档案管理要求汇总十篇

时间:2023-05-24 16:48:01

档案管理要求

档案管理要求篇(1)

1.人力资源档案管理的内容

1.1人事档案的内容与特点

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色,它是个人身份、学历、资历等方面的证据,与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩,具有法律效用,是记载人生轨迹的重要依据。人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料,起着凭证、依据和参考的作用,在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时,都需要使用档案。高校学生档案则是国家人事档案的组成部分,是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录,是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。对于事业单位来说,人事档案相当重要。人事档案的管理与员工的人事管理相统一,才便于发挥人事档案的作用,如果人、档脱节,保管人事档案而不知当事人已调往何处,即“有档无人”,这样的无头档案,保管得再好也无意义。因此,在工作中必须坚持“档随人走”,在员工调走后的一周以内,必须将其人事档案转往新的管理部门[1]。

1.2人事档案管理与人力资源的关系

人事档案管理是人力资源管理在新时代的新要求,也是人力资源管理的组成部分,企业是人事档案记录了员工的各种档案与信息。这是人力资源管理的必然要求。只有充分利用这些信息,在进入人力资源工作的时候我们才能选拔出最优秀的人才,最适合的人选。同时,这些人事档案的收集和集中,也体现了我国对人才和人力资源工作的重视,同时使部门和企业更好更快地发展[2]。

1.3人事档案管理的发展现状与提升意见

我国人事档案管理的做的技术化水平还是偏低,没有一套系统的人事档案管理办法,而且存在弄虚作假,使用不当等现象,对此我们应该加强人事档案管理的技术水平,提升保密工作,提升档案的标准化和系统化升级,运用数字化的专业技术,提升人力资源档案的管理水平。对此我们给出以下几点建议,首先,企业和部门应该对人才进行深入的了解,对人才的生活档案和技术档案进行一步步的记录,树立良好的人事档案管理理念。其次,明确制度,加强技术支持和投入,使人事档案管理更加制度化,科技化。最后我们要积极学习国内外的先进理念,融为己用,使得自身人事档案管理水平得到进步,为人才选拔打下良好基础。

2.国内外人力资源档案管理给我们的启示

2.1国外人力资源档案管理方法

在美国,人力资源管理一般分成两类,一类是是公立的人力资源档案管理,一类是私立的人力资源档案管理。他们分管着不同的部门,公立人力资源管理主要的管理范围是政府的公职人员、公务员等国家部门的职员,而私立的人力资源档案管理主要分管银行、公司等私人企业的人力资源档案。在公立的人力资源档案管理方面,美国有着自己独特的途径。凡是在政府内的公职人员,都会经过考核,任命,培训,退休等步骤。而在美国的各个州也有他们自己不同的管理方案,这些方案都会汇总到一个叫人力资源档案管理办公室的地方,对人才进行集中的选拔[3]。

而私人人力资源档案管理工作则更加的复杂,私人的人力资源管理模式是企业化,私人化的。在这里,它包括了一个员工从入职到离职甚至是死亡的一切过程,这些档案中还包括员工的社保账号,身份账号还有银行的信用情况,这些档案与资料可以帮助经理对员工进行深入的了解与考察,而且档案本身不会接触到他的所有者,保证了档案的公平公正。

在法国,这种情况又有所不同,法国的公务员制度是从上到下分级的档案记录制度,没有公共和私人之分,这套人力资源管理档案系统记录了公务员甚至是员工从生到死的一切档案信息,这种集中管理模式也值得我们国家借鉴。

2.2国内人力资源档案管理的特点

我国人事档案的存储由几方面组成,如任免、工资等方面的有关文件材料,因此,它能记录员工个人成长、思想发展的历史,能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容,总之,人事档案是员工个人信息的储存库,它概括地反映员工个人全貌[4]。

国内人力资源管理的方式纷繁复杂,多种多样,有很多不同的管理模式,至今也没有一套成型的系统,国内的不同部门分别记录着学生档案、企业人员档案、公务员档案、技术人员档案等名目繁多的人力资源档案,这些档案没有一套可行的系统对其进行整理,大大影响了我们国家对专业型人才的选则和提拔。而且我们国家人力资源档案管理分级不明确,能接近到这些档案的人员过多,导致人力资源档案的真实性有待检测。

但是我们国家的人力资源管理方式也有我们的优点,我们国家人口众多,导致我们不可能像美国和法国那样进行特别系统的人力资源档案的统计,可是我们的档案管理逐级递升,分管严格,上下级分明,有很大的进步空间。我们应该学习国外人力资源档案管理的经验,进行统一管理,设立人力资源管理办公室,对人才进行优化的选拔,对人力资源档案进行更有效的记录。通过学习国外的优秀经验,我们自身能够得到进步和提升,使我们的人力资源管理和人事档案管理取得长足的进步与发展[5]。

参考文献:

[1]王知津,徐芳,潘永超,王秀香,刘念.我国图书情报学教育三十年(1978一2008)回顾与展望[J].图书与情报2010(2)

[2]隋华云,吕萍.以档案达标升级为契机提高认识档案管理水平[J].管理观察.2010(24)

档案管理要求篇(2)

中图分类号:G271 文献识别码:A 文章编号:1001-828X(2016)025-000-01

随着社会的不断发展,以及现代网络技术和信息技术的应用都在不断发展,面对着我国经济、政治、文化发展的新趋势,国家档案局在高校档案工作科学发展的法规性文献中对高校的档案管理人员的个人素质提出了新的要求。

一、高校档案的工作要求不断升级

(一)档案的类型不断的变化

正如大家所熟知的,高校档案的使用者均为高校中任教的教师或者行政人员,其他的社会工作人员的使用较少。但是伴随着现在大家对档案意识的加强,各类经济、政治性的组织甚至个人都对档案额使用有着同样的需求。比如在学校周边进行的工程建设就有机会接触到学校的档案资料,另外在高校内部现在还有大量的学历、学籍的认证服务都在证明着我们对档案需求在不断地变化着。

(二)档案的工作量增加

随着我国高等教育的迅猛发展以及我国改革开饭的不断加深,高校的中建设工程、科研项目和其他重要的工作内容的增加,现如今的档案管理者的工作量要远远大于之前任何时期。大量的活动、项目和工程所累积的工作量对于高校的档案管理者也在不断的发出新的挑战。

(三)档案的载体在不断的升级

随着社会经济的发展,大量的信息不断的涌入生活,可以看出纸质的文件已经不能满足高校档案管理的需要。伴随着大量的信息文件、电子数据、视频传播等途径的产生,高校档案的记录的载体已经在朝向多元化方面发展。同时档案管理也深受电子技术和网络技术的影响,以前全靠手写、剪贴、装订的旧式方法已经不能满足当代社会的信息高速发展的需求。传统的纸质文件所建立的档案系统正在饱受高速发展的新载体的挑战。

(四)档案的工作需求有了更深的延伸

旧日的纸质记录方法在忠实的记载着高校的发展历程,很难加以延伸利用。而面对现如今的对信息量如此强烈的社会发展,已经在不断的要求高校档案的工作应适应社会的发展。同时为我们提供更多的所需信息,因此高校的档案管理工作的只能做出更广阔的延伸,那么档案的管理人员如何做好自己角色定位成为现阶段面临的一个新问题。

