学校档案第一学年汇总十篇
学校档案第一学年篇（1）
第二条本办法所称的高等学校档案（以下简称高校档案），是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。
第四条国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。
国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。
第五条高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是：
（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；
（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
（三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
（四）研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。
第二章机构设置与人员配备
第六条高校档案机构包括档案馆和综合档案室。
具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：
（一）建校历史在50年以上；
（二）全日制在校生规模在1万人以上；
（三）已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上。
未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。
第七条高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。
需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是高校档案机构的分支机构。
第八条高校档案机构的管理职责是：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；
（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（六）开展档案的开放和利用工作；
（七）开展学校档案工作人员的业务培训；
（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
（九）开展国内外档案学术研究和交流活动。
有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地。
第九条高校档案馆设馆长一名，根据需要可以设副馆长一至二名。综合档案室设主任一名，根据需要可以设副主任一至二名。
馆长、副馆长和综合档案室主任（馆长和综合档案室主任，以下简称为高校档案机构负责人），应当具备以下条件：
（一）热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历；
（二）有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；
（三）年富力强，身体健康。
第十条高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。
高校专职档案工作人员列入学校事业编制。其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。
第十一条高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
第十二条高校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
第十三条高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。
第三章档案管理
第十四条高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。
第十五条高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：
（一）党群类：主要包括高等学校党委、工会、团委、派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
（二）行政类：主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
（三）学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。
（五）科研类：按原国家科委、国家档案局的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行。
（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）执行。
（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
（八）产品生产类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
（九）出版物类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
（十一）财会类：按财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）执行。
高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。
第十六条高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。
学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。
第十七条归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。
第十八条高校档案材料归档时间为：
（一）学校各部门应当在次学年6月底前归档；
（二）各院系等应当在次学年寒假前归档；
（三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。
第十九条高校档案机构应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。
第二十条高校档案机构应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十一条高校档案机构应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第二十二条高校档案由高校档案机构保管。在国家需要时，高等学校应当提供所需的档案原件或者复制件。
第二十三条高等学校与其他单位分工协作完成的项目，高校档案机构应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交高校档案机构保存。
第二十四条高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，高校档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。
高校档案机构对于与学校有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。
第二十五条高校档案机构应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长报告，及时处理。
档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。
第二十六条高校档案机构应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第四章档案的利用与公布
第二十七条高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案。未经高等学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。
属下列情况之一者，不对外公布：
（一）涉及国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位规定限制利用的。
第二十八条凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。
境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
第二十九条查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。
第三十条高校档案机构提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案机构负责人批准。
加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第三十一条高校档案开放应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具（著录标准按《档案著录规则》（DA/T18-1999）执行），提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。
第三十二条高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。
高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。
社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，高校档案机构应当无偿和优先提供。
第三十三条寄存在高校档案机构的档案，归寄存者所有。高校档案机构如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。
第三十四条高校档案机构应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校长批准。
第三十五条高校档案机构应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。
第五章条件保障
第三十六条高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。
第三十七条高等学校应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建。
存放档案应当设有专门库房。
