档案存档管理篇（1）

随着信息化社会的到来，信息科学的迅速崛起，信息技术的广泛应用，信息产业的高速发展，很大程度上推动了人们的生产、生活、学习和思维。作为信息的主要承载形式的档案的存储介质正悄然发生着质的变化，即由纸质文件向磁盘、光盘等形式为介质的电子文件过渡。电子档案的产生，使档案室和档案馆打破了传统的单一的纸质档案管理，而出现了两种载体档案共存的现象。电子档案的崛起促使纸质档案的管理趋于有序化和科学化，从而促进整个档案管理的发展和水平的提高。为此我们要做好这一过渡时期的档案管理工作，也就不得不对原有的管理方法进行改进，为实现档案管理和信息处理的现代化做好准备。

1并存时期的档案管理的模式

纸质档案以纸质文件材料为工作对象，按照长期总结的工作流程进行。现在不少企业、机关在工作中形成了电子的和纸质的两种文件形式，且电子文件正逐年递增。两种管理方式同时存在于机关内，采取不同的管理方式。一部分按照纸质档案归档保存，电子文件由形成者自行保存处理；也有将电子文件和纸质文件分别集中保管于信息技术部门和档案部门，纸质文件以档案形式保存，而电子文件则以资料身份保存；但大多数机关将两种文件双双归档，形成了两种介质的两套档案。现阶段，大多数机关已经认可了电子文件不可或缺的功用，主张应该由档案部门统一管理电子档案。从而形成了两种介质档案的共存的场面，在未来会有更多的机关逐渐完成纸质文件向电子文件的过渡。20世纪中叶，国家档案局提出了省及省以上的首脑机关、要害部门和重要单位要实行档案两套制。从而形成与传统管理方式不同的观点，其是电子档案和纸质档案共存下的更科学、更实用以及更经济的新型档案管理方法。电子档案提供快捷、准确、简便、灵活的信息服务，满足档案管理的一般性需求；纸质档案的载体性能、字迹材料以及记录方式更加稳定，便于长期保存和实时查阅。两种档案相辅相成、相得益彰。档案管理两套制的成因大体有两种情况：一种是将计算机产生的电子文件转化为纸质文件，使之应用于实际工作中，履行文件的功能或者仅仅用于档案保存。档案工作者应尽可能的保证档案的真实性和准确性。在没有十足的把握证实电子文件的真实性、安全性之前，不能忽略传统的纸质文件形式。这种专业的精神即为档案工作者的职业精神。同时电子文件具备在检索、利用、传输、存储方面方便快捷的特性，这是纸质文件不具备的，构建一个功存管理的信息系统，可以更加高效率、更准确地满足利用者的信息需求。另一种情况是为现有的一些纸质档案制作数字化副本，起到拷贝的作用。我们在一些机关可以看到，大量被刻录的磁盘、光盘构成了电子档案的核心部分，这正是档案数字化工作的正面映射。与此同时，电子文件给利用者带来的方便是立竿见影的，正逐渐使全文检索和异地查阅成为现实。在档案保护方面，电子文件也有很大的便捷性，而且根据现有的技术水平，在对原件进行数字化时可以根据需要制作出不同分辨率的副本，不改变甚至获得比原件更好的质量。因此，要使两种载体档案的信息管理相得益彰，充分发挥各自的优势，需要做到以下几项工作：电子文件必须建立与纸质档案相一致的信息管理体系、在检索目录中增加反映电子档案状况的数据项、电子档案的数量可能少于纸质档案，应根据需要和可能确定其内容的完整程度。

2电子文件对档案业务管理的影响

简化了立卷归档方式，这是近期档案学术界关注度很高的一个问题。各种观点络绎不绝，主张立大卷、立小卷和不立卷的都有一定的支持人群。立卷是对所需归档的文件进行逻辑分类，并且组成不同问题的文件集合。不立卷的情况有两种：一是以件代卷。一件就是指有关一个问题或者一个事件的文件集合。另外一种是取消文件集合的存在，以一份文件为单位整理档案，重点集中在在检索工具上。在国家档案局颁布的《归档文件整理规则》中可以看出，不仅认可了文件集合，也包容了单体“件”的存在,其已经被广泛实施,充分展示了以“件”为整理单位的优越性和实用性，得到广大一线档案工作人员的赞许和认可。其优点是方便，缺点是装订工作量过大。与此同时，《归档文件整理规则》仅限于对文书档案的处理，还不涉及对其他门类的档案的管理，因此其整理形式还在采用传统的立卷方法。因为电子档案可以实现自动完成，随着电子档案的发展，就可以降低纸质档案立卷的工作量。

3确保电子文件原始性的管理措施

电子档案和纸质档案共存已经引起档案管理工作的革新。纸质档案与电子档案的管理之间既有联系又有所不同。电子档案已经具有强大的功能，实现档案管理工作的各项要求，为管理工作者提供便捷。通过电子档案，系统可以自动形成建库后全宗档案分类方案、排序规则、机构设置以及他们的变更情况和建立销毁清册、库存档案统计、年度归档移交目录等逻辑文件，以及输入系统的全宗介绍、鉴定报告、检索记录等有关文件，并输出纸质打印件。而且可以记录或自动赋予逻辑库存的库址位置，从而指明任何纸质案卷的具体地点和任意档案装具或档案库房的使用情况，并绘制各种示意图。通过电子档案的利用登记，就可以直接了解纸质案卷被利用的情况，可以以此作为鉴定档案的参考和依据，实现一举两得的功效。综上所述，纸质档案与电子档案共存的时代已经来到，分析其共存期的管理问题已经成为档案界的一个炙手可热的趋势。目前，我们形成了一系列新的思路和方法，也正在接受实践的不断检验。因此我们有理由相信，在纸质档案没有完全退出历史舞台，电子档案正蓬勃发展的当下，档案理论界会探索出一套合理的共存期管理方案，更好的服务于档案管理工作。结束语档案事业的发展与高素质的档案队伍密不可分，要适应变革，就得逐渐提高档案人员整体水平。现阶段，根据档案管理的实际情况，短时间内纸质档案仍会占主导地位，并不断向电子档案过渡，已经成为主流趋势。我们要做好电子文件和资质文件的共存管理，才能适应当今档案管理的大环境。

参考文献

[1]王岚.无法回避的挑战必须跨越的颠峰———迎接电子档案的降临[J].档案学通讯，2000，1.

[2]琳达.马里[美国]肖永英编译.谢伦伯格理论和计算机自动化世界[J].山西档案，2000，1.

