在经济不断发展的大环境之下，已然对医院财务档案管理提出了全新的发展要求。众所周知，医院财务档案管理工作对于医院的发展具有重要意义，其水平的提高与医院的良好运行及发展是成相关性的。而现如今实践过程中，医院财务档案管理工作的一些新问题亟待解决，这也是我们谋求我国医疗卫生事业新发展的途径之一。
1 医院财务档案管理的困境
1.1 未建立体系化的医院财务档案管理制度
目前，我国医院普遍对于医院财务档案管理制度工作不够重视，导致制度建立不完整。这就使医院财务档案管理工作陷入了执行困难，管理工作人员在财务档案归类及整理中无规范章程可循。由此，一些医院财务档案管理人员按照其经验工作，这又不利于建立体系化的、完整的医院财务档案管理制度。
1.2 未建立完善的医院财务档案管理机制
我国目前医院财务档案管理机制及水平不高，即未能建立完善的财务档案管理机制，这也进一步导致了医院财务档案管理的一系列问题出现。例如，据实践调查，大多数医院未能为本院财务档案管理人员设立专业办公区域，而面对检查时，这些医院一般采取临时设立的方式进行应付。因此，医院财务档案管理的水平是有待于进一步提升的。
1.3 医院财务档案管理者水平普遍不足
医院财务档案存储对于医院发展而言，是一项重要资源。在此程度之上，这也就对医院财务档案管理者的管理即整体水平提出了新的要求。然而，我国医院的现实发展情况是：医院财务档案管理人员的责任心、办事细心程度均存在或多或少问题，均有待提升。由于财务档案管理工作本就要求人员认真、细致，因此，大多数医院中的非专业财务档案管理工作人员须得到进一步筛选，以规制其专业度不足、管理水平不高、工作不认真、重视程度不够等问题。
1.4 医院对财务档案管理认识及重视程度不足
目前，我国大多数医院财务档案管理工作现状是：任务较重、人员数量不足、人员对于档案管理认识不足等。因此，一些管理人员在财务档案归类整合工作过程中，存在侥幸及应付心理、将合同文件等重要文件不规律存放，最终导致医院在做年终结算、报表制作及汇报等多项工作时存在较大困难。
2 医院财务档案管理的困境应对措施
2.1 进一步建立体系化的医院财务档案管理制度
对于医院的财务档案管理工作而言，建立完善的制度是保证医疗工作良好进行的前提。为推进我国医院的进一步良好发展及医疗事业的进步，则应进一步持续良好发展医院的财务管理工作。医院在财务档案管理多方面工作中均需不断调整其自身发展目标，变革相关体制，调整医院的财务档案管理及财务发展运行体系，进一步进行完善，处理好各方面问题，以提升医院自身的经济运转能力，进而促进医疗服务能力及竞争力的发展，以进一步使医院在新形势下的经济发展中谋求发展地位。因此，医院应如何进一步调整自身的财务经营管理模式、进一步提升自身的财务档案管理水平以提升医院的发展水平具有重要作用。医院应不断调整发展目标，使财务档案管理体系化运行及发展，并进一步进行制度完善。例如，在医院财务档案管理过程中，需分析具体财务资金的用途。
2.2 进一步完善及优化医院财务档案管理机制及水平
医院应进一步优化自身的管理机制及提高管理水平。财务档案信息化管理是促进医院发展的全新重要趋势，例如，医院应对档案存放设备等及时更新。随着经济形势等的不断更新及发展，传统的财务管理多表现在档案存放及管理方面，而财务档案管理的应用在工作中逐渐加大了比重。目前，财务档案管理制度仍处在逐步完善及体系化形成的阶段过程中，医院财务档案工作人员需逐渐推进财务工作各方面内容的整合化管理。对于管理人员的要求方面，也需得到提升，如运用技术管理、信息化管理财务档案等多个方面能力均需得到提升。医院也需完善自身财务管理体系、途径等多方面内容。总之，进一步完善及优化医院财务档案管理机制及水平，注重医院的财务档案管理是医院进行全面规范化管理的重要途径之一。
2.3 进一步提升医院财务档案管理人员水平
在提升医院财务档案管理水平过程中，进一步提高财务档案管理人员自身品质、道德、不断加强其自身专业水平具有重要作用。而医院从事财务档案管理的工作，将易于影响医院的综合发展水平。医院需擅长运用多种机制管理人员，增强医院的财务档案等方面的综合实力。培养优秀的财务档案管理队伍，最终使医院通过不断提高多种机制而使其自身谋求良好的发展。医院财务档案管理工作人员应认识到其自身的财务档案意识、责任感对于医院的医务工作及良好发展的重要意义，因此，提升财务档案整合人员工作上的责任性与创造性具有重要作用。医院财务档案管理人员自身需从实际情况出发，也需不断完善多种机制下的实践应用，进而全面促进医院财务档案管理等多种机制的发展的水平，最终促进医院的良好发展。
2.4 进一步提升医院对财务档案管理工作的重视程度
医院需建立严密的内部控制财务档案管理制度，完善财务业务流程与管理机制，需进行多项工作的具体安排，使各财务档案管理人员分工明确，规范财务档案管理的流程，整理档案，实现财务档案管理的规范化、信息化、专业化，以此确保管理档案的体系化、完整性。医院在如今的经济发展的环境下，其需建立健全自身多种财务管理机制及制度，将医院的良好发展建立在科学化的财务管理工作的基础之上。
总而言之，在新的经济发展形势下，医院的财务档案管理工作对于医院的发展具有重要意义，其也存在着一些问题，医院的财务档案管理工作人员应面对自身不足，提升自身水平，建立完善的管理制度及机制，进一步提升医院对财务档案管理工作的重程度。
参考文献
1 企业财务档案管理中的现状
企业财务档案管理的目的主要有两个。第一，是为了保证财务档案信息的安全和完整。第二，是为了能够更好地使用财务档案，为财务管理活动提供便利。根据当前的一些法律规定，除了一些经济监督部门有权调用财务档案之外，企业财务档案一般不得外借和查阅，如果说非要外借或查阅，则需要经过企业负责人批准，并按照管理规定办理相关手续，才能提供财务档案的查阅和复制。即便是企业内部人员查阅财务档案也要经过档案保管部门负责人的同意和批准，并办理相应的登记手续，涉及企业经营管理秘密的还要经过企业负责人的批准，且只能查阅，不能复制和外借，没有权限的管理人员是不能接触财务档案的。但是很多企业在具体执行的过程中却没有这样严格要求，几乎所有的管理人员都能轻而易举的借阅到财务管理档案，给企业的财务管理和经营管理留下了很多安全隐患。而一些企业在财务档案管理上将财务档案与其它档案混合在一起管理，没有将财务档案进行专门的分类管理，在使用过程中查找财务档案比较麻烦，导致财务档案不能为企业经营管理和财务管理提供档案服务。
从上述分析来看，目前在企业财务档案管理中还存在不少的问题，实际上存在的问题还远不止这些，除了前面论述的问题之外，很多企业的档案管理经费短缺，一些企业甚至没有专业的档案管理人员，一些企业的档案管理设施也不符合快速发展的财务档案管理要求，这些问题对企业的财务管理和经营管理信息化也造成了很大的影响。
2 企业财务档案管理信息化问题的对策建议
针对企业财务档案管理中存在的问题及对财务管理和企业经营管理信息化的影响，企业在发展过程中必须重视财务档案管理中存在的问题，根据企业财务档案现状和相关法律法规的要求采取针对性的措施来解决这些问题，结合自身在财务档案管理中的一些经验和认识，笔者认为应该注意以下几点：
