档案数字化建设汇总十篇

时间:2022-08-13 22:40:35

档案数字化建设

档案数字化建设篇(1)

中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:

一、前言

城建档案信息化,是启动信息化工作之前应明确的问题。目前理论界对此并无系统的分析研究,也无明确统一的结论。作者认为,围绕城建档案的任何管理工作都是为了“利用”这一最终目的,利用是档案管理工作的价值所在。那么,城建档案信息化就是在新的时代背景下,为了达到有效利用城建档案信息资源的目的而进行的系列的综合的科学的管理工作。具体来说,城建档案信息化是指:通过运用现代信息技术,配置城建档案计算机辅助管理的基础设施,建立和完善城建档案信息资源库,依据城建档案信息化的规范体系,以城建档案网络为平台,依托高素质的信息人才 ,提供优质服务的动态的系统化的管理工作。

二、建设数字化城建档案馆的必要性

随着科学技术的发展和信息时代的到来,数字化概念正逐渐融入城市建设的各个领域。城市建设包括土地管理、城市规划、环境保护等多个方面,城建档案作为城市建设和管理过程中直接形成的真实记录,蕴藏着丰富的信息资源。城建档案馆作为一个城市建设信息中心的基地,主要负责接受和保管城市建设中具有保存价值的文字、图表、照片、录像等各种载体的档案和有关资料,并将接收入馆的各种城建档案资料进行分类、整理、分析,为数字城市建设提供真实可靠的档案信息。但是随着科技的进步,城建各部门在城市建设、管理中产生了各种档案,除了传统载体的档案之外,还有大量的计算机辅助设计技术、电子地图等产生的电子文件,我们不能再按原来的方式去整理、保存这些新形式的城建档案。因此为了提高城市建设的时效性以及适应网络化的需要,必须加快数字城建档案馆的建设。

二、数字化城建档案馆的优点

数字化城建档案馆与传统城建档案馆的最大区别就在于它是一个数字化的信息系统,数字城建档案馆的建立具备适应社会需求的特殊优势,因此决定了它将弥补传统城建档案馆的不足而长期存在。

1、在城建档案信息资源建设方面

数字城建档案馆可与覆盖全社会各领域包括科技、文化、医疗、电子商业等信息数据库建立互联关系,为进一步丰富传统档案馆馆藏提供线索和可能。

2、在城建档案信息的加工方面

传统城建档案馆馆藏信息经过数字化加工处理,成为数字档案馆信息资源的核心组成部分,并生成适合机检、机读的信息目录和档案参考资料,数字城建档案馆还可以将经数字化的深层次编研成果融入数字信息资源库,并在网上,为人们提供快捷的服务。

3、在城建档案信息资源的开发利用方面

数字城建档案馆可以凭借网络优势,实现信息资源共享。

三、建设数字化城建档案馆要改变固有的工作模式

1.改变城建档案保管方式

由于数字化城建档案载体的特殊性,保管工作不同于纸质档案的“六防”工作,而是要注重档案设备安全和信息安全两方面.设备安全应当在设备制造、系统安装和应用软件配置时考虑.主要地抵御自然灾害和突发事件等。而信息安全则需要一系列措施给予保证.保证数字档案的可读性和可利用性,对设备更新情况进行跟踪,在出现不兼容或不可读取等问题之前就应将旧载体上的数字文件转换到新载体上,同时,为防止信息丢失,被非法更改等,尤其在网络环境中,更应该注意共享和保密.逻辑性处理与物理存储等问题。

2.改变城建档案利用方式

城建档案信息网络的成熟运用,为数字化城建档案馆提供了极好的网络环境,也为开展城建档案信息个性化服务提供了良好的条件。未来城建档案利用服务的主要方式将不再是提供物理存在的实体.而是指引终端用户通过网络获得存储在档案馆库的数字化信息。只要城建档案编制与城建档案检索采用同一系统软件.将档案内容用一定的格式固定下来.再进行分类.归档、编号等管理.在编制检索时随机调出,组成各种不同类型信息检索工具.通过网上开展电子检索服务,从而方便地互传、互换信息。可使任何一位利用者不受时间、穿梭问的限制,在任何地点只需有一网的电脑,即可进入城建档案管理查询自己需要的信息。这种网上利用服务的开展.将会使城建档案工作进入一个崭新的工作环境,进入一种良性循环状态。

四、数字化城建档案馆建设要点

城建档案管理数字化是城建档案管理工作的重大变革,涉及城建档案管理工作的各个方面。建设数字化城建档案馆的首要工作是做好总体规划,通过规划确定近期、中期和远期目标以及实现这些目标须具备的条件,并随着工作的进展不断对规划目标进行调整。笔者认为,有以下几点问题需要注意:

1、城建档案管理数字化是城市经济发展、技术进步和用户需求等诸多因素共同推动的结果

确定目标的依据是社会大环境和潜在的需求,弄清社会需求是非常关键的,另外要研究、掌握数字化发展的规律,避免主观性、盲目性,防止目标过低或不切实际追求过高的目标。

2、城市发展的数字化进程是一个社会发展进步的长期过程

像任何科学技术进步一样都是由浅人深、从简单到复杂的不断变化的过程。建设数字化城建档案馆也是从低到高逐步发展的,是一个逐步深入、逐步扩展的过程,不是完成目录检索、扫描几套地形图就能实现的。城建档案数字化是一个长期的、持续发展的、不断完善的一个艰巨工作。数字化城建档案馆要通过城建档案信息系统建设、应用和系统的不断完善来实现,信息系统建设工作主要包括馆内局域网的建设,与政府网的连接,以及国际互联网的利用;档案管理软件的开发或商品软件的选用;数据库的建设和信息资源研发;标准体系的建立;专业技术人才队伍的建设、管理方式和工作方式的优化和规范化;馆藏各种不同载体档案的数据处理、存储设备配置和系统运行维护等工作。系统建设工作的第一步是系统方案设计,主要内容是根据数字化工作的总体规划确定系统的基本组成和结构框架,再根据现时的技术、人员、资金等基础条件确定系统建设的阶段目标,制定可行的实施计划。系统方案设计工作应注意以下几点:

(1)系统开发建设不但是一个技术过程,同时更是一个管理过程,是一项综合性的、技术含量较强的工作。所以,在进行系统建设时,应根据本馆资金情况、技术力量等各方面去考虑。落实资金是首位,其次要配备好研发团队技术力量,可采取馆内业务骨干与外聘专业技术人才相结合的方式配备好研发团队。

(2)系统开发建设的目的是为了使用,要把系统的实用性放在第一位,对内服务于档案管理人员,对外服务于社会公众。本着这一理念,研发系统时应以实用为首选,切不可盲目追求过大、过强,要切合本馆实际工作水平,以方便使用、简便易学为目标。

