档案与合同管理汇总十篇

时间:2023-05-17 15:45:18

档案与合同管理

档案与合同管理篇(1)

1 引言

档案是记载“历史”的原始文献,是人类了解“历史事件”的重要参考资料。其中,传统的档案以纸质档案为代表,其与电子档案的区别如表1所示。

根据表1,电子档案与纸质档案各有优缺点,而通过整合利用,可实现势互补。从目前的形势来看,电子档案与纸质档案并存发展的局面会长期存在,这就要求档案管理人员主动认清这一新形势,并制定全面、科学的档案管理策略。下面,笔者首先分析电子档案与纸质档案的整合利用,再进一步探究其并存发展。

2 电子档案与纸质档案的整合利用

目前,档案管理正试图建立基于电子信息技术的网络办公平台,以期实现对现代档案的高效管理。但传统档案管理的对象是纸质档案,而现代档案管理的对象是电子档案,且在这一过程中,也需高效管理纸质档案。据此,笔者建议从如下方面来对电子档案与纸质档案进行整合利用:

2.1 同步归档

无论纸质档案或电子档案,在收集、检验和审核以后,都应按归档要求进行归档,其中针对电子档案的归档,其应先存入特定的计算机硬盘中,再标上归档标记。

2.2 同步整理

电子档案与纸质档案的档案号一致及其录入的信息基本相同,则为了高效开展档案整理工作,建议采用折中(或合二为一)的方法来同步整理电子档案和纸质档案,如此可在同一时间完成电子档案与纸质档案的整理归档。

2.3 同步利用

针对电子档案与纸质档案的同步利用,具体表现如下:在档案查阅时,可利用同一著录来检索同一档案的纸质与电子形式;在档案利用时,可重点选取电子档案,而若要求选用纸质档案,则可按同一档案来获取纸质档案。如此一来,既可实现高效利用档案,又可长期保存纸质档案。从这一角度来讲,电子档案与纸质档案的整理利用强调的是在传统档案生命周期理论的指导下,实现档案的分阶段电子化管理。

3 电子档案与纸质档案的并存发展

电子档案与纸质档案的并存发展存在一定的必要性,而这种必要性主要表现在如下方面:一是电子档案与纸质档案的优势都能为现代社会所用,前者不能轻易取代后者;二是纸质档案不可取代,究其原因是纸质档案的使用时间相当长,且在法律体系范围内,纸质档案的权威性无容置疑,外加电子档案的安全保证要求较高,则其尚无法在可预见的时间内取代纸质档案。针对电子档案与纸质档案的并存发展,笔者提出如下建议:

3.1 完善电子档案管理体系

为了提高电子档案与纸质档案的管理成效,创新管理思路、手段和模式是必经之路。对此,笔者建议做到如下几点:一是强化档案管理意识,档案部门的属性改为直属单位及要求其在人员编制、资源开发等上有所创新;二是解放思想,摒弃“重馆藏、轻利用”的理念;三是丰富馆藏内容及提高其质量;四是完善电子档案标准及提高其馆藏要求,并按需改变档案管理手段、流程等;五是纸质文件改为电子文件的组合形式,并进一步完善纸质档案的管理程序与其信息化的转换流程;六是利用电子档案的著录与组盘,进一步完善电子档案的管理,以实现交叉管理电子档案与纸质档案。

3.2 建设档案保管设施

无论是纸质档案或电子档案,其都需在一定的物质条件下进行有效保管,即要求保管条件安全及保管设施完备。对此,企事业单位应重视对档案保管设施的建设,即:统筹档案库房的安排,以保证档案库房的合理布局、档案保存环境的保密性与安全性,亦或说档案库房应远离危险场所,且在防尘、防盗、防火、防水和防潮上满足档案管理的要求。因此,建议企事业单位按如下档案管理要求来选择档案用房的地址及布置库房:一是检查库房窗、门的防盗与加固效果;二是检查排水管道有无从库区穿过;三是购置与国家标准相符的档案保险柜、密集架等保险设施;四是配备一定数量的消毒柜、刻录盘、扫描仪、打印机、去湿机及复印机等,以保证档案保管设施与档案管理规范相符。

3.3 深入学习档案管理理论

电子档案是社会发展的产物,其对档案管理理论与实践的影响尤其深远。对此,档案管理部门应组织档案管理人员开展如下学习活动:一是深入学习电子档案管理理论,以期对电子档案的种类、特点、概念及地位等进行全面了解;二是深入研究电子档案管理制度,并在充分认清现状的基础上,建立健全电子档案管理制度,用以指导对电子档案的管理;三是在实践中积累电子档案的管理经验,并在分析表1的基础上,整合利用电子档案与纸质档案,从而实现两者的相互牵制、相互补充和良性发展。

3.4 健全档案管理制度

在信息技术发展的推动下,出现了新的档案载体及档案管理也更具智能化特征。对此,档案部门应逐渐健全档案管理制度,以保证电子档案与纸质档案的成功对接、转化和管理。对此,首先,档案部门应以电子档案的特征为依据制定电子数据格式标准、电子档案著录与标引规则等;其次,应实现电子数据标准的统一,并明确规定电子档案的信息载体、转换与存储格式及硬件设备标准等;第三,档案部门应根据纸质档案管理经验,完善纸质档案的管理制度,并建立为电子档案与纸质档案并存发展服务的管理制度;第四,加强纸质档案的整合利用与鉴定工作,并在档案管理内部推定“双套制”,即同时提交、保存和归档电子档案与纸质档案。

4 结语

21世纪是信息化的时代,要求整合利用电子档案与纸质档案,并促进其并存发展。其中,针对电子档案与纸质档案的并存发展,应从制度建设、理论学习及基建投入等上做出努力,同时还应注重对人力资源的培养,即:组织档案管理人员学习社会主义核心价值观,以提高其使用感与责任感;培养高尚的职业道德,使其认清档案管理对保密性的要求;学习专业知识,使其成为为电子档案与纸质档案并存发展服务的专业管理人才。

参考文献

[1]刘晓菲.电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展[J].办公室业务,2015,(13):88-88.

[2]李琦.科研项目档案管理中纸质档案与电子档案的整合与利用[J].办公室业务,2016,(20):126-127.

[3]田永丽.论电子档案与纸质档案的整合管理[J].才智,2015,(19):343-343.

[4]张冬梅.纸质档案管理与电子档案管理的融合探究[J].卷宗,2014,(11):49-49.

档案与合同管理篇(2)

中图分类号:G27文献标识码:A

一、电子档案与纸质档案的共存性分析

随着我国电子科技及信息技术的飞速发展,电子与信息技术也逐渐应用于档案中,但这并不意味着其能够取代纸质档案,因为电子档案与纸质档案均属档案的子民,不存在相互排斥的问题。电子档案虽具有现代化理念,并运用了先进的电子信息技术,但即使这样依然无法替代纸质档案。纸质档案可以说是特定历史时期的社会记忆,保存了人类历史发展记录,具有真实性与历史性。实际上,电子档案与纸质档案的本质属性是相同的,均为社会经济发展与人类社会的历史记录,它们是两者不同的档案形式,并非新旧事物关系,所以两者在应用中没有相互否定性与继承性,只是单纯的载体形式不同。从某种角度来说,电子档案管理与纸质档案管理思想存在一定的共同,两者可以共同存在于档案中。电子档案与纸质档案存在共性,但同时也存在个性,那么要使两者和谐共存,应对其采取集成性管理。

二、电子档案与纸质档案的集成化管理措施

电子档案与纸质档案之所以能够共存,在一定程度上有赖于我国国情,电子档案与纸质档案具有一定的共性,然而也存在差异,因此不能运用传统档案管理模式对两者进行管理,它无法满足电子档案与纸质档案的不同要求。在这一形势下创新档案管理模式势在必行,集成化管理正是在这一形势下应运而生的,其根据电子档案与纸质档案的特点,制定了一系列集成化管理措施,以下是对电子档案与纸质档案的集成化管理措施的具体分析:

1.建立混合文件管理系统,发挥电子档案与纸质档案的集成化管理功能

所谓的混合文件管理系统是指既能够储存纸质文件,又能够储存电子及其他格式文件的档案管理系统。那么要发挥管理系统对不同格式文件的集成化管理功能,那么应在混合文件管理系统内部设置非电子文件夹与电子文件夹,同时要保证文件内部所有元素的共存性与协调性,在储存过程中运用统一分类标准,使文件夹内各元素之间保持密切联系。

对于同一份文件的不同载体应使用相同的档案号及题名,所选择的载体形式应在管理系统数据库载体类型中进行详细标注,同时还要对电子档案与纸质档案的物理储存地址进行分别著录。建立混合文件管理系统,既能够满足纸质档案的管理要求,对各种载体的纸质文件进行上传,同时还能够实现电子档案的良好管理,接收其他管理系统中的电子文件、电子信息数据等,并将其实时归纳到电子档案中。另外,混合文件管理系统还具有到期文件自动销毁、自动解密及借阅利用等多种功能,不同类型及不同载体的档案管理都能够在此档案管理系统中实现,不需要对纸质档案管理系统与电子档案管理系统进行分别设置。高校中所建立的档案管理系统就属于典型的混合文件管理系统,该系统不仅要对办公系统公文进行管理,还要对学校各个方面不同载体形式的文件档案进行管理。

