高校仓库管理探讨篇1

1现状及存在的问题

高校耗材一般分为材料和低值易耗品两大类。材料类耗材是指在实训课程中用于制造物品、器件、构件、机器或其他产品的那些物质，如各种金属和非金属材料、燃料、试剂、计算机耗材。低值易耗品类耗材包括低值品和易耗品两类。低值品是指凡不符合固定资产标准又不属于材料范围，并且可重复使用不易损坏的物资。如：低值仪器、仪表、工具、量具、一般器皿及其他科教器具等。易耗品指不属于材料范围且在使用过程中容易损坏的物资，如玻璃器皿、元件、零配件、劳动保护用品等。目前还有很多高校采用传统的耗材管理办法，即对耗材的出入库进行线下管理，主要是纸质登记和人工整理汇总。比如领用耗材时，由申领人员在表上填写对应的物品信息(如名称、品牌、规格、数量等)，再由资产管理员定期整理汇总和校验。传统做法存在一些问题，比如：若一次性申领物品较多，登记繁琐容易造成如漏写规格型号、品牌等信息填写不全的情况，则在清查库存时出现账物不符；流程不够严谨，入库时缺少登记汇总在账，领用时没有经过审核和汇总，管理部门和使用部门无法实时掌握库存情况；下一学年的耗材申报没有有效利用日常统计分析出的大数据信息；某些实训耗材具有易制毒、易制爆、高腐蚀性等特殊属性，使用部门未对其存放、领用及归还情况做到严格把关。

2耗材仓库管理系统

2.1框架介绍

耗材仓库管理系统实现耗材申购、采购出入库、单项耗材出入库的跟踪、退回归还、丢失和损坏、变更、日常使用情况登记，实时反映各学院的现有库存情况，通过监测耗材的品牌、进价、库存数量、领用数量及用途等信息，明确各部门实训建设方面的需求，有利于科学申报采购及分配清查。该系统包括六大功能模块：采购管理、出入库、库存管理、统计查询、基础信息、系统管理，如图所示：

2.2功能模块介绍

采购管理：包括新增、编辑、删除采购申请，打印采购计划、采购申请汇总、生成订货单，编辑、导出采购审核，终止订货单，采购查询及导出等功能。先由使用部门用户填写采购申请单(如图2)，再由其分管领导对全部用户的申请进行有选择地汇总，审核完后生成采购计划(如图3)，再提交给管理部门审核，审核完毕生成订货单(如图4)。管理部门可按照不同维度进行采购查询，如以每个使用部门为单位或以物品分类为单位进行查询。出入库管理：包括采购入库、采购退货、领用申请、领用退回，临时入库，入库审批、退货审批、出库审批、退回审批、月结处理等功能。学校统一采购完毕分发给各学院等使用部门，由各使用部门对耗材进行入库(如图5)、领用申请(如图6)及退回的操作，在领用的时候系统会自动与库存数据库进行对接校验。采购入库、领用申请、领用出库等的单据都可导出下载打印，方便使用部门的存档。管理部门可实时监控使用部门耗材物品的状态如是否已入库、出库、领用、退回等。库存管理：包括库存信息、仓库报损、库存盘点、盘盈管理、盘亏管理、报损审批、盘点审批等功能。管理部门和使用部门可对仓库中物品库存情况进行实时查看和盘点，系统自动对盘点结果进行判断，并作盘盈盘亏记录。统计查询:包括采购查询、领用查询、统计分析等功能。使用部门和管理部门可对耗材的采购、领用等操作进行不同维度的查询和统计分析。基础信息模块：包括物品信息的导入、新增、编辑、删除，对供应商的创建、启用和禁用，对仓库的维护等功能。每个部门可根据实际情况新增和修改耗材的存放仓库、物品分类、供应商等信息。系统管理模块：主要是管理部门负责此模块，包括机构、部门及其用户、角色的维护、导入、导出、授权、启用和禁用，系统设置等功能。系统管理员可分类设置角色及用户的权限，对耗材物品的状态进行实时监控。