(3)系统开发建设最好一个省份统一标准,全省使用统一软件,这样使用、维护会各方便。各馆可以整合资金、技术人才,合力研发,这样即节省人力、物力、财力,也方便日后工作。

(4)系统建设和应用是一个滚动的过程,不可能一步到位,要按照系统建设自身的客观规律办事,循序渐进,不断修订,不断完善。不必追求最高、最新的技术,应采用成熟、可靠的技术,借鉴、学习一些起步较早、数字化建设比较成熟省份的先进经验,使研发的软件系统能够真正做到切合实际、便于维护、简便易学、方便使用。

结论

数字化城建档案馆的建设不会一蹴而就,它要求我们城建档案工作者不懈的努力、进取、创新,不断的追求、完善。相信随着信息时代的飞速发展,城建档案事业定会蓬勃发展,数字化城建档案馆的目标必会实现。

档案数字化建设篇(2)

档案数字化也就是档案信息化,档案信息数字化就是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案,系统组织成具有有序的档案信息库。经过数字化处理后,档案信息提高了计算机检索速度;节省档案存贮空间,缓解库房紧张的压力;减少档案原件(特别是珍贵档案)由于频繁使用而造成的磨损,从而充分发挥档案馆的信息优势,丰富网上信息资源的内容和数量,加强档信息资源的开发与利用,为档案馆开展特色服务创造条件。

2、档案数字化的特点

档案数字化是通过现代技术对国家或社会具有保存价值的文字、图表、声像等进行数字化记录,其特点主要表现在:(1)信息的非人工识读性。也就是说档案的数字化使用是以数字代码的形式做记录,并通过计算机软件的程序解码,并回复到初始状态,才能识读;(2)系统依赖性。档案数字化管理需要借助计算机软件系统,在计算机软件系统与原系统不兼容的情况下,则需要进行系统调配,这样才能保证档案信息的可读性;(3)信息的易变性。当新的计算机系统和程序不能解开代码,则原有的信息容易被删除,这也是档案信息管理过程中不可避免的;(4)档案信息数字化建设的其他特征还包括信息的可流动性、信息储存的高密度性以及多种信息媒体的集成性。

3、对我国档案数字化建设的分析

由于我国档案数字化建设还处于试点阶段,故在现阶段,档案数字化建设还存在不少问题:如技术上的问题、合作问题、数字化对象问题、标准化问题等。因此,档案部门在积极推进数字化建设过程中,不能不顾实际条件,一哄而上,必须进行可行性分析,通过分析数字化建设的可行性,结合本部门的实际,提出可行性方案,这样档案数字化建设才能健康发展。

3.1法律效力问题

电子档案数字化是把纸质文档转换为电子文件,而电子文件本身具有可分离性和易变性,特别是在传输、储存、输入的过程中容易发生信息干扰、病毒侵扰、人为破坏等等,这些不安全因素往往会造成档案失真。所以,电子档案就难免会出现“信任危机”,这样档案本身也就失去了数字化的真实意义,制定相应的法律条款,以保障档案数字化的可操作性。

3.2网络基础设施问题

要实现网络化利用就需要一定的网络基础设施为前提,如局域网的建设、信息资源网站的建设等。而网站建设一般包括域名申请、服务器配置、网站规划、网页设计、系统配置、主页、数据库系统开发、网站宣传等内容。所以网络基础设施的建设情况关系着能否把数字化档案信息在网络上。

3.3档案数字化建设实施

档案数字化建设是一项系统工程,任务艰巨而复杂,因此在建设过程中,必须积极面对各种困难,制定切实可行的实施方案。一份完整的实施方案应该包括四部分内容:现状分析、实施目标、实施要素和保障系统。为此,在制定档案数字化建设实施方案时,要进行以下的工作:档案部门在进行档案数字化建设之前,应该进行调查研究,对本部门的现状进行全面分析与把握;理制度方面的调查研究。硬件方面的调查研究,技术方面的调查研究,人才方面的调查研究。

3.4档案所有权和档案著作权确认

在档案数字化建设过程中,既要考虑档案的所有权,还要认清档案的著作权。因为,所有权与著作权是两个不同的概念,拥有著作权而不一定具有所有权,档案数字化建设还需要做好档案所有权和档案著作权的确认工作。

4、档案数字化建设的主要目标

4.1完善档案数字化管理体系

建立、完善档案数字化建设工作的管理体系,促进新时期档案工作新格局趋于成熟和稳定。档案数字化建设管理体系主要包括管理体系、标准化体系和研究体系在内的支撑体系。

4.2加强与信息管理部门的强强联合

尽快将档案数字化建设融入国家信息资源建设范畴。档案数字化建设工作以其保存、利用档案信息资源这一特征,逐渐跨入了信息产业范畴,档案部门与信息化工作主管部门在数字化建设推进过程中相互协调、互相促进已成为大势所趋。

4.3丰富数字档案的采集途径

档案数字化建设篇(3)

信息技术的不断革新带动了各行各业的发展,也为各行业发展带来诸多便利,尤其对于信息量较大的档案工作,档案的数字化建设极大的促进了档案工作的效率,提高了档案工作管理水平,然而档案数字化工作的开展也同时给目前管理工作带来诸多的麻烦,工作方式的转变,导致很多管理人员不能够很快的适应,所以本文就将对档案数字化建设进行论述,以供参考。

一、档案数字化建设的必然性

1、档案数字化建设是形势发展的需要。21世纪是信息化的时代,数字档案馆是数字化建设的重要组成部分,一方面档案馆就是保管和提供利用档案信息的职能部门;一方面档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化,目前,档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应,仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上,使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用,甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失,这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。

2、档案数字化可以改善档案管理工作。只有实现档案数字化,才能冲破档案利用的种种局限,进而使档案管理部门从封闭走向开放,从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变,实现档案信息资源的合理配置、科学管理,为社会提供高效、优质的服务。

3、档案数字化建设是社会强烈需求。当今,人们的时间观念越来越强,必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段,以现代化、多功能的服务措施,使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。

二、档案数字化建设措施

1、提高档案人员素质和全员档案意识。档案管理的好坏,在很大程度上取决于档案工作人员,作为档案工作人员,要不断提高自身的政治素质和业务素质,提高自身的政治素质,加强责任感,把档案工作看作一项政治工作,在平常的管理中体现它的严肃性,能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密,在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心,减少工作中的失误和差错;要切实抓好档案管理人员的业务技能培训,一是各种有关档案的法律法规、规章制度、行业标准等规范性文件的培训;二是档案管理各环节的实际操作技能培训。同时,档案管理人员还应努力学习现代化的档案管理知识,以适应新的、更高的档案管理要求;三是引进档案管理专业人才。企业应结合工作需要,不惜成本,吸引具有现代档案管理专业知识、计算机知识的高层次人才,规范档案管理工作;四是对档案管理人员进行现代信息技术和数字档案管理知识的培训,提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能,提高档案人员的数字化档案管理意识和管理水平;五是培养一批档案资源加工与管理、系统开发与维护、知识产权使用与保护、数字化档案管理等方面的专业人才。

