档案管理意识篇（1）

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 08. 054

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）08- 0095- 02

档案是人类活动的真实记录和智慧的结晶，同时也是历史文明的记载。借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。而医院档案则是用于医院服务的医疗资料文件，医院发展历史以及医院的各项活动的资料。医院档案是医院工作的重要组成部分，并在医院发展建设及各项工作中发挥着重要的作用，也是日后查阅利用的珍贵资料，因此，重视医院档案，加强医院档案管理显得尤为重要。本文就增强医院档案意识谈点体会。

1 档案意识淡薄的主要表现

当前，随着社会的日益发展，档案工作只有与医院各项工作相配合开展，才能使整体的医疗管理水平得到协调运行，而我们普遍看到的现状如下。

1.1 领导重视程度不高

因为档案并不受到单位领导的重视，由此造成部分医院目前依旧缺乏自主贯彻有关法律法规的环境，从而致使档案工作的全面规划难以开展。某些领导缺乏对档案重要性的认识，管理不科学，选人用人不当，忽略了医院发展的连续性和历史资料的完整性，甚至不关心档案部门与相关工作人员，在一定程度上阻扰档案工作的开展。由此，也就没有更多人去采取积极手段宣扬档案，更不会主动地引导身边的人去认识档案。甚至出现单位用档时查找不到，使一些“真材”没有“用武之地”，档案资源的利用率不高，档案人员成为闲人。

1.2 宣传力度过低

因为长时间受传统思想的影响，档案部门与工作人员固步自封，仅仅只对医院档案管理系统内部开展档案宣传，对医院其他部门影响不大。我国制定的《档案法》明确要求一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和每个公民均有保护档案的义务。由此可以证明档案面向的对象与范围并不少，但是现阶段我国医院档案宣传工作还存在3个问题：

（1）宣传目标模糊，导向性很低。具体档案宣传过程中，医院档案部门缺乏对在医院中进行档案宣传目标是什么，根据目标应该开展怎样的宣传工作这些问题进行详细的分析与思考，由此导致宣传目标模糊，导向性很低。

（2）医院档案部门开展档案宣传工作时，就算每年均开展活动来宣传有关知识，但是因为宣传内容与方式陈旧、落后与单一，难以进行互动，由此造成员工参与兴趣不大。大部分医院职工对档案的认识依旧还处在传统印象和陈旧的理解中。因此必须开展普遍的宣传，才能够在最大程度上激发大众的自主性，使医院职工自愿参加到档案保护工作中，保证档案的齐全、完整、系统，以提高档案开发利用效率。

（3）宣传对象没有充分认识档案宣传理念。由于社会上流传类似“档案宣传对个人贡献不大”等错误的观点，由此造成某些医院职工认为档案宣传与个人关系不大，因此没有必要过多了解，由此致使其没有接受档案宣传的需要与愿望[1]。医院职工对档案宣传理念认识不到位，能够致使其对档案宣传产生抵触与被动接受的消极情绪。

1.3 归档意识过于薄弱

部分医院档案管理者与机关文秘工作者树立的档案意识比较薄弱，没有全面了解档案工作对医院管理的影响。因为档案缺乏相关重视，缺乏相应的规章制度与实施细则，因此造成档案非常混乱，缺乏一个统一的体系。比如：文件收文登记后没有仔细保管与定期移交给档案部门，而是随手一摆或者丢弃。同时，档案人员没有狠抓档案移交质量，忽视档案收集、归档以及保管等有关工作，不重视在文件生成时进行监督与指导，从而致使某些文件丢失，造成没有必要的损失，不利于档案的开发与利用。作者整理档案时发现了很多问题，例如部分不需要进馆的档案已经移交，影响档案严谨性，使其质量越来越低；还有少数文件材料签署错误；某些红头文件缺少盖章，某些文件拟稿、审阅与签发存在漏洞或者没有使用专业的笔来签发，这些现象均在最大程度上降低了档案的参考与凭证功能；此外，工作时某个环节材料存在缺陷，可直接影响到档案的完整性。

2 提高档案意识的策略

2.1 领导重视档案工作

使用正确的措施提高领导的档案意识是提高全员档案意识的关键所在。单位领导人的思想意识可以直接决定档案管理工作，通过提高领导对档案工作的重视度，全面理解档案工作对医院发展的影响，档案意识才可以对广大医院职工造成影响与辐射。领导提高档案意识，才能够将档案工作纳入到单位议事日程中，从而协助档案部门处理好工作中暴露的问题，并且选择有效的对策，保证档案管理工作资金充足、设备到位与人员齐全。医院档案工作者应该充分抓住合适时机，多向领导汇报相关的法律法规以及方针政策等，从而帮助领导从多个角度认识医院档案工作。另外，档案工作人员在日常工作中需要主动向领导请示汇报，通过医院档案工作的正反两面的经验教训，影响领导者的档案感性认识，促使领导关心与支持档案工作，协助档案管理人员处理实际遇到的各种问题。

2.2 健全档案管理工作制度

作为单位的领导，要树立全局长远观念，安排职能部门制定严格的档案管理制度，按标准贯彻执行，每个科室（部门）配套专人负责档案，严格收集移交程序，严格归档具体时限，与个人绩效考核挂钩。档案管理人员必须通过有力的宣传动员，让全体员工认识到档案对全局工作和对自身工作的重要性，使员工在日常工作中主动提供医疗、教学、科研、重大活动等相关资料，那么档案资源就可以无所遗漏、渊源不断，改变以往只靠档案人员收集、寻觅、索求的被动局面，使每个员工成为档案资源的创造者和利用者。

2.3 通过加大宣传力度来提高增强档案意识

加大宣传力度是提高人们档案意识的前提，因此医院应该充分发挥其优势，通过印发档案知识普及手册、张贴档案知识宣传海报、橱窗、院报、知识竞赛以及举办普及教育讲座等多种形式开展档案知识教育工作，起到帮助群众更好认识档案的作用，并且高度重视档案工作[2]。通过宣传，持续增加大众对档案及其相关工作的认识，从而使其可以全面认识档案工作的作用与价值，提高职工的使命感与责任感，并且主动重视档案及其有关工作，进一步充分发挥档案的功能，提升档案管理水平。

2.4 构建一支专业的档案管理队伍

档案工作的开展，离不开档案人员，而一支专业水平高的档案管理队伍是提高档案工作质量的基础，优秀的档案管理人员可直接或间接引导群众产生档案意识。有效收集档案资料做到三勤：嘴勤、手勤、腿勤。做好基础的服务，丰富室（馆）藏资源，以更开放的形式向广大利用者提供相应的信息。

（1）医院给档案管理人员提供大量培训机会，使其学习相关的法律规章制度，充分掌握各种先进理论并且应用在个人工作上。学习档案工作法律法规，并且全面理解其精神，一方面可以提高个人思想境界，另一方面还能够增加社会档案意识，在很大程度上推动档案事业的发展。

（2）档案管理人员应该具备较强的责任感与业务能力。不要认为档案只是机械地做好收集、分类、装订、编目等简单工序 ，熟悉整理案卷流程就行，它不仅要求将文件转化成档案，积累档案信息，更要不断地熟悉本室（馆）所藏档案的内容、数量、成分、档案材料的有机联系，深入研究档案，进行二次或三次文献的加工，搞好编研工作，形成各类文献汇编、史料汇编及参考资料，使档案资源得到有效的开发利用，充分发挥档案效益。所以说，档案工作不仅具有很强的专业性，而且程序复杂、要求非常严格，可直接对档案工作质量的高低造成一定影响。

