财务部合同管理汇总十篇

时间:2023-05-24 16:47:59

财务部合同管理

财务部合同管理篇(1)

随着大数据、云会计[ 1 ]、移动互联网等新兴技术的发展与应用,从2012年开始,重庆海事局持续建设以财务集中核算为核心业务的财务云平台。2013年制定了《重庆海事局经济合同管理办法(试行)》,并根据财政部《行政事业单位内部控制规范(试行)》(以下简称《内控规范》),开发了“经济合同管理子系统”,初步实现了合同管理内部控制信息化,为实现单位合同控制目标、降低合同风险、提升管理效率和效果提供了合理、有效的保证。

在合同从传统的手工管理转变到信息化管理的过程中,信息网络化对信息质量提出了更高的要求[ 2 ],因此近年来学者们一直关注信息技术如何影响合同管理的问题。闫秀杰[ 3 ]认为合同款收付进度是判断合同履行风险的重要参考证据,可以从会计核算角度,增设“合同”辅助核算方式对合同款收付涉及的会计业务进行独立归集,实现合同款收付过程明细管理。刘华等[ 4 ]认为可以应用知识管理的理论与方法构建合同管理信息平台,其原理是以网络为基础,在总的合同管理信息平台下构建合同库、知识库、专家库和知识交流中心四个模块。马颖[ 5 ]认为建立合同内部控制系统的过程是以控制为导向,使其在制度安排上更注重在合同准备、签订、履行及履行后的过程中,安排有效“?w制”、“制度”、“人”以及“途径”,使得合同的动态风险在每个过程中都有相应的控制手段发挥作用,成为一个适时的动态过程控制系统。

综观现有研究,这些文献主要是从合同管理的信息化手段、系统构建、控制方法等方面进行研究,很少涉及从信息化的角度去探讨行政事业单位合同管理内部控制问题。鉴于此,本文以重庆海事局基于财务云平台的合同管理系统为研究对象,通过实地调研重庆海事局的合同管理内部控制情况,然后从信息系统的角度去研究探讨合同管理存在的内部控制问题,并提出基于信息系统的内部控制改进及优化措施。

二、重庆海事局合同管理内部控制的现状及问题分析

(一)合同管理内部控制现状及业务流程

重庆海事局是交通运输部设置在长江干线负责重庆段水上安全监督管理、防止船舶污染水域和水上人命救助的行政执法机关,下设12个海事处及26个海事执法大队。该单位于2013年7月1日起实施《重庆海事局经济合同管理办法(试行)》,对合同的类型及合同签订主体、合同的管理、合同的签订、合同的履行、合同的变更与解除、合同的保管及法律责任等作出了详细规定,基本形成了合同管理的内部控制体系。

重庆海事局将合同管理主要分为合同订立、合同履行和合同档案管理三个阶段。目前,合同订立阶段仍使用传统的以纸质媒介流转的方式进行,合同履行和合同档案管理两个阶段已经实现信息化管理。基于财务云平台的合同管理,结合智能终端APP应用,实现了合同的移动审批、实时查询和执行分析等功能,解决了因为下属机构众多、地理位置分散而导致合同无法集中管理所带来的风险。通过线下的经济合同调查、谈判和在财务云平台线上执行合同录入、审批、归档及查询等,基本达到了重庆海事局合同管理内部控制的目标。重庆海事局合同管理内部控制的具体流程如图1所示。

目前,重庆海事局的合同订立阶段在线下进行,由合同承办部门具体负责经济合同的前期准备、调查、谈判及文本的起草。合同起草完成后,以《重庆海事局经济合同审查表》为流转媒介进入审批流程,相关职能审查部门负责人审查后再由复核小组进行审核,之后签订经济合同。合同履行阶段流程由基于财务云平台的合同管理系统进行,由合同承办人通过“合同录入”功能在合同签订完毕后录入合同签约对象的信息、金额、编号、日期等基本数据,并将合同文本及相关资料通过扫描的方式上传到云平台上以附件的形式保存,同时填写合同的收支计划并设置到期提醒功能。在计划收支时间的前十日,系统会自动提示财务会计处的财务人员进行合同款项收付操作,根据项目的进度由相关负责人审批复核完成之后由财务人员向签约对象收付款。履行完合同中明确的各项义务之后,财务会计处进行项目结算,由合同承办部门进行归档操作。

经济合同相关职能审查部门及合同复核小组成员可以借助智能手机或平板电脑等移动智能终端通过APP应用随时完成合同的审核,合同经办人员及财务人员也能够随时接入云平台,实时查询合同执行进度,借助台账图表等多维度分析合同履行情况,获取合同信息,极大地提高了合同管理内部控制的水平和效率。

(二)合同管理内部控制存在的问题分析

合同的履行阶段和档案管理阶段已经通过云平台初步实现对合同的信息化管理,但是合同管理内部控制仍然存在下面的问题。

1.云平台未实现合同调查信息化,存在无法有效分析签约对象资信的风险

签约对象的资信调查是签约前一项非常重要的工作,该工作的落实可确认签约对象是否有能力履行合同,从而降低交易风险。在进行合同前期调查时,基本上都是以传统的方式在网上收集调查对象的资料或进行实地考察访问,再进行主观判断其财产状况、生产能力、经营能力等。使用这种方式进行合同调查,比较主观,容易受个人偏好影响而导致判断失误,最终可能使单位面临较大的合同风险。重庆海事局虽然构建了云平台,却没有充分利用云平台的数据资源及大数据、云计算等信息技术来构建合同调查对象的资信主题数据库,以数据为依据客观、全面地分析签约对象的资质、诚信度、业务能力和履约能力等资信情况。虽然重庆海事局的业务和合同类型都相对比较单一,并且有较稳定的合作对象,但是一旦面临新的合作对象,若未对签约对象的资信情况进行全面分析,就会给合同的签订、履行埋下隐患,增大可能承担经济损失的风险。

2.云平台不能及时反映项目执行进度,风险预警能力较弱

目前,重庆海事局的合同履行阶段基于云平台进行,利用合同管理系统可以实时查询所有合同的执行进度,在很大程度上解决了未实现信息化管理之前无法随时了解每个合同执行进度的问题。但是,由于风险的发生可能存在于合同管理的各个阶段,订立阶段可能面临合同条款存在漏洞、履行阶段面临逾期支付款项、档案管理阶段面临合同或相关资料丢失的风险等,这就需要云平台有一套较完备的评价机制对合同进行全生命周期的风险管理。在合同履行阶段系统设计了“到期提醒”的风险防控功能,虽然利用该功能可以根据计划收付款时间自动判断并于十日前提示工作人员收付款项,但是由于系统无法主动监控项目的执行进度,存在项目进度和计划收付款项进度不符的情况,使得到期提醒功能无法发挥其价值。因此,合同款项收付时间仍然由人为控制,逾期支付的现象还是可能出现,风险得不到控制时就会导致单位经济利益受损或面临诉讼的风险。

3.云平台上合同管理相关数据资源价值挖掘不够,风险防控水平较差

大数据时代,数据被视为新的生产要素会反馈到合同业务活动中,是进行合同管理决策、风险预测与规避的重要依据。重庆海事局合同管理涉及政府采购、建设项目、国有资产等多个业务板块,这些业务过程都在云平台上运行,形成了大量有价值的数据。尽管在重庆海事局利用云平台对合同进行管理后,台账中的分析图表功能可以很方便、直观地为管理者提供多维分析,合同管理的效率和决策水平得到了一定程度的提高,但由于云平台中合同管理只是围绕其业务过程进行,对扫描版合同文档中的文本、图片、图表等非结构化数据的利用不足,并没有从大数据分析的角度去实施合同的电子档案管理,因此对数据价值的挖掘还不够,致使合同管理风险防控能力较弱。

三、基于财务云平台的合同管理内部控制优化与改进

重庆海事局合同管理内部控制的目标是实现合同管理的合规性与风险管控。根据合同管理的生命周期,结合财务云平台设计,简单地将重庆海事局合同管理系统分为合同签订前、合同签订、合同履行和合同履行后四个阶段,分别?τ?合同的信息管理、合同范本的管理、相关票据文件管理、风险预警、消息提示、合同档案管理、统计与评估、合同查询等功能,如图2所示。

下面,针对重庆海事局合同管理内部控制中存在的问题,结合财政部颁布的《内控规范》中的合同控制内容和合同全生命周期管理过程,基于现有云平台中的合同管理系统功能应用,财务云平台的合同管理内部控制优化与改进流程如图3所示。

主要从签约对象资信的调查、合同草稿的拟定与初审、合同风险预警及风险防范等方面重点阐述基于财务云平台对合同管理内部控制的优化与改进措施。

(一)利用大数据技术构建资信主题数据库,全面分析签约对象的资信情况

在合同签订前的合同调查阶段,借助大数据技术拓宽数据采集来源,从云平台和互联网上采集到不局限于传统的合同调查对象资信数据,包括云平台上记录的签约对象的基本信息、相关项目、相关合同和资金统计、合同执行进度、款项收付计划执行进度、合同状态、金额分布统计等数据以及互联网上关于合同调查对象的财务报表、纳税信息、业务活动等半结构或非结构数据。所有关于合同调查对象的数据被系统地收集、存储,利用大数据对海量的数据源做分类处理,整合构建资信主题数据库,为大数据资信分析做基础,使对签约对象的资信调查更加科学、全面、准确。

同时,通过运用大数据技术对签约对象的资质、信誉和能力进行综合评估,可以分析合同调查对象的竞争力和潜在风险,以此规范对合同调查对象的管理,在合同订立阶段为签订合同提供决策支持,规避合同风险。但是,对签约对象的评级不能固化,可以根据其合同履行情况进行动态评价;对签约对象的财务数据、业务数据等做采集、存储、处理与分析,用信用等级来综合评定签约对象。

(二)增加及规范合同起草及初审功能,建立合同风险数据库

在云平台合同管理系统中增加合同起草功能,采用两种方式实现合同信息的录入。一是标准合同方式,使用者只需要在选择合同类型之后填写有关合同的关键性要素即可自动生成合同文档;二是框架合同方式,将使用得比较频繁的合同条款存入数据库中,在起草时可将合同文档按照通用框架列出,从数据库中提取备选条款,即可通过选择框架和合同条款后快速完成自定义合同的生成。为了防止合同内容填写不完整和不规范,增加了对合同草稿的初次审批流程。系统可以自动检索数据库及合同样本,通过预先设定的规范条例等初审合同文本,辅助合同起草人补充完善文本内容,避免提交审核后被退回,从而节省时间成本。例如,合同起草人完成合同录入后,系统将文本内容与标准化模板进行对比,对于存在规定但未填写或者填写有错误的地方给出提醒消息。

