财务档案的管理汇总十篇

时间:2023-05-25 17:43:47

财务档案的管理

财务档案的管理篇(1)

在经济不断发展的大环境之下,已然对医院财务档案管理提出了全新的发展要求。众所周知,医院财务档案管理工作对于医院的发展具有重要意义,其水平的提高与医院的良好运行及发展是成相关性的。而现如今实践过程中,医院财务档案管理工作的一些新问题亟待解决,这也是我们谋求我国医疗卫生事业新发展的途径之一。

1 医院财务档案管理的困境

1.1 未建立体系化的医院财务档案管理制度

目前,我国医院普遍对于医院财务档案管理制度工作不够重视,导致制度建立不完整。这就使医院财务档案管理工作陷入了执行困难,管理工作人员在财务档案归类及整理中无规范章程可循。由此,一些医院财务档案管理人员按照其经验工作,这又不利于建立体系化的、完整的医院财务档案管理制度。

1.2 未建立完善的医院财务档案管理机制

我国目前医院财务档案管理机制及水平不高,即未能建立完善的财务档案管理机制,这也进一步导致了医院财务档案管理的一系列问题出现。例如,据实践调查,大多数医院未能为本院财务档案管理人员设立专业办公区域,而面对检查时,这些医院一般采取临时设立的方式进行应付。因此,医院财务档案管理的水平是有待于进一步提升的。

1.3 医院财务档案管理者水平普遍不足

医院财务档案存储对于医院发展而言,是一项重要资源。在此程度之上,这也就对医院财务档案管理者的管理即整体水平提出了新的要求。然而,我国医院的现实发展情况是:医院财务档案管理人员的责任心、办事细心程度均存在或多或少问题,均有待提升。由于财务档案管理工作本就要求人员认真、细致,因此,大多数医院中的非专业财务档案管理工作人员须得到进一步筛选,以规制其专业度不足、管理水平不高、工作不认真、重视程度不够等问题。

1.4 医院对财务档案管理认识及重视程度不足

目前,我国大多数医院财务档案管理工作现状是:任务较重、人员数量不足、人员对于档案管理认识不足等。因此,一些管理人员在财务档案归类整合工作过程中,存在侥幸及应付心理、将合同文件等重要文件不规律存放,最终导致医院在做年终结算、报表制作及汇报等多项工作时存在较大困难。

2 医院财务档案管理的困境应对措施

2.1 进一步建立体系化的医院财务档案管理制度

对于医院的财务档案管理工作而言,建立完善的制度是保证医疗工作良好进行的前提。为推进我国医院的进一步良好发展及医疗事业的进步,则应进一步持续良好发展医院的财务管理工作。医院在财务档案管理多方面工作中均需不断调整其自身发展目标,变革相关体制,调整医院的财务档案管理及财务发展运行体系,进一步进行完善,处理好各方面问题,以提升医院自身的经济运转能力,进而促进医疗服务能力及竞争力的发展,以进一步使医院在新形势下的经济发展中谋求发展地位。因此,医院应如何进一步调整自身的财务经营管理模式、进一步提升自身的财务档案管理水平以提升医院的发展水平具有重要作用。医院应不断调整发展目标,使财务档案管理体系化运行及发展,并进一步进行制度完善。例如,在医院财务档案管理过程中,需分析具体财务资金的用途。

2.2 进一步完善及优化医院财务档案管理机制及水平

医院应进一步优化自身的管理机制及提高管理水平。财务档案信息化管理是促进医院发展的全新重要趋势,例如,医院应对档案存放设备等及时更新。随着经济形势等的不断更新及发展,传统的财务管理多表现在档案存放及管理方面,而财务档案管理的应用在工作中逐渐加大了比重。目前,财务档案管理制度仍处在逐步完善及体系化形成的阶段过程中,医院财务档案工作人员需逐渐推进财务工作各方面内容的整合化管理。对于管理人员的要求方面,也需得到提升,如运用技术管理、信息化管理财务档案等多个方面能力均需得到提升。医院也需完善自身财务管理体系、途径等多方面内容。总之,进一步完善及优化医院财务档案管理机制及水平,注重医院的财务档案管理是医院进行全面规范化管理的重要途径之一。

2.3 进一步提升医院财务档案管理人员水平

在提升医院财务档案管理水平过程中,进一步提高财务档案管理人员自身品质、道德、不断加强其自身专业水平具有重要作用。而医院从事财务档案管理的工作,将易于影响医院的综合发展水平。医院需擅长运用多种机制管理人员,增强医院的财务档案等方面的综合实力。培养优秀的财务档案管理队伍,最终使医院通过不断提高多种机制而使其自身谋求良好的发展。医院财务档案管理工作人员应认识到其自身的财务档案意识、责任感对于医院的医务工作及良好发展的重要意义,因此,提升财务档案整合人员工作上的责任性与创造性具有重要作用。医院财务档案管理人员自身需从实际情况出发,也需不断完善多种机制下的实践应用,进而全面促进医院财务档案管理等多种机制的发展的水平,最终促进医院的良好发展。

2.4 进一步提升医院对财务档案管理工作的重视程度

医院需建立严密的内部控制财务档案管理制度,完善财务业务流程与管理机制,需进行多项工作的具体安排,使各财务档案管理人员分工明确,规范财务档案管理的流程,整理档案,实现财务档案管理的规范化、信息化、专业化,以此确保管理档案的体系化、完整性。医院在如今的经济发展的环境下,其需建立健全自身多种财务管理机制及制度,将医院的良好发展建立在科学化的财务管理工作的基础之上。

总而言之,在新的经济发展形势下,医院的财务档案管理工作对于医院的发展具有重要意义,其也存在着一些问题,医院的财务档案管理工作人员应面对自身不足,提升自身水平,建立完善的管理制度及机制,进一步提升医院对财务档案管理工作的重程度。

参考文献

财务档案的管理篇(2)

一、高校财务档案管理的主要内容

高校财务档案是会计核算的专业资料,其内容上具有广泛性、严密性和稳定性,会计档案属于专门档案,是在会计专业活动中形成的。因此,只有在会计核算中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告等专业核算材料才是真正意义上的会计档案。而在财务会计各项管理活动中形成的其他文件材料,如政策法规、计划总结、请示批复、制度办法等均不属于会计档案的范畴。它与其他门类的档案一样,具有原始记录性,是原始的会计核算专业材料的直接转化物,其凭证依据性很强,形成范围广泛,档案类别稳定、外在形式多样。

二、高校财务档案管理的重要性

高校财务档案以丰富翔实的原始数据直接反映高校全部经济收支内容。能为高校制定经济计划、经济建设和做出经济决策提供可靠的数据和可比性资料;是指导高校经济建设提供可靠的数据和可比性资料。科学规范化的财务档案管理有利于促进高校整体资金的运筹,使其产生最大的社会效益和经济效益。随着会计工作改革的不断深入,会计档案信息更是被广泛利用,新的形势下,高校财务档案还对保护高校财产、执行国家财务制度和财经纪律有着重要作用。这就要求高校会计档案管理的进一步规范,从而使财务档案真正发挥在高校教学、科研、行政管理和后勤服务工作中进行连续的、系统的、全面的反映和监督。

