档案管理规划篇（1）

1 概述

1.1 规划档案主要内容

规划档案主要由规划管理产生的各类文件材料组成，它不仅是规划审批、管理的必要组成部分，还是对工程建设进行监管、审查的重要凭证，是工程实施的关键性凭据。

规划档案中的文件主要来源于工程建设相应的工作部分，包括用地审批，工程管理，管线及相关工程审批等。这三个环节基本囊括了规划管理材料的全部组成，涵盖了项目初期的用地申请报告，施工项目的计划内容，初期项目的规划和调研等文件；工程实施中关于建筑图纸、设计说明的相关材料，以及管线设计和施工等材料；工程后期的监督、审核等文件。

在具体项目实施中，不仅包括文本类文件资料，还包含电子数据、图纸图像等材料。这些在规划管理过程中具备实际参考和存留意义的材料，构成了意义重大又相对庞杂繁复的规划档案。

1.2 规划档案管理工作的特点

从规划档案涵w的文件中可以看出，其所含文件内容广泛，种类繁多，横跨了工程建设的各个阶段所应具备的材料，又包括了多方信息，如项目本身相关资料和审批所用材料，以及相应监督管理文件。这就要求规划档案在保存和整理时，必须严格按照规章制度的要求，严谨整理避免疏漏。

除此之外，由于规划管理材料的重要意义和特殊性，在项目过程中，会涉及到很多相关部门的审批或手续。因此在规划档案管理过程中，应当注意到规划管理材料具有来源广泛的跨部门性质，以及规划档案所特有的社会性。

同一规划项目的相关规划管理材料，虽然类别多、种类广，时间跨度大，但是相互之间存在这一定的关联，互相支撑且缺一不可。因此在规划档案的归整时，呈现出比较独特的归类特点。即同一项目不可拆分整理，且应当保证其不同时期不同文件的统一的名称、地点等基本信息。

2 做好规划档案管理工作的意义

2.1 适应形势，加快信息化建设

经济社会飞速发展的当下，城乡建设速度日益加快，规划档案管理工作记录了工程建设的整个过程，并留存了在项目中有价值、有意义的数据和材料。这些文件在见证了建设规划的过程，在未来的改造或重新规划中又能够提供及其重要的借鉴或参考意义，因此在一定程度上，也推动着城乡建设的发展。

在目前的规划档案管理工作中引入自动化办公流程，利于档案文件的操作和管理，有助于未来规划中可以对已有材料进行调用和参照，并且为我国信息化建设提供极大的助益。

2.3 依法办事，提供依据

随着城市建设速度的不断加快，规划档案管理工作在项目工程筹测、规划与存档中的意义不言而喻。它不仅是项目本身实施、审批的重要材料，还影响未来城乡规划改造中的参考和利用，同时还是解决建设纠纷必不可少的重要根据。

因此，规划档案管理工作不仅拥有着记录着规划建设成果的巨大价值，同时也保障了对建设项目的依法监督、依法管理、依法规范，是不可或缺的重要法律依据。

3 加强规划档案管理工作的具体措施

3.1提高人员业务水品和思想觉悟

在信息化改革的大潮中，工作人员应当学习新知识，熟练掌握工作技能。在加强学习的同时，不断提高自身的知识素养和专业技能，以应对不断革新升级的业务流程。不但要做到业务水平的与时俱进、不懈创新，还要大胆破除陈旧思想，去粗取精。与此同时，机关单位需加强对档案管理人员的创新意识培养，提供更多的现代化电子信息技术课程支持。让工作人员充分掌握所需技能，并在工作中学习，在实践中总结经验并大胆创新，开拓进取。

对于档案管理人员的思想政治教育要重视起来，培养其正确的思想觉悟与服务意识。档案管理工作中不仅要依法办事、依章办事，更要以人为本，提高服务的质量，切实保障各方利益，化繁为简满足各个方面的不同需求，建立良好的服务和管理意识。工作中要强调自身业务能力的不断充实和更新，还应当注重对自身工作积极性和创新性的发掘。做到爱岗敬业，从我做起，真正实现规划档案建设工作的更加完善。

3.2 创新管理体制

规划档案管理工作中，应当重视应对新形势下出现的新问题，着眼于利用现代科技解决问题。规划档案管理工作需要顺应当前潮流，加强制度管理，加快内部相应工作流程的升级改造。将现代化的管理手段和制度应用于实际工作，从传统的业务模式转变为数字化信息操作，有利于档案的快速操作和管理。同时，规划档案文件数据库的搭建，也有利于文件资源的共享，帮助各级各类部门对于相关资源的查找和使用，保障信息应用的及时性。因此，机关应当加工管理体制和业务流程的创新改革放到首位，积极敦促管理人员对于新知识、新技能的学习，引入高新技术手段和人才，破旧立新，根据实际工作需要不断更新制度和方式方法。

需要注意的是，在引入自动化办公流程的同时，应当着重注意信息的安全性。严格规范各项规章制度，及时检验各项流程是否有疏漏，以保障档案信息的安全。在具体的工作实践中探索新的工作方式，规范规章制度，探究更加符合实际需要的管理体制。只有不断创新，严格制定和遵守各项制度，才能够保障制度的可行性以及文件资源的安全性。

3.3 领导加强重视，积极开拓进取

领导加强自身思想觉悟，在员工激励、促进工作氛围，以及各项财力、物力、技术等支出方面予以大力支持，势必会极大的助益于规划档案管理工作的发展。领导的正确引领和指导有利于确立合理有效的工作目标；能够帮助工作人员及时调整心态或技术中出现的问题；可以有效的协调好规划档案管理中涉及到的各部门各单位之间的协作关系。领导的合理评价和适时调整能够促进工作人员的办事态度与学习方向。在实际工作中，领导对创新制度、创新方法以及创新人才的启用，可以极大的带动规划档案管理工作的不断发展和进步。

参考文献

[1]陈芳.档案管理现代化的意义[J].管理观察.2016（33）

[2]廖思兰.提升档案管理效率的措施分析[J].城建档案.2016（11）

[3]吴新华.刍议劳动保障档案管理工作中存在的问题与解决对策[J].才智.2016（32）

[4]邵文宁.提高档案管理水平完善档案管理对策[J].办公室业务.2016（23）

[5]乔前岐.浅谈如何做好办公室档案管理工作[J].办公室业务.2016（24）

[6]刘雅丽.做好企业档案管理工作的几点思考[J].民营科技.2016（12）

[7]张玉辉.探讨加强新时期的残疾人档案管理[J].科技展望.2017（02）

档案管理规划篇（2）

按照《中华人民共和国城乡规划法》的要求，我国实行“一书两证”的规划审批制度，即项目建设应取得城市规划主管部门核发的选址意见书、建设用地规划许可证和建设工程规划许可证。然而一个建设项目在其完整的生命周期中会不断发生属性的变化，例如建设用地的用地性质、位置和界限的变更，建设工程的扩建、改建、翻建及道路改造，项目产权变更等等。这些变化客观上要求城市规划主管部门不断变更原有规划审批的结果，而从项目的成套性出发，在对规划管理审批档案（以下简称审批档案）的管理中，就要始终保持动态跟踪的机制，这样才能确保审批档案内容的完整、准确。因此，动态管理是审批档案管理的基本方式。

所谓动态管理就是指为保证审批档案内容始终与其记录的规划审批业务的一致性，档案内容应根据其记录对象的变化而变化，其管理方式必须适应档案内容不断变化的要求，随时反映规划审批管理的最新状况，提供及时、有效的档案服务。

