国家档案管理篇（1）

第二条本省行政区域内国家档案馆的规划、建设、管理，适用本办法。

第三条本办法所称国家档案馆，包括综合档案馆和专门档案馆。

综合档案馆负责收集和管理本行政区域国家机构、社会组织和个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的多种门类的档案，并向社会提供档案利用服务。

专门档案馆负责收集和管理某一专业领域或者某种特殊载体形态的档案，并向社会提供档案利用服务。

第四条国家档案馆是公共服务机构，依法履行保存历史记录、提供档案利用、开展社会教育、推进政务信息公开的职能。

第五条国家档案馆应当全面收集档案，反映历史真实，确保档案的完整、准确和安全，方便社会利用，依法履行保密义务。

第六条县级以上人民政府应当加强对国家档案馆工作的领导，将档案事业纳入国民经济和社会发展计划，保障档案事业发展所需经费，并列入年度预算。

第二章档案资源建设

第八条县级以上人民政府应当按照统筹规划、合理布局、分级管理的原则和国家、省有关档案馆网布局的要求设置国家档案馆。

省、设区的市、县（市、区）设置综合档案馆。省、设区的市根据需要可以设置专门档案馆，也可以与综合档案馆合设。城市建设档案馆的设置按有关法规、规章的规定执行。

设置国家档案馆必须符合国家和省规定的条件，经同级档案行政管理部门审核同意后，报本级人民政府批准。设置国家档案馆的具体条件和申请审核程序，由省档案行政管理部门商省级有关部门制定，报省人民政府批准后实施。

第九条 国家档案馆应当按照职责，拟定档案资料收集的具体范围，报同级档案行政管理部门核准后实施。

第十条 综合档案馆应当根据国家有关规定确定向本馆移交档案的单位范围。有关单位应当按规定向综合档案馆移交具有长久保存价值的各种门类和形态的档案。法律、法规另有规定的，从其规定。

第十一条国家档案馆应当按照规定的期限接收档案。因特殊情况，需要提前或者延期接收档案的，按照国家和本省有关规定执行。

第十二条各综合档案馆应当按照政府信息公开的有关规定,向社会提供现行文件查询等服务。各级行政机关和有关单位应当按照规定，及时向本级人民政府设立的综合档案馆移交有关文件和资料。

第十三条县级以上人民政府应当将档案的信息化、网络化建设纳入电子政务和信息化规划。

国家档案馆应当加强电子文件的接收工作，加快传统载体档案的数字化，实现档案的信息化、网络化。

第十四条综合档案馆应当建立本行政区域的电子档案目录中心。向综合档案馆移交档案的单位以及专门档案馆应当定期向综合档案馆报送电子档案目录。

电子档案目录格式标准由省档案行政管理部门按电子政务要求和规范制定。

第十五条非国家所有的档案资料，对国家和社会具有重要保存价值的，鼓励档案资料所有人向国家档案馆捐赠或者寄存；国家档案馆接受捐赠的，应当向捐赠者颁发捐赠证书，并可以给予一定奖励。

第三章档案开放与利用

第十七条国家档案馆的下列馆藏档案,应当向社会开放，涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私以及按国家规定不宜开放的除外：

（一）建国以前形成的档案；

（二）建国以后形成的档案，时间已满30年的；

（三）属于政府信息公开范围的档案；

（四）经济、科学、技术、文化等活动形成的档案；

（五）重大活动档案，进馆满6个月的。

国家档案馆开放个人捐赠的档案，应当征得捐赠人同意。

第十八条国家档案馆开放档案，应当组织鉴定小组对拟开放的档案进行鉴定；经鉴定符合开放条件，并经同级档案行政管理部门审核同意的，一律予以开放。

第二十一条公民和社会组织确需利用国家档案馆未开放档案的，应当向国家档案馆提出书面申请，国家档案馆应当在2个工作日内作出是否提供利用的书面答复；在规定期限内不能作出答复的，经馆长批准，可以适当延长期限，但最长不得超过7个工作日，延长期限的理由应当书面告知申请人。

第二十二条国家档案馆提供档案利用服务不得收费；但为公民和社会组织提供复制档案、邮寄档案复制件及其他发生工本费用服务的，可以按规定收取费用。

第二十三条任何单位、个人利用或者公布国家档案馆馆藏档案，应当遵守有关知识产权保护的法律、法规、规章，不得损害国家利益和他人的合法权益。

公民和社会组织利用国家档案馆未开放档案，未经国家档案馆同意，不得以任何形式公开传播。

第四章保障和管理

第二十五条县级以上人民政府应当将国家档案馆建设列入城市建设和文化基础设施建设总体规划，优先安排国家档案馆建设用地。

国家档案馆的建筑设计和规模按照国家和省有关规定确定。

国家档案馆的建筑设计方案应当在报规划审批前征求省档案行政管理部门的意见。

第二十六条国家档案馆应当根据其功能要求，配备与其规模和业务管理工作相适应的专业技术和管理人员。国家档案馆主管业务的负责人应当具有中级以上专业技术资格或大学本科以上文化程度。

国家档案馆应当建立科学的管理制度，按规定配置相应的设备设施，加强档案的保护和管理。

第二十九条国家档案馆信息化建设应当遵守国家有关规定，确保档案信息安全。

第五章法律责任

第三十三条违反本办法，有下列行为之一的，由档案行政管理部门责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予行政处分或者纪律处分：

（一）设置专门档案馆不符合本办法规定的；

（二）不按本办法规定向综合档案馆报送电子档案目录的；

（三）不按本办法规定向综合档案馆报送政府已公开文件及其他相关信息资料的；

（四）国家档案馆违反本办法规定收取服务费用的；

国家档案管理篇（2）

1．“统治行政”阶段：资产阶级政权以集权方式独占公共权力，政府作为单一治理主体总揽所有的公共事务，社会公众没有机会参与其中，国家统治职能强大，公共服务职能微弱，公众——特别是平民和工人——的基本权益甚至受到严重的侵蚀，社会治理的公共性极大缺失。

2．“管理行政”阶段：政府依然掌控社会治理权，但开始响应社会公众的权益诉求，民众有机会参与公共事务。但总体上看，公众的力量薄弱，社会公众的政治、经济权益虽然得到一定程度的落实，但是依然处于受压制和受管制的状态，社会治理的公共性只得到部分体现，民治、民享的局面远没有形成。

3．“公共行政”阶段：政府改变独揽社会公共事务的做法，遵循“小政府大社会”的宗旨，弱化政府职能，将许多公共事务——特别是社会公共事务交给社会与市场来解决，政府与非政府主体形成多元共治的局面，公众能有效主张和维护自身权益。可以说在这个时期，公共管理的公共性在社会公共事务领域得到了较好的构建。公共管理公共性的构建是与社会公众自主意识和能力的加强，以及政府权责的让渡密切相关。当然，这个过程充斥着国家政府与社会公众之间的权益博弈，即使到了今天，西方国家也并没有在所有的公共事务领域实现充分的公共性，在国家公共事务和政府公共事务领域，公共性的缺失比较严重。今年6月的“棱镜门”事件，美国政府通过网络公司的中央服务器秘密提取包括个人数据在内的大宗数据来对社会实施监控，实际上就是国家利益对公民权益的侵夺，可见公共性在所有公共事务领域的充分实现是十分困难的事情。

二、作为公共管理系统构成的国家档案馆

（一）作为公共管理机构的国家档案馆

国家档案馆是政府为了履行公共档案管理职能而设置的专业性机构，其“集中管理政府档案”、“依照法律授权、代表政府从事公共档案管理活动”，是社会治理系统的组成部分。它既是辅助国家统治和政府治理活动的重要工具，又是能够对公众的档案利用需求提供服务的公共服务机构，其职能涵盖了公共管理所有的三大领域：国家公共事务领域、政府公共事务领域和社会公共事务领域。社会治理的任何变革都会传导到国家档案馆，引起相应的变化。我们看到，公共性的演化总是会引发国家档案馆机构及其功能设置的变动。例如：改革开放以后，我国国家档案馆开始突出社会利用服务的功能建设，这实际上是政府加强管理、开始响应公众权益在档案管理领域出现的反应。进入21世纪以来，服务型政府的建设成为新世纪的主题，国家档案馆也随之进行了改变，其功能在2003年拓展为“两个基地，两个中心”，2009年再拓展到“两个基地，三个中心”，这种拓展“是把国家档案馆放在‘公共服务’这个更为广阔的平台上来思考”。欧美国家档案馆的变革历程同样能让我们看到来自公共性演化的作用。需要注意的是，公共管理三大领域的公共性构建并不一致，一般而言，社会公共事务领域由于与公众利益密切相关，公共性的构建较为容易，而国家和政府的公共事务领域由于远离公众日常生活，公共性构建较难。因此可以看到，当社会公共事务领域已经表现出高度的开放性，积极推动公众参与治理，而国家和政府公共领域却依然对公众紧闭。由于国家档案馆的职能涵盖所有公共事务领域，因此就会出现两种迥异的运行理念同时作用于档案馆，从而产生内部运行的矛盾冲突。很多时候，这种矛盾的根源是国家政府与社会公众之间的权利冲突。公共档案保密与公开的矛盾就是一个典型表现。对欧洲档案利用的研究表明，“19世纪末20世纪初，政府通过引进档案利用限制的禁令或法规，以法律手段来阻碍甚至限制不断增长的档案利用”，“即便是民主国家的档案馆，一直到第二次世界大战结束，常常还是为政府利益而非公民利益而服务”。因此，公共性构建产生的矛盾冲突也会在国家档案馆中表现出来。

