档案分类与管理篇（1）

当家庭之舟开始在生活的海洋中扬帆远航之时，真实记录和反映家庭生活历史与家庭文化的家庭档案也就相伴而生。本文就家庭档案管理具有重要的意义和整理保管谈谈粗浅看法。

一、家庭档案管理的作用和意义

1、家庭档案是社会档案财富的组成部份

作为社会“细胞”的家庭，它所形成的档案，不仅较全地记载了一个家庭的社会实践和家庭事务活动情况，而且也较真实地反映了整个社会局部地区的历史面貌。这种微观档案，是研究本地区的历史状况，制定本地区的社会经济发展规划、编写地方史志等难得的素材。乡镇企业家、私营企业主以及广大社会个体的家庭档案，可以作为研究、对比城乡经济发展状况、社会风貌的典型资料。

2、家庭档案是处理纠纷的重要依据

俗话说“清官难断家务事”。原因之一就是因为在家庭纠纷中，当事者多为“口说空话”，拿不出白纸黑字的真凭实据来。譬如，在现实生活中，兄弟分家多年后又为家庭财产分配问题发生纠纷，有的口角不止，有的引讼。假如我们重视了家庭档案的建设，兄弟分别把分家时的财产分配清单保存下来，那就不致于会发生上述纠纷了，即使发生了纠纷，也不会使“清官”再为难了。

3、家庭档案是家庭日常生活的助手

随着社会生产和科学技术的飞速发展，人们的生活水平不断提高，各种电器已经普及各个家庭，成为大家生活的伴侣。为了日后正确使用和维护这些家电，就需要把有关的图纸、使用说明书、保修单等归档保存起来，否则，一旦出现什么故障会给家庭生活带来许多不便，以致造成一定的损失。

4、休闲文化的一个重要组成部份

利用家史、自传、回忆录和家庭过去与现在的变化情况，可以对家庭成员，尤其是对子女进行教育。节假日或其他空余时间，浏览一下家庭中的日记、作品、影集，也能陶冶情操，得到一种精神上的放松与休闲。家庭档案真实地记录了长辈们在家庭事务和社会实践活动中的一些经历，即使他们与世长辞了，晚辈们还可以看到他们的照片和手迹，听到他们的声音，真可谓“音容宛在”。

二、家庭档案的分类整理与保管

（一）家庭档案的收集

1、财产档案――理财、投资的好助手。包括家庭收入、支出账目，存单、股票等各类投资交易证卡，有价证券、工资条、水电费支出记录、保险凭据、借条、合同契约、贵重物品清单和发票等。

2、证件档案――一旦遗失麻烦多。包括房产证、土地证、出生证、学生证、毕业证、学位证、工作证、结婚证、身份证、户口簿、借书证、职称资格证书、聘书、独生子女证和技术资格等级证书等。

3、说明书档案――使用、维修不用愁。包括各种家用电器、车辆、防盗门、家具的说明书、保修卡、维修单、电路图和维修地点、联系电话等。

4、音像档案――逝去的点滴成为永久的记忆。包括家庭成员各个时期的照片，结婚、寿庆、旅游观光、聚会娱乐等活动形成的录音（录像）带、光盘、软盘等。

5、保健档案――创造幸福生活的基础。包括婴儿出生、保健材料：家庭成员病历、诊断书、医疗保健卡、B超、x光、cT等检查结果及片子，心脑电图、化验单、体检表、血型报告、住院记录、疫苗接种和药物过敏记录、家庭成员意外伤害记录及医院处方、饮食禁忌等。

6、交友联谊档案――亲情友谊连结的纽带。包括亲朋好友的住址、电话号码，老师、同事、同学名录、来往书信、贺卡、明信片等。

7、个人履历档案――记录下人生道路的坚实步伐。包括家庭成员的生日、结婚纪念日及入学、入团、入党、应聘、升职、乔迁的日期，自传、简历、日记，奖状、奖牌、奖章，各种考试的成绩单。

8、荣誉档案――熠熠如生、催人奋进。包括各种荣誉证书、获奖证明、奖状、奖牌、奖章、奖杯等。

9、珍藏品档案――陶冶情操、修身养性的载体。包括家庭成员个人爱好、收藏，如：书法、书画作品、学术论文、专著、在各类报刊发表的文章及作品，名人好友题字题词；古玩、家谱、票证等物品；邮票及封片等邮品，各类艺术品收藏，书报刊物收藏等等。

10、旅游档案――开阔视野、愉悦身心。旅游景点门票、导游图、旅行线路图、宾馆介绍、登程返程车票机票、游览日记等。

三、家庭档案的整理与保管

1、家庭档案的整理

档案分类与管理篇（2）

从个人信息保护的角度而言，与以传统隐私权保护为基点的隐私权保护机制不同，现代隐私权在权利配置上，要求按照个人信息处理的不同阶段进行权利增设与重置，在保护机制上，要求建立个人信息保护所要求的公共监管机制[4]。在目前，我国隐私权保护法制无法完成现代隐私权，特别是个人信息保护所需要的保护架构。

笔者认为，在分析人事档案制度中，OECD所提出的八项著名指导原则（汇集限制原则、资料内容正确性原则、目的明确化原则、利用限制原则、安全保护原则、公开原则、个人参与原则、责任原则[5]），既可以作为制度分析的工具，也可以作为制度改革的借鉴。本文以我国司法实践中关于人事档案管理侵权的判决文书为基础，结合上述指导原则，以类型化的方式，分析我国司法实践的现状，为人事档案制度改革奠定必要的实证基础。

二、经验材料

在我国有关人事档案管理侵权纠纷的司法实践中，可以将有关的纠纷归纳为以下几个类型：

（一）人事档案因记载不完全导致的侵权责任

该类侵权责任，主要发生于用人单位在档案信息收集与档案材料制作中因所记载的事项不完全的情形中，体现为应当记载的而没有记载，还包括记载错误等其他情形。

在“某制药厂与李某财产损害赔偿纠纷上诉案”[6]中，法院认为：“本案中,李某的《企业职工档案》中只记载了李某自1986年到新疆维吾尔自治区商运司参加工作、工资审批及退休的一些情况,对1985年以前李某参加工作及调动工作的情况均未记载,致使李某1985年之前参加工作的工龄无法认定,故制药厂应对其记载档案不全承担一定的民事责任”。在该案中，法院是把该类侵权纠纷作为财产损害赔偿纠纷，而非作为人格权侵权纠纷予以处理的，而且在判决处理上，也没有给予受害人以任何物质性或者精神性的损害赔偿，而是判决加害人承担补建相应的人事档案的责任。

在“韩某与某公司财产损害赔偿纠纷上诉案”[7]中，法院也认为：“某公司作为代为保管韩某人事档案的单位理应对韩某的相关人事档案信息妥善保管，某公司提供的《企业职工档案》只记载了韩某1985年开始工资套改及退休情况，对1985年之前韩某参加工作的情况均未记载，且某公司对韩某1978年参加工作认可，故对韩某要求某公司赔偿其工资损失的诉讼请求，本院予以支持”。

在“吴耀荣诉广州鹰金钱企业集团公司劳动合同纠纷案”[8]中，法院确认：“由于原告档案没有反映原告辞职的有关情况记载，在这阶段的职工花名册也丢失，以致社会保障局无法取得能够证明原告工作经历的原始资料，造成原告无法享受视同缴费26年1个月年限的养老待遇，并因此无法享受视同养老保险缴费年限满25年由政府专项资金全额资助缴纳过渡性基本医疗保险费，责任在于广州市穗光食品厂”。

本部分所研究的后两个案件判决的重要意义在于，对因人事档案记载不全而给当事人造成的物质损害（工资损失、过渡性基本医疗保险费损失等）给予了赔偿，并没有给予档案关系人以精神损害赔偿。

（二）人事档案因保管不善遗失导致的侵权责任

该类侵权案件，可能发生在公共性档案保管机构（国家机关、事业单位等所属的档案部门）与档案关系人之间，也可能发生在商业性档案保管机构（企业、职业介绍服务中心、职业介绍所等）与档案关系人之间，是一种比较多发的人事档案侵权纠纷类型，而且在是否具有可诉性的问题上，司法机关对行政部门所保管的人事档案遗失与企业、事业单位所保管的人事档案遗失，具有二元化的倾向。司法实践往往对前者持不具有可诉性的立场[9]，而对后者持具有可诉性的立场[10]。

值得注意的是，该类民事案件在纠纷定性上比较复杂，主要是被作为侵权案件予以处理的，且主要赔偿的是当事人的经济损失，但在少数案件中对当事人的精神损害给予了赔偿[11]。只有在双方当事人之间有明确的档案保管约定的情况下，才可能是被作为违约案件予以处理的。

在“刘岩与北京市朝阳区职业介绍服务中心保管合同纠纷上诉案”[12]中，终审法院认为：“职业介绍中心作为保管人没有履行合同的义务将刘岩档案丢失，职业介绍中心具有过错，其违约行为必然影响刘岩今后就业及享受相关待遇，因此，应对其违约行为承担相应的责任，赔偿刘岩相应的损失，对于损失数额，本院依据刘岩提供的证据结合日常生活经验，酌定为30000元”。在该案中，在当事人之间存在着明确的人事档案保管合同（委托存档协议），所以法院将该案作为违约案件予以处理。

在“李蔚萍诉长葛市归侨侨眷联合会劳动争议纠纷案”[13]中，法院认为：“在原告达到退休年龄时因档案丢失而无法办理，对此被告长葛市侨联应负保管不善的责任，具有过错。由于无原告档案材料，造成原告不能及时办理养老退休手续，给原告的利益已造成一定程度的损失。对原告主张的损失，被告应予赔偿”。

在“安阳市北关区彰北街道办事处与陈建设劳动争议纠纷上诉案”[14]中，法院支持了初审法院的观点：“上诉人将被上诉人档案遗失，影响了被上诉人享受相关待遇，给其取得相关利益造成了可预见的损失，故原审判决根据安阳市的人均生活水平，酌定一次性赔偿被上诉人遗失档案损失并无不当，本院予以维持”。更为重要的是，在该案中，终审法院提出了人事档案遗失侵权之诉与劳动关系纠纷之诉的相互独立性问题，即“关于陈建设的身份及双方是否形成劳动关系的问题。因该纠纷同档案遗失引起的侵权之诉不属同一法律关系，本院不予审查，应另行处理”。

