人事档案信息化管理篇（1）

企业人事档案管理信息化的核心内容是计算机技术的应用，信息化的主要表现就是利用计算机来对档案信息资源进行管理。它概括为以下几个方面的基本内容：

――档案信息数字化。人事档案信息数字化是整个档案管理信息化的基础，其他环节都建立在此基础之上。传统介质档案的管理是以纸质档案管理为主，而信息化管理则必须把这些纸介质的信息转变为数字化信息，即一方面要把以前形成的传统档案通过电子扫描转化为数字形式，另一方面要在日常工作中全面推行无纸化办公，确保今后形成的档案以电子文件为主，在档案接收时就实现数字化。

――档案信息网络化。以往的人事档案服务主要是以面对面的形式为主，即服务对象必须亲自到档案室检索、查阅、办理借阅手续，这样不仅效率低，而且也给管理人员和借阅人员带来诸多不便。实现以网络为基础的信息化管理以后，借阅者可通过网络提交借阅申请，管理人员通过网络审核后即可按规定借阅，借阅者无须亲临档案室，这给服务对象无疑带来了极大的方便。

――档案检索自动化。在传统档案管理方式中检索是依赖大量的档案检索卡片进行的，走进阅览室首先看到的是一大排的卡片柜，借阅者要在大量的卡片中检索出需要的信息，甚至有时还无法找到所需要的档案资料，如此的效率必然是很低的。通过客户端从数据库中进行检索，其速度、效率是传统检索工具无法比拟的。

――档案利用一体化。档案利用一体化是将上述三个方面整合起来，使档案管理的各项活动一环紧扣一环，成为一个连续的整体，以便获得更高的效率。实现档案利用一体化的基础是建立一个统一的计算机系统，包括硬件和软件。

如何设计信息化

人事档案管理信息化的实现，必须考虑到人事档案管理的实际问题。根据问题按照企业的具体情况，分析研究，找到切实可行的解决办法。

功能设计

人事档案管理系统从功能设计上要求具有组织机构管理、人员信息管理、人事档案目录管理、人事档案的转递管理、人事档案的查（借）阅管理、人事档案室基础设施管理、零散材料收集（接收、转递）管理、档案整理记录、缺失材料登记管理、相关统计查询管理等功能。

具体地讲，组织机构管理就是根据企业具体情况进行分级管理；人员信息管理指的是人员的基本信息，主要包括姓名、性别、出生日期、身份证号、档案编号等；人事档案目录管理是指人事档案管理的主要内容，包括档案材料类号、同一类别中的序号，形成材料时间、份数、页数、备注等，这些信息的维护可以自动生成档案目录直接打印出来；人事档案的转递管理包括转递类别（转入、转出）、转递日期、对方单位名称、转递原因、转递编号、转递方式（专人、机要）、经办人、档案转递单的自动生成打印、回执日期、回执人等；人事档案的查（借）阅管理是指做查（借）阅记录，包括查（借）阅方式、日期、查（借）阅天数、查（借）阅人、查（借）阅原因、经办人、批准人、归还日期等，系统还应具有查（借）阅到期自动提醒功能；零散材料收集（接收、转递）管理是指做好档案整理前的重要工作，主要内容可以与档案目录管理内容合并记录；档案整理记录及缺失材料登记管理就是要定期整理，包括整理时间、整理人，同时应按照员工的实际情况确定缺失的材料名称，以便于管理人员向相关部门收集，收集后应增加材料补齐时间；相关统计查询管理包括人员查找、内容查找、模糊查找等各类查询功能，统计功能包括人员统计、档案数量和材料统计、查（借）阅统计等功能，等等。

系统设计

在设计系统时，应考虑各方面的问题，主要有：

――代码管理。尽量采用标准的代码方式管理，这样既能保证计算机高速运行，又容易与其他系统软件兼容。

――档案材料内容处理。由于人事档案属于机密，其内容不能随意泄露，对于档案材料的具体内容可以采用电子扫描的方式进行录入，以保持材料的原貌。这就对人事档案管理人员的计算机掌握水平提出了比较高的要求。

――与人力资源管理系统的衔接。人力资源管理系统主要包括组织机构管理、人员信息管理、薪酬管理、社保管理、时间管理、招聘管理、绩效管理、培训管理等功能，其中，组织机构管理、人员信息管理中的许多内容与人事档案管理系统相通，两个系统存在共同维护的需要，故在设计人事档案系统时应考虑通过技术手段，直接使用人力资源管理系统中的组织机构和人员信息，这样既能保证人力资源管理和人事档案管理达到资源共享，又能避免两套系统数据维护出现不一致的情况。

――系统软件的网络连接。人事档案管理与人力资源管理一般是不同的岗位，需要不同人员进行管理。两套系统既要实现数据共享，又要求分开使用，尤其是人事档案管理系统要求在人事档案办公室中操作。由于人事档案属于保密范围，如果系统与网络相连将涉及商业秘密问题，如果不通过网络连接就很难做到数据同步性，这就给人事档案系统使用单机版还是网络版造成了矛盾，而解决该矛盾的方法是双版合用，平时维护档案信息时使用单机版，数据更新和备份时使用网络版。

统筹兼顾信息化

人事档案管理信息化建设涉及企业的管理体系、档案人员的技术素质、资金投入等多方面的问题，需要统筹兼顾、全面考虑。

领导高度重视。加强企业人事档案信息化建设，首先离不开企业领导的关心和支持，并在资金、设备、人员等方面予以必要的投入，从各方面关心档案信息化工作的进程。企业各级领导尤其是主管档案工作的领导，应经常过问此工作、了解现状、提出要求、下达任务，指导档案部门依法开展工作，帮助其解决工作中出现的困难和问题。

人员适时培训。人事档案管理信息化是不断完善、优化的过程，始终要依赖于档案人员的高素质。因此，档案管理人员不仅要熟练掌握传统的档案管理技术，还必须能熟练运用计算机以及其他现代化办公设备进行电子文件的制作、使用和维护。这就需要对档案管理人员进行继续教育，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具有较强的开拓创新意识。

设施务必跟进。软硬件基础设施是人事档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源电子化转换、信息存贮以及开发利用的基础所在。这就要求企业应该投入足够的资金添置必要的计算机硬件设备和应用软件，同时还应加强网络配套建设，这样才能为档案信息的转换、传输和资源共享提供必要的技术保障。

建立标准规范。标准规范是人事档案信息化建设的重要基础之一，主要包括电子文件归档和电子档案管理以及档案信息资源的标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用等。一方面，企业人事档案管理要采用适应信息化的新规章、新标准，另一方面企业自身也要加快人事档案信息化管理规范的制订和使用，包括推行无纸化办公和电子文件归档、计算机管理和档案检索等。

人事档案信息化管理篇（2）

随着事业单位加入市场化经营，事业单位的生存和发展面临着激烈的市场竞争，人力资源是企业的生存之本，也是企业的核心竞争力之一。只有做好人事档案管理工作，才能为人力资源管理提供支持和保障，使企业充分发挥人力资源优势，在激烈的竞争中谋求更好的发展。信息化管理是事业单位人事档案管理的主要发展方向，只有不断提高人事档案管理的信息化建设水平，才能为人事管理提供更有力的支持。