（二）作为权益保障制度安排的国家档案馆

国家档案馆不仅仅是机构，而且还是一种制度安排。制度安排既包括“规章制度的确立”，还包括“组织内部结构和组织要素关系的确立”，因此，“组织是制度安排的集合”，其规定的是关系、规则和规范。但正如美国社会学家塔尔科特•帕森斯指出的那样：“一个组织的价值系统是通过组织与不同功能背景中的各种主要制度模式相联系而得以合法化”。也就是说，制度安排的作用在于从根本上将一种“价值系统”给予“合法化”，对于国家档案馆来说，这种价值系统是围绕公共利益的一种设定，因此，国家档案馆作为一种制度安排，是维护公共利益的一种合法化的方式。但是，在不同行政管理阶段的不同时期，对公共利益的内涵有不同的解读，从“统治行政”到“管理行政”、再到“服务行政”的过程，是公众权益从被排斥于公共利益性之外，到被包含，再到被强化的过程。国家档案馆制度安排的发展走向正好反映了公众权利从被排斥到逐渐得到尊重的公共性演化进程。以美国为例，来自20世纪70年代美国经济发展理事会的一项研究认为，都市政府在档案管理领域将会采取更加集权的方式。很显然，在当时看来，对政府权利的保障是档案馆高于一切的价值取向，集权管理实质就是对公众权利的排斥和弱化。但是到了21世纪，美国公众的档案权利较之于30年前得到了很大的加强和丰富，比如档案文化权利的提出并落实，为此美国国家档案馆改变了以前的集权封闭的管理理念，为了满足公众文化生活需要，开放管理系统，引导公众参与档案文化项目的合作共建。而且，目前欧美许多国家明确了国家档案馆对公众权益的重要使命，为此，构建了体现公众利益的绩效考核指标体系，其考核结果与国家对档案馆的投入直接挂钩。在这种价值理念的作用之下，国家档案馆不但从经营管理的很多方面深化了与公众的利益交流，而且还通过与诸如媒体、企业等的合作来提升自身的管理能力。可见，对公共利益的不同解读会影响国家档案馆作为一种制度安排对关系、规则和规范的构建。

三、国家档案馆的公共性

（一）国家档案馆公共性的涵义

从上述分析可知，社会治理的变革会给国家档案馆带来深刻的影响，而且公共性演化的深入将会推动国家档案馆治理公共性的系统构建。因此，不能仅仅着眼于公有、公用的特性来理解国家档案馆的公共性，国家档案馆的公共性更应该是档案馆治理对公共管理的管理价值的公共性、管理主体的公共性、管理手段的公共性、管理对象及目标公共性的落实。其具体表现有：

1．遵循表达公众意志、维护公众权利的价值理念

公众的权利包括公众对公共档案的共享权和对档案馆的共治权两个方面。前者指的是馆藏档案最大限度地对公众开放，后者指的是公众参与国家档案馆的治理。其中，共治权的提出是公共管理的民主民治思想在国家档案馆治理中的落实，它体现了公众共创利益、实现社会价值的一种需要。而政府出于追求社会效益的需要，也希望通过公众参与共治来提升档案馆的运行能力，因此，公众对国家档案馆的共治权是档案馆治理的发展趋势。

2．以社会公共事务为其主要服务领域

社会公共事务与公众的利益更密切，公众的许多直接利益集中于此，因此，社会公众事务领域自然成为公众权利表达的主要领域。由于公众的群体规模庞大，权利类型和需求表现多样，因此与面向政府的服务相比，国家档案馆面向公众的服务具有更高的难度和复杂度，这也决定了国家档案馆需要在服务公众的过程中投入更多。

3．形成多元共同治理的格局

在“统治行政”和“管理行政”时期，国家档案馆采取政府单一主体的管理模式是合理的，但是到了“公共行政”时期，政府的力量已经不能满足公众对国家档案馆越来越高的要求，而社会力量已经有能力而且有愿望投入到国家档案馆的建设中，这时，采取政府与社会力量对国家档案馆的合作共建是必然趋势。目前，欧美许多国家档案馆的实践已经形成多样化的合作共建方式，其中以项目合作开发最为常见，而最为深刻的表现为国家档案馆治理中政府与有关社会力量在决策和管理等领域的权力分享。

4．构建民主透明的监督机制

公众的有效监督是维护公众权益免受来自政府权力侵害的重要方式。作为国家举办的事业，国家档案馆的运行以政府权力为后盾，即使在多元共同治理的背景下，政府权力也始终处于主导地位；而公众监督的短缺会出现不合理的集权专权和自行裁定等政府权力“异化”现象，从而损害公众利益。因此，公众监督对国家档案馆的运行十分必要。有效的监督依赖一套健全的社会监督机制，以制度化为基础，以法的形式规定，其中不仅要规定公众监督的方式方法，而且还需要规定监督的目标任务和标准规则等内容。

国家档案管理篇（3）

从国家应用信息基础设施高度在统一框架中认识记录与档案管理信息化

1993年9月，美国政府正式宣布实施“国家信息基础设施”（简称NII），也称为“信息高速公路”。之后，世界各国纷纷掀起了“国家信息基础设施”的建设热潮，我国的相应计划称作“中国国家信息基础设施”（简称CNII）。从信息的流动和共享过程看，CNII的基本体系结构包括：信息源、高速信息通道、信息用户终端设备和计算机控制管理系统四部分。从信息生态环境角度考虑，作者认为它由如下5个方面组成：（1）各类信息的采集、传输、存储、处理、服务等所需的各类硬件设备及其它们互联而成的网状信息通信体系；（2）各类基础性信息资源及资源库；（3）各类基础性应用系统，包括安全保障体系；（4）相关标准体系；（5）人力资源和组织架构，包括培训、教育和研发体系。如果仅仅把基础性通信网络体系作为国家信息基础设施，则难免会导致国家信息基础设施建设缺乏完善的动力机制而僵化不前。国家信息基础设施也是国家信息化战略总体框架的基础，所有专业领域的信息化工作在此基础上展开。从专业业务角度考虑，记录与档案管理信息化和图书管理、情报管理、交通、农业、城市管理等各类专业业务信息化具有同等重要的地位，都属于应用层次的内容。从整个社会运动的总体框架考虑，记录与档案管理对所有专业应用具有基础性支撑作用，是建立在国家信息通信网络基础设施之上的基础应用支撑，应该作为国家应用信息基础设施来建设。

我们知道，在人类所有的社会活动中，都要产生规模不等的记录。从来源和规模来说，档案是记录的一个子集。但记录中的大部分在时过境迁后将自然地或人为地丢弃，只有其中重要的部分被保存转化为档案。档案与记录之间有割舍不断的联系。虽然二者运动轨迹和价值体现方式有所差异，但运动形态大致相同。从客观性、系统性和继承性角度考虑，应该将二者置于统一的框架中来规划和实施。

早期的信息化解决方案总是将二者分而治之。比如办公自动化系统主要处理公文流转部分的记录管理，而档案管理系统则专门处理档案的信息化管理问题，很少有统一的公文档案综合管理系统。这一方面是由于记录与档案覆盖范围广、问题较为复杂，另一方面是由于根本就没有将二者置于统一的框架中来规划和设计。其结果是造成公文信息和档案信息相互割裂的信息孤岛现象。文档一体化的问题现在颇受重视，但比公文外延更广泛的记录，其与档案的一体化管理目前仍然没有得到足够的重视。将记录与档案信息管理提升为国家应用信息基础设施来认识，可以从全局出发，构建一个统一的、标准的记录―公文―档案管理体系，为信息时代的社会运动提供记录管理基础支撑。其优势在于有效地消除信息孤岛，形成完整一致的记录―公文―档案信息整合共享体系。其意义在于可极大地促进社会信息化进程，凸显记录、公文、档案管理在国家信息化战略中的基础支撑地位，为各专业领域的信息化进程保驾护航。

记录分布于各行各业、各种活动中，可谓无处不在，无时不生。一个统一的、标准化的国家记录与档案信息管理总体架构，对于整合各类应用系统大有裨益。构建统一的记录与档案信息管理框架，可以对各类信息资源按照作用和功能进行有效的分类。例如消遣类的花边新闻积极意义很小，很快就会被淘汰而丢入信息垃圾堆中；而知识性、常识性的信息资源其积极意义较大，需要妥善保管并广泛传播；专利和具有知识产权性质的发明和创造性信息资源则要具备合理的使用规范约定；公文记录属于政务过程不可或缺的信息资源必须有效地保证其被高效准确地流转和处理；档案则是所有信息资源中极具价值的东西，要进行系统的分类归档，以备查考。总而言之，全部社会活动中的所有记录，都按照其社会价值和功能进行分类，形成一个完整的记录分类体系。在此分类体系的基础上部署相应的信息管理策略。这个策略构成记录与档案管理信息基础设施的基本信息层次体系。因此，记录与档案管理信息基础设施具有系统分类社会记录信息资源的作用。

此外，我国政治体制以条块分割、纵横交错为特点，各部委纵向上管理相关领域的业务工作，各省区地方政府又分别管理各自区域内的相关事务。这种特征必然会在一定历史时期形成信息烟囱、信息孤岛现象。随着信息化的不断推进，信息孤岛和信息烟囱问题日益严重，成为阻碍信息化进程的重要因素。信息整合和共享是当前信息化建设面临的最大困难。从各类信息资源和应用系统中抽取出共性要素，并以此为线索进行信息整合和系统集成，是行之有效的策略。地理信息是所有信息资源的空间位置载体，安全保密是各类信息体系不可或缺的要素，而记录与档案管理又是各类业务正常运行和可持续发展的基础。这些信息资源和应用系统具有极高的共享性和规范性，同时又为其他业务系统提供一致性的、基础性的、特定功能支持。因此可以与其他信息资源和应用系统分离开，作为国家应用信息基础设施来重点建设。这样既可以保证统一性、标准性和规范性；又可以节约投资，减少浪费；更重要的是可以为信息整合和共享提供基础性支撑。从宏观规划层面和系统设计角度看无疑也是科学合理的。因此，将记录与档案管理信息化和地理空间、安全保密信息化建设并列为国家应用信息基础设施来规划，是信息化进程的必然要求。值得注意的是，记录与档案管理信息基础设施，本身也需要安全保密基础设施的保障，安全保密是它的生命线，因此在进行记录与档案管理信息基础设施建设时一定要切实保证信息安全。