二、审批档案动态管理的实现

审批档案的动态管理在不同的历史时期有不同的实现方式。

1、实体完全撤并卷方式

从上世纪50年代至90年代末，审批档案的动态管理普遍采用这种方式。所谓“实体撤并卷”是撤卷与并卷的统称。在传统的档案整理原则指导下，审批档案以建设项目为保管单位进行立卷。“撤”指当原有审批结果被撤销时，将内容已被废止的档案从原案卷中撤出，进行单独保管或定期销毁；“并卷”指当不改变原有审批结果时，原档案内容及顺序不变，只是将新形成的反映变更内容的档案插入相应案卷。

实体完全撤并卷是审批档案动态管理的原始方式，即项目规划审批结果的所有变更都是通过档案实体排列方式的变化来完成的。其特点是项目成套和符合经办人员的利用习惯。规划审批的经办人员在受理一个项目的变更申请时，必须调阅该项目以往的审批结果。档案实体的撤并卷方式正好将项目全部档案集中，在提供利用上信息完整的优势非常明显。

但是，实体完全撤并卷方式也存在很多问题。一是档案实体整编工作量大。不仅档案实体有频繁的“撤”、“并卷”操作，当原有案卷内容改变后，与之相关的各种登记、目录、备考等信息都要做出相应调整。二是难以保证档案的完整。档案实体的撤并卷是以许可证为核心进行的，而如果一个项目的变更未通过许可，其文件材料的归属就成为了问题。这部分未通过许可的文件被称为过程资料，习惯上由经办人负责保存，因此遗失比较严重。随着计算机技术的发展，这一方式已逐步被淘汰。

2、“半撤并卷”方式

20世纪90年代前后，随着城市建设的不断发展，规划审批业务量越来越大，规划审批变更的情况也越来越多。档案部门为了缓解频繁的“撤并卷”压力，在计算机辅助管理条件下，对前一时期实体完全撤并卷的方式进行了改良，根据是否有行政许可结果的变更（即是否核发新的许可证）来区分是否进行并卷。如果项目或土地情况的变更经过行政审批颁发了新证书，过程完整，则新产生的文件单独立卷，不进行前期有关文件实体的并卷，只在原有证书上作注销标记，同时利用计算机建立新旧案卷间的信息关联；如果审批结果未获通过，即未核发新的许可证，则办理过程中新形成的各种函复、复函文件还必须与原项目的档案案卷进行并卷保管。

这种管理方式虽然也是以项目为单位组织案卷，但在项目内保持了许可证的相对独立性，这样既可以保证档案实体的相对稳定，同时又减少了档案整编的工作量，也基本能满足现实的利用需求。与完全撤并卷不同的是，这一方式的实施需要依赖计算机辅助管理。

3、按规划审批阶段管理方式

按规划审批阶段管理（以下简称阶段管理）方式，是2000年以后普遍采用的一种动态管理方式。它主要以信息技术为依托，不再以档案实体的变动来反映一个项目规划审批的历史变更，而是完全利用计算机的信息处理能力实现一个项目全部规划审批信息的动态关联。

阶段管理方式的特点是：1）简化整编工作。按照这种管理方式，档案部门无需再进行组卷和档案文件的撤并卷操作，实体管理稳定，避免了卷内文件目录等各种档案登记内容的频繁变更和调整。2）档案完整性得以保证。按阶段管理后，由于不再需要以许可证为核心进行案卷的组织，从源头上解决了过程资料的问题。

当然，阶段管理方式也存在一些不足。一是档案实体利用过程比较麻烦，需要在几个阶段文件中分别调取。如果实体档案利用率居高不下的话，将增加档案部门的工作压力。二是项目之间的信息关联完全靠计算机实现，一旦出现数据错误或实体排列错误，死档将难以避免。三是库房压力明显增加。按阶段管理方式将各阶段内的文件按时间流水排列，各阶段档案又不能摆放在一起，必须预留保管空间，增大了档案库房的压力。

三、当前审批档案动态管理中普遍存在的问题

现代信息技术的应用将档案人员从繁重的撤并卷工作中解放出来，但无论是半撤并卷方式还是阶段管理方式，动态管理的实现都仅局限于档案管理环节，缺乏过程控制是当前审批档案动态管理中普遍存在的问题。

1、缺乏有效控制档案完整、准确的措施

当前，审批档案的管理普遍是由规划行政主管部门形成并移交档案，由城建档案馆负责保管和提供服务的。这种形成、管理与利用相分离的管理体制显示档案部门的工作是以被动接收档案为开端的，缺乏对文件形成过程的监督和控制，这也就导致了档案质量缺乏保障。

2、档案管理基础数据的重复采集

目前，审批档案管理系统存储与检索所需要的基础数据依然是由城建档案馆工作人员以手工录入的方式来完成的，不能有效利用规划审批业务系统中的数据，造成大量的重复劳动，工作效率低下；同时也增加了由于著录数据错误而导致档案无法利用的风险。

3、审批档案分散管理，难以实现规划审批业务的“一站式”服务

当前，各地审批档案的搜集范围基本局限在规划审批业务环节，但实际上在规划编制、公文流转和行政审批环节中还有一部分文件和规划审批业务的关系十分密切，是规划审批的依据性文件。由于档案类别的划分问题，这部分以公文形式存在的文件被作为机关的文书档案或其他类别的档案，与审批档案实行分别管理，而且没有与相关项目审批信息之间建立关联关系，一个项目完整的历史联系被人为地割裂。这种分散管理导致经办人在经办案件的过程中必须从不同来源查询信息，难以得到“一站式”的高效服务。

四、深化审批档案动态管理的思考

解决当前审批档案动态管理中存在的问题，深化动态管理要从前端控制和过程控制入手，同时要充分发挥现代信息技术的作用。

1、实行前端控制，确保审批档案的完整和准确。

档案管理规划篇（3）

 

按照《中华人民共和国城乡规划法》的要求，我国实行“一书两证”的规划审批制度，即项目建设应取得城市规划主管部门核发的选址意见书、建设用地规划许可证和建设工程规划许可证。然而一个建设项目在其完整的生命周期中会不断发生属性的变化，例如建设用地的用地性质、位置和界限的变更，建设工程的扩建、改建、翻建及道路改造，项目产权变更等等。这些变化客观上要求城市规划主管部门不断变更原有规划审批的结果，而从项目的成套性出发，在对规划管理审批档案（以下简称审批档案）的管理中，就要始终保持动态跟踪的机制，这样才能确保审批档案内容的完整、准确。因此，动态管理是审批档案管理的基本方式。

所谓动态管理就是指为保证审批档案内容始终与其记录的规划审批业务的一致性，档案内容应根据其记录对象的变化而变化，其管理方式必须适应档案内容不断变化的要求，随时反映规划审批管理的最新状况，提供及时、有效的档案服务。

二、审批档案动态管理的实现

审批档案的动态管理在不同的历史时期有不同的实现方式。

1、实体完全撤并卷方式

从上世纪50年代至90年代末，审批档案的动态管理普遍采用这种方式。所谓“实体撤并卷”是撤卷与并卷的统称。在传统的档案整理原则指导下，审批档案以建设项目为保管单位进行立卷。“撤”指当原有审批结果被撤销时，将内容已被废止的档案从原案卷中撤出，进行单独保管或定期销毁；“并卷”指当不改变原有审批结果时，原档案内容及顺序不变，只是将新形成的反映变更内容的档案插入相应案卷。

