石油科研机构作为石油公司的重要组成部分，其企业特点有别于一般生产经营单位，具有“技术为主、管理为辅”的特点。在此基础上成立的合同管理部门通常以服务科研定位，具有采办和市场兼具的职能，从而带来了合同费用管理需要兼顾收入合同和支出合同的特点。随着科研机构相互间开展研究合作的增多，一家科研机构牵头，多家科研机构合作开展研究的背景下，产生了类似于合同分包的合同模式，这带来了如何保障企业账务收支平衡、避免收入和成本不匹配造成利润波动过大、防范税务风险和合同违约风险的需求。合同费用集中管理模式的搭建，就是以“收支匹配”为目标，建立从合同签订前的利润预测和采办计划开始，以合同签订为管理实际介入时点，到所有合同履行完毕，以项目为管理单位进行的合同收款和合同付款的全生命周期费用管理。

一、合同费用集中管理模式的内涵

（一）全面集中管理

相较于以合同为管理单位的分散管理模式，合同费用集中管理模式强调以项目为管理单位的集中管理。将收入合同和相关的支出合同联系起来，通过全面集中管理，充分发挥信息集中的优势，建立合同费用控制表，全面掌握外委合同预算、合同金额、付款里程碑点、合同进度、以及付款情况等；全面掌握收入合同金额、收款里程碑点、合同进度、以及收款情况等。在此基础上，及时掌握收款及时率和付款及时率，提早发现费用风险，提出有效防范措施。

（二）月度反馈机制

通过月报的形式，有效掌握了所有在运行合同的完工进度情况。在此基础上，月度更新完善在运行合同费用控制表，通过对于收付款里程碑点的对比，及时发现收款不及时和付款不及时的情况，将相关信息及时反馈业务单位，形成合同费用控制月度反馈机制，有效监督收款及时率和付款及时率，督促业务单位关注合同费用执行情况，协助开展相关收付款工作。月度反馈机制的建立，保障了合同费用集中管理模式的及时性和有效性，也为业务单位及时掌握项目信息提供了窗口。

（三）双向监督机制

月度反馈机制的建立，同时形成了业务单位与合同管理部门之间的双向监督机制。业务单位作为预算执行责任部门，对于合同费用有动力督促其及时执行；合同管理部门为避免收款和付款不及时造成的税务和合同违约风险，也对合同费用执行有监督的动力。合同管理部门监督业务单位及时提供项目最新进度情况，协助提供收付款相关支持材料；业务单位掌握收付款信息，督促合同管理部门及时完成合同收付款。双向监督有效保障了合同执行率与付款比例的匹配，同时也为收入合同的及时收款提供了保障。

二、合同费用集中管理模式的主要做法

（一）建立合同费用控制表

合同费用控制表，是合同费用集中管理的中枢，按照项目归类，体现收入合同和相应支出合同的勾稽关系，全面反映收入合同的签约金额、合同签订日期、预计完工日期、收款里程碑点、合同完工进度以及收款情况等；全面反映与收入合同相对应的支出合同的预算金额、签约金额、付款里程碑点、合同完工进度以及付款情况等。通过上述信息的掌握，可以从以下几个方面进行分析、控制。1.收入合同与支出合同的完工进度匹配度根据项目特点和实际工作情况的不同，主要存在三种情况。一是收入合同进度快于支出合同完工的进度。这种情况的发生主要发生在石油科研机构承担大部分工作，分包合同只承担少部分辅助工作的情况。从利润的角度来说，这类收入合同风险不大，只要保证合同收付款的正常进行，就能保证利润的正常获取。二是收入合同进度慢于支出合同完工的进度。这种情况多发生在石油科研机构不具备某些客观条件，从而进行分包，并且在收入合同中所占的分包比例也比较高。这类项目是在合同费用集中管理中关注的重点，因为它可能带来两部分的风险。首先是合同违约的法律风险。按照大多数石油科研机构专款专用的财务管理制度，简单来说，必须收入合同相关款项收回后，才能进行外委合同相关费用的支付。而按照上述情况，可能就存在外委合同已经执行完毕，但是收入合同因为完工比例未达到业主方要求尚未收回款项无法支付的情况，从而造成合同违约的法律风险。要解决上述问题主要有两个方案，一是进行资金垫付，二是收入合同预收款。这就要求在合同费用集中管理中，在发现收入合同进度慢于支出合同完工进度的时候，对收款的及时性要高度关注，查阅收款里程碑点与收入合同进度的关系，警示业务单位项目组，将外委合同无法及时付款的违约风险防范于未然。然后是利润波动过大的税务风险。企业所得税是按照企业的利润额纳税，上述情况可能造成在某段时间账面亏损，导致利润波动过大，反应到税务方面，就会出现纳税额波动的情况。合同费用集中管理的另一个管理目标就是保障利润平稳，避免利润波动过大的税务风险。三是收入合同进度与支出合同完工进度相匹配。这是最理想的状况，也是合同费用集中管理想达到的管理目标。2.收入合同的完工进度和收款里程碑点的匹配度通过合同费用控制表，可以及时掌握收入合同的完工进度，结合收款情况，可以及时发现目前收入合同收款及时度，便于收付款管理岗及时启动收款申请程序。3.支出合同的完工进度和付款里程碑点的匹配度通过合同费用控制表，可以及时掌握支出合同的完工进度，结合付款情况，可以及时发现目前支出合同付款及时度，便于收付款管理岗及时监督付款情况，督促款项的及时支付。合同费用控制表在合同签约完毕后对合同信息归口管理，建立实时更新的在运行合同台账。以最终签约合同内容为准，保证合同信息的准确有效，为后续收付款集中管理打好基础。