2.建立档案管理系统与业务系统的标准接口,对两者进行一体化管理

要使电子档案与纸质档案共同储存于一个管理系统中,就必须建立档案管理系统与业务系统的标准接口,首先它可以实现电子文件与纸质文件的网络化归档,将海量电子与纸质信息汇集到同一管理系统中,对其进行动态化管理,及时掌握电子档案与纸质档案的使用及管理状况,这样一来若系统管理中存在不合理因素能够及时发现并加以解决。其次,它可以实现电子文件从形成、永久保存及永久销毁的全过程管理,电子档案与纸质档案共同使用一个档案管理系统,能够使两者相关文件动态生成归档。在归档中对于相同档案的不同载体形式应共同使用一个档号,同时还要共同使用相同的分类标准,从而实现纸质档案与电子档案的一体化管理。电子文件归入档案式,应将系统首页上方的动态生成相应的归档章,归档章中的保管期限、全宗号、文件页码、年代、件号及归档单位等信息由管理系统自动填写,将与电子文件相应的纸质文件打印出来,此时归档章将会自动打印在纸质文件首页的上方位置,档案管理工作人员只需要在纸质文件归档章中填入纸质文件所装盒号就可以了,不需要再逐项填写,大大减少了纸质档案归档与管理的工作量,对提高电子档案与纸质档案集成化管理效率具有重要意义。

3.创建电子档案与纸质档案集成服务平台,为两者提供集成化服务

所谓的集成化服务就是融档案管理过程控制、档案管理结果控制与用户服务控制为一体,旨在满足用户对档案的不同需求,提高档案管理过程效率,实现档案管理结果的最大效应。之所以对电子档案与纸质档案的集成化管理进行全面研究,是为了充分利用多种形式的档案信息资源,给用户提供一种集成化服务,让用户在短时间内可以找到并查阅不同类型的档案信息资源。针对电子档案及纸质档案等多种不同形式的档案信息创建档案集成服务平台,并建立用户档案信息相关网站,全面开展集成化服务,同时还可以设置在线专人咨询,为用户提供远程服务,实现档案信息资源的远程查询预约、专题服务、档案资源网络导航服务及电子档案全文检索等多种服务。并利用权限管理技术,建立档案信息与用户的关联匹配,这样一来当用户利用网络进行档案信息资源浏览申请时,管理系统就会根据用户角色快速判断出用户所能查阅的权限内容,并做出响应,达到电子档案与纸质档案集成化管理及为用户提供档案一体化全程服务的双重效果。

三、结语

档案与合同管理篇(3)

 

现阶段,档案管理工作面临着档案信息化资源开发、针对性开展编研工作、个性化信息服务、资源合理有效利用等课题,而目前高职院校档案管理队伍由于存在人员结构不够合理、缺乏有效的激励机制和人员培养制度、未能做到与院校管理队伍有机融合等问题,无法适应这些新课题的要求。高职院校应重视档案管理,建立健全有效的激励机制,规范档案管理人员培训,促进档案管理研究,加强档案管理交流沟通,建设一支具有自身特点的专兼结合的院系两级的学习型管理队伍,以适应现阶段对档案管理工作的要求。

一、高职院校档案管理队伍现状分析

1、人员结构存在“五低一高一差”。高职院校由于建校时间较短,档案管理尚处于初级阶段,其档案管理队伍的年龄结构、职称结构、专业结构、学历结构均存在不合理,存在“五低一高一差”现象,主要体现在:档案管理梯队尚未形成,缺乏引领院校档案管理与研究的领军人或技术骨干,档案管理专业技术人员比例低,普遍存在职称和学历层次较低,档案专业技能水平较低,档案专业研究水平较低,兼职人员调整变化频率高,队伍稳定性差。

2、档案管理队伍与院校管理队伍未能做到有机融合。高职院校的档案管理是为院校管理工作服务的,是院校管理工作历史的记录,档案管理与院校管理是息息相关、不可分离的。但目前高职院校往往为收集档案而抓档案管理,为抓院校管理而忽视档案管理,未能做到档案管理队伍与院校管理队伍的有机融合,往往是为应付档案管理而临时组建一支档案管理队伍,未能做到院校管理与档案管理合二为一,无法做到工作的系统化,在管理工作中协同效应不强、凝聚力不够。

3、缺乏对档案管理人员有效的激励和培养机制。高职院校的档案管理往往被视为非技术性工作,专职档案管理人员由于其工作不被重视,长期充当院校管理中的配角,经常还兼做档案管理外的一些杂事,感到工作枯燥乏味,思想压抑,其专业才能得不到充分发挥,因而缺乏工作激情;档案管理人员被视为普通行政后勤人员,他们的工资、福利与其工作业绩联系少,个人利益与其专业贡献没有直接挂钩,不能体现其价值,无法起到激励作用;没有建立起专兼职档案管理人员的职称评聘、评先评优、进修培训、对外交流学习等方面的规章制度,没有在职称、绩效考核等方面制定优惠的政策,兼职档案管理人员认为这一工作可有可无,导致档案管理兼职人员频繁更换,档案管理队伍的稳定性得不到保障。

二、高职院校加强档案管理队伍建设的基本思路

1、重视档案管理工作,坚持抓档案管理“一把手”工程

重视档案管理工作是做好档案管理工作的前提,高职院校必须在管理队伍建设中坚持专兼结合,抓好档案管理的“一把手”工程,努力做到院校管理与档案管理“合二为一”,具体如下:

其一、坚持专兼结合,做到院校管理与档案管理“合二为一”。高职院校档案管理具有双重性,它既要遵循高职教育管理规律,又要符合档案管理规范和业务流程。高职院校的档案管理队伍应该由组织管理人员、档案专业技术人才、兼职管理人员、技术保障人员组成,其中档案管理组织人员是档案工作的组织者和带头人,档案专业技术人员负责把握档案管理及编研的专业技术方向和提供技术支持,兼职管理人员负责各自职责范围内档案的收集与管理,而档案信息化现代化管理手段的实现与改进需要技术保障人员的现代化技术支撑。由于高职院校工作是围绕培养高技能人才展开的,其档案管理的核心内容是记录高技能人才培养过程的各个细节,故其档案管理队伍的组成应该体现高职教育管理与档案管理的有机融合,应建立起以复合型档案专业技术骨干为带头人、辅以各自管理职责范围内兼职管理人员和技术保障人员的管理队伍,形成一支既懂院校管理又熟悉档案业务的专兼结合的院系两级管理队伍。

其二、抓好档案管理“一把手”工程,建立健全档案管理队伍。高职院校档案管理工作与院校领导尤其是主要领导的重视息息相关,院校主要领导一定要高度重视档案管理,树立“档案管理水平体现院校管理水平”的观念,要优化环境,建章立制,为档案管理队伍建设提供必要的外在条件,要抓好档案管理“一把手”工程,坚持部门“一把手”负责制,各处(室)、系(部)均是档案管理的责任部门,档案管理主管部门“一把手”主抓全校档案管理,配置档案专业技术人员,各单位均要“一把手”主管,配备档案兼职管理人员,形成院系两级档案管理格局。

2、建立有效的激励机制,稳定档案管理队伍

建立档案管理有效激励机制的核心问题是增强档案管理人员工作的主动性、事业心和成就感。激励机制的建立必须因地制宜,因人、因事、因时而定:一是要根据不同人的不同需要以及同一人在不同时期的不同需要来建立激励机制,二是要根据不同的任务来确立激励机制。激励机制包括考核、评价、奖励、惩罚等环节,每个环节又可以运用不同手段和方法,相应也会产生不同的效果。激励机制要做到物质激励和精神激励相结合,物质性的激励要量化、可操作,要逐渐打破对档案管理人员按级别、工龄等“资历”考评、奖励、晋升的方法,将档案管理工作作为院校专业技术管理工作列入绩效考核内容,其考核津贴及其职称晋升与档案管理工作业绩、工作量、工作性质紧密结合起来,逐步建立健全对档案管理人员进行“专业业绩”考核。如对档案兼职管理者,可根据档案整理与收集、工作效率、管理手段与技术改进、档案研究成果等各项指标对档案工作人员进行考核,根据考核结果进行考评和奖励,这样就能调动兼职档案管理人员的主动性、积极性,让他们用心用脑,尽职尽责地工作。高职院校要建立档案管理团队岗位职责、职称职务聘任制度,逐渐将档案管理团队的成员转变为档案系列的职称聘任制度,激励管理团队的专业化、职业化方向发展。同时重视对档案管理软硬件建设,要对档案管理队伍实行优惠政策,改善档案工作环境,加大对档案工作硬软件设备的投入,加大对档案管理工作的宣传力度,营造档案管理队伍的文化氛围,给档案管理人员以精神上的富足感。论文参考网。

