档案管理基础篇（1）

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关键词 ：档案管理基础工作 现代档案管理 作用

档案管理基础工作具有十分重要的意义。本文，首先对于档案管理基础工作在现代档案管理中的作用进行阐述，其次对档案管理基础工作在现代管理中的体现进行探讨。希望档案管理基础工作能够越来越受到人们的关注。

一、档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

档案的分类、装订以及登记、查询和注销，都是档案管理当中的基础工作。档案的分类，也就是说需要根据相关的准则，将档案来自何处、档案的内容等进行归类。一般而言，对于档案的装订，均运用三点一线的方式。档案登记采用册、表和单等多种形式是对档案的进出、整理、保存以及利用等情况进行记录，是档案的原始资料，有利于保证档案的安全性以及完整性。

完善档案管理的基础工作，能够确保在使用的时候更加方便，并且能够节约大量时间和人力资源。由于档案的内容大多是企业或单位活动的重要体现，因此其具有时效性、独特性和重要性。而档案管理的基础工作的存在，在一定程度上能够更加确切地为用户提供价值。因此，一方面，需要对档案的分类和归档做到有效、有秩序地整理，这不仅仅是基础工作，更是评价现代化档案管理的水平之一，真正意义上实现档案的现代化管理水平。另一方面，由于目前计算机技术已经普遍运用到档案的管理工作当中，因此做好档案的基础工作，方便后续工作的深入，以及减少档案检索时出现的问题，提升档案检索的效率。

二、档案管理基础工作在现代管理中的体现

1.做好档案管理工作能够提高档案管理的标准化和规范化

现代档案管理工作的要求是一定要标准化和规范化，由于目前档案管理工作发展快速，导致一些档案管理工作人员的专业素质还无法满足现代档案管理。因此，需要培养相关工作人员对其重视的意识，在做好自身工作的同时，认识到提升档案管理基础工作的重要性。那么，应当择优选择相关管理人员，对其进行培养和塑造，使其在进行档案管理基础工作的时候，删除一些无用的信息，把已有的档案进行整合，提升档案管理的工作效率，进一步完善档案管理的规范化和标准化。

2.做好档案管理基础工作能够全面普查，去除杂劣

由于在档案的管理当中，时常会出现资料信息杂乱、组卷过厚以及未编页面等问题。因此，对档案资料信息进行再次组合，能够全力消除组卷过厚或者内容混杂的现象，而对于某些未编页码、案卷号、类别号、项目号、件号、目录、标题或标题不完整等的档案资料进行重新填写和备注，不但能够保持适当的递增容量，确保档案的可扩展性，并且能使得馆藏更加科学化、规范化。

3.做好档案管理基础工作能对档案资料重新组合，进一步使档案规范化

由于档案经常需要查阅和使用，导致其内容可能存在重复，或某些档案并没有实际利用价值。因此，应当定时或者及时对档案进行普查，去除没有价值或重复的档案，能够避免多余资料的堆积，避免占用过多空间资源使得档案管理不便。

4.做好档案管理，能够确保档案检索的准确性

档案的输入以及归档是档案管理的基础工作，只有做好基础工作，才有利于对档案进行快速查找和检索，尤其当前社会不断发展，信息技术化不断应用在档案管理的工作当中，因此只有将基础工作做好，才能方便后续的使用。

总之，完善档案管理的基础工作，能够确保在使用的时候更加方便，并且能够节约大量时间和人力资源。因此，想要提升现代档案管理工作的效率，需要从档案管理基础工作做起，全面提升档案管理基础工作的质量，有助于现代档案管理的进步。

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档案管理基础篇（2）

我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢

哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：

一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。

二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。

三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。

四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。

五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。

六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。

2.实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平

从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

2.1全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2.2重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

2.3结合本馆实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。

2.4统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“j”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过

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程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

2.5规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率http://而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。

3.加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

3.1分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

3.2分级次著录，省时省力

档案管理基础篇（3）

众所周知计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的，所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前期的基础工作，使其充分满足计算机工作的技术要求。