2、加强对档案使用者的培训。在电子环境下,档案信息共享化、社会化服务成为必然与必需,为了使用户能够更方便地获取和利用数字化信息资源,档案工作者要以用户为中心,树立“以人为本”的思想,除了要提供更加丰富的档案信息资源外,更重要的是要增强档案用户检索利用档案信息资源的能力,使他们快捷地找到所需档案信息,同时,企业档案管理部门要通过多种途径,如举办讲座、开设信息检索培训班、咨询人员现场指导等提高和增强使用者的查找能力。

3、完善数字化文件归档制度。一是要加强对各种文档的收集管理。计算机在企业的使用已经十分普遍,各种电子文档也日趋增多,很多企业没有归档意识,电子文档转化为纸质文档后,反而忽视对电子文档的归档和管理,随意储存在计算机中甚至遗失,增加了档案数字化建设的成本,企业应要求档案管理人员加强对纸质文档、电子文档的收集、分类和归档;二是建立和完善文件归档制度。随着计算机的普及以及信息化的加快,企业每天处理的数字化文件不断增多,如果企业档案管理部门不对文件格式、文件质量等方面提出要求,将影响到数字化档案信息资源的质量,甚至造成不必要或难以弥补的损失,为档案数字化建设带来负面的影响;三是加大网络档案信息资源的开发和整合。档案网站建设是数字化建设的基础,是数字化档案信息开发利用的加速器,档案数字化是实现档案信息化、网络化的必然要求,档案信息化、网络化是实现档案数字化的发展方向,计算机网络技术的发展,使得信息的传播超越了时空的限制,因此,为了使开发出来的档案信息能及时满足社会的广泛需求,应积极进行档案网站建设,把开发出来的档案信息及时上网传输,随着计算机技术、网络技术的普及,电子文件大量产生,面对如此庞大的数字化信息资源,就需要对其进行分析、筛选、研究和综合整理,使之变得更加有序更加合理,然后上网,仅靠单个档案管理部门无法很好地完成这些工作,因此不同企业的档案部门应搞好合作,在数字化信息资源的组织上做好分工合作、组织协调,注重数字化信息资源建设的质量,避免重复建设,并且能为用户提供全方位、多元化、一体化的信息服务,真正实现信息资源共享。

4、有重点地抓好数据库建设,目前,我们企业档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段,完成这一步的关键在于数据库建设,开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础,是工程的主体,数据库的含义就是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用,建立数据库系统是一项长期的任务,要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程,经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有:领导重视,统一认识,坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合;面向应用,建立“活库”,以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”;突出重点,由单一库向系统库发展等,当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来,通过网络联接形成开放的分步式数据库群,将使自动化系统效率大大提高一步。

档案数字化建设篇(4)

中图分类号:G7 文献标识码:A 文章编号:1006-026X(2013)09-0000-01

随着高等教育的快速发展和网络信息化的快速推进,传统档案管理工作方式已不能满足信息化时代的要求,越来越多的高校相关档案将以电子文件出现,但现阶段却没有对应的系统管理制度,高校档案工作的数字化、网络化、标准化和规范化建设迫在眉睫。

1.数字档案馆的概念

“数字档案馆”有广义和狭义之分。广义的定义是用指存储和利用档案信息资源的信息空间,是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆的实现与迅速发展和技术密切相关,它是基于现代信息技术的数字手段,进行网络电子档案信息资源的分布式连接,利用档案信息不受时间和空间的限制,大规模,分布式的数字信息系统,实现资源共享。

2.档案信息化的重要性和数字档案馆的建设的重要性

随着信息时代的到来,现代科学技术的广泛使用已经涉及高校管理工作的所有领域,电子信息传输,电子文件,各种管理系统,应用程序和档案数字化建设的需要,使传统的档案管理方式已不能适应新形势。档案现代化管理和信息技术的建立已经成为档案工作发展的必然趋势。随着近年来招生规模的扩大,高校档案的数量不断增加,高校档案信息和数字档案馆的档案管理要求的更加规范和标准。网络技术在数字档案馆的应用已经或正在逐步引入到文件管理,文件鉴定,整理。而科学,规范的电子文件管理流程,档案信息资源开发的专业化和集成化也逐步体现出对电子档案管理的重要性。

3.高校数字档案馆建设的必要性

高校档案的数量不断增加,存储空间则没有变化,数字档案馆的建设是减轻管理压力的必然趋势。近年来,随着高校的扩招,高校档案数量激增,然而,文件存储空间并没有得到相应的扩展。文件数量的激增带来的不仅仅是存储的问题,档案的快速增长不能得到有效的管理和整理。档案人员往往陷于档案库的货架,仓库管理,这阻碍了进一步提高高校档案管理水平。数字档案馆的建设,从长远的角度来看,可以对档案工作人员的正常业务过程中解放出来,而且还可以大大减少档案的占地面积。同时,多媒体教学文件,CAD文件可以有效保护和利用。档案现代化管理的最终目的是数字档案信息的收集,整理和利用的发展,满足人民群众日益增长的信息需求。因此,数字档案馆的建立是知识经济时代对档案管理的迫切需求。

4.高校档案数字化建设中存在的问题

4.1高校档案管理意识薄弱

高校档案数字化建设的认识不够。许多学院和大学都有专门的机构档案,开发出了多种档案法规,但执行不力。特别是对一些领导对本部门档案工作的重要性认识不足,同时,一些档案部门的管理人员档案意识淡薄,备案业务监督不力,指导不足。

4.2 专业人员的缺乏

数字档案馆的理论体系还未形成,目前的高校数字档案国内学者的研究理论还没有具体实施,数字档案馆工作人员必须掌握计算机的基本知识和技能。目前,具备这个能力的档案人才还比较匮乏,这是高校数字档案馆建设面临的一个重大问题。另一方面高校档案管理人员承担的档案管理职责,其工作水平和业务能力直接影响着学校的档案和档案管理水平。档案管理工作是具有高度专业化的工作,但在现实中,高校档案管理人员基本上都是身兼数职,更不具备专业的知识和技能,能提高业务水平的培训不多,档案专业技术人员数量、业务水平参差不齐,且岗位经常发生变化,导致档案管理队伍不稳定。

