学籍档案管理篇（1）

中图分类号：G27 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2012）13-0195-03

高等学校学籍档案管理工作是高校教学管理工作的重要组成部分，高校学籍档案是学生在校期间学习、生活、工作、思想过程中直接形成的，是学生在校学习和学校历史发展的原始记录材料，同时，还是学校进行科学管理、量化考核、定性定量分析、深化教育教学改革、提高教学质量和管理水平、开拓人才信息资源不可缺少的条件[1]。信息化快速发展的今天，给高校学籍档案工作也带来了新的挑战和压力，目前高校学籍档案管理工作已进入高速发展时期，其管理成效直接标志着一个学校的日常教学管理水平。

一、高校学籍档案管理面临的挑战

1.学籍、学历管理体制改革的挑战

学历电子注册：由于社会上假文凭泛滥，不法分子伪造学历证书行为严重，为维护国家学历制度和学历证书制度的严肃性和高等学校毕业生的合法权益。2000年，教育部开始建立高等教育学历证书电子注册制度，并开始进行试点工作。2001年，教育部正式颁发了《高等教育学历证书电子注册暂行规定》，从2001年9月起全国即实行各类高等教育学历证书电子注册制度。2010年4月，教育部在《关于普通高等教育学历证书即时电子注册的通知》中实施高等教育学历证书在线即时电子注册。至此，高等学校在对毕业生学历资格审核后，通过中国高等教育学生信息网学籍学历管理平台上传本校毕业生学历数据注册，即传即审即上网，并形成学历认证网络。

新生学籍电子注册：2007年3月，教育部出台《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办1法》，并印发《高校学生获得学籍及毕业证书政策告知》，暂行办法第四条规定：新生报到后，高等学校要按国家招生规定和《普通高等学校学生管理规定》对其进行入学资格复查。复查合格取得学籍的，依据本办法及时进行学籍电子注册。此工作的实施把住了学历电子注册的进口关，将学历电子注册的资格审核提前到了入学阶段。新生学籍电子注册政策的出台，强化了省级教育行政管理部门的监管职责，规范各省招办录取工作，及早地排除了学籍纠纷，遏制了高校违规招生行为，规范了高校办学行为。

学年电子注册：2008年10月，教育部在《关于普通高等学校学生学年电子注册的通知》中要求对在校生进行学年电子注册工作。学年电子注册工作是学历电子注册和普通高校新生学籍电子注册的进一步延伸和扩充，是对在校生新学年学习资格的认定，要求各高校在中国高等教育学生信息网学籍学历管理平台实时操作在校学生的学籍异动情况，加强了高校学生管理的基础性工作，实现了省级教育行政管理部门对高校学籍管理工作全过程的监督和指导，使学籍管理工作更趋规范化和信息化。

高等教育学籍、学历证书电子注册制度，为高等学校学籍管理工作提供了新的手段，也对学籍档案管理工作提出了前所未有的挑战[2]。

2.学籍档案自身的挑战

学籍档案主要包括：学生入学通知书、新生入学登记表、成绩单、奖惩、学籍异动、学生思想政治活动考核情况、毕业资格及学位授予情况、学生表现鉴定等与学生在校学习期间密切相关的材料。学籍档案具有形成的规律性、往复的特殊性、存贮方式的多种性、表现形式的多样性等特征，随着高校教学改革发展，毕业生人数的增加，学籍档案案卷数日益增多，涉及的内容也更为复杂、更加充实，范围也更大，学籍档案也被赋予更多利用价值，工作任务更繁重，要求更高，也引发了许多新状况、新问题[3]。

档案材料是从档案管理实践中得来的，学籍档案意识缺乏、收集不及时或不能及时发现档案的价值以致档案遗失，都会使学籍档案失去参考、凭证和利用价值。

3.服务对象的挑战

随着高等教育体制改革的不断深化，学生与高校之间，学生变得更加主动，形成一种享受服务和提供服务的关系，学生选择学校，学校也有义务为学生提供服务。同时随着我国信息化的发展，社会各界是档案管理的另一个服务对象，学籍档案的重要性就更加凸显出来了。对高校而言，提供高校档案的利用价值，有助于扩大高校的社会影响，为高校发展赢得越来越优质的社会资源与社会环境，因此，高校档案部门应从服务于高校发展的目标实现角度出发，立足于校内与社会两方面档案需要，在有效满足高校自身档案需求的同时，尽最大努力实施档案的利用价值。

学籍档案管理工作如何面对学籍档案服务对象的变化及时调整，更好地服务于社会各界和学生，是一个必然要面对的问题。

4.信息化服务的挑战

近年来信息技术发展迅速，逐渐融入人们的生活，改变人们的生活方式。信息化的技术作为社会各界日常工作中的基本手段得到广泛应用，在学籍档案管理工作中，高校学籍档案的工作流程仍沿用传统的工作模式。如归档方面，二级学院形成的纸质档案，由教学秘书将纸质学籍材料归到教务部门或者由学生科归到学生处或相关部门，最后由各管理部门移交档案馆归档保存并提供利用。档案利用方面，虽然目前是以档案系统信息查找为主，手工查找纸质档案，提供复印件为辅，但由于学籍信息与档案系统的信息未实现对接，使学籍档案的开发利用受到一定条件的限制，形成查询手续繁琐、查询面窄、查询信息不够全面等困难。

学校的各项决策和规划均以事实为依据，以信息为参考，而支撑材料多为档案资源，这一资源不进行开发、利用，师生、社会各界就无法便捷、快速地获取相关的档案资料，且将无法为学校的宏观决策和教学管理提供深度服务，严格影响学籍档案的利用价值。

二、实现学籍档案的利用价值的对策

1.加强高校学籍档案管理，更好地为学籍学历电子注册服务

学籍管理、学籍学历电子注册的实施者是人，受众者也是人，应该树立以人为本的学籍档案管理理念，提高学籍档案管理认识，加强事业心、责任感。加强学籍档案管理，科学制定归档范围，高度重视学籍档案管理材料的收集、整理、归档等工作，保证学籍档案的完整、齐全，对工作步骤、分工、进度和各阶段的工作目标进行具体、规范筹划，并保质保量地做好该项工作。学籍学历电子注册网络管理平台是一个信息的收集、处理、控制、反馈的过程，该项工作是高校管理工作中难度较大的任务，高校各级主管领导应给予高度重视和大力支持。把它当做一个重要环节来抓，最大限度地减少错误，堵塞漏洞，努力做到对学生负责，对学校负责，对人民负责，为高等教育学籍学历电子注册提供准确、真实的数据信息。

在学校学籍学历电子注册制度下，高校学籍档案必须进行规范化、科学化、标准化管理。学籍档案管理工作对保证高校学历电子注册、新生学籍电子注册、学年电子注册工作的完成有不可替代的作用。

2.以资源求生存，以服务求支持，以创新求发展

高校档案部门应注意学籍档案材料的形成规律，规范学籍档案制度，科学分类，合理组卷，加强档案意识，从材料形成的源头抓起，与学籍档案材料形成部门沟通，遵循档案归档立卷的原则，做好归档前的立卷检查、指导工作，变被动配合为主动积累。日常工作中，要随时将日常教学工作中产生的新类型学籍材料补充到归档范围中，发现问题要及时与有关部门协商解决，明确档案部门应行政的监督检查、指导的双重职能[4]，保证学籍档案的完整性、准确性、真实性。

在档案信息服务时代，高校档案部门应积极借鉴社会服务部门的经验，设计具有可操作性的服务流程、服务管理与服务评估体系，从根本上提升高校档案服务质量。积极、充分利用高校内外，尤其是内部的技术与智力资源，摸索出一套适应高校特点的档案信息服务体系。

近年来，国家非常重视高等学校教学评估工作，教学评估过程中，有相当一部分支撑资料来源于学籍档案材料，在这种状况下，高校必须充分利用现代信息管理技术，建立与之相适应的学籍档案管理模式，进行有效管理；将学籍管理系统及档案系统工程进行有机整合，建立一个富有效率的学籍档案管理体系，使学籍档案为日常教学管理提供高质量服务，能量得到最佳释放，更好地体现学籍档案的利用价值。

3.强化信息服务技术，做好学籍档案信息的社会化服务

在学籍档案管理过程中，各高校的学籍管理工作的执行者是学籍档案管理人员。学籍档案管理人员的素质直接关系到高校教学工作的运转和教学质量的提高。应熟悉有关学生学籍管理的政策、条例、规章及办法，并具备学籍资料收集、整理分类及分析鉴别的能力。加强高校学籍管理人员的计算机网络技术知识的学习，提高业务管理水平。实行二级管理的学校，特别要加强一级学籍管理人员队伍的建设，并提高其业务素质和责任心。

学籍管理的受众是学校教学、学生和社会各界，档案管理也由对象服务转化为社会全方位服务，高校应做好学籍档案的信息开发，变被动为主动，为学校教学、学生和社会各界提供服务。具体说来，可以借鉴中国高等教育学生信息网，从新生报到注册、在校成绩、学籍异动、学历证书等全过程实行“跟踪式”学籍档案管理模式，做好学籍档案网上检索与服务工作，为用人单位提供便利的学籍、学历、学位审查服务；建立毕业生就业与成长档案，为大学社会声誉评估和改进学生培养工作提供科学依据；分析各专业的毕业率和就业率，为高校改进教学方法、优化教学结构提供参考[5]；做好学生信息的维护对接，准确地提供学籍异动、学生奖惩信息等，最大限度地满足受众对学籍信息查询的需求，将学籍档案资源共享。