（3）伴随新技术的快速发展与普遍使用，越来越多新载体档案应运而生，比如声像档案、电子档案以及机读档案等。以往陈旧的保护手段已经难以确保档案的安全和完整，由此需要档案工作人员具备专业水平，并且娴熟各种现代化管理技术，只有两者兼备，才可以对各类档案进行规范的管理，尽量发挥档案作用，更好地为医院提供高效优质的服务。

3 结束语

综上所述，医院档案是医院的宝贵财富，我们应加强领导，重视档案工作，增强全员档案意识，进而才能为档案收集、整理、立卷、保管、利用等打下良好基础，为医院各项管理工作的有序进行保驾护航，为医院乃至社会的发展做出贡献。

档案管理意识篇（2）

随着各项制度的改革，人事制度改革也日益深入。人事档案管理工作如何主动顺应时展的要求，更新人事档案管理的内容、范围，档案收集的方式、方法以及人事档案服务的对象等，是我们人事档案管理者需要面对和认真思考的问题。现就人事档案管理现状、存在的问题和解决办法进行分析。

一、人事档案现状及存在的问题

1.对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。

2.人事档案交接手续不严密，重视不够。档案管理人员大多不是专职的，所以在离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有人认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得人事档案交接工作前后脱节，出现人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。

3.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。

4.档案管理人员对档案的重要性宣传不到位。一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传，使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；二是人事档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。

5.档案管理人员对人事档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚，甚至有人认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想和观念必然导致人事档案材料不全或缺失。

6.人事档案管理手段落后。在档案管理手段上，没有单独的计算机和档案管理软件，查阅人事档案信息仍采用手工查找。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不能完全合理应用。

二、人事档案管理对策及思考

人事档案是对个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实际等内容的真实记载和反映，所以，只有加强人事档案的管理，充分发挥其利用价值，才能更好地为党组织、人事部门提供工作参考，为人民服务。针对以上存在的问题，就干部人事档案管理工作提出以下几点思考及对策。

1.严格按程序交接。人事档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作，应按程序办理。档案交接手续：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账务相符；二是对借出的档案要及时催还，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时归档；四是按档案移交要求进行移交，并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等，还应在移交文件上签字盖章，要做到对交接工作负责。

2.强化档案管理意识，严格档案管理程序。强化领导干部的档案管理意识，完善档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统。档案管理是人事管理工作的重要环节，与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关，因此应提高档案管理人员综合素质，提高工作主动性，从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档。此外，还应建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。

3.健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

4.建章立制，有章可循，规范操作。积极主动做好档案收集工作，做到制度上墙，操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿，职工档案转入、转出登记簿，职工档案材料转入、转出登记簿，档案材料移交表等。对由于历史原因，确实收集不到的档案材料，要查明原因，登记说明，为以后的查找工作提供方便。因此，我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤，及时追补和补充新的资料，真正起到人事档案的依据作用。

5.积极做好宣传工作，加强档案管理人员的事业心、责任感。积极做好宣传工作，对收集的材料要认真核实，把真实可靠的材料收入人事档案，把好质量关。在档案鉴别过程中，档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整，充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，提高业务素质。在鉴别过程中，能明辨是非，坚决把那些虚假的资料拒之门外，维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。

档案管理意识篇（3）

（一）乡镇领导对乡镇档案工作认识模糊，乡镇档案机构先天不足 

由于受机构编制限制，绝大多数乡镇没有设立独立的档案管理机构，机关档案室一般挂靠在党政办公室，加之党政办公室乡镇党委、政府领导都分管，这就容易形成乡镇党政机构之间职责不明、责任不清等问题，往往就会形成档案工作有分管领导，但分而不管或管而不紧的工作状况。

（二）乡镇档案机构制度管理严重弱化，规范化管理难以落实。乡镇机关档案室根据乡镇工作自身特点，建立健全了各项档案管理制度，从档案保管、保密、借阅、鉴定与销毁等制度到各门类档案的归档制度，基本齐全规范，但是档案工作各项制度的执行范围不出机关档案室，机关全体干部大多不知晓或知之甚少。

（三） 档案管理工作从建档之日起到永久保存，无不凝聚着档案管理工作者的心血和汗水。档案管理工作客观上要经历时间久远、环境条件、资料质地和管理工作者主观上知识 、敬业精神、职业道德等诸多因素的制约。为此档案形成者和档案管理者，必须不断地增强档案管理意识，对档案和档案工作的地位、重要作用有一个正确的认识，才是做好档案管理工作的关键。

二、档案形成者的档案管理意识的强弱，决定着档案材料作用的发挥应用价值

1.档案归档意识。档案形成者，应该按照归档制度想档案室移交具有保存价值的文件材料，力求做到准确、完备、齐全。档案形成者要具有较强的归档意识，在工作中随时注意归档材料的积累。对于有多人共同参与完成的工作，尤其应收集散存于每个人手中的文件材料。

2.归档凭证意识，档案形成者要认识到档案材料的查考凭证作用，这是对档案形成的起码要求。档案形成者要重视对档案的收集与管理，注重档案材料制作的严重性，以此起到查考凭证作用。

档案整理意识。《档案法》规定，档案形成者应确保归档材料的质量，鉴定归档的文件材料，并分类、整理立卷。档案形成者应该清楚整理立卷并不是档案管理者的事，为此绝不能把零散材料分类、不装订就交给档案管理者，这就要求档案形成者要具有档案整理意识。

档案管理者的责任意识。档案管理者的责任意识是检查档案管理工作好坏的尺度。它表现在热爱本职、熟悉档案管理的常识，积极宣传档案工作的意义，乃至做到信息共享，为做好各项工作提供服务。 

档案管理者的法律意识。档案是受国家法律保护的珍贵历史财富。档案管理者负担着管理、保存档案材料的重任，坚持一个监督和积极利用的双重原则。

档案管理者的管理意识。档案管理者要有高度的责任感和强烈的事业心，要做到规范管理、维护档案完整、确保档案安全、发挥档案的作用，就必须增强档案管理者的管理意识。档案管理者既要掌握档案工作的基本技能、基本知识、基本理论，又要注重对对档案操作程序的训练。加强业务学习，适当加大投入。一方面，针对乡镇档案人员变动频繁、流动性大的特点，档案管理部门要因地制宜，在培训人员、批次上作出适当调整。另一方面，适当加大档案室的硬件建设，配备必要的安全设施和保管设施，在档案库房的设置上要符合档案管理的要求，档案管理者既是档案管理制度的制定者，又是档案管理制度的执行者。注重对档案管理制度的建立、完善，是增强档案管理意识之必需。

档案管理者的服务意识。档案管理者保管档案的目的是为了利用档案，服务于各项工作。档案管理者的服务意识就是最大限度地发挥档案材料的利用价值，充分档案材料反映各个时期所发挥的作用，以便于为决策服务。这就要求档案管理者必须接受继续教育，更新思想观念，掌握现代高新技术。档案管理者要克服只是保存档案材料，保存的档案材料已过时、档案材料发挥不了什么作用的错误思想。要变消极保存档案材料为积极利用档案材料，形成为各项工作提供服务的态度，充分地为用户热情周到的服务，以赢得用户的信赖。