由于不同类型的合同风险点不一致,利用信息技术可以使系统基于合同分类来梳理不同环节的风险点和初审要素。在合同管理系统中,对重庆海事局涉及的收入合同、支出合同、基建合同及征收合同进行风险梳理,然后形成风险数据库,并存储在云平台中。这样,系统进行初审后可以在合同审核流程的每个环节提醒相关职能部门的审核人员及复核小组成员在该环节需要重点防范的风险,这个过程需要界定审核过程中不同部门的审核职责,以降低合同订立过程中的风险。例如,在合同管理系统中通过对合同类别进行区分后,按重庆海事局“三重一大”所界定的一定金额,系统会将此类合同自动传输到有关职能部门负责人进行审批。合同审批过程中流经的具体审批部门会根据合同的类型及金额限定而有所不同,其流经的具体审批步骤要求也会根据合同的类型有所差异。此外,系统存在审批流程而审批人未执行该操作时,就会以待办事项做出自动提示。

(三)建立合同执行跟踪机制,设计差异化的系统风险提示与预警功能

在云平台的合同管理系统中增加合同实施进度阶段信息录入,建立合同执行跟踪机制,在合同管理各个阶段的关键节点设置提醒来防控风险,实现对合同的全生命周期动态监管。系统在关键节点推送消息提醒,借助智能手机或平板电脑等移动智能终端以邮件、短信或者消息的形式提醒相关人员及时跟进履行进度,规避合同履行风险。根据合同类型的差异,可以采用预警逐渐升级的方法对超期的合同做不同程度的提醒,使相关人员知晓合同的执行情况,防范合同违约的风险。

合同履行过程中,根据合同中的具体条款会生成收付计划,并通过系统对合同中界定的责权利及完成情况进行监控,具体包括合同款项收付提醒、实际收付执行情况记录和项目执行情况。对合同款项收付时间和收付金额需要进行严格控制,及时提醒按照合同计划进行收付。通过对合同起草阶段的信息化,将《内控规划》嵌入合同管理过程,实现从合同的录入登记、审批、履行管理、监控执行、评估、查询、统计等全生命周期的信息化作业模式,可以帮助实现合同的全流程规范化管理控制目标。

(四)强化合同管理全过程的数据分析与利用,提高合同管理风险防控水平

财务部合同管理篇(2)

一、绪论

当前经济社会全面高度发展的形势下,企业经济往来大多通过经济合同来实现,经济合同的种类和数量也越来越多,企业必须加强对经济合同的管理。合同管理的好坏直接影响企业的经济利益,高水平高质量的合同管理势在必行。但在企业合同管理实际过程中,财务监管力度不够,财务人员主动参与意识不强,财务报表与真实经济业务脱节,合同管理效率低下,风险防范不足。为做好合同管理工作,企业必须高度重视财务监管在合同管理中的重要性,加强财务部门在监管合同签订到执行等各环节的职能作用,从而把合同风险降低或进行有效规避,以便能有效提高合同管理的效率。加强对经济合同中财务监管职能,是财务部门必须履行的职能之一,有利于提高合同管理水平,有利于维护企业经济利益,有助于提升企业的经济利益。本文主要关注财务监管在合同管理中的重要性,通过对合同管理过程中存在的主要问题深入分析,提出完善合同管理方面的一些建议。

二、从财务监管角度强化企业的合同管理

企业的经济业务和往来事项大部分都是通过不同的合同来实现的,可见合同在公司开展的对外经营活动中起着重要作用,公司必须将“合同管理”作为公司最基本的管理制度之一,并围绕合同的一系列具体环节,展开对合同的风险预防和实时控制活动[1]。企业合同管理是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。其中订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容;审查、监督、控制是合同管理的手段。合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。合同管理一般可划分为四个阶段:合同准备阶段,包括合同策划、调查、初步确定准合同对象、谈判、拟订合同文本、审核等程序;合同签署阶段,包括正式签署、将合同分送相关部门等程序;合同履行阶段,包括合同履行、变更或转让、终止、纠纷处理等程序;合同履行后管理阶段,包括合同归档保管、执行情况评价等程序[2]。加强财务部门对合同的监管非常重要,不容忽视。一方面,财务部门进行业务核算和编制财务报表需要以企业签订的经济合同为依据,属于企业会计原始资料之一,加强合同的有效管理,充分发挥财务部门的监管作用,是财务管理工作的一项非常重要的内容,可以实现财务部门对合同涉及的经济事项的前、中、后不同阶段的管理。此外,合同管理的主要目的是通过有效手段减少企业合同风险,提高合同管理过程中的效率,明确合同的管理责任,有效控制合同发生的费用,降低各项成本,最终提高企业的经济效益。可见,合同管理是财务管理的重要组成部分之一,加强对合同的管理也是财务部门要履行的重要职能之一,有利于企业严格遵守内部控制规范,完成预期的经济效益目标。

三、防范企业合同管理中财务监管的缺位现象

在企业管理事务中,大部分企业都会专门设立相应的管理部门进行合同管理,但财务管理部门与合同管理部门之间缺乏有效沟通,无法做到信息资源共享,使得财务部门的合同监管作用受到抑制和约束,合同管理的效率不高。财务部门出具的财务报表与企业实际发生的业务脱节,导致财务部门提供的各项数据难以为企业管理者和各级投资者提供有价值的参考信息。在整个合同管理过程中,财务部门的管理人员主动合同管理的积极性不高。在一系列的合同管理过程中,从合同前期谈判、到合同中期签订、合同过程履行,以及合同后期结算和合同保管等环节,财务人员往往没有主动对合同进行监管的意识,只是在合同履行后收到业务部门随时传来的结算单据,依据财务人员对合同结算单据的基本理解进行财务核算,简单发挥报销、结算、统计的作用,而不进行合同相关业务的学习和及时沟通。这种经济信息的传递过程是不准确的,也不及时,加上财务人员对有些经济业务性质不了解、对合同的具体执行情况不清楚,导致财务核算滞后、财务数据也不够真实,财务报表反应的情况与企业真实的经济业务缺乏关联性[3]。这种情况下,财务部分出具的数据不能给企业的经营管理者提供有用的支持,也不能为投资者提供有价值的参考信息。为了改变上文描述的现状,财务部门的管理人员要积极寻求各种方式方法,积极参与到企业的合同管理中来,确保财务管理部门在企业经济正常运行过程中的知情权,发挥财务部门的监管职能。财务管理人员要凭借自身对合同风险敏感的专业判断力,准确而又及时的发现和评估潜在的合同风险,还要熟练运用各项会计制度和准则,利用相应的政策,采取有效措施把企业合同风险降低到可接受水平。因此企业的合同管理需要财务管理人员对合同进行全过程的跟踪监管,将财务监管从企业合同协商、合同起草的初始环节就开始渗透进去,在合同的起草环节做好财务控制,事前防范,事中控制,事后补救,还要求财务人员全面更新经营管理观念,努力改变财务工作环境,同时提升财务人员的自身综合素质。

四、加强企业合同管理中财务监管的关键职能

企业管理的一项重要内容就是合同管理,并且合同管理也是财务管理的一部分内容,财务管理的主要目标包括下面三项,一是优化合同管理的流程、二是降低合同管理的风险、三是提高合同管理的效率。财务部门如何才能够在企业经济合同的管理中发挥监管的重要作用值得深入剖析探讨,本文就从合同管理的四个阶段进行分析探讨。

(一)合同订立前重点做好风险防范

风险预测和风险辨析工作要在合同签订前完成,其要由财务部门配合相关部门来完成。财务管理部门的工作人员要认真分析即将进行的合同活动中可能存在的风险,并保持积极沟通[4]。在风险分析2017年第02期下旬刊(总第652期)时代金融TimesFinanceNO.02,2017(CumulativetyNO.652)过程中财务管理人员要认真严谨,仔细调查合同签订关联方的资信情况、财务情况、业务水平和履约能力,把可能涉及到的风险进行逐一的分析研判,确定可能发生风险的类型,制定有效的风险防范对策。合同本身就是合同风险一个重要的来源,财务部门需要注重相应细节,对合同中涉及财务的条款给予适当的意见。财务人员要重点关注合同标的是否符合企业业务范围;合同中提及的经济事项和相关数据是否符合企业的预算和利益;合同的格式和合同类型是否规范;合同内容和条款是否合理齐备。如合同价款的确定和支付结算方式、金额大小写、产品和服务的数量、质量或技术标准、履约期限和地点、违约责任的归属、争议的解决等。

(二)合同签署阶段重点监管合同签署权限及备案程序

强化财务管理部门对合同签定阶段的监管,包括两部分,一是合同正式签署环节的管控,二是分送合同到相关部门环节的管控。财务人员应重点关注签署的合同是否属于经过审核管理程序同意签订的合同;是否超越合同签署权限,严格执行企业的授权审批制度,做到重大事项审批签字有效,严禁未经授权擅自签订;签署加盖的合同印章是否与财务备案表中的印章一致。如存在授权委托的情况,财务部门还应该审查是否存在委托备案书,合同受托签字人是否与委托备案书中受托人一致,是否超出委托事项范围以及委托期限等细节。完整合同需要专门编号并加盖公章或合同专用章,合同管理部门应当第一时间将一份完整合同的原件或副本送财务管理部门备案。财务部门应履行同签收制度,并指定专人负责合同的管理,对合同的管理实行责任追究制度。合同发生任何变更或达成解除协议的时候应该重新走审批流程并及时报送财务部门签收登记备案。