3、规范档案管理人员培训,打造学习型管理队伍

高职院校档案管理人员应具备以下的素质:良好的服务意识、无私奉献的敬业精神、全面的档案专业知识和行政管理知识、较强的组织协调能力和计算机应用能力、外语阅读能力、法律知识的运用能力等。尤其是作为档案管理带头人或技术骨干除了具备以上素质外,还要具有较强的创新意识、研究把握最新档案管理与改革方向的能力。为此档案管理人员的继续教育和业务培训是极其重要的。档案管理人员培训做到以下几个方面:一是转变思想观念。要通过培训端正档案管理人员的心态,树立服务第一、服务光荣、服务自豪的观念,促进档案管理人员树立强烈的责任心、良好的工作心态、较强的奉献精神;二是提高综合素质。要通过培训培养档案管理人员一定的组织协调能力、口头表达能力和文字组织能力;三是组织业务培训,要进行管理学专业知识培训和档案管理动态、档案政策等专业方面的培训与学习,增强档案管理者现代管理意识和竞争创新意识。在实施中可以通过请主管部门领导或专家来校做有关档案政策、管理知识、法律学、公共关系学等方面的报告或讲座的“请进来”的培训形式,或通过轮流让管理人员去听课或集体研讨、派往外校学习深造、攻读学位等“走出去”的培训学习形式,将档案管理队伍打造成一个学习型团队。论文参考网。

4、推动档案管理研究,创新档案管理

高职院校档案管理在管理手段、管理模式、合理资源利用、工作运行机制等方面值得探讨与研究,档案管理也必定会随着科学技术飞速发展而不断发展,必定会不断出现许多新问题、新课题,要逐步将档案管理由过去视为“经验管理”转变为 “科学管理”,做到集中管理与分散管理相结合、柔性管理与刚性管理相结合、现代管理与传统管理相结合。论文参考网。可以通过设立专项研究基金去探讨、去研究,丰富、发展、创新档案管理,奖励档案管理研究工作中突出贡献和优秀成果的工作人员。高职院校应该重视以档案管理研究项目来推动档案管理工作人员业务能力和队伍整体水平提高,以便创新档案管理。

5、顺畅档案管理交流与沟通渠道,构建和谐档案管理团队氛围

交流与沟通是理解的前提,理解是支持的基础。通畅的交流与沟通渠道,是建立相互理解、相互支持的良好氛围的基础,是创建管理团队文化的重要组成部分,也是档案管理人员锻炼能力、提高业务的关键环节。高职院校档案管理交流与沟通渠道包括院内档案管理人员间、院内档案管理人员与其他管理人员、院内档案管理部门与上级档案主管部门间、高职院校档案管理人员间、高职院校档案管理人员与其他高校间的交流与沟通等几个层面。档案管理人员应充分了解、掌握学校最新的档案管理和研究进展,也要熟悉国家和地方的科技政策与信息,充分发挥这些信息优势,在管理中一方面要主动地向主管部门领导汇报并争取支持,另一方面及时地将主管部门的意见反馈给各部门档案管理人员,帮助他们对档案管理工作做相应的调整或改进。只有建立起通畅的横向和纵向交流和沟通渠道,才能充分发挥档案管理者的枢纽作用、桥梁作用,才能使相互间形成相互沟通、彼此了解、互相支持的良好局面,从而真正达到优势互补、资源整合、力量倍增,促进档案管理工作发展。这样的档案管理就不仅仅是一种服务,而是直接的推动,也就是“档案管理水平体现院校管理水平”。

参考文献:

[1]朱平.档案管理的学习型团队组织建设.南北桥[J].2009.6:9-10;

[2]曾苇.论高校档案人员激励机制的构建.电脑知识与技术[J]2009.6:4590-4591;

[3]陈鹏.论档案利用与档案队伍建设的关系.兰台世界[J].2009.12(24):26-27;

档案与合同管理篇(4)

我院病房门诊综合建设项目于2004年开始调研,并形成可行性研究报告,2007年立项,2008年被列入省重点预备项目,2009年被列为福建省重点项目之一,并正式动工,至今仍在紧张地施工中,距竣工验收投入使用尚有一年多的时间,工程耗时长,其档案形成的周期也很长。同时档案形成涉及到拆迁安置、规划、设计、监理、施工等诸多部门,档案的载体有纸质、照片、录像、电子光盘等,因此如何高效地做好病房门诊综合楼的档案管理就成了摆在我们面前的一项重要工作。

二、健全管理组织和制度

医院自项目开始调研,就指定基建办专职人员负责档案的收集,并按规范要求及时向医院综合档案室移交。项目立基后即成立病房门诊综合楼建设项目领导小组,领导小组下设项目办,具体负责重点项目的建设有关工作。同时成立项目档案管理工作领导小组,制定下发了《病房门诊综合楼建设项目档案管理网络及岗位职责》、《病房门诊综合楼建设项目文件归档要求与档案整理规范》,医院综合档案室对项目档案进行统一管理,项目办和施工、监理单位均设有专人负责建设项目档案管理,形成了由医院分管理领导、项目办、综合档案室、各相关职能科室、相关勘测、设计、监理、施工等单位专兼职档案管理人员组成的档案管理网络体系,明确各相关人员的岗位职责。对工程档案资料实和行分级管理,由建设、勘察、设计、施工、监理单位的主管或技术负责人主持各自单位的工程资料管理的全过程工作,使档案管理与项目建设同步进行,保证了资料的完整性。

三、加强档案管理人员的业务能力

医院先后派出专职档案员和兼职档案员参加全省重点项目档案管理培训班,培训内容包涉及建设项目档案管理法规、规章及有关标准解读;重点建设项目档案的收集、分类、整理原则与方法;重点建设项目档案管理基础知识和重点建设项目档案验收与移交等。相关人员参加培训回来后,医院组织相关部门人员和设计、监理、施工等单位专兼职档案管理人员进行座谈,交流学习心得。通过重点项目档案管理的重要性通过培训和座谈,工程管理人员和专兼职档案管理人员在增强档案意识的同时也提高了档案业务水平,为保证建设项目档案的质量打下良好的专业基础。

四、归档关口前移,确保重要档案材料的完整

档案与合同管理篇(5)

一、电子档案和与纸质档案整合管理的必然性

纸质档案和电子档案本质上都属于档案,都具备档案所具有的特点,但由于二者载体不同,这也使纸质档案与电子档案都具有自身的特点。在当前新形势下,为了保证档案管理工作的顺利开展,需要将纸质档案与电子档案两者综合起来,取长补短。电子档案以网络技术作为载体,储存时间较长,能够有效的保障档案的完整性,但容易受到病毒侵袭,安全系数不高。纸质档案以纸质文件作为载体,具有较高的安全系数,档案具有较强的真实性,而且档案在使用过程中更为清晰,但纸质档案不易保存,使用过程中检索困难。电子档案和纸质档案各有利弊,将二者进行整合管理,能够有效的发挥各自的优势,使其更好的为使用者服务。在当前电子档案和纸质档案共存发展的局面下,档案管理者需要及时转变思路,加快创新,制定有效的管理方案,不仅要积极应对档案电子化的转化,从多个层面来有效的提高电子档案的法律地位,同时还要做好纸质档案的保管工作,使电子档案和纸质档案都能够发挥各自长处,有效的保存好具有较强真实性和可靠性的纸质档案,同时更好的发挥电子档案的优势,对二者进行整合管理,有效的维护好档案之间的联系,从而为档案的使用提供更多的便利。

二、电子档案和纸质档案整合管理的具体要求

当前信息技术取得了较快的发展,将在档案管理工作中充分的应用,构建了档案管理网络信息办公平台。现代化档案管理主要针对电子档案进行管理,而传统档案管理模式主要针对的是纸质档案的管理。但在当前电子档案和纸质档案共存的形势下,现代化档案管理也需要对纸质档案进行管理。因此需要将电子档案与纸质档案进行有效的整合,有效的提高现代化档案管理的水平。

(一)同步归档。对于收集的纸质文件需要认真进行检验和审核,做好纸质档案的归档处理工作。收集的电子信息在审核完成后也需要及时进行归档。在归档过程中,无论是纸质档案还是电子档案都要与归档的要求相符,但相较于纸质档案,电子档案在归档时要存入到计算机硬盘中,同时还要标记上已归档的标记。

(二)同步整理。电子档案与纸质档案需要同步进行整理,这主要是由于无论是电子档案还是纸质档案都拥有一致的档案号,信息也基本相同,因此在整理时需要将电子档案和纸质档案采用合二为一的方法,使二者同步整理完成。

(三)同步鉴定 。对于电子档案的鉴定最理想的情况是南计算机自动鉴定,系统依照预定的保管期限表判断保管期限;纸质档案可随时鉴定,即时归档。

(四)同步利用 。在查阅档案时,我们可以通过同一著录的信息检索纸质和电子两种不同类型的同一档案。提供利用时,以电子档案为主。在需要用纸质档案时,可按同一档号提供纸质档案,这样既提高了档案的利用率,又减少了纸质档案的磨损,有利于纸质档案的长期保存从实质讲,电子档案与纸质档案整合管理理念,实际上主张的是传统档案生命周期理论指导下档案分阶段管理的电子化实现。