（1）提高认识，不断完善财务档案管理制度。企业财务档案管理中的问题，很大程度是企业的负责人和财务档案管理者缺乏对财务档案管理最基本的认识导致的。因此，在今后的发展过程中企业应该组织财务档案管理相关人员加强学习，提高对财务档案管理重要性的认识。第一，企业应该组织与财务档案管理有关的财务管理人员、档案管理人员加强相关法律法规的学习力度，学习《会计法》、《档案法》、《档案法实施办法》、《会计档案管理办法》、《企业档案管理规定》等等，通过各种形式的学习培训活动，不断增强这些人员对档案管理重要性的认识，从思想上重视财务档案管理工作。企业领导层必须重视财务档案管理工作。第二，企业要不断完善财务档案管理制度，制定完善的财务档案管理规定，结合企业自身的财务管理状况，健全和完善企业财务档案管理控制程序和业务操作规范，明确财务档案管理人员及其责任，以及违反财务档案管理制度的处罚，完善财务档案管理设施，突出程序规范及责任，为全面实施财务档案管理信息化制度创造良好的条件，
（2）强化责任，大力提高财务档案管理制度的执行力。良好的财务档案管理制度只有真正贯彻落实到企业财务档案管理具体工作当中才能发挥其作用，才能体现出制度规范对财务管理工作及企业经营管理的价值。要想真正将财务档案管理制度落到实处，在工作当中应该注意以下几点：第一，加强财务档案管理制度的执行监督，一方面针对教育培训的实施情况，企业应该要求财务负责人会同相关管理部门对参与培训的相关管理人员进行严格的考核，另一方面，应该在制度中明确监督处罚的措施，定期检查财务档案管理有关人员的档案管理工作，要求档案管理人员必须严格按照法律的规定做好财务档案的立卷、归档、保管工作，所有的查阅、复制、销毁应该严格遵守企业的财务档案管理规定。第二，将财务档案管理纳入到绩效考核当中，企业在绩效考核当中，应该将财务档案管理作为绩效考核的重要内容，除了对相关管理人员的工作作出评价和奖惩之外，将考核的结果与管理人员的薪资待遇挂钩。第三，企业负责人应该带头执行财务档案管理制度，树立良好的榜样，用自身的行为去影响其他的人严格遵守财务档案管理规定。
（3）规范程序，严格执行财务档案安全管理和使用规定。在财务档案管理工作当中，企业既要保证财务档案信息的安全和完整，又要为企业经营和财务管理活动提供服务和支持。由于财务档案包含着企业经营管理的很多信息，一些信息涉及到企业经营管理中的商业秘密，从维护企业根本利益的角度来讲，除相关经济监督部门的检查和工作需要之外，一律不准外借，即便是相关经济监督部门的检查或工作需要，也要经过企业负责人的批准。企业内部管理人员基于工作需要查阅财务档案材料的，除了经过档案管理部门的同意之外，还应该严格做好借阅登记，档案材料只能查阅摘抄，不能复印。在使用上，档案管理人员应该严格按照档案管理基本要求和程序，对财务档案进行科学的分类，并放到对应的位置，并制作财务档案管理目录，方便进行快速的查找。
（4）搞好数据挖掘和整理，建好数据库，并及时采集动态数据。档案信息的数字化是整档案管理信息化的基础，其他的一切工作都建立在此基础之上。实现档案管理的信息化，必须向数字化、信息化档案管理转变。未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源泉和基地，是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。必须建立企业财务档案数据库，可以按企业财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库，如按标准制度、原始凭证、会计账簿、指标文件、工作资料等建立几个主要基本数据库。数据库一经建立，立即着手数据的录入，将本单位的财务档资料及时录入电脑。
（5）搞好财务档案信息网络建设，提高档案使用效率。档案的最大价值在于利用，档案管理信息化的实现将为档案信息的充分利用提供广阔天地。建立完善的财务档案信息络，保证档案信息的完整性。同时也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务，也可以通过电子邮件或BBS等方式开展财务档案信息咨询。总之，网络财务档案的在线管理和使用功能，可以大大减少档案在形成、调阅上的时差，实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越，整合财力资源、人力资源，提高财务档案管理能力和质量。
（6）搞好财务档案管理辅助决策系统建设。做到定量分析与定性分析相结合，科学管理使用档案财务档案信息，通过采集整理和网络传输，必须依赖于先进的、智能化程度较高的辅助决策系统。以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础，以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段，建立决策支持系统。最大限度地提高财务保障的决策水平。
3 结论
总之，企业财务档案管理工作是企业管理的重要组成部分，在财务档案管理工作当中，企业应该不断完善财务档案管理制度，并严格贯彻到管理实践当中，不断提高信息化水平，真正发挥其在企业经营管理中的重要作用。
参考文献
[1] 艾文国：会计电算化[M].北京：高等教育出版社，2003.
[2] 财政部、证监会、审计署、银监会、保监会.企业内部控制基本规范[M]，立信会计出版社2008
中图分类号：F233 文献标识码：A
文章编号：1004-4914（2016）01-247-03
一、高校财务档案管理的内容
高校财务档案是高校在从事教学、科研、后勤等财务工作中形成的具有保存价值的文字材料、会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。根据《会计档案管理办法》，高校财务档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，具体包括：会计凭证、会计账簿、财务报告、银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、电算化会计档案以及其他应当保存的会计核算专业资料。
二、高校财务档案管理的特点
高校财务档案既是高校财务工作的重要史料和证据，也是高校档案的重要组成部分，具体有以下几点特性：
1.关联性。高校实行的是“统一领导、集中管理”或“统一领导，分级管理”的财务管理体制，根据学校发展的需要统筹安排和使用学校的各项经费和资源，各部门、单位是统一的有机整体，在经济活动中共同厉行节约、增收节支，形成联系性较强的财务档案，不可分割，有效体现了高校整体财务情况。同时，财务档案也可为预算等提供依据，关联性较强。
2.多样性。随着电算化的普及，财务档案管理模式发展为纸质档案和电子媒介档案共存，既保存了传统的会计凭证、账册、销毁册和报表等纸质会计资料，也保留了存储在电脑硬盘、光盘等存储媒介中的财务资料、软件数据等。存储的方式、类型多样化。
3.规律性。高校财务工作较为繁琐，工作量大，但是每一会计年度从开始到结束，产生的财务档案类型相对规律，主要包括两大类：一是会计核算的专业材料，例如会计凭证、账簿、财务报告等；二是收入票据类，例如服务业统一收据、行政事业单位的非税统一收入票据、往来款票据、校内业务收据等。这两大类财务档案完整反映了高校日常经济业务的收支情况。
4.易破坏性。主要体现在两方面，一是人为破坏，例如出于某些原因，如果管理人员素质不高或疏于管理让一些另有所图的查阅人有机可乘，可能会出现财务档案被篡改、丢失、损毁、系统紊乱等情况；二是自然破坏，由于自然灾害等原因导致破坏，例如地震、火灾等，也有可能档案存储本身材质发生老化，使得财务档案受到不同程度的破坏。
三、高校财务档案管理工作中存在的问题
