时间:2023-05-24 16:47:52
序论:好文章的创作是一个不断探索和完善的过程,我们为您推荐十篇施工档案管理范例,希望它们能助您一臂之力,提升您的阅读品质,带来更深刻的阅读感受。
1.1存在问题
(1)资料的分散性。从水利施工企业工作布局上看,建设项目分散性强,所有的在建和已完工程,都是水利档案资料的源泉,工程建设项目的时空距离往往很大,如不提前或及时收集资料,很容易导致资料散失。
(2)资料的可塑性。从水利工程建设来看,工程建设是一个资料不断修改、补充和完善的过程,特别是工程从最初设计报告到竣工验收报告,变化很大,甚至面目全非,如不能把最初资料和竣工资料一起收集存档,就会使档案资料“失真”,降低档案价值。
(3)资料的周期性。重大水利工程建设,历时较长,周期性也比较强,这种特点在水文勘测资料中,尤其突出和明显。资料收集过程中,必须做到全面归档,不留余角,否则就会造成盲目收集,后果堪危。与纸质文件相比,电子文件的立卷归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者受传统观念的影响,误认为电子文件不是文件而忽视其归档;或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的依赖性,使其必须借助计算机编目归档,这对不熟悉操作技术的立卷人来说,不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟,容易产生畏难情绪。
1.2解决对策
(1)促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序,建立归档制度。要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域,对电子文件的接收、处置乃至存储工作熟悉掌握,保护电子文件的原始信息,控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性,掌握电子档案信息的收集、管理。
(2)电子文件对计算机有很强的依赖性。如果归档,必须以磁盘或光盘的形式移交,归档范围也不能只是电子文件,还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
(3)电子档案与纸质文档实行“两套制”归档时,应注意验证电子档案与纸质文档是否完全相符。主要是对电子文件的各方面技术状况进行全面检查,包括对文件信息真实性、完整性、可读性分析以及对文件载体性能的检测。
(4)做好归档电子文件的技术处理工作,通过采取技术处理,将已归档的电子文件改为“只读性”文件,从而识别和保护电子文件的原始结构,保证电子文件的可靠性,使之与纸质文件一样发挥社会效用。
2电子档案在保存中存在的问题及解决对策
2.1存在问题
所谓电子文件是能被计算机系统识别、处理,按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上,并可在网络上传送的数字代码序列。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。与纸质文件比较,保存技术上存在巨大差异。
(1)材质差异。纸质档案纸张的耐久性取决于纤维素的性质,档案保护过程中,易受高温、潮湿、酸、酶、氧化剂等引起水解和氧化反应影响;电子文件的载体材料主要是磁性物质和光盘,它除易受高温、潮湿、酸、酶、氧化剂等引起水解和氧化反应影响外,还易受退磁、消磁、磨损、脱落、粘连等影响,直接影响信息再现。
(2)可修复性差异。纸质档案损坏后通过修复手段在很大程度上可以恢复其所记录信息;电子档案损坏后载体上所记录的信息可能会完全或局部丢失,无法读出原始信息,使电子文件失去保存价值。
(3)信息保护的差异。纸质档案载体和记录的信息是结为一体的,保住了纸质文件的形体,以文字记录的信息就得以保存;电子档案信息与载体是可分离的,电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃,甚至被销毁的危险。此外,电子文件信息保护方面还面临一个不可忽视的隐形杀手——电脑病毒。
(4)技术寿命差异。纸质文件一旦形成,其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起,它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关;电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关,更与技术革新有关。根据以上对比,作者认为在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前,它与纸质档案将并存很长时间,另外由于印章和签署是文件生效的主要标志,在目前技术条件下,对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存为宜。
2.2解决对策
(1)鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性,以及电子文件的易修改性,有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档,以确保数据的安全。目前,根据水利施工企业现状,电子文件、纸质文件转化为档案采取“双轨制”是适宜的,归档内容形成“两套制”,即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档,形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。从长远看,在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后,可以尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案,采取以磁、光介质归档为主,纸介质归档为辅的做法,而对那些凭证价值较高的档案,则采取以纸介质归档为主,磁、光介质归档为辅的做法。
(2)以各种形式为载体的电子文件,保存时注意使电子档案远离各种危害,从理论上讲能够长期保存。但是,由于电子文件形成的时间短,缺乏实际贮存的验证。目前,对于长久保存的电子文件,需要注意定期进行复制,以防止信息损失。
中图分类号:C29文献标识码: A
在全社会环保意识不断提高的今天,水电作为一种可再生的情节能源,成为国家保障能源供应的最佳选择之一。一大批不同规模及型式的水电工程项目如雨后春笋,星罗棋布在各条江河上。水电施工企业作为工程建设的主体,掌握了工程建设现场的第一手资料,将成为竣工档案资料的基础,其档案资料质量直接关系到工程质量评优和达标投产考核。为此,水电施工企业做好工程建设的同时,必须做好项目档案管理工作,保证归档的资料质量,为整个水电项目建设和使用增值。本文将阐述水电工程建设项目档案管理的意义和不足,以及更好做好档案管理工作的对策,以供参考。
一、水电工程建设档案管理的意义
1、为工程纠纷提供法律依据
水电工程建设周期长、参与单位多、协调内外关系复杂,各专业分包商多,工序交接繁琐,甚至会遇到不可抗力因素影响。所以,一旦出现一个或者多个问题,时间长了就会累积、演变成纠纷和矛盾,会给工程建设及质量产生很大的影响。比如:工程建设时是否按照标准化的程序施工,有无偷工减料,进场原材料是否合格,中间产品质量是否达到设计要求,单元工程质量是否到达质量标准,进度款是否按时支付,质量缺陷是否按照要求修补和处理等等。这些问题会在工程建设过程形成的资料中反映,每一个施工活动都会形成记录资料。所以,全面、准确的工程档案资料将为纠纷和矛盾的解决提供法律依据和凭证。
2、为工程信息查询提供依据
工程档案是施工活动中形成的大量真实记载,客观反映工程内部结构和联系。包括各分部(项)工程施工方案、措施、隐蔽工程施工、质量验收资料、设计文件及图纸以及工程建设过程中的往来文函等,都能在档案资料中真实的记录和反映。这些档案资料对工程的使用、维修、改建、扩建、拆除具有指导作用,对防范自然灾害的破坏及破坏后的修复建设都有着不可替代的作用,更是预防自然灾害、减少损失的重要手段。
