档案管理基本知识篇（1）

1、基于知识管理的企业档案管理概析

档案管理工作在发展过程中，与知识管理有着较为密切的关系。首先，两者的管理对象一致。档案管理的对象是档案和文件，而知识管理所管理的是知识。档案、文件属于知识的范围，因此是知识管理的重要内容。其次，两者有着相似的管理目的。档案管理的本质目的是为多项活动提供档案管理服务，并满足用户的需求，这也是档案管理的落脚点和出发点。知识管理的本质目的是将知识价值转变为企业的竞争力。知识管理和档案管理都是在恰当的时间为人们提供需要的信息，目的相近。最后，两者有相似的流程。传统的企业档案管理工作流程为：档案的接收、整理、鉴定、报关、统计以及服务，而知识管理的流程是知识的产生、征集、保存、加工、整理、评估和利用。档案管理与知识管理都是对相对分散的对象进行收集和保存，使它们集中化，接着通过整理和加工促进其有序化，接着通过鉴定和评估促进其优化，最后实现它们的价值。

2、基于知识管理的企业档案管理模式建立策略

2.1 创设重知识管理的企业档案管理模式理念

基于知识管理的企业档案管理模式在建立过程中，首先应该创设重知识管理的档案管理模式理念，完成从传统的档案收藏中心到如今的知识创新中心的转变，建立基于知识管理的数字档案馆。数字档案馆不仅具备以往档案馆的管理功能，还应该具备知识管理和服务功能，建立起以知识生产、处理为基础，提供知识地图、知识搜索等工具，以知识库为中心的知识管理系统。另外，基于知识管理的数字档案管理，还应该具备人本管理功能，不仅从技术的角度进行知识的开发和利用，还应该从人的角度实现以人为本的知识管理，充分挖掘档案管理人才的潜力，使得企业的档案管理工作在知识管理的引导下，变得更加高效有序。

2.2 兼设知识服务的图情档案一体化管理

档案学、情报学和图书馆学等同宗同源，随着现代科学技术的发展，各个学科之间的交叉也越来越多，企业档案管理工作中图情档一体化管理更是非常必要。以知识管理为背景，推行图情档一体化管理，是被动的信息服务到主动的知识服务的创新。信息服务是在用户简单提问的基础上提供文献检索及传递服务，不会分析和考虑文献和信息是否对用户有较大的帮助。同时由于素材的限制，信息服务不会对提供的知识进行科学的提炼和分析，不会关系到一些创新知识的管理和开发。而知识服务就不同，知识服务能顺应社会发展并体现社会特征，其核心是知识创新、以人为本，目的是为用户解决实际性的问题，具有持续性、主动性、创新性、效用性、知识性和针对性的特点。同时也能对显性知识中的隐性信息进行开发，根据用户的问题，进行信息的动态收集、选择和分析，较深层次的加工、开发出能为用户解决问题的知识。

2.3 提高档案管理者知识水平促进管理效果

档案管理者在企业档案知识库中具有重要作用，掌握了企业全部的知识以及企业管理、生产或活动的全部记录，如专利文档、技术文档、商标文档和技术文档等，能为企业实现巨大的效益。档案管理者的管理技能和知识素质是企业基于知识管理的档案管理工作顺利开展的保障，首先，应该对档案管理者进行宏观管理知识的培训，促使他们掌握常规的档案管理方法、项目管理方法和沟通方法等，同时具备基本的企业管理知识。其次，企业档案管理者应该具备处理档案、情报和图书这三部分信息的技能。知识经济社会中，档案、情报和图书是企业档案知识的来源，档案管理者必须具备处理、融合这三种信息的能力，顺应时展。

2.4 宣扬知识共享、鼓励学习的企业文化

企业在建立基于知识管理的档案管理模式时，一定要重视知识，不断提高整个企业的学习力量。首先，应该及时发现知识缺口。因为内外部原因，企业会产生对某项知识的需求，但自身的知识储备和该需求不能匹配，即知识缺口。如今的经济时代，知识是企业竞争优势保持的重要资源，所以应该及时发现知识缺口并弥补。其次，应该突破学习阻碍，包括障碍、官僚作风、沟通缺乏等。重点培养企业成员的团队精神和价值观，强化知识共享，使得学习成为档案管理的一部分。最后，应该创建平等互动的交流平台。通过弱化等级观念、简化层次结构，让员工能平等的反馈和传播知识，形成开放性、成长性、学习型的知识共享平台，如此才能有利于企业的知识更新，为基于知识管理的档案管理模式的建立奠定丰厚的知识基础。

3、结语

在知识管理的时代背景下，企业档案管理不仅仅是档案的收集和管理，更应该是档案的在再次开发和重新利用。本文首先对知识管理和档案管理二者之间的相关性进行了分析，然后从重知识观念的创设、图情档一体化的建立、管理者素质的提高和知识共享企业文化的宣扬四方面具体阐述了基于知识管理的企业档案管理模式的建立，对于企业提高档案管理效率、促进发展水平有一定的作用。

参考文献

档案管理基本知识篇（2）

Abstract: With the development of market economy, the infrastructure file management work more and more in-depth development of. The new case the infrastructure file management face, therefore, this paper combined with years of the File management practical experience of the problems existing in the infrastructure file management elaborate, and takes relevant countermeasures. For counterparts reference!Keywords: file management; infrastructure; problems; countermeasures

中图分类号：G271文献标识码：A

一.前言 基建档案是指基本建设项目(工程)档案。国家档案局、国家计委在《基本建设项目档案资料管理暂行规定》中明确指出:“基建档案是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产(使用)的全过程中形成、应归档保存的文件,包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产(使用)等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的全部文件材料。同时规定各单位要按照统一领导,统一管理档案的原则,管理好基本建设项目的档案资料,确保档案资料的完整、准确安全和有效利用。”基建档案记录了工程建设的全过程,应始终同它所反映的工程实体保持一致。基建档案在企业的发展中发挥着积极作用。首先它是对建设项目进行稽查、审计、检查、监督的重要依据;其次是对工程事故原因分析、责任认定、提出改进方法的技术依据;第三是工程验收阶段,验收工程质量的必备条件;第四是建设单位维权的依据;第五是工程进行维修、管理、改扩建的凭证。 

二.基建档案管理存在的问题

（1）传统的基建档案管理模式面临着重大的挑战，相关规章制度不健全，不能采取规范标准的管理方法和操作流程，基建档案管理各环节不符合质量要求，由于工程参建单位多，档案工作标准得不到统一，如归档的基建档案质量不一，格式和内容不相同，给档案部门带来一定的负担。基建工程档案管理工作程序不规范，没有履行监督、检查、指导等职能，基建档案管理措施不完善，对当前的改革形式和现代管理方法缺乏研究和思考。

(2)面对发展机遇，国家工程项目建设管理体制改革进一步深化，也颁布了一系列工程项目管理和工程档案管理法规、标准，在传统的基建档案管理工作中同时产生了问题和困难。基建工程其有工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点，使基建档案具有多样性、复杂性、成套性等特点，由于经济利益或赶工期等原因，人们只重视工程本身，轻视工程档案，基建档案的收集、整理与归档工作与工程建设不能协调开展，造成了摧建档案工作滞后，反而影响了工程各方面对档案资料的利用工作，工程项目管理和技术文件资料处在分散、损坏、丢失等情况下.制约了单位经济和档案管理工作的持续发展。

（3）基建档案管理意识不强,对档案保护工作缺乏应有的重视。基建部门出于方便工作考虑,不能主动上交基建文件材料。从专业角度来讲,档案人员虽具备档案专业知识,但缺乏工程建设方面的知识,不熟悉基建项目流程。而基建部门工作人员及施工技术人员虽有较丰富的基建工作经验和专业知识,但对于基建档案的日常积累和保管缺乏经验和必要的重视,双方各有所长却不能互通有无,缺乏沟通与交流,导致基建档案的收集归档工作不能正常开展。

(4)收集难度大。基建档案收集难是众所周知的问题,由于基建档案具有成套性、专业性、形成周期长、涉及部门多等特点,使基建档案的收集工作具有相当难度

（5）档案知识缺乏由于历史的原因，从事档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致，对档案的知识特别是对基建档案知识了解得不够，缺乏档案专业知识的学习。

三：基建档案管理的对策

（1）建立健全基建档案管理制度是搞好基建档案管理工作的保证基建档案的科学管理直接影响到工程项目的维修、改造、扩建，健全档案的收集、整理、保管等系列制度。进行多项改革，随着新建、扩建、改建工程的日益增多，边建设、边报批、边设计的事情常有发生。这给档案资料的收集整理带来了诸多不便。所以应制定相应的基建档案工作管理制度，并严格执行，做好基建档案前期的收集工作，力求后期档案的完整、真实，使基建档案资料具有真实性，从而确保档案的归档率、完整率和准确率。

（2）加强文件形成者、档案管理者的业务培训.开展宣传教育，增强全员档案意识是发挥档案价值作用的前提。一套完整、准确、系统的档案，必须发挥全体参与人员的档案意识，一起参与档案收集，特别在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划。树立科学的档案观，让科室内每个工作人员都知道、了解、重视基建档案管理这项工作，各负其责，大家尽量配合把好自己的关口。这是做好基建档案工作的有力保证。

档案管理基本知识篇（3）

“公共档案馆”这一概念是舶来品在世界范同内．公共档案馆的存在和发展已有上百年的历史。1838年英国颁布了《公共档案法》，成立了公共档案馆(Public Reeord 0ffiee)．即英国的部级综合档案馆．负责保管中世纪以来英国中央政府各机关和法院的档案．这是世界上第一个依法命名的公共档案馆。…公共档案馆的概念由此产生。l8世纪末的法国档案改革确立了国家档案馆向普通公众开放的原则．使国家档案馆摆脱了王权的枷锁．开始具有社会共有的性质在我国．“公共档案馆”相当于各级各类综合档案馆。《档案法》第二章第八条规定：“中央和县级以上地方各级各类档案馆．是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范同内的档案。”国家档案局颁布的《档案馆工作通则》明确指出：“档案馆是党和国家的科学文化事业机构．是永久保管档案的基地．是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心”这两部法律法规明确了档案馆的性质与职能。概而言之．档案馆的基本职能是档案的管理与利用

在我国．对于我国公共档案馆建设等方面的讨论和研究开始于2001年[2]同年出版的由冯惠玲、张辑哲教授主编的《档案学概论》中，我国理论界首次在高校教材中使用了“公共档案馆”的概念理论界对于公共档案馆职能的研究主要集中在档案馆职能的扩展和新时期档案馆角色定位等方面．主要是结合档案工作的外部环境变化论述公共档案馆的职能定位与拓展问题。下面，笔者将从新公共管理、电子政务、知识管理的背景下分析公共档案馆的职能以及职能深化的具体内涵

l从新公共管理角度来看

自20世纪8O年代以来．随着经济全球化、技术革新和国际竞争的加剧．传统的公共行政因其规模庞大、反应迟缓、效率低下、制度僵化受到了质疑，新公共管理由此兴起虽然各国学者对新公共管理的思想持不同看法．但在以下方面却有共识：1．公共组织服务应以顾客或市场为导向：2．公共组织应广泛采用授权或分权的方式进行管理：3．公共组织应广泛采用私营部门成功的管理手段和经验：4．公共组织应在公共管理中引入竞争机制：5．公共组织应重视提高公共服务的效率、效果和质量。在这种大背景下，就政府机构而言，公共管理、公共服务、公共责任所体现出来的公共性理念成为政府职能转型的方向从新公共管理角度看．公共档案馆的性质和职能如下：

