职工档案管理篇（1）

为加强企业职工档案管理，有效地保护和利用档案，提高科学管理水平，为社会主义现代化建设服务，根据《中华人民共和国档案法》有关规定，制定本规定。

第二条

企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据，是国家档案的组成部分。

第三条

企业职工档案工作，在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由劳动主管部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。

第四条企业职工档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度。

第二章机构和职责

第五条职工档案由所在企业的劳动（组织人事）职能机构管理。实行档案综合管理的

企业单位，档案综合管理部门应设专人管理职工档案。

第六条职工失踪、逃亡、合理流动或出国不归者，其档案由原所在单位保管，也可由

当地劳动行政部门代为保管。

第七条

职工死亡后，其档案由原管理部门保存五年后，移交企业综合档案部门保存。对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案由企业综合档案部门按规定向有关档案馆移交。

第八条企业职工档案管理部门的职责：

（一）保管职工档案；

（二）收集、鉴别和整理职工档案材料；

（三）办理职工档案的查阅、借阅和转递手续；

（四）登记职工工作变动情况；

（五）为有关部门提供职工情况；

（六）做好职工档案的安全、保密、保护工作；

（七）定期向企业档案室（馆）移交档案。

（八）办理其他有关事项。

第三章档案的内容

第九条企业职工档案的内容和分类：

（一）履历材料；

（二）自传材料；

（三）鉴定、考核、考察材料；

（四）评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）；

（五）政审材料；

（六）参加中国共产党、共青团及派的材料；

（七）奖励材料；

（八）处分材料；

（九）招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；

（十）其他可供组织参考的材料。

第四章档案的收集、保管和销毁

第十条

职工所在企业的劳动（组织人事）职能机构对职工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。

第十一条

立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。

第十二条企业职工档案材料统一使用16开规格办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红

色墨水及复写纸书写。

第十三条按规定需要销毁档案材料时，必须经单位主管档案工作的领导批准。

第十四条档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准（见附件一）。

第十五条

严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，应视情节轻重，严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。

第十六条职工档案管理单位应建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防

盗等工作。

第五章档案的提供利用

第十七条因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：

（一）查阅档案应凭盖有党政机关、人民团体、企事业单位公章的介绍信。

（二）查阅、使用企业职工档案的单位，应派可靠人员到保管单位查阅室查阅。

（三）档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告，说明理由，经企业或企业授权的主管档案工作的领导批准，严格履行登记手续，并按期归还。

（四）任何个人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的档案。

（五）各单位应制定查阅档案的制度。查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分，或追究法律责任。

（六）因工作需要从档案中取证的，须请示单位主管档案工作的领导批准后才能复制办理。

第六章档案的转递

第十八条

企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动（组织人事）部门。职工被劳教、劳改，原所在单位今后还准备录用的，其档案由原所在单位保管。

第十九条转递档案应遵守下列规定：

（－）通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。

职工档案管理篇（2）

2.对人事档案管理的重视程度不高。长久以来，企业内部分领导对人事档案管理工作的认识存在一定错误，最重要的就是对于人事档案管理工作认识不全面。认为档案管理工作只是简单保管人事档案，与单位的其它事物相比，没有必要花太多的精力在它上面。只要做到不丢失文件，不泄露职工档案秘密，在档案外调、查档时能够应付过去就行了。更有甚者，认为管理档案只是一些档案部门应该管理的事务，完全没有将档案工作放在心上，从不过问档案管理工作的情况，没有意识去管。

3.人事档案以及人事分档存在的一些问题。对制度进行改革后，当利用人事档案时，却存在有部分职工档案缺失甚至断档的现象。这些情况主要就可以划分为下面三种类型：第一类，人才流动性增强，但很多人的档案并没有随人员的流动而转移。人事档案仍然存放于原来的工作单位。并且由于职工的离开，档案管理者不再更新此人档案，使其离开后的所有经历无法被记录，致使有些职工档案不具有连续性。在毕业后的实习单位有一定的档案记录，但是在员工从其他单位到本单位这一段时间没有记录。主要原因是员工从原来的单位辞职之后，档案没有更新，存在断档现象。第二类，企业引进人才后，很少查看人事档案，上级领导也是根据个人的实际工作业绩对员工进行考核。在人才市场找工作时，将人事档案放在人才市场，但得到职位后档案仍然放在人才市场，使得以后的记录也是空白，这也会导致档案断档。第三类，随着社会经济的不断发展和进步，尤其是在对人才进行市场化之后，人才流动性越来越强。越来越多的人从以前的单位固定制变成了社会流动人才，导致人档分离的现象越来越严重，不用人事档案的人越来越多。并且很多公司企业对档案不做要求，更加恶化了这种现象。

4.管理质量不高。管理质量低，导致无法有效使用人事档案。受传统观念中偏重政治、轻视业务的影响，许多企业的人事档案缺乏个人色彩，有相当大一部分的人事档案管理仍然只记录传统信息。比如我们经常看到的政治面貌、受过何等奖励或处罚情况等，忽略了对人才类型的反映，管理才能的介绍，技术专长的透析。缺乏对个人特征的具体描述，存档内容不够实用，难于创新；没有及时对人事档案的收集和补充，缺乏主动性，没有一定的制度约束。或者在收集和鉴定时没有充分落实到位，降低了人事档案的可信度。除被动记录的原始信息外，其他信息无法被充分利用，导致人力资源的浪费。5.信息化程度不高。科学技术不断进步，计算机科学的飞速发展，人事档案管理信息化已成为必然趋势，人事档案信息管理系统已得到普遍采用。但关于信息化管理仍有很多技术方面的手段等待着被挖掘并且得到利用，首先在对人事档案进行管理的时候还没有大规模使用计算机技术，这些都会导致管理效率的下降，并且还会浪费一定的资源。

二、改进档案管理

1.解决收集人事档案。为使人事档案能够真实地反映一个人全部情况，人事档案的管理部门通常要用人事部门来收集各位职工的职位任免、工作调配情况、职务评聘、培训、工资待遇情况，对于能够反映职工德行、能力、勤勉、成绩的文件资料进行综合考察，不断地对档案的内容进行充实。对于收集而来的职工档案资料，首先一定要经过仔细鉴别，通过多种渠道核对，记录进人事档案的信息应该准确并且真实，信息填写完整、字迹清楚，填写时所记录的对象必须明确，有很完备的手续，具有很高的保存价值。一旦有的信息材料不属于归档，就不得擅自对材料进行归档处理，需要经过鉴别确认、讨论后根据相应情况进行处理。

2.整理人事档案。对档案进行收集之后，人事管理部门的管理人员就需要对收集的档案和材料进行归类和整理，并按照在职职工、离职退休职工或者是辞职人员严格进行整理和分类并按照一定的规律编号、入柜。同时应该对人事档案建立科学合理的统计和登记制度，对不同类的档案建立相应的档案名册。固定时间对档案进行检查核对，必须做到名册编号与档号一致。如果检查过程中发现问题要及时解决，如果问题较严重，还可以制定相应的政策防止此类问题再次发生。并且要严格落实保密制度，确保个人档案的安全和准确，不得因个人原因泄露他人资料，危害他人权益。当整理校验相关人事档案材料时，如果发现不需要归档的材料，必须填写关于档案材料管理的清单，并向相关部门领导报告，请求审查和批准。在销毁时必须由专人负责销毁，并需有专人监督。

