企业档案规范化管理篇（1）

（一）档案规范化管理意识不强。档案规范管理意识不强就难以发挥企业档案管理人员的主观能动性，不利于企业的规范管理。一是企业领导对于档案管理部门的重视程度不够，认为档案仅仅是一些资料的储存，而没有从企业管理的角度认识到档案的重要意义。二是企业领导更没有意识到档案管理对于企业不断修正错误、改善经营状况的重要作用，意识的缺乏导致档案失去了实用价值。三是档案管理人员规范管理档案的意识不强，认为档案就是一堆资料而已，对于档案的管理过于随意，甚至导致档案的丢失。

（二）缺乏专业的管理软件和专业的管理人才。在当前“互联网+”的发展背景下，计算机和数据处理软件对于企业的发展和工作效率的提升有着极大的推动作用。目前大多数企业对于档案的管理未能顺应市场的发展，第一，企业缺乏专业的档案信息及数据管理软件，对于档案的管理过于低效，且纷繁复杂的工作可能导致档案信息的错误和遗漏。第二，企业缺乏专业的档案管理人才，目前企业档案室的工作人员大多学历不高，因为企业认为这是一个没有技术含量的工作，档案管理人员不够专业导致档案不能发挥促进企业管理的作用。

（三）档案管理机制不够完善。档案管理机制的不完善体现在如下几个方面：首先，某些企业的档案没有建立专门的档案管理库，并且对于档案的分类不够齐全、细化，导致一些档案的放置杂乱无章。其次，没有建立相应的档案更新机制，对于档案信息的变化，没有定期地对变化的档案信息进行重新编制、保存，导致档案的使用缺乏准确性。再次，档案管理的过程中没有建立相应的检查监督机制，所以无法发现存在问题的档案，造成档案管理的不严谨。最后，没有建立档案管理的奖惩机制，无法通过奖惩来促进员工加强档案的管理。

三、加强企业档案的规范化管理

（一）增强企业全体员工的档案管理意识。所谓意识决定形态，所以增强企业全体员工的档案管理意识对于档案的规范化管理具有重要的作用。第一，应当加强企业领导的档案管理意识，使其认识到档案管理对于促进企业管理体制完善的重要意义以及对于企业生产经营的重要意义，以领导的号召力带动员工增强档案管理的意识。第二，着力增强档案室员工的档案管理意识，可以通过宣传教育的方式加强其意识，也可以通过设置奖惩来提升其思想意识。第三，加强全体员工的档案管理意识，认真对待自己档案信息的录入、更改及保存，以集体的力量促进档案管理的规范化。

（二）采用先进的档案管理方式、引进专业的管理人才。一是结合企业自身档案管理的特点，引进先进的档案管理软件，将纸质的档案进行电子化备份，并且通过软件检查档案中存在的问题，以便企业及时准确地发现档案中的错误并进行纠正，增强档案管理的准确性和效率，以促进档案管理的规范。二是通过招聘引进高水平的档案管理相关人才，或者对已有的员工进行培训，使得进行档案管理的员工既熟悉计算机管理系统，又能科学高效地对档案进行分类，还能及时发现档案中存在的错误，并通过对档案的管理和分析促进企业管理水平的提升。

企业档案规范化管理篇（2）

企业档案是指对企业生产经营活动的各项历史记录，以文字、图像等形式保存下来的。档案的规范化管理是将各种有保存价值的文字材料按一定要求进行科学分类整理，其目的是实现档案的有效利用。企业档案规范化管理是现代档案管理的要求，对于保证企业的工作质量，提高工作效率，建立档案信息中心，最大限度地管好用活库藏档案，充分发挥档案在企业两个文明建设中的作用，都具有重要的意义。

一、当前企业档案规范化管理存在的问题

（一）档案意识薄弱。在企业，很多领导干部认为，经济建设是硬道理，而档案管理是软工程，是做给外人看的，可有可无。这些干部的思想落后，档案意识较差，体现在档案工作上就是管理松懈、规范性不强，有些企业没有正规的档案室、档案员；有些企业虽然建了档案室，但设施、设备等硬件条件差，使档案室的服务功能成了摆设。没有场所、人员做保障，档案工作也就无所谓规范化、标准化了。

（二）档案管理从业人员素质较低。很多企业档案管理人员文化程度较低，专业知识老化，知识面较窄，计算机及外语水平不高，思想观念和管理水平跟不上时代的发展，导致信息化的档案管理设备闲置。也有部分档案工作者对于自身工作所面临的巨大挑战认识不足，或者满足于自己已掌握的知识，在接受新的技能后不懂得如何将其应用于实际工作中，或者缺乏应用的动力，不愿花费时间和精力来整合提高新的技能。这一现状极大地制约了档案工作的创新与发展。

（三）档案管而不用现象严重。目前，很多企业建有档案室，也制定了档案管理制度，但是这些往往多流于形式，尤其是很多领导干部认为，档案工作相比于经济发展来说，显得不是那么重要，因此，很多企业的档案室就是个面子工程，仅仅是作为保管档案的地方，档案被束之高阁，没有被利用起来。少数档案室虽然建立了制度，但流于形式，档案利用、库房管理、档案检查等没有按制度落实，档案管理工作没有真正实施。

（四）档案管理的信息化水平较低。档案管理信息化既是推动档案管理规范化、统筹发展的必要举措。然而目前大多数企业仍然沿用传统的纸质版处理、档案材料，工作效率慢，成效低，对企业的发展以及档案管理水平造成不利影响。随着计算机在档案应用中日益成熟，而今的档案管理工作已经不能只局限于收集、整理、归档中，它需要现代科学管理手段来管理档案。

二、加强企业档案管理规范化的建议

（一） 统一对档案进行规范化处理。企业应该将档案规范化管理工作作为一项中心工作来抓。有学者提出，规范化是当前档案管理工作标准化建设的前提条件。因为现代档案工作已不再属于一个部门，而是一个企业、一个地区甚至一个省市档案信息交流的组成部分。因此企业的档案工作要有长远打算，做好档案文件的收集、整理、编目、检索，以及档案室的温湿度控制、防霉防虫、保密保管等基础性工作；并根据国家纸质文件、档案管理、电子文件管理的标准和规范进行归档。有些企业在档案管理方面做得比较到位，如江西省安义县公司通过全面加强档案管理组织建设，完善档案管理制度，以档案管理达标工作为抓手，整体提升全系统档案工作水平。同时，公司办公室还计划进一步加强对基层单位档案管理工作的业务指导和督促检查，使公司系统档案规范化管理工作迈上了一个新的台阶。

（二）提高企业档案管理人员的素质。当前对企业档案管理从业人员的要求是：他们必须具有扎实的专业理论基础，掌握档案工作的方法和规律，精通档案业务，在熟悉档案工作的基础上，丰富计算机知识，实现档案工作由传统的手工操作向现代化管理的转变。

此外，对于一个不断发展的企业而言，从事档案管理的人员还应具有创新意识，能够把握机遇，解放思想，以新思维对待新问题，以新思路和新对策解决出现的问题，努力把档案管理工作提高到一个新水平。

（三）提升档案管理信息化水平。档案管理的信息化是适应新时期的必然需求，也是更好地服务于企业发展的必要条件。因此，对现代企业而言，应该将档案信息化建设作为提升档案管理水平的重点工作来抓，在文书档案实行信息数字化后，积极推进各种实物档案的数据库建设，分别建立电子档案，有效提高档案的使用效率和观赏性，为档案的调阅利用提供便利，同时也为档案管理实现标准化、规范化奠定基础。

（四）正确处理好档案保密与利用的关系。保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员应重视档案保密，工作尽心尽职，对档案管理专用计算机进行更新，定期维护复印机、打印机，加固档案室防盗门，添置防磁柜，为档案资源的安全保管提供保证。

（五）充分利用档案资源。传统的档案保密主要是将档案加固，甚至束之高阁，很多不去动，这种做法，在保护档案的同时，也使一些有价值的档案不能得到充分的利用，甚至变成废纸垃圾，这是档案资源的严重浪费。保而不用就失去了保的真正意义，也使档案失去了保护的价值，这不是档案保护的初衷。因此，应该对档案进行有效的利用，切不可失之偏颇。

【参考文献】

[1]张洁.浅谈三资企业档案信息的流失[J].陕西档案， 2005（03）： 12-13.