(五)档案管理的环境在不断改变

正因为高校对于档案信息管理的不断重视,档案管理所在的环境也随之改变,高校更多的愿意纳入经费预算进行档案工作环境的整改。面临着这样的发展机遇,档案工作的新要求也在变化和提升着,这就对档案管理工作的管理的能力提出一个个新的考验。

二、高校档案管理者的必备素质

(一)需拥有较强的政治、思想素质

教育部在《高等学校档案管理办法》中对于档案管理工作者提出明确的要求:档案管理着要忠于职守、爱岗敬业且遵纪守法。并且要具备社会上各类其他专业的工作人员所应具备的政治素质,要坚持恪守四项原则:要热爱党,爱社会主义,爱祖国和人民,坚持恪守国家的法律法规和方针政策,不为名利,遵守纪律,讲道德,不计较私利。在管理档案时要严格维护档案的真实性、保密性和政治性。要求对于涉及到国家秘密的档案信息守口如瓶、恪守诚信。同时要履行好作为档案管理者的服务性,应具备较强的奉献精神和忘我精神,甘于平凡且乐于奉献。

(二)需要更广阔的知识层面

在这个高速发展的信息化时代,对于档案管理员的要求不仅仅局限于精神层面,还有对于知识层面的需求,需要懂得档案管理学、档案保护技术学、文书学等,还要熟知对于中外档案的专业基本知识,熟悉党和国家的相关政策和方针,而且要熟悉自己的业务工作,从而加深自己的工作层次,这样才能在工作中做到得心应手。

(三)需掌握相关的网络信息知识

现如今已经是信息全面普及的时代,不仅在行行业业中有所应用,而在高校的档案管理方面也是得到了更深层次的应用,现阶段的高校的档案管理基本已经实现了资料的数据库管理。所以这就要求档案的管理工作人员必须要掌握计算机的相关硬件、软件以及各类操作系统的层层知识。而且现在能够利用计算机进行档案信息的管理、分类以及迅速定位已经成为了高校档案管理者的一项必备的技能。

(四)需掌握较强的外语水平

在知识经济已经全球化发展的现如今,信息的交流可以打破国家间、地域间的局限。尤其是英语这门语言所占有的信息成分,所以要想作为一个合格的档案管理者,要想更加有效的利用现代的科技手段进行综合性的分析、编排档案信息,就必须要掌握好较高的外语水平,尤其是英语水平。而且现在各高校均有大量的学生要出国深造,这就需要办理相应的英文材料,如果不能掌握较好的外语水平,在档案管理工作中将会面临着相当多的矛盾。

(五)需有较强的综合运用档案素质

随着计算机管理的越发广泛的应用在档案管理中,档案管理的相关部门在收集档案时,不只关注纸质材料,更加关注的是电子资源的利用。档案管理工作者不仅只是整天忙于收集、整理、装订进行这些繁琐的工作,而更要把精力放在对于档案材料的研究和管理上,要积极的将档案的资源的建设为核心,以开发档案信息的利用为目标,加快数字化、信息网络化的进程,从而积极的持续且高效的引导档案事业健康发展,为学校和社会的进步提供高校的服务。

三、结语

综上所述,随着现阶段我国经济的飞速发展,高校不断承担着科研、育人、服务社会、传承文化等重任,档案管理则是办好学校的重要基础任务之一。那么,要想作为一个合格的档案管理者,就要始终适应当今社会的发展,不断地充实自己,拓展自己的综合素质,从而实现自身的社会价值。

参考文献:

[1]李小平.对高校档案管理人员能力素质要求的若干思考[J].湖北成人教育学院学报,2012,18(1):50-51.

档案管理要求篇(3)

1.1 社会效益不能充分发挥。机关档案工作是机关工作的组成部分,机关档案室是机关的内部组织机构。相关制度规定机关档案工作的任务中强调机关档案要为机关工作服务,强调机关档案工作要做好保密工作,确保档案和档案机密的安全。这使得机关开展档案工作时仅关注到了机关本身的利用,而忽略了来自社会的利用需求。只强调到了档案的保密,而没有强调档案的开放。虽然在《档案法》相关法规中,说明机关的现行文件在经过同级或上级机关批准后,可以对外提供利用,但因为手续的繁杂和保密观念的根深蒂固,对外提供利用往往不能实现。从机关档案室作为机关的内部机构角度来看,机关档案室必然站在机关立场上,因而对保管的档案信息理所当然采取保密状态,本能地限制甚至排斥对外提供利用。

1.2 提高档案管理水平的自我动力不足。档案管理工作的目的是为本机关和上级机关服务,可以说,机关开发档案工作的动力源于档案工作对机关参考、咨询、决策及保存机构记忆所起的作用。如果机关仅从为自身服务这一动力出发,完成相应的档案管理工作,并不需要进行太大的投入就能做到。很多机关对档案管理工作不积极的原因之一,是机关对档案管理水平没有过高的要求。机关档案工作是我国档案事业有机组成部分,机关档案工作肩负着为国家积累档案史料的任务,就这一点来说,机关档案管理工作属于公共事业管理的范畴。作为我国档案事业的基础,显然,机关档案工作的质量高低影响着整个档案事业管理水平的高低。

1.3 档案在整体工作中的地位不高。机关档案室作为机关的内部组织机构,其经费来源于机关内部资源的分配,而各机关因职权的不同,可支配的财力也有差异。机关档案工作相对前沿的业务工作而言,并不直接与机关的职能、职权相关,是机关幕后的服务工作。机关档案工作需要依靠机关领导的重视才能有效开展,但是,一般说来,领导重视程度欠缺,是机关档案工作长期面临的不争事实。机关档案室作为机关部门机构的附属性,是制约机关档案提供社会利用,制约档案管理水平提高的根本原因。可见,如果不改变机关档案工作对机关的附属性,要开展机关档案提供社会利用,提高管理水平,单依靠制度和监督的完善是难以做到的。

2 信息时代机关档案管理工作面临的新挑战

传统的档案管理,仅能实现单一数据的管理,存取不便,不利于管理与利用,不能适应科技发展的需要,以及方便快捷提供有效的信息。随着时代与科技信息的不断发展,传统的档案管理终将被网络化的档案管理所取代。系统化、网络化的档案管理,一方面可以节省更多的资金与劳动力成本,另一方面可以提高档案信息的利用率,从长远来看,具有不可估量的积极意义。所以,对于每一位管理人员而言,转变观念,树立现代化的档案管理理念,是一项迫切的任务。

2.1 对传统档案管理工作观念的挑战。传统的档案管理“重藏轻用”。信息化社会对知识的评价标准是知识对经济的推动力,档案工作者只有将所掌握的档案知识和资源转化为生产力,才能得到社会的认可。因此,要改变“重藏轻用”的观念,积极主动开发信息资源,使“死档案”变成“活信息”,转变服务观念,大力开发档案信息资源为社会和发展经济服务。

2.2 对传统档案管理手段和方式的挑战。当前,我们大部分的档案工作仍然沿用传统的档案管理手段与方式。虽然有些单位使用了计算机,部分也实现了网络化,但是网络上并没有多少可以传输的档案信息,难以达到传输的高容量和网络化,难以形成新的知识生长点,也难以为社会经济发展服务和供社会共享。档案管理部门要充分认识档案管理的重要性,健全档案管理制度,进一步提高规范化管理水平。从自身实际出发制定一套完整的档案管理制度;引进先进的档案管理软件,借助先进的档案管理技术,实行电子文件与电子档案一体化管理,逐步建立和完善档案管理机制,促进档案事业的发展。