3.改进人事信息管理质量。只有将信息管理的质量进行提高，才能给各个高校的教职工人员提供好的服务，事实上人事档案的管理工作是一个对专业性要求很强的工作，并且目前各个高校的信息技术在不断快速的发展，及时提高人事信息管理的质量对于整个高校的教职工人员来说都是一件比较重要的事。各个高校的人事管理部门就应针对自己高校的需求，将档案的收集、管理和整理作为一项重要任务。除此，还要特别重视对人事档案进行开拓收集，因为开拓性质的收集能够使得整个人事档案里面所保留的信息更加有用。同时在对人事档案进行科学的保管及规范的整理的基础上，还要对于人事档案的信息资源进行积极开发，可通过局域网机建立的方式，在信息和网络的平台上面，为人们提供更好的服务，并且为高校在教学的改革方面起着重要的作用。

4.提高整体档案管理人员的自身素质。随着科学技术的不断进步，技术不断更新，人事档案管理信息化已经得到了大家的普遍认可。计算机水平也在飞速发展，人事档案管理由人工化向数字化过渡已是大势所趋，这也是社会进步所要求的。这就要求从事人事档案管理工作的人员素质较高，最好选择作风优良、有责任心的党员参与人事档案管理工作。而相应的管理部门应该定期或不定期对相关人员组织业务培训，不仅仅让他们学习先进的知识以及管理方法，开阔他们的眼界，拓展思路，更要培养他们的责任感，让他们在未来的工作中发光发热。

5.人事档案的鉴定与销毁。大多数集团公司的公司规模较大，拥有较多的人事档案资料，但库房却十分有限。大量的人事档案资料堆积在管理的库房里面，给档案的管理带来很多不方便，降低了档案管理效率。为缓和这种现象带来的后果，对个人档案的鉴定及销毁做出了以下规定：一旦发现不具有保存价值或者按规定属于销毁处理的档案材料时，必须经由相关领导的确认批准，才能对人事档案材料进行销毁。如有死亡或失踪人员，档案就交由档案中心进行15年保管。如果在15年后无人领取，可报请集团相关领导，得到审核同意后才可进行销毁。对企业、对国家、省有过特殊贡献及国家、省和市级模范人物死亡后，其档案仍然保存在档案中心。如果人事档案材料鉴定不及时或销毁工作没有完成得当，就会影响企业的档案管理工作，同时还给相关人员造成很大的负担，也会成为人事档案管理工作进入现代化的阻碍。

职工档案管理篇（3）

中图分类号：F272 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2014）05-0023-01

企业职工人事档案是人才的主要信息源，是记录职工个人基本信息、成长经历的文档，是反映个人德、能、勤、绩的信息材料，是选拔人才的重要工具，是人力资源管理、开发与利用的重要依据，也是职工个人缴纳社会各种保险、退休、退职的重要依据。它真实客观地反映了个人思想品德、政治信仰、业务能力、工作状况、奖惩等方面的综合反映。它的原始性、真实性和完整性，决定了职工档案具有凭证作用和法律效应。但由于个别企业对职工档案管理的不够重视，职工人事档案管理混乱，没有专门的档案柜等设备设施，也没有管理制度，以至造成职工档案遗漏遗失，因此本文来研究如何加强职工的档案管理。

一、企业档案部门的重新定位

档案是员工的“标签”，也是一种企业资产，潜藏着大量有价值的知识，对档案的有效整理保管、对档案信息资源的开发利用，对档案中蕴藏的各种显性知识与隐性知识的有效挖掘转化能提升档案部门的地位、发挥档案部门的价值，提高企业的经济与社会效益，保证了企业对内对外信息沟通的顺畅。企业档案部门要实现员工档案知识的有效挖掘转化，需要重新对自己的角色进行定位，对自身应担负的职能形成清晰准确的认识。企业档案部门的重新定位也是营造基于相对信息对称的企业档案工作环境的关键举措。企业档案部门不能仅仅局限于对档案进行分类、整理与保管，要主动担负为需要信息的人们及时地提供信息；为领导决策提供依据和思路；记录并传承企业员工在长期的实践摸索中积淀的经验；为企业的研发、管理等方面提供鲜活的材料；弘扬企业文化、增强员工对企业的认同感；为企业的发展总结经验教训等职责。企业档案部门还要对企业进行深入了解的基础上，了解企业的发展动向，即使掌握最新信息，建立企业自身的知识库，方便知识的共享，营造企业知识管理环境，使档案部门成为企业的“信息资源中心”、“知识中心”。

二、深入挖掘企业档案利用需求

深入研究企业员工档案利用需求，可以有效降低企业档案部门与档案利用者之间的由于信息不对称带来的不利影响。主要从以下两个方面着手：一方面，研究企业需求，掌握利用规律主动有效地提供企业档案信息。企业需求是档案信息 发利用的动力，只有通过深入细致的调查研究，了解企业各级各类人员对信息的利用需要情况，才能向他们提供最及时、有效的信息服务，有针对性地满足他们的客观需要。为此，企业档案部门一方面要定期参加企业管理的各种会议和一些重大活动，了解企业当前的管理动向，及时发现问题，并主动提供有价值的档案信息服务；另一方面，通过利用工作，收集反馈信息，总结提供利用的客观规律，掌握提供利用工作的效果和动态，并通过分析研究，提供最便捷、有效的服务方法和途径。从而有效降低信息不对称现象带来的不利影响。另一方面，要深度挖掘企业档案信息资源，为档案利用者服务。企业要振兴发展，不但要从市场上收集各类信息为企业建设服务，更重要的是要从企业档案资源中获取有价值的信息。因为，企业发展具有连续性，档案作为潜在的具有历史价值的信息，开发及时，应用得法，会很快转化为生产力，帮助企业在市场竞争中取胜。这样才能尽量缓解企业档案 发利用过程中的信息不对称，从而解决出现的延误和错误现象。

三、实施企业归档范围动态更新

企业员工档案工作的管理的不规范和信息不对称现象严重影响了企业档案的资源构成。实施企业归档范围的动态更新，可以促进企业档案部门与各部门员工之间的积极沟通，从而降低由于双方之间的信息不对称造成的不利影响，促进企业档案信息资源建设。文件归档范围是档案收集的依据，对于企业档案信息资源的建设具有关键的指导和约束作用。传统企业的归档范围往往是“一锤定终身”，在很大程度上不适应现代企业的需求。为了避免档案收集的盲目性、随意性，首先要准确界定归档范围，对传统企业文件归档范围做适时适当的调整。企业档案部门应该围绕企业经济目标，拓宽档案收集的广度；结合企业信息化进程，拓展档案收集的深度。现代企业管理是充满活力，不断创新的过程，现代企业文件归档范围的制定也需要随着企业的发展而不断发展，即真正做到“与时俱进”。

为了制订准确的归档类目，首先，档案部门要会同有关业务技术部门，按照现代企业信息资源的构成和特点，对企业的生产、建设、经营、管理现状和发展目标做全面的调查分析，真正以企业需求为导向，全面反思原有的归档范围。其次，要弄清楚用户所需档案的分布情况，以及从哪些部门或外部单位获取信息，即信息源在哪里，在此基础上重新制订企业的归档类目和保管期限。该表制定后不能一劳永逸，至少需要每年修订一次。档案部门在平时进行档案收集和提供利用时，应注意与各业务部门积极沟通，分析和发现现有归档范围的缺陷，以便定期进行修订完善工作。.