一、人事档案信息化管理现状及存在问题

随着信息技术的快速发展和在各行各业中的广泛应用，人们已经意识到信息化建设对提高生产、管理水平有重要作用，将成为提高企业竞争力的主要手段。在此认识下，我国从上世纪90年代开始兴起信息化建设的浪潮，信息技术被广泛应用于企业生产与管理的方方面面。信息技术在档案管理工作中的应用改变了传统的档案管理方式，大大减轻了档案管理工作的人力负担，使档案存储和调用的效率显著提高，也有效解决了纸质档案容易丢失和损坏的问题。

（一）对信息化建设缺乏重视。事业单位的档案管理部门普遍引进或开发了档案信息管理系统，实现了人事档案的信息化管理。但是从目前事业单位的档案信息化建设水平来看，其技术水平远远跟不上信息技术的发展速度，没有充分发挥信息化管理应有的作用。这体现出单位领导和档案管理人员对于档案管理信息化建设的重视度明显下降。具体表现为档案管理信息化建设的资金投入不足，信息化技术设备更新缓慢，缺乏对专业人才的培养，从而导致目前事业单位人事档案信息化管理水平普遍偏低。

（二）硬件设备老化、技术落后。信息技术自出现以来，一直保持着迅猛的发展态势。信息技术与信息技术产品的更新速度快，新的技术产品的性能和功能往往会有明显提高。目前，我国已经进入互联网+时代，先进企业都十分注重信息技术产品的更新换代，从而最大程度地发挥信息技术的作用，提高生产运营效率。相比之下，许多事业单位在人事档案管理方面的信息技术和硬件设备更新缓慢，技术设备严重落后，仍旧采用几年前甚至十几年前的技术设备进行人事档案管理，已经与先进管理水平产生了较大差距。

（三）档案管理人员的信息技术水平偏低。信息技术在人事档案管理中的应用虽然极大提升了档案管理的自动化水平，但档案管理人员仍然是管理工作的主体。由于目前事业单位对认识档案管理工作缺乏重视，安排的档案管理人员信息技术水平有限，通常只具备基本的计算机操作能力，但对设备的维护升级和安全管理知之甚少，难以满足认识档案管理的实际需要。

二、提高信息化管理水平的有效对策

（一）从上至下提高对信息化建设的重视。事业单位的领导应充分认识信息化建设在企业发展中占据的重要地位，在信息时代下，企业的信息化建设水平从一定程度上决定了企业的竞争力。人事档案管理是企业管理的重要内容，必须加强人事档案管理的信息化建设。在此基础上，应发挥领导的管理作用，从上至下提高相关人员对人事档案管理信息化建设的重视，注重技术的更新和专业人才培养，不断提高事业单位信息化建设水平，从而提高人事档案管理的效率和管理质量。

（二）及时更新设备、注重技术创新。在提高人事档案管理信息化建设重视度的基础上，应制定明确的建设规划，加强资金投入，切实提高人事档案管理的信息化建设水平。首先应尽快更新信息化设备，积极引进新的设备，并引进先进技术。如果在资金投入上有实际困难，也应对现有设备和软件系统进行升级，提高信息基础建设水平。同时着眼于云计算、大数据等前沿技术的使用，为各项人事档案管理工作的开展提供技术保障。

（三）提高档案管理人员的整体素质。档案管理人员是事业单位人事档案管理工作的主要执行者，也是信息技术设备的操作使用人员，其信息技术水平的高低，对人事档案信息化管理效果有直接影响。因此，必须注重对管理人员队伍的建设。可以采用两种手段尽快提高管理人员的整体素质，一是加强人才引入，积极招纳具备档案管理经验和信息技术的复合型人才。二是加强对现有管理人员的培训，尤其注重信息技术方面的培训，使其尽快掌握岗位所需的各项技能，确保人事档案信息化管理工作的有效开展。

三、结束语

虽然事业单位人事档案管理的信息化建设已经不是一个新的问题，但由于信息技术的快速发展，其建设内容也在不断发展和更新。因此，应做好长期建设的准备，提高对人事档案信息化管理的重视，加快设备与技术更新，注重人才培养，从而使档案信息化管理切实发挥作用，促进档案管理效率的提高。

【参考文献】

[1]余明富.关于加强机关事业单位人事档案管理信息化建设的几点建议[J].经营管理者,2016(22):279.

[2]宋宁.浅谈事业单位人事档案信息化管理问题及对策[J].科技展望,2015(24):211.

人事档案信息化管理篇（3）

人事档案数据信息化管理是人力资源合理优化配置的一项主要凭证，是事业单位管理工作不可缺少的一部分。对事业单位而言，加强人事档案管理工作能极大地促进事业单位人事档案数据的不断更新，能够有效改进事业单位工作格局，提高工作效率，促进事业单位发展。加强人事档案的审核整理及管理工作是一项政策性强、涉及广大干部、职工前途命运和切身利益的大事。是对组织、对干部、职工高度负责的集中体现。

档案信息化总体规划的制定，必须服从并服务于事业单位的发展战略，制定出符合自身实际、切实可行的档案信息化长远规划和近期计划。在对各部门进行合理的设备配置的同时，充分利用好各种信息源，加速查询信息数据的建设和文档一体化的归档处理。以形成一定规模的网络管理模式，推动档案信息化的协调发展。

一、信息技术在人事档案管理中的作用

档案管理只有实现信息化，跟上社会发展潮流，才能使档案管理实现跨越式发展。面对庞大繁杂的档案信息，要提高管理水平和服务质量，必须加快档案信息的数字化建设，这是社会发展对档案管理工作发展的必然要求。没有档案信息化就没有档案工作的未来。加强档案信息化建设。是档案管理应对科学技术迅猛发展的必然选择。

只有进行档案信息化建设，提高工作效率，才能将档案管理人员从繁杂的手工操作中解脱出来，促进档案工作由传统管理模式向现代管理模式转变。才能最终将彻底改变传统档案工作模式.充分发挥档案信息资源的价值。才能适应现代社会的发展，使档案管理工作进入现代化管理的先进行列，并为档案管理提供可靠的保证。

通过信息平台开展工作，是实现档案合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务的重要手段，可以实现及时查询，准确检索档案信息，便档案管理不再费时费力，将档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来。可以更好地从事档案的收集和整理，提高工作效率。

二、如何搞好人事档案的信息化管理

在构建社会主义和谐社会，发展档案事业的过程中，随着经济建设的快速发展，人事档案信息发挥着越来越重要的作用。尤其在体制改革步伐加快后，事业单位聘用和非在职在编人员流动性较大，在不同程度上影响和制约着档案信息化建设进程。