2.3 对档案工作者自身素质提出的挑战。新时期的档案管理人员要树立档案管理信息化意识,熟练掌握计算机技术和网络信息技术。建立高素质的专业人才队伍,既要组织档案管理人员掌握基本档案管理理论,又要熟练掌握计算机技术,灵活运用档案管理系统软件,提高业务能力和综合素质。因此,运用档案来传播知识,促进经济发展,使档案中的知识转化为现实的生产力,成为新的经济增长点是档案工作者义不容辞的责任和义务。

档案管理要求篇(4)

中图分类号: C29文献标识码:A 文章编号:

与新形势、新要求相比,档案工作还有不小的差距。一是个别单位重视程度还不够,在机构设置、人员配备、工作机制等方面不能满足档案工作实际需要;二是基础业务发展不平衡,仍有部分的单位档案工作基础较差,一些单位档案没有做到统一管理、及时归档,一些重大活动、重大项目、重要科研项目的档案管理工作没有同步开展;三是硬件设施落后面貌没有根本改观,存在较大的安全隐患。为了做到科学、全面、细致,专门成立了档案工作评价领导小组,制定了《档案工作评价办法》,找出了主要问题,提出了整改措施,达到了预期效果,为我们指明了努力方向。

一、抓安全管理,为维护档案资源尽职尽责

抓归档管理,为档案信息资源建设打牢基础,强化科研档案归档要求和措施,并对档案管理人员及资料员进行系统培训。确保了归档工作顺利开展,全面实现了纸质档案与电子档案同步归档,归档率100%,为档案管理网络化、现代化创造条件。档案资料室是公司安全消防重点单位之一,我们视安全为第一要务,始终把安全工作放在首位。

(1)坚决贯彻“防治结合,以防为主,标本兼治”的要求,坚持每日消防安全检查记录登记和每月安全工作会议制度,定期对室内所有电器开关、照明线路和防盗门窗等部位重点检查,发现问题及时整改解决。因此,从未发生任何安全消防隐患和事故,确保了库存档案的完整与安全。

(2)坚决执行档案借阅制度,严把档案资料借阅关。我们制定了严格的外协借阅资料管理办法,实行三级审批制度,领导把关,层层负责,从源头上遏制泄密事件的发生。几年来,对外借阅档案资料,从未发生丢失、破损和泄密事件,为维护公司利益,保障档案信息资源的安全做出了不懈的努力。

二、建立适应新形势要求的档案管理体制和运行机制

档案工作逐步形成了 “统一领导,分级管理,横向密切联系,纵向逐级负责”的局面。但随着公司形势的发展,特别是电子信息传播技术的广泛应用,档案管理也暴露一些问题,一是档案布局过于分散,资源利用率不高;二是管理队伍结构不合理,比较松散,个别单位档案管理组织体系还不健全;三是档案向信息和知识转化的程度比较低,档案工作还处于高成本,低效率的管理状况。搞好档案工作,体制是根本,机制是保障。在新时期,如何建立良好的档案工作管理体制,形成有效的运行机制,是档案人员要认真思考,深入研究,并着力解决的问题。对体制和机制进行调整,要注意把握以下两点:

2.1必须符合实际,以满足档案工作自身需求为出发点

(1)通过对档案资源进行整合,进一步调整档案管理布局,提高档案资源的利用效率。要对档案信息进行优化,合理配置档案资源,提高档案的信息和知识含量,为用户提供精品信息;要加强学习,努力运用先进的理论和思想开展工作,不断实现档案管理创新发展。

(2)搞好档案系统队伍建设。要逐步调整档案管理队伍结构,积极培养既懂档案管理,又掌握计算机和网络知识,同时,对公司主营业务有一定了解的复合型人才。档案工作领导要在工作、学习、生活等方面关心支持档案人员,特别是要注意在政治方面的培养。要为档案人员创造条件,帮助解决实际问题,在改善工作环境,改进管理手段,提高服务质量等方面的投入必须给予保证。

(3)采取必要措施,强化归档制度落实。一是各单位档案管理部门要做好对公司和本单位制发的公文,包括纸质和电子文件的归档保管工作。这是记录历史,对历史负责、对未来负责的一件大事。二是要切实做好对工程、经济等资料的收集、整理、保管工作;同时,做好资料的开发应用工作。

2.2必须尊重客观规律,以适应公司未来发展为落脚点

主要是强调进一步转变思想转念,完善服务机制。随着公司管理职能和业务范围拓宽,档案服务领域也将不断伸展。既要服务于科研生产一线,还要服务于矿区建设;不仅要服务于公司经济增长,还要服务于油田稳定与和谐发展。因此,档案工作要承担起相应的社会责任,体现经济效益和社会效益的双重价值,这是新时期公司档案工作必须把握的一个重要的现实和客观规律。

三、要提高认识,强化措施,扎实细致地做好档案安全保密工作

认真贯彻执行国家《档案法》和《保密法》,建立了比较完善的档案资料安全保密管理制度,形成了比较严密的组织管理体系,取得了较好的实际效果。

3.1切实加强资料的安全保密管理

(1)公司下发的一些文件资料,要加强机要文件的管理。对于保存在档案部门的机要文件,档案管理人员要格外引起重视,绝对不可随意外借,泄露机密内容。机要文件的学习、传达、阅读和销毁都有专门的规定和要求,原则上,这些文件由机要部门处置。

(2)工程资料。工程资料管理是档案部门一项非常重要的工作,各单位要高度重视,清醒认识工程资料安全保密工作的必要性。进一步强化保密措施,落实安全责任,处理好保密与利用的关系,切实体现和维护工程资料的严肃性与时效性。

3.2严格执行档案安全保管及销毁制度

对档案安全保密工作,要在思想上要警钟长鸣,在工作上要贯穿始终。要切实履行安全保管和销毁制度。

(1)防火。除不可抗拒的因素以外,人为的原因:如管理不到位,保管条件不到位等,都是档案防火要求所不允许的,必须加以克服和改进。

(2)防潮、防霉变。有些资料已经保管几十年了,这些资料还要长期保管下去。所以,从事档案管理的同志们要负起这个责任,认真开展档案维护工作。

(3)防止丢失。要避免因借阅管理不善或制度不健全,造成资料丢失现象的发生。

(4)防止资料在借阅、使用、销毁过程中泄密。重点说一下资料的销毁。首先是不能随意将资料处置给废品收购人员。其次,不能采用不具备保密功能的设备销毁机密资料。要严格执行档案销毁制度,对保管到期的档案,档案工作领导小组要组织专业部门,认真进行鉴定,提出实施方案,并报公司档案馆,最后提交公司审批。

(5)各级档案部门领导和工作人员,禁止用手机或非机要电话谈论资料内容。

四、档案管理成效

着力健全档案组织体系,大力推进信息化建设,不断提升基础业务水平,持续推进档案信息资源开发利用,开创了工作新局面。

(1)思想认识实现新提升。主要领导更加重视档案工作,普遍认识到档案在服务企业发展、服务企业中心工作中的重要地位和作用,把档案工作纳入部门绩效考核体系,充分调动积极性。对项目文件与档案实行专业化管理。