档案管理意识篇（4）

调查发现我国许多学校的档案管理工作存在诸多问题，管理漏洞百出，一旦需要查找相关档案时，往往是无从寻找。究其原因，主要原因之一就是学校的管理层对学校档案管理工作的重要性认识不够，对学校档案管理的重视程度不够。许多学校的管理层片面地认为学校作为教书、育人的场所，只要做好育人和相应的科研工作就足够了，从而忽视了学校的档案管理工作，没有意识到档案管理对于总结学校的教育经验，积累和探索学校的教育方法，维护学校的教师和学生的合法权益和人力资源档案等方面的重要作用[1]。由于学校管理层的不重视，因此导致了学校的档案管理工作松散，即使学校有负责档案管理工作的人员，也由于领导不闻不问，加上建设资金投入不足、硬件设施落后、人员培训力度差、待遇同比教师或其它岗位差，因此工作积极性不高，思想动态不稳定，档案材料不能及时整理、归档，从而导致了档案管理混乱的局面。

（二）学校档案管理中服务意识差管理水平落后

学校的档案管理人员业务水平普遍不高，服务意识较差，不能适应现代学校档案管理的需要。学校档案管理工作长期处于手工阶段，不能与时俱进，信息化程度低，管理方式和档案建设手段还比较落后，工作效率低、准确性和完整性差。由于学校档案管理工作不受重视，人事档案管理缺乏专业的人才，缺乏培训学习机制，相互之间对于人事档案管理的经验交流少，导致了管理人员业务水平不能适应管理的需要。

（三）学校档案管理的档案收集、归档意识差

通常学校的大量经费和人力资源都投入到学校基础设施建设、购置教学设备设施与教学之中，往往忽视了对学校档案管理工作中的基础设施建设与档案管理中人力资源的投入。在学校管理中，一些管理人员由于档案建设制度不健全、档案管理人员紧张，因此在档案建设管理时通常将重要的档案文件放置于个人手中，认为方便查找。这就造成了档案丢失或档案被破坏的隐患，不利于档案管理。学校档案管理的收集和档案归档意识较差，一些教职工甚至不愿意将档案交规学校管理，这既有教职工档案归档意识差的原因，另一方面也因为高校档案管理水平较差，甚至有档案丢失的情况出现，因此也导致教职工对于学校的档案管理信心不足，不愿将档案交规学校保管。

二、强化学校档案管理服务意识的对策

（一）加强学校档案管理的服务意识

观念是行动的重要引导。要强化学校档案管理中的服务意识，从而提高学校档案管理的整体水平，首先应当增强档案意识，转变思想，增强档案管理意识和档案管理中的服务意识。增强档案意识是做好学校档案工作的前提，要强化学校档案管理，不能仅仅要求档案管理专员加强服务，而应当从全员入手，要求学校的各个岗位、各个部门都通力配合，树立全员档案意识，协助档案管理专员做好档案管理工作。首先档案管理在机关工作中的重要性，应当得到学校教职工的认同，要彻底摈弃档案工作可有可无的思想，要将档案工作当成重要的学校管理任务来执行。其次，学校档案管理与各个职能部门之间的协作关系应当明确。档案管理的根本是为了各个部门、各个机关传递、储存信息服务的，是大家储存信息、利用信息的手段和窗口。档案管理办公室应当定期给各个业务部门或教职工培训档案归档和档案收集的讲座，使大家了解档案管理员的工作职责，和大家主动提交档案的意识。

（二）强化学校档案管理中主动服务意识

当前学校的档案管理和档案服务中，主要还是被动服务。档案工作的服务方式和服务需求使档案管理常常被动地为教职工等服务，即当教职工有了档案查询或档案借阅等的需要时，才上门找档案管理人员要求服务。这种被动的档案服务管理有待进一步深化和改革。要提高学校档案管理中的服务意识和服务水平，首先应当强化学校档案管理中主动服务意识。档案管理人员应当主动服务，积极主动地为档案使用人员着想，积极创造便利的服务条件，主动提供档案服务。如主动为需要档案的教职工或学生提供咨询服务、答疑服务和查阅服务等。强化主动服务的观念，需要档案管理人员进一步提高服务水平，在档案查找和档案利用、档案归档、档案归还上下功夫，提高档案查准率和查全率。积极主动地创造档案服务条件，提高档案管理水平，主动为学校管理层的决策和学校教学服务以及学生服务，主动提供多种服务，使档案管理工作转化成教学资源，从而使档案管理工作产生良好的社会效益。

（三）强化学校档案管理中的信息化服务水平

在数字化信息化的发展和广泛应用的社会背景下，档案管理工作既面临机遇也迎来了挑战，档案管理数字化已经成为时展的需要和大势所趋。在学校的档案管理中建立档案管理数字化系统也需要各个部门的通力配合，才能建设成高效的档案管理数字化的系统。档案管理数字化系统包括档案数字化采集系统和档案数字化查阅系统以及档案日常管理系统，各个系统应当相互协调，相互适应。数字化采集系统不准确、不及时势必影响档案数字化查阅系统对信息的准确、快速获取；同理，日常管理系统跟不上数字化采集系统的需要，不能及时分类管理采集系统收集的档案也造成档案数字化查阅系统的使用效率。档案管理的信息化的根本目的是为了给教职工提供更方便快捷的档案服务，因此学校档案管理中不仅要提高信息化建设，更要提高信息化服务水平。

（四）强化学校档案管理中的服务接待水平

要做好学校档案管理工作，档案管理人员首先应当具备爱岗敬业、为师生服务的态度和决心。档案接待工作是学校档案管理的主要任务和档案管理的根本目的。因此，要做好档案接待工作首先应当具备一颗热爱这个工作岗位的心[4]。其次，在日常工作岗位中要用良好的仪表仪容和文明礼貌的用语服务教职工和学生，要耐心细致地解答师生的提问。当前我国许多政府或公共服务部门存在许多“门难进、脸难看、话难听、事难办”的不良现象，引起了老百姓的极大不满和强烈反感。学校的档案管理部门作为为学校师生服务的部门，应当高度重视档案管理中的服务接待工作，应当充分发挥档案接待工作的服务性质，为师生提供优质的服务和礼貌的用语，以及专业的档案管理服务，使师生能够在接触档案管理时感受到温暖和便捷。

档案管理意识篇（5）

中图分类号： G271文献标识码：A 文章编号：

紧紧围绕“强化安全基础、推动安全发展”宣传活动主题，全面贯彻落实公司安全生产工作要求和管理提升活动部署，以深化“安全生产年”活动，对档案安全职责进行了明确，对档案实体安全、电子档案安全和档案库房安全进行了彻底排查，推动实施安全发展战略为主线，普及安全知识，宣传安全文化，切实提高档案室全员风险管控能力和岗位本质安全水平。

强化管理措施，始终做好档案安全和保密工作

（1）根据公司对安全工作的要求，对设备设施、电源线路、档案保管等库房管理情况进行了全面检查，同时要求自查自改，确保了库藏档案的安全保管，强化了全员安全防范意识和责任意识，构筑了严密有效的安全保障体系，切实保证了档案的安全。重视强化基础建设，认真落实档案库房管理各项安全措施，有效解决档案库房存在的各项问题，最大限度的保障档案保管安全，确保库房安全万无一失。