（二）完工进度月度更新

合同费用控制表建立完毕后，保证其中信息的准确性和及时性就成了最重要的内容。合同费用集中管理要求收入合同和支出合同完工进度月度报送，保障了合同费用控制表的信息准确性和及时性。

（三）收付款集中管理

合同管理部门全面负责收入合同和支出合同收付款的集中管理，负责所有收入合同的发票开具、寄送和管理等工作，负责所有支出合同的发票处理、完工进度录入、材料准备、支付审查和管理等工作，这样就保障了收付款信息的及时掌握和更新。

（四）建立月度反馈机制

从上述描述中可以看出，围绕合同费用控制表，通过完工进度月度更新、收款集中管理和付款集中管理，保证了合同费用控制表信息的准确性和有效性。在完成这一步加工工作的基础上，向财务管理部和业务单位反馈信息，形成合同费用集中管理的月度反馈机制。对于业务单位，针对收入合同与支出合同完工进度不匹配的情况进行警示，将发现的问题及时反馈给项目组，督促其关注完工进度的匹配情况，并及时协助合同管理部门完成相关的收付款工作。对于财务管理部，及时反馈收入合同开票情况，便于财务管理部对于收入合同的回款进行管理。同时，财务管理部将月度应收账款情况反馈给合同管理部门，便于合同管理部门对于收入合同回款的催收和督促。

（五）建立双向监督机制

月度反馈机制的建立，同时形成了合同管理部门与业务单位之间的双向监督机制，以及合同管理部门与财务管理部之间的双向监督机制。业务单位作为预算责任单位，有动力监督支出合同的费用执行情况，从而监督合同管理部门及时完成合同款项的支付；合同管理部门有动力避免合同的违约风险和税务风险，从而监督业务单位及时推荐合同执行进度，完成合同收付款工作，保障完工进度以及款项收支的平衡。财务管理部作为收支款项的责任单位，掌握款项收支的最直接信息，有动力督促合同管理部门及时对款项进行催收；合同管理部门为避免合同违约风险，帮助财务管理部防范税务风险，同样有动力督促财务管理部及时反馈应收账款信息，及时开具发票收回款项。

三、合同费用集中管理模式的实施效果

（一）提高合同收付款及时率

以笔者所在原单位从2012年开始实施合同费用集中管理模式后的数据为例，在合同费用集中管理下，通过双向监督机制的有效运行，同时提高了收入合同的收款及时率和支出合同的付款及时率。付款及时率方面，统计事业单位类供应商2012~2016年验收后款项是否及时支付的数据，及时支付率分别为60%、58.3%、62.5%、73.3%、77.8%，五年付款及时率提高了17.8%。收款及时率方面，排除关联公司对账发票开具的数据影响，统计2012年1~11月收款分布，2012~2016年实收款项笔数占应收款项笔数占比，分别为74.7%、63.7%、66%、49%、62.8%。因业主费用执行按年度执行，会出现项目年底集中收款的现象，上述数据体现出，通过合同费用集中管理，促使实际收款时间合理分布在全年，侧面反映出收款及时率的提高，有效减轻了年底“翘尾”、集中收款的情况。

（二）保障项目收支平衡，防范合同违约风险

这里的合同违约风险主要指由于收入合同收入不足，造成支出合同无法及时按合同约定如期支付的违约风险。通过合同费用集中管理，在完工量进度月度更新和付款收款信息实时更新的基础上，月度反馈机制对于收入合同与支出合同完工量不匹配的警示反馈，保证了信息的有效流动。再通过双向监督机制，合力推动项目收支平衡，有效达到防范合同违约风险的目的。

（三）保障利润的真实反映，避免利润过度波动

笔者所在原单位合同成本确认是以项目组上报的月度完工进度为依据，合同管理部门录入ERP系统作为起点；收入的确认是以收款发票开具为依据。通过合同费用集中管理，保障项目完工情况的真实反映，收付款的及时办理，有效保障了利润的真实反映。在双向监督机制的保障下，业务单位和合同管理部门合力推进项目收支平衡，避免了利润的过度波动，从而避免了利润过度波动带来的相关税务风险。根据2007~2016年的利润总额数据，将其分为2007~2011年和2012~2016年两组，用标准差来反映其离散程度，2007~2016年十年利润总额标准差为5618万元，2007~2011年前五年利润总额标准差为5129万元，2012~2016年近五年利润总额的标准差为4643万元。反映出近五年利润波动程度有效降低。

（四）为广大科研人员减压

在合同费用集中管理模式下，所有收入合同和支出合同的费用控制、收付款申请和流程办理均由合同管理部门统一完成，广大科研人员不需要为合同费用管理而在内外部沟通、材料准备、审批文件流转等繁琐事务投入大量的精力，很好地实现了为科研人员减压，为科研人员营造了轻松的科研工作氛围，使广大科研人员的智力发挥出了更大的价值。

参考文献：

[1]滕遂林,全面控制在服务采购中的应用分析[J].现代商贸工业,2013(09).

[2]滕遂林,石油科研单位加强采购管理标准化的措施[J].石油工业技术监督,2013(06).

作者:朱泽橙 单位:中海石油（中国）有限公司