那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢？哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢？总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷，数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中，档案管理仅以保管为目，以案卷不丢失为原则。再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范。没有目录号一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范。有些标题不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现；五是组卷混乱现象比较严重，如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。

二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平

从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法。即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。从科学与经验中可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

1.全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无参考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2.重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

3.结合本馆实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。

4.统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

5.规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是：在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有请示报告等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写请示凡不要求批复的文件则写报告等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

三、加快数据准备推进档案现代化管理进程

1、分清轻重缓急，循序渐进

现代档案管理工作的主要目的就是提高档案数据的利用效率，因此，所有的档案管理工作都应该本着有所用的目的展开，因此，现代档案管理的准备工作必须按照社会的实际需要分清重点，按照需要的缓急程度顺序开展。档案管理的基础性工作，需要管理人员综合社会的发展现状，将所有的档案进行重点和次重点的整体分类。

2、分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合及著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。

3、分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如房档、案件等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础，可以减少著录环节，大大地提高著录速度。

4.用关键词替代主题词，简化查找时间，提高效率

档案管理基础篇（4）

1 档案管理基础工作存在的主要问题分析

我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢

哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：

一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。

二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。

三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。

四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。

五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。

六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。

2 实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平

从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

2.1 全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2.2 重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

2.3 结合本馆实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。

2.4 统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“j”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

2.5 规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。

3 加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

3.1 分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

3.2 分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3.3 分门别类，充分利用档案原基础

档案管理基础篇（5）

一、方法、步骤

1994年，是学校迎接省教委“合格评估”的关键年。为达此目的，全校上下齐心协力，“软件”“硬件”一齐上。按照学校评估领导小组统一部署，作为学校管理工作载体的“档案”资料收集工作，于当年下学期正式拉开序幕。开始了它在评估工作过程中施展威力的先行之旅。俗话说：“兵马未动，粮草先行”。9月一开学，我们的“档案资料收集整理组”迅即投入了工作。

根据安排，我被分配的主要任务是：“合格评估指标体系”中的两大块。即：M4思想政治工作与M6行政管理。历经整整一个月，尽管天气热、时间短、工作量大，但在校评估领导小组的精心策划下，经个人奋发努力，终于完成任务，达到预期的目的和效果。

在收集、整理资料过程中，我的具体做法：一是根据省评估条件的内涵及标准编写资料收集范围和提纲；二是针对评估内涵及标准草拟篇目；三是边收集边整理边“微调”。即先将所有资料笼统收下，然后逐份翻阅，视材料内容取舍、分门别类；四是精心筛选，去粗取精，去伪存真，确立主体材料，相关材料次之；五是力求材料完整，编排有序，保持事件的内在联系，使之纵不断线，横不缺项，纵横交错，富有规律。为此，我采取的灵活有效的收集整理方法是，确立工作重点，具体在“广”、“精”、“准”、“全”四个字上下功夫：

所谓“广”，即“广泛收集”。除了在学校指定的部门收集资料外，还在其它的部门或个人手中搜集和索取；

所谓“精”，即“精心筛选”。对所收集来的资料一一过目，不漏一份，全文通读，弄清含意，分清主次。对主要资料与相关资料收藏，无用资料弃之或作备用；

所谓“准”，即“准确归类”。根据评估内涵及标准体系的条目，将所收资料按类分装，逐一“对号入座”，避免材料欠缺或堆砌，做到不重不漏，为准确归类奠定基础；

所谓“全”，也就是“材料齐全”。收集的资料完整无缺项，使资料既能为评估内涵及标准体系服务，又能客观地反映学校各项基础管理工作，一切由资料说话。资料就是最好的“凭证”。