实体完全撤并卷是审批档案动态管理的原始方式，即项目规划审批结果的所有变更都是通过档案实体排列方式的变化来完成的。其特点是项目成套和符合经办人员的利用习惯。规划审批的经办人员在受理一个项目的变更申请时，必须调阅该项目以往的审批结果。档案实体的撤并卷方式正好将项目全部档案集中，在提供利用上信息完整的优势非常明显。

但是，实体完全撤并卷方式也存在很多问题。一是档案实体整编工作量大。不仅档案实体有频繁的“撤”、“并卷”操作，当原有案卷内容改变后，与之相关的各种登记、目录、备考等信息都要做出相应调整。二是难以保证档案的完整。档案实体的撤并卷是以许可证为核心进行的，而如果一个项目的变更未通过许可，其文件材料的归属就成为了问题。这部分未通过许可的文件被称为过程资料，习惯上由经办人负责保存，因此遗失比较严重。随着计算机技术的发展，这一方式已逐步被淘汰。

2、“半撤并卷”方式

20世纪90年代前后，随着城市建设的不断发展，规划审批业务量越来越大，规划审批变更的情况也越来越多。档案部门为了缓解频繁的“撤并卷”压力，在计算机辅助管理条件下,对前一时期实体完全撤并卷的方式进行了改良，根据是否有行政许可结果的变更（即是否核发新的许可证）来区分是否进行并卷。如果项目或土地情况的变更经过行政审批颁发了新证书，过程完整，则新产生的文件单独立卷，不进行前期有关文件实体的并卷，只在原有证书上作注销标记，同时利用计算机建立新旧案卷间的信息关联；如果审批结果未获通过，即未核发新的许可证，则办理过程中新形成的各种函复、复函文件还必须与原项目的档案案卷进行并卷保管。

这种管理方式虽然也是以项目为单位组织案卷，但在项目内保持了许可证的相对独立性，这样既可以保证档案实体的相对稳定，同时又减少了档案整编的工作量，也基本能满足现实的利用需求。与完全撤并卷不同的是，这一方式的实施需要依赖计算机辅助管理。

3、按规划审批阶段管理方式

按规划审批阶段管理（以下简称阶段管理）方式，是2000年以后普遍采用的一种动态管理方式。它主要以信息技术为依托，不再以档案实体的变动来反映一个项目规划审批的历史变更，而是完全利用计算机的信息处理能力实现一个项目全部规划审批信息的动态关联。

阶段管理方式的特点是：1）简化整编工作。按照这种管理方式，档案部门无需再进行组卷和档案文件的撤并卷操作，实体管理稳定，避免了卷内文件目录等各种档案登记内容的频繁变更和调整。2）档案完整性得以保证。按阶段管理后，由于不再需要以许可证为核心进行案卷的组织，从源头上解决了过程资料的问题。

当然，阶段管理方式也存在一些不足。一是档案实体利用过程比较麻烦，需要在几个阶段文件中分别调取。如果实体档案利用率居高不下的话，将增加档案部门的工作压力。二是项目之间的信息关联完全靠计算机实现，一旦出现数据错误或实体排列错误，死档将难以避免。三是库房压力明显增加。按阶段管理方式将各阶段内的文件按时间流水排列，各阶段档案又不能摆放在一起，必须预留保管空间，增大了档案库房的压力。

三、当前审批档案动态管理中普遍存在的问题

现代信息技术的应用将档案人员从繁重的撤并卷工作中解放出来，但无论是半撤并卷方式还是阶段管理方式，动态管理的实现都仅局限于档案管理环节，缺乏过程控制是当前审批档案动态管理中普遍存在的问题。

1、缺乏有效控制档案完整、准确的措施

当前，审批档案的管理普遍是由规划行政主管部门形成并移交档案，由城建档案馆负责保管和提供服务的。这种形成、管理与利用相分离的管理体制显示档案部门的工作是以被动接收档案为开端的,缺乏对文件形成过程的监督和控制，这也就导致了档案质量缺乏保障。

2、档案管理基础数据的重复采集

目前，审批档案管理系统存储与检索所需要的基础数据依然是由城建档案馆工作人员以手工录入的方式来完成的，不能有效利用规划审批业务系统中的数据，造成大量的重复劳动，工作效率低下；同时也增加了由于著录数据错误而导致档案无法利用的风险。

3、审批档案分散管理，难以实现规划审批业务的“一站式”服务

当前，各地审批档案的搜集范围基本局限在规划审批业务环节，但实际上在规划编制、公文流转和行政审批环节中还有一部分文件和规划审批业务的关系十分密切，是规划审批的依据性文件。由于档案类别的划分问题，这部分以公文形式存在的文件被作为机关的文书档案或其他类别的档案，与审批档案实行分别管理，而且没有与相关项目审批信息之间建立关联关系，一个项目完整的历史联系被人为地割裂。这种分散管理导致经办人在经办案件的过程中必须从不同来源查询信息，难以得到“一站式”的高效服务。

四、深化审批档案动态管理的思考

解决当前审批档案动态管理中存在的问题，深化动态管理要从前端控制和过程控制入手，同时要充分发挥现代信息技术的作用。

1、实行前端控制，确保审批档案的完整和准确。

档案管理规划篇（4）

城市规划档案的数量相对比较大，同时在管理的过程中也存在着很多的难题，检索需求也相对比较大，在现代城市规划档案管理的过程中，一定要积极的去利用数字化档案管理技术的合理应用，采用数字化档案管理在技术上的优势，从而更好的提升管理的质量，满足更高层次的要求。

1 数字化档案管理技术应用分析

数字花档案管理通常就是将纸质的文件用扫描或者是录入的方式直接将相关的内容存储到计算机数据库系统当中。数字化档案管理技术在应用的过程中，档案信息检索和备份十分的便捷，同时，它也减少了对空间的占用，提高了空间的利用效率。对我国城市建设过程中城市规划档案管理的要求一定要有所了解，在当今的城市规划当中，应该积极的引进数字化的档案管理技术，同时还要采取有效的措施加强对人才的培养，这样才能更好的满足现代的城市规划档案管理的基本要求。同时还要在工作中建设一个数字信息化水平相对比较高的管理中心，针对数字化档案管理工作的具体要求对系统中的硬件和软件设施进行适当的调整，这样才能更好的确保管理目标的实现。

2 城市规划档案数字化管理的分析

2.1 注重硬件设施的选型与配置，满足城市规划档案数字化管理需求

城市规划档案在应用的过程中，其数量非常大，同时检索的要求也比较严格，所以就必须要有先进稳定的硬件设施作为支撑，计算机硬件方面要不断的提高配置，这样才能更好的保证计算机处理数据的速度和能力，满足城市规划档案的要求，所以在数字化建设额过程中，一定要充分的考虑到档案数据处理的具体要求，同时还要选择恰当的硬件设施。防止硬件设施自身能力不足而产生的负面影响。在重视硬件设施选择的同时，还应该加强备份工作的数字化建设，只有这样，才能更好的提升档案内容的可靠性和安全性。

2.2 科学选择数字化档案管理软件系统

为了更好的实现城市规划档案管理的基本要求，城市规划档案数字化当中一定要科学的选择管理软件，充分的考虑到城市规划档案管理工作的实际情况，在图纸数据的检索和应用方面，数字化管理当中一定要对软件进行严格的测评，同时还要以此为基础做好后续的工作，只有这样，才能保证科学目标的确立和实现。在选择和测试软件的时候，一定要选择合适的方法，此外还要保证软件自身的安全性和稳定性，只有这样才能更好的保证系统的积极作用得以充分的体现。