4.3安全问题

高校数字档案馆建设的目的是实现档案信息资源共享,在局域网或广域网的数字档案信息的传输,安全问题变得尤为重要,传递数字化档案信息的基础是通信网络,远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前我国互联网的传输速度较慢,用户的接收设备没有普及,网络安全问题尚术解决,这些都阻碍了数字档案馆的发展。

4.4 工作标准、工作制度的缺乏

规范化,制度化和档案材料的标准化是 档案信息化建设的前提和必要条件。信息化背景下的计算机数据处理对高校档案的建设标准和规范提出了更高的要求。但高校更偏好教学管理软件的购买,但许多高校都有自己管理的实际情况,所以在实用性等方面存在一些不足,再加上计算机软件及相关设备的硬件差异,这些问题和差异是影响电子数据标准和共享,并制约着信息交换的范围,直接影响着档案信息化建设步伐。

5.如何有效建设高校数字化档案馆

5.1转变观念,整合信息资源

档案工作是一项非常重要的工作,涉及部门多、范围广,领导干部和工作人员要高度重视,统一思想,增强档案意识。在提高认识的基础上,转变观念,以科学发展观为指导,把档案工作纳入学校的发展规划。完善学校的管理制度,定期组织学校中层干部学习档案法规,并通过学校办公自动化系统,校园网络等载体,大力宣传档案法和档案工作的重要性。建立统一的档案管理领导小组,加强对档案工作的领导,制定本校档案工作发展目标和每年的年度计划。学校本身就是一个非常丰富的信息资源,所有部门都有自己的信息系统和网站,每年生产大量的数字文件。这些教学,研究,管理的相关文件,需要进行整合,统一管理。

5.2完善基础设施建设

完备的基础设施是数字档案馆建设的先决条件。根据数字档案馆的功能要求,硬件主要包括:计算机网络设备,文件系统管理软件,服务器,文件处理设备,存储设备,数码设备,照相机,和捕获设备,光盘记录设备等。此外,还将建立一个满足适应档案信息系统集成平台和管理和时展需要网络结构。

5.3解决信息安全问题

针对高校数字档案馆建设中存在的安全问题,我们必须解决以下几个方面的内容:一是使网络安全尽快立法,保证网络信息安全体系;二是档案的真实性,安全系统的建立,建立一个可靠的备份系统;三是要找到可靠的载体,研发寿命长的电子档案;四是采用传统与现代相结合的电子文件档案管理,确保档案的真实性。

5.4加强数字化档案的工作质量检查

《高等学校档案管理办法》的第十四条规定:“高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度。”网络平台和工作规范建立起来以后,高校应根据积极实施管理纠偏。并且基于网络进行的检查更为便捷,各个部门根据管理权限只要检查自己管理的模块数据库中的档案就可,这样可有效减少收储遗漏,更便捷的考核二级学院的工作质量。

6.结语

数字化档案馆建设是高校建设工作中的重要工程。数字档案馆将影响到高校在各个领域的发展,为现代社会教育提供可靠的信息服务。高校档案数字化建设才刚刚起步,仍需依靠政府部门大力支持,同时借鉴国内外先进经验,不断推进档案数字化、信息化建设。

参考文献:

档案数字化建设篇(5)

当今社会已经进入信息时代,数字化与信息化手段日益增多,这也为档案工作带来了前所未有的发展机遇和挑战。更新原有的管理理念,充分认识和接受数字档案资源,学习和运用高新技术,做好档案信息化建设,创新管理方法,是档案管理在信息化时代迫在眉睫的工作。

数字档案资源与加强档案信息化建设有何联系?

数字档案资源是档案信息化建设的基础和前提。这部分档案资源与传统档案资源在本质上有许多不同点,但最大的不同就是内容数字化,即这种档案资源必须用计算机二进制数字代码来记录和阅读。面对这种全新的档案资源,档案部门需要一个逐渐接纳和全新的管理模式进行改造,在这个过程中需要的第一步就是数字档案资源的建设问题。

1如何实现数字档案资源建设

1.1数字档案资源建设的途径主要有两种:

1.1.1 办公自动化条件下形成的电子文件直接转化而来的数字档案资源。这部分数字档案资源又有两种存在形式:一种形式是办公自动化条件下形成的电子文件转存在一定载体上,以物理形式移交给档案馆;另一种形式是存在于网络上的电子文件,通过逻辑归档移交给档案馆。这两部分是数字档案资源最直接的来源,也是数字档案资源的主体和发展主流。到目前为止,我国对数字档案资源的积累和收集在规模和效益上还远远不够。当务之急是要做好以下两方面工作:一是加强对基层部门有关数字档案形成、保管、收集等方面的工作的规章制度的规范和管理工作;二是对传统档案工作现状进行适应数字资源的现代化改造工作。

1.1.2馆藏档案数字化后形成的数字档案。这部分数字档案资源是整个数字档案资源的补充和丰富。它主要来源于对传统档案馆中开放的且利用效率高的档案进行数字化处理,其目的是使深藏在传统档案馆中的重要档案信息使之充分地为人们所利用。这也是传统档案工作向数字档案工作进行过度和衔接的必经之路。

1.2数字档案资源建设的技术环节

1.2.1 数据库技术:数据库技术是数字档案信息保存和利用的重要技术。档案资源是一种数量巨大、内容类别繁多的信息资源,要把这种浩如烟海的信息有序化便于人们利用,必须加强档案目录数据库建设,开发标准化的档案管理系统,加强档案目录的输入、保存,对各种数据库进行资源有效组织。

1.2.2 数字化档案接收:随着OA办公自动化的扩展与提高,接收本身就已是数字化产物的电子档案,必须重点抓好这几个环节的工作:密切关注电子文件的形成和积累,实行前端控制,研究其运作规律,提出质量要求;制定电子文件归档细则和管理规范,研制归档软件,使产生于不同平台和数据库的电子文件能按要求及时归档;档案馆接收电子档案要按统一的格式转换数据,并与馆藏档案数字化工作融为一体。

1.2.3 数字档案安全性的保障技术:

a不同安全级别档案的制作和使用:档案信息的开放是有一定限制的。根据档案的保密和开放范围,对数字档案资源利用范围的设置是非常重要的一项技术工作。这方面的技术主要是通过利用权限的设置和传播环境的设置来实现。对不同密级的档案分别采取在线利用和脱机利用;对不同的读者,又可以利用不同的权限来控制对档案资源的获取。

b保障数字档案信息的原始性技术:数字档案不留痕迹的易改性如不加以控制,将使它的原始记录难以保障。人们针对这一缺陷研究出一些改善措施来最大限度的保证档案的原始性。这些技术措施主要有:加密技术、电子签署技术、消息认证技术、身份验证技术、防火墙技术、仿写技术等。这些技术的使用在数字档案设计和形成时就应该成为数字档案内容不可或缺的一部分。