二、成绩、收获

在学校评估资料收集整理工作接近尾声时，根据学校要求，本人对自己一个月来的工作情况进行了总结与统计，具体数据如下：

1、各类文字资料3076份，经筛选整理后立卷归档2500份；

2、各类表册15种，计496份；

3、绘制各类图、表18份；

4、打印、复印各类文字材料、图、表、证书等79份；

5、组卷、装订成册25卷。

鉴于上述资料，完全满足我合格评估指标体系”M4”和”M6”的标准要求。这两个一级评估指标体系的档案资料组卷情况如下：

2、按评估内涵及标准要求，经测算：10个三级指标中，有8个被学校自评为A等、2个为B等。一级指标M4占总分7.6分、M6占总分13.9分，分别比原来（学校初评为基本合格时）增加0.2分和1.02分。

三、认识、体会

众所周知，中专学校“合格评估”是国家实施中专教育的一项重大战略部署。其标准之高，要求之严，大概与“企业升级”相类似。据省教育部门的统计：1991年全省131所中专学校申请复评，经各校自评、专家小组复评、省评估领导小组复核、审定，最后评估结果为：合格学校67所、基本合格37所、暂缓通过27所。这就充分表明，要成为一所合格的中专学校，并非轻而易举，非下大力不可。

档案管理基础篇（6）

一、加强档案基础建设

（一）加强领导，尽快全面完成档案馆基础设施建设。首先，要加强领导。我们要将档案工作纳入了主管领导和相关人员的岗位责任制，落实了职责范围，从而为档案工作的规范、有序开展提供了保证。要充分认识档案工作对行业改革发展的重要作用，加强对档案工作的领导，将档案工作纳入本单位的工作计划和发展规划，列入领导的议事日程，确保开展档案工作所需人员、经费的落实，为行业档案事业的发展提供人才支撑和物质保证。其次，强化档案基础建设。基础业务建设规范化、标准化是档案现代化管理的基础。基础业务建设水平的高低也是档案馆考评定级的主要条件。做好档案年度立卷接续工作，彻底消除室藏积存零散档案未整理现象，及时纠正档案整理质量问题。要提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

（二）抓好馆库建设、健全实体管理。档案馆是国家档案事业的主体，也是文化强国建设的一项重要内容。建立健全了各项档案管理制度和管理网络，设置了专门库房，初步实现了三室分离，较好地满足了档案管理的需要。严格按照《档案库房管理制度》、《档案员工作职责制度》、《档案保管保密制度》、《档案借阅制度》等相关制度，将档案保管工作落实到人，切实加强对档案保管保护等规章制度的落实。对档案馆设施设备进行全面检查，做到防火、防盗、防光、防潮、防高温、防尘、防鼠、防虫等八防措施，确保档案保管安全，做好温湿度记录，库房整洁，无安全隐患。另外，对档案库房配备设施，如灭火器、除湿机、电源电线等进行了完好率检查，并对案卷的数量、质量、霉变情况进行检查，严格落实档案管理安全责任制。

（三）加强档案干部队伍建设。当前，档案事业发展处于关键时期，大量的新情况、新问题需要我们去探讨，去解决，在这种新形势、新任务面前，加强档案干部队伍建设，提高档案干部队伍素质尤为重要。因此，我们要提高其政治素质、文化素质和业务能力。强化档案培训。开展多角度、多方位、多层次的业务培训活动，强化档案管理人员的基本功训练。同时，加强业务学习，提高工作水平。认真学习档案业务基本知识，做到精益求精；虚心学习发达地区的先进经验和好的做法，做到相得益彰；以开拓创新的精神探索适应新形势新任务需要的档案工作的新举措，做到与时俱进。档案管理人员要学习与掌握现代科学技术知识，学习现代化设备的实践技术、电子计算机技术、网络技术、多媒体技术等，运用科学的方法和技术管理档案，以实现档案管理的现代化，促进档案工作的发展跟上当今时代的节拍。