国家记录与档案管理信息基础设施的内容和组成

除了记录和档案内容外，与之相关的一系列软硬件设施，也是国家记录与档案管理信息基础设施的建设内容。我们知道，随着信息化进程的不断推进，一些曾经风靡一时的设备如留声机、录音机、电影放映机等相继或正在地退出历史舞台，取而代之的是更先进的以计算机技术为支撑的新的电子设备。而这些设备及与其相配套的原始记录，面临损毁、丢失或者难以读取等危险。这表明，记录与档案管理在硬件设备层面就存在极大的危险。从软件层面看，老的数据格式不能被新版软件系统所支持、各种厂家所提供的数据格式和软件系统互不兼容等问题，使得肩负数据维护和管理重任的软件系统也面临不断推陈出新所带来的版本兼容问题。记录管理的硬件、软件淘汰更新问题，是一个普遍的社会现象，不是一个单位、一个组织所独有的困难。解决这样的问题需要从全社会角度、从国家信息化的总体体系架构去寻找方案。而这正是国家记录与档案管理信息基础设施的意义所在。

国家档案管理篇（4）

美国是世界上最先探索政府绩效管理的国家之一，美国国家档案与文件管理署（以下简称NARA）绩效管理值得我国档案部门借鉴。

一、NARA绩效管理的主要内容

绩效（performance）一词在管理学中被引申为“成绩”、“成果”、“效益”，政府绩效管理至今并无一个普遍认同的定义，本文采用定义为“运用科学的方法、标准和程序，对政府机关的业绩、成就和实际工作做出尽可能准确的评价，在此基础上对政府绩效进行改善和提高。”①按照美国1993年颁布的《政府绩效与结果法》要求，NARA通过制定并实施战略规划、年度绩效计划、年度绩效与责任报告来实行绩效管理。

（一）制定战略规划

战略规划是执行绩效法案各项规定的基础，以结果为导向。NARA最新的战略规划是《2006～2016年战略规划》（以下简称《战略规划》），为适应新形势，该规划每3年修订一次。其主要内容包含：NARA的工作职责，6大战略目标，战略目标的细化及实施方法等。

1.《战略规划》确定了NARA的工作职责

NARA的工作职责是：用守护和保存政府档案的方式服务于美国民主，确保人们能够利用档案遗产，从中汲取知识。利用档案不但是美国公民的权利而且也是政府的实际行动。NARA支持民主，为提高城市文明，增加公民对国家历史的理解而努力。

2.《战略规划》提出了6大战略目标

战略目标是《战略规划》的重点。战略目标之一是管理政府档案：作为国家档案保存者，NARA要继续提高管理能力和服务水平，有效地管理政府档案。战略目标之二是保存和加工档案：接收、加工、保存、保护档案，提高档案管理的效率；高水平和高质量地著录所有档案；按照《美国国家信息安全法令》执行，确保应解密档案解密、应保密和敏感档案禁用；确保所有档案都有充足的库房；确保公众及时利用档案。战略目标之三是管理电子文档：应对电子文档的挑战，成功地履行NARA在电子时代的责任；满足联邦政府和用户希望继续利用政府电子文档的需要，开展电子文件的捕获、著录、保存工作。

战略目标之四是提供档案利用：在任何地点、任何时间，NARA提供便捷、安全的馆藏档案利用；挑选传统载体档案制成数字化副本，推进档案全文在线利用；提供档案目录信息的在线利用；答复查阅档案的书面请求。战略目标之五是提高城市文明：通过终身学习项目加深公众对美国国家历史的理解；通过举办展览等方式提升档案馆的形象；加强对老师和学生的教育；与其他行业合作，展示NARA馆藏，提高国家文明程度。战略目标之六是加强各项基础建设：提高职工素质、技能和竞争力以适应不断变化的外界环境；招录不同类型的员工，更好地服务于不同类型的公众；大力加强信息建设，服务于NARA的用户。

3.《战略规划》中将战略目标细化为长期绩效目标，并明确了实施办法

《战略规划》将6大战略目标分解为25项长期绩效目标。战略目标只是大方向，需要长期绩效目标加以细化。例如，在战略目标之四提供档案利用部分，细化为4个长期绩效目标：截止到2012年，网站达到或者超过联邦政府网站标准；截止到2016年，1.4%具有永久保存价值的馆藏档案实现在线利用；截止到2016年，NARA的服务能够满足利用者需要；截止到2016年，95%具有永久保存价值的馆藏档案有在线目录。

每个长期绩效目标后都有实施方法。例如，“截止到2016年，国家档案馆服务能够满足利用者需要”的长期绩效目标，实现它的方法是：增加阅览室设备和人员，调整服务时间以使更多的人越来越容易地利用档案；增加公共计算机终端以提高网络利用率，增加缩微阅读空间；对于公众关注度高的档案，例如“9·11”委员会档案、关键政府职位任命档案、高级法院档案等要及时提供网络利用；要让本国和全世界公民都能够轻松利用NARA档案。

（二）制定年度绩效计划

NARA每年制定年度绩效计划，年度绩效计划的目标来自于战略规划的六大战略目标，年度绩效计划是实现战略规划的重要步骤。

年度绩效计划的内容包括：阐明本年度绩效目标；预测本年度绩效指标，绩效指标是绩效目标的细化；说明为达到本年度绩效目标拟采取的方法等。

例如：NARA《2012年绩效计划》中有一项年度绩效目标是“2012年1%具有永久保存价值的馆藏档案实现在线利用”。其年度预测绩效指标有3项：1%馆藏传统档案实现在线利用；对公众公开1940年的统计档案；为保存和利用档案改善数字政策。

提高档案材料在线利用有3个方法：收集已经存在的传统档案材料数字化副本并使它们实现在线利用；与其他组织合作，选择传统档案材料并将其数字化；制作原生数字文件，提供网上利用。

（三）制定年度绩效与责任报告

在每一个财政年度末向总统和议会提交年度绩效与责任报告，包括以下几方面内容：一是对实际取得的绩效成绩和年度绩效计划中的绩效指标进行比对；二是如果没有达到绩效指标，要说明原因，以及将来完成绩效目标的时间表和路线图；三是如果某个绩效指标是不实际或不可行的，要予以改进或终止。

例如，在NARA《2012年的绩效与责任报告》中，管理政府档案部分中有一项绩效指标没有完成，该项是：对于请求查阅军队人事档案的，要在10日内答复，预期目标是10日内回复率达到85%，实际10日内回复率只有73%。

由于没有达到预期绩效指标，NARA说明了其中原因：在1973年圣路易斯大火中焚毁了从二战到朝鲜战争时期的档案，需要利用其他资源重建这些档案，但是由于时间很紧迫，经常花费几个月也重建不了一张档案，而国家人事档案中心每年有超过100万份书面利用申请，所以没有实现预期绩效指标。

二、NARA绩效管理的特点

在《政府绩效与结果法案》的支撑下，NARA绩效管理呈现如下特点：

第一，长期规划、短期目标实现有机结合，战略规划具有至高无上地位。NARA的绩效管理体系包括战略规划、年度绩效计划、年度绩效与责任报告三个部分。根据战略目标确定长期绩效目标，进而设定年度绩效目标，再明确预期绩效指标，这种确定指标的方式层层递进、相关性高，具有一定的科学性。《战略规划》中确定了六大战略目标、25项长期绩效目标，《2012年绩效计划》中设定67项预期绩效指标。绩效结果只需要将实际表现与预期绩效指标进行对比即可得出，方法简便，容易操作。

战略规划具有至高无上地位。《战略规划》制定出来后，各项工作都紧紧围绕它开展。年度绩效计划紧紧围绕战略规划制定；年度绩效与责任报告紧紧围绕战略规划总结；美国档案与文件管理署的一些专项计划，如《信息资源管理计划（2012 ～ 2015年）》、《人力资本计划（2009 ～ 2014年）》也都以战略规划为纲。

第二，绩效管理以用户满意为导向。绩效取决于用户满意度，《战略规划》的6大战略目标都提出以用户满意为导向。NARA提出：在民主社会，政府档案属于公民，NARA的重要职责是提供档案利用；NARA的成功在于要使用户、联邦管理者和政府官员都感到满意；NARA将会提供符合用户需要的快捷、有效的服务，使用户在任何地点、任何时间能够便捷、安全地利用馆藏档案。

第三，绩效评估方式多样。NARA采用周期性评估、信息系统评估和用户满意度评估等多种评估方式，评价结果比较科学。NARA每年制定年度绩效与责任报告进行周期性评估。NARA认为周期性评估对于成功完成战略非常必要，决策制定者需要知道哪些工作做得好，哪些工作做得不好，从而每年进一步改进绩效管理。NARA建立了“绩效评估和报告系统”，利用网络设备从超过70个组织单元收集绩效数据，该系统利用数据库存储数据对数据进行分析并生成报告。实行用户满意度评估，对用户进行调查，实现NARA的工作与用户需求相一致。2006年，对NARA的保管期限和鉴定服务工作进行调查并评估；2007年，对NARA的保管期限、鉴定服务、电子档案管理、档案管理培训工作进行调查并评估。

三、NARA绩效管理的启示

由于法制环境、文化环境不同，我国档案部门不能照搬NARA绩效管理的经验，但其管理思路值得我国档案管理部门借鉴。

（一）实现战略规划、年度计划、年度总结的有机衔接

2013年上半年，北京市档案局完成《北京市“十二五”时期档案事业发展规划》中期评估工作，发现问题之一是距离《北京市“十二五”时期档案事业发展规划》中规定的区县档案馆数字化率达到50%的目标较远，有九个区县档案馆馆藏档案数字化率未达到25%以上，其中，五个区县档案馆馆藏档案数字化率还未达到10%，极个别区县档案馆馆藏档案数字化率只有0.21%。②

为落实《北京市“十二五”时期档案事业发展规划》，北京市档案局将区县档案局（馆）和市属单位的任务分解为53个指标，对内部处室的任务分解成83个指标。③此举只是将任务分解到责任部门，但是没有将任务分解到每个年度。

今后，要进一步提高战略规划地位，使各项工作都紧紧围绕《北京市“十二五”时期档案事业发展规划》开展。应进一步加强规划与年度计划的衔接，明确每年的进度，加强指导、检查，保证规划实施的连续性和可控性；年度总结要更加紧密地围绕战略规划来阐述，并说明没有完成的理由。