总之，档案对员工是非常重要的一份文件，需要企业用心去管理和呵护，只有这样，才能解除员工的后顾之忧，从而为企业创造价值。

参考文献

职工档案管理篇（4）

一、高职院校电子档案的类型

1、用WORD、EXCEL等办公软件制作的电子教案、试题库、文件、邮件、表格等等，这些用文字处理软件生成，用字、数字、符号表达的电子档案。

2、学校主页上的新闻、校园风光、视频、招生宣传片等等，这些用影像设备制作的动态画面生成的电子档案。

3、高职院校服装设计、机械制造、汽车工程、土木工程等专业学生绘制的CAD文件等等，这些用算法绘制的曲线图、图表形成的电子档案。

4、高职院校举办的各类学术讲座、科研项目报告会、各项重要会议的录音等等，这些用音频设备录入生成的电子档案。

5、高职院校学生学籍管理数据库、学校固定资产数据库、教职员工基本情况数据库等等，这些用数据库形式生成的电子档案。

二、高职院校电子档案效益分析

1、使档案资源的齐全性、时效性得到提高

计算机网络技术的应用，为档案信息的收集提供了极大的方便，档案工作人员可以通过网络进行信息的采集与核对。方便、省力，并确保了档案信息的齐全性。由于采用的网络技术，档案管理部门能够及时地通过网络收集到最新的信息，确保了档案信息资源的时效性。

2、档案资源的归档速度得到提高

电子档案可以正确、高速地检索，可以借助网络传输技术充分实现资源共享，可以产生图文、声像并茂的效果，这些都能够提高档案资源的归档速度。

3、实现了文档一体化

计算机网络技术的应用，使公文处理和文件归档有机地结合起来，使文档一体化成为现实。实现了文书与档案管理的接口转移数据，实现了计算机网络技术对档案工作的效益和质量的倍增。

4、使档案管理人员从高强度的劳动中解脱出来

档案管理部门给每份文件编制一个唯一的分类号、档案号以及相对应的文件，在用户利用时只要给出文件分类号或是主题号就可以准确地查找，这样就能够使档案管理人员从高强度的劳动中解脱出来，减轻工作压力、负担。

三、高职院校电子档案存在风险分析

1、电子档案对设备及软件系统的依赖

电子档案是利用二进制代码来编制档案信息的，人工无法识读，必须借助一定的存储介质和相关设备才能制作和阅读。电子档案必须要在软件的环境才能存储和取出，电子档案的制作质量和使用方法、途径、效能取决于软件系统的状况。

2、电子档案的安全性较差

电子档案必须借助计算机网络技术才能生成、保管和利用，开放的计算机网络对电子档案的真实性和完整有着极大威胁，“黑客”骚扰、病毒侵入及在传输过程中的泄密、窃取等等，这些都直接影响着电子档案的安全性。

3、电子档案载体的变化带来的立卷归档问题

电子档案由拟稿者直接写在存储介质上，一经形成就上传到办公信息数据中，由档案工作人员、技术人员共享。既可以在计算机网络上，也可以在存储设备上进行移交。所以，电子档案的归档已不能按照传统的归档制度来执行。

4、电子档案的保存问题

电子档案的载体特殊，多为高科技产品，它对环境的要求比较苛刻，地点的选择必须将温度、湿度、灰尘、强光、有害气体这些因素都要考虑入内，其中一项不合格对整个档案工作带来的损失是无法弥补的。

四、正确、高效管理电子档案的对策建议

1、重视电子档案的重要作用

高职院校各级领导要切实采取措施，加强管理。高职院校档案工作人员要转变观念，提高认识，改变过去重纸质档案轻其它载体档案的观念，不断完善电子档案的归档工作。要加强对电子档案重要性的宣传力度，提高电子档案在各项工作中利用率。

2、完善制度、规范流程

重视档案管理人员的职业道德和安全操作意识，从学校实际出发，出台、完善相应的管理制度。加强培训，使档案管理人员具有较高的管理技能和职业素质，熟练掌握档案管理工作中的要求与规范，具有娴熟的电子档案应用操作技巧，推动电子档案管理的现代化进程。

3、加强档案管理队伍建设

高职院校要切实转变观念，走出管理管理队伍建设认识的误区，切实增强紧迫感和危机感，推进档案管理队伍的建设。制订适合学校实际的档案管理队伍规划，配足、配好档案管理人员，使档案管理队伍在职称、学历、年龄、知识等方面更加合理，实现档案管理队伍的专业化、正规化。

4、加强电子档案的存储设备、网络的安全性

要针对性第加强档案存储设备的安全性，对相关软件应要进行定期检查、更新、维修、升级，对相关的网络服务及设施进行检测、维护和淘汰。配备专职的网络安全监督员，定期对重要文件、软件进行备份、更新，加强身份验证、数字签名、网络防火墙的应用，最大限度地保证电子档案在传输、利用过程中的安全性。

电子档案已经实实在在进入到我们的生活和工作中，它在高职院校档案管理应用的作用是不可忽视的。我们要正视当前面临的困难和存在问题，不断地进行总结、分析、创新，把握机遇，增强信心，规范相关操作流程与制度，积极采取有效措施推进电子档案的利用，提供更好的服务。

参考文献：

[1]浅谈电子档案在高校档案管理中应用的利弊，开封教育学院学报，2009.03

[2]高校电子文件归档管理存在的问题及对策，百色学院学报，2012.12

职工档案管理篇（5）

1 当前企业职工档案工作存在的问题

1.1 现行企业职工档案管理体制落后 职工档案是劳动和社会保障工作的基础，是职工个人维护合法权益、政府有关部门落实政策的法律凭证，是现代企业制度下职工享受各项劳动待遇、记录参加社会保障情况的重要凭证。在新的形势下职工档案的内容已不单是侧重职工政治历史情况、工资晋级等形成的材料，而是侧重于养老保险、失业保险、生育保险、医疗保险、公积金、住房补贴的缴费和发放，签定、解除劳动合同等形成的材料。现有企业职工档案多为分散管理、多头管理，有的在企业主管部门管理，有的在企业管理，没有实行集中统一管理，资源整合。地方政府行政管理部门及企业专业主管部门对所辖企业的在职人员、失业人员、再就业人员没有一份清晰、准确的统计或人员名单。现代企业制度下职工档案管理没有统一的要求和模式，这种管理方式给企业的职工基础管理工作带来许多麻烦，也不利于维护职工个人利益和建设科学、规范的劳动力市场。

1.2 企业职工档案管理工作制度不完善。企业以追求利润为目的，普遍存在档案意识淡薄的情况。企业领导把精力和资金主要投向生产经营和产品销售上，认为档案工作不重要，甚至片面地认为企业与员工是雇佣关系，没必要把太多的精力用在人事档案管理上，导致对档案基础工作投入不够，造成了档案工作处于被动应付局面，难以高质量地完成。加之现在还有很多企业的人事档案管理仍停留在经验管理和手工管理阶段，这种方式严重制约了人事档案功能的发挥，越来越不能满足现实工作的需要。

1.3 企业职工档案管理不规范，利用率低。一是企业职工档案内容简单雷同，个人材料分散。企业职工档案材料只记录员工的姓名、年龄、性别等基本信息，这种简单的企业人事档案内容不仅不能为选人、用人提供参考，进而影响到人员的正常晋升与轮换，失去了真正意义上的参考价值。二是档案转递不及时，操作程序不规范。例如，有的人早已跳槽，但其人事档案还未按规定转递到新单位；有的企业违反规定，把人事档案当作普通邮件寄送，不作机要转递，这就容易造成档案丢失；还有的企业在人事档案转递过程中，不填写转递单，不经密封，就随意将档案交给本人自带，致使篡改、丢失档案的现象时有发生。三是有人利用档案管理的漏洞，制造虚假材料。例如，将工作时间提前、把学历变高、把年龄变小等等。这些情况的出现，使档案材料丧失了真实性、严肃性、权威性。