2.3 建立城市规划档案数字化管理体系，保障管理目标的实现

为了更好的保证城市规划档案管理的质量和水平，在城市规划档案数字化管理中，一定要创建一个完备的工作机制。对于数字化档案管理工作的需求和数传统工作的差异，去建立和完善一个比较科学的档案管理体制，在工作中还应该以数字化档案工作的基本要求为前提，保证城市规划档案工作的顺利进行。此外，还要建立一个细致的管理体制，按照工作的实际需要去设置工作岗位，明确不同岗位人员应该承担的职责，只有这样，才能更好的保证城市规划档案数字化管理工作的正常进行。

2.4 引入绩效考核机制，保障城市规划档案数字化管理质量

在现代城市规划档案数字化管理需求的层面上来说，城市规划管理部门应该在工作中积极的引入绩效考核机制，这种机制的应用可以对城市规划档案管理部门的工作质量和工作水平进行考察和评价，再以考核的结果为基础，减少工作中出现其他问题的可能性，此外还要将绩效考核制度当做是重要的核心，对数字化档案管理额人员的工作水平和工作效果进行客观的科学的评价。在这一过程中还要以岗位职责的要求当做一个基本的标准和原则，对你岗位人员的工作水平进行全面的考评。对工作中的问题应该及时的发现和改进，测评机制的应用使得档案管理工作人员的工作积极性更高，工作的质量也有了非常显著的提升。

2.5 强化数字化档案管理软硬件系统的维护，保障档案管理工作质量

针对城市规划档案数字化管理需求、针对档案管理工作中信息系统安全需求，城市规划档案数字化管理工作中应加强软硬件系统的维护管理。针对现代互联网环境下病毒、木马等危险因素，城市规划档案管理部门应加强软硬件系统的维护管理。通过软硬件防火墙、杀毒软件的安装，提高城市规划档案信息安全。同时，加强对档案录入、管理人员计算机安全信息知识的培训。由计算机操作人员为基本单位，定期升级防病毒软件数据库，减少危险网站登录对系统安全的影响。通过软硬件系统的维护、管理，提高城市规划档案数字化系统安全水平，保障城市规划档案数字信息安全。

3 注重人才培养与引进，促进城市规划档案管理水平的提高

我国传统城市规划档案管理中，多采用纸质文件档案进行存储管理。现代数字化档案管理技术对档案管理人员提出了新的要求。因此，现代城市规划档案管理部门应加强人才的培养与引进。针对数字化档案管理技术需求，对档案管理人员开展培训工作。从计算机硬件应用环境保护、计算机软件应用技巧的培训入手，强化数字化档案管理人员基础操作能力。在此基础上，强化档案管理人员的计算机安全知识，以此为基础提高城市规划档案信息安全。针对数字化档案管理工作需求，城市规划档案管理部门还需要加快相关人才的引进，以软硬件维护人才引进为基础、以档案管理岗位人才引进为重点，促进现代化数字档案管理工作的开展。在我国现代化城镇建设中，城市规划档案管理工作重要性日益凸显。为了满足现代城市建设中规划档案管理工作需求，城市规划部门应加快数字化档案管理技术的运用。以数字化档案管理技术优势，满足城市规划档案管理工作需求。同时，针对数字化档案管理工作对管理体系、人员素质等因素影响，加快管理体系的建立与完善。同时，针对数字化档案管理对软硬件系统的需求，引进高新技术人才。针对城市规划档案管理工作内容，科学设计软硬件系统，以此为基础，保障城市规划档案数字化管理工作质量，促进我国城镇化建设工作的开展。

结束语

当前，我国的城市化发展水平有了非常显著的提升，在城市规划和建设的过程中也出现了越来越多的档案，以往的纸质档案不仅查找困难，同时在很多的方面也需要改进，在这样的情况下，我们必须要采取有效的措施来提高城市规划档案数字化管理的质量和水平，从而也为我国的城建工作提供良好的条件。

档案管理规划篇（5）

由于城乡规划管理是保证城乡规划编制和实施的重要手段，因此，在实施具体的城乡规划管理活动中，每时每刻都离不开城乡规划管理档案。如在建设用地管理工作中，涉及建筑用地的申请，审批工程选址、施工放线等，都要有有关的批准文件，工程设计图纸等文件材料作为工作凭证。可以说在整个规划管理工作各个环节中，都与规划管理档案有着直接或间接的联系。规划管理档案是进行规划管理各项工作的前提和条件，没有规划管理档案或规划管理档案不完整、不准确，都将给规划管理工作带来困难。因此，可以说，规划管理档案是规划管理工作的核心，也是规划管理工作成果最终实现形式。

规划管理档案的内容主要分为两大部分：规划前期管理档案资料和规划后期管理档案资料。规划前期管理档案资料主要有：建设单位（个人）建房申请书、基建计划批准文件、建设（定点、用地、工程）规划申请表、建房用地申请书、建房踏勘报告书、征用土地批准书、征用土地协议书、规划用地红线图、征用土地红线图、建设用地（工程）规划审批单存根、建设工程红线图，以及其它有关工程建设的文件材料。只有当这些材料齐全完备，才能说明该工程是一个合法的建设工程。在这些材料中，土地征用红线图、规划用地红线图、工程建设红线图、征用土地协议书、规划（用地）建房申请书，以及建设用地（工程）规划审批单存根，是规划管理档案的核心部分，其日后档案的查考利用的重心也就在这部分。

从以上可以看出，规划管理档案与工程竣工档案具有明显的区别。工程竣工档案主要反映工程的施工情况，诸如隐蔽工程记录、各种原材料的试拉试压报告、工程质量的验收与评定等，主要反映了工程建设的技术性和质量可靠性。而规划管理档案则是集中记录了建设单位（个人）在工程建设前期所办理的各种手续和所做的各项前期准备工作，主要反映了建设工程的政策性和合法性。规划管理档案作为城建档案的主体之一，从某种意义讲，它比工程竣工档案显得更为突出和重要。

规划后期管理档案资料主要是指对违法违章的查处。如超面积、违反规划红线的工程建设，其内容主要有立案审批表、调查笔录、送达证、停工通知书、复工通知书、行政案件讨论记录、行政处罚决定书存根、结案审查表以及补办“一书两证”等文件材料。

城市规划管理档案形成于城市规划管理各项活动中，涉及的部门和单位也不同，因此，应区分不同情况，要将城市规划管理文件材料的收集与归档纳入日常工作管理和有关制度规定之中。首先应建立专门的档案室，配备专（兼）职的档案管理人员，做到人员、设备、装具的落实。其次，建立专门的文件材料归档制度，规定相关部门和相关人员的职责权限，保证各类文件材料的收集和归档。以项目为单位，对涉及的所有文件材料进行收集归档。相关部门和单位要按照《档案法》的要求，积极主动地将城乡规划管理文件材料向城乡规划管理部门移交，以确保城乡规划管理档案的齐全、完整。

档案管理规划篇（6）

信息技术的发展和普及，使得各个行业都开始进行信息化的转变，城市规划中的档案管理也不例外。城市规划也开始将信息技术应用到档案管理中，以实现档案管理的信息化，从而可以更好的为城市规划和城市发展服务。而城市规划档案管理信息化的实现，还需要采取相应的有效措施，只有这样才能够保障城市规划档案管理工作的有效进行，从而使得信息化管理的开展更加的顺利。