4.建立和完善档案信息管理平台，实现学籍信息与档案系统的对接

加强高校档案信息化建设，借助计算机技术，研发、使用配套适用的管理软件作为档案管理平台来实现学籍档案信息化服务，建立学籍档案的信息库，实现信息查询的实时互动。随着信息处理速度和工作效率的提高，使学籍管理的现代化方法成为必然，学籍管理与档案系统的对接是切实可行的。学籍档案查询面临着许多难题，如：某位学生于2001年入校，休学两次，2005年复学，按照4年制的学习过程，他应于2007年毕业，但是由于未按教学计划修满课程，延迟一年毕业。如果要反映该生的学习生涯，就要查询：一是2001年的录取名单；二是休学学籍异动档案；三是复学学籍异动档案；四是2007年毕业资格终审档案；五是证书换发材料。查找到这5份纸质档案材料，才串联出该生的在校情况。

如果学籍信息与档案系统实现对接，就不需要档案管理人员手工查找纸质档案，可以直接通过档案管理平台提供系统、完整的信息，将大大提高学籍档案的查准率、查全率，减轻档案工作人员的工作压力，降低档案工作人员的工作量。

三、结语

随着互联网与学习化社会的发展，学籍档案管理信息化不仅可以为学籍档案提供制度保障，也可以最大限度地满足社会的进步与教育的发展对学籍管理工作的要求。各高校应以诚信为本，认真做好学籍档案管理工作，为社会提供完整、准确、真实、可靠的档案材料，发挥学籍档案的作用，不断促进高等教育的发展。

参考文献：

[1]赵雅琴.高校学籍档案和特点与管理刍议[J].商丘职业技术学院学报,2006,6（5）:119-120.

[2]唐伟元.学籍、学历电子注册与高校学籍档案管理[J].宿州学院学报,2008,23（2）：129-130.

学籍档案管理篇（2）

学籍管理与档案管理都是学校最基础的管理工作。学校档案中很重要的一部分就是学生学籍档案。学籍管理、学籍档案管理的规范化为学校教学的有序开展和学校的持续发展提供了有力保障。

一、学籍是对学生身份的确认，学籍状

态反映着学生学习的过程与结果学籍是对学生身份的确认。只有通过高等学校学籍管理部门在“中国高等教育学生信息网”（以下简称“学信网”）注册学籍，才能正式成为某高校的学生。只有注册了学籍的学生，才能在修够规定的年限且成绩合格后，取得学历证书。学籍状态反映着学生学习的过程与结果。

（一）学生的各类学籍异动（休学、退学、转学、留级、转专业等），从一定程度上反映了学生的在校学习状态。如休学，有的学生休学的原因为身体疾病，表示该部分学生在校期间，身体素质较差；有的学生休学的原因是思想压力大，精神衰弱，说明该部分学生心理素质较差。再以退学来说，有的学生退学的理由是经济困难而放弃了学业；还有的学生退学的原因是无法在规定的年限内完成相应的学分，因而不得不选择退学。这些学籍异动在一定程度上反映了学生的学习状态。

（二）学生的各类奖惩信息直接反应了学生的在校表现。学生的各种奖励，如三好学生、优秀学生干部、优秀团干等或反映出学生思想积极上进、或反映出在校学习成绩优异、或反映出学生具有较强的组织协调能力；而各种惩罚，如警告、记过、留校察看、开除等，则或反映学生违反校纪校规、或反映学生成绩低劣。

（三）毕、结业结论，反映了最终的学习结果。在规定的年限内，修完规定的学分或规定的课程全部及格，将获得毕业证书，相反，则只能结业离校。符合学位授予条件的学生，还被授予学位证书。毕业证书与学位证书则是对学生学习结果的最终宣判。因此，学籍确认了学生的身份，监控着学生的学习过程，反馈了学生的学习结果。

二、学籍档案是学生学习身份与学习过程最有力的证据

学籍档案主要包括：新生入学材料（新生登记表、新生花名册、新生录检表）、学生学籍异动材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学等）、学生成绩总表、学生学籍卡、学生奖惩材料、学历学位证明材料。新生入学材料（新生登记表、新生花名册、新生录检表）显示着学生参加升学考试的类型、参加考试的年份，录取院校及专业，甚至包括升学考试每门课程的分数。这些材料可以最有力地证明学生升学的有效性。学生的学籍卡记载了学生更为详细的信息，包括学生的籍贯、生源地、社会关系、求学经历、家庭住址等，更能有效证明学生的身份。学生的学籍异动材料（升级、留级、休学、复学、转专业、转学、退学等），可以成为学生身份变动或学习期限变动的有力凭证。学生成绩册、各种奖惩材料，可以有效说明学生在校课程学习的好坏，平时表现的优劣。也成为用人单位选聘学生的重要参考资料。

三、学籍管理与学籍档案管理相辅相成、相互促进

学籍管理与学籍档案管理虽分属不同的部门，但二者是相辅相成、相互促进的。学籍管理的规范化有助于档案材料的丰富与完善，档案管理的规范化也有助于倒逼学籍管理的规范化。

（一）学籍管理的规范化有助于档案材料的丰富与完善

学籍管理的规范化、制度化，必然会将每一项工作涉及的重要原始资料进行归类存档，必然有助于学籍档案材料的丰富与完善。一个学生从入学到毕业，每一个阶段、每一个重要事项都会留有一定的印记。如一入学，就有新生录检表、新生花名册、新生登记表；最后毕业的时候，成绩表、毕业生登记表及学历学位证明的材料都会作为重要的原始资料进行存档。学籍管理过程的规范化可以使学生的所有重要的原始资料得以归档保存。一个负责的学籍管理人员在完成必要的学籍管理工作之后还需要把学生各类原始资料进行分类整理并存档，工作不仅着眼于当前更要着眼将来，为学生、学校的历史负责。

（二）档案管理的规范化有助于倒逼学籍管理的规范化

档案管理的规范化制度化，必然会对归档条目进行细分，同时要求各对口部门按照条目及时将所属材料进行按类归档。这样必然倒逼学校各部门，包括学籍管理部门进行规范操作，同时保存原始资料。因为要存档，学籍管理必要的程序就不能省去。任何有关学生学籍的操作必须按照规范的程序进行并留存记录；因为要存档，任何负责人在签字的时候就必须得谨慎，违反国家或学校规定的事情就不能随便签字，否则档案会永远记录，签发者必须承担相应的责任。这样，档案的规范化、精细化管理倒逼学籍管理走向规范化。总之，学籍管理与学籍档案的管理都是学校管理的基础工作。没有规矩不成方圆，在某种意义上，学籍管理与档案管理是纲，纲举目张。只有学校有着规范的学籍管理、规范的档案管理，才能为教学的有序开展与学校的持续发展提供保障。

作者:李志君 单位:山西大学教务处馆员

参考文献：

[1]成小芬.近二十年高校学籍档案管理研究综述[J].宿州教育学院学报,2014,(2).

学籍档案管理篇（3）

一、引言

学籍档案管理作为学校档案管理的有机组成部分具有面临学生数量大、学情复杂等特点，因此，学校主管部门对学籍档案管理工作的重视和学籍档案管理者对本职工作的热忱是确保学籍档案管理工作良性发展的前提条件，我从以下两个方面谈谈对学校学籍档案管理工作的看法。

二、加强学校对学籍档案管理工作的领导

高等师范学校学生从入学进校到毕业离校是一个时间上的循环过程，体现了学生一个阶段的发展历程，如何准确无误地记载和反映这个过程中学生在校求学期间德、智、体、美等方面的表现情况对于学籍档案管理者而言是一项艰巨的任务，对于学校管理者而言更是一种挑战。

1.宏观上健全学籍档案管理机制

由于传统学校办学体制的影响和学校对学籍档案管理工作认识的模糊，学籍档案管理工作中存在的顽疾始终没有得到有效解决，诸如，学生信息搜集的滞后问题；学生信息采集的偏颇问题；学籍档案管理改进措施的不明朗问题，等等。这些问题追根究底在一定程度上都与学校对学籍档案管理工作的不力领导有着千丝万缕的联系，因此，加强学校对学籍档案管理工作的领导是确保此项工作健康发展的基石。结合学校学籍档案管理实践，我认为我们应该做好以下几个方面的工作。首先，完善领导小组。学校主管部门要体现学籍档案管理工作职能，建立学校学籍档案管理工作领导小组，把学校对学籍档案管理工作纳入学校常规工作中，体现学校对学籍档案管理工作领导的常态化和机制化；其次，明确工作要求。学校主管部门要明晰对学籍档案管理者的职责要求，通过制定完备的规章制度有效规范学籍档案管理者工作行为，只有在学校强有力的领导下，在学校严密制度的保证下，才能防止任何可能的人为因素或可控的外力因素给学籍档案管理工作造成的消极影响，真正杜绝学校学籍档案管理工作中经常出现的问题。学籍档案客观反映了学生从入学注册起一系列在校的动态发展过程，具有时间上的连续性、政策上的强效性，它对规范学校办学、改进学校育人途径都是一个重要的参考因素，学校对学籍档案管理工作的坚强领导将有助于保证学校学籍档案的完整性和系统性，从而发挥学籍档案在学校教育教学发展中应有的价值。因此，我们要善于把学籍档案管理工作纳入学校整体工作中，通过全盘权衡、周密计划，实现学校对学籍档案管理工作的有效领导。