1.4 档案管理人员素质不高。档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要工作人员具有较高的政治素质和业务能力。而目前企业的档案管理人员大多素质较低，文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要。有些人员责任心不强，造成企业职工档案材料的客观性、准确性、完整性差。由于部分企业没有严肃、负责地填写好每一份档案材料，致使有的档案错漏百出，给劳动保障部门办理职工失业、退休等手续增加了困难。如档案年龄与身份证不一致，前后出现多个参加工作时间，个人经历前后记录不完整等。

2 加强企业职工档案管理的建议及措施

2.1 明确企业职工档案的管理机构。当地政府应制定本地《企业职工档案管理办法》，明确规定档案管理者，一是经当地劳动和社会保障行政部门认定后，具备保管条件的的用人单位，二是当地劳动和社会保障行政部门的人才交流中心。严禁职工个人或他人保管档案，民营中介服务机构也不得保存职工档案。三是要明确改制、破产企业职工档案的流向和归属。企业合并、重组、破产后，对有单位接收的人员应及时将其档案办理交接；对临时未落实单位人员，归劳动和社会保障行政部门的人才交流中心管理，待落实单位后，办理转递；对解除劳动关系的人员，其档案归劳动和社会保障行政部门的人才交流中心管理；对下岗人员的档案，应及时转递到劳动和社会保障行政部门的人才交流中心保存，以便再就业时使用。

职工档案管理篇（6）

困难职工档案管理是工会送温暖和帮扶工作的前提，更是工会服务职工群众、服务社会和谐稳定大局的重要基础工作。如哪些职工属于困难职工，他们各自家庭的特点有哪些，他们存在哪些主要困难，这些问题都需要我们工会组织去调研核实，并建立起必要的信息档案，这样更有利于工会帮扶解困工作的组织实施。建立困难职工档案，首先要建立企业困难职工花名册及登记表，如实做好困难职工情况登记，详细记录困难职工的个人情况、家庭成员情况以及困难状况，使工会对每位困难职工情况都了如指掌，并将花名册与情况登记表形成配套资料，作为困难职工档案的原始资料。其次，对在册困难职工实施帮扶后，做好每次帮扶效果的情况登记，保存好每次帮扶过程的资料记录，并积极关注困难职工的工作和生活情况的变化，对帮扶对象实行动态管理。再次，对困难职工档案进行分类、编号、入册归档，做到记录清晰、有据可查。困难职工档案的建立，不但便于工会组织掌握困难职工的真实信息，有利于工会做好帮扶解困的后续工作，同事也能有效促进企业工会帮扶工作的规范化建设。

困难职工档案是各基层工会通过定期调查摸底，按规定标准和要求建立的反映困难职工家庭自然情况、困难程度、致困原因、帮扶需求等现状的原始资料以及反应基层工会开展困难职工帮扶救助工作的统计资料和工作资料等。困难职工档案管理工作是工会送温暖和帮扶工作的重要组成部分，在工会密切联系职工群众、服务职工群众、维护职工合法权益、促进社会和谐稳定中发挥着重要的基础性作用。

一、当前困难职工档案管理工作中存在一些问题

1.对困难职工档案管理工作不够重视

部分基层工会干部对送温暖和帮扶救助工作的重要性和长期性认识不足，对困难职工档案在送温暖和工会帮扶工作中的基础作用认识不到位，开展工作时存在应付的心态，没有专门的档案管理场所及工作人员。对所属区域系统的困难职工情况底数不清，情况不明，导致工作缺乏计划性和针对性，影响了工作的开展。

2.困难职工档案管理人员素质有待提高

目前，基层工会困难职工档案管理人员多数为兼职，且变动频繁。在岗人员大多数没有进行专业知识培训，对档案的建立标准、管理规定、档案材料的收集、整理、归档、电子录入等业务不熟，难以适应档案管理工作。部分档案管理人员身兼数职，对档案管理工作精力投入不足，因此一定程度上影响了档案管理工作水平。

3.困难职工档案不够规范

《中华全国总工会办公厅建立困难职工档案制度暂行办法》对困难职工的建档标准、档案分类、档案的建立和管理都有明确的标准和规范。从上报的电子文档可以看出，部分基层工会（建档单位）执行《办法》力度不够，工作随意性大，困难职工档案存在着标准不统一、项目填表不完整、逻辑关系不成立等现象；此外，经调查发现，部分基层工会有电子档案无纸质档案、纸质档案格式不规范、没有按规定办理档案移交手续等现象也比较突出，影响了档案的完整性、真实性。

4.困难职工档案动态管理相对滞后

部分基层工会调查摸底工作不及时，没有做到随时发现随时录入、随时变化随时调整、随时脱困随时撤档。此外，摸底排查工作不够彻底，部分符合建档标准的困难职工没有纳入到困难职工档案中来，导致困难职工信息不能全面真实准确地反应困难职工的总体状况和变化情况。

二、进一步做好困难职工档案管理工作的对策建议

为进一步做好困难职工档案管理工作，提出以下对策建议：

1.提高认识，加强领导

困难职工档案是基层工会服务困难职工群体、参与社会管理的历史记录，是维护广大职工群众的合法权益、帮扶救助困难职工的原始凭证，是工会参与立法和政策制定、推动解决相关问题的重要依据，是广大职工最关心、最直接、最现实的利益问题的集中体现。基层工会应站在落实科学发展观和构建和谐社会的高度，重视困难职工档案管理工作，进一步加强对困难职工档案管理工作的领导，明确责任部门、责任人员。加强指导、监管和检查，不断提高困难职工档案管理工作水平。

2.全面摸底，掌握实情

困难职工分布广、涉及面大。各级工会应结合自身实际，充分利用现有的条件，多渠道、多途径地做好特困职工信息的收集和统计工作。要建立困难职工档案信息员队伍，为建立档案提供及时、准确、详实、诚信的基础信息。本着“公平、公正、公开”的原则，对其家庭现状、贫困程度、致困原因、个人特长、帮扶要求等基本情况作详细记录，充实和完善困难职工个人原始档案，做到底数清、情况明、对象准。

3.把握关键环节，规范工作运行

一是明确标准，从严把关。要严格按统一要求的标准建立纸质和电子相互配套的困难职工档案。要按统一规定建立困难职工档案，保证困难职工档案的真实性和填报完整性，不得随意降低或提高建档标准，坚决杜绝将不符合条件的对象纳入困难职工群体中来或将符合条件的困难职工排除在外的不良情况。避免出现关系建档、权力建档、人情建档和随意建档。二是分级办理，各负其责。按照一户一档、一人一卡的要求，分级建立，各负其责。并按工会隶属关系完成上报工作，做到一人一档，避免重复建档、重复统计。三是动态管理，提高质量。困难职工的档案应随生活状况的变化而即时调整完善，定期进行全面清理。要对建档在册的困难职工进行分类建档，进行跟踪服务，随时入户核实调整完善。对逐步改善生活已脱困的困难职工档案进行分类注销，实现动态分类管理，提高档案质量。