1、城市规划档案信息化管理的必要性

城市在发展的进程中，需要进行合理的规划，科学的布局和合理的规划，能够使得城市实现长远可持续的发展。目前，我国现代城市化的进程在逐渐加快之中，这样就使得城市建设的速度也相应的加快，而在城市加快建设的同时，要想能够使得城市规划的更加合理，就需要合理的利用到档案信息，档案信息是城市进行科学规划的主要参考依据。针对档案实施有效的管理，就能够实现城市的合理和科学规划。

现阶段，随着信息技术的发展，信息化的程度逐渐提高，城市规划档案管理实现信息化也有其一定的必要性。有效的实现档案的信息化，可以使得档案信息更加的丰富，能够有效的吸收到各种城市规划的资料，从而对其进行汇总，这样就能够为数字档案馆的建设定点扎实的基础，从而使得档案管理事业可以进一步的发展。

2、城市规划档案的信息化管理内容和步骤

2.1城市规划档案信息化管理的内容

推进城市规划档案的信息化是档案馆的大势所趋，借助于信息技术，能够更加完善地改进管理手段和途径。信息化建设的内容如下所述：建立从输入、存储、管理和应用于一体的电子计算机档案管理数据库系统；使用目前日臻成熟的城市规划档案管理软件，有序推进档案管理的自动化和数字化；城市规划档案的各类信息资源需要经由严密地职能和权限划分，进而实现城市建设、规划与管理系统内的资源共享；系统需提供以网络为基础的档案信息化管理方式。

2.2城市规划档案信息化管理的步骤

①技术配置阶段，本阶段主要的任务就是紧密依照档案馆现有的信息硬件设施，根据建设的进展情况，配备电子计算机及其相关辅机器、专用电脑桌椅、光盘和服务器等。②管理必须实现正规化和标准化，若这个前提不能达到，则档案的信息化建设也就遥遥无期。③整合信息的阶段，本阶段主要与当代通讯技术、信息技术相互结合，对数字化的信息开展处理和检索，当出现安全问题时，及时组织技术员工进行专业的排查和维护，及时发现问题，实现查询的权限、范围的限制与网络技术有机结合等。

3、城市规划档案管理信息化建设的对策

3.1培养档案管理的信息化人才，提高人才的综合素质

要想使得城市规划的档案管理能够有效的实现信息化，就需要引进相应的信息化人才，对档案管理实施有效的信息化操作。就我国目前的城市规划档案管理工作人员来说，加强其综合素质的培养，构建专业的高素质管理人才队伍有其一定的必要性。档案管理部门应该加强对城市规划档案管理工作人员的培养力度，使得工作人员能够具备一定的信息化技术，并且熟悉各个方面的档案管理内容和制度，引进具备管理学以及城市学等方面知识背景的信息化人才，加强管理队伍的建设，从而使得档案管理能够有效的实现信息化。

而要想使得城市规划档案管理信息化得到有效的建设，还需要对管理人员的政治以及业务综合素质进行有效的提升，另外，还要对其服务能力进行有效的培养，从而使得档案管理的信息化人才队伍逐渐壮大，以构建高水平的城市规划档案管理信息化。

3.2加强资金投入，强化档案管理的硬件设施建设

针对档案管理要进行多项资金的投入，积极的融合市场资金以及社会辅助资金，利用充足的资金来将档案管理的信息化程度进行提升。而针对档案管理进行信息化建设的过程中，也需要合理的应用到相应的硬件设施，为了能够使得档案管理信息化水平得到提升，就需要对所采用的硬件设施进行完善和优化处理，加强城市的网络覆盖率，针对网络信息资源进行合理的保护，采用高质量的硬件系统，针对硬件系统进行跟踪维护，并且要定期对硬件设施进行保养，只有这样才能够有效的实现城市规划档案管理信息化建设。

3.3紧密依照城市规划档案的发展战略，提高管理的专业信息化

城市规划档案管理工作的开展，必须要紧跟时展的步伐，并且能够符合信息化发展的具体要求，将档案管理的职能进行合理的转换，加强档案管理与信息化建设之前的联系，实现两者的协调可持续发展。在信息化高速发展的进程中，不断的将数字技术以及计算机技术应用到城市规划档案管理中，应用网络来实现对档案信息的高度检索，提升档案信息的利用率。建构区域性的档案管理中心，针对档案信息实现高效共享，使得档案信息能够有效的被利用者所利用。切实有效的针对档案管理硬件和软件进行开发，从而使得信息化管理的程度可以大大提高。

3.4构建城市规划档案的信息化中心

城市规划档案馆推进档案信息化管理的终极目的就是提升自身的经营管理水准，进而为城市规划工作提供第一手翔实的、精准的资料，确保城市规划工作的科学性与合理性。为此，城市规划档案馆要努力成为本市规划的数据、信息存储的主力军，这也逐步成为档案部门的关键职责。

城市规划档案实现信息化的同时，也会出现由于档案自身的安全性和保密性而凸显的限制性问题，诸如此类的缺陷理应获得及时的弥补。档案馆的管理者需树立保存好档案的数据和具备管理技术同等重要的理念，在存储城市规划管理信息的同时，确保每一条数据信息的完整性和精确性，以保障信息化可以高效的实现。

4、结语

综上所述，城市规划档案管理实现信息化是城市发展和建设的必然结果。要想使得城市规划档案管理能够有效的实现信息化，就需要严格的遵守相应的管理步骤，并且了解相应的管理内容，在此基础上，积极的采取各项措施，来不断的提升档案管理的信息化水平，针对档案管理模式进行适当的改进，并积极的结合社会发展的需求，实现档案资源的高效共享，以此来保障城市现代化的长远发展。

参考文献

档案管理规划篇（7）

城建档案管理过程中，主要以规划审批档案和工程竣工档案为重点，其实这二者占的馆藏比重，一般均在90%以上，所以了解其特点与用途，对于城建档案管理人员，尤为重要。相对而言，规划审批档案应用性、保密性更强，因此解析规划审批档案，显然更为迫切。

1 规划审批档案

1.1 规划审批档案的形成过程

规划档案形成的过程，实际上也就是规划审批的流程：计划部门下达前期工作计划，相关部门审查意见核发《规划选址意见书》，规定建设用地范围及规划控制线，提出建设用地规划设计条件测绘部门对规划用地界线及控制坐标点、用地面积进行测绘规划部门组织审批前公示核发《建设用地规划许可证》审查建筑方案消防、人防等部门进行审查核发《建设工程规划许可证》。

1.2 规划审批档案的特点

与建设工程竣工档案相比，规划审批档案有以下特点：

1.2.1 数量较少。这里所说的数量，是指无论整体上，还是个体上，审批档案的数量远远低于竣工档案，比如某城建档案馆一年进馆的审批档案大约有600卷，而竣工档案则在4000卷以上。这所以出现这种现象，是因为审批了一个项目，可能要盖多栋楼，也就是说一个审批档案，可能衍生出数个竣工档案。另外，审批档案立卷时，一项大多是一卷，偶尔有多卷的，但一般也不会超过5卷；而竣工档案则恰恰相反，立卷时一项一般很少低于5卷，大多均在10卷以上，动辄20卷往上，这就造成了二者数量上的巨大差异。

1.2.2 利用主体不同。规划审批档案的利用主体是规划局，主要是针对违法违章的查处。如超面积、违反规划红线的工程建设，其主要内容有立案审批表、调查笔录、送达证、停工通知书、复工通知书、行政处罚决定书存根等。当然，涉及个人房屋变迁引起的法律纠纷，有时也需要审批档案来最终确认，不过相对而言，这部分利用量还是远远低于规划局的。工程竣工档案的利用主体主要是个人，多用于房屋格局的改造，以及电路方面的维修等民生方面的用途。