（2）严格落实安全保密管理规定，履行档案借阅利用审核审批手续。坚持出入库房登记和每日巡查制度，及时消除各种不安全隐患，已经成为岗位管理人员日常的工作习惯。同时，随着库房责任人制度的实施，安全意识得到进一步加强，责任更加明晰，管理各项事务处理更加及时有效。严格资料借阅程序，既确保了保密安全，又有利于生产建设和信息资源的合理利用。

（3）完善档案管理措施，加强档案人员的岗位职责建设，贯彻执行《档案法》以及国家有关档案工作的方针政策，定期做好档案工作的法规、制度、规定的学习工作，增强工作人员的档案安全意识。

（4）加强对归档文件材料及电子文件的保管以及保密力度，由档案人员统一集中管理，任何个人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件资料，认真做好借阅和保存工作。严格规范档案密级标定、借阅流程和审批制度，做好档案管理各环节的保密工作。

（5）加强档案库房管理，坚持贯彻“以防为主，防治结合”的原则，切实做好“八防”工作和档案保管状况方面工作；定期对档案库房进行防尘清洁和安全检查，发现问题及时处理、消除安全隐患，并严禁闲杂人员进入档案库房，确保了档案的安全存放；认真做好温、湿度记录。

（6）增强人员保密意识，档案保密工作扎实有效。组织人员学习《中国石油天然气集团公司保密管理规定》，增强保密意识，加强保密责任，明晰保密范围，掌握保密技巧，养成保密习惯。保密工作按照“积极防范、突出重点、技防结合”的原则，不断提高了保密教育培训能力、技术防范能力和服务保障能力。完善制度，努力增强保密意识和防范能力；加强保密宣传教育，增强保密责任感和紧迫感；坚持档案数据处理“不上网、上网不”原则，数据存储介质使用进行登记；落实库房“八防”措施，确保档案的安全保管和保护。做好档案的保密，严格保密制度，严把借阅查阅审批关，防止档案管理中失泄密事件的发生。

二、精心策划档案宣传活动，提升企业员工档案意识

通过宣传活动，增强了企业员工的档案意识，使员工认识到档案工作的内容环节和重要作用，引导大家充分利用档案资源服务个人、服务工作、服务企业，进一步拓展档案工作的服务领域，提升档案部门的形象。加强业务培训、指导，全面提高档案人员业务水平。

（1）统一思想，明确工作目标。要求档案管理人员要充分认识基建档案工作重要性、必要性，以高度的责任感全面推进档案管理工作，在坚持落实好已经建立健全的各种规章制度的基础上，完善工作标准，理顺工作流程，确保档案工作规范化运行。

强化监管职能，扎实抓好基建档案的归档工作。采取有效措施，加强资料过程管理，强化责任，落实措施，在保证各项资料的质量的前提下，及时上交各类资料档案。

（2）结合实际需求，协助举办档案业务培训班。选派人员参加公司举办的业务培训班，进行了参观学习，进一步丰富了档案专业领域文化知识，拓宽了视野、增长了见识，有利于进一步提高档案管理水平和改进服务方式。

（3）加强内部业务交流，提升档案人员专业化水平。始终把抓基础工作作为一项首要任务来抓，要求岗位人员熟练掌握本岗位工作流程，从而达到人人懂业务、人人精业务的目的，以满足当前档案管理工作和油田可持续发展的需求。今后，档案业务交流活动将作为一项常态性的工作来开展。坚持开展“每周一课，人人上讲台”活动，加强档案基础业务交流，提升岗位员工的工作能力和业务素质。通过培训，使基层档案人员对项目资料归档的基础知识有了系统的掌握，切实提高了资料归档的水平和能力，规范了归档工作流程，提高了档案管理工作标准化、规范化水平。明确了档案的收集整理中的各项规范要求、工作流程等，进一步加深了对档案管理工作的认识，提升了档案管理人员业务技能，为提高档案管理水平奠定了坚实基础。

（4）要严格落实好各项管理要求和规范，确保工程资料和生产数据齐全、完整、准确归档。必须要认真学习，掌握档案管理工作的新要求，确保保质保量的完成项目档案的整理工作。同时要增强责任意识和保密意识，严格落实保密管理制度，认真履行保密协议，确保档案资料保密安全，为基建项目顺利完成提供保障。

三、加大档案管理力度，狠抓档案业务建设

（1）加大档案保管及保密力度。始终坚持把档案安全管理放在首要位置，严格落实档案安全管理制度。每月主管领导带领安全部门人员检查一次，按时填写各项记录，做到定期进行安全检查，及时处理安全隐患，切实做好“八防”工作，把档案安全管理工作落到实处，确保档案安全。档案文件统一集中管理，任何人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件材料，均严格把关，认真做好传阅和保存工作，确保无缺失不泄密。

（2）做好档案统计服务工作。积极做好档案资源信息开发利用，根据基建档案工作特色，对各类档案的库存、接收、销毁、利用等进行全面统计。按照管理流程，以亲切的服务态度和快速的工作效率为大家提供优良服务。

（3）增强档案管理人员业务能力。积极对相关部门、基层单位档案收集、文件整理等方面进行指导服务，组织相关人员进行档案专业技术和业务知识培训，以《集团公司档案工作规定》及《油田公司档案工作实施办法》等规章制度的为主要学习内容，学习档案管理基本知识和各类档案管理技能融会贯通，做到统一制度、统一规范、统一标准。

（4）提高档案精细化管理水平。把学习贯彻《档案法》、《档案法实施办法》和落实油田公司档案工作会议精神相结合，把档案管理纳入到整体工作之中，使档案管理各项工作得到有效落实。规范档案管理工作程序，建立完善档案的接收、整理、修改补充、保管、借阅、统计、保密、鉴定、销毁制度。进一步加强文件材料收集和鉴定销毁工作的监督、查和管理，使档案工作更趋合理化、规范化、科学化。

档案管理意识篇（6）

中图分类号：G271文献标识码： A

档案管理工作作为办公室工作之一，是人类社会活动的真实纪录，是人类文明进步的接替，也是世界文化遗产的重要组成部分。当前档案管理工作中存在收集不完整、管理不规范、整理不科学、信息资源开发不及时等问题，积极利用领导重视，提高人员素质、改进管理手段，才能使档案信息资源得到充分利用。

一、档案管理工作的重要性

档案管理的职责，就是要维护档案的完整与安全。在做到不坏、不丢、不散、不乱的同时，注重门类的划分，确保信息的准确。档案管理人员具有知密的身份，档案保密工作的好与坏，档案管理人员的素质是至关重要的。档案管理人员必须要有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，必须做到经手的事情件件有头有尾，手续清楚，防人为的泄密。

二、正确认识档案管理工作中可能存在的不安全因素

1. 档案实体存放的不安全因素

档案室是单位资料管理的中心，易燃的纸质档案在保存档案资料中占有比例较大，所以，档案室是单位消防工作的重点。也是档案管理人员工作的重点。此外，在技术防范上如档案室内温度、湿度的控制，防火、防虫、防霉、防盗等工作，如何把这些不安全因素全部控制在安全范围之内，需要做出大量的工作。