存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
第三十八条高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
第六章奖励与处罚
第三十九条高等学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：
（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；
（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的；
（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第四十条有下列行为之一的，高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一），造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第七章附则
第四十一条本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校。
学校档案第一学年篇（2）
第二条本办法所称的高等学校档案（以下简称高校档案），是指高等学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一。各高等学校必须把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。
第二章领导体制和机构设置
第四条高校档案工作由各级教育行政管理部门和有关业务主管部门领导，同时接受国家各级档案行政管理部门的指导、监督与检查。
第五条各高等学校应在校（院）长统一领导下做好档案工作，确定一名校（院）长分管，并根据学校的实际情况,建立综合档案室或档案馆。
综合档案室的建制应按学校规模确定。凡全日制在校生规模三千人以上为副处级，三千人以下为正科级，由校（院）长办公室领导。
档案馆为系处级建制，由校（院）长直接领导。
高等学校设立档案馆须经主管部门批准，并报所在地档案行政管理部门备案。应具备以下条件：
（一）建校历史悠久，一般应在五十年以上；
（二）学校规模大，全日制在校生规模为五千人以上；
（三）已集中保管的档案、资料在三万卷（长度三百米）以上；
（四）具备符合要求的档案库房和管理设备。
第六条高等学校档案馆属事业单位档案馆。它既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。
第七条高校档案部门的基本任务如下：
（一）贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作；
（二）制订本校关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；
（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料；
（四）开展档案的开放或利用工作；
（五）负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源；
（六）参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流；
（七）负责对全校档案工作人员的业务培训；
（八）开展档案宣传工作和利用者教育活动；
（九）开展档案学术研究和交流活动。
第八条对于某些需特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案，可根据实际需要设立分室管理。分室是档案部门的分支机构，受档案部门和业务主管部门双重领导。
高校附属单位（如附属医院、校办工厂等）的档案工作受学校档案部门和附属单位双重领导。其档案机构的设立和档案管理、移交等，由学校根据实际需要自行确定。
第九条高等学校各部、处、院、系、所等部门，必须有一名负责人分工主管该部门的档案工作，并视情况配备一至二名专（兼）职人员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。
第三章高校档案工作人员
第十条高校档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守、遵守纪律，具备档案业务知识和一定的科学文化知识。
第十一条高等学校档案馆设馆长一名，并视需要设副馆长一至二名。综合档案室设主任一名（可由校长办公室副主任兼任），副主任一名。
馆长、副馆长、综合档案室主任人选由认真执行党的方针政策、热心档案事业、有馆员（或相当馆员）以上专业技术职务，有组织管理能力，身体健康的人员担任。
第十二条高校档案工作人员列入学校事业编制，其编制人数由学校根据本校规模及馆藏档案数量等实际情况确定。
第十三条高校档案工作人员（包括档案部门和各部门中的专职档案工作人员以及以做档案工作为主的兼职人员）属档案专业技术人员，按《档案专业人员职务试行条例》（职改字[1986]第39号），实行专业技术职务聘任制。
第四章经费、库房和设备
第十四条高校档案工作所需经费，应单独立项，列入学校预算，统筹解决。学校各职能部门应对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备，在其经费中给予支持。
第十五条高等学校必须为档案部门提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。存放声像等特殊载体档案，应设有专门库房并配置恒温、恒湿设施。
凡设置档案馆的高校，应充分考虑学校的发展规模，馆藏档案的增加数量，适应现代化管理的需要，合理安排档案馆库房建设。有条件的学校可单独建设馆库，档案库房建设要符合《档案馆建筑设计规范》的要求。
第十六条高等学校应有计划地为档案部门配置复印、录音、照相、录像等设备。逐步实现电子计算机管理与档案缩微化。
第五章文件材料的归档、移交和接收工作
第十七条高等学校应建立和完善归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围内，做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
第十八条高等学校应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。
第十九条高等学校对科研成果、产品规划与试制、基建工程等进行鉴定、验收时必须有档案部门的人员参加。有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查，签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果。
第二十条高等学校实行文件材料形成部门、课题组立卷制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，交本部门档案工作人员检查、装订后向学校档案部门移交。档案部门应派人指导立卷工作。
第二十一条高等学校文件材料的归档范围
（一）党政管理类
主要包括高等学校党委、行政、工会、团委、派等组织的各种会议文件、会议记录；各党政部门的工作计划、总结；上级机关与本校关于人事管理、行政管理、党务管理的文件材料。
（二）教学类
主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按国家教委、国家档案局的《高等学校教学文件材料归档范围》［（87）教办字016号］执行。
（三）科研类
按国家科委、国家档案局的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发［1987］6号）执行。
（四）基本建设类
按国家档案局、国家计委的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发［1988］4号）执行。
（五）仪器设备类
主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在五万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
（六）产品生产类
主要包括学校自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。
（七）出版物类
主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
（八）外事类
主要包括学校有关人员出席国际学术会议（含在国内举办的）、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家与教师在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料；授予中、外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。
（九）财会类
按财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》（财预字（84）第85号）执行。
以上各类系指归档范围。归档的文件材料包括纸质、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。
第二十二条归档的文件材料应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。
第二十三条归档时间应按以下要求：
（一）学校各党政部门和能按年度归档的部门，应在次年六月底前归档：
（二）各教学部门和能按学年度归档的部门，应在次学年度寒假前归档：
（三）科研、基建等部门，应在项目完成后两个月内归档。
第二十四条凡由本校与其他单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制件送交主办单位保存。
第二十五条高校档案原则上由各校档案部门永久保管。在国家需要时，或学校所存部分档案列入有关国家档案馆接收范围时，应向有关国家档案馆提供所需部分档案原件或复制件。
对因学校分立或合并，其分设或合并前的档案，应本着集中保管、方便利用的原则，经协议由一校或合并后的学校档案部门统一保存。有关学校在利用这部分档案时，应予优先照顾，并提供方便。
第二十六条高等学校中的个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向本校档案部门移交，集中管理，任何个人不得据为己有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，高校档案部门可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向本校档案部门捐赠档案的，学校应予以奖励。
第二十七条高校档案部门要注意向国内外征集与本校有关的各种档案和资料。
第六章档案管理