三、新形势下,更要加强高校财务档案管理

(一)增强财务档案管理意识,建立高校财务档案领导体制

财务档案管理首先要得到学校领导的高度重视,将财务档案管理工作纳入每年学校工作的目标考核来进行管理。组织相关人员学习好《会计法》和《会计档案管理办法》,制定专门的财务档案管理制度和标准。财务档案的形成范围广泛,很多财务信息涉及其他各职能部门。因此,财务管理部门和财务档案管理人员还要加强对高校各职能部门的宣传力度,通过学习与广泛宣传,使教职工增强财务档案意识,形成每个人都重视财务档案,支持财务档案的规范管理并自觉地维护学校财务档案工作的氛围,争取各方面的支持,以便及时、系统的收集到所需的财务档案资料,并结合学校实际情况,建立可行的与高校整体发展相适应的财务档案管理体系。

(二)提高财务档案案卷质量,注重财务档案开发利用服务功能

财务档案管理人员要根据相关制度的要求并结合高校的自身特点,严格执行财务档案管理中的归档范围、归档时间、整理立卷、借阅制度、保管期限、移交时间等,财务档案的齐全、完整、准确,是保证财务信息质量的关键。财务档案管理人员只有熟悉财会业务、档案来源,才能按照财务档案形成的特点进行科学的分类、整理、编目、立卷和规范管理,从源头上做好财务档案的整理规范工作。对一切财务档案范畴做到不坏、不丢、不散,确保档案的完整性和规范性,有效提高财务档案案卷质量。做好档案开发利用工作,力争全面系统完善财务档案工作职能范围,目前财务档案存在着大批档案得不到充分的利用,甚至有些很有价值的档案长期被搁置,相当一文不值的废纸,造成档案浪费;以致领导不能及时全面地了解学校财务运行情况,不能有效地利用档案。因此,要健全档案的各种检索工具,汇编各种有利用价值的财务资料,以最丰富的原始数据使财务档案管理更加科学、高效、规范,不断增强档案部门的开发利用服务功能,让财务档案信息资源更好地为学校领导决策服务。

(三)加快财务档案的信息化建设,使高校财务档案管理更趋科学化

随着经济社会的不断发展,高校财务档案管理作为高校信息化建设重要的一部分,必须运用先进的现代化网络技术和管理知识,财务档案信息网络化是实现档案信息利用效益最大化的最佳途径。先将财务档案信息转变为电子信息,各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料存储于磁盘、光盘及移动设备中,不仅便于携带、传输、计算、修正、复制、分析,而且能够方便、快捷的获得所需结果;然后建成目录查询系统,更快捷的为职能部门提供查询、利用服务。利用校园网络管理系统,实现档案的索引、统计、编集、检索现代化,实现财务档案的自动化处理系统和网上检索查询。达到财务档案信息有效范围的资源共享、无纸质查阅和方便快捷的目的,除了能避免原始档案人为磨损外,还有利于档案资源的统一整合,极大的提高工作效率和工作质量,让财务档案服务跻身于高校教学、科研、服务的第一线。更好地服务于学校的经济管理和决策。

(四)加强财务档案信息安全工作是高校财务档案管理的重中之重

要针对财务档案的信息安全工作建立健全档案管理规章制度。把档案保密工作列入管理参与者的行为准则。促使人人都重视档案保密工作,在工作中坚持照章办事。要提高财务档案管理人员的安全防范意识,财务档案原则上不能外借,对财务凭证利用者和查阅人,谨防偷撕或涂改。有规范合格的财务档案管理专库,大力改善财务档案管理工作的硬件设施。一方面要添置更新原有纸质档案室设备;另一方面更要加快档案工作现代化步伐,配备计算机、打印机、移动硬盘、复印机、去湿机、扫描仪等现代化办公设备,将各类会计核算数据的纸质与电子文件一并归档。归档的磁盘或光盘应是两套,一套封存保管,一套作为日常利用。杜绝火灾隐患,增加必备手提式灭火栓,并定期检查更换以确保长期有效利用。还要注意档案的科学储藏保护,做好档案的防霉、防蛀与空气净化工作,确保档案信息的安全完整。

(作者单位为湖北师范学院财务处)

财务档案的管理篇(3)

1 企业财务档案管理中的现状

企业财务档案管理的目的主要有两个。第一,是为了保证财务档案信息的安全和完整。第二,是为了能够更好地使用财务档案,为财务管理活动提供便利。根据当前的一些法律规定,除了一些经济监督部门有权调用财务档案之外,企业财务档案一般不得外借和查阅,如果说非要外借或查阅,则需要经过企业负责人批准,并按照管理规定办理相关手续,才能提供财务档案的查阅和复制。即便是企业内部人员查阅财务档案也要经过档案保管部门负责人的同意和批准,并办理相应的登记手续,涉及企业经营管理秘密的还要经过企业负责人的批准,且只能查阅,不能复制和外借,没有权限的管理人员是不能接触财务档案的。但是很多企业在具体执行的过程中却没有这样严格要求,几乎所有的管理人员都能轻而易举的借阅到财务管理档案,给企业的财务管理和经营管理留下了很多安全隐患。而一些企业在财务档案管理上将财务档案与其它档案混合在一起管理,没有将财务档案进行专门的分类管理,在使用过程中查找财务档案比较麻烦,导致财务档案不能为企业经营管理和财务管理提供档案服务。

从上述分析来看,目前在企业财务档案管理中还存在不少的问题,实际上存在的问题还远不止这些,除了前面论述的问题之外,很多企业的档案管理经费短缺,一些企业甚至没有专业的档案管理人员,一些企业的档案管理设施也不符合快速发展的财务档案管理要求,这些问题对企业的财务管理和经营管理信息化也造成了很大的影响。

2 企业财务档案管理信息化问题的对策建议

针对企业财务档案管理中存在的问题及对财务管理和企业经营管理信息化的影响,企业在发展过程中必须重视财务档案管理中存在的问题,根据企业财务档案现状和相关法律法规的要求采取针对性的措施来解决这些问题,结合自身在财务档案管理中的一些经验和认识,笔者认为应该注意以下几点:

(1)提高认识,不断完善财务档案管理制度。企业财务档案管理中的问题,很大程度是企业的负责人和财务档案管理者缺乏对财务档案管理最基本的认识导致的。因此,在今后的发展过程中企业应该组织财务档案管理相关人员加强学习,提高对财务档案管理重要性的认识。第一,企业应该组织与财务档案管理有关的财务管理人员、档案管理人员加强相关法律法规的学习力度,学习《会计法》、《档案法》、《档案法实施办法》、《会计档案管理办法》、《企业档案管理规定》等等,通过各种形式的学习培训活动,不断增强这些人员对档案管理重要性的认识,从思想上重视财务档案管理工作。企业领导层必须重视财务档案管理工作。第二,企业要不断完善财务档案管理制度,制定完善的财务档案管理规定,结合企业自身的财务管理状况,健全和完善企业财务档案管理控制程序和业务操作规范,明确财务档案管理人员及其责任,以及违反财务档案管理制度的处罚,完善财务档案管理设施,突出程序规范及责任,为全面实施财务档案管理信息化制度创造良好的条件,

