高职院校人事档案真实地记录了教职工个人经历和社会实践，反映了教职工的个人履历、品德作风、受教育情况、工作表现和业务能力水平。人事档案收集工作，是人事档案工作的第一个环节，是保障人事档案材料真实和完整的第一道防线。当前，高职院校人事档案收集工作存在收集不齐全、归档不及时、材料内容不准确、形式不规范等问题，影响了高职院校对人事档案的利用，如何做好收集工作是高职院校人事档案管理工作需要解决的问题。
一、高职院校人事档案收集工作的重要性
人事档案内容涵盖了个人履历、学历学位、思想品德、工资待遇、工作能力等方面，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。高职院校人事档案一方面可以维护教职工的切身利益，例如，教职工在退休时需要人事部门出具工作年限、学籍档案证明、专业技术职务等信息，如果这些材料不全将直接影响教职工办理退休的相关事宜；再如，每年职称评审时，都需要人事部门出具参评人员的个人学籍档案证明材料，如果学籍档案材料不全会直接影响教职工个人的职称申报工作。另一方面，人事档案是高职院校选拔和任用干部的重要依据，通过人事档案提供的信息，组织可以全面地了解个人的德能勤绩，从中选出优秀的人才和干部。高职院校人事档案收集工作是人事档案工作的第一个环节，为高职院校人事档案管理提供客观物质对象，收集工作是保障人事档案材料真实和完整的第一道防线，同时直接关系到后续的其他业务环节。高职院校人事档案收集的内容既包括教职工在历史上形成的又包括新近产生的人事档案材料，可以说收集工作既是人事档案工作的起点，同时又是一项经常性的工作，贯穿于人事档案工作的整个过程，因此高职院校人事档案管理始终都要加强收集工作，保障人事档案材料的完整性、真实性和有效性，为人事档案管理的其他环节打下良好的基础。
二、高职院校人事档案收集工作存在的问题
1.收集不齐全材料不齐全的现象在高职院校人事档案管理中普遍存在。干部履历表、个人自传类材料、政审材料、奖励材料、年度考核登记表、工资变动审批表等几乎在每个人员的个人档案中都有不同程度的缺失。2015年辽宁金融职业学院以人事档案专项审核工作为契机，对全校人事档案进行了统一审查和清理，发现几乎每个人的个人档案中或多或少都存在材料不全的现象。主要原因是长期以来学校对人事档案工作重视不够，教职工的档案意识不强，没有及时将发生变动的档案材料送交到人事部门，有的甚至将档案材料长期滞留在身边，造成人事档案材料的缺失。另外人事部门没有配备专职的人事档案管理人员，没能将属于归档范围的档案材料归入到个人的人事档案中去，散存在人事部门相关工作人员手中，造成了人事档案材料收集不齐全的现象发生。
2.归档不及时高职院校人事档案材料收集工作被动滞后，往往做不到第一时间归档。对于人事档案材料的归档时间，在2009年12月中组部颁布了《干部人事档案材料收集归档规定》，对人事档案材料收集和归档给予了明确要求和规定，要求在人事档案材料形成之日起一个月内按要求送交干部人事档案管理部门归档并履行移交手续。高职院校档案管理部门对档案收集工作也有实施细则，细则对人事档案归档时间有明确的规定。而在实际工作中，部分材料形成部门对制度、规定执行不严格，或是对人事档案业务知识缺乏了解，加上档案管理部门主动催要不够，同时缺乏相应的督察制度，导致高职院校人事档案归档不够及时，被动滞后，不符合规定要求。在辽宁金融职业学院人事档案管理的实践中，人事档案归档工作一直难以做到及时，人事部门和教职工个人都存在归档拖沓情况。学校于2017年制定了《辽宁金融职业学院人事档案管理办法》和《辽宁金融职业学院人事档案材料归档范围及要求》两项学校内部人事档案管理制度，其中对归档时间做出了明确的规定，即各部门在材料形成一个月内送交档案部门归档。在制度执行的过程中，人事档案材料归档情况虽然较从前有所改善，但仍然存在拖沓现象，不能按规定时间及时将人事档案材料送交至档案部门归档。
3.材料内容不准确，形式不规范在高职院校的教职工个人档案中，档案材料内容不准确、手续不齐全、形式不规范的现象屡有发生。有些档案中所填写的出生日期、参加工作日期、学历、工作经历等重要信息前后不一致，甚至出入较大，很难判定真实情况，真实性是档案的生命，失去真实性就等于失去了档案赖以生存的生命线。部分档案材料形式不符合规定。如一些干部履历表缺少照片、本人签名、人事部门公章、填表日期等其中一项或多项信息；有些考核材料缺少本人签名，有的没有组织部门公章，有些奖励材料复印件没有加盖组织人事部门公章。这些情况造成人事档案缺少应有的真实性和严肃性，严重影响了人事档案工作质量，给组织人事部门提拔干部、评聘职称、晋升工资、计算工龄、核准退休时间等都制造了不小麻烦。辽宁金融职业学院在2015年人事档案资格审查时，集中清理了学校在岗在编人员的人事档案，发现有大量的人事档案材料存在内容不准确、形式不规范的现象。主要原因是辽宁金融职业学院在2002年由行业办学转制成为由辽宁省教育厅主管的大专院校，转制之后一直没有配备专职的人事档案管理人员，直到2011年通过公开招聘聘任一名档案专业的硕士研究生专门从事人事档案管理工作，这才改变了人事档案管理混乱的局面。另外一方面，辽宁金融职业学院人事档案来源广泛。教职工主要来源为大学生毕业分配、机关分流、企事业单位调入、退伍安置、公开招聘等渠道，不同来源渠道的人事档案质量参差不齐，在原单位就存在内容不准确、形式不规范的情况，需要进行重新审核和整改。
三、高职院校人事档案收集工作问题的对策
1.加大档案宣传力度，提高教工档案意识高职院校教职工对档案普遍不够了解和重视，针对这种情况，档案部门应该加强宣传，让教职工了解档案工作、认可档案工作、支持档案工作。应该摒弃以往形式单一的、互动性差的宣传方式，采取一些喜闻乐见的宣传，如举办档案知识讲座或培训，在校园网上开辟档案宣传专栏，宣传《中华人民共和国档案法》《干部人事档案材料收集归档规定》等人事档案管理相关的法律法规精神，列举档案利用效果典型事例，让教职工了解党和国家关于人事档案管理的法律法规和政策规定，认识到它是一个与每个人切身利益密切相关的大事，从而提高教职工的档案意识。
2.建立人事档案收集体系，畅通收集渠道高职院校人事档案形成的部门众多，涉及的范围较广，有学校各行政部门、各院系等，要建立以人事档案管理部门为主、其他相关部门和院系为辅的档案收集体系，各司其职，各负其责，通力配合，共同做好人事档案的收集工作。形成人事档案的部门要建立上交制度，将本部门属于人事材料归档范围的材料，积极主动上交至人事档案管理部门；建立一支人事档案信息员队伍，加强队伍的培训，并充分发挥信息员的作用，畅通人事档案收集渠道，并根据人事档案材料形成的规律和特点，采取平时收集与集中收集、定期收集与不定期收集、跟踪收集与补充收集相结合的办法，将反映干部个人德、能、勤、绩的材料全面、准确、及时地归入干部人事档案。同时人事档案管理部门要与各人事档案材料形成部门建立日常联系机制，按要求定期收集档案资料，并检查核对，如发现缺失，要及时追补，以确保高职院校人事档案材料及时收集归档。