第二十八条高校档案部门要对档案进行分类、编号和排列。
高校档案的分类方法另行规定。
第二十九条高校档案部门应对保管期限已满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，应在征得有关部门同意，并造册报经校领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第三十条高校档案部门应指定专人负责进行下列统计工作：
（一）对档案的收进和移出、全宗和案卷数量、档案的利用等情况进行统计；
（二）按照有关规定，向所在地档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。
第三十一条档案库房的技术管理工作，应有专人负责，建立和健全有关规章制度。
第三十二条高校档案部门应研究和改进档案保护技术。对已破损和字迹褪色的档案，应及时修复或复制。
第三十三条高校档案部门应对所存档案和资料的保管情况定期进行检查，遇有特殊情况，应立即向校领导报告，及时处理。
第七章档案的利用和开放
第三十四条高校档案馆应按照规定向全校和社会开放档案。
高校档案馆开放档案，应遵循下列规定：
（一）凡持有合法证明的单位或个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅利用属于开放范围的档案，并可以摘录和复制；
（二）利用者要求复制档案，一般由档案馆负责办理，并按规定合理收费；
（三）港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案，须经有关主管部门介绍；
（四）外国机关或个人要求利用档案，应按国家有关规定办理；
（五）未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案。
第三十五条高校档案馆应设立专门的阅览室，并提供档案目录（属开放范围的）、全宗指南、档案馆指南等。
第三十六条馆藏档案属下列情况之一者不宜开放：
（一）涉及党和国家秘密的；
（二）涉及专利或技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成部门规定限制利用的。
第三十七条对于要求查阅、摘录、复制属尚未开放的档案，须经档案馆长同意；涉及未公开的技术问题须经科研主管部门负责人同意,必要时要报请校领导审查批准。
第三十八条高校综合档案室所保存的档案，主要供本校利用。如其他单位或个人需查阅时，应持介绍信，经综合档案室主任或校（院）长办公室主任同意后，方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密，须经校领导批准。
第三十九条高校档案部门必须编制必要的检索工具，著录标准按国家标准3792.5～85《档案著录规则》执行。
第四十条高校档案部门应积极开展档案的编研工作。出版和公布档案，须经档案形成部门同意，并报请校领导批准。
第四十一条对于重要的、珍贵的档案和资料，一般不得提供原件使用。如特殊需要，须经档案部门领导批准。
第四十二条高校档案部门应采取多种形式，如举办档案展览、陈列等，积极开展档案宣传工作。有条件的高校，应在高年级开设有关档案管理的选修课。
第八章考核、奖励和处罚
第四十三条高校档案部门应建立检查、考核和评估制度，明确岗位职责。对优秀的工作人员和突出的服务成果、研究成果给予奖励。
第四十四条对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，应按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚，并按有关规定建立备案制度。
第九章附则
第四十五条本办法适用于普通高等学校。其他高等学校可参照执行。
学校档案第一学年篇（3）
党的十七届六中全会提出了要“推动社会主义文化大发展大繁荣”。各高校档案馆根据这一精神，积极探索档案文化在社会主义文化大发展大繁荣中的公共服务功能。四川师范大学档案馆加强档案文化建设，传承档案精神，丰富馆藏资源，编研档案精品，加强档案文化宣传，打造档案文化服务平台，提升档案文化服务能力，积极融入大学校园文化建设，突出档案文化在学校服务定位中的重要作用。
一、坚持引导示范，传承档案精神
邓小平多次强调：“身教重于言教。”档案部门是社会公众了解学校档案文化的一个重要窗口。其自身的引导示范，直接影响着档案文化服务的质量和水平。忠诚于党、服务人民、守护历史、传承文明、严谨细致、无私奉献是档案工作的核心价值观。
学校档案馆以争创“管理规范化、服务效果好”为办馆目标，档案工作人员以身作则，切实践行“珍藏历史、服务现实”的办馆理念，积极为学校和社会提供优质的档案服务。档案馆先后被评为四川省高等学校2008-2012年度档案工作先进集体、2008-2010年学校创先争优先进基层党组织和学校创先争优活动为民服务示范窗口单位，起到了示范引导的作用，这既是对档案工作精神的具体体现，也是传播师大核心价值观的最好方式。同时，学校还每隔两年召开一次档案总结大会，评比、表彰和宣传一批先进典型，达到鼓励先进、鞭策后进、共同前进的目的。
为将档案精神融入学校的育人工作，引导社会公众的精神建设，高校应不断挖掘、培养、树立先进典型，用榜样的力量去诠释和激发档案精神文化的丰富内涵和巨大动力，用先进典型的人格魅力“把档案工作者忠于党和人民的崇高思想、维护历史面貌的求实精神、无私奉献的高尚情操、艰苦拼搏的顽强作风一代代地继承下去，发扬光大。”（1）
二、丰富馆藏资源，打造特色档案库
丰富的馆藏资源，是发掘档案文化，开展公共服务的重要基础。学校库藏档案中，有、等领导人在学校办学过程中留下的历史足迹，有抗战时期东北大学内迁三台艰辛办学的文献记载，这些档案真实地记录了学校艰苦创业、曲折发展、开拓进取等各个时期师大人勤劳建校、辛勤耕耘、教书育人、努力拼搏的光辉事迹，是教育学校师生、引导社会风尚的宝贵财富和深动教材。
档案馆加强和归档单位的联系，使重要会议、重大活动、重要声像档案得到同步管理和按时入库。在创先争优活动中，着力打造《四川师范大学名人档案库》，先后完成了8位名人原始材料的搜集工作，许多珍贵的实物如手稿、报告、论著、题词、艺术作品、荣誉证书，以及各种生动的照片，成为一批专家名师为师大发展改革艰苦奋斗的真实写照，为档案文化服务提供了重要的编研素材。这些陈列在校史馆的珍贵档案，在潜移默化中增强了学校师生爱校意识和社会公众的艰苦创业意识。如姚廷申教授撰写的教学大纲手稿，字迹工整，内容充实、逻辑性强、结构严谨、条理清楚，充分反映了他严谨的治学态度和勤勉的学术精神；杜道生先生提供的照片和实物，反映了他朴实宽厚、安贫乐道、淡泊名利、宁静致远的品格，对参观者有很强的的震撼力和感染力，达到激励学校师生和社会公众提升自己的精神追求与内在修养的目的。
高校要丰富馆藏资源，提高档案文化服务水平，就要继续扩大建档范围，做到应建尽建、应收尽收、应存尽存，“不但要监督指导所有向档案馆移交档案的单位建好档案，而且要帮助指导其他立档单位也建好档案。”（2）这样才能为打造档案文化精品奠定坚实的基础。
三、以库藏档案为基础，编研档案文化精品
杨冬权强调：“特别要……深入开发档案信息资源，创造更多的服务方式，提供更好的档案文化产品，为建设和谐文化，巩固社会和谐的思想道德基础服务。”（3）《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年）》中指出：“高校要积极推进文化传播，弘扬优秀传统文化，发展先进文化。”
档案馆在做好校史、大事记、年鉴、校字文件汇编等基础编研工作的基础上，立足库藏特色档案，着力编辑了《四川师范大学校史沿革旧照系列》，使师大学子更加明晰学校发展的历史脉络，深刻体会到了学校发展成果的来之不易，对于汇聚师生开拓进取的精神动力，为实现学校的办学目标贡献力量起到了重要的作用。
档案编研是加强档案文化建设的一个重要途径。高校应着眼于学校发展的需要，着眼于师生的文化需求，“积极发挥档案资源优势，科学规划一批档案编研项目，上下联动编研一批档案文化读物”（4），“充分挖掘档案的历史价值和文化价值，精心选题，创新形式，打造出一批有助于建设社会主义核心价值体系、丰富人民精神文化生活的档案文化精品。”（5）
四、加强校史文化建设，打造档案文化服务阵地
校史馆和校史主题公园是展示一所学校发展特色、传承学校历史、提供档案文化服务、促进校园文化建设的重要平台。学校校史馆主要反映学校从1946年建立川北农工学院至今67年的办学历史。馆内陈列的大量珍贵图片、文献著作、获奖证书等实物，记录了师大杰出人才的成长之路，反映了学校师生“艰苦奋斗、开拓创新”的师大精神。许多优秀校友包括李言荣院士等纷纷回母校寻根。省内外高校和社会团体先后到校史馆探寻学校的文化底蕴和师大精神。校史馆成为学校提供档案文化服务的主阵地。目前，学校“3D校史馆”已建成并投入试用，极具立体感，便于操作，趣味性强，更加方便学校师生和社会公众了解校史校情。校史馆在档案公共服务的主阵地作用更加突出。校史主题公园依照自然山势，以学校的发展历程为线索，以校园步行道为依托，以学校各发展阶段主校门为景观，系统、客观、简要地介绍了学校的发展历史、办学理念和文化底蕴，立意追求人文景观与自然风景的和谐交融，通过学校发展的微缩景观和“时光隧道”让公众直观地了解学校的发展历程，再现了学校各个历史时期重大或重要事件。师生员工及校外公众在校史主题公园内散步游览之间，便会自觉受到校史文化的熏陶，达到潜移默化、润物细无声的目的。
五、加强档案文化宣传，营造档案文化氛围
档案文化宣传是让档案文化走近公众、服务社会的关键环节。学校在主页上对师大简介、历史沿革、校训校徽校歌等进行了详细的介绍；学校校友会网站上设有校友风采、校史简史、师大旧照等板块；学校档案馆网站形成了大事记、档案制度、工作动态等专门板块。学校师生和社会公众从网站上就能简单明了地熟悉学校的发展历史。同时，学校还在主干道、公寓、校门等地方，设置了大量的宣传橱窗，介绍师大精神、宣传校史名人和学校发展改革中的大事。在师大讲坛上开设《大学之道：四川师大校训、校风、学风的文化解读》等讲座，将校史文化中所蕴含的人文精神与科学精神传播给了社会与广大民众。
高校还可面向学校师生和社会公众，开展校史征文大赛、知识竞赛、演讲比赛等，为档案文化建设打造新的阵地。同时，还应结合重大节日、纪念日等活动，发挥档案文化在和谐校园文化和精神文明建设方面的优势，“集中开展一批主题鲜明、形式多样、内容丰富的宣传活动。・・・・・・贴近实际、贴近生活、贴近群众，把面向基层、服务群众作为宣传活动的宗旨。”（6）丰富学校师生和社会公众的文化生活，达到宣传大学精神、服务社会公众的目的。
六、培养档案文化人才，提升文化研究能力
加强档案文化建设，提高档案文化公共服务，不仅需要大量的档案管理人才和技术人才，也同时需要更多的档案文化研究、普及人才。档案馆工作人员在专研业务的同时，积极学术交流活动，广泛吸纳各兄弟院校在档案文化服务方面的优秀经验。着力打造一支爱好历史研究、具有研究能力、热衷公益事业的科研团队，积极申报各级课题，完善激励机制，将档案工作人员的编研任务，纳入学期考核，并为其提供各种基础条件和研究平台，积极“营造有利于出精品、出人才和出效益的档案文化发展环境”（7），不断提高档案文化的开发、研究和服务能力。