3结束语

目前本校2017-2018年采购完毕的耗材已陆续达到各学院，负责人员已在耗材仓库管理系统上采取入库及审批的方式入账到各学院库存。使用部门和管理部门利用该系统实时监测耗材的库存情况及领用情况，为耗材的网上申报、采购及后期的分发、清查、审计提供有力依据，提高耗材物品的资源利用率。总之，利用耗材仓库管理系统方法比传统方法更科学规范，对实训室建设及使用管理的效率有明显提高，从而增加本校在高职院校中的竞争力。

作者:付睿 单位:武汉软件工程职业学院

高校仓库管理探讨篇2

随着教育信息化的不断深入，高校在教学科研工作中积累了大量的教学档案，这些教学档案主要包括高校在教学活动中所形成的有保存价值的文字、图表、照片、影像等不同媒介的电子文档资料。目前，高校的档案馆对于人事、财务、党政文件等传统档案的管理较为规范，高校档案管理人员定期地接收各个部门报送的档案，进行归档、建档、存档，并通过信息平台实现档案的调阅查询服务。然而，高校日常工作中活跃度最高的教学档案资料的管理工作却一直困扰着档案管理人员。

一、高校教学档案特点

高校内部使用的教学档案种类多、范围广，教学档案从业务类别上可分为教学管理、学科建设、师资建设、实践教学教改及学籍管理等多种教学档案；从档案自身的媒介类型可分为文字、图表、图像、多媒体等文件格式类型。高校教学文档的类别多、文件媒介格式复杂给学校的档案管理工作造成了巨大压力；其次，高校的教学档案贯穿于学校的整个教学、科研等各项活动，高校教学档案在日常管理过程中涉及的业务处室和用户较多。高校内的人员调动、工作交接和处室合并也给教学档案的管理带来了很大困难；再次，高校教学档案区别于传统的档案文件，传统的档案文件一经存档通常不会再有改动与更新，而高校教学档案无论从内容还是文件格式都会因学校教学、科研的变化而须修订更新，这也为档案管理提出了新课题。最后，高校教学档案的利用率远高于传统的人事、财务档案，教学档案在存档过程中应教师、辅导员甚至学生用户的需要调取、查阅的频率非常高，而传统的档案管理无法较好地实现对整个高校教学档案信息的数据共享。

二、高校教学档案的管理现状

高校的教学档案管理现状主要有如下特点：（1）教学档案在管理过程中较为分散。高校的教学工作除教务处外，还有学生管理部门、教学督评部门、各二级教学单位共同协同参与完成，很多教学管理部门出于教学工作的需要，制作了大量的教学文档模板，并要求教师按照本部门的规定使用教学文档，由于教学单位制作的教学文档格式不统一，文档类型不规范，给学校教学档案信息的规范化、标准化带来了困难；（2）高校的教学档案在教学改革与教学实践过程中，需要经常性的修订改动，而档案管理工作则要求档案资料一经建档后，则轻易不能改动，因此，传统的档案管理信息技术很难符合高校教学档案的管理模式；（3）高校的教学档案种类繁多，教学档案包括大量卡片、表格、图片、录像、多媒体课件等非结构化的电子文档，这些非结构化电子文档的使用通常会受到计算机硬件参数、系统运行环境等因素制约，常规的档案管理信息系统通常以附件形式接收存储非结构化的电子档案文件，对电子档案的使用说明依靠用户手动编制，因此，这类教学文档虽能归集建档，但在档案获取调阅阶段会出现文件使用说明介绍不详细、文件打不开、文件找不到运行环境等现象，使得整个教学档案资源的利用率大打折扣。