1．1公共档案馆的性质：负责公共物品档案的管理并提供服务的非政府公共文化组织

所谓公共组织．从广义来说，是指不以营利为目的。而是致力于协调社会公共利益关系、服务社会大众、提高公共利益为宗旨的组织。所谓公共物品，是用来满足社会共同需要的物品和服务公共物品主要有以下两个基本特征：第一，非排他性。排他性是指个人消费被排除在某种物品的消费之外．在公共物品概念下．这种排他性是不存在的．合法公民皆可享用公共档案馆馆藏档案除尚未解密的外．只要是合法公民。理由正当。人人皆可利用。第二，非竞争性非竞争性是指消费者的增加不引起生产成本的增加．即多一个消费者引起的社会边际成本为零．或者说．一定量的公共物品按零边际成本为消费者提供利益或服务公共档案馆馆藏档案的主体是各级政府、社会组织和个人在各类政务活动中形成的原始的信息记录。政务活动具有公共性．是最重要的公共活动．因此其产生的记录也具有公共性。即这些档案属于公共物品从内容上来看．档案具有信息和知识属性．档案的利用对档案内容没有损耗。从载体上来看，档案的利用会造成一定损耗．但这可忽略不计．况且这种损耗可以通过档案的数字化来弥补。

公共档案馆属于非政府组织，所谓非政府组织，即组织本身并不具有行政权力的公共组织与政府组织相比较．非政府组织的最大特点是非强制性和服务性。公共档案馆属于公共文化事业单位．本身没有行政权力。其职能通过国家授权才能获得。我国档案行政权主要是由各级档案局行使。因此，公共档案馆的性质从新公共管理的角度可以界定为：负责作为公共物品档案的管理并提供服务的非政府公共文化组织。

1．2公共档案馆的主要职能：为公众最大限度提供档案利用服务

“职能”是“工作职责”、“工作范围”的浓缩用语。管理与服务是公共档案馆职能的两个车轮．管理是基础．服务是根本公共档案馆的档案服务包括以下两点基本内涵：

1．2．1公众为本。新公共理论理念下，公共组织产生和存在的一个重要目的就是提供公共服务．实现公共利益。所谓以公众为本．就是公共档案馆必须以满足社会公众的档案需求为本这是公共档案馆公共性本质特征最集中的反映．也是贯穿公共档案馆工作全过程的基本要求这一基本原则有以下规定：社会成员的档案需求是多元的这就需要公共档案馆以公众的档案基本需求为准绳．研究档案利用规律．并使公众需要的档案进入管理范畴．确立档案工作的管理目标来开展档案管理工作

1．2．2服务至上。目前．我国处在全面建设社会主义市场经济时期．市场经济的核心在于尊重行为主体基本权利尤其是自利权利．通过提供一定的环境或条件．让行为主体合乎规范的自利行为在实现自身利益的同时增进整个社会利益．因而公共事业管理主体必须顺应管理对象的意志和愿望来实施职能行为，为他们需求的满足提供充分的条件。公共档案馆服务的目的也就应由“最大限度地满足利用者的档案信息需求”拓展为“实现和维护公民、法人和其他组织的根本利益”

基于此．公共档案馆不但要扩大服务对象．而且要主动服务：主动服务的对象不仅包括政府部门、研究者．也包括普通公民：服务的内容不仅包括提供档案原件．也包括提供问题分析报告以及建设性解决方案等：服务方式不仅包括实地查阅，也包括远程查询、专题服务和咨询服务等。公共档案馆不仅提供单一的档案信息服务．还包括提供已公开现行文件在内的政府信息公开

2从电子政务角度来看

在一定程度上．电子政务是信息技术与政务管理的结合。目前，我国的电子政务总体成熟度还比较低为推动公共服务改革．进一步扩大民主，我国制定了加大电子政务建设的战略决策电子政务的内容非常广泛．根据国家政府所规划的项目来看．电子政务主要包括以下几个方面：1．政府间的电子政务：电子公文系统、电子法规政策系统、电子财政管理系统、电子培训系统、业绩评价系统等；2．政府对企业的电子政务：电子采购与招标、电子税务、电子证照办理、信息咨询服务、中小企业电子服务等；3．政府对公民的电子政务：教育培训服务、就业服务、电子医疗服务、社会保险网络服务、公民信息服务、公民电子税务、电子证件服务等。

由于公共档案馆不属于政务系统．因此其馆藏档案信息化不属于电子政务的概念范畴但是公共档案馆是政务系统档案的保管基地．而电子政务建设是一项系统工程．信息化应是全面的信息化．如果发生联系的双方之间存在数字鸿沟．信息化的建设效果将会大打折扣．因此公共档案馆也要加强信息化建设。究其实质，公共档案馆信息化主要由信息技术革命这一原动力推动

2．1公共档案馆档案信息化建设不是其工作职能的扩展

公共档案馆信息化是其管理与提供利用服务的应有之义．其本质并没有变化。变化的只是手段。有人把信息化作为档案馆职能的扩展或创新．这是值得商榷的。公共档案馆的职能是由其性质决定的．应有一定的稳定性。而信息技术的发展是时代性的．新的技术发现与采用可能会使信息技术贬值甚至走向历史。

2．2公共档案馆要主动做好信息化建设．并为电子政务建设提供支持

公共档案馆信息化建设主要包括自身的信息化建设，以及为配合其他部门而做的信息化相关工作。

2．2．1公共档案馆自身信息化建设内容。主要包括：档案馆办公自动化系统、馆藏档案数字化、电子文件归档和电子　档案管理、档案目录数据库、多媒体档案数据库和专题数据库以及档案网站的建设以及数字档案安全等在信息化建设中一定要重视与档案数字化相关的标准化工作．特别是增量电子文件的标准。

2．2．2公共档案馆配合电子政务建设应做的支持性工作。在政府间电子政务方面．公共档案馆应该做好两方面的工作：第一．提前介入电子公文流转系统的设计．从政务电子文件的归档以及长久保存的角度提出合理化建议。第二。提供馆藏档案信息．为政府决策服务

在政府对企业方面．公共档案馆主要应参与其所产生公务档案的接收．以及向企业提供经济政策、法律法规方面的档案．为企业服务

在政府对公民个人方面．公共档案馆主要应参与对公民的教育．为政府对公民的教育．特别是国情、省情、市情教育方面提供原始资料。

在政府对企业、政府对公民两个方面，公共档案馆所参与的内容都是在传统环境下公共档案馆的工作内容。考虑到系统性．笔者故在此述及。

3从知识管理角度来看

知识管理是近十几年来兴起的一种管理范式．由于利益的驱动，首先应用于企业的知识保护、创新。知识管理是指综合运用组织、文化、战略、流程、技术等手段．通过建立基于组织业务内容和职能的知识挖掘和知识共享体系．以最大化对知识及有知识的人的尊重．最大化组织知识的价值．从而提高组织的应变和创新能力．保持并提高组织核心竞争力的管理变革知识管理的兴起给公共档案馆提出了新的要求．公共档案馆的诸项工作内容都要深化

3．1加强档案数据库建设，建立档案知识库．深化公共档案馆管理职能

经济全球化的发展以及我国成功加入WTO．对我国政府决策的科学性与效率提出了更高的要求．我国政府掌握着全国80％左右的信息资源．其中绝大部分由公共档案馆管理。因此．公共档案馆馆藏档案信息资源对于我国信息资源的开发与利用至关重要。

目前．我国的档案信息化工作取得了初步成效．很多公共档案馆建立了档案目录数据库．但仍存在不足：1．条块分割，缺乏宏观管理和协调。2．类型单一．品种不足。在我国已建成的档案数据库中，多以文字型数据库为主．而其中又多数是目录数据库，全文型、事实型、指南型、字典型数据库相对较少。单机、脱机使用的数据库多。联网使用的少，共享程度低。3．规范化、标准化程度不高。由于各档案馆只满足于自建自用的应用要求．没有统一的规范．也没有执行统一的技术标准．从而造成数据库的应用受到严重的限制．各种数据库软件的兼容性很差．转换困难．因而交流的范围与程度受到较大的制约数据库的这些缺点成为档案资源网上建设的不利因素。要解决这一问题．档案行政管理部门应加强协调、控制、监督职能．而档案馆之间应加强档案数据库建设的沟通与合作

从信息资源建设和技术的角度来讲．知识管理的一项重要内容是建设知识库知识库(KnowledgeBase)是知识工程中结构化、易操作、易利用、全面有组织的知识集群，是针对某一(或某些)领域问题求解的需要，采用某种(或若干)知识表示方式在存储器中存储、组织、管理和使用的互相关联的知识片集合对于公共档案馆来说即建设档案知识库．而档案数据库是建设档案知识库的基础档案知识库要求建设文件级档案目录数据库、全文数据库．这对于文件的关联度、结构化要求更高。这样，知识管理系统对相关内容的档案才能够进行数据挖掘．提炼出对决策有利的结论

知识管理不但对档案的质量提出了更高的要求．对档案知识库内的档案数量也有更高的要求，因为丰富的档案信息才可以保证决策的全面性和准确性因此公共档案馆除采取网络实时归档以提高档案的数量外．还要向社会征集相关档案．以使公共档案馆馆藏档案反映政府职能中经济调节、市场监管、社会管理和公共服务的全貌

3．2建立专家系统．提供档案咨询服务。深化公共档案馆服务职能

在服务职能方面．知识管理要求公共档案馆提供档案服务的产品化、智能化。长期以来，我国公共档案馆充当的是“仓库保管员”的角色．服务停留在“保存备查”的状态．提供的档案孤立性强，关联度及与问题的相关度不大知识与信息的区别在于．知识是与人的行动相关联的，即能够直接指导人的行动．这就要求公共档案馆档案服务能够提供定型的、综合的档案内容．争取做到“一站式”服务。为满足这一要求．在档案信息系统的基础上，要建立基于档案全文数据库的专家系统。专家系统(Expert System)是一个具有智能特点的计算机程序．它的智能化主要表现为能够在特定的领域内模仿人类专家思维来求解复杂问题因此．专家系统必须包含领域专家的大量知识．拥有类似人类专家思维的推理能力，并能用这些知识来解决实际问题公共档案馆专家系统应具有以馆藏档案为基础．利用人类专家思维的推理能力，提供知识解决实际问题的功能。