档案信息化管理的要求做到标准化、规范化。在实现档案实体管理逐步转向信息管理的过程中所必须依赖的业务规范和技术标准。长期以来，由于各单位管理体制、管理方式不同，档案质量不高，各类档案的著录细则相容性不强，难以实现标准化。由于历史原因和档案自身的复杂性，档案管理标准化、规范化工作做的远远不够，形成档案管理信息化的瓶颈。档案信息化管理标准化主要包括：档案信息采集标准化、档案信息存贮标准化、档案信息管理标准化、档案信息网络标准化、档案信息管理软件标准化等五个方而的内容。制定统一的业务规范和技术标准是实现档案信息化的前提和基础，也是必须解决的重要问题，事业单位人事档案工作人员档案意识现状与对策，首先从事业单位人事档案工作人员档案意识现状分析出发，包括档案工作人员的服务意识、创新意识及整体素质还不高、档案工作人员归档意识不强以及档案工作人员对档案的重要性认识不足三个方面.然后就如何加强事业单位人事档案工作人员档案意识从提高档案利用，强化服务创新意识、依法建档，健全事业单位档案工作制度及保密机制、提高认识，从根本上重视事业单位档案工作几个方面进行了深入的分析.希望为今后提升事业单位人事档案工作人员档案意识的实践工作奠定一个具有参考价值的文献基础。

目前一些事业单位只注重档案的收集、整理、保管等环节，未能最大限度地发挥档案应有的作用，认为把档案管好就算尽到了责任，而忽视了对档案资源的开发利用。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，对档案管理者来说，无论是收集整理，还是鉴别、保管，都是为了提供档案信息，服务于单位工作，为单位决策提供参考依据。就目前而言，档案服务开发意识差，利用范围有限，方式单一，未能对档案信息进行深入研究与分析，开发力度不够，工作处于一种被动服务的状态，使档案的利用价值偏低，功能不断弱化。

三、人事档案信息化管理的对策

在信息化时代，强化档案管理的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识，在加快档案由手工管理向计算机数字化管理的转变工作中是至关重要的。要提高档案管理部门工作人员，特别是各级领导的档案意识，摆正档案工作和其他各项业务工作的关系，真正把档案工作作为本部门工作的重要组成部分。要通过多种形式加强对档案人员宗旨、观念和优良传统的宣传教育，使工作人员正确认识新形势下档案工作的重要地位和作用，培养他们的工作责任感、事业心和主人翁精神，增强职业自豪感和荣誉感，使他们热爱档案工作，发挥自身优势，敢于创新，打破不适应档案工作发展的条条框框。

随着信息技术的发展，实现档案管理现代化是事业单位制度改革与发展的需要，要使档案最大限度地发挥作用，必须建立在先进的科学技术应用上。利用计算机建立相应的文档管理网络系统，对文件进行程序化、科学化、规范化管理，不但可以快速、有效地处理大量的档案资料，而且可以进行快速、有效地沟通，实现资源共享。另外，要高度重视档案信息化工作，投入一定的资金，逐步配置信息化基本设备，并加强档案人员的计算机管理知识培训，争取早日将先进技术应用于档案管理。只有档案管理实现现代化和信息化，才能最大限度地服务本单位和社会，既方便利用者又提高了档案工作的效率和质量。

保证档案信息的安全性、真实性、完整性、可靠性和实用性是档案信息化建设的关键。但随着网络技术的应用，网络上的一些安全隐患也可能使档案信息化成为最不安全的档案保管方式.故必须要加强高校档案信息的安全保障。第一要保护上网的信息的安全，从进121、传输、使用三个方面采取安全保密措施，增强安全意识，防止失密、泄密事件的发生。第二对已有的防护措施，如防火墙技术、杀毒软件系统、网络安全检测、电子身份认证系统、数据加密技术等进行综合运用。第三要不断研究和探索新的安全防护技术。确保档案信息资源的安全、有效和网络系统的正常运行。

要按照总体要求，遵循“科学、实用、适用”的原则确定长期工作目标和近期工作目标，长期目标要通盘考虑、提纲擎领。保持高质量和统一性。近期目标注重实用可行，精益求精，落实目标，及时改进。

人事档案工作是一项政策性和业务性较强的工作，它集服务性与保密性于一体，人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。档案人员需具备较高的专业素质、良好的职业道德、高度的责任感才能胜任档案管理工作，但近年来，随着人事制度改革向纵深推进，机构调整、内部科室重组，人员竞聘上岗，原有专职或部门兼职档案管理人员的岗位变动，相当一部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、归档要求、档案材料收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。有的单位档案人员因一岗兼多职疲于应付日常事务，没有时间和精力从事档案管理工作，个别档案人员对档案工作重要性和责任性认识还不够，存在随意应付了事思想，直接影响了档案管理工作的持续性和稳定性。单位应该定期把档案管理人员送出去培训业务知识.让他们及时的掌握新的知识和先进的管理技术，熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求，尤其是对材料的鉴别、分类，更是要了如指掌。

四、结语

人事档案信息化管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高，档案管理水平则要适应不断增长的社会需求，二者处在从不适应到适应的不断矛盾过程中，从而推动档案管理工作向前发展。事业单位档案工作中存在一些问题，影响了档案工作为经济和社会服务功能的发挥，在新时代的召唤下，事业单位档案管理必须要紧跟时代步伐，事业单位档案工作要更具创造性，推进档案工作跨越式发展，这是时展的必然要求，也是档案工作维护好、保管好、服务好主要职能的体现。

参考文献：

[1]杨公之.档案信息化建设导论.中国档案出版社，2001.

人事档案信息化管理篇（4）

二、人事档案管理信息化与网络化的重要意义以及要注意的问题

（一）人事档案管理信息化与网络化的重要意义

首先，人事档案管理的信息化和网络化有助于将人事档案信息发挥更为重要的作用，使其真正做到物尽其用，也就是说，通过人事档的信息化和网络化管理可以更为及时地记录员工的成长资料，并可以向有关部门提供及时的、有效地、客观的以及科学的人事资源信息，有利于用人单位更够合理的、科学的选择自己所需人才，从而有利于实现人力资源的合理配置。其次，人事档案管理的信息化和网络化有利于实现对纸质档案载体的保护，保证人事资源信息的完整性，提高认识档案信息的使用价值。以前纸质的人事资源信息的记录容易丢失或损坏。可是通过电子信息库等方式对人事资源的信息进行管理和查阅，不仅可以提高人事档案的使用率，还避免了纸质档案的破坏和丢失。再次，人事档案管理的信息化和网络化有利于保证人事档案信息的真实性和实效性。人事档案的这种网络化和信息化的管理方法，使得人事档案更加系统和规范，便于日后的及时性补充以及查阅和使用等。最后人事档案管理的信息化和网络化有利于提高人事部门的工作效率，企业在进行某项决策，或者调遣人力资源时，企业的管理者可以直接查阅信息化的档案资源管理库，可以更为快速地做出了解员工的真实资料，并能有有效地做出正确的决策。

