1.人力资源档案管理的内容
1.1人事档案的内容与特点
人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。高校学生档案则是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。对于事业单位来说，人事档案相当重要。人事档案的管理与员工的人事管理相统一，才便于发挥人事档案的作用，如果人、档脱节，保管人事档案而不知当事人已调往何处，即“有档无人”，这样的无头档案，保管得再好也无意义。因此，在工作中必须坚持“档随人走”，在员工调走后的一周以内，必须将其人事档案转往新的管理部门[1]。
1.2人事档案管理与人力资源的关系
人事档案管理是人力资源管理在新时代的新要求，也是人力资源管理的组成部分，企业是人事档案记录了员工的各种档案与信息。这是人力资源管理的必然要求。只有充分利用这些信息，在进入人力资源工作的时候我们才能选拔出最优秀的人才，最适合的人选。同时，这些人事档案的收集和集中，也体现了我国对人才和人力资源工作的重视，同时使部门和企业更好更快地发展[2]。
1.3人事档案管理的发展现状与提升意见
我国人事档案管理的做的技术化水平还是偏低，没有一套系统的人事档案管理办法，而且存在弄虚作假，使用不当等现象，对此我们应该加强人事档案管理的技术水平，提升保密工作，提升档案的标准化和系统化升级，运用数字化的专业技术，提升人力资源档案的管理水平。对此我们给出以下几点建议，首先，企业和部门应该对人才进行深入的了解，对人才的生活档案和技术档案进行一步步的记录，树立良好的人事档案管理理念。其次，明确制度，加强技术支持和投入，使人事档案管理更加制度化，科技化。最后我们要积极学习国内外的先进理念，融为己用，使得自身人事档案管理水平得到进步，为人才选拔打下良好基础。
2.国内外人力资源档案管理给我们的启示
2.1国外人力资源档案管理方法
在美国，人力资源管理一般分成两类，一类是是公立的人力资源档案管理，一类是私立的人力资源档案管理。他们分管着不同的部门，公立人力资源管理主要的管理范围是政府的公职人员、公务员等国家部门的职员，而私立的人力资源档案管理主要分管银行、公司等私人企业的人力资源档案。在公立的人力资源档案管理方面，美国有着自己独特的途径。凡是在政府内的公职人员，都会经过考核，任命，培训，退休等步骤。而在美国的各个州也有他们自己不同的管理方案，这些方案都会汇总到一个叫人力资源档案管理办公室的地方，对人才进行集中的选拔[3]。
而私人人力资源档案管理工作则更加的复杂，私人的人力资源管理模式是企业化，私人化的。在这里，它包括了一个员工从入职到离职甚至是死亡的一切过程，这些档案中还包括员工的社保账号，身份账号还有银行的信用情况，这些档案与资料可以帮助经理对员工进行深入的了解与考察，而且档案本身不会接触到他的所有者，保证了档案的公平公正。
在法国，这种情况又有所不同，法国的公务员制度是从上到下分级的档案记录制度，没有公共和私人之分，这套人力资源管理档案系统记录了公务员甚至是员工从生到死的一切档案信息，这种集中管理模式也值得我们国家借鉴。
2.2国内人力资源档案管理的特点
我国人事档案的存储由几方面组成，如任免、工资等方面的有关文件材料，因此，它能记录员工个人成长、思想发展的历史，能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容，总之，人事档案是员工个人信息的储存库，它概括地反映员工个人全貌[4]。
国内人力资源管理的方式纷繁复杂，多种多样，有很多不同的管理模式，至今也没有一套成型的系统，国内的不同部门分别记录着学生档案、企业人员档案、公务员档案、技术人员档案等名目繁多的人力资源档案，这些档案没有一套可行的系统对其进行整理，大大影响了我们国家对专业型人才的选则和提拔。而且我们国家人力资源档案管理分级不明确，能接近到这些档案的人员过多，导致人力资源档案的真实性有待检测。
但是我们国家的人力资源管理方式也有我们的优点，我们国家人口众多，导致我们不可能像美国和法国那样进行特别系统的人力资源档案的统计，可是我们的档案管理逐级递升，分管严格，上下级分明，有很大的进步空间。我们应该学习国外人力资源档案管理的经验，进行统一管理，设立人力资源管理办公室，对人才进行优化的选拔，对人力资源档案进行更有效的记录。通过学习国外的优秀经验，我们自身能够得到进步和提升，使我们的人力资源管理和人事档案管理取得长足的进步与发展[5]。
参考文献：
[1]王知津，徐芳，潘永超，王秀香，刘念.我国图书情报学教育三十年（1978一2008）回顾与展望[J].图书与情报2010（2）
[2]隋华云，吕萍.以档案达标升级为契机提高认识档案管理水平[J].管理观察.2010（24）
1.1 社会效益不能充分发挥。机关档案工作是机关工作的组成部分，机关档案室是机关的内部组织机构。相关制度规定机关档案工作的任务中强调机关档案要为机关工作服务，强调机关档案工作要做好保密工作，确保档案和档案机密的安全。这使得机关开展档案工作时仅关注到了机关本身的利用，而忽略了来自社会的利用需求。只强调到了档案的保密，而没有强调档案的开放。虽然在《档案法》相关法规中，说明机关的现行文件在经过同级或上级机关批准后，可以对外提供利用，但因为手续的繁杂和保密观念的根深蒂固，对外提供利用往往不能实现。从机关档案室作为机关的内部机构角度来看，机关档案室必然站在机关立场上，因而对保管的档案信息理所当然采取保密状态，本能地限制甚至排斥对外提供利用。
1.2 提高档案管理水平的自我动力不足。档案管理工作的目的是为本机关和上级机关服务，可以说，机关开发档案工作的动力源于档案工作对机关参考、咨询、决策及保存机构记忆所起的作用。如果机关仅从为自身服务这一动力出发，完成相应的档案管理工作，并不需要进行太大的投入就能做到。很多机关对档案管理工作不积极的原因之一，是机关对档案管理水平没有过高的要求。机关档案工作是我国档案事业有机组成部分，机关档案工作肩负着为国家积累档案史料的任务，就这一点来说，机关档案管理工作属于公共事业管理的范畴。作为我国档案事业的基础，显然，机关档案工作的质量高低影响着整个档案事业管理水平的高低。