在“李传雅与广州钢管厂有限公司劳动争议纠纷上诉案”[15]中，终审法院认为：“钢管厂遗失李传雅档案造成李传雅办理退休手续的延误，以致于李传雅未能享受到从2006年7月起每月增加基本养老金100元的调整，该损失应由遗失李传雅档案的钢管厂承担责任。钢管厂应按每月100元从2006年7月起计算至本判决生效之日一次性支付给李传雅，以后每月于当月30日前支付100元给李传雅至其死亡时止”。该判决将不能办理退休手续的损失用一次性支付和终身定期金的方式予以赔偿，其大胆与创新，令人耳目一新。

在上述案件的损害救济上，对人事档案关系人主要是给予了损害赔偿的救济，但是并未言明是对物质利益的损害赔偿，还是精神损害的赔偿。从合同法和侵权责任法的理论而言，似乎该损害赔偿主要是针对物质损害而做出的，均未对档案关系人的精神损害予以救济。

（三）人事档案在劳动关系终止时未及时移转导致的侵权责任

该类侵权责任，体现为用人单位在劳动合同终止后未能及时移转劳动者的人事档案而产生，主要产生于劳动争议纠纷领域中，而且往往是被作为劳动争议纠纷予以审理的。

在“青岛晶华玻璃有限公司与王政智劳动争议纠纷上诉案”[16]中，法院进一步阐明：“本案中，晶华玻璃公司在与王政智终止劳动关系后至今未给其办理档案转移手续的事实清楚，故原审法院依据劳动合同法的有关规定，判令晶华玻璃公司为王政智转移档案正确，本院予以确认”。在该案中，尽管被告用人单位在相当长的时间内没有给劳动者转移人事档案，但是法院并没有因此给予劳动者损害赔偿的救济，而仅仅是判决用人单位继续履行相应的移转义务。

在“袁媛诉重庆银行股份有限公司劳动争议纠纷案”[17]中，法院认定了用人单位未为及时移转劳动者人事档案的违法性，即“双方的劳动关系在1994年已解除，重庆银行未即时为袁媛转移档案资料，不符合相关规定”，而且还进一步明确了劳动者诉请用人单位及时移转人事档案的权利属于用人单位的在劳动合同解除后的附随义务（后合同义务）且不适用诉讼时效的规定，即“由于原告该诉请系劳动关系解除后用人单位的附随义务，该请求不适用诉讼时效期间的规定”。以此保护劳动者对自己人事档案的合法利益。

（四）人事档案去向信息告知义务不履行而造成的侵权责任

该类侵权案件，体现为用人单位在劳动者的劳动合同中终止后，长期不告知劳动者的人事档案的去向，给人事档案关系人（劳动者）造成损害的情形。在司法实践中，该类案件相对较为少见，而且也是被作为劳动争议纠纷予以处理的。

在“华某某与上海汽车电器总厂劳工合同纠纷上诉案”[18]中，法院确认：“职工档案记录职工的生活、工龄、工作经历等，用人单位应当妥善保管并在职工离职后及时办理移交手续且告知档案的去处以便职工享受其应得的各项政策待遇。上海汽车电器总厂虽然在1993年12月履行了档案转移手续，但直至2008年6月才告知华某某，亦有不当之处。原审法院据此酌情判令上海汽车电器总厂赔偿华某某养老退休金损失15,000元亦无不当”。

在该案中，法院不仅确认了用人单位对劳动者的人事档案的基本义务，即在劳动关系存续期间的妥善保管义务和在劳动关系终止后的及时移转义务，而且还确认了用人单位在劳动关系终止时及时履行档案移转义务后及时告知档案去向的义务，以此保护劳动者的权益。诚为司法能动主义的一大进步。

三、对司法实践的反思

与对人事档案制度改革的思考

从对上述人事档案管理侵权纠纷司法判决材料的整理归纳与初步分析，可以得出如下结论：

首先，在纠纷的性质定位上，有关人事档案管理中的侵权纠纷的归类，较为复杂，且多种多样。既有作为财产损害纠纷，也有作为违约责任纠纷，还有作为劳动争议纠纷予以审理的。在司法实践中，还有法院敏锐地提出了人事档案侵权之诉的独立性问题。这一点主要是跟目前我国立法上关于人事档案关系人对其人事档案的合法利益是否权利化以及如何权利化的规范之阙失有极大的关联。

其次，在损害赔偿的性质和范围上，在我国有关人事档案管理中的侵权纠纷的案件中，司法机关普遍倾向于而且也实践了对给予当事人造成的物质损害应当给予救济的主张，而对前述各类型侵权行为造成的精神损害，则根本就没有或者较少给予赔偿。此外，在司法救济中，还普遍使用了非损害赔偿的救济方式，如继续履行（及时移转）、恢复原状（补充建档）等措施。这是因为在我国司法实践中，被司法机关所看重的是人事档案在记载不完全、遗失、不及时转递以及去向不明等情形中给人事档案关系人在就业待遇、缴纳社会保险、办理养老退休等方面造成的经济损失，忽略了人事档案管理中的侵权行为对人事档案关系人所造成的精神损害。可以说，存在着严重的将人事档案关系人对其人事档案的合法利益财产权化的倾向。这一点与法学理论界将人事档案关系人对其人事档案的合法利益人格权化（隐私权化）的基本观点大相径庭。

最后，在损害赔偿的数额与方式上，法官的自由裁量权起到了主要作用，法官通常会根据当事人提供的证据和日常生活经验相结合予以认定，既有一次性支付的损害赔偿金，也有终生定期支付的损害赔偿金。

综上可以说，从OECD的指导原则而言，人事档案管理中的侵权行为主要体现为对资料内容正确性原则、安全保护原则和个人参与原则等三大原则的违反。

从法律规范的创制而言，对人事档案关系人对其人事档案的合法利益的保护，应当将该合法利益规定为法律上的人格权位阶，特别是隐私权的范畴，为了彰显个人信息主体对其个人信息的权利与传统隐私权的差异，可以称之为个人信息自决权。从司法实践的改善而言，应当注意人事档案关系人对其人事档案的合法利益中的人格权因素，在司法救济上，不仅要给予受害人因人事档案管理中的侵权行为导致的经济损失的救济，而且也要给予受害人因该侵权行为而导致的精神损害的救济。

注释：

[1]齐爱民.拯救信息社会中的人格:个人信息保护法总论,北京:北京大学出版社,2009年版,第81页.

[2]王秀哲.隐私权的宪法保护,北京:社会科学文献出版社,2007年版,第243页.

[3]张建文.论人事档案遗失的权利救济,北京档案.2009年第10期,第19页.

[4]张建文.基因隐私权的民法保护,河北法学.2010年第6期,第11页.

[5]刘怡君.资讯化社会隐私权之研究――以日本个人资讯保护为中心，淡江大学日本研究所硕士班硕士论文,2005年6月,第84-86页.

[6]新疆维吾尔自治区乌鲁木齐市中级人民法院(2011)乌中民一终字第1059号民事判决书.

[7]新疆维吾尔自治区乌鲁木齐市中级人民法院(2011)乌中民一终字第912号民事判决书.

[8]广东省广州市天河区人民法院(2009)天法民一初字第3137号民事判决书.

[9]许昌县人民法院(2010)许县法行初字第36号行政裁定书.在该案中,法院认为:原告所诉被告因保管不善将档案丢失不属于人民法院受案范围，原告可以向被告或其上级机关及有关部门反映解决.

[10]张建文.行政部门所保管的人事档案遗失的权利救济,北京档案.2011年第7期,第17页.

[11]河南省安阳市中级人民法院(2009)安民二终字第55号民事判决书.

[12]北京市第二中级人民法院(2011)二中民终字第9927号民事判决书.

[13]长葛市人民法院(2009)长民初字第00699号民事判决书.

[14]河南省安阳市中级人民法院(2009)安民二终字第304号民事判决书.

[15]广东省广州市中级人民法院(2007)穗中法民一终字第2563号民事判决书.

[16]山东省青岛市中级人民法院(2011)青民一终字第385号民事判决书.

[17]重庆市渝中区人民法院（2009）中区民初字第6132号民事判决书.

档案分类与管理篇（3）

中图分类号：F27

文献标识码：A

文章编号：16723198（2015）23009902

企业档案是企业在生产经营和管理活动过程中形成的有保存价值的各种门类和载体的文件，是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。对企业档案进行科学、系统的分门别类，不仅影响着档案保管质量，更影响着档案的利用效果。

1 档案分类

企业档案的分类，一般指企业根据一定的标准，按照档案对象的来源、时间、内容和形式等多种属性的异同点，有层次地进行归类，并最终形成具有内在联系的有机整体的过程。

1.1 职能分类

职能分类是企业档案分类中最普遍的一种分类方式。根据1991年国家档案局出台的《工业企业档案分类规则（试行）》要求，工业企业的档案从职能上整体分为了党群工作类、行政管理类、经营管理类等10个一级类目和若干基本二级类目，并允许企业在此基础上结合实际需要对类目进行增减，这对企业档案分类的规范性具有指导意义。作为综合型能源公司的下游板块，石油销售企业的业务范围比较有限，主要集中在区域内成品油的批发和零售，以及加油（气）站和油库的网络开发建设，故相应的档案类别数目涉及也较少，主要包括行政管理类档案（又称文书档案）、建设项目类档案、会计类档案、职工类档案等四大类。

1.2 载体分类

随着文件来源的多元化，档案分类对象的载体形式也各不相同，可因此从档案实体的管理和档案目录中情报信息两方面进行具体划分。实体档案，是传统条件下存在的档案形式，主要体现在纸质类、实物类两种。其中，纸质类档案是以纸质的形式保管的各级各类档案资料，而实物类档案则主要包括荣誉、纪念品类、印信类等具有保存价值的档案。而档案目录中情报信息的分类，通常指档案管理系统中对档案数据的分类存储以及在电脑等电子存储设备中自行录入的档案条目信息。以电子形式存在的档案，是对传统实体档案的一种补充和完善。通过电子系统的搜索功能，利用者能够方便、快捷地查询到所需要的实体档案资料。同时，以声像形式存在的档案资料也可以通过电子存储系统进行保管，有助于提高企业档案资源的品质。