1.3数字档案资源管理环节

数字档案资源建设要坚持规范性原则,统一标准,统一规范,确保电子文件的归档,数字化档案的保管、传递与利用等工作都实现有序化、标准化和规范化。除此之外,还要提高档案工作者的计算机网络保密意识,同时积极构建本部门信息系统主体,及其与外界关联行为约束机制。凡网络一定要与互联网实行物理隔离;定期进行网上信息检查,确保信息不上网。要准确把握纸质档案与电子档案的关系,妥善处理两种不同功能的档案,使档案资源利用取得较好的效益。

2如何实现档案信息化建设

档案信息化与数字化相比,它的概念更为宏观。档案信息化有着极其丰富的内涵,档案信息化建设是一项庞大的系统工程,它包含了档案数字化、人员、法律、政策和标准等社会因素。可以说,档案信息化是由档案信息的数字化、档案传输的网络化和档案管理的标准化、档案系统的集成化、档案人员的知识化构成的有机体系。有了数字化的档案资源,档案信息化的物质基础和技术基础也就有了保障。而处在当前迅猛发展的信息社会,档案信息化建设已成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。

2.1加强档案部门基础设施建设

档案数字化建设篇(6)

数字档案馆的最基本特征就是在档案管理工作中实现计算机技术与信息技术的广泛应用与普及,由此引发整个档案管理领域的系统化、根本性改变。随着社会科学技术的不断发展,档案信息化已成为信息化建设的一项有机组成部分,是整合社会各项资源与信息资源的关键,也是构建档案信息化体系,促进信息化社会发展的必然要求。在档案信息化建设工作中,档案管理部门与相关技术人员通过采用现代化技术对档案管理技术与方法进行改进,从而实现了一套系统化的管理工作流程。

(一)档案信息化含义

档案信息化就是根据相关的档案管理部门在工作中进行合理有效的规划和组织,并在档案管理活动中全面实施信息化技术,进而对档案资源进行收集、归纳、整理、归档和保存,以供相关工作人员便捷、准确、完整的进行查阅。现阶段档案信息化建设主要指的在档案管理工作中逐步将实体档案管理工作朝着信息为主的档案管理工作流程进行。档案信息现代化的发展提高了档案管理部门、相关机关和社会大众对于档案的利用效率,使得现代化档案管理工作效率和管理水平不断提高。

(二)数字档案馆含义

数字档案馆主要指的是利用现代化科学技术来进行档案管理工作,通过采用计算机技术、信息技术及远程操控技术来对档案信息进行整理、收集、归档和查阅。数字化档案馆建设主要指的是在工作中建立一个以数据为核心的虚拟信息空间,通过由众多档案资源库群、档案信息处理中心以及相关用户群构成一项系统的档案管理工作流程,在这个过程中数字档案馆具有着馆藏模式数字化、现代化、网络化的特点,在资源查阅中有着速度快、知识面广、内容齐全等优势。随着科学技术的不断发展,数字化档案馆建设已成为社会发展中不可逆转的趋势。

二、高校档案信息化与数字档案馆建设的重要性分析

随着国家各项新政策、新规定的出台,各类档案资料的利用已成为广大群众关注的新焦点。尤其是高校档案管理工作的改进,是整个档案工作过程中的重中之重。就目前高校档案信息化建设管理而言,随着电子信息技术、计算机技术的不断引进,传统的档案管理方法逐步被人们所淘汰,淡出了档案工作舞台。在社会科学技术和经济高速发展的新时期,各种新概念、新理念以及新技术不断涌现,传统的档案管理方法已经无法满足教师与学生的需求,因此实现档案信息化建设是高校档案工作发展的必然趋势。

在高校档案管理工作中,通过引进各种先进技术和理念标准来对档案管理工作进行全面改进,并使得档案管理工作更加规范、更加标准,进而满足档案管理新模式要求。随着社会生产技术的进步,高校档案馆馆藏数量不断增加,现有的档案馆由于储存空间有限、保存档案方式和档案工作记录受到极大的考验与影响,因此通过数字档案馆来缓冲档案存储空间与档案资源的矛盾已成为高校档案工作人员研究的主要重点,也是实现档案管理工作现代化的主要途径。在数字档案馆建设中,是采用网络技术作为主要的档案管理方法,随着时代的发展正逐步的进入档案管理工作之中,使得档案工作从档案的形成、收集、整理、鉴定、保存以及利用都出现了巨大的变化。电子档案管理工作是一项集规范化、专业化、科学化和信息化为一体的资源开发模式,是实现电子档案管理重要性的主要方法。

高校档案信息化与数字档案馆建设是档案开发利用,实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。档案资源是人类社会发展的历史记录,是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源,是社会发展不可缺少的重要公共信息资源。在各层次档案工作中广泛应用现代化管理技术,与高校信息化工作进行有机结合,充分挖掘出档案信息资源的潜力,进行最大化的档案信息数据聚集,实现数据共享,充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。档案的数字化建设,将是传统档案工作的重大变革。

三、高校档案馆数字化建设中存在的问题

(一)观念问题

高校档案管理意识薄弱,对高校建设数字化的档案馆还没有足够的意识。很多高校虽然具有专门的档案机构,也制定了各种档案规章制度,但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识,对本部门档案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄,对档案立卷归档的业务指导不够,监察、督办不力。通过数字档案馆的建设,一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识;另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中,使之成为高校档案管理的自觉行为,从而提高高校档案管理质量。

(二)技术层面的问题

1.高校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息,但是传统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求,需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库;

2.通信网络是传递数字化档案信息的基础,远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前,我国互联网的传输速度较慢,网络安全问题尚未解决,这些都阻碍了数字档案馆的发展。

四、相关策略建议

(一)完善档案信息化规范和设施建设

在高校档案信息化和数字档案馆建设工作中,完善或者制定出相关电子文件管理以及目录是提高管理工作效率与准确性的主要手段。同时在管理工作中,对于档案归档以及电子档案管理工作要全面加强,同时还要全力完善档案管理平台,促使档案管理工作能够在网上初步完成,进而信息化与一体化管理模式。

(二)重视档案管理软件的开发和应用

高校要重视档案管理软件的开发和应用。在软件开发方式上,应依照国家标准并结合高校实际,统一规划,创新机制,采取与软件公司、相邻高校以及科研单位合作等多种形式进行研发工作,最终形成一批有自主知识产权的、符合档案工作发展趋势的管理软件。