3.从源头抓起，把好人事档案材料“入口关”对收集归档的材料，要从源头抓起，以实事求是为根本原则做好甄别和鉴定工作。干部人事档案真实地记录了每名干部的成长历程，是组织人事部门选人用人的依据，所以档案管理人员要有高度的责任心和事业心，依据国家档案管理文件的相关规定和要求，仔细甄别，严格鉴定，把好入口关，将那些经过审查的、手续齐全的、内容真实的、填写符合规定的、符合政策的人事档案材料及时归档。特别是要对档案材料中的年龄、学历、职务、履历等重要信息进行仔细甄别，一旦出现前后不一的现象要认真审核，核实后要如实重新填写，对于那些不真实的材料必须退回或清除，防止伪造、假冒的归档材料混入到人事档案中，从源头上杜绝人事档案失真问题的发生，保障人事档案的真实性。要严格规范档案材料填写的格式，材料要手续齐全、头尾清楚、信息齐全、单份材料不掉页，系列材料不少份，确保人事档案材料内容准确、形式规范。
4.充实人事档案材料内容，建立人才信息资源储备库要不断地充实人事档案材料内容，建立学校人才信息资源的储备库，为组织选人用人提供依据，为学校的发展服务。收集的重点将不再像从前那样侧重于收集反映教职工个人社会履历、学历学位、思想表现等方面的内容，而是要注重收集记录和反映教职工工作能力和兴趣爱好的各类材料。注重收集能够反映教职工教育教学水平和科研能力的科研成果和业绩方面的内容，如将各类创造发明、鉴定材料，各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等目录，有突出贡献的优秀专家、国家科技奖等形成的表彰材料等充实到人事档案中，使高职院校人事档案成为学校人才信息资源完整的储备库，为高职院校选人、用人提供全面参考和重要依据。高职院校人事档案材料的收集是一项常规工作，也是一项复杂、细致的工作。要通过提高教职工的档案意识，建立人事档案收集体系，把好材料“入口关”，充实人事档案的材料内容等一系列有效措施，做好人事档案收集工作，确保人事档案材料的真实性、完整性和有效性，为人事档案管理工作的其他业务环节打下良好基础，从而更好地服务于学校和教职工个人。
参考文献：
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（二）人事档案管理不集中、不专业。中学的教职工人事档案没有由上级主管部门进行统一管理，有些中学还根据不同的管理职能，将教职工的人事材料分散到各个部门。教务部门管理的人事材料主要涉及教师的业务水平、教学能力、教学的任务以及奖惩情况等，而科研部门主要负责管理教职工的科研立项、等，人事部门主要管理教职工的社会经历、政治面貌等。这种管理模式导致教职工的人事档案资料管理不集中，容易造成人事档案的缺失。
（三）人事档案的管理方法滞后。当前中学教职工的人事档案管理仍主要以纸质的形式存在，缺乏现代化的管理技术和方法，还有一些中学里的人事档案管理部门只是将教职工的人事档案资料录入到计算机中，却无法进行档案的检索、查询，人事档案信息的统计工作只能依靠手工完成，信息化水平比较滞后，造成了资源的大量浪费。而且学校的档案室硬件环境比较差，有些中学的档案室位于教学楼中的偏僻位置，门窗等封闭不严，长期处于阴暗潮湿的空间中，档案容易出现破损。
二、中学教职工人事档案管理模式优化措施
（一）健全学校人事档案内容。由于中学教职工的人事档案内容信息缺少，缺乏实用性，无法满足当前中学发展的实际需要，因此学校应在教职工的人事档案中补充教职工的个性材料。在人事档案中设立教职工的教育教学登记表，综合反映教职工的教学以及工作情况，增加教职工的学术研究情况，准确的反映出教职工的学术能力和地位。同时，增加教职工的进修以及奖励情况，了解教师的再教育以及社会地位。在教职工原有档案的基础上补充这些内容，能够更加全面的反映出教职工的工作、教育水平，为中学教职工评价工作的开展、教职工队伍的建设提供了科学的依据，也有助于提高教职工的竞争意识，实现良好的发展。
（二）建立完善的信息化数据库。为了提高人事档案管理的效果和质量，中学应积极采用现代化的信息技术和手段，建立人事档案的信息化数据库，中学的人事部门应按照学校的人事管理制度以及相关规定，利用信息化软件对教职工的人事信息进行采集、登记，建立人事档案的信息数据库。个人的信息要真实、完整，并由教职工本人以及学校的人事管理人员在规定期限内容，在学校网站上对人事信息进行补充和更新，学校进行定期的审核，然后限制访问权限，避免数据、信息的随意改变。学校应对教职工的人事档案资料进行动态化的管理，保证学校教职工的人事档案信息及时更新，建立标准化人事档案的信息数据库，为今后教职工人事档案的管理和利用作保障。
（三）做好人事档案管理的安全工作。中学还应做好人事档案的安全管理工作，避免出现威胁人事档案安全的隐患。要严格控制人事档案的知晓人员，特别是科研教职工的人事档案，禁止无关的人员接触人事档案。建立专门的人事档案室，做好防火、防盗、防霉等工作，储存人事档案信息的计算机以及硬盘等要定期杀毒、升级以及更新，保证计算机的安全运行，人事档案信息的网络要严格管理，禁止移动硬盘的外带，避免人事信息的泄露。
（一）受教客体不同
档案学专业教育受教客体指的是接受档案教育的人。档案高等教育的受教客体是指已通过高级中学课程考试并报考或以调剂的方式接受高等学校档案学专业教育的学生。学生以在校学习为主，通过三年到四年的理论知识学习，毕业后有选择性的从事档案学专业相关工作或其他专业工作，是不具确定性的档案学专业人才。档案职业教育的受教客体大多为在职档案工作者，目的为了进一步加深理论层面的修养，学习掌握新技术，掌握与本岗位相关知识。另外，普通公民也有接受档案教育的权利，通过对档案及档案工作的了解，切身感悟档案所带来的社会效益与经济效益，一方面培养公民的档案利用意识，普及档案基础知识，另一方面，拉近档案与公民的距离，发挥档案的潜在价值。
（二）授教主体不同
档案高等教育依托高等学校，一个专业的设置首先要配备的便是理论知识过硬、专业技能熟练的专职教师，也就是说，档案学专业高等教育的授教主体是高校专职教师。从档案学专业相关期刊的发文便可看出，高校专业教师是档案学专业的学术领头队伍，高校也会定期聘请其他学校有影响力的教师或实践工作领域技术带头人，为档案学专业学生举办学术讲座。相比高等学校固定且权威的教授主体，档案职业教育的教授主体则展现出其多元化的一面，个别职业培训学校可能会有为数不多的专职档案教师，大多数培训机构是采取外聘权威档案学专业或相关领域专业学者的形式开展教育工作，涉及岗位责任教育时，有时也会由行政管理人员进行强化指导及培训教育工作。
（三）培养单位不同