4.强化支撑条件，坚实工作基础

一是完善基础设施。各级工会组织应加大对档案管理工作基础设施建设的投入力度。为档案建立及管理工作提供必要的办公设备和经费，利用电子计算机等先进技术设备，实现档案管理微机化、网络化，使档案管理实现标准化、规范化。二是强化制度保障。基层工会要按照《中华人民共和国档案法》的有关要求，参照《中华全国总工会办公厅建立困难职工档案制度暂行办法》，对困难职工档案资料从收集、分类到归档以及利用和动态管理，都制定一套严格的制度，保证档案管理规范有序。三是提高人员素质。在日常工作中，应该采取多种形式，进一步加强对档案管理人员的培训，加强横向交流等等，鼓励其钻研业务，学习新知识，掌握新本领，不断提高管理人员的整体素质。同事，还要保持档案管理人员稳定性，保证档案管理工作的延续性。

5.深入分析研究，提高利用价值

应进一步加强对困难职工档案的利用研究。本着科学、高效、实用的原则，建立困难职工档案数据库，按照内容分为基本情况库、贫困情况库、资金发放情况库、帮扶情况库、音箱图片库、案卷目录库等，利用计算机等现代化办公设备进行档案资料的收集、整理、著录、编目和编辑检索，进一步提高困难职工档案的信息化管理水平，不断提高困难职工档案的利用价值，提升工会服务职工群众、服务和谐社会的能力。

职工档案管理篇（7）

1 企业档案管理工作的特性

1.1 独立性 企业是社会经济发展过程中一种以法人为代表的自主经营、自负盈亏形式的特殊经济组织，企业对其资产有独立的支配权，档案作为企业资产的一个组成部分,企业也依法享有独立的支配权。同时，随着经济社会的发展，大部分企业产生了属于自己的知识产权和商业秘密等档案。因此，企业的档案基本上不对外开放，没有对外服务的功能，档案资源只属于企业内部共享。

1.2 专业性 在当前的市场经济活动中，企业主要是以经营为中心开展一系列活动，从而产生了大量的经营性的文件材料。同时，为了在激烈的市场竞争中求生存求发展，企业还产生了本企业独有的技术专利档案。这些档案与传统的科技档案和文书档案有着较大的差别，成为企业档案的一个重要组成部分。

1.3 系统性 企业档案工作不仅包括对档案的收集、整理、立卷、归档、保管、统计、鉴定、服务、利用，而且还包括档案信息产品的加工和输出，因此，它类似于企业管理活动中的一个系统工程。

2 职工档案管理工作在企业发展中的地位与作用

2.1 对企业发展的步伐和速度起到促进作用 企业职工档案与企业发展的关系十分密切，对企业竞争发展具有十分重要的促进推动作用。在经济社会的快速发展的形势下，企业要想高速稳健发展，离不开科学技术的支撑，而科学技术的进步则取决于人才的综合素质，需要有一支高素质的专业技术人才队伍。人才已经成为决定企业兴衰、成败、竞争胜负的关键因素。而加强职工德档案管理工作，从一定程度上对企业员工的地位、荣誉、认定等方面进行了肯定，从而形成了良好的激励机制，进而促进了企业的良性发展。作为人才信息缩影的职工档案，则是各类人才在社会各项实践活动中形成的原始记录，是人才在德、能、勤、绩等方面的综合体现。

2.2 是培育企业核心竞争力的重要工具 核心竞争力是企业拥有的区别于其他企业的重要财富，是能够被企业管理者、员工共同感受到的并共同参与创造的核心资源。由于现代企业在激烈的竞争中感到了人才的重要性，因此开发人力资源成为了提高企业核心竞争力的迫切需要。优化企业人力资源管理，离不开企业职工档案工作的强力支持，与职工档案工作制度的不断完善也有着密不可分的关系。企业职工档案工作为人力资源管理工作提供基本的重要依据。人力资源管理的目的就在于能否在企业内部实现最优化的人才配置，做到“人尽其才，才尽其用”，知人善任是企业良性发展、在竞争中处于不败之地的重要条件。对于企业而言，只有进一步强化职工档案管理工作，才能从源头上杜绝一些弃档、假档、失档现象的发生，也才能使企业能够放心的用人，使员工能够诚信的做人，进而树立进取心和责任心，最终促进企业核心竞争力的培育。

2.3 是企业竞争发展中人力资源管理的重要手段 职工档案对单位负责人了解应聘者的基本情况，正确录用使用新的人才能起到十分重要的作用。一份真实、完整的个人职工档案，既是企业选用人才和人才日后晋升提拔的重要参考，也是择业人员量己之才选择行业、部门的“谋士”，双方的“知己知彼”，能限制一些企业和个人盲目选人、择业的“自”，更利于“人才与用人单位是市场经济体制下活动的主体”这一社会功能得到充分发挥。同时，由于职工档案能够比较全面、准确的反映人才各方面的情况，所以企业也能够从职工档案中了解本单位人才的数量、文化程度、专业素质等方面的重要数据，这也有利于企业人力资源管理部门对职工档案进行统计分析，从而作出比较准确的人才预测，并制定出长远的人才培养计划和企业发展规划。

3 加强职工档案管理工作的措施

3.1 制定科学规范的企业职工档案管理实施细则

随着经济社会的发展，流动性和多变性问题成了企业人才突出的问题，这给企业职工档案管理增加了多样性和复杂性。因此，必须根据形势的发展，在《企业职工档案管理工作规定》的基础上制定一个统一的、规范的、便于操作的《企业职工档案管理实施细则》，使职工档案材料的主体能够紧紧围绕培养人才、发展经济这个中心，在收集、整理、归档、利用等环节做到有章可循、有法可依，真正实现“观其卷，知其人，用其长”的目的。

3.2 实现企业职工档案管理的现代化

当前，企业各项制度面临改革，企业职工档案工作也同样面临着这种挑战。一是职工队伍不断交替，导致档案数量有所增加，档案内容不断得到更新，新材料不断得到充实。二是档案利用率越来越高，信息的需求要求更加系统、全面、准确。三是利用时效在加快。要求档案人员要熟悉情况，及时有效提供。因此，尽快实现职工档案的现代化管理是非常重要的。在具体档案管理工作中，要做好六个环节和一些操作手段的创新。首先要更新立卷制度，在工作手段上改进，尽量简化一些繁琐、呆板的操作步骤。比如在组卷、装订的形式上，取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤，尽可能缩短立卷归档周期。在日常的抄写、装订工作中，要善于思考，多动脑筋，有针对性地搞一些小发明、小创造、小革新，这样能起到事半功倍之效。同时，可以利用现代技术来提高工作效率。比如可以把目录计算机检索、文件级装订、检索主要内容转移到档案章和档案盒上，简单明了，既提高了质量和效益，又节约了时间，使用起来也很方便。并且可以采用条形码来代替档案号，可靠快捷，极大地提高了借阅归还档案的速度，诸如这种通过计算机来完成较繁琐的手工操作的方法是很多的，关键在于档案人员是不是用心去发现、去实践。档案的业务工作、档案的管理工作以及档案信息的交流，都方便应用计算机进行现代化管理，帮助解决一些具体问题，提高管理效率和管理水平。