1.2.3 内容侧重不同。规划审批档案集中记录了建设单位或个人在工程建设前期所办理的各种手续和所做的各项前期准备工作，主要反映了建设工程的政策性和合法性。工程竣工档案则体现了工程的施工情况，诸如隐蔽工程施工记录、各种原材料的试验试压报告、工程质量的验收与评定等，它主要反映了工程建设质量的可靠性。

1.3 规划审批档案的收集

城市规划审批档案形成于城市规划管理活动中，涉及的部门和单位也不同，因此，应区分不同情况，将城市规划管理文件材料的收集与归档纳入日常工作管理和有关的制度规定之中。首先，要加大宣传力度，从提高社会对档案的意识入手，依法治档。其次，建立专门的文件归档制度，规定相关部门和相关人员的职责权限，保证各类文件材料的收集和归档。相关部门和单位要按照《档案法》的要求，积极主动地将城市规划管理文件向城市规划管理部门移交，以确保城市规划审批档案的齐全、完整。

1.4 规划审批档案的重要意义

1.4.1 规划审批档案是规划管理工作的核心

由于城市规划管理是保证城市规划编制和实施的手段，因此，在实施具体的城市规划管理中，每时每刻都离不开城市规划管理档案。如在建设用地管理工作中，涉及建筑用地的申请、审批工程选址、施工放线等，都要以有关的批准文件工程设计图纸等文件材料为工作凭证。可以说在整个规划管理工作各个环节中，都与规划审批档案有着直接或间接的联系。规划审批档案是进行规划管理各项工作的前提和条件，没有规划审批档案或规划审批档案不完整、不准确，都将给规划管理工作带来困难。

1.4.2 规划审批档案是规划管理成果的最终实现形式

开发利用城市规划审批档案信息资源，要围绕城市规划、建设、管理中心工作，围绕重点工程、重大事件、重要活动等对规划审批档案进行加工，如编辑城市规划审批档案年度目录、城市规划管理数据汇编、公建住宅小区档案汇集等文件材料，有针对性地提供给上级领导和有关部门，对城市的发展建设起到良好的推动作用。依照国家有关开放档案的规定，适时公布城市规划审批档案信息，使社会各界都能充分利用已开放的规划审批档案，解决办理产权证、土地证、小区环境建设标准等一系列关系到老百姓切身利益的问题，使规划审批档案起到应有的作用。

2 规划审批档案的动态管理

按照《中华人民共和国城乡规划法》的要求，我国实行“一书两证”的规划审批制度，即项目建设应取得城市规划主管部门核发的选址意见书、建设用地规划许可证和建设工程规划许可证。然而一个建设项目在其完整的生命周期中会不断发生属性的变化，例如建设用地的用地性质、位置和界限的变更，建设工程的扩建、改建、翻建及道路改造，项目产权变更等等。这些变化客观上要求城市规划主管部门不断变更原有规划审批的结果，而从项目的成套性出发，在对规划管理审批档案（以下简称审批档案）的管理中，就要始终保持动态跟踪的机制，这样才能确保审批档案内容的完整、准确。因此，动态管理是审批档案管理的基本方式。

所谓动态管理就是指为保证审批档案内容始终与其记录的规划审批业务的一致性，档案内容应根据其记录对象的变化而变化，其管理方式必须适应档案内容不断变化的要求，随时反映规划审批管理的最新状况，提供及时、有效的档案服务。当前审批档案动态管理中普遍存在两个问题。现代信息技术的应用将档案人员从繁重的撤并卷工作中解放出来，但无论是半撤并卷方式还是阶段管理方式，动态管理的实现都仅局限于档案管理环节，缺乏过程控制是当前审批档案动态管理中普遍存在的问题。

首先，缺乏有效控制档案完整、准确的措施。当前，审批档案的管理普遍是由规划行政主管部门形成并移交档案，由城建档案馆负责保管和提供服务的。这种形成、管理与利用相分离的管理体制显示档案部门的工作是以被动接收档案为开端的，缺乏对文件形成过程的监督和控制，这也就导致了档案质量缺乏保障。

其次，档案管理基础数据的重复采集。目前，审批档案管理系统存储与检索所需要的基础数据依然是由城建档案馆工作人员以手工录入的方式来完成的，不能有效利用规划审批业务系统中的数据，造成大量的重复劳动，工作效率低下；同时也增加了由于著录数据错误而导致档案无法利用的风险。

解决当前审批档案动态管理中存在的问题，深化动态管理要从前端控制和过程控制入手，同时要充分发挥现代信息技术的作用。目前，审批档案的动态管理大都是在档案管理环节实现的，即在城建档案馆的检索系统，通过数据库方式实现项目信息的关联，以此提供利用服务。这种方式是造成档案数据错误和工作效率低的主要原因。在规划审批过程中，大多数工程项目在申请立项时首先都要进入收件窗口。如果在窗口收件过程中自动生成条形码，并对其信息归属进行相应的处理，这样既能准确揭示档案内容的历史联系，又有助于对项目审批过程的动态跟踪。但是在项目审批环节利用条形码建立的项目信息需包括：①着眼于建设项目的全程管理，揭示项目不同规划审批过程的信息；②反映项目内容交叉或包含、撤销等关系的信息，如工程分期建设、地上和地下建设、建设主体加层、建设主体变更等相关信息；③与其他类别相关档案信息的关联信息。在完整建立以项目为核心的审批档案信息关联的过程中，将分散在办文和公文管理中的审批档案信息包含其中，这样才能真正完整地实现全部审批档案的完整揭示和便捷利用。

参考文献：

[1]卢凤娣.城建档案利用的几点启示[N].中国档案报，2000年.

[2]钟晓军.从档案利用看城建档案管理[N].中国档案报，2001年.

档案管理规划篇（8）

[关键词]档案 城市规划 档案管理

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2013）10-0047-01

简单的说档案就是形成的历史记录，城市规划档案也一样，它是在城市规划审批环节中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、数据等各种历史资料的记载。

城市规划档案资料应按照完整化、规范化、标准化、系统化的要求进行整理编制，包括各种技术文件资料和竣工图纸及政府办理的各种报批文件档案资料应与工程建设项目同步进行，在工程竣工验收时，作为竣工验收的条件之一，为今后的维修、管理和改建提供依据，做好城市规划档案管理工作至关重要。

城市规划档案的重要地位规划档案门类众多，包括城市总体规划、详细规划、分区规划、控制性详细规划、修建性详细规划、管线工程规划等，在城市建设体系中起着主导作用。城市规划档案是规划行政主管部门在城市规划、编制和管理工作中形成的档案，是城市规划和城市建设的重要组成部分，因此档案管理部门在进行档案管理的过程中要注意一下几点，仅供大家参考，希望对大家有所帮助。

第一、作为一名合格的档案管理工作者，必须熟悉工作过程和规律，了解、熟悉《档案法》《档案法实施办法》等有关规定。认真学习和贯彻《档案法》和上级有关档案工作的方针、政策和规定，严格执行各项规章制度，这是一名合格的档案管理工作者应该具备的基本素质。同时档案管理工作者要监督指导有关人员做好文件材料的形成、积累、归档等工作。作为一名档案管理工作者还要具备一定的耐心，必须认真对待档案管理工作，切勿马虎或者敷衍了事，一定严格对待，端正态度。

