现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。
机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（mis?的建立，什么是mis，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从 会计 核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务 分析 和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是 现代 企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的 内容 特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来 影响 ，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段 文献 信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的 研究 ，开发文档管理一体化系统软件。 目前 ，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和 方法 。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本 理论 产生根本影响。
三、 电子 文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国cad应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理 问题 。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》?试行稿?国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案 科学 技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院?
关于什么是 电子 文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在 计算 机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》?gb／t17678－1999?把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在 网络 上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。
机读文件?仅指计算机识别的文件?最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的 发展 演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术 应用 于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是 企业 管理和 科技 开发信息化的产物，是 研究 和应用cims的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与 方法 ，因此对原有现行文件和档案管理体系的 影响 是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与 现代 信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（mis?的建立，什么是mis，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。
三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国cad应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》?试行稿?国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院?中国兵器工业第五设计研究院?召开了cad电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》?gb／t17678－1999?把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。机读文件?仅指计算机识别的文件?最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用cims的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
2 企业档案管理和企业文件建设的重要性
从目前企业经营管理来看，企业档案管理和企业文件建设是经营管理的重要内容，其重要性主要表现在以下几个方面：
2.1 企业档案的规范管理为企业后期的生产经营、决策、创新、诉讼提供了重要依据
在企业经营管理中，有许多重要数据和原始凭证需要及时保存，特别是生产数据和财务数据等，不但关系到企业后期的生产经营，同时也为企业的决策和意外因素导致的财务诉讼以及其他诉讼提供原始材料支撑。从这一点来看，企业档案的规范管理是企业经营管理的重要内容，对企业的整体运营有着直接或间接的影响。只有重视企业档案管理工作，才能保证企业档案管理取得实效，进而为企业的经营管理提供可靠保障，保证企业的经营管理水平不断提高。
2.2 记录了企业的成长发展历程
企业的档案资料，是企业发展历史的全面反映，同时也是企业发展历程的集中体现。加强企业档案资料的管理，不但能够使企业档案资料管理更加科学规范，同时还能提高企业档案资料管理的实效性，为企业的经营管理提供可靠支持。从这一点来看，鉴于企业档案是企业成长发展历史的重要见证，加强并完善企业档案管理工作，对企业经营管理而言具有重要意义。同时，依托企业档案管理衍生出的企业文件建设工作，也对企业的发展起到了重要的支持和促进作用。
2.3 企业档案是企业文化的重要载体
从目前企业档案中记录的信息来看，企业档案不但包含了企业经营管理过程中的所有信息，同时也包含了企业经营管理中的重要经历和细节特征。对于企业来讲，档案已经成为了企业文化的重要载体，通过档案这一有效手段，企业的各种信息数据得以保留，对企业的发展有着直接的影响和促进。同时，企业档案的发展也催生出企业文件建设这一概念，在这一理念的指导下，企业对档案文件的认识更深一步，对档案管理和文件建设的重视程度得到了持续加强。
3 企业档案管理与企业文件建设存在的问题
虽然企业档案管理与企业文件建设对于企业发展而言非常重要，但是受到企业管理机制、管理手段和管理理念等因素的制约，企业档案管理和企业文件建设还存在较多问题，主要表现在以下几个方面：
3.1 企业档案管理与企业文件建设，没有建立起良好的管理机制
通过了解发现，企业档案管理与企业文件建设，虽然得到了一定程度的重视，但是在具体的管理过程中，并没有建立起良好的管理机制，导致企业档案管理工作和企业文件建设不能全面有效的开展，最终对企业的经营管理工作产生较大影响。因此，企业在档案管理和文件建设过程中，只有建立起良好的管理机制，才能达到提高档案管理和企业文件建设水平的目的。
3.2 企业档案管理与企业文件建设，缺乏强有力的管理手段
在目前企业档案管理与企业文件建设中，所采取的管理手段相对陈旧，不但没有形成对现代化管理手段的全面应用，也没有在管理手段上进行有效创新，最终导致企业档案管理与企业文件建设在整体效果上难以满足实际需要，制约了企业档案管理和文件建设的发展。因此，企业要想加强档案管理和企业文件建设效果，就要在管理手段上进行不断创新，确保管理手段有较强的针对性。
3.3 企业档案管理与企业文件建设，在管理理念方面需要不断更新
档案管理与企业文件建设是企业经营管理过程中的重要内容，同时也是关系到企业经营管理实效的重要手段，只有在管理理念上进行不断更新，并及时引入先进的管理理念，才能保证企业档案管理与企业文件建设取得积极效果。但是从目前企业档案管理与文件建设理念来看，目前的管理理念相对陈旧，不但谈不上创新，能否满足目前的管理需要都是未知数。因此，管理理念的更新迫在眉睫。
4 企业档案管理和企业文件建设的具体措施
基于企业档案管理和企业文件建设的重要性，在企业经营管理中，应对档案管理和企业文件建设的作用和地位有正确认识，并根据企业的经营管理特点和实际需要，制定具体的档案管理和文件建设措施，具体应从以下几个方面入手：
4.1 企业档案管理和文件建设应建立起良好的管理机制
为了保证企业档案管理和企业文件建设能够取得积极效果，在企业档案管理和文件建设过程中，应根据企业实际建立起具有较强针对性的管理机制，使档案管理和文件建设能够融入企业经营管理过程中。其中档案分类管理和文件按重要性保管都是先进管理机制的具体体现。因此，企业档案管理和文件建设应提高其实效性和针对性。
4.2 企业档案管理和文件建设应采取现代化的管理手段