高校要提高档案文化服务质量，就要“在档案工作中更加注重人的工作，注重队伍建设，用一切办法调动人的积极性和创造性，提高人的能力和素质”，（8）建立一支政治过硬，纪律严明，业务精湛，服务高效，乐于奉献的档案工作队伍。同时，还应建立档案文化建设人才交流和培养机制，互派馆员参加档案文化公共服务的实践，加强档案文化建设的项目合作，协同科研，共同推进高校档案文化的公共服务。
七、加强校地档案合作，共同推进公共服务
校地合作是高校服务地方经济社会发展的重要平台。在学校的发展历史上，在绵阳三台县、南充市、成都锦江区，以及各支流如乡村建设学院、西山书院等，在当地都留下了许多珍贵的档案资料。2010年，中央电视台与三台县电视台为拍摄一部反映东北大学在川办学情况的历史纪录片，到学校查询档案，学校为其提供了川北农工学院和川北大学的档案材料，为电视成拍摄工作提供了重要的支持。在学校档案工作对外合作规划中，明确提出和南充市、绵阳市、锦江区等地方档案局共同研究四川师范大学主体支流的起源、发展与融入史，联合开发出更多更好的档案文化精品，让社会大众感受到档案文化的独特魅力。高校还应将最具有文化价值和校本特色的馆藏档案挖掘整理出来，和地方政府共同举办档案文化展，向公众提供丰富的档案文化服务，从而实现档案文化服务水平的提升。
档案文化公共服务是一项需要各方协同推进、各项工作密切配合的系统工程，是档案实现自身价值的一种重要途径。高校开展档案文化公共服务，要始终以学校和社会的文化需求为中心，“鼓实劲，干实事，务实效，不尚空谈”（9），丰富馆藏资源，加强档案编研，加强校地合作，加强馆际交流，积极融入地方文化建设。这样，才能在社会主义文化大发展大繁荣中发挥更加重要的作用。
参考文献：
[1]张虹、姬瑞环：《档案管理学基础》，中国人民大学出版社2005年版。
[2]陈智为、邓绍兴、刘越男：《档案管理学》，中国人民大学出版社2008年版。
[3]肖秋慧：《档案管理概论》，武汉大学出版社2009年版。
冯敏（1984.09.09――）：男，四川遂宁人，法学硕士，四川师范大学档案馆助理馆员。
注释：
（1）杨冬权：《团结奋斗开拓进取开创档案工作服务和谐社会建设的新局面――在全国档案局长馆长会议上的讲话》（2006年12月14日），《中国档案》，2007年第1期，第16页。
（2）杨冬权：《在全国档案局长馆长会议上的讲话》（2012年12月25日），《中国档案》，2013年第1期，第19页。
（3）杨冬权：《团结奋斗开拓进取开创档案工作服务和谐社会建设的新局面――在全国档案局长馆长会议上的讲话》（2006年12月14日），《中国档案》，2007年第1期，第14页。
（4）丁成明：《团结奋进开拓创新不断提升全省档案工作科学化水平――在全省档案局长馆长会议上的讲话》，《四川档案》，2013年第1期，第15页
（5）杨冬权：《在全国档案局长馆长会议上的讲话》（2012年12月25日），《中国档案》，2013年第1期，第19页。
（6）杨冬权：《在全国档案局长馆长会议上的讲话》（2012年12月25日），《中国档案》，2013年第1期，第19页。
学校档案第一学年篇（4）
摘要：高校档案记载着从高校成立以来至今的一些重要信息，是高校信息的重要组成部分。随着信息化社会的到来，我国高校档
案的管理工作遇到了前所未有的挑战，传统的人工信息收集和整理的方法已经无法适应现代社会的发展，所以我们必须要通过改革，
促进高校档案工作的可持续发展。本文通过简要介绍高校档案管理工作的发展和存在的问题，从而提出了高校档案工作可持续发展的
策略。
关键词：高等院校；高校档案；可持续发展；档案管理
一、高校档案工作存在的问题
随着改革开放以来，我国的高考制度得到恢复以后，陆续有
一些高等院校建立和发展起来，我国的高校档案工作也同时发展
起来。改革开放以后，我国的高校档案工作取得了可喜的成绩，
高校的档案开始进入了全新的发展阶段，但是，由于我国的高校
档案工作开展的较晚，在发展过程中，仍然不可避免地存在一些
问题，主要包括以下几点：
（一）档案管理意识不强
我国高校档案是高校工作的重要组成部分，但是一些高校却
往往忽略高校档案的管理工作，教职员工对于档案的整理工作没
有重视起来，主要表现在以下几个部分：第一，一些学校的教职
员工将高校的档案整理的非常简单，从档案中无法获得高校发展
和取得重要成就的详细信息，更加无法根据这些信息做好高校未
来的发展工作；第二，一些高校的教职员工由于人手缺乏，将高
校档案的整理工作安排的到次要的位置，在结束其他工作以后才
开始进行高校档案的管理工作，这样的工作计划安排使得高校档
案的信息无法及时得到更新，容易给高校未来的发展工作提供错
误的参考。
（二）档案工作整理手段落后
虽然我国已经进入了信息化的社会，但是一部分高校档案工
作仍然处于手工整理阶段，档案工作整体来讲还是比较滞后的，
主要体现在以下几点：第一，虽然我国在进入信息化社会以后，
一些高校陆续建立起高校档案工作管理体系，但是这些体系在实
际的档案工作中并没有被运用，一些管理机构有名无实，无法起
到应有的作用；第二，高校对于档案管理的投入不够，一方面由
于高校的预算有限， 将资金投入到更加重要的工作中； 另一方面，
则是高校的档案工作没有引起学校管理者的重视，造成了档案工
作仍然处于落后阶段的现象。
（三）档案管理人员的素质需要进一步提高
高校档案管理人员是高校档案管理工作的重要执行者和参
与者，他们整体素质是保证高校档案工作顺利完成的重要条件，
但是通过调查显示，目前我国的高校档案管理人员的整体素质有
待提高，主要表现在以下几点：第一，高校档案管理人员缺乏一
定的服务意识和竞争意识，没有充分意识到高校档案对于高校未
来发展的重要作用，仍然存在着一定的得过且过的工作意识；第
二，在档案管理人员中，具有专业知识的人员非常少，没有专门
的档案管理经验，而且对于现代化的档案管理设备不熟悉，无法
熟练运用，导致档案管理工作的效率低下。
二、高校档案工作的可持续发展
通过以上的分析和论述可知，在我国的高校档案管理工作
中，仍然存在着一些问题和不足，这些问题严重影响了高校档案
工作的可持续发展，无法发挥高校档案应有的作用。为了改变和
弥补这一不足，我们可以从以下几点做起：
（一）提高档案工作的责任意识
高校档案工作中的一些问题主要是由于学校管理人员和档
案管理人员缺乏一定的档案管理意识造成的，所以为了提高档案
工作的责任意识，我们需要从以下几点做起：第一，通过一定的
宣传和管理工作，提高高校管理者和档案管理人员对于档案工作
重要性的认识，提高他们自身的责任感，充分做好高校档案工作
的可持续发展；第二，不断更新高校档案工作相关人员的意识和
观念，促进高校档案工作与时俱进的发展，当今社会信息化的发
展非常迅速，一些管理意识和管理手段都在不断地更新换代中，
只有不断提高档案工作相关人员的意识，才能更好地促进高校档
案工作的可持续发展；第三，制定相应的规章制度，从更加规范
和严格的角度，提高档案工作的责任意识，对于不履行相关义务
的档案工作人员，应该给予相应的处罚，从而使得高校档案工作
的相关人员各司其职。
（二）创新高校档案工作
创新是一个国家和民族的灵魂，也是带领社会不断前进和发
展的动力。创新是高校档案工作的力量之源，促进高校档案工作
的可持续发展，就要将创新意识全面融入到高校档案的管理工作
中去，为此，我们可以做到以下几个方面：第一，高校档案管理
手段和管理设备的创新，我国已经开始进入信息化的社会，计算
机技术和网络技术在不断地发展中，所以，高校档案管理需要不
断创新，才能够跟上时代的步伐，在高校档案工作中，引入现代
化的管理手段，不断解放档案管理人员的劳动，提高档案管理工
作的效率，及时更新高校档案的内容，从而解决高校档案工作滞
后的现象；第二，创新高校档案的存储手段，由于现在云技术和
现代化的存储社会在不断地发展中，高校档案的存储可以利用这
些新兴技术，不仅可以更加方便地对高校档案做到高校的管理，
迅速检索出所需要的内容，而且能够很快地对档案进行备份和恢
复，保障了档案资料的安全性。
（三）提高档案管理人员的整体素质
档案管理人员是高校档案工作的重要参与者，提高档案管理
人员的素质是促进高校档案工作可持续发展的重要手段，提高档
案管理人员的整体素质可以做到以下几点：第一，提高档案管理
人员的职业道德素质，高校档案是真实反映高校情况的资料，所
以它的真实性和完整性必须得以保证，档案管理工作人员必须要
严格进行高校档案的管理工作，同时要保障高校档案的完整，坚
持实事求是的精神；第二，提高高校档案管理工作人员的专业素
质， 在招聘高校档案管理人员的工作中， 一定要进行严格的筛选，
提高档案管理工作的工作要求，不仅需要掌握档案管理工作的专
业知识，而且能够熟练运用现代化的档案管理工作设备；第三，
提高高校档案管理工作人员的综合素质，例如：培养他们的团队
合作意识，不断提高自身的学习能力和高校档案工作的热爱之情
等等。
参考文献：
[1]党跃武.高校档案工作科学发展探索与实践：纪念四川省高
等学校档案工作协会成立20周年文集[M].四川大学出版社，2010
年-04
[2]王晓珠，袁洪.高校档案管理探索[M].云南大学出版社，
2011年-08
[3]黄晓玫，林更茂.高校管理创新与实践[M].华中师范大学出
版社，2011年-07
[4]王芝兰.高校档案规范化管理[M].湖南师范大学出版社，
学校档案第一学年篇（5）
第一条为了加强学校档案的综合管理，有效地保护和利用档案，充分发挥档案为学校教学、科研和党政管理等各项工作服务，为社会服务的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和原国家教委《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等法律、法规，结合学校的实际，特制订本细则。
第二条学校档案，是指学校从事教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式载体的历史记录材料。
第三条学校档案工作，是办好学校的重要基础工作之一，是学校教学、科研和党政管理工作的重要组成部分，是维护学校历史真实面貌的重要事业，应当把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。
第二章 领导体制、机构设置及其档案员要求
第四条学校档案工作业务上接受省、市档案局的监督、指导和检查。
第五条学校档案工作在学校统一领导下，由院长分管。建立综合档案室，隶属院长办公室。
第六条学校档案工作人员列入学校事业编制，根据上级规定配备。
第七条学校档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真贯彻执行党和国家的方针、政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，认真学习档案专业知识和管理科学知识，刻苦钻研业务。
第八条学校档案工作人员，享受该专业技术人员待遇，按档案专业技术职务聘任。
第三章 经费、库房及设备
第九条学校档案事业所需经费单独立项，列入学校预算，统筹安排。