二、不断促进档案信息化建设

（一）在思想上提高认识。随着社会经济的不断进步和档案事业的不断发展，社会各方面对档案的需求加大，需要我们档案干部及时适应新形势发展的客观要求，进一步提高政治理论和业务水平、增强现代化意识、提高自身综合素质。因此，在现代的信息化社会里，档案馆要想提高整体素质和服务水平，就必须进行综合治理和整体改革。档案馆综合素质及服务水平的提高需要提高档案馆领导的综合素质，从事档案管理人员档案的管理水平、档案馆的软硬件设施设备的管理操控能力及馆藏档案资源收集开发整理利用的能力。同时，要在心中构筑坚固的思想防线。档案安全体系建设作为系统工程，在首先提高认识的同时，还必须要做到执着认真、坚持标准，要有盯住不放、抓住不松的精神。特别是在档案管理中的基础建设过程中，更来不得半点的马虎。要树立“安全第一”的思想，强化责任与防范意识，确保档案数字化工作的安全性、保密性。并要求大家督促各单位在档案数字化过程中健全制度、查堵漏洞、杜绝隐患，确保档案安全万无一失。

（二）加强档案信息化建设。档案数字化是档案资源信息化的基础，也是分布式档案基础数据库的重要环节。档案信息化建设的目标和主要任务是：本着统筹规划、分步实施、安全保密的原则，加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设。建立数字化系统就是利用数字化技术手段，将纸质、照片、录音、录像等不同载体的模拟档案信息转换成电子信息，形成计算机网络环境下可利用和共享的各类档案数据库，实现档案资源的社会共享。积极开展编研工作。档案编研工作要“立足馆藏，服务社会”，最大限度挖掘馆藏档案信息资源，紧紧围绕党和政府的需要、群众的需要和社会需要，为领导服务、为基层服务、为社会服务。加强电子文件归档管理。加强对本地区机关和企业、事业单位的电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。选择有条件的单位进行电子文件归档管理的试点工作，及时总结、推广经验，引导、规范机关电子文件的归档管理。逐步实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理。

三、结束语

档案作为历史真实的记录，是党和国家极为重要的历史文化财富。同时，档案承载着“记录历史、传承文明、服务现实”的重要作用。因此，加强档案基础建设是功在当代、利在千秋的事业，对于加快本地区经济建设的发展，促进档案馆更好地为用户提供优质服务，具有十分重要的现实意义和深远的历史意义。

档案管理基础篇（7）

通常对档案信息进行检索时，都是在计算机技术支持的基础上进行的。而为了保证检索的查全率与查准率就需要做好档案管理基础工作。也就是说，档案基础工作的高质量开展，是可以保证检索的查全率和查准率的。在计算机进行检索的过程中，为保证检索的完整性、避免在检索过程中出现错误，就需要对档案进行分类，并提升校审力度。另外，在按照规定进行分类时，还能够在明晰的分类号下，通过有效的关键词，实现档案检索速度，能有利于档案检索的查全率与查准率的提升。

（二）有利于促进档案管理的现代化进程

档案管理的现代化主要表现在档案管理工作融入了先进了的信息技术、计算机技术，在档案信息处理上提升了信息利用的价值、增强了信息检索的准确性。另外，在做好档案管理基础工作时，就需要在整理档案的过程中分清轻重缓急，加工整理档案信息。当档案内容中利用价值较高的、价值较大的时，还需要在充分利用原档案信息的基础上，提升档案管理的效率，实现档案管理现代化发展，并在信息技术的支持下，在科学的现代化档案管理模式下，促进档案管理工作实现现代化。

二、当前档案管理基础工作存在问题

档案管理基础工作是现代化管理的基础工作，也是档案管理的重要内容之一。所以，档案管理基础工作的有序进行直接关系着档案管理工作的正常开展。然而，虽然档案管理基础工作对档案管理工作十分重要，但在其具体的工作之中，当前的档案管理基础工作依旧存在着不少问题。

（一）档案案卷厚薄不一

档案案卷的厚薄不一是十分常见的问题，且该问题表现的也十分明显。其主要表现在在档案管理的工作之中，在对档案进行整理时，由于不同时期的档案管理收藏量的不一，就会使得档案信息的厚薄度不一样。然而，这种信息的程度不同，就会使得档案案卷整理不规范，案卷厚薄不一的情况发生。