(三)合同履行过程中及时结算并设定索赔工作流程

企业财务部门对合同签订部门送存备案的合同应关注履行过程的各种情况,依据合同中的各项条款审核执行结算业务,按照合同内容的要求,严格清理债权债务,做好合同款项的催收,对合同的履行情况进行及时评估。凡是没有按照合同条款履约的,或者验收未能通过的业务,财务部门有权拒绝拨款。这包括两个方面,一是要密切关注对合同生效后涉及的税收政策、收入情况、费用情况、资金使用情况以及合同执行情况,执行严格的合同管理及审核流程。二是,在资金管理方面要遵循集中管理、统筹安排、综合平衡和优化投向的原则。资金管理需要由财务部负责和具体实施。对照合同履约的实际情况,把握好资金的使用和费用的结算等方面。对于合同款项的支付,要做到各项合同支出都必须履行计划申报程序,并严格以批准的付款计划为依据。在企业合同有任何形式的变更或任何金额的索赔过程中,财务管理人员应发挥监督检查的重要职能。重点的监督包括:第一,合同变更必须符合相应的程序,符合有关法律、法规和政策;第二,变更应通过协商达成书面协议,作为原始合同的补充,做好原始记录、原始资料的保管;最后,严格按照变更后的合同内容和条款对相关费用进行审查,及时进行财务核算。需要强调的是,财务管理人员要提高合同变更后的索赔意识,明确合同变更和合同索赔职责,把合同监管工作贯穿于企业经营活动的全过程。财务监管还要制定合同变更以及索赔的操作流程和需要注意的事项,尤其是合同中重要条款的变更,要按照内控要求,履行企业内部的领导会签和各级审批程序,做到有章可循,照章办事。

(四)建立合同管理在履行后的保密及评价制度

送存财务部门备案的经济合同要指定专人保管,并定期对合同进行编号、统计、分类和归档登记,以实现重要文档的管理,同时还要注意财务人员职业道德,严禁以任何形式泄露合同涉及的商业秘密和技术秘密。此外,财务部门要制定合同执行情况的评价制度,按照兼顾全面和突出重点的原则,定期对合同执行情况进行分析评价,并实施责任追究制度,做好合同履行后管理阶段的财务管控。

五、健全涵盖财务监管的企业合同管理体系

经济合同的管理需要有内控和政策的支持,才能减少风险,达到合同管理的目的。同时一个健全的合同管理体系也离不开专业人才队伍的参与。

(一)完善企业合同管理的组织架构

企业管理本身就是一个相互关联的系统工程,各部门应保证充分沟通,密切配合,单纯强调某一方面往往使管理失衡,进而影响全盘。企业应建立起由企业高层管理者主管、合同归口管理部门统管、业务部门分管、合同管理人员专管、财务部门监管的企业经济合同管理风险评估和预防体系,并建立囊括企业合同审查制度、企业合同文档管理制度、合同变更事项管理制度等在内的全面的完善的合同管理制度,从结构和制度层面进行规范,每个环节相互协调,如果企业签订合同的部门、执行合同的部门、审批合同的人员,对合同的管理的流程没有调整好,那么财务的监管就会孤立无援,也就失去了财务监管的基础和存在的必要性。只有在完善的合同管理制度和严密的合同管理内控体系的支撑下,对经济合同进行动态化管理,各部门相互协调配合,财务部门对合同管理的监管作用才能得到充分的发挥。

(二)建设合同管理的专业化队伍

企业合同管理部门中人员素质的高低会直接影响管理效率和质量。所以财务部门要做好合同管理工作,企业必须要高度重视包括财务人员在内的合同管理人员的继续教育和专业培训,可以采取的途径有讲座、培训、技术交流会等。培训内容涉及很多方面,例如,可以是强化与经济合同有关的法律知识的培训,如《合同法》等,通过培训强化经济合同管理人员的法律观念和意识;也可以是加强对合同管理人员的业务水平、知识面的培养,提高其处理经济合同中各种事务的能力,让其进一步掌握专业知识,熟悉合同处理手段,以此强化其专业能力。总之,采取多项举措加强队伍建设至关重要,建立一支专业化的人才队伍,切实保障企业合同管理体系的正常运行和高效执行。

六、小结

合同是企业日常经营活动中必不可少的内容,加强合同管理具有重要意义。合同管理离不开财务监管,加强财务管理部门对合同的监管是财务部门的职能之一,这就需要企业的财务部门主动参与到合同管理中来,充分发挥财务的监管职能作用,降低或规避合同风险,维护企业利益。在合同订立前,财务部门要做好风险预测、风险辨析工作;在合同签署阶段,财务部门应对签订合同权限、合同印章使用管理、分送合同给相关部门等方面进行监管;在合同履行阶段,财务部门应严密关注合同实际履行情况,及时结算并清理债权债务,制定合同变更索赔工作流程和相关注意事项;在合同履行后管理阶段,财务应做好合同的归档保管工作,建立合同管理及保密制度。加强财务在合同管理中的职能,除了在合同管理的四个阶段进行监管外,还需要企业依据实际情况建立健全企业合同的管理体系,做好包括财务人员在内的合同管理人员的培训。相信有了财务部门的监管,企业会更好的实现合同风险管理,避免企业合同执行的潜在风险,并提高合同执行水平,从而更好的维护企业的利益。

参考文献

[1]杨林萍.关于会计人员对经济合同的审计监督之我见[J].财税纵横,2012,27:448-449.

财务部合同管理篇(3)

一、绪论

当前经济社会全面高度发展的形势下,企业经济往来大多通过经济合同来实现,经济合同的种类和数量也越来越多,企业必须加强对经济合同的管理。合同管理的好坏直接影响企业的经济利益,高水平高质量的合同管理势在必行。但在企业合同管理实际过程中,财务监管力度不够,财务人员主动参与意识不强,财务报表与真实经济业务脱节,合同管理效率低下,风险防范不足。为做好合同管理工作,企业必须高度重视财务监管在合同管理中的重要性,加强财务部门在监管合同签订到执行等各环节的职能作用,从而把合同风险降低或进行有效规避,以便能有效提高合同管理的效率。加强对经济合同中财务监管职能,是财务部门必须履行的职能之一,有利于提高合同管理水平,有利于维护企业经济利益,有助于提升企业的经济利益。本文主要关注财务监管在合同管理中的重要性,通过对合同管理过程中存在的主要问题深入分析,提出完善合同管理方面的一些建议。

二、从财务监管角度强化企业的合同管理

企业的经济业务和往来事项大部分都是通过不同的合同来实现的,可见合同在公司开展的对外经营活动中起着重要作用,公司必须将“合同管理”作为公司最基本的管理制度之一,并围绕合同的一系列具体环节,展开对合同的风险预防和实时控制活动[1]。企业合同管理是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。其中订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容;审查、监督、控制是合同管理的手段。合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。合同管理一般可划分为四个阶段:合同准备阶段,包括合同策划、调查、初步确定准合同对象、谈判、拟订合同文本、审核等程序;合同签署阶段,包括正式签署、将合同分送相关部门等程序;合同履行阶段,包括合同履行、变更或转让、终止、纠纷处理等程序;合同履行后管理阶段,包括合同归档保管、执行情况评价等程序[2]。加强财务部门对合同的监管非常重要,不容忽视。一方面,财务部门进行业务核算和编制财务报表需要以企业签订的经济合同为依据,属于企业会计原始资料之一,加强合同的有效管理,充分发挥财务部门的监管作用,是财务管理工作的一项非常重要的内容,可以实现财务部门对合同涉及的经济事项的前、中、后不同阶段的管理。此外,合同管理的主要目的是通过有效手段减少企业合同风险,提高合同管理过程中的效率,明确合同的管理责任,有效控制合同发生的费用,降低各项成本,最终提高企业的经济效益。可见,合同管理是财务管理的重要组成部分之一,加强对合同的管理也是财务部门要履行的重要职能之一,有利于企业严格遵守内部控制规范,完成预期的经济效益目标。

三、防范企业合同管理中财务监管的缺位现象

在企业管理事务中,大部分企业都会专门设立相应的管理部门进行合同管理,但财务管理部门与合同管理部门之间缺乏有效沟通,无法做到信息资源共享,使得财务部门的合同监管作用受到抑制和约束,合同管理的效率不高。财务部门出具的财务报表与企业实际发生的业务脱节,导致财务部门提供的各项数据难以为企业管理者和各级投资者提供有价值的参考信息。在整个合同管理过程中,财务部门的管理人员主动合同管理的积极性不高。在一系列的合同管理过程中,从合同前期谈判、到合同中期签订、合同过程履行,以及合同后期结算和合同保管等环节,财务人员往往没有主动对合同进行监管的意识,只是在合同履行后收到业务部门随时传来的结算单据,依据财务人员对合同结算单据的基本理解进行财务核算,简单发挥报销、结算、统计的作用,而不进行合同相关业务的学习和及时沟通。这种经济信息的传递过程是不准确的,也不及时,加上财务人员对有些经济业务性质不了解、对合同的具体执行情况不清楚,导致财务核算滞后、财务数据也不够真实,财务报表反应的情况与企业真实的经济业务缺乏关联性[3]。这种情况下,财务部分出具的数据不能给企业的经营管理者提供有用的支持,也不能为投资者提供有价值的参考信息。为了改变上文描述的现状,财务部门的管理人员要积极寻求各种方式方法,积极参与到企业的合同管理中来,确保财务管理部门在企业经济正常运行过程中的知情权,发挥财务部门的监管职能。财务管理人员要凭借自身对合同风险敏感的专业判断力,准确而又及时的发现和评估潜在的合同风险,还要熟练运用各项会计制度和准则,利用相应的政策,采取有效措施把企业合同风险降低到可接受水平。因此企业的合同管理需要财务管理人员对合同进行全过程的跟踪监管,将财务监管从企业合同协商、合同起草的初始环节就开始渗透进去,在合同的起草环节做好财务控制,事前防范,事中控制,事后补救,还要求财务人员全面更新经营管理观念,努力改变财务工作环境,同时提升财务人员的自身综合素质。

四、加强企业合同管理中财务监管的关键职能

企业管理的一项重要内容就是合同管理,并且合同管理也是财务管理的一部分内容,财务管理的主要目标包括下面三项,一是优化合同管理的流程、二是降低合同管理的风险、三是提高合同管理的效率。财务部门如何才能够在企业经济合同的管理中发挥监管的重要作用值得深入剖析探讨,本文就从合同管理的四个阶段进行分析探讨。

(一)合同订立前重点做好风险防范

风险预测和风险辨析工作要在合同签订前完成,其要由财务部门配合相关部门来完成。财务管理部门的工作人员要认真分析即将进行的合同活动中可能存在的风险,并保持积极沟通[4]。在风险分析2017年第02期下旬刊(总第652期)时代金融TimesFinanceNO.02,2017(CumulativetyNO.652)过程中财务管理人员要认真严谨,仔细调查合同签订关联方的资信情况、财务情况、业务水平和履约能力,把可能涉及到的风险进行逐一的分析研判,确定可能发生风险的类型,制定有效的风险防范对策。合同本身就是合同风险一个重要的来源,财务部门需要注重相应细节,对合同中涉及财务的条款给予适当的意见。财务人员要重点关注合同标的是否符合企业业务范围;合同中提及的经济事项和相关数据是否符合企业的预算和利益;合同的格式和合同类型是否规范;合同内容和条款是否合理齐备。如合同价款的确定和支付结算方式、金额大小写、产品和服务的数量、质量或技术标准、履约期限和地点、违约责任的归属、争议的解决等。