2. 档案信息的不安全因素

当前，办公室里电脑的应用已经普及，网络的优势已经成为办公首选，信息系统经常发生潜在的病毒和黑客的入侵危机，给信息安全带来严重的威胁。我们在日常工作当中，必须注重防范这些电脑病毒侵蚀和黑客的破坏，采取必要的安全防范措施，保障网络系统的信息安全畅通和正常运行。除去网络信息外，传统意义上的档案信息内容外泄也随时存在。

3. 档案设施的不安全因素

现如今，一般单位的档案室配备有计算机、打印机、复印件、扫描仪等设备，并且在档案库房安装了相应的防火、防盗系统、温、湿度控制系统等技术防护设施。这些设施在日常的工作当中，不确定会发生这样和那样的故障，为了保障档案室工作的正常稳定的运行，必须对这些设施做到认真的维护和必要的保养。

4. 借阅过程中的不安全因素

个别档案利用者利用档案借阅环节的监管不严、档案管理人员的疏忽大意，擅自在档案资料中勾划、撕毁、丢失、不按期还，甚至盗取档案中的相关内容。

三、单位档案管理人员应该具备的安全意识

档案管理员在档案管理过程中，既有保证档案实体、档案信息和档案设备安全的责任，又要有保护自己的人身安全和档案利用者人身安全的责任。因此，档案管理员应该具备以下素质和安全意识。

1.档案管理人员要增强档案信息安全意识，树立全面的、科学的、发展的档案信息安全观，是档案信息安全的思想基础，要通过专业知识的培训、宣传教育等学习手段，提高档案管理人员的相关知识，逐步培养和强化档案信息安全意识。

2.牢固树立“安全第一，预防为主”的安全保护意识，在日常工作当中，重视安全。经常观察安全保护设备的运行状况，能够及早发现隐患，并且及时消除隐患，以预防为主，把专门针对档案工作制定的规章制度，落实到位。把档案室营造成一个档案管理员和档案利用者正常活动的安全场所。

3.保持高度的责任感，严格执行档案材料的借阅归还制度，做到人人履行借阅登记程序。杜绝因人为因素造成档案材料的丢失和损坏。

4.从档案库房安全制度执行情况看档案实体的安全。加强对档案保管、利用、保护、保密等制度的贯彻落实，建立档案库房相应的管理制度。这样，可以有效的防止档案信息不安全问题的发生。

四、采取正确的预防措施确保库存档案的安全

1. 落实责任制提高防范知识确保档案实体的安全

在日常的档案管理过程中，防虫、防尘、防盗、防光等“八防”工作外，重点是防火。除配备完善的消防设备外，还应该根据本部门的情况，制定火灾事故、水灾事故的应急预案，划定相关区域的责任人，签订安全管理责任状，实行层层责任负责制。选择适当的时机，进行必要的防灾演习。通过防灾基础知识教育，让每个档案管理员明确自己的安全职责。例如：对消防基础知识做到以下的应知应会，知道档案室火灾的危险性及其后果，知道防火措施，知道火灾时怎样报警，会使用灭火器材及时扑灭初起火灾，会自救逃生。面对突发火情，能保持镇静，组织疏散被困者逃生等。

2、树立信息安全意识保证档案信息安全

档案管理员应加强信息安全教育，工作中具体做到以下几点：一是自觉学习了解计算机病毒常识和危害，知道造成信息安全事故当事人应承担的行政法律责任等等，养成良好的计算机操作习惯，定期检查和消除病毒；严守用户口令和密码，防止他人盗用、非法进入本岗位的管理系统；二是档案管理员换岗或离职后，系统管理员必须及时更换口令和密码；三是档案室的计算机专人专用，要求每位使用者对自己所用的计算机负责，严禁私自安装计算机软件和游戏；四是保证计算机使用的合理合法性，不要擅自更改IP 地址和其他设置；不浏览非法网站，不随意点击陌生链接，不随意下载和运行不明真相的程序；每天做好数据备份。

3、重视落实设施检查制度确保档案设施的安全

档案室内电源线、网络通讯线、防盗系统等管线密布，各类电器设备多，使用时间集中，用电负荷重。因此，应定期检查电源线路、火警自动喷淋系统、电子防盗报警系统等。防止线路老化、短路引起的火灾。严格执行安全管理制度，严禁违章用电。设专人维护、检修电线电路、规范布线，各种设备应按章操作，由专业人员进行维护和修理。尽早发现并及时消除暖气、消防水管道渗漏浸湿档案等意外伤害与损失。经常检查档案室内高处的附属配件及悬挂物，以免松动脱落，造成档案的损坏。

另外，要定期为档案库、阅览室消毒，合理使用馆内采暖通风设备，保证空气质量，确保档案管理员和档案利用者的身心健康。

4. 加强对电子档案的保存提供复制件代替原件

电子文件的异质备份。电子档案是一种不能直接识读而必须依赖于特定的设备和软件才能被读取的信息，对电子文件的管理不同于其它载体文件的管理。鉴于此，应将电子文件转换成其它载体文件保存。实行异质备份，以防止若干年后电子文件因阅读设备不配套而无法读取。目前异质备份的做法有：将网上收到的文件下载转换成纸质文件；将原来保存的纸质档案数字化，转换成电子档案；将照片、录像带通过翻拍、翻录方式制作成光盘存档等等。为保护电子档案原件，在实际档案管理工作过程中，通过对电子档案的原件进行复制，以复制件替代原件，对其进行封存妥善保管。可以减少原件的日常磨损，延长其保存时间。

五、结束语

总而言之，科学技术的飞速发展，社会生产力的迅猛提高，信息化的容量越来越大，资料作为一种信息资源也显得愈来愈为重要。因此，档案管理工作者要树立责任重于泰山的思想意识，把档案安全放在管理工作的首位。档案管理者的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案管理过程中的基本任务，也是目的。在日常工作中做到档案资料不损坏、不丢失，不出现任何问题，是我们每个档案管理者的责任。通过采取有效防范措施，在构筑档案实体安全与档案信息安全防范体系的同时，做好档案在利用过程中的安全工作，确保档案安全工作有条不紊的安全运行，使档案资料在实际工作中，发挥其不可替代的重要作用。

参考文献：

档案管理意识篇（7）

Abstract: the basic content of archives management including file collect, collate and identification, cataloguing and retrieval, editing and research, statistics and use of service, is one of the office work. On one hand, archives information construction, provides the means and methods of efficient and convenient for utilization and file management, on the other hand also to the file information security has brought new problems, archives information security issues have become increasingly prominent, how to ensure the information security has become an important issue in the management of the archives in the information era. But also to ensure that a project file security must be solved.