3、施工企业的无形资产
工程档案管理在一定程度上反映企业的管理能力,也是一个企业软实力的集中体现。竣工档案作为水电工程的一个专项验收项目,其档案归档水平会影响到整个工程是否能通过最终的竣工验收,更直接影响到施工企业的合同履约能力。良好的合同履约能力将为企业赢得良好的声誉,帮助企业在激烈的市场竞争中展现雄厚的竞争实力,逐步成为企业的无形资产。
4、开发新技术、新工艺的依据
在国内水电定额调整周期比较长,而物价水平的大幅上涨,为了降低工程施工成本,水电施工企业不得不进行技术开发、技术革新和施工方案优化。因而,要想取得技术开发和革新上的突破,就需要不断从项目施工方案、技术资料中收集各种数据和资料,进行专门的对照、研究、总结和开发。作为技术方案载体的工程档案资料,其内容有可能成为先进的施工工艺产生的前身。合理利用档案,对水电施工企业新技术、新工艺开发具有重要的意义。
二、水电工程建设档案管理的不足
我国水电建设实行流域梯级滚动开发,建设完成后随即交付运营单位运行。在交付运行前,要进行竣工验收。档案验收作为竣工验收前必须通过的专项验收项目,已经引起了项目法人的高度重视。所以,档案管理工作有了决策层的支持,已取得重大进步,也日益趋于规范,但目前还存在以下不足:
1、工程档案管理意识淡薄
为了使水电站早日蓄水发电,尽快为投资方创造效益。业主、监理以及施工企业往往会更注重工程的有形建设,而忽视档案资料的收集整理,没有把档案管理和工程建设同步起来,档案管理意识淡薄。施工企业的项目经理部更是全身心投入施工生产,所有工作都为施工生产工作让路,没有把工程档案管理纳入日常工程建设管理中。特别是在施工阶段面临工期紧、施工任务重等情况下,只重视建设项目的进度、质量和资金的控制,而忽视了工程档案工作的资源投入,从思想意思上没有重视档案管理工作。
2、档案管理工作开展不及时
水电项目档案管理点多、面广、量大,牵涉到较多的部门和单位。比如:施工企业内部各部门、材料采购商,以及专业工程分包商等。在工程建设开工之初,没有及时建立健全、有效的档案管理规章制度,或者建立起来的规章制度得不到有效的落实。档案管理实施细则未及时跟上,对各单位和部门缺乏完善的约束机制。另外,档案管理工作在开工之初得不到不重视,没有在各单位之间形成系统的工作规则,往往会造成执行不到位,出现档案管理工作相互推诿、搪塞、忽视,以及不愿配合、不予支持等不良现象。再者,施工企业项目经理潜意识认为随便一个人都能做竣工资料,因而没有配备具有专业知识背景和实际工作经验的档案管理专职人员,或者专职档案管理员工作主动性不强,没有做到定期收集档案资料,并加以整理。等到工程项目完工需办理竣工验收手续时,再来组织大量的人力、物力,突击补充档案资料,导致工程竣工档案“事后算总账”的被动局面。
3、档案资料质量不高
虽然目前水电施工技术已经达到较高的水平,但是水电工程建设仍需要数年时间。水电施工企业因为工作环境艰苦,导致人员流动性非常大。而档案文件的收集整理工作又具有持续性,各单位对建设过程中形成的资料未及时收集和妥善保管,档案资料不能按规定及时移交和定期整理归档。而且,在施工期间形成的质量评定资料填写不规范、乱涂乱改的现象普遍存在,甚至有质量表格填写错误的情况。这些现象导致档案资料的真实性、完整性、准确性难以控制,从而影响到档案资料的质量。
4、档案管理人员配备不足
因对工程建设档案管理不重视,企业或参建单位配备的档案人员少,多为兼职人员,档案管理人员工作稳定性差,而且对水利工程档案收集、整编、管理等要求不够熟悉,使得水电工程档案管理质量较差,无法达到国家规定的档案管理验收标准。
三、应对水电工程建设档案管理问题的措施
1、提高档案管理意识
为加强对水电工程建设档案的有序管理,在工程项目开始时对企业各部门人员进行档案法律法规的培训和教育,增强工程档案意识,争取各方面的配合与支持,提高他们做好水电工程建设档案管理的自觉性和责任感。尤其要向企业各部门负责人宣传,增强他们的档案意识,树立“依法治档”的观念,争取他们的重视和支持,摆脱档案管理的处于被动的局面。
2、资料管理必备的专业技能
水电工程涉及的专业较多,知识面广。比如:大坝基础处理、坝基开挖与保护、金属结构制作安装、大坝安全监测等。工程档案资料都是出自施工现场一线。做好档案资料管理必须熟悉施工工艺过程和工艺控制特点,了解施工工艺流程,具备一定的的水利水电专业知识。档案资料管理工作是一项集工程建设管理、档案管理知识为一体的复合专业工作,所以必须具备一定的水电施工专业知识、档案专业知识及操作计算机建筑应用软件的能力。
3、提前介入工程建设前期
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 073
[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194(2017)11- 0149- 03
1 前 言
现阶段,为了提高人民的生活水平,促进国民经济的进一步发展,加强公路事业的建设是社会发展的必然趋势。在公路建设的过程中,施工作为重点阶段,该阶段工作直接影响工程质量,但是施工过程中存在诸多风险因素,极易引发安全事故,所以施工企业应当提高对于安全管理的重视,树立正确的管理意识,将施工档案的管理作为重点工作。现阶段,我国了一系列安全档案管理条例,明确指出安全档案管理工作应当贯穿在公路施工的整个过程中,这对于公路施工安全生产档案管理提出了新的要求。
2 公路工程施工生产档案的基本特征
2.1 档案内容及其形式的多样化
就公路施工来说,档案管理贯穿于施工全过程,在公路项目招标、设计、施工及其维护阶段,均会产生大量档案资料,尤其是某些工期较长的公路工程而言,档案资料内容涉及面较广,且形式趋于多样化发展。一般来说,常见的公路施工档案主要包括招标文件、施工方技术文件、工程调整档案、会议文件、质量检测文件及其验收档案等。所以,在公路工程施工中,档案的形式多种多样,且内容较多,这进一步增大了档案管理的难度。
2.2 档案的专业化及其利用价值
在公路施工的过程中,施工技术通常较为先进,在此基础上最终形成的施工档案的专业性及其技术性也较为突出。同时,为了保障各项工序的标准化、统一化开展,实行档案管理具有更大的利用价值。需要明确的是,由于施工档案属于真实的、客观的文件资料,可以全面反映施工企业的管理质量及其施工水平,管理档案在其投标过程中具有十分关键的作用。
3 公路工程施工生a档案的主要问题
3.1 档案资料编号不连贯
在公路的建设过程中,大部分施工人员来自不同的部门,通常来说,施工管理人员能够统一分类不同的档案资料,并对其进行编号,这也是提高档案日后查询便捷性的必要途径,在编写档案编号的过程中,一般依照分类号、项目号或者案卷号进行制定及分类。但是在实际的工作过程中,档案资料编号的连贯性较差,难以依据档案资料做出完整的判断,这对档案管理造成了极大的负面影响,难以及时发现遗漏的档案,甚至存在档案缺失的情况,影响竣工阶段的结算[1]。
3.2 工程档案资料质量较差
逐步提升档案资料的管理质量是当前档案管理应当重视的一大问题,只有在保障档案质量的情况下,才能全面发挥档案资料的根本价值,提升档案管理的管理水平。但是就我国目前的公路施工档案管理来说,大部分档案的质量无法满足施工单位的基本要求,档案质量的影响因素较多,例如难以按照标准化模式整理及其收集案卷资料,工作人员依照个人主观意志开展档案管理工作等均极大的降低了工程档案资料的质量。
3.3 档案管理同公路施工不同步
在公路档案的管理过程中,只有保障档案管理同公路施工进度的一致性,才能保障档案数据的准确性及其有效性,如果二者不同步,不仅会影响公路施工工程的正常进行,同时也不利于档案管理工作的开展。就目前来说,导致施工同档案管理不一致的主要原因即人员紧张以及档案管理难度及其工作量较大,加之施工单位并未制定相关管理体制造成了管理人员的滞后性,难以激发工作人员的工作热情。另外,档案管理人员通常较为重视公路施工质量、成本方面的档案管理,未树立安全生产档案管理的意识,这一情况不利于施工单位施工的安全进行,且容易增大风险。
4 公路工程施工生产档案的完善策略