（二）实现人事档案管理信息化与网络化应注意的问题

第一，要加强对人事档案信息的原始性以及真实性的确认。这是人事档案管理工作的基础。传统的人事档案是纸质的，并且具有固定的格式，然而现在的人事档案大多采用电子化的方式进行储存，缺乏统一的格式要求，这不利于实现对人事档案信息的真实性的确认，可是由于信息化与网络化的人事档案管理更为及时，在社会上应用的非常广泛，若是它的准确性出现问题，所造成的影响可能会波及到很多方面，所及确保人事档案的真实性就显得尤为重要。这就要求，人事部门在一开始经行信息输入时要对所输入的信息的真实性以及全面性经行有效地检查，对此企业可以利用现代化的技术，如电子信息加密技术、签署技术以及身份验证技术等来确保信息的真实性和可靠性。第二，根据实际工作制定人事档案信息化的相关规定。企业管理者根据工作的实际需要，从技术、业务以及管理三个层面制定并完善认识档案信息化的相关规定，来避免人事档案管理工作过程中的盲目性和随意性，可以确保人事档案信息管理过程中，数据的真实性、统一性和可靠性等。加强对档案信息的管理，建立相应的制度规范以及监督体制，可以有效地防止档案信息被篡改，从而保证了档案信息的完整性和真实性。第三，严肃人事档案管理纪律、保障人事档案的管理安全。现在是一个信息化与网络化时代，网络技术的应用在带给我们便利的同时带来了一些隐患，人们信息的安全性变得越来越低，甚至说好多人的信息在网络上就是公开的、透明的。人事档案对企业的员工来说是比较机密的个人信息，对企业来说也是非常重要的内部资料，所以严肃人事档案管理纪律、保障人事档案的安全，严禁处理档案信息的计算机与网络连接，严格执行网络信息的保密协议对企业和员工来说都是非常重要的。

人事档案信息化管理篇（5）

2.开发人事档案信息资源为师资队伍建设服务

我国职业教育的大发展即将到来。师资队伍是教育发展的基础条件，只有尽快培养一支业务熟练、技能精良的师资队伍，职业教育的跨越式发展才有可能实现。然而，与快速扩张的职业教育规模相比，师资力量不足问题日益突出。在学生数量迅速增长的同时，师资队伍却相对发展缓慢。数据显示，目前我国高职学校的生师比远未达到教育部规定的18∶1至15∶1的标准，而且还存在结构不合理、知识技能要求不达标等问题。按照职业教育发展规律，职业院校需要的主要是“双师型”教师。这是指既有良好的职业道德、较强的教育教学能力，又有丰富的实践经验、较强的专业示范技能和较强科研能力的教师。由此可见，如何培养出高水平和高技能、能适应高职教育的师资队伍，是高职院校人力资源管理需要重点思考的新战略。解决高职院校师资人才短缺、结构不合理问题的有效途径是培养与引进相结合。因此，要充分挖掘人事档案信息资源，应用人事档案信息系统的统计数据，分析各专业现有教师的类型结构、学历层次、职称级别、年龄结构等，制订出切实可行的人力资源培养计划，鼓励教师提升学历学位，有计划地轮流选派教师参加非学历学位进修培训，安排教师到企业挂职锻炼，做访问工程师等，促使教师尽快具备双师素质。另外，再引进一批急需的高层次人才，以优化师资队伍结构加快人才队伍建设，实施“人才强校”战略。还可以利用人档案信息资源了解教职工相关信息，根据不同人才的能力和特点的不同，因事择人，用人以治事，促进人才在各部门之间合理有序地流动，做到人尽其才，才尽其用。

3.创新人事档案管理理念，保障人事档案知情权

人事档案作为人才信息资源的载体，人事档案信息也归属于公共信息资源，属于信息公开的范畴，应取之于民，用之于民。但由于人事档案具有机密性这一特点，为了确保人事档案的保密和安全，现行的人事档案管理制度明确规定“，任何个人不得查阅和借阅本人及其直系亲属的档案”，人事档案的管理过程一直是完全保密的，人事档案对个人一直蒙着一层神秘的面纱。其实人事档案的很多材料都是由每个人自己填写和签字完成的，可以说每个人都是自己人事档案建立的参与者，可他们却对自己的档案知之甚少。现今人们对人事档案信息的需求不断增加，对人事档案知情权的诉求欲加强烈。作为人事档案的管理者要站在科学发展的高度，解放思想，更新观念，勇于创新，树立“以人为本，立档为民”的服务意识。在开发档案信息资源的同时，适度公开人事档案信息，允许本人及其他需要者通过一定的程序利用人事档案，让档案信息流动起来，变死档案为活信息，提高档案利用效率，保障人事档案知情权的实现。如何在保证人事档案机密性和安全性的前提下，向教职工本人和有关部门合理适度公开人事档案信息，这是每一个档案工作者面临的一道难题。难就难在“合理”二字，哪些内容可以开放，把握好这个度是关键。既要维护人事档案的完整与安全，保护国家组织机密和个人的隐私权，又要尽量满足个人和相关部门的知情权,保持知情权和隐私权的统一。“三龄二历”（年龄、工龄、党龄、学历、简历）是人事档案的核心内容，也是利用最多、最频繁的。每卷人事档案都要进行“三龄二历”的审核，并打印出基本信息审核表，本人签字确认，组织盖章。笔者认为这些基本信息对本人无密可保，可以向本人和有关部门适度公开，但是关于个人考察评价、处分及有关身心健康等隐私材料是要绝对保密和限制利用的，既要保障人事档案知情权，又要保护个人的隐私权，维护当事人的合法权益。

人事档案信息化管理篇（6）

随着经济的发展与社会的进步，人事档案作为个人成长的历史记录逐渐成为一种重要的战略资源。为适应社会发展的需要，人事档案管理随着信息化技术的发展逐步实现信息化管理的过程，通过信息技术的应用来提高人事档案管理的效率，加强人事档案管理的质量。

1信息化技术对人事档案管理的影响

1.1改变传统人事档案管理模式

在信息化社会中，信息资源逐渐成为社会经济活动中必不可少的战略资源，人事档案是个人成长的重要信息资源，它是人力资源管理的重要组成部分，实现人事档案管理的信息化使时展的应然取向[1]。传统的人事档案管理主要采用纸质方法来承载重要的信息，导致大量信息丢失的现象，如高校的人事档案管理中，由于高校岗位的类型较多，工作人员的数量就相应增多，繁杂的工作量就会增加了人事档案管理的难度，降低人事档案管理的效率。信息化技术利用计算机与网络技术的优势，通过电子文件来保存人事档案信息，如使用MicrosoftOffice办公软件可以对人事档案的人员进行计算与汇总，通过表格的形式来呈现人事档案管理的相关内容，可以对人事信息一目了然。

1.2提高人事档案管理工作效率

传统的人事档案管理工作中，由于受到纸质信息管理的影响，使得人事档案管理的工作非常繁琐。信息化技术的到来为人事档案管理提供了资源共享的平台，扩展了人事档案管理的范围与领域，如信息化技术中网络技术的应用可以使人事档案的相关内容在网络平台中共享，不需要对人事信息进行重复的记录，实现了人事数据信息的实时更新，同时，工作人员都可以通过信息化技术的网络服务共享来获知自己的人事档案信息，及时发现档案信息中的问题与错误，并采取有效地措施解决档案问题，消除不必要的矛盾。人事档案管理的信息化能够降低管理人员的工作量，提高工作人员的业务水平，有利于提高资源利用的有效性，提高人事档案管理的效率与水平，真正的实现人事档案管理的办公自动化及信息化。