档案高等教育的培养主体是普通高等学校。普通高等学校是经国家教育部按国家规定的高等学校设置标准，并通过严格审批程序批准的，以统一考试的形式招收学生的教育机构。档案学专业学生在学校里能够进行全面系统的学习，学校丰富的学习资源以及课外历练活动，不仅可以提高学生的专业理论知识，同时能够扩大视野，吸收多元档案文化，通过实习、调研等活动增强实践能力。高等学校长期以来，都是档案学专业人才输出的龙头，是我国档案教育体系的核心。档案职业教育培养单位以各级各类档案机构为主，针对其岗位需求以及对新技术、新政策接收的渴望，有针对性地开展教育培训工作。档案机构有责任不断更新、吸纳多元的档案领域知识与技能，培养档案工作者的工作素养，提高档案工作者对岗位工作的认知与认可，激发档案工作者的潜能，更好地为档案事业建设服务。
（四）培养层次不同
档案学专业高等教育分为本科生教育、硕士研究生教育及博士研究生教育三个培养层次。本科生教育以理论知识与技能操作为主，通常以教师讲授的形式进行知识传授，其毕业后的就业方向多为企事业单位。研究生教育以培养学生自主学习能力为主，加大学生对理论知识的研究，这部分学生毕业后从事档案工作的可能性极高，也是档案学理论研究与发展的接班人。档案职业教育针对不同的培养对象组织进行不同的课程培训，笼统地讲，初级教育是对非档案学专业毕业生从事档案工作进行的知识普及，中级教育是对受教育者岗位技能及职责的教育培训，而高级教育是对特殊岗位操作技能的理论与实践讲解，如数据库的建立与维护，高级管理人员课程培训等。
（五）课程体系设置不同
档案学专业高等教育与职业教育的培养重点略有区别，决定了二者在课程体系设计上有所差异。档案学专业高等教育是以档案学专业基础理论知识、信息资源基础知识、管理学科基础知识、实践技能知识为主要课程，实习、实地调研课程为辅。其中必修课以专业核心课程为主，管理学、信息管理学等大类课程则以选修课的形式出现，理论课程占档案学专业高等教育的大部分，实践动手及上机操作课程居于次席。相对于高等教育课程体系设置的完整性与系统性，档案职业教育更具专指性和针对性，其培养重点在于岗位工作的培训与指导，通过学习增强岗位责任意识与实践指导能力，因此在课程设置上以实践课程为主，理论课程为辅。特别是在档案信息化建设加快的进程中，数字化建设是目前职业教育的重点课程。
（六）评审考核方式不同
目前，大多数高等学校以学分制为学生在校期间课程学习的考核方式，对于学分修满且各科合格通过的学生正式予以毕业并授予学位，考试方式仍然以学期末考试为主要形式，实习报告及毕业学位论文是检验学生综合能力的主要途径，其评审主体为高校专业教师及高校管理人员。档案职业教育的评审考核则采取职业资格认证制度，评审主体是权威的职业资格认证机构，“以法规体系的形式保障档案职业资格认证制度的实施，确立不同等级、不同级别的档案职业资格认证制度，并确定申请档案职业资格认证考试的入门标准”。［2］
二、异中求同
从微观教育特色来看，档案学专业高等教育与职业教育在上述六个方面有着不同程度的差异，从宏观角度讲，档案学专业高等教育与职业教育必须符合国家教育理念，与国家宏观教育政策保持一致，换言之，二者具有相同的教育理念、一致的培养目标及类似的教学手段。
（一）教育理念相同
无论是档案高等教育还是职业教育都必须遵照国家有关教育法律法规，以人的全面发展为宗旨开展教学工作，培养具备独立完成各项工作的管理岗位、科研岗位、技术岗位相关人才。前者是对档案学专业学生理论知识的普及，讲授范围大而全，后者是针对岗位工作的细致培训，讲授范围小而精，虽然二者的教学分工不同，但是不能将档案职业教育简单地视为档案高等教育的继续或补充，二者是档案学专业教育系统的不同部分，承担着上述不同的责任与义务。总体来讲，二者的教学理念均以马列主义人的全面发展为基本原则，按照教育部的指示培养档案事业的高级技术人才与管理人才，为培养档案事业的建设者和接班人而努力。
（二）培养目标一致
档案学专业高等教育与职业教育归根结底都是对人的培养，更为确切地说都是对档案学专业人才的培养，为社会提供理论知识与实践技能兼备、适应时代变革、拥有创新创造精神的人才队伍，是档案教育的最终目的。档案学专业高等教育承担着教育规范档案学专业学生的任务，为这股潜在的档案工作队伍开辟路径，培养学生对档案工作的热情，使其毕业后自愿加入档案工作者的队伍，为档案事业而努力奋斗。档案职业教育能够满足档案工作者终身学习的愿望，档案一直被视为统治阶级的工具，是史学研究者的智囊，远离公众视野，档案工作也被挂上神秘的面纱，档案工作若想彻底摆脱被人遗忘的阴霾，则必须顺应社会潮流，与时俱进，实现档案事业的可持续发展。为此，档案工作者适时地接受新政策、新理论、新技术就显得尤为重要。人是社会的存在，档案工作者的活动是档案事业发展的动力，档案高等教育与职业教育的培养目标便是最大程度的开发档案工作的人力资源，并将其培养成一支复合型、创新型的人才队伍，在国际形势严峻、经济结构变化多端的复杂社会背景下，树立为党和国家档案事业奉献的高尚品德，进而全面提升档案工作者的职业素养。
（三）教学手段类似
传统的教育模式下，以教师讲课的方式为主要教学手段，无论是高等教育学府还是职业教育机构大多采用教与学的模式。不同的是高等教育下的学生拥有与教师更多的沟通机会，及时发现问题解决问题，与教师形成良好的互动，有助于理解、消化所学的理论知识，然而由于职业教育的教师随讲随走，很多在职者原本对理论知识就摸不到头脑，讲座过后可能更是一头雾水，只能在实践中摸索着前进。实践教学则相反，受高等教育的学生在校只能进行简单的实验操作，且集中于档案数字化的上机操作，即便是在学校安排的实习阶段也是对档案库房管理等工作进行大致摸底，而档案工作者却能够将所学的新技术及时的在岗位工作中得到演练，除档案数字化工作外，档案整理、修复、保护等技术性工作得到加强。由于互联网的迅速蔓延，档案教育工作逐步实现网络化教学，一方面，档案学专业学生与档案工作者可以通过网络教学模式获得最前沿的精品课程，了解国内外档案工作动态，并且有选择性的接收感兴趣方向或本职岗位工作相关的知识与技能。另一方面，学生也可以通过浏览各级各类档案机构网站获取档案实践工作中应注意的事项及管理规范等，二者实现良好的沟通，可以促进档案教育事业的发展。
三、协同机理
我国档案教育结构体系是一个多层次的复杂集合体，随着档案事业的发展，高等教育依然是档案学专业人才输出最重要的渠道，包括档案技术人员、管理人员、行政人员、研究人员等。另外，档案在职教育是档案工作者终身学习理念实现的平台，二者的协同共建是档案教育体系内在发展的需要，也是档案事业与时俱进的需求。此外，社会、经济、人等因素也为二者的协同共建起到了推波助澜的作用。
（一）档案学专业教育的内在需要