1.3 档案在整体工作中的地位不高。机关档案室作为机关的内部组织机构，其经费来源于机关内部资源的分配，而各机关因职权的不同，可支配的财力也有差异。机关档案工作相对前沿的业务工作而言，并不直接与机关的职能、职权相关，是机关幕后的服务工作。机关档案工作需要依靠机关领导的重视才能有效开展，但是，一般说来，领导重视程度欠缺，是机关档案工作长期面临的不争事实。机关档案室作为机关部门机构的附属性，是制约机关档案提供社会利用，制约档案管理水平提高的根本原因。可见，如果不改变机关档案工作对机关的附属性，要开展机关档案提供社会利用，提高管理水平，单依靠制度和监督的完善是难以做到的。
2 信息时代机关档案管理工作面临的新挑战
传统的档案管理，仅能实现单一数据的管理，存取不便，不利于管理与利用，不能适应科技发展的需要，以及方便快捷提供有效的信息。随着时代与科技信息的不断发展，传统的档案管理终将被网络化的档案管理所取代。系统化、网络化的档案管理，一方面可以节省更多的资金与劳动力成本，另一方面可以提高档案信息的利用率，从长远来看，具有不可估量的积极意义。所以，对于每一位管理人员而言，转变观念，树立现代化的档案管理理念，是一项迫切的任务。
2.1 对传统档案管理工作观念的挑战。传统的档案管理“重藏轻用”。信息化社会对知识的评价标准是知识对经济的推动力，档案工作者只有将所掌握的档案知识和资源转化为生产力，才能得到社会的认可。因此，要改变“重藏轻用”的观念，积极主动开发信息资源，使“死档案”变成“活信息”，转变服务观念，大力开发档案信息资源为社会和发展经济服务。
2.2 对传统档案管理手段和方式的挑战。当前，我们大部分的档案工作仍然沿用传统的档案管理手段与方式。虽然有些单位使用了计算机，部分也实现了网络化，但是网络上并没有多少可以传输的档案信息，难以达到传输的高容量和网络化，难以形成新的知识生长点，也难以为社会经济发展服务和供社会共享。档案管理部门要充分认识档案管理的重要性，健全档案管理制度，进一步提高规范化管理水平。从自身实际出发制定一套完整的档案管理制度;引进先进的档案管理软件，借助先进的档案管理技术，实行电子文件与电子档案一体化管理，逐步建立和完善档案管理机制，促进档案事业的发展。
2.3 对档案工作者自身素质提出的挑战。新时期的档案管理人员要树立档案管理信息化意识，熟练掌握计算机技术和网络信息技术。建立高素质的专业人才队伍，既要组织档案管理人员掌握基本档案管理理论，又要熟练掌握计算机技术，灵活运用档案管理系统软件，提高业务能力和综合素质。因此，运用档案来传播知识，促进经济发展，使档案中的知识转化为现实的生产力，成为新的经济增长点是档案工作者义不容辞的责任和义务。
中图分类号： C29文献标识码：A 文章编号：
与新形势、新要求相比，档案工作还有不小的差距。一是个别单位重视程度还不够，在机构设置、人员配备、工作机制等方面不能满足档案工作实际需要；二是基础业务发展不平衡，仍有部分的单位档案工作基础较差，一些单位档案没有做到统一管理、及时归档，一些重大活动、重大项目、重要科研项目的档案管理工作没有同步开展；三是硬件设施落后面貌没有根本改观，存在较大的安全隐患。为了做到科学、全面、细致，专门成立了档案工作评价领导小组，制定了《档案工作评价办法》，找出了主要问题，提出了整改措施，达到了预期效果，为我们指明了努力方向。
一、抓安全管理，为维护档案资源尽职尽责
抓归档管理，为档案信息资源建设打牢基础，强化科研档案归档要求和措施，并对档案管理人员及资料员进行系统培训。确保了归档工作顺利开展，全面实现了纸质档案与电子档案同步归档，归档率100％，为档案管理网络化、现代化创造条件。档案资料室是公司安全消防重点单位之一，我们视安全为第一要务，始终把安全工作放在首位。
（1）坚决贯彻“防治结合，以防为主，标本兼治”的要求，坚持每日消防安全检查记录登记和每月安全工作会议制度，定期对室内所有电器开关、照明线路和防盗门窗等部位重点检查，发现问题及时整改解决。因此，从未发生任何安全消防隐患和事故，确保了库存档案的完整与安全。
（2）坚决执行档案借阅制度，严把档案资料借阅关。我们制定了严格的外协借阅资料管理办法，实行三级审批制度，领导把关，层层负责，从源头上遏制泄密事件的发生。几年来，对外借阅档案资料，从未发生丢失、破损和泄密事件，为维护公司利益，保障档案信息资源的安全做出了不懈的努力。
二、建立适应新形势要求的档案管理体制和运行机制
档案工作逐步形成了 “统一领导，分级管理，横向密切联系，纵向逐级负责”的局面。但随着公司形势的发展，特别是电子信息传播技术的广泛应用，档案管理也暴露一些问题，一是档案布局过于分散，资源利用率不高；二是管理队伍结构不合理，比较松散，个别单位档案管理组织体系还不健全；三是档案向信息和知识转化的程度比较低，档案工作还处于高成本，低效率的管理状况。搞好档案工作，体制是根本，机制是保障。在新时期，如何建立良好的档案工作管理体制，形成有效的运行机制，是档案人员要认真思考，深入研究，并着力解决的问题。对体制和机制进行调整，要注意把握以下两点：
2.1必须符合实际，以满足档案工作自身需求为出发点
（1）通过对档案资源进行整合，进一步调整档案管理布局，提高档案资源的利用效率。要对档案信息进行优化，合理配置档案资源，提高档案的信息和知识含量，为用户提供精品信息；要加强学习，努力运用先进的理论和思想开展工作，不断实现档案管理创新发展。
（2）搞好档案系统队伍建设。要逐步调整档案管理队伍结构，积极培养既懂档案管理，又掌握计算机和网络知识，同时，对公司主营业务有一定了解的复合型人才。档案工作领导要在工作、学习、生活等方面关心支持档案人员，特别是要注意在政治方面的培养。要为档案人员创造条件，帮助解决实际问题，在改善工作环境，改进管理手段，提高服务质量等方面的投入必须给予保证。
（3）采取必要措施，强化归档制度落实。一是各单位档案管理部门要做好对公司和本单位制发的公文，包括纸质和电子文件的归档保管工作。这是记录历史，对历史负责、对未来负责的一件大事。二是要切实做好对工程、经济等资料的收集、整理、保管工作；同时，做好资料的开发应用工作。
2.2必须尊重客观规律，以适应公司未来发展为落脚点
主要是强调进一步转变思想转念，完善服务机制。随着公司管理职能和业务范围拓宽，档案服务领域也将不断伸展。既要服务于科研生产一线，还要服务于矿区建设；不仅要服务于公司经济增长，还要服务于油田稳定与和谐发展。因此，档案工作要承担起相应的社会责任，体现经济效益和社会效益的双重价值，这是新时期公司档案工作必须把握的一个重要的现实和客观规律。
三、要提高认识，强化措施，扎实细致地做好档案安全保密工作
认真贯彻执行国家《档案法》和《保密法》，建立了比较完善的档案资料安全保密管理制度，形成了比较严密的组织管理体系，取得了较好的实际效果。