(2)组织体系建设取得新进展。按照《档案法》和《档案工作规定》要求,设立了相应档案机构,配备档案人员,形成了统一领导、分级管理的组织体系。

(3)基础业务发展见到新成效。制定了《公司档案管理手册》,宏观上提升了档案工作制度化、规范化和科学化水平。实施归档范围确认制与备案审批制,为收集齐全档案提供了实践经验。

(4)馆库设施建设实现新突破。广泛开展标准化库房创建工作,建立健全档案安全管理制度,改进硬件设施,改善了档案保存条件和安全水平。

(5)档案开发利用实现新进步。把服务科学发展作为档案工作的出发点和落脚点,为公司生产经营和业务发展提供了有力的信息支持。

五、结束语

档案管理要求篇(5)

客观而论,当下社会正处于知识经济时代与信息时代并行的高速发展阶段,人才的作用不断突显,相关档案管理部门作为人事档案管理的重要基地,其作用和地位也正逐渐得到人们的关注和重视。因此,应当充分把握信息时代的各项网络技术以及科技环境,妥善加以引用和建设,通过构建符合人事档案管理需求的共享网络与发展平台,进而实现发展与创新。

一、信息时代人事档案的管理要求

信息化时代人事档案管理工作,不仅将用人机制最基本的真实性、公信力设为基础职能,还将基于当前社会信息科技发展的大背景,全面推行人事档案管理的网络化和信息化建设设置为根本目标。而究其原因,一是便于当地政府部门在进行相关的财政预算时,能够有针对性地增加档案管理信息化建设的相关投入,从而鼓励相关研发部门更为积极地开发有利于全国联网查询、调档、保证信息安全的计算机信息应用系统;二是在相关管理体系当中,全面推行信息化和科学化管理和业务办理流程,为现代化科技融入人事档案管理工作当中提供广泛的社会基础。当然,这一切手段的实施,还应当借助稳定的法律制度体系支撑,从而为各项档案管理政策的实施提供必要的法律依据。

此外,还应遵循动态性原则。由于员工是不断成长的,所以人事档案也是需要不断更新的,如果不及时更新档案,就会造成信息的延迟,影响到人力资源部门的决断。为此,档案管理部门应该及时根据时代的变化、员工状况的变化、现实情况的变化,将最新的员工资料及时补充、记录在案,强化人事档案信息的实效性,加强动态记录与动态管理,同时要定期对原有的人事档案进行审核鉴定,剔除无保存价值的内容,及时更新人事档案的信息,从而做出合理的、有预见性的决断。

二、信息时代人事档案的安全要求

概括地说,信息时代对人事档案的安全要求主要有下述两点:第一,档案信息之所以会面临危险,有来自客观环境及人为的各种介质因素。当网络和计算机技术成为人事档案生成的重要载体时,以计算机为代表的硬件设施,其安全与否、其抗灾害能力如何就成为关系到档案安全的重要因素。如,人事档案存储的外在介质在遭遇不可抗力灾害(地震、火灾或其它类型的自然灾害)时,其固有的信息数据便很有可能随着外在介质的被破坏,而遭受严重损害;又如,人事档案管理人员出现擅离职守,或工作失误对计算机操作和档案管理系统造成数据损坏、导致其无法还原和备份时,同样容易造成人事档案运作系统的全盘崩溃。由此可见,人事档案生成和管理过程中所涉及到的各类介质以及工作人员的良性操作,是维护档案安全的重要因素和环节。第二,信息化之所以会给人们生活带来便捷、给档案管理工作人员带来快速和高效,离不开基于网络和数字信息所产生的传输性。当今社会大量的档案信息通过云端存储、通过计算机在四通八达的网络当中进行点对点、甚至点对面的传播,而这其中绝大部分信息都是具有一定隐秘性、不可对外泄露和公开的内容,如果这些数据在云端被攻克,或个人信息传输记录被网络漏洞所窃取,那么人事档案信息安全性将遭受全面丧失。

三、推动人事档案信息化进程工作构想

(一)科学设计档案信息管理系统

传统人事档案管理模式中的员工个人信息一般为书面文字形式,信息内容较少,查询具有一定的难度,且管理也费时费力的,不符合时展的要求和人力资源部门工作的需求,为此,应该充分利用现代信息技术,设计科学化的认识档案管理系统,加强人事档案管理现代化建设,实现自动化、网络化和文档一体化,变被动接收档案资料为开发档案的潜在价值,主动提供服务;同时,应在建立内部局域网平台,形成资源共享,以便于人才管理。此外,鉴于当前人事档案管理工作现代化设施不足所引发的有关信息化进程的滞后,需要积极争取更多支持和投入,依托现代化的档案管理设施,来构建积极完备的信息管理系统。具体地说,一方面需要政府加大财政上的投入与扶持,建立起统一、高效地信息检索系统,实现网络资源共享的同时,为用户提供更便捷的咨询服务;另一方面则要加强对于原始纸质文字资料的收录与编辑,将其统一纳入网络管理系统,保障信息资源安全,防止丢失和遗漏。

(二)强化档案信息技术安全定位

只有保障网络电子信息共享化和安全化的平衡,人事档案管理才能以一种更加和谐的状态发展,为广大民众提供更好的服务。而信息技术在为人事档案管理工作带来快捷与高效的同时,也隐藏了一定的风险,存在着档案信息外泄以及个人隐私信息公开的可能性,这就需要强化档案管理工作中的安全意识,完善信息技术的安全定位。具体地说,首先,要注意原有纸质档案信息的保存环境,防治虫蛀或因自然环境而毁坏;其次,要注意在纸质档案电子化过程中电子信息的保存位置,进行必要的网络监控维护以及备份,确保资料的安全性和完整性;此外,还要定期进行网络系统的升级和排查,将电子信息的安全化使用纳入有关的法律体系当中,以免不法人员窃取相关信息而给档案所有人造成难以弥补的损失和危害。

(三)构建立体化的人才服务体系

信息化时代展开的有关人事档案管理工作人员培训,应当围绕下述三方面展开:一是从根本上提升人事档案管理工作人员的信息化意识,在保障最基本的人事派遣、档案寄存等方面的业务能力之余,要强化其对数据库管理和操作、计算机应用及电子信息录入、检索等方面的培训;其次,要将信息操作和网络技术应用学习能力作为竞争上岗的重要考评依据之一,以此促进工作人员不断提升专业能力和综合素质;第三,要以创新的思维、学习的理念不断吸收新知识、新内容,促进工作和服务质量的提升,培养档案管理人员树立强烈的责任感来保障档案信息安全。

(四)积极开展信息安全业务培训

在信息化、数字化接踵而至的今天,人事档案管理的工作人员更需要多角度、全方位提升其个人的综合素质,让业务能力与现代化、科技化、信息化的社会发展轨迹相吻合,使之更加符合人事档案管理工作及各项事宜发展所需。首先,要建立健全人才培训制度,以实际需求与现状为参考作出调整与修正;其次,要面向社会广泛吸纳档案管理人才,完善并落实人才引进制度,将档案管理专业,或拥有高级档案管理职称的人才纳入旗下,储备人才资源;再者,要定期备份档案信息数据至云端,及时构筑防火墙艺术、数字验证码及密码校验技术和入侵检测技术来为其安全性提升打下筹码,避免出现“一用皆可、一损俱损”的状况出现。而在数据的备份时,还要充分考虑到原始数据所处地区可能会诱发的各类自然灾害或是其他会威胁到档案安全的因素,并基于此搭建异地备份平台,必要时可增加一定的资金和设备投入,以完善对于人事档案的备份与数据更新,以备突发事件下的特殊需求。