企业档案规范化管理篇（3）

为了做好此次调查，我们拟定了一张“知识产权档案管理现状调查表”，其中列举了以下几个问题：

1．本单位档案部门是否有对知识产权知识比较了解的人员。

2．目前是否建立了以下知识产权档案：

A.专利 B．商标 C．企业形象 D．著作权或版权

3．是否制定了知识产权档案管理制度。

4．近年来企业经营活动中对知识产权档案管理是否提出了利用要求。

5．谈一下对完善知识产权档案管理的建议与看法。

从会议上及会议后寄回给我们的调查表中可以看出：

第一，在企业档案部门较少有对知识产权知识比较了解的人员，大多数档案人员对知识产权的一般知识知之甚少，其中对“专利法”、“商标法”、“著作权法”、“计算机软件著作权登记办法”等对企业生产经营、市场竞争具有直接影响的知识产权法律法规做到比较系统了解的人员则更为鲜见。此次调查中的对象包括了来自国有大中型企业的档案业务骨干，因此调研结果虽然说不能全面反映出我国企业档案管理人员对知识产权知识了解的全部状态，但这次调查结果至少在一定程度上也是具有代表性的。由此我们认为，在企业档案管理人员中缺乏对知识产权知识全面、系统了解应当是一个比较普遍的现象，而这种情况是不利于企业知识产权档案管理工作的全面开展和顺利进行的。

第二，随着我国企业市场化经营程度的提高，在不少企业的档案管理内容中已经出现了知识产权档案，如中船重工集团公司的714所、715所、725所、718所、山西平阳重工、青岛北海重工等单位，就已经建立了专利、商标等档案，制订了相应的知识产权档案管理制度。但是应当指出，我们通过调查所得出的印象是这些单位在知识产权档案管理方面仍然处于初始化阶段，企业知识产权档案的内容、馆藏数量、管理方式等方面有待于加强提高，有关知识产权档案的管理制度还有必要进一步全面完善。

第三，接受调查的人员普遍提出，知识产权档案管理在企业的经营管理中已经开始显现效应，但是苦于不知道该如何着手具体开展有关活动。因此在调研过程中许多人建议有关部门应当按照企业知识产权活动的特点来编写适用于企业需要的培训教材，指导企业档案工作人员尽快熟悉有关的知识产权知识，通过各种形式对知识产权档案管理人员进行业务培训，以利于尽快提高企业知识产权档案管理水平，适应企业发展的需要，而不希望在企业快速发展过程中由于缺乏必要的工作能力被“甩下车”。

二、实现企业知识产权档案的规范化管理是开展企业知识产权档案管理的重要内容

国家档案局、国家经贸委、国家计委于2002年9月1日联合印发的《企业档案管理规定》中第10条明确要求：“企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理”，充分说明加强对知识产权档案的管理已经成为新的经济环境下企业档案工作的新内容。

如果从档案专业的角度看，企业知识产权档案管理属于企业档案管理的范畴，档案管理的基本原则、工作方法、法规标准等都可以在企业知识产权档案管理中得以应用。但是同时应当看到，知识产权档案管理不仅需要体现档案专业的特点，而且需要体现出知识产权的专业性特点来，这就需要把企业知识产权档案规范化管理放在首先位置，这样就能使企业知识产权档案管理从一开始就在比较高的层面上运行，也有利于企业知识产权档案从建立伊始就能够在企业知识产权档案管理中发挥效用。

所谓企业知识产权档案规范化管理，是指按照企业知识产权活动的特点，在企业知识产权档案管理中实行标准化、制度化、程序化的管理，以保证整个管理活动能够得到有效控制和有序运行。

1．标准化管理。知识产权活动是一项需要严格按照法律法规进行的专业性活动，具有十分明显的“共同使用和重复使用”的特征，因此采用制定企业知识产权档案标准的方式来规范企业知识产权档案管理就显得尤为必要。

但是，正如我们在这次进行知识产权管理现状调查时所发现的那样，目前绝大多数企业在企业知识产权档案管理方面仍然处于起步阶段或者尚未起步，大多数企业都尚未制定出相应的知识产权档案管理标准，这对于规范知识产权档案管理无疑是十分不利的。而且我们认为不能等到由于各个企业在知识产权管理工作中“各行其是”然后再来“收拾残局”、企业知识产权档案管理工作已经全面展开之后再来制定标准，那将导致许多本来可以避免的混乱与返工现象发生。我们认为根据多年来所积累的企业档案工作经验完全可以制定出比较适用的相关标准，推进企业知识产权档案规范化管理的第一要务就是按照企业知识产权活动的特点来制定企业知识产权档案管理标准。

2．制度化管理。企业知识产权活动是一项涉及企业内外许多部门参与的专业活动，只有把对知识产权档案文件的收集、积累、归档、利用等活动纳入这些相关部门的管理制度中，并且落实到相关人员的日常业务活动中，才能保证企业知识产权档案做到收集齐全，管理有序，才能让企业知识产权档案在必要时发挥应有的作用。因此，按照国家档案局和有关部门的相关文件精神，在知识产权档案管理活动中落实有关档案工作“三纳入”、“四同步”、“四参加”规定，就显得更加必要。

但是，目前的现实情况是，虽然我国国有企业的有关主管部门已经采取多种措施着手推进企业知识产权管理工作，但是对企业知识产权档案在知识产权管理中的重要作用认识依然不足，因此在制定相应的知识产权管理制度的时候，往往“漏掉”子对知识产权档案的管理内容，企业知识产权档案管理制度建设处于“缺失”现象比较严重的方面。如某些企业在制定“知识产权推进工程”的有关文件时，就没有明确规定对知识产权档案管理的要求，形成了企业知识产权管理制度上的一个不应存在的“缺口”，这不仅对全面贯彻知识产权推进工程有影响，对开展企业知识产权档案规范化管理也有不利影响。俗话说：“没有规矩，何以方圆”。如果不能把对企业知识产权档案管理的具体要求体现在各部门的知识产权管理制度中的话，企业档案部门即使是制定了详细的知识产权档案管理标准，真正贯彻执行起来其实际效果也是会受到制约的。

3．程序化管理。在知识产权活动中其重复性特征也是十分明显的，如专利的申请、审核、授权、维持或者商标的注册申请、授权、续展等活动都需要按照一定的法定程序进行，如果抛开这些活动的具体内容不看，则可以看到此类活动的进行过程是基本相同的。因此，开展企业知识产权档案管理，就应当按照知识产权活动特点，编制相应的企业知识产权档案业务流程，实现企业知识产权档案业务管理程序化，这也是企业适应产权档案规范化管理的一个重要组成内容。

由此可见，企业知识产权档案的标准化、制度化和程序化，是实现企业适应产权档案规范化管理互相支持、互相配合、互相依赖的有机组成部分。

企业档案规范化管理篇（4）

Abstract: the article analyze how the forms of enterprise archives management is not standard to the standardization of the management of the enterprise problems are discussed in this paper.