(2)强化责任,大力提高财务档案管理制度的执行力。良好的财务档案管理制度只有真正贯彻落实到企业财务档案管理具体工作当中才能发挥其作用,才能体现出制度规范对财务管理工作及企业经营管理的价值。要想真正将财务档案管理制度落到实处,在工作当中应该注意以下几点:第一,加强财务档案管理制度的执行监督,一方面针对教育培训的实施情况,企业应该要求财务负责人会同相关管理部门对参与培训的相关管理人员进行严格的考核,另一方面,应该在制度中明确监督处罚的措施,定期检查财务档案管理有关人员的档案管理工作,要求档案管理人员必须严格按照法律的规定做好财务档案的立卷、归档、保管工作,所有的查阅、复制、销毁应该严格遵守企业的财务档案管理规定。第二,将财务档案管理纳入到绩效考核当中,企业在绩效考核当中,应该将财务档案管理作为绩效考核的重要内容,除了对相关管理人员的工作作出评价和奖惩之外,将考核的结果与管理人员的薪资待遇挂钩。第三,企业负责人应该带头执行财务档案管理制度,树立良好的榜样,用自身的行为去影响其他的人严格遵守财务档案管理规定。

(3)规范程序,严格执行财务档案安全管理和使用规定。在财务档案管理工作当中,企业既要保证财务档案信息的安全和完整,又要为企业经营和财务管理活动提供服务和支持。由于财务档案包含着企业经营管理的很多信息,一些信息涉及到企业经营管理中的商业秘密,从维护企业根本利益的角度来讲,除相关经济监督部门的检查和工作需要之外,一律不准外借,即便是相关经济监督部门的检查或工作需要,也要经过企业负责人的批准。企业内部管理人员基于工作需要查阅财务档案材料的,除了经过档案管理部门的同意之外,还应该严格做好借阅登记,档案材料只能查阅摘抄,不能复印。在使用上,档案管理人员应该严格按照档案管理基本要求和程序,对财务档案进行科学的分类,并放到对应的位置,并制作财务档案管理目录,方便进行快速的查找。

(4)搞好数据挖掘和整理,建好数据库,并及时采集动态数据。档案信息的数字化是整档案管理信息化的基础,其他的一切工作都建立在此基础之上。实现档案管理的信息化,必须向数字化、信息化档案管理转变。未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源泉和基地,是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。必须建立企业财务档案数据库,可以按企业财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库,如按标准制度、原始凭证、会计账簿、指标文件、工作资料等建立几个主要基本数据库。数据库一经建立,立即着手数据的录入,将本单位的财务档资料及时录入电脑。

(5)搞好财务档案信息网络建设,提高档案使用效率。档案的最大价值在于利用,档案管理信息化的实现将为档案信息的充分利用提供广阔天地。建立完善的财务档案信息络,保证档案信息的完整性。同时也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务,也可以通过电子邮件或BBS等方式开展财务档案信息咨询。总之,网络财务档案的在线管理和使用功能,可以大大减少档案在形成、调阅上的时差,实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越,整合财力资源、人力资源,提高财务档案管理能力和质量。

(6)搞好财务档案管理辅助决策系统建设。做到定量分析与定性分析相结合,科学管理使用档案财务档案信息,通过采集整理和网络传输,必须依赖于先进的、智能化程度较高的辅助决策系统。以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础,以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段,建立决策支持系统。最大限度地提高财务保障的决策水平。

3 结论

总之,企业财务档案管理工作是企业管理的重要组成部分,在财务档案管理工作当中,企业应该不断完善财务档案管理制度,并严格贯彻到管理实践当中,不断提高信息化水平,真正发挥其在企业经营管理中的重要作用。

参考文献

[1] 艾文国:会计电算化[M].北京:高等教育出版社,2003.

[2] 财政部、证监会、审计署、银监会、保监会.企业内部控制基本规范[M],立信会计出版社2008

财务档案的管理篇(4)

作为农村财务活动的真实记录,村级财务档案管理的好坏是村民自治效果的直接反映。当前,农村财务档案管理的状况如何?农村财务档案管理过程中存在哪些问题?带着这些问题,我们对山东省各地的农村财务档案建设情况作了调查。本次调查,共发放问卷300份,收回问卷291份,其中,有效问卷284份。通过面谈或电话访问的形式,对近50名村干部和普通村民进行了访谈,覆盖了山东省的14个地级市。调查结果表明,通过各级政府的积极探索和努力,山东省农村财务档案管理取得了一定的成效,但也存在着一些的问题。

1 山东省农村财务档案建设的现状

1.1 山东省农村财务档案建设的立法现状。为了加强对档案的管理、收集和整理工作,山东省于2004年通过了《山东省档案条例》,规定村民委员会应在本区域内开展档案收集、整理、保管和利用工作。山东省档案局根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《山东省档案条例》及有关规定,制定了《山东省村级档案管理办法》(试行),对村级档案的归档范围、归档时间和档案的利用等问题作了详细的规定。但总体而言,山东省目前并没有专门的财务档案立法。有关财务档案的立法规定散见于《山东省村级档案管理办法》及其他各级政府的政策性文件之中。如,上述《办法》第10条第9款规定,村财务管理活动中形成的会计账簿、报表、凭证等材料必须归档。滕州市姜屯镇人民政府印发的《农村财务管理实施细则》第12条规定:“村级财务档案由中心按村及时整理、装订成册,统一归档保管,不得散失、损毁,建立健全档案室,制定完善的档案制度,做到职责明确、专人负责。”等等。

1.2 山东省农村财务档案建设的经验探索。在新农村建设过程中,山东省各级政府充分认识到农村财务档案建设的重要性,结合本地区实际,积极探索农村财务档案建设的新思路、新方法。如,垦利县调整了农村档案建设的工作思路,不仅召开了全县农业和农村档案工作会议,还将农业和农村档案工作纳入各镇、涉农部门的年度目标考核。因地制宜地开展了新农村特色档案工作,不仅加大了村级档案室建设的投资力度,还每年组织档案人员进行业务培训两次,传授各种档案业务知识,提升了村级档案管理人员的业务水平。滕州市按照大力推进社会主义新农村建设的整体部署,调整思路,加大镇村(居)基层建档力度,紧密结合构建和谐新农村实际,完善村情档案建设和管理制度,制订了切实可行的实施方案。采取试点先行、分步实施、因地制宜、突出重点的原则,实行部门协作、三级联动、整合力量、规范指导的方法,加强新农村档案工作建设。菏泽市针对某些村不具备档案保管条件而造成档案散失、霉变等现象,借鉴当地“村账乡管”的做法,试行由乡(镇)档案室代管其档案,取得了良好成效。胶州市营海镇在2006年创建了具有全新意义的“档案信息中心”,集中统一管理全镇档案资源,将镇直各部门形成的各类档案资料进行整合,面向全镇农村开展档案利用、已公开现行文件和农经信息查阅服务,行使全镇政务公开和宣传教育基地窗口职能,并对本镇、各村档案工作实施监督指导。肥城市把农业和农村档案工作列入重要议事日程,加大了对村级档案工作的资金投入,在全市形成了市、乡(镇)、村三级农业和农村档案工作网络。各乡镇、办事处都明确了一名党政办副主任管理档案工作,并配备了1至2名专职档案工作人员,负责集中统一管理本机关各种门类的档案,并监督指导本辖区内企事业单位和各村档案工作。各村也都明确了专人负责档案工作,做到了“市里有人抓,乡镇有人管,村里有人干”,一级抓一级,层层抓落实,保证了农业和农村档案工作的正常有序运转。潍坊市奎文区针对奎文实际,于2008年,在全市率先建立规范统一的农村财务档案室,集中管理全区65个村的财务档案,固定了专门的档案管理人员,制定了严格的档案查阅程序,使村级财务档案管理逐步实现规范化、现代化,等等。这些新思路和新方法的探索和实施,促进了山东省农村财务档案管理的规范化。