4.1 完善档案管理制度体系
目前,公路在社会经济发展中的作用更加突出,同时公路建设项目的范围不断拓宽,在公路项目的施工过程中,通常会产生大量的施工资料,为了实现施工档案的有效管理,施工企业应当完善档案管理的制度体系。一方面,施工企业应当在内部建设档案管理体制,改变传统的管理方式,引进先进的管理技术,创新管理手法,实现档案的标准化管理。另一方面,随着社会的发展,精细化管理是各个领域管理中不可或缺的管理方案,公路档案的精细化管理是提升管理质量,保障档案管理同施工进度一致的主要手段[2]。
4.2 实现档案的统一化管理
如果公路工程量较大,就应当在编制档案资料之前,同相关管控机构进行沟通与交流,明确档案管理的重点,需要指出的是,不同的建设项目应当统一化编制档案,尽可能避免出现多种管理标准这一情况,以此才能保障档案管理工作的合理进行,保障档案的质量,为公路施工期间或者工程竣工期间的质量检测工作创造良好条件,也为管理人员的查找提供便捷性。
4.3 强化安全生产管理档案
由于公路施工的技术性较强,所以公路施工档案具有一定专业性,在施工档案的管理过程中,管理人员应当保障档案的分类整理及其高效利用。施工单位应当意识到管理人员的素质直接影响档案管理的水平,并且在招聘期间将人员的专业水平纳入重点考察范围,同时强化档案管理人员的培训力度。同时,作为档案管理人员自身应当树立正确的思想观念,正确、积极面对自身工作,重视个人管理,重点建设安全事故档案资料管理数据库,尤其是针对施工过程中的安全事故,应当进行事先分析,并针对存在的风险提前制定安全档案管理的应对方案。在实际工作过程中应当将以下几点作为切入点。
首先,针对公路施工过程中已经发生的安全事故,档案管理人员应当依据事故发生的地点、原因、时间等详细记录,并制定为专项性的专题目录。档案管理人员应当强化对于安全事故信息的采集工作,将以往本单位或者其他单位发生的重大安全事故整理为文件,并依据其具体形式进行划分以目录形式呈现,然后依据档案目录制定专题,比如机械事故、运输事故、基坑事故等,为公路建设过程中不同安全事故资料的查找奠定基础,保障自身安全生产档案管理的有效性[3]。
其次,针对施工企业或者相关公路施工单位所进行的公路施工安全档案,档案管理人员应当将全面收集资料并纳入专题管理中。需要提出的是,档案部门的管理人员应当参与事故处理的全过程,一方面,主动收集安全事故的发生原因,并协助分析有效的理方案,避免偶然事件的发生阻碍施工的正常开展。另一方面,档案管理人员应当在了解安全事故的基础上准确记录,避免主观意念,同时依据先后顺序将其编制入库,形成完善的档案管理库。
最后,档案管理人员应当强化其同相关监管部门的联系,向其了解安全生产档案管理的要点,并向管理机构提交本单位安全生产管理档案。然而,仅仅依靠公路施工单位安全生产档案管理部门的管理,并不能达到实际要求,施工企业应当积极建设档案信息库,将信息采集工作纳入重点考察范围,通过系统化的管理模式发挥安全生产档案管理在公路施工过程中的积极价值,并将其作为企业管理水平的评价标准之一。
4.4 安全专题档案教育作用
通过多种宣传模式凸显安全管理档案的基本作用,一方面,组织员工开展安全生产法制讲座,在安全档案学习之后,使其明确安全生产的重要性,在不断规范自身行为的同时,也能辅助相关档案管理人员开展档案管理工作。另一方面,全员员工应当以安全生产档案作为依据,开展安全知识教育,明确事故隐患、安全的施工技术等,使工作人员明确安全生产的基本常识,全面凸显安全专题档案的教育作用,这也是促进安全生产档案管理的长远发展的必要途径[4]。
5 结 语
一般来说,公路工程施工跨越周期较长,施工工程各个工序的也较为复杂,在实际的施工过程中,也容易出现工程变更的情况,所以公路施工对于档案管理的要求较高。另外,在不同的施工阶段,档案资料的管理重点也不同,档案管理的内容较为广泛,形式复杂,为了达到施工档案管理的根本目标,管理人员应当不断提升自身水平,明确档案管理中存在的问题,并逐步完善,以此全面发挥档案管理在公路安全施工中的价值,促进我国公路建设事业的健康发展。
主要参考文献
[1]赖予莹.高速公路施工单位竣工档案管理研究[J].建筑工程技术与设计,2015(13).
中图分类号:C29 文献标识码:A 文章编号:
引言:近年来,随着我国经济的高速发展,我国的电力事业发展也迎来一个发展的良机,而对于输电变电工程施工企业来说,输电变电工程项目是其工作的重要部分。而随着电力工程的筹备招标以及设计和施工等等工作的逐步展开,而导致大量的关于工程信息的产生,而且这些信息中诸如项目其相关的合同文件以及照片图纸和录像等等这些信息会对电力工程的开展而产生重大的影响。因此,应该对其采取实际有效的措施而对这些信息加以处理,也即是对信息的收集、分类以及加工、过滤和归档储存等等,而这些便是档案的管理工作。对于走向21世纪的社会来说,随着经济的发展,信息的管理工作也显得是越来越重要,信息资源的系统管理就可以纳入档案的管理。对于输电变电工程施工企业的档案管理部门来说,档案的管理工作是应该是属于一项政策性、机密性以及专业性较强的工作,所以输电变电工程施工企业的档案管理部门人员应该要充分认识到档案管理工作的重要性。,熟练掌握档案学专业知识,提高新时代新时期档案工作科学管理水平和服务中心工作的能力。
1. 输电变电工程施工企业档案管理的主要性
目前,对于我国的电力发展来说,由于电力工作的复杂性以及电力工程涉及面广的问题,这使得输电变电工程在施工中容易产生众多的信息,如施工的工程设计,施工的财务问题等等,因此,为了很好的对这些信息进行管理,那么就少不了信息的存档,也即是档案管理。
对于档案管理工作来说,最重要的那就是对信息的处理方式,也即是以收集、分类以及加工、过滤和归档储存等等方式对信息进行处理,而且会在以这些活动为基础,而去提炼出对输电变电工程施工企业项目有价值的信息,而去辅助工程项目的控制和管理,而这些活动就涉及到了输电变电工程档案管理的主要目的。输电变电工程施工企业的档案管理,也即是指在电力工程项目的全生命的周期管理过程中, 对工程有关信息收集以及加工和输入、输出活动的工作的总称。档案的管理能够直接的影响到工程项目的管理效率、风险和质量以及工程的成本;对有效有序以及有组织的对工程项目的全生命周期的信息资源的管理利用也是大有好处,这对电力企业的发展和壮大而言也是具有重要意义的。
2.输电变电工程施工企业档案管理存在的主要问题
对于目前我国的输电变电工程施工企业档案管理存在的问题主要可以从对档案管理的系统上以及档案管理的工作人员还有档案管理的配套设施上做一个简要的分析:
档案管理上不够系统。在对工程施工企业档案管理不够系统,主要还是由于档案的管理工作人员对档案的管理不够重视以及档案管理缺乏了系统完整性的管理,这就会造成输电变电施工企业档案的数量以及档案内容的信息资源上的不齐全。这样导致的后果就是档案信息的失真而不能让档案发挥出其该有的真正的作用,不仅如此,这还会让输电变电企业对档案保管以及征用产生一定的麻烦和困难。
输电变电工程施工企业档案的管理人员的素质不高以致于档案的管理力量不强。在工程施工企业档案管理中,各企业虽然都制定了适用于本企业的档案管理制度以及档案管理人员工作职责,但是真正的涉及到了本单位的档案管理的制度以及职责还是较少的,而且最重要的是没有相关的管理制度对档案管理人员进行检查和考核,这样使得档案的管理不够专业而会产生了各种档案管理的问题。
档案管理的档案配套设施不够完整。企业档案管理的配套设施不够完整,会使得首先就档案本身可能会受损坏而其会导致档案的寿命降低以及档案的无意破坏情况增多。还有就是会使得档案遭到有意破坏以及档案机密容易被盗窃泄露。最后也就是档案容易出现混乱以及热为的的损坏以及破坏,这对于档案的的管理来说也是极其致命的。
3.提高输电变电工程施工企业档案管理效率的措施
对于输电变电工程施工企业档案管理来说,要想提高档案的管理效率,从而让档案管理工作能够真正的发挥出其应有的功能,那么可以从以下方面入手:
3.1转变观念,提高对输电变电工程施工企业档案管理的认识