2.微观上明确学籍档案管理事项

学校对学生信息的收集、整理和保存始终处于不间断状态中，因此，学校学籍档案反映着一个动态的发展过程，它形成并发展于学校教育教学活动中，它是对学生参与课程教学过程、接受学校教育、参与学校活动的最本真的记载，学校对学籍档案管理工作重视的意义和价值不言而喻。因此，一方面，学校要体现学籍档案管理工作以人为本的思想。另一方面，学校要明确学籍档案管理工作事项，确保学校对学籍档案管理工作的考量有章可循。根据学校学籍档案管理工作的特点，并结合学籍档案管理工作的实践，我们认为学校对学籍档案管理工作应明确如下几点。首先，真实可靠。真实可靠是学校学籍档案管理工作的出发点和落脚点，也是学校考核学籍档案管理工作的第一要素，因此，我们必须确保学籍档案如实客观地反映学生在校各方面的表现，包括真实记载学生在校的学习状况、思想动态、行为规范等方面的情况，对于任何需要变更的信息都要严格按照学校学籍档案管理规范和档案管理工作的要求进行修正，确保数据和信息的绝对可靠，杜绝任何弄虚作假行为，对于似是而非、模糊不清的材料要依照工作要求仔细核实，直至确定方可入档；其次，完整及时。一个完整的学籍档案无论是对于学校档案工作的可持续发展，还是对学生对求学经历的回忆、对将来用人单位对当事者的客观评判都有着举足轻重的意义，因此，我们要对学生在校学习的各种信息做完整的记载，细化档案项目，以形成项目齐全、内容完整的学籍档案，确保达到事无巨细都有记载、学习情况有据可查的目的，体现学校学籍档案的完整性，并按学籍档案管理工作要求对相关材料做到及时收集和保存。

三、重视学校对学籍档案管理队伍的建设

一支业务素质过硬、服务意识强烈的学籍档案管理队伍是做好学校学籍档案管理工作的保证，因此，学籍档案管理者要在充分认识学籍档案管理工作作用、价值和意义基础上，体现与时俱进的思想，要把主动有为、优质服务的精神贯穿于日常工作之中。

1.客观上提升档案管理者业务素质

学校学籍档案管理者是学籍档案管理工作的核心，他们业务素质的高低直接决定着学校学籍档案管理工作的成败，因此，提高学籍档案管理者的业务素质对于学校学籍档案管理工作的可持续发展有着不容置疑的作用。新时期下，学校学籍档案管理者要从以下三方面着手完善自己的业务素质：首先，提高工作认识。学校学籍档案管理者是学籍档案管理第一责任人，承担着学籍档案使用的校内与校外双重责任，所从事的是一项政策性极强的工作，学籍档案管理者必须体现高度责任感，要充分认识学籍档案管理过程中任何瑕疵问题，诸如材料的遗失问题、材料的受损问题、材料收回不力的问题等都会在学籍档案管理工作中造成无法挽回的损失；其次，夯实自身内功。学籍档案管理工作是一项专业性要求极高的工作，档案管理者必须具备相对完善的专业知识结构，要通过不断夯实自己专业技能，提高学籍档案管理水平，只有这样才能在工作中做到游刃有余；最后，跟紧时代步伐。随着计算机网络的日益发展，现代办公设备逐渐取代传统办公行为，学校学籍档案管理工作也迎来了新的发展机遇，学籍档案管理工作不能故步自封，不能以传统视野看待学籍档案管理工作，否则，学籍档案管理工作会止步不前，并将严重制约学校学籍档案的发展，相反，档案管理者要体现与时俱进的思想，通过建立和完善计算机网络平台实现对学籍档案工作的管理，实现学籍档案管理的现代化和数字化，只有这样，档案管理者才能适应不断发展的高等师范学校学籍档案管理工作对自己的要求，显然，这种从传统到现代跨越时空的档案管理新变化要求档案管理者必须熟悉以计算机为主要载体的现代档案管理工作方式，以不断适应学校档案管理工作的开展。

2.主观上培养档案管理者服务意识

高等师范学校学籍材料无论对于学校和社会而言都是一种极其重要的信息资源，因此，学籍档案整理和保存的最终目的在于利用，学籍档案管理者还必须增强服务意识，提高服务水平，优化学籍档案的使用率，这就要求学籍档案管理在满足学校教育教学功能的前提下，还要充分发挥其应有的社会价值，从而实现学籍档案学校与社会使用的双重目标，所以档案管理者必须体现良好的学籍档案服务学校、服务社会的大局意识，努力改变以往对学籍档案收存和保管责任心强，但是对学籍档案提供之用服务意识淡薄的问题，要在学校和社会对档案提出利用之时，准确、有效地提供档案材料，为学校发展和社会建设服务。诚然，学校学籍档案管理工作的重点在于对档案的收集、整理和保存方面，这也是学校学籍档案管理工作的基石，但是，学校内涵发展、可持续发展对学籍档案的依赖明显加强，因此，我们还要在立足传统学籍档案管理工作基本方式的前提下，加强对学籍档案的开发和研究工作，善于从学籍档案信息中归纳具有普遍意义的数据及资料为学校教学提供决策，为学校管理提供依据，为学校决策提供支撑。因此，我们要在对学籍档案科学研究基础上，充分尊重学生主体，发挥学籍档案对学校教学活动、对教育过程完善的促进作用，例如，通过对学籍档案的研究，对学生身上具有共性的优点在学校平时教育、教学过程中进行放大，以此激发全体学生积极向上的热情，体现学籍档案的引领和激发意义；通过对学籍档案的研究，对学生思想动态发展过程中具有普遍性的问题进行归纳和分析，以便在学校平常教育教学过程中有的放矢对学生进行教育。我们通过对学籍档案的研究和分析工作不仅丰富了学籍档案管理工作的内涵，而且真正体现了学籍档案管理工作的服务职能。

四、结语

高等师范学校既是培养合格师资的重要摇篮，又是传播文化知识的发源地，在如此双重光环照耀下，档案管理者应该表现出强烈的归属感，把自己心中的自豪和热情体现在平时工作之中，为学校学籍档案管理工作的开展作出自己应有的贡献。

参考文献：

学籍档案管理篇（4）

“学籍”专指符合招生规定条件被正式录取,并按规定办理注册手续后所取得的学生资格。而学籍管理则是对学生从招考入学到毕业的整个培养过程中的学籍注册、课程选择、学习成绩的评定与迁移为中心的考核与管理。学籍档案是中职学校档案的重要组成部分。管理和利用学籍档案是中职学校管理工作中的一项基础性工作。健全和完善学籍档案的管理,加强学籍档案的开发和利用,促进学籍档案管理工作的规范化、科学化和标准化,对规范中职学校的教育教学秩序、提高教育教学质量、促进良好学风的形成、实现向社会输送全面发展的合格人才的最终目的等都有巨大的促进作用。

一、中职学校档案管理的现状

为适应社会的发展,服务地方经济,近年来中职学校出现了办学形式和生源多样化的转变,学籍档案的种类和内容也呈现出复杂多样的局面。在这样的形势下,学籍档案的管理出现了一些不容忽视的问题,主要有:

1.品种繁多,内容复杂,管理难度大。中职学校为适应市场发展,逐步开设了名目繁多的专业,这也是为了在剧烈的市场竞争中求得一席之地。中职学校不仅有中职,还有中专大专连读、3+2班、大专函授班等办学层次,而不同层次的学籍档案管理要求不相同,但没有统一的档案管理规章制度,各行其是,显得杂乱无章。

2.中职学校现行的学籍管理制度欠完善、欠规范。现阶段中职学校的综合管理工作纷繁复杂,其内部的档案管理如人事、财务、校志、教育教学(包括教学计划、课程、教材、考试、学生成绩、学籍、德育等)等档案管理也多种多样;同时,少数中职学校把学籍档案工作与教学中心相比较,认为学籍档案管理无关学校整体工作之痛痒,“不足挂齿”地不加重视或重视不足。因此,中职学校在学籍档案管理方面制度的制定工作之疏漏在所难免。

3.中职学校的学籍归档程序欠明确、欠适当,档案信息的存储又欠安全。少数中职学校的学籍管理是“摸着石子过河”,对学籍电子文件的归档程序缺少制度约束、要求欠明确;较少使用专用电脑或电脑未加密或未设置访问权限,档案数据储存分散,未进行备份,防病毒措施较差,易于丢失。

4.中职学校纸质学籍档案的归档整理不及时,信息完善不足。少数中职学校的建校时间较长,学籍档案因未按年代及时分门别类地有秩序存放而导致其积压堆积众多;同时,新近学生的学籍,应做齐资料的却没有及时补足,或任意增删丢弃而导致档案或遗失或信息不全或索引困难,这都势必会影响日后档案的开发利用。

5.中职学校学籍档案管理的专业人才缺乏,档案管理设备落后。一方面,中职学校档案管理的理念、内容和方法、人才资源培训和使用的方式依然陈旧,抑制着学籍档案的正常管理,另一方面,随着时间的推移与学生学籍档案不断增加,原有保存学籍档案的存储条件已不能满足学籍档案的数量日益增长的需要。