1.3增强人事档案管理服务水平

人事档案管理的重要功能在于档案的查询、编辑、修改及更新等服务方面，在传统的人事档案管理中，查询的方法主要采取的是人工查询，这种查询方式大大降低了查询的效率；在编辑、修改与更新过程中，也会出现对原始人事档案的破坏，造成人事档案的客观性受到严重影响，导致人事档案的其权威性受到质疑。信息化技术的出现则为人事档案的管理带来新的思路与方法，计算机技术的处理功能与网络技术的共享功能，使得人事档案管理的服务水平得以提高，如人事管理人员可以在电脑上迅速的调出需要查询人员的姓名、职称等相关信息，还可以及时的修改相关信息，并更新辞职或离职人员的信息资源，这样可以保证人事档案的准确性与真实性，促进人事档案的高效、高质管理。

2信息化技术在人事档案管理中的应用

2.1加强人事档案管理应用信息技术的思想

社会的信息化发展促使人们越来越重视信息的重要作用，信息化技术在人事档案管理中的应用实质就是要实现信息管理自动化系统的开发与应用，这种自动化的人事档案管理系统具有即时性、快捷性及动态性等方面的特点，它能够实现传统人事档案管理无法实现的功能，如快速的查询功能、及时的更新功能等，这就要求人事档案的管理人员必须端正态度、摆正心态，愿意接受改变、接受新的技术，如有些人事档案管理人员由于工作年限较长，不愿意改变已有的工作模式，或者因思想的固化而不能充分利用先进的信息技术，这些都不利于信息化技术在人事档案管理中的应用与推广，因此，必须要加强人事档案管理应用信息化技术的意识，促进人事档案管理人员从实际出发，立足现代信息技术的发展，综合考虑人事档案信息化管理的过程与内容，实时监控档案管理中的问题，及时寻找针对性的解决措施，增强信息化技术对于人事档案管理的积极影响。

2.2推动人事档案信息化管理的一体化进程

人事档案管理的内容包括人事档案的建档、归档、转档、查询、借阅、借出、盘点及处理等方面，这些内容既相互独立，又相互影响，它们形成一体化的流程，如档案的查询是建立在建档与归档基础之上的，没有建档与归档也就无法查询相关的人事档案，同样档案的处理需要原有的档案信息作为处理的对象与基础，因此，每一个流程与环节都是相辅相成，相互促进的关系。信息化技术在人事档案管理中的应用使得档案的每一个内容与环节都实现了管理的信息化过程，管理人员可以在计算机或其他网络设备上快速的实现档案的查询、盘点、转档等方面的功能，加强人事档案信息资源安全、快捷的共享，通过计算机技术与网络技术的应用促进人事档案管理中所有业务的一体化运作，如人事档案信息的接收、存储、提取、使用、管理等方面，实现人事档案管理服务一体化的职能[2]。

2.3促进人事档案管理中信息技术的软件开发力度

人事档案管理中信息化技术的应用需要信息化操作平台的支持，没有信息化操作平台的支持，实现人事档案管理的信息化是不可能的，这就要求人事档案的管理人员大力研发人事档案管理的信息化软件或技术，对各类操作不断进行更新与升级，从而建立起整体的人事档案管理信息系统。在人事档案管理信息系统的建立过程中，要全面考虑档案工作的实际情况，如管理系统需要具有查询、传输、维护、处理等方面的功能，这些功能能够实现人事档案管理的安全性、实用性及科学性。

2.4提高人事档案管理应用信息化技术的信息沟通

人事档案管理部门是整个企业或高校的重要组成部分，它不是独立存在的个体，而是关系到企业或高校整体部门的生存与发展，因此，人事档案管理应用信息化技术需要促进不同部门之间的沟通与交流，建立各个部门之间的协调机制，确保人事档案信息的完整性与规范性，实现人事档案信息资源的安全可靠，促进人事档案管理信息化速度的提高。

3结论

信息化技术在人事档案管理中的应用是现代化科技发展的必然趋势，要不断的加强人事档案管理中信息化技术的应用，促进人事档案管理的安全性、可靠性，提高人事档案管理的更新速度及利用效率。

参考文献

人事档案信息化管理篇（7）

1.医院人事档案是全面、历史、客观反应医院员工情况的个人材料，是各医疗单位集中保存的特殊档案，医院人事档案管理是人事管理的一个重要组成部分。因此，加强医院人事档案的管理，充分发挥档案材料的价值，做到人尽其才，才尽其用，才能保障医院人才战略顺利实施，使档案服务为医院的人才建设发展做出贡献。

2.医院人事档案是医院人事安排、薪资调整和职称评定等相关工作开展的主要依据，也是职工政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩、个人经历等内容的文字材料，是考察了解和正确选拔使用医院专业和行政干部的重要依据。随着我国医疗水平的提高、人事制度改革的不断深入及医务人员的流动性不断加大，医院人事档案管理工作需要以信息化来适应医院档案工作的发展需要。

3.传统的人事档案工作一直采用纸质载体进行保管，档案的收集、整理和利用也都是手工的方式，档案管理人员不仅工作量较大，工作效率也很难提高。通过将信息化技术在医院人事档案管理工作中进行应用，只需要将个人信息数据录入到计算机系统中就可以反复对其进行查阅和使用，利用计算机管理系统可以自动对医院人事档案信息进行分类、提取和加工，不仅工作效率得以提高，而且数字档案更易于保存和查询，有效的提升医院人事档案的利用率，同时，人事档案管理成本也得以降低。此外，通过计算机等现代化信息设备对医院人事档案进行信息整合，对传统纸质人事档案信息、馆藏资料进行收集、管理，由传统、落后的档案管理方式，转变为电子化和数字化，实现医院人事档案信息化，提升医院人事档案管理效率。

二、医院人事档案管理信息化建设中的问题

1.基础设施设备配备不健全。由于一些医院领导对档案工作不重视，使得硬件建设严重滞后，往往采取“因陋就简”、“因地制宜”的办法，融办公、阅档、仓库为一间，没有专用的档案阅览室、整编室和档案库房，还有的医院档案室狭窄、潮湿、“八防”设备不配套，极易造成档案材料霉变、虫蛀等。人事档案管理，要想实现现代化、信息化，离不开设备支持，如扫描仪、计算机等硬件设备，目前许多医院档案室技术设备尚不完善，医院不愿投入更多资金，增加档案管理设备，阻碍了人事档案管理的信息化进程。

2.缺乏规范、统一的信息化标准。档案的信息化建设是一项系统工程，必须遵循一定的标准。目前我国档案信息化工作中，标准建设滞后的问题十分突出。虽然我国在纸质文件和档案的管理中形成了一整套业务标准和技术规范，但是在电子文件、电子档案管理等档案信息化标准制定工作方面仍处于起步阶段，与国际先进水平存在一定差距。在医院人事档案信息化工作中，为了保证档案信息的质量，需要制定操作性强的人事档案信息化标准。但是在实际人事档案管理工作中，医院人事档案信息化还没有统一的标准可以遵循，因此也就无法实现资源共享。

3.医院人事档案管理人员素质还有待提高。

素质是一个人才智、能力和内在涵养的综合体现，是一种办事、行动、思考等的综合能力，基本要素包括德、能、勤、廉等诸方面。档案管理人员的素质要求是由档案工作的性质、任务、目的所决定的。医院是救死扶伤，治病救人、服务大众的特殊服务行业。目前，医院人事档案工作从业人员工作岗位调动频繁，大部分水平参差不齐，受档案专业教育程度大部分偏低，整体知识结构陈旧，年龄结构老化，知识更新缓慢，与快速发展的现代信息社会极不相符，人事档案管理人员素质亟待提高。