四、总结与建议

人事档案记录着最真实、最全面地员工信息的材料,因此在人事档案管理工作中,必须确保档案的绝对真实与全面,并在原有基础上进行认真清查,详细准确地核对人员信息,剔除无效、虚假信息,对员工提供的虚假材料进行甄别与清除,扩展存档范围,将个人可公开信息分类储备,强化档案信息录入,从而获得最全面的员工信息,建立人才数据库,为企事业单位人力资源部门提供最全面、最准确的信息凭据。

目前,我国现行法律规定中明确指出档案管理人员可以将自身在日常工作和服务中所面临的问题以书面形式反映到有关法制部门,再由法制部门呈送给国家权力机关,以此依据目前的发展现实不断完善管理规范,为此,人事档案管理在信息化进程中,还应以完善的立法体系作为保障,系统地整理所面临的共性问题,例如网络系统共享、信息资源公开等方面内容,报送给有关部门报备,使之将其制度化、规范化,再通过构建有效的法律制度和规划来进一步保障人事档案更趋向于规范化管理。

参考文献:

[1] 郭婷婷.现代人事档案管理存在的问题及解决问题的对策[J].东方企业文化,2015(23).

[2] 汤娇美.关于人事档案管理的几点思考[J].办公室业务,2015(23).

[3] 李扬.人事档案管理问题与对策研究[J].信息化建设,2015(12).

[4] 关莉.人事档案管理若干问题的思考[J].人力资源管理,2016(02)

档案管理要求篇(6)

2.人事档案管理力度不足。在现阶段的人事档案管理工作中,还存在许多不足,例如,人事档案管理工作者的专业水平不高,没有足够的专业知识应对人事档案管理中的各项工作,这可能导致档案丢失。另外,部分企业聘用的人事档案管理工作人员往往是兼职人员,没有将大部分的精力投入到这项工作中,在一定程度上限制了人事档案管理工作作用的发挥,也给企业的人事变动带来一定阻碍。除此之外,一部分人事档案管理工作人员的安全意识不高,不能很好地保护档案,导致档案常常会面临潮湿、火灾的威胁,甚至造成档案丢失。

3.人事档案整理不及时。部分档案管理人员不够认真负责,不能很好地完成本职工作,导致人事档案整理不及时。除此之外,在收集档案时,档案管理工作人员要确保档案的真实性,对存在异议的档案要进行及时调查,保证档案及时归档。另外,及时剔除满是空话套话、应付上级的档案信息。

4.档案被长时间搁置。随着经济竞争不断加剧,人才的竞争也越来越激烈,人才的质量和数量往往会对事业单位的发展造成非常直接的影响。人才的竞争一直都是各个企业的核心工作,想要及时完成人才竞争,就需要一个非常完善的人才关系体系,而人事档案管理工作就能够很好地完成这一点,但在一些事业单位之中,虽然拥有健全的人事档案管理系统,却不能起到应有的作用,往往处于搁置的状态,丧失了原有的意义,白白浪费人力和物力。

二、企业档案管理工作的新要求

1.提升人事档案管理工作人员的积极性。人事档案是企业工作人员信息的载体,是人才信息的主要来源,是企业先贤举能、知人善任的重要依据,对企业及单位的长久发展有重要意义。但是大部分人对人事档案管理工作没有足够的认识。应加强对人事档案管理工作的重视,注重对人事档案管理的资金、人力投入,对档案管理所需的硬件、软件设备设施加以完善,加强管理和宣传工作,动员企业上下积极参与、积极支持人事档案管理工作,提升人事档案信息的效用与质量。

2.建设统一的档案档案管理制度。统一的人事管理制度,从一定程度来说规范了工作的程序,降低了管理工作的主观性及随意性,以一定的程序、工作方法、考核标准对档案管理提出严格要求,提高档案管理工作的质量。此外,为节省企业的物力及人力资源,提升人事管理工作的水平,可以结合人事制度、转岗分流制度、用人制度等,应用统一标准的档案管理制度,以保证人事档案的安全及完整性,对社会查阅、利用人事档案提供一定便利,降低人事档案的管理成本。

3.建设完善信息化、科学化人事档案管理体系。实现人事档案信息化管理,能够有效提高企业人事档案管理工作的效率,对数量多、复杂性高的档案也有较强的处理能力,其效果对企业经济效益的提升非常有帮助。在建设信息化档案管理系统的过程中,要注意管理系统的科学性,结合现阶段的技术手段,实现人事资源档案管理的高效性。档案管理工作人员可以运用相机、扫描仪等高科技工具,将纸质档案转变为动态、形象、直观的人事档案,增强人事档案的可查阅性。

4.建设素质较高的档案管理队伍。档案管理人员的素质对档案管理工作产生直接影响,业务能力、职业水平也是建设高素质管理团队的重要举措。在这种形势下,要积极提高企业档案管理工作人员的专业水平,加强培训,积极投入相关的人力和物力,提升员工质量。与此同时,要认识到高素质档案管理团队对企业的作用,最大程度地提升企业综合效益。

档案管理要求篇(7)

中图分类号:R661 文献标识码:A 文章编号:1009-914X(2017)11-0356-01

一、档案管理存在的问题

1、当前不少单位没有建立综合档案室,各种门类载体档案没有实行集中统一管理,业务档案、会计档案、特种载体档案分散保存的现象比较严重;历史的原因造成了许多档案馆位于党政机关的深宅大院内,俨然一个保密机关,较为封闭。

2、应当归档的文件材料没有及时收集归档,散存在部门或个人据为己有的现象屡见不鲜。《档案法》虽己颁布近二十周年,但档案法律法规的权威没有真正树立起来,档案执法的刚性也不够。一种违法行为的长期存在并呈普遍性,至少说明相关法律法规缺乏足够的震撼力和威慑力。社会档案意识的增强是做好全社会档案工作的充分和必要条件,如何培养全社会的档案意识是每个档案工作者义不容辞的责任。

二、培养档案管理意识

1、探索新时期档案宣传的新方法建立好爱国主义教育基地,充分发挥爱国主义教育基地的教育功能,教育青少年学生;省、市级档案部门可编写图文并茂、内容丰富的档案通俗读物,服务学生教育工作;普及档案知识,让学生完整保存成长足迹,通过整理、制作个人成长档案,学生们重温自己的成长历程,增强档案意识;走进学校,为学生开设档案专题讲座。

2、加强档案立法、执法力度。档案法规是档案工作的指南针,依法治档,用强制力强化档案意识的培养。营造以法促规范,以法促发展的良好的工作氛围,加强动态管理,完善执法机制,重拳强化档案意识。

3、加强制度建设。其中关键的是开展年检制度和与之配套的将档案工作纳入各县市区年度综合目标绩效考核制度,这两项制度对机关单位及其工作人员的档案工作及意识的全面提高尤为重要,且见效迅速,各地应全面建立。加强重大活动和重点工程档案管理制度建设,对扩大档案的知名度与提高档案意识也大有裨益。

4、重视新农村档案工作。在我国农村人口占绝大多数,一个地方其他档案工作做得很好,农村档案工作未做好,是不完善的,档案意识的覆盖面也大有问题。长期以来,只重视机关、企事业单位的档案工作,农村档案未引起足够的重视。正因为农村档案的薄弱,所以应格外关注。