Keywords: enterprise archives; Standardization; management

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：2095-2104(2013)

规范档案管理是一个企业在发展过程中管理工作的重要标志。企业档案管理工作做好了，即可以为企业管理者及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，又可以有利于社会各方准确认知企业经营成果，为企业与各方进行有益合作奠定坚实的基础。

1企业档案管理不规范的表现形式

企业档案管理规范化是建立在企业良性发展基础之上的，也是企业在整个发展过程中管理工作的重要环节。企业档案管理内容覆盖面广，管理工作繁琐，不规范的管理会导致档案管理杂乱无章。档案管理不规范主要表现有三点：一是部分企业缺乏对档案管理工作重要性的足够认识，财力、人力投入不足；二是档案收集不规范，有的企业在档案收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确；三是有的企业档案管理人员素质不高造成档案整理不规范，特别是在立卷过程中，有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符等等。诸如此类现象，给规范档案管理工作带来消极影响，给决策者提供不完备的信息，这样给企业的发展造成严重后果。因此只有使企业档案管理实现规范化，才能为企业决策者提供强有力的决策依据，才能为企业持续发展提供强有力的保障。

2如何做好企业档案的规范化管理

2.1做好企业档案管理中的保管工作

2.1.1档案存放应依据档案载体选择档案柜架。底图不宜折叠，磁性载体应选择防磁设施，重要档案应备份。档案管理人员应选择合适的装具，纸质档案可选用五节柜或密集架；底图可选用多层抽屉的金属底图柜，采取平放或卷放的保存方式，不易折叠；录音带、录像带、光盘、磁盘、磁带等可选用防磁金属柜等装具，存放时注意防磁、碰撞；企业的重要档案应备份，防止反复多次利用造成损毁。2.1.2 档案入库前应去污、消毒，受损的档案应及时修复或补救，对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。对已接收进馆的档案，要先进行消毒、去尘、去污，以防止有害物质、虫霉进入库内；对已损坏或不利于永久保存因素的档案材料进行去污、去酸、加固、档案字迹的显示与恢复、档案修裱等处理，以恢复原貌，提高档案耐久性；对易损的制成材料和字迹，可采用复制副本、拍照等方式，制成复制品提供使用，以保护档案原件，档案保管人员要具有高度的责任心，持之以恒，防止档案的损坏，确保档案的安全。

2.1.3 档案库房要保持干净、整洁，并具有防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能，并保持适宜的温度、湿度。档案库房要配备合适的消防器材，并按要求定期进行检查、更换，安全使用电器设备，对电源、线路、开关、照明设施定期检查，消灭一切火灾隐患；档案库房不宜采用自然光源，有外窗时应有窗帘、窗板等遮阳措施，避免阳光直射档案；档案库房保持适宜温度，防潮、防湿、防高温，要注意纸质载体档案与其他载体档案保管条件的差异，分类保管为好；同时还要对有害生物采取防护措施，库房和柜架内防止防虫剂，发现虫霉及时处理，确保档案寿命。

2.1.4 做好档案保管的保密工作。 保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。首先要做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。其次是做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。

2.2档案管理操作流程要规范化

2.2.1文件的收集工作。现代企业的档案管理人员已经不同于传统企业档案员，不再是“看堆守摊”的库房管理工。他们要有责任感和使命感，关注本企业有归档责任的部门在工作中对有价值的文件材料的收集和积累情况，定期指导其按规定对有价值的文件材料进行收集、积累、整理和归档，避免重要资料在归档前就丢失和损毁。同时要时刻关注社会的进步、企业的发展、企业内部部门职能的拓展、先进的技术和先进的管理方式方法在本企业的应用等客观情况，档案管理人员要有较强的职业敏感度，及时掌握信息并适时调整归档范围，尤其是计算机技术的广泛应用，许多企业使用或准备使用ERP管理模式，该系统形成的一些数据一旦丢失就不会再生，档案管理人员要针对这一情况，研究和解决该系统档案的存储和管理工作，加强对归档责任部门档案资源形成过程的控制和保护指导，避免因重要资料、资源的遗失给企业造成不可挽回的损失。

企业档案规范化管理篇（5）

DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2017.04.202

0 引言

企业在处理日常工作管理事务中需要将档案资料合理归档和保管，这也是一项重要的文书处理工作。实现档案资料的规范化、标准化管理，是促进企业信息管理水平提高和企业基本制度完善的必要条件，因此需要结合当前企业的发展特点，积极创新方法，利用先进管理手段和技术，提高企业档案管理效率[1]。

1 企业档案管理工作现状

企业档案管理需要在日常行政工作中结合经验和规章制度，实现管理模式和管理理念上的转变，进行档案资料管理升级，综合提高档案管理人员的素质。如果企业对文书管理工作不够重视，就会导致企业内部资料保管不到位、档案分类混乱等现象的出现，影响档案的有效利用。企业档案管理是基础性的管理工作，如果档案人员没有深刻认识到这项工作的重要性，就会导致对档案管理意识不强、管理知识缺乏等情况。同时企业对档案管理人员的专业知识和专业技能培训安排不颍难以提高企业档案管理水平。由于企业的生产、经营模式不同，因而档案管理的内容性质也不同，这就导致单一化的企业档案管理模式难以适应所有企业档案管理工作，并且由于缺少专门的管理理论研究难以达到系统化要求。企业档案管理统一标准体系建立是否完善直接影响档案管理工作标准化建设和基础性工作是否到位。在企业传统的档案资料管理中，缺少专业的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪费[2]。

2 实现企业档案管理标准化、规范化方法

2.1 转变观念，不断学习

在企业档案管理工作中，需要相关人员不断地进行专业知识的学习，对于档案资料管理的基础性理论知识熟练掌握。另外对于企业档案管理工作观念需要及时转变，认识到文书处理工作是企业档案信息保管中的重要内容，也是企业内部管理工作的关键部分，对于档案管理要结合实际、更新观念、创新方法，追求档案管理技术水平的专业化和规范化。另外在企业档案管理过程中，不能一味的收纳所有资料，需要对其进行合理筛选，根据企业发展和管理的特点，保存具有利用和参考价值的档案，在改进信息检索方法的基础上，提高管理能力和管理质量。企业在市场经济的发展下，需要与时俱进，在现代技术水平的进步中，及时转变传统的档案管理观念，加强专业知识和专业技能的学习，促进企业档案资料管理水平的提高。