（二）加强用户导向理念

强化绩效管理用户满意导向，以让利用者轻松快乐地利用档案为目标。一是提升网络服务质量。尽快建成基于“云计算”的区域性数字档案馆，实现档案资源整合、共建共享。改善北京档案信息网站，把网站打造成高效、便捷的用户工具。提高档案全文的在线利用，满足信息时代档案利用需求。完善在线检索系统，为档案资源目录信息提供单一简捷入口，实现一站式检索，改进用户与档案的在线互动。二是提供个性化服务。有针对性地给特定用户提供服务，建立“决策参考”专题库，为领导和有关专业管理部门提供档案专题目录及全文阅览服务，形成“定向服务”和“小众化服务”的新模式。三是运用社交媒体服务。社交媒体是公众参与和反馈档案馆各类事务的重要工具，利用博客、微信等公众参与社会媒体平台。实施公民档案员项目，鼓励公众接触档案文件，给档案做标签，制作手稿档案的打印抄本，加载和分享图像。

（三）改进绩效评估形式

我国档案部门实行五年规划中期和末期评估，评估时间为2.5年一个周期，与美国同行每年评估一次相比间隔时间较长。如果在每年的年度工作报告增加自我评估内容，可缩短评估周期，及时发现问题，保障战略规划的完成。

目前，我国档案部门的绩效评估还以自我评估为主，要实现评估主体的多元化。特别是实行用户导向视域下的绩效评估，即在档案馆的绩效评估中坚持以用户为本，绩效评估的重点围绕服务对象的满意度展开，在绩效评估的过程中提供给服务对象参与档案馆绩效评估的机会，增加用户参与评估的渠道。可以通过设立用户档案，其内容包括用户利用档案的有关情况和满意度，定期收集评价信息，跟踪服务，及时了解用户情况，促进与用户之间的信息交流；可以根据用户层次的不同，开展不同形式的用户座谈会，倾听各个层次用户的意见；可以通过交谈询问、信函电话等交流方式让用户了解评估信息，参与评估工作。

注释：

①财政部预算司.《美国政府绩效与结果法案的内容及实施情况》.http：//.

②北京市档案局.《北京市“十二五”时期档案事业发展规划中期评估报告》[Z].2013.7.

③北京市档案局.《北京市档案局关于印发北京市“十二五”时期档案事业发展规划任务分解表（区县档案局〈馆〉）和市属单位分表的通知》[Z].2012.5.

参考文献：

[1]美国国家档案与文件管理署2006～2016战略规划. THE STRATEGIC PLAN OF THE NATIONAL AR？ CHIVES AND RECORDS ADMINISTRATION.http：// archives.gov.

[2]美国国家档案与文件管理署2009-2013财政年度绩效计划.FISCAL YEAR 2009 ANNUAL PERFOR？ MANCE PLAN.http：//archives.gov.

[3]美国国家档案与文件管理署2012年绩效和责任报告.2012 Performance and Accountability Report .http：// archives.gov.

[4]美国国家档案与文件管理署多样性和包容性战略计划.2012年3月制定.Diversity and Inclusion Strategic Plan.http：//archives.gov.

[5]美国国家档案与文件管理署信息管理计划（2012-2015年）.trategic IRM Plan FY 2012 - 2015.http：// archives.gov.

[6]陈昊琳，陆晓红，魏闻潇.国外图书馆战略规划制定对我国的启示-以美国为例[J].图书馆工作研究，2010（12）.

[7]朱立言.从绩效评估走向绩效管理—美国经验和中国实践[J].行政论坛，2008（2）.

[8]丁连普.美国联邦教育部2007-2012年战略规划述评[J].世界教育信息，2008（6）.

国家档案管理篇（5）

随着数码时代的到来，数码相机得到普及和广泛应用。数码照片特有的成像快、处理快、传输快、查阅快和成本低、存储久等特点，使其大有取代传统胶片型照片的趋势，成为照片技术发展的主流。如何对数码照片进行收集、整理、归档和保管，是基层档案工作者面临的新课题。

目前，国家尚未出台相关的标准和技术规范，现行的国家标准《照片档案管理规范》（GB/T 11821－2002）仅是适用于银盐感光材料照片档案，也就是传统胶片型照片档案的收集、整理和保管工作。尽管目前数码照片档案管理问题已经引起各级档案管理部门的重视，一些省、市和单位出台了在本地、本部门试行的数码照片管理规范，但存在标准不统一、内容不完整、操作性不强等问题，数码照片管理从总体上来说，仍处于一种无“法”可依、无“章”可循的状况。笔者认为，对《照片档案管理规范》（GB/T 11821－2002）进行修订迫在眉睫，使该标准既适用于传统胶片型照片的档案管理，又适用于数码照片的档案管理，提高档案管理的标准化、规范化水平。建议对《照片档案管理规范》（GB/T 11821－2002）从以下几方面进行修订：

一、在“1 范围”条目中，去掉“银盐感光材料”这一界定，使得《照片档案管理规范》的应用范围涵盖数码照片。

二、由于数码照片是一种电子文件，应符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）要求，建议在“2 规范性引用文件”条目中，增加“GB/T 18894 电子文件归档与管理规范”。

三、在“3 术语和定义”中增加数码照片的定义：“数码照片electronic photograph 是用数码相机、扫描仪等设备获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。”

四、由于数码照片依赖计算机系统进行阅读、处理，一方面，其数据信息很容易被修改，数码照片档案管理必须保证照片的原始性、真实性。另一方面，必须符合电子文件的规范要求。建议在“4.2 收集要求”中，增加以下条目内容：“对存在真伪疑义或修改处理的照片应采取必要措施进行鉴定，确保照片的原始性、真实性”；“数码照片以JPEG、TIFF为通用格式，用数码相机直接拍摄的数码照片，其光学精度至少在300万像素以上；用扫描仪对纸质照片扫描形成的数码照片，其扫描光学分辨率一般应在600dpi以上，数码照片迁移、格式转换、归档过程中，应保持原有精度和不丢失图像交换信息”。将“4.2.6 对无底片的照片应制作翻拍底片；对无照片的底片应制作照片”修改为“对无底片的照片应按照标准扫描或制作翻拍底片；对无照片的底片应制作照片；对永久或长期保存的照片，归档时，应同时制作纸质照片，按双套制要求保存”。

五、为满足纸质照片和数码照片编号的需要，在“5.4 照片的整理”中，“照片的编号”应采用以下格式：“全宗号―门类―年度―保管期限代码―册号（盘号）―张号”。门类是用来区分纸质照片和数码照片的代码，分别用“ZP”、“SP”表示。册号（盘号）是在某一全宗某一保管期限内纸质照片册或存储数码照片光盘的排列从“1”开始的顺序号。需要增加“数码照片文件的命名”、“数码照片的存储及说明”条目，内容如下：“数码照片文件命名规则为‘门类―年度―保管期限代码―张号’，张号用五位阿拉伯

数字表示，位数不足的在前面补‘0’。如‘SP20091

00003.jpg’，其中，第1～2位表示门类，第3～6位表示归档年度，第7位表示保管期限，第8～12位表示张号。”“数码照片应采用只读光盘作为保存载体，一个归档年度的数码照片应存储在一张或多张光盘中，几个归档年度的数码照片一般不允许存储在一张光盘中。刻制光盘时，应选择‘一次性写入’方式，刻制一式三套，套别分别为‘A’、‘B’、‘C’，其中，‘A’表示封存，‘B’表示利用，‘C’表示异地保存。光盘背面应注明全宗号、门类（类目）、年度、盘号，格式为：‘全宗号―门类―年度―保管期限―盘号’。书写时，应使用光盘专用书写材料，不得直接在光盘上粘贴任何标记。每张光盘的根目录下应有说明文件、著录文件、数码照片子目录。说明文件文件名‘README.TXT’，文件内容应包括全宗号、门类、年度、保管期限、盘号、全宗名称、形成时间、件数、套别、制作人、审核人、制作时间等信息。著录文件文件名‘DESCRIPT.XML’，文件内容：数码照片光盘内目录的电子版本。该文件应使用经过档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统自动生成。文件格式‘XML文件’。数码照片子目录目录名‘DATA’，目录内容：存放经过整理后的数码照片。光盘封面正面应打印或使用符合档案要求的书写材料填写上述说明文件的内容。”

六、在“5.5 照片档案目录的编制”中的“目录种类”，增加“文件目录”内容和条目：“数码照片文件目录应逐张照片编制，使用经过档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统进行目录的编制、管理。数码照片文件目录项目包括全宗号、门类、年度、保管期限、光盘号、张号、题名、拍摄者、拍摄时间、备注。”

国家档案管理篇（6）

当前，我国人事档案管理制度的改革大大落后于干部人事制度改革的整体进程，在国家机关人事档案管理工作中引发了一系列问题，对国家人事工作的开展也造成了一定影响。不久前石家庄团市委副书记王亚丽档案造假骗官案，当事人档案中多处造假，而多年来历次升迁考核中竟然一直未没被发现，这给我国干部人事档案的管理工作敲响了警钟。国家机关人事档案的管理需要站到国家人事工作的全局上去考虑，必须对现有的人事档案管理制度进行改革，如若不然，干部的人事档案就成了一种摆设，不仅无法起到知人用人的作用，反而会成为一些人利用的工具。本文对国家机关人事档案管理过程中存在的问题以及对策作一探讨。

一、当前国家机关人事档案管理中存在的问题

近年来，随着我国行政体制的改革，人事制度也加快了改革的步伐。相比而言，人事档案管理改革的步伐则明显滞后[1]，尽管我国人事档案管理也作出了一些调整，但是整体上仍在不断的探索和调整之中，人事档案管理仍存在不少问题。

1.档案工作人员责任意识和公民诚实意识有待加强。人事档案管理固然需要法律体系和必要的制度安排，但其在很大程度上取决于档案工作者和公民诚信意识的培养。目前我国的档案管理责任意识和诚信环境并不乐观。如一些人在利益的驱使下，弄虚造假；而一些档案管理人员责任意识不强，人事档案鉴定工作把关不严。人事档案的鉴定工作是国家机关人事档案管理过程中的一个重要的环节。其主要工作是审查档案材料，鉴别档案的真伪以及是否完备，以判定其保存价值。鉴定工作是保证人事档案真实性的重要工作，同时也是一项政策性很强的工作。由于人事档案涉及干部人员的考核和升迁，一些人在利益的驱使下，弄虚造假，甚至伪造文件，伪造印章。而一些人事档案管理人员，由于把关不严或者是受利益的驱使，没有严格按照人事档案鉴定工作的要求和步骤，采取了放任的态度，也导致了人事档案中掺入了一些虚假信息，给人事档案的公信力造成了不利的影响[2]。