Keywords: file management; safety management

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2013）

档案作为人类社会活动的真实纪录，是人类文明进步的接替，也是世界文化遗产的重要组成部分。当前档案管理工作中存在收集不完整、管理不规范、整理不科学、信息资源开发不及时等问题，积极利用领导重视，提高人员素质、改进管理手段，才能使档案信息资源得到充分利用。

一、档案管理工作的重要性

档案管理的职责，就是要维护档案的完整与安全。在做到不坏、不丢、不散、不乱的同时，注重门类的划分，确保信息的准确。档案管理人员具有知密的身份，档案保密工作的好与坏，档案管理人员的素质是至关重要的。档案管理人员必须要有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，必须做到经手的事情件件有头有尾，手续清楚，防人为的泄密。

二、正确认识档案管理工作中可能存在的不安全因素

1.档案实体存放的不安全因素

档案室是单位资料管理的中心，易燃的纸质档案在保存档案资料中占有比例较大，所以，档案室是单位消防工作的重点。也是，档案管理人员工作的重点。此外，在技术防范上如档案室内温度、湿度的控制，防火、防虫、防霉、防盗等工作，如何把这些不安全因素全部控制在安全范围之内，需要做出大量的工作。

2.档案信息的不安全因素

当前，办公室里电脑的应用已经普及，网络的优势已经成为办公首选，信息系统经常发生潜在的病毒和黑客的入侵危机，给信息安全带来严重的威胁。我们在日常工作当中，必须注重防范这些电脑病毒侵蚀和黑客的破坏，采取必要的安全防范措施，保障网络系统的信息安全畅通和正常运行。除去网络信息外，传统意义上的档案信息内容外泄也随时存在。

3.档案设施的不安全因素

现如今，一般单位的档案室配备有计算机、打印机、复印件、扫描仪等设备，并且在档案库房安装了相应的防火、防盗系统、温、湿度控制系统等技术防护设施。这些设施在日常的工作当中，不确定会发生这样和那样的故障，为了保障档案室工作的正常稳定的运行，必须对这些设施做到认真的维护和必要的保养。

4.借阅过程中的不安全因素

个别档案利用者利用档案借阅环节的监管不严、档案管理人员的疏忽大意，擅自在档案资料中勾划、撕毁、丢失、不按期归还，甚至盗取档案中的相关内容。

三、单位档案管理人员应该具备的安全意识

档案管理员在档案管理过程中， 既有保证档案实体、 档案信息和档案设备安全的责任， 又要有保护自己的人身安全和档案利用者人身安全的责任。因此，档案管理员应该具备以下素质和安全意识。

1.档案管理人员要增强档案信息安全意识，树立全面的、科学的、发展的档案信息安全观，是档案信息安全的思想基础，要通过专业知识的培训、宣传教育等学习手段，提高档案管理人员的相关知识，逐步培养和强化档案信息安全意识。

2.牢固树立“安全第一，预防为主”的安全保护意识，在日常工作当中，重视安全。经常观察安全保护设备的运行状况，能够及早发现隐患，并且及时消除隐患，以预防为主， 把专门针对档案工作制定的规章制度，落实到位。把档案室营造成一个档案管理员和档案利用者正常活动的安全场所。

3.保持高度的责任感，严格执行档案材料的借阅归还制度，做到人人履行借阅登记程序。杜绝因人为因素造成档案材料的丢失和损坏。

4.从档案库房安全制度执行情况看档案实体的安全。加强对档案保管、利用、保护、保密等制度的贯彻落实，建立档案库房相应的管理制度。这样，可以有效的防止档案信息不安全问题的发生。

四、采取正确的预防措施确保库存档案的安全

1.落实责任制提高防范知识确保档案实体的安全

在日常的档案管理过程中，防虫、防尘、防盗、防光等“八防”工作外，重点是防火。 除配备完善的消防设备外，还应该根据本部门的情况，制定火灾事故、水灾事故的应急预案，划定相关区域的责任人，签订安全管理责任状，实行层层责任负责制。选择适当的时机，进行必要的防灾演习。通过防灾基础知识教育，让每个档案管理员明确自己的安全职责。例如： 对消防基础知识做到以下的应知应会，知道档案室火灾的危险性及其后果，知道防火措施， 知道火灾时怎样报警，会使用灭火器材及时扑灭初起火灾，会自救逃生。面对突发火情，能保持镇静，组织疏散利用者逃生等。

2、树立信息安全意识保证档案信息安全

档案管理员应加强信息安全教育，工作中具体做到以下几点：一是自觉学习了解计算机病毒常识和危害，知道造成信息安全事故当事人应承担的行政法律责任等等，养成良好的计算机操作习惯，定期检查和消除病毒；严守用户口令和密码，防止他人盗用、非法进入本岗位的管理系统；二是档案管理员换岗或离职后，系统管理员必须及时更换口令和密码；三是档案室的计算机专人专用，要求每位使用者对自己所用的计算机负责，严禁私自安装计算机软件和游戏；四是保证计算机使用的合理合法性，不要擅自更改 IP地址和其他设置；不浏览非法网站，不随意点击陌生链接，不随意下载和运行不明真相的程序；每天做好数据备份。

3、重视落实设施检查制度确保档案设施的安全

档案室内电源线、网络通讯线、防盗系统等管线密布，各类电器设备多，使用时间集中， 用电负荷重。因此，应定期检查电源线路、火警自动喷淋系统、电子防盗报警系统等。防止线路老化、短路引起的火灾。严格执行安全管理制度，严禁违章用电。设专人维护、检修电线电路、规范布线，各种设备应按章操作，由专业人员进行维护和修理。尽早发现并及时消除暖气、消防水管道渗漏浸湿档案等意外伤害与损失。经常检查档案室内高处的附属配件及悬挂物，以免松动脱落，造成档案的损坏。

另外，要定期为档案库、阅览室消毒，合理使用馆内采暖通风设备，保证空气质量，确保档案管理员和档案利用者的身心健康。

4.加强对电子档案的保存提供复制件代替原件

电子文件的异质备份。电子档案是一种不能直接识读而必须依赖于特定的设备和软件才能被读取的信息，对电子文件的管理不同于其它载体文件的管理。鉴于此，应将电子文件转换成其它载体文件保存。实行异质备份，以防止若干年后电子文件因阅读设备不配套而无法读取。目前异质备份的做法有：将网上收到的文件下载转换成纸质文件；将原来保存的纸质档案数字化，转换成电子档案；将照片、录像带通过翻拍、翻录方式制作成光盘存档等等。

为保护电子档案原件，在实际档案管理工作过程中，通过对电子档案的原件进行复制， 以复制件替代原件，对其进行封存妥善保管。可以减少原件的日常磨损，延长其保存时间。

五、结束语

档案管理意识篇（8）

信贷档案管理是一项相当基础的工作，它贯穿了借贷的整个过程，如果信贷档案管理进行得好，那么就能够有效地起到风险防控的作用，因此信贷档案管理工作是一项不容忽视的重要工作。有了健全的信贷档案之后，金融机构就能够通过信贷档案中所收集到的关于贷款客户经营情况、盈利能力等的相关资料来进行分析，掌握信贷风险的情况，能够起到一定的预警作用。如果根据贷款人的资料显示其信誉和资产方面存在问题，那么就能够更快速地做出反应，做好风险防控。健全的信贷档案也有助于依法收贷，有助于帮助金融机构及时发现不良贷款，并且在依法进行诉讼的时候能提供具体而详尽的资料数据。

一、信贷档案管理的现状

信贷档案对于金融机构来说可以说是不可缺少的，但是信贷档案管理工作的现状却令人担忧，虽然说各金融机构对于信贷档案重要性的认识逐年提高，对于信贷档案管理办法的贯彻也越来越好，但是不容否认的是在其中还是存在一些认识不够或者管理不到位的问题。

