现代化档案管理篇（1）

加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。我国档案部门应用电子计算机可追溯到70年代，但真正有计划地建立自己的系统是1985年。经过艰苦创业，初步建成了文书档案处理系统，使系统不断向信息管理的目标推进，其装备水平和应用水平逐步提高。“九五”规划之“金信工程”，为全面实现档案信息处理和管理的现代化做了准备。

计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能，同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能，利用这些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域，以磁性材料和光学材料为载体的电子档案，将逐步替代传统的纸质档案载体，在档案领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。

一、知识经济时代档案管理工作面临的问题

首先，知识经济时代，档案事业的内涵和外延将进一步扩大。以为档案是经济形态存在和发展的必然产物，原始记录性是档案的本质属性这一点永远都不会改变。在知识经济时代，能够以档案形式存在的信息，将是人类知识与信息高度浓缩的精华，也是档案能够得以存在的内在生命力。所以，信息属性已成为知识经济时代反映档案本质的重要特征，档案的信息含量已成为评估档案驾驶的主要参数，而以往的载体形式也不仅仅局限于目前的微缩、机读、光盘、网络等技术，新的载体形式将会不断涌现，况且载体形式只是在档案保管上有所不同而已。所以采用档案信息内用属性划分档案的外延，将不会使档案种类混杂，分类关系不清，这样建立起来的档案分类体系将日趋完善、科学、合理。

第二，依托先进的技术设备，知识经济将推动档案事业发展进程。知识经济是现代化科学技术智能化、信息化、高级化的结果。先进和技术设备是知识经济的物质基础和技术手段。没有先进的技术设备，任何思想和技术方法都无法落于实处。当今社会，先进的技术设备已运用于社会生产、生活的各个领域。档案工作也是如此。计算机已经广泛应用于档案管理、统计和检索；微缩技术在档案的保管方面具有十分重要的意义……总之，计算机、光盘、多媒体、现代通信技术、微缩复制技术的普遍应用将大大加快档案事业的发展进程，使之进入现代化管理的先进行列。

第三，知识经济将为档案事业提供现代化的管理思想和管理方法。知识经济不仅意味着知识的不断创新和信息技术的广泛应用，它更代表着先进的、科学的管理思想和管理方法。在管理方法上知识经济更需要增强开放档案意识，树立依法治档的观念，注入批判继承精神，探索创新精神和学术自由精神。更需要引进图书馆学，情报学的相关理论，加强基础工作，调整供求关系，加强定量管理，提高利用效率，把完善档案部门的职能与改善档案管理相结合。

第四，知识经济时代，对档案工作者的素质将提出更高的要求。选拔德才兼备的人才是知识经济时代的核心内容。实质经济时代的档案人员要具备较高的专业知识、自然科学知识和相关应用知识。这样，才能使先进的科学技术、管理方法和优秀人才结合起来，发挥出最大的效能泥腿动档案事业发展。

二、加快档案管理工作现代化进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1、分清轻重缓急，循序渐进。

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用。而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

2、分级次著录，省时省力。

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录,对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录,而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3、分门别类，充分利用档案原基础。

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引。而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

4、要加强档案信息素质教育。

加快建立档案信息网络。要注意加强档案主体意识和获取意识教育，利用档案信息守法意识，加强档案工作者的档案信息保密意识，传播意识和更新转换意识。提高运用现代化技术和设备，获取档案信息技术和设施武装档案信息网络，不断提高档案信息的效益功能。

5、要科学地制定、贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化。

计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。以为对于杂乱无章没有系统整理的档案，计算机是无法进行管理的，即使可以管理也会因运算程序的复杂化而使其效率大大降低。因此，要适应知识经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。

6、要强化服务意识，拓宽服务领域。

要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。做到知识经济发展到哪里，档案工作就延伸到哪里。在提高党政机关档案工作整体水平的同时，要向企业和科技事业单位倾斜，在注重国有经济领域档案工作的同时，把非公有制经济领域档案工作纳入服务范畴。

7、培养一批高层次的档案信息专业人才和新型化高层次管理人才。

要尽快培养既懂专业知识，有懂信息技术，具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，为迎接知识经济的到来做好充分的准备。

总之，知识经济的兴起给档案界提供了一个挑战与机遇并存的契机；赶上这次浪潮，我们就会缩短与先进国家的差距，在知识经济的发展中大显身手。相信经过全体档案界同仁的共同努力，我们定会在新世纪这张白纸上写出最新、最美的文章，画出最新、最美的图画。

现代化档案管理篇（2）

即使是用数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件的原始性、真实性和准确性，但是在电子技术日益发展的今天，还有什么不能解密的，所以，这也是我们基层档案工作者所面对的困惑。但是，传统档案管理就可以避免这类事情的发生，一是必须手写的初稿、修改稿、正式的文稿及领导批阅同意打印的签名；二是归档必须是手写的原稿、批文连同正式形成的文件两份，进入档案，正式归档。