(二)合同签署阶段重点监管合同签署权限及备案程序

强化财务管理部门对合同签定阶段的监管,包括两部分,一是合同正式签署环节的管控,二是分送合同到相关部门环节的管控。财务人员应重点关注签署的合同是否属于经过审核管理程序同意签订的合同;是否超越合同签署权限,严格执行企业的授权审批制度,做到重大事项审批签字有效,严禁未经授权擅自签订;签署加盖的合同印章是否与财务备案表中的印章一致。如存在授权委托的情况,财务部门还应该审查是否存在委托备案书,合同受托签字人是否与委托备案书中受托人一致,是否超出委托事项范围以及委托期限等细节。完整合同需要专门编号并加盖公章或合同专用章,合同管理部门应当第一时间将一份完整合同的原件或副本送财务管理部门备案。财务部门应履行同签收制度,并指定专人负责合同的管理,对合同的管理实行责任追究制度。合同发生任何变更或达成解除协议的时候应该重新走审批流程并及时报送财务部门签收登记备案。

(三)合同履行过程中及时结算并设定索赔工作流程

企业财务部门对合同签订部门送存备案的合同应关注履行过程的各种情况,依据合同中的各项条款审核执行结算业务,按照合同内容的要求,严格清理债权债务,做好合同款项的催收,对合同的履行情况进行及时评估。凡是没有按照合同条款履约的,或者验收未能通过的业务,财务部门有权拒绝拨款。这包括两个方面,一是要密切关注对合同生效后涉及的税收政策、收入情况、费用情况、资金使用情况以及合同执行情况,执行严格的合同管理及审核流程。二是,在资金管理方面要遵循集中管理、统筹安排、综合平衡和优化投向的原则。资金管理需要由财务部负责和具体实施。对照合同履约的实际情况,把握好资金的使用和费用的结算等方面。对于合同款项的支付,要做到各项合同支出都必须履行计划申报程序,并严格以批准的付款计划为依据。在企业合同有任何形式的变更或任何金额的索赔过程中,财务管理人员应发挥监督检查的重要职能。重点的监督包括:第一,合同变更必须符合相应的程序,符合有关法律、法规和政策;第二,变更应通过协商达成书面协议,作为原始合同的补充,做好原始记录、原始资料的保管;最后,严格按照变更后的合同内容和条款对相关费用进行审查,及时进行财务核算。需要强调的是,财务管理人员要提高合同变更后的索赔意识,明确合同变更和合同索赔职责,把合同监管工作贯穿于企业经营活动的全过程。财务监管还要制定合同变更以及索赔的操作流程和需要注意的事项,尤其是合同中重要条款的变更,要按照内控要求,履行企业内部的领导会签和各级审批程序,做到有章可循,照章办事。

(四)建立合同管理在履行后的保密及评价制度

送存财务部门备案的经济合同要指定专人保管,并定期对合同进行编号、统计、分类和归档登记,以实现重要文档的管理,同时还要注意财务人员职业道德,严禁以任何形式泄露合同涉及的商业秘密和技术秘密。此外,财务部门要制定合同执行情况的评价制度,按照兼顾全面和突出重点的原则,定期对合同执行情况进行分析评价,并实施责任追究制度,做好合同履行后管理阶段的财务管控。

五、健全涵盖财务监管的企业合同管理体系

经济合同的管理需要有内控和政策的支持,才能减少风险,达到合同管理的目的。同时一个健全的合同管理体系也离不开专业人才队伍的参与。

(一)完善企业合同管理的组织架构

企业管理本身就是一个相互关联的系统工程,各部门应保证充分沟通,密切配合,单纯强调某一方面往往使管理失衡,进而影响全盘。企业应建立起由企业高层管理者主管、合同归口管理部门统管、业务部门分管、合同管理人员专管、财务部门监管的企业经济合同管理风险评估和预防体系,并建立囊括企业合同审查制度、企业合同文档管理制度、合同变更事项管理制度等在内的全面的完善的合同管理制度,从结构和制度层面进行规范,每个环节相互协调,如果企业签订合同的部门、执行合同的部门、审批合同的人员,对合同的管理的流程没有调整好,那么财务的监管就会孤立无援,也就失去了财务监管的基础和存在的必要性。只有在完善的合同管理制度和严密的合同管理内控体系的支撑下,对经济合同进行动态化管理,各部门相互协调配合,财务部门对合同管理的监管作用才能得到充分的发挥。

(二)建设合同管理的专业化队伍

企业合同管理部门中人员素质的高低会直接影响管理效率和质量。所以财务部门要做好合同管理工作,企业必须要高度重视包括财务人员在内的合同管理人员的继续教育和专业培训,可以采取的途径有讲座、培训、技术交流会等。培训内容涉及很多方面,例如,可以是强化与经济合同有关的法律知识的培训,如《合同法》等,通过培训强化经济合同管理人员的法律观念和意识;也可以是加强对合同管理人员的业务水平、知识面的培养,提高其处理经济合同中各种事务的能力,让其进一步掌握专业知识,熟悉合同处理手段,以此强化其专业能力。总之,采取多项举措加强队伍建设至关重要,建立一支专业化的人才队伍,切实保障企业合同管理体系的正常运行和高效执行。

六、小结

合同是企业日常经营活动中必不可少的内容,加强合同管理具有重要意义。合同管理离不开财务监管,加强财务管理部门对合同的监管是财务部门的职能之一,这就需要企业的财务部门主动参与到合同管理中来,充分发挥财务的监管职能作用,降低或规避合同风险,维护企业利益。在合同订立前,财务部门要做好风险预测、风险辨析工作;在合同签署阶段,财务部门应对签订合同权限、合同印章使用管理、分送合同给相关部门等方面进行监管;在合同履行阶段,财务部门应严密关注合同实际履行情况,及时结算并清理债权债务,制定合同变更索赔工作流程和相关注意事项;在合同履行后管理阶段,财务应做好合同的归档保管工作,建立合同管理及保密制度。加强财务在合同管理中的职能,除了在合同管理的四个阶段进行监管外,还需要企业依据实际情况建立健全企业合同的管理体系,做好包括财务人员在内的合同管理人员的培训。相信有了财务部门的监管,企业会更好的实现合同风险管理,避免企业合同执行的潜在风险,并提高合同执行水平,从而更好的维护企业的利益。

参考文献

[1]杨林萍.关于会计人员对经济合同的审计监督之我见[J].财税纵横,2012,27:448-449.

[2]张桂祖.企业经济合同内部控制管理初探[J].现代经济信息,2014,(1):67-69.

财务部合同管理篇(4)

一、财务管理在合同管理中的监管职能

现代企业的经济往来模式主要通过签订合同来进行的,企业合同管理涉及了企业管理经营中的各个环节,具有重要的经济价值和现实意义,同时也是保障企业财务管理中财务数据真实性和财务核算准确性的重要基础。合同管理作为财务管理的一个重要组成部分,两者相辅相成、相互促进,其中合同管理是建立在财务管理监管控制体系之内的,其不仅是财务管理实务工作的重要组成部分,也是财务部门主动参与经济活动、准确核算经济业务、出具真实财务报表、获得企业经济运行知情权的重要渠道。现阶段许多企业在加强对合同管理的财务管理方面依旧存在着许多亟待解决的问题,比如财务部门在签订合同的各个环节中参与度不高、监管不力、被动进行财务核算、与其他部门沟通较少核算时凭借主观臆想等现象,没有充分发挥财务管理对合同管理的监管职能,导致了企业经济信息在传递过程中失真、低效,从而造成了财务数据的失真以及财务核算的滞后和准确性,不能将合同中具有价值的投资信息传递给管理者。因此要加强对企业财务管理监管职能的分析研究,通过具体到财务管理对经济合同管理的各个环节的控制,以此确保合同管理的规范和提升,为进一步完善财务管理制度奠定基础。