2.2 一体化管理模式

在企业档案管理中，需要采用文档一体化管理模式，主要就是实现企业文档管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要对搜集和整理后的档案信息内容和性质进行区分处理，例如对于不适应企业发展规划、参考作用不明显的资料可以不必录入系统进行保管，可直接销毁；对于具有重要的文书保管意义，像企业发展年鉴、投资规划和企业资产清算以及账务处理等资料则需要重点保管，实行长期或永久性保存。企业生产、管理内容复杂，对于不同性质的档案资料都要区别分类管理、保存，提高管理质量。集成管理是指在实际操作中，要遵循规范的管理制度，强化工作严谨性，减少疏漏，同时需要将档案管理形式和观念进行延伸，减少重复性工作，提高管理效率。全程管理原则是企业档案管理一体化模式的核心内容，主要是指企业档案管理不能视作单一性的资料管理工作，需要加强与各部门之间的联系，促进合作与交流，提高信息的共享率[3]。

2.3 完善制度规范

企业档案管理工作的规范化、标准化管理离不开具体规章制度的约束。在实践工作中，要将档案管理的原则性内容进行制度化规定，对于不同类别和用途的资料需要进行人员区分管理和专项管理，提高档案管理质量。文书管理工作主要就是资料的收集、分类和归档保存，对于资料的收集归档过程需要严格按照步骤进行。例如在企业的文书管理中，需要根据文件内容和问题进行分类。主要档案类型分为请示、通知、批复、信函、决定、会议记录等。可以对资料的保管期限进行划分，可分为永久、长期、短期等，保管期限到了再分析决定是长期保管还是永久销毁，便于今后在企业生产过程中对资料进行查找利用。对于纸质材料和电子版材料，都需要进行不同的管理形式归档，将企业档案管理进行制度化规范，有利于进一步促进档案管理工作规范化和专业化发展[4]。

2.4 加强基础设施

企业档案管理的基础性工作是加强软件设施和硬件设施的建设。软件设施主要是指企业需要及时引进先进的档案管理模式，加强企业对档案管理人员的专业知识培训和专业技能提升，制定人才培养技术；硬件设施方面，企业需要对档案信息管理、检索系统进行升级和更新，提高管理专业化、技术化。同时在档案管理工作中，企业需要积极鼓励各部门加强沟通和交流，实现信息和互换和共享，为档案管理提供更具效率性的参考意见。企业内部档案管理工作还需要建立起工作行为规范体系，强化内部监督和外部监督，提高管理人员的工作责任意识，促进企业档案管理标准化、规范化管理。企业档案管理工作基础设施建立旨在通过规章制度和管理体系的完善，创建科学化档案管理机制，提高企业管理水平和管理效率[5]。

3 结语

企业档案管理工作是企业基础管理工作的重要内容，在新时期企业发展模式和发展理念下，需要不断发挥创新精神，善于利用先进的科学技术手段，提高网络信息使用水平，提高企业档案管理水平和质量。档案资料保管是一项专业、严谨的管理工作，需要通过不断的经验总结和技能培训提高企业档案管理的专业化、规范化程度。

参考文献：

[1]杜娟.高校档案工作规范化、标准化管理方案研究[J].城建档案，2016（05）：79-80.

[2]赵颖.如何推行企业档案工作规范化标准化[J].兰台世界，2016（S1）：106-107.

企业档案规范化管理篇（6）

企业档案管理的规范化是扎实开展档案管理，提高档案服务能力和水平的关键，是强化企业档案事业宏观管理，促进企业工作协调发展的重要举措。

青岛卷烟厂自1987年开始实行档案资料的集中统一管理，包括科技档案、文书档案、会计档案、干部职工档案等十大类别。多年来，青岛卷烟厂认真贯彻《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》，狠抓长效机制建设，积极推行档案规范化管理。青烟的档案工作伴随着企业的发展而做优，于2001年通过全国企业档案管理 “国家一级”认定，2005年被评为山东省特级档案室，并先后多次荣获省级、市级档案管理先进单位和开发利用档案信息资源先进集体。

青烟的档案工作之所以做得有声有色、成绩斐然，与企业档案的规范化管理是分不开的。下面谈一下青烟是如何利用规范化的档案管理促进企业协调发展的。

1 提高认识，加强领导，为档案工作规范管理提供支持

多年来，青岛卷烟厂始终把档案工作作为企业发展的基础性工作列入重要议事日程，加强领导。档案工作一直由厂长分管，并建立了三级档案管理网络：一是以档案室主任为主体，对企业档案管理工作进行决策，研究并制定方案，对全厂档案管理工作进行指导;二是以专职档案管理人员为具体经办人，负责全厂各部门形成档案的收集和管理，并指导各处室兼职档案员的工作;三是做好档案的日常管理工作，坚持以兼职档案员为骨干，负责收集、整理、移交本部门在日常工作中形成的档案材料，从而确保档案的齐全、完整。

2 加大投入，夯实基础，为档案工作规范管理和数字化档案室的建立提供保障

为确保企业档案管理质量，企业加大对档案工作的投入。目前，档案室设有办公室2间、阅览室1间、整理室1间、复印室1间、档案库房2间，库房内配有目前国内最先进的全自动密集架。另外，还配有空调、除湿机、照相机、录放机、刻录机、扫描仪、大型复印机、电脑、杀菌机、电脑等一整套现代化办公设备，档案管理工作具备了很好的硬件设施。建立档案管理网络体系，并有方便实用的档案管理软件，为档案工作的规范化管理提供了足够的保障。

3 建章立制，确保档案工作规范化、科学化

档案管理是一项严肃认真而细致的工作，做好这项工作必须有严格的制度作保证。为使档案管理工作规范化、科学化，我们陆续编写了《企业档案管理规定》、《企业档案考核管理规定》、《档案库房安全管理规定》、《保密工作管理规定》等文件，对档案资料的安全管理及从产生到永久保存（销毁）的过程进行全方位控制。档案工作做到了有法可依，有章可循。使档案管理工作切实落到实处，如档案工作的“三参加”、“四纳入”。企业新购设备的开箱及移交生产竣工验收、基建技改项目的竣工验收、科研成果鉴定等必须有档案人员参加，使档案在形成过程中质量得到了保障，为档案管理的科学化、规范化奠定了坚实的基础，确保档案管理工作可持续发展。

4 着力创新，注重利用，发挥档案在企业日常管理中的重要价值

档案利用是整个档案管理过程中的重要一环，是推动企业档案工作不断向前发展的最有力因素。因此，档案管理人员要树立服务意识，使档案为企业的生产经营服务，实现应有的价值，为企业创造效益。一是集中整理基建项目档案，为企业收回档案资料保证金。青岛市政府规定自1990年开始，凡新开工的基建项目，根据工程总造价，必须向城建档案馆交纳一定数额的档案保证金，以确保该项目的城建档案及时、完整的归入档案馆。档案室利用室存的档案资料及时完成了移交，收回了企业所有基建项目的档案保证金。二是利用会计档案，为企业追回欠款，解决三角债拖欠问题。三是利用档案维护企业的合法权益。1994年青烟新研制开发的“老刀”牌香烟投入市场后，受到消费者的欢迎，给企业带来了客观的经济效益。但在全国市场上，我们发现了##烟厂盗用我厂的“老刀”牌香烟商标，其外包装的图案与色彩与我厂“老刀”极其相似，构成侵权行为。我们依据原始档案，证明我厂早在二十年代就开始生产“老刀”香烟，1994年7月7日重新注册，取得商标专用权。从而维护了企业合法权益和经济效益。

5 注重培训学习，不断提高档案人员的整体素质，为档案工作规范化管理奠定基础

企业每年安排档案管理人员参加国家档案局、省市档案局以及行业组织的业务培训。通过培训，丰富了档案管理人员的理论知识，拓宽了知识面，提高了工作技能和业务素质，从而不断提高企业档案管理水平和管理质量。