二、现代档案和传统档案管理各有优缺点

现代档案如发生电脑零部件老化、系统升级换代、配置更新等各种形式就容易丢失部分资料。但是现代化档案管理不占用空间，节省人力、物力、成本等，这个是传统档案所不能比拟的。传统档案所占用的空间、人力、财力等，都很大。但是有一点，是代替不了的，就是手稿。新都区档案馆里，今天还保存着1959年田家英同志在当时的新繁县大丰公社搞试点时主持起草的18份文件的原件。1959年4月，田家英率领一个工作组从北京来到了大丰公社。田家英和县、社、队干部反复研究，充分听取群众意见，根据中央第二次郑州会议精神，制订了一系列制度、条例、规定。

例如：《大丰的管理体制(草案)》、《关于新繁县崇义乡大丰财务制度的十条规定(草案)》、《公社干部必须遵守的十条守则》、《关于改进供给制的八条规定》、《关于分级管理的体制的初步意见》、《关于财权下放的分级管理的初步意见》。这些发黄的纸上，有对体制问题的意见，对财务制度的规定，干部守则，各种条例、报告、会议记录……这是历史的见证。到今天为止，这些发黄了的资料还静静地躺在新都区档案馆里很好地保存着。

三、基层档案管理人员新旧交替的问题对传统与现代的影响

逐渐老去的一批档案管理人员，他们在接受现代化档案管理方面，自己很想学好新知识、新技术，但是因为年龄等各方面的原因，确实也有些力不从心。但他们工作几十年，兢兢业业，对工作认真负责，能做到几十年对每一份文件了如指掌，并在同时努力接受新的知识，跟上时代的步伐。唯一不足之处就是对计算的操作的熟练程度及新的系统的升级接受度要慢一些。

新的档案管理人员对于计算机操作接受度高，掌握新的知识也比老同志快，从网上传来的文件他们能很快的放进去，但是要让他们踏踏实实地坐下来像老同志一样的工作，要让他们去一份一份的收集原稿，就有点困难了。大学的档案管理专业毕业生基本上都是到政府机关和国有单位，起码来说现阶段不会到基层的小单位。所以从这个方面来说，我觉得是一个应该比较现实的问题，就是如何让基层单位的档案能够跟上现代化档案管理的步伐。

现代化档案管理篇（3）

档案现代化管理就是把管理工作信息化和最优化。着重用现代科学技术理论、方法和手段来研究和处理管理工作中的规律性问题，使管理工作更趋于完善。 我国档案管理历史悠久，源远流长，它客观真实地记载人类文明的历程，是人类智慧的结晶，对我国政治经济的繁荣发展有着不可磨灭的贡献。随着科学技术的发展，我国档案管理也一步步迈向现代化。档案的现代化管理表现在新技术的运用，信息化的发展，电子文档的产生，新思想新方法的出现等。

一、档案的现代化管理内涵及具体要求

档案现代化管理实在传统的档案管理的基础上发展起来的，充分利用新的计算机技术等科学技术的信息管理。档案的现代化管理是以现代管理科学为指导，应用现代化的管理方法和手段，充分采取先进技术和设备，对档案管理的传统方法和做法进行改革，使档案管理工作逐步实现系统化，定量化，信息化，智力化。

（1）先进的技术设备推进了档案管理工作的现代化。一定水平的设备、技术，是现代化的物化表现，是现代化程度最直接、最集中的体现。实施现代化管理要作好规划，使档案管理在各个环节都采用现代化设备和技术。在档案设备配置现代化的衡量标准上，要坚持设备、技术的先进性、适用性、配套性，这样才能真正发挥现代化设备、技术的效用。

（2）档案信息化是档案管理工作现代化的价值体现档案自身的文化价值社会价值经济价值也才能得以体现。否则档案深藏在库房里，不为人知，档案的价值也就无法体现。档案信息化需要开发大量的数字化的档案信息资源，将馆（室）藏档案数字化。信息时代作为信息系统的重要组成部分的档案信息的数字化成为档案发展的趋势，它让人们以更方便快捷的方式获取所需的信息。档案信息已成为重要的战略资源，档案信息化的建设是当前和今后一个时期各级档案部门和一个重点工作，实现信息资源共享，发挥档案信息的规模优势和综合实力，提高档案的利用率，打破时空界限。

（3）档案的现代化管理对档案的入档时间提出更高要求。档案的社会化需要将越来越多的档案资料能尽快尽早纳入档案管理，形成社会信息的档案化，实现档案信息为公众服务的零时差，推动社会经济文化发展。