（一）相关人员认识不够。一些金融机构的信贷档案管理人员对于信贷档案重要性的认识不够，认为只要贷款能够发得出去，收得回来，那就已经足够了，信贷档案管理工作并不是那么重要的。更有些金融机构对于信贷业务的发展十分看重，但是对于信贷档案管理就相对比较轻视了。在实际工作中，一些相关人员没有做到妥善管理，不讲究工作效率，造成工作拖沓甚至是错漏的现象，在面对检查工作的时候抱着一种得过且过的态度。由于他们对信贷档案重要性的认识不够，缺乏风险防控意识，因此导致信贷档案的资料收集不够完整，不够严谨，同时在移交、归档等方面的手续不够齐全，大大地影响了信贷档案管理工作、

（二）资料搜集不够完整。信贷档案对于分析贷款人资料，进行风险防控预警相当重要，但是要让它起到更有效的作用，还必须建立在信贷档案资料收集完整、齐全，文本资料严谨的基础上。但是有的金融机构对信贷档案资料的搜集往往不够重视，并出现了很多的问题。一部分问题体现在材料的多收、漏收和重收上，有些工作人员由于自己业务不够精通，所以不知道哪些资料是必须要收集的，所以就导致了遗漏一些重要的资料，但是却将一些不必要的资料收集了起来。比如说在土地类贷款项目中，环保评测是一份很重要的资料，有必要搜集，但是有的工作人员缺乏相关的认识，所以就导致这方面资料的缺收。又例如在房贷等贷款中，由于贷款时间很长，所以导致这方面的日常工作没有能够很好地完成，缺少了诸如贷款催收通知书等内容，殊不知这些资料是相当重要的，当贷款发生问题需要进行诉讼的时候，就会因为没有贷款催收通知书而在诉讼时效等方面产生不必要的麻烦。也有一部分问题体现在资料搜集不够严谨上，有的工作人员由于工作态度不够认真或者是缺乏相关经验，所以虽然搜集了某些资料，但是却没有进行认真地检查，有的时候没有给资料进行编码，有的时候甚至连还没有签字盖章的资料都搜集了起来。由于缺乏信贷档案资料的严谨搜集，很容易导致信贷档案缺乏连续性，也会给日后的信贷档案调用产生不利的影响，当发生贷款风险的时候，在诉讼的时候就会导致处于相对不利的境况，产生不必要的损失。

（三）管理移交不够规范。除了信贷档案资料的搜集，信贷档案的管理和维护也是相当重要的，若是信贷档案的移交不够及时，就会导致档案的目录和它实际的内容之间对不上号，以后需要查找信贷档案的时候就会因此而受到影响。如果情况严重的话，还很有可能会因为信贷档案移交不够及时而造成重要的资料被非法篡改等现象，还可能会产生资产不良的情况，后果相当严重。除了移交方面外，信贷档案还有其他管理方面的工作也是需要不断规范化的，例如档案的保存，这就十分重要。信贷档案档案有一定的保存期限，在这个期限中要确保档案得到很好的保存。有些档案室的环境相对比较差，出现潮湿，多虫患等情况，这就会导致一些重要的信贷档案遭到破坏，当需要调用这些资料的时候就会发现因为信贷档案的保管不当而造成了不必要的风险损失。

二、加强信贷档案管理的途径

要完善信贷档案管理，树立风险防控意识，必须采取一些必要的手段，要强化队伍建设，通过培训和必要的考评机制来帮助所有相关的工作人员提高综合素质，明确责任，同时还要规范信贷档案管理工作的每一个步骤，让信贷档案资料的搜集更加完整有效。

（一）明确责任，统一认识。由于信贷档案的主要责任人是信贷员，所以要规范每一个相关工作人员的行为，明确责任，统一认识，对所有的信贷员加强组织领导。信贷档案相关工作领导要注意敦促每一个工作人员及时移交重要的信贷档案，要加强他们对信贷档案重要性的认识，杜绝遗漏、拖延、泄密等违规行为的出现，只有在思想上统一了认识，树立了风险防范的意识，才能够更好地做好信贷档案管理工作。

（二）加强培训，提高素质。对于工作人员来说，有了工作的责任感还不够，还必须提高业务水平，所以金融机构要做好对工作人员的培训工作，培养出一个高素质的信贷档案队伍。相关工作人员要认真学习《档案法》等相关法令法规，并必须熟悉信贷档案管理中的各项规章制度。为了促进工作人员树立更高的风险防范意识，并不断提高业务水平，可以对相关工作人员进行日常业务考核，并设立适当的奖惩措施，对于一些工作态度差，业务能力不强的员工要提出警示和教育，并采取“传帮带”等方式，让他们更快地提高业务水平。

（三）严格管理，规范步骤。各金融机构要规范每一个工作步骤，及时收集和登记相关数据，尤其是在核实客户真实身份等方面，更要严格按照规定的步骤执行，只有这样才能够更有效地进行风险防控。由于传统的信贷档案管理模式存在各种问题，所以金融机构可以逐步改变传统的信贷档案管理模式，采用信息联网等高科技的手段，建立更加完善的信贷档案管理系统，进行电子化管理可以有效地提高工作效率，同时也能通过设置各种权限，建立多重保密措施等方法，让档案资料更具有安全性。

三、结论

加强信贷档案管理，树立员工的风险防控意识，这对于金融机构来说是十分重要的，相关工作人员应该端正自己的工作态度，明确责任，并通过不断地学习和技能评测来不断提高自己的业务水平。同时信贷档案管理工作也应该与时俱进，可以采用电子化管理等手段提高工作效率，并更好地进行风险防控，维护金融稳定，促进可持续的发展。

参考文献：

[1]张晓莉.谈信贷档案管理[J].陕西档案，2002（1）：21～22.

[2]翁陆平.谈市场经济时期的信贷档案管理[J].浙江档案，2000（4）：24～25.

档案管理意识篇（9）

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2015）12-0088-01

一、档案管理工作服务意识不强的表现及原因

因为在价值观念上出现了“主仆”颠倒的错位，所以在实际工作中就会服务意识淡薄。一些档案管理部门不善于站在服务对象的角度作换位思考，在工作中不习惯设身处地为服务对象着想，常常服务“缺位”，导致服务对象意见很大。我国的档案管理工作在服务方面还存在很多问题，亟待解决。

（一）主动服务意识不强

在目前的档案管理工作中，工作人员服务意识不强主要表现在有时对需要服务的对象有不重视的现象。尤其是基层档案管理人员，在处理“管理”和“服务”“公仆”和“主人”的关系时，没有摆正自己的位置，甚至还有个别职工在工作中存在方法简单、粗暴，态度尤其蛮横等问题。工作人员服务意识不强会直接影响档案管理各部门的总体形象。

（二）服务不及时，办事效率不高

主要表现为部分工作人员在思想上重视不够，对服务对象提出的问题处理不及时，办事效率不高。部分工作人员工作拖拉、推诿、得过且过、敷衍了事的现象层出不穷，由此就出现了工作效率低下、工作不扎实等后果。由于各部门协调不够、分工不明确，经常会导致服务对象做很多不必要的工作。

（三）服务工作的思路、办法、措施不多

作为我国当前的档案管理部门，部分会出现服务思路、办法、措施匮乏，离国际化标准和服务对象的要求还有很大的差距。在工作中由于行为不规范，存在随意性，不能严格按照程序依法办事。各个地区应该多交流学习彼此的长处，补齐自身的短板，开拓思路，改变原有的单一、死板的工作模式。