二、加强财务管理在合同管理中的作用

(一)有利于财务对合同管理各环节的掌控。企业财务管理对合同管理各个环节的掌控主要体现在经济合同签订阶段、已签订合同备案阶段、合同履约阶段三个方面,并要求企业首先建立起合同管理及保密制度,通过提高财务人员的整体素养和指定专人对合同进行保管来保障经济合同中的重要商业秘密以及技术秘密。1.财务对合同签订阶段的管理。在经济合同签订前期,企业应当对签订对象进行系统全面的调查分析,并依靠财务部门的力量来对合同中涉及财务方面的条款进行细化分析和严格把关,比如合同中标的企业经批准的经营范围、企业合法的经济利益、双方企业是否具有履行经济合同的能力、所涉及财务数据是否严格保密和准确、是否符合相关法律法规等,通过让财务部门相关人员参与到合同审核过程中,以此来规避经营风险的产生,确保企业经济活动的合法有效开展。2.财务对合同备案阶段的管理。已签订合同备案需要合同部门及时将合同原件或副本交由财务部门进行备案,以便于财务部门及时获得有效的财务核算信息及数据,确保财务工作的高效准确开展;此外,当合同发生更改或达成解除合同的情况时,合同部门也应该及时将变更合同及解除协议等交由财务部门备案。当然,财务部门在进行合同备案时一般依据财务的成本费用对其进行分项,并随时对项目目录进行审核及更新。3.财务对合同履行阶段的管理。财务部门收到备案的合同之后需要及时对合同内信息进行分析处理,并充分发挥自身的监管作用,通过参与和关注合同中计划和需要履行的经济活动,关注经济活动履行的具体情况,及时收集财务信息及数据,并根据具体情况来编制收益成本核算体系,通过建立不同项目明细账目来实现对费用管理的控制、核算精准,从而做到从费用上降低生产成本,提高企业的经济效益。此外,财务部门要严格执行合同条约中的明细规定来进行财务核算,尽可能规避和虚假报账等现象的发生。4.财务监管与其它管理体系有效结合。财务管理对合同监管的作用是一定的,不具备全面性,因此要进一步加强对企业经济合同的管理,就需要将财务监管与其它管理体系有效结合起来,在明确财务管理核心地位的基础上,充分运用企业的人力资源管理制度、薪酬制度、绩效考核制度等体系来强化财务管理在合同管理中的重要作用,奠定财务管理对合同管理的基础核心管理地位。(二)有利于财务对物项采购合同的管理。企业经济合同复杂多样,其中物项采购合同作为企业成本预算和控制成本的重要内容,对于企业加强成本管理、提高企业经济效益有着重要的促进作用。因此要加强财务对企业物项采购合同的管理,可以从以下几个方面进行分析管理。1.采购指导价控制制度。企业在长期采购物项之后对物项的价格有了一定的了解和分析,因此要加强财务在物项采购合同中的管理力度,就需要财务部门首先针对市场进行物项的调查分析,通过具体分析和货比三家确定价格波动范围,通过制定物项采购指导价制度来严格规范物项的采购,控制费用的支出,在确保企业成本预算制度的有效性和指导性的同时,也能有效遏制企业内部、损害企业利益等现象的发生。2.供应商管理控制制度。在企业内部建立起有序的供应商管理控制制度能够为财务采购提供更多有效的决策信息,尤其在针对供应商信用和提供的材料质量方面,有序的管理控制制度能够让财务部门及时发现材料的质量问题,并及时与供应商取得联系,维护自身的权益。3.应付、预付账款的财务管理。合同管理与财务管理中的应付、预付账款管理间存在着密切的联系,要加强应付、预付账款中的财务管理作用,就需要财务部门参与合同全过程,在充分了解签订生效的合同条款基础上来对其进行管理。比如在材料购入的同时及时做好收入库管理,然后将发票及时交由财务部门,确保应付账款财务核算实务的完成。此外,预付账款的财务管理方法与应付账款一致,需要严格按照合同支付结算的条款来进行财务核算,并且财务部门要充分发挥自身的监管职能,密切关注合约的履行情况以及物资的流动情况。4.物项采购的结算管理。在某些物项购买合同中存在不合理结算条款的情形下,财务部门就需要根据具体问题具体分析,斟酌最佳核算方法来控制企业的物项购入成本。比如工程项目在进行材料采购时经常遭遇这种不合理现象,因此充分考虑合理的损耗范围来降低材料采购的成本,才能从成本上进行有效控制。(三)建立健全财务管理体系。健全的财务管理体系能够为企业加强合同管理提供更多指导和规范制约,现代企业的管理依靠信息技术的发展,企业内部信息化建设已经受到企业管理者的普遍认可,因此企业应该加快内部信息化管理的建设进程,通过建立起完善的会计信息化来实现企业ERP管理体系,通过健全的内部信息化管理体系来提高合同管理的水平和效率,从而促使合同管理效用的充分发挥。

三、结语

综上所述,企业的合同管理对财务管理水平的提高有着重要的促进作用,只有进一步加强企业财务管理对合同管理的监管力度,才能促使合同效用的有效发挥,保障企业财务核算的正确性和财务报表的真实性,为提高企业综合实力和促进企业长远发展奠定重要的成本基础。

作者:陈垚 单位:西京学院

【参考文献】

财务部合同管理篇(5)

二、工程财务管理的风险问题

工程财务管理的风险问题包括:财务职责不明确,工程工作量评估不到位,工程财务管理控制不主动,工程项目合同管理不规范,工程财务管理人员综合素质较低。(一)财务职责不明确在工程财务管理中,企业存在着,对各部门的职责分工没有进行明确,没有建立相应的规章制度。(二)工程工作量评估不到位在工程建设企业,由于没有建立评估组织或评估机构,所以,对工程工作量不能进行有效评估。(三)工程财务管理控制不主动工程财务管理控制不主动主要表现在,工程财务管理部门和其他部门之间是完全独立的,缺乏有效的沟通。不能及时化解工程财务风险。(四)工程项目合同管理不规范工程项目合同管理不规范主要表现在,对施工合同中可能出现的情况没有做出提前预测,造成工程财务风险。(五)工程财务管理人员综合素质较低工程财务管理人员缺乏技术,缺乏现代管理经验,综合素质有待提高。

三、工程财务管理风险防范措施

工程财务管理风险防范措施主要包括:建立健全工程财务管理风险预警机制,进一步完善企业内部管理机制,进一步明确划分职责,进一步提高工程财务管理人员的素质,进一步加强工程项目合同管理,加强转移工程财务风险的能力。(一)建立健全工程财务管理风险预警机制做好工程财务管理风险预警工作,能够使企业及时规避风险。项目建设单位要做好各部门的预警工作,财务部门做好财务预警,工程部门做好工程预警,使这项预警系统做好整合,形成全部的预警网络,发挥好各部门的预警作用,进一步规避风险。(二)进一步完善企业内部管理机制进一步加强企业内部财务管理,严格财务规章制度,做好财务基础工作,财务人员要定期公布审计报告,以披露企业财务风险。(三)进一步明确划分职责为了做好工程财务管理工作,就要进一步明确划分职责。在项目建设中,进一步明确财务管理人员的职责划分,能够进一步调动财务人员的工作积极性和责任性,进一步强化工程的概算和决算,将责任目标明确到每个人身上,并根据指标完成情况进行定期考核,能够降低工程成本,减少不必要的开支。(四)进一步提高工程财务管理人员的素质提高工程财务管理人员的素质,有利于提高企业整体财务管理水平。为了提高财务管理人员素质,就要对财务管理人员进行定期培训,使其不断掌握新知识,新技术,不断提高财务管理经验,进一步做好工程财务管理工作。同时,企业要不断引进具有先进管理理念的财务人员,不断提高处理突发财务风险的能力。(五)进一步加强工程项目合同管理在工程建设施工中,施工合同的作用非常重要。在施工中,施工双方虽然签订了风险合同,但施工企业或业主本身可能引发财务风险,所以,在合同签订之前,要进行风险评估,加强风险防范。(六)加强转移工程财务风险的能力在工程施工中,加强转移工程财务风险的能力,是非常必要的,能够及时规避财务风险。主要应用于某些不可预见性、工程款拖欠、物价上涨等不可预见性的财务风险。工程财务风险转移的方法一般有两种:一是将风险转移到分包商或业主。二是采用第三方担保法。

财务部合同管理篇(6)

关键词 :合同;合同管理;财务管理

一、加强合同财务管理的意义

随着市场经济的蓬勃发展,企业间的交易越来越频繁,也越来越规范,更多地采用订立合同的方式来进行。在这种大背景下,企业合同管理的重要性也越来越明显。通常意义下的合同管理指的是企业对于与交易对手的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。

加强企业合同的财务管理具有非常重要的意义。首先,企业合同本身蕴含了大量的财务信息。常见的企业合同包括销售合同、采购合同、转让合同、租赁合同等,构成了财务会计核算与财务报表编制的原始凭证,加强合同的财务管理有助于保证信息的准确。其次,由于企业与外部单位和个人的交易通常是通过合同来进行,所以加强合同的财务管理可以在一定程度上降低企业交易的风险,有利于维护企业的经济利益。第三,加强合同的财务管理,可以增强合同在财务上的合规性,更准确地满足企业自身财务制度以及外部监管部门的要求,维护企业形象,避免声誉受损。

财务部门参与合同管理应该是全流程的,从合同签订前的起草与谈判,到合同的签订,再到合同执行阶段变更事项管理,最后到合同的后评价等各个环节都需要积极参与。财务部门需要做的工作包括但不限于参与合同管理办法的制定、合同签订时的财务合规性审核,合同档案的整理、合同变更事项的财务管理等。

二、企业合同中管理中存在的问题

1.财务人员不能充分参与企业合同管理

财务人员应参与到企业合同管理过程中,但很多企业并没有很好的做到这一点。造成这种局面的原因有两方面:财务人员自身的原因。包括财务人员参与合同管理的意识不强,对业务知识掌握不足,无法有效了解合同内容等;合同归口部门的原因。包括没有认识到财务管理对企业合同管理的重要意义,担心财务人员的介入会影响业务拓展等。种种原因的背后其实是企业文化的问题,认为财务人员就只做会计核算工作,但事实上对于以盈利为目的的企业来说,财务管理涉及到企业管理的方方面面,当然也包括合同管理,财务人员可以从财务的角度保证业务合规,并为企业积极争取经济利益,降低企业经营风险。

2.缺乏有效的财务管理制度

企业合同涉及财务管理内容一般包括企业合同管理制度、委托授权制度、合同审查制度、印章管理制度、档案管理制度和统计报表制度等。有效的企业合同管理应该是制度规定明确,执行落实到位,监督问责机制健全。但很多企业根本就没有制定这些制度规范,或者制定的内容很不系统,导致实际操作中做不到有规可循、有据可依,且在实际工作中对制度的监督和落实不到位,导致制度流于形式,效果大打折扣。

3.合同管理不规范

很多企业在合同管理方面做得不够系统和科学,随意性比较强,缺乏统筹安排。比如有的企业合同没有统一的格式,各个部门在签订合同时以对方企业的文本为主,条款不全面,容易遗漏本企业关注的重要条款。有些企业的经济业务早已经发生然后来补签合同,使合同签订流于形式。有些企业的合同分类管理做的不好,比如所有的合同没有按照销售合同、采购合同、转让合同、租赁合同等类型进行分类,甚至对合同都没有登记编号,这样就无法形成比较成体系的合同档案,无法及时提供给使用者查阅。也有的企业对合同的保管不当,在交易完成后迟迟不转交合同副本给财务部门,使财务人员无法及时登记交易信息,及时进行会计处理,并向决策者传递相关信息,向税务机关及时纳税。还有的企业合同财务管理的信息化水平比较低,财务人员对合同进行登记、变更事项管理时全部依赖手工,这样不仅会使得管理效率低下,出错的概率也会大大提高。

三、加强企业合同管理的措施

(一)实施有效的财务管理

1.合同审核制度

企业财务部门要参与合同的审核,包括前期的制定和后期的执行,审核内容包括涉及企业经济利益的财务关键问题以及合同是否符合国家和企业财务制度规定。其中涉及企业经济利益的财务关键问题包括:价格是否合理以及企业在税务方面的考虑、支付方式及发票的开具与收取等。涉及财务合规性的问题包括:合同内容是否符合国家投资要求,是否符合监管部门的行业限制条件,是否符合企业上级部门及自身的管理要求,合同的具体细节是否满足会计核算要求等。在合同的具体执行过程中,财务人员也要审核承办部门是否按照合同的相关规定执行,并保留好相关财务会计核算凭证。