（4）电子文件大量产生，现代科技的日新月异。不断涌现各种新型的信息载体，（图文声像）这就需要档案工作者能及时收集整理鉴定保管。电子文件越来越多，电子文件和电子档案的管理将会在未来的档案学研究中扮演越来越重要的角色。电子文件种类多，范围广，电子文件归档和电子档案长期保存问邮展日益突出。确保电子文件的原始性，真实性可靠性等安全技术（如加密技术，签署技术，消息认证，身份验证防火墙等）显得特别重要。

（5）档案的现代化管理还体现在管理方法的现代化上。档案的现代化管理依托的是先进的技术设备，与传统的档案管理有很大不同，这就需要我们以开放的思想和心态，不断引进相关学科的新技术，新方法，新理论，改善，完善，充实档案管理，让档案管理充满活力和生机，紧随现代化步伐，推陈出新，探索一条通往现代化档案管理的新路。

（6）档案管理网络化是档案管理现代化的一个重要标志。计算机的应用，网络化的发展是信息时代档案管理标志。要不断提高档案管理工作网络化水平，同时要结合办公自动化，逐步建设和完善建设档案部门内部的局域网（内网），依托党政公务网建设区域性档案目录信息网（专网），以国际互联网构架公共档案信息网（外网），最后构建形成区域性的，以至全国性的档案工作信息网。

二、档案现代化管理基本条件

档案的宏观管理和微观管理采用的是传统的手工管理方法，在新的形势下产生了一系列问题，档案管理的现代化已成为一种必然趋势。

（1）科学的管理理念和机制，具体包括先进的管理理念、合理的管理体制及其作为两者间桥梁的协调衔接工作。

（2）数据准备，具体包括档案著录标引工作、档案标准化工作。

（3）设备技术条件，一是要选择适用的计算机技术装置，二是档案现代化管理专业人员的配备。

但档案管理中使用现代化条件与设备比其它行业略落后一些。因此，提高档案管理现代化水平是适应社会发展的必由之路。“现代”的概念和科技的水平也是不断前进的，我们的目标是要实现与国际先进水平接轨，要实现这一目标就必须创新观念，实现档案工作的持续健康发展。

三、档案的现代化管理对档案管理工作者的要求

（1）增强现代化意识。增强现代化意识，就是在实现档案管理现代化、发展档案事业的过程中，档案工作人员要树立与现代化建设目标、规模和方法相适应的思想和观念、树立依靠科技进步和科学管理的观念，与社会进步相适应。在管理科学理论的指导下，从实际出发，总结经验，大胆探索和改革，全面推进科学管理，形成和强化现代化管理意识。

现代化档案管理篇（4）

1 档案管理现代化的定义

档案管理现代化是指以系统论等现代管理科学为指导，使用现代管理方法和手段，采用先进的管理技术与设备，充分发挥档案管理人员的主动性、积极性和创造性，对档案管理的传统方式进行改革，加快实现其系统化、定量化、信息化、智能化管理。例如：利用计算机将档案进行输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等；利用缩微照相技术和对纸质载体的重要档案进行缩微复制等。档案管理现代化具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了效率。档案管理现代化是科技发展的必然结果，是社会发展和档案工作发展的必然。

2 档案管理现代化进程中的问题

2.1 档案标准化程度低

进行现代化档案管理，档案工作标准化是必要条件之一，是档案管理现代化的一个重要组成部分。我国档案管理标准化工作是从20世纪80年代开始的，国家标准局组织拟定和制定了一系列标准化文件，使我国标准化逐步形成一个体系。由于档案自身的复杂性，我国档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。由于历史的原因，档案管理走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个单位根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案系统应用软件都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低、数据不完整，致使大多数档案无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，档案的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去，势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。标准化程度低影响了档案管理现代化发展进程，造成大量低水平的重复建设，令计算机档案管理系统只能停留在辅助管理的位置上无法继续向前发展。

2.2 缺乏高级管理专业人员

现代档案管理人员可以分为档案管理辅助人员、档案管理专业人员和高级档案管理专业人员三个等级层次。高级档案管理专业人员应具有较高的政治理论和政策水平，较高的文化素质和现代管理技术，精通档案业务，能科学地制定政策和档案事业的发展规划，有较强的组织协调能力和决策能力，在学术理论研究上有很高的造诣。目前档案工作信息化和网络化对档案管理人员素质的要求越来越高。而档案管理人员群体中学历层次偏低，缺乏掌握现代化技术的高级管理人才，特别是既懂档案管理和现代化科学技术，又懂社会科学和经济管理的复合型人才更是奇缺。档案管理人员素质不高，直接导致新技术、新方法难以在档案管理中使用和推广，无法解决在工作中遇到的新情况和新问题。档案管理人员群体结构不合理配置，档案管理人员个体素质偏低，档案群体结构失衡不仅已成为制约档案事业发展的一个重要因素，而且也在一定程度上影响了单位各项工作的顺利开展。