第十条学校要为档案工作配备必要的、安全、适用的档案库房。库房质量要符合国家有关档案馆（室）库房建筑设计规范要求。
第十一条档案库房要配备必要的装具及防盗、防火、防自然光、防高温、防潮、防尘、防虫、防鼠等设施，确保档案安全。库房管理要求见附件一。
第四章 文件材料的归档
第十二条归档制度：本校各单位和人员在教学、科研、管理等活动中直接形成的具有保存价值的不同载体的文件材料，目前仍由形成单位负责收集、整理，按时移交综合档案室，由综合档案室立卷归档。在此基础上逐步过渡到在综合档案室的指导下，由文件材料形成单位立卷归档，按时向综合档案室移交合格的案卷。会计档案由财务部门按《会计档案管理制度》（见附件二）自行立好卷移交会计案卷。
第十三条归档文件材料要求：
（一）纸质要好；
（二）字迹端正、清楚。最好用打印件。手抄件必须使用碳素黑墨水书写。
（三）文件要有明确的标题、文号、主送、抄送单位。文稿要用方格稿纸写，首页要用发文稿纸。发文稿纸上各栏内容要填写清楚。领导签发文件要使用黑墨水书写，文稿与正文同时存档。
（四）材料齐全、准确。每项活动要从开始到结束所形成的全套完整材料，统计数字要准确。
第十四条档案类别及各类档案归档范围详见综合档案室印发的《MM学院各部门档案材料归档内容》。
第十五条案卷质量要求。总的要求是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体要求是：
（一）卷内文件材料必须准确反映本校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料有利于长期保存。
（二）管理内容的档案，按问题、时间或重要程度排列。要注意密不可分的材料排列顺序；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。
（三）专题性、成套性档案（包括教学、科研、产品与科技开发、基建、设备、出版档案），按阶段、结构、部件等分别组卷。
（四）同一类别的案卷，可按永久、长期、短期先后排例。
（五）确定文件材料的保存价值，要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断。
凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管。
凡反映学校一般工作活动，在长期内对学校和社会有查考利用价值的，列为长期保管。 凡在较短时间内对本校工作有查考价值的，列为短期保管。
（六）卷内文件要求文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列；
（七）立卷视文件材料数量的多寡进行。当同一问题的文件多时，可采用硬卷皮成卷或单份装钉，一般不超过200页；问题单一，文件较少、又不便于一起归类的，可立薄卷。
（八）卷内文件材料按顺序排好后，装钉的案卷无论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依次在非装钉线一侧下角编页号；不装钉的案卷，应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。
（九）每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录。对文件材料原有题名不要随意更改和简化。若原有题名无实质内容或无标题的，要重新拟定，并在前后加“［ ］”。没有责任者、年、月、日的文件，要考正清楚，及时补上。会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的参见号。
（十）卷内文件材料情况说明，应填写在备考表内。若无说明，也应将立卷人，检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷单位的负责人。
（十一）案卷题名应简明确切，体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称（文种）等。部份案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部份、阶段的代号和名称。一般写在卷面，不超过50字。
（十二）要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹稍模糊的应复制与原件放在一起。装钉用三孔一线，不装钉的案卷，应按标准用细线逐件装钉；
（十三）档案的案卷格式、表格、卡片的内容、规格、用纸应按《高等学校档案工作规范》中的规定制作使用。
第十六条归档时间和手续：
（一）党政部门和能按年度归档的部门在次年6月底前归档，目前仍将本单位的档案文件材料移交综合档案室立卷归档，逐步过渡到由本部门立卷归档，向综合档案室移交合格的案卷；
（二）教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档，目前仍将本单位的档案文件材料移交综合档案室立卷归档，逐步过渡到由本部门立卷归档，向档案室移交合格的案卷；
（三）科研部门在科研项目完成通过鉴定验收后两个月内归档，目前仍将科研档案文件材料移交综合档案室立卷归档，逐步过渡到由科研部门立卷归档，向综合档案室移交合格的案卷。
科研项目鉴定、评审必须有综合档案室人员参加，对科研档案文件材料进行审查验收，并在成果登记表上签字、盖章。凡归档文件材料不完整、不齐全，综合档案室有权拒绝签名盖章，科研管理部门不得申报科研成果；
（四）基建部门在基建项目完成通过鉴定验收后两个月内归档，目前仍将基建档案文件材料，图纸移交综合档案室立卷归档，逐步过渡到由基建部门立卷归档，向综合档案室移交合格的案卷。
基建档案如上级有规定由市基建主管部门保管时，本校基建部门除按上级要求向市基建主管部门移交基建文件材料、图纸，并办理好移交手续外，同时要整理一套（原件移交市基建主管部门则用复印件）文件、材料、图纸移交综合档案室立卷归档保管，并同时将移交给市基建主管部门的档案文件材料、图纸的移交单移交综合档案室保管；
（五）有关部门购买5万元以上的仪器设备使用时，购回后两个月内归档，目前仍由使用单位将设备档案文字材料，技术文件及图纸交综合档案室立卷归档，逐步过渡由使用单位立卷归档。设备档案原则上由综合档案室保管，若使用单位经常需要查阅使用时，可向综合档案室借出由使用单位存放使用；
对5万元以上的重大仪器设备开箱使用时，必须有综合档案室人员参加清点，验收仪器设备文字材料、技术文件及图纸，并在验收记录上签字、盖章。对材料、文件、图纸不全的，综合档案室有权拒绝签字盖章，并通知财务部门暂缓结算，待设备订购部门办理补齐材料、文件、图纸后，方可办理相应手续；
（六）会计部门在会计年度终了后，由本部门立好卷自行保管3年，期满后的次年6月底前将案卷移交综合档案室保管；
（七）接收档案文件材料必须履行手续，填写移交清册，一式两份，写明文件材料或案卷标题、卷内文件页数、案卷或文件材料数量、移交时间等。交接双方要签名盖章，各存一份。
第五章 档案的管理
第十七条本校各类档案是学校重要的财富，由综合档案室集中统一管理，任何部门或个人都不得将档案视为私有。全体师生员工都有保护档案的义务。
第十八条档案管理工作要有计划配置复印、录音、录像、照相、电脑及缩微等设备，使计算机检索与全文缩微存储利用结合起来，逐步实现管理现代化。
第十九条 案卷入库时应检查帐、卡、物是否相符。案卷应按类别依档号顺序排放。库房柜架应编顺序号。各柜和全室均应有档案存放示意图。
第二十条综合档案室应对档案的安全定期组织检查，并记录在案。发现问，及时解决。对破损、褪变的档案及时修补复制。
第二十一条在主管档案工作院长领导下，由综合档案室与有关职能部门负责人组成鉴定小组，对保管期满的档案进行鉴定，提出销毁或延长保管期的意见，登记在册，经分管校领导批准后销毁或续存。销毁档案必须有两人监销，并在销毁册上签字。档案材料的鉴定和销毁有关规定见附件三、四。
第二十二条综合档案室每年年终对各类档案的收入、移出、销毁、库存量、档案的利用等情况进行统计，登记在册，并按上级有关主管部门的要求，及时报送本校档案工作基本情况统计报表。
第六章 档案的开放利用
第二十三条本校综合档案室要设立供查阅档案资料的阅览室，编制各种检索工具，开展档案编研工作，做好利用的指导，主动提供利用，充分发挥档案的社会效益和经济效益。
第二十四条借阅档案材料，必须按本校制定的《档案材料借阅规定》（见附件五），办理有关审批手续，遵守《档案材料安全保密规定》（见附件六）规定，填写《档案借阅登记表》。对校外单位和有关人员利用的还应按规定收费。
第二十五条利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》，留室存查。
第二十六条对借出档案，综合档案室要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，学校按规定严肃处理。
第七章 奖励与处罚
第二十七条本校档案工作应建立检查、考核制度，明确岗位职责。对在档案工作中有如下突出成果和贡献的单位和个人，学校应给予表彰和奖励：
（一）在收集、整理和提供利用做出显着成绩的；
（二）对档案的保护和现代化管理做出显着成绩的；
（三）对积极、主动配合做好档案工作，维护档案完整与安全成绩显着的；
（四）对档案工作有突出研究成果的；
（五）对档案事业建设和发展提出合理建议，采纳后取得明显的社会效益和经济效益的；
（六）向学校捐赠对学校有重大历史价值档案材料的；
（七）同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。
第二十八条在档案工作中有下列行为之一的，学校应根据错误情节轻重，对直接负责主管人员或其他直接责任人员给予行政处分。构成犯罪的，交由司法机关依法追究刑事责任：
（一）损毁、丢失属于学校所有的档案的；
（二）擅自提供、抄录、公布、销毁学校所有的档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖或者转让档案的；
（五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；
（六）不按规定归档或者不按期向综合档案室移交档案或档案材料的；
（七）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
学校档案第一学年篇（6）
第二条学校档案，是指学校从事教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式载体的历史记录材料。
第三条学校档案工作，是办好学校的重要基础工作之一，是学校教学、科研和党政管理工作的重要组成部分，是维护学校历史真实面貌的重要事业，应当把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。
第二章 领导体制、机构设置及其档案员要求
第四条学校档案工作业务上接受省、市档案局的监督、指导和检查。
第五条学校档案工作在学校统一领导下，由院长分管。建立综合档案室，隶属院长办公室。