二、中职学校学籍档案管理的内容

学籍档案是学生从入学到毕业整个培养过程中在德、智、体各方面发展状况的真实记载和反映,是学生整个在校学习过程的原始记录,是学生在校期间学习、考试、实习和社会实践等一系列教学活动中直接形成的,具有保存与利用价值的文件材料。根据《中华人民共和国档案法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》,结合中职学校的实际情况,中职学校学籍档案主要包括:(1)招生计划、新生名册等;(2)在校学生名册、新生登记表、学生学籍卡片、考试成绩卡、学生学籍变更(休学、复学、转学、转专业等)的材料;(3)学生职业技能培训参训情况和所获证书统计表;(4)各年级实习计划和实习单位合同、学生实习情况、实习报告和实习成绩;(5)学生奖惩材料:获奖、评优、处分等;(6)毕业证书和发放登记表;(7)毕业生就业单位统计表和签约单位合同;(8)扩展材料,即毕业生跟踪调查统计情况:使用单位对毕业生质量的意见、毕业生社会满意度调查、优秀毕业生情况和典型事迹等。

为适应社会发展,服务地方经济,近年来中职学校出现了办学层次多样化的转变。招生种类多导致了学籍档案复杂多样的局面,各教学部门各行其是,要求不一,甚至该归档的不归档,这给中职学校学籍档案管理工作带来了一定的困难。另外,随着高科技的发展,假毕业证日益增多,为了更好地杜绝和打击假证的泛滥,确保毕业证的真实可信,各中职学校必须做到有证可查,有据可依。

三、中职学校学籍档案管理的特点

1.复杂性。中职学校学籍档案的内容十分复杂,包含学生在校期间的各种表现及相关情况,是学生在校期间学习、考试、实习和社会实践等一系列活动中形成的具有保存和利用价值的文件材料。

2.多变性。中职学校学籍档案产生形成的周期较长,学生学籍情况处于不断的变化中,比如有的学生考试成绩可能从不及格到补考及格;有的可能从受处分到取消处分;有的可能从休学到复学等,这些变化都要及时做好记载,以便准确反映学生的学籍情况。

3.保密性。每份学籍档案都记载了学生的很多个人情况,如姓名、照片、出生日期、身份证号码、成绩记载等,这些都属于个人隐私,在一定的范围内需要保密,要按照有关规定进行管理。这既是对学生的爱护,又是学校防止出现因学籍档案管理不善而引发法律纠纷的必要举措。

4.利用的频繁性。学籍档案是中职学校档案利用最频繁的。学生报考高一级学历层次(如专科或本科)、证书丢失、应征入伍等,都需要利用其在校期间的学籍档案。用人单位鉴定证书真伪、学生找工作等利用学籍档案的也不在少数。

四、加强中职学校学籍档案管理的措施

1.针对中职学校办学层次多样化,要逐步完善学籍档案管理制度,统一要求,做到学籍档案的种类和内容合理有序,多而不杂。

2.各级领导要关心和爱护基层学籍档案管理人员,提高待遇,积极创造条件,通过培训、经验交流、考察学习等方式,使他们接受系统的档案管理业务知识培训,提高业务能力。同时,要坚持档案管理人员持证上岗制度,确保在岗档案工作人员的素质和要求,使之逐渐形成一支相对稳定的、责任心强、水平较高的专业队伍。

3.加强学籍档案管理规范化、程序化和高效化。在中职学校中要逐步推行电子学籍档案管理,利用校园网进行学籍档案管理,将工作人员从繁杂、低效、重复的工作中解放出来,改变过去的“经验型”和“手工操作”管理模式,使数据可靠、准确,情况反馈及时、迅速,增强管理工作的科学性和时效性。

五、做好中职学籍档案管理工作的方法

1.做好学籍档案的收集和整理工作,保证学籍档案的完整齐全。学籍档案的收集、整理是学籍档案管理工作中的基础环节,直接决定着学籍档案的质量和齐全程度,也关系到提供利用工作能否顺利进行。因此,做好学籍档案的收集、整理工作尤为重要。

(1)做好前期指导工作。一是要与教学管理部门和学生管理部门协商、研究有关学籍材料项目的设计和范围的确定,尤其重视学籍材料项目的设计与学生的动态发展联系起来,完整地反映学生在校期间的全面情况。二是要做好归档前的立卷工作,按照档案整理立卷的规范,在形成部门移交学籍档案前做好相关指导工作,尽量把问题解决在归档前,以保证学籍档案进馆(室)的质量。

(2)主动收集,跟踪收集。由于学籍档案具有复杂多样、产生形成周期长的特点,如果不熟悉学校的办学模式,不主动了解学校的办学情况,那么很可能出现学籍档案收集不齐全的问题。所以,在收集学籍档案以前,就要主动收集相关资料,比如,当年毕业班级数量、每个班的人数、各班的毕业率等。跟踪收集主要针对毕业或肄业学生学籍材料的后续补充收集。由于学生毕业或肄业以后其补充的材料都是由教务部门形成的,因此档案部门就要加强与教务部门的联系,并做好宣讲工作,尤其要让相关人员意识到这些材料的重要性,从而密切配合档案部门,主动把这些补充材料交到档案部门。

(3)做好检查验收工作。由于学籍档案材料的内容繁多,加上档案整理人员繁多,学籍档案的立卷整理质量就参差不齐。这就要求在收集时进行检查,一旦发现问题,就立即予以纠正。

2.针对中职学校办学形式和生源多样化,要逐步完善学籍档案管理体制,提高管理意识。学籍档案工作是办好学校的重要基础工作之一,必须把学籍档案工作纳入学校整体发展规划,完善管理体制,从而加强对档案工作的领导和管理。要建立和完善归档制度,分散收集,集中管理。将学籍档案的归档作为各部门人员的职责,做到每学期、每年级按时、完整、准确归档。要从制度上加强对学籍档案真实性的认证和鉴别,保证其真实可靠。还应制定完善的考核管理制度和激励机制,奖罚分明。

3.加强学籍档案管理人员培训,提高素质,稳定工作队伍。学籍档案管理是一项非常细致的工作,具有极强的程序性和专业性。学籍档案管理人员必须具备档案业务知识和一定的科学文化知识;必须热爱档案事业,忠于职守、遵守纪律;必须有极大的责任心和学习精神,经常研究工作中出现的新情况,解决新问题。要建设这样一支队伍非一朝一夕可以实现,中职学校的领导者必须重视档案管理人员的培训,提高管理人员素质;必须有针对性地引进人才,培养人才,稳定学籍档案管理队伍,保证档案管理工作的严肃性与持续性。

4.推进“档案信息化”,创新利用方式,主动提供服务。随着经济、社会和科学技术的不断发展变化,学籍档案管理手工操作的传统方法已经不能适应广大中职学校办学形式和生源多样化的现状,“档案信息化”、“数字档案”等是高速发展的信息时代对学籍档案管理提出的新要求。学籍档案电子化管理具有传统管理方式无可比拟的优势,可大大提高学籍档案管理的效率,存储信息量大,检索迅速、查阅方便、保存时间和空间几乎不受限制。利用学籍档案包含的丰富信息,完全可以主动为学校的教学、管理和社会服务。比如,可以统计出各项数据,如各届各班的毕业率、优良率、及格率、不及格率、淘汰率等,结合产生这些数据的其他教学档案材料和背景资料(生源状况、师资水平、教学大纲、教学计划等)加以分析,提供给教学管理部门,以便教学管理部门对教学管理工作进行评估,为制定教学管理措施,改进教学方法,提高教学质量提供信息支持。再比如,建立学籍档案数据库,设置一定的进入权限(出于保护学生隐私的需要),供学校和社会查询利用,减少利用者上门查询的麻烦,也减少档案管理人员的工作量,从而提高办事效率。

随着社会的进步和发展,中职学校在高速发展,中职学生的社会需求也在稳步上升,保证学籍档案的真实、完整、准确,是衡量学校管理水平和教学质量的标尺之一,因此,加强学籍档案的建设和管理是中职学校长期而又与时俱进的工作。

参考文献:

[1]丁华东.信息资源管理:当代档案管理之主流范式.档案学通讯,2006,4.

学籍档案管理篇（5）

档案管理工作是衡量干部学院教育质量和管理水平的一个重要标志，而学籍档案是干部学院档案的重要组成部分。管理和利用学籍档案是干部学院管理工作中的一项基础性工作。加强学籍档案的管理，促进学籍档案管理工作的规范化、科学化和标准化，对规范干部学院的教学秩序、提高教育教学质量、促进良好学风的形成、实现向社会输送全面发展的合格人才的最终目的等都有着巨大的促进作用。本文结合笔者多年档案管理工作的经验，围绕干部学院的学籍档案管理，讨论了其主要内容、主要作用和存在的问题，对目前如何加强干部学院学籍档案管理工作进行探讨。

一、干部学院学籍档案的主要内容

学籍档案是学生从入校到毕业分配的整个在校学习过程的原始记录，是学生在校期间学习、考试、实习和社会实践等一系列教学活动中直接形成的，具有保存与利用价值的文件材料。依据根据《中华人民共和国档案法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》，结合干部学院的实际情况，干部学院学籍档案主要包括：1.招生计划、新生名册等；2.在校学生名册，新生登记表，学生学籍卡片、考试成绩卡，学生学籍变更（休学、复学、转学、转专业等）的材料；3.学生职业技能培训参训情况和所获证书统计表；4.各年级实习计划和实习单位合同、学生实习情况、实习报告和实习成绩；5.学生奖惩材料：获奖、评优、处分等；6.毕业证书和发放登记表；7.毕业分配单位统计表和签约单位合同；8.扩展材料——毕业生跟踪调查统计情况：使用单位对毕业生质量的意见、毕业生社会满意度调查、优秀毕业生情况和典型事迹等。