（二）诸多案卷未标页码

档案案卷不标页码主要表现在诸多的案卷没有标上页码，而一旦方案案卷上不标上页码，就会使得档案案卷出现漏损、掉页之后，难以发现案卷上的相关内容，破坏案卷的连贯性，并使得档案案卷的价值降低，档案信息的利用价值也会受到影响。

（三）档案组卷存有混乱现象

一般来讲，档案的编制、组卷都是在特定时间、特定部门所管辖的权限以及部门的职能，按照相关的文种进行组卷编制的。然而，档案的组件一旦出现了档案组卷混乱的现象之后，就会使得档案案卷查阅较为困难，也影响着档案编制的质量。

（四）案卷不规范问题常见

常见的档案案卷不规范问题主要表现在案卷标题的不规范与案卷目录的缺少。案卷标题的不规范主要表现在在进行案卷标题拟定时，没有按照规定进行或者标题的拟定缺少一些必要的因素。另外，除了这两个常见问题以外，还会出现档案案卷目录的缺少，而这种情况也必定会降低档案的检索效率，降低档案的准确性，进而档案的信息利用率也就降低了。

（五）档案编号编制不规范

一般来讲，档案编号编制的不规范问题也容易在档案管理基础工作中容易出错。而这种问题则主要表现在一些历史宗卷或者保存时间较长的档案卷册中。所以在这些档案卷册中就容易出现没有目录，档案编号既不科学，也不规范的现象。

三、加强档案管理基础工作重要性的措施研究

档案管理基础工作的重要性是不言而喻的，其直接决定着档案管理工作的工作水平与工作质量，也直接关系着档案管理的规范化、标准化。所以，为了能实现档案管理工作高质量、现代化开展的目的，就需要在具体的档案管理工作中，切实落实好档案管理基础工作。

（一）加强观念教育，注重档案管理基础工作

为了实现档案管理基础工作有序开展，首先就需要在观念上能意识到档案管理基础工作的重要性，以能够在具体的档案管理工作中注重档案管理基础工作的落实。加强观念教育，就需要对档案管理工作有关的工作人员进行档案管理基础工作的认识，明白档案管理基础工作的关键性与基础性意义。另外，在工作人员明确档案管理基础工作的重要性之后，还需要将这种意识落实到具体的工作中，使档案编制、档案信息的组合、分类科学化、合理化，从而在实现档案管理工作效率提升的基础上，保证档案管理基础工作高质量开展。

（二）提升管理标准，促进基础工作规范开展

提升管理标准，促进档案基础工作规范开展是为了保证档案管理基础工作规范、高效进行的重要手段。而随着时展，档案管理工作也越来越需要朝着现代化、标准化发展。所以，提升档案管理基础工作标准，为保证档案管理基础工作规范开展，首先就需要融入现代化的管理手段，建立一套行之有效的档案管理规范标准，从而实现档案管理基础工作的规范。另外，在良好的规范标准之下，还需要保证档案信息检索的查全率与查准率，从而实现档案管理信息检索准确、便捷的目的。

档案管理基础篇（8）

1.1档案管理人员对基础工作不重视

档案管理基础工作较为繁琐枯燥，使得管理人员对此应付了事。在一些企业里对档案的认识程度不够，无法理解档案管理的重要，将档案管理视为可做可不做，这就使得档案管理过程中出现缺失、分类不明等现象。档案管理对企业是非常重要的，基础工作做的不好导致档案无法调取，就会对今后的档案整理工作造成一定的影响。

1.2档案的分类不合理

很多企业在档案管理中出现分类不合理的现象，分类标准太过单一。有些档案在分类时致使简单的按照时间分类，完全没有考虑内容，使得在检索时非常麻烦常会检索出大量的档案。还有的档案页码标注不全，使得档案缺页或者排序不当造成档案的有效性下降。档案管理缺乏规范，使得档案管理混乱，在档案汇总后就会出现各种问题。

