]；同时，也有利于体育教师对以前工作进行还原分析、反思，从中获得成功的经验，吸取失败的教训，不断扩大知识领域，阅读收集教学参考资料，促进体育教师能力的提升。

3.体育档案在上级检查中（督导评估、各种荣誉称号验收等）起到关键的作用。完善的体育档案管理不仅体现了学校体育工作的管理水平，也能真实地还原一所学校体育工作的开展情况[2]。通过上级检查、指导，能充分体现上级部门对本校以前工作的肯定，同时也能了解自身的一些不足，更有利于今后开展体育工作。

二、注意“六性”，提高整理和保存的方法

1.整理的科学性、有序性

档案应进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程，整理时遵循文件材料的形成规律和特点。以笔者学校为例：档案分类为政策法规文件、体育节、跳绳比赛、体操队列比赛、健康体质、体育器材设施资产账目等，有的分类板块涉及档案材料太多时，再进行细分，如体育节各档案盒的标签，大标题为体育节，小标题依次为：（1）计划总结；（2）秩序册；（3）总成绩记录。整理时，根据材料形成性质进行细致筛检，准备归档时，装订整齐，进行编号，文件名称添入档案盒的目录索引，按索引顺序完成材料入盒归档。在整理体育电子档案时，在单独设立体育文件夹基础上，分别建立与纸质档案同样内容的小文件夹，文件形成的时间、性质在标题上填写清楚，一些先需要形成电子文档的材料，尽量在相应文件夹中建立撰写，为今后查找、使用和保存打下基础。

2.保存的长期性、完整性

在现在高科技信息化时代，采用纸质、电子（如硬盘、U盘等）和网络（如快盘、网盘等）保存方式成为一种趋势，电子档案更具简洁化和快速化，能长久保存材料，在对文件修改和查找上更有优势。此外，一定要有防止档案材料的缺失，保持档案完整的实施策略：（1）建立纸质、电子、网络三重保险保存，做好备份。（2）对借阅的教研活动记录等资料要做好登记，及时收回。（3）根据学校需求，体育档案中的部分材料要与学校档案其它内容进行整合汇编时，或向上级部门提供材料时，尽量不要在体育档案原材料中提取，以保持体育档案的完整性。

3.注意档案的规范性、创新性

在材料精心分类的基础上，内容相关的材料可汇编成本。如2012年跳绳比赛的活动计划、活动措施、活动方案、活动记录、活动图片、总结等，整理成书册，再封上彩色书皮，既实用又美观，给人以独特、赏心悦目的感觉。在收集整理有关档案材料时，做到纸张、字体、装订方法一致。这样整理出来的档案材料，整齐一致，样式规范。另外，根据实地条件和材料性质在电子档案上逐步实现区域共享，以达到相互交流、相互借鉴。还可把档案材料制做成多媒体课件、光盘等，用于学校各类活动展示，形成档案管理的特色。

三、体现价值，提高对档案材料的分析运用

体育档案的最终价值体现是利用[3]。如在教师教研、准备公开课、撰写论文时，通过查找有关刊物、书籍等资料，寻求共享、借鉴和查找理论依据；组织竞赛等各种活动时，通过查找以前资料，总结存在的不足和经验，探索今后的改进、创新和突破；在检测体育工作开展实效时，全面汇总以往的体质健康成绩等统计数据，进行横向、纵向比较，以此来评定近阶段的体育工作是否开展的扎实有效。

在体育档案运用过程中，要及时、经常性地把收集、整理的材料进行科学分析。体育教师要利用积累的资料、总结、反思的经验、科学的统计数据，不断回顾、翻阅学习，不断地改进自己的工作思路及方法。从而使自己的专业能力、业务素质不断成长，全面深入地推动学校体育工作的开展。

四、与时俱进，提高体育档案管理人员素养

学校体育档案管理者和体育教师必须在思想上重视档案。在档案管理实践中，立足于发展的角度，高瞻远瞩，不断总结经验，寻求创新发展。同时，努力学习业务理论知识，使自己具备宽广、扎实的专业知识和强烈的求知感[4] 。

现阶段，学校体育档案管理工作，普遍还是有体育教师担当，基层学校表现尤为突出，而档案材料的生成和管理必须要有较高的文字综合处理能力和掌握高速发展信息管理模式，这是大部分体育教师所不具备的特长。因此，从事体育档案管理工作的体育教师，应不断修炼自己的文笔、学习计算机应用和掌握网络技术，以适应档案的现代化管理要求。

参考文献：

[1]侯伟，万红秀.学校体育档案管理工作之我见[J].山东档案，2008（3）.