第二、城市规划档案室应根据工作需要，编制必须的目录、卡片、索引等检索工具，编制档案文件，汇编各种参考资料，积极开发档案信息资源，为城市规划的各项工作服务。还有比较关键的一点是，档案室保管档案主要供规划室利用，对外提供利用须经规划室批准，否则不得他人随便使用。

第三、注意档案的保管工作，务必保管好档案，此点是非常关键的一点，必须引起大家的注意。严禁在档案阅览室内吸烟，对所保管的档案、资料定期进行检查和清理，做好防火、防盗、防尘、防光、防潮等工作，确保其完整、保密和安全。因此要求我们的档案管理工作者一定要有责任心，确保档案的保管安全、妥当。

第四、档案是非常关键的文件，不得掉以轻心。破损档案一律以复印件利用，凡是复印件缩微品的珍贵档案，除有特殊原因，并经领导批准者外，不提供原件，底图档案除修改等情况外，概不外借。

第五、端正态度，严格把关。档案人员必须当面严格检查核对，如发现与原件不符，须酌情处理。绝对不能敷衍了事，必须严格认真对待档案管理工作。尽最大努力不出任何差错，一旦出现差错要及时改正，不能存在侥幸心理，敷衍了事。

第六、档案管理工作，应注意档案利用效果，反馈信息，不断总结开发利用档案的经验，进一步做好开发利用工作。新时期档案管理的工作人员在做好分内工作的同时，也要不断地摸索创新，与时俱进，跟上时代的脚步，争取寻找更好的促进档案工作的方法。同时促进资源共享，促进档案工作的更好完成。

以上几点是在档案管理过程中需要注意的问题，仅供大家参考，希望对广大档案管理工作者有所帮助。

【参考文献】

[1]卫琰.城市园林绿化工程中档案管理的重要作用与管理措施[J].企业家天地（理论版），2011（02）.

[2]李路.城市规划档案的收集和利用之我见[J].上海城市规划，2005（02）.

[3]李富明.浅谈规划档案在城市建设中的作用[J].天津建设科技，2001（02）.

[4]连莹.论新时代下的城市建设管理——以福州中心城区的发展建设为例[J].成功（教育），2007（08）.

[5]赵占国.关于做好城乡规划档案的管理工作的探讨[J].中国科技信息，2008（09）.

档案管理规划篇（9）

城市规划档案在城市建设档案当中占据着非常重要的地位，城市规划档案应该具备良好的完整性规范性和系统性，同时，工作人员还要按照系统的要求进行规划和抗灾等工作。在城市规划档案管理中，很多模式已经不能顺应当今时代的发展，所以要想更好的发挥其作用，就必须要对该项工作进行创新。

1 城市规划档案的含义及特点

城市规划是在一段时期之内为了更好的实现城市各项发展为主要的目标来对城市的基本性质和发展规模及方向予以安排，比如土地的利用和城市空间的基本布置等，要想更好的提升城市规划的科学性和合理性，管理人员一定要对城市发展的基本历程有一个基本的了解，对城市规划档案就是对历史的一种非常详细的记录，它能够为规划部门的工作提供非常详细的依据。

城市规划档案的特点主要有以下三个：

（1）法律权威性。在建筑物产权证办理工作中，它主要的作用是其他的城建档案无法比拟的，在城市规划管理当中形成的工程一书两证的元件是按照相关的司法程序所形成的，它涵盖了很多部门所给出的建议和意见，它是土地开发和工程建设的一个重要的依据，所以在法律层面，城市规划档案具有较强的权威性。

（2）客观真实性。其直观的反映了建设工程的各方面情况，在批复书上有建设项目的施工单位名称、工程的性质、建筑的面积、功能、造价等等信息。

（3）内容广泛性。它包括了单位及个人建设工程的报建、建筑物的改造、功能变更、建设单位变更、建筑物招牌、装修等内容。

2 城市规划档案重要地位

规划档案的种类有很多，主要有城市总体、详细、分区、控制性和修建性多种档案，在城市建设当中占据了非常关键的地位。城市规划档案在法律上是一个十分重要的依据，如果站在城市规划审批权限的角度上来说，按照我国法律法规的有关规定，国家应该采取法律法规的方式来对城市规划和审批的权限进行全面的限定，主要的目的就是对整个城市的规划和布局加以统一的管理，保证城市规划的科学性和合理性，保证规划中能够严格的按照规划的要求去实施，因此我们说城市规划档案有非常明显的权威性，它也成为了城建档案当中最为关键的一个档案类型。

3 城市规划档案管理工作存在问题

3.1 意识不强

某些城市规划部门的档案工作地位和作用的认识并没有得到统一，同时也很难得到认同，很多人都认为档案管理没有实质上的作用，这样也就出现了重视使用，不重视管理的情况，这样一来也就使得档案管理人员自身的工作积极性受到了非常不利的影响，在某种角度上来说对城市规划档案管理工作的进步和创新都产生了较为不利的影响，在这一过程中也没有形成一个非常好的氛围，一些部门的工作人员对档案并不重视，甚至将一些非常重要的档案资料当成自己的私有财产，这样也就影响到了档案材料的合理利用。

3.2 信息化建设缓慢

在信息化建设的过程中，无论是从电子政务，无论是从流程还是技术标准方面都没有采取十分有效的应对措施，此外，档案信息化的建设还没有建立一个统一的行业规范标准，很多档案内容只是对我国一些法律法规内容的引用，这样也就使其操作性受到了非常明显的影响。

3.3 档案人员素质较低

在当前的档案管理员在整体素质上偏低，知识结构单调、相关知识、理念没有更新、缺少专业知识、不具备档案管理从业的资质、专业知识老旧、仍按传统方式管理档案、分析鉴别的能力差等因素都严重影响了档案管理的创新与发展。

4 城市规划档案管理工作的发展与创新

4.1 创新服务机制

在工作中，我们一定要敢于创新，同时还要将城市规划档案的服务领域进行适当的拓展，在城市规划档案利用的过程中，一定要充分的考虑到城市发展的具体情况，在发展中应该坚持和时代步调一致的原则，不断的提高管理的质量和水平。冲破传统工作中的束缚，将被动服务变为主动服务，只有这样，才能更好的为城市规划档案的开发和利用创造良好的环境与氛围，从而提升整体服务的质量和水平，这对服务机制的建设有着十分积极的作用，整个城市规划档案管理工作的质量也会明显改善。

4.2 实行科学的管理

一是实施综合管理。将各门类、各载体的相关规划档案都纳入到集中、统一的管理范围之内，以维护档案完整性与安全性，提升工作效率，为档案资源更深度的开发利用提供便利。对城市规划档案加强保护工作，改变以往在档案出现破损后才开始修复的工作模式，在资料档案入库前就对存放环境、资料破损的实际情况等多因素进行研究分析，以预防为主，防治相结合。与此同时，利用复印、扫描、微缩等现代化科技手段，实时的做好档案备份工作，以减少原件损耗，从一定程度上延长相关档案使用的寿命。二是实施目标管理。结合实际，将定性管理变为定量管理，层层分解目标并逐项进行落实。三是标准化管理。制定相关的管理标准，让各个步骤，各道工序，各个环节都做到有章可循。现代化管理。以现代化的管理技术为指导，加强基础业务，加强保护技术，充分发挥已有设备的潜力，探索现代化管理新方法。

4.3 提高人员素质

首先档案部门必须有计划、有步骤的对档管管理员进行定期培训、指导，采用现代化人力资源管理方式，提升城市规划的档案管理人员综合素质与水平，让他们有机会借鉴别人的工作经验，开拓管理新思路。其次相关档案部门必须坚持以人为本的理念，关心档案管理人员的精神、物质各方面生活。依据部门与地区的实际情况，制定不同的相关激励方法，营造良好的工作氛围，调动员工的积极性，激发工作热情。第三管理人员结合本职岗位工作，提高个人业务水平，边学边实践，还要重视档案工作和其他专业渗透与融合，在提升业务水平的同时，重视计算机技术、信息技能学习，让自身成为具有信息相关知识与网络技能的综合型、新型规划档案管理人员。

结束语

城市规划档案管理工作发展和创新是当前城市档案管理工作中非常重要的一个组成部分，它的质量对城市的建设和发展有着十分重要的影响，所以我们必须要逐渐打破传统模式的束缚，创建一个更符合当今发展要求的模式，这样才能更好的为我国的城市化发展提供良好的条件。

参考文献

[1]白兴莉，高钧.对城市规划档案管理工作的几点认识[J].黑龙江档案，2007（6）.