1.3档案的编号缺失或不准确

档案编号也是档案管理的重要部分，在一些企业中档案管理还是按照传统的进行编号，使得许多新的内容无法准确表达。在档案管理中还存在这样的一部分档案，没有设计目录，使得很多档案无法被准确定义，丢失的部分无法确定，已经存在的部分无法排序，影响档案的分类和内容的确定。

1.4档案管理缺少高素质的档案管理人员

在许多企业中档案管理人员多是年龄较大的，缺少年轻人，这种结构是不合理的。年龄大的人对新知识接受能力差，很多高新的信息管理方法都无法理解和应用，无法正确使用新的档案管理系统。缺乏应用信息技术的人员也在一定程度上影响了档案管理。年轻人对新事物学习快，探索性强，能更好的操作信息管理系统，推进档案管理系统的现代化。

二、如何加强档案管理基础工作的有效性

档案管理基础工作在档案管理中的重要性是毋庸置疑的，它对档案管理的规范性准确性及有效性都有积极的意义。为了实现档案管理的现代化就要正确对待档案管理的基础工作。切实的落实好每一步。

2.1提高工作人员对档案管理基础工作的认识

在现实的工作中企业要加强对档案管理基础工作重要性的培训，让档案管理人员清晰的认识到这份工作的重要，在观念上强化基础工作不容马虎。在实际操作中也要做到准确规范。在档案的分类，订装和登记等方面要严格认真，做到合理，有效。档案管理人员的素质要高要求，在繁琐的工作中能坚持不懈怠是非常重要的。档案管理的好坏也可以看出这个企业的正规程度。

2.2加强档案管理的标准，使其更正规化系统化

档案管理中重要的就是对档案进行一系列的分类整理登记。但由于档案管理不严密，从而影响了档案的分类和查找。不同的单位档案形式也不相同，档案的分类缺少统一的标准，需要各单位能找到属于自己的档案管理方式。将档案的分类和登入做的更细致，关键词区分更完善，就能大幅度提升查找的准确性和便捷性。建立关联数据库，加速档案检索速度。一个完善系统的档案基础工作是档案管理工作系统高效运行的保障。当然档案管理工作不是一成不变的，它也是向着现代化发展的。那么引进现代化的信息技术和管理手段建立一套全面的档案管理标准才能规范档案管理基础工作。有了较高标准的要求，档案管理人员对档案的管理会更认真，有利于提高档案管理的查准率。标准一旦设立就要严格执行，否则就形同虚设。

2.3强化档案管理信息系统

信息技术的快速发展使得它在档案管理系统中发挥着重要的作用，档案信息大多已经变成数字信息化。但信息管理系统还不够健全，在很大程度上影响了档案信息检索的准确性。若想实现信息化的管理模式就要完善信息管理系统。首先在信息管理上要优化分类，将档案信息分类填写细致，在设置关键词时要准确，提高检索效率。其次在信息分类中要避免使用符号或意义不明的词汇，控制题名的长度。在设置检索信息时要优先一些新的档案信息，分清主次。同时丢失的档案也要标明，方便查阅。强化信息管理系统的主要目的还是要提高档案检索的速度和准确率。既然在档案管理工作中融入信息处理系统那就要不断地进行更新，保持与现代技术的同步性，实现档案管理工作的现代化。

2.4加大档案管理的安全性

档案管理工作还要注重安全工作，在档案馆要安装摄像装置。管理人员要定期查缺补漏，做到档案管理心中有数。在管理工作中要定期检查档案的保管情况，避免损坏或丢失。只有将基础工作做好了才能保证档案管理准确严密。