第六条学校档案工作人员列入学校事业编制，根据上级规定配备。
第七条学校档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真贯彻执行党和国家的方针、政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，认真学习档案专业知识和管理科学知识，刻苦钻研业务。
第八条学校档案工作人员，享受该专业技术人员待遇，按档案专业技术职务聘任。
第三章 经费、库房及设备
第九条学校档案事业所需经费单独立项，列入学校预算，统筹安排。
第十条学校要为档案工作配备必要的、安全、适用的档案库房。库房质量要符合国家有关档案馆（室）库房建筑设计规范要求。
第十一条档案库房要配备必要的装具及防盗、防火、防自然光、防高温、防潮、防尘、防虫、防鼠等设施，确保档案安全。库房管理要求见附件一。
第四章 文件材料的归档
第十二条归档制度：本校各单位和人员在教学、科研、管理等活动中直接形成的具有保存价值的不同载体的文件材料，目前仍由形成单位负责收集、整理，按时移交综合档案室，由综合档案室立卷归档。在此基础上逐步过渡到在综合档案室的指导下，由文件材料形成单位立卷归档，按时向综合档案室移交合格的案卷。会计档案由财务部门按《会计档案管理制度》（见附件二）自行立好卷移交会计案卷。
第十三条归档文件材料要求：
（一）纸质要好；
（二）字迹端正、清楚。最好用打印件。手抄件必须使用碳素黑墨水书写。
（三）文件要有明确的标题、文号、主送、抄送单位。文稿要用方格稿纸写，首页要用发文稿纸。发文稿纸上各栏内容要填写清楚。领导签发文件要使用黑墨水书写，文稿与正文同时存档。
（四）材料齐全、准确。每项活动要从开始到结束所形成的全套完整材料，统计数字要准确。
第十四条档案类别及各类档案归档范围详见综合档案室印发的《MM学院各部门档案材料归档内容》。
第十五条案卷质量要求。总的要求是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体要求是：
（一）卷内文件材料必须准确反映本校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料有利于长期保存。
（二）管理内容的档案，按问题、时间或重要程度排列。要注意密不可分的材料排列顺序；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。
（三）专题性、成套性档案（包括教学、科研、产品与科技开发、基建、设备、出版档案），按阶段、结构、部件等分别组卷。
（四）同一类别的案卷，可按永久、长期、短期先后排例。
（五）确定文件材料的保存价值，要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断。
凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管。
凡反映学校一般工作活动，在长期内对学校和社会有查考利用价值的，列为长期保管。 凡在较短时间内对本校工作有查考价值的，列为短期保管。
（六）卷内文件要求文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列；
（七）立卷视文件材料数量的多寡进行。当同一问题的文件多时，可采用硬卷皮成卷或单份装钉，一般不超过200页；问题单一，文件较少、又不便于一起归类的，可立薄卷。
（八）卷内文件材料按顺序排好后，装钉的案卷无论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依次在非装钉线一侧下角编页号；不装钉的案卷，应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。
（九）每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录。对文件材料原有题名不要随意更改和简化。若原有题名无实质内容或无标题的，要重新拟定，并在前后加“［ ］”。没有责任者、年、月、日的文件，要考正清楚，及时补上。会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的参见号。
（十）卷内文件材料情况说明，应填写在备考表内。若无说明，也应将立卷人，检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷单位的负责人。
（十一）案卷题名应简明确切，体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称（文种）等。部份案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部份、阶段的代号和名称。一般写在卷面，不超过50字。
（十二）要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹稍模糊的应复制与原件放在一起。装钉用三孔一线，不装钉的案卷，应按标准用细线逐件装钉；
（十三）档案的案卷格式、表格、卡片的内容、规格、用纸应按《高等学校档案工作规范》中的规定制作使用。
第十六条归档时间和手续：
（一）党政部门和能按年度归档的部门在次年6月底前归档，目前仍将本单位的档案文件材料移交综合档案室立卷归档，逐步过渡到由本部门立卷归档，向综合档案室移交合格的案卷；
（二）教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档，目前仍将本单位的档案文件材料移交综合档案室立卷归档，逐步过渡到由本部门立卷归档，向档案室移交合格的案卷；
（三）科研部门在科研项目完成通过鉴定验收后两个月内归档，目前仍将科研档案文件材料移交综合档案室立卷归档，逐步过渡到由科研部门立卷归档，向综合档案室移交合格的案卷。
科研项目鉴定、评审必须有综合档案室人员参加，对科研档案文件材料进行审查验收，并在成果登记表上签字、盖章。凡归档文件材料不完整、不齐全，综合档案室有权拒绝签名盖章，科研管理部门不得申报科研成果；
（四）基建部门在基建项目完成通过鉴定验收后两个月内归档，目前仍将基建档案文件材料，图纸移交综合档案室立卷归档，逐步过渡到由基建部门立卷归档，向综合档案室移交合格的案卷。
基建档案如上级有规定由市基建主管部门保管时，本校基建部门除按上级要求向市基建主管部门移交基建文件材料、图纸，并办理好移交手续外，同时要整理一套（原件移交市基建主管部门则用复印件）文件、材料、图纸移交综合档案室立卷归档保管，并同时将移交给市基建主管部门的档案文件材料、图纸的移交单移交综合档案室保管；
（五）有关部门购买5万元以上的仪器设备使用时，购回后两个月内归档，目前仍由使用单位将设备档案文字材料，技术文件及图纸交综合档案室立卷归档，逐步过渡由使用单位立卷归档。设备档案原则上由综合档案室保管，若使用单位经常需要查阅使用时，可向综合档案室借出由使用单位存放使用；
对5万元以上的重大仪器设备开箱使用时，必须有综合档案室人员参加清点，验收仪器设备文字材料、技术文件及图纸，并在验收记录上签字、盖章。对材料、文件、图纸不全的，综合档案室有权拒绝签字盖章，并通知财务部门暂缓结算，待设备订购部门办理补齐材料、文件、图纸后，方可办理相应手续；
（六）会计部门在会计年度终了后，由本部门立好卷自行保管3年，期满后的次年6月底前将案卷移交综合档案室保管；
（七）接收档案文件材料必须履行手续，填写移交清册，一式两份，写明文件材料或案卷标题、卷内文件页数、案卷或文件材料数量、移交时间等。交接双方要签名盖章，各存一份。
第五章 档案的管理
第十七条本校各类档案是学校重要的财富，由综合档案室集中统一管理，任何部门或个人都不得将档案视为私有。全体师生员工都有保护档案的义务。
第十八条档案管理工作要有计划配置复印、录音、录像、照相、电脑及缩微等设备，使计算机检索与全文缩微存储利用结合起来，逐步实现管理现代化。
第十九条 案卷入库时应检查帐、卡、物是否相符。案卷应按类别依档号顺序排放。库房柜架应编顺序号。各柜和全室均应有档案存放示意图。
第二十条综合档案室应对档案的安全定期组织检查，并记录在案。发现问，及时解决。对破损、褪变的档案及时修补复制。
第二十一条在主管档案工作院长领导下，由综合档案室与有关职能部门负责人组成鉴定小组，对保管期满的档案进行鉴定，提出销毁或延长保管期的意见，登记在册，经分管校领导批准后销毁或续存。销毁档案必须有两人监销，并在销毁册上签字。档案材料的鉴定和销毁有关规定见附件三、四。
第二十二条综合档案室每年年终对各类档案的收入、移出、销毁、库存量、档案的利用等情况进行统计，登记在册，并按上级有关主管部门的要求，及时报送本校档案工作基本情况统计报表。
第六章 档案的开放利用
第二十三条本校综合档案室要设立供查阅档案资料的阅览室，编制各种检索工具，开展档案编研工作，做好利用的指导，主动提供利用，充分发挥档案的社会效益和经济效益。
第二十四条借阅档案材料，必须按本校制定的《档案材料借阅规定》（见附件五），办理有关审批手续，遵守《档案材料安全保密规定》（见附件六）规定，填写《档案借阅登记表》。对校外单位和有关人员利用的还应按规定收费。
第二十五条利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》，留室存查。
第二十六条对借出档案，综合档案室要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，学校按规定严肃处理。
第七章 奖励与处罚
第二十七条本校档案工作应建立检查、考核制度，明确岗位职责。对在档案工作中有如下突出成果和贡献的单位和个人，学校应给予表彰和奖励：
（一）在收集、整理和提供利用做出显着成绩的；
（二）对档案的保护和现代化管理做出显着成绩的；
（三）对积极、主动配合做好档案工作，维护档案完整与安全成绩显着的；
（四）对档案工作有突出研究成果的；
（五）对档案事业建设和发展提出合理建议，采纳后取得明显的社会效益和经济效益的；
（六）向学校捐赠对学校有重大历史价值档案材料的；
（七）同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。
第二十八条在档案工作中有下列行为之一的，学校应根据错误情节轻重，对直接负责主管人员或其他直接责任人员给予行政处分。构成犯罪的，交由司法机关依法追究刑事责任：
（一）损毁、丢失属于学校所有的档案的；
（二）擅自提供、抄录、公布、销毁学校所有的档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖或者转让档案的；
（五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；
（六）不按规定归档或者不按期向综合档案室移交档案或档案材料的；
（七）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
学校档案第一学年篇（7）
（一）见证校史的功能