1.3 来源分类

企业档案记录着企业在各种发展时期的全方位的历史资料，以与经营生产活动同时产生的原始档案为主。随着企业规模的不断扩大，企业档案的内容也随之丰富，编研资料成为了既原始档案之后，企业档案的另一种来源途径。相关业务部门或专门档案部门通过对原始资料进行收集、考证、加工、编排后所形成的编研资料，是对原始资料的精炼，可以使档案利用更加科学、系统和方便。以石油销售企业为例，常见的编研资料包括利用文书档案撰写的《组织史及沿革》、《企业年鉴》，《大事记》，以及业务部门年度专项工作的资料综合等。

2 利用现状

企业根据具体情况对本单位浩瀚的档案进行分类，不仅有利于档案的科学管理，增强档案资源的整合程度，更能有效提高档案的利用效率。以石油销售企业为例，档案管理将所涉及的档案进行分类、有序地放架，并充分利用信息化的手段，在档案的分类与利用过程中实现了档案电子目录与实体档案的有机结合。利用者根据档案的不同分类属性进行查、借阅，为企业的各项业务开展提供了可靠的历史依据。但是，档案的分类利用仍存在一些问题，主要体现在以下几个方面。

2.1 利用类别存在失衡

尽管企业档案馆（室）馆藏档案资料能够根据实际进行分类保管，但是不同类别的档案在利用情况上却不尽相同。以某厅局级石油销售企业2011年-2014年档案利用情况为例，从职能范围看，行政管理类档案查、借阅数量占查、借阅总数的约66%；从载体形式来看，查、借阅的档案91%约为纸质类档案；从来源来看，所有利用的档案中，原始档案占到了94%，而对于编研材料的利用则只占约6%。由此可见，该企业在档案利用类别上存在失衡，档案的利用集中体现在对纸质行政管理类原始文件的查、借阅。

利用类别的失衡，一方面反映出企业行政管理类原始档案的重要性，但另一方面，也反映出企业档案管理开发的不协调性。除了会计类档案和职工类档案需要单独业务部门进行专门归档外，在制度设置和实际操作上，电子公文系统中流转文件的归档分类也已形成了较为规范、固定的流程：各业务部门定期将本部门涉及的有价值的文件材料移交至档案部门，档案部门再根据文件形成的时间、归档部门分类存放于排架。而其他较为零散的文件，如业务部门的汇编材料、不定期召开的具有保存价值的会议材料、荣誉证书、声像材料等，由于其事件发生涉及面广，且具有非固定性和非规律性，档案部门对其难以进行统计，这些文件大多就需要依靠相关部门自觉进行归档移交。一些领导和业务部门因为档案管理意识不强，可能把本该需要归档的文件材料进行自行销毁或者自行保管，造成了企业档案资料在进行集中保管时内容不够完整的尴尬，降低了档案的查全率、查准率。

2.2 档案分类不够科学

尽管根据《工业企业档案分类规则（试行）》和集团公司2014年档案管理手册的相关要求，石油销售企业对本单位的档案进行了较为系统的分类，但是在实际的分类操作中，仍然存在分类不够科学的现象。

一些文件材料在进行归档时，可能不只归属于一个类别而形成交叉档案，在保管时造成分类重合。这种交叉档案，可能是荣誉证书等实物类与纸质类的载体形式的交叉，可能是文书档案与人事档案的交叉、会计档案与文书档案的交叉等职能属性的交叉，也可能是会议材料与相关公文流转文件中部分资料的交叉。这种档案分类的交叉，实质上是档案在类别的设置、辨别、归档与档案管理的系统、完整、齐全、内在联系等要求上的协调问题。为了防止档案的遗漏，档案部门往往宁可将交叉档案进行重复归档，增加了保管成本。

一些档案在实物与电子档案目录中的分类不一致，也是档案分类不够科学的一种表现。由于历史原因，早期的历史档案目录多为人工记录。人工记录工作量大，且记录带有明显的“主观色彩”，在记录过程中难免会存在偏差。而在近几年进行信息化补录的过程中，现任档案管理人员又对当时档案的管理不够了解，造成了一些实物档案可能在电子档案目录中没有记录，或者电子档案中有记录但实物档案却遗失的情况，给档案的信息化建设带来障碍。另外，档案管理系统与实物档案的分类管理要求不同，使得如废弃印章等档案没有建立电子化的统一管理台账，利用者在利用时，只能对实物档案进行反复查找，大大降低了利用效率。

2.3 档案管理人员素质良莠不齐

在石油销售企业的机构设置中，档案部门多以档案室的形式存在，且隶属于办公室的管辖范围。由于档案管理在石油销售企业中处于较为薄弱环节，档案管理人员队伍素质也呈现出良莠不齐的状态。以某厅局级石油销售企业为例，机关及下属的地市公司共有27个档案部门，其中设置专门档案岗位的有8个。从事档案工作人员中，本科毕业占58.7%，专科毕业占37.3%，高中毕业占4%，平均年龄为38岁，平均从事档案部门岗位6.1年。年龄结构的老龄化、学历层级的较低以及岗位的调动频繁，使得档案管理人员对档案的相关经验较弱，对档案分类等理论的掌握不够透彻。不仅如此，在所调查的27名档案管理人员中，尽管有8名为专职档案人员，但是多数档案人员在工作中身兼数职，无暇对档案管理进行深入研究。

除了档案部门人员外，石油销售企业业务部门的文书管理人员素质也不尽如人意。按照档案管理系统的相关要求，石油销售企业的各业务部门都设定了文书管理岗位，主要职责之一就是专门负责对流转公文进行归档。但是在文件流转归档过程中，一些部门的归档文件不够规范、完整，且移交手续不够齐全。受业务管理地位、人员数量等原因限制，档案部门无法对其进行考核，使得移交归档的文件漏、缺的现象较为突出。

2.4 与现行业务相脱节

集团公司档案行政管理部门参照国家档案管理的相关管理规章制度，对所属企事业单位档案管理工作实行宏观调控，制定和完善企业档案工作法规、制度和标准，各单位档案行政管理部门负责对本单位的档案进行具体管理，并结合本单位特点进行组织协调。这种管理体制指导下的档案分类，更加注重对已归档文件的规范化、统一化管理，而忽视了与石油销售企业经营特点相联系的分类特殊性，使得企业档案重保存而轻利用。

随着企业地不断发展，企业的查考需要逐渐从对历史档案的分散查询到对历史、现行相关联资料的综合查询。如果企业档案没有将现行文件纳入分类对象，电子文件在形成时的背景信息就很有可能因为以不同格式散存于不同系统或员工个人电脑中而在短期消失，造成了历史档案的无法更新和补充。不完整的档案将会丧失其保存完整历史资料的基本功能，也就很难起到为企业发展提供决策参考的作用。

3 几点建议

3.1 完善档案分类管理标准

档案设置的分类不应是不可更改的。在档案分类利用管理中，档案管理人员要根据企业档案的发展情况，利用信息化的手段，对档案的管理进行不断调整和完善。如对交叉档案实现目录互显。档案实体归类并编制档号装盒之后，在另一方的目录中显示与之配套的档案，利用时分别索取，这样既节约存储成本，也方便省事。而对实体与电子目录不一致的档案，则需建立动态的搜索台账，达到实物与电子目录的相对应关系，真正使档案成为企业利用的“活的资产”。

3.2 定期对档案进行清理

《中华人民共和国档案法》及《实施办法》的相关规定中指出，销毁的档案主要是保管期满或被鉴定为无续存利用价值的档案实体。根据档案的重要程度，石油销售企业档案的保管年限通常为10年，30年和永久保存三种。档案部门应定期组织相关人员对需清理的档案进行鉴定，对无继续保存价值的文件和档案进行逐份造册登记，履行审批销毁程序后，按规定进行销毁，对文件销毁应符合保密要求。定期清理室藏档案，是档案动态管理的重要途径，在档案资源的优化、档案资源的安全等方面发挥着积极的作用。

3.3 加强编研工作

对企业档案馆（室）馆藏档案不同类型、不同密级、不同载体的档案建立有计划、有目的地编研开发，不仅可以对档案是否齐全完整进行检查，更能提高档案资源组织化程度。如在石油销售企业中，企业发展以经营工作为主业，经营数据可以反映企业的生存现状。根据相关业务部门提供的数据，将历年企业管理经营情况进行统计，以数据的形式汇编成册，能够为公司决策制定提供有力的佐证。另外，对现行和废弃印章进行比对所形成的资料，可以从侧面反映企业的发展变革；通过对室存实物档案摸底，筛选出一些有代表性、有特色的实物档案，或者将企业重大活动资料整合，而形成的企业宣传画册、光盘等，能够完整再现历史真相，提升档案知识的认识价值。

3.4 强化档案管理培训

目前，石油销售企业的档案利用者多为档案管理人员，其他业务部门的文书管理人员则只负责对需归档的文件进行归档移交。换言之，档案的查询利用则全部由档案管理人员完成，这加大了档案管理人员的工作量。不仅如此，受主客观条件限制，档案管理人员对所查询档案的指向性、精确性可能不及专门的业务部门，造成了档案查漏率的可能性增加，影响了档案的利用价值。《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中明确指出：要充分利用已有的信息传输网络和平台，积极推进档案的资源共享，开展远程利用。因此，要扩大档案的影响深度和广度，就要加强对其他业务部门文书管理人员的培训指导力度，帮助其熟悉企业档案的分类设置及档案管理系统的查询，从而形成阶梯型的档案利用层次。

除此之外，企业档案部门可以对所属二级公司开展多种形式的档案管理培训，如建立实时通讯联系方式，对所遇到的档案管理问题进行及时沟通和解答；制定轮岗培训机制，提高档案管理的实践操作水平；不定期开展档案现场互评工作，交流档案管理先进经验等，促进企业各级部门档案管理水平的整体提高。

3.5 重视利用效果反馈

企业档案利用效果是评估企业档案机构、人员业务水平和工作实效的重要依据。收集和研究的档案的利用效果是企业档案管理的真实反应，对提高企业档案管理水平至关重要。建立健全档案借阅制度，对所查、借阅档案及相关信息进行详细登记，是开展档案利用效果反馈的基础。要将所查、借阅档案信息的利用情况进行实时跟踪，收集档案在相关事务中所发挥的作用，档案管理在哪些方面需要改进等信息，并将其整理汇总后妥善保管。需要改进的信息，要进行深入研究，不断完善管理模式，提高档案管理水平。而从所收集的档案利用案例中追踪出比较典型的档案利用事例，要将其利用过程详细地记录后，形成典型事例选编，宣传档案工作在企业各项管理工作中彰显的重要作用，有助于提高企业对档案工作的重视程度，让档案更好、更有效地为企业各项事业的发展服务。

参考文献

[1]和宝荣.档案分类的特点与档案种类的划分[J].档案学通讯，1988，（1）：2632.