3.3 努力提高职工档案管理人员的业务素质

档案工作是一项专业性、技术性很强的工作，这就要求从事档案工作的人员，第一要钻研本专业的理论知识，掌握这项工作每一个环节的技能技巧，第二要学习档案管理学知识和应用文写作等方面的知识。如果没有扎实的业务功底和较强的管理能力，不熟悉档案的内在联系和业务工作中的的环节、步骤，就不可能做好做实档案工作。档案保管价值的鉴定取决于它所记述的科学技术知识的价值，只有全面掌握相关门类的知识，才能有效开展档案鉴定工作。语言文字的组织概括能力是档案管理工作的基础，没有扎实的语言功底就无法有效搞好这项工作。因此，作为现代化企业的档案工作者，必须严格要求，提高业务素质，掌握现代化档案理论知识和管理能力，并且要加强相关专业知识的学习，掌握多方位的知识，以适应新形势下档案管理工作的需要。

4 结束语

随着社会经济不断发展，现代化企业改革也在不断深化。作为企业顺利实现科学管理重要基础工作之一的职工档案工作，在促进企业发展，提高企业内在素质和竞争力，全面建设现代化企业的过程中发挥着越来越重要的作用。

职工档案管理篇（8）

2004年7月1日，《中华人民共和国行政许可法》颁布实施。大连市在2001年出台的关于各类企业保管本企业职工档案需经行政审批的有关文件，即告废止。而新的职工档案管理办法尚未出台。在这种情况下，各类企业保管职工档案的现状又如何呢？

社会主义市场经济发展到今天，民营企业如雨后春笋。据大连市2005年最新统计，民营经济对全市GDP的贡献率达到50．1％。在民营企业就业的职工数量也不断增长。但民营企业职工档案工作的规范管理工作，发展却十分不平衡，甚至部分民营企业还没有档案规范管理的概念。因此，在档案行政管理部门查办的案件中，民营企业发生职工档案丢失、损毁、涂改等现象屡见不鲜。另外，国有企业在改制、兼并、破产过程中，职工档案的流向、安全保管、转递等工作；“三资”企业职工档案规范管理工作，都存在许多亟待解决的问题。由此可见，在《行政许可法》颁布实施后，各类企业职工档案的规范管理，已经成为新的课题摆在面前。

除上述企业管理职工档案所面临的问题之外，在市场经济条件下，社会上还出现了大量的劳动机构代管职工档案的现象。这些劳动机构，多数是私有经济组织，以就业培训、劳务中介、各类保险为主要经营手段，代管流动职工档案并收取档案保管费。这种本质上的私人管理职工档案的行为，对职工档案的安全、档案的真实性，构成了直接威胁。

上述情况表明，市场经济条件下，职工档案工作面临着严峻的问题。职工档案的安全和利用，关系着职工的切身利益，职工的就业、失业保险、连续工龄计算、特殊工种待遇、退休等一系列问题的解决，绝大部分都需要由职工档案提供原始凭证。大连开发区曾发生一名失业职工因档案丢失无法享受失业金而自寻短见的事情。职工档案的安全和规范管理工作，已经成为维护社会稳定，建立社会主义和谐社会的重要组成部分。职工档案工作，已经不是需不需要档案行政部门规范管理的问题，而是如何针对社会主义市场经济条件下的新情况、新问题，实事求是，创新工作，寻求科学而行之有效的规范管理方法的问题。

二、建立职工档案规范管理的框架体系

2005年6月1日，《大连市职工档案管理办法》颁布实施。该《办法》在建立一个职工档案科学、规范而具有较强可操作性的管理框架体系方面，作了有益的探索。

一是明确规定职工档案的归属与流向。市场经济条件下，职工情况纷繁复杂，职工档案工作必须贯彻统一领导、分级管理的原则。对于各类企业，要求他们在具备规范管理职工档案的条件下，保管本企业职工档案。自谋职业人员、自费出国人员、个体工商户的雇员以及其他流动职工档案，统一交由劳动和社会保障行政管理部门直属的劳动机构保管，坚决取缔其他任何形式的劳动机构保管职工档案。严禁个人保管自己和他人的档案。实行养老金社会化管理的退（离）休人员档案，由退休人员社会化管理服务部门负责。大连市对职工档案归属与流向的统一和规范管理，覆盖了职工档案的方方面面，不留死角，是确保职工档案安全的基础，是职工档案归范管理的重要组成部分。

二是制定职工档案管理机构保管档案的业务工作标准和规范。针对档案安全及规范管理工作中存在的问题，《办法》从档案库房硬件条件，职工档案的管理体制，各部门及专（兼）职档案员职责，利用现代化手段进行职工档案的存贮、分类、检索、利用，到每份职工档案的规范整理，转递职工档案的方式、方法等，都制定了细致而具体的业务工作标准和规范。

三是制定职工档案管理机构必须履行的工作职责。其中，针对部分企业和劳动机构对职工档案只封存保管，不注重收集的问题，《办法》着重提出对职工档案的收集、归档要做到连续、完整、准确的要求，特别应加强对职工工资、合同、保险、退休等有关材料的收集。

四是制定了职工档案的查阅、借阅和转递制度。在职工档案安全管理工作中，最容易出现问题的环节，往往出现在档案的利用和流动过程中。严格规范档案借阅、转递的工作流程，将最大限度避免档案的人为损失。

上述职工档案管理的业务标准、工作职责、规章制度、归属流向等的制定，形成了职工档案规范管理的框架体系。有规矩，才能成方圆。但这些管理体系的运作和实施，还有赖于档案行政管理部门的依法行政。

三、行政管理和执法部门在职工档案规范管理工作中的职责

职工档案管理篇（9）

高等学校档案是高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高等学校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。

同传统高校相比，我国的高职教育起步晚、底子薄、发展不平衡，档案管理工作整体水平与高职教育快速发展需要存在一定差距。同时，伴随计算机技术和信息技术的大量使用，档案管理逐步进入信息化阶段，给高职院校档案工作带来了新的机遇和挑战。夯实“知、职、指、制”四个方面的基础工作，有助于高职院校档案管理工作整体水平的提升。

一、高职院校档案管理工作的“知”

“知”者，学问、学识。

《高等学校档案管理办法》要求高校档案工作人员应当“具备档案业务知识和相应的科学文化知识，以及现代化管理技能”，突出了国家人才兴档、科学管档的决心。

档案管理工作是一项以档案为管理对象的专业性管理工作，自身有一套科学的管理理论和管理方法、管理技术，有其特殊的规律和丰富的科学内容。而当前高职院校档案管理人员专业知识、专业技能相对薄弱，制约了档案管理工作的开展。要提高档案管理工作水平，必须夯实档案管理人员专业知识和专业技能。

1.加强档案工作业务学习，提高档案管理人员的专业技能。

档案工作归纳起来主要有八个方面的内容：档案收集、鉴定、整理、保管、检索、信息开发、信息利用和档案统计。档案管理人员必须加强对档案法律、法规、标准、规范的学习，不断提高自身档案管理专业技能。例如，档案整理工作需要档案管理人员按照一定的原则，系统地对档案进行分类、排列、编目、组合包装，使之从相对“凌乱”转变为“系统”有序。档案管理人员如果对《高等学校档案实体分类法》、《归档文件整理规则》等规章、规范不熟悉，是很难完成档案整理工作的，更谈不上信息检索和全面利用了。

2.定期开展新知识、新技术培训，培养档案管理人员的创新能力。

科学技术日新月异，信息技术飞速发展，档案管理逐步进入信息化阶段，电子文件的大量增加和信息载体多样化给高职院校档案工作迎来了新的机遇和挑战。在信息化时代，要做好档案管理工作，档案管理人员必须具有良好信息意识和信息获取能力、信息鉴别能力、信息开发能力，保证不遗漏、不错收、并可以根据用户需求进行深层次开发，形成二次文献、三次文献。