知识管理还要求公共档案馆开展档案咨询服务。在我国档案学论著和教材中有“咨询”的概念，但仅限于“参考咨询”的范畴“档案馆(室)的参考咨询工作．是档案工作人员以根据档案解答问题的方式．向利用者提供档案信息及有关情报的一项服务工作”从定义可以看出，这种参考咨询工作．具有很强的被动性，且服务深度不够。档案咨询是指在维护国家利益的前提下．档案咨询服务机构运用以档案专业知识、经验为主的知识、经验，根据委托者的要求．提出有关档案咨询项目的数据、资料、调研报告、建议方案等。供委托者参考。它应包含以下服务：

3．2．1档案专业基本知识咨询服务主要向社会提供档案专业基本知识，如有关档案、档案公布、档案信息资源布局等方面问题的咨询。

3．2．2档案信息咨询服务。根据委托者提供的专题，在充分研究该专题的基础上．向委托者提供以档案信息为主，并辅以建设性解决方案的信息服务。

档案管理基本知识篇（4）

中图分类号：C93文献标识码： A

引言

档案管理分为广义和狭义两种，广义主要是指对建立的档案进行保管；狭义主要是指对已经入库的档案进行日常养护工作。而在我们日常的档案管理中，除了妥善放置档案和对档案进行维护外，还有就是对于档案内容信息进行管理。对于档案内容的管理，其实是一种对于档案内部具有使用价值的知识管理。

知识管理起源于商业管理，是谁具体提出知识管理这个概念重说纷纭，知识管理主要是管理团队通过科学合理的管理方式，对于知识资源进行重组和分配，保证其得到有效利用。我国对于知识管理的主流解释是，将组织的智力和记录型信息转化为更大的生产力。从上述定义可以看出，我们将知识管理定义为利用对于知识的有效管理和利用，提升企业的效益。

一、档案管理和知识管理

（一）档案管理和知识管理的相异点

从档案管理的定义上可以看出，档案管理仅仅是对于档案的管理，遵循严谨的制度，采取先进的管理技术，保证档案的真实性和价值。在管理中，管理人员没有自主地参与，完全遵从现有制度进行管理，一切符合档案管理的程序。

知识管理不仅仅是对于档案的管理，还包括对于档案中的内容进行学习，然后通过管理人员的智慧，将从档案中得到信息进行重组，找到具有价值的信息并加以利用，来创造出更大财富或找到提高生产力的方式方法。对于知识管理来说，更加强调管理人员的参与性，管理人员的主观能动性的参与部分非常多。

（二）档案管理和知识管理的相同点

档案管理和知识管理都是进行档案或知识管理，并且通过良好的管理实现档案或知识其本身的价值。但从二者的具体管理方式上分析，主要有以下几个相同点：

（1）管理对象。不论是档案管理还是知识管理，其管理的对象都具有知识的属性。档案管理的对象主要是由文字、图标记录的信息型知识，可以读取或运用并找到最终利用价值；知识管理的对象是记录型知识的显性价值和隐形价值，通过管理人员的分析利用找到最终的利用价值。

（2）管理目的。我国《档案法》中对于档案的管理目的进行了明确规定，对档案工作实行统一管理，保证档案的完整性和真实性，从而提供详实信息便于查阅。保证档案提供信息的真实性，是满足社会或个人对于档案信息的要求，也是档案管理的目的。知识管理的目的则是通过群体的智慧找出信息的显性价值和隐形价值，充分发挥出知识的自身价值来服务于社会。因此，不论是档案管理还是知识管理，其最终的目的都是服务社会。

（3）管理流程。对于档案管理的流程，基本分为以下六个步骤：①资料接收，②整理，③鉴定，④保管，⑤统计，⑥利用。而知识管理的流程主要分为以下七个步骤：①知识产生，②收集，③存储，④加工，⑤整理，⑥评价，⑦利用。不论是档案管理还是知识管理，其流程都是线性而有序的。因此，二者的管理流程十分相似。

（4）管理技术。随着科学技术的发展，特别是计算机技术的发展，对于管理人员来说是一项福音。通过计算机强大的存储能力和快速地查找能力，不论是档案管理还是知识管理，都是以计算机为主要的管理技术进行管理。从而保证提供给客户详细、准确的信息。因此，二者的管理技术基本相同。

二、档案管理与知识管理相近相通

（一）管理对象重叠

如今，在档案管理中，对档案的分类十分的细致，主要是按照文件或档案的内容进行不同程度的划分，而且并对不同年限的的档案进行明细的标记，并且排列好顺序，以方便读者在进行阅读时，可以详细的对档案进行了解。而知识管理则与文档管理有很大不同，它主要是对知识进行不同的分析、解释和研究，也是文件最基础的组成部分。组织的知识的知识为显性知识和隐性知识。显性知识是通过组织自身工作和活动中逐步形成的非文件和收买其他各个组织信息以及通过其他外部因素得到的文件和档案；主要由收集、购买、交换等方式从外部获取的图书、报纸、期刊、数据库等。目前在进行档案管理的过程中，我们主要很大一部分是进行知识管理。换句话说其实知识管理其实包含着档案管理，而且在进行档案管理和知识管理时，我们所面对的对象其实都是文件和档案。虽然从表面上这两个管理方式是有着不同的管理模式，但是随着科技的发展，这两个不同的方式，都以及相互联系和相互包含。

（二）管理目的相近

档案是以知识形态为世界做出服务的一种方式，是为了满足社会各界在需要某些知识时能够提供到相应的档案的一种管理模式。为组织各项活动提供档案服务，满足用户的档案需求，是档案管理工作中的根本目的和管理模式，也是档案管理工作在应用中的主要出发点和落脚点。知识管理的最终目标是实现知识的价值、提升企业的核心竞争力，为此在知识管理过程中必须通过将知识模式应用在恰当的地方，更是能够传递给需要这些知识的人们，以便于其在工作中能够对其产生良好的帮助和制定出最佳决策。

（三）管理流程类似

长期以来，我国档案界将传统档案管理业务划分为六个环节：档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、统计和利用服务。实现文件、档案一体化管理、集成管理，则还包括文件的制作或接收、传递、处理、归档等环节。知识管理的流程是知识的产生、收集、存储、加工、整理、评价、利用等。档案管理和知识管理的管理流程相当类似：都是对散布在各个角落的文件或知识进行识别，收集，集中在一起。之后再整理，归纳，辨别。最后使之大众化，可以被所有人利用学习，实现其应有的价值；而在利用过程中又会产生新的文件、档案或知识，需要对其进行收集、存储。

（四）管理技术相同

受信息技术全球化的整体趋势影响下，科学技术越来越发达，信息传递越来越迅速，文件和档案在管理中逐步的出现相互交流和相互的改革控制，各种信息形式的日益复杂化。对于从古代流传下来的羊皮或绢帛或纸质的文件和档案，为了能在当前网络一体化的管理模式下适应发展，应当对其进行数字化处理，使其所传递的知识能让现代人所了解学习。同时也可以保证档案管理工作和知识管理能够进行综合应用。因此，现代档案管理的全部活动——文件、档案的制作或接收、传递、处理、归档、整理、鉴定、保管和提供利用等都依赖于现代信息技术。而知识管理更是信息技术飞速发展的产物，知识管理的实现离不开计算机技术、通讯技术和网络技术等的应用。

三、档案管理与知识管理相辅相成

（一）知识管理提升档案管理

1.知识管理可以拓展档案管理的领域

传统的企业档案管理过分强调档案与文件、档案与图书情报的区别，将文件、图书情报等排除在管理职责之外，从而极大地限制了自身活动的范围。而在管理内容上，现今的大多数企业档案都只是记录历史，保留已有的文件，其实这些对于企业的发展来说，已经成为过去式，并不能带来太大的利用价值，在当今的时代潮流下，档案管理应该服务于现实，与时俱进，积极的搜集各种有利于企业进步发展的信息，进而归档研究分析，最大的发挥档案管理的作用，为企业创造更多的价值。

知识管理要求将包括文件、档案在内的一切载体形态的知识纳入管理范围，并将不同载体形态的知识进行整合与集成，建构一个整体的知识资源体系。知识管理强调在企业各项生产、经营、管理活动创造知识、共享知识、应用知识，使知识直接服务于企业价值创造活动。

2.知识管理可以提升档案管理的价值

传统的企业档案管理重保管轻利用，大部分都是将企业过往的资料保存，所提供的信息自然也都是过时的，不能满足企业发展的信息。而知识管理可以再分析研究知识的过程中发现新的信息，这样一来，知识管理体现了档案管理的意义，进而也提升了档案管理的价值。。

（二）档案管理促进知识管理

1.档案管理有助于沉淀、积累知识

档案管理可以保留从人类文明开始的一切知识和信息，通过文件或档案的方式流传下来，使后来者可以学习借鉴，丰富自身的知识，在此基础上创新发展，这也是世界能够得以发展的基础。

2.档案管理有助于传播、交流知识

信息、知识的传播、交流主要有两种途径：一是语言，二是书面。语言交流包括面对面的口头交流、会议交流和电话交流。书面交流主要是指以文件为载体或工具的交流。

在语言交流的过程中对档案管理分析与应用是最为关键的，但是语言交流也存在一些缺点，比如受时间空间的限制，容易失真，不能以书面的方式流传下来等。对于书面交流来说，费时费力和文化限制又成为其主要的缺点。

3.档案管理有助于理解、挖掘知识

档案管理的最基本理论和最高原则是“来源原则。也就是说文件是在何种条件下被谁用什么方式为达到哪种目的而产生出来的。这些来源信息正是了解、管理和利用电子文件的关键所在。

四、档案管理的业务指导

（一）提高有关领导及档案管理工作人员认识

档案记录着本单位的各种活动，其中蕴藏着大量的有关本单位的经济、政治、文化等信息，对本单位回顾历史、总结经验，有着不可或缺的作用。同时，档案管理作为国家档案事业的重要组成部分，做好本单位的档案管理工作也是十分重要的。如果档案管理人员对档案的接收工作做的不及时，就会使这些档案流失，造成档案不齐全、缺失，最终对日后的使用带来困难。因此，有关领导及相关人员务必要提高警惕，加强对档案管理工作重要性的认识，使本单位的资料档案的管理有序。

（二）档案管理的指导人员要加强自身的常规业务建设

管理人员要时刻注意自己的职责是指导与监督而不是参与具体的工作。平时要多在如何加强自身的指导艺术上下功夫，例如：可以在网上搜集一些档案管理方面的资料，或者参与网络中一些专业的论坛、贴吧，与大家一起探讨管理方法、管理艺术，从而提高自身的管理技巧。每年的年度立卷归档工作是档案工作中的一项常规性、基础性业务工作，搞好每年的年度立卷工作，对巩固档案工作成果起着重要作用，也是档案工作规范化目标管理的前提条件和根本保证。为了提高管理效率，档案管理的指导人员可以组织对新到的人员进行一个短期的培训以增强他们的专业技能，减少因业务不熟练而造成的错误。[1]