转变输电变电企业档案管理的观念,提高对档案管理的认识,这也就是说,输电变电工程施工企业的档案管理工作人员应该重视档案管理的工作,也就是树立为企业发展为中心,塑造好自身的形象,进一步的搞好输电变电工程施工企业档案管理工作,也即是要开发关于输电变电工程相关的档案信息资源,主动地服务。以及加强企业档案的管理工作认识,加深对输电变电企业档案管理的经济效益和社会效益的认识,激发出输电变电工程施工企业档案管理工作人员的积极性。
3.2系统化的档案管理以及提高档案管理人员素质
这方面主要讲的是要对输电变电工程施工企业的档案进行系统化管理的同时还应该要加强对档案管理人员的素质的建设,简单来说,输电变电工程施工企业档案的系统化的管理才能铸就档案的信息资源的齐全以及专业;对档案管理人员素质的提高才能使得档案质量的提高。
输电变电工程施工企业档案管理系统化的实现主要可以从计算机技术运用来进行,计算机技术的运用可以使得档案管理数字化以及信息化,这同样也是现代信息社会对档案工作的要求。
人员素质的提高那就得依靠单位的重视以及精神文明的建设,通过时间和实际努力是可以做到的。不仅如此,还应该要注意加强对干部档案工作队伍建设,充分发挥他们的对档案管理工作的积极性和创造性,提高电力企业档案管理的工作效率以及提高档案质量。从而使得输电变电工程施工企业档案管理工作的科学实用,而起到其应有的作用。
3.3健全档案管理制度
对于输电变电工程施工企业档案的管理工作而言,健全的档案管理制度那是档案管理的重中之重,但在制度的制定应该符合以下的要求:
合法性。主要是指输电变电工程施工企业的档案管理规章制度应该是合乎国家相关法律的规定,以及符合输电变电工程施工企业的特点和档案管理实际,这也就是要求制度的合法性,合理性、科学性。
档案管理制度的简明实用。这也就是要求输电变电工程施工企业制定的制度法规应该具有可操作性强,而且是其方便实用、简便易行的特点,符合企业档案管理的需要。
档案管理制度约束的双向性。也就是说输电变电工程施工企业档案管理的制定不仅仅只是针对员工,而是要求其能够既约束领导又约束职工,也即是要求施工企业制订的制度应该具有公平公正性。
档案管理制度的执行严肃性。这也就是要求施工企业档案部门制定的档案规章制度能够做到的真正的执行也就是能够做到有功必赏、有过必罚,使得制定的制度具有权威性。 3.4要加强对档案管理配套设施的建设
加强对输电变电工程施工企业档案管理的配套设施的建设主要指的是要利用现代化的技术,也就是要求能够尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段,提高对输电变电工程信息档案工作的效率和水平,其中最主要的就是对计算机技术的利用,下面对此进行简单的分析:
计算机的技术的利用也就是要做到对输电变电工程施工信息档案的细致管理,实现档案计算机辅助管理的目标,提高档案管理的效率,降低人为的失误率还能够做到对档案的全程监控以及对档案的安全防护。
对输电变电工程施工企业档案的计算机管理,也就是要利用计算机的数据库技术、数据压缩技术以及高速扫描技术等现代的技术手段,将我国的纸质的传统介质的输电变电工程中信息档案作为备份的文件,采用电子档案进行管理,这样在能形成系统组织成具有有序结构的电子档案信息库同时也能做到不依赖于计算机信息库,使得输电变电工程施工企业档案管理实现了现代化的管理模式,做到档案管理的规范化。
结束语:总之,对于输电变电工程企业的档案管理来说,它是工程信息资源系统的重要组成部分同时也是电力企业发展的组成的重要部分,是电力企业档案信息系统的基石。所以,在我国改革开放促进经济的这个新的历史大背景下,输电变电工程施工企业的档案管理工作必须要联系这个新的时展的要求,要从观念上对档案管理工作有所更新,采取有效措施,积极探索档案管理现代管理模式,促进电力企业的档案信息工作的建设,为电力企业的发展奠定雄厚的基础。
参考文献:
Abstract: strengthening the project construction of archives management, ensure the project construction management files of complete, accurate, system, security, is file personnel department or the important functions of the librarians, engineering construction project itself is the need, also is the requirement of the archive department. This paper studies how to strengthen the construction file management.
Keywords: construction files; Management; measures
中图分类号:TU7文献标识码:A 文章编号:
建设工程项目施工档案是项目工程施工管理过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史资料记录。有序地管理好工程施工档案,开发利用项目施工档案信息资源,创新档案服务机制,积极主动地为工程施工管理服务,应侧重做好思想和业务上的充分重视。
一、将工程档案管理工作提到足够重视的程度
工程项目施工建设过程中,产生和形成了大量的工程施工档案资料,真实地记录了工程施工建设的活动情况和建设成果。有的施工单位对内业资料不太重视,到工程完工后,即将交工验收,才开始慌忙整理,有时甚至连原始资料都难以找到,给档案资料整理归档带来很大难度。造成这种被动局面的主要原因有以下几种。
一是认为收集、整理、保管资料是件苦差事、技术含量低的工作,没有人愿意去干或者随意安排没有经过培训的人员上岗。没有配置专职、合格的档案工作人员,内业资料分散于工程技术部、试验室、合同管理等部门甚至个别工程施工人员手中。
二是工程到了收尾阶段,大部分人员特别是相关技术、管理人员又撤离到新的工作岗位。留下的人员对档案资料不熟悉,加之有些资料签字审批手续不完备,需要建设、设计、施工单位或监理人员会签审核,人员很难一起召回,拖延了档案资料整理归档时间。
三是由于工程施工建设中不注重资料收集,为后期资料整理带来巨大的工作量。由于对内业资料不重视,造成一系列的不良后果。其一,拖延了工程交工时间。其二,耗费大量人力、物力、财务。其三,为项目档案管理带来较大难度。其四对工程质量检测单位资料审查带来难度。因此施工单位应在工程建设施工过程加强档案管理工作,自始至终配备专职、合格的档案员或资料员,做到工程完工短时间内将内业资料整理结束,为交工验收做好准备。
二、抓好档案管理收集、整理、保管、利用工作
一是档案的收集。收集工作是做好档案工作的第一个环节,也是最基本最重要的环节。要收集齐全、完整的工程档案材料,要注意以下几个方面:其一,关口前移, 建立文件质量控制机制。关口前移,就是指施工档案资料工作,要从文件形成开始,把好档案材料来源的质量关。把好档案资料质量关,关键是建立健全质量控制机制:建立岗前培训制度,将档案业务培训作为施工单位人员上岗的必修课;把档案管理纳入相关人员的岗位职责,建立考核奖惩制度;同步检查,实施档案资料质量的全过程跟踪管理。其二,全过程的收集。从工程前期的准备、勘察到设计、施工、竣工验收等各个阶段各个环节以及工程竣工后交付、保修回访的整个过程中,形成的有查考利用价值的以文字、图表、声像、电子文件等记录形式的档案材料,都要注意收集积累。其三,全员参与。在整个工程施工过程中,所有参与人员都要重视工程档案收集工作,以保证一项工程形成完整的档案材料。有价值的档案材料往往产生于一线人员手中,档案部(资料部)不一定了解到。有时当事人随手毁掉的一张图、一张纸或一个数据,可能就是一份对以后有重要查考价值的档案材料,一旦毁掉无法弥补。其四,广泛收集、积累。为了使档案材料齐全完整,在收集阶段宁多勿少,不要轻易放弃。收集以后再进行分析、审查、鉴定,决定其取舍,但必须是在收集齐全的基础上完成。其五,做好收集阶段的管理工作。在档案的收集阶段,由于工程还在施工进行当中,收集工作也在不断继续,这时已经收集和积累的有关材料还不算是工程的完整档案。为了便于保管和利用,要档案管理的原则、方法进行整理,建立临时案卷。待工程结束竣工后,将所收集到的档案材料重新进行鉴定整理,按照工程项目和档案的内在联系组卷立档,保证其准确性、完整性、系统性、可靠性,移交档案管理部门,做好管理和利用工作。