3.1切实加强资料的安全保密管理
（1）公司下发的一些文件资料，要加强机要文件的管理。对于保存在档案部门的机要文件，档案管理人员要格外引起重视，绝对不可随意外借，泄露机密内容。机要文件的学习、传达、阅读和销毁都有专门的规定和要求，原则上，这些文件由机要部门处置。
（2）工程资料。工程资料管理是档案部门一项非常重要的工作，各单位要高度重视，清醒认识工程资料安全保密工作的必要性。进一步强化保密措施，落实安全责任，处理好保密与利用的关系，切实体现和维护工程资料的严肃性与时效性。
3.2严格执行档案安全保管及销毁制度
对档案安全保密工作，要在思想上要警钟长鸣，在工作上要贯穿始终。要切实履行安全保管和销毁制度。
（1）防火。除不可抗拒的因素以外，人为的原因：如管理不到位，保管条件不到位等，都是档案防火要求所不允许的，必须加以克服和改进。
（2）防潮、防霉变。有些资料已经保管几十年了，这些资料还要长期保管下去。所以，从事档案管理的同志们要负起这个责任，认真开展档案维护工作。
（3）防止丢失。要避免因借阅管理不善或制度不健全，造成资料丢失现象的发生。
（4）防止资料在借阅、使用、销毁过程中泄密。重点说一下资料的销毁。首先是不能随意将资料处置给废品收购人员。其次，不能采用不具备保密功能的设备销毁机密资料。要严格执行档案销毁制度，对保管到期的档案，档案工作领导小组要组织专业部门，认真进行鉴定，提出实施方案，并报公司档案馆，最后提交公司审批。
（5）各级档案部门领导和工作人员，禁止用手机或非机要电话谈论资料内容。
四、档案管理成效
着力健全档案组织体系，大力推进信息化建设，不断提升基础业务水平，持续推进档案信息资源开发利用，开创了工作新局面。
（1）思想认识实现新提升。主要领导更加重视档案工作，普遍认识到档案在服务企业发展、服务企业中心工作中的重要地位和作用，把档案工作纳入部门绩效考核体系，充分调动积极性。对项目文件与档案实行专业化管理。
（2）组织体系建设取得新进展。按照《档案法》和《档案工作规定》要求，设立了相应档案机构，配备档案人员，形成了统一领导、分级管理的组织体系。
（3）基础业务发展见到新成效。制定了《公司档案管理手册》，宏观上提升了档案工作制度化、规范化和科学化水平。实施归档范围确认制与备案审批制，为收集齐全档案提供了实践经验。
（4）馆库设施建设实现新突破。广泛开展标准化库房创建工作，建立健全档案安全管理制度，改进硬件设施，改善了档案保存条件和安全水平。
（5）档案开发利用实现新进步。把服务科学发展作为档案工作的出发点和落脚点，为公司生产经营和业务发展提供了有力的信息支持。
五、结束语
2.人事档案管理力度不足。在现阶段的人事档案管理工作中，还存在许多不足，例如，人事档案管理工作者的专业水平不高，没有足够的专业知识应对人事档案管理中的各项工作，这可能导致档案丢失。另外，部分企业聘用的人事档案管理工作人员往往是兼职人员，没有将大部分的精力投入到这项工作中，在一定程度上限制了人事档案管理工作作用的发挥，也给企业的人事变动带来一定阻碍。除此之外，一部分人事档案管理工作人员的安全意识不高，不能很好地保护档案，导致档案常常会面临潮湿、火灾的威胁，甚至造成档案丢失。
3.人事档案整理不及时。部分档案管理人员不够认真负责，不能很好地完成本职工作，导致人事档案整理不及时。除此之外，在收集档案时，档案管理工作人员要确保档案的真实性，对存在异议的档案要进行及时调查，保证档案及时归档。另外，及时剔除满是空话套话、应付上级的档案信息。
4.档案被长时间搁置。随着经济竞争不断加剧，人才的竞争也越来越激烈，人才的质量和数量往往会对事业单位的发展造成非常直接的影响。人才的竞争一直都是各个企业的核心工作，想要及时完成人才竞争，就需要一个非常完善的人才关系体系，而人事档案管理工作就能够很好地完成这一点，但在一些事业单位之中，虽然拥有健全的人事档案管理系统，却不能起到应有的作用，往往处于搁置的状态，丧失了原有的意义，白白浪费人力和物力。
二、企业档案管理工作的新要求
1.提升人事档案管理工作人员的积极性。人事档案是企业工作人员信息的载体，是人才信息的主要来源，是企业先贤举能、知人善任的重要依据，对企业及单位的长久发展有重要意义。但是大部分人对人事档案管理工作没有足够的认识。应加强对人事档案管理工作的重视，注重对人事档案管理的资金、人力投入，对档案管理所需的硬件、软件设备设施加以完善，加强管理和宣传工作，动员企业上下积极参与、积极支持人事档案管理工作，提升人事档案信息的效用与质量。
2.建设统一的档案档案管理制度。统一的人事管理制度，从一定程度来说规范了工作的程序，降低了管理工作的主观性及随意性，以一定的程序、工作方法、考核标准对档案管理提出严格要求，提高档案管理工作的质量。此外，为节省企业的物力及人力资源，提升人事管理工作的水平，可以结合人事制度、转岗分流制度、用人制度等，应用统一标准的档案管理制度，以保证人事档案的安全及完整性，对社会查阅、利用人事档案提供一定便利，降低人事档案的管理成本。
3.建设完善信息化、科学化人事档案管理体系。实现人事档案信息化管理，能够有效提高企业人事档案管理工作的效率，对数量多、复杂性高的档案也有较强的处理能力，其效果对企业经济效益的提升非常有帮助。在建设信息化档案管理系统的过程中，要注意管理系统的科学性，结合现阶段的技术手段，实现人事资源档案管理的高效性。档案管理工作人员可以运用相机、扫描仪等高科技工具，将纸质档案转变为动态、形象、直观的人事档案，增强人事档案的可查阅性。
4.建设素质较高的档案管理队伍。档案管理人员的素质对档案管理工作产生直接影响，业务能力、职业水平也是建设高素质管理团队的重要举措。在这种形势下，要积极提高企业档案管理工作人员的专业水平，加强培训，积极投入相关的人力和物力，提升员工质量。与此同时，要认识到高素质档案管理团队对企业的作用，最大程度地提升企业综合效益。
中图分类号：R661 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）11-0356-01
一、档案管理存在的问题
1、当前不少单位没有建立综合档案室，各种门类载体档案没有实行集中统一管理，业务档案、会计档案、特种载体档案分散保存的现象比较严重；历史的原因造成了许多档案馆位于党政机关的深宅大院内，俨然一个保密机关，较为封闭。