结合企业档案管理和文件建设的实际需要，在具体管理中，应采取现代化的管理手段。例如，在档案管理中，应建立电子文件数据库，将所有纸质文档扫描转化成电子文档。同时还要根据文件形式建立电子文件库和纸质文件库，使文件建设能够满足企业的现实需要，达到降低企业档案管理和文件建设难度的目的，提高档案管理和文件建设的整体效果。
4.3 企业档案管理和文件建设应积极更新管理观念
二、严格把握国有改制企业档案处置工作的基本原则。做好国有改制企业档案工作，必须遵循维护国家安全和利益，保守国家机密和防止档案散失的原则；维护档案安全和便于档案保管利用的原则；区别情况依法合理处置和有利于企业保持经营管理连续性的原则。
三、合理处置国有改制企业档案的归属。国有企业资产与产权变动后，要根据企业的具体情况做好国有转制企业档案的处置工作。
（一）国有破产企业档案、国有企业被非国有企业兼并的企业档案，按国有企业隶属关系由县级以上地方国家档案馆接收。其他国有改制企业的档案由企业主管部门接收。
（二）国有改制企业要及时向企业主管部门和当地档案行政管理部门办理申请档案处置事宜，依法处置好企业档案。国有改制企业的档案人员必须在档案处置工作完成后才能离岗。
（三）接收国有改制企业档案的企业主管部门或企业，要做好档案的整理、鉴定、编目等工作，完善必要的保管设施，确保档案的完整与安全。
所谓对企业电子文档进行风险管理，就是在着手于企业电子文档的形成阶段，对企业电子文档管理过程中存在的风险进行识别、估测、防范、应对，同时，有效地控制风险，切实将风险控制在能够接受的最小程度，从而能够最大限度地确保企业电子文档的安全性，避免企业电子文档受到损坏。
根据企业电子文档的管理现状，从电子文件的生成开始，到企业电子文档利用的一系列的环节，存在着很多影响企业电子文档管理的风险因素。这些因素中除了人力不可抗拒的自然灾害因素之外，也涵盖了保管条件、法规制度等一系列的客观因素，其中也包括工作不规范、抵触、懈怠等主观因素，从而导致了企业电子文档资源的流失和损毁，对于企业电子文档的真实性、完整性、可用性和安全性等造成非常大的影响。另外，由于信息技术的飞速发展和自然环境条件的变化，新的风险会不断出现，因此，必须建立企业电子文档风险管理模式。
二、电子文件档案的科学化、规范化管理
电子文档管理是一个复杂的系统工程，企业要保证电子文档管理质量、制度得到落实，必须实行电子文档管理的科学化、规范化管理。
1.建立健全电子文档管理制度，实行全过程的监控
电子文件从形成到电子档案归档、保管和利用开发，中间经过很多环节。哪一个环节的责职不清、制度不明、处理不当，都有可能影响电子文档的原始性、真实性和准确、完整性。因此建立健全电子文档的管理制度，就显得非常重要。企业档案部门可根据国家《电子文件归档与管理规范》、《企业档案工作规范》等标准，制定切合实际的电子文档制度，指导工作、明确职责、规范管理。如：电子文件形成后，按照文件归档整理规范，及时进行收集积累工作。收集的电子文件内容必须真实、准确，并确保其安全性，保证电子文件在形成和处理过程中不被非正常改动。在收集积累基础上可参照企业档案分类办法等制度，对电子文件进行整理、鉴定与归档。整理时应遵循电子文件自然形成规律，保持其有机联系及便于电子档案保管和利用的原则进行。电子文件归档前的鉴定，对电子文件的真实性、完整性和有效性进行鉴定。鉴定其真伪、鉴定其保管期限、鉴定其元数据与内容信息是否一致。电子文件档案归档，可按照纸质文件材料归档范围规定实施，必须完整、准确、系统地反映企业经营活动的全过程。归档后的电子档案进行技术检验、汇总，按规定定期向有关主管部门移交。电子档案归档后，进入电子档案管理的保管与利用环节。定期将在线的电子档案转存为脱机保管，在规定环境下存放。定期对电子档案检查，设备更新后必须进行载体转换、转存，迁移时要进行数据校验，确保电子文档有效的存储。电子文档的利用，可根据企业的实际编制各种检索工具，在安全情况下提供在线利用和信息开发服务。电子档案鉴定和销毁，应按照国家有关规定执行，销毁前完备审批手续后方可实施。规范这一系列管理规定，对电子文件和电子档案进行全过程的监督和控制。
2.运用以企业主营为特色的电子文档网络管理系统，实行科学化管理