高效档案管理篇（8）

关键词 电子档案 管理理念 实效性

一、前言

随着电子档案资料的增多，如何提高电子档案管理质量，成为了档案管理的重要内容。基于电子档案的特点以及电子档案发展的快速性，做好电子档案管理对满足档案管理需要和提高档案管理水平具有重要意义。基于这一特点，在电子档案管理过程中，要想提高管理实效性，就要从管理理念更新、优化管理模式和提高管理人员素质入手，为电子档案管理提供有力支持，保证电子档案管理效果满足实际需要，最终提高电子档案管理的整体性和实效性。

二、电子档案管理过程中，应不断创新管理理念

对于电子档案管理而言，由于电子档案是一种全新的档案形式，不但在档案保管方式和档案形式上与传统档案不同，在其他管理方面也存在较大的差别，为了最大程度的满足档案管理需要，提高电子档案管理的实效性，在电子档案管理过程中应积极更新管理理念，具体应从以下几个方面入手：

（一）电子档案管理应认真分析电子档案的特点

在电子档案管理中，只有认真分析电子档案的特点，才能保证电子档案管理工作得到有效开展。结合电子档案的应用和管理实际，电子档案具有存储空间小、存储信息量大以及管理过程简单等特点，在实际管理中对保管条件要求不高。

（二）电子档案管理应把握正确的档案管理原则

考虑到电子档案管理的实际难度以及电子档案的自身特点，在电子档案管理过程中，只有掌握正确的档案管理原则，才能提高档案管理实效。为此，电子档案管理应把握高效性、全面性和准确性原则，保证电子档案管理取得积极效果。

（三）电子档案管理应善于利用现代化的管理手段

基于电子档案的自身特点，以及电子档案对管理手段的需求，在电子档案管理中只有积极应用现代化管理手段，才能提高电子档案管理的整体效果。为此，我们应根据电子档案管理的实际需求，合理选择电子化和网络化管理手段。

三、电子档案管理过程中，应优管理模式

（一）电子档案管理应合理优化管理模式

由于电子档案与传统档案有着较大差别，在具体的管理模式上，电子档案与传统档案存在必然差异。基于这一认识，电子档案应根据自身特点，对现有的档案管理模式进行优化，改革现有档案管理模式，使其满足电子档案管理需要。

（二）电子档案管理应积极创新管理方法

电子档管理过程中，采用电子化和网络化管理方法，已经成为了电子档案管理的重要选择。基于电子档案快速发展的特点，创新电子档案的管理方法，并积极采用现代化信息化管理手段，构建健全完善的档案管理体系，对电子档案管理而言具有重要意义。

（三）电子档案管理应提高管理模式的针对性

在电子档案管理中，考虑到电子档案的特殊性及其自身特点，电子档案在管理模式优化中必须要做到根据电子档案的特点选择管理模式，并达到突出电子档案管理目的和提高电子档案管理水平的目的。因此，提高管理模式的针对性是十分必要的。

四、电子档案管理过程中，应提高管理人员素质

电子档案作为一种新的档案管理形式，与传统的档案管理有着较大区别，为了提高电子档案管理的整体效果，档案管理人员需要具备较强的专业水平喝素质。基于这一认识，电子档案管理要想提高实效性，就要不断提高管理人员素质，具体应从以下几个方面入手：

（一）增加对档案管理人员培训，提高其专业技能

在电子档案管理过程中，档案管理人员的素质对档案管理效果有着直接影响。基于这一现实需要，电子档案管理应增加对档案管理人员的培训，不断提高其专业技能，使档案管理人员的整体素质得到全面提升，最终满足电子档案管理需要。