2、应当归档的文件材料没有及时收集归档，散存在部门或个人据为己有的现象屡见不鲜。《档案法》虽己颁布近二十周年，但档案法律法规的权威没有真正树立起来，档案执法的刚性也不够。一种违法行为的长期存在并呈普遍性，至少说明相关法律法规缺乏足够的震撼力和威慑力。社会档案意识的增强是做好全社会档案工作的充分和必要条件，如何培养全社会的档案意识是每个档案工作者义不容辞的责任。
二、培养档案管理意识
1、探索新时期档案宣传的新方法建立好爱国主义教育基地，充分发挥爱国主义教育基地的教育功能，教育青少年学生；省、市级档案部门可编写图文并茂、内容丰富的档案通俗读物，服务学生教育工作；普及档案知识，让学生完整保存成长足迹，通过整理、制作个人成长档案，学生们重温自己的成长历程，增强档案意识；走进学校，为学生开设档案专题讲座。
2、加强档案立法、执法力度。档案法规是档案工作的指南针，依法治档，用强制力强化档案意识的培养。营造以法促规范，以法促发展的良好的工作氛围，加强动态管理，完善执法机制，重拳强化档案意识。
3、加强制度建设。其中关键的是开展年检制度和与之配套的将档案工作纳入各县市区年度综合目标绩效考核制度，这两项制度对机关单位及其工作人员的档案工作及意识的全面提高尤为重要，且见效迅速，各地应全面建立。加强重大活动和重点工程档案管理制度建设，对扩大档案的知名度与提高档案意识也大有裨益。
4、重视新农村档案工作。在我国农村人口占绝大多数，一个地方其他档案工作做得很好，农村档案工作未做好，是不完善的，档案意识的覆盖面也大有问题。长期以来，只重视机关、企事业单位的档案工作，农村档案未引起足够的重视。正因为农村档案的薄弱，所以应格外关注。
5、要全面推进民营企业档案工作。随着改革开放的步伐，民营企业遍地开花，已成为经济建设的一支强大力量，民营企业档案意识的重要性日益突出。通过挖掘档案的利用价值，为企业发展创造效益，使越来越多的民营企业家认识到档案的重要作用，将档案工作作为企业管理的一项基础性工作来抓，建立符合企业自身发展需要的档案管理体系，促进民营企业档案意识的全面提高。随着改革的不断深化，档案管理工作也随之发生了变化。面对新的历史时期、新的工作需要，档案管理工作显得更加重要。
三、如何做好档案管理工作
1、增强服务意识，提高服务水平。一个单位的任何一项工作，都必须有领导的重视，才能使这项工作顺利开展；领导对档案工作的价值和认识程度，决定着他们对档案工作的态度，从而在很大程度上决定着档案工作的发展。因此，把档案工作列入议事日程，是规范档案工作的需要。对档案管理人员来说，则应该充分发挥其主观能动性，以自己的实际行动去影响，去争取领导的重视。要使一个单位的档案工作有起色，领导和档案人员都必须重视档案工作。就档案工作而言，档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。
2、爱岗敬业，使领导满意自己的工作。领导是否重视档案工作，很大程度上取决于对档案工作人员的工作满意不满意。因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守，在领导和群众心目中留下一个好的印象。积极宣传，使领导增强档案管理意识。有些单位领导对档案工作重视不够，很多都是因为缺乏档案意识，认为档案工作在一个单位可有可无，因此，对领导加强有关档案方面的宣传是十分必要的，要经常把有关文件、材料给领导看 ，在领导的脑海里留下印象，尤其是一些与本单位密切相关的材料，很可能会使领导看后受到启发，并在实践中加以应用。档案管理人员要经常向领导汇报档案工作情况，多谈一些搞好档案工作对单位的益处，使领导更加重视档案工作 。
3、综合利用各种资源，实现档案现代化管理。随着改革的深入发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题，诸如档案数量越来越多，数量的庞大给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响档案的质量，只有实现档案管理现代化，才能有效地解决新形势下出现的新问题。
4、加强教育培训，提高管理人员综合素质档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，首先要充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性，努力提高档案人员的知水平和管理能力。由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革，因此，对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提 出了新的更高要求。原来那些传专统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以必须对档案人员加强继续教育，尽快培养既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才，才能完成档案管理现代化的任务。
四、总结
综上所述，科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。展望未来，机遇和挑战共存，机遇大于挑战，只要我们抢抓机遇，避免消极因素带来的不利影响，充分发挥我国特有的管理优势，坚持走中国特色社会主义档案管理道路，一定会实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化。
参考文献
[1] 刘振华.档案工作创新谈[J].中国档案，2016，（3）
[2] 李国庆.档案管理现代化是一项系统工程[J].档案学，2014
在档案工作网络中,“档案工作领导小组”的重视是一切工作的基础。档案工作领导小组制订方向、目标、计划,决定工作进程,协调各方面关系。如果领导不重视,不为档案工作人员提供必要的工作条件,不进行有关协调工作,网络上的其他具体工作人员就无法进行正常的工作。最重要的是立卷单位的分管领导,负责本单位档案工作的组织领导,协调指挥。如果立卷单位的分管领导“本位主义”严重,不配合全校档案工作,或只图自己方便,不向立卷人员提供相关应归档材料,甚至利用职权阻止本单位兼职档案员向综合档案室移交档案,就肯定会妨碍全校档案的集中统一管理,更谈不上材料齐全,保证案卷质量了。在这个网络中,枢纽单位是综合档案室。综合档案室负责全校十大门类、各种载体的档案的集中统一管理;鉴定档案的保存价值;销毁过期档案;编制各种检索工具;精心保管档案,尽可能延长档案寿命,保证每一份档案的安全;统计档案情况;编研档案资料,努力为利用者提供方便、快捷、优质、高效的服务,为领导决策和学校工作提供参考。