从上图可以看出，档案学专业教育系统包括档案高等教育、档案职业教育及其他档案社会教育，每个子系统并非完全独立，而是相互促进、相互影响、彼此协同的。档案学专业教育系统不断更新与完善，是促进每个子系统更加紧密合作的内在因素，也可以说是档案教育事业发展的主要矛盾。具体到档案高等教育与职业教育而言，二者之间的界限随之减小，出现了档案高等教育职业化倾向与档案职业教育学术化倾向。档案职业教育的学术化倾向是指，在大学资深教师及学术讲堂的吸引下，一些职业教育培训机构或各级各类档案机构，努力完善教育课程，加强与高等院校的合作，逐渐完善职业教育的学术化倾向。诸如各级档案机构创办的档案学会，邀请高校知名教师做会员，聘请高校教师做讲座等。“档案高等教育的职业化倾向是指，为增强学习者的就业能力和职业适应性，传统的学术性高等教育项目被重新设计或进行改革，以满足工作世界的需求。”［3］不可否认，高等院校的理论课程比例远远高于实践课程，这种情况下的高等教育无法输出复合型人才，加大就业能力和职业适应性的课程至关重要。
（二）档案事业发展的动力需求
档案教育的目的是要解决档案事业可持续发展与档案学专业人才供给不足之间的矛盾，从全国范围来看，档案实践工作者中非档案学专业毕业生为数众多，导致这一现象的原因有历史遗留的问题，也有人为原因。首先，新中国建设初期，档案教育系统并不完善，社会档案意识偏低，档案学专业人才屈指可数，很多行政岗位工作者兼管档案工作。其次，档案长期不被人重视，甚至被认为是政府机关的仓库，管理档案无需过多专业知识，致使很多未接受档案学专业教育人员进入档案机构工作。随着时间的推移，档案开放度的提高，特别是当档案机构成为政府信息公开的合法场所之际，公众对档案的认识逐渐提高，当公众懂得用档案保护自己合法权益而进行查档利用工作时，也就意味着档案工作不再深居政府大院，全方位的满足全体公民利用需求也必将成为档案工作不可逃避的任务。因此，加强档案学专业知识的学习也就成为档案工作者提高职业素养的渠道，档案学专业教育方向从单一转为多元、教育层次已提高到博士层面，同时进行档案教育的内部整合，培养理论知识与实践能力优胜的专业人才，才能为档案事业的发展提供源源不断的人力资源。
【中图分类号】G647.24 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2015）19-0183-02
前言
在任何一个企事业单位当中，档案管理都是非常重要的工作。中职学校作为我国职业教育的重要组成部分，其档案管理质量不仅会影响到中职学校的发展动力，更会影响到中职学校的教学水平发展。但是在实际工作过程中，绝大部分中职学校都更注重对教育事业的研究，而缺乏对档案管理工作的重视，这种情况的出现既不利于中职学校档案管理工作的发挥，也在一定程度上制约着中职学校的长远发展，因此做好对中职学校档案管理工作的创新思考很有必要。
一、中职学校档案管理作用分析
中职学校档案管理包括对学校当中从事党政管理、教学、科研等各类文件以及教职员工履历、学籍管理等多方面内容，其不仅是记录中职学校发展历程的重要载体，更是帮助中职学校实现发展的重要支持。对学校档案进行有效管理，所带来的作用主要可以归纳为三个方面：（1）为学校发展提供支持。中职学校档案管理所积累的中职学校发展历程，能够为中职学校的发展提供重要的信息支持，让中职学校在发展过程中获得良好的内在支持，从而避免一些错误决策的出现；（2）为教学水平进步提供支持。教师是中职学校实现教育事业的重要基础，档案管理能够帮助学校更为全面、熟悉的掌握每一位教师的实际教学水平、特长，从而为教师安排有的放矢的培训方法，为教师教学水平的进步提供支持；（3）为学生提供良好校园文化精神。良好的校园文化精神是帮助学生树立爱校、护校意识的重要支撑，有效的档案管理工作能够根据中职学校特点建立起良好的校园文化氛围，让学生通过校训、日常生活感受到学校的精神所在，进而培养起学生爱校、护校的良好精神品质。
二、现存中职学校档案管理问题
1.档案意识薄弱
档案意识薄弱是当前环境下，中职学校档案管理的主要问题，也正是因为档案意识薄弱，使得中职学校的一切档案管理行为都难以有效的实施，所以档案管理意识的薄弱是中职学校档案管理主要问题。这种薄弱意识既表现在学校管理者方面，又表现在档案管理人员方面。由于中职学校的最终目标是“教书・育人”，因此学校管理者更多的将工作重心放在师资引进、教学改革方面，忽视档案管理工作的重要性。
2.管理制度缺乏
良好的管理制度是确保工作行为有效进行的重要规范。档案管理作为一项系统性管理工作，其在中职学校当中的应用需要管理制度来予以指导和约束。但是由于学校管理者对档案管理不够重视，因此学校档案管理制度的建设也非常滞后。虽然中职学校当中都有着自己的档案管理制度，但无论是从管理制度的完善性上，还是可行性上都存在不同程度上的差距，这使得中职学校的档案管理制度很难发挥出实际作用，中职学校的档案管理工作也因此缺乏正确的指导和约束规范。
3.人员素质偏低
从目前的中职学校档案管理工作来看，绝大部分档案管理人员都存在专业素质偏低的情况。这种情况出现的原因有两方面，其一是管理人员本身的专业性。中职档案管理人员有很多都是由其他部分抽调过去的，例如人事部、财务部等，因此他们的档案管理专业水平很难真正满足实际工作需求。其二是档案管理人员长时间处于一个滞后的工作环境下，使得他们的档案管理水平逐渐下降，最终导致无法满足实际档案管理工作需求。
4.管理方法落后
中职学校档案管理方法较为落后，也是影响其档案管理工作发展与进步的重要因素。随着信息化技术的发展，当前的档案管理已经实现了传统纸质档案向信息化电子档案的转变。但由于中职学校对档案管理工作不够重视，这使得学校的档案管理工作仍处于一个传统的收集、整理、存储的状态下，这种管理模式不仅工作效率非常低，而且还需要巨大的档案室来作为空间支持。另外，当前的中职学校档案管理在对档案利用方面少之又少，这使得档案成为了“无用的资料”，很难发挥出档案资料应有的作用。
三、中职学校档案管理创新对策
1.创新档案管理意识
想要实现对中职学校档案管理水平的创新发展，就必须要先做好档案管理意识创新。在这一环节当中，首先校园领导者必须要发挥出自己的决策作用，通过学习、借鉴等多方途径，来给予档案管理工作充分的认识，确立档案管理在中职学校管理工作作用应有的地位。其次，档案管理人员要充分认识到自己的作用，明白自己的职责，在做好本职工作的基础上，想方设法为学校档案管理工作的进步提供支持。最后，学校当中所有的教职员工、学生也都有对档案管理工作有一定的认识，明白档案管理对于自己进步、发展的重要性，为档案管理工作创设一个良好的发展环境。
2.创新档案制度建设
创新档案管理制度是给档案管理工作提供一个良好指导规范的重要措施。学校管理者要在充分认识档案管理工作重要性的前提下，根据学校的实际档案管理工作需求，制定出科学、完善、有效的档案管理制度，使其能够真正的为档案管理工作行为带来指导、约束和规范，以保证档案管理工作的科学有效。在此基础上，学校要将档案管理制度纳入到学校管理制度建设当中，使档案管理制度能够始终与学校管理制度保持步调一致，为学校的进步与发展提供支持。