（三）指导人员要对本档案室的档案工作情况做到心中有数

指导人员在加强自身的业务建设的同时还要对本馆室的档案做到心中有数，不能只是提高自身而忽略对基本工作的落实。对于工作中存在的问题要根据国家和省档案主管部门出台的各种业务规范性文件和办法及时提出解决方案，避免日常工作的混乱，影响档案管理工作的正常进行。对于因为由于理解不同而造成的问题，例如：在文书立卷中“一事一卷”立卷方法的掌握上有些档案人员可能会对“一事”理解掌握不准，甚至出现“一文一卷”的做法，针对这种情况，就要求指导人员及时利用年度立卷检查、案卷质量抽查等各种机会做出具体的合理的正确的解释，纠正工作人员的错误做法。

（四）建立完善网络档案管理

档案工作具有点多、面广、线长的特点，目前大多数档案馆室都面临着人手不足，经费短缺的困境。建立网络档案管理可以在很大程度上缓解这一矛盾，同时也是“国家数字档案建设与服务工程”项目建设的客观要求。所谓档案指导网络，就是建立一种以档案管理部门为龙头的网络体系。通过档案指导网络的建设，有利于档案工作的顺利发展，还可以共享兄弟档案室的资料，为以后借鉴经验、减少走弯路、提高工作效率提供了诸多方便。在创建电子档案管理时，要选拔那些网络技术基础好的工作人员，组成专门的指导与管理部门，以便从组织上保证这项技术含量高、复杂难度大的工作能够准确落实。[2]

（五）指导人员要注意语言艺术

指导人员主要的交往对象是档案管理人员，因此在指导时要注意语言的艺术性，要把档案工作方针、政策、目的、意义准确传达给对方，使对方能够接受自己的意见和建议。在与人交流时要注意说话要温和，既不让人感觉低三下四又不使人感到压抑；在讲解工作时，要有针对性，做到简练、准确，做到对下属的工作要心中有数，不能空口乱说；同时，还要注意个人的形象，坚持服务第一，奉献至上，言必行，行必果的原则。

（六）指导人员的管理手段要与时俱进

社会不断向前发展，新事物层出不穷，档案管理事业也在不断的发展中，这就要求档案指导人员的指导手段要围绕档案工作的基本职能与时俱进，不能在以前的管理方法上停滞不前，要不断提高自己的业务水平。例如，化以前的纸质档案收藏为如今的网络管理，提高档案的利用率；加强与其他档案馆的联系，汲取他人长处，补充本馆的不足，从而促进本馆的发展。

五 结束语

以信息技术为基础对档案管理进行分析，合理的利用知识管理的关系，为档案管理模式的提高和变更打下了基础，为实现档案管理中信息的共享和数据化模式的提高奠定了理论依据。档案管理与知识管理也在互相渗入，相互补充，使得人类的文明得到很好的传承与发展。

参考文献：

档案管理基本知识篇（5）

后现代科技档案知识管理内容的界定与知识和知识经济是密切联系在一起的。我们把理论与实践二维描摹的世界界定为知识，知识所探讨的客观世界既包括自然世界也包括社会学所指称的人类社会。知识的着眼点是客观事实、具体信息、科学描摹和通过教育与实践而获得的技能。当然知识的习得和内化涉及诸多复杂的心理过程，主要有：感觉，交流，推导。知识同样可以被看成是影响人类智慧的最为客观的内在要素。哲学层面上，我们称之为知识论，历史上也有诸多科学家对知识进行界定。柏拉图对知识的界定有一个经典的论述：任何一个所谓知识点的叙述或者陈述都必须满足知识要素的三个前提条件：一是要被验证过的；二是正确的，即一定的准确性；三是要为众人或者个别人所崇信。所以说概而言之，科技知识就是通过学习、实践或探索所获得的认识、经验或能力。知识信息管理是各层次的企业、事业单位实现知识共享的新途径：即把显性知识与隐性知识进行科学柔合，从而使科技知识信息更具集约化，这也是利用集体的智慧来有效提高企事业单位适应“经济新常态”的创新能力。科技知识的集约化管理通常包括四个维度的内容：一是集约化知识库本体的建立；二是知识库本体内部成员的有效知识交流；三是知识至上的内部循环生态；四是知识等同资产的协作化管理。因此我们探讨对知识的管理就是在研究知识的利用，知识管理是将组织可得到的各种来源的信息转化为知识，并将知识与人联系起来的过程。那么科技知识信息化管理就是指对科技档案知识内容进行搜集、识别、保存、分享的过程。科技档案知识管理，通俗地讲，就是利用基于云计算的科技档案管理技术来对知识信息载体进行基于效益的程序化管理。知识信息载体的管理要通过统一规范的操控标准设定，对集约化的科技知识信息进行有效的循环管理，来构建完整的知识信息循环体系，注重科技知识档案处理的全程信息化。全程信息化涵盖：大数据搜集信息化、移交接收信息化、归档信息化、存储管理信息化、借阅利用信息化和编研信息化等，同时逐步将业务管理模式转换为知识服务化管理模式，以服务模型为业务管理基础，业务流和数据流建立在以知识服务为模型的系统平台之上。科技档案资源体系、科技档案利用体系和科技档案安全体系三者之间相互联系，相互依存，其共同的基础是科技档案所蕴含的知识单元，科技知识单元之间的相互联结或耦合，组成了科技档案资源体系，形成了用户需要的纷繁多样的科技档案知识内容，也是科技档案安全体系构建的基础。

2科技档案知识资源管理的体系构建

2.1科技档案知识资源管理体

系是科技档案管理程序的直接映射科技档案鉴定、科技档案登记和编码、科技档案保存和科技档案利用可以直接映射到知识信息集约化管理的主要步骤上，这些主要步骤体现了系列化的知识信息管理和利用及其加工过程，这个过程架构了科技档案的知识管理体系。对科技档案信息进行筛选和辨别的过程是科技档案鉴定的基本要素。伴随着社会进步，特别是我国“一带一路”的发展方略的提出，无论是经济还是文化都会产生数以亿计的各类科技知识信息，但是这些海量的科技档案记录的保存价值是有限的。科技档案鉴定的任务就是要把那些具有保存价值，可以重复利用的加以收集整理并保存。所以，科技档案知识管理的首要任务就是对科技知识信息档案进行评估和筛选，并确定保密等级。而对已筛选的科技知识信息档案进行加工的过程就是科技档案登记和编码。科技知识信息在大数据环境下的存储方式是多元化的，自有其管理与利用的不便之处。因此，在科技档案知识登记和编码中，把科技档案信息翻转为可检索、可注解、可分析、可利用的大数据时，就需要依据分类和著录的需求来设定为各个行业所认可的信息标准。避免简单地依赖内容主题和载体形式草率地进行登记与编码，特别是在编码前要依据科技知识内容的特定属性，获取相关的主题作为关键词，从而使不同的知识信息之间保持有效的维度链接，使得多维度共享机制成为可能。在科技档案知识库系统中进行科技档案的有效多元存储本身就是实现知识信息保存的有效形式。大数据技术的普及是知识管理电子化、网络化的一个先决条件。具体操控知识信息存储的工具为基于行业和任务需求而开发的各种档案管理系统，在这类系统的运行中，要防止档案知识信息的意外受损，就必须要做好档案的备份工作。档案知识信息的使用和服务用户的过程就是档案利用的过程。科技档案知识管理体系是科技档案管理程序的直接映射，其有效整合的内容是科技档案资源体系、科技档案利用体系和档案安全体系的三位合一，这一做法也可以扭转重保存轻利用行业倾向，克服资料存储化、历史边缘化的行业弊端。特定的绩效评估也是科技档案利用实际效果的标尺。甚至在一定程度上，这些绩效评估成为科技档案知识信息鉴别、登记和编码、存贮的参照点。

2.2科技档案知识资源管理体系的基本要素

（1）科技档案知识的表征

科技档案知识信息的表征是指实现科技档案知识管理途径的二元化——编码与存储。换而言之就是指科技档案信息在系统和组织内的架构与再认的方式。科技档案知识信息的高效利用是科技档案知识管理的最终目的。所以在科技档案管理信息系统内部，它的表征途径与构建渠道都应该以符合用户的客观认知习惯为先决条件，同时也匹配于用户的记忆形式。现代大脑神经研究告诉我们：分阶递进序列的存储是大脑神经元操控信息的主要方式，大部分知识的应用和转换都依赖于神经元的相互辐射和彼此联结，特别是在大脑有知识需要的驱动时，神经元就得以被激发，源源不断地产生脑电波来激活知识信息。因而，在我们对科技档案知识信息集约化编码的步骤中，首先要来解构科技档案知识信息本体，使之成为不同的表征单位，再将这些知识表征单位注册到科技档案管理系统内部，构成同位一体的科技档案信息网络。我们可以借助大数据手段来实现科技档案信息的离散式表征，也可以在不同的网络节点和表征结构上对科技档案信息进行利用与存储的二维转换。管理系统也可以在用户利用科技知识信息的同时，对科技信息进行分布式的再加工再处理，进而提高科技知识信息的利用有效性和输出精确性。除此之外，也可以利用云计算来实现档案知识信息的“双套制”云备份管理，从而保证在特定节点的数据丢失状况下，科技档案管理系统仍然能够实现正常运转。

（2）科技档案知识的共享

依据一定的标准将离散的科技档案数据集合在一起，对其进行分布式表征，为科技档案知识共享奠定了基础。但是共享必须要有层级化的知识信息源的挖掘。差别化的科技知识信息决定了构建科技知识库的方式与渠道的差异性。比如，电子技术类档案只需要科研单位建设；而诸如建筑类档案、基础设施类档案则是由各级建设部门与施工单位统领保存。但是若论及特色档案知识库，则是隶属于科技档案馆，其建设也是由该科技档案馆独自进行。如何整合各具特色的行业科技档案，以“知识管理”为媒介把现行的科技档案资源进行有效利用是贯彻“创新是社会进步的灵魂”精神之更好体现。

（3）科技档案资源的集成

在科技档案知识管理过程中，要实现不同科技档案信息的可链接性，必须遵循分布式档案表征的原理和方法，这也是科技档案知识信息共享的基础。经济新常态下的发展和社会文明的进步使得大众对于知识信息的需要呈现出复杂多变的趋势。基于载体形态和信息属性进行管理的传统管理模式与现代科技知识信息管理的需求存在着巨大的冲突，即有损于科技档案的管理，也影响科技档案的使用。然而通过一定资源集成的科技档案能够有效地规避知识信息集约化管理的此类障碍。载体差异化、内容差异化、功能差异化的科技档案信息有机整合的途径就是对信息进行分布表征，再集约化管理。信息技术和网络技术的支撑是科技档案资源集成管理的基石。在实践中，我们也发现科技档案资源管理系统的多样性决定了系统类型差异化的状况下彼此兼容的困难性。其实科技档案知识信息的一站式服务就是要在实践上规避“信息孤岛”现象。