(三)安全性方面的建议

数字化的档案馆在安全性方面也要得到加强,加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开、上网安全、网站(页)建设与档案信息安全管理体制等方面的规章制度,形成有效的档案信息化建设激励约束机制,提高信息安全意识,防止失密、泄密的发生,确保档案数据库安全。建立音像档案库和电子档案异地备份库,开辟数字档案馆数据安全储存和备份的空间,对电子档案和音像档案实行专库管理。

(四)重视档案信息化人才队伍的建设

档案数字化建设篇(7)

随着现代社会信息化程度的提高,档案信息化和数字化建设成为档案界普遍关注的问题,它是适应社会信息化发展的必然产物,也是全面提升档案工作为社会服务能力的一个不可缺少的手段。尤其是将来档案信息网络的建设,更是突破单位和行业界限,为当地引进资源,搞活经济提供良好的信息服务软件环境,突破区域界限,实现全社会的档案信息共享,最大限度发挥档案的自身价值。国家档案馆早在2000年的全国档案工作会议上,就正式提出了档案信息化的概念,之后档案信息化、数字化建设在全国各类档案馆和机关档案室中蓬勃开展起来,《档案信息化建设导论》一书对档案信息化和数字化建设是这样定义的:在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下,在档案管理活动中应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。

1 对档案信息化建设的认识

档案信息化建设是档案管理模式从以面向档案实体保管为重点,向以现代化的档案信息实体的数字化信息处理和利用的这种主要形式向社会提供服务为重点的转变过程。但是由于这方面的技术在我市发展时间较短,人们对档案信息化建设的理解和认识上还有一些偏差和不足,在思想观念上还需要有进一步的更新和突破。

第一,更新档案管理的旧有观念。长期以来,档案工作者普遍思想观念比较陈旧,认为档案工作是一个简单的,默默无闻的工作,只要守好摊、看好门,不让档案丢失就行,社会大众也把档案部门看成是一台“文件保险箱”,因此,要真正实现档案信息化,就必须更新档案管理的观念,树立信息意识、服务意识、法制意识、效益意识,通过档案信息服务带动整个档案工作水平的提高。

第二,正确理解现代化、数字化与信息化的关系。档案信息化建设是一个长久的、系统的、庞大的工程,它包括档案信息资源的有序整理,档案信息数据库的建立、档案信息网络的建设以及档案信息资源的最终开发利用。档案现代化是旗帜,数字化是基础,而档案的信息化才是最终的目的,信息化的实现需要有明确的指导思想和领导的重视与支持,需要档案工作人员脚踏实地的工作态度,需要资金和技术的保证,只有把现代信息技术手段的运用与现代信息管理方法的应用有机结合起来,才能确保档案信息化建设取得最优化的效果。

2 我市档案数字化建设进程

过去的纸质档案在多次反复查阅的过程中都产生了或大或小的损伤,利用现代化的技术手段对纸质档案进行全文数据处理就能长久的保管好纸质档案,延长使用寿命。

这几年来,我局领导高度重视档案的数字化建设,投入了大量的人力、物力、财力为我局档案的数字化建设提供了良好的发展空间,多次派干部到省局、黄冈市局以及江汉区、江岸区、青山区等其他的档案管理部门学习档案的数字化处理方法,并结合我馆的实际对麻城市档案馆的重点全宗档案进行了数字化处理,目前已录入目录数据接近100万条,进行全文扫描323万余幅,位居全省前10名,全市机关单位中也有近80家安装使用了科怡档案管理软件,对本单位的档案进行全文数字化处理,这也为我馆将来建设复合型数字档案馆打下了坚实的基础。自2008年我馆搬迁进新馆以来,我馆已逐步使用现代化的管理方法为利用者提供服务,在复退军人档案、婚姻档案、退休干部档案等档案门类中已不需要再到库房翻阅原始文件,而是直接通过科怡管理软件打印出利用者需要的文件材料,既缩短了查阅档案的时间,极大地方便了利用者和档案馆的工作人员,也保护了这些门类档案的纸质材料。延长了他们的使用寿命。

3 未来的复合型数字档案馆

(一)、复合型数字档案馆是发展趋势

随着社会的发展,人们获取信息的方式发生了翻天覆地的变化。档案管理工作将随着信息技术的发展和进步,步入一个新时代。我们可以从信息产业部2001年6月的《国家信息化指标构成方案》中看出我国对档案馆未来建设的发展方向。档案管理工作也将随着社会的发展进入一个新的信息化时代。档案信息已从以往的纸制档案,在质上发生了根本的转变,从最初单一的文字图片资料扩展为音频、视频、数码照片、数据通讯、文件传输、电子邮件、远程登录、网络新闻、压缩和存储技术等各种信息资源。信息资源的重要存储基地,网络也就成为数字化信息资源服务的主要工具,网络上的数字化信息资源的管理就成为建设数字化档案的关键。档案收藏的目的在于利用,档案界理应走在信息时代的前列,顺应时代的潮流,以网络作为一个全新的平台为社会提供档案服务,从现在已进入信息数字化时代,无纸化办公已逐步兴起,建立未来的“数字档案馆”是势在必行之举。

然而数字化档案馆的发展,还需要有个过程,数字化时代传统档案馆不可能消亡,复合型档案馆是档案馆发展模式的现实选择。也就是说,在未来社会里,将会有三种档案馆存在:一是纯数字档案馆,主要是指一些跨馆、跨系统、跨地区的网络档案馆;二是纯传统档案馆,主要是存在于一些基层或经济欠发达地区,这些档案馆将随着社会的发展,其馆藏档案结构也将由纯印刷型档案向印刷型档案与电子型档案并存发展,其档案馆工作将由纯手工操作向逐步实现计算机自动化管理的方向发展;三是传统档案馆与数字档案馆有机结合的档案馆,有数字化程度高的,也有数字化程度低的,这将是目前改进中大量存在的档案馆,这类档案馆就是复合型数字档案馆。

(二)、未来复合型数字档案馆发展前景的设想

未来的数字档案馆可以直接面向最终的档案用户创办自己的电子杂志。 档案利用者在访问档案馆的主页时可以随时订阅,以便定期获取最新的档案信息和馆藏信息。档案馆的电子杂志内容可包括新增加的开放档案目录、新增加的可供网上直接查阅的档案图像信息、本馆新增加的服务内容、国家新近出台的有关档案的政策法规,以及档案简讯、业界动态、热点新闻等。档案馆可以将这些内容通过电子邮件提供给注册用户。另外,档案馆的网页可以相互链接,可以在自己的网页上创办交流园地进行学术交流,可以设立聊天室和留言板,可以接受档案方面的稿件在网上刊登。总之,可以开办的业务不仅仅是对利用者进行查阅取证服务,数字化档案馆将为档案工作开辟了一个全新的天地。