三、人事档案管理信息化的发展对策

1.树立先进管理观念，完善医院人事档案管理机制。医院人事档案的信息化，是一项复杂的系统化工作，因此，为了保障人事档案信息化工作的顺利进行，必须建立完善的档案信息化管理制度，依据信息化的需要对各项管理流程进行有效的规范和控制。还要建立档案信息化安全管理制度，防止电子档案信息丢失和泄漏等情况的发生。还要不断落实档案管理人员的责任，增强他们的档案安全意识和责任意识，从而提高档案信息化管理工作的有效性。必须建立专人负责、管理层主管与部门分管的体系，实行多层次运行，做到分工明确，责任到人，建立科学的医院人事档案信息化管理模式。

2.针对医院人事档案的专业特点，制定人事档案信息化标准。通过建立医院人事档案信息化相应标准，建立干部人事档案数据库系统，实施干部人事档案动态管理。在今天改革开放的社会发展过程中，医院人员流动性较大，医院人事档案信息资料量较大，动态变化性较大，需要建立科学的医院人事档案信息库，将医院人事档案信息库与医院人事档案管理结合起来，实现静态信息和动态信息的统一，确保医院人事档案利用过程中信息的准确性和实时性。此外，还要建立干部个人电子档案全文数据库系统。一般人事档案数据库在个人信息的查询、检索、统计、及干部名册和表格的快速生成方面有较大的优势，但是在对人事干部进行提拔及考察时，需要对其政历、组织鉴定和考核材料等内容进行查阅，这是人事档案信息数据库无法提供的。所以需要建设医院人事档案全文数据库系统，深化人事档案信息资源的开发利用，提高人事档案利用工作的效率，满足利用者的需求，保护实体档案，以实现单位内部管理部门、单位之间以及上级主管部门对人事档案信息资源的共享。同时，还要构建完善的人事档案网络管理体系，使人事档案可以通过局域网进行联接，实现干部档案网络化管理。

人事档案信息化管理篇（8）

【关键词】

人事档案；信息化管理；策略

前言：在当前新的时代背景下，信息技术在档案行业中的应用，颠覆了传统的档案管理理念，也在很大程度上推动了人事档案管理的变革，促进了人事档案的信息化管理。对于档案管理相关部门而言，应该立足自身实际，加快人事档案管理的信息化建设，实现档案管理的信息化和现代化，是一个亟待解决的问题，应该得到足够的重视。

1人事档案信息化管理的意义

1.1提高工作效率

在传统人事档案管理中，采用的是人工管理的方式，以纸质档案为主，从数据信息的收集、整理到档案的归档和利用，都是依靠手工操作完成，工作强度大且工作效率低，对于管理人员的专业素质要求较高。而通过在人事档案管理中引入信息化技术，实现管理的信息化，可以以计算机代替人工劳动，实现对于信息的分类、提取和整理加工，工作效率大大提高。

1.2实现资源共享

在当前的信息化时代，信息资源是一种非常重要的战略资源，也是社会经济发展中一个不可或缺的组成部分。因此，通过人事档案的信息化管理，可以利用现代通信技术，实现信息的高度共享，从而直接或者间接推动我国经济的发展和社会的进步[1]。

1.3方便信息查阅

与传统人事档案管理方式相比，信息化管理的对象并非纸质文档，而是数字化、信息化的档案资料，通过专业的档案管理系统，可以实现对档案信息的数字化存储，方便对档案信息进行查询，从而确保其价值的充分发挥。

1.4保证档案安全

传统人事档案管理采用的是纸质文档，在存储和使用过程中，不可避免地会出现损坏或者丢失的情况，影响档案信息的完整性和安全性。而在信息化管理中，可以引入先进的安全防护技术，对信息进行加密，以满足信息保密需求，从而避免信息的泄露，同时也可以减少档案在存储过程中出现变质或者损坏的情况，确保人事档案的安全。

2人事档案信息化管理的有效策略

2.1更新档案管理意识

一直以来，人事档案管理工作都存在一定的封闭性，而在当前信息化技术的冲击下，档案管理人员应该及时更新观念，转变认识，加快人事档案信息化建设，实现管理的信息化和现代化。利用计算机和专业软件，档案管理人员能够对人事档案的相关信息进行归类和整理，提高档案建设的效率和质量。

2.2配备先进技术设备

人事档案的信息化管理必须建立在专业的技术设备基础上，这也是实现信息化管理的物质基础。因此，在当前新的形式下，相关部门应该加大人事档案管理的资金投入，配备先进的技术设备，实现设备的快速更新，建立起一套相对完善健全的的网络信息管理系统，逐步实现人事档案的信息化管理，促进工作效率的提高。

2.3实现档案信息数据化

现阶段，在人事档案管理中，同时存在着纸质档案和电子文档两种形式，需要档案管理部门从实际情况出发，对两者进行共同管理，将人事档案管理的中心放在信息的存储以及二次开发方面，建立起相对统一的管理标准以及完善的信息化系统，逐渐实现原始档案信息的数据化，最终建立起一个能够覆盖全国范围的人事档案信息数据库，方便信息的共享和查询[2]。

2.4增强安全保护工作

信息技术的应用，为人事档案管理工作效率的提高提供了良好的方法和手段，也给档案管理工作带来了一些安全问题，黑客、木马、病毒等时刻威胁着人事档案信息安全。对此，应该合理运用信息加密技术，根据对应的使用权限，实现数据库的加密处理，减少人事档案数据信息的泄露。应该定期对电子文档进行备份，避免突发性故障对于档案管理工作的影响。应该对系统防火墙和病毒库进行及时更新，确保其能够有效拦截可疑文件，保证个人信息的真实性和完整性。

2.5重视管理人才培养

人事档案的信息化管理对于档案管理人员的专业素质提出了更高的要求，需要加强对于档案管理信息化人才的培养，提升业务能力，拓展知识面，确保档案管理人员能够熟练操作专业的档案管理软件。档案管理部门可以定期举办各类培训班，邀请一些专家和学者进行座谈，使得档案管理人员能够及时把握相关领域的最新发展动态，及时对自身的知识结构进行更新，提升工作能力。同时，应该引导档案管理人员树立责任意识和服务意识，提升其对于工作的积极性和主动性，通过科学的理念和方法，对人事档案进行有效管理，提升服务质量和工作效率。

2.6健全档案管理制度

针对当前人事档案信息化管理的现状，一个健全完善的档案管理制度，是提升信息化管理水平，取得最佳工作效益的关键所在。首先，档案管理部门应该设置专家小组，由信息化专家、人事部门负责人以及人事档案管理人员共同协商和讨论，立足国家相关规范以及单位的经营特点，制定出具备良好可行性和可靠性的管理制度；其次，应该对人事档案信息化管理的权责进行明确，一旦发现档案信息失真或者泄露，应该追究相关负责人的责任，确保规章制度的有效落实；然后，应该将人事档案管理工作融入到人力资源管理中，确保人事档案管理工作能够符合人事变化的具体情况。