二、干部学院学籍档案的主要作用

学籍档案对个人、学校和社会都具有重大价值。1.对个人而言，学籍档案记录的内容是评价学生在校表现和学习情况的依据。因此，学生在校期间，通过了解学籍制度，可以明确努力的方向、规范自己的行为[1] （P.70-71），并有意识地遵循有关规则，从而促进良好学风的形成。学籍档案作为学生在校期间真实情况的证明，学校可据此为学生开具相关证明。2.对学校而言，学籍档案的建设是学校基础性建设之一，学籍档案的管理是学校日常管理的重要部分。好的学籍档案管理制度可引导教学活动的有序进行，有效降低学校管理成本。学籍档案管理工作的规范化、科学化和标准化水平在一定程度上体现着干部学院的教学管理水平。加强学籍档案的管理，可大大提干部学院的管理水平。3.对社会而言，学籍档案是用人单位挑选人才的重要参考依据，学籍档案的完整性、真实性在一定程度上影响单位对学生的评价。此外，用人单位对毕业学生的反馈情况进行统计分析和评价，可以为学校拟定人才培养方案提供重要依据，有助于促进干部学院向社会输送全面发展的、社会迫切需要的合格人才。

三、存在的问题

目前，针对妇女干部学院适应社会发展需求的需要，专业变化快，办学形式和生源多样化，学籍档案的种类和内容也呈现出复杂多样的局面。在这样的形势下，学籍档案的管理出现了一些不容忽视的问题。主要有：1.管理体制不够完善，管理比较混乱；2.学籍档案的内容复杂，数量繁多，建设周期长，在学籍档案形成过程中，由于各种原因很容易造成档案不全或档案丢失，使学籍档案在一定程度上失去了完整性和真实性；3.由于档案管理人员工作量大，任务繁重，却往往不受重视，使得人员流动性较大造成缺乏相对固定的专业队伍，或责任心不强等导致档案管理工作出现脱节现象[2] （P.67-68）。

这些问题的存在给学籍档案的持续建设、有效管理和利用造成了不便，严重影响了干部学院学籍档案管理的质量。因此当务之急是要针对存在问题，切实加强学籍档案管理水平，实现学籍档案的科学管理，从而提干部学院管理水平。

四、加强学籍档案管理的主要途径

加强学籍档案的管理应从以下几方面入手：

1.完善学籍档案管理体制，提高管理意识。学籍档案工作是办好学校的重要基础工作之一，必须把学籍档案工作纳入学校整体发展规划，完善管理体制，从而加强对档案工作的领导和管理。建立和完善归档制度，分散收集，集中管理。学籍档案的归档纳入各部门人员的职责范围，做到每学期、每年级按时、完整、准确归档。要从制度上加强对学籍档案真实性的认证和鉴别，保证其真实可靠。还应制定完善的考核管理制度和激励机制，奖罚分明。

2.加强学籍档案管理人员培训，提高素质，稳定工作队伍。学籍档案管理是一项非常细致的工作，具有极强的程序性和专业性[3] （P.97-98）。学籍档案管理人员必须具备档案业务知识和一定的科学文化知识；必须热爱档案事业，忠于职守、遵守纪律；必须有极大的责任心和学习精神，经常研究工作中出现的新情况，解决新问题。要建设这样一支队伍非一朝一夕可以实现，干部学院的领导者必须重视档案管理人员的培训，提高管理人员素质；必须有针对性的引进人才，培养人才，适当提高人员待遇，稳定学籍档案管理队伍，保证档案管理工作的严肃性与持续性。

3.推进“档案信息化”，促进学籍档案现代化建设。在目前整个社会大环境中，档案工作正随着经济、社会和科学技术的发展不断发展变化，学籍管理手工操作的传统方法已经不能适应广大干部学院学员人数多、工作量大的现状，“档案信息化”、“数字档案” [4] （P.984-985）等是高速发展的信息时代对学籍档案管理提出的新要求。学籍档案电子化管理具有传统管理方式无可比拟的优势，可大大提高学籍档案管理的效率，存储信息量大，检索迅速、查阅方便、保存时间和空间几乎不受限制。这是信息技术、网络技术的快速发展给学籍档案管理带来的新的机遇。就笔者多年工作经验，以下几方面是干部学院学籍档案管理信息化建设的基本要求：硬件设备的准备：计算机、扫描仪、服务器、存储设备等；软件：应该购买或开发专门的档案管理软件以进行档案的输入、查询、输出等；[5] （P.84-85）档案信息化管理制度的建立：包括档案收集、输入、校对、审查、储存、备份、修改、查阅等制度；条件好的干部学院也可将档案管理系统与学校信息网整合，以方便用人单位作网上查询以便选才或甄别学历真假；[6] （P.130-131）做好病毒及黑客的多层次防护；专职人员培训制度及标准操作流程的建立；引进信息化管理的专门人才。总之，学籍档案计算机信息化管理是现代社会学籍档案管理发展的必然之路，已成为衡量干部学院学籍档案管理水平高低的重要指标。

随着社会的进步和发展，干部学院的社会需求也在稳步上升，保证学籍档案的真实、完整、准确，是衡量学校管理水平和教学质量的标尺之一，因此，加强学籍档案的建设和管理是干部学院长期而又与时俱进的工作。本文结合实际工作经验，就干部学院学籍档案的内容、作用谈了一些认识，针对目前干部学院学籍档案管理工作中存在的普遍问题，论述了从完善管理制度、提高管理队伍素质、学籍档案信息化管理的发展趋势三方面加强学籍档案的管理，希望对干部学院学籍档案管理工作的提高有所助益。

参考文献

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[2]吴珊.浅谈高校学籍档案管理工作[J].湖南财经高等专科学校学报，2005，（2）.

[3]宝莉.学籍管理初探[J].内蒙古电大学刊，2006,（4）.

学籍档案管理篇（6）

开放教育是高层次的教育，开放大学在对学生的培养、教育过程中形成的学籍档案的管理水平直接反映出开放大学的培养教育水平。在校生学籍档案是指开放大学在招生、培养以及学位授予过程中直接形成的对国家、社会、学校有保存价值的文字、图表、声像等原始记录，是学籍管理、开题报告、论文送审、答辩、毕业论文、学位授予等的原证。学校相关部门（教务处）专门负责招生、培养、学位授予等相关工作。教务处设有的专（兼）职档案员负责学籍档案的收集、归档、移交等工作，并对学籍档案进行编目、排架、保管利用。

学生学籍档案是教学全部过程的原始记录，一旦遭受损失，就很难完全恢复它的历史原貌，从而失去它的利用和参考价值。因此，最大限度地保存和延长档案寿命是学校档案工作者不可推卸的责任，也是每个导师、学生和从事学生教育工作人员的义务。

一、开放大学学籍档案管理的重要性

随着社会的不断发展，人们对档案管理的重要性认识逐步有了很大的提高，其中，学籍档案管理在开放大学的日常管理工作中也发挥着越来越大的作用。

高校学籍档案是学生从入学到毕业整个培养过程在德、智、体诸方面发展状况的真实记录和反映。随着这些年高校扩大招生、多种形式办学、出国留学人数增加、就业渠道多样化形势的发展，利用学籍档案了解毕业生情况的利用者越来越多，这给学籍档案管理提出了新的要求和挑战。特别是近年来，随着我国开放教育的大力发展，开放大学担负着培养社会主义经济建设急需的技能型、应用型、实操型的高级专门人才的任务。要实现这一任务，必须加强和完善学生学籍档案管理工作，因为学生学籍管理工作在深化教学改革、稳定教学秩序、提高教育质量和管理水平及教学效果、优化育人环境、开拓人才信息资源，增进办学效益保证办学目标的实现等方面有着十分重要的意义。

二、我国部分开放大学学籍档案管理的现状

学籍档案所含庞杂众多，大体上说是指学生从入学进入该校到毕业离校形成的大量具有查考利用价值的档案材料，主要包括学生学籍卡（含学年评语表、考试成绩登记表）、学生思想政治品德考核表、毕业登记表、健康卡、体育合格登记表等等，是学校档案的重要组成部分，也是学校档案中所占数量较多的一部分，它真实地记录了每一位学生在学校的成长历程。然而，不少开放大学的学籍档案管理手段还相对滞后，很难适应当前形势发展的需要。主要表现在以下几个方面：

（一）学籍原始档案不完整，整理不规范

学生毕业前学籍档案大多由学生所在班级的班主任老师负责填写、保管，这样就会因为个别班主任的档案记录不规范，比如有的使用圆珠笔或铅笔填写，造成字迹模糊不清，不利于档案长期保存；又比如有的未按要求填写，经常出现缺栏少目现象，有的没有按规定粘贴照片，使学籍档案不能准确、完整地反映真实情况；同时，由于组卷、装订不规范，卷内没有目录、页码的现象较多，给查找利用带来了不便，从而降低了它的使用价值。

（二）检索方法陈旧落后，提供资料信息欠准确

有的成人高校原有学籍档案的检索工具仍然仅仅是手工抄写制作的案卷目录，且由于学籍档案数量太多，有的根本没有制作相应的全目录。因此，一旦查阅档案者记不清楚确切的毕业届次、班级时，仅靠记忆检索，就犹如大海捞针，花费了大量时间也不一定能找得到，大大影响了档案的查全率、查准率，给查阅者和档案员带来了工作上的困扰。