三、系统技术方案论证

目前，针对于高校教学档案信息管理的技术方案主要有如下三种解决途径：（1）创建覆盖全校档案工作的理信息系统。此方案通过借助学校数字化校园平台的数据共享机制，将学校教学、科研类档案都并入到一个全新的信息系统之中，实现信息的统一管理。基于全校范围的档案管理信息系统在技术上受制于学校的数字化环境和信息化水平；开发校级的档案管理系统设计周期长、研发成本高，同时还要摒弃已有的信息系统，重复性的建设会造成人力、财力资源的严重浪费。因此，该方案经济可行性和技术可行性较差。（2）利用软件数据中间件技术归集学校教学文档资源。通过数据中间件搜寻学校各个信息系统中的教学文档资源，并将这些教学档案通过校园网传输到目标服务器，由于该方案往往缺少顶层设计，导致整个系统没有统一的信息管理机制，教学文档采集汇总后无法较好地实现建档归档，使得后续的教学档案的调阅、查询等信息服务大打折扣。（3）利用数据仓库与云存储技术综合管理教学文档。该方案拟通过在全校范围内部署一个云存储空间，在云存储空间上逻辑地划出私有云与公共云存储两部分，私有云存储统一分配给参与教学档案管理的终端用户，用户通过私有云管理维护自己的教学档案，公共云会定期访问用户的私有云空间，实现数据的同步更新。公共云上的数据可为数据仓库提供规范标准的数据源，数据仓库根据档案管理的需要，建立档案信息元数据，抽取清洗转换它所需要的档案信息，并将处理后的信息加载至数据仓库中，从而完成整个教学档案信息的归档建档工作。该方案采用先进的云技术与数据仓库技术，能够满足高校教学档案管理的实际需要，具有较高的技术可行性和经济可行性。

四、数据仓库与云存储技术特色

数据仓库是一个面向主题、集成的、相对稳定的数据集合。1.数据仓库的技术特征有如下几方面（1）数据仓库中的数据可按照一定的主题域进行组织；（2）数据仓库是集成的，所需数据从原来的数据中抽取来，进行加工与集成之后才能进入数据仓库；（3）数据仓库是相对稳定的，数据仓库所涉及的操作主要用来完成数据的统计分析与查询。高校教学档案的信息管理可充分利用数据仓库的这些技术特征，依照教学资源的主题重新组织构建数据，以满足高校用户对教学档案资源的多维统计分析与数据挖掘的业务需求。云存储是将储存资源放到网络上供用户存取的一种技术方案。用户可在任何时间、任何地方，透过任何连网的装置方便地存取数据。2.云存储的技术优势主要体现在有如下几方面（1）存储管理实现自动化和智能化，即所有存储资源被整合到一起，客户看到的只是单一存储空间；（2）提高了存储效率，通过虚拟化技术解决了存储空间的浪费，通过自动分配数据，提高了存储空间的利用率，具有负载均衡故障冗余等特点；（3）云存储实现了规模效应和弹性扩展，降低运营成本，避免资源浪费。云存储技术允许用户利用私有的云空间独立管理维护数据信息，解决了高校教学档案管理分散、类型复杂、内容修订频繁等现实问题。

五、系统的组织架构

基于数据仓库与云存储的档案管理信息系统具备多层的体系架构，如图所示。即分别为档案数据采集层、档案数据处理层、档案数据应用层。其中档案数据采集层主要包括了私有云与公共云两个云计算模块，用户可以管理维护私有云中的教学档案，公有云对各个私有云存储空间进行扫描，将私有云内的文件同步到公有云存储内，公有云同时还搜集校内与教学档案相关的各个信息系统的数据源；档案数据处理层主要由数据仓库来完成，数据仓库通过对档案数据采集层所采集到的数据进行抽取、转换与加载，并根据高校教学档案管理的特点增加维表和度量，以满足用户对档案信息的数据挖掘和多维统计查询的功能需求；档案数据应用层：该层主要涵盖了教学档案信息的查询、数据挖掘、档案信息推送、档案信息共享等多项信息应用，通过对上一层数据仓库的数据访问，档案数据应用层可以得到一个具有多维信息特征的档案数据模型，通过这个多维档案数据模型，可以拓展衍生很多重要的档案信息服务。

六、系统在教学档案管理的优势

基于数据仓库与云存储技术构建的高校教学档案信息系统与以往的档案信息管理手段相比主要有如下几方面的优势和特征：（1）方便了用户操作，降低了信息管理门槛；（2）档案信息存放在云端，便于档案管理，工作交接、科室合并、设备更新都不影响到档案管理；（3）利用数据仓库技术构建的档案信息模型，便于后续情报分析与统计，利于数据挖掘与知识发现；（4）将学校内部与教学档案有关联的信息系统集成整合，实现了教学档案的信息共享，尤其是具有复杂格式类型的教学档案，用户可直接从云端服务器实现文件调阅，大大提高了教学档案的信息利用率。