总之，档案管理是一项长期性、系统性的综合工程，任重而道远。认识档案工作的重要性，发挥档案工作的重要作用，是档案工作发展过程中永恒的命题。

企业档案规范化管理篇（7）

所谓档案管理，是指把分散、杂乱、量大、孤立的档案进行整理和管理，以满足集中、系统、优质、广泛的社会档案利用需求。企业作为我国社会主义市场经济的重要组成部分，越来越意识到档案管理规范化在企业生产、经营、安全、稳定和维权各项活动中的作用，而部分企业在档案管理工作规范化方面已经取得了领先的经验和成果。

1 企业档案管理工作中存在的不规范现象

1.1 信息技术的崛起给企业档案管理带来的冲击

信息技术作为新时代的产物，其运用于企业档案管理工作具有无可比拟的优势：一是档案保管和接收上的改变，它能够记录加工和设计过程中的原始资料和相应更改信息，确保最终归档使用的是完整和确凿版本的图纸或图形。二是可实现档案的集中统一管理，以利于保持档案之间的有机联系。所谓集中统一，是指在统一的制度和领导下，分库保存档案实体，分级负责，从而便于利用和保管。第三是企业档案载体的转变，即在实现计算机全程管理的基础上实现信息数据的处理和共享。但是信息技术在档案管理工作中发挥优势需要具备一定的前提条件：一是需要从业人员具备现代化的观念，许多企业只是简单地将计算机代替手工劳动；二是需要先进的设备和人才，引进先进的设备需要资金和观念做基础，而充分利用设备资源则需要先进的人才；三是需要转变传统的管理模式；四是需要制定档案管理计划，增强档案工作的前瞻性和主动性。

1.2 企业的深化改革给档案管理工作带来的新问题

在企业的深化改革过程中，传统的企业档案管理模式受到了很大的冲击，产生了不少的新问题、新情况。一是现代企业档案规章制度有待形成。许多企业的管理人员还停留在管档治档的观念上，忽视对档案的开发和利用，而企业内部缺乏一套完整的档案规章制度则是普遍存在的情况。二是企业档案的管理水平和利用效率低下。例如：有的企业在实行一体化管理以后，对情报收集和信息的开发利用投入了大量精力，也取得立竿见影的效果，但企业的档案基础建设则一直被忽视。随着企业机构的改制，有些企业的下属机构逐渐独立出去，变成具有独立法人资格的独立实体，迫使文件材料变成多层次管理，而部分应该归总部归档的文件材料则分散在各下属单位和人员手中，极易造成文件材料的流失。三是档案管理人员的业务素质有待提高。随着我国档案事业的发展，人们开始对档案人员的知识结构提出质疑。因为长期以来，企业领导一直将企业档案工作视为事务性工作，对档案管理人员不要求专业知识和技能。

2 提高企业档案管理工作规范化程度的措施

2.1 加快形成现代化档案管理模式

档案工作要取得长足发展，必须增强档案工作的前瞻性和主动性。通过制定先进的档案管理目标，围绕档案工作的方针、目标和管理模式，从理论研究方向探究如何利用档案工作推进企业的现代化过程、探讨企业档案管理工作的特色和机制以及构建企业档案管理工作的完整理论体系，从理论上廓清档案工作如何更好地服务于企业的问题。在这个过程中，建立合理的档案管理模式是关键，它可以明确企业归档制度，丰富归档内容，提高档案利用效率。企业的档案管理人员要严格遵守档案管理的流程，包括文件的收集、整理、分类、编制档号、归档、编目和管理等。企业的档案管理人员必须清醒地意识到，企业的档案归企业所有，工作人员不得私自截留档案，而是要积极建立和保护档案。档案员要及时跟踪督办制度的执行情况，防止违规行为的发生，其他的相关部门及人员则要积极配合档案员的工作。现代化档案管理模式的建立有赖于设备和人才的引进，企业领导要高度重视档案管理工作，一方面意识到档案资源的利用价值，加大改善档案部门相关硬件设施的资金投入。另一方面引进档案管理方面的专业人才，提升档案管理软实力，推动企业档案的数字化、网络化和检索自动化。此外，还需要制定一套行之有效的规章制度，让企业档案管理工作有依据可循，从而保障企业档案管理工作的健康运行。

2.2 统一规范，建立档案管理现代技术标准

统一规范，建立档案管理现代技术标准，一方面要加快相关法规的完善，保护知识产权，一方面又要提高信息的可获取性，简言之，就是要正确协调档案保密和利用的关系。对于一个企业来说，保护企业的内部机密是工作人员应有的道德素质，更是应尽职责。在管理工作中，工作人员应当十分注重档案的保密，在此基础上，尽心尽责，完善其工作职能，并一定程度上辅助领导决策。机密档案应当保密，但保密的目的之一就是利用，我国企业长期以来只重视保密而不重视利用，造成了资源的浪费。

3 结语

随着我国社会主义市场经济的逐步完善，企业的档案管理越来越受到重视。面临着信息技术和企业深化改革的双重冲击，档案管理工作要走向规范化，必须实现从理念到制度的更新，而不仅仅是将传统管理模式直接搬到网络上，必须重视档案管理的保密和利用的双重性质，实现资源利用最大化。

[参考文献]

[1]蒋仕蓉.针对企业档案管理工作的相关探讨[J].管理学家，2012（24）.

企业档案规范化管理篇（8）

档案管理也叫档案工作，是对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。它存在于我们生活的方方面面，我们的工作、学习都离不开它。

比如，对企业而言，存在着各种形式的企业档案，它是企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料，并最终以文字、图表、音像等形式被保存下来。对企业档案进行有效、科学的管理具有十分重要的意义。科学、有效的企业档案管理工作不仅能够真实客观地反映企业的历史面貌、促进企业的科技进步、提高企业的经济效益，而且能够维护企业的权益、提高企业的社会效益。反之，没有好的档案管理，会造成企业相关记录的混乱，严重时甚至会造成企业经营的短期混乱。显而易见，做好企业档案管理工作必须成为企业管理不能懈怠的一个环节。

一、档案管理的内涵

档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高，档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。二者处在从不适应到适应的不断矛盾过程中，从而推动档案管理工作向前发展。从几千年档案管理的历史来看，档案管理是由非独立系统到独立系统、由简单管理到复杂管理、由经验管理到科学管理、由手工管理到计算机管理、由封闭系统到开放系统而发展的。

档案管理的具体活动主要包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动，分别为档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究（见档案文献编纂）、档案提供利用。这8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法，其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借、出版、展览等多项服务活动构成。整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。档案的管理现代化，将对档案管理工作的结构产生新的影响。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。它们组成一个有机整体，为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用，同时也相互关联、相互制约。

二、加快企业档案管理信息化建设

随着信息技术的高速发展和互联网的普及，数字信息的网络化应用已遍及人们工作和生活的方方面面。档案管理自古以来就是社会发展不可或缺的一面，它当然也不可避免地受到信息网络化的冲击，相应地也就产生了信息网络化与档案管理的互动，因此有必要通过分析信息网络化所带来的新的档案管理方式方法的变化，以更好地做好网络化时代下的档案管理措施，更好地为现代化建设服务。