2.规章制度不健全。我国在人事档案鉴定制度的设计上，也缺乏针对档案造假制定出相应的应对措施，对人事档案的科学性和公信力的保护力度不够。在政府信息公开的背景下，人事档案开放程度不高。在人事档案的公开上，我国沿用的依然是1990年中央组织部颁布的干部档案工作条例，采取严格保密的方式。一些人一辈子甚至都没有见过自己人事档案的内容，对于里面写了什么，档案里面对自己反映的情况是否正确属实，个人失去了必要的知情权和发言权，这也对人事档案的真实性造成了一定的矛盾[3]。

3.人事档案的收集内容不够全面。人事档案的收集决定着人事档案内容的全面性和广泛性，也是做好对干部全面考察的基础和前提。尤其是国家机关人事档案，更是考察一个官员的重要依据。目前，我国国家机关人事档案的收集渠道不够广泛，收集内容不够全面。传统意义上干部人事档案一般由个人履历考核、政审、党团、奖励、处分、工资晋升及出国其他材料组成。这是构成人事档案的基础，然而，随着时代的发展，一些档案也需要在内容和形式上有所创新，而不能一直沿用过去的一套方式去收集。同时，传统人事档案呈现出内容单一、空洞，政治历史材料多，业绩材料少，老材料多、新材料补充不及时等老问题。这些档案内容在干部的考核和升迁过程中很难以起到应有的作用，既不能反应他工作的现状，也不能反应出他的个人能力和素质。档案中缺乏一些具体的数据信息的支撑，多是一些官话、套话，难以对个人作出准确客观的定性。这也给一些真正在平时的工作中有能力的人造成了不利，即个人的综合情况不能在档案中反应出来。

4.缺乏对人事档案信息资源的开发。档案收藏的目的是为了满足应用的需求，而当前我国陷入了一个误区，那就是为了收藏而收藏。把辛苦收集而来的人事档案材料，收藏起来了之。人事档案的信息资源开发，主要是发掘人事档案中蕴藏的有利用价值的信息资源，通过鉴别筛选、加工整序、编目汇纂，寻找和获取较为集中系统或者有特定价值的档案信息资源。通过人事档案信息资源的开发，将一些人的经验教训，或者独特技能以一种更加直观的方式表现出来，不仅可以很好的体现出个人的综合能力和素质，也可以为国家机构对于干部的考察和培养管理提供大量的现实的素材。

5.新技术应用与传统理念的冲突明显。当前，许多国家开发了人事档案管理信息系统，为人事档案电子化提供了便利。但是我国由于受传统管理理念的影响，限制了新技术作用的发挥。开发人事档案信息管理系统的目的，是对人事档案进行电子化的管理，节省人力物力资源。在这个过程中，很多单位仅仅是将传统的纸质档案进行了电子化处理，而在人事档案的传递过程中，管理人员依然在采用传统的纸质档案方式方法，这种新技术与传统管理理念的冲突，不仅影响了新技术的作用的发挥，也对社会资源造成了浪费。

二、国家机关人事档案管理改革的对策

在发达国家的行政管理模式中，行政人员的人事档案往往被当作人事工作开展的有力工具，在促进人才的选拔和利用方面发挥着重要功能。我国政府机关人事档案管理改革过程中，可借鉴西方发达国家成功的管理经验，结合我国国情，从思想认识、规章制度、信息化建设等层面上，采取相应对策。

1.提高档案工作者的思想觉悟和执行力。《干部档案工作条例》指出，干部档案管理工作人员必须由政治上可靠，党性强，作风正，能够遵守党的纪律，严守党的秘密，同时具有一定的工作能力和文化水平的党员干部担任。当前，我国机关档案中出现的很多问题与档案工作人员责任意识不强，缺乏思想觉悟有关。因此，在开展国家机关人事档案管理制度改革的同时，也要对人事档案的工作人员进行思想上的认识教育和培训，使其认识到人事档案工作的重要性。同时要提高人事档案鉴别能力，确保档案材料的真实性。国家公务员人事档案是党和国家的宝贵财产，也是国家选拔人才、任用人才的重要依据。因此，必须要加强对人事档案的鉴别，消除人事档案内容失真现象。

由于受社会不正之风的影响，个别人出于个人私利，弄虚作假，使一些人事档案材料失去真实可靠性。因此，有必要对国家工作人员的人事档案内容进行一次严格认真的鉴别，做到不经审查的材料不归档、手续不全的材料不归档、内容不实的材料不归档，只有这样才能维护人事档案材料的完整、真实。针对近年来出现的一些高科技档案造假，人事档案工作部门要有相应的应对手段。对于在干部人事档案中造假的人员，一定要加大打击惩处力度，坚决杜绝这一现象。同时，要通过建立国家工作人员人事诚信档案，对于涉嫌造假的人员，要在人事档案中如实记录下来，并且在人员的升迁和考核中，增加诚信档案的比重。

2.完善规章制度。针对我国人事档案管理制度不健全的问题，应对人事档案管理的三个基本环节，即鉴定、披露和查询，制定相应的法律法规，明确违法应承担的法律责任。要加快对政府监管制度的建设，修订与现行人事档案管理不适应的法律法规。

适当开放与保护个人隐私相结合。档案管理的本质作用在于利用，如不积极加以利用，就失去其存在的意义与作用。而要对人事档案进行充分利用，对档案信息内容的公开是前提和保障。但是，人事档案中又包含着很多涉及个人隐私性质的内容，如健康状况、婚姻状况、财产收入状况、职业经历等不适宜对社会公开的内容。这就要求档案公开要适度，保护个人的合法权益不受侵害。

国外在这方面严格遵守保持公民知情权与隐私权有机结合的思想，一方面遵照信息自由法的规定，积极提倡保障个人的知情权，对人事档案采取了依申请公开的方式，只要是在法律许可的范围内，人事档案必须向符台条件的利用者开放；另一方面，他们又严格遵守隐私法的规定，人事档案的提供利用必须以尊重个人的隐私权为前提，不能开放的内容将坚决受到保护。如美国所有的人事档案只对本人或经过本人授权的他人开放，每个员工都可以上网查询自己的某些人事档案，如工作履历、提薪情况等，如果要查阅更隐私的信息，如工作申请、奖惩情况则要去单位的人事档案室查询。在美国，未经人事档案主体授权的人看他的档案是违法的，对执法部门也不例外。此外，对于上级领导对员工的工作鉴定，本人可以查看鉴定结果，如本人对鉴定结果不满，可向更上一级领导反映，以取得公正的评语，从而保证人事档案的科学性[4]。

强化领导负责制，对于档案工作者出现的失误，相关领导要承担连带责任，只有通过制度上的完善和工作人员素质的提高，才能最终提高我国国家机构人事档案管理的质量。

3.加快国家公务员人事档案信息化建设。人事档案信息化的目的就是更有效的管理和使用人事档案信息资源。在美国，公民个人档案已基本实现了网络化管理。在公民的网络档案中包含着公民的学校学习、工作的个人基本信息，以及个人的信用记录、驾驶记录、司法记录等多方面内容。并且通过类似于身份证号码的社会保险号码可以对档案的内容进行查询，比如司法部门可以通过这个社会保险号码调查每个人的司法记录，公民个人也可以通过特定的密码在网上进行查阅[5]。

当前，随着我国国家公务员队伍的扩大，人事档案管理工作和利用需求增加。我们可以借鉴美国的经验，积极的开发国家公务员人事档案网络化系统。一方面，可以全面收集人事档案信息的内容。通过国家公务员人事案信息数据库，进行公务员人事信息的查询、检索和统计分析，并且将个人信息以各种图表和表格等直观化的形式表现出来，在组织人事部门选拔考察干部时可以以更加的明确和对比的方式呈现每个人的优势。另一方面，可以开发人事档案信息资源，实现资源共享。通过大型扫描仪将个人的简历、政历、组织鉴定、考核材料等内容都进行扫描，建立一个国家公务员系统人事档案全文数据库，利用者通过网络就可以方便地查阅人事档案信息，不仅可以实现单位内部人事档案的电子化管理，还可以实现部门单位之间以及上级主管部门对全国公务员人事档案信息资源的共享。

参考文献

[1] 蔡啸. 国家机关人事档案管理改革之我见[J].档案学通讯，2008（6）

[2] 李卫华. 人事档案信息失真现象探讨[J].兰台世界，2007（9）

国家档案管理篇（7）

关键词：人事档案；库房管理

人事档案库房管理工作的主要任务是维护档案的完整和安全, 防止档案的丢失与损坏，为档案的利用工作提供服务，因此，它在人事工作中占有重要的位置。

中组部《干部档案工作条例》明确规定：“干部档案管理部门，要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜，库房面积每千卷需20至25平方米，库房内应设置空调、去湿、灭火等设备。”“干部档案管理部门，要设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室。档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。”

国家图书馆人事档案库房存有在职人员、离退休人员、死亡人员的人事档案几千卷，还存有人事处自1949年至今的各类文书卷千余卷，由于各类文书卷是人事档案内容的重要延伸，所以，同人事档案一样，具有机密性，属于人事档案库房的管理范围。人事档案和各类文书卷的数量呈逐年递增的趋势，旧的国家图书馆人事档案库房，因条件有限，面积只有10平方米，无阅档室，条件简陋，设施不全，离《干部档案工作条例》的有关规定相差甚远。

随着我馆事业的发展和干部人事制度、分配制度改革的不断深入，每年入库的人事档案和各类文书卷数量不断增多，其使用率亦逐年递增，归档材料入卷频繁，库房管理难度日渐增大，旧库房已不适应新形式下人事工作的需要。国家图书馆领导非常重视人事档案库房的建设，根据中组部的有关规定，经过三年的旧房改造，新的人事档案库房于2011年竣工，库房的建筑设计及各项硬件条件基本符合国家规定的标准，档案库房和阅档室分开，库房建筑坚固耐用,有安全防护措施，并且为未来几年人事档案和各类文书卷的逐年递增预留了一定的空间，库房条件有了很大的改善，人事档案库房管理工作逐步走向正轨，但也存在一些问题，如库房内有杂物堆积等安全隐患，笔者认为还应从以下几方面加强库房的管理工作：