1.财务档案管理模式落后，档案利用率低。如图1所示，目前高校主要保存的是纸质财务档案，只重数量不重质量，工作量大时，有些管理人员未必能做到严格按照规范认真审核装订凭证及归档，还有可能存在归档不及时的情况。因此，使用最原始的方法对大量财务档案进行归档、检索，直接导致管理效率和使用效率低下。
2.财务档案管理制度不完善，销毁工作滞后。财政部、国家档案局颁布了《会计档案管理办法》，但是在实际工作中关于财务档案管理的制度并不完善，缺乏统一性和标准性，存在以下问题。一是很多高校不重视财务档案管理工作，没有设置专门的财务档案管理岗位和档案存放空间及设施，让财务部门自己查阅财务档案，保存地点分散，极易出现存放混乱、丢失情况。二是管理工作的相关制度不够完善，没有制定专门的财务档案查阅和使用制度，存在有章不循、有章难循、随意查阅复制的情况。三是大多数高校的财务档案销毁工作普遍滞后，大量超期存放的财务档案占用了档案库房，加大了档案管理部门的工作量，严重影响档案管理和利用效率。随着财务工作量的庞杂，这些问题更加凸显。
3.财务档案管理队伍专业性差，缺乏专门硬件设施。目前，大多数高校财务档案先由财务部门暂存，达到一定期限后才会移交学校档案管理部门。在财务部门暂存档案期间，没有设置专门的管理人员，多由财务人员兼职，在财务工作量大、繁杂的情况下分工不明确，财务档案的收集、整理工作往往被忽视。学校档案部门工作人员也并未全都受过专业培训，做不到利用先进方法管理档案，与信息时代高科技发展脱节。有的财务部门办公条件有限，没有专门的库房，把档案堆放在办公室，可随意翻阅，达不到档案存放的安全性要求，不能确保档案的真实性和完整性。同时，普通办公室的存储条件在防水、防火、防光、防潮、防蛀等方面难以满足档案资料的保存要求。
4.财务档案电子化管理起步晚，信息化建设水平低。受经费所限和重视程度影响，目前我国大多数高校未实现财务档案电子化，与银行等部门的财务档案信息化建设水平相距甚远。虽然有些高校已经建立了电子账务系统，但这些信息化工作主要集中在财务软件上，忽略了将纸质档案影像化储存。并且财务软件仅限财务部门使用，学校其他部门人员无法及时查询相关数据，这无疑又加大对纸质财务档案的查阅频率，增加财务档案管理人员的工作量。
四、提高高校财务档案管理工作水平的建议
1.重视财务档案管理工作，改善提升硬件设施。高校应加强对财务档案管理工作的重视，保证管理工作需要的人力和物力。应设置财务档案管理岗位，培养既有职业道德又有档案管理经验的高素质管理队伍，通过多种方式调动管理人员的积极性，经常开展职业道德、业务素质等方面的交流和培训。为了财务档案保管的安全性、规范性和保密性，高校应提供合适的空间和档案柜架等设施存放档案，配备空调，使库房内温度保持在15～30℃，重视防水、防磁、防蛀、防虫、防潮、防盗、防晒、防火等工作。
2.完善财务档案管理制度，加强制度化建设。高校财务档案管理工作的有序开展有赖于完善的管理制度。首先应建立财务档案日常管理制度、借阅制度以及档案销毁制度，明确管理人员的工作职责，理清管理工作流程，严禁随意丢放、复制、损毁财务档案，定期监督检查档案存放情况；建立内控制度，杜绝财务档案工作的违规违纪行为；对损毁破坏、复制财务档案、泄露档案信息等行为实行责任追究制，严惩不怠。
3.选用高素质财务管理人员，提高管理规范性。随着高校财务工作量的日益庞大，财务档案资料日益增多。财务档案的特点要求应由职业道德高、专业素质过硬的工作人员专职管理。在职业道德方面，财务档案管理人员必须严谨、敬业，既要有原则性，也有较好的人际交往能力；在专业素质方面，不仅要了解财务部门的工作情况，及时采用科学方法分类整理档案材料，还应掌握财务软件的相关功能操作，保存、备份好电算化财务档案，保证财务档案的完整性。要采取多种方式、途径提高管理人员的综合素质，例如举办业务培训、校际交流工作经验等。（下转第251页）（上接第248页）
4.加强财务档案信息化建设，提高档案利用率。财务工作的信息化为财务档案管理奠定了基础，为了能够提高财务档案的利用率，提供更好的档案服务，高校应重视财务档案管理信息化建设，加强财务档案管理软件的开发，使得档案管理工作整个流程能够通过信息化平台实现。例如开发附有财务档案管理的财务软件，能够使财务人员在做账时对财务资料影像化保存，上传至软件中，自动生成账务附件，档案管理人员可通过搜索凭证编号、项目名称、经手人等信息得到相关财务资料，提供给查询人员，也可根据实际情况授权给部门负责人、经费负责人等，创建财务资源信息平台，实现财务档案数字化共享。
总之，高校财务档案反映了高校的经济活动，体现了高校整体发展情况，为领导层做出决策提供了基础信息。应加强财务档案管理工作的制度建设，提高财务档案管理人员的综合素质，改善管理环境和硬件设施，采用现代化技术和科学的管理方法，实现财务档案管理信息化，提高财务档案利用率，更好地服务于高校发展。
参考文献：
[1] 孙敏.浅谈对高校会计档案几点建议[J].中小企业管理与科技，2014（21）
[2] 财政部教科文司、教育部财务司.高等学校财务制度解读[M].经济科学出版社，2014.9
[3] 谭鲜梅.完善高校会计档案管理措施探讨[J].求知导刊，2015（11）
[4] 尹允.如何提高高校会计档案的利用效率[J].中国管理信息化，2015（5）
[5] 王文杰.提高高校财务档案管理人员业务能力的几点思考[J].潍坊学院学报，2014（5）
在社会发展及科技进步的推动之下，财务会计核算方法产生了很大的改变，而会计电算化的应用愈加广泛，得到了很多行业的重视，它主要是借助计算机对财务信息进行分析、处理以及统计等操作，对信息技术进行了充分的利用，使得财务管理工作也获得了现代化的发展，财务档案管理人员需要不断学习提升自身专业能力，熟练的掌握会计电算化知识，积极提高财务档案管理工作水平。
一、会计电算化的特点分析
会计电算化的实现是基于计算机信息技术发展而来的，计算机技术与会计核算的结合产生了会计电算化，计算机技术取代了原来的手工记账、报账、信息处理等工作，使得财务工作变得更加简洁，减轻了工作人员的负担，而财务档案管理工作也变得更加规范起来，工作效率得到了提升。会计电算化主要具有几个方面的特点，一个就是它对数据信息处理方式进行了革新，在会计电算化技术的应用之下，财务核算实现了人机交互管理的新模式，具体的使用过程非常简单，只要将数据成功输入到核算机制之中，通过财务软件作用的发挥就可以直接对会计分录进行计算与处理了，最后在机制凭证审核完成之后对数据信息进行输出，这样会计报表就制作完成了。另外，原有的财务档案是由人工管理的，其具有可视性的特点，而电算化档案只能在相应的财务管理平台进行观看查阅，如果安全措施不到位，那么财务信息就容易被别人随意入侵修改。财务档案管理工作人员也需要符合会计电算化的应用要求，需要具备丰富的工作经验，熟练掌握会计核算工作内容，同时对计算机的相关操作也需要学习了解，这样才能确保财务档案的安全性，达到较好的档案管理效果。
二、基于会计电算化下的财务档案管理工作的完善策略
1.完善财务档案管理的软硬件设施
基于会计电算化下的财务档案管理工作的开展，主要选择具有档案管理功能的计算机软件，确认其管理功能是否健全，同时还需要对计算机系统进行定期的安全维护，为电算化档案管理营造一个更加安全的运行环境[1]。在计算机的应用过程中，还需要采取定期的杀毒处理，避免财务档案信息被随意篡改。在财务档案管理的硬件设施上，也应该配备相关的先进设备，，比如激光打印机、喷墨打印机等，这样能够实现财务信息载体的质量的提高，对纸质档案进行存放，需要选择整洁，温度湿度都比较合适的地方，延长纸质档案的保存期限，确保档案的完整性。
2.提高财务档案管理人员的专业素质