档案存档管理篇（2）

一、引言

在科技这一因素的进步与发展之下，社会已经进入信息化时代，在诸多领域的建设中已经离不开计算机的应用，磁盘、磁带、光盘等载体文件也相继运用到各个领域中，这一形式的出现也加速了档案形式的变换。以前档案的记录形式都是以纸质为主，尽管纸质档案能够存储的时间较久，但也存在不方便、耗时耗力等方面的缺点。随着信息化时代的到来，办公自动化的进一步普及，也就带来电子档案在档案管理中所占据的地位越来越重要，可以说电子档案已经成为档案管理的主要形式。正所谓任何事物都不存在十全十美，电子档案被广泛应用在人们的生产与生活领域中，也会存在诸多弊端，这时候就需要结合纸质档案加以调节，才能做好档案工作。在信息社会中，纸质档案与电子档案之间各有各的优势与缺点，在管理中两者缺一不可，因此，电子档案与纸质档案将长期并存，并且互动发展。

二、纸质档案与电子档案之间的比较

电子档案与纸质档案在本质上是相同的，但是仍然存在一定的差异性，我们可以从这种差异性的表现来体会这两种方式的各自的特性。

1.归档的方式不同。纸质档案的收集是需要借助文书处理部门的力量，在整理文件材料的过程中将有利用价值的文件收集起来，按照文件之间的来源、内容、时间、形式等方面进行分类，在转交给档案部门。而电子档案则不需要这一步骤，是采用向档案部门移交硬盘或者进入档案部门制定的网站中，从网络中移交、归档。

2.鉴别方法不同。纸质档案的价值鉴定往往需要经过多个步骤才能完成，其中最为主要是要经过三个程序，分别为资格审查、确定生存期和价值复审，这一鉴别方法最为显著的特点就是在档案形成后进场鉴定工作。由于电子文件信息内容不稳定，因而电子档案的鉴定要在文件形成之初就开始，而且不仅仅是对其文件内容进行鉴定，同时也包括文件所使用的技术。

3.保管方法不同。档案的保管一般是将档案放在存储室，分门别类的安置在有序号的柜架中，因此纸质档案的管理就是以这样的形式进行管理。而电子档案与纸质档案在材料运用方面有所不同，它所使用的一般都是磁性材料，也就说在电子档案的管理方面不要求保存场地面积有多大，而是对保存环境有相对较高的要求，除了要保证温度和湿度在一定的范围值内，而且还要装置除尘、防紫外线等设施。

三、纸质档案与电子档案之间并存管理方法

电子档案能够提供快捷、准确、简便、灵活的信息服务，满足利用的一般性需求，但是它也存在着数据容易丢失、载体不耐久等缺点，如果长期以往只使用电子档案的话，势必在管理中存在一些问题。纸质档案历史由来已久，具有耐久性、易于长时间保存等优点，但同时也存在检索缓慢、存储密度小等问题，如果一直以纸质档案的形式的话，会给相关人员造成一定的负担。由此可见，在档案的管理过程中，要将这两种档案形式进行并存管理，才是符合发展需求的，那么，如何将这两种形式进行并存管理呢？本文提出以下几个方面：

1.实现双套归档制度。目前，有很多单位在文书管理管理工作中的文件形式都是以纸质和电子的形式出现，对这两种文件形式最好的处理办法就是实现双套归档制度，将这两个不同形式的文件共同处于存储和可以利用的状态。在档案管理中运用这一制度，可以在实际工作中根据梁总档案实际的不同而做出相应不同的选择。实践证明，电子档案的问世，打破原有单一的纸质档案的模式，但是与此同时电子档案也存在一定的局限性，因此就需要建立双套归档的制度，以此来确保档案的使用是既符合安全有序的规章制度，同时也能规范电子档案与纸质档案的管理制度，是做好信息时代下的电子档案与纸质档案管理的好办法。

2.优势互补管理。信息时代下的纸质档案与电子档案之间并存管理，是需要二者在互相借鉴中各自发挥自己的长处，避免自己的短处，实现更好的管理。由于会受到信息技术、计算机技术等因素的影响，电子文件的安全性无法得到确切的保证，就需要纸质档案作为重要的备份加以保存，因此纸质档案与电子档案之间并共存的局面是符合发展要求的。而需要注意的一点就是，当今形式下，档案管理主要以电子档案为主，纸质档案起到辅助作用，这就要求工作人员有效、巧妙的利用两种文件的特点实现优势互补的管理。

四、结语

信息化时代下的档案管理，纸质档案与电子档案之间要各自发挥自己的优势，取长补短，实现共同发展。

参考文献：

[1]陈志亮.电子档案与纸质档案并存是必然的.南平师专学报，2004.

档案存档管理篇（3）

第二，根据“谁建设、谁存档”原则，实行建设、存档二合一责任制。笔者所在单位的档案库房不仅承担着局机关水务工程档案存放的任务，还承担着水务系统局属事业单位重大项目、专项资金项目档案存放的任务。局系统一共有17个局属事业单位，目前基本每一个局属事业单位水务工程建设项目的工程档案都要往局档案室移交，它是造成档案库房面积不能满足现实需要的主要原因。对于局属事业单位的水务工程档案，局机关人员查阅、利用机率很小，只需要建设单位保存参建三方的资料，在一定程度上会大大减少局机关水务工程档案的入库数量。

档案存档管理篇（4）

中图分类码：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-08-00-01

引言

信息时代的脚步越来越快，使得信息高速公路朝着网络化和智能化方向发展，这给档案事业带来了严峻挑战的同时，也以其全新的管理方式和创新思维模式为档案管 理工作提供了丰富发展的契机，而电子档案的产生就是这种契机中典型的代表。但随之而来的纸质档案和电子档案的共同期管理也成为一个摆在我们面前的新课题， 值得我们深思和探究。

一、纸质档案与电子档案管理工作现状及发展趋势

就目前档案管理工作来看，在纸质档案和电子档案管理中存在很多问题：一是管理工作人员办理程序不规范，技术能力单一，在实践中不能较好的发 挥开拓与创新意识，致使许多档案流失和保存不完整；二是存在纸质档案和电子档案两者并存的现象，纸质档案受时展的影响，规模越来越小，电子档案则在信 息技术的支持下涉及的领域越来越广，交叉和融合性发挥越来越好。

二、纸质档案与电子档案简介及特征

纸质档案是人们为了纪念并保存一些有意义的事物而产生并加以利用的，也是我们最为熟悉的一种资料保存方式。电子档案则源于具有保存价值并已归档的电子文件，依赖计算机的软硬件及数据库等，并存储在磁带、磁盘或光盘上，时刻记录着人们的真实活动。