二是档案的整理和立卷。工程施工档案资料的鉴定、整理、立卷是对档案的最后一次筛选加工及组合定位,关系到档案的完整和内在质量以及能否及时准确提供利用的问题。因此,首先要对收集到的档案材料进行鉴定,根据每份材料在今后的利用价值,决定其取舍。对无保存价值的或价值不大的坚决剔除;对有保存价值的一定保留。在鉴定的基础上,对档案进行立卷保存。立卷工作要遵守档案成套性原则,保持档案的内在联系,使档案内容不断线,能够完整地反映一项工程的施工概况和施工成果。
三是档案的管理和利用。档案材料在经过立卷以后,就处于定位状态,等待利用。在工程施工过程中有关人员要有档案利用意识,要善于利用档案。信息时代的到来,知识和信息越来越成为比资产更重要的资源,档案部门作为社会信息产业的组成部分,正面临着机遇与挑战。档案工作要发展,仅靠传统手工管理己不能适应信息社会对档案信息资源的需求。结合我司实际情况,为适应社会主义市场经济需要,为适应建筑市场竞争的需要,建立了信息化平台,工程建设施工档案管理工作由传统的手工管理逐步转变为计算机管理,并加强各项事务管理,促使档案管理现代化。利用计算机技术,有计划、分期分批地把纸质、胶片、录音、录像档案数字化,使工程项目施工档案信息与现有档案资源数据库并网,将己有的数据库与各分公司及分支机构档案资源实现互联,大大提高资源利用率,实现自动化管理,提供方便、快捷的利用服务。
3.结 语
总之,工程项目施工档案是工程建设项目的宝贵财产,是工程建设者智慧的结晶,是历史的真实见证。施工企业应该充分认识到工程项目施工档案的重要性,档案工作者和工程建设者都应该本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的宗旨,共同做好工程项目施工档案管理各项工作。
参考文献:
一、目前我国建筑工程项目施工资料档案管理所存问题
近年来,随着我国信息技术的不断进步,国民经济经济水平的提高,在建筑行业上所实施的管理也更为严格,同时建筑市场也开始向规范化与信息化方向发展,但是在其发展的过程中,在施工资料档案管理方面仍旧存在以下几点问题:第一,施工综合管理资料原件不够齐全,同时工程项目的质量验收资料也不是很齐全;第二,施工验收资料的格式与工程项目竣工文件的编制等不够规范;第三,在施工原始资料的书写上不是很规范,在交接工程资料的时候不够及时;第四,在施工记录资料的填写与记录评价上存在着一个普遍的现象,即信息不够真实,未按照相关的规定要求来实施一定的计算工作,为实施档案的审核以及归档工作,最终使得档案管理水平和质量一直得不到提高。
二、加强建筑工程项目施工资料档案管理的相关措施
(一)事前管控
所谓事前管控就是指从施工资料的形成开始进行管控,着重控制档案资料的来源,并把好质量这一关。在该阶段进行管控时,首先应该构建一个健全的质量管控制度,在组织上确保该项工作得以正常且有序的实施,具体措施主要如下:
第一,前期管控。首先应该进行工程项目编码的区分,编制相应的编码系统,明确工程项目中单元工程、单位工程以及分部工程等;其次,制定统一质量验收表格与记录表格,确定工程项目中各种信息记录表格的统一格式,在确定以后不可随意进行更改,以免对工作带来一些不必要的麻烦;最后,进行施工资料档案范围以及要求的编制,并确定资料的收集方式以及整理方式等。
第二,构建完善的管控结构以及制度。首先进行资料档案管理机构的构建,制定相应的管理制度,统一领导与管控工程项目施工资料档案各项业务工作;其次,构建相应的管控网络,确定管控人员,把工作具体落实到每一位工作人员的身上,同时还要确定管理工作的具体程序,构建相应的考核奖惩机制;最后,进行岗前培训机制的构建,加强档案管理人员管理技能的培训与教育。
第三,在建筑工程项目施工之前,管理部门应该基于事前所制定的计划方案,加强实施档案管理工作重要性的宣传,在管理人员在资料收集工作与整理工作时,应该实施监督、指导以及检查。同时还应下发关于施工资料管理细则的宣传单,通过这种方式使参建单位与工作人员能够重视施工资料档案管理工作,继而为该项工作的实施创设一个良好工作环境。
(二)事中管控
第一,建筑工程项目施工之前,应该收集工程项目施工审批表、施工图纸、施工组织设计、施工许可证以及相关的地质勘查报告等各种资料,通过对施工图纸的了解与熟悉,将施工中所需的各种材料送至实验室进行检验,并在施工之前,取出各种施工材料以及配合比检验的相关报告,对各施工方案以及施工组织等进行图纸的会审,明确施工单位的资质。同时还应和建设单位进行配合,做好相应的开工报告以及报建资料,并将材料报告送至监理部门。在施工中若需要进行塔吊工作,则应报送相应的塔吊施工方案,并根据质检部门的相关要求,收集各种安全资料。
第二,收集并整理施工过程中各分部工程的相关资料,其主要包括以下几个方面:一为收集并整理施工试验资料,做好施工的记录工作以及工程隐蔽验收的记录工作,在工程项目施工之前,应该按照施工组织的具体要求,对施工原材料进行试验,并做好相应的计划方案;在隐蔽工程的验收记录中,可借助于表格把隐检的项目、具体内容、意见、项目质量情况以及相关的复查意见等记录好,但凡隐蔽工程验收质量不达标的,不可实施下一道工序,由于施工记录是对工程项目整个施工过程所进行的记录,因此在该环节中,其记录必须要完整且详细。二为设计变更资料的收集与整理,在该过程中,应该注意两个方面的内容,即采取分专业整理的方式与注明好图纸中所修改的内容。三为做好工程项目中各分部项目施工质量资料的收集、编写以及整理工作,由于分部项目质量验收在基于分项工程验收合格所实施的,因此在这一环节中,主要的任务就是检查主体结构功能以及质量等是否满足施工规定,可通过施工单位、建设单位、监理单位以及设计单位等来共同进行验收,从而确保资料的完整性。
第三,收集与整理施工日志,做好相应的技术交底工作。在技术交底工作中,不仅要确定工程项目安全要求以及质量需求,同时其交底的内容应满足相关的法规以及工程项目施工要求,做好相应的记录工作,通过书面的形式来进行签字,完整地将技术交底工作资料归入到工程项目资料档案中去。在施工日志资料收集与整理过程中,应逐日进行填写,确保其可将施工现场的实际生产状况准确且真实地反映出来。此外,在工程项目验收过程中,还应收集并整理施工竣工记录,进行竣工图的编制,查看资料档案的完整性、准确性,对于所存问题应该及时提出相应的整改策略,并且限期进行整改。
(三)事后管控
在该环节中,主要包括两个方面的内容,即资料的归档以及移交。在建筑工程项目施工资料档案归档中,必须要确保其可将工程项目整个建设过程所产生的文件资料准确且真实地反映出来,所归档的这些文件必须要通过分类收集与整理,继而将其组成为满足要求的相应案卷。在进行工程资料移交时,应该基于工程项目具体的规范要求,结合施工当地档案管理的规定来实施移交工作,从而确保施工资料档案管理的完整性、及时性、准确性以及真实性。
近几年,随着信息技术的进步,社会经济发展速度的加快,在建筑工程项目施工资料档案管理上,开始广泛应用电子档案管理的方式。因电子文件具有信息可变性、信息存储高密度、信息非人工识读性以及系统依赖性等特征,对此,在管理过程中,还应确保电子文件的可读性、安全性、系统性、原始性、完整性以及真实性等。同时在管理过程中,还要对数据压缩、电子文件格式转换以及文件图片处理等进行不断地规范,继而进一步提高电子文件管理水平。
结束语
综上所述,建筑工程项目施工资料档案管理工作是一个比较复杂的工程,所涉及到的人员、内容以及部门等均较多,因此在管理过程中,为了确保施工资料档案的准确性以及真实性,必须要对工程项目进行全过程的跟踪监督管理,同时还要构建相应的管理机构,完善相应的管理制度,加强管理人员技能的培训,强化对施工过程的管控,把好工程项目竣工验收这一关,从而保障施工资料档案的准确性与完整性。
参考文献:
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[2] 张蕾.建设工程施工项目文件资料的归档及质量控制[J].山西建筑,2009,35(19):209-210.