会计电算化下的财务档案管理属于人机交互的管理模式，人们能够对计算机的安全性进行自主的控制，因此，财务档案管理人员的素质在财务档案管理工作的开展就显得尤为重要了[2]。一方面需要根据具体的职位要求对工作人员的岗位进行划分，对不同岗位的工作职责进行明确的规定，使得每一位财务档案管理人员都能够对自己的工作负责。另外，就是需要注重对管理人员进行相关的培训，将软件操作、网络财务安全等知识作为培训的重点内容，提高管理人员的电算化核算水平，培养更多的复合企业发展需要的复合型人才，促进财务档案管理水平的提升。
3.建立完善的会计电算化财务档案管理机制
基于会计电算化背景下，为了增强财务档案管理的规范性，就需要实现相关管理机制的不断完善，对不同管理环节的制度加强重视[3]。一方面，为了实现财务档案管理工作效率的提升，需要形成完善的立卷归档制度，财务档案管理人员需要对产生的财务报表等数据进行及时的打印，根据审计部门提出的具体要求去进行账簿的打印，处理结束后立卷，形成纸质的档案。另一方面，需要对电子财务档案管理制度进行确立，在对财务档案进行备份的时候，最好选择质量合格的磁盘进行信息的存储，对存储磁盘与备用内容进行分开存放，对电子档案的存储还需要注重后期的保养，要满足电子档案防光、防尘的要求。在存放之前还需要对电子财务档案进行分类，按照不同的类别进行编号储存，将建档的详细日期以及档案的主要内容进行明确的标注，也可以制作成小卡片的形式，这样方便后期对档案的查找，减少不必要的时间上的浪费。对财务档案的借用也需要形成完善的管理机制，财务档案中包含的信息内容是非常复杂广泛的，档案中记录的信息非常重要，不能随意的进行借用，否则容易造成信息的无故泄露[4]。所以，在进行财务档案的借阅的时候，需要根据一定的借阅步骤去规范的进行操作，企业内部人员如果需要借阅财务档案，则需要先去财务部门进行申请，经过审批允许之后再进行借阅。如果是企业外部人员需要借阅档案，则需要持有企业开具的介绍信或者相关的审批文件才能成功借阅，通过遵守这样的借阅制度，能够大大的提升财务档案管理的安全性，有效的避免了信息泄露问题的发生。基于会计电算化的应用，财务档案管理工作中还需要注意对档案进行定期的备份，形成比较完善的档案备份管理制度，财务档案管理人员需要对相关的档案信息进行定期的备份，将所有的备份档案单独的储存在一个专门的数据库之中，对档案备份的主要内容、备份时间等信息进行完整的记录，加强管理，防止出现备份档案损坏的问题。
三、结语
在财务档案管理工作的开展中需要不断的适应新时代的要求，进行工作上的改革创新，会计电算化技术的应用推广，满足了财务档案管理创新的要求，同时也面临着很多新的挑战，新时期，财务档案管理工作需要不断提升自身的安全性，积极培养更多优秀的会计电算化管理人才，完善管理制度，使得财务档案管理过程中的软硬件都符合会计电算化的发展要求，这样会计电算化就能够发挥出更大的效用了。
参考文献：
[1]梁艳.浅析实行会计电算化环境下的财务档案管理[J].群文天地,2012,12:117.
[2]张惠霞.探析会计电算化条件下的企业财务档案管理[J].财会研究,2012,21:51-53.
1 信托财务档案管理的内容
信托财务档案主要包括会计凭证、会计账簿、财务报告及其他需要保存的会计核算资料。可以说信托财务档案管理的这些内容与固有业务的财务档案大体相同，但它的管理方式因为“单独记账、单独管理”，以及不同的信托品种在期限上、业务核算规模上、涉及业务的种类上等各方面差异的存在，而变得更为繁琐。
2 信托财务档案管理的原则
信托种类、项目繁多，档案管理的内容繁杂，要把信托财务档案管理好，档案管理者必须做到“纲目并举、经纬分明”。只有在日常的管理中打下良好的基础，做到条理清晰，才能在需要的时候做到“灵活机动、方便快捷”。
因此，在管理中，应以信托项目类型为“纲”，以信托项目名称为“目”，以档案资料类型为“经”，以时间顺序为“纬”，“分散与集中”相结合，在保证每个信托项目档案独立管理的基础上，保证信托项目按类有序保管，以便于调阅、查找。
3 信托财务档案管理方式
根据信托业务的特点，结合财务操作的流程，制订出“四分、两集中”的管理信托财务档案的方式。所谓“四分”：既“分人、分项、分类、分期”。 分人：信托项目数量繁多，期限长短不一，如所有档案由一个人管理，并做到条目清晰，整理有序，恐为其难。因此，我们将审核凭证的财务人员作为档案管理的最初的管理人员（一般为2-3人），每个“保管人员”直接接触原始凭证、记账凭证，并进行审核，因此在财务档案形成的初期即可做到严格把关，保证档案的有效、齐全；分项：每个保管人员根据“单独立账、单独管理”的要求，对自己所管理的档案根据信托项目的划分进行分项管理，保证各信托项目财务档案相互间的独立性，防止不同信托财务资料的相互混淆，同时便于日常财务档案的查找。分类：每个保管人员在分项目保管的基础上，对保管的档案应进行分类管理，主要分为业务资料和会计档案。这里所指的业务资料如“信托合同、资产交易合同”等相关业务文件，在信托项目整体运作期限内，对信托项目财务操作具有影响，需要随时调阅、参考，应单独归类管理。
4 信托财务档案的分期
档案的管理在期限上分为三个阶段――初级管理人员单独管理一年、设立备查库统一管理一年、最后归入档案库进行整体管理。以会计年度为标准，每个保管人员所管理的档案期限仅为一年，在年度终了后，整理所管理的档案，上交档案管理人员；“上一年度”的财务档案因各类检查、审计或委托人、受益人的要求等原因，调阅频度较高，暂存备查档案库，由档案管理人员统一保管一年，于下一年再转入信托档案库与原有档案进行集中管理。“两集中”是指每个会计年度终了，集中交接财务档案，进行统一管理，一方面是集中接收上年度各信托项目的档案资料，转入备查档案库，同时将原保管的前一年度的备查档案转入信托档案库，进行集中管理；另一方面是指每个信托项目档案进入档案库后进行集中管理，档案保管人员应将入库的财务档案，按照信托项目名称及时间顺序进行整理，使每个信托项目档案都成为一个独立的体系，同时将同一信托类型的档案进行集中管理。
一、财务档案管理的意识形态
财务管理工作具有多样化的意识形态，而要做好财务工作的前提必须就要明白其意识形态的具体表现。从事业单位财务档案管理的本质来看，它是事业单位在工作过程中对整个财务活动的书面或者电子信息记载。它的意识形态表现在对这些资料的科学管理以及系统分析，并能够非常精准的反应该事业单位最近几年时间区间内的盈亏和整体资金流动情况，也是事业单位领导层制定战略性决策时的重要依据。财务管理的意识形态不仅在日常工作中得以体现，也在很大程度上影响到事业单位领导层的战略计划和单位未来走向。有效的财务管理不仅能确保事业单位工作程序的正常进行，还能实现资金的充分利用，确保单位决策的正确性和精确性。但从目前事业单位档案管理的整体情况来看，财务管理档案管理工作由于其定位模糊，因此很多事业单位都忽略了其意识形态的重要意义，因此明确档案管理意识形态的含义是非常有必要的。
二、财务档案管理中常遇到的问题
（一）财务档案管理的重视程度和管理人员素质的偏差
财务档案管理工作中首先表现出来的问题就是事业单位对财务档案管理的不重视以及财务档案管理人员的整体素质存在的偏差。从重视程度来看，有两个方向的偏差点。第一点是日常维护和管理档案的人员不够重视，他们通常法律意识比较薄弱，责任心不够强又或者说是职业道德水平偏低。第二个偏差点属于事业单位高层的不重视，而这个不重视往往和领导阶层的作风有关系，其具体表现在领导层上面的宣传力度不够和长期性出错方针的影响。