纸质档案和电子档案都具有各自的特征。纸质档案主要具有保存时间长、易识别、存储形式直观等优点，是电子档案所不能具备和替代的，但同时又 有许多弊端。

三、纸质档案与电子档案管理上的区别

电子档案的管理环节，应在纸质档案管理环节的基础上，增强电子文件形成的参与和电子档案长期保存，两者根本的区别是电子档案管理的各个环节技术含量高。电 子档案管理，实质是一项系统技术工作。所以，要求电子档案管理人员必须具备档案管理基础知识、计算机应用等方面知识，还要具备一定的外语能力。

第一，在分类、编目和归档等管理方式上的不同：纸质档案从收集到分类和组卷，要经过对文件进行分类；对已立卷归档的案卷进行排列、编号和整理，使其 用编制案卷目录的方式固定下来等一系列的步骤。但电子档案无需分类和编目，因为它可以借助计算机系统的超大功能，自动组建数据库，从任何角度任何时间进行 组合和检索，并呈现一种有序状态。同时，电子档案的归档时间也与纸质档案也不同，它可以在文件办理结案后任何时间归档或在某一周期内统一进行归档，工作人 员接受登记并给出档案分类号，设定档案分类级别等，这样即可避免漏档，又可减少不必要的麻烦。

四、纸质档案与电子档案在管理上的共同点

第一，管理过程中都存在信息载体的寿命问题：纸质档案靠纸张这个载体来延续其保存价值，而纸张寿命主要取决于纸张纤维的性质和所处环境的条件，只要 纸张纤维在所处的环境中避免氧化和水解反应，纸质档案的寿命就会得以延长。电子档案也不例外，电子档案的载体材料和支持体是磁性物质和聚酯底基，这两种化 学材料易产生强大静电，如若管理不善，将会导致磨损、卷曲等不良现象发生，直接影响信息的再读取能力和保存价值，对电子档案的寿命也会大幅度缩短，因此在 档案管理保存方面容不得我们忽视和大意。

第二，在管理上可以相互转化：这是二者最为典型的共性和交融点。为实现更便捷的保存但又能最大程度的反应历史的真实面貌，纸质档案和电子档 案实现了相互转化：一是将计算机中的部分电子文件转化为纸质文件，使之在实际应用中更具说服力，也间接反映了档案管理人员务实的职业道德精神；二是为现有 的一些纸质档案制作电子文件和数字化副本，其主要出发点是便于改善和保护信息存储，满足异地查阅和实现资源共享。

五、纸质档案与电子档案应并存

国家信息化发展战略的实施，对社会的各行各业产生着划时代的影响，尤其对传统的思维方式和管理模式产生了革命性冲击。档案的管理模式包括管理体制、 管理手段必然进行根本性的变革。尽管电子档案相对于纸质档案有着某些优势，而纸质档案的优点是电子档案所无可比拟的。对二者进行深入一层的分析，便可以发 现纸质档案与电子档案实际上有着某些不容忽视的联系。在当今信息化社会，纸质档案和电子档案的载体不具有继承性和相互否定性，二者发挥各自的优势。纸质档 案是保存和反映历史真实面目的可靠记录，电子档案可以发挥在检索、利用、传输、存贮等方面的优越性。在当前日新月异的数字时代，电子档案和纸质档案相辅相 成，相得益彰，为社会经济的发展发挥其巨大的作用。纸质档案与电子档案在当前以及今后相当长的一个时期将互为补充，取长补短，长期并存。

综上所述，做好纸质档案和电子档案管理工作，不仅可以达到档案信息最大限度的利用，同时又能使这些资源得到最安全和最有效的保护。就目前发展的趋势来看， 纸质档案和电子档案的共存时代已经来临，随着档案管理工作的逐渐深入，将会有更多的技术和方法产生，同时对纸质档案和电子档案的共同期管理探究也将会成为 一个热点话题。

参考文献：

[1]王红蕾，单德凯.电子文件管理刍议[J].辽宁师专学报（自然科学版），2004，（2）

档案存档管理篇（5）

一、声像档案的概念及对其进行归档与保存的意义

声像档案还可以称为音像档案，是录像带和照片的统称，它是在社会活动中形成的，以影像和声音为主，并输于文字说明的具有保存价值的历史记录，其主要是以照片、影片、唱片及录音等作为载体，将自认为有意义的事情以这种直观的形式记录下来并可以重新播放，让人有身临其境的感觉，具有现实性和不可重复性，可以说发展空间非常广阔。声像档案是档案中不可或缺的一部分，同时也是现代档案物质载体的主要内容。对声像档案进行科学合理的归档与保存，不仅可以丰富档案管理室的内容，使各类档案归档完整，而且达到方便了档案管理人员的管理，同时对于企业的发展过程及未来的发展具有非常重要的现实意义。

二、声像档案的归档与保存的现状分析

随着社会的发展及办公条件的提高，数码相机、摄像机等的使用越来越广泛，随之产生了大量的声像文件，那么如何对这些声像档案进行归档与保存，以便对其进行有效管理与利用也变得越发重要。目前对于声像档案的归档保存方面存在着以下问题：

1、摄录人员的专业素质和对声像档案归档保存的意识较弱

声像摄录人员的工作技能和综合素质具有一定的偏差，直接影响着声像档案的数量和质量。随着摄录人员队伍的壮大，大多数的摄录人员工作年限较短，缺乏相应的专业技能和知识，而且对所拍摄的声像档案的归档与保存管理认知不够，缺乏对声像档案的归档保存概念；同时部分声像档案未及时移交档案部门进行统一管理，因无相应的记录或说明而导致归档困难。另外，档案管理人员变动和机构的调整，也一定程度上造成了声像档案的失控和流失。

2、对声像档案进行归档与保存的管理混乱

（1）对声像档案的归档与保存管理制度不够完善，缺乏统一管理。表现在有些企业或机关单位没有统一的声像档案管理制度，处于自由状态。

（2）对声像档案的管理意识及管理水平具有很大差异。声像档案不仅有很强的时效性，而且对归档要求也很严格，比如照片相对应的底片及相关文字说明必须统一归档，而不能处于分开状态。但是好多档案管理这方面的意识较薄弱，以至于出现了照片与底片及文字丢失的情况。管理水平的差异导致很多声像档案在几个单位出现不统一的现象。