2.3 档案管理投入不足

经费不足是影响档案管理走向现代化的最大障碍，而经费投入取决于领导对现代化档案管理地位和作用的认识程度。由于档案意识普遍较低，导致资金投入严重不足，无力购买现代化的设备，尤其是基层单位，存在着档案室建设简陋，基础条件差，安全措施没落实，大部分档案室建设不标准、不规范。档案室自动化建设、数字化建设更成为奢求，投入不足已经成为档案现代化发展的瓶颈。

3 实现档案管理现代化的对策

3.1 加强标准化建设

档案管理标准化是档案管理现代化的一项重要基础。档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的。信息时代，档案信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准来进行规范，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资料的共享等，都需要通过制定和建立各类档案管理标准，形成档案管理标准体系，只有这样才能够确保档案管理现代化各项工作的有效实现，遵循标准，推进标准。在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性，管理方式不可更改的情况。这种实质上无视标准化、拒绝采用标准的做法极其有害。有些标准的制定需要耗费巨大的人力、物力，不但涉及数据格式，还将涉及运行环境等诸多因素，本身就包含不止一项的复杂课题，更应统一领导，集中力量，锲而不舍，不断推进。

3.2 实现管理现代化

增强档案管理现代化意识，管理理念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理人员如果没有这种管理现代化的意识，就会大大影响档案现代化的发展步伐。在现代化进程中，档案管理工作人员要树立科学实践观，依靠先进的科技手段，前沿的管理方法，切实改变轻利用、等客上门、封闭保守等观念，实现主动式服务、开放式服务。引进现代管理的理论和方法，使档案管理从经验管理向科学管理和现代管理迈进。

3.3 加快复合型人才培养

实现档案管理现代化，不仅需要档案管理人员具有档案方面丰富的理论和实践知识，还必须具有一定的经济、信息技术和写作等综合方面的知识。要始终提高档案工作人员的素质，大力加强档案管理队伍建设，从选拔优秀档案管理人才为起点，把具有复合知识型人才充实到档案现代化管理中。还要加强继续教育培训，采用多种形式、实施全方位的培训，优化档案现代化管理人员的知识结构，培育现代化管理急需的技术操作、维修及科学管理人才。在档案管理现代化的进程中，档案管理人员不仅应具备吃苦耐劳、甘于奉献、全心全意为人民服务的优良品质，还应具备做好现有工作所需的智力、知识结构及现代化管理能力。逐步开展多层次、复合型、一专多能、一专多才的教育培训，加快档案管理现代化的步伐，促进档案事业的健康迅速发展。

3.4 强化管理意识，加大投入力度

首先要关心和支持档案管理现代化工作，投入大量资金和精力配置设备，培养人才，把档案现代化管理纳入单位的工作计划，作为单位工作中要达标的内容对其进行考核。其次，各级领导，尤其是主管档案工作的领导，应定期听取档案工作汇报，了解档案工作现状，帮助解决工作中实际存在的困难和问题，从而指导档案部门更好地开展下一步的工作。最后，档案工作经费做到年初有预算安排，特别是对档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，要有专项预算。

参考文献

[1]李喜梅.浅谈档案管理现代化[J].中州煤炭，2007（5）.

现代化档案管理篇（5）

（一）档案管理标准化程度低。就目前形势来看，现阶段我国的档案管理还处于一个比较混乱的局面。由于档案管理的管理体系比较复杂，管理比较分散，所以使得整个管理水平比较低。此外，在管理过程中部分管理人员重视人员信息的管理，而忽视了其他方面的管理，导致很多资料管理不齐全，很多有价值的档案没有得到真正的利用。再加上缺乏统一的管理标准，导致档案管理过程中问题不断出现，档案管理现代化水平提升缓慢。

（二）档案管理人员综合素质低。目前我国很多的档案管理人员没有接受过专业的培训和学习，缺少管理方面的专业知识，同时对档案管理工作的概念也没有明确认识。在管理过程中，由于没有现代化的管理理念，导致很多管理资料不能及时整理造成缺失甚至损坏。还有的档案管理人员虽然有专业的技能，但是缺乏应有的责任心，没有严谨的工作态度，使档案在一定程度上混乱没有规律性，为后期的查阅及使用造成困扰。虽然部分石油企业已经采用了现代化的档案系统，如数据库 E6系统，但是管理人员的专业技能并不能对此进行熟练操作。

（三）档案管理方式落后。当前我国的档案管理工作人员在进行档案管理的过程中往往采取传统的档案管理方式，无论是在知识上还是方式上都存在着明显的落后。首先，传统的纸质文件方式，给档案信息的建立和查阅都造成了一定的麻烦，这样会使很多重要的档案难以被发现。其次，在管理的手段和方式上也存在着问题，很难实现资源共享，比如业务交叉时，相同内容的电子档案对接困难。不能共享，也不能覆盖或者替换。所有工作都要手动检查、添加，增大了工作量，无法适应现代化的档案管理操作需要。