2.合同档案管理制度

企业合同档案是企业非常重要的商业机密,是企业经营管理的重要参考资料,也是企业进行财务会计核算的重要原始凭证。企业应该高度重视合同档案管理,承办部门应该在合同签署后的第一时间将合同副本送交财务部门;如果公司规定由财务部门归档的,财务部门则应该做好合同的登记、编号、建档工作,归档时要注意分类的原则,具体分类标准可按照合同承办部门、签署合同主体、合同业务类型、合同签署时间、合同生效时间、合同履行进度等。企业还应该对合同档案的查询、借阅、复印等工作做出明确规定,并做好查询登记工作。

3.合同变更事项管理制度

很多时候,企业合同会由于各种原因导致原合同无法继续履行,需要进行合同变更或者终止。如果出现这种情况,财务人员需要快速反应、迅速行动,详细了解合同变更事由,判断变更的性质及其对企业经济利益的影响。如无正当理由,不得随意变更合同;如理由恰当,审批手续完备,则要及时更新合同档案,并做好登记工作,涉及会计处理变更的要及时恰当处理。

(二)强化合同执行中的财务管理

1.销售合同的管理

企业的销售合同一般有现货交易、赊销、分期收款等多种结算方式。其中最需要关注的就是赊销合同。因为赊销合同中虽然与货物相关的经济利益和风险已经转移,但是企业并没有收到实际的现金,有一定的坏账风险。在销售合同的管理中,财务部门要做好以下工作:一是提醒业务部门催收货款,把企业的经营成果落袋为安;二是认真审核相关合同凭证是否与真实的交易背景相符,并及时恰当地进行账务处理;三是根据企业财务制度的规范和客户的要求准确开好发票。

2.采购合同的管理

企业的采购合同一般有现货交易、预付货款、分期付款等多种结算方式。其中最需要关注的就是预付货款合同。因为预付货款合同中企业并没有收到实际的货物,有一定的违约风险。在采购合同的管理中,财务部门要做好以下工作:一是提醒业务部门催收货物,确保企业采购的物资在规定的时限内运输到位;二是认真审核相关合同凭证是否与真实的交易背景相符,并及时恰当的进行账务处理;三是催促交易对手开好发票,并审核发票真伪、金额、科目、抬头等关键要素的准确性。

3.转让合同的管理

企业的转让合同需要关注两种,一种是预付交易款但没有收到对价资产的合同,这一点与采购合同中的预付货款合同类似,财务人员要做好提醒业务部门催收对价资产、认真审核相关合同凭证并及时恰当进行账务处理、催促并审核发票等工作。另一种是发出对价资产但没有收到交易款项的合同,这一点与销售合同中的赊销合同类似。财务人员要做好提醒业务部门催收货款、审核合同凭证并进行账务处理、及时准确开好发票等工作。

(三)提高合同管理水平

企业要努力提高合同管理的系统性和科学性,要尽量统一合同格式,规范签署流程,实现对合同的分类管理,并做好合同档案的整理和保管。企业要努力提高合同管理的信息化、自动化水平,建立起合同管理的数据库。企业的合同管理应该达到这样一种水平,就是财务人员能随时根据相关要求,按照合同承办部门、签署合同主体、合同业务类型、合同签署时间、合同生效时间、合同履行进度等维度统计并查询到每一个合同,形成电子化的合同档案,并可对每一个合同进行实时执行追踪和后评价。合同到期时,能自动提醒续签,避免企业重大业务因为没有签订合同而导致的经营风险和税务风险。财务部门可定期对数据库进行横向或纵向对比分析,为企业决策层提供智力支持。

四、结束语

企业要切实加强合同的管理,一是财务人员积极参与企业的合同管理,发挥出应有的专业作用;二是制定严格规范的合同管理相关制度,并且加强监督落实,保证实际执行到位;三是企业要提高合同财务管理的系统性和科学性,以及合同财务管理的信息化、自动化水平。从根本上讲,就是要形成企业财务部门积极参与合同管理并发挥充分作用的企业文化。企业财务人员不仅仅要做好合同的会计核算工作,还要审核合同的经济效益和合规性,并监督合同的进度执行,还要能够通过研究分析合同相关数据,为管理层提供决策支持。

参考文献:

[1]贾梦灵.现代企业合同管理.科技资讯,2007 年第10 期.

[2]郝秀凤.试论企业合同管理.中国民营科技与经济,2007年第1 期.

财务部合同管理篇(7)

伴随着合同制度的逐步健全,企业的合同管理也越来越完善。在当前的企业管理中,企业一般专门设置了相应的合同管理部门以及专门的人员进行管理。但是由于财务部门与合同管理部门之间缺乏及时有效的沟通联系,很多时候就难以实现资源的共享,办事效率较为低下;再加上财务报表与业务的脱节,导致其提供的数据也难以为管理者提供有用的支持,这无疑也影响了合同控制在财务管理中积极作用的实现。更加不容乐观的是,一些中小企业未必都有专业的法律人员,这时,财务人员还不得不自行完成合同的全面风险控制。

要改变这种情况,财务管理人员就要不断提高自身素质,加强经营理念的转变,切实将合同控制纳入到财务管理中来。在合同的起草环节就要做好财务控制,事前防范,事中控制,事后补救,以获得企业的利益最大化。

二、财务管理与合同管理分析

财务管理与合同管理具有紧密的联系,而伴随着市场竞争的日益加剧,如何最大限度的规避风险,获取更大的收益就成为了财务管理部门必须要考虑的问题。因此,财务人员要积极主动的参与到合同管理中来,掌握合同相关的法律概念,加强对当前政治经济形势的分析判断,运用其敏感的辨别能力来降低风险,获取最大收益。在信息化高度发达的今天,财务人员更要不断更新财务管理人员的理念,提升其素质,对销售合同、设备物料采购合同、服务采购合同、工程合同和租房合同等实行全方位的跟踪式管理,以此来逐步降低风险,提高经济效益。

三、加强财务管理中的合同控制的策略

合同管理是财务管理中的重要内容,财务部门要对合同进行全方位的管理,运用管理职能以及合理的管理方法及时的履行管理职能。在项目实施的各大阶段,财务人员都要遵守合同规定,坚持企业自身的信誉。在合同的执行过程中要严格控制各项目的支出,财务管理人员在做好基础服务的基础上加强合同控制,可以主要针对以下方面开展:

1、签约前对合同实施分类管理

在合同签订之前,相关的财务人员要积极配合合同管理部门做好准备,谨慎对待,特别对以下两类合同重点管理:

经济类合同的签订策略。在起草经济类合同时,财务部门要提前对涉及财务的相关条款给予意见与建议,同时在合同审计过程中更要进行严格的把关,以避免在合同签订过程中带来的一系列的财务风险。把财务人员的合同审点放在合同主体、价格、担保、支付方式与合同支付条件、合同票据、关键节点、合同生效与合同变更等细节上。例如对于合同主体的审查,在签订合同时要注意合同是否符合国家批准的经营范围,是否符合本单位的经济利益,同时也要注重双方部门是否具备有履行合同所签订数据的能力,如加强对对方企业可靠性的调查,以确保其真实可靠。相对于所设计的财务数据更要进行严格的控制,确保其准确无误,积极递交合同管理部门进行盖章以保证其合法性。

工程类合同的控制与管理。要加强对工程项目的直接费用的管理,此类合同价格大,但是格式相对规范,这时财务人员更要通过对详细的条款作出分析,建立起完备的查账表,通过合同的形式将之反映出来,便于日后的核实。

要确定工程项目的间接合同所需的费用,包括一系列的融资合同以及保险合同等等。这类合同前期需做大量的工作,风险相对也较大。因此,财务人员要及时跟进,及时关注合同项目的相关进度,同时也要最大程度地防范合同带来的风险,节约费用。

2、财务管理人员的履约控制重点

加强合同交底与备案策略。很多单位在签约时很重视,一旦合同签订,对合同分析和合同交底往往不够重视,甚至忽视,给日后的合同纠纷埋下隐患。因此,企业应建立合同交底制度,合同管理部门按制度要求及时将合同的原件送往财务管理部门进行备案,根据合同的性质进行分类收藏,随时做好目录更新。同时企业应搭建信息化管理平台,加强合同的信息化管理,使各相关人员充分明确工作职责,积极掌握合同的具体内容。

财务人员需按照合同的具体要求加强财务结算。凡未按合同协议条款履约的,或应签订书面合同协议而未签订的,或验收未通过的业务,财务管理部门有权拒绝付款。财务人员切实做好质量验收,更要注重相关的质量保证,并配合各部门积极做好合同款项的收缴工作。在结算时要严格按照清晰的结构、准确的结论进行资源的变动,要有详细的数据作为支撑。

加强合同变更控制与管理。财务人员要认识到履约过程中合同变更是正常的,项目实施具有复杂性、长期性等特点。必须强化变更意识,建立健全合同变更管理制度、报告和行文制度,使合同变更过程有审批手续,变更后合同内价格的确定有章可循,减少和避免变更的随意性。财务人员应掌握变更的原则,分清合同变更性质,重点关注工作量的变化、工作性质的变化和工作范围的变化,保障合同更好履行和项目目的的实现。

财务部合同管理篇(8)

中图分类号:F23 文献标志码:A 文章编号:1673-291X(2017)17-0114-02

企业财务会计和管理会计结合后可以实时为企业提供各项管理项目的财务信息、项目发展的趋势、项目评估和项目可行性分析等,这等于在企业内部形成了一个专门为企业各项经营项目服务的部门,这个部门可以为企业的经营活动提供一条龙服务。这不仅提高了企业在市场经济高速发展中的竞争力,还减少了企业的经营成本,为企业各项经营管理项目的运行提供方便。要探讨企业财务会计与管理会计的结合的优势,首先要先了解财务会计与管理会计的异同。