3结语

总而言之，在当前信息化时代，实现人事档案管理的信息化，是时展的客观要求，有利于实现档案信息的共享，提高其利用效率。因此，相关档案管理部门应该合理引入信息技术，逐步实现人事档案的信息化管理，提高档案管理工作的效率。

作者：吕丹 单位：吉林市人力资源和社会保障信息中心

参考文献

人事档案信息化管理篇（9）

1.前言

人事档案是个人经历、思想品德、学历、社会关系、业务能力、工作状况以及奖励、惩处等方面的原始记录，是个人参与社会活动的记载和个人自然情况的真实反映。人事档案是企业员工信息的重要载体，是企业全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。为了充分发挥企业人事档案工作在信息社会中的重要作用，企业应积极地将计算机和网络技术应用于企业人事档案管理，促进企业人事档案的信息化建设，不断提高人事档案管理的工作效率，提高企业人事档案管理水平。人事档案信息化是把传统的纸质档案转变为电子化载体、网络化载体和数字化载体，是在保管好纸质档案的基础上，建立电子档案，同时把个人信息资源录入数据库，在丰富个人信息的同时，突出个人特色，达到档案的动态管理。

2.人事档案信息化的优势

2.1 有利于人事档案资料的收集，保证人事档案资料的完整性

人事档案信息化能够通过管理软件对人事档案的目录进行管理，便于档案管理人员及时地发现档案材料是否完整，及时提醒档案人员收集缺失的档案材料。同时，通过管理软件能够对日常需要归档的各类资料进行分类和登记，保证各种资料的及时归档。

2.2 有利于人事档案信息的查询，方便人事档案的使用

很多企业的领导在进行一些人事决策时，想要在短时间快速了解全面或个人的人事档案信息，往往是一件非常困难的事。人事档案信息化能够通过管理软件实现高效、精确的检索、查询。多种检索方式的综合查询，既可以高效、便捷的获取所需的纸质档案的存放情况，又可以快速、准确地获取人员的基本信息、工作简历及德能勤绩等方面的信息。

2.3 有利于纸质档案的保存，减轻档案保管的压力

人事档案的纸质资料形式多样，保存需要大量的空间且不易保存，容易遭受虫、鼠及其它有害生物的侵袭而损毁，容易因温度和湿度的变化而腐烂、变质。加上有很多原始的文稿、图片、照片很难长时间保存，随着时间的推移会变黄、老化。而通过电子化存入计算机中，可以永久性保存，有效地保留了文件的历史原貌，并且大大减轻了纸质档案保管的压力。

2.4 有利于减轻档案管理人员的劳动强度，提高工作效率

人事档案信息化能够帮助人事档案管理人员完成动态管理，及时对变动的人事信息进行记载，快捷的文档输入功能可以大大减轻人事档案人员的工作强度。人事档案信息化还能够帮助人事档案管理人员做好采集、验证、鉴定、归档、立卷、销毁等工作，将人事档案管理基础工作程序化、流程化、规范化，简化人事档案分类、排序、组卷、装订等工作，改变过去传统的以手工操作为主的繁重、琐碎的管理方式，把管理人员从手工劳动中解放出来，提高工作效率。

3.人事档案信息化的实施方法

3.1 做好人事档案原始资料的收集、鉴别和整理工作

人事档案信息化管理的有效性，很大程度上依赖于人事档案的基础工作。人事档案是人力资源管理和决策的重要依据，具有很强的严肃性。人事档案管理人员要从基础做起，定期跟踪收集最新材料，做好人事档案资料的分类、整理归档，从源头上做好人事档案材料的进场把关，从而保证资料的真实性、准确性与完整性。

3.2 配备计算机等硬件设施

要提高人事档案的信息化管理，首先要在硬件上投入。包括计算机、数码相机、扫描仪、光盘刻录机等。通过这些硬件设施，将纸质的人事档案进行电子化处理，转换成数据资料，使人事档案信息化、电子化。

3.3 建立个人电子档案

建立个人电子档案，人员的信息都可以在计算机上自由的浏览、下载，减少了工作人员与原始材料的接触，有利于人事档案纸制载体的保护。还可以有效地减少弃档、死档和无档现象，同时，还可以减轻档案工作的工作量，减少纸质案卷因磨损而造成的毁坏，达到长期保存使用的目的。

3.4 采用专业管理软件，建立电子档案和信息数据库

人事档案信息化要充分利用计算机在人事档案管理工作中的作用，采用专业的管理软件，建立和完善人事档案数据库，及时更新，动态化管理人事档案信息，使档案信息的查阅、统计、分析等日常工作方面实行电子化操作。首先，人事信息数据库的建立离不开专业管理软件的支持，企业应自主开发或选用市场上比较成熟的软件，软件的功能应当包括：电子档案管理（建档管理、归档管理、档案综合检索、档案借出、借阅登记、档案盘点、档案转出处理等）；人事信息的管理（信息的输入、查询、修改、统计、对数据库的信息自动生成各种类型的干部花名册、打印表格等功能）。其次，数据库的建立离不开基础数据的支持，要根据数据库的特点设计动态信息收集的流程、规范收集的内容，保证数据的及时性和准确性。最后，人事信息数据库还要做好系统备份、数据备份，确保系统的不间断运行；档案数据要求做到物理归档，与其他业务系统的数据实行物理访问和存储的隔离。

3.5 建立人事档案信息网络化平台

为了使信息得到充分共享，提高劳动效率与工作质量，应通过网络技术建立人事档案信息网络化平台，通过网络使信息共享，向需要信息的领导和部门提供最新的第一手资料，大大提高信息的时效性。根据人事档案信息的内容和相关要求，对各种信息资料的密级进行严格界定，按不同的用户、不同的数据和信息授予权限。

4.人事档案信息化应注意的问题

4.1 建立健全人事档案管理制度

实现人事档案信息化，建立规范的管理制度是前提。人事档案管理信息化工作内容多、要求高、难度大，企业应当坚持从实际出发，根据人事档案管理工作需要制定信息录入、信息分析、设备管理、网络维护等管理制度和规定，建立信息化工作自检自查制度，做到有章可循。

4.2 提高人事档案信息管理人员的素质

尽管技术进步对档案工作信息化建设起着至关重要的作用，但是人员的专业素质是决定因素。人事档案信息管理工作是一项专业性很强的工作，建设一支高素质的档案管理队伍，是提升档案管理水平的关键。实施档案人才培养建设的核心就在于帮助人事档案管理人员深刻转变角色定位，使他们由人事档案的实体管理者向信息管理及信息的驾驭者转变，由微观到宏观的转变、封闭到开放的转变，从而有效的提高各项管理工作的综合能力。随着信息时代的发展，对每位档案管理人员在业务素质上提出了更高的要求，管理人员要加强专业知识学习，不断拓宽自己的知识面，而且还要根据形势的需要熟练地掌握现代化的管理方法和先进的计算机及网络操作技术，努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。同时，档案管理人员要提高政治素质。人事档案信息化管理对安全保密制度提出了新的要求。由于人事信息传送的特殊性，档案管理人员要有更为敏锐的安全意识，掌握必要的信息安全技术，才能有效完成档案信息化管理中的安全维护工作。