二、实现档案管理现代化的措施

（一）加强档案管理人员的综合素质。要想提升档案管理的现代化水平，首要目标就是提升档案管理人员的综合素质，只有提高了人员的综合素质，才能使档案管理得到进一步地发展。首先，从理论与技能方面加强对管理人员的培训，提升档案管理人员的基本技能。同时也要提升管理人员的计算机技能，熟练的操作计算机能够运用科学化的手段进行档案管理；其次，提升档案管理人员的职业道德素养。要定期的开展政治理论和职业道德理论的相关培训，在潜移默化中提升他们的自身素质；最后，要结合档案管理人员的实际工作水平和部门特点，适时对相关的培训内容进行调整，为档案管理人员能够不断掌握新的业务知识进行教育培训，以科学化、现代化为目标，不断提高档案管理工作者的能力水平。

现代化档案管理篇（6）

社会功能和社会使命是档案存在与发展的依据，档案对社会的发展具有某种或多种积极的不可或缺的作用。但在档案管理方面，随着科学技术的不断发展，计算机已渗入社会的各个领域，以完全改变了传统的档案观念，也给档案管理提出了新的课题。

一、档案管理现代化的意义

要想实现档案管理现代化，首先应明确档案管理现代化的重要意义，这包含以下两个方面的基本内容。

1.档案管理现代化的内涵。对档案管理现代化的理解，应从思维方式现代化和管理方式现代化两个方面去把握。所谓思维方式现代化，是指以全新的观念、超前的思想意识，按照档案学发展的客观规律，应用现代科学技术的原理和方法，对档案工作进行正确的评估、判断和决策；所谓管理手段现代化，是指应该利用电子计算机技术、微缩技术及其它先进技术和设备，对档案工作的各个环节实施有效控制、高效管理。具体来说，就是要使档案工作跟上科技发展的水平，实现“五化”，即思维超前化、技术自动化、组织网络化、体系多元化、结构综合化。

2.档案管理现代化的必要性。首先，实现档案管理现代化是科技发展的必然要求。计算机技术、网络技术、声像技术、电子通讯技术等新科技、新手段在社会生活各个领域越来越广泛的应用；各种新载体、新介质的档案资料形式，给档案工作提出了新的问题、新的挑战，档案工作必须适应时展，适应科技发展，更新观念，更新管理方式和管理手段，必须实现档案管理现代化。

其次，实现档案管理现代化，是现实的迫切需要。从档案管理工作的现状来看，目前的档案保护条件和管理手段还存在着许多不足和严重的问题。据一份抽样调查显示，建国初期形成的档案，由于载体材料差，加上保护手段等因素影响，已有相当一部分档案出现褪变，褪变严重的，已失去了字迹，成了无字档案。由此看来，档案本身也向管理现代化提出了急迫的要求，迫切需要用现代化的管理手段提高管理保护水平。

实现档案管理现代化，是减少劳动强度，提高管理效率的必由之路。传统的手工操作管理方式，不但效率低下，且劳动量相对较大，档案资料中的各种有害物质，也直接影响了档案管理人员的身体健康。实现档案管理现代化，是将广大的档案管理工作者从繁重的体力劳动和有害的工作环境中解放出来，且大大地提高了工作效率。

二、档案管理现代化的主要技术标志――信息化

现代化的技术标志是信息化，信息技术是当代技术的前沿，看一个国家或地区档案管理现代化的水平，主要是看其档案信息化的程度。数字化、网络化是实现档案管理工作信息化的必由之路，而正在悄然兴起的数字档案馆的开发研究和建设，涉及信息技术的方方面面，因此可以说，数字档案馆是档案信息化管理的集中体现。

以有序的信息空间和开放的信息环境为特征的完整意义上的数字档案馆，不是封闭的档案馆信息网络，而是包含在办公自动化系统、计算机辅助设计和管理系统、公共信息数据管理系统等更为广阔的大系统中的组成部分。它是由分布式文件、档案数字资源构成的、具有强大服务功能的跨机构、跨地域的信息系统，是继数字图书馆之后，在网上扮演重要角色的又一知识网络，是国家的数字信息基础工程。

数字档案馆不仅仅是馆藏档案的数字化，也不只是停留在整个档案工作流程的计算机化，而是代表了网络环境下档案信息资源的整体处理模式，涉及到一系列标准规范与法规的制定和推行、软、硬件基础设施的构建、应用系统的开发、数字资源的建设、人才队伍的培养等方面的内容，是一个与软件工程、网络工程、计算机工程、信息组织工程等密切相关的系统工程。