实现企业档案管理的信息化，首先要加强基础设施建设。通过数据中心机房建设、服务器购置、企业局域网建设、企业广域网建设，从而做到方便快捷地开展档案管理工作。档案信息管理化能覆盖企业各部门和各分公司，使档案信息能快速地在全企业进行资源共享。其次要注重档案管理系统的建设和应用。企业要使用档案信息管理系统，采取数据库服务集中，系统分布的方式进行部署，这样可以保证档案数据的同一性。档案管理系统能够集成到企业的信息管理平台中，可以很方便地从信息管理平台中打开档案信息管理系统，查询结果可以生成档案利用申请单，方便地提供使用。最后，要实现档案系统同其他应用系统对接。利用档案信息系统提供统一的接口使得其他业务系统需要归档信息和资料直接进入档案管理系统中进行归档。

三、抓好企业档案管理的基础工作

抓好企业档案管理的基础工作首先要抓好基础制度规范建设，完善工作程序和管理方法。要根据企业生产和服务的要求，由企业信息部门制定企业的档案管理办法，并召集各部门的负责人和资料管理员参加企业档案管理制度讨论会，并在会后与企业各事业部进行深入交流和调研，完成管理办法的起草和征求意见工作，之后便可颁布相关制度，在企业各部门试用。

其次，要严格做好文书档案的收集、整理和归档工作。这对档案管理员提出了很高的要求。档案管理员，既是管理员，又是操作员，要按照“精之又精，慎之又慎”的原则，做好文档整理归档工作。把企业、部门和个人手中分散的、种类和数量繁多的文件材料，根据企业档案管理的相关规定进行归档。针对纸质档案和电子档案并行的现状，要首先保证纸质档案的完整性，全面实现档案文件的全信息化管理。

再次，要全方位进行库房管理，消除各种安全隐患。对档案库房要进行了有必要的扩容。对企业所有档案库房进行及时到位的检查，清点库存并修复破损档案。作为企业安全工作之一，企业保密部门要组织档案安全检查，重点检查库房的防火、防潮、防盗和防虫等情况，将安全隐患排除在预防工作中。

最后，要进一步整理照片资料，提高声像档案管理水平。这要求要将企业成立以来的归档资料进行数字化扫描，建立底片光盘、企业年度大事记等新的电子档案，照片档案进入了数字管理系统。企业还要出台声像实物档案管理的相关办法，要将声像档案光盘归档，方便借阅和使用。

四、提高企业档案管理人员的创新能力

在档案信息网络日益普及的今天，有大量的新情况需要去认识，有大量的新课题和新任务需要去解决，这就要求企业的档案工作人员必须与时俱进，着眼新的实践和新的发展，不断提高开拓创新的能力，使档案工作都能更好地体现时代性、把握规律性、富于创造性。首先，档案工作人员要主动培训和更新计算机及互联网络方面的知识，例如互联网的基本知识和基本应用、互联网上的档案信息资源分布和查找方法，学习互联网上档案信息方法。其次，档案工作人员要具备整理网络化档案信息的能力。通过网络系统，把分散在各地的档案信息组合整理，提供给用户。最后，档案工作人员要具备开发网络档案信息的能力。要真正提高网上档案工作服务水平，适应网络化发展要求，需要一支具有丰富的档案专业知识、熟悉网络档案信息搜索、经验丰富、应变能力强，具有探索和创新精神的档案队伍。

五、注重增加经费投入，努力完善保障手段

当今世界，科技进步日新月异，知识更新速度加快。只有充分运用现代科技发展的成果，不断完善物质手段、更新设备条件、提高技术水平，企业的档案管理工作才能跟上时代前进的步伐，适应我国信息化建设发展的要求。但是现阶段档案管理部门设备比较落后，现代化程度不高。这就要求政府要把档案信息的网络化建设作为一件大事来抓，把档案管理网络建设纳入到国家相关网络建设的总体规划和经费预算之中，从而加快档案管理网络化建设的步伐。此外，档案部门可以利用已建成的数据库和网络为社会服务，获取一部分经济效益并把它们投入到网络化建设中，从而让档案体现其经济价值，把档案信息作为一种特殊商品经营，不断提高社会和经济效益。

参考文献：

企业档案规范化管理篇（9）

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）30-0349-01

1 我省县级供电企业档案管理工作的现状

（1）档案管理规章制度执行不力。县级供电企业虽然建立了基本的档案规章制度，但不能严格按制度办事。如制定了“三纳入”制度，但在执行过程中流于形式，没有清楚地认识到档案管理是企业管理中不可缺少的重要组成部分，应当常抓不懈。“四参加”制度得不到落实，致使档案材料不能及时收集归档。广大职工缺乏档案归档意识，许多生产技术人员将重要技术资料视作个人参考资料，造成档案遗失等情况。

（2）档案人员整体素质不高，且队伍不稳定。档案业务具有很强的专业性、技术性、连续性，其工作性质要求要有比较固定的档案工作人员。虽然大部分县级供电企业已专门配备了专职档案人员，但他们往往身兼数职，既要忙于收集资料、整理档案，还得帮办公室打字、造工资表等琐碎的工作，造成档案工作被动。由于档案人员岗级待遇偏低，致使他们得不安心档案工作，造成档案人员频繁变动，对档案业务知识不熟悉，责任心不强，结果“人走档案飞”，档案材料出现断层现象。结果造成档案杂乱无章、散乱无绪，而且残缺不全，有请示无批复，有情况调查分析无处理结果，往往“缺胳膊少腿”，不齐全、不完整。

（3）档案人员由于大多数是半路出家，缺乏实际工作锻炼，不熟悉业务，不熟悉档案专业知识。尽管省公司和市公司对他们进行了多次档案专业知识培训，但因只注重理论学习，缺乏实践练兵，故其解决实际问题的能力不强。在立卷时，对科技档案无从下手，文书档案只得请地方档案局代整。有的企业在文件归档中存在圆珠笔字迹、复印件，有的企业未建立档案管理基本情况台帐（包括档案数量、人员、设备库藏结构等），也没有档案利用及反馈情况统计，开发利用更无从谈起。

2 加强县级供电企业档案管理工作的重要性和必要性

自从国家对农村电网实施了“两改一同价”工程，初步改善了农村用电状况，但按照社会主义新农村的要求，就地区均衡性而言，当前农电在基础建设和管理水平及方式上存在相当大的差距。服务于新农村建设，电力企业肩负着直接的责任。一方面要解决好用电公平消费问题；另一方面要重视农村供配电设备建设，即以建设好乡镇电网的骨干线路为重点，辐射改进山区、边远地区的陈旧老化电力线路，全面实行村民用电一户一表制，实现城乡电网一体化。在这种新形势下，重视和加强档案工作显得越来越重要。首先，加强县级供电企业档案管理是供电企业改革发展的需要。企业档案是企业发展轨迹的真实、全面的纪录，如企业发展中一些历史性的轨迹，这些资料如果不注意保存，就会失去凭证作用，与之相关的事就会无法得到佐证。同时企业档案又是企业管理的基础，做好企业的档案工作，对于规范企业科学化管理，维护企业的合法权益，促进企业健康发展具有重要作用。其次，加强县级供电企业档案工作是县级供电企业加强经营管理、提高企业经济效益的需要。企业档案工作是反映企业生产、经营、科研、管理活动和企业资产、产权、资信等的真实记录，是企业适应复杂多变的市场环境、提高竞争力的信息保障，是维护企业经济利益、合法权益的重要依据。再次，加强县级供电企业档案工作是县级供电企业加强精神文明建设的客观需要。随着县级供电企业创一流和双文明建设的开展，由此形成的材料自然是企业档案的重要组成部份。在县供电企业发展过程中取得了优秀成绩，积累了成功经验，这些材料作为企业的精神财富保存下来，作为教育和激励职工尤其是青年职工的教材显得尤为重要。