[2]夏飒飒.浅谈成品油销售企业档案工作[J].办公室业务，2014，（5）：5152.

档案分类与管理篇（4）

文章编号：16723198（2015）23009902

企业档案是企业在生产经营和管理活动过程中形成的有保存价值的各种门类和载体的文件，是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。对企业档案进行科学、系统的分门别类，不仅影响着档案保管质量，更影响着档案的利用效果。

1 档案分类

企业档案的分类，一般指企业根据一定的标准，按照档案对象的来源、时间、内容和形式等多种属性的异同点，有层次地进行归类，并最终形成具有内在联系的有机整体的过程。

1.1 职能分类

职能分类是企业档案分类中最普遍的一种分类方式。根据1991年国家档案局出台的《工业企业档案分类规则（试行）》要求，工业企业的档案从职能上整体分为了党群工作类、行政管理类、经营管理类等10个一级类目和若干基本二级类目，并允许企业在此基础上结合实际需要对类目进行增减，这对企业档案分类的规范性具有指导意义。作为综合型能源公司的下游板块，石油销售企业的业务范围比较有限，主要集中在区域内成品油的批发和零售，以及加油（气）站和油库的网络开发建设，故相应的档案类别数目涉及也较少，主要包括行政管理类档案（又称文书档案）、建设项目类档案、会计类档案、职工类档案等四大类。

1.2 载体分类

随着文件来源的多元化，档案分类对象的载体形式也各不相同，可因此从档案实体的管理和档案目录中情报信息两方面进行具体划分。实体档案，是传统条件下存在的档案形式，主要体现在纸质类、实物类两种。其中，纸质类档案是以纸质的形式保管的各级各类档案资料，而实物类档案则主要包括荣誉、纪念品类、印信类等具有保存价值的档案。而档案目录中情报信息的分类，通常指档案管理系统中对档案数据的分类存储以及在电脑等电子存储设备中自行录入的档案条目信息。以电子形式存在的档案，是对传统实体档案的一种补充和完善。通过电子系统的搜索功能，利用者能够方便、快捷地查询到所需要的实体档案资料。同时，以声像形式存在的档案资料也可以通过电子存储系统进行保管，有助于提高企业档案资源的品质。

1.3 来源分类

企业档案记录着企业在各种发展时期的全方位的历史资料，以与经营生产活动同时产生的原始档案为主。随着企业规模的不断扩大，企业档案的内容也随之丰富，编研资料成为了既原始档案之后，企业档案的另一种来源途径。相关业务部门或专门档案部门通过对原始资料进行收集、考证、加工、编排后所形成的编研资料，是对原始资料的精炼，可以使档案利用更加科学、系统和方便。以石油销售企业为例，常见的编研资料包括利用文书档案撰写的《组织史及沿革》、《企业年鉴》，《大事记》，以及业务部门年度专项工作的资料综合等。

2 利用现状

企业根据具体情况对本单位浩瀚的档案进行分类，不仅有利于档案的科学管理，增强档案资源的整合程度，更能有效提高档案的利用效率。以石油销售企业为例，档案管理将所涉及的档案进行分类、有序地放架，并充分利用信息化的手段，在档案的分类与利用过程中实现了档案电子目录与实体档案的有机结合。利用者根据档案的不同分类属性进行查、借阅，为企业的各项业务开展提供了可靠的历史依据。但是，档案的分类利用仍存在一些问题，主要体现在以下几个方面。

2.1 利用类别存在失衡

尽管企业档案馆（室）馆藏档案资料能够根据实际进行分类保管，但是不同类别的档案在利用情况上却不尽相同。以某厅局级石油销售企业2011年-2014年档案利用情况为例，从职能范围看，行政管理类档案查、借阅数量占查、借阅总数的约66%；从载体形式来看，查、借阅的档案91%约为纸质类档案；从来源来看，所有利用的档案中，原始档案占到了94%，而对于编研材料的利用则只占约6%。由此可见，该企业在档案利用类别上存在失衡，档案的利用集中体现在对纸质行政管理类原始文件的查、借阅。

利用类别的失衡，一方面反映出企业行政管理类原始档案的重要性，但另一方面，也反映出企业档案管理开发的不协调性。除了会计类档案和职工类档案需要单独业务部门进行专门归档外，在制度设置和实际操作上，电子公文系统中流转文件的归档分类也已形成了较为规范、固定的流程：各业务部门定期将本部门涉及的有价值的文件材料移交至档案部门，档案部门再根据文件形成的时间、归档部门分类存放于排架。而其他较为零散的文件，如业务部门的汇编材料、不定期召开的具有保存价值的会议材料、荣誉证书、声像材料等，由于其事件发生涉及面广，且具有非固定性和非规律性，档案部门对其难以进行统计，这些文件大多就需要依靠相关部门自觉进行归档移交。一些领导和业务部门因为档案管理意识不强，可能把本该需要归档的文件材料进行自行销毁或者自行保管，造成了企业档案资料在进行集中保管时内容不够完整的尴尬，降低了档案的查全率、查准率。

2.2 档案分类不够科学

尽管根据《工业企业档案分类规则（试行）》和集团公司2014年档案管理手册的相关要求，石油销售企业对本单位的档案进行了较为系统的分类，但是在实际的分类操作中，仍然存在分类不够科学的现象。

一些文件材料在进行归档时，可能不只归属于一个类别而形成交叉档案，在保管时造成分类重合。这种交叉档案，可能是荣誉证书等实物类与纸质类的载体形式的交叉，可能是文书档案与人事档案的交叉、会计档案与文书档案的交叉等职能属性的交叉，也可能是会议材料与相关公文流转文件中部分资料的交叉。这种档案分类的交叉，实质上是档案在类别的设置、辨别、归档与档案管理的系统、完整、齐全、内在联系等要求上的协调问题。为了防止档案的遗漏，档案部门往往宁可将交叉档案进行重复归档，增加了保管成本。

一些档案在实物与电子档案目录中的分类不一致，也是档案分类不够科学的一种表现。由于历史原因，早期的历史档案目录多为人工记录。人工记录工作量大，且记录带有明显的“主观色彩”，在记录过程中难免会存在偏差。而在近几年进行信息化补录的过程中，现任档案管理人员又对当时档案的管理不够了解，造成了一些实物档案可能在电子档案目录中没有记录，或者电子档案中有记录但实物档案却遗失的情况，给档案的信息化建设带来障碍。另外，档案管理系统与实物档案的分类管理要求不同，使得如废弃印章等档案没有建立电子化的统一管理台账，利用者在利用时，只能对实物档案进行反复查找，大大降低了利用效率。

2.3 档案管理人员素质良莠不齐

在石油销售企业的机构设置中，档案部门多以档案室的形式存在，且隶属于办公室的管辖范围。由于档案管理在石油销售企业中处于较为薄弱环节，档案管理人员队伍素质也呈现出良莠不齐的状态。以某厅局级石油销售企业为例，机关及下属的地市公司共有27个档案部门，其中设置专门档案岗位的有8个。从事档案工作人员中，本科毕业占58.7%，专科毕业占37.3%，高中毕业占4%，平均年龄为38岁，平均从事档案部门岗位6.1年。年龄结构的老龄化、学历层级的较低以及岗位的调动频繁，使得档案管理人员对档案的相关经验较弱，对档案分类等理论的掌握不够透彻。不仅如此，在所调查的27名档案管理人员中，尽管有8名为专职档案人员，但是多数档案人员在工作中身兼数职，无暇对档案管理进行深入研究。

除了档案部门人员外，石油销售企业业务部门的文书管理人员素质也不尽如人意。按照档案管理系统的相关要求，石油销售企业的各业务部门都设定了文书管理岗位，主要职责之一就是专门负责对流转公文进行归档。但是在文件流转归档过程中，一些部门的归档文件不够规范、完整，且移交手续不够齐全。受业务管理地位、人员数量等原因限制，档案部门无法对其进行考核，使得移交归档的文件漏、缺的现象较为突出。

2.4 与现行业务相脱节

集团公司档案行政管理部门参照国家档案管理的相关管理规章制度，对所属企事业单位档案管理工作实行宏观调控，制定和完善企业档案工作法规、制度和标准，各单位档案行政管理部门负责对本单位的档案进行具体管理，并结合本单位特点进行组织协调。这种管理体制指导下的档案分类，更加注重对已归档文件的规范化、统一化管理，而忽视了与石油销售企业经营特点相联系的分类特殊性，使得企业档案重保存而轻利用。

随着企业地不断发展，企业的查考需要逐渐从对历史档案的分散查询到对历史、现行相关联资料的综合查询。如果企业档案没有将现行文件纳入分类对象，电子文件在形成时的背景信息就很有可能因为以不同格式散存于不同系统或员工个人电脑中而在短期消失，造成了历史档案的无法更新和补充。不完整的档案将会丧失其保存完整历史资料的基本功能，也就很难起到为企业发展提供决策参考的作用。