（4）科技档案全宗的科学界定

全宗是指由个人、组织或独立机关在参与社会活动过程中所形成的系列档案，它的基本涵义体现在：一是全宗为系统化的整体；二是基于特定的社会活动；三是架构在一定的社会行业系统之上。一个全宗的科技档案是在特定的历史阶段由一定的行业活动所积累下来的有传承价值的科技知识信息，它的构成要素为：形成过程的历史性；组成体系的有机性；记录的完整性。它依据特定的来源单位所形成的分门别类的科技知识信息，其记录方式、载体以及文种形式都是多元的。档案馆对科技知识信息进行整理分类、编目和日常管理的基本操作单位就是全宗。尤其是在其分类、传阅与存储中，同一全宗的材料必须保持完整性不分散，不同全宗的知识信息档案也不得杂混于一起,即所谓的全宗不可分散性，操控的基本依据就是根据来源组建全宗来保持全宗的独立性和完整性。全宗理论客观体现了科技档案间的联系性，为科技档案知识的整理和分类提供了合理的客观的依据。但是科技档案知识的分布式表征虽然实现了科技档案的资源集成和功能集成，可是也有无序化科技档案整理体系存在的风险。所以根据科技档案知识信息的来源进行科学的归属并做出标记，进而进行细化的登记和编码才可以确保全宗的完整性。

2.3科技档案知识资源管理体系的作用

（1）构拟了全新的科技档案管理理念

对知识对象加工，从而实现知识的创造和增值是知识管理的本质。构建科技档案知识化信息化集约化管理体系能够加快科技知识信息的加工速度和利用效率，全新的科技档案管理理念克服了传统的“存为主用为辅”的弊端，确立了以提高利用效率为核心的科技档案体系建设。科学发展观的核心是以人为本，以用户需求为中心是实施科技档案知识管理各个流程的必备理念。原因有五：一是科技档案知识管理的流程应该与人们的知识建构的心理过程协同一致；二是要能够满足并实现用户检索科技档案信息和获取信息的一站式服务；三是使用嵌入式技术和分布式数据技术并根据用户的需要来引导整个界面的设计；四是贯彻用户的参与和互动原则；五是注重用户的情感体验。

（2）实现了科技档案信息个性化服务

能够满足用户个体信息需求的服务是个性化的信息服务。个性化信息服务要求满足三方面内容：一是用户锁定大数据的来源范围；二是用户可以自己设定信息源的取样方式；三是预测所获取信息的表现形式。更高层级的服务就是完全基于用户需求，甚至考虑用户个性及其使用习惯来推送其可能需求的信息。根据科技知识单元进行组合，形成不同的科技档案知识主题表征从而使得科技档案信息有序组织。科技档案用户可根据个体的知识需求来驾驭集约化的知识信息，并从中获得自己所需要的科技知识信息。大数据和云计算的普及应用为科技知识用户提供了更大空间，尤其是用户可依据自己现有的知识体系和认知理念来搜集、补充、更正并扩充科技知识信息源的有关内容。提供方和使用方的有效双向互动不仅可以促进知识信息源的丰富，还可以让用户通过体验式的参与建立起有效的主体感受，同时信息系统能够依据用户的认知习惯、专业背景以及过往的信息提取痕迹，帮助档案管理人员通过RSS技术进行个性化科技档案信息服务推介，极大地创新了传统科技档案数据的存在方式和加工方式。

档案管理基本知识篇（6）

一、传统企业档案管理模式面临的挑战

在市场经济多元化的今天，档案作为重要的信息资源，对企业的发展越来越重要。企业档案不但要记录历史，还要服务现实，企业档案已出现数字化管理新模式。借助档案管理系统提供档案信息的网络检索或浏览。当前进行了档案信息化建设的企业，企业档案工作备受冷落，大多只是实现了简单的档案信息目录网上检索，传统档案管理模式无法适应知识经济发展要求，远没有实现真正的档案信息化，只有转变观念，改革传统档案管理模式，认识进行档案信息化建设的必要性，才能使档案管理工作走出困境，发挥档案应有的作用。

企业档案机构地位低下。企业领导对档案工作认识不足，重视支持不够： 许多国有企业的档案机构与人员被大幅裁减，档案保管基础设施及工作人员的基本工作条件长期得不到改善，档案机构往往成为被首先、重点清理的对象。档案业务经费严重不足，影响正常工作的开展，档案人员的薪酬水平远远低于其他部门工作人员，档案机构在企业组织体系中地位下降，严重挫伤了档案人员的职业自豪感和工作积极性，致使大量管理人才的流失，而且也制约了企业档案工作的开展。

企业档案管理滞后于信息化发展。企业档案管理滞后于信息化发展，许多企业档案机构和人员面对新出现的电子文件，采取回避措施，传统的档案实体管理模式却难以适应信息化发展，固守传统的档案实体管理模式，导致电子文件、档案没有实施管理或管理不当。

企业档案信息缺乏系统管理。伴随着大规模是企业重组和企业合并，由于一些档案材料分散保管于各部门，零散地分布在机构成员手中，无法相互借鉴，没有一个机构来集中统一的管理本业的档案，由于产权关系不明确，导致工作效率低下，工作失误增多。在有的企业中由于管理不严，导致档案材料被盗，如果企业档案部门不进行根本性的变革，企业“记忆”面临着丢失的危险，就难以适应现代企业发展的要求。

二、知识管理与企业档案管理

知识管理是一个新的概念和事物，随着知识经济的发展，知识管理研究也兴起一股热潮，知识管理的对象是知识，管理的目标是运用知识。知识管理是为了有效地提高企业的竞争力，而综合企业内部和的各种信息、知识，并加以识别、收集、科学的加工和充分的运用，并通过建立知识共享机制，鼓励知识创新，实现知识的增值；利用企业所蕴含的集体智慧提高企业的应变和创造能力。在知识管理经营管理模式下，增强企业组织对环境的适应能力，企业的发展不再受到资金和自然资源的限制，知识资源对于当今企业具有举足轻重的作用，知识管理有了强大的生命力和广阔的发展前途。知识管理思想的内涵，可以概括为知识管理是对企业产生的知识进行管理通过获取、存储、学习、传播、共享，运用这些知识服务于企业的各项管理工作才是知识管理的最终目的。在知识经济社会中，知识管理将为企业创新增添动力，要使每个员工都能接触并有效地运用企业的知识，实现将合适的知识在合适的时间给合适的人。可以随时随地地找到最需要的知识，企业经主要依靠知识来赢得竞争的优势，最终实现成本最小，而收益最大。

企业档案在知识管理中的作用。企业档案是企业活动的忠实记录，企业的隐性知识占据了企业知识资源的主体，企业档案忠实的记载了企业员工在从事生产、管理等各项活动过程中的情况，隐性知识是企业知识资源的核心组成部分，而企业档案就认识、经验教训的总结，积累了大量的企业显性知识；企业档案有助于实现企业知识共享，知识共享是通过信息交流、传递实现的。有知识为人们所运用，所掌握，知识才有价值。信息交流、传递的方式主要有两种：语言和书面，书面交流是以文件、档案等形式进行知识的使用和交流。知识应用范围扩大，价值实现也扩大了企业档案帮助保护企业知识产权；企业档案真实地记录了企业进行知识创新活动的时候的过程、内容、结果，是在市场经济和科学技术发展下的必然产物，是企业拥有某一知识产权的法律凭证。档案的凭证作用可以有效地证明知识产权的所有者，当发生知识产权纠纷时，企业档案可以有效地保护知识产权。企业档案可以提供寻找相关领域专家的线索，企业档案为企业员工培训提供教材，当企业组织结构庞大、员工人数众多时，知识管理系统记录了与企业相关的内容，企业外部知识培训使企业员工能迅速融入本企业，学习并遵守公司的各项规章制；企业档案反映企业文化，企业档案形成和产生于企业家和企业员工各种企业活动过程中，知识管理不仅是一项重要的管理活动，更是一种管理理念，企业档案不仅具备知识特征，还是企业一种重要的知识资源，已成为许多企业战略行为和价值观的一部分。

知识管理是企业档案工作创新的方向，知识管理是知识经济时代的要求，知识管理顺应了知识经济时代的要求，知识管理的技术支撑是现代信息技术。在整个社会生产系统中，知识产品的生产居于主导地位，作为知识经济时代的管理模式，其对企业档案工作创新的意义有： 知识管理的根本目是实现知识的价值、提升企业的核心竞争力，知识管理的出发点是知识是企业的战略资源，知识管理的基本活动是知识的积累组织、传递和应用、创新。它可以促使人们重新认识企业档案的价值，促使人们重新视定义企业档案管理工作的目的，促使人们重新思考企业档案管理的基本活动，以促使人们重新考察企业档案管理的技术方法。以知识管理思想指导企业档案工作，企业档案管理从传统的手工操作方式走出来，通过挖掘企业档案的知识价值，采用先进的信息技术，为企业创造价值，提升企业核心竞争力。

知识管理对企业档案管理的要求。知识管理要求拓展和完善企业档案管理职能，强化对档案知识的开发利用，实施档案管理的智能化服务，应将档案管理看成是企业知识管理的重要组成部分，档案人员从档案实体保管员转变为档案知识管理者、知识提供者及决策咨询者；知识管理要求企业完善和优化馆藏，档案工作者必须投身于电子文件的产生和控制过程中，完善和优化馆藏资源是档案工作的基础和重点，利用档案馆丰富的数字化资源，重要手段则是数字化档案馆的建设，运用先进的信息技术与手段，文档信息数字化工作是数字化档案馆建设的另一主要内容；知识管理要求企业提高档案管理技术，对档案管理来说，更依靠上数据，电子商务等现代信息技术在企业中的应用，档案信息化离不开企业信息化，对档案信息资源的深入开发，必须建立健全适应信息化要求的电子文件形成、流转、处置和监控制度，纳入企业整体信息化建设之中；知识管理要求档案知识实现智能化服务，实现档案知识智能化服务，可以通过企业知识库的构建、知识导航的提供、知识的咨询等手段来实现；知识管理要求档案工作者提高素质，知识管理要求作档案工作者必须提高自身素质，档案知识管理的关键因素是人才，掌握现代企业管理知识，要具备一定的信息分析和处理能力，以此提高档案的管理水平。

三、知识管理背景下构建企业档案管理模式

面对机遇和挑战，档案工作只有主动去适应知识经济的发展、积极为知识经济发展服务，才能促进档案事业的快速发展，发挥档案工作在知识经济时代应有的作用。档案知识是典型的显性知识，符合档案知识管理的规律，因此企业档案实施知识管理是自身的要求；企业档案实施知识管理是现实的要求，通过大家参与达成共识的知识资源优化处理，解决了过去“按档案方法分类，不切实际”的问题，避免了“知识类档案”还按照信息类档案进行处理的错误方式；企业档案实施知识管理是提高企业竞争力的要求，知识管理将以往的档案知识规范化、统一化、创新化。