3.创新人才培养机制
创新人才培养机制也是中职档案管理发展的必然举措。为此档案管理部门必须要做好对专业档案管理人员的聘用，提高档案管理团队的综合素质水平。在此基础上，要对现有档案管理人员的专业培训，保证每一个在职档案管理人员都能够游刃有余的完成自己的档案管理工作，为档案管理工作的有效性提供基础保障。
4.创新档案管理方法
中图分类号：G717 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2013）39-0023-02
师资业务档案体现了教师在教学实践、学术研究、专业进修等一系列活动中的综合业绩，对于教师的考核、职务聘任、工资晋升、工作调动、奖惩等具有重要的参考价值，它产生于教师的业务活动，反过来又对教师的业务活动起到了反馈和促进的作用。
一、加强高职院校师资业务档案管理势在必行
高职院校是实施高等职业教育的普通高校，其定位是培养出一批具有大学知识，而又有一定专业技术和技能的人才，其知识的讲授是以能用为度，实用为本。在高职院校中，教师是教学的主体，教学质量的高低取决于教师的能力。在高职院校中加强师资业务档案管理，能够有效地反映教师能力，记录教师的特点，展示教师的专业技术水平，促进教师专业技能的提升，为高职院校教师队伍的建设发展、为教学水平评估提供翔实的资料。
二、高职院校师资业务档案的对象
1.校内专任教师、兼课教师。他们是高职院校教师的主体，他们的学习、工作和生活情况要通过师资业务档案进行记录，他们是师资业务档案收集的主要对象。
2.校外兼职教师、兼课教师。他们受聘给学生上课，指导、参与学校的专业建设、课程建设和实训基地建设等工作，他们在人才培养、专业建设等方面起到了不可替代的重要作用，为他们建立师资业务档案，有利于对他们的工作进行系统评价，有利于学校师资结构的提升与评价。
3.学校的客座教授、教学顾问、指导专家。他们是校外专家学者或政府部门人员，他们为学校的人才培养、科学研究和社会服务起到重要作用。
三、高职院校师资业务档案的主要内容
在2008年教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》中指出，师资业务档案要包括“教学过程的记录”、“科研过程的记录”、“进修培训过程的记录”。高职学校师资业务档案如果要全面反映教师的业务水平，为学院工作提供服务，应该包括以下几个方面内容。
1.教师的基本信息。教师的信息诸如姓名、性别、年龄、籍贯、出生年月、政治面貌、毕业院校、所学专业、职务职称、任职年限、学历学位、工龄、特长、成绩奖项等，这些内容构成了师资业务档案的基本信息。
2.教师的专业技术职务。学院职称管理的相关制度、专业技术职务评审的要求、聘任的相关条例；学院每年通过专业技术职称评审人员的信息、聘任的相关文件、职称评审推荐的原始记录；学院教师系列职称结构分布图、各学科专业技术岗位情况的统计。
3.教学与科研档案。教学档案：教师每学期的讲授课程，讲授的学时数，专业课、公开课、实验课、讲座等课程的授课数量，优秀教案、教学质量评价结果。科研档案：教师的科研成果、著述，在核心期刊、国家期刊、省级期刊以及各类学术会议上交流的学术研究、论文见解，与他人共同著述的作品和科研、教研成果鉴定书。
4.教师评价与进修考察档案。教学评价：教师本人的教学计划书、计划表，教学记录，教学心得，学校观摩记录，同行专家的听课评价与学生的教学评价。进修考察：参加继续教育情况、国内外专业进修情况；参加企业、社会实践情况；担任班主任工作情况；指导新教师情况。
5.奖惩考核档案。教师的荣誉与奖惩的记录，教师参加专业技能比赛获奖，指导学生参加专业技能大赛的成绩；教师的年度考核、业务培训考核等相关资料。
四、高职院校师资业务档案管理现状及对策
高等职业院校在师资业务档案管理方面，普遍存在重视度不够、制度不健全、管理手段落后、管理人员不专业等问题，师资业务档案给学校的工作难以提供有效的服务。
1.档案管理重视度不够。师资业务档案是学校加强师资队伍建设，考评教师教学能力和学术水平的重要内容，也是教师晋升职称、年度考核、评优选先的重要依据，同时也是衡量一所高校教学质量和学术水平的重要标尺。但目前对师资业务档案管理普遍重视度不够，学校领导在考核一个教师的时候，只凭主观判断，不能很好地利用档案资料全面地评价教师的才德；教职工缺乏师资业务档案管理的意识，不能主动做好自己档案的收集、总结和上交工作，片面地认为做好档案工作是管理人员的事情，与自身无关，甚至不愿意把自己的档案交给管理部门，造成了师资业务档案管理工作的被动性。加强师资业务档案管理，学校领导要广泛重视，充分发挥师资业务档案在教职工的考评、考核中的作用，增强教职工的档案意识。人人关心、重视这项工作，高职院校师资业务档案的管理才能提高。
2.档案管理体制不健全。目前多数高职院校档案管理职责不明，未建立专门的档案部门统一管理。比如：个人档案有组织部门管理，教学档案由教务部门管理，科研档案由科研部门管理，培养进修档案由师资部门管理。这就造成了教师业务档案管理零散，如果要查找、提取档案需要到不同的部门，影响工作效率，给使用造成麻烦。加强师资业务档案管理，要形成科学的管理制度，建立专门的档案管理部门统一管理，做到及时收录，积极整理，严格管理。
3.档案管理手段落后。师资业务档案信息内容全面，覆盖范围广，科研和学术水平高，而目前大部分高职院校，因人力、物力、财力受限，师资业务档案的管理手段仍然采用手工或半手工方式管理，使师资业务档案信息的收集、整理、立卷、归档等技术严重滞后，从而影响到师资业务档案的归档和利用。加强师资业务档案管理，要更新管理理念，利用现代化管理手段科学统筹，构建师资业务档案信息数据库，建立系统、高效、快速的现代化管理模式来实现师资业务档案管理的系统化、信息化，充分发挥师资业务档案管理在高校管理中的积极作用。
4.档案管理人员受限。高职院校因为人员编制等原因，师资业务档案工作大部分是兼职完成，并且多数是非档案专业人员。师资业务档案管理有很强的专业性，对教师提供的材料，要有很强的辨别能力，要具备过硬的专业知识和责任心。在管理中，还要能够做到主动发现资料，进行催交，保证师资业务档案的完整性和可靠性。
教师师资业务档案客观地记载着教师的教学活动、科研成果、专业技能的水平，综合公正地反映教师的业务水平和工作能力。师资业务档案不仅代表着教师的水平，它反映的是整个学校的教学质量和管理水平，展示的是全校教师的学术水平。因此，加强高职院校师资业务档案管理是一件有重要意义而又艰苦细致的工作，要严谨对待。
参考文献：
[1]郭素萍.高校教师业务档案管理工作存在的问题与对策研究[J].考试周刊，2008，（45）.