三、电子档案与纸质档案并存的管理模式

纸质档案和电子档案都具有自身的独特性,而且所具有功用性也不同,当前二者并存于档案各个领域中。电子档案无论是在信息传输、开发利用等方面都具有较高好高效性和快捷性,而且更具有直观性和全面性的特点,这是电子档案独有的优势。相较于电子档案的这些优势而言,其安全性无法得到有效的保障,因此需要对纸质文件或其副本进行备份保存。当前电子档案和纸质档案共存是档案无纸化实现过程中一个重要的过程,二者共存发展有利于互补,能够有效的提高档案管理工作水平。在目前的管理阶段,电子文件和纸质档案管理采用的方式也不尽相同,主要有“双套制”和“双轨制”两种管理模式。所谓双套制,是指文件归档后二者的共存,亦称为“双套归档”。双套制的实现,可以是对电子文件制作纸质拷贝;也可以是对纸质文件进行数字化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。所谓双轨制,是指在文件生成、运转过程中二者的共存,即两种版本文件同步随业务流程运转。实行双轨制的机构在文件(包括收文、发文和内部文件)进入运转程序时就形成电子和纸质两种版本,业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。当然,在办理结束后,双轨制大多导致双套归档。因此可以说,双轨制是比双套制更全面、深入、进步的管理形式,双轨制通常包含了双套制。对于具备办公自动化管理和档案管理的软硬件环境,有可能实现“双轨制”的文件管理模式;相反在未实行办公自动化和档案管理环境的单位则可以对电子文件和纸质档案在归档期实施“双套制”管理模式。无论是双套制还是双轨制,都是以电子文件和纸质文件的相互对应为前提的。但是,我们应认识到纸质文件作为档案的原件,具有电子文件不能取代的法律凭证作用,不能因为立卷方式的改变而使档案文件散失,纸质文件不仅要归档,而且还需要进行必要的整理,更好地保管和利用。

四、结束语

在当前档案事业发展过程中,无纸化是档案工作未来发展的必然趋势,而电子档案和纸质档案共存发展是无纸化实现过程中必然的一个过程,因此在当前二者共存发展的形势下,我们需要了对电子档案和纸质档案两者之间的关系进行了解,并并对电子档案和纸质档案进行整合,使电子档案和纸质档案在归档、整理及开发利用等多方面保持同步性,从而有效的弥补各自的不足之处,充分的发挥电子档案和纸质档案的优势,以便于更好的推动我国档案事业的健康、有序发展。

参考文献

档案与合同管理篇(6)

1.要适应机构的变化。城建档案纳入综合档案馆管理后,机构从部级专业档案馆向以文书、声像、财会档案与城建档案一体化的综合档案馆发展模式转变。在管理方式方法制度上,要设立单独的科室与上级城建档案管理部门对接,便于业务指导。按照国家现行的档案法律法规来检查、督促企业、事业的档案行为,实行宏观的间接指导。在微观上来讲城建档案的管理,主要还是依据现有的城建档案系统内行业标准、法规体系进行工作。

2.要更新服务观念。注重城建档案管理的可操作性。未来的城建档案发展,作为档案管理者要有“大档案”的意识,要用发展的眼光看待城建档案事业,要有更加开阔的视野,现有的工作模式和机构定位还停留在本部门、本系统内,为适应改革开放的深入发展要有开拓精神、开放的思想、紧迫意识和法律意识,努力分析解决城建档案纳入综合档案馆管理后出现的问题,总结规律,用科学的理论、科学的方法和先进的档案信息化管理理论和手段进行现代化管理。

二、城建档案工作人员纳入综合档案馆管理后,要实现人员身份和业务建设的双重转变

1.理顺城建档案工作人员身份,提高工作积极性。在全国各级档案局(馆)的工作人员大部分都已经参照公务员法管理,为提高工作人员的积极性,城建档案管理人员纳入综合档案馆管理后人员身份也应与档案局(馆)人员身份一致,参照公务员管理[2]。

2.加强“参公”管理后城建档案人才队伍建设。“参公”管理后,城建档案人才队伍的主体已具有公务员身份。公务员与专业技术人员在其管理和要求上也有诸多不同。公务员的义务、权利、考核、职务任免、职务升降、奖励、惩戒、工资福利、退休等都由《公务员法》进行规范。如《公务员法》对公务员应当履行义务的规定是:模范遵守宪法和法律;按照规定的权限和程序认真履行职责,努力提高工作效率。

3.加强“参公”管理后城建档案人员的业务建设。提高城建档案质量的当务之急就是要建立一支具有开拓和献身精神,较高理论水平和业务素养的城建档案管理队伍。参公管理后,由于与原有的职称评聘制度分开管理后,有些专业人员弱化了城建档案业务的研究,综合档案馆领导要适当引导,加大对城建档案干部的真正培训,对培训过程中需要了解的有关知识都要有较深入的掌握和了解,把握城建档案的工作规律,提高城建档案干部工作的能力和水平。加强城建档案工作的规章制度建设,促进纳入城建档案管理的综合档案馆工作平衡发展。运用奖励机制,对在业务研究领域有重大贡献和业绩的同志给予奖励。例如我局的做法是鼓励进行科研项目、发表专业论文、在各类型媒体发表文章、结合年终考评与评优相结合的方法加强业务建设。

三、城建档案纳入综合档案馆管理后,要加强协作意识和行业标准的灵活运用

1. 积极主动争取各级领导和相关部门的支持。加强与各部门的沟通协作,依法加大对城建档案工作的监管力度,促使建设项目档案工作整体水平有较明显提高,使其逐步走上依法管理的轨道。要加强与规划局、质检站等与城市建设相关部门的联系与沟通,准确把握地方相关标准规定的信息畅通、灵活运用。共享某一时间段内本地区的建设项目的开竣工情况。为加强城建档案的统一管理,提高管理水平,做好城建档案编制归档工作,统一城建档案的验收标准,建立完整、准确、规范的城建档案。

2.加强城建档案前期业务指导。由于受行政事项审批制度的改革,各地区都在简化办事程序。以我区为例,为方便投资者办事,提高行政效率,我区取消了《辽宁省城建档案责任书》签订工作,这样就对城建档案的业务指导工作提出了较高的要求。我们采取提前介入,跟踪指导,对建设项目档案工作实施全程管理。在项目开工建设前,深入现场发放城建档案归档标准、采取在项目开工密集时间段统一辅导城建档案编制标准、来馆现场手把手传授城建档案编制标准及网络、电话指导等方法确保业务合并后工作正常高效开展[3]。

3. 制定适合于本地区的城建档案标准体系。从研究国家、辽宁省建设项目档案标准入手,以完善城建档案信息资源为工作重心,制定适合于本地区城建档案事业发展要求及符合国家、省、市的规范性标准体系,为城建档案在综合档案馆中的发展奠定基础。以《中华人民共和国档案法》为宏观指引,根据《中华人民共和国建筑法》、《建设工程质量管理条例》、《建筑工程施工质量验收统一标准》(GB50300)、《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328)、《建筑工程文件编制归档规程》(DB21/T1342-2004)及国家、省、市相关标准规范,结合实际制定本地区具有可操作性的城建档案各专业的归档规范。例如在 《建 设 工 程 文 件 归 档 整 理 规 范 》(GB/T50328) 市政工程文件归档标准中可以将工程准备阶段文件拆迁安置意见、协议、方案等作为选择性归档内容,不作为强制性归档内容,适当增加城建档案影像、照片档案的归档比例。

四、城建档案纳入综合档案馆管理后,要创新管理制度实现档案信息化建设多元化管理

1. 信息化建设要实现由单一管理向集成管理转变。大连金普新区数字档案综合管理平台从资源建设上来讲,也与浦东新区档案馆大致相同,提供了文书档案、城建档案、声像档案、计划生育档案、财务档案和资料等各类档案的综合管理功能包括数据著录、修改、查询、统计、编研以及相应的自定义档案数据等[4]。该平台能集成管理各门类数字档案资源,具备收集、元数据捕获、登记、分类、著录、存储、检索、利用、鉴定、统计、命名、移交、审计、备份、灾难恢复、用户管理、权限管理等基本功能,灵活扩展、简单易用。根据辽宁省档案局对分布式档案异构数据库的研究,立足于当前档案部门分布式档案异构数据库的发展现状,通过分析不同层次与不同类型的档案异构数据库[5],建设我区档案数据内网与办公网、政务网的数据交换实现物理隔离,分层授权,专人负责,保证数据的安全。搭建安全、稳定、高性能、跨平台、跨系统、跨应用的信息交换平台,从而实现异构数据交换的快捷、方便、安全,并且具有良好的稳定性、安全性及可扩展性,提高了档案社会服务的现代化服务质量与水平。