一、财务会计与管理会计的异同

1.财务会计与管理会计的不同点

财务会计与管理会计作为企业财务部门的重要组成部分,两者的不同点主要有两个。其一,工作方向不同。企业财务会计工作是基于会计准则实施开展的,其工作重点是核算并反馈企业各项经营管理项目。财务会计核算、反馈企业各项经营经济收益、支出等情况的方式是向上级主管部门移交核算统计表格,表格内容会真实反馈这一时间段企业整体经营状况。故此,财务会计工作的方向更加侧重于对上级部门的外部表格报告。企业管理会计工作是融合会计理论和管理理论而展开的,这与财务会计工作理论基础明显不同。企业管理会计工作的核心是企业管理者的决策,围绕管理者的决策不断优化企业内部管理,提高企业经营和管理的质量。因此,企业管理会计工作的方向更加倾向于内部报告。其二,核算要求不同。因为企业财务会计的核算主要是为了上级主管部门的外部报告,这决定财务会计的核算目的是为企业外部报告服务,它的核算必须满足企业外部报告的不同需求,所以财务会计核算的要求是及时、准确向外部报告企业各经营项目的财务信息,确保外部报告报表可真实、客观反馈企业经营管理的财务状况,为企业决策者提供有效的财务信息。为了确保财务信息及时、准确,要求财务会计工作必须严格遵守会计准则、会计制度和会计规范等标准,基于财务的角度全面评估企业各项经营管理项目。它核算的是企业过去的经营管理项目。企业管理会计与财务会计不同的是它满足的是内部报告的各种需求,它结合企业管理学后已经脱离会计核算的传统模式形成以企业会计成本为主的预测机制,它核算的是企业未来各项经营管理项目。

2.财务会计与管理会计的相同点

财务会计与管理会计的相同点,主要体现在核算对象、核算信息和核算目标上。两者的核算ο蠖际瞧笠蹈飨罹营管理项目,计算的主体也都是企业各项经济活动。两者作为企业会计信息的重要组成部分,进行核算的信息均来自企业各项经营管理项目,核算的内容都是企业各项经营管理项目的经济收益和财务支出,两者工作报告的形式都是表格。虽然两者工作的重点和基础理论存在很大差异,但两者工作的目标都是为企业的各项经营管理项目提供及时、准确的财务信息,为企业的经营管理提供有效参考数据。同时,两者的服务对象都是企业的各项经营管理项目,两者工作的目的都是提高企业的经营效益,促进企业的可持续发展。

二、财务会计与管理会计相结合的基础

1.目标基础

两者相结合的目标基础主要体现在以下几方面。其一,两者相结合的整体基础都是满足企业经营管理项目的不同要求,结合的目标都是提高企业的各项经营管理项目的最终经济效益。在市场经济高速发展的今天,企业只有看清过去、现在的经营管理情况,预测准确企业未来生产经营的趋势,才能够确保企业在高速发展的经济潮流中不被淘汰出局。两者相同工作目标是影响两者相结合的重要因素之一,企业应采用有效的结合措施,尽可能统一两者的工作内容,全面探析两者结合后企业各项经营管理项目的发展情况,加大结合后的会计管理力度,实现企业财务信息智能化管理。

2.人才基础

人才不仅是企业经济发展的保障,还是企业财务会计与管理会计相结合的基础,构建一支高素质的人才队伍可以促进企业财务会计与管理会计的快速结合,同时还能推动企业信息智能化的发展。企业财务会计与管理会计结合后不仅可以统一企业财务管理的理论与实践,还能培养综合素质高的人才,为企业的会计发展提供技术和人才支持。构建高素质人才队伍的措施有三种,一种是内部培养,一种聘请企业外部的高素质会计人才,最后一种是支持高校会计系人才的教育培养,为企业的将来储备高素质人才。企业管理会计与财务会计结合需要专业的高素质人才,而内部培养耗时比较长,而且效果不显著,聘请专业高素质人才虽然可以为企业添加新鲜血液,促进两者的快速结合但是成本太高。相比前两种措施与高校会计系对接,既节约构建高素质人才的成本,又能满足企业对高素质人才的要求。企业可鼓励、支持会计系学生参加专业技术考试,提高学生专业素质,提高学生自主学习和创新能力,为企业财务会计和管理会计相结合打牢人才基础。

3.理论基础

企业财务会计与管理会计的结合需要大量的会计、管理方面的理论知识支持,因此企业在结合两者之前首先要做的是结合企业财务会计与管理会计的理论,为两者相结合打牢理论基础。两者相结合的理论基础可以规范企业各项经营管理项目的发展过程,可以为两者的结合提供理论指导,可以为企业未来的经济发展提供理论依据。因此,结合二者的理论基础对企业财务会计与管理会计的结合非常重要。具体做法是,将会计准则与会计理论、管理理论相融合,为企业的财务工作人员提供科学、合理的理论指导,指导企业两个部门的工作人员利用融合后的理论正确核算、评估企业各项经营管理项目,确保二者结合后可以为企业的经营管理项目提供过去、现在、未来的财务信息,可以为企业提供各项经营管理项目的评估情况,反馈企业各经营管理项目各阶段的经营状况以及未来发展趋势,为企业的经营管理提供方便。

三、财务会计与管理会计相结合的优势

1.提高企业的竞争力

随着我国市场经济的高速发展,我国企业的竞争压力越来越大。在市场经济高速发展的潮流中,我国各大企业意识到,只有完善企业内部的经济管理制度,提高企业经营管理水平,整合企业内部经营管理机构,才能缓解企业在市场经济中的竞争压力,才能让企业在竞争激烈的市场经济中始终不被淘汰出局。将企业的财务会计与管理会计相结合正是企业为完善内部经济管理制度,提高企业经济管理水平,整合企业内部经营管理机构的主要表现。企业在结合财务会计与管理会计时势必需要全面、深入地了解企业生产经营和管理现状,然后才能根据企业的实际情况进行财务会计与管理会计相结合的可行性分析,制订结合的计划和实施策略以及结合项目所需的经费、人才、理论等。如此,企业在将两者相结合的同时梳理了企业内部的管理制度、生产经营状况等,这不仅促进了企业财务会计与管理会计的结合,还优化了企业的管理制度和生产经营模式,提高了企业的整体竞争力。财务会计与管理会计结合后,形成了一条专门为企业经营管理服务的系统,这个系统具有明确的服务对象以及明确的目标,可以为企业的经营管理提供实时财务信息、各项经营项目的评估和会计成本的预测等,可以满足企业各项经营项目的不同需求。故企业的财务会计与管理会计结合后,可有效提高企业各项目运行效率,提高企业经营管理水平,提高企业经济效益,进而提高企业在市场经济潮流中的竞争力。

2.减少企业的生产经营成本

财务会计与管理会计是两个完全不同的概念,它们分属两个不同的学科,因此它们提供的信息也会存在较大差异。传统企业一般会在财务内部设立两个部门分管企业的财务会计和管理会计,这两个部门相互独立由财务部门分别负责两个部门的支出。虽然两者的工作目标都是为企I提供有效参考信息,但是分开支出增加了企业的经营管理成本,还降低了企业的工作效率。企业将财务会计与管理会计相结合后,可以在工作人员、财务支出以及会计管理等方面节约企业经营成本,优化企业各经营管理项目的会计信息,提高企业的工作效率和经营效益。比如,企业财务会计与管理会计结合后,企业某运行项目的负责总经理需要该项目的财务信息,需要了解该项目过去、现在运行的经济状况和该项目未来发展趋势,通过了解这些信息制定该项目的相关决策。如果财务会计与管理会计未结合,所提供的信息相互独立,容易误导该项目经理的决策,降低该项目的运行效率和管理水平的同时还会增加该项目的生产经营成本。因此,财务会计与管理会计结合后具有减少企业生产经营成本的优势。

结语

财务会计工作需要严格按照会计准则进行,而管理会计的工作理论基础却是会计理论和管理理论;财务会计的工作核心是企业过去以及现在各经营管理项目,管理会计工作的核心是企业未来的各经营管理项目;财务会计的核算的是企业过去的财务,管理会计核算的是企业未来的财务。但两者的服务对象、工作目标和信息来源是相同的。针对这些情况企业结合财务会计和管理会计时需要融合两者的理论基础、需要具有高素质人才,需要具有相同的目标基础。两者结合后可为企业的经营管理形成一条龙服务,不仅提高了企业的工作效率、管理水平,还减少了企业的生产经营成本,提高了企业的竞争力。

参考文献:

[1] 李秀敏,袁丽丽.论企业财务会计与管理会计的结合优势[J].现代经济信息,2015,(2):146-147.

财务部合同管理篇(9)

1 企业财务内控管理概述

企业生产经营活动中,由于受到市场以及内部管理等各种客观因素影响,财务活动可能会出现一系列问题,

造成资金的配置不合理,影响企业内部流动资金安全。构建企业财务内控管理体系,主要是对内部财务结构进行优化,确保企业内部财务活动能够有序开展,遵循企业既定战略目标。此外,对于企业内部资源配置的合理性有着较为深远的影响。通过构建企业财务内控管理体系,财务管理人员能够更为客观清晰地落实职责,提升财务内控管理工作水平,全面增强企业内部管理人员以及下属员工对财务内控管理工作的认知和重视, 提升企业财务内控管理成效。

企业的经营目标是为了谋求更大的利益和长远的发展,在这个过程中首要的是保证资金链的安全,构建企业财务内控管理体系,不仅可以完善企业财务内控制度,实现科学化的财务管理,还可以实现企业内部各个部门之间的相互制约、相互促进和协同,调动员工工作积极性,营造良好的工作氛围。

2 构建财务内控管理体系的目的

企业谋求健康长远的发展,不仅需要依靠管理者的科学化管理,同时需要健全和完善相应的内部管理制度,确保企业内部管理活动能够有章可循。而建立财务内控管理体系,一方面有助于为企业管理者决策提供依据,另一方面有助于提升企业经营效益,促使企业在激烈的市场竞争中脱颖而出,占据更大的市场份额。由此看来构建企业财务内控管理体系,主要目的是促使企业谋求更大的经济效益,来支持企业长远发展。

首先,构建企业财务内控管理体系,促使国家法律和政策有效落实。企业在经营和发展过程中,遵循国家制定的政策和法规,需要通过财务内控管理体系得以实现,所以,企业应加强企业政策法规的落实,从实际情况出发,健全和完善相应的财务内控管理体系,保证国家法律政策的有效落实。

其次,保证企业内部财产安全。企业在构建财务内控管理体系过程中,首先应确保这一体系在实际应用中能够对财务活动进行监督和管理,各个部门之间协同合作,合理配置资源,规避企业财务活动造成的资金浪费。与此同时,财务内控管理体系的构建,在一定程度上降低企业内部管理者以权谋私、贪污腐败的现象,更好地保证企业财产安全。