三、档案现代化管理对档案工作人员的要求

现代化档案管理篇（7）

随着科学技术的不断发展，社会信息化及电子政务的出现，实现档案管理现代化是历史发展的必然。档案现代化管理相对传统管理而言，是以系统理论为基础，以数学方法为工具，借助计算机数字通信等技术组成的最佳结构体系。它能充分发挥管理人员的积极性和创造性，以取得被管理对象在确定目标下其整体动态的最佳效果。

计算机数字通信的应用遍布社会生活的各个领域，它已经成为一种普遍存在的工作方式，档案存取、办公自动化、电子文件数量的增加，都对计算机提出了较高的要求。档案数据处理的特点是数据量大、结构复杂、保管时间长，计算机要求被加工的档案数据必须正确、完整和规范并可及时增加和修改，硬盘作为电子档案的载体，发挥着不可替代的作用，它容量大、体积小，可以把大量档案、文件的数据存储在里面，并且可以随时随地修改，成为存放档案较为理想的载体，大大节省了空间，使得查找和管理更为方便，从而提高了工作效率。

一、档案管理现代化的特点及内容

1.档案管理现代化的特点

一是数字化。借助各种现代高新技术，实现档案资源数字化存储、加工、流转、利用与控制。包括档案资源数字化整理、建设档案数字化信息资源库、建设档案数字化信息网络。二是网络化。借助计算机与网络技术，实现不同档案保管单位之间以及用户之间的信息检索与共享。

2.档案管理现代化的内容

一是管理思想的现代化。管理思想现代化，就是要更新观念，提高对档案管理现代化的认识。要实现档案工作的最终目的，必须要有先进的管理思想和科学的管理方法，做到“洋为中用”。在认识上，要大力宣传档案现代化管理的重要性及优越性。二是管理人才的现代化。它是档案管理现代化的保证，应当有一批掌握现代化技术，具有管理才能和专业知识的人才。因为社会的需要，档案工作者仅仅掌握专业知识是不够的，还必须掌握各种相关的学科知识，特别是现代科学知识。另外，要重视新型人才的培养，培养一批高级档案管理专业人才，实现人才的更新。三是管理方法的现代化。它是档案管理现代化的体现，主要是运用现代化的管理。建立健全规章制度，是档案管理方法现代化的一个重要部分。四是管理手段的现代化。它是档案管理现代化的标志，它包括运用计算机等现代设备和手段对档案进行管理。充分和利用现代化管理设备和保护措施，加大对档案管理工作的投入，尽快实现档案管理手段现代化。各级档案部门要在档案管理软件和硬件建设上下本钱，充分使用现代化的管理手段，提升档案管理工作科学化、信息化水平。

二、加快档案管理现代化的有效措施

1.更新档案管理观念是前提

没有档案管理观念现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，也还是不能解决现有档案管理观念滞后性和档案管理发展的先进性之间的矛盾，更不可能在根深蒂固的传统档案管理观念的基础上构筑档案管理现代化的大厦。

2.加强基础工作是根本

加强基础工作是档案管理现代化的前提，要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。在档案管理基础工作的各大环节中，计算机数据的准备工作是一个大的工程，由于馆藏案卷多，著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案现代化的进程。

3.集中统一管理机制要健全

目前，档案信息现代化的管理体制同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要是集中统一管理不力，应下决心解决这一问题，从管理制度上保证业务技术规范、标准，软硬件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息现代化管理之中，以利于档案的系统化查找利用，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。

4.抓好数据库建设是关键

目前，档案管理现代化从总体上看，仍处于由文件处理向信息管理的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。当前若能把数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络连接形成开放的分布式数据库群，将大大提高档案管理现代化水平。

5.重视人才培养和引进是方向

推进档案信息现代化的关键是人才，档案信息现代化的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响现代化水平的提高。要适应信息技术和档案事业的发展，必须采取积极措施加快现代化技术人才的引进和培养，抓好知识更新、引进、消化，使档案人员掌握信息技术的新知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径，多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

6.集思广益、科学决策是保证

目前，档案工作改革和发展已进入整体推进与重点突破相结合的阶段，如何把繁重的任务与推进现代化进行结合起来，正确的领导和协调起着重要的作用。因此，要提高行政决策的科学性和决策过程的民主性，从档案改革的需求、传输技术的可行、人财物力的可能、社会经济效益等多方面进行分析、集思广益，这样才能避免失误。要加强档案信息现代化建设的协调工作，提出长期发展目标和指导方针，审定规范标准、实施方案，为提高新政决策水平建立制度保证。

档案的现代化管理是一个系统性工程，需要各级档案部门顺应形势，加强合作。从档案管理现代化的基础工作开始做起，树立现代化管理意识，在广泛采用先进技术基础上，构筑网络档案管理平台，促进档案管理部门和档案事业的科学发展。我们要抓住机遇，在现有基础上积极采用先进的科技手段，努力实现档案管理现代化，为档案事业发展做出贡献。

参考文献：

［1］　郑玉清.档案管理工作现代化的新趋向［J］.广东档案，

2006，（5）.