而从当前经济文化政治背景来看，整体上领导层的作风明显改善，并朝着较好的方向发展。事业单位领导层方面通过“各种换血”会越来越保持其积极作用，而反观基层档案管理人员的整体素质却不能得到很大程度上的改变，这是由于事业单位工作特性所决定的。常态性的工作造就了很多素质偏低的财务管理人员，一方面他们的文化整体偏低，只有很少人的学历超过大专;另一方面是他们的职业技能偏低，如有的是会计人员兼职管理档案，有的档案管理人员不具备会计从业资格，随着经济的发展，财务会计档案管理量的增大，档案管理人员的综合素质必定备受关注。
（二）财务档案管理归档工作的不规范与基础建设的空缺
财务档案管理工作是一个长期且不断完善的过程，它要求严格地把表现日常的财务状况的归档资料通过规范性的编辑手法进行有规律的记录，所以说规范性工作是做好财务档案管理的前提。可与之相反的是现在很多事业单位的财务归档都缺乏规范性操作流程，有的事业单位归档的内容只涉及凭证和账目，但对合同、检验评估报告、票据等却只字不提，并没有结合到实际情况，对其随意编辑，致使资料混乱现象不断发生。而这些衍生出来的问题，将大大削弱归档资料的参考价值。
当然，不规范的归档工作还和落后的档案管理基础设施有关。硬件是上层建筑的基础，落后的档案管理的基础设施是导致不规范归档工作的首要原因，有些单位没有建立专门的档案储存室，把档案管理工作和会计之类的工作环境相混淆，从而造成资料混乱现象的发生;而有些单位建立了专门的储存室但又没有专门的管理人员对其进行基本的安全措施检查，从而导致档案管理资料由于天气和人为因素的受潮、发霉或者损坏，进而影响到档案管理资料的完整程度。
（三）财务档案管理信息化程度不高
财务档案管理信息化是传统档案管理技术的变革，也是经济、文化、政治大背景下的必然选择。从目前的事业单位的财务管理档案的信息化程度来看，大部门事业单位只处于初步信息化水平，单纯的配备计算机，在电脑上添加索引和搜查，提高了资料调整观看效率。但相对高技术的数字化扫描和全方面、多媒体式的大信息化程度只小部分的运用在个别事业单位中，这不免有些遗憾。结合实际情况来看，全面信息化程度不仅仅需要时间的投入，更需要大量资金的注入，它是一个长期的过程，需要采取合理的措施，并不断完善。
三、提升财务档案管理水平的几点建议
（一）树立财务档案管理意识，提高管理人员的整体素质
做好事业单位的财务档案管理工作需要从多个方面入手，首先需要从意识方向着手，树立明确的财务档案管理意识。从档案管理人员的角度来看，加强自身管理意识是必要之举，不仅自律，还要成为其它管理者的监督人者。与此同时，事业单位的领导层还需对档案管理重视起来，充分认识做好其工作对事业单位未来的积极影响，并在建设好事业单位整体环境的同时，加强其宣传程度，促进全体员工对档案管理的理解程度，确保财务管理各项工作的正常运行。
提高管理人员的整体素质是当前潮流的必然举措，档案管理人员处于财务人员和管理人员之间，尤其定位的复杂性，更加要求财务档案管理人员从法律和道德意识上要求自己。有些管理人员在对待档案管理工作时会抱着“无所谓”、“得过且过”的态度，而在这样“马虎”、“走过场”的态度下，有些准确性要求较高的资料会无法得到充分且准确的记录。从财务档案管理的常态化工作来看，管理人员更多的不重视展现在日常的工作习惯中，比如对财务单的不处理、乱摆乱放，对机密文件没有做到很好的保密措施，有的人因为嫌麻烦不对抽屉上锁等。从思想层次上进行建设是加强管理人员职业道德建设的第一步，通过事业单位思想与道德工作建设，加强培训与宣传力度，鼓励管理人员的“二次学校”和“再教育”工作，建设有效的奖惩制度和明确的发展计划，在充分调动管理人员积极性的同时，促进财务管理人员整体素质的提高，保证财务管理工作的高效运行。
（二）重视财务档案分类，加强基础设施的建设
财务档案管理资料繁多没有一个规范性的档案分类方法，注定会使其复杂化。规范性的财务档案管理工作需要从合理的档案分类开始，从电子档案分类来看，首先需要建立具有财务管理功能的档案数据库。在此基础上使用各种电子档归档，按照时间顺序和重要程度的顺序两个大方向，对各项职能、工作性质、财务收支类别等对其进行严格分类，加速电子信息化建设进程，提高档案分类和管理工作的效率。
档案规范性分类需要和财务管理的基础建设联合起来，事业单位在强调其重要性的同时，还需要把财务档案管的基础建设放到重要的位置，合理规划，保证档案管理工作的顺利运行。从电子档案管理来看，适当合理的资金流入是必不可少的，设备增添，定期维修，保证清洁，定期检查硬盘的读写功能也是有必要的。从传统档案管理看，档案储存地的选择放到了首要的位置来，通风、干燥、保险系数高是选择储存地的根本前提，而有效的防火防潮设备的添置是其根本需求。当然除了日常的管理人员的巡视，建立独立的档案设备管理人员也是非常重要，当发生异常现象时，日常轮班的设备管理人员可以尽快发现，从而减少事业单位的财务损失和信息损失。
（三）建设并完善财务档案管理信息化系统
计算机和互联网在档案管理的日常工作中扮演者越来越重要的角色，建立符合自身发展需求的财务管理的信息系统实在是大势所趋的一件事。与传统档案管理系统相区别的是现有信息化档案管理系统不再是以纸张为媒介，来实现信息的储存于传递，传统档案管理也正在向数字化档案管理进行转变。而建立完善的财务档案管理信息化系统不仅可以充分利用有限的劳动力资源，更能在源头保证信息序列的完整化，大幅提高财务档案管理的工作效率。
与此同时，在财务档案综合运用时，良好的信息化系统可以通过对远程检索和公共使用目录的预设来加强档案的调动和利用性能。在经过长时间的建设和完善后，采取多媒体、多终端、线上线下的信息查询功能，更可以拓宽档案信息的利用率。
事业单位财务档案管理需要多方面的建设和加强，随着经济产业链的改革、全球化的深入，传统财务档案管理注定要走向信息化建设的方向上来。因此事业单位财务管理工作需要在把握大方向意识的前提下，重视档案分类、加强基础设施建设、完善财务管理信息化系统，转变档案管理方式，在顺应政治、经济、文化的大背景下，提高财务档案管理的水平和利用率。
二、财务档案管理中常遇到的问题
（一）财务档案管理的重视程度和管理人员素质的偏差
财务档案管理工作中首先表现出来的问题就是事业单位对财务档案管理的不重视以及财务档案管理人员的整体素质存在的偏差。从重视程度来看，有两个方向的偏差点。第一点是日常维护和管理档案的人员不够重视，他们通常法律意识比较薄弱，责任心不够强又或者说是职业道德水平偏低。第二个偏差点属于事业单位高层的不重视，而这个不重视往往和领导阶层的作风有关系，其具体表现在领导层上面的宣传力度不够和长期性出错方针的影响。
而从当前经济文化政治背景来看，整体上领导层的作风明显改善，并朝着较好的方向发展。事业单位领导层方面通过“各种换血”会越来越保持其积极作用，而反观基层档案管理人员的整体素质却不能得到很大程度上的改变，这是由于事业单位工作特性所决定的。常态性的工作造就了很多素质偏低的财务管理人员，一方面他们的文化整体偏低，只有很少人的学历超过大专;另一方面是他们的职业技能偏低，如有的是会计人员兼职管理档案，有的档案管理人员不具备会计从业资格，随着经济的发展，财务会计档案管理量的增大，档案管理人员的综合素质必定备受关注。
（二）财务档案管理归档工作的不规范与基础建设的空缺
财务档案管理工作是一个长期且不断完善的过程，它要求严格地把表现日常的财务状况的归档资料通过规范性的编辑手法进行有规律的记录，所以说规范性工作是做好财务档案管理的前提。可与之相反的是现在很多事业单位的财务归档都缺乏规范性操作流程，有的事业单位归档的内容只涉及凭证和账目，但对合同、检验评估报告、票据等却只字不提，并没有结合到实际情况，对其随意编辑，致使资料混乱现象不断发生。而这些衍生出来的问题，将大大削弱归档资料的参考价值。