随着我国社会主义市场经济的持续发展,城市化进程的加速,管道燃气在城市中已相当普及。燃气工程在建设前期决策、工程勘察设计、施工准备、施工及验收、工程后评价等阶段均会形成大量的、各种各样的文档材料。其中施工及验收阶段所形成的档案资料对运行工作影响最大。本文仅从运行管理角度浅议燃气工程施工及验收阶段档案管理工作。
1.燃气工程档案的重要性
燃气工程是城市基础设施的重要组成部分,燃气工程档案是一个城市燃气发展建设的历史记录,它不仅是城市建设的基础资料,也是国家重要技术档案,它的准确性、完整性会对城市燃气事业的发展、管理和城市的建设规划起到重要作用。另外,在燃气企业运行管理中,运行管理人员必然对所施工的燃气工程有全面、细致的掌握,燃气设施的巡线、维护、检修、抢修等均需建立在对燃气设施的准确掌握基础之上。目前我国建设工程的管理体系中建设与运行管理往往是两个部门分别进行,虽有交叉,但运行管理部门对燃气设施的了解主要来源于工程档案资料。工程档案资料不全、不准对运行维护抢修造成较大影响的现象时有发生。而且,施工阶段的档案直接反映施工过程中的真实情况,是查找燃气设施质量问题可追溯的证据资料。因此加强施工及验收阶段的档案管理工作不论从城市基础设施建设方面,还是从燃气设施运行管理方面都具有非常重要的意义。
2.燃气工程档案管理方法
2.1建立统一的档案管理组织体系。
加强对档案工作的集中统一管理是燃气工程档案齐全、完整、规范的重要保证。遵照统一领导、分级管理的原则,由燃气企业成立档案管理工作领导小组,负责统一协调档案管理工作。由总工程师担任组长,具体工作由工程建设部门牵头,运行管理部门参加,吸收监理单位、施工单位主要负责人进入领导小组。制订档案管理工作领导小组及内部成员单位、人员关于档案管理的工作职责,内部成员单位将职责落实到具体的某个人身上,要做到哪个部门出现问题都要有人负责,有组织,有制度,有具体实施责任人。
2.2齐抓共管,密切合作。
档案管理工作领导小组根据工程阶段性情况对工程建设部门、施工单位、监理单位的资料进行检查,及时纠正资料收集整理过程中出现的问题。特别是资料整理不及时,后补资料的现象必须得到制止和纠正。领导小组定期(如2个月)召开会议,研究解决各单位档案资料填写、收集、整理过程中出现的问题,并对各单位的档案工作进行指导。无论是在工程各阶段还是单位内的各个部门都能保证文件材料不落后、不疏漏、不散失,使档案管理工作达到了系统化、规范化、标准化。
2.3 转变观念,超前管理。
由于燃气工程的特殊性,燃气设施检修抢修对燃气工程档案资料的依赖性,燃气企业运行管理部门提前介入工程施工过程中,主要职责是监督检查与运行有关的资料的完整性和准确性。工程建设管理部门、监理单位、施工单位及运行管理部门均需转变观念,开阔思想,创新工作。监理单位及施工单位应接受运行管理部门对档案资料的检查指导,主动地和运行管理部门联系,更好地完成资料填报、收集、整理工作。
3.燃气工程档案分类
从档案管理角度讲,原有的档案分类方法非常好,条理性强。但从运行管理角度讲,可能在使用上有不方便之处。比如运行管理时所用的资料比较少,但其分散放于各卷档案之中,查找起来不能一起拿出,有时可能会产生越忙越找不到关键资料的事件。将存放时间要求不同的资料混编在一起,也不利于到期档案资料的消毁。因此,考虑到燃气工程资料的重要性,结合档案存放时间要求及便于运行时查找,笔者认为将运行管理中用得到的档案资料单独归档,独立成卷是较实用的分类归档方法。
经过分析,与运行管理有关的在工程施工及验收过程中形成的档案资料主要有:
1)图纸会审记录、技术交底记录;
2)工程变更单(图);
3)材料、设备、仪表等的出厂的合格证明、材质书或检验报告;
4)阀门试验记录;
5)焊接记录;
6)焊接外观检查记录和无损探伤检查记录;
7)隐蔽工程记录;
8)管道吹扫记录、强度和严密性试验记录;
9)工程竣工验收文件(各项工程的程序验收及整体验收记录);
10)工程竣工报告;
11)工程保修书等;
12)竣工图纸:竣工图应反映隐蔽工程、实际安装定位、设计中未包含的项目、燃气管道与其它市政设施特殊处理的位置等。
4.需重点注意的事项
燃气工程转入运行阶段后,竣工图纸在所有档案资料中使用频率最多,竣工图纸必须在资料收集整理时作为重中之重加以注意。竣工图纸的编制与审核应注意以下几点:
4.1 随着人民生活水平的提高,人民对各种城市基础设施的需求越来越多,城市街道及生活小区中布置了多种管道(线)。设计时对燃气管道的定位在施工中经常发生变更。竣工图纸必须真实反映管道的位置及标高。竣工图中除标出管道的坐标,还应重点标出参照于永久性建(构)筑物的相对位置,标出管道的埋深及坡向、坡度,及标出管道材质,管径等指标。
4.2 在施工过程中紧随施工进度绘制竣工图。避免管道回填隐蔽后无法确定相关数据。
4.3 监理单位、工程建设管理部门及运行管理部门应随时检查竣工图纸的绘制情况,避免出现重要数据遗漏现象。
4.4 所有竣工图均应加盖竣工图章。
竣工图章的基本内容应包括:“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。
竣工图章应使用不易褪色的红印泥,应盖在图标栏上方空白处。
4.5 利用施工图改绘竣工图,必须标明变更修改依据;凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变,或变更部分超过1/3的,应当重新绘制竣工图。
4.6 不同幅面的竣工图纸应按《技术制图 复制图的折叠方法》(GB/10609.3―89)方法统一折叠成A4(297mm×210mm)大小,图标露在外面。
随着建筑施工工程项目资料数量的不断增多,建筑施工企业的质量状况不佳现象也十分突出。一般建筑施工企业的工程档案应当包括准备阶段建筑施工文件资料的整理工作,施工过程中有关工程文件资料的审核工作,项目竣工验收阶段文件资料的递交工作。通过目前建筑工程资料的相关数据表明,建筑企业档案接收的范围和内容在随着建筑业的蓬勃发展不断扩大,但是建筑施工企业往往不注重档案的鉴定工作,忽视建筑档案的归档范围,容易导致一些具有保存价值的工程资料的遗失和一些无价值档案混入档案的管理中,导致一些有归档价值的工程竣工验收、工程结语和工程结算等重要资料归档不全,阻碍了建筑施工档案的有效利用和优化管理。施工人员档案意识的淡薄也容易导致建筑施工的质量问题无法得到有效保障,使得档案的收集整理工作错过了最佳时机,这给建筑工程档案资料的归档问题造成了不可弥补的缺憾。
1.2建筑施工单位的档案资料缺乏真实性和有效性
绝大多数建筑施工单位在形成档案资料的过程中常常因为档案保管当导致档案资料不慎丢失或者因制作份数不够导致在移交建筑竣工文件时经常用复印件代替。还有的会因为建筑项目负责人不在施工现场导致一些重要的审批文件和竣工图章的签字工作不完善,施工单位工作人员随意代签的现象极为普遍,造成建筑工程档案资料的真实性和法律效力的降低,不利于顺利进行建筑施工企业管理工作的开展。
1.3建筑施工单位对企业资料重视不够,归档不及时
传统的建筑施工档案管理方式已经难以适应现代化建筑企业的发展要求,建筑施工单位对企业资料的重视不够,使得企业档案归档十分不及时。由于整理资料是件苦差事,因而管理人员不愿意去认真细干,以至于在建筑工程的收尾阶段,绝大多数技术人员往往撤离到了新的工作岗位。建筑施工单位的一般项目部往往缺少专职的档案管理人员,使得建筑企业资料往往分散于各个岗位人员手中,建筑工程后期人员的陆续撤离使得施工单位留下的人员不熟悉建筑施工企业的档案资料,使得档案资料的签字手续极不完备,监理人员或者施工单位往往不重视亲笔签字活动,拖延了建筑施工单位档案资料的整理时间,造成了建筑施工档案的遗失和档案的损坏,进而影响了工程档案归档的及时性。