3 几点建议

3.1 完善档案分类管理标准

档案设置的分类不应是不可更改的。在档案分类利用管理中，档案管理人员要根据企业档案的发展情况，利用信息化的手段，对档案的管理进行不断调整和完善。如对交叉档案实现目录互显。档案实体归类并编制档号装盒之后，在另一方的目录中显示与之配套的档案，利用时分别索取，这样既节约存储成本，也方便省事。而对实体与电子目录不一致的档案，则需建立动态的搜索台账，达到实物与电子目录的相对应关系，真正使档案成为企业利用的“活的资产”。

3.2 定期对档案进行清理

《中华人民共和国档案法》及《实施办法》的相关规定中指出，销毁的档案主要是保管期满或被鉴定为无续存利用价值的档案实体。根据档案的重要程度，石油销售企业档案的保管年限通常为10年，30年和永久保存三种。档案部门应定期组织相关人员对需清理的档案进行鉴定，对无继续保存价值的文件和档案进行逐份造册登记，履行审批销毁程序后，按规定进行销毁，对涉密文件销毁应符合保密要求。定期清理室藏档案，是档案动态管理的重要途径，在档案资源的优化、档案资源的安全等方面发挥着积极的作用。

3.3 加强编研工作

对企业档案馆（室）馆藏档案不同类型、不同密级、不同载体的档案建立有计划、有目的地编研开发，不仅可以对档案是否齐全完整进行检查，更能提高档案资源组织化程度。如在石油销售企业中，企业发展以经营工作为主业，经营数据可以反映企业的生存现状。根据相关业务部门提供的数据，将历年企业管理经营情况进行统计，以数据的形式汇编成册，能够为公司决策制定提供有力的佐证。另外，对现行和废弃印章进行比对所形成的资料，可以从侧面反映企业的发展变革；通过对室存实物档案摸底，筛选出一些有代表性、有特色的实物档案，或者将企业重大活动资料整合，而形成的企业宣传画册、光盘等，能够完整再现历史真相，提升档案知识的认识价值。

3.4 强化档案管理培训

目前，石油销售企业的档案利用者多为档案管理人员，其他业务部门的文书管理人员则只负责对需归档的文件进行归档移交。换言之，档案的查询利用则全部由档案管理人员完成，这加大了档案管理人员的工作量。不仅如此，受主客观条件限制，档案管理人员对所查询档案的指向性、精确性可能不及专门的业务部门，造成了档案查漏率的可能性增加，影响了档案的利用价值。《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中明确指出：要充分利用已有的信息传输网络和平台，积极推进档案的资源共享，开展远程利用。因此，要扩大档案的影响深度和广度，就要加强对其他业务部门文书管理人员的培训指导力度，帮助其熟悉企业档案的分类设置及档案管理系统的查询，从而形成阶梯型的档案利用层次。

档案分类与管理篇（5）

《规则》第三条称，“工业企业档案分类原则是以全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。”“企业管理职能”是《规则》规定的工业企业档案分类的依据即标准。对分类依据的这一定性，与一级类目的设置大相径庭。在一级类目中，只有“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”四类是按“企业管理职能”设置的，而“产品类”、“科学技术研究类”、“设备仪器类”和“基本建设类”四类是按档案种类(科技档案一门中的四种)设置的，“会计档案”和“干部职工档案”则是按档案门类设置的。这就是说，一级类目是将三部分档案分别按三种依据分类设置的，其中按“企业管理职能”设置的类目只占一级类目的40％，按档案门类和种类设置的类目却占一级类目的60％。抛开同一次分类可否有两个或两个以上的依据不说，只就按“企业管理职能”设置类目比按其他依据设置类目少得多而言，《规则》对工业企业档案分类原则以“企业管理职能”为依据的定性是不准确的。

也许有人会说，一级类目后六类中的档案是在企业的一定职能活动中形成的，尽管类名并不似企业管理职能，也可视作按“企业管理职能”设置的。但后六类档案是分别在党群工作、行政管理、经营管理和生产技术管理中形成的档案的一部分，怎能在按“企业管理职能”设置“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”之后又设立与之并列的其他六类呢?一级类目都是按“企业管理职能”设置说显然不通。一级类目可否按《规则》设置可以商榷，但其分类依据定性不准毋庸置疑。

《规则》除规定以“企业管理职能”为分类依据外，还规定要“结合档案内容及其形成特点”分类。“结合”说是不能成立的，一次分类只能使用一种依据，使用两个以上的依据，或以一个依据为主，结合其他依据，分类就无法进行。事实上，《规则》一级类目是无形中将企业全部档案分成“文书档案”、“科技档案”和其他门类档案三个部分，分别按照三种依据分类的，而不是三种依据的结合。

二、部分二级类目设置欠科学，档案归类难

《规则》第五条规定：“工业企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置。”按照“企业管理职能”分类设置二级类目，无疑只适用于“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”等四个一级类目档案。但是，《规则》第六条“1”规定“党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类的二级及二级以下类目一般按问题或组织机构设置”，“企业管理职能”无论与问题还是组织机构都不具有同一性，不是同一个分类依据。从某种意义上说，第六条“1”是第五条按照“企业管理职能”分类的否定。这种自我否定不仅是不应出现的，而且对一次分类提出前后两种不同依据，档案的分类其实也无法进行。

对工业企业的档案的分类工作来说，重要的也许不是《规则》各条款的文字规定，而是《规则》的附表——《工业企业档案分类表》。工业企业一般要严格按附表行事，只有部分工业企业可以根据档案实际情况增减某些类目。但是，附表中部分二级类目设置不科学，工业企业在对档案进行分类时，一些档案无类可归，一些档案又不知道归入哪一类好，归类难的问题不可否认。

在“党群工作类”下，既设置了“党务工作”，又设有“组织工作”、“宣传工作”、“统战工作”、“纪检工作”等类目。“党务”是指“政党内部有关组织建设等的事务”(《现代汉语词典》第5版，第273页)。组织、宣传、统战、纪检工作都属党务工作。很明显，这些类目是不能与党务工作类目并列的。有关党务工作的档案都归到“党务工作”类目中，组织、宣传等类目就无档案可归了。用规定各类目所属档案的“基本范围”来解决类目设置不严谨、不科学的问题，也不是什么好办法。例如，党委办公室工作大量不是党务工作，其形成的档案却列入其中了。还有，明知“其他事务性工作”不是党务工作，也列入“党务工作”的“基本范围”之中，就更没有道理了。另外，“党委综合性工作”、“党员代表大会或党委其他有关会议”形成的档案，有许多不纯粹是关于党务工作的，归人“党务工作”类不准确，不归入“党务工作”类又无类目可归，使工业企业档案分类处于两难境地。党委会和党代会的文件(如党代会上的纪检工作报告)，按二级类目设置应归人“纪检工作”类(这会破坏会议文件之间的联系)，按“基本范围”应归人“党务工作”类，这也是一大难题。“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”下二级类目设置也存在与“党群工作类”类似的问题。

三、《规则》对档案法律法规、标准和有关理论的强烈冲击

《规则》中“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”是对文书档案的分类类目设置，“产品类”、“科学技术研究类”、“基本建设类”和“设备仪器类”是对科技档案的分类类目设置。《规则》不使用“文书档案”、“科技档案”无疑是经过考虑的。但因隐去了“文招档案”和“科技档案”这两个概念及其对两者实质上的分类事实，《规则》就对档案法律法规、标准和理论都造成了很大的冲击。

《规则》避免使用“文书档案”和“科技档案”这两个概念，对档案法律法规、标准有很大的冲击。在档案法律法规、标准体系中，《规则》是一个下位规则，应当与上位法律法规、标准相符。然而事实却不是这样。例如“科技档案”这一概念，在《规则》前的《科学技术档案工作条例》(1980年)、《国营企业档案管理暂行规定》(1987年)这两部规章中都使用了“科学技术档案”(简称科技档案)这一概念，后者还称“企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体”。《规则》竭力避免使用“科技档案”这一概念与此相悖。在《规则》后实施的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(2000年12月)、《档案工作基本术语》(2000年12月)等规范中，仍然在使用“科技档案”这一概念，《规则》并未能起到想要起的企业档案工作不再使用“科技档案”这一概念的作用。

《规则》对理论的冲击有两个方面：

一是对分类逻辑原则的冲击。《规则》规定，“以全部档案为对象”是工业企业档案分类原则的首要内容。以企业全部档案为分类对象的，只能是一级分类，即首次分类，二级及二级以下的任何一次分类都是以企业某一部分档案为对象的。一次分类只能使用某一种标准，这是对任何事物进行分类所必须遵循的逻辑原则。《规则》所设置的十个一级类目，分明是使用企业管理职能、档案种类、档案门类三种标准分别对部分档案进行分类的结果，而不是某一种标准对全部档案进行分类的结果。这是违反分类的逻辑规则的。档案分类及类号层次过多，对档案的管理和利用不利。确有必要减少档案分类及类号层次，一级类目中不出现“文书档案”和“科技档案”两个类目，分别将其二级类目作为一级类目，也应当在《规则》的有关条款中加以特别说明。《规则》对工业企业全部档案进行一级分类违反分类规则，这毋庸置疑。

二是对档案学理论的冲击。“名无固宜，约之以命，约定俗成谓之宜，异于约则谓之不宜”(《荀·正名》)。事物的名称经过群众在长期的社会实践而共同认定或形成，这在许多学科中都是存在的。尽管在上世纪80年代初就有人对“文书档案”和“科技档案”这两个概念的科学性提出过质疑，因是约定俗成的，一直以来仍然被大家遵守和沿用。近几年来，出现了“科技档案”“淡化”和“式微”论，可以说这是缘自《规则》的。因为“淡化”(“式微”)论者认为，“企业档案”概念的出现是“科技档案”概念“淡化”(“式微”)的主因。尽管企业档案并不都是科技档案，科技档案也不是全部产生于企业，但因《规则》提出“企业档案”这一概念而摈弃“科技档案”这一概念，一些人这样认为并不是没有道理的。