（3）声像档案的归档范围不够明确。很多单位的归档材料较多，但是对于档案范围没有明确规定，从而在很大程度上影响了摄录人员将声像资料归档的自主性及积极性。

三、声像档案的归档与保存中的数字化管理方法

有效地保管好声像档案，使其更加完整与完善，以最大限度地延长档案的使用时间，是档案管理急需解决的大问题。随着计算机、网络技术及现代智能通信技术的飞速发展，通过数字化的方法对声像档案进行归档与保存成为了现代化建设管理的大势所趋，其成功运用有利于实现声像档案的应有价值，也是社会智能化发展的必然结果。

1、对照片进行归档保存的数字化管理方法

对原有已经归档的纸质照片，进行分批扫描，并对每张照片做好详细标注，注明时间、地点、事件背景等；对已经作为档案保存的数码照片，可以不用处理，因为照片上的原始数据，不仅是拍摄时间及光线条件的记录，还能起到原始凭证的作用，仅将照片档案直接数据传输入电脑，存储在硬盘上正确的位置即可。

2、磁带、录像带、光盘等其他声像档案的数字化管理方法

对于原有的录像带、光盘等，可以通过计算机技术，转换成数字化模式，进行数字化处理，存入硬盘相应位置来长久保存。注意，在归档中应该根据所反映的内容等使同一内容或同一类型的照片等归入同一类。

通过数字化的管理使声像档案形成了声像电子档案，可以随时进行归档，方便快捷。在接收到电子文档的同时，就可以给每一份文件编制一个唯一的分类号及档案号等进行归档，同时还可以进行电子档案的主题词标引、著录等；甚至可以编制全方位、多角度的检索工具，以便检索查询用。对于电子版的声像档案，可以利用计算机对电子档案信息资源进行信息整合和加工处理，大大缩短了信息加工的时间，提高了档案信息利用的时效性，同时具有传递快捷、方便的

优点。

四、声像档案进行数字化归档与保存中的风险控制

1、数字化格式转换的迁移风险控制

格式的转换对于数字声像档案来说具有非常大的影响，比如将文件由一种格式转换为另一种格式时，需要先由一种格式压缩成另一种格式，即先解压缩再进行压缩。而数字声像档案在这种格式的转换过程中，可能会对档案的完整性及真实性造成损坏，面对这样的风险，《电子文档归档与管理规范（GB/T18894-2002）》中规定：音频电子文件必须以WAV、MP3为通用格式，视频或多媒体电子文件必须以MPEG、AVI为通用格式。

2、数字化硬盘存储中的设备风险

数字化的声像档案一般都存储在硬盘中，一旦硬盘老化就会造成声像档案数据的损失。针对这种风险，有以下两种控制措施：一是对声像档案的硬盘采取“自监测、分析及报告技术”，来监测磁头、磁盘、马达和电路等，当监测对象发生异常情况时，这种“自监测、分析及报告技术”就会自动发出警报，自动降低硬盘的运行速度，然后把电子数据信息转存到安全扇区，甚至可以把文件备份到其他硬盘或存储设备，以此来提高硬盘的安全性；二是可以采用驱动器健康检测技术，让用户自己检测硬盘的运转状况，通过读取伺服位置错误信号来计算盘片交换、伺服稳定性、重复移动等参数，并出现图形供用户参考，以便对硬盘式的声像档案信息进行及时备份，并在合适的条件下保存，同时定期在独立系统的计算机上检查，以保证档案的安

全性。

五、总结

对声像档案的数字化管理模式，大大简化了传统的档案管理方式的步骤，而且节约了传统档案管理中的人员和办公费用的成本，在很大程度上有利于经济效益的提高。所以说，信息技术的发展带动了声像档案数字化管理技术的发展，而技术的创新则必然会带来工作与管理方式的变革，结合先进的技术，声像档案的归档与保存的数字化管理最终会实现多元化、网络化、多媒体化、智能化以及虚拟化。

参考文献

档案存档管理篇（6）

中图分类号：C93 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2012）06-0222-02

声像档案是指在社会活动中形成的，以影像、声音为主，辅以文字说明的具有保存价值的历史记录，也称为声像资料。其主要是以照片与底片、影片、唱片、录音带等不同材料为载体，将有重要意义的事件以最直观的形式记录下来并予以再现，具有现时性和不可重复性。

一、声像档案归档与保存管理存在的问题

由于过去物质和技术条件所限，产生的声像资料很少。随着社会的发展及办公条件的改善，数码相机、摄像机的使用越来越广泛，随之产生了大量的声像文件。如何对声像档案进行归档与保存，是其有效管理与利用的首要问题。

1.摄录人员对声像档案的归档意识薄弱。或者对声像档案的性质并不了解，导致未能得到妥善的归档保存；或者在数码、影音设备使用过程中，因存储空间不够等原因，将原有声像资料在没有备份的情况下进行覆盖、删除，造成声像档案大量流失；或者部分声像档案未及时移交档案部门统一保存，因无相应的记录和说明导致归档困难。另外，档案人员的变动和机构调整，也会造成声像档案的失控或流失。

2.档案部门在声像档案收集上难以控制。拍摄多为业务部门，档案部门对其拍摄时间、内容及照片、录像数量没办法进行相应的控制措施，声像档案的归档往往处于被动地位，滞后于业务活动，且多数情况下收集到的声像档案仅为不完整的一部分。因此，不能全面完整反映当时业务活动的原貌，失去了声像档案的历史意义。

3.声像档案归档范围不明确。目前多数单位在归档材料类别中均有声像档案的类别，但对于哪些范围内的声像档案应该归档没有明确规定，这在很大程度上影响了摄录人员将声像资料主动归档的积极性。

二、声像档案归档与保存中的数字化管理引入

如何保管好声像档案的完整性，最大限度地延长声像档案的寿命，是摆在档案人员面前的一项重要课题。随着计算机技术、网络技术与现代通信技术的快速发展，声像档案的数字化管理，是档案现代化建设的大势所趋，有利于实现声像档案的应有价值，也是人类社会发展的必然结果。

1.照片档案归档的数字化管理创新。对原有已归档的纸质照片档案，如果数量较多，可以用扫描仪分批进行扫描，并标注说明，包括时间、事件背景、人物、地点。而作为档案保存的数码照片，原则上不要进行处理，照片上的原始数据，不仅是拍摄时间与光线条件的记录，还可以起到原始凭证作用。另外，数码照相机拍摄的照片档案，可以直接用数据线传输进电脑，存储在硬盘盘上，并可编写程序对其进行管理及利用。