高职院校应该正确面对档案信息化、数字化工作中存在的不足，有计划地对档案管理人员开展“多元化、全方位”的在职继续教育，在经费允许的条件下，可定期聘请信息专业教授、档案管理专家有针对性地举办一些专题讲座和培训。同时，档案管理人员要有自我学习、终身学习的意识，把新知识、新技术与实际工作有机地结合起来，不断提高自身业务水平和创新能力。

二、高职院校档案管理工作的“职”

“职”者，分内之事，责任所在。

档案管理工作就其基本性质和主要作用来说，是一项服务性、政治性、管理性的工作。档案管理人员在具备专业技能的同时，必须具有良好的职业道德和政治素质。

1.以“爱岗敬业，服务第一”为核心思想，培育档案管理人员树立良好的职业道德。

高职院校档案管理工作最基本、最主要的性质就是服务性，尽管档案管理工作很重要、社会意义很深刻，但档案管理工作成就与效益的隐蔽性、间接性，使其重要性、深刻性寓于平淡性之中，常常被人淡忘。同时，档案管理工作的连续性与系统性、工作量大、工作周期长的特点又会让人感到枯燥。因此做好档案管理工作，必须注重培育档案管理人员树立良好职业道德。

职业道德是人们自觉的实践行为，需要靠教育与自我修养予以规范。在职业道德塑造过程中，要坚持以“爱岗敬业，服务第一”为核心思想，坚持职业道德教育与职业道德规范建设相结合，使档案管理人员牢固掌握档案管理事业职业道德的准则和规范，端正工作态度，淡泊名利，甘为“绿叶”，把满足利用者需要变成自觉自律的行动。

2.以“保守机密，依法治档”为行为准则，引导档案管理人员培养坚定的政治素质。

档案工作具备很强的政治属性，服务方向是档案工作政治性的集中表现。档案管理人员必须明确社会主义档案事业服务方向，如果服务方向错误，不但不会使档案发挥它为党和国家服务的作用，反而会导致危害党和国家利益的后果。同样，档案工作的机要性、严肃性作为档案工作政治性的重要体现，也对档案管理人员提出了更高的要求。

在档案管理工作中，要积极贯彻“保守机密，依法治档”的行为准则，引导档案管理人员提高政治觉悟，树立坚定的政治素质和法律观念，使档案管理人员能在复杂多变的政治环境中，始终做到头脑清醒、明辨是非、站稳立场、坚定信念、坚持真理、不失方向。

三、高职院校档案管理工作的“指”

“指”者，指导传授，指正告知。

当前，各高职院校教学系部和行政处室档案管理人员常常是兼职档案员，档案管理专业知识和专业技能相对匮乏。作为高职院校档案综合管理部门，档案馆（室）有责任对相关部门档案管理人员进行业务指导，及时发现问题、解决问题。

1.以业务指导为重点，提高兼职档案管理人员的业务能力。

档案管理工作融于其他管理工作之中，人事档案形成于人事管理过程，会计档案形成于财务管理之中，高职院校教科研工作更会产生大量的档案资料。各部门兼职档案员既要做好本职工作，又要保证档案整理工作按时完成，在档案管理工作中常常出现各种各样的问题。档案管理人员要给予兼职档案员充分理解，以服务者的身份认真接受兼职档案员的咨询，解答他们在档案业务工作遇到的难题，通过座谈、培训等多种新式加强与兼职档案员的沟通与交流，以业务指导为重点，提高兼职档案管理人员业务能力，帮助相关部门开展档案工作，理顺档案工作流程，完善工作制度，为相关部门创造好的工作环境。

2.以业务监督为手段，提高各部门归档材料的整体质量。

档案业务指导离不开业务监督，档案室管理人员必须具有较高的个人素质，在档案业务中树立权威思想，让受指导人员无条件地接受指导和监督。特别是针对高职院校档案管理中的难点问题和重点部门，例如基本项目建设档案不完整、教学项目建设资料不齐全等长期存在的问题，更要加大业务监督，建立统一规范的具有可操作性的业务监督工作流程，根据相关档案形成特点拟定检查计划，避免业务监督的随意性，及时发现问题，研究制定解决方案，并督促检查落实，提高各部门归档材料整体质量。

四、高职院校档案管理工作的“制”

“制”者，制立，制宜。

高职院校档案管理工作是一项综合性的工作，它涵盖了高职院校党群、行政、教学、科研、基建、财会等多个方面，伴随着高职院校的飞速发展，高职院校档案管理规章制度需要尽快完善。

1.因势制立，建立健全档案管理工作规章制度。

高职教育起步较晚，大部分高职院校前身为中等职业教育学校，档案管理工作基础薄弱。高职院校档案管理工作必须因势制立，即借学校发展之势，尽快建立健全档案管理工作规章制度。特别是要以《高等学校档案管理办法》为基础，制定适合自身特色《高职院校档案工作管理办法（或实施细则）》，明确各级领导和管理人员职责，奖惩并重。同时结合学校实际情况细化《高职院校文件材料归档范围和档案保管期限表》，帮助各部门兼职档案员明确档案整理内容。同样，在档案利用、保管、安全、保密等各项事务中也要建立相应制度，真正做到依法治档，有章可循。

2.因事制宜，进一步细化高职院校各类档案管理工作标准。

高职院校的发展，加快了学生层次和数量的变化，教学、科研能力得到进一步提升，同时基本建设项目也在不断投建，给高职院校本就相对薄弱档案管理工作带来巨大压力。高职院校要正确面对现实，因事制宜，即档案馆（室）要认真查找档案管理工作中存在的问题，积极协调学生处、教务处、科研处、基建处等相关部门，理顺工作流程、制定工作目录和相关档案管理标准，如《基本建设项目档案管理办法》、《科研项目档案管理办法》等，促进高职院校档案管理标准化进程。

3.因时制宜，积极推进新形势下高职院校档案数字化进程。

档案数字化建设是社会信息化发展不可缺少的组成部分，也是现代档案工作的基础，是档案工作现代化的必由之路。现代办公条件的改变，办公自动化程度的提高，为档案数字化建设提供了良好机遇。档案管理人员要及时更新观念，与时俱进，明确档案数字化管理方向，积极推进新形势下高职院校档案数字化、信息化进程，制定与现代化管理相适应的管理体系，切合高职院校实际的档案数字化方案，以及《高职院校电子文件归档与电子档案管理办法》，对电子文件生成系统的软硬件和数据结构及归档、维护等作出明确的规定，以使电子文件能有效地进行归档，保证档案信息整理和开发利用工作，不断提高档案信息化程度和综合服务质量。

高职院校档案工作任重道远，档案数字化、信息化建设对专兼职档案管理人员的综合素质提出了更高要求。高职院校必须建立健全档案管理工作长效机制，着力提升档案管理工作整体水平，充分发挥档案资源信息服务作用，使档案工作更好地服务于院校发展，服务于领导决策，服务于师生和社会。

参考文献：

［1］中华人民共和国教育部.高等学校档案管理办法［Z］.2008-08-20.

［2］王本栋，崔彦.对信息时代档案人员素质建设的思考［J］.黑龙江史志，2010，（13）：69-70.

［3］龚爱红.服务转型背景下的图书档案人员职业道德素质建设［J］.陕西档案，2010，（04）：23.