2. 引 进 ISO9001 质 量 管 理 体 系 和ISO14001 环境管理体系管理城建档案。城建档案管理工作是对全区基本建设档案验收、整理、借阅及保管工作,对档案资料提供利用、查询、复印等服务。两个体系的引进,使城建档案管理工作迈向更高台阶,推进城建档案的规范发展。我区建立 ISO 体系文件18 项,适用法律、法规 11 条,保持质量和环境工作目标体系的同时,在职能、岗位上分解较为细致,对每个人的职责、权限及分工较为明确,有效实施体系与本部门相结合,对受控文件及相关规定予以程序化管理模式。其中在建设项目接收工作中,对工程档案认真检查、逐件、逐条目录进行核对,发现问题及时调整,从接收、整理、分类、编号、入库,这些一项项必不可少的环节,以体系控制文件程序、步骤形成的纸张、数据为重要管理手段,确保进馆档案的连续性、完整性和规范性的标准体系。对建设单位工程档案现存的问题进行整体评价,运行过程中坚持监督检查、分析,保证无遗留问题和不符合项目产生,顺利通过每年的管理评审及内部审核,加强体系指导工作提高工作效率,为区建设单位做好服务,切实加快城建档案工作的创新步伐。

3.探索城建档案合同管理制度的应用。在国内一些发达地区和城建档案管理成熟地区,已经将城建档案纳入项目档案合同管理制度。即在与中标单位签订合同时,做出专门的档案文件内容,规定出相关的项目文件收集整理条款,条款中给出了具体的标准或提出对归档文件的质量要求。合同可以以建设项目合同中的档案管理条款形式表现,也可以单独签订建设项目档案管理合同、建设项目竣工档案合同、建设项目设备仪器文件归档合同、建设项目监理档案管理合同等。比如在与施工方签订施工(安装)合同时,可以在合同中列出专门条款规定施工(安装) 方所承担的工程项目应形成的施工档案归档内容。

参考文献

[1]国家档案局政策法规研究司,等.《档案管理违法违纪行为处分规定》释义[M].北京.中国方正出版社,2014.

[2]沈耀东.浅谈“参公”管理后档案人才队伍建设的基本思路[J].中国档案,2010(4).

[3]赵焕林.抓住机遇乘势而为做好建设项目档案工作[J].兰台世界,2010(9).

档案与合同管理篇(7)

现阶段,档案管理工作面临着档案信息化资源开发、针对性开展编研工作、个性化信息服务、资源合理有效利用等课题,而目前高职院校档案管理队伍由于存在人员结构不够合理、缺乏有效的激励机制和人员培养制度、未能做到与院校管理队伍有机融合等问题,无法适应这些新课题的要求。高职院校应重视档案管理,建立健全有效的激励机制,规范档案管理人员培训,促进档案管理研究,加强档案管理交流沟通,建设一支具有自身特点的专兼结合的院系两级的学习型管理队伍,以适应现阶段对档案管理工作的要求。

一、高职院校档案管理队伍现状分析1、人员结构存在“五低一高一差”。高职院校由于建校时间较短,档案管理尚处于初级阶段,其档案管理队伍的年龄结构、职称结构、专业结构、学历结构均存在不合理,存在“五低一高一差”现象,主要体现在:档案管理梯队尚未形成,缺乏引领院校档案管理与研究的领军人或技术骨干,档案管理专业技术人员比例低,普遍存在职称和学历层次较低,档案专业技能水平较低,档案专业研究水平较低,兼职人员调整变化频率高,队伍稳定性差。

2、档案管理队伍与院校管理队伍未能做到有机融合。高职院校的档案管理是为院校管理工作服务的,是院校管理工作历史的记录,档案管理与院校管理是息息相关、不可分离的。但目前高职院校往往为收集档案而抓档案管理,为抓院校管理而忽视档案管理,未能做到档案管理队伍与院校管理队伍的有机融合,往往是为应付档案管理而临时组建一支档案管理队伍,未能做到院校管理与档案管理合二为一,无法做到工作的系统化,在管理工作中协同效应不强、凝聚力不够。

3、缺乏对档案管理人员有效的激励和培养机制。高职院校的档案管理往往被视为非技术性工作,专职档案管理人员由于其工作不被重视,长期充当院校管理中的配角,经常还兼做档案管理外的一些杂事,感到工作枯燥乏味,思想压抑,其专业才能得不到充分发挥,因而缺乏工作激情;档案管理人员被视为普通行政后勤人员,他们的工资、福利与其工作业绩联系少,个人利益与其专业贡献没有直接挂钩,不能体现其价值,无法起到激励作用;没有建立起专兼职档案管理人员的职称评聘、评先评优、进修培训、对外交流学习等方面的规章制度,没有在职称、绩效考核等方面制定优惠的政策,兼职档案管理人员认为这一工作可有可无,导致档案管理兼职人员频繁更换,档案管理队伍的稳定性得不到保障。

二、高职院校加强档案管理队伍建设的基本思路1、重视档案管理工作,坚持抓档案管理“一把手”工程重视档案管理工作是做好档案管理工作的前提,高职院校必须在管理队伍建设中坚持专兼结合,抓好档案管理的“一把手”工程,努力做到院校管理与档案管理“合二为一”,具体如下:其一、坚持专兼结合,做到院校管理与档案管理“合二为一”。高职院校档案管理具有双重性,它既要遵循高职教育管理规律,又要符合档案管理规范和业务流程。高职院校的档案管理队伍应该由组织管理人员、档案专业技术人才、兼职管理人员、技术保障人员组成,其中档案管理组织人员是档案工作的组织者和带头人,档案专业技术人员负责把握档案管理及编研的专业技术方向和提供技术支持,兼职管理人员负责各自职责范围内档案的收集与管理,而档案信息化现代化管理手段的实现与改进需要技术保障人员的现代化技术支撑。由于高职院校工作是围绕培养高技能人才展开的,其档案管理的核心内容是记录高技能人才培养过程的各个细节,故其档案管理队伍的组成应该体现高职教育管理与档案管理的有机融合,应建立起以复合型档案专业技术骨干为带头人、辅以各自管理职责范围内兼职管理人员和技术保障人员的管理队伍,形成一支既懂院校管理又熟悉档案业务的专兼结合的院系两级管理队伍。

其二、抓好档案管理“一把手”工程,建立健全档案管理队伍。高职院校档案管理工作与院校领导尤其是主要领导的重视息息相关,院校主要领导一定要高度重视档案管理,树立“档案管理水平体现院校管理水平”的观念,要优化环境,建章立制,为档案管理队伍建设提供必要的外在条件,要抓好档案管理“一把手”工程,坚持部门“一把手”负责制,各处(室)、系(部)均是档案管理的责任部门,档案管理主管部门“一把手”主抓全校档案管理,配置档案专业技术人员,各单位均要“一把手”主管,配备档案兼职管理人员,形成院系两级档案管理格局。

2、建立有效的激励机制,稳定档案管理队伍建立档案管理有效激励机制的核心问题是增强档案管理人员工作的主动性、事业心和成就感。激励机制的建立必须因地制宜,因人、因事、因时而定:一是要根据不同人的不同需要以及同一人在不同时期的不同需要来建立激励机制;二是要根据不同的任务来确立激励机制。激励机制包括考核、评价、奖励、惩罚等环节,每个环节又可以运用不同手段和方法,相应也会产生不同的效果。激励机制要做到物质激励和精神激励相结合,物质性的激励要量化、可操作,要逐渐打破对档案管理人员按级别、工龄等“资历”考评、奖励、晋升的方法,将档案管理工作作为院校专业技术管理工作列入绩效考核内容,其考核津贴及其职称晋升与档案管理工作业绩、工作量、工作性质紧密结合起来,逐步建立健全对档案管理人员进行“专业业绩”考核。如对档案兼职管理者,可根据档案整理与收集、工作效率、管理手段与技术改进、档案研究成果等各项指标对档案工作人员进行考核,根据考核结果进行考评和奖励,这样就能调动兼职档案管理人员的主动性、积极性,让他们用心用脑,尽职尽责地工作。高职院校要建立档案管理团队岗位职责、职称职务聘任制度,逐渐将档案管理团队的成员转变为档案系列的职称聘任制度,激励管理团队的专业化、职业化方向发展。同时重视对档案管理软硬件建设,要对档案管理队伍实行优惠政策,改善档案工作环境,加大对档案工作硬软件设备的投入,加大对档案管理工作的宣传力度,营造档案管理队伍的文化氛围,给档案管理人员以精神上的富足感。

3、规范档案管理人员培训,打造学习型管理队伍高职院校档案管理人员应具备以下的素质:良好的服务意识、无私奉献的敬业精神、全面的档案专业知识和行政管理知识、较强的组织协调能力和计算机应用能力、外语阅读能力、法律知识的运用能力等。尤其是作为档案管理带头人或技术骨干除了具备以上素质外,还要具有较强的创新意识、研究把握最新档案管理与改革方向的能力。为此档案管理人员的继续教育和业务培训是极其重要的。档案管理人员培训做到以下几个方面:一是转变思想观念。要通过培训端正档案管理人员的心态,树立服务第一、服务光荣、服务自豪的观念,促进档案管理人员树立强烈的责任心、良好的工作心态、较强的奉献精神;二是提高综合素质。要通过培训培养档案管理人员一定的组织协调能力、口头表达能力和文字组织能力;三是组织业务培训,要进行管理学专业知识培训和档案管理动态、档案政策等专业方面的培训与学习,增强档案管理者现代管理意识和竞争创新意识。在实施中可以通过请主管部门领导或专家来校做有关档案政策、管理知识、法律学、公共关系学等方面的报告或讲座的“请进来”的培训形式,或通过轮流让管理人员去听课或集体研讨、派往外校学习深造、攻读学位等“走出去”的培训学习形式,将档案管理队伍打造成一个学习型团队。