四、适用《规则》的企业十分有限

《规则》规定“本规则适用于全国工业企业”，而实际只适用于形成档案多的大型、特大型工业企业，因分类层次多和类目设置过多，中小型工业企业和形成档案不多的大型企业均不适用。规模不大，档案不多的中小型企业如强行实施《规则》，一些类目的档案会寥寥无几，一些类目甚至会空置以待有朝一日有关档案的形成。这不是根据档案的实际情况进行的科学分类。《规则》虽然规定企业可以结合实际增加或减少二级类目，但增减过多以致与《规则》大相径庭，就不是实施《规则》了。其实，《规则》应附《大型工业企业档案分类表》和《中小型工业企业档案分类表》，使之具有广泛适用性。

五、工业企业档案分类过于复杂

档案分类应当尽量简化、实用。然而，《规则》却使工业企业档案分类变得更加复杂了，档案归类更难了。不少企业档案工作人员因不知一些档案该归入哪类而烦恼。档案分类不宜过细，这是因为，在广泛使用电子计算机等现代化工具的大中型企业，即使档案再多，只要进行一定的分类和整理编目，档案管理特别是检索利用已经变成易事；在尚未使用电子计算机等工具的小型企业，由于档案数量少，用手工管理、检索档案也无多大困难，分类复杂，类目过多，反而会使管理和检索变得困难重重。

档案分类与管理篇（6）

《规则》第三条称，“工业企业档案分类原则是以全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。”“企业管理职能”是《规则》规定的工业企业档案分类的依据即标准。对分类依据的这一定性，与一级类目的设置大相径庭。在一级类目中，只有“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”四类是按“企业管理职能”设置的，而“产品类”、“科学技术研究类”、“设备仪器类”和“基本建设类”四类是按档案种类(科技档案一门中的四种)设置的，“会计档案”和“干部职工档案”则是按档案门类设置的。这就是说，一级类目是将三部分档案分别按三种依据分类设置的，其中按“企业管理职能”设置的类目只占一级类目的40％，按档案门类和种类设置的类目却占一级类目的60％。抛开同一次分类可否有两个或两个以上的依据不说，只就按“企业管理职能”设置类目比按其他依据设置类目少得多而言，《规则》对工业企业档案分类原则以“企业管理职能”为依据的定性是不准确的。

也许有人会说，一级类目后六类中的档案是在企业的一定职能活动中形成的，尽管类名并不似企业管理职能，也可视作按“企业管理职能”设置的。但后六类档案是分别在党群工作、行政管理、经营管理和生产技术管理中形成的档案的一部分，怎能在按“企业管理职能”设置“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”之后又设立与之并列的其他六类呢?一级类目都是按“企业管理职能”设置说显然不通。一级类目可否按《规则》设置可以商榷，但其分类依据定性不准毋庸置疑。

《规则》除规定以“企业管理职能”为分类依据外，还规定要“结合档案内容及其形成特点”分类。“结合”说是不能成立的，一次分类只能使用一种依据，使用两个以上的依据，或以一个依据为主，结合其他依据，分类就无法进行。事实上，《规则》一级类目是无形中将企业全部档案分成“文书档案”、“科技档案”和其他门类档案三个部分，分别按照三种依据分类的，而不是三种依据的结合。

二、部分二级类目设置欠科学，档案归类难

《规则》第五条规定：“工业企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置。”按照“企业管理职能”分类设置二级类目，无疑只适用于“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”等四个一级类目档案。但是，《规则》第六条“1”规定“党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类的二级及二级以下类目一般按问题或组织机构设置”，“企业管理职能”无论与问题还是组织机构都不具有同一性，不是同一个分类依据。从某种意义上说，第六条“1”是第五条按照“企业管理职能”分类的否定。这种自我否定不仅是不应出现的，而且对一次分类提出前后两种不同依据，档案的分类其实也无法进行。

对工业企业的档案的分类工作来说，重要的也许不是《规则》各条款的文字规定，而是《规则》的附表——《工业企业档案分类表》。工业企业一般要严格按附表行事，只有部分工业企业可以根据档案实际情况增减某些类目。但是，附表中部分二级类目设置不科学，工业企业在对档案进行分类时，一些档案无类可归，一些档案又不知道归入哪一类好，归类难的问题不可否认。

在“党群工作类”下，既设置了“党务工作”，又设有“组织工作”、“宣传工作”、“统战工作”、“纪检工作”等类目。“党务”是指“政党内部有关组织建设等的事务”(《现代汉语词典》第5版，第273页)。组织、宣传、统战、纪检工作都属党务工作。很明显，这些类目是不能与党务工作类目并列的。有关党务工作的档案都归到“党务工作”类目中，组织、宣传等类目就无档案可归了。用规定各类目所属档案的“基本范围”来解决类目设置不严谨、不科学的问题，也不是什么好办法。例如，党委办公室工作大量不是党务工作，其形成的档案却列入其中了。还有，明知“其他事务性工作”不是党务工作，也列入“党务工作”的“基本范围”之中，就更没有道理了。另外，“党委综合性工作”、“党员代表大会或党委其他有关会议”形成的档案，有许多不纯粹是关于党务工作的，归人“党务工作”类不准确，不归入“党务工作”类又无类目可归，使工业企业档案分类处于两难境地。党委会和党代会的文件(如党代会上的纪检工作报告)，按二级类目设置应归人“纪检工作”类(这会破坏会议文件之间的联系)，按“基本范围”应归人“党务工作”类，这也是一大难题。“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”下二级类目设置也存在与“党群工作类”类似的问题。

三、《规则》对档案法律法规、标准和有关理论的强烈冲击

《规则》中“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”是对文书档案的分类类目设置，“产品类”、“科学技术研究类”、“基本建设类”和“设备仪器类”是对科技档案的分类类目设置。《规则》不使用“文书档案”、“科技档案”无疑是经过考虑的。但因隐去了“文招档案”和“科技档案”这两个概念及其对两者实质上的分类事实，《规则》就对档案法律法规、标准和理论都造成了很大的冲击。

《规则》避免使用“文书档案”和“科技档案”这两个概念，对档案法律法规、标准有很大的冲击。在档案法律法规、标准体系中，《规则》是一个下位规则，应当与上位法律法规、标准相符。然而事实却不是这样。例如“科技档案”这一概念，在《规则》前的《科学技术档案工作条例》(1980年)、《国营企业档案管理暂行规定》(1987年)这两部规章中都使用了“科学技术档案”(简称科技档案)这一概念，后者还称“企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体”。《规则》竭力避免使用“科技档案”这一概念与此相悖。在《规则》后实施的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(2000年12月)、《档案工作基本术语》(2000年12月)等规范中，仍然在使用“科技档案”这一概念，《规则》并未能起到想要起的企业档案工作不再使用“科技档案”这一概念的作用。

《规则》对理论的冲击有两个方面：

一是对分类逻辑原则的冲击。《规则》规定，“以全部档案为对象”是工业企业档案分类原则的首要内容。以企业全部档案为分类对象的，只能是一级分类，即首次分类，二级及二级以下的任何一次分类都是以企业某一部分档案为对象的。一次分类只能使用某一种标准，这是对任何事物进行分类所必须遵循的逻辑原则。《规则》所设置的十个一级类目，分明是使用企业管理职能、档案种类、档案门类三种标准分别对部分档案进行分类的结果，而不是某一种标准对全部档案进行分类的结果。这是违反分类的逻辑规则的。档案分类及类号层次过多，对档案的管理和利用不利。确有必要减少档案分类及类号层次，一级类目中不出现“文书档案”和“科技档案”两个类目，分别将其二级类目作为一级类目，也应当在《规则》的有关条款中加以特别说明。《规则》对工业企业全部档案进行一级分类违反分类规则，这毋庸置疑。

二是对档案学理论的冲击。“名无固宜，约之以命，约定俗成谓之宜，异于约则谓之不宜”(《荀·正名》)。事物的名称经过群众在长期的社会实践而共同认定或形成，这在许多学科中都是存在的。尽管在上世纪80年代初就有人对“文书档案”和“科技档案”这两个概念的科学性提出过质疑，因是约定俗成的，一直以来仍然被大家遵守和沿用。近几年来，出现了“科技档案”“淡化”和“式微”论，可以说这是缘自《规则》的。因为“淡化”(“式微”)论者认为，“企业档案”概念的出现是“科技档案”概念“淡化”(“式微”)的主因。尽管企业档案并不都是科技档案，科技档案也不是全部产生于企业，但因《规则》提出“企业档案”这一概念而摈弃“科技档案”这一概念，一些人这样认为并不是没有道理的。

四、适用《规则》的企业十分有限

《规则》规定“本规则适用于全国工业企业”，而实际只适用于形成档案多的大型、特大型工业企业，因分类层次多和类目设置过多，中小型工业企业和形成档案不多的大型企业均不适用。规模不大，档案不多的中小型企业如强行实施《规则》，一些类目的档案会寥寥无几，一些类目甚至会空置以待有朝一日有关档案的形成。这不是根据档案的实际情况进行的科学分类。《规则》虽然规定企业可以结合实际增加或减少二级类目，但增减过多以致与《规则》大相径庭，就不是实施《规则》了。其实，《规则》应附《大型工业企业档案分类表》和《中小型工业企业档案分类表》，使之具有广泛适用性。

五、工业企业档案分类过于复杂

档案分类应当尽量简化、实用。然而，《规则》却使工业企业档案分类变得更加复杂了，档案归类更难了。不少企业档案工作人员因不知一些档案该归入哪类而烦恼。档案分类不宜过细，这是因为，在广泛使用电子计算机等现代化工具的大中型企业，即使档案再多，只要进行一定的分类和整理编目，档案管理特别是检索利用已经变成易事；在尚未使用电子计算机等工具的小型企业，由于档案数量少，用手工管理、检索档案也无多大困难，分类复杂，类目过多，反而会使管理和检索变得困难重重。

档案分类与管理篇（7）

开封市中心血站是开封市唯一一家采供血机构，它还负责五县供血库的管理。然而，五县供血库分散在五个县各医院内，所形成的档案较分散。因此，血站在档案管理上，根据自己的特点进行了创新，由集中档案管理模式，加入了分散的档案管理模式。那么，什么是“集中+分散”统一管理模式呢？①存放的空间是分散的，但是，管理是集中的；②档案的保存期限制约档案的存放空间；③档案兼职人员分散但有专职的档案管理人员统一管理；④档案存放空间及存放工具是集中式统一配备的。