当今网络时代，很多企业为了经营发展的需要，开发并使用各具特色的协同办公信息化平台系统。企业档案部门可在本企业信息化平台上，根据电子文件和电子档案管理的规范要求，建立完善的电子文档网络管理中心，形成电子文档管理和服务网络，实现电子文件从形成到归档、保管、利用到电子文档著录及数据的管理，实行科学化管理。电子文档网络管理中心，将各类电子文档接收并保存于信息系统中，把企业文档一体化数据和各种载体档案信息数据衔接，形成对内进行电子文件的收集、归档、管理、利用；对外连接上级档案主管部门，如，上报档案年报、电子文档的移交、各种档案数据的移交等信息沟通中心。该管理中心，以企业库存的纸质档案和电子档案为信息资源，以企业经营的特色为主要内容，实行网络化、数字化管理。例如，企业根据市场竞争的需要，把推介企业形象图文并茂的优质品牌、业绩成果、科技精品等，通过电子扫描、图片摄影、音像刻录等方法，从传统纸质档案向电子文档、档案数字化转换，以提供多元化利用服务。电子文档快速、有效的利用，也可通过电子档案著录规范的管理来实现。电子档案著录是网上档案检索的工具，它能够揭示企业电子档案的内容、形式特征以及重要业务项目。依据国家《档案著录规则》、《档号编制规则》及参照有关电子档案著录的新标准，著录的层次由高到低：企业全宗类别案卷文件，从总体到部分多级的完整著录，实现电子文档分类、检索、利用、统计自动化和档案信息资源共享。
三、开展电子文档目标管理与绩效考核
人员的职业素质和专业技能的高低，直接影响电子文档管理的水平，因此，企业可推行电子文档目标管理。目标管理，是企业一种有效的提高员工绩效、提高员工积极性和专业技能的现代先进的管理方法。企业应结合相关管理制度的要求，对电子文档管理部门和人员的工作目标、管理权限以及岗位职责进行细化和规定，建立一套健全的企业电子文档管理岗位责任制，实行工作目标管理制度。
第二条本办法主要适用于农村集体经济组织或者农民投资为主，在乡镇（包括所辖村）举办的承担支援农业义务的中小型企业。大型乡镇企业，参照《国营企业档案管理暂行规定》执行。
第三条乡镇企业档案是乡镇企业在生产、经营、科研、基本建设以及各项管理等活动中形成的，对企业具有查考保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录；是维护乡镇企业历史真实面貌、合法权益的历史凭证，是提高产品质量、增长经济效益的重要条件。
第四条乡镇企业档案属企业所有，由企业管理。企业安全保管条件暂不具备、档案安全无保障的，可由乡镇档案部门或县、市档案馆代管。
第五条乡镇企业档案工作是乡镇企业档案工作管理和档案管理的总称，是乡镇企业管理基础工作的组成部分。乡镇企业应当加强对档案工作的领导，将其列入企业工作计划和发展规划，切实解决档案库房、设备等实际问题，保障档案工作与企业各项工作同步发展，更好地为企业服务。
第六条乡镇企业档案工作在企业内实行统一管理，维护档案的完整、准确、系统和安全，便于企业各方面利用的原则。
第七条档案工作所需经费纳入企业财务预算和计划，并予以保障。
第二章档案机构与人员
第八条根据企业规模和需要，建立档案机构，配备档案人员。档案工作由一名企业负责人分工领导。具备条件的企业应建立企业档案馆。
企业档案机构主管全企业的档案工作，对企业内各部门的档案工作进行监督和指导；统一管理本企业的档案及有关图书、资料和信息，形成企业档案信息中心。
企业各部门应开展档案工作，配备档案人员，形成企业档案工作管理网络。
第九条档案管理人员应具有高中以上文化程序，政治素质好，并经过档案管理专业培训，熟悉企业职能任务。乡镇企业档案管理人员参照国家有关规定评定专业技术职务，享受和其它专业技术人员同等待遇；保持相对稳定。
第十条企业对管理、保护和开发利用档案工作做出突出贡献的人员，应给予表扬和鼓励；对危害档案安全的行为应按《中华人民共和国档案法》有关规定给予处理。
第三章文件材料的形成与归档
第十一条乡镇企业文件材料的归档范围，主要有以下几方面:
一、党、群工作文件材料
二、行政管理文件材料
三、企业产权文件材料
四、劳动人事文件材料
五、经营管理文件材料
六、生产技术管理文件材料
七、产品文件材料
八、科学技术研究文件材料
九、基本建设工程文件材料
十、设备仪器文件材料
十一、会计核算文件材料
第十二条凡归档的文件材料，必须字迹工整、图像清晰、签字等手续完备，便于长期保存。
第十三条归档时间
1、各项管理方面的文件材料,在形成的次年六月底前组成保管单位，由产生文件的职能部门负责人审定签字后归档。
2、产品、设备、基建、科研等方面的文件材料,在任务完成后或告一段落时组成保管单位，由项目负责人审定签字后归档。
3、产权方面的文件材料，在工作进行完毕或文件正式生效后归档。
4、会计核算方面的文件材料,由财会部门整理立卷，保管一年后向档案部门移交。如有特殊情况，也可以分阶段归档。
第十四条建立文件材料的形成、积累、整理和归档制度，并列入管理工作程序，列入企业有关部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。
第十五条档案人员应参加产品试制定型、创优、科研成果鉴定或评审、基建工程竣工验收，以及引进技术资料验收，设备开箱验收等活动，指导、监督文件材料归档工作。