（三）档案材料内容空泛无物，不能真实反映学生综合素质和个性差异

这方面最集中的体现就是毕业生鉴定和平时考核方面，内容平淡空洞，评语格调一致，缺乏个性特点。由于毕业生档案材料的内容只记载其在校学业、成绩及政治表现，而他的社会活动能力、组织创新能力等综合素质方面的材料却没有反映。而这些内容恰恰可以从某种程度上反映学生的综合能力和素质，也正是用人单位所需要了解的重要情况。

（四）档案使用效率低，毕业转递较为混乱

虽然绝大部分成人高校学生档案室配有计算机，但没有一套完善的管理系统，毕业生材料没有全部输入进去，其作用难以真正发挥。另一方面，目前开放大学毕业生档案基本上是落实具体单位之后才能将档案转递出去，在这些转递过程中，难免会造成档案遗失现象。

三、学籍档案工作中档案管理存在的问题分析

目前部分开放大学在学籍档案管理方面普遍存在的上述问题，分析起来不外乎以下原因：一是各成人高校的基层学籍档案管理者素质普遍较低，对档案管理工作的重要性认识不足，难免产生懈怠情绪；二是学校领导不够重视，管理不完善，致使有些学籍档案的原始依据丢失、损坏等；三是学籍档案没有一套完整的、相对稳定的规章制度；四是由于基层档案管理者各方面待遇较低，加之工作量较大，工作任务繁重，使人员流动性较大，没有相对固定、素质较高的专业队伍。这些问题的存在不仅影响了教育质量的提高，也影响到人才的考察使用和选拔，同时也严重损害了成人高校的声誉。因此，正确认识目前开放大学学籍档案管理中存在的问题，制定科学的管理模式进行工作改进，就显得尤为重要。

四、现阶段开放大学学籍档案管理应采取的对策及改进措施

针对目前部分开放大学学籍档案管理的现状和诸多问题，我们必须要有清醒的认识。不仅要认识到它的复杂性，这里面有些是早已存在的，更多的是随着社会的进步和工作方式的转变而衍生出来的，我们要直面解决。而且还要认识到它的迫切性，学籍档案不允许我们出现些许的混乱，才能让档案真正地发挥其应有的作用。因此，对目前学籍档案工作的改进，应有针对性强的策略和方法。

为加强和完善开放大学学籍档案管理，高校教务处等有关职能部门可着重采取以下切实有效的改进措施：

（一）树立法律意识，提高重视程度，健全规章制度

开放大学的学生构成比较复杂，学籍档案种类多、形式多样，涉及的系、部、实训中心特别多，学生成分多，时间跨度大，给收集整理、立卷归档、档案转递和管理利用等环节带来一定的难度，因此学校领导要切实加强对学籍档案的建立和管理的督导工作，在人、财、物的配备上给予支持，挑选有责任心的专职或兼职人员担任学籍管理工作；改善办公、管理环境，加强关于学籍档案工作的宣传，为开放大学学籍档案管理规范化、科学化、现代化提供有力的保证。科学化、正规化管理学籍档案的前提是建立和健全各项规章制度。依据《开放教育学籍管理暂行规定》以及遵循开放大学学籍档案形成的规律，制定、完善学籍档案从产生、收集、保管、归档到查询、借阅、利用以及安全保密等一系列的规章制度，规定专职和兼职档案人员的工作职责和任务。如制定“新生注册”、“学籍异动”、“毕业审核”、“学位审核”等实施细则，使学籍档案管理做到有章可循，有据可依，照章办事。

（二）按照工作规范，做好学籍档案的收集与整理工作

学籍档案具有周期长、头绪多、问题杂的特点。为了确保归档材料的准确性、真实性，必须从原始材料的收集整理做起。要做好这一工作，二级学院、系教学管理人员是关键。为此，要做好以下几点：一是要经常向他们宣传档案和档案工作的重要性，增强其责任感，使二级学院、系上报的有关材料、数据准确无误，真实可信。如对学生考试成绩的登记、补考门类的统计、受处分决定的原件等都要做到专人填写，专人保管，有据可查。二是要加强管理，从严要求。对系、所教学管理人员，职能处、室与学籍档案工作有联系的工作人员，要加强管理，责任到人。明确应该收集什么材料，何时上交，以保质保量，按时完成。三是要建立相应的规章制度，奖惩分明，调动有关工作人员的积极性。四是要根据不同档案的分类，设计相应的材料收集上报表格，以便及时汇总，归入档案。

（三）加强档案管理队伍建设，提高学籍档案管理人员的素质

做好学籍档案管理工作，关键要有一支稳定且能胜任这一工作的队伍。加强档案管理队伍建设，提高档案管理人员素质，是学籍档案管理科学化、现代化的关键所在。开放大学必须采取切实措施，重视学籍档案管理者的岗位培训和专题培训，不断提高他们的管理水平和业务素质。

（四）搞好学籍档案的开发利用，做好档案信息的社会化服务

随着计算机技术和网络技术的发展，学籍档案管理也逐渐实现信息化。以往以保密和单纯保管为主的管理方式已逐渐不能适应社会的需要。开放大学学籍档案管理工作必须跟上时代步伐，改革不适应现代化管理要求的方法，将计算机技术引入学籍档案管理工作中。开放大学可以建立先进的教学管理系统，集排课、选课、学籍等教学管理工作于一体，通过计算机网络信息系统，建立一个学籍管理平台，将新生录取名册、学生学籍、毕业生登记表、毕业证书编号等，由教务部门的总网站下辖各系的分网点，随时检索所需的学籍档案材料，从而实现资源共享，提高工作效率，使学生学籍档案管理走向科学化、规范化。

此外，为保证档案质量，职能部门要组织定期的监督检查，加大审查力度，及时纠正实施标准过程中出现的问题，特别要抓好学生毕业前学籍档案材料的检查审核工作，确保档案材料真实完整、齐全规范。

参考文献：

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[12] 李玉萍. 高校学籍档案管理的问题与对策分析[J]. 齐齐哈尔医学院学报，2008，29（17）.

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学籍档案管理篇（7）

中图分类号：G630 文献标识码：A 文章编号：1003-2851（2013）-03-0142-01

学籍档案是学生从入学到毕业整个培养过程在德、智、体诸方面发展状况的真实记录和反映。强化学籍档案管理，对深化教学改革，提高教育质量和管理水平，开拓人才信息资源，增进办学效益有着十分重要的意义。然而，目前学校在学籍档案管理方面还普遍存在一定的问题：一是各校的基层学籍档案管理者素质普遍较低，对档案管理工作的重要性认识不足，难免产生懈怠情绪；二是领导不够重视，管理不完善，致使有些学籍档案的原始依据丢失、损坏等；三是学籍档案没有一套完整的、相对稳定的规章制度；四是由于基层档案管理者各方面待遇较低，加之工作量较大，工作任务繁重，使人员流动性较大，没有相对固定、素质较高的专业队伍。因此，教务处等有关职能部门应切实加强和完善学籍档案管理工作，着重做好以下几方面的工作。

一、树立法律意识并提高学籍档案管理水平

1.强化学籍管理的档案意识

所谓档案意识，是指人们在实际工作中对档案资料的认知及反应度。档案意识是做好档案工作的根本。主管领导及学籍档案管理人员应进一步学习《档案法》和有关的政策法规，增强档案意识，真正从思想上认识到学籍档案管理工作的重要性。学籍管理人员有了良好的档案意识，才能在具体的学籍管理工作中对其资料数据做出敏捷的反应，及时地加以收集、整理、保管。

2.制定统一标准并树立全局观念

学籍档案管理必须制定统一标准，包括基础标准、技术标准、程序标准。标准的实施意义就在于统一，要切实改变各自为政、各行其是的局面，主管部门应加强协调，统一要求，在制定各类表格的形式、纸张大小时要考虑到归档整理、装订、裱糊等问题；要树立整体观念，服从大局，用标准去统一行动，用标准去规范管理工作。特别要抓好学生毕业前学籍档案材料的收集、检查和审核工作，严把质量关，确保档案材料真实完整、齐全规范。

3.健全管理制度

严谨、科学、完善、配套的学籍档案工作规章制度，是协调、有序、正常地开展学籍档案管理的可靠保证。职能部门应建立健全收集整理、检查核对、鉴别归档、保管保密、转递送交和管理职责等各项规章制度，做到有章可循，有据可依，照章办事。同时，各级领导应该把执行制度作为加强制度建设的重点来抓，使学籍档案工作规章制度与其他管理制度一样真正得到贯彻执行。

4.改进档案管理手段以提高工作效率

随着教育事业的迅猛发展，过去靠人工整理、归档的档案管理方法，已不适应形势发展的需要。为了使教学工作与建档工作同步发展，进一步强化与完善学籍档案管理工作，学籍档案管理人员要在不断提高政治思想水平的前提下，掌握先进的科学技术，熟练使用计算机并努力充实业务能力，包括听、说、写、计算和具体操作能力及处理各种事务的能力。目前，不少学校的教务处建立计算机房，引进复印机、打字机、扫描仪等现代化设备，使学籍档案管理的工作效率大大提高，为毕业生资格审查、评审提供了翔实的档案材料，从而有效地发挥了学籍档案在教学管理中的重要作用。

5.加强管理队伍建设

做好学籍档案管理工作，关键要有一支稳定且能胜任这一工作的队伍。要采取措施，重视学籍档案管理者的岗位培训和专题培训，不断提高他们的管理水平和业务素质。学籍管理人员不仅要熟练掌握学籍管理方面的政策和规定，还要努力学习档案管理方面的专业知识。同时，要保持学籍档案人员的相对稳定。