财务档案的管理篇(5)

一、高校财务档案管理的内容

高校财务档案是高校在从事教学、科研、后勤等财务工作中形成的具有保存价值的文字材料、会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。根据《会计档案管理办法》,高校财务档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,具体包括:会计凭证、会计账簿、财务报告、银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、电算化会计档案以及其他应当保存的会计核算专业资料。

二、高校财务档案管理的特点

高校财务档案既是高校财务工作的重要史料和证据,也是高校档案的重要组成部分,具体有以下几点特性:

1.关联性。高校实行的是“统一领导、集中管理”或“统一领导,分级管理”的财务管理体制,根据学校发展的需要统筹安排和使用学校的各项经费和资源,各部门、单位是统一的有机整体,在经济活动中共同厉行节约、增收节支,形成联系性较强的财务档案,不可分割,有效体现了高校整体财务情况。同时,财务档案也可为预算等提供依据,关联性较强。

2.多样性。随着电算化的普及,财务档案管理模式发展为纸质档案和电子媒介档案共存,既保存了传统的会计凭证、账册、销毁册和报表等纸质会计资料,也保留了存储在电脑硬盘、光盘等存储媒介中的财务资料、软件数据等。存储的方式、类型多样化。

3.规律性。高校财务工作较为繁琐,工作量大,但是每一会计年度从开始到结束,产生的财务档案类型相对规律,主要包括两大类:一是会计核算的专业材料,例如会计凭证、账簿、财务报告等;二是收入票据类,例如服务业统一收据、行政事业单位的非税统一收入票据、往来款票据、校内业务收据等。这两大类财务档案完整反映了高校日常经济业务的收支情况。

4.易破坏性。主要体现在两方面,一是人为破坏,例如出于某些原因,如果管理人员素质不高或疏于管理让一些另有所图的查阅人有机可乘,可能会出现财务档案被篡改、丢失、损毁、系统紊乱等情况;二是自然破坏,由于自然灾害等原因导致破坏,例如地震、火灾等,也有可能档案存储本身材质发生老化,使得财务档案受到不同程度的破坏。

三、高校财务档案管理工作中存在的问题

1.财务档案管理模式落后,档案利用率低。如图1所示,目前高校主要保存的是纸质财务档案,只重数量不重质量,工作量大时,有些管理人员未必能做到严格按照规范认真审核装订凭证及归档,还有可能存在归档不及时的情况。因此,使用最原始的方法对大量财务档案进行归档、检索,直接导致管理效率和使用效率低下。

2.财务档案管理制度不完善,销毁工作滞后。财政部、国家档案局颁布了《会计档案管理办法》,但是在实际工作中关于财务档案管理的制度并不完善,缺乏统一性和标准性,存在以下问题。一是很多高校不重视财务档案管理工作,没有设置专门的财务档案管理岗位和档案存放空间及设施,让财务部门自己查阅财务档案,保存地点分散,极易出现存放混乱、丢失情况。二是管理工作的相关制度不够完善,没有制定专门的财务档案查阅和使用制度,存在有章不循、有章难循、随意查阅复制的情况。三是大多数高校的财务档案销毁工作普遍滞后,大量超期存放的财务档案占用了档案库房,加大了档案管理部门的工作量,严重影响档案管理和利用效率。随着财务工作量的庞杂,这些问题更加凸显。

3.财务档案管理队伍专业性差,缺乏专门硬件设施。目前,大多数高校财务档案先由财务部门暂存,达到一定期限后才会移交学校档案管理部门。在财务部门暂存档案期间,没有设置专门的管理人员,多由财务人员兼职,在财务工作量大、繁杂的情况下分工不明确,财务档案的收集、整理工作往往被忽视。学校档案部门工作人员也并未全都受过专业培训,做不到利用先进方法管理档案,与信息时代高科技发展脱节。有的财务部门办公条件有限,没有专门的库房,把档案堆放在办公室,可随意翻阅,达不到档案存放的安全性要求,不能确保档案的真实性和完整性。同时,普通办公室的存储条件在防水、防火、防光、防潮、防蛀等方面难以满足档案资料的保存要求。

4.财务档案电子化管理起步晚,信息化建设水平低。受经费所限和重视程度影响,目前我国大多数高校未实现财务档案电子化,与银行等部门的财务档案信息化建设水平相距甚远。虽然有些高校已经建立了电子账务系统,但这些信息化工作主要集中在财务软件上,忽略了将纸质档案影像化储存。并且财务软件仅限财务部门使用,学校其他部门人员无法及时查询相关数据,这无疑又加大对纸质财务档案的查阅频率,增加财务档案管理人员的工作量。

四、提高高校财务档案管理工作水平的建议

1.重视财务档案管理工作,改善提升硬件设施。高校应加强对财务档案管理工作的重视,保证管理工作需要的人力和物力。应设置财务档案管理岗位,培养既有职业道德又有档案管理经验的高素质管理队伍,通过多种方式调动管理人员的积极性,经常开展职业道德、业务素质等方面的交流和培训。为了财务档案保管的安全性、规范性和保密性,高校应提供合适的空间和档案柜架等设施存放档案,配备空调,使库房内温度保持在15~30℃,重视防水、防磁、防蛀、防虫、防潮、防盗、防晒、防火等工作。

2.完善财务档案管理制度,加强制度化建设。高校财务档案管理工作的有序开展有赖于完善的管理制度。首先应建立财务档案日常管理制度、借阅制度以及档案销毁制度,明确管理人员的工作职责,理清管理工作流程,严禁随意丢放、复制、损毁财务档案,定期监督检查档案存放情况;建立内控制度,杜绝财务档案工作的违规违纪行为;对损毁破坏、复制财务档案、泄露档案信息等行为实行责任追究制,严惩不怠。

财务档案的管理篇(6)

在社会发展及科技进步的推动之下,财务会计核算方法产生了很大的改变,而会计电算化的应用愈加广泛,得到了很多行业的重视,它主要是借助计算机对财务信息进行分析、处理以及统计等操作,对信息技术进行了充分的利用,使得财务管理工作也获得了现代化的发展,财务档案管理人员需要不断学习提升自身专业能力,熟练的掌握会计电算化知识,积极提高财务档案管理工作水平。

一、会计电算化的特点分析

会计电算化的实现是基于计算机信息技术发展而来的,计算机技术与会计核算的结合产生了会计电算化,计算机技术取代了原来的手工记账、报账、信息处理等工作,使得财务工作变得更加简洁,减轻了工作人员的负担,而财务档案管理工作也变得更加规范起来,工作效率得到了提升。会计电算化主要具有几个方面的特点,一个就是它对数据信息处理方式进行了革新,在会计电算化技术的应用之下,财务核算实现了人机交互管理的新模式,具体的使用过程非常简单,只要将数据成功输入到核算机制之中,通过财务软件作用的发挥就可以直接对会计分录进行计算与处理了,最后在机制凭证审核完成之后对数据信息进行输出,这样会计报表就制作完成了。另外,原有的财务档案是由人工管理的,其具有可视性的特点,而电算化档案只能在相应的财务管理平台进行观看查阅,如果安全措施不到位,那么财务信息就容易被别人随意入侵修改。财务档案管理工作人员也需要符合会计电算化的应用要求,需要具备丰富的工作经验,熟练掌握会计核算工作内容,同时对计算机的相关操作也需要学习了解,这样才能确保财务档案的安全性,达到较好的档案管理效果。