（二）正确分析电子档案特点，提高技能培训的针对性

在档案管理人员技能培训中，只有正确分析电子档案的特点，并根据电子档案管理的实际需求进行技能培训，才能确保电子档案管理取得实效。因此，在具体的培训中，应突出管理手段的应用以及管理理念的更新。

（三）根据电子档案的管理需求，对档案管理人员的正日素质进行合理评价

基于档案管理人员对电子档案管理的重要性，在电子档案管理过程中，应根据电子档案管理的特点和需求对档案管理人员的素质进行合理评价，对不能满足惯例需求的管理人员进行相应业务培训。

五、结论

通过本文的分析可知，基于电子档案的特点以及电子档案发展的快速性，做好电子档案管理对满足档案管理需要和提高档案管理水平具有重要意义。基于这一特点，在电子档案管理过程中，要想提高管理实效性，就要从管理理念更新、优化管理模式和提高管理人员素质入手，为电子档案管理提供有力支持，保证电子档案管理效果满足实际需要，最终提高电子档案管理的整体性和实效性。

参考文献：

高效档案管理篇（9）

现代社会是追求效益的时代，就算是公益性的社会机构也要讲求效益。每一项工作的存在必有它所存在的意义，而且有的工作它的意义却在很多人的意料之外，像这样的工作，有个很好的典型就是档案工作。档案的存在意义之大就在于它可以在关键时候关乎国计民生。很多人或许认为档案很神秘，或许觉得档案的存在对自己的意义并不大，那是因为还没到需要它的时候，一旦你有求于档案，你就会觉得档案存在的必要性。高校档案馆存在于高校，是代行学校集中管理档案的机构，引入效益观念，对于推动高校档案馆工作，使其紧密围绕教学、科研、产业这一中心任务，融入社会发展的主流，创造社会主义物质文明，无疑具有非常现实的积极意义。

一、高校档案馆管理效益概述

（一）概念

所谓效益是指有效产出与投入之间的一种比例关系，是一种与负效果相对的正效果，即是有益效果。它所反映的是人们的投入与所带来效益之间的关系。而管理效益，则是说在社会团体、组织等在对其所经营对象进行管理的过程中，对本组织以及对社会所造成的有益的影响。

高校档案馆是学校档案工作者的职能部门，它担负着对全校档案工作的监督和指导工作，并对学校档案进行集中统一管理，并在全校师生利用档案的工作中担负重要职责。

高校档案馆的管理效益总的来说就是档案馆管理工作要以档案馆的总体目标为中心，使用现有的人力、物力、财力、信息、时间等档案馆资源，对其进行充分合理有效的利用，从而使档案馆的有效产出最大，即能够充分满足学校及社会各界对档案信息的需求。[1]

（二）高校档案馆的管理效益的类型

高校档案馆的管理效益具体可分为经济效益和社会效益

经济效益是指高校档案馆在进行档案馆管理工作中所产生的有益效果与资源消耗的比例。档案馆经济效益既可以以价值形式表现，又可以以信息产品的形式表现。社会效益是指高校档案馆管理工作对社会发展和文明建设所产生的客观效果与资源消耗的比例。档案馆的社会效益，表现为有助于积淀人类文明，推动科技发展，提高社会教育水平，满足人们经济、文化、生活等需要。

二、高校档案馆管理效益的影响因素

（一）管理人员

高校档案馆同其他社会组织相同，管理人员在其管理过程中起着不可替代的作用。高校档案馆的管理工作人员作为工作主体，他们所具有的素质高低直接影响着高校档案馆的管理效益的高低。所以在对高校档案馆选拔管理人员的时候，必须考虑所选人的各方面的素质，包括工作态度，知识储备以及所掌握管理技术等，从而有利于高校档案馆的管理效益的提高。

（三）高校档案

高校档案馆的管理效益主要是通过其管理对象――高校档案来实现的，所以高校档案也是影响高校档案馆管理效益的重要因素。在众多档案信息资源的门类中，高校档案由于其形成主体在社会组织机构中的特殊性和其所藏档案种类的多样性，使高校档案工作成为我国档案事业发展体系中的重要组成部分。