第十六条企业工作人员，因公外出参观学习、考察和参加会议获得的文件材料，按照归档范围的规定，及时向档案部门归档。
第四章档案的管理与利用
第十七条建立健全各类档案的登记、交接、保管、统计、保密、利用、鉴定、销毁及图纸更改补充等管理制度。
第十八条编制档案及其有关图书、资料、信息等总目录、分类目录和底图目录等检索工具，完善信息查询体系。
第十九条乡镇企业档案分类，依据文件材料形成情况，参照《工业企业档案分类试行规则》（国档发[1991]20号）进行，档案形成数量少的，可将有关类目适当合并；归档的案卷质量要符合国家标准。
第二十条进行档案收集、管理、利用、鉴定、销毁等情况的统计。
第二十一条根据国家及中央有关部门的规定，编制档案保管期限表。档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的基本原则是：对企业有长远利用价值的档案应永久保存；对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存；凡是介于两种保管期限之间的档案其保管期限一律从长。
档案鉴定工作，由企业领导、专业人员和档案人员组成的鉴定小组负责进行，逐卷、逐件鉴定档案的价值，并形成鉴定报告。该销毁的档案，编造销毁清册，提出销毁报告，经企业领导审核批准后销毁，并由档案鉴定小组人员监销。
第二十二条逐步改善档案保管条件，档案库房有防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防潮、防高温等安全设施，并定期检查档案的保管状况，对破损或褪变的档案进行修复，确保档案的完整与安全。
档案是企业重要的基础信息资源，是企业生产经营的历史记录。民营企业档案是民营企业在生产经营过程中形成的对企业和社会有保存价值的资料、实物、声像等不同形式的历史资料记录。档案管理是企业工作的重要内容，影响着企业的长远发展。在民营企业中构建科学的档案管理模式，不仅能够规范档案管理工作，还能够提高企业经济效益、构筑企业文化。在知识经济时代，信息对于企业的重要性，已经可以与有形资产相比拟，档案资料，是与企业发展历程相伴随的无形资产，它作为一种证据能保障企业的合法权益，作为一种存在沉淀在企业文化的积累中发挥积极的作用。基于档案管理的重要性，要求民营企业构建起适合的、科学的档案管理模式，包括归档、保密及销毁等方面的规章制度，只有档案管理模式有效运行，才能实现档案管理制度化科学化，提升档案管理水平，不断促进企业不断发展。
一、科学的民营企业档案管理，包括对形成的档案收集整理、移交、归档保存以及价值利用，民营企业档案管理模式的构成要素主要有以下几点
（一）民营企业档案管理制度
档案管理制度，是民营企业档案管理部门在开展档案管理工作时必须严格遵守的规章制度，科学完整的档案管理制度应包括：文件材料收集归档制度、档案保密制度、档案保管制度、档案利用制度。收集归档制度是指，企业在生产经营的过程中会源源不断地形成大量的文件资料，而这些文件资料在时效期，即相应项目结束以后，应及时移交档案部门集中统一保管，在建成以后，及时归档建设资料，并定期对经营资料进行归档。在文件归档制度中，主要强调归档时间、范围和移交程序等。档案保密制度指的是，民营企业生产经营中形成的档案资料具有性，如果泄密将会影响企业经济效益。对于公司而言，档案信息就是企业的生命线，因此要明确档案资料的机密等级和保密期限，在档案形成、归档、整理和利用的过程中，要注意保密，确保资料的安全。档案保管制度，是档案管理工作的重要内容，档案是否保存完好，影响企业对于档案的利用，该制度主要对档案保管环节进行规定。档案利用制度，就是规范使用档案而制定的制度，要为民营企业在未来利用档案提供依据。
（二）民营企业档案管理机构
民营企业档案管理机构，根据企业类型、规模和特点，有不同的形式，一般主要三种档案管理机构的设置类型：独立的档案管理机构、隶属于某部门的档案管理机构、联合的信息中心。其中，独立的档案管理机构是指，有条件、有基础、有自主理念与能力开展档案管理的企业，可以建立企业档案馆，一些大规模的民营企业都已建立企业档案馆，以丰富的馆藏资源、充足的人才精英、高端的机器设备，处于档案管理的领先地位。隶属于某部门的档案管理机构，民营企业将档案管理机构设置于企业办公室下，由办公室统一领导监管，这种设置体现了企业文件与档案的统一，能够促进文档一体化。联合的信息中心，是一种新型的信息机构，体现了民营企业对信息资源和信息开发的重视，其对信息资源的收集管理包括了图书、情报和档案等各方面。
（三）民营企业档案管理方式