高校校史是高校发展的总结和反映，校史档案中涵盖了学校发展过程中的教学、育人、科研和服务社会等多方面的工作，而且记载了教师、学生和其他职工所开展的内容多样、博大精深的活动，档案形成的过程及其结果的内容和形式决定了档案具有见证校史的功能。从档案的内容上看，档案是当时当事人直接使用相关文件从而转化来的，它不同于事后的另行编制，它是对以往历史的客观记录具有令人信服的特征。正如恩格斯说：“对于事态的真相，现在是无法用文件来证明的，只有事件本身成为历史的时候才可以拿出证据来证明它。”档案是历史沉迹的证据，它可以对往事形成证明作用。从档案的形式来看，文件上保留着历史的真迹，有些文件是全文性的、是当事人的对原事件的亲笔记录；有些文件上保留着负责人和有关人员的亲笔签字；还有些档案直接是原来事件形成的照片、录像和录音等。这些原始标记和数据是对原来事件最原始和最真实的印记。档案管理就是通过这些反映高校发展历程的档案集中管理和开发，从而使档案对校史的考证价值显示出来。以南京中医药大学为例，校史馆通过对早期档案的整理，就可以发现建校初期的成就。根据校史档案显示：1954年7月江苏省人民政府召开中医药工作会议，1954年8月江苏省人民政府卫生厅上报关于筹建中医药大学的方案，1954年10月江苏省编制委员会同意了卫生厅的方案，当月任命叶橘泉为副校长，1955年3月江苏省中医进修学校举行成立大会，并于当年在北京成立中医研究院，1956年根据的指示中医应该开办学校，于是在北京、上海、成都和广州成立了中医学院。这些校史档案是南京中医药大学在新中国中医教育史上的历史见证。从该校另一份档案材料可以发现该校早期的办学成果，第一，在学校建设方面它从一个专科进修学校升级为本科院校，硬件设施有了极大的改进。第二，教材建设方面，该校已经形成自己的系列教材。第三，办学班次方面，该校所招收的学员遍布全国各地，甚至还有还有海外留学生，所办班次引人入目。
（二）教化育人的功能
由丰富的校史档案所形成的高校发展历程本身就是一部非常有教育意义的教材，高校通过将最原始、最真实、最有说服力的档案材料呈现在人们面前，可以使人们体会到学校对真理的渴求和对学生欲望的满足，并使人们产生心灵的震撼。当该校的学生直面这些历史的时候就会激发起其以校为荣、尊师爱校的荣誉感和自豪感。因而，校史档案管理工作的开展具有教化育人的功能。搜集和整理校史档案工作材料其中有些是可以直接用于教书育人的，以高校的校训为例，如清华大学的校训是“自强不息、厚德载物”，厦门大学的校训是“自强不息、止于至善”。校训的形成是有一个过程的，从某种程度上可以说校训是高校办学传统和办学宗旨的高度概括，是学校引导学生做人、做事和做学问的行为准则，这些校训可以激发学生从事科学研究的兴趣培养学生的创新精神，为学校的学术氛围的营造奠定基础。无论是历史时间长的高校还是正在成熟的高校其档案管理都是其发展历程的真实写照，都是该校良好校风的凝结。高校档案管理教化育人的作用还体现在校史人物档案的建立上，高校的校史档案上记载了高校史上值得后人学习的优秀学子，他们自强不息艰苦奋斗的精神，可以营造教育人的良好环境，使人产生一种奋进的力量、使当前的大学生更加热爱母校，激发起创造业绩的雄心壮志。总之，校史档案的教化功能可以对学生进行思想和人生观教育，使其更加热爱本校热爱学习，增强对学校、个人的信心，从而更加自觉地投入到学习和科研中。
（三）传承校园文化的功能
首先，档案管理起着积淀校园文化的作用。高校的校史档案真实地记录了高校在发展中所形成的教育思想和教育内容，高校的校史档案是一个文化宝库。高校档案管理的作用就是要对这一财富进行完整地保存。其次，档案管理具有传播校园文化的作用。高校档案管理与校史工作的开展对校园文化的传播具有重要作用。校史的编辑、出版和展览过程中可以在每一个人的心中深深印上高校的形象，激发师生更加热爱自己的母校。
（四）服务科研的功能
首先，校史档案形成于当时教学、科研、党政管理活动中，是一系列活动的历史记录不仅可以纵向了解高校的发展还可以系统的归纳和评价科研工作方法，所以离开了校史的编研学术活动就无异于无源之水。其次，档案管理对校史编研的索引作用。不同类别的档案可以反映出学校工作的方方面面，有助于对校史纲领的勾勒，当有需要的时候师生可以从分门别类的档案中选择自己需要的信息。再次，档案管理对校史编研具有重要的参照作用。不同角度、不同侧面的史学材料相互之间存在着有机联系，把这些不同载体的档案归集起来就以对学校的历史进行复原从而起到重要的参考作用。
二、校史工作中档案管理的主要内容
（一）校史档案的征集工作
在校史档案的征集工作中应该做好以下几项工作：第一，做好宣传。档案征集管理应该做好宣传和教育，档案管理人员要从社会的需要出发，克服封闭状态，使人们认识到档案管理的重要性。第二，主动积极、细致工作。学校的档案管理部门要针对档案的材料来源广、范围大的特点，主动上门服务把反映学校主要功能的活动反映在教学、科研和实务中。第三，调动群众积极性。档案征集工作要涉及到学校的方方面面，因而要调动学校各个阶层人员的积极性做好会议文件、领导讲话的收集和整理工作，丰富档案管理工作的内容，为档案的利用提供极大的便利。第四，建立健全制度。档案管理要有规范的工作制度，来使工作有章可循，走向规范化的轨道。因此，要加强制度的建立和健全工作，使档案管理的各项工作逐步走向规范化。第五，学习新知识，提高业务水平。档案人员必须具有开拓创新意识，学习新知识，研究新学问，加强对电子文件的形成、归档和电子档案的管理学习，从而保证文件材料的真实性和可靠性。
（二）校史档案的科学管理
校史档案的管理工作应该遵循以下几个原则:第一，统一领导、实行校史档案二级管理模式。校史档案管理工作要严格执行国家方针政策，严格执行国家、省和高校系统有关档案管理与校史工作的规章制度和业务规范，因而应该建立健全校史档案管理的业务规章和业务规范，形成校史档案的院系二级管理制度，实现全校档案管理和校史工作的统一领导和科学管理。第二，努力维护学校校史档案的完全与完整。学校档案首先应该改善校史档案的保管条件，加强档案物质档案的保护措施，尽可能延长档案的寿命。档案管理要严守学校秘密，保证校史档案信息的安全按维护学校的合法权益。第三，便于学校党政机关及各个院系利用的原则。学校档案利用工作存在一个效率问题，要求利用及时准确。所以学校档案管理要从方便和提高效率的角度出发，改变作风、改进工作方式和改善工作手段途径，为利用者提供便利优质服务，这样才能使档案管理工作切实有效，为社会做好服务。
（三）校史档案的开发和利用
首先，开展多种形式的校史编研工作。通过多种校史编研工作，就可以吸引更多的师生、员工和校友来关注校史，为校园文化建设创造良好的氛围。其次，开发校史人物档案。人物档案的开发具有以下途径：报道式开发，报道式开发可以将科研人员的采访报道、科研成果简介编辑在校史人物传记上，通过这种方式可以收到很好的社会效果；展览式开发，很多高校档案利用馆藏人物档案资源，建立校史展览厅，使学校成为素质教育爱国教育基地；编纂式开发，编纂式开发分为简介、名录类、选编和专题书刊类，是校史人物档案开发利用的高级形式，可以起到良好的社会反响。再次，提供多渠道的校史信息服务。高校档案应根据学校校史档案信息的特别、用户的需求性质以及档案部门的自身条件，科学合理地设计和选择提供利用的方式方法，全方位地开展服务活动。具体应该做好以下工作：第一，编制校史档案检索工具。第二，提供档案报道服务。第三，提供档案阅览、咨询和复制服务。第四，不断提高校史档案的网络化建设。最后，建设富有特色的校史馆。校史馆的建设不能复制别的模式和样式，要抓住自己的特色做到精心选材，对历史有所选择有所取舍，体现特色，有针对性地体系学校的独到之处，发挥自己的档案优势，使之出现鲜明的特色。
学校档案第一学年篇（8）
二、工作目标、任务：
以《档案法》颁布为契机，有计划、有步骤地开展学习、宣传、贯彻活动，增强全校教职员工的法制观念和档案意识，强化行政执法的力度，提高全员执法的自觉性，推动学校档案工作向高标准持续发展。
1.组织学校全体教职员工和档案管理网络人员认真学习《档案法》，参照苏州市档案局学习、宣传、贯彻《苏州市档案管理办法》活动实施方案，进行有计划、有组织地宣传、学习和落实。
2.在认真学习、贯彻《苏州市档案管理办法》的基础上，结合学校政治学习对全校教职员工进行宣传、学习，通过印发宣传材料、做档案知识测试卷，提高法制意识和档案意识。
3.按照《常熟市教育系统学校归档办法》收集好各处、室、组等部门所形成的文件、材料，按分类方案进行装订、分类、排列、编号、装合，并在今年8月底，完成年度各种档案资料的立卷工作，写好立卷说明及签定报告。
4.做好档案台帐，对各项内容认真填写，为迎接一年一度的档案法规性检查作好准备。
5.及时收取、处理各类文档资料，为学校提供优质服务。
6.配合学校做好各类评估、评审、考核工作。
7.根据学校发展情况，及时做好资料的汇编、索引的延续工作，为学校扩大社会效益。
三、工作安排：
第一季度：
1.制订学校年工作计划
2.收集本校年各科室所形成的文件、材料
3.做好本校新年度的文书处理工作
第二季度：
1.整理本校年文件资料，按《常熟市教育系统学校归档办法》规定做好装订、分类、排列、编号、装合工作，确保门类齐全，完成立卷任务
2.参加教育系统开展的档案法制宣传周活动
3.检查本校档案保管情况，如有不到位之处，及时向校领导汇报处理
第三季度：
1.做好本校档案编制专题汇编及索引的延续工作
2.做好局档案室、协作组来校年度检查的准备工作
3.做好年度安全检查工作，迎接局档案室对本校档案安全情况的考核
第四季度：
学校档案第一学年篇（9）
1、实现实质合并，统一办公、统一管理。
去年X月档案馆成立时是东、西校区两地办公，为了整合资源、形成合力、提高工作效率，按照学校要求，上半年先后将东校区人事档案、研究生档案和综合档案全部搬进馆内，人员也集中统一办公。为做好这一工作，重新调整改造了库房、增加了**多平方米的库房面积，安装了**立方米的密集架。
2、统一规章制度，建立起档案管理基本组织架构
档案馆成立以前，档案管理分两校区运作，规章制度也不统一。建馆以后实现统一管理的关键是不仅从组织形式上、更要从规章制度上统一。因此，我们今年的重要工作是制定档案管理办法、各门类档案管理实施细则及有关规章制度。在全馆人员的共同努力下，截止到**月中旬，学校已经批准下发了《中国农业大学档案管理办法》、《中国农业大学人事管理暂行规定》以及党群行政等各门类档案管理实施细则、《中国农业大学人物档案征集管理办法》、《中国农业大学立卷部门档案工作考核办法》等**项规章制度，已下发各单位贯彻执行。同时，为了建立有效机制，我们还明确了内部管理机构及负责人，讨论制定了各室任务分工及工作人员岗位职责等规章制度，使档案馆管理组织架构基本建立起来，对充分发挥和调动档案工作人员积极性起到了促进作用。
3、举办兼职档案员培训班，加强业务指导，调动各立档单位积极性。
档案是学校基础工作，要做好这一工作必须充分发挥各立档单位积极性。要真正从原分校区管理到集中统一管理，必须在统一档案管理规章制度基础上，各单位兼职档案员掌握具体的归档方法，否则统一管理就是空的。因此，我们举办了两期兼职档案员培训班。就档案的地位、作用及归档方法、要求向**名兼职员作了讲解。通过培训，使兼职档案员档案意识增强了，明确了自己的职责，掌握了具体的归档要求。