档案管理基础篇（9）

城建档案管理工作对于一个城市而言具有极其重大的意义，因此，必须加强对于城建档案资源基础管理工作的研究，及时发现管理工作中存在的问题，以便于为城市建设发展提供切实有效的信息。城建档案资源的基础管理工作中的问题，最为明显的一个就是档案馆的问题。目前我国城建档案档案馆普遍存在着档案资源馆藏单一和种类不全的问题。专业的城建档案馆所藏的档案往往呈现出数量众多、复杂混乱的问题，这些问题使得档案馆工作人员对于档案资源的管理和利用落于一种滞后的状态，城建档案资源只是作为一些文字留存在档案馆里，却不能充分地发挥其作用。再者，城建档案基础管理工作中表现出来的问题，还体现在档案管理人员对于档案信息收集的缺乏上。许多建设单位根本就没有维护城建档案管理工作的意识，在实施建设过程中不注意对于建设信息的收集整理，一些上交的档案资源也只是一种比较零散的记录，很多重要的信息资源都无法涵盖在内。档案管理工作人员对于这些信息更是无从收集，这就导致了档案资源管理工作中信息管理的不系统以及使用时信息的缺失问题。此外，档案管理工作缺乏系统性也是城建档案基础管理工作中不可忽视的一个问题。档案信息资源是一种信息量大而且纷繁复杂的事物，档案管理工作人员在对其进行管理时往往不能够做到及时有效的整合，而且各个阶段的信息资源也不能做到高效的连接，这就使得档案管理工作处于一种随意性状态，而不能归于一种协调运行的系统中。档案信息资源由于在进行信息收集、整理、录入、保管等基础工作时缺乏系统性的管理及连接，通常就会产生案卷混乱不齐的问题，从而造成使用时的不便。

档案管理基础篇（10）

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.16.000

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）16-0-02

档案管理现代化是推动档案管理工作创新发展的客观要求。随着档案事业的不断发展，档案的种类数量也在增加，给保管和利用带来诸多方面的问题。同时利用者也对档案工作提出了更高的要求，使信息技术现代化的管理模式能够为其提供个性化服务。档案现代化无疑是推动档案管理工作快速发展的动力。信息技术和互联网技术的快速发展，为档案管理工作带来了新的契机。建立计算机档案管理系统是要做好档案工作基础，将收集、整理、著录等一系列前期的档案资源进行计算机数字化处理转换，达到现代信息化档案管理的技术要求。就目前而言仍有许多档案管理部门（档案馆室），出现基础工作做的不扎实、管理不规范现象，需要通过科学化、标准化管理，来适应档案现代化管理的需要。

1 档案管理基础工作存在的问题

档案基础工作主要体现在档案的收集、鉴定、整理、编目、编研、销毁、保管、利用、统计与管理等方面，如果某一项做得不规范就会给档案的管理工作带来麻烦和不便，档案基础工作做的好坏与否直接影响档案现代化的进程，笔者探究发现，目前档案馆室档案现代化建设参差不齐、问题较多，只注重保管、应付，效率低下，影响了档案事业的发展。

1.1 档案的整理过程中分类不清鉴定不明

界定把握不准确，出现类别叠加现象。对档案的鉴定管理工作把握不清，如保管期限的鉴定、档案销毁的鉴定、归档文种的确定等。档案的分类甄别不清，是档案管理工作实务中经常出现的问题，给档案的检索、利用带来困难。

1.2 卷内索引目录不完整，组卷、立档不规范

缺少规范化的卷内案卷目录要求，卷内文件目录文字填写表述不齐全，有的只有卷内目录，没有“卷内备考表”或者空缺档案号章，不标页码或标注位置不规范。组卷、立档文种、机构（问题）、责任者、时间等含混不清，档案卷脊与卷内标引发生冲突，含糊不清、相互混淆，给检索利用带来不便。

1.3 档案管理人员专业业务素质低

档案管理人员素质的高低直接影响着档案管理的质量，档案基础工作做的不好是档案管理人员素质不够高，表现在几个方面：一是档案工作人员缺乏较高的业务能力；二是缺乏掌握适应现代化信息技术发展技能要求；三是创新意识不强，管理意识停留在传统模式上。