数字化档案馆绝非是在政府上网时创建的网页上加一个选项或链接而已,应该有自己独立的域名和网站。“数字化档案馆”应创建自己独具特色的网页,开发可多级查询档案信息的应用程序,发展注册用户,给予注册用户更多的访问权限或提供更加优质的服务。只要办出特色,吸引档案界和更多的非档案界人士的访问,就会提高了档案馆的影响和馆藏档案的利用率,也有利于提高全民档案意识。社会效益的提高就意味着经济效益的获得。如果档案馆的网页访问量大,广告、合作、赞助等各种经济行为会随之而来,这就会加强档案部门的自身“造血”机能,缓解档案馆常年经费紧张的状况。

随着计算机网络的进一步发展,信息高速公路进一步拓展,复合型数字档案馆将会离我们越来越近,数字化数据、信息将渗透到我们生活的各个领域,任何人和机构只要通过计算机网络,均可拥有和使用数字档案信息。在这个信息化建设的进程中,档案工作会遇到各种各样的困难和挑战,我们将会不断摸索,研究新方法,解决新问题,建设一个符合我市实际情况的复合型数字档案馆。

参考文献

[1]杨公之:《档案信息化建设导论》

[2]陈春红:档案信息化建设初探[J],上海档案,2006(05)

档案数字化建设篇(8)

二、数字化档案馆的功能和优点

数字化城建档案馆与传统城建档案馆的最大区别就在于他是一个数字化的信息系统,他的馆藏是以数字化信息为主,以数据库为档案存储中心,在网络上实现城建档案信息资源的共建共享。数字城建档案馆的建立具备适应社会需求的特殊优势,因此决定了它将弥补传统档案馆的不足而长期存在。第一,在城建档案信息的加工方面,传统城建档案馆馆藏信息经过数字化加工处理,成为数字档案馆信息资源的核心组成部分,并生成适合机检、机读的信息目录和档案参考资料,数字城建档案馆还可以将经数字化的深层次编研成果融入数字信息资源库,并在网上,为人们提供快捷的服务。第二,在城建档案信息资源的开发利用方面,各种载体的档案资料将以数字形式存在于档案馆这个“信息空间”中,通过网络,用户可以方便的利用信息资源,实现档案里的信息资源共享。第三,在信息传递方面,数字档案的服务通过以网络为主的信息基础设施,实现标准规范的信息传递。第四,在城建档案信息资源建设方面,数字城建档案馆可与覆盖全社会各领域的信息数据库建立互联关系,为进一步丰富档案馆馆藏提供线索和可能。三、建设数字化档案馆需解决的几个问题

在数字化城建档案馆从理念走向现实的过程中,必须解决一系列的关键问题。一是数字化档案信息资源的长期存取问题。数字信息载体的脆弱性以及数字信息所依赖的计算机硬软件的不断更新,造成数字化档案信息资源的长期存取存在种种问题。二是统一数字化标准格式问题。档案信息共享的前提是标准化与规范化,它包括:档案业务管理规范化、档案馆运作规范化、网络标准规范化、信息交换规范化。全国各地城建档案馆,包括众多相关信息提供单位,只有大家按照统一标准、格式来进行数字化,才能更有利于信息资源的共享,才能加快城建档案数字化的进程。三是电子档案的法律凭证问题,电子文件的法律效力等基础性问题必须有法律依据彻底解决电子档案的接受与管理问题。否则难以保证电子文件的真实性、完整性、可靠性。四是重视复合性人才的培养。

四、加快城建档案馆数字化建设

数字城建档案馆不仅是对纸质档案、照片档案等档案形式的简单数字化,也不仅是对档案工作流程的计算机化,而是一个数字化的信息系统,是一个系统工程。因此我们应坚持积极稳妥、切合实际、力求实效的原则,有计划、有步骤地加快城建档案数字化建设步伐,使城建档案的信息化建设跟上社会信息化发展的大趋势。

(一)加大投入,抓好软硬件配套建设。

数字城建档案馆必须在一定的空间数据基础设施和网络基础设施上建设空间数据库和应用服务系统,才能更好的服务于城市建设。因此,必须加强城建档案馆内部的办公环境、现代化库房及网络建设,并根据实际需要,选择先进、成熟的技术,做好管理软件的开发工作,以适应数据录入、管理和输出的需要,适应城建档案馆数字化、信息化建设的需要。

(二)重视城建档案信息资源的数字化 。

城建档案信息资源的数字化工作,主要指馆藏传统(纸质)数字化和办公自动化条件下新产生的电子档案的接收管理工作。在数据库建设中要遵从有关技术规范和标准,保证数据库的数据有合理的结构,便于维护更新,有较强的通用性,可加工性和可移植性。对传统(纸质)档案要进行规范化的有序整理,要做好城建档案的著录标引工作,对城建档案进行标准化的著录,为档案数据通讯、网络化管理提供必要的数据基础,为各城建档案部门开展信息交流与合作,实现资源共享提供便利条件。对于过去收藏的声像档案资源和其它相关资源要通过多媒体技术把它们转化为数字存储。

(三)加快城建档案信息化网络建设。

当今社会是网络发展的关键时期,我们应通过网络这个公共信息平台,建立起城建档案馆的公共信息库,跟上时展的步伐。要在建好档案馆内部网络的基础上,逐步使档案馆“网络社会化”,使城建档案信息资源搭上信息高速公路的快车,不断为社会提供更多的档案信息服务。

档案数字化建设篇(9)

自我国社会主义市场经济体制确立以来,新时期社会进步飞快,城市建设也获得了广阔的发展空间,城市化脚步越来越快。城市化进程的不断推进中,建筑工程规模和数量不断增加,为了确保城市建设活动有序开展,需要全面开展城建n案管理数字化建设活动,实现数据的高效、安全和便捷存储,为城市建设规划提供更为科学合理的参考依据,推动城市化建设和发展。由此看来,加强城建档案管理数字化建设研究是十分有必要的,对于后续理论研究和实践工作开展具有一定参考价值。

一、城建档案管理数字化建设的意义

城建档案数字化建设是一个具有十分广阔发展前景的行业,在建设和发展过程中,仍然有许多缺陷和不足有待进一步完善。在城建档案数字化建设中,由于传统的城建档案管理方法需要耗费大量的人力、物力和财力,需要人工对纸质档案进行管理和检索,需要占有大面积空间,档案资料查阅速度较慢,效率不高。与此同时,由于档案资料自身具有分散性特点,所以对信息资源的整合和查找只能依靠人工实现,一旦纸质档案出现损坏,将造成大量的珍贵资料丢失,产生严重的危害和影响。城建档案资料完整性和系统性不高,而在广度和深度上同样存在着局限性,而且很多城建档案馆分布在不同区域,档案馆之间的档案资料调度和查阅较困难,需要占用大量的存储空间。数字化城建档案能够有效改善此类问题,利用先进的信息技术和数字化技术实现资源共享和存储技术,充分发挥档案信息原有的功能,提供更大的便利和支持。