［2］　秦爱华.浅议档案管理现代化问题［J］.档案管理，2012，

（5）.

［3］　张明香.档案管理现代化进程中存在的问题及对策［J］.

现代化档案管理篇（8）

为了顺应时代的发展，档案管理事业要想实现可持续发展，就要不断地提高档案管理水平，实现档案管理与先进科学技术的相结合，达到档案管理现代化的目的。档案管理现代化能迅速准确的查询到所需要的档案，进而缓解在档案管理过程中造成的人员浪费的情况，一定程度上也可以提高工作效率。但是，就目前的情况来看，部分石油企业的档案管理工作任然存在着一些问题，下面我们对此进行了分析。

一、现代化档案管理中存在的问题

（一）档案管理标准化程度低。就目前形势来看，现阶段我国的档案管理还处于一个比较混乱的局面。由于档案管理的管理体系比较复杂，管理比较分散，所以使得整个管理水平比较低。此外，在管理过程中部分管理人员重视人员信息的管理，而忽视了其他方面的管理，导致很多资料管理不齐全，很多有价值的档案没有得到真正的利用。再加上缺乏统一的管理标准，导致档案管理过程中问题不断出现，档案管理现代化水平提升缓慢。

（二）档案管理人员综合素质低。目前我国很多的档案管理人员没有接受过专业的培训和学习，缺少管理方面的专业知识，同时对档案管理工作的概念也没有明确认识。在管理过程中，由于没有现代化的管理理念，导致很多管理资料不能及时整理造成缺失甚至损坏。还有的档案管理人员虽然有专业的技能，但是缺乏应有的责任心，没有严谨的工作态度，使档案在一定程度上混乱没有规律性，为后期的查阅及使用造成困扰。虽然部分石油企业已经采用了现代化的档案系统，如数据库 E6系统，但是管理人员的专业技能并不能对此进行熟练操作。

（三）档案管理方式落后。当前我国的档案管理工作人员在进行档案管理的过程中往往采取传统的档案管理方式，无论是在知识上还是方式上都存在着明显的落后。首先，传统的纸质文件方式，给档案信息的建立和查阅都造成了一定的麻烦，这样会使很多重要的档案难以被发现。其次，在管理的手段和方式上也存在着问题，很难实现资源共享，比如业务交叉时，相同内容的电子档案对接困难。不能共享，也不能覆盖或者替换。所有工作都要手动检查、添加，增大了工作量，无法适应现代化的档案管理操作需要。

二、实现档案管理现代化的措施

（一）加强档案管理人员的综合素质。要想提升档案管理的现代化水平，首要目标就是提升档案管理人员的综合素质，只有提高了人员的综合素质，才能使档案管理得到进一步地发展。首先，从理论与技能方面加强对管理人员的培训，提升档案管理人员的基本技能。同时也要提升管理人员的计算机技能，熟练的操作计算机能够运用科学化的手段进行档案管理；其次，提升档案管理人员的职业道德素养。要定期的开展政治理论和职业道德理论的相关培训，在潜移默化中提升他们的自身素质；最后，要结合档案管理人员的实际工作水平和部门特点，适时对相关的培训内容进行调整，为档案管理人员能够不断掌握新的业务知识进行教育培训，以科学化、现代化为目标，不断提高档案管理工作者的能力水平。

（二）明确档案管理目标。要想有效的提升档案管理的现代化水平，就要在管理过程中明确档案管理的目标，以实际的管理目标为依据，开展相关的管理工作，其定位可以针对本企业的档案管理，也可以针对整个社会工作有序运行提供高效档案信息服务。在进行管理档案工作时，要始终明确自己的目硕ㄎ唬与时展相结合，科学合理的运用现代化的信息技术，实现科学化的档案管理，这是当前提升档案管理工作水平的要求，只有这样才能够为社会以及民众提供更全面、更高品质的档案信息服务。

（三）提升档案管理的信息化水平。想要大幅度的提升档案管理现代化水平，就要顺应时代的发展，提升档案管理的信息化水平，而信息化的提升靠的是加强基础性建设，做好硬件上的保障才能为科学化提供支持。要想提升档案的信息化水平，首先应加大在资金方面的投入，建设现代化的档案管理设备，使档案管理载体呈现多样化，同时要陪让专业的人才，能够对专业化的系统进行熟练的操作，如数据库 E6系统。同时要充分的利用现代电子设备和计算机等设备，以此来推动档案电子化、自动化水平的提升。此外，现代化档案管理中应积极的建立起电子档案室，实现互联网建设，以此来促进档案信息的有效管理和控制。利用现代化信息存储技术能够缩小档案的体积，提升档案存储量，对档案的保护有着重要的意义。