3 健全和规范县级供电企业档案工作

（1）加强领导，建立健全规章制度。作为一个县供电企业，公司领导对档案工作的态度和认识决定着企业档案工作的命运。公司管理层应高度重视公司档案工作：首先是认识到位。企业档案管理工作是企业基础管理工作的重要内容，是企业整体工作的有机组成部分，对企业实现科学化、规范化管理具有不可或缺的作用。规范的档案工作有利于完善企业管理，提高企业工作效率，从而提高企业经济效益。应从人力、物力、财力上大力支持档案工作，使企业档案工作做到“人员、措施、设施、设备”四到位，为开展档案工作创造有利条件。其次是措施得力。档案工作作为企业管理的一项重要工作应纳入企业中长期规划和年度计划，并将其列入领导的议事日程。对档案工作进行规范管理，成立以总经理任组长的档案工作领导小组，建立综合档案室，制定档案管理人员岗位责任制。选拔具有专业知识技能的专职档案工作人员。同时在各部门和基层单位聘用兼职档案员，形成涵盖全公司的档案管理体系。再次是完善制度。制定企业档案管理的各项规章制度和有关人员岗位责任制，使档案管理的各项程序有章可循。坚持档案工作“三纳入”和档案人员“四参加”制度，档案部门按时参加全局性重要会议，参加课题鉴定、设备开箱、工程验收等活动，保证文件材料立卷、归档工作的准确、系统、完整。

（2）加大宣传力度，增强法制观念。要做好企业档案工作，不仅领导要有较高的档案意识，企业全体员工都要增强档案意识。应把档案宣传工作作为提高全员档案意识的有效途径。一是经常组织学习《档案法》《档案法实施办法》及档案工作基本知识，不断增强各级管理人员的档案意识。二是不定期地在企业内部进行档案业务培训，普及档案工作知识，提高员工的档案工作意识。三是利用宣传栏宣传档案工作，为其鼓呼、呐喊，使档案工作深深地刻入每个企业员工的脑海里。四是充分利用网络进行档案宣传。

（3）加大培训，不断提高档案人员素质。人是发展的关键档案事业，选拔聘用热爱档案事业、工作责任心强、综合业务水平高的档案人员，是搞好县级供电企业档案工作的前提。一是加强档案人员的岗位培训，如参加档案业务培训班、研讨班等；鼓励档案人员积极参加各种继续教育和学历教育；不断提高档案队伍的政治素质和业务素质，培养“政治坚定、业务精通、勇于开拓、作风优良”的档案干部。二是加强实践锻炼，不断提高他们的业务能力和水平，努力成为本职工作的行家里手，成为懂档案、会专业、精信息技术的复合型人才。三是组织档案人员到先进单位参观学习，开拓档案人员的视野。

（4）开拓创新，做好档案服务工作。档案工作的两大任务：一个是管理；一个是利用，而利用则是档案工作的根本目的。在做好档案规范化管理的基础上，积极开展利用服务工作，改善服务态度，完善服务措施，将服务的触角延伸到生产经营管理的各方面、各环节，不断提高服务水平，使档案工作在企业生产、经营中发挥重要作用。一是完善档案检索体系，编制档案总目录、分类目录、专题目录等多种检索目录，并将其发放到有关部门，同时将档案资料输入计算机，为查找利用提供多种检索途径，提高档案资料利用率。二是积极挖掘档案信息资源，开展档案编研工作。结合企业需要，进一步挖掘档案信息资源，编写一些能为企业管理层提供决策参考的编研资料，如《大事记》《、企业规章制度汇编》《、历年事故汇编》等编研材料，并把编研资料发放到企业管理人员手中，方便他们利用，使档案工作更好地服务于企业生产、经营活动。

企业档案规范化管理篇（10）

1.前言

长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对企业生产管理及档案工作缺乏足够的认识，认为生产管理就是把企业产品质量抓好，把现场环境卫生搞好就行了。至于档案工作更是可有可无，认为档案管理员只是一个企业资料仓库的保管员，档案管理工作也不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。然而，作为企业管理的重要组成部分，生产管理和档案管理的管理质量上不去，直接导致不少珍贵档案资料缺失，生产过程中积累的技术经验无法留存，企业成本增加，负担加重，整个企业管理也呈现出一片混乱，令企业高层领导大伤脑筋。近年来，随着科学技术的发展，人们认识的进步，企业生产管理日益标准化的需要，档案管理工作的规范化也变得越来越迫切。科学认识档案管理与标准化体系生产管理的本质内涵，准确把握两者之间的辩证关系，对于能否全面推行标准化体系的生产管理，科学、规范化地实行企业档案管理至关重要。

2.标准化体系生产管理与企业档案管理的内涵

2.1标准化体系生产管理

标准化体系规定了质量方针、目标、职责和程序，并通过建立相关体系进行过程管理、质量策划、质量控制、质量保证和质量改进。目前，IS09000标准已经被100多个国家转化成本国标准。1996年ISO又制定了IS014000环境质量体系标准，它是企业自愿采用、自我约束性的标准。

标准化是一个永恒的话题，“没有规矩不成方圆”。过去非制度化、非程序化和非标准化成为我国企业传统生产管理模式的特征之一。它反映在管理业务、管理方法、生产操作、生产过程、报表文件、数据资料等各个方面，特别是在生产现场：生产无序，管理混乱，“跑、冒、滴、漏”以及“脏、乱、差”等现象比比皆是。随着国际标准化体系管理逐步融入全球领域，这种落后的生产管理方式已远远不能满足现代化生产的需要。生产与运作管理的制度化、程序化和标准化是科学管理的基础，现代生产与运作管理要求的是科学化的管理。在管理工作中，要完全按照各种规章制度、作业标准、条例等执行，一切都做到有据可依，有章可循，按制度办事，按作业标准操作，按程序管理。打破传统落后的生产管理模式，低耗、优质、高效地进行生产一直是企业管理者追求的最高目标。

2.2企业档案管理

企业档案是指企业在各项生产经营和管理活动中形成的具有保存价值的全部档案的总和（包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、安全卫生和党、政、工、团工作等各方面的资料）。

著名企管专家谭小芳老师表示，一个没有档案的企业就像一个没有历史的国度，没有历史的国度迟早会消亡。没有档案的企业如何积累自己企业的历史、完善和总结企业的成功经验，一定是个难题。大量事实证明，档案在企业管理中起着不可忽视的作用：它准确地反映了企业的成长历程；能防患企业商业秘密外泄；是决策制订的参谋和帮手；是企业文化的活标本；是企业对外宣传的资料库；是员工成长的珍贵史料；是有力的法律武器。