二、基于会计电算化下的财务档案管理工作的完善策略

1.完善财务档案管理的软硬件设施

基于会计电算化下的财务档案管理工作的开展,主要选择具有档案管理功能的计算机软件,确认其管理功能是否健全,同时还需要对计算机系统进行定期的安全维护,为电算化档案管理营造一个更加安全的运行环境[1]。在计算机的应用过程中,还需要采取定期的杀毒处理,避免财务档案信息被随意篡改。在财务档案管理的硬件设施上,也应该配备相关的先进设备,,比如激光打印机、喷墨打印机等,这样能够实现财务信息载体的质量的提高,对纸质档案进行存放,需要选择整洁,温度湿度都比较合适的地方,延长纸质档案的保存期限,确保档案的完整性。

2.提高财务档案管理人员的专业素质

会计电算化下的财务档案管理属于人机交互的管理模式,人们能够对计算机的安全性进行自主的控制,因此,财务档案管理人员的素质在财务档案管理工作的开展就显得尤为重要了[2]。一方面需要根据具体的职位要求对工作人员的岗位进行划分,对不同岗位的工作职责进行明确的规定,使得每一位财务档案管理人员都能够对自己的工作负责。另外,就是需要注重对管理人员进行相关的培训,将软件操作、网络财务安全等知识作为培训的重点内容,提高管理人员的电算化核算水平,培养更多的复合企业发展需要的复合型人才,促进财务档案管理水平的提升。

3.建立完善的会计电算化财务档案管理机制

基于会计电算化背景下,为了增强财务档案管理的规范性,就需要实现相关管理机制的不断完善,对不同管理环节的制度加强重视[3]。一方面,为了实现财务档案管理工作效率的提升,需要形成完善的立卷归档制度,财务档案管理人员需要对产生的财务报表等数据进行及时的打印,根据审计部门提出的具体要求去进行账簿的打印,处理结束后立卷,形成纸质的档案。另一方面,需要对电子财务档案管理制度进行确立,在对财务档案进行备份的时候,最好选择质量合格的磁盘进行信息的存储,对存储磁盘与备用内容进行分开存放,对电子档案的存储还需要注重后期的保养,要满足电子档案防光、防尘的要求。在存放之前还需要对电子财务档案进行分类,按照不同的类别进行编号储存,将建档的详细日期以及档案的主要内容进行明确的标注,也可以制作成小卡片的形式,这样方便后期对档案的查找,减少不必要的时间上的浪费。对财务档案的借用也需要形成完善的管理机制,财务档案中包含的信息内容是非常复杂广泛的,档案中记录的信息非常重要,不能随意的进行借用,否则容易造成信息的无故泄露[4]。所以,在进行财务档案的借阅的时候,需要根据一定的借阅步骤去规范的进行操作,企业内部人员如果需要借阅财务档案,则需要先去财务部门进行申请,经过审批允许之后再进行借阅。如果是企业外部人员需要借阅档案,则需要持有企业开具的介绍信或者相关的审批文件才能成功借阅,通过遵守这样的借阅制度,能够大大的提升财务档案管理的安全性,有效的避免了信息泄露问题的发生。基于会计电算化的应用,财务档案管理工作中还需要注意对档案进行定期的备份,形成比较完善的档案备份管理制度,财务档案管理人员需要对相关的档案信息进行定期的备份,将所有的备份档案单独的储存在一个专门的数据库之中,对档案备份的主要内容、备份时间等信息进行完整的记录,加强管理,防止出现备份档案损坏的问题。

三、结语

在财务档案管理工作的开展中需要不断的适应新时代的要求,进行工作上的改革创新,会计电算化技术的应用推广,满足了财务档案管理创新的要求,同时也面临着很多新的挑战,新时期,财务档案管理工作需要不断提升自身的安全性,积极培养更多优秀的会计电算化管理人才,完善管理制度,使得财务档案管理过程中的软硬件都符合会计电算化的发展要求,这样会计电算化就能够发挥出更大的效用了。

参考文献:

[1]梁艳.浅析实行会计电算化环境下的财务档案管理[J].群文天地,2012,12:117.

[2]张惠霞.探析会计电算化条件下的企业财务档案管理[J].财会研究,2012,21:51-53.

财务档案的管理篇(7)

企业单位的财务会计档案是指在企业生长于经营的过程中,因财务会计工作而产生的专业材料,简而言之就是财务会计工作核算取得的会计资料。传统的企业财务会计档案主要包括了企业的财务报告、会计凭证和其他相关的表格与凭证等。通过企业单位的财务会计档案,能够真实有效的表现出企业运行过程中的财务状况、同时也能够从侧面反映出发展方向、经营环境、甚至人员流动等诸多方面的问题。而企业单位的财务会计档案管理则是针对企业财务会计档案本身,进行的一种包含了分析、归纳、汇总、储存等内容的管理工作。做好企业财务会计档案的管理,能够便于企业的管理者快速准确的了解企业的经营情况和发展动向,从而对企业的经营活动进行合理的调整,同时还可以为企业发展计划的制定提供充分的第一手资料,对保证决策层做出符合市场变化规律的科学计划有着十分重要的意义。因此,对与企业单位来说,做好财务会计档案的管理工作,是保证企业财务工作顺利进行,推动企业健康稳步发展所必不可少的重要任务。

二、当前企业单位财务会计档案管理中存在的问题

1.企业单位财务会计档案管理的重视程度有待提高

当前企业单位的财务工作中,普遍存在有“重会计业务,轻档案管理”的现象,导致企业财务会计档案管理工作长期得不到应有的重视,档案管理水平也难以提高,无法与高速提升的会计工作水平相适应,大大降低了企业单位财务会计档案管理工作的质量,对企业的经营与发展造成了阻碍。而在企业组织财务人员培训时,也往往更为重视会计业务的培训,未能将档案管理的相关知识纳入到培训范围,导致企业财务工作人员在财务会计档案管理方面的知识储备相对陈旧,很难利用身边现有的资源充分的展开档案管理工作,影响了档案管理工作水平的提高。

2.缺乏较为系统的档案管理制度

完善严整的档案管理制度是企业单位财务会计档案管理工作开展的依据与支撑,如果企业单位内部缺少健全的档案管理制度,会增加档案管理工作的展开难度,不利于企业财务会计档案管理工作的规范化,导致档案管理的水平长期难以得到有效的提高。当前我国部分企业在进行财务会计档案管理时,往往忽视了很多细节,造成档案管理混乱,甚至很多重要的档案由于保管不少而受到不同程度的损害,或出现部分缺失的现象,令企业的财务会计档案丧失了自身的价值,在无形中给企业带来了损失。而在企业财务会计档案管理逐渐电算化的过程中,管理缺乏规范同样也会导致电子档案管理混乱、缺失等状况,不利于企业财务会计档案的整理和利用。