二、加强档案管理开发利用的重要意义
学校档案涉及到学校各个方面的工作，学校档案反映了学校的建设、发展、财务、教育活动等，档案记录的形式丰富多样，既有文字形式，也有图片、视频资料等。学校档案管理开发利用需要坚持一定的原则，确保保存的档案信息的准确性、完整性。职业学校档案管理的开发与利用要从学校的实际出发，与学校的发展计划、工作安排相一致。
加强学校档案管理的开发与利用对于学校的发展而言是一个新的机遇，学校的档案室不能仅仅停留在保存资料层面上，而是通过档案管理的开发利用拓展学校档案室的用途，进一步宣传学校的档案事业。学校档案管理的开发与利用将进一步挖掘学校现有资源的价值，实现学校档案管理工作的现代化发展，促进学校整体办学水平的提高。学校档案管理开发与利用体现了素质教育，它符合当下教育发展的需求，能够为人们提供更加全面、专业、个性的服务。学校的管理工作十分繁琐，校领导在进行决策的时候需要翻阅相关的档案信息，这样才能保证决策的科学合理。例如，领导者在任用教职工时需要查阅现有教职工的个人档案，结合学校的发展目标科学安置当前的教职工。职业学校档案资源的开发将有利于推进教学内容的改革，加强教学的实用性，提升学生的综合素质。
三、职业学校档案管理的开发与利用
（一）开发利用现状。职业学校的档案真实反映了学校的历史发展，对当前教育工作意义重大。然而当前我国职业学校档案管理开发利用工作还存在诸多问题。我国职业学校在档案管理上的意识比较淡薄，不少学校未能对学校档案信息资料的管理引起足够的重视。职业学校的档案管理思维比较传统和保守，信息资源得不到有效的开发利用，影响了学校的整体管理运作及长远发展。很多职业学校领导对档案管理的认识比较肤浅，档案管理迟迟无法实现质的突破。除了领导思想观念上对档案管理重视不够之外，很多档案管理人员自身也不重视档案管理的改革和完善，管理人员自身的职业素养以及专业技能还比较欠缺，他们思想观念落后，专业技能不过关，在档案的保管与整理等环节中，管理人员存在很多疏漏。档案管理人员不注重提升自我各方面的能力，管理的方式传统落后，低效的工作使得管理人员根本无法在档案管理的开发与利用上投入更多的精力，整个档案室的运作显然不符合当下人们的需求。
档案管理已经不仅仅局限于信息资料的收藏，资料收藏的目的在于为人们的工作提供更多的便利，使用档案信息才是档案管理的重心。然而，不少管理人员只重视保护档案，未能发挥档案管理的潜在价值。学校档案室的馆藏档案比较单一，在缺乏规范性的工作环境下，学校资源收集形式单一，许多内容都未能得到有效的归档。当前信息资源与教师、学生、领导之间的关系不够密切，档案资料的利用率低，尽管互联网走进了人们的生活工作中，但是职业学校档案管理的开发与利用在网络化建设上较为缺乏，档案管理的设施设备严重匮乏，档案管理开发利用效率低，信息化程度低，浪费了大量不必要的人力物力。
（二）开发利用的具体措施。包括如下几个方面：
1.加强培训，更新档案管理人员的观念。职业学校档案管理的开发与利用需要有一批高素质的档案管理人员，因此学校必须更新档案管理人员的观念，让他们意识到档案管理的重要意义与价值，引导学校档案管理人员不断完善自我，提高其档案信息的管理能力。从观念上看，职业学校管理人员要注重档案管理的科学性和严谨性，切勿随心所欲，在档案的保存时要为后期档案资料的利用有所考虑，采取最合适的档案管理方法，提高工作的效率。
档案管理人员要不断学习新的知识，完善自身的知识体系，拓展视野，这样才能提高档案管理的水平，在档案管理工作中融入新的内容，增强档案管理工作的创造性，符合21世纪人们各种各样的需求，为学生、校领导、教职工等提供最到位的服务。学校要定期为档案管理人员提供专业而系统的培训，通过系统的培训来弥补管理人员知识技能上的不足，（下转第139页）（上接第130页）打开管理人员的思路，增强档案管理人员的使命感与强烈的责任心，发挥档案管理人员的积极作用，建设一个现代化的档案管理体系。
2.加强学校档案室建设，实施高效管理。管理工作?|量的提高离不开学校的基础建设，学校必须进一步加强学校档案室建设工作，完善各项硬件设施设备，为职业学校实施档案现代化高效管理奠定良好的基础。学校要投入足够的资金进行档案室的建设工作，确保档案信息管理工作的高效、准确、机密。学校还要根据档案管理工作内容的不同专门设置各个类别的档案，将各种档案资料分门别类地进行整理。档案室必须要有基本的办公工具和办公设备，打印机、装订用具都是必不可少的。当然，职业学校建设必须做好防火、防盗、防水、防电等工作，做好档案室的基本建设工作。随着现代科技的发展，职业学校的档案室还要充分利用现代技术，配备计算机、监控器等设备，落实学校档案管理工作的信息化。学校要利用信息技术实现学校网络与国际网络的对接，进而实现各种资源的共享。
(二)确立教学档案数字化管理的“全过程”理念，在教学过程中将数字化管理理念融入其中。高职院校教学档案数字化管理的实施，并不是某一个部门或某部分教师就能开展起来的，它需要全院教职员工的配合和支持。尤其是教学一线教师，要树立数字化管理意识，从源头上下手，对教案、教学计划制订固定的统一格式，对自己的教学资源按照数字化管理要求进行标准化整理，对学生的毕业作品、社会调查报告、社会实践报告也按数字化管理要求进行整理。
二、完善教学档案数字化管理的硬软件条件
加大经费投入，搭建并完善教学档案数字化管理的硬软件平台，是高职院校教学档案数字化管理的重要基础。做好这项工作，可以从以下几个方面入手:
(一)加大经费投入。数字化管理对硬件提出了更高的要求，如计算机、打印机、扫描仪、照相机等设备都是实现数字化管理的基本保障。除了这些基本的设备外，随着技术的进步和市场的变化，还要适时进行设备更新和系统升级。电子档案的管理不同于纸质档案，它从形成到利用都离不开技术设备。要实现数字化管理的目标，计算机等硬件设备的质量和性能是一个重要因素。
(二)进一步完善信息服务平台。一个良好的信息服务平台可以大大提高档案利用率。信息服务平台要保证广大教职员工、学生能够在最短的时间内找到最准确、最有效的相关教学资源，这不仅要有一个畅通的网络环境，更要有一个科学合理的信息服务系统。
(三)搭建教学档案数字化管理信息共享与交流平台。教学档案管理工作的技能方面，包括网络基础和文字处理、数据处理等。为进一步提高档案职业队伍的信息化素养，需要加强构建信息化研讨和交流的平台，加大专题会议、现场观摩、网络讨论、联合进行课题研究等，并通过继续教育等多种手段提高从业人员的工作技能。［1］
三、推进教学档案管理的机制创新
推进教学档案数字化管理，不仅是理念和技术的问题，同时也是机制的问题。机制不活、机制不顺，教学档案数字化管理就落不到实处。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节。