4、推动档案管理研究,创新

档案管理高职院校档案管理在管理手段、管理模式、合理资源利用、工作运行机制等方面值得探讨与研究,档案管理也必定会随着科学技术飞速发展而不断发展,必定会不断出现许多新问题、新课题,要逐步将档案管理由过去视为“经验管理”转变为“科学管理”,做到集中管理与分散管理相结合、柔性管理与刚性管理相结合、现代管理与传统管理相结合。可以通过设立专项研究基金去探讨、去研究,丰富、发展、创新档案管理,奖励档案管理研究工作中有突出贡献和优秀成果的工作人员。高职院校应该重视以档案管理研究项目来推动档案管理工作人员业务能力和队伍整体水平的提高,以便创新档案管理。

5、顺畅档案管理交流与沟通渠道,构建和谐档案管理团队氛围交流与沟通是理解的前提,理解是支持的基础。通畅的交流与沟通渠道,是建立相互理解、相互支持的良好氛围的基础,是创建管理团队文化的重要组成部分,也是档案管理人员锻炼能力、提高业务的关键环节。高职院校档案管理交流与沟通渠道包括院内档案管理人员间、院内档案管理人员与其他管理人员、院内档案管理部门与上级档案主管部门间、高职院校档案管理人员间、高职院校档案管理人员与其他高校间的交流与沟通等几个层面。档案管理人员应充分了解、掌握学校最新的档案管理和研究进展,也要熟悉国家和地方的科技政策与信息,充分发挥这些信息优势,在管理中一方面要主动地向主管部门领导汇报并争取支持;另一方面及时地将主管部门的意见反馈给各部门档案管理人员,帮助他们对档案管理工作做相应的调整或改进。只有建立起通畅的横向和纵向交流和沟通渠道,才能充分发挥档案管理者的枢纽作用、桥梁作用,才能使相互间形成相互沟通、彼此了解、互相支持的良好局面,从而真正达到优势互补、资源整合、力量倍增,促进档案管理工作发展。

这样的档案管理就不仅仅是一种服务,而是直接的推动,也就是“档案管理水平体现院校管理水平”。

参考文献

[1]朱平.档案管理的学习型团队组织建设[J].南北桥,2009.6:9-10.

档案与合同管理篇(8)

中图分类号:C939 文献标识码:A

医疗合同档案是记载合同履行全部情况的文字资料,对医院的生存和发展有着极其重要的影响,合同档案不仅在于收集整理和保存利用,更在于“察往知来”。随着市场经济的发展,合同档案在医院采购管理工作中的重要作用日显突出,加强合同档案管理工作,已经成为医院档案工作中的一项重要内容。

随着许多高新技术医疗设备的引进,医疗服务质量和诊断水平的提高。医院采购管理工作成为不可或缺的重要环节,科学、规范、标准的合同档案管理是采购管理工作的可靠保障。这些档案的形成清楚地反映出采购过程完整的经济活动,真实地记录了医疗设备购置的历史,在整个医院的档案管理中具有重要意义。

一、医疗设备合同档案管理的重要性

(一)现实凭证作用

分析研究《合同法》我们可以发现,合同档案最突出也是重要的特点是要依据凭证性,也就是说依法订立的合同, 对当事人具有法律的约束力。合同的订立、生效、履行、变更以及权利义务的转让、终止、违约、责任等等,都必须完全地、唯一地依据合同档案,否则,就要承担由此产生的法律后果[1]。医疗设备合同档案是处理医疗设备纠纷的依据。医疗设备管理中,难免发生这样、那样的问题,如:技术资料的丢失、购买后质量不好或缺件、不按操作规程使用损坏设备或配件、经济效益发挥不好等。这些问题要明确责任进行处理,就必须依据医疗设备档案中的材料,按制度进行分析和落实责任。这样才能使管理水平逐步提高,防止类似问题再次发生。因此,在医疗设备采购中,合同档案不仅是对合同订立双方的凭据,也是医院内部协调的凭据。不同的职能处室收集不同的合同档案资料,承担相应的职责,在合同订立和后期实施过程中,存在的各种矛盾和责任追究,就需要通过合同档案来细化和评判。

(二)转化参考作用

合同档案可以为医院再次购置同品牌同型号医疗设备及领导决策提供历史依据,将合同档案转化为重要的经济信息,从而降低设备购置和维护的成本,争取在采购谈判中的有利地位。在采购招标过程中,经常能遇到供应商报价高的问题,而这时合同就成为我们的有利参考。医院采购的历史合同、兄弟医院的购买价格和配置,都是我们谈判的有力依据,使医院在采购过程中节约大量的资金,保证以最优的价格购置需要的设备。

(三)潜在预备作用

当医疗设备突然出现故障时,为工程师判断出现故障的原因和维修提供参考,减少判断和维修的时间和费用。在医疗设备招标采购时,我们会依据设备的情况,在合同中订立相关的补充条款,例如重要零配件的价格、相关的服务、后期维保的费用等,这些对于我们今后在设备使用过程中有很大的帮助,能够最大程度地保证机器的正常运行和病人的正常诊疗。

二、合同档案管理中存在的风险

(一)合同的规范化

合同是合同档案管理的主题,一份合同是否能够发挥它的重要作用,最根本的在于合同的订立是否规范,是否能够在现实的经济活动或买卖过程中起到凭证作用。现在的医疗设备购置合同,很多都存在不规范、不严谨,或有不平等的霸王条款等,这样的一份合同在法律意义上,很难体现它重要的凭证作用。医院作为医疗设备采购活动中的强势主体,在合同订立时具有一定的主导作用,这往往会使订立合同的双方无法保持平等的地位,这是目前医院在订立医疗设备采购合同时可能会存在的问题。

(二)档案资料收集的完整性

对于医院医疗设备采购来说,合同档案的收集是档案管理中最难的。合同档案管理是一个过程,不是买卖双方签订合同后就完成了所有档案资料的收集。医疗设备采购的合同档案管理包括:医疗设备的申请、审批,采购的调研论证,设备招标参数及与招标有关的一切资料,采购合同,验收单,技术资料,这些组成了一套完整的合同档案。而在实际工作中,有可能由于疏忽或随意,使得合同档案资料的收集不完整、有缺失。一般医院大型医疗设备采购项目的合同档案在收集方面比较重视,对于常规医疗设备合同和零星采购设备合同的档案收集则不太重视。此外,有些医院根本没有将医疗设备采购合同列入当前的档案归档管理范围,使得材料游离在医院档案室实际的管理范围外,也导致了医疗设备合同档案的缺失和不完整。除此之外,在合同收集中另外一个问题是在审核、审批、签署的过程中,因为类别和性质的不同,各种档案在办理的时候经过了不同的承办部门,存在着各种不同的承办问题,需要在承办的连贯性和一致性上有所提高。送交所有责任方,最后签署,合同的收集才完毕[2]。

(三)缺乏专职档案管理人员

基于医疗设备合同档案的复杂性和重要性,就需要有专职档案管理人员和档案室,这样更便于合同档案的管理。但是由于采购部门繁重的采购工作,无法安排专职人员来进行管理,合同档案的保存也没有固定的档案室,这对于医疗设备合同档案的保管和维护有一定的风险,长此以往可能会导致资料搜集的不完整甚至是资料的缺失。

(四)档案管理信息化程度低

目前的合同档案管理还停留在普通的纸质管理阶段,保存过程中容易有丢失,且纸质文件的保存要求较高,需要有专门的保存场所。有些通过对纸质文件的扫描,将文档进行保存,方便查询。但随着医院信息化的发展,纸质文件的保存已经跟不上现代化医院发展的脚步,医疗设备合同档案管理的低信息化程度不能满足医院后期发展的需要。

三、关于医疗设备合同档案管理的几点建议

(一)纳入正常档案管理范畴,规范医疗设备合同档案管理

将医疗设备的合同档案管理纳入医院的档案管理,才能使它得到足够的重视。医疗设备合同档案的特殊性,使它在整个医院的运行中有着不可取代的地位。因此,重视并严格管理好医疗设备合同档案是医院发展的重要环节。

除此之外,制定完善的医疗设备合同管理制度,明确合同管理办法和实施细则,包括制定合同的签订和履行制度、变更与解除制度、合同纠纷处理制度等,是合同档案规范管理的重要保证。医院只有制定医疗设备合同管理制度和配备专职合同管理人员,才能保证医疗设备合同的合理、合法及实现合同集中管理,才能实现合同档案齐全收集及规范管理,减少资料缺失和遗漏的问题发生。