3.急需具备良好业务素质的专业档案管理人员

由于部分企业对财务会计档案管理的工作缺乏重视,使其内部未能配备专门的档案管理人员,而企业内部的会计工作者虽然具备有完备的会计知识和良好的业务水平,却对财务会计档案管理的工作缺乏足够的了解,导致会计档案管理制度无法得到有效的实施,致使档案管理工作难以顺利展开。特别是在财务会计档案管理电算化的过程中,由于电算化的档案管理要求操作人员必须具备一定的业务水平,而大部分会计工作者恰恰缺乏关于档案管理的相关知识,就造成了业务素质较高的专业档案管理人员日益紧缺的现象,阻碍了财务会计档案管理电算化过程的进行,对提高企业财务会计档案管理的工作质量和工作效率造成了十分不利的影响。

4.企业财务会计档案管理电算化过程进展缓慢

虽然计算机技术的发展已经使电算化在会计工作中得到了广泛的普及,但是在财务会计档案管理工作中,电算化进程的起步相对落后,因而缺少适合电算化档案管理的有效制度,当前的档案管理电算化制度依旧更多的针对于会计数据的处理,而对档案的管理则没有做出严格的规定。这就造成了档案管理人员缺乏足够的责任意识,又难以根据制度对工作中遇到的问题做出准确的反应,导致电算化后的档案管理工作长期无法得到规范,甚至会出现会计档案被修改的现象,严重影响了企业单位财务会计档案管理工作电算化进程的推进。

三、提高企业单位财务会计档案管理水平的有效措施

1.加强对财务会计档案管理工作的重视力度

想要从根本上提高财务会计档案管理的水平,企业单位需要由上至下,全面的提高各级工作人员对财务会计档案管理工作的重视力度,在日常工作中将档案管理与会计工作并重,切实的加大对财务会计档案管理工作的投入力度,改善财务会计档案管理人员的工作环境,提高档案管理人员的业务水平,并加快档案管理的电算化速度,建立健全电算化环境下的企业财务会计档案管理制度,使企业内部形成重视档案管理工作的良好风气,从根本上促进财务会计档案管理工作水平的提升。

2.制定完备的财务会计档案管理制度

建立健全企业单位的财务会计档案制度,可以保证档案管理工作有据可查,有章可依,降低管理人员的工作难度,规范工作人员的管理行为,令企业的财务会计档案管理工作走入规范化发展的阶段。同时,要逐步细化档案管理的责任划分,将档案管理工作的责任具体落实到人,并配合明确的赏罚制度,提高档案管理人员的工作积极性,使其在日常工作中主动学习档案管理的最新知识,不断提升自身的业务水平,有效的降低人为失误发生的可能性,从人员角度提高企业财务会计档案管理的水平。

3.加快企业财务会计档案管理工作的电算化进程

企业财务会计档案管理工作的电算化,有效的提升了档案管理的工作的准确性与工作效率,减少了日常管理过程中档案保存于调阅的难度,但是好的措施必须伴随着好的制度与好的人员。为此,企业应当加强财务会计档案管理基础设施的建设力度,做好档案的收集、保存、整理以及利用等工作,同时制定出符合电算化背景下档案管理的科学制度,并积极组织管理人员进行相关的业务培训,全面促进企业财务会计档案管理的电算化,更好地实现档案管理的根本目的。

总结:企业单位的财务会计档案管理是企业财务活动的重要组成部分,分析当前我国企业财务会计档案管理工作中存在的问题,并有针对性制定恰当的解决措施,退订档案管理工作的电算化,能够快速的提高档案管理工作的科学性与规范性,进一步发挥企业财务会计档案管理在企业发展过程中的积极作用,推动企业单位的快速稳步发展。

参考文献:

[1]王萍.关于加强企业会计档案管理的思考.China's Foreign Trade.2011(4).

财务档案的管理篇(8)

一、前言

我国目前处在信息化的时代,很多企业对于企业的管理工作都进行了提升和更改。随着我国的经济发展越来越迅速,时代的变化越来越快,很多企业的管理也都随着时代的变化而变化,从根本上改变对于企业的管理,利用信息化技术对企业进行各方面的管理,财务档案管理是企业管理的重要工作项目,需要对企业财务档案管理与信息化进行结合,这种信息化管理模式是时代的产物也是企业发展的必然选择。要是想要管理好财务档案就要进行信息化的管理,顺应时代是发展的基础也是发展的必经之路,必须要制定好相应的管理内容,促进财务档案信息化建设。

二、财务档案管理信息化的特点

现如今,企业管理最重要的就是从管理的思想上进行根本上的改变,就是要顺应时势,跟上时代的步伐,进行信息化的变革。在进行财务档案管理的过程中,很多经济业务比较繁杂,信息较多,然而很多人员在进行工作的时候会出现很多不必要的环节,这些环节会带给工作人员很多工作上的阻碍,通过进行运用信息化的管理,能够储存大量的信息,能够节省很多管理时间,使财务档案能够被高效规范的进行管理。

三、财务档案信息化建设的主要内容

1.建立与公司相符的信息管理平台

对于公司内部的财务档案管理,需要进行对财务档案进行信息化管理。在进行管理的同时,需要向相关工作提供更为精确的信息化数据。在企业的内部设立与企业财务档案管理相符的数据平台。为各类档案管理提供信息资源,并且能够提升财务档案管理的水平和管理能力。让财务信息能够随时随地的进行平台保存。

2.设立公司信息化的防火墙,增强网络安全

财务档案信息化管理是公司的一项重要任务,在进行财务档案信息化管理的同时一定要注重信息化的安全性。企I的财务信息是企业最重要的公司信息,必须要保证公司信息的安全性和保密性,对于公司的网络安全建设必须要加强信息技术,并且要对网络进行合理利用。与此同时要加强工作人员的工作能力,确保财务档案的安全性和对信息技术的使用能力。

3.完善财务档案管理信息化的操作工具

财务档案管理需要进行网络化的结合,通过网络化的平台进行对相关数据的采集和运用。相关财务档案信息化管理的资源要进行合理的分配。在财务档案管理信息化内部工作人员进行工作时一定要配备工作的工具,制定与公司财务信息相符的系统,考虑到系统的适合性和科学性,通过操作系统对平时的财务管理进行正确的管理。同时要提高系统的操作性能力,能够在进行相关管理中提供最准确的方案和计划。

四、加强财务档案信息化管理的策略

1.提高财务档案管理的信息实用性

财务档案管理的信息是在信息化的作用下才能够得到更好的管理,同时财务档案管理的信息同时也能够查看信息技术的水平。在进行建立档案管理的同时,要对档案进行分类准备,还要建立相关的档案平台,档案管理的平台提供的相关信息要注重实用性,能够真正的进行对企业档案管理的协助。协调财务档案管理之间的信息,要对信息资源进行合理分配。财务信息数据必须要保证其正确性还有科学性,对财务档案管理的平台要进行系统升级,定时升级平台数据。提高信息化的实用性,进行水平更高的财务档案管理。

2.保证企业网络的安全性

企业财务档案管理信息化的主要内容就是要对企业内部的财务档案进行保密处理,所有的工作都能够进行安全性的工作。信息化管理就是需要结合网络技术,网络安全是确保财务档案的安全性。加强对网络监督,监督每一项财务档案管理的流程,并且要防止财务档案的信息被泄露,被更改。对企业内部工作的计算机,要定期的进行系统升级。保证系统的安全性,及时的进行对计算机进行病毒查杀。保证网络安全性,避免信息泄露的风险。