5、要全面推进民营企业档案工作。随着改革开放的步伐,民营企业遍地开花,已成为经济建设的一支强大力量,民营企业档案意识的重要性日益突出。通过挖掘档案的利用价值,为企业发展创造效益,使越来越多的民营企业家认识到档案的重要作用,将档案工作作为企业管理的一项基础性工作来抓,建立符合企业自身发展需要的档案管理体系,促进民营企业档案意识的全面提高。随着改革的不断深化,档案管理工作也随之发生了变化。面对新的历史时期、新的工作需要,档案管理工作显得更加重要。

三、如何做好档案管理工作

1、增强服务意识,提高服务水平。一个单位的任何一项工作,都必须有领导的重视,才能使这项工作顺利开展;领导对档案工作的价值和认识程度,决定着他们对档案工作的态度,从而在很大程度上决定着档案工作的发展。因此,把档案工作列入议事日程,是规范档案工作的需要。对档案管理人员来说,则应该充分发挥其主观能动性,以自己的实际行动去影响,去争取领导的重视。要使一个单位的档案工作有起色,领导和档案人员都必须重视档案工作。就档案工作而言,档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。

2、爱岗敬业,使领导满意自己的工作。领导是否重视档案工作,很大程度上取决于对档案工作人员的工作满意不满意。因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作,忠于职守,在领导和群众心目中留下一个好的印象。积极宣传,使领导增强档案管理意识。有些单位领导对档案工作重视不够,很多都是因为缺乏档案意识,认为档案工作在一个单位可有可无,因此,对领导加强有关档案方面的宣传是十分必要的,要经常把有关文件、材料给领导看 ,在领导的脑海里留下印象,尤其是一些与本单位密切相关的材料,很可能会使领导看后受到启发,并在实践中加以应用。档案管理人员要经常向领导汇报档案工作情况,多谈一些搞好档案工作对单位的益处,使领导更加重视档案工作 。

3、综合利用各种资源,实现档案现代化管理。随着改革的深入发展,档案管理面临着许多亟待解决的问题,诸如档案数量越来越多,数量的庞大给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响档案的质量,只有实现档案管理现代化,才能有效地解决新形势下出现的新问题。

4、加强教育培训,提高管理人员综合素质档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量,为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要,首先要充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性,努力提高档案人员的知水平和管理能力。由于设备的现代化,档案种类和载体的多样化,管理方法要不断改革,因此,对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提 出了新的更高要求。原来那些传专统的业务知识与工作方法,已不能适应新的形势,所以必须对档案人员加强继续教育,尽快培养既能掌握新技术,又能熟悉档案专业知识的人才,才能完成档案管理现代化的任务。

四、总结

综上所述,科学规范的档案管理只有坚持与时俱进,才能适应新形势的需要,开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平,做好档案的开发和利用工作,不但可以实现档案管理工作的自身价值,而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。展望未来,机遇和挑战共存,机遇大于挑战,只要我们抢抓机遇,避免消极因素带来的不利影响,充分发挥我国特有的管理优势,坚持走中国特色社会主义档案管理道路,一定会实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化。

参考文献

[1] 刘振华.档案工作创新谈[J].中国档案,2016,(3)

[2] 李国庆.档案管理现代化是一项系统工程[J].档案学,2014

档案管理要求篇(8)

目前科学技术档案管理工作没有一个统一的标准,许多行业都比较随性,使得有利用价值的科学技术档案得不到较好的保存,对科学技术档案的管理无疑是雪上加霜。

一、自觉自律,培养良好的工作道德

有人说过:“一个人没有知识是次品,身体不好是废品,品德不好是危险品。”由此可见品德比知识和身体更为重要,纵使一个人拥有渊博的学识和强壮的体魄,但道德品行败坏,也只会给社会带来更大的危害。科学技术档案管理工作因为很少有效益产出,工作普遍不被重视,常被指为“良心活”,档案管理者也被戏称为“隐形人员”。档案工作的不良现状,造成很多管理者缺乏工作激情,时常敷衍了事。加强档案工作者道德修养,培育和谐文化精神和道德规范引导人们在认识处理人与人之间、人与社会之间、人与自然之间关系时以“和”为贵,实现人与社会和自然三者能和睦相处,协调发展。这既是新时期党和国家的思想政治体现,也是伦理道德规范要求,我们就应以此道德规范标准作不懈的努力,加强修养,使档案工作者自觉树立工作责任感,规范个人行为。严格遵守国家各项法律、法规以及各项规章制度,坚持原则、办事公道、廉洁自律、作风正派,确保档案的保密与安全,确保科学技术档案工作的良性发展。科学技术档案工作是一项涉及面广的服务性工作,从它的收集 直到提供档案信息为他人服务,都要与各种各样的人发生关系。如果我们注意道德修养,努力做到温良恭俭让,就能形成人与人之间良好的互敬互爱互助,亲密和谐的关系,创造和保持内外和谐稳定的环境。这样,不仅能使档案工作做得更好,提升档案服务水平,也能使档案工作者思想道德修养提高到一个新的境界。

二、树立正确职业价值观,提升自我认同感

职业价值观包括人生目标和人生态度,即一个人对职业的认识和态度,对职业目标的追求和向往。默默无闻、无私奉献是科学技术档案管理者应当怀有的工作态度,因为档案工作既有体现历史全貌的“伟大”,又需要管理者拥有“绿叶”、“桥梁”、“默默无闻”地奉献精神。承担档案工作后,很多人虽然勤恳工作,但对档案事业毫无热情,长期处于一个“守摊”的状态,因此档案工作者一定要充分发挥奉献精神,在平实的岗位上提升自我认同感,减缓或消除职业倦怠,保障科技档案管理工作持续发展。

三、量体裁衣,用健全的制度为档案工作者护航

首先制定一套科学合理、符合实际的规章制度,建立相应的考核机制,用环境的力量帮助档案人员规范工作行为,保证科学技术档案工作顺利开展。针对档案管理者职责、档案管理工作内容、归档范围和归档期限等方面,制定有效的管理体系,由主要领导牵头,由上而下贯彻落实。成立综合档案管理部门,聘用专职档案管理人员,实现档案的系统化管理和资源整合,更好的发挥整体优势和为档案利用服务。第二,为科学技术档案管理者提供一个良好的社会平台,加大宣传力度正确引导社会观念,让所有成员对档案工作有一个积极向上的认识态度,让档案管理者在这种氛围中自觉学习、与大家共同进步。建立多元化的交流平台,对内让档案管理者能及时与一线工作人员沟通,及时了解科技、业务动向,不断完善整档案管理工作流程;对外能与其他从业者互相交流工作经验,集思广益、群策群力。提倡档案管理者向专家型人才发展,主动提升自我修养,争取由被动“应战”,变主动“出击”。第三,特别要注重培养有超前意识和开拓型档案管理者。科学技术发展的日新月异,科学技术档案工作只有积极应变图新,才有未来。目前科学技术档案工作已开启文档一体化信息系统新篇章,主要是将档案形成过程和档案管理有机结合,大大提高工作效率,保证档案形成过程和收集的完整。系统建设是一项需要运用科技、业务、信息、管理等多学科知识,并且需要多专业配合、多部门协作和多环节配套的复杂系统工程。而推进档案信息自动化的关键是人才,其素质水平直接影响自动化水平,这就需要科学技术档案管理人员具备丰富的专业识及管理和组织经验,了解信息技术的新知识,具有前瞻性和创新能力。当今社会,我们必须进行刻苦的学习和艰苦的修养,把提升素养融合到党和国家的利益、人民的利益中去;把科学技术档案工作与社会责任感相结合,自觉地进行自身的思想道德修养,并在实际工作中不断地磨炼自己、提升自己,才能立足岗位,服务社会。

参考文献:

[1]李华.档案信息自动化系统管理若干问题的思考[J].经济技术协作信息,2006(11):48.