4.3 解决好电子档案的保存问题

要注意电子档案载体的使用和存放。电子档案保存采用光盘、硬盘等载体，虽然存储量大、读取方便，但相对于纸质来说，电子化档案载体的使用寿命较短，一般光盘6-8年，如使用频繁，则寿命更短。对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。定期检测应每年一次，采用等距抽样或随机抽样和方式进行，样品数量以不少于10%为宜，发现有问题的载体，及时进行有效的修复。

4.4 注重人事档案信息的安全性

信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患。人事档案信息化将电子档案和网络相连，网络具有很强的开放性。无孔不入的电脑黑客、防不胜防的病毒和计算机的故障给我们电子档案的安全和保密工作带来了隐患，使得电子人事档案容易泄密、丢失、错码等。

我们要高度重视人事档案的安全保密工作，牢固树立安全保密意识，严格遵照国家有关安全保密的规定和要求，运用先进的安全保密技术，全面强化安全管理。因此，在管理中一定要认真研究人事档案管理的相关政策，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对电子数据根据使用权限进行系统的分类加密，要正确处理好档案资料的保密与利用的关系。同时，一旦发现有文件损坏或计算机感染病毒，要立即对该载体内存储的所有文件进行检验，及时采取措施修复损坏的文件。

5.小结

做好人事档案管理工作，是档案管理工作改革的需要，也是企业发展的需要，企业人力资源管理部门要充分认识人事档案信息化建设的重大意义，遵循人事档案管理工作的客观规律，充分利用计算机和网络技术促进人事档案信息资源的开发和利用，加强档案信息化管理，为企业在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面提供完整性、准确性、公正性的第一手资料。

参考文献：

[1]赵屹.档案信息网络化建设[M].北京:北京图书馆出版,2008.

[2]高忠平,许蕴莹.浅谈人事档案管理电子化[J].信息化建设,2007.

[3]沈潇.浅析档案管理信息化管理探索[J].管理探索,2007.

人事档案信息化管理篇（10）

人事档案就是对企事业单位的信息资源进行管理,当前社会经济以及信息技术快速发展,企事业单位要实现良好的发展就应积极加强人才的管理,认识管理是人力资源管理的重要组成部分,对于促进人才的稳定、高效发展具有积极地意义。在现代化发展的今天,传统的人事档案管理方法已经不适应当前社会发展的实际需要,因此应积极转变人事档案的管理方法,促进人事档案实现信息化的管理与建设,更好的适应社会以及单位发展的实际需要。

一、人事档案管理信息化建设的意义

当前信息技术发展迅速,人类活动主要通过信息资源来承载,人事档案是对人的成长以及社会经历进行记载,在人力资源管理中有着十分重要的作用,随着科学技术的快速发展,人事档案的信息化管理建设成为发展的必然趋势。人事档案的信息化建设需要以信息技术为依托,不再是传统的纸质管理,将人事档案信息录人到计算机中,利用计算机进行管理,保证人事档案信息的全面、真实,避免出现信息丢失的情况。利用计算机进行人事档案管理有助于提高档案信息的安全性和完整性,有助于档案信息的开发和利用。人事档案中的信息数量比较大,利用网络技术进行管理有助于提高信息的更新速度,强化信息资源的共享,避免传统纸质管理中复杂的工作环节,减少劳动力的支出。通过及时更新人事档案信息资料,企事业单位领导能够更加全面、及时、准确的了解员工的工作情况,为人事变动提供了科学的依据。同时,实现人事档案管理的信息化建设,能够促进人事档案管理效率以及效果的实现,促进管理水平的提升。信息化的人事档案管理是在计算机上对档案信息进行查询、修改和更新的,能够避免破坏原始档案资料,保证档案信息资源的权威性。人事档案信息的建设应尊重员工,保证员工的知情权,这样人事档案才有利用的价值,对人事档案进行信息化建设,员工能够通过网络查询了解自己的档案信息,为员工解疑答惑,体现人性化服务。因此应加强人事档案的信息化建设,促进人力资源管理效果和水平的提高。

二、新时期人事档案管理的信息化建设对策

1.提高对人事档案信息化管理的重视程度

当前信息化建设逐渐推进,人事档案管理的信息化建设也得到了一定的发展,人事档案的信息化建设就是利用信息管理系统进行动态化、即时性的建设,促进人事档案管理水平的提高。因此应提高对人事档案信息化建设的重视程度,了解信息化建设的作用和意义。人事档案管理的信息化建设不是一朝一夕就可以实现的,应将人事档案管理信息化建设纳人到日常管理工作中,从企事业单位的实际情况出发,循序渐进,不断提升人事档案信息化的建设效果和水平,对人事档案的信息化建设进行综合的研究和分析,及时发现存在的问题,并积极采取措施加以解决2j[,使人事档案管理信息化建设能够实现高效、顺利的建设与发展。

2.加强信息化软件的开发力度

人事档案管理的信息化建设需要利用信息管理平台来实现,因此应档案管理以及科学技术人员应加强对人事档案管理信息化软件的开发和利用,对各种操作系统进行升级,建立完善的人事档案信息管理数据系统,实现人事档案管理信息化建设的有效推进,在人事档案数据系统建设时,应注重管理系统的功能实现,数据管理系统应具有一定的查询、传输、处理等功能3j[,在人事档案信息化管理建设中,数据库中包含着大量人员信息,这些信息数据是需要重复利用的,因此要以人事档案管理信息化建设为核心,促进信息资源的利用效率,实现信息的共享,保证信息资源的科学性、安全性,提高人事档案的信息服务质量,促进人事档案管理信息化建设的高效推进。

3.提高档案管理人员的素质能力

人事档案管理的信息化建设最终还是由人来完成的,因此在人事档案管理的信息化建设中,应努力提高人事档案管理人员的素质能力,提高人事档案管理人员的服务水平。在人事档案信息化管理中,需要利用计算机对文字、图像、声音等进行加工处理,实现人事档案信息的数字化存储,并通过人事档案管理平台实现人事档案的传输和共享,以便满足人们的人事档案需求。档案管理人员应掌握一定的信息处理基础,明确档案管理的相关知识,以高度的责任感投人到人事档案管理信息化建设中,促进人事档案管理水平的提高。

4.做好人事档案的安全管理工作

由于计算机本身的局限性,使得在人事档案管理信息化建设中,应加强对人事档案信息安全的管理,在做好人事档案信息资源共享的同时,也应注重档案信息的安全问题,避免由于档案信息泄露造成严重的损失。因此人事档案管理部门应努力强化档案信息的安全管理工作,做好安全保护措施,保证人事档案的真实性和科学性。对计算机中的人事档案做好备份工作,并明确人事档案数据库的使用权限,保证人事档案的管理能够按照相关的制度进行,实现人事档案的安全管理。

三、结束语

当前社会经济以及信息技术快速发展,计算机技术被广泛的应用到社会生产及生活的各个领域,在人事档案管理中,计算机技术也得到了普及,实现了纸质档案向信息化档案管理的转变,促进了人事档案管理效率的提升。

参考文献:

[1]张雨薇,李锋.人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略分析口].科协论坛(下半月),2013.14(11):148一149.