七、技术展望

云存储与数据仓库技术的应用彻底解决了以往高校在教学档案信息管理当中的技术瓶颈；云计算与云储存能够允许用户利用手机、平板电脑等多种数字终端透过云端访问档案信息，给用户带来了良好的使用体验；数据仓库技术的应用拓展了档案信息管理的功能和服务，将档案管理工作由过去被动的信息管理转变为主动的信息服务；可见，随着信息技术地不断发展和高校数字校园建设的日趋成熟，将会有越来越多的信息技术运用到高校的档案管理工作之中。

作者:陈锋 单位:辽宁医学院

高校仓库管理探讨篇3

当今信息时代，快速地收集信息，有效地管理信息已经越来越重要。传统的管理方式不仅浪费人力、物力、时间，而且也不能适应社会快速发展的需要。充分利用现代化的技术手段，使信息快速、有效地被记录并为人们所用，是信息时展的必然要求，对于高校，特别是科研和实验教学中使用化学药品的院校，实现危险品仓库数字化管理，严格控制危险品的出入数量，统计用户的需求，是信息技术发展的必然趋势[1-5]。目前，部分高校的危险品仓库管理仍然停留在人工记录管理阶段，极大的阻碍了工作效率的提升。此外，最近社会上广泛热议的“复旦学生投毒案”，更加把高校危险品仓库的管理推上了风口浪尖，为了避免此类事件的发生，更加严格的控制危险品购买与学生领用数量，对高校科研实验过程中用到的危险品的管理也提出了更高的要求，因此，为了改变以往人工管理低效的工作现状，针对高校危险品仓库信息化管理进行了研究和探讨。通过开发相关系统，实现了危险品仓库的信息化、数字化管理。虽然，目前市面上已有一些仓库管理系统，但是针对危险品仓库的相对较少，并且如果购买还需要企业根据各单位的实际情况将系统进行扩容和升级，需要很大一笔费用。因此，通过自主研发，根据高校自身需要开发完成的危险品仓库管理系统，一方面节约了开支，另一方面使得危险品仓库的管理实现了信息化、数字化管理，减少工作人员的数量，同时极大地提高库存管理的效率，有利于形成科学化、正规化的管理，亦顺应高校改革潮流。本文将采用VisualBasic（VB）[6-11]作为仓库管理系统的开发平台，实现危险品仓库管理系统的开发，由于VB本身具有很好的开放性，易于进行功能扩展，因此，工作成果也具有很好的开放性，可以针对不同单位的特殊要求，快速的进行功能扩充，满足在其它管理方面的需求。

1危险品管理系统中的查询方法

目前的高校危险品仓库管理方式多以手动表格处理为主，对物品信息进行逐项核查,确认无误后，将其记录到相应的入库表、库存表和出库表中，数据记录信息都存储在Excel文档中，数据处理效率低，操作不方便。特别是，由于化学药品不能大量存放，而科研工作对化学品的需求相对较大，所以危险品仓库中的日常工作中各种试剂的领取比较频繁，给仓库管理老师的工作增加了巨大难度和压力。虽然目前市面上已有一些功能强大的仓库管理系统，然而，它们多是针对工业生产中的每个场景进行设计的，存在一些不利之处，如：（1）内容大而繁琐，并经常出现不可知的问题；另外对一些特殊产品的仓库管理使用效果不佳；（2）不能对不同单位的特殊需求进行针对性的开发应用；（3）目前市面上的大部分仓库管理系统中（如用友软件中的仓库模块），某一种物品必须使用一个特定序列号来表示，这样当每次入/出库药品时候，需要记住和核对所入物品的序列号，尤其是在仓库品种、规格众多的情况下，即繁琐造成时间的浪费也容易出错；（4）我们通过对使用者这些系统的的使用情况进行调查发现，人们对现用的仓库软件评价并不高。本危险品仓库管理系统在程序设计过程中使用了一种快速、准确的查询方法[12]，在数据查找方面进行了改进，类似于目前常用的搜索引擎，可以通过物品名称直接排序，并可以通过输入关键词在已有库存中进行模糊查找，如：输入“无水”，可在库存中找到“无水硫酸钠”、“无水硫酸镁”等所有包含“无水”字样的物品，此外，对仓库中同一物品的不同规格亦可以实现快速查找，如输入“注射器”即可查找到“5ml、10ml、50ml”等库中所有规格的注射器。并且在仓库中查找用时很短，速度非常之快。对于上万的数据只需要不到0.003s即可完成。这在很大程度上归因于在管理系统的设计中，使用了“交集”的的程序设计思路[12]。通过对字符组不断求交集的方式，实现快速查询功能。利用该查询方法开发完成的危险品仓库的信息化管理系统,实现了集多种功能于一体的管理平台。在Microsoftofficeexcel平台上采用VisualBasic语言开发完成了一种高校危险品仓库管理系统，以Excel表作为数据库储存器，对数据信息小于10万条的有效。它的具体内容为：首先，在仓库管理系统的数据库中添加全部危险品数据信息，同时可随时更新危险品数据信息，在使用中可输入查询内容的关键字或整个字符内容，通过查询方法得到想要的查询内容或相类似的查询内容的过程。并实现仓库管理的其他功能要求。在程序设计中采用了该查询方法，使得在数据库中查询数据的速度和准确度方面上实现了提升。该方法的详细内容见专利权利要求书[12]，其主要优点表现在：（1）在不断缩小搜寻范围的同时，并把与查询内容相关的内容也放在下次搜寻的范围中，这样就可以做到不漏项，不缺项，直到把与它相关的内容全部搜寻出来；（2）把最接近答案的内容放在最前边，依次是与查询内容相关的内容，这样便于查找者观察和选用；（3）在查找的同时会把数据库中的相同项进行合并整理，便于以后的查找；（4）最终实现快速、准确地得到查询结果。