因为高校档案馆的运营一直都是由高校全额拨款，其管理成本与管理效益多年来始终保持平衡的水平。而如果将高校档案馆的部分资源对外公开获取，并提供社会服务的话，其管理成本与服务成本必然会大幅度提升。在不增加额外服务收费的情况下，要达到成本与效益的平衡非常困难，这也是组织高校档案走向共享的最大阻碍。[2]

三、高校档案馆在现代管理中存在的问题

（一）技术人才的短缺

为顺应时展，高校档案馆的数字化日益兴起，这种数字化工作必然会给高校档案馆的管理工作提出更高的要求。这种更高的要求首先就体现在人员配备上，因而高校档案馆的管理人员要是与现代化档案管理相匹配的高技术人才，他们不仅要具有扎实的专业知识，更要有涉猎其他各领域的渊博的知识，而且要在管理上具有现代化管理思维，更要具备现代化档案管理设备的熟练操作技能。

由于传统的观念，外界人士常误解档案工作为暮气沉沉的职业，所以很多高端技术人才会因为认为工作过于单一，高校档案馆并不受社会重视，而不愿意进入高校档案馆工作。[3]

（二）高校档案馆缺乏社会影响力

档案的作用主要是通过利用服务工作来实现的，只有档案被利用，才会实现其价值，才会被社会所认可。一方面，高校档案馆配套设施落后，申请各项经费都困难重重，造成社会化服务进展缓慢；另一方面，由于高校档案馆没有向社会提供足够的利用服务来体现自身的价值，致使其缺乏社会影响力，因而不受高校领导和社会的重视。如此循环往复，高校档案馆便陷入了发展的困局。高校档案馆只有通过降低姿态，把握开放社会民众多元化的需求，将自己建设成为服务于社区和社会的教育文化中介，尽全力提供档案服务于社会，才能吸引民众走进高校档案馆，增强高校档案馆的社会影响力，拓展档案服务正的外部性，提高高校声誉，为高校档案馆的发展壮大获取支持力量，以此来提高高校档案馆的管理效益。[4]

（三）过分考虑档案安全问题

由于受传统观念的影响，档案一旦被收集进馆，就会被束之高阁，“躲进深宅大院”，变成名副其实的“死档案”，那么这种情况下，高校档案又怎么能够为高校档案馆带来效益呢？尽管早有政策规定开放档案，但是也是由于档案案工作人员档案安全思想意识太严重，或许是开放工作实施的并不是那么及时，导致许多待开放档案日积月累，被人遗忘。这种对档案安全问题的过分在意，使得高校档案对学校、对社会的服务的实现得到限制，更严重影响了高校档案所能带来的效益。[5]。

（四）激励机制不完善

在我国高校中，衡量工作能力的标准主要是看科研项目的多少及的数量，提供服务的多寡并没有纳入高校职称及绩效工资的评定范围。高校档案馆工作人员更愿意把精力放在对升职加薪更有帮助的学术研究上，缺乏拓展档案服务的内容与方式动力，不愿主动吸引更多的查档者到高校档案馆参观、利用档案信息资源。[6]高校档案馆作为高等学校的直属单位，并不通过提供档案服务这一准公共产品来获取经济效益，而是靠高校财政拨款维持档案馆的运转。在教育文化事业单位里，高校档案馆的工资不高，但工作相对稳定，缺乏竞争机制。

四、提升高校档案馆管理效益的途径

（一）提高管理人员的综合素质[7]

档案工作是一项必须秉持认真负责，实事求是的态度才能胜任的工作。因为高校档案涉及到高校各方面工作的真实信息，档案馆工作人员无论是在基础工作还是利用服务工作过程中，都必须尊重事实，尊重历史的真实性。

作为档案馆工作人员必须具有扎实的专业知识，把知识运用到档案实际工作中，才是我们学习档案知识的目的，然后再在实际工作中总结经验，不断进行知识创新，从而更好地进行档案工作。

基于档案馆的管理效益，档案工作人员的服务效率、服务方式也很重要，以往各类档案馆包括高校档案馆在服务工作中多是处于被动状态，随着社会的变化，档案管理人员要化被动为主动，采取服务方式多元化，诸如：主动开展可开放档案展览，主动宣传档案的重要性，以其对档案利用知之甚少的人们来利用档案等等。