构建档案知识资源管理模式的目标。管理的思想也在信息化的浪潮中发生了转变，使档案管理有了重大改观。具体目标是使档案知识资源化、信息化，按信息管理方式分类保存，以供搜索和查询，按知识资源结构进行管理，即归类沉淀，对将来的知识型文档，设计、设立标准模板；实现知识资源支持领导决策，要充分了解分析领导或管理决策的事项及过程，设计、设立订阅机制，委托专业人员或专家收集知识或信息资料；知识资源及时支持员工学习。构建相应分类的关联知识资源库，配备相关知识的文件类到关联知识库中，设立员工自学考试内容；知识资源及时支持员工工作，要了解分析各项业务、事务工作，内容及过程，按业务、事务过程环节及环节内作业程序；知识资源管理制度化，用制度的形式确定知识资源管理的组织机构。档案知识资源管理依托网络，用信息来实现，在应用系统中对知识资源分层级设立安全访问权限。

档案知识资源管理模式构建方案包括档案知识资源应用功能系统、资源库委托收集、整理系统、资源库委托收集整理系统、知识资源库管理系统。知识资源管理组织建设方案其组织结构可以设计为知识资源管理团队和知识资源管理中心。建立档案知识资源管理的制度体系，推进和组织建设的要求。档案知识资源管理方案实施步骤要开展进行调查研究，它包括管理制度方面的调查研究、硬件方面的调查研究、技术方面的调查研究、人才方面的调查研究；制定实施目标，明确实施要素，建立保障系统，实施要素是方案的主体部分，需要建立包括档案知识资源管理体制。

企业实施档案知识资源管理的条件。企业实施档案知识资源管理的条件，一定的网络基础设施是实现网络化的前提。技术是档案知识资源管理顺利进行的保证，网络基础设施的建设情况是关系着档案知识管理信息能否在网络上的关键。档案知识资源管理是一项庞大的系统工程，所以资金是否充足也是档案知识管理能否顺利进行得关键因素，此人才问题关系到档案知识资源管理的成败。

因此要转变观念，创新工作方法，推进档案数字化建设，强化队伍建设，提高档案管理人员素质，统筹协作，共同促进档案知识资源管理的发展。

参考文献：

[1]宗培岭.现代企业制度下企业档案工作运行机制研究，中国档案出版社， 2006

[2]曹洪斌.体制、制度、方法——企业档案面临挑战，中国档案，2003，9

[3]徐拥军，王宏.论企业档案在企业粗识管理中的作用，.档案学通.2004，3

[4]马海群.知识管理与企业档案资料的开发利用。档案学研究，档案学研究，2001

[5]李兆明.业档案工作处于困境的原因及对策，北京档案，2005，9

档案管理基本知识篇（7）

人类历史上经历了五次信息革命，如今已经进入信息社会，信息资源开发和利用水平已成为一个国家强盛的重要标志之一。档案作为人类社会记忆具，也是一种可贵的信息资源。止确认识档案信息资源，提高档案信息资源建设水平，对实现档案的信息价值，为我国经济建设服务具有十分重要的意义。本文即是在这一背景下，从知识管理的角度探讨档案信息资源建设的若干理论与实践问题，以期达到“抛砖引玉”的效果。

一、知识管理与档案信息资源建设的关联

1．知识管理是一种全新的管理理念和方法

知识管理是运用信息技术，通过对知识的取得、整合、转换、分享、应用与创新等一系列活动，使知识不断产生、累积与升华，以便更有系统、更有效地运用知识去创新的管理。知识管理作为知识经济催生的一种全新的管理理念与管理方法，致力于对各种知识的连续性管理，通过知识交流与共享推动知识创新，着力培育和提升组织的集体创造力。

知识管理理论将知识划分为显性知识利隐性知识，这种认识源于英国的哲学家迈克尔·波兰尼(MichaelPolanyi)，经过被誉为“现代管理学之父”的美国的彼得·德鲁克(PeterFDurcker)、日本学者野中郁次郎(LujiroNonaka)等人的进一步阐发建构被广泛采纳接受。显性知识是指用书面文字、图表和数学公式表述的知识，易于传递、分享；隐性知识是指尚朱被言语或其他形式表述的知识，往往以个人的技术诀窍、作经验等形式存在，与个体的知识结构、阅历、思维方式等密切相关，是处于“缄默”状态的知识，不易被获取和传递。显性知识植根、依赖于隐性知识。隐性知识是人类知识的内核，而显性知识只是在内核上赋予了可以表述和转达的外型。因此，知识管理明确地提出要对组织内的显性、隐性知识同样实施有效的管理，尤其要重视隐性知识的管理。

2．档案信息资源建设应被赋予新的内涵

档案信息资源建设的真正含义是什么?它的实际工作内容义是什么?同答这两个问题，首先需要对建设的对象——档案信息资源有个准确把握。档案信息资源是适应生产力的发展水平，通过人类的参与而获取的可利用的档案信息的集合。除了具有信息的共性外，又具有自身的特性，即本源性、积累性和内向性。

“建设”一词具有创立、建立、增加之意。档案信息资源建设含义可以表述为：档案部门对本区域、本领域、本单位的档案信息资源进行合理配置、分析研究，最终建立档案信息资源库的一系列活动的总称，属于档案管理作的范畴。我国的档案管理工作，在过去很长一个时期，人们都认为有“六个环节”：收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。后来，逐渐把编目与检索、编辑与研究也列入档案管理工作的基本内容，与“六个环节”增加到八个环节：。随着信息时代的发展，档案管理的传统理论迎米了变革和创新，档案信息资源建设的工作内容也随之丰富起来。笔者认为档案信息资源建设应该包括收集、整理、鉴定、保管、统计、编目与检索、编辑与研究七个环节，与提供利用共同构成档案管理工作整体。档案信息资源建设按照档案信息的加工处理程度划分为两个阶段：实体收藏(收集、整理、鉴定、保管、统计)和档案信息资源开发(编目与检索、编辑与研究)。实体收藏是档案信息资源开发的基础，其成果是收集齐全、整理有序的档案实体。档案信息资源开发是围绕社会需要，利用专业方法和现代技术，从收藏实体中发掘有用的信息材料进行编辑和研究，强调档案信息的加工处理，是档案信息资源建设的高级阶段，其成果是配置合理、高度整合的档案信息资源库。

3．基于知识管理的档案信息资源建设是时展的要求

当前，档案信息资源的作用日益凸现，档案管理工作的内容不断升华。有人认为：“档案馆作为档案集中保管与利用基地，具有应用档案信息资源为现实服务、替未来着想的独特作用”，并指出：“要把档案馆建成‘思想库’，更好地发挥档案资政襄政作用。”有人明确指出：“在知识经济时代的档案管理将成为知识管理，档案服务成为知识服务，档案机构的核心功能将是档案服务与开发能力。”这些论述体现了档案界对档案信息资源进行了重新定位，对利用知识管理的理念和方法把档案信息资源建设成为知识型、思想型资源已有了明确的认识。档案信息虽不等同于知识，但档案信息包含着知识。档案信息资源作为知识经济时代重要的战略资源，其重要性很人程度上体现在档案信息能够转化为知识，能够服务于生产力的发展和社会的进步。档案信息资源建设与知识管理有着密不可分的联系，基于知识管理的档案信息资源建设是新时期档案馆履行其文化使命的必然选择。档案作者必须对知识管理理论有清晰的认识，将这种全新的管理理念与管理方法融入自己的作领域，在知识经济时代提升自身工作的价值，为社会的发展发挥更大的作用。

二、知识管理视角下档案信息资源建设的策略

知识管理不仅是一项专业管理活动、一系列管理技术方法，而且属于价值观念、管理范式、管理理念范畴，还包括了组织更高层面的管理体系和方法论。利用知识管理的理念和方法开展档案信息资源建设，是档案作适应时代要求的理性选择。

1．发挥专业优势，优化档案信息资源结构

收集本区域、本领域、本单位的档案是档案部门的职能使命。档案工者在长期的工作实践中积累了这方面的经验，具备档案信息资源收集、鉴定和整理的专业优势。如今，档案不仅是组织内本源性的“历史记录”，而且是重要的战略资源，除了发挥档案的凭证价值外，更要注重档案参考价值的开发。笔者认为，在实体收藏阶段，特别是档案收集、鉴定过程中就当注入知识管理的理念，不仅要收集正式文件，而且要加强相关文件和外部信息的收集，这样建立的档案信息资源体系才有利丁档案信息连续性地管理和隐性知识的挖掘。另外，收集归档要坚持数量与质量并重的原则。档案工作者充分认识剑：利用需求的不断增长与馆藏数量有限、结构单一之间的矛盾日益突出，对丰富馆藏、优化结构已达成广‘泛共识。然而，实际作中不能将其等同于盲目地扩大收集归档范同，造成进馆数鼙急剧膨胀、档案信息组织无从下手的尴尬局面。冈此，归档范闱的扩人是有限的扩人，是以挖捌隐性知识为目的的扩人。确定归档范围和鉴别进馆是一个知识评价的理性过程，是优化档案信息资源结构的关键所在。

2．更新管理理念，注重隐性信息的挖掘

目前，档案部门还存在注重档案保管与实体控制而轻视档案资源开发利用、注重显性信息的获取而轻视隐性信息挖掘的现象，在实际管理中具有严格制度化、程序化、规范化的特点。止如有些学者指出：“由于档案实体排放具有单向线性存放特点，建立在这种基础结构上的档案信息资源开发，无论是在用户需求的适应性，还是档案信息内容的利用上都受到一些限制，客观上制约了档案信息资源的深层次开发与利用”。因此，档案的保管不能拘泥于历史记录的保管，而应组织其内容信息并融入价值创造过程中为现实服务，充分发挥档案的情报价值。充分运川知识管理理念，有利丁档案信息的组织。电子时代的档案米源原则强调对文件背景信息的获取，即文件是由谁，在什么条件下、运刚哪些数据、为了何种目的、采刚怎样的结构形式等方面的综合信息。通过对这些背景信息的分析研究，不仅可以帮助人们更好地理解跃然纸上的显性信息，而且可以为知识的连续性管理提供线索和帮助。除了以文件为线索搜集相关隐性信息外，隐性信息还大量蕴藏于组织运行、组织文化和组织成员头脑中。档案工作者要开拓思路，采取多种方式，积极主动地挖掘隐性信息并使其显性化，构筑档案信息资源库。