以电子文档形式保存的照片档案，电子文档即是照片也是底片，可以根据用户的需要，随时进行打印。同时，对于破旧或由于保管不善造成损坏的老照片，也可以使用Photoshop图形处理软件进行修复和处理，以达到最佳效果。调看电子照片档案，次数再多也不会对图像效果有任何损耗。

2.磁带、录像带、光盘等其他声像档案的数字化管理创新。对于原有的磁带、录像带等，可以通过计算机技术，转换成数字化模式，进行数字化处理，并存储入硬盘，可以长久保存。在归档的过程中，可根据其所反映的内容或专题来进行，使同一内容或同一事物的照片归入同一类中。

声像档案的数字化管理形成了声像电子档案，可以随时进行归档，方便快捷。在接收到电子文档的同时，就可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号或相应的分类号和档案号，在归档的同时，即可进行电子档案的主题词标引、著录。技术条件允许时，还可以方便地编制多角度、全方位的检索工具，便于检索查询。用户查阅时，只需给出文件号或主题词，即可以检索出相应的文件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

声像档案资料转化为电子文档后，利用计算机可对电子档案信息资源进行信息整合和加工处理，克服手工信息加工模式时间长的缺陷，缩短信息整合加工的时间，提高了档案信息利用的时效性；与纸质照片档案相比，电子档案信息传递更快捷、更方便。

三、声像档案数字化归档与保存的风险控制

由于国内外至今没有声像档案归档、保存的规范和标准，因此很多单位采取与纸质档案同样的存储方法来保存声像档案。声像档案归档时采取迁移或多次迁移声像档案来达到长期保存的目的，在迁移过程中常常伴随着很多风险。同时，存储硬件设备在归档过程中也存在着几个需注意的问题。

1.数字化格式转换的迁移风险。技术环境的变化主要体现在格式的转换方面，格式的转换对数字声像档案来说具有至关重要的影响，而通常的格式的转换就是将文件由一种格式（多数为压缩格式）压缩为另一种格式，这里就需要先解压缩，再进行压缩。数字声像档案格式的转换过程中，对档案的真实性、完整性都可能造成严重的危害，面对这样的风险，《电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）》做出规定：音频电子文件以WAV、MP3为通用格式，视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

以WAV为例，其属于声音文件的“源”，上述《规范》的规定也是考虑到了避免经过有损压缩破坏文件的二进制数据流配置，进而破坏声像档案内容信息。然而作为声音文件的“源”，WAV占用了极大的存储空间，因此，在保存档案时要综合考虑档案价值与存储空间，根据不同情况做出不同选择。然而，《规范》提出了声像档案的通用格式并不意味着档案工作人员在存储档案时要将档案全部转换成一种格式。目前并没有统一的格式规范，也没有形成真正的国际标准，这就导致了一旦格式规范由某个组织或个人所专有，一旦这个组织或者个人消亡，则所有的数字档案将成为不可解读的无用信息。因此，采用专有格式存储声像档案面临数据丢失的巨大风险。

2.数字化硬盘存储的设备风险。在硬盘式管理模式下，声像信息都存储在硬盘中，如果硬盘发生老化，就会导致声像档案数据的损失。一方面，可以对存储声像档案的硬盘采用“自监测、分析及报告技术”，监测磁头、磁盘、马达、电路等，当监测对象出现安全值范围以外的情况时，会自动发出警告，自动降低硬盘的运行速度，把重要数据文件转存到其他安全扇区，甚至把文件备份到其他硬盘或存储设备。因此，可以对硬盘潜在故障进行有效预测，提高数据的安全性。另一方面，可以采用驱动器健康检测技术，让用户方便快捷地检测硬盘的运转状况，通过读取伺服位置错误信号来计算出盘片交换、伺服稳定性、重复移动等参数，并给出图形供用户或技术人员参考，可以对硬盘式声像档案进行备份，以移动硬盘的方式在合适条件下保存，并定期在独立系统的计算机上进行检测，确保档案安全。

四、声像档案数字化归档与保存的措施建议

1.有计划、有步骤地开展数字化管理工作。这是实现声像档案数字化的有效途径。首先，对原有的声像档案材料进行数字化处理；其次，把数字化的声像档案材料实行信息资源网络化管理。各单位可利用局域网，建立档案馆主页，把数字化的声像档案放到局域网服务器上，直接通过网页点击来选择和播放相应的声像资料，设立相关声像档案资料库查询专栏，方便检索；最后，加强计算机的防毒措施，对声像档案实行分级、分类管理。

2.提高档案管理人员的业务素质。这是实现声像档案数字化的组织保证。要加快培养造就一大批既懂档案理论基础知识、又有较高专业素质和现代信息技术的复合型人才。“人才先行”是加快声像档案数字化、信息化进程的前提。由于历史原因，企业档案管理人员大多数不熟悉信息技术。为此，必须突出做好以下两个方面的工作：首先，通过在职学习、脱产培训和外出进修等各种方式，对档案管理人员进行计算机操作技术的再教育；其次，继续加强有关网络技术以及与信息技术相关的专业英语学习，使她们尽快适应数字化、信息化工作的要求，是当前乃至今后相当长一段时期内，档案管理人员继续教育的重要内容。

参考文献：

[1] 陈玲.创新声像档案的收集和归档模式[J].科技资讯，2009，(33).

档案存档管理篇（7）

新时期，我国社会和经济处于快速发展阶段，由于这一时期的企业看重的是与生产经营直接相关的部门或机构的工作，而忽略了文件收集、利用、归档，文件资料、技术资料流失的现象时有发生，为此，充分了解企业档案管理存在的问题和有效解决问题就显得尤为重要。

一、目前我国档案管理存在的问题

1.档案意识不强，档案利用率低

大多数企业长期以来重“藏”轻“用”，对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，因此使企业员工对档案利用效益知之甚少。由于对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

2.档案管理制度不健全

很多档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全；有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严。

3.电子档案管理的缺失

目前，档案人员办公常常是在计算机上起草和制作文件，一旦文件定稿打印，草稿性的电子文件的保存就经常被忽视。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施。随意对其进行删改，不是被清除就是被新文件覆盖，使具有原始性的电子稿件面目全非。失去了归档保存的意义。

4.档案的信息安全与保密问题有纰漏

电子档案存放位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性，会造成电子档案与载体的可分离，使电子档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。互联网的开放性，使电脑病毒和蓄意破坏的电脑“黑客”对档案存放载体形成威胁，载体一旦被电脑病毒感染或被“黑客”闯入，就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失，甚至造成整个信息系统瘫痪。