（四）健全档案管理机制。开展档案管理工作过程中，需要制定出科学化、系统化的档案管理机制。把握规章制度，将档案管理的工作主要放在提升科学管理档案的水平上，逐步落实档案管理中细节性的工作，充分调动档案工作者的积极性，不断探究适合其发展的管理机制，对实际工作中所出现的问题进行及时修正。科学化、规范化地完善档案管理制度，激发从业者开展档案管理的工作热情。

参考文献：

现代化档案管理篇（9）

（一）档案管理的现代化是以现代管理科学为指导，应用现代化的管理方法和手段，充分采取先进技术和设备，对档案管理的传统方法和做法进行改革，使档案管理工作逐步实现系统化，定量化，信息化，智力化。

（二）档案现代化管理系统的工作流程如下：1、档案数据的收集，2、档案数据的前处理；3、档案数据的录入；4、档案数据的存储管理；5、档案数据的加工处理；6、档案检索；7、档案信息的输出。

二、档案管理的现代化要求

（一）先进的技术设备推进了档案管理工作的现代化。一定水平的设备、技术，是现代化的物化表现，是现代化程度最直接、最集中的体现。实施现代化管理要作好规划，使档案管理在各个环节都采用现代化设备和技术。在档案设备配置现代化的衡量标准上，要坚持设备、技术的先进性、适用性、配套性，这样才能真正发挥现代化设备、技术的效用。

（二）档案信息化是档案管理工作现代化的价值体现档案自身的文化价值社会价值经济价值也才能得以体现。否则档案深藏在库房里，不为人知，档案的价值也就无法体现。档案信息化需要开发大量的数字化的档案信息资源，将馆（室）藏档案数字化。信息时代作为信息系统的重要组成部分的档案信息的数字化成为档案发展的趋势，它让人们以更方便快捷的方式获取所需的信息。档案信息已成为重要的战略资源，档案信息化的建设是当前和今后一个时期各级档案部门和一个重点工作，实现信息资源共享，发挥档案信息的规模优势和综合实力，提高档案的利用率，打破时空界限。

（三）档案管理的现代化对档案的入档时间提出更高要求。档案的社会化需要将越来越多的档案资料能尽快尽早纳入档案管理，形成社会信息的档案化，实现档案信息为公众服务的零时差，推动社会经济文化发展。

三、加快数据准备，促进档案现代化管理迈向新台阶

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲，由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

（一）分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

现代化档案管理篇（10）

（一）必须转变传统的档案管理观念，增强现代化意识

现代化档案管理必须要求有现代化的管理观念。档案管理的主要内容是要有现代化的管理思想。假如档案工作者不具备现代化思想意识，就会直接影响管理档案的现代化进度。没有现代化档案管理思想，即便是有先进的档案管理和保护设施，也不能被称作现代化的档案管理。在实现这种现代化管理的进程中，相关档案工作者一定要树立科学管理的思想观念，并建立起与时俱进的档案管理意识，彻底转变重管理轻利用和封闭保守等观念，将传统被动式服务的档案管理转变成主动式服务管理，由封闭式服务模式转化成开放式服务模式，更好的使档案工作适合社会主义现代化经济的发展。

（二）建设好硬件设施，具备现代化的技术和装备

在档案管理中，要充分运用现代科技，及时配备科技现代化所必须的计算机、光盘记录机和互联网等办公设备，开发新的档案管理软件，加快管理档案的现代化进程。这就要求政府增加财政支持的力度，相关档案部门也应大大提高工作水平，得到更多的财政支持；与此同时，相关档案部门应利用自身存有的档案资源，从各个方面挖掘潜力，开发出种类多样的档案信息来适应社会的需求，把档案的内在价值变成经济效益。

二、加大开发档案资源的力度

首先，要想迅速的获取档案信息，必须要凭借现代化科技手段。基于档案信息量的不断增加，再加上电子载体的大量涌现，档案工作必须应用计算机及多媒体技术，打破传统的纸质载体的信息储存方式，对档案信息进行文图声同时储存，实现现代化多层次、全方位的档案管理。要快速了解档案信息，就必须要选择统一标准的软件，软件要首先具备先进性，与此同时，还要符合我国的国情，使档案的管理达到现代化水平。其次，在档案的收集和管理中要介入电子文献。电子文献具有很多特性，比如信息共享、动态文件特征、载体稳定、不可识别性、依赖性、形式多样性等，再加上寿命短，体积小的特点，所以应尽快建立电子化信息管理系统，自其产生便对有关业务进行监督，从而来确保拥有持久性的信息。