档案管理规划篇（10）

随着人口和计划生育工作加快向法制化、规范化、制度化发展，对人口计生档案管理工作也提出了更高、更严、更新的要求。探索新形势下人口和计生档案管理工作的新思路、新方法、新途径，进一步提高人口和计生档案管理水平，对更好地开展新时期人口和计生工作、促进经济社会又好又快发展有着多方面的积极作用。

一、计划生育档案管理存在的问题

1、档案意识不强。

一些领导和工作人员档案意识不强，他们对档案管理工作的重要性认识不足，没有把档案管理工作放在重在位置，没有从对历史负责，对事业负责，对群众负责，对自己负责的高度去重视档案管理工作。他们在工作中态度不端正、不积极，不认真、不细致、不规范，不能及时的、完整的、系统的收集计划生育档案资料，对重要的档案也是敷衍了事，甚至弄虚作假，篡改、编造档案资料。

2、管理模式落后。

现阶段在计划生育工作中，主要通过人工管理方式进行档案管理，用手工来对计划生育档案资料进行整理和归类，档案管理工作效率低、质量差、出错率高，丢失文件材料的现象时有发生。一些偏远贫困的乡镇，连完善的档案管理制度、固定的档案室和借阅室、必需的档案管理设备都没有，档案管理工作混乱、低效，给违规违纪人员制造虚假证明提供了可乘之机。

3、专业水平不高。

计划生育档案管理队伍中，缺乏专业的档案管理人员，档案管理人员普遍年龄偏大、文化素质和业务能力偏低，大多数由老弱妇女或勤杂人员担任。他们没有机会参加业务技能培训，档案专业知识极度匮乏，实际操作能力差，对档案的全宗、类别、保管期限等混淆不清，归错类、编错号、盖错章现象经常出现。因退休离岗等人员变动频繁，往往导致档案资料散失。

4、服务能力较差。

归档后的计划生育档案资料由于保管不善等种种原因，经常难以查到。一些工作人员为了自己工作方便，更不愿上交重要资料，加重了档案资料的灭失和查阅难度。基层计划生育工作中录制拍摄了大量照片、录音、录相、视频等，往往无人收集，或收集后粗放的存在旧纸箱里，最后被当废品卖掉。在制作宣传品、专题片时，再想查看这些资料，已经根本不可能。

二、计划生育档案管理的规范

1、完善档案管理制度。

制定归档资料收集制度，严格按照档案资料分类方案、归档范围、保管期限的收集。明确收集范围，既收集纸质档案资料，又要收集照片、录音带、录像带、U盘等磁介质载体资料和数字化视频资料，还要收集有保存价值的珍贵的实物资料。制定档案工作人员培训制度，提高档案人员素质；严格档案材料及时归档制度，完善档案资料借阅和利用制度，提高档案利用率。

2、加强档案阵地建设。

加大对档案工作投入力度，将其作为一项促进卫生计生事业发展的基础性投入，列入财政预算。努力解决档案保管条件、装备规范化、设备现代化方面存在的因难和问题。加强档案室基础设施和硬件设备建设，配置防盗网、排风扇、空调、温湿度计、除湿机等防盗、防潮、防湿、防火、防蚀安全保管的防护设备，积极改善档案保管环境和条件。

3、规范档案日常管理。

强化法制意识，认真贯彻执行《档案法》和档案管理各项规章制度。凡是已经归档入库的档案一律不能拆卷或抽出长期外借。对一些利用频率特别高的档案或为迎接上级检查需利用的档案，由档案室统一提供复印件，确需利用档案原件的，要做好外借登记手续，利用后应及时归还档案室。有效落实档案管理责任制，出现档案资料错误或遗失，严格追究责任。

三、计划生育档案管理的创新

创新计划生育档案管理模式，有效利用现代化技术手段，推进档案工作现代化建设，运用计算机和现代化信息管理手段代替手工操作，提高档案管理水平和档案工作者的效率，确保档案工作准确无误。

1、档案资料的数字化。

做好现有档案资料的数字化转换工作。购置计算机、硬盘、光盘、扫瞄仪、照相机、摄像机等录入存储设备，将现有纸质档案尽快录入存储到硬盘、光盘、U盘等载体上，将其转化成数字化资料。将对于新产生的文件、表格、图片、音视频等档案资料，直接分类保存成为数字化资料。数字化应注意以下两个问题：

（1）创新数据管理方式

在探索档案管理数字化工作模式的过程中，要立足于计算机信息、网络技术的优势，寻求与档案数字化管理相适应的工作方式，建立专业化的管理程序，保证档案数字化管理更加完善和高效。通过网络化手段，可以实现多台计算机的有效连接，并且按照不同的管理功能和职责，可以对这些管理平台进行分类，构建分散与统一相结合的系统处理模式，保证发挥整体的最大效用。

（2）创新管理工作方式

由于档案信息量往往比较庞大，在管理过程中尤其要注意工作效率问题。运用计算机管理，可以根据档案信息资料的重要程度、价值以及使用程度等具体判断标准对其进行统一整理和分类管理。一般情况下，对于属于开放性性质的档案以及使用频率较高的档案，需优先处理。其次，在实际管理工作中，还可以按照案卷的类型，利用档案的潜在特征、中心内容对其进行著录，以此来减少录入条目，减少工作量。最后，对于案卷基础较高的档案，在进行著录时，可以在全目录中分类标引；形式相对特殊的档案还可以直接录入姓名和时间等要素，再作分类处理，以此来提高实际的著录效率。

2、档案管理的信息化。

充分利用文档管理集成系统对传统的档案管理软件和数据库管理程序进行改造、升级，开发适合工作实际的计划生育档案管理系统，对工作流程进行改良，对智能检索技术进行改进，提高档案管理和信息检索的速度和效率，全面提升档案管理的智能化、信息化水平。

3、档案利用的网络化。

在保障档案管理的安全性的基础上，通过计算机网络咨询、实时浏览等功能的应用，及时更新档案信息。通过计划生育档案信息管理系统与其他公共信息服务 平台的对接，实现档案信息在互联网背景下的资料共享。深层次、多角度、全方位地开发档案信息资源，使其更好的为社会发展服务。

四、结语

当前计划生育政策总体上在我国取得一系列进展的同时，其关于档案的管理工作仍然存在着一些问题，对我计划生育政策进一步的实施造成了阻碍。我们在开展计划生育的同时，要不断反思这些过程中存在的问题并试着找出适合且有效的解决办法与对策，在克服与解决一个个问题的同时，使得计划生育档案管理工作走向规范化与标准化，使得计划生育工作能够顺利进行，从而对国家的发展贡献微薄的力量。

参考文献：