二、按照规范做好学籍档案的收集与整理工作

1.完整性。学籍管理人员要严格执行国家教育部及地方教育行政部门的有关规定，对学生的入学注册、考勤与纪律、学习成绩考核、转学、升级与留级、退学、奖励与处分、毕业与肄业等方面做完整的记载，并按规章妥善保存，以形成健全、完整的学籍档案。只有这样，才能做到事事有真实记载，件件查之有据，真正体现学籍档案的完整性。

2.及时性。为了保证学籍档案的完整可靠，建档必须及时，即做好平时立卷工作。对于日常的管理情况，要按规范化原则随时进行整理；对于任课教师送来的原始成绩，必须坚持随到随收，及时登记；每学期结束时，必须有组织、有秩序地把该学期的材料整理好，及时入档，避免材料散失，以确保档案的完整。

3.真实性。真实性是档案价值的核心。对学籍管理方面的内容必须实事求是地、客观地记载，不能弄虚作假，对于含糊不清的问题必须在当时调查核实，更不允许伪造、篡改。例如，对于不符合填写要求的成绩单，应及时要求任课教师重新填写；需要变更的，必须由教师更改；对于确因有误而涂改的，任课教师必须签名证实。

学籍档案管理篇（8）

高校学籍档案管理是依据国家教育行政主管部门颁布的有关法规，并结合学校实际制定的实施细则和规章制度，对学生从入学到毕业的整个过程所进行的质量考核管理。它包括学生的入学注册、成绩考核、纪律考勤、升级与留、降级，转专业与转学，休学、复学与退学以及毕业资格与授予学位资格的审核及证书发放等。学籍档案管理工作直接影响着学校的教学质量和社会声望，如何搞好学籍管理工作，提高学籍管理现代化水平成为了当今研究热点。

一、如何提高学籍管理现代化水平

（一）提高对学籍档案工作重要性的认识， 加强高校档案工作人员的职业道德教育。

学籍档案是指学生自入学之日起，在受教育过程中形成的具有保存价值的各种形式的文字材料。它是学生在校期间的学籍、成绩和毕（结）业等情况的重要凭证。作为高等院校的学籍档案管理人员，是学籍管理工作第一线的承担者，必须充分认识高校档案的价值、地位、作用和意义。同时，要充分认识高校档案现代化建设的重要性。如果对档案信息服务及档案工作的重要性认识不足，势必会严重影响档案信息服务工作的深入开展 。档案现代化建设的好坏是衡量高校现代化水平高低的标尺。搞好档案现代化建设，以促进高校的全面发展。在提高认识的基础上，要切实转变观念，强化信息意识，要树立科学发展观指导高校档案现代化建设。档案管理工作是一项服务性很强的工作，是为高校的全面建设事业服务的，它要求高校档案工作人员具有吃苦耐劳、无私奉献的敬业精神，有高度的责任感和荣誉感以及正确的行为规范。要牢固树立“服务第一”，一切服从、服务于学校中心工作，全心全意为教学、科研和各项管理工作服务的思想。

（二）建立学生档案数据库，完善学籍档案管理工作。

学籍档案的建立主要包括学生基本信息的采集、档案信息的建立及学生成绩数据库的建立等。

1、做好学生原始信息的采集的工作。学生基本信息采集工作直接关系到电子注册信息的准确性。学生在入学后按照统一要求，在指定的网站进行自己信息的输入。学生的基本信息应由学生本人自己输入，其他人不得代替，如出现错误，后果由相关责任人承担。学生基本信息表包括姓名、性别、籍贯、填写省份及市县、出生年月日、身份证号、入学年份、正式录取年份、现读专业、正式录取专业、招生类别、联系电话、备注栏等。照片则采用网上传输电子版照片。

2、做好学生学籍档案信息建立的工作。学籍档案记载了每个学生在校学习的基本情况，客观地反映了每个学生在学校期间德、智、体、美等方面发展状况，也是一个人接受某种教育程度的经历和他所达到学识水平的信用凭证。学籍档案主要包括：（1）学生学籍记录表；（2）新生入学登记表及各年级学生花名册；（3）学生在籍注册表；（4）学生成绩；（5）学生转学、转专业、休学、复学、留级、退学、出国等学籍变动情况登记表；（6）对学生的奖惩文件及登记表；（7）修订学籍管理条例的各种文件；（8）实结、毕业生论文；（9）毕业证书、学位证书及结业证书；（10）毕业生学员鉴定登记表、毕业生调配表、档案转递单、毕业生报到证存根及领取证书的印刷编号及毕业、结业情况等。

二、实施学生信息资源共享，做到合理使用学生信息数据库。

（一）利用信息技术，建立网络化的学籍管理

现代化管理手段是实现高效、公正、准确、科学的学籍管理信息系统的基本条件。随着招生专业和人数的不断扩大，校际中国论文联盟整理间的合作日益增多，人工管理无法保证工作顺利进行，应使用计算机进行学籍管理，依靠校园网建立学籍管理信息系统，将科学的信息管理技术引入学籍管理工作中。将学生在校期间的各项信息汇集在一起，建立学生学籍管理档案库，可随时调用和统计分析，使各教学部门能互换信息，也便于各级领导和部门掌握情况。学生可通过网络直接查询学籍信息、考试成绩、课表等，从而实现资源共享，实现学籍管理文件的自动化检索，提高学籍管理水平，使学校学籍管理走向科学化、规范化。

（二）做好学籍档案信息资源的开发

学籍档案信息资源的开发和利用是学籍档案管理工作的最终目的，也是学籍档案管理部门的职责。对于学生信息库实行动态管理，学生中如有退学、入伍等情况及时进行信息的更新，并注明信息更改的时间，这样可以更准确的掌握学生信息情况。同时可以实施学生信息资源的共享，做到合理使用学生信息数据库，主要表现在（1）形成学生生源审核信息库，以备导入高校就业信息网；（2）形成学生成绩信息库，输出学生成绩卡；（3）形成学生基本信息库，输出学生学籍卡；（4）其他信息的输出（档案袋、报名基本信息等）。学籍档案与每个学生的利益息息相关，以后就业、提拔干部、晋级、考评、转正和晋升工资等都离不开学籍档案。建立健全一整套高校学生学籍档案管理体系，实行档案全方位管理，可以使高校档案工作始终顺应时展，符合时代要求。

学籍档案管理工作是一项细致又繁忙复杂的业务管理工作，从事这项工作应具备广博的科学文化知识，系统的教育理论知识和专门学科知识责任心，还应有一定的计划决策能力，组织指挥能力，协调沟通能力及高尚的职业道德和敬业精神。只有全面掌握学籍档案管理的特点，并在实践中不断地总结经验，才能提高管理水平，使学籍档案管理在培养人才中发挥更大的作用。

参考文献：

[1]颜海 档案信息资源开发利用[M].武汉：武汉大学出版社，2004

学籍档案管理篇（9）

[关键词]学籍电子档案管理

2001年，教育部了《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》，推行了高等教育学历电子注册制度；2006年，学籍学历信息管理平台正式开通使用。这一系列举措意味着高校档案管理由传统的手工操作逐步过渡到以计算机网络为工具的电子档案管理。众所周知，成人高等教育由于办学形式、培养层次、学制的多样性使得档案管理难度很大，而成教档案管理的核心部分是学籍档案管理。新的形势下，如何做好成教学籍电子档案管理工作是一个值得思考的问题。

(一)目前成人高等教育学籍电子档案管理工作中存在的主要问题

1对学籍管理工作不够重视，认识模糊。一部分成教管理工作人员在思想上把成教当成普教的附属品，甚至还有少数分管成教工作的校领导和工作人员将它看成创收的渠道，由于思想上不够重视和认识上模糊不清，故不能摆正成人教育的位置。这些体现在硬件设施不完善，没有按岗配备专门人才，档案管理混乱等。

2管理手段落后、模式陈旧。目前，仍有许多高校成人高等教育学籍电子档案管理仍然采用传统手工操作或者没有取消手工操作方式，没有上升到“电子”的高度。学籍管理的常规性工作如新生名册打印、教学计划管理、毕业名册打印等各类有关学籍档案的管理，虽一部分使用了计算机，但仅采用单机操作，计算机的价值只是打印的工具而已。这些管理手段落后于形势，跟不上时展的需要，阻碍了工作效率的提高和成人教育事业的发展。

3忽视学籍档案管理队伍建设和人员培训。成教学籍档案管理工作是一项复杂的系统工程，要求管理人员有极强的计划性、准确性和原则性。但是许多地方高校普遍忽视了学籍管理队伍的建设，学籍管理人员综合素质偏低，专业结构、年龄结构不合理，并且随着学分制的实施，加强和完善学籍管理队伍建设显得十分必要。高校必须紧紧围绕当前时展对成人高等教育的新要求，彻底摒弃陈旧、落后的管理理念，将科学、先进、高效的管理理念引进到学籍电子档案管理领域。

4信息技术领域内的难题制约着学籍电子档案管理水平。从电子文件形成的过程和特点看，电子档案仍像传统档案一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。但电子档案管理有其自己的特点，它是无形的东西，装载在某种介质上，并且必须通过计算机或其他“懂”得其组成规则的工具才能看得到它，没有传统档案的直观性。可以说，保证电子文件的真实性和原始性的技术难题很多。

将手工管理的纸质档案转换为数字信息进入网络，即从档案的实态转换到虚拟态，档案信息与载体分离，网络传递的是档案，信息用户得到的是复制品，而非档案原件。网上黑客与病毒的客观存在及用户根据自己利益对信息的取舍，可能使档案信息内容更改。这些人为因素会影响电子档案的真实性。