3.建立健全相关的财务档案信息化管理制度

完善信息化管理制度,让所有的工作都能够有制度作为工作依据,让所有的财务档案信息化管理工作能够做到工作最佳分配。提高内部工作人员的管理工作能力。让每一位的管理工作人员能够依据工作制度进行管理工作。

五、结论

财务档案的管理篇(9)

一、财务档案管理的意识形态

财务管理工作具有多样化的意识形态,而要做好财务工作的前提必须就要明白其意识形态的具体表现。从事业单位财务档案管理的本质来看,它是事业单位在工作过程中对整个财务活动的书面或者电子信息记载。它的意识形态表现在对这些资料的科学管理以及系统分析,并能够非常精准的反应该事业单位最近几年时间区间内的盈亏和整体资金流动情况,也是事业单位领导层制定战略性决策时的重要依据。财务管理的意识形态不仅在日常工作中得以体现,也在很大程度上影响到事业单位领导层的战略计划和单位未来走向。有效的财务管理不仅能确保事业单位工作程序的正常进行,还能实现资金的充分利用,确保单位决策的正确性和精确性。但从目前事业单位档案管理的整体情况来看,财务管理档案管理工作由于其定位模糊,因此很多事业单位都忽略了其意识形态的重要意义,因此明确档案管理意识形态的含义是非常有必要的。

二、财务档案管理中常遇到的问题

(一)财务档案管理的重视程度和管理人员素质的偏差

财务档案管理工作中首先表现出来的问题就是事业单位对财务档案管理的不重视以及财务档案管理人员的整体素质存在的偏差。从重视程度来看,有两个方向的偏差点。第一点是日常维护和管理档案的人员不够重视,他们通常法律意识比较薄弱,责任心不够强又或者说是职业道德水平偏低。第二个偏差点属于事业单位高层的不重视,而这个不重视往往和领导阶层的作风有关系,其具体表现在领导层上面的宣传力度不够和长期性出错方针的影响。

而从当前经济文化政治背景来看,整体上领导层的作风明显改善,并朝着较好的方向发展。事业单位领导层方面通过“各种换血”会越来越保持其积极作用,而反观基层档案管理人员的整体素质却不能得到很大程度上的改变,这是由于事业单位工作特性所决定的。常态性的工作造就了很多素质偏低的财务管理人员,一方面他们的文化整体偏低,只有很少人的学历超过大专;另一方面是他们的职业技能偏低,如有的是会计人员兼职管理档案,有的档案管理人员不具备会计从业资格,随着经济的发展,财务会计档案管理量的增大,档案管理人员的综合素质必定备受关注。

(二)财务档案管理归档工作的不规范与基础建设的空缺

财务档案管理工作是一个长期且不断完善的过程,它要求严格地把表现日常的财务状况的归档资料通过规范性的编辑手法进行有规律的记录,所以说规范性工作是做好财务档案管理的前提。可与之相反的是现在很多事业单位的财务归档都缺乏规范性操作流程,有的事业单位归档的内容只涉及凭证和账目,但对合同、检验评估报告、票据等却只字不提,并没有结合到实际情况,对其随意编辑,致使资料混乱现象不断发生。而这些衍生出来的问题,将大大削弱归档资料的参考价值。

当然,不规范的归档工作还和落后的档案管理基础设施有关。硬件是上层建筑的基础,落后的档案管理的基础设施是导致不规范归档工作的首要原因,有些单位没有建立专门的档案储存室,把档案管理工作和会计之类的工作环境相混淆,从而造成资料混乱现象的发生;而有些单位建立了专门的储存室但又没有专门的管理人员对其进行基本的安全措施检查,从而导致档案管理资料由于天气和人为因素的受潮、发霉或者损坏,进而影响到档案管理资料的完整程度。

(三)财务档案管理信息化程度不高

财务档案管理信息化是传统档案管理技术的变革,也是经济、文化、政治大背景下的必然选择。从目前的事业单位的财务管理档案的信息化程度来看,大部门事业单位只处于初步信息化水平,单纯的配备计算机,在电脑上添加索引和搜查,提高了资料调整观看效率。但相对高技术的数字化扫描和全方面、多媒体式的大信息化程度只小部分的运用在个别事业单位中,这不免有些遗憾。结合实际情况来看,全面信息化程度不仅仅需要时间的投入,更需要大量资金的注入,它是一个长期的过程,需要采取合理的措施,并不断完善。

三、提升财务档案管理水平的几点建议

(一)树立财务档案管理意识,提高管理人员的整体素质

做好事业单位的财务档案管理工作需要从多个方面入手,首先需要从意识方向着手,树立明确的财务档案管理意识。从档案管理人员的角度来看,加强自身管理意识是必要之举,不仅自律,还要成为其它管理者的监督人者。与此同时,事业单位的领导层还需对档案管理重视起来,充分认识做好其工作对事业单位未来的积极影响,并在建设好事业单位整体环境的同时,加强其宣传程度,促进全体员工对档案管理的理解程度,确保财务管理各项工作的正常运行。

提高管理人员的整体素质是当前潮流的必然举措,档案管理人员处于财务人员和管理人员之间,尤其定位的复杂性,更加要求财务档案管理人员从法律和道德意识上要求自己。有些管理人员在对待档案管理工作时会抱着“无所谓”、“得过且过”的态度,而在这样“马虎”、“走过场”的态度下,有些准确性要求较高的资料会无法得到充分且准确的记录。从财务档案管理的常态化工作来看,管理人员更多的不重视展现在日常的工作习惯中,比如对财务单的不处理、乱摆乱放,对机密文件没有做到很好的保密措施,有的人因为嫌麻烦不对抽屉上锁等。从思想层次上进行建设是加强管理人员职业道德建设的第一步,通过事业单位思想与道德工作建设,加强培训与宣传力度,鼓励管理人员的“二次学校”和“再教育”工作,建设有效的奖惩制度和明确的发展计划,在充分调动管理人员积极性的同时,促进财务管理人员整体素质的提高,保证财务管理工作的高效运行。

(二)重视财务档案分类,加强基础设施的建设

财务档案管理资料繁多没有一个规范性的档案分类方法,注定会使其复杂化。规范性的财务档案管理工作需要从合理的档案分类开始,从电子档案分类来看,首先需要建立具有财务管理功能的档案数据库。在此基础上使用各种电子档归档,按照时间顺序和重要程度的顺序两个大方向,对各项职能、工作性质、财务收支类别等对其进行严格分类,加速电子信息化建设进程,提高档案分类和管理工作的效率。

档案规范性分类需要和财务管理的基础建设联合起来,事业单位在强调其重要性的同时,还需要把财务档案管的基础建设放到重要的位置,合理规划,保证档案管理工作的顺利运行。从电子档案管理来看,适当合理的资金流入是必不可少的,设备增添,定期维修,保证清洁,定期检查硬盘的读写功能也是有必要的。从传统档案管理看,档案储存地的选择放到了首要的位置来,通风、干燥、保险系数高是选择储存地的根本前提,而有效的防火防潮设备的添置是其根本需求。当然除了日常的管理人员的巡视,建立独立的档案设备管理人员也是非常重要,当发生异常现象时,日常轮班的设备管理人员可以尽快发现,从而减少事业单位的财务损失和信息损失。