（二）制定合理的提升管理效益的制度

1.完善管理过程中的激励机制

制定激励机制初衷在于提高管理工作者的工作热情，从而实现管理效益的提升。它的具体内容为把高校档案馆管理人员对内或对外的服务质量作为管理人员定期考量的一个指标，这是与他们的工资，奖金等切身利益所联系的。这个机制可以通过各种方式来实现评比，比如可以在利用者利用完毕后，对其进行调查，让其对所服务质量打分或者给予客观评价；也可以建立网上评比系统，让利用者给予合理的评价等级：好评、中评、差评。

2.制定合理的有偿利用制度

目前，随着社会公众档案意识的逐步加强，高校档案馆不仅承担着为本单位工作服务，而且向社会提供利用服务日益增多，如毕业生应聘工作、出国留学、教职工继承财产等诸多事宜都需要学校档案馆出具证明材料。高校档案馆主要服务于本单位，不同于公共档案馆的无偿利用为主，而是以有偿利用为主的方式承担向社会提供利用的职责。高校的运行经费模式实行的是国家财政拨款与自筹相结合，档案工作经费只占总经费中的小部分，列人本单位的经费预算，而且投人有限，无法达到无偿面向社会提供利用。[8]

制定相应的有偿利用措施具体如下[9]：第一，设置专用的档案利用室；第二，在收费价格上，结合市场经济规律，根据档案保存年限，解决问题大小，利用对象进行收费。当然，这种收费也是服务性质的。第三，利用档案现存的设备，复印机、微机，在做好本职工作的同时，开发对外有偿服务。第四，利用现存档案，根据社会需求，编写档案信息目录、各种汇编，开发信息项目，以引起各级领导、社会对档案工作的重视，扩大服务渠道。

五、结语

在现今这个凡事讲求效益的时代，高校档案馆的管理效益的提升也应得到足够的重视，但是在追求效益的同时，要注重经济效益和社会效益的相结合，切勿单纯追求经济效益而忽视社会效益，而且，社会效益是长远的，而经济效益是当前的，要在顾全长远效益的前提下实现当前效益，这才是追求效益的正确途径。

【参考文献】

[1]张晓娟.试论档案馆管理的效益原理[J].档案，1997（06）

[2]曹勤民.从“独享”走向“共享”――论高校档案信息资源社会价值的实现路径[J].档案学通讯，2012（05）

[3][4][5]杨莉莉.高校档案馆社会化服务研究[D].上海交通大学，2013

高效档案管理篇（10）

引言

学校档案是记录学校丰功伟绩，办学经验以及学校文化思想的手段和途径，同样也是学校未来发展的依据，以及教师工作的指导，可以说，学校档案工作凝聚了广大师生的智慧与结晶。一所学校的成功，需要全体共同努力，档案作为珍贵的精神财富，强化其管理，是非常必要的。我国高等院校在这个方面取得了一定的成就，但是与实际的需求相比还远远不够，制定科学管理制度，提高管理专业素质，是必然之举。

一、规范档案管理，构建完善的档案管理工作

我国教育事业的发展，带动了各大高校之间竞争的日益激烈，而竞争反过来又会促进高校建设水平的提高，这样一来，档案内容也会越来越丰富，管理起来也更加困难，加之我国在档案管理方面相对薄弱，管理人员思想意识不高，因此，相关工作人员必须要强化管理宣传与教育，正确引导全校师生对档案管理的认识，提高管理档案管理人员的工作热情，使其能够积极进行工作，为学校档案管理事业的发展，尽一份绵薄之力。我国高校内部，采取校长负责制，因此提高学校档案管理工作，首先要从领导阶层入手，提高领导对于此项工作的重视程度以及监督管理力度，端正管理人员工作行为，要将大难管理工作做作为重点的工作纳入到高校管理中去。学校领导要将转变思想，积极推行完善管理制度的推行，从而更好地实现学校档案工作开展，为提高学校凝聚力打好基础。