2完善建筑施工企业档案管理工作的对策探究
2.1完善档案管理人员的责任机制
国家相关部门应当向建筑施工项目的管理人员大力宣传《中华人民共和国城市规划法》、《中华人民共和国档案法》,使得施工项目管理人员能够熟悉和掌握《建设工程档案管理条例》和《城市建设档案管理规定》等法规文件。项目管理人员还应当明确档案管理人员的职责,增强建筑工程档案管理人员的法律意识和档案管理意识,完善档案管理制度和建筑工程标准,尤其要贯彻工程档案管理工作的落实,实现纳入工程施工程序计划管理、有关人员的岗位职责和工程项目竣工文件的收集、整理、归档、移交的三纳入制度和布置施工任务、编制工程档案和工程施工进展的三同步制度,确保项目施工过程中档案文件的积累、整理、归档工作职责明晰,有法可依,有章可循。
2.2确保工程档案资料的真实性和有效性
为了确保建筑工程形成文件材料的真实性和准确性,项目管理人员在建筑项目施工过程中,应当依照相关法律规定明确工作人员的法律责任,由项目责任人员负责签字工作,绝不允许代签问题的出现。对于确实因为特殊原因不能进行亲笔签字的,项目责任人员需要出具委托授权书,保证授权委托书与同竣工文件归档保存的一致性。在形成建筑施工档案的过程中,应当防止数据或者文字表达错误的出现,一旦发现问题,责任人应当立即修改,保证档案资料的真实性和合法性。在建筑项目实施过程中,项目管理人员应当将档案工作融入工程建设的全过程,积极开展自查工作,进行工地的文明考核,跟踪调查工程档案资料的形成和进展情况,限期整改检查出的档案管理问题。同时还要注意做好建筑单位文件材料的归档工作,对不同的建筑工程项目进行系统性的整理工作,提升档案管理的法律效力和真实性。
2.3增强档案意识,确定施工企业工程档案适当的归档范围
建筑施工企业工程档案的归档范围应当包括:在工程准备阶段的档案文件材料的整理工作,主要有建筑工程开工审批表的填写工作,建设单位和设计单位的施工图纸的审核工作,建筑工程的规划许可证的申请工作等,做好施工图纸的会审工作和技术交底工作;在施工过程中,还应当做好施工文件材料的整理工作,制定好原材料汇总表,施工设计变更图的修改和完善,建设单位与施工单位检验报告的工程定位测量记录、工程洽商记录、工程质量事故处理记录和隐蔽工程验收记录等;在建设项目竣工验收阶段,还应当正确移交竣工验收报告、详细的竣工图和竣工验收证书等。项目管理人员应当严格按照归档范围做好工程档案的收集整理工作,明确建筑施工企业工程材料的归档范围,进而保证建筑施工工程档案的完整性和科学合理性,实现建筑施工档案的优化管理。
2铁路客运专线项目档案管理存在的问题
档案资料的收集,是一项持续性的工作,因为建设单位所负责的具体项目不同,参与时间存在差异,相关资料的的标准规范并不统一。项目档案整理不规范,甚至会出现有关资料缺失的现象。这给项目档案的整理工作,带来了包括资料收集分散、收集的资料与相关工程的建设实施脱节,资料难以归纳整理等直接影响。铁路客运专线项目的档案管理,还存在档案制度不够健全,档案管理工作滞后于项目工程建设。虽然,我国铁路管理部门对铁路工程建设的档案管理,制定了制度标准,但是,随着时代的快速发展,以前老旧的制度标准,已经难以满足现代化的铁路工程建设。一些铁路工程施工企业,没有建立起企业自己的工程档案管理部门,在铁路工程的项目建设中,也没有将项目档案的建设和管理,纳入到企业建设项目中去,严重影响了企业建设工程与项目档案的进度同步。没有专门的档案管理部门对施工档案进行管理,造成档案收集管理缺失,等到项目竣工的时候,才对项目施工档案进行突击补充。档案的真实性和准确性缺乏保证,难以在铁路工程后续的维护建设中,发挥作用。
3加强铁路客运专线施工企业项目档案管理的措施
要加强施工企业项目档案管理,首先要从思想上,对项目档案重视起来。施工企业,要加强对企业员工的培训,改变员工对于项目档案不重视的看法。施工企业要在项目实施建设初期,就要开始筹建专门的档案收集管理部门,如项目资料室。对项目建设过程中所产生的资料,进行收集整理,为以后的归档做准备。利用好企业内部档案管理部门的资源,将以往工程结束后“赶”档案现状,转变为工程前期介入对档案进行收集管理的过程,避免在竣工验收过程中突击补充档案所出现的种种问题。企业内部,对于档案的收集管理,施工企业要投人相关的办公设备,要安排专人对项目档案的收集整理进行负责。在档案的收集管理中,根据项目档案的来源,做好项目档案的归类整理,明确好档案管理部门和人员的职责。企业负责人要对项目档案的收集编制的进度,有一定了解。对重要的项目档案,要做好备份工作。在项目档案完成之后,及时移交给对应接收档案管理部门,保证档案安全。施工企业的项目档案,内容繁杂,档案的收集整理过程中,必须要注意按照档案归纳的相关规范,做好档案条目的细化工作,便于后续的查验利用。因为铁路建设周期长,如果一直等到铁路建设完成之后,才开始对铁路建设所产生的各种文档进行整理归档,工作量巨大,而且也容易出现差错。所以,铁路客运专线的建设中所产生的项目文档,可以按照一个个分项目进行整理归档。当一个分项目建设完工之后,对其在建设过程中,所产生的资料进行整理归档,不仅容易发现档案建设过程中存在的问题,提高项目档案的建设质量,也能大大提供竣工验收时,对项目档案验收的效率。
(Material Supply and Industrial Trade Co.,Ltd. of China Railway First Group,Xi´an 710077,China)
摘要: 客运专线对于铁路建设的安全性、舒适性,要求更高,因此,铁路客运专线工程的建设,比一般的铁路工程建设,难度更大,且维护要求更高。鉴于此,在铁路客运工程项目实施过程中的档案管理,要重视起来,这不仅仅为保障施工企业的利益,更重要的,为客运专线后期的维护,提供充足的资料保证,在节省人力、物力的情况下,完成铁路客运项目的管理维护,以满足经济发展的要求。
Abstract: The requirements of safety and comfort are higher for railway passenger dedicated line. So, the construction of the railway passenger dedicated line is more difficult and the maintenance requirements are higher than that of general railway construction. In view of this, the archives management in the project implementation process of railway passenger transportation engineering should be paid more attention to. It is not just to protect the interests of the construction enterprise, but more important for providing abundant information assurance of later maintenance of passenger dedicated line later maintenance. In the case of saving manpower and material resources, it can complete the maintenance management of railway passenger project to meet the requirements of economic development.