民营企业档案管理工作，与企业的发展密切相关，企业档案管理方式的选择正确与否，关系到企业对档案资料的利用，影响企业的效率。在早期的民营企业档案管理工作中，企业对于档案管理工作的重要性认识不够，企业档案管理的重心也主要集中于企业人事方面的文件，并且对此没有深加工，不利于以后生产经营中进行利用。而随着现代企业制度的建立，企业档案管理重心有了很大转变，更多的针对企业生产经营等核心档案进行管理，并且在完成初步归档之后，也更多的将精力投入到档案信息资源开发利用中。此外，科学技术的进步，也使档案存放的载体发生了改变。虽然大多数民营企业的档案仍然是以纸质状态来呈现的，但将档案储存于磁盘、光盘等电子产品里，这种档案管理方式，也对企业的人员、设备和环境提出了新的要求。
本人在房地产企业工作，房地产公司档案方面应着重保管国有土地使用证、建设用工规划许可证、施工许可证、商品房现（预）售证明、竣工验收意见书、商品房买卖合同、拆迁许可证、拆迁补偿协议书等政府部门认可的档案，包括从设计到报批报建，验收，预结算，销售，产权证办理、售后、物业服务等等内容。
二、民营企业档案管理模式构建的途径
（一）提高企业整体档案意识
档案管理工作要在民营企业发展中作出应有的贡献，首先就必须对档案管理工作予以充分重视，没有领导的重视，档案管理工作很难开展起来。要想让民营企业的领导重视档案管理，就要让企业领导看到档案对企业发展的价值，通过具体的案例来让企业领导感悟档案的魅力，如某集团公司已有南宁雅客大酒店、靖西雅客大酒店，而欲新建天成国际大酒店，在这期间原有建成酒店的档案资料就发挥了作用，能够进行参考，为新项目的造价管理提供依据。民营企业领导对档案管理的重视，一方面能够提升档案工作者的积极性，另一方面在企业内部完善档案管理机制，明确责任。要组织专门的工作小组，定期对档案管理工作进行检查，对工作中的疏漏和隐患要督促管理人员及时解决，并建立相关考核机制，对档案管理工作实施定量考核，使档案管理工作制度化、规范化。
（二）加强档案管理前端控制
从民营企业的档案管理流程来看，多数企业的项目文件在形成档案之前仍然是现行文件，并没有得到应有的收集、归档。在民营企业档案管理模式的构建中，在项目文件处理完后到档案归档的这段时间内，对文件的收集与整理是企业每个员工的责任，而并不仅仅是档案工作者的任务。每个部门、每个项目都要重视每一份文件存在的价值与意义，管理者要督促该部门及时将文件归档，如上述集团公司，有房地产企业、酒店、休闲文化产业、长冠贸易公司、君紫澜园林绿化公司等，产业相对较多，各下属企业在新项目实施以后，应及时将项目文件收集归档，重视文件档案的前端控制，做好前期工作。
（三）大力开发档案信息资源
档案信息资源建设，是民营企业发展中占据主动性的一项重要举措。一方面，为了应对民营企业对档案需求的多样化，以及提高工作效率，首先应加强信息化建设，使用先进的科学技术手段，如扫描仪、计算机等，将实体化的文件档案数字化，使保存困难的纸质档案以多媒体的方式在管理软件中存档，实现文件档案纸质与数字形式并存的局面；另一方面，要加强推进文档一体化的是实现和图书、情报、档案一体化的信息资源建设，在档案管理的基础上，对档案知识进行加工整合，实现资源创新与共享，满足企业各方面发展的需求。
（四）加强档案灾备系统建设
在民营企业构建档案管理模式的过程中，要特别注重防范各类不可预见的灾难，其会给企业纸质档案和数字档案带来损失，因此要加强档案灾备系统建设。对于纸质档案的存放要加强放水、防火等警报系统的建设，提高档案库房的环境质量；而对于电子档案，要启用异地实时多重备份，这样即使电子档案受到破坏的威胁，也可即使的恢复档案系统，避免企业档案受到毁灭性的档案损失，而完善纸质档案与电子档案的双重灾备系统，是民营企业档案管理模式中需要着重解决的问题。
（五）落实档案利用制度
民营企业的档案管理模式中，除了要对档案管理进行规定以外，还需要落实档案利用制度，以解决档案利用不积极不充分的问题。民营企业应根据本企业的发展情况，制定出可行的档案利用制度，明确哪些档案可以供员工查阅，什么级别的员工有权查阅具体哪些档案等问题。表面看民营企业档案所有权归企业所有，但是《档案法》中另有规定，一些相关内容对国家和社会有保存价值，国家应注重对此部分档案的监管，如重点项目的档案，有关国家领导来视察企业，省市主要领导来企业开会等，还有企业上市等涉及公共社会利益及安全的档案。在档案管理模式中，落实好档案利用制度，能够最大限度的提高档案利用率，使民营企业在源源不断的档案资源中获取最大的价值。
三、结语
民营企业的档案管理工作与企业的发展紧密相关的，在选择档案管理模式时要从实际出发，综合考虑各方面要素，保证档案管理工作的健康开展，为企业的顺利发展奠定基础。
参考文献：
[1]宗培岭.民营企业档案管理模式研究[J].浙江档案，2009（02）.