5.电子档案的接收格式存在问题

电子档案的应用尚未全国在范围内普及，档案文件在转手移交过程中，会出现因两部门存储档案方式不同，使用软件不同，而使电子档案在转交过程中出现困难。

6.档案管理人员的素质影响档案管理水平

企业档案管理专业人员队伍业务素质不高，在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时展的要求悬殊较大。

二、企业档案管理面临的挑战

1.创新企业档案管理工作制度

现代企业制度的建立，要求企业档案工作必须投入到经济建设中去，把工作重点转向为企业的生产经营服务，为企业增加效益服务；现有企业在产权关系，组织机构形式、管理体制、经营管理方式等方面都发生了深刻的变化，这就要求企业档案管理工作者必须适应这种变化，必须用创新思维来修订和完善企业档案管理制度、规定和标准，采取多种不同的管理方式和手段做好企业档案管理工作。

2.规范档案管理思路，做好企业档案管理创新

企业要以提高创新意识、提升创新能力、激发创新活力、规范创新行为、增强档案事业发展后劲为总目标，关注创新、思考创新、参与创新，按照档案管理工作科学化管理规范的严格要求，不断开展自测自评，随查随纠。对企业重要营运管理活动、重要业务推广、重点工程项目的“三重”档案加强跟踪整理、及时归档，为开展档案创新编研做足充分准备；精选极具代表性和专业性的档案材料，结合企业新闻、媒体宣传资料形成宣传文件汇编专题，建立特色专题，丰富室藏资源，为开展档案创新编撰工作奠定坚实基础。

3.实现企业档案管理工作检查考核规范化

定期开展企业档案管理的规范检查和考核，是确保企业档案管理工作顺利开展的手段。各企业应结合我国档案管理的需求，制定出一套适应企业档案管理工作的考评标准。对这些标准的制定应做到考虑周详，留足补充修改的空间，并对各项标准做出详细的解释。同时，完善企业档案管理检查和考评制度，将档案管理部门检查和考评工作做为企业内部管理工作考评的一个参考依据。

档案存档管理篇（8）

事业单位的档案资料涉及全员隐私，还包括单位内部的重要资料，而且档案信息较为零散、细致，这就要求档案管理人员做好档案管理工作，不能有所疏漏，以免对单位发展产生制约。但由于各种因素的影响，事业单位中的档案管理存在诸多问题，对档案管理效率和质量的提升产生了一定影响，需要采取措施加以改进，以提高档案管理水平。

1 档案管理概述

随着当前信息化技术的普及，提高事业单位的工作效率成了事业单位面临的重要问题，这就对事业单位的档案管理工作提出了一定的要求。档案管理工作作为事业单位工作的一项重要组成部分，对事业单位内各个部门的协调发展有着直接的影响[1]。在我国社会经济的飞速发展和计算机技术创新双重作用下，档案管理也朝着信息化和高效化方向不断发展，这使得档案的查阅和管理工作更加的便捷有效。但是现如今大多数的档案管理部门仍然按照传统的方式进行档案的管理，这在一定程度上阻碍了市场的顺利运行和发展。档案的管理业务在市场中属于一种经济联系发展的产物，在社会和事业单位发展中都有着不可替代的作用，同时也是市场重要价值的体现[2]。近些年来，我国经济和技术的不断发展，使得单位受到市场经济的影响越来越大，要想提高单位的档案管理就必须顺应时代的发展趋势，创新管理手段和方法，并根据单位内档案管理的现状来进行有效分析，并从中找到问题的解决对策。

2 档案管理中存在的问题

（一）管理人员素质不高

现阶段大部分事业单位管理人员开始重视事业单位的档案管理工作，但是从总体上看，事业单位的档案管理仍然没有实现应有的价值。从根本上分析其原因，主要是由于档案管理人员的素质较低，业务水平和专业素养不高。尤其体现在档案的管理和分类等工作中，由于其业务能力的限制，部门在档案管理的分类工作上做的不到位，这就对档案的查询工作也造成了一定的困扰，需要花费更多的时间在档案信息的获取上，这对单位工作的整体效率造成了严重的影响。

（二）管理制度不健全

要想推邮乱档ノ坏牡蛋腹芾砉ぷ鞲顺利进行，就必须健全档案管理的制度，制定切实可行的规章条例来实现档案的高效管理。事业单位的档案管理工作主要包括档案收集、档案的分类、档案查阅的规定、档案保管的期限设定、介质区分等方面。由此可见，从资料的产生和使用这一周期中，档案的管理工作贯穿始终[3]。但是目前大部分的事业单位还没有建立单独的档案管理资料储存室，更加缺乏相应的档案管理系统，导致管理的机制混乱。

（三）档案管理方式和技术落后

事业单位现代化信息管理中存在的较大问题是，大部分事业单位还在沿用传统的档案管理方式，在管理过程中存在着工作效率低下和管理不到位的问题。随着我国经济和技术的双重进步，档案的管理开始出现越来越多的种类，档案的管理工作也更加的复杂化。这对档案管理者和管理技术提出了更高的要求，而传统档案管理方式对事业单位档案管理带来了一定的阻碍。

3 档案管理措施

针对事业单位中档案管理存在的问题，需要采取对应的管理措施，以改善档案管理，提高档案管理水平，更好的满足事业单位的发展需求。具体的档案管理措施如下：

（一）提高档案管理人员的专业素养

针对事业单位的档案管理人员，事业单位应当积极的组织相关技能培训课程来增强工作人员对事业单位档案管理的灵活性和专业性，充分的利用最新的专业技巧和理论等知识来加强人员的培训[4]。除此之外，档案的管理人员也应该努力并自觉地提高自身的专业素质和职业的道德水平。全面的了解和把握档案管理职位的要求，在此基础上努力的改正自身不足之处，提高自身的工作能力，做好本职工作。增强档案管理人员的职业道德，严格遵守相应的规章制度，从而最大程度上维护事业单位的利益。

（二）树立正确的档案管理意识，构建事业单位档案管理机制

任何的工作如果不能及时的更新工作观念，就无法跟得上时代的进步，造成工作效率的低下，最后被社会所淘汰，档案管理的工作也是这样[5]。因此，档案的管理人员必须要根据当前时展的实际情况来更新工作理念，并且对先进的档案管理模式和方法有一定的了解，帮助管理者创建新的管理机制，并积极的参加相关培训和讲座等活动，增加日常管理工作的时效性。此外，相关管理部门应当设置专门的档案管理的岗位，设置专门人员进行档案信息的录入、档案收集、信息修改、信息核对和更新等一系列工作。完善档案的管理制度，以授权形式来约束档案借读和查阅等情况，增强档案信息的保密性质，防止重要信息出现泄漏情况。同时应当建立一个上下衔接的档案收集系统，来保证档案管理的工作落到实处。