3．摒弃保守观念，促进知识的流转与互动

档案信息资源建设要以社会需求为驱动力，以服务利用、实现档案信息价值为最终目的。因此，档案信息资源建设不是一个孤立的、封闭的过程，而是与服务利用紧密联系、相互促进的过程。档案信息资源建设是服务利用工作的基础，其建设水平的高低决定着服务利用的效果；而服务利用的需求和效果义反馈于档案信息资源建设，指导着建设的方向和步骤。在档案信息资源建设过程中，应该摒弃传统的保守观念，在兼顾保密性要求和所有权限制的基础上，最人限度地提高档案信息资源共享水平，疏通利需求的反馈渠道。档案信息的知识属性决定了只有共享知识、应用知识、创造知识，使知识直接服务于组织价值的创造活动，才能体现档案信息资源的真正价值。正如有的学者指出：“档案机构开展档案资源开发利用的核心就是要创造一种隐性知识与显性知识互动的机制，通过档案管理者隐性知识的表达和隐性知识与显性知识的相互作用，形成新的知识，从而发挥档案机构的知识库作用。”档案工作者应该为知识的流转与互动创造条件，积极主动地融入更广阔的活动领域，使档案信息资源建设成为组织日常作中必不可少的组成部分。

档案管理基本知识篇（8）

知识管理给管理的一切要素都带来了巨大的冲击和挑战，档案作为知识家族中的重要成员，也受到了知识管理波涛的席卷。企业档案具有边际报酬递增的特点，对企业档案知识的挖掘能够很好地服务于企业经济效益的创造，企业档案部门应该实现与企业知识管理环境和实践的协同，最大程度的发挥档案知识的边际效益。但目前，现行企业档案工作模式与知识管理的相容性存在问题，企业档案工作在知识管理环境下走向了“瓶颈”，本文将在详细分析问题的基础上提出应对策略。

一、知识管理环境下企业档案工作的“瓶颈”

1．传统企业档案的分类模式不合时宜。国家档案局早在1991年就已颁发《工业企业档案分类试行规则》(以下简称《规则》)，将工业企业档案分成十个大类，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归人上述十大类目时，可根据实际需要增设一级类目。随着管理环境的变化，今天我们再来审视《规则》的字里行间，会发现新生档案群体在《规则》中无处安放。

知识经济对企业档案工作产生影响的另一个方面在于企业档案成分本身也发生了诸多变化，企业竞争情报、客户档案与知识产权档案等应运而生。竞争胯限是关于竞争环境、竞争对手、竞争态势和竞争策略的信息研究。从本质上看，竞争情报是一种能产生效益的知识，具有很强的目的性、针对性、时效性、决策性及增值性。知识经济时代将竞争隋报为组织机构取得竞争优势方面的强大功能突显出来，也将竞争情报的功用提升到一个前所未有的高度。企业客户档案指标准版式的客户资信调查报告，具体内容包含对供应商、销售商，有竞争或合作关系的企业以及个体客户资料的收集、处理、评价成果等。对客户档案进行知识挖掘是企业维持固定客户群、发展新客户以及扩大市场份额的工具。基于发展的角度，《规则》所规定的企业档案类目在知识经济环境中早已时过境迁、不合时宜，由于经济增长方式转变而催生的这些新档案群体在《规则》中无处安放。需要在企业档案的一级类目中明确这些企业新生档案的归属。

2．传统企业档案的管理模式难以为继。“八大环节”是传统档案管理模式的象征。文档一体化管理，电子文件的全程管理等理论给“八大环节”模式带来了强有力的冲击。基于实践层面的文档—体化和全程管理，就是要求重新规划并建立企业档案工作的业务流程。

人们已经开始认识到：对于各种知识资源的管理，其核心在于对资源进行整合。成功的知识管理不是把各种知识资源有条不紊的保管好，而是将新的、片段的、孤立的信息补充到原有的固化知识中，实现知识的重新组合，从而扩大知识的整体能量，实现知识资源整体效能的最优。企业档案管理模式必须体现这样的思维，企业档案管理的业务流程需要做新的设计，以弥补“八大环节”缺少渗透和融合的缺陷。新的企业档案业务流程的设计必须注意以下几个问题：

(1)档案部门在企业知识系统中的定位务必准确。基于实践操作层面来讲，企业知识系统设计与实施主体均非企业档案部门。这正如档案馆承办现行文件开放一样，现行文件开放最终没有颠覆档案馆的本职角色，档案馆是保管国家历史档案的基地。政务信息公开时期，档案馆可以开放现行文件；知识管理时代，档案部门则应该把自己建设成为企业知识系统的重要一环。但是从实际出发，档寒部门绝不可能成为企业知识系统的构建主体。

(2)将档案知识的管理纳入企业整个知识资源管理规划中。企业知识资源包罗万象，档案、图书、情报、资料等都是企业的知识资源。长期以来，各种知识首先确立自己的“生态环境”，然后开始建立相互之间的“生态链”，最终的结果是建立强大的生态系统。知识管理的目标就是建立起强大的生态系统。为更好地发挥各种档案知识资源边际效益递增的优势，最好的解决思路是寻求档案、图书、情报、资料等信息资源的整合。档案业务流程的设计应该以企业整个知识管理系统的设计方案为行动指南，企业知识管理系统则具有对企业全部知识资源的整合机制。

(3)文件全程一体化管理。传统的档案学理论认为：档案从物质实体上看是指从归档到永久保存或最终销毁的文件。传统的“档案运动观”塑造了传统档案工作流程的灵魂以阶段式管理为中心。收集、鉴定、整理、归档、保管等各工作环节相互独立；档案业务工作与档案利用工作缺乏联系；档案部门与单位内其他部门缺乏必要的沟通；档案工作人员观念封闭，缺少企业文化的熏陶。文件全程一体化思想指档案部门对文件从产生到归档这一段时期的管理工作进行前端控制。这既满足了电子文件的管理需要，也便于了解文件的形成背景，更有利于挖掘文件信息中的知识资源。 

二、实现企业档案部门与知识管理的协同

1．目标协同。档案部门在参与企业知识管理过程中，分目标应与知识系统的总体目标基本保持一致。目标是行动的指南，目标不相符，最可能导致的结果是实现了局部效益，但总体效益不一定有增加。通过协同机制将企业各个知识子系统的分目标统一起来，在协同环境中建立趋同的价值追求，使得参与知识管理活动的各个部门能够朝着同一个方向前进。

2．技术协同。强调各个分散工作环境下的知识系统之间应具有较好的兼容性和通用性。企业各个部门会由于自身实际情况所限而对知识系统的技术标准要求不一，标准上的差异会在部门之间的合作中形成“技术壁垒”。企业知识主管部门首先要花费时间和精力在各类系统的转换与协调上，这样才能保证知识存储和利用的一致性。高度兼容的系统不仅能够发挥若干子系统本身的整体功能优势，同时也能够放大系统内聚后的功能创新效应。

3．资源协同。重新整合知识资源，优化知识资源的配置，提高知识的利用效率。知识经济时代，知识的交叉性、集成性和复合性使企业各信息部门必须和谐地联系起来，档案知识必须与其他部门的知识资源整合才能实现其价值。对于很少使用或具有潜在价值的档案知识或图书、情报知识，企业应建立一个整合知识资源的平台，将知识单元或其线索以结构化的方式记录在指定数据库或知识库中，并由专人负责管理，使得知识能在适当的时候发挥应有的效用。

三、企业档案工作与知识管理协同的策略分析

1．利用协同思维，引领企业档案分类模式创新。标准与规则的设定都与一定的社会管理环境密切相连，《工业企业档案分类试行规则》在设定之初，并没有预测到知识管理的到来，更无法预知知识管理给企业档案类别带来的巨大冲击。自《规则》颁布至今，企业管理环境发生了彻底的变化，《规则》并没有新的修订。企业档案分类模式的创新应该被提上议事日程。

基于协同论认为：企业档案的分类应该以档案信息的相关性为标准，分类工作要建立在熟练掌握档案信息的基础上展开。知识管理时代，档案分类适宜采用内容分类法。基于协同论还认为：企业档案部门除了与企业其他信息部门协同外，还应该积极与企业研发、采购、销售、客服等职能部门协同，充分挖掘这些部门的竞争情报、客户档案与知识产权档案。对于企业档案内容分类法，企业档案部门则可以加强其分类操作的标准版式，如设立内容主题词，也可以加强内容关联性系统的研发与构建。 

2．企业档案管理系统纵横协同，促进档案业务流程的重组或优化。业务流程重组的内涵主要包括三个方面：一是强调流程整体化。每个员工应该熟悉和掌握某一流程的所有步骤，改变以职能分工的运行体系、以作业流程为基础的管理模式，强调工作过程的整体陛和统一性。二是依赖信息技术的支持。运用现代信息技术对企业原有工作设计进行根本的再思考和彻底的再设计，以求企业关键指标，如成本、质量、服务和速度等获得巨大的成功。现代信息技术为企业提高核心竞争力提供了机会和可能。三是提高企业的效率和效能。实现业务流程重组，重点解决组织结构扁平化问题，减少管理层次，裁减冗余人员，以期达到灵活、敏捷、应变的效果。优化或重组企业档案业务流程需要把握两个层面的问题，笔者将其归纳为纵向协同与横向协同。

档案管理基本知识篇（9）

企业是最早提出基于知识服务的档案管理模式（RMBKS）概念的，在企业的档案管理部门中，经常需要对客户的庞杂信息档案进行系统化的管理，一些特殊企业尤为如此，因此也导致了企业管理客户档案困难的出现，比如中国移动，为适应自身发展就必须建立系统而完善的档案管理制度，以此才能满足公司发展的需求扩张。另一方面，企业的战略目标的实现是离不开公司自身所制定的完善的案管理制度的，有了案管理制度的系统支持，企业扩张才能除去后顾之忧。优良的档案管理理念与完善的管理技术是一个好的档案管理模式的必要组成部分，缺了任何一部分，都复发真正做到构建优良的企业档案管理模式。另外，经验也是一个组织管理运行中关键的部分，政府和企业间的档案管理部门可以进行管理经验交流学习。

一、提出基于知识服务的档案管理模式的背景

作为市场经济主体的企业，其在日常档案管理工作中的一些经验和做法是可以为政府档案管理所借鉴和学习的。基于知识服务的档案管理这一模式，是在我国进入21世纪根据新形势所制定出来的，在当前知识经济的大发展的新形势下，社会发展对于知识信息的依赖性愈来愈强，已使得知识经济成为了社会经济发展的一大支撑。

通过生产、分配、加工知识和信息的促进社会经济发展是知识经济的最大特点，而知识经济发展到一定阶段之后的产物便是知识管理。通过知识创新进并使其得到科学利用以创造社会经济价值的过程，是知识管理最为看重的。经济发展依靠知识创新，在此背景下，对自身创造性变革的要求也渐受到重视，故此种理论创新便是在此背景下提出的。由此也衍生出了很多的企业发展战略，而其最重要的一点即是满足所有部门知识服务发展的需要，此种管理模式要求通过知识创新满足档案管理部门需求，进而满足客户需求，最终尽可能地实现知识价值。