档案管理要求篇(9)

在档案工作网络中,“档案工作领导小组”的重视是一切工作的基础。档案工作领导小组制订方向、目标、计划,决定工作进程,协调各方面关系。如果领导不重视,不为档案工作人员提供必要的工作条件,不进行有关协调工作,网络上的其他具体工作人员就无法进行正常的工作。最重要的是立卷单位的分管领导,负责本单位档案工作的组织领导,协调指挥。如果立卷单位的分管领导“本位主义”严重,不配合全校档案工作,或只图自己方便,不向立卷人员提供相关应归档材料,甚至利用职权阻止本单位兼职档案员向综合档案室移交档案,就肯定会妨碍全校档案的集中统一管理,更谈不上材料齐全,保证案卷质量了。在这个网络中,枢纽单位是综合档案室。综合档案室负责全校十大门类、各种载体的档案的集中统一管理;鉴定档案的保存价值;销毁过期档案;编制各种检索工具;精心保管档案,尽可能延长档案寿命,保证每一份档案的安全;统计档案情况;编研档案资料,努力为利用者提供方便、快捷、优质、高效的服务,为领导决策和学校工作提供参考。

在档案工作网络中,最为关键的是兼职档案员。档案工作的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、利用、编研环节中,收集和整理是档案的形成环节。也就是说,只有经过收集和整理(分类、编页、填写卷内目录和备考表、装订、拟写案卷题名),才能形成档案,而这最为关键、最为基础的两项工作是由兼职档案员来完成的。因此,文件的形成是否规范、各类档案的收集是否完整、分类是否科学、案卷质量是否达标,都直接影响全校档案工作的水平。如果没有一支过硬的兼职档案员队伍,档案工作肯定是搞不好的。

目前来说,兼职档案员的文化知识、年龄结构层次差别很大,其特点是兼职任务多,日常工作繁杂,处理文件时间少,工作变化频繁,专业知识少,难以专心搞好归档工作。由于档案工作效果难以立竿见影,不易引起大家的重视,而常被其他工作挤掉。他们默默无闻地做着分类、编页等繁琐工作,却又不被别人理解。而且,兼职档案员绝大多数没学过档案专业,所以业务素质普遍较低,新手尤其如此,这直接影响着档案工作的质量。但他们的优点是基本素质较好,文化程度高,学习热情高,因此,有计划、有针对性地培养、建设一支高素质的能够适应现代化高校档案工作需要的兼职档案干部队伍,不仅是当务之急,而且也是可以做到的。

二、加强兼职档案员的素质培养

(一)积极争取领导重视,加强对兼职档案干部的专业思想教育

一般来说,兼职档案员工作主动性较差,究其原因,一是对档案工作的重要性认识不足,二是日常的文书档案工作得不到大家的理解和支持。为此,“档案工作领导小组”和立卷单位分管领导要关心和支持兼职档案员的工作,进行职业教育,鼓励他们树立专业思想,想方设法为兼职档案员做好文档工作提供时间、创造条件,调动其工作积极性,唤起工作热情。

(二)开展各种形式的宣传工作,增强兼职档案员的档案意识

增强档案意识不但要加大宣传力度,还要注意形式的多样化。例如为使《档案法》、《山东省档案条例》更加深入人心,我们先后举办了两次《档案法》知识考试,把《档案法》、《山东省档案条例》及有关宣传材料发到每一个兼职档案员和立卷单位分管领导的手中,做到人手一份;不定期的在校报上登载档案知识,并通过校报及时报道档案工作新动态。通过持久的宣传工作,全校教职工普遍对档案和档案工作有了新的认识。在学校里形成统一领导,分级管理,一级抓一级,上下齐努力的良好大环境。

(三)努力提高兼职档案干部的专业知识和实际操作能力

1、举办培训班,对兼职档案员进行集中培训

针对兼职档案员日常工作繁多、工作变动频繁、新手多、专业水平低等特点,要有目的地进行业务培训。首先要循序渐进,加强专业基础知识教育和基本应用技能的教育,适当减少纯理论知识的介绍,急需什么讲什么,切实提高专业知识水平。针对不断更换的新上岗兼职档案员要进行档案管理的基本知识和基本技能、实际操作方法、文件价值鉴定的原则和方法等内容的培训;针对不同门类档案的实体管理要进行教学档案、党政管理档案、实物档案、多媒体档案等的培训。

但是如果培训方法不当,要求不严,学习后不复习又不实践,不久便会忘记,到用时又不会,肯定影响工作。因此,对于一年一次的立卷工作来讲,档案室指导人员应当不怕麻烦,每年都在立卷前组织一次专门培训,以保证立卷工作顺利进行。在培训方法上,我们可以采取“模拟启发式教学法”,就是先举例教学,再模拟实践,后启发引导。改变过去那种在培训班上满堂灌,照本宣科和平铺直叙的讲课方法,二是通过大量的实例,讲述立卷知识,在文档人员对立卷工作具有感性认识的基础上,拟制大量文件标题,让文档人员根据实例进行模拟立卷,指导人员根据实例进行综合,结合不同单位的特点进行启发性引导,使兼职档案员能够根据本单位情况掌握文件材料的收集、分类、立卷等工作程序和基本要求,全面掌握立卷的方法和技能。

2、设立指导热线,深入基层,解决立卷中的实际问题

设立指导热线电话和电子邮箱,可以更方便快捷地解决广大兼职档案员工作中的问题,有效的缓解归档工作压力,提高工作效率。在加强档案专业基础理论培训及业务指导工作的同时,档案室指导人员要经常深入各立卷部门,从文件的分类、组卷到拟写案卷标题等业务环节都主动进行帮助,解决疑难问题,面对面、手把手地指导。经常进行业务指导,不但使原有的兼职档案员能按要求独立完成每年的立卷归档工作,而且能使新兼任的同志较快地掌握文书处理、分类、立卷等基本技能。

3、做好重点项目、重大活动和突发事件档案的业务指导工作

及时指定专人跟踪指导学校重点项目、重大活动和突发事件档案的归档工作,积极主动联系归档文件的相关事宜。特别是对于学校多个部门共同组成的临时工作小组和专项活动形成的文件,档案室及时进行归档范围制定和归档文件整理的指导和培训工作。做到特殊事件特殊对待,最大限度地做好各项重点项目、重大活动和突发事件档案的业务指导工作。

档案管理要求篇(10)

[中图分类号] G633.91 [文献标识码] A [文章编号] 16746058(2016)170115

实验室是开展实验教学的主阵地,是学校教育教学工作的重要组成部分。实验室规范管理是实验教学顺利开展的基础,而档案管理是实验室管理中的重要环节,但又是薄弱环节。为此,对我县中小学实验室的档案管理(包括账目管理、仪器使用管理、实验教学管理等)作出了统一的要求,现提出供同行商榷。