将纸质档案转化为电子档案时所用的载体相对于纸质档案对环境要求更高，寿命较短。载体的不稳定性必然影响信息的真实性。网络更新一段时间后，要找到电子档案的原版比较困难，这必然使档案凭证作用受到影响。

(二)完善成人高等教育学籍电子档案管理的措施

1明确管理目标，强化管理意识。成人高等教育要以培养“复合应用型人才”、“能力创新型人才”和“社会急需和广泛就业型人才”为目标，以成人高等教育质量为中心来开展工作。而学籍电子档案管理作为成人高等教育的一项重要的基础性工作，它的管理水平和质量直接影响到成人高等教育的质量。为了达到成人高等教育培养目标来做好学籍电子档案管理，必须高标准、严要求地做好学籍电子档案管理过程的每一项工作。在明确管理目标的同时，需要强化管理意识。高校成人高等教育学籍管理者的业务水平、政策水平和自身素质直接影响学籍档案管理工作的质量。因此，必须加强对学籍管理队伍的培训和教育，使他们充分认识和理解学籍电子档案管理工作的性质和重要性，自觉地认真钻研业务，学习新知识，提高工作能力。要使他们通过不断的学习，熟悉和掌握计算机技术，增强统计分析问题的技能；结合学籍电子档案管理工作实际，善于总结摸索出学籍电子档案管理的基本规律并不断创新；树立“以学生为本”的服务意识，全面提高学籍电子档案管理水平和能力。

2完善管理制度，实行规范管理。现今所用的档案管理制度是按纸质文件档案来制定的，已经不能适用于现代化的学籍电子档案管理技术。高校应本着“与时俱进”的精神和坚持“以人为本”的原则并结合自身实际情况，在广泛听取学生意见的基础上，将“电子档案”充实到学籍档案管理制度中去，并对原有的学籍档案管理制度进行适当合理的修订，并对与之配套的一系列相关管理制度也给予重新修订，使管理制度建设日趋完善。

规范和加强学籍电子档案管理，对成人高等教育工作显得尤为重要，根据学籍档案管理具有长期性、复杂性的特点，我们必须实行管理规范化、制度化、科学化。从招生到毕业，在这一过程的不同阶段、环节，学籍电子档案管理人员一定要本着高度负责的态度认真对待，严格按照制度办事，坚持原则，管理到位，做到制度面前人人平等，认真做好学籍电子档案管理工作。

3充分利用计算机网络，将电子档案的优势最大化。随着计算机技术和网络技术的发展，各高校都有自己的校园网。校园网是学校信息化建设的重要基础设施，这为实现学籍电子档案管理网络化、一体化在硬件上提供了可靠的保障，但光有良好的硬件基础还远远不够，还必须开发出与之配套的应用软件系统。

学籍档案管理篇（10）

中图分类号：G271文献标识码：ADOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2011.11.023

文章编号：1672-0407(2011）11-057-02收稿日期：2011-11-6

随着国际间教育交流规模的日益扩大和我国高等教育质量的提高，来华留学的人数近年来快速增长，越来越多的外国留学生选择在我国接受教育。随着外国留学生人数的不断增加，外国留学生学籍档案的管理工作也变得日趋重要起来。留学生学籍档案管理与国内学生学籍档案管理有相似之处，但是由于外国留学生教育的特殊性，留学生学籍档案的管理与一般的高校教学档案还存在一些差别。如何科学、规范地管理外国留学生学籍档案，并加大开发利用的力度，是新时期高校档案部门所面临的一个重要问题。

一、外国留学生学籍材料的特点

外国留学生在整个留学期间形成的文件材料，既有外事管理文件的属性，又具有教学管理文件的属性，同时，还有其区别于外事类和教学类文件的自身特点，而这些文件的特点是由留学生自身来源的广泛性和所学专业的多样性所决定的。留学生学籍材料呈现出多样性的特点：

1.由于外国留学生来源范围的不断扩大和来源地区的广泛，留学生学籍材料呈现多样性的特点。因为各个国家制度不同，外来留学生所提供的申请材料中的个人履历材料的数量和内容均不同。以我校2010年毕业的外国留学生为例：留学生遍及六大洲，49个国家。其中以亚洲留学生最多，占72％：非洲次之，占18％；欧洲、美洲较少，各占5％；大洋洲仅1人。

2.由于外国留学生学历层次和学制不同，使外国留学生学籍材料内容多种多样。如，目前我校外国留学生按学历层次分为博士、硕士、本科生、进修生、汉语言生、中文短期生等层次，相对应的学制也分为博士、硕士生学制三年：本科生学制四年（医科五年），进修生和汉语言生分春、秋班，学制半年至两年，中文短期班是寒、暑假班，为期也只有一到六周的时间。博士、硕士、本科留学生会形成从申请到毕业的一整套留学生学籍材料；而进修、语言和中文短期班的留学生形成的留学生学籍材料仅局限为留学名册、留学阶段证书。

3.由于外国留学生到我国留学时选择专业分散在所在高校的文科、理工科、医科等的各个院系，使留学生学籍材料形成呈现分散性的特点。

4.由于外国留学生的留学资金来源不同，使留学生学籍材料中的审批材料的数量和内容也不同。留学资金来源有国际组织资助留学、中国政府资助留学、本国政府资助留学、学校间交换留学、自费留学等。

二、外国留学生学籍档案管理现状

（一）外国留学生学籍管理部门不统一，造成留学生学籍材料阶段性不完整

高校留学生一般由留学生管理部门和教学部门多重管理，而且管理职能上互有交叉，这就造成了留学生学籍材料形成的分散，因而给留学生材料的完整收集带来了很大困难。同时，留学生学籍材料形成时间跨度大，需留学生毕业时突击整理，集中归档，容易造成某一阶段衔接不善，文件散失，因而收集不全。

（二）外国留学生学籍材料归档范围局限，组卷方法不适宜当前留学生学籍材料特点，影响档案的管理和利用

1994年《高校档案实体分类法》颁布以后，高校的留学生档案一直按照《高校档案实体分类法》中的归档范围和方式归档。在实体分类法中，外事类档案下设五个二级类目，外国留学生档案被设置为其中的一个二级类目。因为当时外国留学生数量不多，所以归档范围相对教学类的学籍档案的归档范围少得多，组卷方法也相对简单。

近几年来，随着留学生数量的增加，留学生产生的文件材料也越来越多，内容也不断得到丰富，原有的归档单位已显得过于笼统和简单，已无法体现和适应当前留学生学籍材料的特点。比如，有的留学生由于一些客观原因，需要休学、离校、复学等，会跨年度产生各种手续类文件材料；有的留学生由于不能适应课业的难度，会产生转系、转专业、降级等相关材料。这样，部分留学生的学籍文件材料相对会有很大增加和不同，归档范围也应适当加以完善和补充。

（三）外国留学生学籍档案电子化程度低，影响外国留学生学籍档案的开发利用

教育部在2007年颁发、试行了《普通高等学校外国留学生新生学籍和外国留学生学历证书电子注册试行办法》，该《办法》规定了对普通高等学校外国留学生接受学历教育的新生学籍和外国留学生学历证书统一实行电子注册，建立外国留学生学历从入学到毕业的完整信息，供外国留学生和有关机构网上查询。有的高校这一工作刚刚起步，还远远不能适应留学生档案查询需要，还有待于完善和实施。

三、改善外国留学生学籍档案管理工作的对策

（一）全程管理，加强收集

收集工作是档案管理工作的前提和基础，关系到外国留学生学籍档案的管理和利用。针对高校负责管理留学生的部门多且交叉、留学生日常管理和教学管理分开的特点，档案部门应扎扎实实地加强协调工作，做好不同阶段收集工作的合理衔接，做到档案的收集与文件的全程同步管理。即档案部门主动、积极深入到留学生所涉及的外事管理部门和教学单位进行专业的档案收集指导，做到经常收集与集中收集相结合、定期收集与常年收集相结合、主动送交与上门收集相结合，以确保留学生学籍档案的齐全完整。如，高校档案管理部门应从外国留学生入校后开始对留学生的文件材料收集、积累、归档工作进行具体指导；然后全程负责并协调整个留学生在校学习期间所设部门、院（系）的文件的采集；最后，留学生毕业时，再指导外事留学生部门对已收集积累的文件材料进行整理立卷。这样，才能保证留学生学籍档案齐全完整。

（二）健全和完善外国留学生学籍档案的归档范围

针对来华留学生数量和类别的不断增加，所形成材料日益丰富的特点和发展趋势，高校档案部门应根据利用需求，不断补充健全留学生学籍档案的归档内容。以我校为例，归档范围明确列出学生在教学流程中形成的各个阶段材料，并增加了录取通知书、护照复印件等反映学生个人信息比较完整的一些材料。

（三）合理改进组卷方法，便于留学生学籍档案的保管、利用

目前，留学生学籍材料立卷仍沿用外事类管理性文件的横向组卷方法，如以“外国留学毕业生登记表”为立卷单位，按年度横向组卷，显然这样的组卷方法不利于查找利用，已无法满足和适应当前日益变化的形势。针对这种情况，可以借鉴教学类学籍档案以人为单位的组卷方法， 把留学生学籍文件材料按留学生毕业年度，以留学生个人为立卷单位，纵向组卷。这样的组卷方法可以系统、规范地立卷归档，同时方便留学生学籍档案的保管和利用。