最后补充一点，政府部门档案管理和企业的档案管理是有着本质不同的，因为两者根本性质不同，企业是以盈利为目的的组织，而政府则是服务性部门，这一点无可争议。另一方面，两者之间又是存在着联系的，因为两者的档案管理在本质上的要求是相同的，即借助档案管理使大众得到服务，此外企业需要应对市场的竞争和压力，而政府则有转变政府职能的重担和提升政府服务质量的压力。

二、基于知识服务的档案管理模式的意义所在

了解档案管理模式的定义是研究档案管理模式其内涵意义的第一步，这个模式本质上来说便是借助电子设备对知识模块进行编码和加工，再通过对档案管理范式的建立，以建立起把用户需求作为工作中心，视客户利益为导向，档案作为最重要的信息资源的模式，最终开展对档案的管理。

基于知识服务的档案管理模式，简而言之，可以说成是视档案为资产，即知识资产。此种模式最为突出的特点便在于档案管理，其最大变化是从关注档案实体转向为重视档案信息积累和档案信息评价，继而向用户提供档案知识服务。此种新型模式借助了知识创新，使得传统的档案服务得到了拓展，推动了现有档案管理制度的拓展建设，虽然也在一定程度上提高了对于档案管理相关的人力投入和技术要求，但是由于满足用户需求能力的极大提升，仍然十分必要。

三、知识服务的档案管理模式的理论依据

由于企业档案管理工作和政府档案管理工作有很大的不同，需要研究知识服务的模式及其理论，而其管理模式有三个极为明显的特征：一是强调以用户需求为中心的原则，为客户利益作导向，提供档案管理服务；二是重视编码知识，强调其指导作用；三是区分基于知识服务的档案管理模式与传统的档案管理，以往的档案管理是进行物质实体保存，却忽视了档案本身也是资源，可以进行利用。

知识管理可以从知识理论的角度进行区分，知识理论把知识管理分为两种模式，一是人性化模式；二是编码化模式。两会的信息沟通交流是构建人性化管理模式的基础，通过良好环境下的信息的有效沟通，实现的不仅是对知识的编辑和储存。编码化模式，即把所有资源信息进行编码化的处理，使需求者享受到便捷的检索和下载服务，此种模式的实现有赖于现代信息技术的快速发展，推进了知识编码和存储检索的智能化、现代化，也使其变得更加便利、迅捷，以及廉价。

针对现今档案工作所需要应对的剧烈环境变化和传统档案保管所受到巨大压力，档案学界做出了积极的理论回应，也就是档案后保管范式。档案后保管范式反映了当前形势下档案管理发展的内在规律，也使档案管理演进的必然趋势得到了体现。我国政府的各部门现阶段需要应对各方面的档案管理难题，尤为严重的是那些材料庞杂、管理难度大、管理成本高的档案本文在此提出政府以后再进行档案管理时应该以编码化模式为主、人性化模式为辅的管理模式。这意味着广东移动必须将传统档案管理创新、拓展为知识化的、高级的档案管理模式，也就是编码化知识管理模式。

参考文献：

档案管理基本知识篇（10）

知识管理给管理的一切要素都带来了巨大的冲击和挑战，档案作为知识家族中的重要成员，也受到了知识管理波涛的席卷。企业档案具有边际报酬递增的特点，对企业档案知识的挖掘能够很好地服务于企业经济效益的创造，企业档案部门应该实现与企业知识管理环境和实践的协同，最大程度的发挥档案知识的边际效益。但目前，现行企业档案工作模式与知识管理的相容性存在问题，企业档案工作在知识管理环境下走向了“瓶颈”，本文将在详细分析问题的基础上提出应对策略。

一、知识管理环境下企业档案工作的“瓶颈”

1．传统企业档案的分类模式不合时宜。国家档案局早在1991年就已颁发《工业企业档案分类试行规则》(以下简称《规则》)，将工业企业档案分成十个大类，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归人上述十大类目时，可根据实际需要增设一级类目。随着管理环境的变化，今天我们再来审视《规则》的字里行间，会发现新生档案群体在《规则》中无处安放。

知识经济对企业档案工作产生影响的另一个方面在于企业档案成分本身也发生了诸多变化，企业竞争情报、客户档案与知识产权档案等应运而生。竞争胯限是关于竞争环境、竞争对手、竞争态势和竞争策略的信息研究。从本质上看，竞争情报是一种能产生效益的知识，具有很强的目的性、针对性、时效性、决策性及增值性。知识经济时代将竞争隋报为组织机构取得竞争优势方面的强大功能突显出来，也将竞争情报的功用提升到一个前所未有的高度。企业客户档案指标准版式的客户资信调查报告，具体内容包含对供应商、销售商，有竞争或合作关系的企业以及个体客户资料的收集、处理、评价成果等。对客户档案进行知识挖掘是企业维持固定客户群、发展新客户以及扩大市场份额的工具。基于发展的角度，《规则》所规定的企业档案类目在知识经济环境中早已时过境迁、不合时宜，由于经济增长方式转变而催生的这些新档案群体在《规则》中无处安放。需要在企业档案的一级类目中明确这些企业新生档案的归属。

2．传统企业档案的管理模式难以为继。“环节”是传统档案管理模式的象征。文档一体化管理，电子文件的全程管理等理论给“环节”模式带来了强有力的冲击。基于实践层面的文档—体化和全程管理，就是要求重新规划并建立企业档案工作的业务流程。

人们已经开始认识到：对于各种知识资源的管理，其核心在于对资源进行整合。成功的知识管理不是把各种知识资源有条不紊的保管好，而是将新的、片段的、孤立的信息补充到原有的固化知识中，实现知识的重新组合，从而扩大知识的整体能量，实现知识资源整体效能的最优。企业档案管理模式必须体现这样的思维，企业档案管理的业务流程需要做新的设计，以弥补“环节”缺少渗透和融合的缺陷。新的企业档案业务流程的设计必须注意以下几个问题：

(1)档案部门在企业知识系统中的定位务必准确。基于实践操作层面来讲，企业知识系统设计与实施主体均非企业档案部门。这正如档案馆承办现行文件开放一样，现行文件开放最终没有颠覆档案馆的本职角色，档案馆是保管国家历史档案的基地。政务信息公开时期，档案馆可以开放现行文件；知识管理时代，档案部门则应该把自己建设成为企业知识系统的重要一环。但是从实际出发，档寒部门绝不可能成为企业知识系统的构建主体。

(2)将档案知识的管理纳入企业整个知识资源管理规划中。企业知识资源包罗万象，档案、图书、情报、资料等都是企业的知识资源。长期以来，各种知识首先确立自己的“生态环境”，然后开始建立相互之间的“生态链”，最终的结果是建立强大的生态系统。知识管理的目标就是建立起强大的生态系统。为更好地发挥各种档案知识资源边际效益递增的优势，最好的解决思路是寻求档案、图书、情报、资料等信息资源的整合。档案业务流程的设计应该以企业整个知识管理系统的设计方案为行动指南，企业知识管理系统则具有对企业全部知识资源的整合机制。

(3)文件全程一体化管理。传统的档案学理论认为：档案从物质实体上看是指从归档到永久保存或最终销毁的文件。传统的“档案运动观”塑造了传统档案工作流程的灵魂以阶段式管理为中心。收集、鉴定、整理、归档、保管等各工作环节相互独立；档案业务工作与档案利用工作缺乏联系；档案部门与单位内其他部门缺乏必要的沟通；档案工作人员观念封闭，缺少企业文化的熏陶。文件全程一体化思想指档案部门对文件从产生到归档这一段时期的管理工作进行前端控制。这既满足了电子文件的管理需要，也便于了解文件的形成背景，更有利于挖掘文件信息中的知识资源。

二、实现企业档案部门与知识管理的协同

1．目标协同。档案部门在参与企业知识管理过程中，分目标应与知识系统的总体目标基本保持一致。目标是行动的指南，目标不相符，最可能导致的结果是实现了局部效益，但总体效益不一定有增加。通过协同机制将企业各个知识子系统的分目标统一起来，在协同环境中建立趋同的价值追求，使得参与知识管理活动的各个部门能够朝着同一个方向前进。

2．技术协同。强调各个分散工作环境下的知识系统之间应具有较好的兼容性和通用性。企业各个部门会由于自身实际情况所限而对知识系统的技术标准要求不一，标准上的差异会在部门之间的合作中形成“技术壁垒”。企业知识主管部门首先要花费时间和精力在各类系统的转换与协调上，这样才能保证知识存储和利用的一致性。高度兼容的系统不仅能够发挥若干子系统本身的整体功能优势，同时也能够放大系统内聚后的功能创新效应。

3．资源协同。重新整合知识资源，优化知识资源的配置，提高知识的利用效率。知识经济时代，知识的交叉性、集成性和复合性使企业各信息部门必须和谐地联系起来，档案知识必须与其他部门的知识资源整合才能实现其价值。对于很少使用或具有潜在价值的档案知识或图书、情报知识，企业应建立一个整合知识资源的平台，将知识单元或其线索以结构化的方式记录在指定数据库或知识库中，并由专人负责管理，使得知识能在适当的时候发挥应有的效用。

三、企业档案工作与知识管理协同的策略分析

1．利用协同思维，引领企业档案分类模式创新。标准与规则的设定都与一定的社会管理环境密切相连，《工业企业档案分类试行规则》在设定之初，并没有预测到知识管理的到来，更无法预知知识管理给企业档案类别带来的巨大冲击。自《规则》颁布至今，企业管理环境发生了彻底的变化，《规则》并没有新的修订。企业档案分类模式的创新应该被提上议事日程。

基于协同论认为：企业档案的分类应该以档案信息的相关性为标准，分类工作要建立在熟练掌握档案信息的基础上展开。知识管理时代，档案分类适宜采用内容分类法。基于协同论还认为：企业档案部门除了与企业其他信息部门协同外，还应该积极与企业研发、采购、销售、客服等职能部门协同，充分挖掘这些部门的竞争情报、客户档案与知识产权档案。对于企业档案内容分类法，企业档案部门则可以加强其分类操作的标准版式，如设立内容主题词，也可以加强内容关联性系统的研发与构建。

2．企业档案管理系统纵横协同，促进档案业务流程的重组或优化。业务流程重组的内涵主要包括三个方面：一是强调流程整体化。每个员工应该熟悉和掌握某一流程的所有步骤，改变以职能分工的运行体系、以作业流程为基础的管理模式，强调工作过程的整体陛和统一性。二是依赖信息技术的支持。运用现代信息技术对企业原有工作设计进行根本的再思考和彻底的再设计，以求企业关键指标，如成本、质量、服务和速度等获得巨大的成功。现代信息技术为企业提高核心竞争力提供了机会和可能。三是提高企业的效率和效能。实现业务流程重组，重点解决组织结构扁平化问题，减少管理层次，裁减冗余人员，以期达到灵活、敏捷、应变的效果。优化或重组企业档案业务流程需要把握两个层面的问题，笔者将其归纳为纵向协同与横向协同。