在档案工作网络中,最为关键的是兼职档案员。档案工作的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、利用、编研环节中,收集和整理是档案的形成环节。也就是说,只有经过收集和整理(分类、编页、填写卷内目录和备考表、装订、拟写案卷题名),才能形成档案,而这最为关键、最为基础的两项工作是由兼职档案员来完成的。因此,文件的形成是否规范、各类档案的收集是否完整、分类是否科学、案卷质量是否达标,都直接影响全校档案工作的水平。如果没有一支过硬的兼职档案员队伍,档案工作肯定是搞不好的。
目前来说,兼职档案员的文化知识、年龄结构层次差别很大,其特点是兼职任务多,日常工作繁杂,处理文件时间少,工作变化频繁,专业知识少,难以专心搞好归档工作。由于档案工作效果难以立竿见影,不易引起大家的重视,而常被其他工作挤掉。他们默默无闻地做着分类、编页等繁琐工作,却又不被别人理解。而且,兼职档案员绝大多数没学过档案专业,所以业务素质普遍较低,新手尤其如此,这直接影响着档案工作的质量。但他们的优点是基本素质较好,文化程度高,学习热情高,因此,有计划、有针对性地培养、建设一支高素质的能够适应现代化高校档案工作需要的兼职档案干部队伍,不仅是当务之急,而且也是可以做到的。
二、加强兼职档案员的素质培养
(一)积极争取领导重视,加强对兼职档案干部的专业思想教育
一般来说,兼职档案员工作主动性较差,究其原因,一是对档案工作的重要性认识不足,二是日常的文书档案工作得不到大家的理解和支持。为此,“档案工作领导小组”和立卷单位分管领导要关心和支持兼职档案员的工作,进行职业教育,鼓励他们树立专业思想,想方设法为兼职档案员做好文档工作提供时间、创造条件,调动其工作积极性,唤起工作热情。
(二)开展各种形式的宣传工作,增强兼职档案员的档案意识
增强档案意识不但要加大宣传力度,还要注意形式的多样化。例如为使《档案法》、《山东省档案条例》更加深入人心,我们先后举办了两次《档案法》知识考试,把《档案法》、《山东省档案条例》及有关宣传材料发到每一个兼职档案员和立卷单位分管领导的手中,做到人手一份;不定期的在校报上登载档案知识,并通过校报及时报道档案工作新动态。通过持久的宣传工作,全校教职工普遍对档案和档案工作有了新的认识。在学校里形成统一领导,分级管理,一级抓一级,上下齐努力的良好大环境。
(三)努力提高兼职档案干部的专业知识和实际操作能力
1、举办培训班,对兼职档案员进行集中培训
针对兼职档案员日常工作繁多、工作变动频繁、新手多、专业水平低等特点,要有目的地进行业务培训。首先要循序渐进,加强专业基础知识教育和基本应用技能的教育,适当减少纯理论知识的介绍,急需什么讲什么,切实提高专业知识水平。针对不断更换的新上岗兼职档案员要进行档案管理的基本知识和基本技能、实际操作方法、文件价值鉴定的原则和方法等内容的培训;针对不同门类档案的实体管理要进行教学档案、党政管理档案、实物档案、多媒体档案等的培训。
但是如果培训方法不当,要求不严,学习后不复习又不实践,不久便会忘记,到用时又不会,肯定影响工作。因此,对于一年一次的立卷工作来讲,档案室指导人员应当不怕麻烦,每年都在立卷前组织一次专门培训,以保证立卷工作顺利进行。在培训方法上,我们可以采取“模拟启发式教学法”,就是先举例教学,再模拟实践,后启发引导。改变过去那种在培训班上满堂灌,照本宣科和平铺直叙的讲课方法,二是通过大量的实例,讲述立卷知识,在文档人员对立卷工作具有感性认识的基础上,拟制大量文件标题,让文档人员根据实例进行模拟立卷,指导人员根据实例进行综合,结合不同单位的特点进行启发性引导,使兼职档案员能够根据本单位情况掌握文件材料的收集、分类、立卷等工作程序和基本要求,全面掌握立卷的方法和技能。
2、设立指导热线,深入基层,解决立卷中的实际问题
设立指导热线电话和电子邮箱,可以更方便快捷地解决广大兼职档案员工作中的问题,有效的缓解归档工作压力,提高工作效率。在加强档案专业基础理论培训及业务指导工作的同时,档案室指导人员要经常深入各立卷部门,从文件的分类、组卷到拟写案卷标题等业务环节都主动进行帮助,解决疑难问题,面对面、手把手地指导。经常进行业务指导,不但使原有的兼职档案员能按要求独立完成每年的立卷归档工作,而且能使新兼任的同志较快地掌握文书处理、分类、立卷等基本技能。
3、做好重点项目、重大活动和突发事件档案的业务指导工作
及时指定专人跟踪指导学校重点项目、重大活动和突发事件档案的归档工作,积极主动联系归档文件的相关事宜。特别是对于学校多个部门共同组成的临时工作小组和专项活动形成的文件,档案室及时进行归档范围制定和归档文件整理的指导和培训工作。做到特殊事件特殊对待,最大限度地做好各项重点项目、重大活动和突发事件档案的业务指导工作。
[中图分类号] G633.91 [文献标识码] A [文章编号] 16746058（2016）170115
实验室是开展实验教学的主阵地，是学校教育教学工作的重要组成部分。实验室规范管理是实验教学顺利开展的基础，而档案管理是实验室管理中的重要环节，但又是薄弱环节。为此，对我县中小学实验室的档案管理（包括账目管理、仪器使用管理、实验教学管理等）作出了统一的要求，现提出供同行商榷。
一、仪器的账目管理
我们强调所有的仪器都要及时登记入册，使账目明了。登记仪器的账册有：仪器档案总册和明细卡。化学药品不用记入档案总册和明细卡中，其属低值易耗品，应另造册登记。是上级配发的仪器要有调拨单（装订成册保存）。要做到账账相符，账物相符，单据完整，记账正确。针对部分实验员记账过于简单和不会记的问题，我们做了详细的记账填写规定。
1.仪器档案明细卡的使用
（1）档案明细卡：反映每种仪器的数量、金额及变动原因，要求记录每种仪器的类别、编号、名称、规格型号以及购进或损耗、丢失的日期、单价、变动数量、仪器的结存情况等。
（2）应按配备标准中仪器的分类和编号顺序分页记账，并按顺序装订成册，然后装上封面和封底。
（3）明细卡每页只填写一种同名称同规格的仪器，不同规格的同种仪器也要分页登记。记录完正面接着用背面。
（4）除“产品代码”和“凭证字号”不详可不填写外，其余各项均应按要求填写清楚。
（5）注意成套仪器其“配件”要记录清楚。
（6）“日期”指该种仪器购进或损坏、丢失或清点时的日期。