(一)建立标准化工作流程。推进数字化档案管理机制创新，就应当变革现有的教学档案管理机制，诊断其中存在的问题，建立新的适合数字化教学档案管理的工作机制，建立上下衔接、灵活有效的工作流程，为数字化教学档案管理提供条件。
(二)建立健全数字化教学档案管理的领导机制。建立由学校分管领导、教务处主管部门以及下属学院组成的数字化教学档案管理的领导机构，作为推进数字化教学档案管理的决策部门，及时发现并解决其中的问题。
(三)以人为本，建立教学档案人性化服务机制。高职院校教学档案服务机制坚持以人为本，就是要将利用者的需求作为工作的出发点和落脚点，不断满足广大师生员工对档案信息的需要，开展个性化服务、主动化服务。个性化服务，就是要满足不同档案利用群体的不同需求，针对不同的利用者采取不同的服务方式，扩展档案利用服务的范畴。开展个性化服务，必须分析高职院校教学档案用户类型、需求，这是档案服务的出发点和依据。主动服务实际上可理解成为档案找利用者，它需要通过档案工作者的主观努力，发挥创造精神，以各种形式为高职院校各项工作提供服务。［2］
四、提升教学档案管理人员的基本素质
目前，人员素质参差不齐，也是影响教学档案数字化管理的一个重要因素。传统意义上的档案管理人员，通常由教师家属担任，对于文化水平和相关业务水平没有太多要求，从事着简单的整理、装订和编号、入库工作。在推进数字化档案管理的要求下，这些工作人员的素质亟待提升。一般来说，数字化管理下的档案管理人员应该既有一定的专业水平，还有较强的专业知识，是集知识与技能于一身的综合型人才。概况起来，主要有如下几个方面的要求:
(一)具有一定的计算机操作能力。［3］现代科技的发展，为教学档案数字化管理提供了条件。同时这也要求从事数字化教学档案管理的工作人员应该具备相应的技术素质，能够操作教学档案数字化管理系统，能够提供相应的录入、管理、更新等服务。否则，教学档案数字化管理就难以实施。
(二)具备一定的网络查找能力及外语能力。作为一名高职院校档案管理人员，不仅要了解国内相关信息，更应该充分利用互联网全面、快速、准确的特点，查找国外重要档案信息
资源。当然，这也要求高职院校档案管理人员需具备一定的外语能力。
(三)具备操作现代办公设备的能力。档案管理工作需要涉及的办公设备很多，如打印机、复印机、装订机、扫描仪等。只有在熟练掌握这些设备的性能和功能的基础上，才能有效完成档案管理工作。同时，电子电器类设备更新换代频繁，高职院校档案管理人员除掌握已有的设备外，还要不断探索和学习，以适应新产品的功能。
(四)具备一定的科研能力。要想档案管理工作有更大更好的发展，除了完成日常的工作外，高职院校档案管理人员还需要有对档案管理工作进行科学研究的能力，在实践中不断总结经验，并进行理论提升。
五、创设教学档案快速服务和高效使用平台
档案工作除了要重收集，更要重利用。目前，各高职院校的教学档案都还只是做到了整理、收集、存档，而对这些库存档案的利用少之又少，甚至是无人问津。由于档案没有得到利用，没有发挥它本来的价值，档案工作甚至是档案管理人员不受重视，久而久之，档案便成了一潭死水。信息化时代的到来，可以说为沉睡的档案燃起了希望之光，可以充分利用网络、计算机等设备使档案利用率更高，更好地服务于广大教职员工。
高职院校的人事档案是真实反映高职院校在人事活动中所形成的档案文件，它集中体现了教职员工的个人履历、岗位晋升、道德品质、学历内容、工作业绩等档案管理文件，它集中以文字、表格以及其他记录形式进行整理收集。在当前新的社会形势下，充分要求高职院校的人事档案工作必须牢固树立“以人为本”的管理理念，加强档案管理的信息化建设，深入开展人事档案工作服务于组织人事部门，谋求其在高职教育改革和经济建设中发挥的指导性作用，积极探索高职人事档案管理的有效途径与方法，实现人事档案管理的现代化功能。
一、新形势下人事档案管理的核心价值
在高职院校中进行人事档案管理，它取决于人事档案管理彰显的核心价值，体现在其对于高职院校、教职员工和行政管理等一系列管理措施上，主要从以下几个方面进行：
1.1妥善保管和归档教职员工的个人信息
高职院校的人事档案真实客观地记录了高职院校教职员工的履历、升迁、考核、学历、资格培训、专业技能等个人信息，它是对于教职员工学习、工作和成长的真实反映，也是对于教职员工在学院人事管理活动中形成的记录和德才表现。目前，我国的社会人事档案管理工作还很落后，教职员工的档案管理都是依托于高职院校的人事档案记录与保持的。同时，人事档案管理能够真实地反映教职员工的工资待遇、福利保障、业绩考核、科研奖励、职务升迁等信息，这样就为高职院校的各部门竞聘人才和岗位流动提供了依据，也凸显了人事档案管理的信息价值。
1.2凸显教职员工的个人价值和综合素质
目前，我国的新高职院校大多是从多个中专院校合并而来，高职教职员工大多是从旧的院校转化而来，在应聘和竞岗过程中，高职院校需要通过笔试、面试和复试等层层筛选，而人才选拔的重要依据就是人事档案记载的个人信息。档案信息中记载的教职员工信息能够真实地反映个人履历、学历证明、学术记录和科研成果，可以真实反映一个人的专业水平、教研能力和敬业精神；档案信息中记载的职务变迁和任职经历，可以真实反映一个人的道德品质和业务能力。高职院校的领导者通过全面衡量教职员工的人事档案材料，可以充分了解员工的成长履历，也可以充分掌握教职员工的综合素质，为人员招聘和岗位晋升提供重要的人事参考数据。
1.3辅助高职院校的教职员工行政管理
随着国家越来越重视职业技术教育，高职院校的规模日渐庞大，所涉及到的专业科系也越来越多，这就给高职院校的行政管理工作带来了非常大的压力。当高职院校开展一系列的岗位考核、职务晋升、工资调整、岗位轮换和奖金发放的时候，行政主管部门需要建立起一套严谨、系统和科学的考核方案，真正做到公开、公平和公正，真正符合高职院校教职员工的切身利益。在院校开展一系列的行政管理工作，一方面需要人事档案的归纳和总结，另一方面也需要教职员工人事档案基础资料的不断总结和完善，从而能够为行政管理工作的开展提供佐证，也能充分满足行政管理人员的工作需要。
二、新形势下人事档案管理的有效途径
在新的社会形势和发展需求下，在高职院校开展有效的人事档案管理，凸显人事档案管理的核心价值，需要保证档案材料的严谨性，提高档案管理员工的岗位素质，建立完善的人事档案管理体系。
2.1加强科学引导，强化档案材料的严谨性和权威性
当前社会已经进入到飞速发展的信息化时代，每天都会产生大量的信息数据，也对于人事档案的搜集和整理提出了非常高的要求，也对人事档案的管理提出了迫切的要求。在高职院校的人事管理过程中，档案是高职历史的积累，人事档案工作是为高职院校的行政改革和教育改革提供服务性、建设性的工作，而其基础就需要强化档案材料的严谨性和权威性。在实际操作过程中，开展完善有效的人事档案材料收集政策，深化对于高职院校干部的履历、升迁、考核、学历、教学培训、专业技能等需要入档案材料的认真搜集，做到准确无误。档案管理人员必须对收集与人事档案有关的各种材料进行鉴别筛选，做到档案材料取之有据，存之有物。在搜集整理、鉴别筛选过程中，对不符合高职院校人事档案管理的材料及时进行更正、退回和销毁，手续不齐全的材料要退回原部门进行补充和完善，充分确保档案材料的手续齐全，材料完整，保证档案材料的严谨性和权威性。