[2]罗志玲.浅谈民营企业档案管理[J].办公自动化，2008（16）.
在企业信息集成系统中，永平铜矿档案馆使用清华企业档案管理系统软件，根据永平铜矿档案馆的实际情况，设置了：档案查询子系统、服务器设置工具、光盘制作子系统、借阅管理子系统、权限设置子系统、收集整编子系统、数据录入子系统、数据维护子系统、数据转换子系统、统计报表子系统、系统设置子系统、销毁管理子系统。我们档案工作者将发现企业档案发生了巨大变化。
档案载体的转变。
首先是企业档案载体的转变。在企业实现计算机全程管理后，适时实现了信息数据的远近传递交换和处理。在企业各项管理活动中，电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如生产或开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸，而其中许多又要承袭老产品的大部分成果，因此电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力，保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力并且有意义得多。
其次是企业档案的分类变化。原有的企业关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破，取而代之以企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同，但可以肯定的是计算机管理过程中企业的档案分类更能贴近企业的生产、经营、管理等各方面状况，分类也将更详细、更科学、更规范。此外，在企业档案接收和保管上也有所改变。以往的企业档案工作者以参加科研产品鉴定、重要设备开箱及重要建设项目、技术改造竣工验收作为对其企业档案的监督、指导和接收就显得有些滞后了。
随着办公自动化的普及，如果不对随时大量产生的电子文件加以管理，势必带来以下风险：
（1）导致系统瘫痪或导致任何人均可无控制地存取信息而使系统变得不安全。
（2）大规模的、无系统的、随时可能产生的违法破坏的风险增加。
（3）使有价值的公文与档案丢失。
（4）安全措施遭到破坏的风险增加。
（5）造成文件被非法变更与删除，从而使数据丢失。
（6）给社会带来麻烦。
（7）造成不必要的延迟与公务处理故障。
（8）造成不必要的在量人力、物力、财力的浪费。
在传统档案管理理论指导下，人们只能将电子文件再转换为纸质文件，然后按纸质文件管理方式加以整理、归档和保存。目前的这种电子文件管理方法不但没有减少管理人员的工作量，反而增加了负担，在某种程度上，还制约了加快档案现代化管理的步伐。
被转化为纸质文件后的电子文件被人们存入光盘中，放入档案柜内加以保存，而很少再去利用，由此造成数据丢失与资源浪费。有人甚至将这类电子文件当成书写数据库的工具，依工作需要随时对原数据加以修改、补充，致使原文件被弄得面目全非。例如，人事部门每年的职工基本情况数据统计都在上一年度的文件上修改，这既是因为单机容量有限，也因为图个工作方便。再有，机要打字员因打印文件数量太多，不再统统存盘，或保存一段时间后便以删除。既然档案部门未规定电子文件归档，这样做也无不妥，反正已有一份纸质文件归档了。由此，造成大量电子文件损毁。
由此可见，对电子文件的产生不加管理或以传统文件管理方式来对电子文件进行管理会带来许多不良后果，如使文件无法充分地满足本部门责任要求与其他部门要求；产生的文件被破坏或当需要它们时找不到；当文件有多个版本存在时，无法对真实可靠的版本进行识别与检索；产生的数据无法资源共享等。
以纸质为主体的传统档案的管理方法与技术，是经过长期实践、不断丰富才成为一门科学的。但电子文件与传统文件各有其特点，在许多地方是完全不同的，因而在管理方法上如果照搬纸质文件管理方法，就会造成电子文件的文件价值、利用价值的损失。
传统档案可以不管文件的形成、承办过程的具体情况，只要对具有长期保存价值的文件，在它完成文件阶段使命后，对其进行收集、整理、归档、保管就行。但电子文件的归档，档案人员必须在文件的设计与形成阶段就要进行指导，承办过程中档案人员要参与对其管理并进行监督，否则将无收集、整理、归档可言。