(三)建设并完善财务档案管理信息化系统

计算机和互联网在档案管理的日常工作中扮演者越来越重要的角色,建立符合自身发展需求的财务管理的信息系统实在是大势所趋的一件事。与传统档案管理系统相区别的是现有信息化档案管理系统不再是以纸张为媒介,来实现信息的储存于传递,传统档案管理也正在向数字化档案管理进行转变。而建立完善的财务档案管理信息化系统不仅可以充分利用有限的劳动力资源,更能在源头保证信息序列的完整化,大幅提高财务档案管理的工作效率。

与此同时,在财务档案综合运用时,良好的信息化系统可以通过对远程检索和公共使用目录的预设来加强档案的调动和利用性能。在经过长时间的建设和完善后,采取多媒体、多终端、线上线下的信息查询功能,更可以拓宽档案信息的利用率。

事业单位财务档案管理需要多方面的建设和加强,随着经济产业链的改革、全球化的深入,传统财务档案管理注定要走向信息化建设的方向上来。因此事业单位财务管理工作需要在把握大方向意识的前提下,重视档案分类、加强基础设施建设、完善财务管理信息化系统,转变档案管理方式,在顺应政治、经济、文化的大背景下,提高财务档案管理的水平和利用率。

财务档案的管理篇(10)

二、财务档案管理中常遇到的问题

(一)财务档案管理的重视程度和管理人员素质的偏差

财务档案管理工作中首先表现出来的问题就是事业单位对财务档案管理的不重视以及财务档案管理人员的整体素质存在的偏差。从重视程度来看,有两个方向的偏差点。第一点是日常维护和管理档案的人员不够重视,他们通常法律意识比较薄弱,责任心不够强又或者说是职业道德水平偏低。第二个偏差点属于事业单位高层的不重视,而这个不重视往往和领导阶层的作风有关系,其具体表现在领导层上面的宣传力度不够和长期性出错方针的影响。

而从当前经济文化政治背景来看,整体上领导层的作风明显改善,并朝着较好的方向发展。事业单位领导层方面通过“各种换血”会越来越保持其积极作用,而反观基层档案管理人员的整体素质却不能得到很大程度上的改变,这是由于事业单位工作特性所决定的。常态性的工作造就了很多素质偏低的财务管理人员,一方面他们的文化整体偏低,只有很少人的学历超过大专;另一方面是他们的职业技能偏低,如有的是会计人员兼职管理档案,有的档案管理人员不具备会计从业资格,随着经济的发展,财务会计档案管理量的增大,档案管理人员的综合素质必定备受关注。

(二)财务档案管理归档工作的不规范与基础建设的空缺

财务档案管理工作是一个长期且不断完善的过程,它要求严格地把表现日常的财务状况的归档资料通过规范性的编辑手法进行有规律的记录,所以说规范性工作是做好财务档案管理的前提。可与之相反的是现在很多事业单位的财务归档都缺乏规范性操作流程,有的事业单位归档的内容只涉及凭证和账目,但对合同、检验评估报告、票据等却只字不提,并没有结合到实际情况,对其随意编辑,致使资料混乱现象不断发生。而这些衍生出来的问题,将大大削弱归档资料的参考价值。

当然,不规范的归档工作还和落后的档案管理基础设施有关。硬件是上层建筑的基础,落后的档案管理的基础设施是导致不规范归档工作的首要原因,有些单位没有建立专门的档案储存室,把档案管理工作和会计之类的工作环境相混淆,从而造成资料混乱现象的发生;而有些单位建立了专门的储存室但又没有专门的管理人员对其进行基本的安全措施检查,从而导致档案管理资料由于天气和人为因素的受潮、发霉或者损坏,进而影响到档案管理资料的完整程度。

(三)财务档案管理信息化程度不高

财务档案管理信息化是传统档案管理技术的变革,也是经济、文化、政治大背景下的必然选择。从目前的事业单位的财务管理档案的信息化程度来看,大部门事业单位只处于初步信息化水平,单纯的配备计算机,在电脑上添加索引和搜查,提高了资料调整观看效率。但相对高技术的数字化扫描和全方面、多媒体式的大信息化程度只小部分的运用在个别事业单位中,这不免有些遗憾。结合实际情况来看,全面信息化程度不仅仅需要时间的投入,更需要大量资金的注入,它是一个长期的过程,需要采取合理的措施,并不断完善。

三、提升财务档案管理水平的几点建议

(一)树立财务档案管理意识,提高管理人员的整体素质

做好事业单位的财务档案管理工作需要从多个方面入手,首先需要从意识方向着手,树立明确的财务档案管理意识。从档案管理人员的角度来看,加强自身管理意识是必要之举,不仅自律,还要成为其它管理者的监督人者。与此同时,事业单位的领导层还需对档案管理重视起来,充分认识做好其工作对事业单位未来的积极影响,并在建设好事业单位整体环境的同时,加强其宣传程度,促进全体员工对档案管理的理解程度,确保财务管理各项工作的正常运行。

提高管理人员的整体素质是当前潮流的必然举措,档案管理人员处于财务人员和管理人员之间,尤其定位的复杂性,更加要求财务档案管理人员从法律和道德意识上要求自己。有些管理人员在对待档案管理工作时会抱着“无所谓”、“得过且过”的态度,而在这样“马虎”、“走过场”的态度下,有些准确性要求较高的资料会无法得到充分且准确的记录。从财务档案管理的常态化工作来看,管理人员更多的不重视展现在日常的工作习惯中,比如对财务单的不处理、乱摆乱放,对机密文件没有做到很好的保密措施,有的人因为嫌麻烦不对抽屉上锁等。从思想层次上进行建设是加强管理人员职业道德建设的第一步,通过事业单位思想与道德工作建设,加强培训与宣传力度,鼓励管理人员的“二次学校”和“再教育”工作,建设有效的奖惩制度和明确的发展计划,在充分调动管理人员积极性的同时,促进财务管理人员整体素质的提高,保证财务管理工作的高效运行。

(二)重视财务档案分类,加强基础设施的建设

财务档案管理资料繁多没有一个规范性的档案分类方法,注定会使其复杂化。规范性的财务档案管理工作需要从合理的档案分类开始,从电子档案分类来看,首先需要建立具有财务管理功能的档案数据库。在此基础上使用各种电子档归档,按照时间顺序和重要程度的顺序两个大方向,对各项职能、工作性质、财务收支类别等对其进行严格分类,加速电子信息化建设进程,提高档案分类和管理工作的效率。

档案规范性分类需要和财务管理的基础建设联合起来,事业单位在强调其重要性的同时,还需要把财务档案管的基础建设放到重要的位置,合理规划,保证档案管理工作的顺利运行。从电子档案管理来看,适当合理的资金流入是必不可少的,设备增添,定期维修,保证清洁,定期检查硬盘的读写功能也是有必要的。从传统档案管理看,档案储存地的选择放到了首要的位置来,通风、干燥、保险系数高是选择储存地的根本前提,而有效的防火防潮设备的添置是其根本需求。当然除了日常的管理人员的巡视,建立独立的档案设备管理人员也是非常重要,当发生异常现象时,日常轮班的设备管理人员可以尽快发现,从而减少事业单位的财务损失和信息损失。

(三)建设并完善财务档案管理信息化系统

上一篇: 科技管理流程 下一篇: 跨文化交际教学设计
相关精选
相关期刊