4齐心协力抗非典，坚守岗位不停工。
非典疫情给全北京乃至全国人民造成了严重危害。档案馆在学校领导下，积极抗击非典的同时，坚守岗位，做好搬家准备工作、归档及档案利用、制定档案管理办法、建章立制工作。就是在非典特别严重的时候，也没闭馆，工作人员始终坚守岗位。另外，工作人员积极参加机关分党委安排的门卫值班及向非典患者家属献爱心活动。
5购置计算机等办公设备、家具，为做好档案工作创造物质条件。
学校支持档案工作，拨**万元设备专款作为档案馆成立启动费。为了能尽快使办公设备到位，解决办公基本条件问题，我们在非典期间，积极与厂家联系，购置了六台计算机、三台打印机及其板台、沙发、文件柜等办公家俱，为实现统一办公提供了物质条件。
6、配合百年校庆，开展名人志编写、百年画册编辑有关工作。
学校为迎百年校庆，决定编写校庆丛书，其中名人志和百年画册主要任务由档案馆承担，如名人志共收录名人**X余名，其中**X人由档案馆承担，现已初步完成**余人的撰稿工作。百年画册编辑方案目前已经学校批准，基础工作正在准备之中。
7、精心筹备，于**月**日召开学校档案工作会
召开学校档案工作会，宣传档案法规，强化档案意识，规范档案工作，这是档案工作者多年的愿望。经过全馆人员共同努力，精心准备，学校档案工作会终于在**月**日顺利召开。这是自两校合并以来第一次召开档案工作会。江树人常务副校长出席会议并做了重要讲话。会议总结交流了学校档案工作，讨论通过了对各立卷单位考核办法，决定以后每两年评选一次档案工作先进单位和个人。会议还布置了****年归档工作和征集名人档案工作。财务处、研究生院等各部处各学院档案工作负责人和兼职档案员**余人参加会议。
8、加大宣传力度，开展档案现代化管理有关工作
第一，招聘了大学本科毕业生X名，充实档案队伍
经过多方面努力，终于从南京大学选拔一名档案专业信息管理方向毕业的本科生，为加强档案现代化建设做人才上的准备。
第二，档案馆主页于X月开始公布，运用农大网络宣传档案工作。经过一段时间运行，于**月又进行了全新改版。改版后的档案馆网页，对档案工作信息宣传加大了，对各立卷单位服务方便快捷了。
第三，多方调研，确定购买南大之星软件系统，开展档案现代化管理工作。
9、以对农大高度负责的态度，做好归档和利用服务工作
经过对兼职档案员的培训以及加强宣传工作，使得****年归档情况明显好转。今年综合档案共归档****卷、件；人事档案归档****余份；综合档案利用****卷、件；接待学生参观**X多人次；人事档案利用查阅****人次，借阅**X人次，转递**X件。教学档案积压未归的**年以前成教档案今年也已归档。目前，除统战部、宣传部照片档案等个别单位未归档以外，其他单位均已完成****年归档工作。
10、认真做好****年度考核和期满考核聘任工作。
学校结合深化人事等五项改革，布置了****年度考核和期满考核聘任工作。档案馆按学校要求，认真做好考核聘任工作。通过个人总结、述职民主测评完成了考核工作。聘任工作通过设岗、公布岗位职责、任职条件进行公开招聘。档案馆把新一轮聘任工作作为进一步加强档案工作的契机，要求每位档案工作者对自己的工作进行全面总结，特别是对存在问题及解决问题的办法、今后打算进行交流。在聘任过程中注重改进工作，对分工做适当调整，同时，做好思想工作，使考核、聘任工作平稳进行。目前已将资格审查意见上报学科评议组。
二、工作经验体会、不足和今后打算
1、工作经验体会
第一，领导重视是做好档案工作的关键
档案馆在去年X月成立后，于**月结合举办农业院校档案工作协作组第十四次会议，举行了档案馆成立揭牌仪式。李晶宜常务副书记到会并做了重要讲话，她对各单位档案工作负责人提出了按照教育部关于三纳入、四同步做好档案工作的要求；今年元月九日，主管档案工作的江树人常务副校长到馆里听取工作汇报并进行了考察，对档案馆工作进行指导；九月十日，瞿振元书记为《中国农业大学档案管理法规章制度汇编》题了词：“充分发挥学校档案馆的信息功能、文化功能和教育功能，为学校改革和发展服务”。领导的重视，为我们积极开展档案工作创造了好的氛围，同时也为档案工作指明了发展的方向。更是对我们莫大的支持。如：江校长来考察后，与有关方面协商决定，给档案馆建馆启动费拾万元，解决了我们办公的硬件条件问题。
第二、精诚团结，勇于奉献是做好档案工作的基础
档案工作平时不起眼，也不引人注目，因此常常被忽略；但档案工作又是一项对历史负责、为现实服务、替未来着想的起依据凭证和延续历史作用的极其重要的工作。档案工作者本着对学校高度负责的态度，不计名利得失，默默工作着。如：在学校机关人员编制少，档案管理人员只能走专业技术系列而不能走职员制造成待遇低的情况下，工作人员仍努力勤奋工作，相互支持配合。成功召开学校档案工作会，就是全体档案工作者共同努力的结果。
2、工作中的不足和今后打算
第一，宣传力度需要进一步加大，全员档案意识不够强
由于宣传工作力度不够大，工作还欠积极主动，特别是对档案法规宣传力度不够。因此，造成全员意识缺乏。有的单位不能自觉主动归档，有的单位归档质量不好，甚至根本不做整理就统统交到档案馆。目前，档案馆库房内档案整理有的不够规范，需要投入大量人力物力。今后需着力加强宣传，强化档案意识。
第二，理论提高不够，在与兄弟院校交流中缺少重量级论文
档案工作人员每天忙于工作，又加上经费少，不能多人外出考察学习，造成工作人员理论提高不够。在今年三次档案工作会上，没有中国农业大学档案馆的论文参加交流，只是口头介绍学校档案工作情况，这是与我们学校的地位不相称的，今后需加强学习，善于总结，提高理论水平，做好编研工作，力争写出高水平论文。
学校档案第一学年篇（10）
1 高校学生档案的属性
“高校学生档案是大学生在学校期间日常生活的真实记录，是学校在考察、录选、培养、教育学生过程中逐渐形成的，在国家和社会选拔任用人才方面具有非常重要作用，是重要的参考根据，也是将来学生工作后建立人事档案的基础。”[1]整个大学期间所形成的各类档案材料，也是个人档案中的重要组成部分，是未来单位用人和查考的必要依据，具有重要的意义和价值。
一般来说，高校学生档案涵盖了每个学生的中学时期材料和升入大学后的材料，主要包括以下几类：1.各阶段招生报名情况表；2.各阶段入学及毕业生登记表； 3.各类鉴定、考核、社会实践材料；4.学生成绩单、学位证书；5.毕业论文相关材料；6.加入中国共产党、共产主义青年团的材料及相关政审材料；7.各种奖励材料（奖学金、助学金、优团优干等材料）；8.惩罚类材料（个人检查、学校的处分调查报告以及决定等）；9.其它可供各界利用参考的材料。
2 高校学生档案的主要管理机构和工作内容
目前高校的学生档案管理机构都不尽相同，概括起来主要有以下三种：专门负责学生工作的学生处；各个院（系）下属的办公室；高校自己建立的综合档案馆。
高校学生档案从学生入校到毕业，始终伴随着学生的学习和生活。正常情况下的学生档案管理，不管其管理权在哪个机构，都包括三大类工作：第一类，收集材料和分类；第二类，提供日常的查询和利用；第三类，在学生毕业时进行档案派遣，并保证其档案材料的完整齐全。
分析近年来学生档案管理信息化呼声越来越高的趋势，主要是因为以下几点原因：第一，学生档案材料的收集、分类并装袋等管理工作是一项工作量大，并且繁琐、枯燥的劳动；第二，不方便日常的查询和利用。第三，在毕业生档案派遣时容易出现丢失或者其他意外情况。
3 学生档案信息化管理的构成
真正意义上的学生档案信息化管理系统，应该包括一套前端的学生档案信息化管理工具和一个成熟完整的包含数据库的档案数字化转换系统。这一系统可以担当以下主要工作：
第一，日常的学生档案管理、查询和利用服务；第二，传统档案的数字化转换；第三，学校同邮政部门建立的毕业生档案派遣工作的无缝链接。需要强调的是，学生档案从新生入学开始收集到大学毕业后的封存邮递，是一个完整的过程，如果把学生档案的日常管理利用和毕业派遣分割开来，由两个单位来操作，会因为各种原因，造成档案邮寄出现未知问题。因此，把毕业生档案的派遣邮递工作纳入到学校自己的学生档案信息化系统内，是十分必要的。当然，这一系统的真正建立，需要学校和社会各界的通力合作，绝非学校一己之力所能完成。
4 学生档案信息化管理在现阶段高校的困难和阻力
4.1 内容方面
学生档案信息化管理的前提就是学生档案材料的数字化的转换，从档案材料内容上来看，我国幅员辽阔，每个省市的学生档案工作千差万别，各地的要求和标准也不尽相同。因此，许多地区一些能够反映中学信息甚至高考信息的材料在大学新生的档案中并没有存在。学生也来自全国各地，单方面要求材料有缺失的学生自己去补办这些材料，也并不现实。学生进入大学学习的几年中，也会形成各种各样的材料，每个学校也不尽相同，种类繁多。从载体来看，电子版和纸质版都有存在，格式也是五花八门。
4.2 软硬件方面
不管哪一类档案的信息化管理，都需要一整套软硬件的系统来进行支撑。由于目前各个高校管理学生档案的部门不一样，因此，学生档案管部门能否配备齐全一套完整的系统也是一个突出的问题。这一系统包括硬件和软件。硬件就是指存储数据的服务器以及各类数字化加工设备。软件则是指一套专门的数字化加工及信息管理系统。这些都需要相关部门投入一定的资金来实现。这也是困扰学生档案管理部门的一大难题。尤其是数字化加工系统，目前许多高校的学生档案管理部门大多缺乏一个稳定高效的数字化加工系统，很多高校仅仅具有一套单的学生信息管理工具。并没有实现数字化加工以及加工后形成的数据同信息管理工具之间的真正挂接。而能够实现学生档案数字化转换同信息化管理的无缝对接，才是真正意义上的学生档案信息化管理。
4.3 学生档案管理的标准方面
任何行业的规范管理都需要一套可执行的标准，学生档案的管理也是如此，无论是纸质还是数字化转换，都需要相关的标准来统一。这是能真正做到学生档案工作方便高效的前提，如果没有相关的标准，势必给相关工作带来一定程度的混乱。这个标准的制定涉及到很多方面，首先是学生档案内容的标准，需要确定哪些材料需要进行数字化转换，哪些是不需要的。而且高校学生是流动性的，除了学籍、成绩相关档案以外，学生的很多个人档案材料并不是永久保存在学校的，这些不需要永久保存的个人档案材料中，是否要甄别出哪些可以数字化转化、哪些不需要进行数字化转换等一系列问题。
4.4 毕业生档案派遣工作的问题
2015年国家教育部、人社局、邮政局等相关部门要求高校毕业生档案的派遣不再进行机要转递，统一由各地的邮政部门采取EMS特快专递的方式进行派遣。从毕业学生的档案封装、邮局接收、打印EMS邮单直至邮走，需要学校和邮政部门互相协调来完成。由于中间存在以上不同的环节，这一过程难免会造成学生档案的丢失或邮错地址。合理的解决方案就是学校和邮局进行合作，把邮单打印这一重要环节纳入到学校的信息化管理系统中来，这样可以大大减少邮单出错的几率。但这无疑增加了学生档案信息化管理系统开发的难度。
综上所述，真正意义上的学生档案信息化管理之路还很漫长。短期之内还难以实现。当然，随着社会的发展，信息化技术的不断进步和普及，学生档案管理最终会实现真正意义上的信息化管理。一个明显的例子就是，在近一两年新入学的学生当中，有些省市的全部学生均没有纸质的高考报名登记表以及相应高考信息的相关表格，全部是电子信息。以往这些表格是新生入学时档案中必须包含的内容。