2 开封市中心血站档案管理手册保障了血站档案管理模式

档案分类与管理篇（8）

档案是指国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录[1]。随着我国城市化建设进程的不断加快，城市规模的不断扩大，城市管理过程中形成的各类档案增长迅速，已经成为了城管工作中的一项重要工作内容。城管档案是指在城市管理活动中直接形成的具有保存价值的各类形式的城市管理活动历史记录。城管档案在城市管理与发展中发挥着重要的作用，是城市各项管理工作重要的参考与依据，也是反映城市管理水平的重要指标之一。

1 城管档案的重要性

城管档案是对过去城市管理工作和历史情况的记录，完整翔实的城管档案可以为机关工作提供备查依据，对城管档案进行调研，则可以深入挖掘城市管理工作内在的规律，为城市管理工作的发展提供最基础的参考资料。随着我国城市化进程的不断加快，城市人口、规模不断增扩，城市管理工作的难度也不断增加，问题不断增多。城管档案在此种发展形势下，其重要性越发突显，成为我国解决城市矛盾问题、提升城市管理水平、指引城市发展方向的最重要的数据信息来源与依据。

2 城管档案归档整理工作中存在的问题

目前，我国城管档案收集、归档整理工作主要是由城管局来负责进行。城管局是城市管理中负责综合行政执法的部门，是由原事业单位“城管办”、“联合执法大队”演变而来。工作内容繁杂、档案管理意识不强等诸多因素使得城管档案工作一直是城管工作中一项次要性的工作。对城管档案管理工作重要性的认识不足使得城管档案工作在相当长的一段时间内处于被动的局面，在档案收集、归档整理、保管、编研利用等方面存在不足之处，尤其是在城管档案的归档整理方面。

归档整理是档案管理工作的重要环节，也是档案管理工作的基础与起点。档案归档整理工作，就是按照一定的原则和方法，将处于零散和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列与编目，组成有序体系的过程[2]。目前，在城管档案归档整理过程中，存在着诸多问题，包括了档案的装订、分类以及排列等方面，其中，档案分类是问题较为突出的环节。

在档案分类上，没有根据工作实际情况制订合理的分类方案是比较突出的问题，而既使用“机构”又使用“问题” 标准来进行分类是较为常见的问题，这种分类标准的交叉使用，使得档案文件分散归档，对文档的检全率具有较大影响。在《归档文件整理规则》中，归档文件的分类方法有三种，分别为保管期限-年度-机构、保管期限-年度-问题以及保管期限-年度，但在实际的归档文件分类中，采用级次分类法、收文发文分类法、文号分类法等方法的现象多有存在，这些分类方法不是全国统一的分类标准，在反映归档文件间的历史联系、形成规律以及文件内容方面多有不足，容易给文件检索与存取造成困难。

对于归档文件的排列问题，《归档文件整理规则》中有着明确的规定：归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。但在实际的工作中，按文号排列、按问题排列或是全部文件都按时间顺序排列的现象十分普遍，给归档文件的存取以及整理造成困难。

3 归档整理问题的成因分析

任何问题的存在都有其产生的深层原因，城管档案的归档整理问题也不例外，只有对问题的成因进行深入分析，才能有效的解决问题。就城管档案管理中的归档整理问题而言，其成因主要是档案工作人员的专业水平与素质因素，当然，更深层的原因也与管理者对档案工作的重视程度有关。

档案管理是一项专业性较强的工作，而档案整理环节，尤其是档案的分类，是最能体现其专业性的地方。目前，城管系统内的档案管理工作大多是粗放型的管理状态，远未达到专业化管理的水平。档案工作人员大多是兼职，设有专职档案员的部门较少，而即便在设有专职档案员的部门，具备档案专业高等教育水平的人才也是少之又少。档案专业人才的缺乏，导致了城管档案管理工作一直滞后于城管部门的整体发展。长时间停留在表面意义上的管理，未能达到专业化的管理水平，对城管档案管理工作向更高层次发展造成了重要影响。

城管档案管理专业人员的缺乏，也使得城管档案管理各项制度的建立与完善缺少了专业指导。如专业人员的缺乏使得档案分类方案的制订无法从单位实际出发来有效规范档案的归档整理工作，导致了分类方法不具体、档案保管期限设置不合理等问题的发生。

4 提高城管档案归档整理工作成效的方法

4.1 加强档案管理专职专业人员的设置与引进

专职与专业人员的设置与引进既是两个方面的事情，同时也是合二为一的。目前，多数城管部门的档案员是兼职，但随着城管档案管理事务的增多，兼职档案员已经无法胜任与满足城管部门档案管理工作的需求，只有设立专职的档案管理工作人员，才能更好的完成档案管理工作的要求，同时，专职的岗位设立也体现了对档案管理工作的重视程度，也是吸引档案管理专业人才的基本条件。而对于专业档案管理人才的引进，要从多渠道、多方面来进行，要从城管部门人力资源战略层面出发来进行。单位应投入更多的资金支持，应提供更多的人才吸引条件，加强人才培训与平台的提升建设，为人才的发展提供上升的空间，只有如此，才能吸引到高素质、高水平的档案管理专业人才投身到城管事业，才能为城管档案管理的长远发展打下坚实的人力资源基础。

4.2 加强现有档案管理人员的专业技能培训

加强对现有档案管理人员专业技能的培训无疑是快速提升档案归档整理工作成效的有效方法。档案管理人员应对《文书档案管理归档文件整理规则》进行学习领会，对实施细则要加强理解。培训内容应以日常工作的常用技能与常见问题进行重点加强，要少理论性多实用性，注重实效。培训应定期举行，可以派员进行外部培训，也可以在单位内部组织，聘请省市档案馆的专业人士进行指导讲座。

4.3 制定科学合理的档案分类方案

档案分类是档案归档整理最重要的也是核心的内容，因此，制订科学合理的档案分类方案对于档案归档整理工作来说是至关重要的。档案分类方案要根据国家档案局2006年公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求以及《文书档案管理归档文件整理规则》来制定。档案分类方案要使用正确的分类方法，要正确界定城管局文件材料的归档范围，准确划分档案保管期限，使保存的档案反映本局职能活动情况，维护其历史面貌。

科学合理的档案分类方案，需要专业的档案管理人员来完成，而且还要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作内容。鉴于城管局档案管理的专业水平，可以在档案分类方案的制定时请上级档案管理部门进行协助指导，方案一旦确定，文件的归档整理便可以按照整理规则顺理成章的进行。

5 结束语

档案整理工作的基本任务是建立档案实体的管理秩序，使档案实体有序化、条理化，其意义与价值在于为整个管理工作提供一个严格有序的工作基础。城管档案归档整理工作中存在的问题，除缺乏专业的档案管理人员外，对于档案管理工作的重视程度不够也是重要因素。因此，加强档案管理工作重要性的宣传，强化档案管理意识，也是提高城管档案管理工作成效的重要内容。

档案分类与管理篇（9）

【中图分类号】 G272.5 【文献标识码】 A 【文章编号】 1007-4244（2013）11-241-1

分类是人们对事物的认识和管理的一种基本方法，也是在进行档案管理时的基本方法。档案的分类和其他文献的分类相比，具有独特的“二元主义现象”。在对一般的文献进行分类时，仅使用一种分类标准，形成一种分类体系，同时满足文献的实体有序化和信息有序化的双重需要。而在整个档案管理过程中，需要进行两次分类，这两次分类在分类对象、思路和目的等方面有着明显的差异，形成了档案信息分类和档案实体分类这两种分类体系。这两种分类体系在档案管理中同时存在，在不同的管理需要中发挥着各自不同的作用。

一、档案信息分类与档案实体分类的比较

（一）档案信息与档案实体。档案信息分类和档案实体分类的主要区别就是两者的分类对象不同。档案信息是利用变化载体的方法从原始档案文件中提取出来的，自身属于抽象的事物，需要附属在一个新的载体来存在，实现其价值。档案实体是档案的原始文件，主要是对档案进行原始记录。档案实体只是一种管理方式，主要根据档案在来源上的历史联系进行分类，档案信息分类则是采用形式逻辑的方式。档案管理的使用价值就是满足人们对档案的各种使用需求，人们在使用档案时，主要是利用档案信息资料。所以要基于档案实体对相关档案信息推行信息管理，分类相关信息能够使信息有序化，更加方便我们迅速查询和使用档案信息，实现档案管理的使用价值。

（二）历史主义和逻辑主义。从档案信息分类和档案实体分类的思路上来看，主要分为逻辑主义和历史主义两种派别。在进行档案管理时，档案实体分类主要是通过历史主义的原则，按照档案实际情况和内容界限直接认定，按照档案在其来源上的历史联系进行分类，档案馆中的所有档案被划分成若干个全宗，每个全宗又按照日期和形成档案的机构进行细微的分类，形成一个完整的实体分类体系。档案信息分类主要采用形式逻辑主义的原则，突破档案来源上的历史联系，按照社会组织的职能分工并结合档案信息内容的属性对档案信息进行分类，人们可以按照职能活动或事物的属性来查找档案。

（三）信息分类号与实体分类号。从信息分类和实体分类的目的及结果来说，档案实体分类的目的是显示档案来源的历史联系，比较完整的展现出一个组织或个人在社会活动中的发展过程。新标准中档号的组成包括全宗号、时间、保管时限和件号。而信息分类的目的体现在档案内容的逻辑联系，使分散保存的不同宗卷中内容属于同一专业或职能活动的档案划分到同一类目下，给所有档案进行分类号，展现每个信息在整体信息分类体系中所在的具置，编号是由汉语拼音和数字混合在一起构成，使人们能够利用档案的特点进行查找。

（四）试题管理与信息开发。档案的管理工作，在理论上可以划分为档案内容信息开发和档案实体管理。档案的实体分类是保管、鉴定和统计的基础，在档案实体管理工作中进行。档案信息分类属于一种检索语言，实体管理完毕后，在信息的开发工作中进行。