（三）合理利用先进的信息技术

档案管理工作的作用任务就是为用户提供优质服务，而服务的好坏对档案管理工作的发展有着直接的影响。因此，档案的管理人员有责任对档案的管理服务进行创新[6]。档案管理工作在进行创新的时候，必须要以现代的计算机技术作为依托，充分地对服务空间进行有效开发，保证服务层次和质量的提高，以最大程度地满足读者对信息查询的需求。为了能够保证读者问题的更好解决，档案的管理人员需要具备一种创新意识，发挥现代的先进科技设备的真正作用。以前传统的档案管理都是采用的纸质印刷品进行资料的储存，但现在，计算机技术的进步促进了储存方式的改变，大部分的档案管理部门都是采用声像、光盘、磁介质等工具进行的资源管理。这就要求档案馆需要对服务进行相关转变，以适应社会的需求。

4 结束语

档案管理是事业单位内部管理的核心工作，随着事业单位的不断改革发展，档案管理工作也需要不断的创新与进步，才能够更好的满足新时期的事业单位发展要求。因此，在未来的发展过程中，事业单位应当加强档案管理人员的专业技能培训，构建档案管理机制，并积极应用先进的信息技术，以不断提升档案管理水平，从而为事业单位的快速发展奠定良好基础。

参考文献

[1]陈君英.疾控中心科技档案管理中存在的问题与解决措施研究[J].世界最新医学信息文摘，2016，（53）：197+200.

[2]杨艳梅.浅析档案管理工作中存在的问题及解决措施[J].科技展望，2016，（06）：259.

[3]张丽娟.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].企业改革与管理，2015，（18）：21.

[4]汤B.浅析建设项目档案管理中存在的问题及措施[J].事业单位业务，2015，（15）：81+87.

[5]瞿静.现阶段事业单位档案管理工作中存在的问题及对策[J].黑龙江档案，2015，（03）：90.

档案存档管理篇（9）

今天档案管理已经进入电子化和网络化时代，档案改变了纸质形态，转变为以磁、电、光等介质为载体的方式。电子档案的优点有：快速接收、归档信息，存储密度大、实现多种信息媒体一体化、方便统一管理、资源共享等。但同时电子档案管理信息容易被更改，数据容易丢失，存储介质材料易损，对计算机依赖较大。电子档案管理是未来档案管理的发展趋势，因此必须及时解决存在的问题，找出有效解决对策，提高电子档案管理的水平。

一、电子档案管理中存在的问题

与传统档案相比，电子档案出现的时间并不长，虽然其在储存空间占用相关信息处理效率等方面有很大优势，但在对其认识、利用中仍存在一些突出问题。

1.档案管理观念陈旧落后

很多单位的领导对档案管理工作的重视程度不够，将档案工作与保管性工作混同，认为档案管理不会影响单位实质性发展。因此，他们对档案工作不能及时关注和更新，对新出现的电子档案管理方式缺乏正确认识。部分档案管理工作者的观念陈旧，没有及时调整管理思维，档案管理理念比较封闭，制约了电子档案的发展进程。

2.档案管理不规范

电子档案对计算机系统依赖性强，电子档案管理工作中规定了对重要系统、文件、数据信息进行定期备份，但是缺乏具体操作性规范。电子档案保存工作缺乏连续性和完整性，管理工作存在很多纰漏。目前的电子档案存储介质主要是光盘、移动硬盘和U盘等，没有进行备份数据档案登记管理，缺乏规范的放置措施，另外，计算机数据档案没有配套的避免拷贝技术，缺乏相应的检查机制。

3.忽视电子档案管理安全

档案管理工作者普遍忽视电子档案安全性，没有采取有效的安全防范措施。电子档案依赖于计算机系统，因此电子信息在收发、保存、归档的过程中存在病毒入侵、被盗、泄密、被伪造和篡改等风险。利用电子档案的过程也存在安全隐患，因为电子档案和纸质档案比，更容易被修改和覆盖，破坏电子档案的原稿。

二、电子档案管理改进对策

1.制定电子档案管理规范

电子档案的每一个环节：建立、处理、归档、利用、保管、更新等，都存在信息的丢失或更改的隐患，为提高电子档案管理质量，促进电子文件管理的科学性，应该制定相关的法律法规和管理规范，对单位、档案员进行约束，还要制定相关网络系统保密验收的规范、计算机和软件兼容性要求、密级电子文件的特殊管理规定等，更好地保障电子文件的原始性和真实度。

2.统一电子档案管理软件

建立规范的电子档案接收数据格式，将档案整理软件进行推广和统一。首先由地方的档案管理部门规定统一的电子文件模板，对电子文件和信息类型、格式进行规范化处理，然后发放到各单位进行参照。定期开展电子档案培训工作，对档案管理工作人员进行业务和技术的继续性教育，帮助他们进行软件更新，格式统一，使其熟练操作和管理。档案管理部门也可以定期对各单位档案管理工作进行指导，委派专业技术人员帮助档案管理人员发现工作的不足，找出解决措施，促进统一数据格式的电子档案体系形成。

3.提高电子档案的保存质量

电子文件的生命包括“物理生命”和“信息生命”。电子档案的存贮内容具有不稳定性，存储介质易受磁场、温度、湿度、细菌等因素影响，对电子文件“物理生命”的保护一是防磁，二是控制调节环境的温湿度，三是防止机械损伤，四是注意环境卫生。电子文件本身还易受到计算机病毒、电脑黑客的破坏，必须建造专用库房、档案柜存放电子档案，配备专业电子档案机房和较高的安全性的电脑设备，及时更新电子档案的文件结构，加强电子档案的保管，确保电子档案的长期可读性应用。对电子文件“信息生命”的保护主要有防电脑病毒，控制网络中电子文件系统的安全，备份处理，异处保存，及时更新档案支持软件，并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下，更新电子档案的文件结构，以适用新的“生存环境”。

4.加强电子档案的安全

（1）建立数据备份和恢复系统。备份技术是针对电子档案管理安全患的重要技术手段，是必不可少的安全性措施。面对网络系统的安全隐患，应完善数据备份和恢复系统，使计算机或者网络发生安全性事故时，关键、重要的信息数据能有效恢复。