一、仪器的账目管理

我们强调所有的仪器都要及时登记入册,使账目明了。登记仪器的账册有:仪器档案总册和明细卡。化学药品不用记入档案总册和明细卡中,其属低值易耗品,应另造册登记。是上级配发的仪器要有调拨单(装订成册保存)。要做到账账相符,账物相符,单据完整,记账正确。针对部分实验员记账过于简单和不会记的问题,我们做了详细的记账填写规定。

1.仪器档案明细卡的使用

(1)档案明细卡:反映每种仪器的数量、金额及变动原因,要求记录每种仪器的类别、编号、名称、规格型号以及购进或损耗、丢失的日期、单价、变动数量、仪器的结存情况等。

(2)应按配备标准中仪器的分类和编号顺序分页记账,并按顺序装订成册,然后装上封面和封底。

(3)明细卡每页只填写一种同名称同规格的仪器,不同规格的同种仪器也要分页登记。记录完正面接着用背面。

(4)除“产品代码”和“凭证字号”不详可不填写外,其余各项均应按要求填写清楚。

(5)注意成套仪器其“配件”要记录清楚。

(6)“日期”指该种仪器购进或损坏、丢失或清点时的日期。

(7)“摘要”栏主要说明仪器的来源或变更的原因,填写时应简明扼要,如“县站调拨”“学校自购”“自制”“损坏报废”“丢失”“清点”“移交”等。填写“清点”时,不要同时填写“报废”,可以先填写“报废”,另起一栏再填写“清点”。每填写一次“摘要”栏,相应的其他各栏目应接着及时填写清楚。每行都要填写有结存的数量和金额。

(8)属于调拨、自购、自制的仪器填入“收入(增加)”栏,属于报废、丢失等的仪器填入“付出(减少)”栏。仪器的增加和减少不能填写在同一行,应分开填写。

(9)“结存”栏中的“数量”是指当时现有可用数量(历年的累计数),不包含“另有可修结存数”的数量。

2.仪器档案总册的使用

(1)仪器档案总册:反映仪器的总件数和总价值及每年的变动情况。主要记录每种仪器各学年度配备的情况。

(2)按照学校的配备类别,根据仪器配备标准“基本”栏目中相应的量,填写好各种仪器的配备标准数。

(3)“现有数”系指首次填写本册时实有的仪器数,它包括“可用数”和“可修数”(未报废、修好可用)两部分。其中“可修数”系指《明细卡》中的“另有可修结存数”的数量。

(4)“增加数”栏填当年购置增加的仪器,增加一次填入“1栏”,增加2次填入“2栏”。“减少数”栏填当年报废、丢失的仪器。

(5)每学年度终清点实物一次,把每种仪器的累计数填入“累计数”栏(第一年的累计数=现有数+增加数-减少数;以后各年的累计数=上年的累计数+本年增加数-本年减少数)。因此,每学年度终必须清点实物一次,核查出每种仪器的累计数和金额(金额数从明细卡中算出),最后统计出本学科仪器的总价值,写在封面相应的年份内。即使当年没有增加或减少,也要把上一学年度的数据移下来。

(6)档案总册以外的仪器另造册登记。

(7)总册的数目与明细卡的数目要相一致,与实物数相一致。做到账账相符,账物相符。

即《总册》《明细卡》

“增加数”=“收入(增加)”

“减少数”=“付出(减少)”

“累计数”=“结存”+“另有可修结存数”

“可修数”=“另有可修结存数”

(8)学校自制的教具、学具应集中上柜,核算成本后单独登记造册。

(9)明细卡的填写式样(以托盘天平为例):

(10)总册的填写式样(以托盘天平为例):

二、仪器的使用管理

仪器使用管理的主要工作是做好仪器设备的使用发放和回收及有关的记录。仪器的使用记录档案是开展实验教学的重要依据,必须及时地、完整地做好有关的记录。根据中小学校的不同,记录也有所区别。

1.所有仪器设备的领用、外借、回收都必须通过管理人员办理借还手续。做到发放有登记,回收有签收;按时发放,限期收回。

2.仪器的使用管理中应做好以下有关记录:

(1)《领、借、用教学仪器记录本》

①凡属校外开展实验、本校课外实验活动和非本学科课堂实验教学领、借用仪器的,必须在此记录本上做好登记手续。

②为简化手续,方便教学,本学科任课教师课堂实验教学领用和回收仪器,可直接在《实验通知单》上办理签字手续,不必再在此记录本上登记。

③小学兼职的实验教师自己上实验课使用仪器时,也可不在此记录本上登记,但要登记在《实验教学记录本》的“实验仪器”栏上。

(2)《实验教学记录本》

凡进行实验时必须及时记录开出的实验情况,详细填写《实验教学记录本》中的有关各项。实验类型有:演示、分组、观察、制作、探究、调查实验等。

(3)《损坏、丢失、赔偿教学仪器记录本》

对在实验教学中损耗的仪器应及时处理。在使用中正常损坏的仪器(消耗品除外)由使用者填写并签名,作报废处理;非正常损坏丢失(由教师和学生擅自动用或失职或违反操作规程而造成损坏、丢失)的仪器设备,要查明原因,如实登记,按规定赔偿。

(4)《教学仪器维修登记册》

每修理一件仪器设备,都必须做好修理记录。

(5)《实验通知单》

①每开展一个实验教学活动,任课教师都要提前把所需要的仪器设备开列在“实验通知单”上,交给实验教师做好仪器及药品的准备工作。

②小学只有一个兼职实验教师的,自己上实验课时可不用填写实验通知单,只填写实验教学记录本。

③把实验通知单按学期装订成册存档保管。

三、实验教学的管理

开展实验教学,是实验室建设和管理的最终目标,又是学校教育教学工作的重要环节,也是评价实验教学人员教学工作的重要指标。实验教学档案是实验教学管理的重要内容,在实验教学中我们要着重抓好实验教学计划、实验教学分析总结和实验教学记录等的建立和健全。

1.把实验教学内容列入学校的教学工作计划中,每个学期都要制订有实验教学计划,每个学期都要有实验室工作总结。要求分学期装订成册。

2.按照教材内容和教学大纲的要求,以表格形式开列课程所有的实验个数和实验形式(实验类型):演示实验、分组实验、观察实验、小制作实验、探究实验、调查、课外实验等。根据不同的实验形式组织开展不同的实验教学活动。

3.每做一个实验,都要有详细的记录,记录在《实验教学记录本》中。是学生实验的则要求学生填写好实验报告单。以往填写实验教学记录本时,很多教师填写的过于简单。为此,我们作出了如下的填写要求:

(1)要求每做一个实验填写一页,同一个实验不同班级进行的,要分班级填写,不能合计一页,每项填写清楚。

(2)“实验情况记录”的填写,以往实验教师一般都是写“效果好”或“完成”等没有什么参考价值的记录,为此我们要求所有的实验情况记录都要参照以下几个方面作简要的有选择的填写:①仪器、材料是否准备充分;②装置连接是否正确;③操作是否规范,常见的操作错误是什么;④是否独立完成实验,有无忙乱和观望现象;⑤是否有良好的实验习惯,实验后是否按要求整理好仪器;⑥现象是否明显,读数是否正确;⑦课堂纪律是否良好;⑧实验效果如何,是否达到了实验的目的等。

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