（四）信息化水平不高

我国的档案管理工作没有充分地利用网络信息平台和其他现代化办公设施等技术手段，对档案管理工作仍长期采用传统的管理方法，不能完全适应目前的工作需要。且工作随性，导致组织纪律差。经常会出现不遵守上下班纪律等问题。以上问题的原因是多方面造成的，主要与单位的重视程度以及个人的学习教育有关，由于自我放松纪律约束或政治学习，使工作的热情或主动性大大降低，从而影响了部门的整体形象。

二、强化档案管理工作服务意识的方法和对策

针对上述问题，我们提出要“牢固树立服务思想，不断改善服务态度，努力提高服务质量”，进一步做好服务工作，并初步提出以下整改措施：

（一）进一步牢固树立服务意识

要在档案管理各部门开展“服务质量年”学习教育活动，组织部门职工进一步学习档案管理的有关文件，努力增强每个职工的服务意识、全局意识和责任意识，切实转变作风，使“服务工作无小事，服务工作无止境”，服务基层“从我做起，从小事做起”真正成为每位职工的自觉行动，树立良好形象。

（二）切实规范工作程序

要将本部门的主要工作流程和程序固化，特别是在引进先进人才、规范各项工作流程、引进先进技术等方面的工作程序，要让部门全体职工明确、服务对象周知，使部门职工清清楚楚工作、服务对象明明白白办事。

（三）切实转变工作作风，努力提高服务质量

1.热情接待。对前来办事的服务对象要做到热情接待，文明用语，耐心解答，认真及时办理。

2.认真办事。对服务对象所办之事既要注意掌握政策，坚持原则，又要做到认真对待，一丝不苟。能办的及时办，暂时不能办的耐心解答，不能办的明确说明情况；本部门职责内的绝不推诿，职责以外的要及时引导。

3.改进工作方式。推行“基层办事优先制”“即时答复制”。公开部门信箱，主动征求服务对象意见。在网络平台上公开部门信箱地址，主动征求各方的意见。

4.畅通信息渠道，扩大信息范围。力争在网上建立组织档案管理工作主页和数据库，加强信息采集和综合利用，为档案管理提供更加快捷、准确的信息资料。

三、结语

强化服务意识，就要树立“多设路标、不设路障，不是主角、胜似主角”的工作理念。在这种理念的推动下，档案管理人员要不断创新体制机制和服务方式。强化自身的服务意识，还要改变过去原有很多不适应的工作状态和工作方式。针对目前档案管理队伍所面临的知识结构老化、学养素质参差不齐的现状，单纯地寄希望于通过“招收新人”来解决历史遗留的这些问题，势必会陷于被动。因此，应该倡导全员学习、强化分层培训、构建终身教育体系就变得尤为重要，甚至刻不容缓。其次，相关部门要出台优惠政策，健全档案管理工作的学习制度，采取强制措施，强化考核达标力度，形成学历教育、任职岗位培训、任职基础教育三级教育体系，激励全体员工通过不断的自主学习来更新自己的知识结构，提高自己消化新知识、理解新思想、掌握新技术的能力和水平，以适应不断发展的新事物、新观念、新技术的要求。

【参考文献】

档案管理意识篇（10）

关键词：人事档案管理服务

Abstract: The essence of personnel archives work is the service. This is the need of economic and social development needs, the development of enterprises, is the need for talent development. In this paper, the background of the personnel archives work on improving the environment of development, highlighted the importance of service in personnel archives work, that service is the basic function of the personnel archives work; the problems that exist, "the three gap"; and strengthen the service in one thing: to improve service in Archives management consciousness, mechanism innovation service system, builds up the service ability.

Key words: personnel file management; service

中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：

档案管理是人事工作的基础性工作，它不仅具有很强的专业性，更具有很强的服务性。每一个人事档案工作者，都应该站在改善服务环境的高度，切实增强服务意识，完善服务流程，提高服务质量，更好地服务于人事工作，服务经济社会发展。

一、增强服务意识，是经济社会发展的客观需要

人事档案工作有诸多属性，最基本的属性还是服务。以往我们谈人事档案工作，从专业角度谈得多，强调的是“管理”，就是怎么收集、怎么整理、怎么保管、怎么统计等等，就专业谈专业，常常把它的服务属性放在比较次要的位置。其实，在市场经济条件下，人事档案工作的服务属性更加突出。

1、劳动力市场化需要突出服务性。人事档案工作的服务重要对象就是各级各类人才。经过改革开放30多年的发展，人才已经走上了市场化的道路。人才大多数要通过人才市场，寻找就业单位；同时，用人单位又通过人才市场寻觅人才。在这个过程中，各级各类人才的档案通常要保留在人才市场。

人事档案是与当事人的工资、职称评定等切身利益密切相关的。作为人事档案管理部门，如果服务跟不上，就可能影响到当事人自身的发展。从这个意义上说，做好服务，就是对当事人负责，就是“以人为本”。

2、改善发展环境需要突出服务性。“人往高处走，水往低处流”。人才的流动同样如此。尤其是那些高端人才，以及大量的具有较高技能的熟练劳动者，他们不仅追求较高的工资待遇，较好的社会保障，较好的居住条件，还追求较好的工作环境、服务环境乃至社会环境。这些需求的满足，很大程度上需要政府提供完善、优质的公共服务。

人事档案工作就是一个基本的服务环境，如果单纯停留在管理而不是服务跟不上，就很难吸引人才，留住人才。就开发区来说，它具有较强的探索性、超前性的特点，不仅在产业发展上领先一步，而且常常是人才的高地，在经济社会发展中起着先头兵的作用。这一特殊的环境，决定了开发区人事档案做好服务的极端重要性，因为这里是外来人才打交道最多的地方。可以说，人事档案服务工作，是一个地区、一个部门服务环境优劣的直接体现。

3、企业的发展需要突出服务性。企业是市场的主体，也是经济繁荣的重要支撑。在我国的众多企业中，大型企业因其基础好，装备先进，人才充足，生产出来的产品也较有保证。反观中小企业，虽然总量上占据了绝大多数，但是突出的问题是人才缺乏，不仅造成管理落后、产品质量差、原材料等资源浪费，甚至有的铤而走险，生产假冒伪劣产品。

为企业提供人才服务，是人事档案工作的基本职能。人事档案管理部门应该很好发挥自身这种人才资源优势，把人事档案工作与企业人才需求更好地结合起来，不断满足企业的各种人才需求，促进我国中小企业的健康可持续发展。

二、当前人事档案中存在的问题

站在服务的角度看，人事档案工作作为基础的公共服务之一，与经济社会发展对人才的需要，人才本身切身利益的需要以及企业的需要来看，还有许多不相适应的地方。

与经济社会发展的差距。市场经济条件下，人才的流动性十分频繁，这也给档案工作带来了巨大压力。现在许多地方招商引资，上大项目，上高端产业。这些建设，一般来说都伴随着大量的人才引进。还有社会建设、国家机关招录工作人员等，都涉及到人事档案工作。存在的突出问题，就是运转效率低，一个人从一个单位到另一个单位，光办人事手续就要好长时间，甚至是几年的时间。人事档案工作专业性、政策性都很强，但是这并不影响提高认识档案工作效率。在讲究政策性的同时，切实提高办事效率，是人事档案工作需要下功夫解决的问题。