（2）要加强网络的安全管理。通过验证用户信息、输入调阅口令和限制访问、权限，安装先进的防毒杀毒软件、建立防火墙来防止病毒和黑客对电子档案的恶意破坏和篡改。

（3）对重要文件采用。“双重“归档法。由于文件生效的主要标志是签署和印章，在现代技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性及易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。

5.提高档案工作人员素质

信息化进程推进了档案管理的现代化，为档案管理人员提出新的课题。工作人员必须提高自己的计算机技术水平，增强现代档案管理专业修养，熟练操作多媒体文件，掌握电子文件归档方法。能有效识别网络电子文件操作者，对其进行权限控制。单位应引进高端档案管理人才，让他们兼具档案管理业务和计算机技术。

综上所述，档案管理工作者应准确把握时代脉搏，积极寻找电子档案管理的先进经验，提高自身管理水平，学习现代信息技术和网络技术，针对性的解决本单位电子档案管理中存在的问题，寻找积极有效的对策，促进电子档案管理走上一个新台阶，适应不断变化发展的社会需要。

档案存档管理篇（10）

所谓的文书档案，就是在社会的行政管理活动中，由行政性公文转化而成的档案。目前，文书档案在各行各业都能够见到，并在各行各业的发展中扮演着关键角色，街道文书管理实践中也不例外。但反观我国街道文书管理现状，普遍存在着档案管理意识淡薄、档案管理机制不健全、档案管理队伍素质低下等问题，因此，加强街道文书档案管理的研究，对推动街道档案管理健康发展具有重要现实意义。

一、街道文书档案管理的重要性

在一个单位的发展中，文书档案扮演着关键角色，文书档案包括单位的重大事件、发展历史、行政档案和人事档案等，文书档案以纸质为主，并包括影像、电子档案等文书记录。而随着文书档案管理的时代演变，对文书档案管理人员专业素质也不断提出新要求。

在信息化时代语境下，做好街道文书档案管理工作，对开发信息资源推动街道健康发展具有重要作用。由于文书档案具有凭证与参考的功能，因此加强文书档案管理工作，能够有效确保街道信息资源深入开发与利用。文书档案作为对历史的真实记录，完全不同于普通的文献资料，并具有一定的法律效用，因此街道文书档案的记录具有较强客观性和真实性。通过文书档案的科学管理，能够对街道实践活动的深广度加以客观反映，从而为街道未来发展提供历史依据和文献参考。

二、街道文书档案管理存在的问题

我国许多街道组织只注重行政管理和眼前效益，忽视文书档案管理工作，再加上其他主客观因素，通常连档案工作基本要求都无法做到。结合街道文书档案管理现状，笔者总结了以下几点街道文书档案管理的实际问题：

第一，忽视《档案法》的学习。虽然许多街道组织会定期开展法律学习活动，但往往忽视了《档案法》的学习。对档案行政管理部门组织的档案管理业务培训，也都是应付了事，流于形式；

第二，未能构建行之有效的档案管理机制，或是不能全面落实相关制度。许多街道组织存在不按要求将文件归档，随意借出档案，档案损毁不追责，奖惩制度设置不科学等问题；

第三，没有成立专门的档案管理机构和人员。街道档案人员通常由街道办秘书人员或工作人员兼任，档案管理专业水平低下、工作连续性不强；或者人员调动频繁，造成档案管理工作断档，最终影响街道文书档案工作实效；

第四，档案收集不齐全，管理人员素质参差不齐。许多街道组织工作人员的档案意识淡薄，导致文书档案丢失的现象时常发生，还有部分工作人员随意涂改污损文件，完全不在乎文书档案的完整性与安全性；

第五，重使用，轻利用，造成档案资料整理难度加大。由于档案管理工作的特殊性，其效益无法“立竿见影”，许多档案工作人员忙于应对日常街道事务，喜欢处理短期见效益的工作。此外，文件归档量大、整理手续繁琐、信息化建设滞后等，也是造成街道档案管理水平低下的重要原因。

三、街道文书档案管理的改进对策

（一）提高街道文书档案管理重视度

提高街道文书档案管理工作的地位，树立现代化管理理念，加深街道办员工对档案管理的认识和理解，尽快将档案管理工作纳入街道组织总体工作规划和工作重点中去。同时，要加大档案管理的资金投入，实现街道文书档案管理向信息化、智能化和现代化的转型。打破以往档案管理被动性局面，主动参与档案收集、整理和保存工作，提高档案管理积极性和前瞻性。此外，档案管理人员要不断完善和提升自我，加强理论学习和业务提高，强化街道文书档案管理意识，全面推动街道文书档案管理的现代化转型与发展。

（二）构建完善的文书档案管理机制

街道组织要以相关法律法规为根本依据，制定符合自身实际的档案保管与保密等条款，进一步完善街道文书档案管理机制。行之有效、科学完善的档案管理制度，能够有效避免出现随意管理的现象，促进街道文书档案管理工作的可持续发展。由于文书档案工作所涉及的范围比较宽广，工作量比较大，管理不到位，为实际工作的顺利开展带来了较大困难，因此需要结合街道组织实际情况，构建行之有效的文书档案管理机制，且在实践过程中不断加以完善。此外，要加强档案收集、外借和登记制度的建立，一旦出现档案损毁或丢失，要及时采取有效措施加以补救，确保街道文书档案的完整性和安全性。

（三）加强街道文书档案的人才培养

在街道文书档案管理实践中，要灵活采用业务培训、理论学习和进修学习等方式，完善街道文书档案管理人员的认知系统，不断提高他们的业务能力和创新能力，为现代化街道文书档案管理机制的构建提供根本保障。不管是文书档案管理专业知识，还是与之密切相关的其他领域知识，街道文书档案管理人员都要进行系统学习，只有如此，才能顺利实现街道文书档案管理的规范化、信息化和现代化。此外，同期强化对街道文书档案管理人员价值观的引导与塑造，以确保街道文书档案管理工作的方向正确性，进一步深化街道文书档案管理工作。

此外，要为街道文书档案管理人员的发展创造一个和谐的环境，切实解决他们工资待遇，评职晋级等切身利益问题，激发工作热情和创造性；加大经费投入，切实改善工作条件，加强硬件建设，为做好街道文书档案管理工作创造有利条件。

可以说，随着信息化时代的全面到来，文书档案管理的地位将越来越高。要想进一步提高街道文书档案管理的水平，不仅需要强化街道文书档案管理意识、加强街道文书档案管理的人才培养，还要构建完善的街道文书档案管理机制，切实推动街道文书档案管理的可持续发展。

参考文献

[1]谢王艳.试论文书档案管理中存在的问题与对策[J].办公室业务，2014（07）.