(二)合同档案资料的收集要全面、准确、及时

通过对合同档案形式与内容的规范性的分析, 我们可以知道, 人们对合同档案的全面性与准确性的要求较之于其他种类的档案要高得多。这就要求档案管理人员熟悉相关的法律法规, 了解合同的办理状况, 保证不遗漏与合同有关的档案材料, 能够准确、有力地反映当事人的合法权益[3]。医疗设备合同档案需要了解医疗设备的相关政策法规,收集相关的资质证明材料,以保证购买医疗设备的合法性、合理性。基本医疗设备资料有医疗器械注册证、供应商及生产商的资质、授权,特殊医疗设备还需提供计量证明、压力证明等相关资质,这是医疗设备合同资料的特别之处。及时性,也是合同档案资料收集的要求。合同本身是具有时效性的,因此合同资料的收集也需要及时,及时收集资料,及时整理归档,才能使合同档案完整,并为以后的工作提供依据和参考。此外,档案管理员应当加强与相关职能处室之间的沟通交流,充分发挥主观能动性,了解不同职能处室合同档案资料的产生情况,避免遗漏;要用发展的眼光来看待医疗设备合同档案的收集工作,着眼于全局,做到未雨绸缪。

(三)运用信息化手段管理医疗设备合同档案

运用信息技术科学地管理医疗设备合同档案,实现医疗设备合同档案数据采集自动化、档案管理规范化、流程化,还可以解决原有档案管理过程中存在的纸质合同档案收集不完整、归档不及时的难点问题,解决管理模式与利用需求的冲突问题,解决档案管理手段落后的问题。目前,我院运行的合同管理系统,是针对合同的信息化管理系统,包括合同内容、签订时间、付款信息、合同附件信息等,相较于传统的纸质资料,更便于查询、统计,而这就是信息化给管理所带来的便捷。在医疗设备合同档案管理中,使用信息化管理,将更大程度的确保档案内容完整、利于档案保存、方便档案查询,使得档案管理人员更便于进行档案管理。

合同档案管理是合同管理制度的重要组成部分,是

医院管理中的一项重要内容,是维护医院合法权益的有力保障,具有十分重要的作用,可以为医院的经营决策提供依据,有利于促进医院的发展。随着经济生产和人们生活对医疗需求的增加,医院合同档案管理工作的内容不断增多,管理工作变得越来越复杂,大大提高了医院合同档案管理的难度[4]。这就更需要全面了解合同档案管理,采取科学的管理措施,实现高效、完整、科学化、信息化的合同档案管理,才能充分发挥合同档案的重要作用,为医院的良好发展奠定基础。当前,新的时代给档案事业的发展提供了新的机遇。总之,机遇与挑战并存,基层的档案事业发展还有很大的进步空间。我们在做好日常归档工作的同时,还应当积极思考,从提升档案服务效率的角度出发,不断地用实际行动去检验、去反思,寻找档案最佳的管理、利用方案。

参考文献:

[1] 田振英.论合同档案管理[J].机电兵船档案,2015(5):49- 51.

档案与合同管理篇(9)

区县一体化档案管理

综合服务平台需要解决的核心问题

建设区县一体化档案管理综合服务平台,需解决的核心问题概括起来,主要包括:

1. 一体化档案管理综合服务平台内部各系统之间的关系

区县一体化档案管理综合服务平台由若干子系统(区县档案局门户网站、文档一体化系统、电子文件子系统、档案管理子系统以及公务员档案综合信息服务平台)组成。这些子系统共同构成区县一体化档案管理综合服务平台,它们彼此之间在数据、档案内容、业务流程上都有横向或纵向的联系。因此,如何处理子系统之间的关系,是建设区县一体化档案管理综合服务平台必须解决的首要问题。

2. 按卷整理向按件整理的转换与过渡

根据国家规定,文书档案的整理包含按卷整理和按件整理两种方式,各单位可根据现有档案整理基础或文件材料形成规律,任意选择其中一种方式,但两种方式不能混淆和同时使用。上海徐汇区档案局在过去的工作中,以按卷整理的方式对档案进行归类整理。但在政府机构逐步采用信息化手段进行工作后,为了便于对电子政务系统中产生的各类电子文件(档案)进行管理,按件整理的方式显然更适合。因此,基于电子政务的区县一体化档案管理综合服务平台的建设,一方面要保证从按卷向按件转换的过程中,“卷”、“件”两个阶段的良好衔接;另一方面也要保证对以往按卷处理的档案的有效利用。

3. 现行文件和档案文件的管理

根据文件生命周期理论,文件从形成直至最后销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程,在这个生命运动过程中,文件先后表现出三种明显不同的价值形态,文件生命周期也因此而划分为文件的现行期、半现行期和非现行期三个阶段。在区县一体化档案管理综合服务平台中,系统将政务文件定义为文件、现行文件和档案文件三种类型。对于现行文件和档案文件,由于文件实体的存放位置不同,其管理方式也存在着差异,因此,一体化档案管理综合服务平台应针对现行文件和档案文件的不同特征,提供不同的管理模式。

4. 系统整合

在区县一体化档案管理综合服务平台的规划和建设中,需要考虑档案服务平台与以下几个系统的整合:与区县一体化电子政务公共平台的整合、与区县各委办局电子政务应用系统的整合、与市级档案局管理系统的整合。

5. 信息与资源的共享

区县一体化档案管理综合服务平台的建设,必然涉及用户、权限、日志管理、模块管理等基础功能。为了实现档案管理平台与区县一体化电子政务公共平台的完全整合,同时,也为了使档案管理综合服务平台成为区县一体化电子政务公共平台的有机组成部分,区县一体化档案管理综合服务平台的规划和建设,应遵守区县一体化电子政务公共平台的建设要求与标准规范,在区县一体化电子政务公共平台的基础上,实现档案管理。

6. 信息公开

区县一体化档案管理综合服务平台的设计,应遵循国家和地方政府的相关法律、法规的要求,为政府机构、企事业单位和公众提供安全的信息公开服务。

7. 数据交换

区县一体化档案管理综合服务平台涉及的数据交换,主要包括区县档案局信息网站的“数字档案馆”与档案管理系统之间进行数据交换、各委办局档案室与区县档案局之间的数据交换。

区县一体化档案管理综合服务平台的总体架构模型

以上所述核心问题为基本目标,在顶层设计思想的统一指导下,以徐汇区为例,规划区县一体化档案管理综合服务平台的总体架构。徐汇区一体化档案管理综合服务平台,由“五横二纵”的体系结构组成。“五横”是指从面向用户逐渐深入系统核心应用,系统分为五个层次,包括服务渠道层、应用服务层、服务支撑层、档案信息资源层和基础设施层。“二纵”是指徐汇区一体化档案管理综合服务平台建设中,贯彻始终的管理保障体系,由管理机制、绩效体系、标准体系和法规体系组成。

服务渠道层由档案局门户网站和档案综合服务系统组成。通过服务渠道层,实现了徐汇区档案局面向公众、企事业单位、政府公务员的服务前端、业务渠道和客户端的整合。区县一体化档案管理综合服务平台的主要应用系统集中在应用服务层,由档案局管理系统、电子文件数据中心、文档一体化系统等三大系统组成。

服务支撑层的主要作用是通过实现应用系统所共有的、与业务无关的技术需求,为应用服务层提供基础服务。服务支撑体系由四大技术平台组成,即门户支撑、认证授权、信息交换、基础服务。

应用支撑层的设计和构建,突破了传统的信息系统开发思路,使电子政务建设,从以各部门自建自用为特征的分散建设模式,转变为一体化、集约化为特征的整体建设模式,从根本上提高了档案管理信息化建设的水平和质量。

档案信息资源层的主要目标是建立政务档案信息资源体系,加强政务档案信息资源的管理、开发和利用,保证信息资源的共享和整合,支持信息资源的交换。档案信息资源系统通过数据管理系统进行政务信息资源的采集、更新和共享,建立若干个与档案管理相关的政务信息资源库,形成统一的信息资源目录体系,为政府各部门、企业和社会公众提供信息服务。

基础设施层主要包括网络基础设施、硬件及系统软件等基础设施。

为了保障区县一体化档案管理综合服务平台的顺利实施,需要从管理机制、绩效体系、标准体系、法规体系等方面,建立相应的机制。

基于政务文件生命周期的档案应用服务系统功能模型

根据区县档案局的工作特点,同时结合电子政务环境下政府公文的产生特点,针对政务文件的文件、现行文件、档案等三种方式,区县一体化档案管理综合服务平台的应用服务层由三大系统组成:文档一体化系统、电子文件数据中心、档案管理系统。

区县档案管理的一体化管理的流程,主要体现在区县各委办局档案室利用文档一体化子系统收集、归档、整理、编目、利用、统计、上报、移交档案;移交的档案上报至区档案局电子文件子系统中,这部分档案为现行文件,档案局对这部分文件进行目录及全文信息的接收、进馆整理、编目、利用、统计、鉴定;根据档案法规定,对电子文件系统中的经过一定年限的档案,在进行实体进馆的同时,把相关档案提交至档案管理子系统中进行管理,同时建设的区县档案局(馆)信息网站和公务员档案综合信息服务平台中的数据,由电子文件子系统和档案管理子系统中的数据构成。