二、档案信息分类与档案实体分类并存原因

形成档案信息分类和档案实体分类在档案管理中并存的原因：档案和其他资料都是同属于文献的范畴，是内容较为完整、历史价值较高的信息记录，目的都是帮助人们通过信息形成某种认识，所以文献的分类需要适应人们对文献的需求特点。一般情况下，人们是根据信息内容和特点进行文献的查找和使用。档案信息分类，就是按照文献的内容和特征进行逻辑分类而形成的体系。档案信息分类是人们查找需求的基本途径，也是档案的必然要求。在档案管理机构中，长期利用档案信息分类，虽然为人们提供了很多便捷的条件，但是使同一出处的档案全部打乱，档案所记录的全部机关的历史活动内容被损坏、分解和混合，是档案失去了原有的实际价值，变成繁杂的资料。这种信息分类不能展现出档案所具有的实际价值和独特属性，不利于档案实体的实际管理，所以还需要编辑一些工具类书籍来辅助档案的实体管理。另一方面，分类需要尊重和维护事物的本性。档案是历史社会活动的记录，能够反映出纵向上时间的连续性和历史性。在进行档案管理时，信息分类是对档案内容进行横向分类，不能显示人类社会或者历史的纵向演变、发展过程。所以对档案进行分类管理时，除了要进行档案信息分类之外，还需要实体分类对档案进行历史性记录。从档案来源的历史联系出发，有效地维护某一组织或者个人职能活动的整个发展过程，反映人类社会的历史。

三、结束语

由于档案的根本属性不同于其它文献，使档案的分类也和其它文献有很大的不同。档案信息分类和档案实体分类二者之间，虽然不统一，却在档案管理中同时存在，各尽其职，互补互依。其产生的原因是档案的历史记录性，在档案管理实践中不断地证明，也会在日后的档案管理中，以其独特性对档案管理工作起到更加重要的作用。

参考文献：

[1]邓绍兴，陈智为.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2000.

档案分类与管理篇（10）

中图分类号：G26 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）01-0017-01

一、引言

伴随现代社会的不断发展，信息更新迅速，也对博物馆档案管理提出新的要求，带动博物馆档案管理的创新与改进。通过梳理博物馆档案管理的基本思路，优化档案管理流程，有效引进现代管理技术才能让博物馆档案管理走上科学化、规范化、合理化及统一化的道路。而借助档案管理部门人员的配合与信息平台的辅助支撑，让博物馆档案管理更加高效与便捷，让博物馆档案的管理、查询、利用及保护落到实处，使得档案管理的价值发挥到最大。

二、博物馆档案管理概述

档案管理亦称档案工作。它是档案管理人员直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。档案管理分收集、整理、鉴定、保管、统计和保管利用等工作环节，随着档案管理现代化的发展，还将对档案管理工作的结构产生新的影响，档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务。博物馆档案管理是由博物馆档案管理人员对博物馆档案的实体资料与信息数据进行整合，面向大众或者既定群体提供可利用的档案业务服务。

1.博物馆档案管理的含义

博物馆档案管理是一种能够在日常生活中运营和开展博物馆博物原始资料的记载，对博物馆的艺术藏品的概况、历史、艺术成就、艺术价值、考古考证及博物馆日常运行有关的资料等方面进行归档记录。它是由博物馆档案管理人员对博物馆档案的实体资料与信息数据进行整合，面向大众或者既定群体提供可利用的档案业务服务。其资料具有客观、真实、全面的特点，并且能够管理、保存和利用。博物馆档案管理工作系统而复杂，并不是孤立存在的，正是因为详细的博物馆档案管理才让社会管理系统更加完成完善。博物馆档案管理本着统一性的原则，奠定了社会信息系统的资料基础，无论是对历史的发展还是指导当下的社会改革都具有重要意义，因此必须努力做好博物馆档案的管理与保护。

2.博物馆档案管理的内容

博物馆档案管理的内容非常广泛，具体有艺术藏品、美术作品、历史博物品、艺术家手稿、艺术家档案、艺术家日记、艺术家工作照和生活照、书画资料、藏品的照片档案、藏品的有关复印件、藏品的展览文件、藏品档案以及博物馆日常管理形成的文件资料等等。博物馆档案管理更多的是服务性的管理工作，博物馆的档案资料也具有特殊性，是对历史或者事件发展进程、优秀成果及细节问题的记录，是社会发展与社会改革的重要参考资料，博物馆档案管理可以有效地推动档案文化建设，并实现档案信息的整理归纳，让档案记录更加详实，档案分类更加清晰，档案利用价值更高。具体来说，档案管理应该包括对各种文件资料进行收集、整理、编号、分类、整合、归档、保管、利用。这是博物馆档案管理的基础性内容。除此以外，博物馆档案管理还涉及档案借阅查找程序的完善、档案参考资料的编制、各类档案利用情况的统计等。做好博物馆档案管理最直接性的作用是推动文化事业的发展，在总结历史经验的基础上更好地指导未来的发展。

三、博物馆档案管理的方法及路径

1.n案的收集

信息资料的收集是档案管理的前提。作为博物馆档案管理人员必须树立资料收集自觉意识，具有资料捕捉的敏锐感，积极主动地去搜集整理档案文献。而对资料的有效收集建立在对档案文物足够了解的基础之上，资料收集不盲目，资料收集注重效果与质量。对博物馆的藏品、艺术品、历史博物品、书画藏品等可以用照片、文字等方式进行收集整理。在博物馆档案资料收集过程中应做好四个层面的关注。其一整个资料收集工作应该保证档案的整个形成过程，确保系列考察价值书面文件的事先制定。其二在档案管理征集时，应树立系统完整的眼光，确保所收集到的资料能较全面地反映文物自身的历史因素及事件发展历程，便于档案后期的整体和完整性的呈现。其三在资料收集过程中各部门工作人员应加大协调，确保部门之间联系密切和各部门工作人员对每一个档案文件都有着清晰透彻的了解，这是后期档案资料整理分类的前提。其四制定合理的责任制度，“无规矩不成方圆”，通过责任到人，让不同的工作人员承担不同类型的档案资料收集工作，一旦出现问题可以责任到人，而不是盲目地指责批评，通过责任的明确更能激发工作人员的责任意识，促进博物馆档案资料的征集管理。资料收集作为档案管理的前提，这是做好档案管理的基础性工作，必须引起的足够重视。

2.档案的分类整理

积极做好档案资料的分类才能让档案资料查找更为高效便捷，也是确保档案征集资料得到最大限度囊括的前提。越为细致的档案资料分类越能满足读者的查阅需求，实现博物馆档案信息及资料的最大限度价值发挥。随着我国博物馆档案资料的丰富，档案分类也更加细化。因此必须建立与博物馆资料容量相适应的档案分类体系。分类力求多元但不重叠。例如与业务活动相关的档案资料可以分为藏品、艺术家、历史文物、书画、名人笔记、地方志、照片档案、展览文件等。根据内容涉及面不同可以分为工艺类、美术类、历史类、史料类等。根据档案形式不同可以分为文字档案、图片档案、影像档案等，细致的档案分类可以提升检索效率，方便查阅。而细致的分类使得档案管理更加系统成熟，汇集多种档案资料信息，做好档案服务工作。

3.档案的归档

当档案资料收集完成后需要对博物馆档案进行归档处理，这也是档案管理的最后一道工序。在对博物馆档案进行归档时需要做好四个层面的关注。其一归档要按照时间顺序。归档并不是随意的，而是以时间轴线为参考按照事物发展的具体过程按照顺序归档。其二在归档时要做好类目的对应。相同的类目或者相关的类目归档在一起，提升其后期查阅利用价值。其三在归档时要统一规范。文字材料按照统一规则装订，照片附识黏贴。对于音视频资料无法装订必须在档案归类时做好内容简介的说明。其四发挥计算机归档优势，提升归档效率。可以尝试信息编码处理，统一集中归档，电子档案与纸质档案管理结合起来，避免人工归档的失误。做好档案的正确归档才能确保博物馆档案的安全与高效利用。

四、博物馆档案的保护和利用

1.档案的保护

博物馆档案具有极高的研究参考价值，有些档案也容易丢失与损毁。做好博物馆档案的保护是确保档案价值发挥的重中之重。档案保护的实施者是人，因此必须针对工作人员做好档案保护的教育培训。首先提升档案管理人员的档案保护意识。做到责任到人，无论是档案资料的收集还是档案分类还是档案归档都谨慎细致，确保万无一失。以岗位职责为目标管理机制，明确形成覆盖全馆的档案管理工作规范。其次必做好档案保护动员，坚持统一领导、分散建档、集中备案的原则，要求工作人员完整、准确、详实地完成档案保护。最后必须在档案保护中引入考核监督机制，依据档案保护程度对工作人员进行量化考核，杜绝档案保护中的失职行为，监督惩罚鼓励表扬并行。

2.档案的利用

档案利用层面除了做好常规利用指导外，必须发挥信息化时代下的电子处理优势，让电子档案利用得到最大限度推广。博物馆档案工作人员借助电脑网络对电子资料收集整理归档，对纸质档案资料进行电子资料的转化，借助系统本身的局域网，实现博物馆档案资料的信息资源共享。档案工作人员进一步研究改进档案管理形式，让档案利用走上规范化、标准化的发展之路，不断尝试摸索，总结经验。在档案利用指导中应细致热心，严于律己，确保档案利用的合理和档案管理的法制化，只有这样才能让博物馆档案得到最高效的利用。

五、结语

经济的迅猛发展推动文化的蒸蒸日上，博物馆档案管理也备受关注，档案管理的保护和利用，也提到了博物馆日常管理的议事日程中。因此档案管理利用与保护必须得到规范引导，在总结经验和找出不足的基础上改革创新，采取有效的应对举措，适应当前形势，让博物馆档案价值得到更有效的发挥。

参考文献

[1]李玉子，张丽霞.对博物馆档案数字化、网络化管理的思考[A].吉林省博物馆协会第一届学术评奖文集2008-2011[C].2012（3）.