（7）“摘要”栏主要说明仪器的来源或变更的原因，填写时应简明扼要，如“县站调拨”“学校自购”“自制”“损坏报废”“丢失”“清点”“移交”等。填写“清点”时，不要同时填写“报废”，可以先填写“报废”，另起一栏再填写“清点”。每填写一次“摘要”栏，相应的其他各栏目应接着及时填写清楚。每行都要填写有结存的数量和金额。
（8）属于调拨、自购、自制的仪器填入“收入（增加）”栏，属于报废、丢失等的仪器填入“付出（减少）”栏。仪器的增加和减少不能填写在同一行，应分开填写。
（9）“结存”栏中的“数量”是指当时现有可用数量（历年的累计数），不包含“另有可修结存数”的数量。
2.仪器档案总册的使用
（1）仪器档案总册：反映仪器的总件数和总价值及每年的变动情况。主要记录每种仪器各学年度配备的情况。
（2）按照学校的配备类别，根据仪器配备标准“基本”栏目中相应的量，填写好各种仪器的配备标准数。
（3）“现有数”系指首次填写本册时实有的仪器数，它包括“可用数”和“可修数”（未报废、修好可用）两部分。其中“可修数”系指《明细卡》中的“另有可修结存数”的数量。
（4）“增加数”栏填当年购置增加的仪器，增加一次填入“1栏”，增加2次填入“2栏”。“减少数”栏填当年报废、丢失的仪器。
（5）每学年度终清点实物一次，把每种仪器的累计数填入“累计数”栏（第一年的累计数=现有数+增加数-减少数；以后各年的累计数=上年的累计数+本年增加数-本年减少数）。因此，每学年度终必须清点实物一次，核查出每种仪器的累计数和金额（金额数从明细卡中算出），最后统计出本学科仪器的总价值，写在封面相应的年份内。即使当年没有增加或减少，也要把上一学年度的数据移下来。
（6）档案总册以外的仪器另造册登记。
（7）总册的数目与明细卡的数目要相一致，与实物数相一致。做到账账相符，账物相符。
即《总册》《明细卡》
“增加数”=“收入（增加）”
“减少数”=“付出（减少）”
“累计数”=“结存”+“另有可修结存数”
“可修数”=“另有可修结存数”
（8）学校自制的教具、学具应集中上柜，核算成本后单独登记造册。
（9）明细卡的填写式样（以托盘天平为例）：
（10）总册的填写式样（以托盘天平为例）：
二、仪器的使用管理
仪器使用管理的主要工作是做好仪器设备的使用发放和回收及有关的记录。仪器的使用记录档案是开展实验教学的重要依据，必须及时地、完整地做好有关的记录。根据中小学校的不同，记录也有所区别。
1.所有仪器设备的领用、外借、回收都必须通过管理人员办理借还手续。做到发放有登记，回收有签收；按时发放，限期收回。
2.仪器的使用管理中应做好以下有关记录：
（1）《领、借、用教学仪器记录本》
①凡属校外开展实验、本校课外实验活动和非本学科课堂实验教学领、借用仪器的，必须在此记录本上做好登记手续。
②为简化手续，方便教学，本学科任课教师课堂实验教学领用和回收仪器，可直接在《实验通知单》上办理签字手续，不必再在此记录本上登记。
③小学兼职的实验教师自己上实验课使用仪器时，也可不在此记录本上登记，但要登记在《实验教学记录本》的“实验仪器”栏上。
（2）《实验教学记录本》
凡进行实验时必须及时记录开出的实验情况，详细填写《实验教学记录本》中的有关各项。实验类型有：演示、分组、观察、制作、探究、调查实验等。
（3）《损坏、丢失、赔偿教学仪器记录本》
对在实验教学中损耗的仪器应及时处理。在使用中正常损坏的仪器（消耗品除外）由使用者填写并签名，作报废处理；非正常损坏丢失（由教师和学生擅自动用或失职或违反操作规程而造成损坏、丢失）的仪器设备，要查明原因，如实登记，按规定赔偿。
（4）《教学仪器维修登记册》
每修理一件仪器设备，都必须做好修理记录。
（5）《实验通知单》
①每开展一个实验教学活动，任课教师都要提前把所需要的仪器设备开列在“实验通知单”上，交给实验教师做好仪器及药品的准备工作。
②小学只有一个兼职实验教师的，自己上实验课时可不用填写实验通知单，只填写实验教学记录本。
③把实验通知单按学期装订成册存档保管。
三、实验教学的管理
开展实验教学，是实验室建设和管理的最终目标，又是学校教育教学工作的重要环节，也是评价实验教学人员教学工作的重要指标。实验教学档案是实验教学管理的重要内容，在实验教学中我们要着重抓好实验教学计划、实验教学分析总结和实验教学记录等的建立和健全。
1.把实验教学内容列入学校的教学工作计划中，每个学期都要制订有实验教学计划，每个学期都要有实验室工作总结。要求分学期装订成册。
2.按照教材内容和教学大纲的要求，以表格形式开列课程所有的实验个数和实验形式（实验类型）：演示实验、分组实验、观察实验、小制作实验、探究实验、调查、课外实验等。根据不同的实验形式组织开展不同的实验教学活动。
3.每做一个实验，都要有详细的记录，记录在《实验教学记录本》中。是学生实验的则要求学生填写好实验报告单。以往填写实验教学记录本时，很多教师填写的过于简单。为此，我们作出了如下的填写要求：
（1）要求每做一个实验填写一页，同一个实验不同班级进行的，要分班级填写，不能合计一页，每项填写清楚。
（2）“实验情况记录”的填写，以往实验教师一般都是写“效果好”或“完成”等没有什么参考价值的记录，为此我们要求所有的实验情况记录都要参照以下几个方面作简要的有选择的填写：①仪器、材料是否准备充分；②装置连接是否正确；③操作是否规范，常见的操作错误是什么；④是否独立完成实验，有无忙乱和观望现象；⑤是否有良好的实验习惯，实验后是否按要求整理好仪器；⑥现象是否明显，读数是否正确；⑦课堂纪律是否良好；⑧实验效果如何，是否达到了实验的目的等。
随着我国社会主义市场经济的发展，行业之间的竞争日趋激烈，对人才的要求也在不断提高，而人才的流动性大也是市场经济所衍生出的主要问题。针对人才流动的问题必须建立完善的人事档案管理机制，提升对人事档案管理的认识高度，将“与时俱进”的指导思想融入到人事档案管理当中，不断开拓思路解决人事档案工作中所出现的问题，形成一定的人事档案管理的工作流程与模式，用科学的发展观实现人力资源的合理配置。
1.我国现代人事档案管理新的特点
1.1在思想认识层面弱化了档案管理的重要性