电子文件数据中心子系统和档案管理子系统在功能上没有明显区别,系统设计的主要目的是为了符合国家对于在档案实体未进馆之前需要在档案局备案的规定。电子文件数据中心子系统的管理对象是区县各委办局在档案实体未进馆之前的电子文件,档案管理子系统的对象是档案实体进馆之后的归档管理。

1. 文档一体化系统:实现电子文件的在线归档

文档一体化系统的主要作用是完成区县一体化电子政务公共平台中各委办局的电子政务系统所产生的电子文件的在线归档。

由于不同的委办局电子政务应用情况的差异,文档一体化的处理方式也各不相同,主要包括以下几种情况:

(1)各委办局有各自的电子政务系统,且开发商提供开发接口。

(2)各委办局有各自的电子政务系统,且原开发商开放数据库结构。

(3)各委办局有各自的电子政务系统,原开发商不开放数据库结构。

(4)各委办局没有自己的电子政务系统。

2.电子文件数据中心:实现归档后电子文件的统一数据交换和数据存储

电子文件数据中心与文档一体化系统紧密关联。文档一体化完成电子文件的在线归档后,电子文件数据中心对归档后的电子档案数据进行统一的数据交换和数据存储。

根据电子档案的不同状态,电子文件数据中心由以下主要功能模块组成:电子档案在线归档、电子档案管理、电子档案使用。

数据交换是电子文件数据中心的核心功能,包含数据交换标准、数据交换接口、数据传输。电子文件数据交换的结构,如图所示。

数据交换需要基于统一的数据交换平台。根据制定的交换标准,各委办局业务系统产生的电子档案数据被封装后,通过加密传输到数据交换平台,由数据交换平台根据需要进行数据格式转换,再通过消息机制、消息路由,将数据发送到档案局内网的数据交换前置机上,由数据交换前置机确认数据的完整性和准确性,然后对数据解封装,发送到电子文件数据中心的数据库进行保存。

在以后的电子档案使用过程中,电子档案的申请请求和电子档案的反馈传输也都通过同样的方式进行传输交换。

3. 档案管理系统:实现归档后电子文件的综合管理

电子档案管理系统是对在线归档后的档案数据做统一的管理,包含电子档案目录管理、电子档案数据管理、授权管理、系统操作日志、档案使用日志等。

电子档案目录管理能够对电子档案的目录进行管理,可以增删、修改、调整目录,能够整理目录下的归档档案,建立索引,方便对档案的全文检索。电子档案数据管理能够对电子档案数据库进行管理,并完成档案清理、档案导入/导出、数据库备份等操作。授权管理则对归档后的电子档案进行统一的权限管理,再根据申请使用档案的情况,进行二次授权。二次授权的权限属于临时授权,只在一定的时限和范围内有效。系统操作日志对电子文件服务中心的重要操作做出详细记录,记录操作人、操作情况、操作时间、操作内容、设计档案编号。档案使用日志的管理对象是电子档案服务的日志记录,包含档案归档日志、档案的调用申请日志、档案的二次授权日志、档案的调用日志等。

参考文献:

①叶晗.论转型期的档案信息资源管理模式[J].档案学通讯,2007,3:31-33.

②姚磊.试论电子政务环境下电子文件中心的结构、原则和角色[J].图书情报知识,2007,3:68-69.

③蒋冠,何振.我国电子政务环境下的档案资源的整合与共享[J].档案学通讯,2004,6:44-47.

档案与合同管理篇(10)

(一)它是一种执法行为。《中华人民共和国档案法》规定:“集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案,档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的,国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施。”[1]执行这一法律规定所产生的代管档案,就是一种执法行为。这种代管是国家档案行政管理部门依法律授权采取的确保档案完整和安全的强制性措施,无需与档案所有者协商一致,不取决于档案所有者自愿与否。国家档案行政管理部门是档案行政执法机构,而不是档案保管机构。对于依法做出代管决定代管的档案,是交由国家档案馆来代管的。在实行档案局、馆合一体制的地方,虽然做出依法代管决定和实际代管者属同一机构,但也不能视为国家档案行政管理部门直接代管,而应视为国家档案馆在代管档案。这是正确认识“依法代管原则需要清醒知道”的问题。如果档案所有者已经具备安全保管条件而要求取回档案自己保管的,经国家档案行政管理部门确认,国家档案馆应当应允,终止其代管。

(二)它是一种为档案所有者提供的服务。这种性质的代管,应以集体和个人主动、自愿委托国家档案馆代管为主;凡不在国家档案馆分管范围即收集范围内而对国家和社会又具有保存价值的档案(如名人档案等),国家档案馆如果认为确有必要,可以动员档案所有者卖给或者捐献给国家档案馆,使其成为国家档案馆的馆藏档案即国家所有的档案;如果档案所有者不愿将档案出卖或者捐献给国家,国家档案馆也可以与档案所有者协商,取得档案所有者的同意,交由国家档案馆来代为管理。委托代管不同于寄存,国家档案馆不仅要确保代管档案的完整和安全,还应当为档案所有者提供利用档案的服务。代管档案不是公共服务而是为个别集体和个人提供的服务,因为它要占用库房、设备等国家资源,耗费档案馆的即国家的一定财力,所以代管档案应当收取一定的费用。国家档案馆不是经济部门,代管档案不以盈利为目的,收费也不是为解决档案馆工作人员的劳动报酬和福利问题(因为它们已由国家财政解决),所以接受委托代管档案的服务性质是确定无疑的。以上任何一种代管,都不改变档案所有权的性质,即国家档案馆代管的档案仍然归集体所有和个人所有,档案所有者依法占有、处置、利用档案馆代管档案的权利丝毫不容剥夺。国家档案馆对代管档案不仅没有单方面处置的权利,而且对代管档案的公布和利用也“应当征得档案所有者同意”。[1]违法将集体所有和个人所有的档案国有化是不允许的。既然国家档案馆代管的档案没有改变其仍归寄存者所有,而不是归国家所有的规定,因而代管档案的工作就不属于国家档案馆的馆藏档案资源建设。代管档案虽然是国家档案馆所有者提供的一项服务,但对国家也是有利的。一方面,代管档案可确保非国家所有的但对国家和社会又具有保存价值的或者需要保密的档案的完整与安全,确保国家和人民利益不受损失。另一方面,经档案所有者同意,国家档案馆可以将代管档案提供给国家机关、社会组织和公众利用,弥补馆藏档案的不足。所以,国家档案馆既不能为丰富馆藏档案资源而改变代管档案的所有权性质,也不能因代管档案不许改变集体所有和个人所有为国家所有而不开展代管档案的工作。国家法律既然规定集体和个人可以将档案“向国家档案馆寄存”,国家档案馆就应当把代管档案这项服务搞好。

二、代管档案应当提供并保存相关文书

国家档案馆代管档案,涉及到国家档案馆和档案所有者双方有关的责、权、利问题。为了维护双方的合法权益,预防和解决可能发生的权益纠纷,国家档案馆代管档案应该同档案所有者签订相关文书。国家档案馆争取档案所有者同意而代管的,要有国家档案馆与档案所有者的协商意见书。档案所有者主动、自愿委托代管的,要有档案所有者的委托书。国家档案行政管理部门档案行政执法决定采取代管措施的,应有行政执法决定文书。不论哪种情况的代管,接受代管档案时,国家档案馆都要与档案所有者签订代管合同。合同内容不仅应当包括档案种类(名称)、数量、完整程度、有无破损(污染或字迹褪变的情况)、档案检索工具种类及页数、代管期限、收费(金额、交款时间和方式等)、档案利用限制等项目,还应包括国家档案馆和档案所有者的责任和权利。签订合同不仅是为了保护档案所有者的合法权益,而且在于避免或解决可能发生的纠纷,确保国家档案馆的正常工作,维护国家利益。因此,国家档案馆与档案所有者必须当面逐项检查、核实合同内容和档案,双方均无异议后,才可以正式签订代管合同。

三、代管档案的整理、编目与鉴定

一般说来,国家档案馆代管的档案应经过系统地整理和编目。在其档案交国家档案馆代管之前,档案所有者应自行对档案进行鉴定和系统整理,编制档案详细目录(“件”级目录)。如果要求接受代管的国家档案馆帮助鉴定、整理和编目,档案所有者应当亲自参与或者委托人参与。国家档案馆接受代管后,应保持档案及其目录原貌,原则上不重新进行鉴定、整理和编目;如果必须重新进行鉴定、整理和编目,应当由档案所有者或其人进行,或者与国家档案馆共同进行。如果经过重新鉴定、整理和编目后的档案发生变化,应重新办理代管手续,或者在原合同上作变更标识并由双方签字(盖章)确认。寄存未经整理和编目的档案,应当由档案所有者和国家档案馆共同加封保存。档案加封应另外包装,不应在档案柜上加封,以便于国家档案馆对代管档案进行管理和保护。如因利用等需要启封的,应由档案所有者和国家档案馆共同进行,任何一方不得单独启封。启封过的档案如果要求国家档案馆继续代管,应重新加封。启封后对档案进行了鉴定、整理和编目,或者档案有所变动,应重新办理代管手续。

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