一、建立健全人事档案库房管理规章制度

人事档案属于党和国家的重要机密，人事档案库房是存放人事档案的机要重地，因此，库房管理工作至关重要。人事档案库房管理规章制度是库房管理工作的根本保障。国家图书馆人事档案库房虽然有管理规定，但还不够全，不够细。应根据中组部有关人事档案库房的管理规定，结合我馆实际情况，细化我馆人事档案库房管理工作的规定，使人事档案库房管理工作有章可循，有据可依，其内容应包括库房管理工作的原则、目的、范围、程序、要求、监督检查等。另外，为使人事档案库房管理的各项工作规范化、制度化、科学化，应根据实际情况制定以下人事档案库房管理制度：

（一）建立库房管理责任制：配备库房管理专职人员，负责库房管理工作，明确库房管理职责，明确规定非库房管理人员不得入库。

（二）建立入库档案、材料、文书卷登记制度：详细记录入库时间、名称、数量等内容。

（三）建立借阅档案、文书卷登记制度：详细记录档案姓名、文书卷名称、借阅日期、借阅者姓名等内容。

（四）建立各类人事档案、文书卷的统计台账和年度库房盘点制度：建立各类人事档案、文书卷的接收和出库等库房管理统计台帐，结合年度库房盘点工作，做到发现问题及时解决，使库房所藏实际档案和各类文书卷的数量与年度库房盘点数量相等，做到统计台账准确清楚，库房盘点数字准确。

二、重视对人事档案库房管理人员的选拔和培训 提高库房管理人员的综合素质

人事档案库房工作的好与坏，库房管理人员是关键。选用高素质人事档案库房管理人员是做好库房管理工作的必要条件，应选择那些政治可靠、作风正派、事业心强、责任心强、保密意识强、工作作风严谨的共产党员从事人事档案库房管理工作，并注重对他们进行专业知识的教育和保密意识的培养。档案库房管理人员也应注重对档案库房管理工作专业知识的学习和积累，严格按照库房管理规定和制度办事，牢固树立保密观念，不断探索和改进库房管理方法。

三、明确库房管理人员的职责

维护档案的完整与安全，是人事档案库房管理工作的任务，也是库房管理人员的职责，具体如下：

（一）做好库房安全保卫工作，维护档案和各类文书卷完好无损，避免因人为或自然因素而造成其损坏、丢失或被窃。

（二）严格遵守保密制度，不准以任何理由私自向任何人提供人事档案材料或泄漏档案内容，不准携带人事档案进入公共场所。

（三）以集中的原则保管档案，避免因档案材料的分散保管造成档案材料的损坏、丢失等情况。

（四）库房管理工作应条理清晰，干净整洁、排架整齐规范、松紧适度，各项记录准确。

档案库房管理人员应以严谨的工作作风和认真负责的工作态度对待库房管理工作，时刻保持高度的警惕性，不可有丝毫懈怠。

四、加强人事档案库房的日常管理

（一）库房内档案、文书卷的排列。

将人事档案柜和各类文书卷柜分成两个区域，并预留相应的发展空间。各类文书卷从上到下、从左到右按年代顺序入柜上架，卷柜的左上角用标签注明该柜所存文书卷的起止年代。在人事档案区域，将在职人员、离休人员、退休人员、死亡人员的档案分别排放，从上到下、从左到右按档案号顺序入柜上架，档案柜的左上角用标签注明该柜所存档案的类别和起止档案号。做到柜架排列有序，标签整齐，便于查找，并经常顺架，避免错架。

国家档案管理篇（8）

“十二五”期间是全面建设小康社会的关键时期，是深化改革开放、加快转变经济发展方式的攻坚时期。作为市场经济的主体，企业的内部控制能力、经营管理水平、防范风险能力、可持续发展能力，都直接关系经济和社会发展总体水平和人民群众的根本利益。

企业档案是企业有形资产的记录和凭证，也是专利权、商标权、商誉等无形资产的依据和证明。企业档案在企业创新、企业管理和规避风险中有着不可替代的作用；在规范企业管理、辅助生产经营、维护企业合法权益和企业职工利益、完善法制经济、解决企业纠纷中所具有重要的凭证、依据和参考作用越来越明显。转变经济发展方式，发展知识经济，离不开企业档案信息资源的积累与开发。

由于一些企业、特别是中小企业、民营企业忽视企业档案工作，有的尚未建立企业档案，有的企业档案管理不健全不完善，随意处置档案，致使企业在持续发展中因缺少证据而受损。一些地方企业商业秘密失密、泄密现象呈高发、频发态势。如浙江省台州发生过泄密事件的企业占该市企业总数的67％，上虞杭州湾工业园区内六成企业曾被窃密。因用工记录不全或者劳动关系档案未建立，给地方政府工作带来被动的事例，绝非个别现象。如深圳湖南籍农民工群体职业病无法鉴定案、河南开胸验肺事件、三聚氰胺毒奶粉事件暴露的安全监管可追溯环节记录缺失的问题，教训十分深刻。更恶劣的是，有的企业任意篡改企业财务记录、或造假数据、不正当竞争，或上报虚假数据，扰乱市场经济秩序。目前相当多的企业经济纠纷、管理缺位、责任不明、账目不清，以及国有资产流失等问题，都与企业档案管理不善有关。

为确保在加快提高经济增长方式进程中，进一步规范企业管理，保护企业及其员工正当权益，维护企业知识产权与财产权，保护国有财产安全，提高企业参与国际竞争能力，同时为国家有关部门依法对企业的审计、监督提供基础条件，应该在国家基本经济制度和经济组织活动行为规范中对企业建立健全档案工作作出总体性规定，在单行法规中就专门领域档案予以具体规范。目前，发达国家涉及企业法律法规中，一般都有要求企业建立档案管理的规定，而我国已颁布的涉及企业的法律中，都没有对档案工作明确规定。只有近两年中央有关部委制定的针对上市公司内部控制的规章中，提出档案管理要求。建议：全国人大法工委、国务院法制办、国家工业和信息化部、国资委等中央有关部门，在制定、修改有关企业法律法规中，具体明确企业必须建立业务档案和财务档案、设立严格保存期限、建立企业档案工作制度、保持档案原真性和完整性等企业档案管理内容。

国家档案管理篇（9）

关键词：

档案资源；家庭档案

1国内家庭档案资源建设研究现状

我国对家庭档案的研究始于上世纪80年代中期，迄今已取得丰硕成果，集中体现在五个方面：第一，关于家庭档案的意义、作用和功能的研究；第二，关于家庭档案管理理论的研究；第三，从信息化建设方面研究家庭档案；第四，从档案资源建设方面探讨家庭档案建设；第五，关于家庭建档实践探索的研究。国内对家庭档案的研究主要从家庭档案概念、范围、特点价值、功能、分类、管理等方面展开，而对于资源体系建设的研究较少，从国家档案资源体系顶层设计层面来思考的就更少了。2008年，国家档案局提出“两个体系建设”，档案资源体系建设理论研究步伐加快，除探讨如何加强国家档案资源体系建设外，还提出加强非国有档案资源体系建设，拓宽国家档案资源体系的范围。与之相关的论文主要有：黄项飞的《国家档案资源建设的创新思维》、袁姣英的《家庭档案与国有档案的关系刍议》、张敏、苏建功的《对家庭档案与两个体系建设的认识》、王小兰的《“十二五”期间国家档案资源体系发展战略之我见》、胡燕的《我国档案资源体系建设多元化探析》、王萍的《基于文化认同视角的体制外档案资源建设思考》等。

2家庭档案建设纳入国家档案资源体系建设的必要性

2.1国家档案资源体系建设的理论要求

把家庭档案纳入国家档案资源体系建设前，应首先明确几个概念。首先，什么是国家档案资源？原国家档案局局长毛福民认为：“国家档案资源，是指过去和现在的国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的对国家和社会有保存价值的档案的总和。”[1]这一概念包括两个方面：一方面，国家档案资源的来源包括国家机构、社会组织和个人；另一方面，其形成对象必须对国家和社会具有保存价值。根据这一概念，我们判断一种档案是否属于国家档案资源体系，不能仅看它是否具备“国有”属性，社会组织和个人形成的材料也应包括在内，还要看它是否具有“保存价值”，即是否具有满足某种需求的价值。其次，什么是体系建设？体系是一个科学术语，是指一定范围内或同类事物按照一定秩序和内部联系组合而成的整体。体系建设就是设计一整套制度，按照规定把指定范围内或同类事物进行合理规划和安排，以实现最佳优化和配置。国家档案资源体系建设就是对整个国家档案资源科学安排、合理分配，使档案资源达到最优配置。这种建设，不仅着眼于目前，更要提前科学规划，满足将来需求。弄清以上两个概念之后，我们再来看家庭档案，它是指一个家庭或家族内的各个成员，在从事家庭事务和某些社会活动的过程中，记录并保存起来以备日后查考使用的各种资料，如日记、书信、手稿、照片、录音带、录像带、磁盘、证件、凭据等等。以上定义说明家庭档案在来源上，是由家庭成员也即个人形成的，在价值属性上具有保存备查价值，这种保存价值对家庭有利，也可能对国家社会有益。一般认为，家庭档案虽不像国家、集体、国有企事业单位产生的档案那样肩负历史使命、承担社会责任，但家庭档案在传承文化、反映社会历史、构建和谐社会等方面也具有重要意义。根据国家档案资源的“来源”属性，家庭档案虽非“国有档案”，但亦应包括在国家档案资源建设范畴中。在新的历史条件下，档案正从“资料时代”走向“资讯时代”，档案的主要功能从以为书写历史、证明历史、收藏历史等服务为主，向现实信息、资讯要求、未来发展转化。这些都要求加强档案资源体系建设，建立完整齐全、种类丰富的资源体系。建设开放的档案资源体系是科学发展档案事业的新要求，也是时代赋予档案部门的新任务。原国家档案局局长杨冬权指出：“凡是涉及人民群众的档案，凡是人民群众需要利用的档案，凡是对经济社会发展有用的档案，都要纳入档案资源体系建设中。”他提出，全国档案系统要全面贯彻“以人为本”的思想，把最广大人民群众纳入到档案工作体系中，把人民群众作为档案工作的出发点和落脚点，这正是把家庭档案纳入国家档案资源体系范畴的理论基础。