职工档案管理篇（10）

档案管理工作作为高职院校管理的重点共组内容，越来越多的得到高职院校的重注。目前，高职院校的档案管理仍存在一定的问题，高职院校如何充分利用档案信息资源，提高高效的管理水平是高职院校研究的重点话题。然而，很多高职院校的档案管理工作并没有取得较好的效果，高职院校的档案管理方式仍需改善，本文对高职院校的档案管理工作的现状及促进高职院校发展的措施进行了思考。

一、强化高职院校档案管理的重要意义

高职院校的档案是包括教职工人事档案、学生学籍档案以及学校相关财务信息、科研信息、教学信息等多种档案的集合，这些学校档案室包含这些信息的重要载体。通过对档案的查询与管理，能够为学校组织决策提供重要参考依据，同时这也是学校制度化管，保障师生合法权益的基础。因此为本着优化高职院校的管理质量，不仅要从学校管理制度、人员配置等方面入手，还应强化档案管理等基础性工作，从而为高职院校的管理质量提升提供基础保障。

二、高职院校档案管理中存在的问题

（一）管理者对档案管理的意识不足。很多高职院校认为档案管理工作无足轻重，甚至忽视了档案管理工作。导致档案管理工作效率低下，档案信息的使用率较低。在这种情况熏陶下，高职院校误以为档案管理工作就只是简单的信息整理，学校将重点精力都放在了如何更好地发展校园。高职院校的档案管理只负责保管或是查询一些资料，档案信息不全，缺乏相应的档案管理设备。

（二）档案管理的相关机制有待加强。部分高校的档案管理水平较低，对档案的收集整理、分类组编等流程的管理效率较低，影响了档案信息的充分使用[4]。此外，高校档案信息管理的机制欠缺，没有专门的人员进行档案管理，一般是由教师或是其他办公室人员进行档案的兼管，当教师或办公室人员的工作较忙时，可能忘了档案的兼管工作，从而无法进行档案信息的收集管理工作。

（三）档案管理信息化落后。很多高职院校在档案管理信息化方面有待提升，至今仍然主要以纸质档案为主，虽然传统的纸质档案也能够承载重要信息，但在高职院校学校规模不断扩大、人员流动密集、学生扩招等因素的综合影响下，档案信息量呈几何数规模增长，传统的纸质档案一方面会占用大量的存储空间，另一方面在档案信息的查阅与管理方面都会增加一定难度。因此建议高职院校应当大力推广档案管理的信息化，以应对这一发展趋势，提升档案管理效率。

（四）档案管理人员的专业素质有待提高。档案管理工作在高职院校尚未得到高度重视，档案信息的利用率较低。部分高职院校虽然设有档案管理机制，但对档案信息的收集处理和编制力度仍不到位。由于档案管理人员对档案管理的重要性意识淡薄，缺乏对档案管理的主动性，处于档案管理的被动状态。管理人员对档案信息的开发使用程度较低，对档案信息的收集整理、分类编制力度不够，影响了档案信息的完整性，且很少利用档案信息。出现档案重管理，轻利用的现象，档案的信息开发利用程度较低等现象。

三、提高高职院校档案管理工作的措施

（一）提高管理者的档案管理意识。高职院校应加强档案管理意识，将档案管理放在校园管理的重要位置。高职院校应加强档案的管理与宣传工作，使档案管理意识深入校园管理中去，提高档案管理效率。校园还应设置专门档案管理部门，加强对档案信息的收集、整理、帅选、分类、编制等工作[5]。整理好档案信息，便于档案信息的查询利用。增加档案信息管理的设备，为档案管理营造良好的环境，充分带动档案管理人员的工作积极性，进而提高档案管理的效率。高职校园要定期对档案管理人员开展档案管理的相关培训，提高他们的档案知识和档案管理水平。

（二）完善档案管理的相关制度。高职院校应严格进行档案管理工作，设立相关的档案管理部门，制度严格的档案管理制度，并严格按照管理制度实施，加强对档案的管理。对档案信息的收集整理、分类保管及查询使用、归档等流程严格执行档案管理制度，逐步实现档案的规范化管理。高校管理人员应定期地对档案信息进行更新，及时地对档案信息进行处理，确保档案信息的真实准确性。加强对档案信息的监管力度，使档案管理工作充分发挥在校园管理工作中的作用。首先学校应当改变以往学校教职工兼职管理的模式，建立专门的档案管理部门，以学校领导人员作为档案管理管理部门负责人，成立档案管理小组。制定包括档案收集、归档、利用等各流程的档案管理制度与监督机制。同时制定集中与分项管理相结合的档案管理模式。即将档案根据类型进行分类，等学校教职工人事档案归为一类、学生档案归为一类、学校科研档案给位一类等。档案管理小组人员分配负责不同类型档案，由总领导进行统一管理与监督。领导人员可根据档案的管理质量进行考评，制定相应的奖惩机制，激励档案管理人员的工作效率。

（三）强化高职院校档案信息化管理。同时，高职院校还要加强档案的信息化建设，结合校园的具体情况和档案信息管理情况，制定科学可行的档案信息开发计划，加强校园各部门的合作，实现档案信息共享。加大对档案信息的评估，为教学和校园的发展提供有利条件。高职院校的领导层首先应到意识到档案信息化管理在现阶段的重要作用，加大资金投入，引入档案管理信息系统。此外学校除了要利用信息系统管理新档案，还应将以往的档案信息录入到信息系统中。学校可要求学校档案管理小组人员负责档案信息的录入，如果管理人员对于此方面工作不够熟悉，为保障信息化质量，可通过外包给专业单位的形式，将历年档案信息统一录入到档案管理系统中。虽然外包录入会一定程度增加学校的投入，但从远期角度来看，此种做法能够有效保证档案信息化质量，促进档案管理质量的提升，因此从远期效益来看，是利大于弊的。除此之外，高职院校还应对档案管理人员进行关于信息化操作的培训。一些高职院校通常会选择年轻的教职工负责信息化操作，但此类人员虽然具备一定的信息化操作基础，且上手快，效率高，但在档案管理方面缺乏经验，对于一些老档案，几乎鲜有印象，这也很大程度制约了管理效率。但如果以资历较高的教职工负责新时期的档案管理工作，虽然他们具有丰富的经验，但在信息化操作方面，显然较为薄弱。因此建议采用新老教职工搭配的方法，共同负责一个门类的档案信息化管理，并通过工作搭配，进行经验交流与工作指导，从而共同提升信息化档案管理工作效率。

（四）提高档案管理人员的专业素质。提高档案管理人员的专业素质对提高档案管理的质量和效率均有重要的影响，首先应加强档案管理者对档案管理的重要性的认识，提高档案管理意识，培养档案管理的责任感，通过不断的档案管理培训，提高档案管理者的专业知识。通过对档案管理的培训，加强对档案信息的收集整理，对档案信息进行适当的查询利用。档案管理部门还应加强对档案信息的开发，收集更多的档案信息，加快档案信息的现代化建设。同时，高职校园档案管理工作要重视档案信息的利用，充分发挥档案信息在高校教学管理中的作用。档案管理者要不断地更新对档案管理的认识，充分利用档案信息建立档案管理的新模式。

四、结束语

综上所述，通过对高职院校档案管理的思考分析，提高高职校园的档案管理工作，首先应加强档案管理者的档案意识，认识到档案管理对高职校园的重要性，加强档案管理队伍的建设。通过不断的培训提高档案管理者的专业素质，并通过规范的档案管理制度，进行档案信息的处理，提高档案的利用率，充分实现档案在高职院校管理工作中发挥的作用。

【参考文献】

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