2 加强档案基础的有效措施

提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序。要求档案管理收集、整理、鉴定、著录保管等各个环节都要按照组织协调、统一规范的程序和科学的方法进行工作。按照《归档文件整理规则》为依据，有组织、有步骤地实施。档案基础工作，适应档案现代化管理的要求，强化创新管理机制。

2.1 制订完善的档案管理标准化、规范化工作方案

档案基础要以《归档文件整理规则》为依据，标准化、规范化是实现档案管理基础工作夯实的重点。首先，档案收集要完整齐全，从档案的历史沿革纵向角度看，要保持档案连续性。从时间节点的角度看，要保持档案的完整性。做到归档不遗漏、档案不会缺失。这是档案整理工作的前提准备工作。以天津电子信息职业技术学院学籍档案为例，学籍的立档要从其建校以来至今，历届毕业生在校期间学历过程都要进行归档中，并保持学籍档案种类收集齐全，历届所有学生不能出现空档现象。这样才能方便利用，精确查找，提高管理效率。其次，要特别注重电子文件的收集归档，要按照《电子文件归档与管理规范》要求来做，注意规范文件的存储格式，不同文件要区别对待，做到不同格式的转换，以确保电子文件的完整和数据的安全，这也是实现档案管理现代化的基础前提。

2.2 组卷建档要规范

档案的规范化是一项系统工作，包括卷内文件目录的填写、归档案卷号的确定、件号、页码、卷内备考表、机构问题及责任者等内容，其不能出现页码不清、标题不清、目录不清的现象。要以《归档文件整理规则》为依据，实行规范化组卷、整理，同时立档也要标准、规范，为利用信息化技术手段管理做好基础性工作。

2.3 建立统一协调的组织工作机制

建立档案统一协调的组织机制是对档案有组织、有步骤地进行科学管理的有效机制，遵循国家有关档案管理规定办法，制定本馆的规章制度、办法，循序渐进科学组织、协调管理，不能因人而异。

2.4 提高档案管理人员的业务技能素质

档案管理人员的职业素质直接影响档案管理的质量，加强档案工作人员的素质尤为重要。在当今社会快速发展的今天，需要培养具备复合型专业技能的档案管理人才，具备创新理念，能适应档案事业发展的需要。管理人员要做到基础业务扎实、技术能力强，能够熟悉掌握现代信息技术，适应互联网及“互联网+”的发展需求，推进档案事业的发展。

3 利用现代信息技术是实现档案管理现代化的重要手段

档案现代化管理中的基础工作是实现档案现代化的前提，利用现代化信息技术是推动档案管理现代化的重要手段。随着现代信息技术的快速发展，必将提高档案现代管理的水平，由计算机管理向网络技术、互联网技术的延伸，并向着物联网、云计算、大数据的拓展发展。这些现代技术工具为档案的现代化管理打开了想象空间，如“智慧档案馆”的构建，“互联网+”档案的架构体系，都是档案现代化创新的工具。

3.1 档案现代化管理是档案基础工作的延伸

档案现代化管理是档案管理规划化的工作过程，是创新发展的要求，是档案基础工作的延伸。随着信息技术及互联网技术的快速发展，档案管理现代化程度将会越来越高，为此利用计算机互联网、物联网、云计算、大数据等现代信息技术是档案现代化管理的重要保障。

3.2 发挥现代信息技术在档案现代化管理中的重要作用

档案的现代化管理夯实了档案管理的基础，如今人们的生活节奏越来越快，社会的参与度越来越高，对档案的利用会越来越广，希望用快捷、个性化的方式获取对档案的利用，现代化的管理手段正好适应了这一需求。为此加快档案信息化、现代化管理，推进档案基础工作具有重要意义。

4 结 语

实现档案现代化管理必须做好基础性工作，档案管理者要注重档案基础建设，运用计算机现代信息化技术手段，提高档案检索、查找的效率。在当代信息技术互联网、物联网、云计算、大数据快速发展之时，档案管理要不断创新，推动档案事业的不断发展。

主要参考文献

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