二、工作效率的提高需要档案管理的数字化、现代化

除去以上所述之外，在学校建立细化的管理平台，实现档案管理的数字化，现代化，是提高其工作效率的重要途径。在阶段，计算机网络技术在我国高度普及与发展，建立信息档案管理平台不但能够有效提高其工作质量与效率，同时也能够更加符合时展需求，并能够是管理工作向着更加高效，快速，精确的方向发展。除此之外，实现档案管理信息化，还能够提高为学校节约很多人力与物力，有效降低在人力资源方面的资金投入，从而提高学校的经济收益，档案管理的数字化需要用数字化的手段借助于信息高速公路，最大限度地利用档案资源，处理、分析和管理整个档案数据库，整体解决学校档案管理过程所面临的收发、整理、查询、开发等问题，实现学校档案资源的合理开发、迅速利用、便捷查找等多方面的最佳配置。实现档案管理的数字化之后就省去这些不必要的麻烦，可以直接在计算机面前登录档案数据库，运用搜索引擎，几秒钟就可以解决以前要很长时间才能解决的问题。时间上的大大缩短使得学校办事的工作效率能够得到较大的提高。另外，在实现档案管理的数字化以前，查询档案一般都借助于纸质档案来进行查询，现在就可以从纸质档案和电子档案两方面来查询相关问题。可见，学校工作效率的提高需要档案管理的数字化。

三、加强档案管理与提高工作效率二者相得益彰、相互促进

1.在进行学校档案管理的过程中，最为重要就是信息资源的管理，由于档案管理在学校管理过程中的地位日渐凸显，因此强化管理力度，是非常必要的。学校管理与学校工作效率提高，是学校发展历程中重要的两个方面，学校管理人员需要将这两方面有机的结合在一起，使其相互促进，共同为学校的发展提供动力。同时，相关工作人员要在强化档案管理的环节中，不断开发学校信息资源，借助先进的管理工具，采用多元化的管理方法，从而更好地为学校教学以及科研工作服务。需要明确的一点是，加强学校档案管理，首先就要从认识、了解档案工作开始，只有对档案管理工作有了全面，正确的认识，才能够实现其工作质量的提高，学校还应该扩大宣传，为档案工作的顺利开展，构建更加优良的环境。

2.建立、健全学校档案的管理制度。加强学校档案的管理必须依赖一系列管理制度的健全和完善，学校要根据档案专业主管机关的规定，结合学校特点和档案管理发展状况，制定切实可行的规章制度，保证学校工作的顺利运行。

3.加强学校档案管理队伍建设。现代管理学认为，在组织资源中，人是最关键、最重要、最活跃的因素。同样，要搞好学校档案工作也必须有一支结构合理、素质精良的管理队伍。从以上三个方面加强学校档案管理的建设，能够确保为学校提供更优质的服务，提高学校整体工作效率。

4.提高学校工作效率，需要学校档案管理提供全面、迅速、便捷的资料和服务，需要学校科学有效的措施，要提高人力资源以及学校资金的使用率，同时做好档案归纳与分类也是非常重要的，工作人员在档案归纳分类之后，做好整理，为日后查询和使用资料做准备。提高学校工作效率，将档案的搜集整理以及统计编辑工作做好，才能够满足新形势下，学校对于档案管理工作的要求，同时，这些工作也面临着更多的不确定因素，如档案所占用库房空间将极大地节省，档案管理的工作量减轻，学校管理将更方便，工作效率也自然而然地得到极大的提高。

四、结束语

学校档案记载着需要发展历程以及各项成就，也能够使学校核心文化得以更好的传播和发扬。明确学校档案与学校工作效率两者的关系，强化档案管理，建立完善的工作交织网络，推进学校档案管理工作的信息化，标准化与数字化，能够合理的借鉴国外先进的技术，最大限度的发挥学校档案的功能，可以提高经济收益与社会收益的双丰收，在新的形势下，学校档案工作也必要面临着更多的挑战与机遇，在这个挑战与机遇并存的时代，从实际出发，做到具体问题，具体分析，这样才能够受到事半功倍的效果，并最终推动我国学校的管理工作效率提到一个新高度。