在电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。这就是说企业档案人员如果不进入到企业信息集成系统中去，则很难掌握到企业信息的核心部分甚至接收不到档案。的确，无时无刻不在产生的电子文件、电子图纸使企业档案工作者再也无法坐等档案的最后形成与归档了。他们必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。参照国家有关文件制定出本企业的《电子文件管理办法》，提请企业信息集成系统的编制人员在其系统的设计和运行过程中加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容。例如在计算机辅助设计过程中，要求计算机详细记录设计、加工过程中的原始资料及相应的更改信息，要在不同的版本上注明当前的有效资料，以确保最终归档使用的是正确版本的图形或图纸。
企业档案工作者必须在专业人员的指导下，学会运用专门的档案信息接收管理平台，要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性，掌握电子档案信息的收集、管理。
二、文书档案保密管理工作现存的不足
1.文书档案保密管理意识比较淡薄
第一，企业在思想上认识模糊。由于一部分企业在思想上对档案管理工作没有高度的认识，没有把它作为企业基础，存在“档案是档案，业务是业务”的想想，对于档案与业务之间的关系认识模糊，因此不知道开展企业文书档案管理工作的意义是什么，更不知道如何开展这项工作。第二，企业对文书档案管理工作不够重视。一部分企业并未认识到文书档案在如今这个信息化的时代中所具有的使用价值，认为所谓的文书档案管理仅仅是收集企业的历史文件资料，既要投入人力物力，还有投入财力，却出不来任何政绩，是一种得不偿失的行为。第三，企业缺乏主动性。大部分企业只重视形式，轻视内容，重视晋级，轻视效能，晋升文书档案管理级别往往是为了应付上级的检查，并没有真正地从对企业负责，对企业历史负责的角度去做好文书档案管理工作。
2.企业在文书档案管理工作上的力量比较薄弱。
第一，文书档案管理队伍不够稳定。在基层企业中，文书档案管理人员大多数是由办公室的勤杂人员兼任，因此专业化水平不高，队伍变动频繁，这直接导致文书档案的争论和管理出现混乱的现象。第二，文书档案管理的质量不高。首先，文书档案的管理人员只知道基本知识，对于档案的保管期限、案卷号、类别号、目录号、全宗号混淆不清，出现盖错章、编错号的习惯。其次，文书档案目录的索引不全，一些年代久远的文书档案很难找到索引，导致这些文件的使用价值得不到发挥，不能为企业的发展服务。最后是企业没有足够地认识到文书档案的重要性，使得档案的使用价值没有充分地显现出来，导致文书档案的管理质量无法得到提升。
3.管理观念落后
一是文书档案管理的方式太过陈旧。当前企业的文书档案管理主要是手工管理，文书档案从收集到整理，到编目，再到索引和查阅大多数还是沿袭着传统手工模式，现代化的管理手段被应用的很少，致使文书档案管理的质量比较低，查找的速度比较慢，使用的效率比较低。二是资金保障没有到位。一般来讲，基层企业的办公经费往往处于紧缺状态，因此，在文书档案收集、整理以及保管上能够投入的资金明显不足。
三、保密策略
1.制定严格的工作制度，提高工作标准
文书档案管理工作主要负责收、整理和管理企业的文书档案，这些文书档案包括企业的历史资料及发展，甚至包括企业的机密。为了提高企业文件档案的保密程度，使机密文件不被泄露出去，各个企业单位必须制定保密管理制度和标准化的工作程序，这是使企业各项管理工作实现规范化、科学化和合理化的准则。这些制度和工作程序在为文书档案的管理人员提出要求的同时也提供了指导。在保密管理制度的中，应该就文书档案管理工作制定操作性强且详细的工作规范和标准以供管理人员学习和执行。除此之外，企业还要结合管理人员工作的实际情况不断完善文书档案保密管理制度，使档案管理的每个环节更加规范化、科学化。
2.提高管理人员的保密工作意识和企业素质
（1）职业道德素质。这主要是指文件档案的管理人员在履行自己工作范围内的职责的同时还要自觉地履行道德准则。管理人员应该热爱自己的工作，对工作始终保持高度的积极性。管理人员应该妥善地保管企业的文书档案，保持其在形式以及内容上的原始性和真实性。尊重事实、尊重历史是文件档案管理人员必须具备的职业准则。
（2）文化知识素质。企业要对文件档案管理人员进行系统、全面的文化、理论以及科学技术知识方面的教育，使他们的知识面能够更为广阔。近年来，随着社会与科技的发展，科学技术已被广泛应用到文件档案管理领域，这就要求文件档案的管理人员不仅要掌握传统的文件管理知识，还要能够应用现代化的科技手段管理文书档案。