关键词 : 铁路建设;项目档案;档案管理;施工档案管理
Key words: railway construction;project archives;archives management;construction archives management
中图分类号:F532 文献标识码:A
文章编号:1006-4311(2015)06-0198-02
0 引言
企业的发展,不仅仅需要企业对于社会潮流和趋势的把握,更需要企业对自身在发展过程中的不断改进。工程项目作为一个施工企业的生存基础,为企业发展提供坚实动力,企业工程项目所产生的各项资料的保存,对于施工企业来说,有着重要意义。企业的项目档案,是企业在施工过程中,所产生的、与项目有关的文字、图片或者其他资料,其内容包含了企业施工项目的设计、工程建设日志、技术难点、技术创新,甚至包括施工过程中所创新的管理方式。这些,不仅仅作为该项目建设实施的重要组成部分,同时,也是企业施工项目技术和经验的积累,是施工企业重要的无形资产。
1 铁路客运专线建设和档案管理特点
铁路客运专线的建设,与一般的铁路工程建设,有着明显的区别。铁路客运专线的建设,对于施工企业资质要求严格,建设技术难度大,工作接口繁杂且数量庞大。如果按照普通铁路建设施工,不仅难以保证施工质量,对铁路客运专线未来的管理维护,也会造成一定影响。会增加铁路客运专线的管理难度,提高客运专线的维护成本。所以,在铁路客运专线的建设过程中,要结合铁路客运专线建设要求,以及未来运行维护的相关特点,完成铁路客运专线的建设。在施工过程中,要构建科学合理的施工方案,应用适宜的管理体系,保证铁路客运专线施工的质量。加强铁路客运专线施工质量的管理,建立健全好铁路施工项目的档案管理,是一条重要手段。根据我国档案法的有关规定,项目建设从设计筹划到竣工验收,所有的相关资料都要进行收集、整理,最后经过挑选、审核、补充等程序,将资料保存归档。
铁路客运专线工程项目的建设,是一项耗资巨大的基础性工程,在我国的经济发展中,起着越来越重要的作用。对于铁路客运专线的建设来讲,参与建设的单位数量多,工程建设周期长,相关质量要求和技术标准,国家都有严格要求。在铁路客运专线的建设实施中,会产生大量的文档资料,做好这些文档资料的整理和归档,是一项非常重要的管理工作。
因为铁路客运专线的建设,涉及广泛,参与单位和人员数目庞大,持久复杂的建设过程,会产生内容繁杂、联系紧密的文档资料,造就了铁路客运专线建设所产生的项目档案来源分散、内容广泛、资料价值大等特点。所以,在铁路客运工程最终的竣工验收中,项目档案是一项必不可少的内容。铁路客运专线未来的运行发展中,项目档案是一项重要的凭证和依据。同时,如果铁路客运专线,在未来要进行扩建改造,项目档案也是必须的技术资料之一。因此,铁路客运专线的项目档案的收集管理,需要相关施工企业认真负责的完成,保证铁路工程建设项目的档案的质量。收集、整理和保存好铁路客运专线项目档案,不仅对建设企业未来的发展能提供良好的技术支撑,同时,对于铁路客运专线管理水平的提升,有重要作用。
2 铁路客运专线项目档案管理存在的问题
档案资料的收集,是一项持续性的工作,因为建设单位所负责的具体项目不同,参与时间存在差异,相关资料的的标准规范并不统一。项目档案整理不规范,甚至会出现有关资料缺失的现象。这给项目档案的整理工作,带来了包括资料收集分散、收集的资料与相关工程的建设实施脱节,资料难以归纳整理等直接影响。
铁路客运专线项目的档案管理,还存在档案制度不够健全,档案管理工作滞后于项目工程建设。虽然,我国铁路管理部门对铁路工程建设的档案管理,制定了制度标准,但是,随着时代的快速发展,以前老旧的制度标准,已经难以满足现代化的铁路工程建设。一些铁路工程施工企业,没有建立起企业自己的工程档案管理部门,在铁路工程的项目建设中,也没有将项目档案的建设和管理,纳入到企业建设项目中去,严重影响了企业建设工程与项目档案的进度同步。没有专门的档案管理部门对施工档案进行管理,造成档案收集管理缺失,等到项目竣工的时候,才对项目施工档案进行突击补充。档案的真实性和准确性缺乏保证,难以在铁路工程后续的维护建设中,发挥作用。
3 加强铁路客运专线施工企业项目档案管理的措施
要加强施工企业项目档案管理,首先要从思想上,对项目档案重视起来。施工企业,要加强对企业员工的培训,改变员工对于项目档案不重视的看法。施工企业要在项目实施建设初期,就要开始筹建专门的档案收集管理部门,如项目资料室。对项目建设过程中所产生的资料,进行收集整理,为以后的归档做准备。利用好企业内部档案管理部门的资源,将以往工程结束后“赶”档案现状,转变为工程前期介入对档案进行收集管理的过程,避免在竣工验收过程中突击补充档案所出现的种种问题。
企业内部,对于档案的收集管理,施工企业要投人相关的办公设备,要安排专人对项目档案的收集整理进行负责。在档案的收集管理中,根据项目档案的来源,做好项目档案的归类整理,明确好档案管理部门和人员的职责。企业负责人要对项目档案的收集编制的进度,有一定了解。对重要的项目档案,要做好备份工作。在项目档案完成之后,及时移交给对应接收档案管理部门,保证档案安全。
施工企业的项目档案,内容繁杂,档案的收集整理过程中,必须要注意按照档案归纳的相关规范,做好档案条目的细化工作,便于后续的查验利用。因为铁路建设周期长,如果一直等到铁路建设完成之后,才开始对铁路建设所产生的各种文档进行整理归档,工作量巨大,而且也容易出现差错。所以,铁路客运专线的建设中所产生的项目文档,可以按照一个个分项目进行整理归档。当一个分项目建设完工之后,对其在建设过程中,所产生的资料进行整理归档,不仅容易发现档案建设过程中存在的问题,提高项目档案的建设质量,也能大大提供竣工验收时,对项目档案验收的效率。
4 结束语
随着我国改革的持续深入,旅游、物流等与我们的生活联系更加紧密,尤其是旅游业的蓬勃发展,对我国道路运输能力,提出来更高的要求,对铁路客运专线的建设发展,是一次重要机遇。这个机遇,对于任何施工企业来说,都至关重要。如果想要抓住这次机遇,就必须重视好项目档案的收集整理,保证工程项目按时验收,提高企业的管理水平,提升企业竞争力,促进企业更好更快发展。
参考文献:
[1]代保平,陈光辉,李化.铁路客运专线施工企业项目档案管理[J].科技风,2010(4).
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