当然，不规范的归档工作还和落后的档案管理基础设施有关。硬件是上层建筑的基础，落后的档案管理的基础设施是导致不规范归档工作的首要原因，有些单位没有建立专门的档案储存室，把档案管理工作和会计之类的工作环境相混淆，从而造成资料混乱现象的发生;而有些单位建立了专门的储存室但又没有专门的管理人员对其进行基本的安全措施检查，从而导致档案管理资料由于天气和人为因素的受潮、发霉或者损坏，进而影响到档案管理资料的完整程度。
（三）财务档案管理信息化程度不高
财务档案管理信息化是传统档案管理技术的变革，也是经济、文化、政治大背景下的必然选择。从目前的事业单位的财务管理档案的信息化程度来看，大部门事业单位只处于初步信息化水平，单纯的配备计算机，在电脑上添加索引和搜查，提高了资料调整观看效率。但相对高技术的数字化扫描和全方面、多媒体式的大信息化程度只小部分的运用在个别事业单位中，这不免有些遗憾。结合实际情况来看，全面信息化程度不仅仅需要时间的投入，更需要大量资金的注入，它是一个长期的过程，需要采取合理的措施，并不断完善。
三、提升财务档案管理水平的几点建议
（一）树立财务档案管理意识，提高管理人员的整体素质
做好事业单位的财务档案管理工作需要从多个方面入手，首先需要从意识方向着手，树立明确的财务档案管理意识。从档案管理人员的角度来看，加强自身管理意识是必要之举，不仅自律，还要成为其它管理者的监督人者。与此同时，事业单位的领导层还需对档案管理重视起来，充分认识做好其工作对事业单位未来的积极影响，并在建设好事业单位整体环境的同时，加强其宣传程度，促进全体员工对档案管理的理解程度，确保财务管理各项工作的正常运行。
提高管理人员的整体素质是当前潮流的必然举措，档案管理人员处于财务人员和管理人员之间，尤其定位的复杂性，更加要求财务档案管理人员从法律和道德意识上要求自己。有些管理人员在对待档案管理工作时会抱着“无所谓”、“得过且过”的态度，而在这样“马虎”、“走过场”的态度下，有些准确性要求较高的资料会无法得到充分且准确的记录。从财务档案管理的常态化工作来看，管理人员更多的不重视展现在日常的工作习惯中，比如对财务单的不处理、乱摆乱放，对机密文件没有做到很好的保密措施，有的人因为嫌麻烦不对抽屉上锁等。从思想层次上进行建设是加强管理人员职业道德建设的第一步，通过事业单位思想与道德工作建设，加强培训与宣传力度，鼓励管理人员的“二次学校”和“再教育”工作，建设有效的奖惩制度和明确的发展计划，在充分调动管理人员积极性的同时，促进财务管理人员整体素质的提高，保证财务管理工作的高效运行。
（二）重视财务档案分类，加强基础设施的建设
财务档案管理资料繁多没有一个规范性的档案分类方法，注定会使其复杂化。规范性的财务档案管理工作需要从合理的档案分类开始，从电子档案分类来看，首先需要建立具有财务管理功能的档案数据库。在此基础上使用各种电子档归档，按照时间顺序和重要程度的顺序两个大方向，对各项职能、工作性质、财务收支类别等对其进行严格分类，加速电子信息化建设进程，提高档案分类和管理工作的效率。
档案规范性分类需要和财务管理的基础建设联合起来，事业单位在强调其重要性的同时，还需要把财务档案管的基础建设放到重要的位置，合理规划，保证档案管理工作的顺利运行。从电子档案管理来看，适当合理的资金流入是必不可少的，设备增添，定期维修，保证清洁，定期检查硬盘的读写功能也是有必要的。从传统档案管理看，档案储存地的选择放到了首要的位置来，通风、干燥、保险系数高是选择储存地的根本前提，而有效的防火防潮设备的添置是其根本需求。当然除了日常的管理人员的巡视，建立独立的档案设备管理人员也是非常重要，当发生异常现象时，日常轮班的设备管理人员可以尽快发现，从而减少事业单位的财务损失和信息损失。
（三）建设并完善财务档案管理信息化系统
论文摘要: 对于这些不断发展、日益更新的“新型”档案，进行有效地收集、整理和保存，为今后提供快捷、方便的利用服务，是高等学校会计电算化应用中的重要环节，也是当前高等学校财务档案管理中不可或缺的主要内容。
在电子与信息技术高度发展的今天，处于知识前沿的高等学校的会计电算化已广泛普及。由会计电算化产生的，蕴含着高科技的档案贮存介质，就是财务电子档案。它不仅体积小，容量大，且易于查阅和传递，而倍受“青睐”。做好这些财务电子档案的管理工作，进行有效地保管、维护与利用，充分发挥其便利、快捷的特性，成为现代档案管理中不可或缺的一部分。
一、财务电子档案特点：
财务电子档案是指存贮于磁盘、光盘等现代电子介质中的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料和系统开发运行中使用的各种基础语言程序及应用程序。这里主要指用于贮存财务数据和程序的各种电子介质。作为现代高新科技的产物—财务电子档案，较之传统的财务档案，有了许多新的特点：
1、财务电子档案的存贮介质具有多种形式。可存贮于可读写的磁性介质中，还可直接刻录为不可擦写的光盘，也可打印输出存贮于纸质材料中。
2、财务电子档案易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递。
3、财务电子档案的体积小，容量大，占用存储空间小，但对存储条件要求较高。
4、财务电子档案大多不能直接视、读，需要借助一定的仪器设备予以复现；但易于计算、分析，快捷获得所需结果。
5、财务电子档案的高科技信息含量大，要求较高素质水平的管理人员。
6、财务电子档案内涵广泛。不仅包括票据、记账凭证、账簿、报表等传统会计档案，还包括会计电算化中的各种系统软件和应用程序。
二、高等学校财务电子档案管理的状况
高等学校会计电算化生成了财务电子档案。对于新介质的档案，既没有前人的管理模式可参照，又没有当前的技术可查考。所以，早期的管理中往往有些不尽如人意的地方，主要表现在：
1、储存环境欠妥。早期电算化会计生成的是电子输出档案，即通过打印输出的纸质凭证、帐簿和报表。较早的针式打印机色带输出的纸质资料原本不够清晰，又受空间、经济条件限制，经日晒、风化，字迹极为模糊，有的甚至已消失。
2、早期软件、程序存留不利以及运行程序版本的更新，造成了原有数据资料的虚设。如在早期DOS系统环境下，生成的磁性数据资料，虽保存完好，但原有运行环境已不复存在，现今程序又不能兼容，多数数据已不能再现，形同虚设。
3、老化机器的淘汰以及机器设备的快速更新，造成了新、旧运行环境脱节。如早期微机上运行的win3、win95等，已难在现今机器上顺畅运行。
随着会计电算化的不断发展，财务电子档案的形式和数目日渐增多，更多替代了原有传统财务档案的功能和效用，财务电子档案的管理也得到了应有重视。许多高等学校投入了大量资金，用于必要的保护、查询、复现设施的购置和管理人员专业技术的再培训，其财务电子档案管理的环境、条件等“硬”件设施得到了全面改善。
三、高等学校财务电子档案的现代管理
财务电子档案的现代管理是指运用现代技术手段对财务电子档案实施有效管理，包括四个环节即财务电子档案的收集、整理、保存和利用。
（一）财务电子档案的收集
1、设定固定的收集区间。一般可视业务量大小，按月、季或年度来设定；也可以视具体项目周期长短，实行分段、分项或全程设定。但必须注意保证收集区间连续、无间断。