3.标准化体系生产管理与企业档案管理之间的关系

规范化的档案管理是实行企业标准化体系生产管理的基础，标准化体系的生产管理是企业档案管理规范化的前提条件。企业的日常生产管理体系越标准、越规范，它形成的各项记录资料就越真实有效；而它作为企业档案内容的信息来源也就更完善更有说明力，档案管理工作做起来也更科学更合理。反之，档案管理工作又是企业实行标准化体系生产管理的重要保证；档案资料作为企业各项活动的历史积累和真实记忆，科学、合理、规范的档案管理能快速、准确、及时地为企业的日常生产管理提供有力的凭据和参考价值，必要时还能起到指导作用。

因此，规范化的企业档案管理与标准化体系生产管理之间是相辅相成、相互促进、辩证统一的。离开科学、合理、规范化的档案管理，企业的标准化生产管理就无据可依，无凭可证。而离开了标准化体系的生产管理，所谓的规范化档案管理也就成了无本之木，无源之水。

4.标准化生产管理及规范化档案管理的初步实践

4.1生产记录表格的规范

针对企业当前生产管理现场各类记录表格杂乱无章的现象，笔者因持有标准化体系内审员资格证书且具有多年内审及基层技术管理经验，有幸被领导委以重任――在一个月内将各个部门正在使用的所有表格收集起来并加以整合优化。在此工作过程中，笔者发现本公司虽然也推行标准化质量、环境体系，但是却没有真正落到实处，导致各个部门各自为政，同是一份“异常处理单”，三个部门就使用了三个不同版本的表格，更有甚者，同一部门使用的“xx生产统计表”现用的表格和以前的居然也不相同。为了将所有表格达到格式统一，笔者严格参照标准化体系程序文件及作业文件的具体要求，在与各个部门负责人协商、取得一致的基础上，以方便于生产管理为原则，对内容与生产脱节、多余的表格加以删除，对内容表述不详的表格加以完善，并将其按标准要求一一编号，并尽量做到一表多用，以减少版面印刷费且方便管理，仅直接使用于生产管理的表格就整合了52份。公司上下通过使用标准化格式的表格后，生产管理现场已然规范了许多。当然，生产管理的标准化不仅是记录表格的规范，还包括产品生产、质量保证、质量控制、质量检验、质量监督等全过程制定并严格贯彻一系列相关标准，才能有效地保证产品质量的稳定和提高。可见，全面推行规范的标准化体系的生产管理刻不容缓。

4.2“高起点、高要求、高标准”三高档案室的建立

笔者所在的企业为一家新能源公司，因历史遗留问题，加之领导层更换交迭，企业至2011年11月前都没有建立档案库，许多珍贵的资料等到需要查找借鉴的时候才发现已无踪影（譬如大型设备出了故障，连一本说明书及操作手册都找寻不着，令维修人员无从下手，只得请厂家派技术人员前来维修），造成了许多不必要的浪费；整个公司办公区随处可见有用或无用的文件资料……以总公司为首的高层领导痛心之余，决定以本公司为“档案管理”的新试点成立档案室，而且以最快的速度建立起了约52平方米的档案密集柜库房及24平方米左右的档案管理办公室，同时还配置了专用电脑、打印/复印一体机、扫描仪、碎纸机等一系列档案管理的专用设备。软件方面：对档案室提出了“高起点、高要求、高标准”的三高标准，并要求所有部门对档案管理人员给予工作上的全力支持与配合。笔者因为有着丰富的档案管理经验而“临危受命”，在查阅了大量相关技术资料的前提下，又走访了某“人才市场档案馆”，学习其先进的档案管理经验，随后编写出了适合本单位的《档案管理标准》、《档案室管理制度》等一系列建设性档案管理文件及《档案移交接收清册》《档案查（借）阅审批表》等日常管理文件。仅至2011年底，便已成功接收科技档案共计506册；文书档案共计1969册；销售档案共计573份；财务档案共计249册；人事档案共计1437份；行政档案共计426册。且档案室自2012年四月初正式实行“档案借阅”制度以来，已先后为工程、研发、财务、人资、生产等提供了上百人次的档案借阅工作，对各类生产管理提供了极为重要的参考资源。本企业档案室在短短一年的时间内就充分发挥出了其档案管理的重要作用，由此看来，企业档案作为继承、保护与开发事业，对企业科技的发展占有举足轻重的地位。因此，档案管理的规范化是企业档案事业发展的必然要求。

5.全面推行标准化体系生产管理，实现企业档案管理的规范化

笔者从事了多年的基层技术管理工作，对制造型企业的生产流程、国际标准化体系的生产管理，规范、现代化的档案管理了然于心。并深切感受到企业要发展、要壮大，除了要有过硬的技术攻坚力量、雄厚的经济实力外，实行规范、标准化体系的企业管理是企业取得成功的法宝，而生产管理和档案管理既是企业管理不可分割的组成部分，又是企业赖以生存的基石。因此，全面推行标准化体系的生产管理，实现企业档案管理的规范化刻不容缓。要想最终达成这一目标，可以从如下几个方面着手：

（1）公司高层领导者应本着高度重视企业标准化体系的生产管理和规范化的档案管理工作为立场，在取得现有成果的基础上，进一步赋予标准化管理人员和档案管理人员行使职能的充分权力，并制定相关激励机制，把标准化体系的生产管理和规范化的档案管理工作放在人才队伍建设的高度上来，提高相关人员的工作积极性，以便形成一股后进之力，推动标准化生产管理和规范化档案管理的进程。

（2）企业标准化工作是一项重要的基础管理工作，它既是长期工作，也是日常工作。因此，领导者应更新观念，将标准化体系执行人员从兼职的状态中脱离出来，以便加大对全员标准化体系知识的培训宣传力度，使全体员工切实理解企业推进标准化体系生产管理的方向和决心。同时，企业标准化体系执行人员要将标准化体系生产管理的概念具体化、书面化、格式化，让每个员工触手可及、触目可望，并对企业标准体系的实施进行认真的策划，对实施的结果进行检验、分析和改进，通过评审采取有效的措施，推动企业标准化体系的持续改进，真正做到生产现场的标准化管理。

（3）企业的档案资料是保证企业可持续发展的重要保障，档案管理又是企业整体管理体系的重要组成部分。企业应注重抓好档案管理人员的业务技能培训，更新观念，力求创新，不断提高档案管理人员的业务素质和工作魄力。档案行政管理部门与各主管部门应密切配合，进一步加强规范化管理的检查指导，以此带动整个企业对档案工作的认识，真正把档案管理工作作为基础性工作抓紧抓好。档案管理人员自身要坚持与时俱进，除认真按国家《档案法》及已制订的有关档案管理的各项规章制度进行程序化操作外，还必须认真学习文化知识和计算机信息技术，适时实现计算机智能化、网络化管理，将档案管理融采集、处理、存储和传播为一体，促进公司档案管理工作的标准化、规范化、科学化管理，以便提高档案工作效率，更好地为公司的发展提供全面、高效、优质的服务。

（4）管理层适时监督、各部门负责人积极配合，做好标准化体系生产管理及规范化企业档案管理的反馈工作。标准化体系执行小组及专职档案管理人员要及时将日常生产管理的反馈信息进行处理，以便不断加以修正。

结束语

只有我们全民动员，切实将标准化体系的生产管理和科学、规范化的档案管理落到实处，才能促进企业健康稳定的发展，我们的企业也才会经久不衰，百年传承。

参考文献

[1]陈国华，杨勇.关于我国制造企业生产管理模式更新的研究[J].企业活力，2006，（03）.

[2]张忠福.知识能力素质三者关系和素质教育[J].教育与教学研究，2010，24（02）.