计划经济时代，人们的档案观念相对较深，这主要是源于这个时期人事档案在某种程度影响着个人一生的政治命运或经济命脉，人事档案在某种程度上也被披上了神秘的外衣，使人们误以为人事档案只有位高权重的人才能享有，对人事档案存在一种敬畏的心理。但伴随着改革开放的深化，市场经济的发展非常迅猛，公众对人事档案的认识逐渐淡化。由于经济市场中市场成分的多样化，使得人们在从业问题上有了更加的空间，企业与求职者之间形成双向选择，很多人也就逐渐忽视了档案的重要性，对档案的认识不再像传统观念那么神秘，人们自主选择职业，这种自主意识也在市场的竞争中逐渐显现出来。如很多职场“马”跳槽到更好的位置而主动放弃档案，也有很多刚从校门走出的大学生为了得到更好的工作而放弃档案等等。这种对档案认识的弱化，是人们认为人事档案已经不再那么重要，只要拥有高职高薪，档案可有可无；并且也确实有很大一部分人放弃档案，档案库中形成“弃档”、“死档”的现象也比较普遍。这种对档案认识的误区，是对传统人事档案的扭曲认识。
1.2在管理模式层面人事档案管理相对分散
传统的人事档案管理模式是按照管理权限进行划分，逐层对人事档案实行管理的，在调取档案时需要由各单位逐级的向上层主管部门提交申请，进而取得个人的人事档案。但在市场经济的冲击下，国家对很多国有企业和事业单位实行改制转轨，大量厂矿和事业单位的职工买断工龄或下岗分流，终止了与原单位的关系，对这部分人群的档案管理工作成为一个难点，由于数量比较庞大，而且人员流动性较强，因而必须引起有关部门的高度重视。据了解，有很多下岗人员在退休后，因为找不到档案而不能办理退休，三番五次去档案馆寻求帮助，但档案馆只负责档案的归档和保存，对这部分人的档案可谓爱莫能助。针对这种情况，从个人的角度分析，辛苦一辈子终于到了退休的年龄却因为档案缺失而不能退休，在遭受经济损失的同时对心理也会产生很大的负面影响；从社会的角度分析，这种档案管理模式也不利于维护社会的和谐稳定的局面。
1.3在内容信息层面人事档案管理存在缺失
按照有关规定，传统人事档案内容要求基本分为履历、自传、各类鉴定、考核、政审材料、入党（团）材料、奖惩材料、各类审批表（任免、职称、学位、工资、离退休等）等十大类材料。但市场经济体制改革的不断加深，原有档案内容中的个人经历与社会实践不能满足当前人事档案管理的要求，其所涵盖的内容在某种程度上存在缺失，并不能对个人行为进行更为完整的记录，使得人事档案只具有参考价值，并且其内容的参考性也逐渐被弱化。如传统档案主要是考察个人的政治经历，并且重复性较高；而像各类考核、鉴定等反映人性本质的内容相对缺失，如健康档案、业绩档案、诚信档案等都没有在人事档案中得以体现，这也不利于企业寻找和发掘所需要的各方面人才，对优化人力资源配置产生不利影响。
2.新时期人事管理的革新要求
2.1在思想上树立正确的人事档案管理理念
针对人事档案的管理，我们要从思想上给予正确的认识，树立正确的档案管理理念，不但要重视其历史鉴定的作用，更要突出个人实力与能力的展现。这也使得我们必须改变传统模式中过分强化档案作用的观念，但也不能扭曲的理解为人事档案在社会主义市场经济高速发展的今天毫无作用可言。在国家政策法规的限定下，人事档案仍然存在一定的作用，在某些方面的作用还非常重要。如养老保险、职称评定以及离退休等等，如果没有人事档案，在办理过程中会造成很多麻烦，甚至无法办理。因此，我们必须从思想上认识到档案管理的重要性，强化将档案管理在实际生活中的作用。
2.2在模式上实现单位内部管理与社会化委托管理的“双管齐下”
市场经济的发展使得很多工人走出厂矿自谋生路，成为社会单元，对人事档案管理的管理模式采用单位内部管理与社会化委托管理相结合的道路，实现“双管齐下”。即在法律法规的限定范围内，采用有各单位或主管部门进行管理的同时，还可以通过市场化运作通过委托人的方式进行托管，两种方式并举能够更好的加强和完善人事档案管理，对在经济转轨中流入社会的失业下岗职工以及买断工龄的人群，通过市场机制将档案交由人才交流中心进行管理；或将档案直接交由人事档案局进行归档，使公众能够随时调取档案。这种单位内部管理与社会化委托的方式相结合，对组建完整的档案管理构架有积极的促进作用。
2.3在内容上要力求实现档案管理的“与时俱进”
传统人事档案的建立受特定历史时期的影响，在建档过程中存在不实之处，如“此人不宜重用”等不实的内容，使得部分人才在求职中四处碰壁，针对这些档案必须用科学的发展观来对待。我国处在社会主义市场经济的转型期，人才流动性大，竞争更加激烈，使得人力资源配置必须抛弃传统人事档案沿袭下来的弊端。在人才的聘用与引进过程中，需要通过一定时限的“试用期”来对人才实现全面的了解，如果人事档案能够囊括个人更为完整的信息与内容，能够使档案信息更加直观的呈现在用人单位面前，这对人才的聘用与引进有着非常积极的促进作用。
3.小结
若要使人事档案管理上升到新的台阶，就必须抓住有利时机，不断的对人事档案管理工作实施创新。只有打破传统的人事档案管理模式，使人事档案管理更加全面和系统，才能满足当前公众对人事档案管理的需求，以求达到人事档案管理的现代化、科学化和规范化，将人事档案管理的价值充分的发挥出来。（作者单位：平顶山学院）
参考文献：
首先，要坚持正确的政治方向，认真学习领会党的各项方针政策，学会用马克思主义的立场、观点、方法观察分析事物，处理解决问题。在任何情况下，都能立场坚定，旗帜鲜明，必要时，宁愿牺牲个人利益，也要保护好历史财富。
其次，档案工作有一定的性，档案人员必须自觉遵守《保密法》、《档案法》，不能将档案随意堆放。提供利用时，要处理好保密与利用的关系，对于密级较高的档案，要严格按照审批权限进行，做到国家机密不从自己岗位上泄漏。
档案工作者必须具备良好的职业道德。职业道德是指从事某行业的人员共同认可的并在职业活动中应自觉遵守的行为准则与规范。档案职业道德是档案工作者在档案行政、档案管理和利用服务等职能活动中，应当遵守的基本准则。
首先，要有积极主动，诚恳热情的服务态度。档案工作是一项服务性很强的工作，在社会发展的各个阶段，档案工作必然为一定社会的政治、经济、文化服务。这就要求档案工作者必须正确处理档案工作同其它各项工作的关系，树立全心全意为人民服务的思想和良好的工作态度，以便使档案的作用得到最大限度的发挥。
其次是树立实事求是、兢兢业业的工作作风。实事求是就是尊重历史，尊重事实，维护档案内容的真实性、可靠性。档案是历史的真实记录，档案工作是维护党和国家历史面貌的重要事业。档案工作的这一性质，要求档案工作者必须具有“实事求是”的思想作风和道德品质，要坚持原则，据实立档，据实用档，把维护档案文献原貌、保护档案文献的安全看得高于一切。同时，档案工作是一项既复杂又细致的工作，从档案的收集到科学管理、安全保管、价值鉴定、登记统计、提供利用等，都需要档案工作人员付出艰苦的劳动。要发扬不辞辛苦、精益求精、刻苦钻研，一丝不苟的精神，要培养条理细致、扎实耐心的工作作风。