2危险品管理系统的功能

利用“交集”的程序设计思路,基于VisualBasic平台，设计完成的危险品仓库管理系统主要有药品入库、药品出库、修改，删除出入库数量、生成打印报表，药品库单等功能组成。其主要功能包括：1）实现危险品仓库进/出库管理；2）危险品仓库各种报表的生成（日、月、年、任意时段的报表生成）；3）根据需要快速输出各课题组领用品种、数量、时间及其领用人等信息；4）快速准确查询功能，迅速在危险品仓库中检索所需物品；5）添加，修改，删除出入库记录；6）对仓库的盘点和抽点；7）对仓库产品数量的报警和提示；8）快速导出到相应的文件夹、打印所需统计结果等。该危险品管理系统主要包括危险品仓储管理模块和用户管理模块。危险品仓储管理模块是危险品管理系统的重点，包括危险品管理、仓库信息查询、数据报表生成等。其中，危险品管理可实现：入库管理、出库管理、退库管理等；仓库信息查询可实现：模糊查询、精确查询及其出入库记录等；数据报表可实现：任意时段、任意用户的危险品领用、退库记录及其领用数据查询，亦可实现库存数据量汇总，快速生成年、月、日报表等。用户管理模块包括添加、删除用户等功能。系统管理员可以根据需要删除和添加新的用户，管理员只有通过密码确认后，方可进入危险品仓储管理系统和人员管理系统进行操作。

3结束语

一种高校危险品仓库管理系统，采用VisualBasic作为仓库管理系统的开发平台，最大的优势在于，在程序设计中的查询方法上实现了提升，采取“交集”的设计思路[12]，通过对字符组不断求交集的方式，实现快速查询功能；高校危险品仓库管理系统中采用了“交集”的查找思路，大大提高了在库存中存货的查询速度，尤其是在处理数量庞大的出入库条目时，显示出了极快的响应速度；此外，较之商业版的仓库管理软件本软件，采用VB开发，具有很好的开放性，可以进行功能快速扩展；无版权限制；界面简单容易使用，无需培训；对系统进行适当修改，可扩展到特殊领域的仓库管理需求。经过一段时间的开发实践，基于“交集”的程序设计思路设计完成的危险品仓库管理系统的基本功能已经实现。管理人员可以通过该系统实现化学药品的日常出入库管理，方便地进行日常药品数量与领用情况的查询与统计，快速地对领用药品用户的情况进行提取。极大地提高了危险品管理的效率和准确度。该系统操作界面简单,容易上手，通过该管理系统的使用可使危险品仓库实现数字化管理，实现快速检索、提高可靠性、处理的信息量大，减少工作人员的数量,极大地提高库存管理的效率,有利于形成科学化、正规化的管理。

作者:王锦 周舟 李兴鳌 单位:南京邮电大学