2、制定固定的数据收集程序。选用质量好、可靠性高的贮存介质，备份所有财务数据，存贮于磁性介质，并刻录于光盘，确保备份的一致有效，必要时还可打印备份于纸质介质；同时应在磁性介质上，附加其运行的语言程序版本及操作环境标识，作为以后复现时的参照。
3、制定软件环境更替的收集程序。在更换新程序软件时，应首先备份原有的操作系统及语言运行程序，以备旧资料的往复查询。对转换前的初始数据备份，确保无误后，再做谨慎转换。
4、制定硬件更新的收集程序。详细记录微机主板的级次、型号，内存的大小、硬盘的容量以及外部设备的配套类型等，有时还可记录下微机的品牌和使用起、止期。更新后，视储存条件的许可，尽可能留存一套完整的设备，预防意外。
5、有关登记资料的收集。制作登记簿，详尽记录系统管理员、程序员的操作资料，区分业务具体操作人，以便于后续追询。并认真填制电子档案移交清册，区分责任。
（二）财务电子档案的整理与保存
财务电子档案的整理与保存是其管理的关键，关系到整个管理工作的有效性。不仅需要兼具财务、档案和现代电子技术知识的专业人员来管理，而且还需根据各种介质的特性，实施不同的整理与保存措施。
1、贮存的磁性介质。磁性介质档案应远离磁场或者专设磁场屏蔽柜，以防消磁，丢失数据。收集的双备份，应载明操作员姓名、运行环境和形成时间，连续顺序编号，再分放于不同储柜，以防意外。
2、贮存的光盘介质。光盘介质档案对储存环境的清洁度要求较高，需要专用的防尘储柜；光盘的保护膜应完好无损，防止的盘面磨损、刮擦；每张光盘应附有硬质护壳，避免挤压损毁，不可读取。
3、贮存的纸质介质。纸质介质是电子介质的辅助文本，多是打印输出，字迹由墨粉形成，见光、受潮易模糊、淡化，因此要注意避光和防潮，置于背光、干燥处。
财务电子档案的多种介质各有其性，管理方式要因质而异。良好的储存环境是每一介质都所必需的，保持清洁，定期通风，控湿温，创造良好的储存环境，使电子档案维持优良状态，以期最佳利用效果。
（三）财务电子档案的利用
财务电子档案的充分利用是电子介质新载体、高科技特性的全面展现，也是档案管理有效性的最终体现。财务电子档案具有密集性和微化性，需要配套有较高性能的复现媒体，方能充分发挥其效能。
1、财务电子档案的查阅。
查询帐目，可直接利用微机检索，参照版本记录标识，打开相应程序和运行环境进行读取，省时、快捷。但磁性介质易于修改，所以要专设查阅微机，提供只读方式查阅界面，防止不法修改。仅许使用双备份中一个盘面，保证另一盘面的无介入、封存性。
2、财务电子档案的计算与分析。财务电子档案的数据汇集，通过微机计算，集成产生多项分析结果。但因其涉及的盘面多，范围广，存有潜在危险，因此应指定专业人员，在内控专用机器上调阅、操作，避免实在危险。同时还要注意各介质的运行环境，以免不同软件带来的误差，生成错误的分析。分析结果一经得出，可以直接打印、复制或传送，为决策者提供迅速、快捷、详尽的数据信息。
随着数字化、信息化时代的到来，财务电子档案会有不断的新发展，档案管理工作者要紧跟时代步伐，不断更新知识结构，使财务电子档案的效能得以充分发挥。
［中图分类号］F274 ［文献标识码］A ［文章编号］1005-6432（2011）26-0094-01
1 财务管理信息化的必要性
(1)财务管理的难度增加。作为基本建设项目管理的重要内容,财务管理能够有效推动财务组织参与到项目全方位管理之中,并达到节约建设投资的目的。从这一角度而言,水利基本建设投资体制改革越深入,水利基本建设项目及其财务管理工作也就越要逐步健全和完善。而且受国家宏观政策调整和水利改革发展形势等的影响,财务管理需要进一步提高预算管理的科学化、精细化水平。然而,在当前整体财政体制改革逐步深入的宏观背景下,水利财务预算管理改革深入推进,财务管理水平不断提高,财务工作难度和强度也逐年增加。所以,随着财务工作范围的拓展和管理要求的提高,改进财务档案管理手段和提高管理效能的问题迫在眉睫。而建设电子财务档案,实现财务档案的网络化管理,既是适应现代化管理的需要,也是搞好水利工程建设财务档案管理的必然选择。
(2)信息化档案彰显优越性。首先,将财务文件档案转变为电子信息,即电子介质的财务档案后,可以存储于磁盘、光盘及移动设备中,这种虚拟数据模式下的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料在携带、传输及使用方面都更加方便灵活。较之传统的财务档案,《财务文件汇编》等,电子财务档案具有无可比拟的优点,能够较好地适应高数据量的财务档案的发展需求。具体表现在：电子财务档案易于修正、复制和重置,便于纠错、携带和传递；电子财务档案的存储形式多样,既可以存储于软盘、硬盘、光盘中,也可以打印输出到纸质材料中。另外,随着信息科学的发展,当前数据统计分析的软件很多,以信息化方式存储的数据便于计算、分析,能够方便、快捷获得所需结果。而且,财务档案信息化后,还可以通过计算机操作和网络交流,满足档案信息资源共享、无纸化查阅等目的需求。这样既节约了办公成本,避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损,还有利于专业管理,便于档案资源的统一整合,极大地提高了工作效率和工作质量。
2 财务管理的问题及解析
(1)财务管理不够严谨规范。财务管理的不规范体现在诸多方面,首先是部分单位财务人员配备不足或业务素质不高。一些单位尤其是机构较小的单位由工程技术人员兼职担任财务人员,或者由于编制等原因兼职、财务外包情况较多,造成会计处理不当,账目混乱,甚至引发机密资料外泄,造成重大损失。还有些实行国库集中支付制度的单位,领导对会计核算和财务管理质量不重视,只设一位报账员,而没有独立的管理体系,也就更谈不上规范信息化的建设。其次是项目执行管理与财务管理程序矛盾重重。有些水利工程项目,其内部制定的管理办法与资金管理职能部门在中央投资计划指导下所编制资金管理办法存在冲突,往往使得项目法人具体执行为难。某些水利工程建设项目在管理中不注重自身规范性,甚至在监理、施工、建设管理等环节出现“同体”现象,这既给建设项目违规使用建设资金提供了温床,也对工程财务管理、会计核算工作等实际工作造成极大不便,直接影响账目的可靠性和有效性,为日后的信息化处理埋下巨大隐患。
(2)财务信息化管理流于表面。随着电子化逐步取代纸质化后,电子财务信息的数据整理也面临诸多问题。首先，很多单位的纸质会计财务档案在整理、装订时类别不清,更新不及时,往往导致数据统计不够权威和有效。转化为虚拟数据库后,许多部门仍存在资料管理低效的问题,数据冗繁和重复的现象屡见不鲜,致使信息化后的财务状况提效有限。其次,财务信息化不能促进科学化和准确化。目前很多单位,为谋求更大利益,面对客观的数据往往随意操作,篡改数据，例如在处理债权债务时,将收入挂债权债务账户来偷税漏税等,将信息化引导下的规范化和精细化扭曲变形,因而信息化程度还不到位。
3 加强信息化建设的理论策略
(1)信息化意识的培养。首先是部门领导层对财务管理信息化重视意识的培养。这要求水利建设部门的领导团队本着对国家负责、对集体负责以及对个人负责的态度,重视单位财务管理工作,严格履行《中华人民共和国会计法》相关内容,即“单位负责人对本单位的会计工作和会计资料的真实性、完整性负责”。确保财务信息的可靠性。其次,培养财务管理人员的信息化素质,提高水利基建财务人员信息操作水平；严格财务、会计人员的执业资格认证。在水利基本建设财务管理过程中,财务人员是工作主体,要想适应现代计算机软件及网络的发展,自身要有信息分辨和处理的素质,需要专业而持续的学习和培训,确保在财务管理信息化的应用中发挥实效。