再次,提升财务信息质量。企业财务内控管理体系构建,确保企业财务信息质量真实准确,能够为企业管理者决策提供合理的财务会计信息,提升决策科学性,增强企业经营效益。其次,在构建财务内控管理体系时,应结合企业实际经营状况,遵循相应规范,防止错误的产生,最大程度提升财务会计信息质量,为管理者决策提供科学合理的依据。

最后,对会计信息的实时监督。对企业会计的监督主要是指对财务活动开展情况进行监督,实现企业会计监督需要在财务内控管理体系上开展。由此,为了保证对会计信息的实时监督,应构建企业财务内控管理体系,使监督活动有章可循,最大程度保证会计监督管理工作有效开展,对于财务活动中存在的问题及时发现和处理,规避潜在的安全风险。

3 企业财务内控管理现状

(一)企业财务内控管理理论基础薄弱

由于我国财务内控管理体系构建理论基础薄弱,大多是借鉴西方欧美等国家的企业财务内控管理体系,致于未能充分结合我国企业实际经营情况,缺乏有效的创新,促使企业财务内控管理理论本土化,由此导致西方的财务内控管理理论和经验无法在我国取得同样的效果。与此同时,我国的大多数企业管理者对于财务内控管理的认知水平较低,重视程度低,更加侧重在生产经营方面,以致于企业在经营过程中,误认为财务内控属于财务部门的日常管理工作,后续工作未能有序开展。

(二)财务内控管理中风险防范意识匮乏

企业财务内控管理体系的构建,主要工作内容是对财务活动进行控制,规避财务风险,提升财务会计信息质量,为企业管理者决策提供科学合理的依据,但是从我国企业财务内控管理工作开展现状看,难以有效防范企业财务风险以及落实财务风险控制措施。在对企业财务经济活动策划过程中,难以结合市场实际情况,准确预估其中潜在的财务风险,进而制定合理的财务风险防范措施,确保企业经营决策的有效执行。

(三)企业财务内控体系不科学

目前,很多企业财务内控体系构建不科学,致使财务内控管理体系缺乏系统性,内容过于片面,难以充分满足企业内部财务活动的管理需求,同时对于企业内部各个部门之间的协同合作存在着不同程度的阻碍,缺乏对企业经营活动有序开展起到辅助的作用,财务内控工作的全面性难以体现。

4 构建企业财务内控管理体系的策略

财务部合同管理篇(10)

一、加强合同财务监督的意义

(一)有利于控制税务风险,降低企业成本

经济合同是企业控制风险降低成本的有效工具之一,因为合同中的一些内容,如开具发票、价格、数量、交货时间等,都对企业的税收成本有重要影响。通过合同的设计,可以改变合同的签订时间、结算方式、付款时间、发货地点等,企业税负就会不同,可以达到节税的效果。因此企业在签订合同时,有必要经过财务部门审核,认真分析涉税条款,恰当运用各种节税技巧,有效发挥合同的节税作用。

(二)有利于准确核算业务,实现合同事前事中管理

财务部门通过多种方式参与企业经济合同的制定、执行以及管理的大部分环节,财务人员本身就是企业合同的执行人员,通过建立起良好的合同监管控制规范,有助于其正确把握经济业务实质,准确核算会计业务,出具真实财务报表,通过对合同签署的事前和事中控制工作,也体现了财务对经济业务的事前、事中管理,维护了财务部门在企业业务工作过程中的知情权,发挥了财务管理在企业管理中的核心作用。

(三)有利于提高合同管理水平,有效保证制度的落实

在经济合同的管理过程中,经办人员业务水平、能力高低直接影响着企业合同管理工作的开展,合同条款稍有漏洞极容易增加合同方的法律和财务风险,如果在签署合同的过程中引入财务部门把关,合同管理的效果就会大大提高。通过及时发现合同中出现的问题,并有效地解决,及时制定预警机制,最大程度地避免问题的严重化,起到规避风险提高企业生产效率的作用。

二、合同财务监督存在的问题

(一)合同管理缺位现象不容忽视

目前企业合同管理工作中,财务人员参与的机会很少,既有主观因素,又有客观因素。从自身来看,主要表现“三个缺乏”,一是意识缺乏,财务人员受旧的制度和观念影响,缺乏主动参与的意识,把自己仅仅定位为会计核算人员,通常只简单地执行单位已经签署的各项经济合同。二是业务知识缺乏,平时不主动进行法律、工程技术方面业务的学习,难以融入业务合同的商定、起草与谈判中,更谈不上对合同条款的审查。三是时间精力缺乏,参与合同会审的财务人员大部分是科室骨干,主要从事本部门的管理或业务工作,身兼数岗现象较普遍,从事合同会审的时间和精力难以保障,更谈不上对相关合同细节工作开展经常性监督。另一方面,许多企业的领导和业务部门认为财务人员对有关生产的技术指标、供销的具体业务不了解,不愿意主动通知财务部门参与,可能造成合同的承办部门对合同相关条款审查不专业不严谨,给企业带来财务风险,导致企业利益受损。

(二)执行落实问题多、难度大

由于部分企业对合同管理工作不重视,没有专职机构或人员,相应的合同管理方法也不规范,缺乏方便执行落实又严谨完善的合同制度。许多企业的合同管理没有一个系统的操作平台,因为手工登记、备案,不方便查找,也容易出现信息的错误和遗漏。财务部门未能参与合同管理全过程,合同的变更、解除、诉讼等重要信息不能及时传递到财务部门,可能造成会计信息失真,影响决策,给企业带来不必要的财务和税务风险。在经济合同的管理过程中,经办人员业务水平、能力高低直接影响着企业合同管理工作的开展,合同条款稍有漏洞就会增加合同方的法律和财务风险。由于许多具体业务的财务监督不到位,经办人员也存在违反规定的行为,在签订书面合同前就与业务单位发生经济往来,部分单位将没有授权的下属科室也作为合同方,个别人还冒用法人签名等。合同内容和条款不完整、表述不严谨准确,在合同履行过程中易发生纠纷,且未能及时协商解决或诉诸法律,在工作中存在没有严格执行合同规定,随意虚开发票或者不开,有的不按合同规定的期限、结算方式收付款,不能及时催收到期款项造成大量应收坏账。

(三)检查审计不到位存在经营风险

部分企业没有建立合同管理绩效考核及责任追究制度,经济合同的履约率高低没有和业务部门经济责任挂钩。缺少经济合同管理的监管和审计,缺乏对合同履行情况的总结考核,有时即使发现了问题,也没有相应的问责制度来追究责任。有的公司虽然设有专门的内部审计部门,但在反映问题的及时性上不够迅速,多是事后反映,很少做到事前控制和事中反映。财务部门没有主动了解关注执行中的合同情况,在合同的收尾阶段,更需要加强合同的验收和履约监督,做好合同方的信用评价并归档。

三、加强合同财务监督的具体对策

财务部门应履行好合同监督职责,着重审核合同内容中的有关财务条款、资金结算形式,到期合同能否及时预警,欠款催收等方面,从而使财会部门在企业合同管理中发挥应有的作用。

(一)参与合同制度建设,推行程序化管理

财务部门应通过多种方式,参与企业经济合同的制定、执行以及管理大部分环节,要配合业务部门做好对合作对象以及合同文本的审查。仔细调查客户的资质,财务情况,确定可能存在风险,预先制定应对措施。对具体的合同文本内容进行审查,要重点关注与财务有关的各类条款如:价格、结算方式、是否担保、变更事项等内容。应通过建立起良好的合同监管控制规范,正确把握经济业务实质,准确核算会计业务,出具真实财务报表,事前严把“合同关”,发货先见合同,合同必须合规;事中严把“执行关”,通过控制发货和收付款来达到目的;事后严把“考核关”,按照合同监管规范制度对业务人员进行业务考核,实现责任到位,奖罚分明。

(二)加强执行控制,落实管控措施

财务部门对合同执行过程中发生的政策变化、价格浮动、资金使用等情况要密切关注,制定严格的管理流程和办法。合同资金结算是财务部门合同监管中重要而具体的环节,财务部门办理结算业务,应按照合同规定收付款,催收欠款。对有坏账迹象的应收账款户,应查清原因,明确责任,并经审批后作账务处理;已销账的损失必需有记录备查,账销案存。已销账的损失有回流资金或权益的应当及时入账,以免变成“小金库”。应密切掌握合同履行情况动态,包括各项任务指标的完成情况,完成比例是多少等等,以便按照进度计划相关的确认收入、核算支出成本等财务工作。资金管理由财务部负责和具体操作,结算时要查验相关合同和结算资料,审核发现不符合要求的,财会部门有权拒绝付款,并及时向企业相关负责人报告。合同付款时,财务部门要与合同核对,比如:收款单位的信息是否完全一致,付款进度是否符合合同的约定等。通过对相关合同和结算资料审核,以及收付款环节的控制,使合同管理的财务监督作用得到发挥,为合同管理制度的落实奠定坚实的基础。

(三)改进合同管理办法,健全考核与责任追究

依据企业内部控制制度要求,单位应将经济合同档案列入会计档案范畴,妥善保管。企业应与时俱进不断更新实现合同管理信息化,采用专业的程序软件,方便业务和财务部门及时了解合同进展情况,及时发现和解决问题。应及时将财务处理过的合同预算执行情况信息,传递反馈给合同内控管理的相关部门,疏通信息循环流通渠道,实现信息有效共享。建立健全合同管理考核与责任追究制度,将履约率指标与各部门经济责任挂钩,加强半年与年终考核,用制度来规范操作,促进提高合同管理人员的管理水平。

四、结束语

实务中,企业财务部门的合同监督作用会受到多方面的抑制。经济合同管理不是单一某个部门能独立处理的工作,其既有专业性又有综合协调性。实际工作中,许多单位虽然表面上已制定比较规范的合同管理和内部控制制度,但在实际工作中却执行不力,最大阻力在于企业领导层是否知行合一,带头执行合同管理制度。当然,经济合同的管理离不开领导层、业务、财务等部门的共同努力,财务部门只有做好对经济合同的各环节准确核算,及时反馈给领导层,才可真正发挥对单位经济合同事项的监督职能。随着市场经济的发展,企业规模的不断壮大,财务管控水平也需要不断发展提高,财务部门应该积极主动地参与到合同管理工作中去,不断追求先进、科学的管理方法,真正让财务职能在合同管理中发挥出应有的作用。

参考文献:

[1]许锋.财务管理应对经济合同进行监督[J]财经界,2016,(11):171.

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