档案工作者必须具备较强的业务素质。档案工作是一项专业性、技术性很强的工作，每个程序都有一整套的理论和方法，档案工作人员只有学习和掌握这些理论和方法，才能保证工作质量，提高工作效率。档案工作的主要业务是收集、整理、编目、装订、保管利用等具体的、操作性很强的工作，它需要经过档案工作者日复一日地埋头苦干、实干，才能做出成绩。要干好它，不仅需要具备本专业的知识和技能，而且需要掌握相关专业知识。同时，时代的发展，社会的进步，必然会给档案工作带来新的内容，提出新的要求，档案工作者必须不断地努力学习，掌握新的管理技能和手段，才能满足工作的需要。
良好的心理素质是做好工作的前提。档案工作是一项艰苦清贫的职业。随着商品经济的飞速发展，金钱观念、名利思想等一些负面影响冲击着各个领域，有些人认为档案只有投入，没有产出，没有认识到档案的真正价值，对“无私奉献”的价值产生怀疑，对“默默无闻”也渐生不满，由此档案人员更换频繁，档案干部队伍出现不稳定现象，在某种程度上影响了档案事业的发展。这就要求档案工作人员要调整好自己的心态，要自信而不自卑，坚定所从事的事业是功在当代、利在千秋的伟大事业，并为所从事的事业感到自豪。只有这样，才能全心全意做好档案工作。
2.应对档案管理人员的专业素质要求的策略
掌握文史知识。语言文字与档案管理和服务是不可分割的，具有较强的语言表达能力，对于搞好档案信息管理工作具有重要作用。通晓历史，才能了解档案产生的历史背景和作用，更好地熟悉、管理和开发档案信息资源。书写水平也很重要，因为档案工作的各个环节，如编目、著录、标引等与书写水平是分不开的，若所写的文字难以辨认会直接影响档案作用的发挥。
掌握相关学科知识。现代档案学与相关学科的渗透日益加强，档案工作者应有重点地学习和掌握相关学科知识。如现代管理学、情报学、图书馆学，还应具有一定的经贸、法律知识。
掌握现代化管理知识。随着档案管理现代化技术建设和科学技术管理手段在档案工作中的应用，要求档案工作者必须熟悉和掌握复印、缩微、音像以及电子计算机等现代化技术知识，才能适应档案工作发展的需要。
网络改变了人们传统的生活习惯，档案工作者需要借助现代的传播媒介进行有效的档案信息传播。因此，档案工作者要接受相关的技能培训。一是软件操作和维护技能培训，提高办公速度，更好地促进档案信息的传播。二是网络知识的学习和培训，可以使档案工作人员及时捕捉社会信息，针对受众需求进行组织，提高传播效率。三是档案管理信息系统、电子文件的发展和计算机病毒等知识的培训，都有利于档案工作者正确应用现代技术，在安全与保密的条件下，进行更有效的档案信息传播。档案工作者除了坚持自学的学习方式外，还可以到高校进行充电，充分利用高校人才聚集、师资力量雄厚、教育资源充足的优势，在短时间内系统地掌握常用的信息知识和基本技能，为以后优质、高效地完成档案工作奠定基础。
档案工作者素养的提升是档案信息化的重要基础性工作，档案工作者要认清自己的历史责任，档案管理机关更要充分认识这个现实，长远规划，系统部署，有针对性的加强档案工作者的素养提高，促进档案工作健康、和谐地发展。
研究和实践表明，中小学档案管理作为国家档案管理的重要组成部分，在社会主义现代化建设和发展中发挥着举足轻重的作用。毋庸置疑，中小学档案管理管理人员的基本素质和修养的状况，直接关系着其作用的有效发挥。那么，中小学档案管理人员素养的现状如何，要求何在呢？
我们认为，当前从事中小学档案管理的人员素养总体良好，但也不同程度地存在着许多问题和不足。概而言之，主要存在下列问题和不足：
1.观念落后。我们有些中小学档案管理人员思想观念跟不上社会的发展，事业心不强，譬如说认为档案管理是小儿科，甚至可有可无，职业情感淡薄，如，有的认为自己从事档案管理是无奈之举，奉献意识与敬业精神不足，不注重职业道德修养，等等。这些都制约着档案管理事业向高、精、尖方向的发展。
2.知识老化。我们处于知识爆炸的时代。有人综合计算，全世界的知识总量，七到十年翻一番，一个大学毕业生毕业后两年知识就老化了。中小学档案管理人员非科班出身的居多，虽然受过不同程度的培训，但是档案管理知识掌握的不够系统全面，不少还停留在传统的专业知识上，不仅知识面狭狭窄，计算机和外语的水平不高，而且少数业务上得过且过，缺乏知识更新的主动性与自觉性。无疑，它影响着中小学档案管理的专业化发展。
3.能力欠缺。据不完全统计，不能运用现代高新技术工具，缺乏信息开发应用能力、敏锐的信息意识和适切的管理能力的中小学档案管理人员占从业人员的比例不小。这与信息时代的要求相距甚远。
如前所述，中小学档案管理管理人员存在着观念落后、知识老化、能力欠缺等主要问题与不足。这一现状极大地制约了中小学档案管理工作的创新与发展。因此，如何提高中小学档案管理管理人员的综合素养已成为我们亟待解决的重要课题。根据档案工作的性质、任务、目的和内容，以及中小学档案管理人员素养的现状，我们认为，中小学档案管理人员应具备以下基本素养：
1.政治素养。无数的事实证实，过硬的政治素养，是作为档案管理人员的首要素养。因为它直接关系到社会主义现代化建设和我国档案事业的发展。因此，要求中小学档案管理人员要有坚定的政治方向，始终与党中央保持高度一致，坚决拥护党的十一届三中全会以来的路线、方针和政策，积极参加各级党政组织的政治学习和各项活动，自觉抵制资产阶级自由化和一切腐朽没落思想的侵袭，积极投身改革开放。同时，要具有高度的组织性和纪律性，遵守各项规章制度，坚决杜绝失密、泄密现象的发生。
2.文化素养。中小学档案管理人员担负着提供信息服务的任务，其工作具有多方面性和复杂性。这决定了中小学档案管理人员在文化素养方面的特殊要求。即具有多方面的综合的知识和才能，也就是要成为所谓的“通才”。因此，中小学档案管理人员除了要掌握档案管理专业的基本知识和技能外，还要了解一些文书学、情报学、计算机等相关学科知识，要具有比较广博的基本文化知识，以保证档案管理水平的提高。
3.能力素养。在档案管理工作中应具备以下几方面的能力：
（1）协调能力。
作为中小学档案管理人员，一般无职无权。要想有效开展工作，一是要协调好与领导的关系，以争取政策倾斜；二是要协调好与同级的关系，以争取密切配合；三是要协调好与下级的关系，以争取大力支持。
（2）写作能力。
中小学档案管理人员要为领导提供信息参谋，要为部门提供相关数据，要为社会提供文书证明，这些都需要有较高的文字书写能力和较强的文字概括能力。唯此，才能胜任档案管理工作，才能真正发挥档案管理的社会服务功能。
（3）管理能力。