2.2家庭档案资源管理现状不容乐观

我国一直偏重国家、集体档案，轻个人家庭档案，家庭档案保存保管缺乏科学指导，档案损毁、丢失现象严重。湖南省档案局于2014年进行了一次问卷调查，调查发现，在家庭档案收集方面，26.7%的被调查者注重档案收集，55%的被调查者只收集自认为重要的档案；在家庭档案整理、保管方面，只有32%的被调查者比较认真地进行了档案分类并加以保管，完全没有保存档案的被调查者比例高达22%。调查结果说明，家庭档案保存状况堪忧。随着档案工作形势的变化及人们对于档案重要性认识的提高，一些地区的档案部门逐步认识到家庭档案的意义 并积极探索实践。但总的来说，我国家庭档案管理处于自发、无序、无为状态，缺少国家层面的参与。

2.3家庭档案资源结构出现新变化

新形势下，现代家庭档案相对于传统家庭档案有了较大区别。传统的大家族演变为多个小家庭，与之相应的是家庭档案内容由家族的家谱、族谱转变为家庭成员在参与社会活动中形成的各种社交档案和个人成长及生活经历档案。档案载体形式更加多样化，由单一的纸质档案转变为纸质档案、电子档案和声像视频档案等多载体并存。与此同时，家庭档案数量成倍增加，保存方式各不相同，这些都要求加强家庭档案建设的理论研究，要在国家层面确定家庭档案的地位，把家庭档案建设纳入国家档案资源建设体系之中。传统观点认为，家庭档案是个人或者家庭所保存的档案，在整个国家档案资源体系中无关轻重。如今，我们必须重新定义家庭档案的地位，明确家庭档案生动反映了家族的历史变迁，其作用是国家档案所不能取代的，是国家档案的重要组成部分，能够充实国家档案资源体系。档案行政管理部门既要接收官方档案，又要接收民间家庭档案，改过去“单轮驱动”为“双轮驱动”的接收方式，既充实国家馆藏，又有效保护民间家庭档案[2]。随着我国经济社会的不断发展，在中办、国办出台《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》的有利条件下，在全面深化改革和推进依法治国的契机下，在文化强国、文化强省的要求下，我们应该重新认识家庭档案在国家档案资源建设中的地位，积极推动家庭档案工作，在档案工作法律法规中明确家庭档案资源属于国家档案资源体系建设的组成部分，使广大档案工作者能理直气壮地推进家庭档案建设，做好家庭档案宣传，提高全社会家庭建档的积极性，为推动社会主义文化大发展做出贡献。

3家庭档案资源纳入国家档案资源建设体系的具体策略

3.1完善家庭档案管理体制机制

从管理学角度看，体制指的是明确国家机关、企事业单位的机构设置和管理权限划分及其相应关系的制度。根据中办、国办《意见》的要求，要不断完善档案工作管理体制机制，树立大档案意识，充分认识家庭档案在国家档案资源体系中的重要作用。在体制内，可考虑在各档案行政管理部门或各级档案学会中设置家庭档案管理机构，专门指导本行政区域内的家庭建档工作；可扩大现有业务部门职能，突出家庭档案管理的重要地位。 《档案法》提出，“国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导”，这一要求主要侧重于“对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导”。随着社会转型，家庭档案大量产生，公民档案保管意识不断增强，档案部门应顺应时代变化，及时转变自身职能，延伸服务的广度。《档案法》明确规定，档案部门对个人或家庭保管的对社会和国家有价值的档案要依法行使监督权和指导权；对个人保管的档案在安全保管、寄存出卖、移交捐赠等方面也有明确规定。因此，对于家庭档案管理，档案部门不能缺席、更不能缺位，必须在现有基础上，进一步完善家庭档案管理体制机制。

3.2建立健全家庭档案工作规范标准

目前，《档案法》和《档案法实施条例》，虽未明确提出“家庭档案”这一名词，但对于个人保存的档案有法律要求，主要体现在移交、捐赠、寄存等方面。档案行政管理部门要根据相关规定，综合制定家庭档案建设的规范和标准，各地档案行政管理部门要根据本地实际，提前介入工作，加强监督指导，要制定出本地区家庭档案收集范围与整理保管要求，内容要涵盖家庭档案的收集与鉴别、保管与保护、提供利用等方面，特别要细化家庭档案的门类和载体形式。需要注意的是，家庭档案工作规范标准既要确保公民所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的家庭档案的安全，也要符合国家保护公民合法的私有财产不受侵犯的规定。在国外，法国、意大利等国家在立法中规定了档案管理机构对具有重要价值的私人档案拥有强行登记权和优先购买权，我国法律没有规定档案部门拥有强行登记权，但规定了档案部门可以优先购买或征购，并有权代为保管有价值但保存条件恶劣的个人档案。档案部门行使优先购买或征购家庭档案的权力或代为保管时，必须保护作为公民合法私有财产的家庭档案不受侵犯。

3.3探索家庭档案资源管理模式

一是立足传统模式进行创新。目前，很多研究者从理论与实践等方面比较了我国与其他国家的做法，提出了自己的研究结论。比如，进行家庭档案登记、档案部门代为保管家庭档案，等等。由于我国人口众多、家庭数量庞大，且存在较大的地域性差异，因而推行整齐划一的家庭档案保管模式并不现实，需根据国情省情，寻求适合本地区特点的管理模式。笔者建议，以传统管理模式为主，在此基础上大胆创新，仍以各个家庭为单位保管家庭档案，档案行政管理部门制定家庭档案建档标准指南，通过现场培训、远程培训等方法指导家庭建档；以村、社区为单位对家庭档案进行统一登记管理，摸清本地保管的重要档案家庭，可通过征集或购买方式征集入档案馆，或重点指导家庭档案保管。二是积极实践新管理模式。档案部门应根据各地开展家庭建档的实践经验，结合本地区实际情况，积极探索实践家庭档案管理新方式、方法。遵循“公民的合法私有财产不受侵犯”的原则，充分发挥社会力量，按照市场化要求，实行社会管理家庭档案的工作模式。如，在明确档案所有权的基础上，建立家族家庭档案馆、家庭档案服务中心等，采用国家拨款或经费自筹的运行管理模式；开发家庭档案管理软件，建立家庭档案数据共享模式，实现家庭档案管理的信息化。

参考文献：

国家档案管理篇（10）

Abstract：This article firstly reviews the conceptual definition of archive resources outside the system at home and abroad.Then makes my understanding and awareness of the conception.Finally，compares the conception with other similar conception，such as folk archive resources，social archive resources，private archives.

Keywords：System；Archives management system； Archive resources outside the system

人们选择词语，然后赋予它某些意义，并通过它来推动人类认识上的进步。“体制外档案资源”这一概念，始于笔者对图书馆、博物馆等文化机构管理档案的兴趣，在档案学理论研究中，这一部分被有意无意地忽略。《中华人民共和国档案法》第十二条规定，“博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、图书资料同时是档案的，可以按照法律和行政法规的规定，由上述单位自行管理。档案馆与上述单位应当在档案的利用方面互相协作”。这些文化事业单位不同程度地保管有档案资源，它们是国家档案资源的重要构成，属于国有档案资源，但不在档案管理体制之内。研究始于问题，档案资源管理是否也存在基于体制的内外差别？所谓“没有界定，就没有管理”，体制外档案资源这一概念该如何界定？

1 国内外关于体制外档案资源的概念界定

由于各国的政治体制和经济体制不同，档案管理体制就会存在着较大差异，档案资源分类和建设也会有概念、语义和文化上的差异。通常，国外从产权角度将档案划分为公共档案和私人档案；国内按照所有权的归属，将档案分为国有档案和非国有档案（有人也称之为“社会档案资源”）。以体制内档案资源和体制外档案资源划分档案资源范围类别，在国内外还是有人提出的。

2011年，在匈牙利首都布达佩斯召开的档案工作者欧洲委员会（EBNA）上，克罗地亚国家档案馆馆长Lemic Vlatka在其会议报告文章中提到，克罗地亚档案服务主要受四个因素影响：State archives（国家档案馆）、Archival service management（档案服务管理）、Archives “outside state archives network”（国家档案馆网之外的档案馆）和Archival records creators and owners（档案记录的形成者和所有者）……克罗地亚提供档案服务的主要有国家档案馆，其他保存有档案材料的遗产机构，如，图书馆、博物馆、文件中心，等等，这些遗产机构中保存的档案材料可以看做是“archives outside state archives system”（国家档案系统之外的档案，即体制外档案），档案记录的形成者和所有者，档案服务管理。[1]我们可以这样理解：这位克罗地亚国家档案馆馆长将图书馆、博物馆此类文化机构所保存的档案称为“体制外档案”。在2011年的这次会议上有人也提到，档案馆必须面对文化领域其他机构（如，图书馆、博物馆等）在资金和威信方面的竞争[2]，除此之外，档案馆还必须面对其他文化事业机构在档案资源方面的竞争。

澳大利亚新南威尔士州关注和收集那些政府档案馆之外的档案藏品，创立了名为“Archives Outside”的网站：一是丰富新南威尔士州的档案藏品内容；二是提供关于专题的信息和档案保存和管理的资源。[3]网站没有命名为private archives或是folk archives，而是“Archives outside”，肯定是关注到了某些档案资源。我们猜测是不是那些图书馆、博物馆保管的档案，或者是流失海外的档案，等等。通过网站这样一种新形式来建立体制外档案资源的汇集和提供利用，可以是物理汇集，也可以是逻辑汇集；可以由政府出资，或是承包给企业组织，或是民间公益建设，确实是当下有效且有优势的管理方式。