(2)信息化制度的完善。健全和完善财务信息化管理制度,打造规范化信息处理体系。首先,健全财务报告分析制度。财务会计报告是一个单位的经济运行状况的综合反映,报告的质量高低直接关系到单位的运作。财务会计报告的关键是数字真实、计算准确、内容完整、报送及时,能满足对外对内信息需求者的要求。可以借助信息处理的及时性、精确性和完整性来保障财务报表的分析报告质量。其次,会计档案管理规范化。对纸质财务档案的管理要求,应严格按照规定进行保管、调阅、鉴定和销毁。电子信息性质的财务会计档案管理也要制定并遵循管理规定,确保档案信息的安全性和规范化。最后要规范核算制度,健全财务管理监督制度。依据国家统一管理办法,各单位建立健全财务监督监控体系。监督措施应能发挥实效,监督内容应包括预算的编制、物资的采购、资金的结算、财产的管理等诸多方面,要贯穿于经济活动的事前、事中、事后全过程,力图消除会计监督的“死角”。
4 加强信息化建设的实践战术
中图分类号：G271 文献标识码：A
一、 会计资料收集不完整、及时会计档案资料收集不全。有的单位只重视对会计凭证、账簿、报表等会计专业资料的归档，却忽视了会计文件材料的汇集、整理和归档工作，严重影响了会计档案的齐全性和完整性。
会计资料的收集要以会计业务为主线，凡具有保管价值的所有会计事项记录、核算资料、财务管理类的资料，都应及时收集，不得遗漏，如发现缺少的资料，应及时向有关的当事人追回或采取必要的补救措施，以确保会计档案资料的完整性。依据《会计档案管理办法》，会计档案资料主要包括：
1、 会计凭证类：包括外来和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、其他会计凭证。
2、 会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计帐簿。
3、 财务报告类：分为月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明及其他财务报告。
4、 其他类：包括银行对账单、银行存款余额调节表，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
实行会计电算化单位的会计档案主要包括三个方面的内容：
（1）由计算机打印输出的各种书面形式的会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计资料。这些打印输出的会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计资料应当符合国家统一的会计制度规定，根据有关规定立卷归档保管，保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。
（2）以磁盘、磁带、光盘等介质存储的会计数据（会计凭证、会计账簿、会计报表等数据），在未打印成书面形式之前，应当妥善保管并留有副本。这些介质都应当视同会计资料或档案保管。
（3）会计电算化系统开发和使用的全套文档资料和软件程序，也应当视同会计档案保管。
二、会计档案的整理和归档不科学、不合理
对会计档案的整理和归档要根据《会计档案管理办法》的要求，制定科学规范的分类编号方法和归档时限，建立会计档案保管清册、移交清册、借阅登记单等，保证会计档案内容完整、整理归档及时、手续完备，并按会计档案分类编号规则整理会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料，合理确定摆放各类会计档案的位置，提高利用效率。
1、会计月度终了，将会计凭证按顺序排列、整理，连同所属原始凭证，按要求装订成册，正确填写记账凭证封面，填写并粘贴包角并盖好骑缝章。正确填写会计档案凭证案卷目录。
2、年度终了，将会计账簿、会计报表（实行电算化核算的单位，首先应打印出纸质的会计帐簿、会计报表）及其他资料（主要是银行存款余额调节表、银行对账单）按《会计档案管理办法》要求分类整理、编页码、装订成册，正确填写封面各项内容，填写并粘贴标签，填写会计档案账簿案卷目录、会计档案报表案卷目录及会计档案其他类案卷目录。对于上级、财政部门下达专项资金、部门预算指标等文书档案也应及时收集交由单位档案部门整理归档。
三、会计档案的保管、移交不完好、及时财务档案管理不完善、不规范。设置财会档案管理机构是工作的需要，也是法律规章的需求，但实际工作中财务档案工作均不完善，不规范，都未设置此机构，档案工作由会计人员兼职。财务会计档案的鉴定、销毁工作往往不受重视，许多单位的会计凭证、会计账簿等，多年来只归档不鉴定，更不销毁，由于种种原因导致会计档案的鉴定销毁工作难以开展，从而影响了档案整体工作的质量和效果。
在明确会计业务各岗位档案处理要求的基础上，指定专人负责单位的会计档案，负责会计档案资料的收集、整理、装订、保管，并保持相对稳定。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由单位会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制会计档案移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。会计档案移交清册中应列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止时间和档案编号、应保管期限等内容。
四、会计档案借阅、销毁不规范、严密有些单位存在一些财会档案人员缺乏应有的职业道德，不坚持原则，不认真执行制度，不按规定去做，甚至违法乱纪、伪造、篡改、变换记录凭证；开假发票、建假账、建账外账、虚列成本。造成会计核算工作的不规范，导致会计信息失真，进而影响了国家宏观决策、危害极大。
各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，须经本单位负责人批准，方可提供查阅或复制，并办理借阅、复制登记手续。查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。各单位应建立、健全会计档案借阅、复制登记制度。
根据《会计档案管理办法》规定，各单位保管期满的会计档案，应由本单位档案部门会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁待销毁会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等。单位负责人必须在会计档案销毁清册上签署意见并签章。会计档案销毁时，应当由单位档案机构和会计机构共同派员参加，并由同级财政部门派员参加监销。国家机关销毁会计档案时，应由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应由同级审计部门派员监销。监销人员在销毁会计档案前，应对照会计档案销毁清册上所列内容逐一清点核对并在会计档案销毁清册上签字盖章。
五.对会计档案管理工作的重要性认识不够， 缺乏充分的认识， 意识淡薄，导致会计工作与会计档案管理相脱节。许多单位只重会计业务，轻会计档案管理，没有专职的财务档案管理人员。会计人员上岗前，很少进行会计档案基本知识与操作技能的培训，大多数是由会计人员兼管，缺乏档案管理工作经验，不懂得档案的基本操作规程，对财务档案的归档范围和标准不清楚，导致整理出来的会计档案达不到规范要求，更谈不上科学管理。