二、城建档案管理数字化建设中存在的问题

城建档案管理中,主要工作内容在于如何长期地保存和查阅。伴随着我国科学技术水平的快速提高,越来越多先进技术涌现,并被广泛应用在城建档案管理中,能够实现信息的高效、安全和长期存取。城建档案信息数字化主要是在物质载体上记录,物质载体性能越好,存储时间越长。所以在城建档案数字化建设中,档案信息存储物质载体直接影响到数字信息的存取期限,保证物质载体的稳定性是尤为必要的。

城建档案由于自身性质较为特殊,所以除了记录城建的相关信息以外,还具有一定的法律价值。传统的纸质档案管理中,档案信息存储载体是纸张,很难被改变,可以更有效地确保信息完好。但是对于电子档案而言,档案信息很容易被删改,可能造成数据信息的丢失和不完整,法律价值需要在长期验证中才可以肯定其原有价值。

数字档案资源共享,首要前提是建立一个统一标准,利用统一的格式和规范,实现更大范围的档案资源共享。但是就当前城建档案管理数字化现状来看,仍然缺乏一个统一的标准,在不同程度上制约着资源的共享,影响到信息资源的大范围交换。

三、城建档案数字化建设对策

(一)做好全面规划。城建档案数字化建设中,前期规划工作是一项十分重要的工作,将大量的纸质档案资料信息转化为数字化档案,工作量十分庞大,需要耗费大量的时间和精力。数字化建设中,需要对档案馆内部的信息资源储藏量具有一定的了解,深入调查分析后,才可以突出工作重点,根据档案类型有针对性地开展数字化建设活动。

(二)建立城建档案数字化建设标准。数字档案的资源共享,需要在相关标准和规范的支持下,实现档案信息的数字化。建立城建档案数字化标准,主要是包括对数字化档案管理规范和信息化标准规范,通过对数据信息的收集和整理,为档案信息提供更为安全的保障,并做好网站管理的相关说明。数字化档案管理规范化建设,可以为后续的城建档案数字化建设工作提供更为充分的参考依据。

(三)建设统一的信息系统。城建档案数字化管理不仅仅需要依靠计算机网络开展工作,还需要建立统一的信息系统,利用相配套的设备和软件,搭建一个网络平台,实现数字化档案信息资源的共享。

四、结语

综上所述,城建档案管理数字化建设是应时展需求,提高城建档案管理水平的主要途径,在建设过程中需要充分考虑到数字化档案信息管理的安全问题和系统稳定性,有针对性地开展工作。

【参考文献】

档案数字化建设篇(10)

2000年12月,国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》,把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中,同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布:十五期间,我国将加快数字化档案馆的建设。由此,城建档案数字化建设的问题引起了人们的关注。

城建档案信息数字化就是把纸质档案通过扫描、录入信息到计算机数据库中,以计算机存储城建档案信息。城建档案的数字化并非一蹴而就,而是一个循序渐进的过程。我们有必要对这个过程的各个环节进行深入的分析和研究,只有在有了清楚认识的基础上,才能规划好城建档案管理的数字化之路,为今后的城建档案数字化建设打好基础。

1.确定城建档案数字化指导思想与原则

城建档案数字化指导思想是:以需求为导向,以利用为目的,充分利用计算机软硬件功能,最大限度发挥人力资源和数字化加工设备能力,保护馆藏城建档案原件完好,保证数字化城建档案真实准确,更好地发挥城建档案信息资源的作用。

城建档案数字化原则是:遵循重要城建档案数字化的价值性原则、常用城建档案数字化的实用性原则、开放城建档案数字化的开放性原则、褪迹城建档案数字化的抢救性原则、解密城建档案数字化的及时性原则、目录数字化与全文数字化分步的时效性原则、城建档案数字化加工与利用同步的一致性原则。

2.城建档案数字化建设的步骤

城建档案数字化建设需要投入,特别是建设初期软硬件配置投入较大,建成后也要保持一定的运行成本。因此,要按照成本效益最大化理论,细化城建档案数字化建设的步骤,同时优化城建档案数字化的各种资源配置,根据不同的情况,进行城建档案专业人员和数字化技术人员、计算机和扫描设备的合理搭配,构建城建档案数字化投入小收益大的新模式。

2.1建立城建档案数据库

第一步,输入文件级目录。在建立数据库的过程中,可边输入边打印,一方面补齐卷内文件目录,另一方面检验输入的正确性,从而确保城建档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步,采用扫描仪、数码相机等设备,实现原文件信息数字化。

2.2加强电子文件的收集和积累工作

电子文件包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合,是未来数字城建档案最主要的来源。为了确保所形成的电子文件不被丢失,保证电子文件是可存取、可利用和可理解的,必须及时对所形成的电子文件进行收集积累。电子文件的收集积累,不仅保证电子文件的真实性,还维护了它的系统性、完整性,同时,也防止了存有信息内容的载体在个人手中发生丢失、损坏,从而保护电子文件的安全,为电子文件的归档打下基础。

电子文件的收集积累范围,应严格按照国家有关规定执行。用载体传递的电子文件,要按规定进行登记、签署,对于更改处,要填写更改单,按更改审批手续进行,并存有备份件,防止出现差错。

2.3城建档案数字化与上网利用同步

城建档案数字化及管理流程重组是一个管理思想不断地变化的过程,城建档案数字化与上网利用同步即是新技术和新理念相互融合的表现。

数字化城建档案分开放与不开放两种,开放城建档案即上互联网,建立城建档案资料网站,实施资源共享,在互联网上向政府和社会提供城建档案信息查阅。

3.不断增强城建档案数字化管理的技术含量

城建档案数字化的建设过程重在管理,贵在控制。利用计算机进行城建档案数字化,任何一个逻辑错误,都会给数据的管理和使用带来麻烦或隐患。在互联网上公开不真实、不准确的档案,将在社会上产生不良影响。特别是在网络环境下的流水作业,上一道工序一定要为下一道工序负责,各道工序工作量的对等与匹配同样重要。实践证明,建立数字化进度数据库、数字化质量反馈库、城建档案利用登记数据库,通过技术手段将全面质量管理思想引入城建档案数字化建设,实现全程管理、适时控制,才能达到强化数字化城建档案质量保证体系的目的。

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