国内关于体制外档案资源的研究，能够搜索和阅读到的文章只有三篇，恰好这三篇可以反映这一概念所可能涉及的研究内容和争议内容。张亚玲2008年发表的《市场经济条件下综合档案资源的建设——试析“体制外”档案资源及相关的公共服务》。作者认为，计划经济体制向市场经济体制转换过程中出现了体制外档案资源。“体制外档案资源是随着经济社会的发展变化出现的，一方面，是指非计划体制，如，党政机关、群团组织、事业单位以外的组织、单位和个人；另一方面，是指非传统管理体制，如，构成上下级或业务管理关系的部门、机构、民间协会、中介组织，等等。”[4]此文给出的体制外档案资源概念，从政治经济体制和行政管理体制的角度划分体制内外，虽然大致给出了一个体制内外的分别，但是不够准确，忽略了档案管理体制这一基本视阈。

潘玉民教授2011年发表的《论国家档案资源的内涵及其构成》。作者从法律维度对国家档案资源进行界定，是指一切公民、法人和其他组织形成的，对国家和社会有保存价值的档案的集成；其形成主体范围：“泛指在我国境内的一切国家机构、社会组织和个人，既包括国家的，也包括非国家的；既包括体制内的，也包括体制外的；既包括历史的，也包括现实的，还包括将来的。”[5]文章从形成主体将档案资源划分为“体制内和体制外”，可以说是当下对“体制内外”非常普遍的理解。从形成主体划分体制内外档案资源，不免有一种“新瓶装旧酒”的尴尬，与国有和非国有档案资源重合，是没有创新意义的。

尹雪梅2011年发表的《论“城市记忆工程”对我国档案资源体系建设的推进》。作者认为，档案资源建设的“体制”主要是指我国档案资源的归档范围。对档案资源体系来说，归档范围是第一道关，它把许多文件材料排斥在机关档案资源体系之外，而进馆范围则是第二道关，它把许多机关档案排斥在档案馆之外，也就是排斥在国家永久性档案资源体系之外。因此，在档案资源建设中，我们要避免有价值的档案资源遗漏在国家档案资源体系之外，有必要关注除国家政治性记忆主体之外的社会力量形成的历史记录，尤其是社会精英们的记忆主体和来自草根社会的普通民众的记忆主体形成的历史记录。通过这种“体制内”与“体制外”档案资源的平衡，最终达到国家档案资源建设的平衡。[6]文章将归档范围作为体制内外分别的标准，排斥在国家档案馆保存范围之外的档案视为体制外档案，与本文的概念很相近。细微差别在于一个“主动与被动”的思维。以归档范围为界，是档案机构主动构建了体制外档案资源。本文强调的“不属于国家档案馆网体系之内的档案视为体制外档案”，包括一些被动行为，那些因为历史原因而保存在其他机构或国家的档案资源不是档案馆自愿的。

2 体制外档案资源的概念界定之我见

从纯粹逻辑或哲学的观点来看，两个观念之间总是存在有一种辩证式的紧张关系。例如，如果我思考“存在”这个概念，我势必需要引进“不存在”这个相反的概念。那么，我们讨论体制外档案资源，必然需要引入体制内档案资源这一相对概念。在档案学研究视阈内，体制内外是指档案管理体制内外，表现为档案管理体制在档案资源管理方面的权力运行状况，即档案馆网体系。

“统一领导、分级管理”是我国的档案管理体制，包括三个方面的内容：国家全部档案分别由各级、各类档案保管机构集中管理；全国档案工作在各级人民政府领导下，由各级档案事业管理机关统一、分级、分专业进行管理；实行党政档案和党政档案工作的统一管理。[7]体现在档案资源管理上，就是从中央到地方都建立了档案馆（室），集中统一地、分级分专业地管理全国、本地区、本系统的档案资源，形成有层次、有专业的国家档案馆网体系（也包括一些档案室，这里都包括在档案馆网体系之内）。那么，我们就可以如此界定：体制内档案资源是受我国各项档案管理制度规范和约束的、在档案行政管理部门控制下的、保存在国家档案馆网体系之内的档案资源；也可以称之为“档案馆资源”。与体制内档案资源相对应的：凡是不在国家各级各类档案保管机构管理的档案，都是体制外档案资源。体制外档案资源大体有三部分：第一是私营企业、民办非企业单位、公民个体或家庭（家族）形成和所有的档案，即由私人保管的档案；第二是图书馆、博物馆、文化馆等非档案的文化机构保管的档案；第三是我国流失海外的档案，即其他国家保管的我国档案。

体制内档案资源和体制外档案资源，均是一种范畴概念。那些没有进入档案馆网体系之内的有价值的档案，将它们划归为体制外，视为各自独立而又统一的整体；在档案的所有权和管理权存在适当分离的情况下，从档案资源的管理权来界定体制外档案资源，一旦体制外档案通过某种途径进入档案馆管理，它们就是体制内档案，这之中管理权变了，而所有权可以变，也可以不变。由监察部、人社部、国家档案局联合制定的《档案管理违法违纪行为处分规定》（自2013年3月1日起施行的）中所称的档案，是指属于国家所有的档案和不属于国家所有但保存在各级国家档案馆的档案。该《规定》照顾了档案两权分离的现实状况，与本文的划分标准是一致的。我们则更多地想从文化发展的角度关注处于自在状态的有价值的体制外档案资源。

3 相近概念的界定比较

体制外档案资源是在国家档案资源理论、社会档案资源观、民间档案资源、私人档案等诸多研究的基础上加以认识和阐释的，因此，有必要对这些相近的概念的关系进行比较界定，理顺本文的核心概念。第一，体制外档案资源与体制内档案资源共同构成我国的档案资源体系，体制外档案资源是国家档案资源的重要组成部分。

第二，关于社会档案资源，赵爱国提出“由社会组织、家族家庭或公民个体形成、所有并管理，区别于国家档案资源，倾向于公民个体个性化档案服务的新型档案资源”。[8]陈辉认为“社会档案信息资源是与国家档案信息资源相对应的概念，指的是由非公部门和公民个体或家庭、家族形成并所有的档案信息资源。‘国家档案信息资源’是个所有权意义上的概念，指的是归国家所有的档案信息资源”。[9]两位作者将“国家”与“社会”置于对立的范畴，即取政权意义上的“国家”（State），（现代语义学上的国家有三种指向：其一是领土意义上的“国家”（County），其二是民族意义上的“国家”（Nation），其三是政权意义上的“国家”（State）[10]），而国内讨论国家档案资源的概念时，多将其翻译为“National archives resource”，如此一看，国家和社会在此语境下不是对立的概念，社会档案资源应该是国家档案资源的一部分，事实上，这些档案资源也确实是一个民族“国家”的档案资源。而在西方政治学对“国家”与“社会”的比较分析中，通常把国家作为与社会对立的范畴，解释为：国家有，专指公共领域；社会没有，专指私人领域。[11]如此，西方档案界以公共档案和私人档案共同构成国家（民族）档案资源也就可以理解。因此，看两位作者对社会档案资源的界定，赵爱国提出的是“……形成、所有并管理”，陈辉提出的是“……形成并所有”，从两者的定义来看，社会档案资源与体制外档案资源是有交叉内容的，但不存在完全包含。

第三，关于民间档案，中共中央党校教授韩钢认为：只要没有进入官方档案系统而散存于官方档案之外的历史文献，大体都可以算作民间档案；孙秀娟将民间收藏档案定义为：民间平头百姓收藏的、对国家和社会具有一定价值、并具有档案内涵特征的各种原始记录材料；惠明对民间档案定位是：许多档案散存在人民群众手中，相对于公共档案馆保存的官方档案，散失在人民群众手中的档案；王沛郁认为：民间档案是指人民群众在其生活交往中形成的各种文件。[12]关于“民间档案”的概念大体如此。可以发现，民间档案是与国家档案馆系统管理的档案相对应的，专指人民群众形成或合法藏有的档案，属于体制外档案资源的重要内容。

第四，关于私人档案，学术上有广义和狭义之分，“从广义上说，私人档案也称为私有档案，或统称为非公有档案。它应该包括所有非公有性质的机关、团体、组织、企业以及家庭（家族）和个人在社会实践活动中形成的或通过合法途径所获得的对国家和社会有保存价值的各种载体形式的信息记录；从狭义上说，私人档案仅指个人在私人活动中形成的或通过合法途径获得的对国家和社会有保存价值的各种载体形式的信息记录”。[13]私人档案的狭义定义与民间档案的范围比较相似，私人档案的广义定义与陈辉所定义的社会档案信息资源比较相似。私人保管的档案应该是体制外档案资源的主要内容。

从以上概念最有代表性的解释中，可以发现，体制外档案资源的内涵包括了民间档案和私人档案，与社会档案资源有重合内容，是国家档案资源体系的重要部分，与体制内档案资源相对应。体制外档案资源特别界定了图书馆、博物馆、文化馆等非档案机构保管的档案，是充分尊重各文化事业机构对所保管的珍贵历史档案的各项权利，体现档案事业的法律精神和人文关怀；将我国流失海外的珍贵档案划归体制外档案资源表达了因为种种原因无法使这些档案回归的无奈，以及各国必须承认这些散失海外的珍贵档案是我国档案资源体系的一部分。

*本文受上海大学图情档学科建设与培育项目资助

参考文献：

[1]Lemic Vlatka.“Building of integrated national archival network in Croatia：connecting administration，archives and public in practice”.

[2]EBNA.Proceedings of the XXXIII EBNA conference.[CP/DK].Budapest，2011.

[3]http：//archivesoutside.records.nsw.gov.au/

[4]张亚玲.市场经济条件下综合档案资源的建设——试析“体制外”档案资源及相关的公共服务[J]. 行政与法，2008（9）：71～72.

[5]潘玉民.论国家档案资源的内涵及其构成[J]. 北京档案， 2011（1）：17～20.

[6]尹雪梅，丁华东.论“城市记忆工程”对我国档案资源体系建设的推进[J].浙江档案，2011（3）：16.

[7]吴宝康.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，1988：130～131.

[8]赵爱国，任文娜.现代化进程中的社会档案资源的结构与服务体系初探[J].档案学通讯，2011（6）：74.

[9]陈辉.基于市民社会视角的社会档案信息资源建设对策思考[J].档案学研究，2010（5）：37～40.

[10][11]梁丽萍.政治社会学[M].北京：中央编译出版社，2009：22.