2.2提高科学管理，提高档案管理员工的综合素质
档案材料真实地反映了高职院校的人事状况和组织架构，它也是高职院校历史演变的见证，这样就对档案材料的安全性提出了非常高的要求，也对档案管理员工的综合素质提出了非常严的要求。首先，我们的高职院校应该充分认识到人事档案管理的重要性，从硬件设施上加强档案室建设，每个部门都要配备专门的人事档案专柜，人事档案室应该独立健全，认知做到防火防盗、防尘防潮等措施。其次，我们的高职院校领导应该充分认识到人事档案管理的重要性，牢固树立人事档案意识，将人事档案纳入到全面了解和选拔党员干部的工作轨道上来，提高人事档案的人员编制，也充分改善人事档案员工的工资水平和生活状况。最后，档案管理员工需要充分加强自身专业素质的培养，积极参加专业技能培训，多与兄弟单位的人事档案管理人员沟通和交流，充分学习先进的人事档案管理技术，倡导和提高人事档案工作绩效的提高，从而为全面开展科学的人事档案管理工作提供保障。
2.3加强信息化建设，建立完善的人事档案管理体系
当人类社会进入21世纪，我们也步入到信息化时代，网络信息技术、电脑多媒体技术和移动通讯技术已经越来越深入到高职院校的人事档案管理中，它体现在人事档案资料的输入，人事档案材料的调阅和整理，也体现在高职院校的人事档案管理中。它满足了档案调阅管理的便利，节省了档案存储的空间，保证了档案保存的安全，也方便了学院各部门、兄弟单位之间的调转和便捷。
通过倡导档案实体的信息化管理，建立人事档案的电子版，可以建立完善的人事档案管理体系，其突出表现在两点：一是可以实现人事档案管理资料的原始文件电脑化、数字化，这样可以及时保存和归档档案资料，能够充分保护人事档案纸质载体，真实记录新建高职院校的人事变革和岗位升迁，充分提高人事档案的利用率，减少材料的人为磨损。二是把数字化的人事档案信息网络化，从而实现人事档案管理系统化、资源化和信息化，实现教育体系内人事档案信息的接收、归纳、传阅和共享。
三、总结
综上所述，随着我国高职院校的不断涌现，高职院校的办学规模也随之不断扩大，进一步加剧了高职院校内部的人事档案管理工作压力的大增，针对这一现实状况，我们的高职院校应该充分认识到人事档案管理的重要性，开展切实有效的归纳、整理和保持工作，实现人事档案的有序流通和共享，真正实现人事档案在高职院校管理中应尽的责任，提高人事档案管理的规范性与合理性。
参 考 文 献
一、教学档案的信息化管理是大部分高职院校改革和发展的必然趋势
教学的档案是管理教学的重要组成，是高职院校进行教学改革、教学研究、教学发展的依据，是在教学实践活动和教学管理中直接形成的有保存价值的图表、文字、声像载体等各种不同形式材料，涉及的内容非常多、范围很广。伴随着高等学校职业教育的迅猛发展，教学档案信息化的管理是很多高职院校改革和发展的必然趋势。原因是：庞大的信息量增大了教学档案管理人的工作强度和难度。近几年，各大高职院校学生的人数和教职员工人数均呈递增的趋势，原来由一位档案人员可以完成的工作现在需要一位专职的档案管理人才可能完成，原来可由4个文件柜装下的一个学年的档案材料现在需要8个文件柜甚至是更多才能够容纳。信息量的大量增加直接导致了人力、财力、物力的增大，而且目前高职院校在教学的资源有限的情况下，在一年半载之内是无法满足教学的档案管理方面需求，基本的条件和设施不到位直接影响了教学档案管理质量。其次，由于行政办公软件以及计算机的应用在各个高职院校的普及，很多的纸质文件、资料都采用电子文档的形式通过行政办公软件来进行传阅和保存。现有的教学档案的管理方面一系列的规章制度均只涉及了纸质文档的管理办法，若是将这部分的电子文档打印成纸质文档然后再进行整理归档，这似乎是太浪费资源，也不符合提倡的“无纸化办公”这个理念。
二、当前高职院校在教学档案信息化管理过程中存在的问题
（1）对教学档案信息化管理的意识较弱。目前高职院校仍然在教学档案信息化管理这方面的制度不够好，与它相关的技术和设备还没有跟上，所以教职员工大都对档案的信息化管理的意识不够强，在档案管理时遇到的新问题没有认真、仔细的研究，仍然按老一套的教学档案管理制度来进行管理，导致教学档案管理这方面出现了很多的漏洞。例如学院下发文件均是采用电子文档通来过行政办公软件公布，有的档案的管理员或者教职员工收到电子文档后而没有及时存档，有的人还甚至认为学院会下发纸质的文件，看完了之后就不再理睬了，一旦再需要这些文件时，只有再次向学院的文件发送部门去索取。（2）缺乏高素质和高水平的档案管理人员。管理技术和手段的提高，对管理人员的素质和水平相应的提出了更高要求。传统的档案管理工作对人员的学识、综合素质相对来说要求较低，甚至在计算机操作上也没有要求。但是档案信息化管理对档案管理人的要求很高。首先，他们需要对高职教育有了解和认识，对所在高职院校的现状和历史有一定的了解认识；其次，熟悉档案管理知识和一些操作的技能；再次，熟悉先进的档案管理技术和手段；最后，他们还需要具备相对较强的信息处理的能力和服务意识。当前高职院校中，能符合以上条件的档案管理人尚属匮乏。
三、强化高职院校教学档案信息化管理的措施
（1）注重教学档案信息资源的价值。档案是历史的事实记载，同时也是新的起点。在高职院校建设好教学的档案时，注意它的信息资源有效的开发和利用，进而深化教学的改革，强化教学的管理，提高教学的质量。比如：将优秀的教师课件、实验报告、电子教案等集合起来，刻录成光盘并收集入库，以供年轻的教师进行学习研究，同时这也为精品课程的建设提供有力依据。高职院校需要充分的借助校园网络这一平台，来加大教学档案信息公开的力度，可以运用网络来实现资源的共享，实行档案信息的远程服务，目的使广大的教职员工进行教学的改革和创新研究时可以少走弯路或者不走弯路，最终提高工作效率。（2）健全教学档案信息化管理制度。建立监督和检查机制，上一级的档案管理部门应该对所管辖的档案部门进行指导、检查、监督，对基层的档案部门提出的问题给与及时处理，在工作中做得不好的地方指出并且督促它按时并按质的完成。（3）建立具有高素质的档案管理队伍。（4）用创新的思维来对高职院校的档案进行管理。
四、结语
对高校的档案进行有效的管理是非常重要的，能够让教学秩序更顺利的进行，学生学习也会更有效率，但是，对档案信息的管理仍需要不断的研究和提高。
当前，我国的职业教育体制改革已从宏观体制改革进入到学校内部微观教育教学改革。现代职业教育是一个系统工程，校内外诸多因素相互联系、相互制约，科学地引导和协调这些因素之间的矛盾运动，并有效地解决矛盾和问题，才能促进职业教育的健康、有序、协调发展。在高职院校健康、稳定的发展过程中，教学档案的管理工作起着重要的作用。但是，在科学技术突飞猛进和高职院校建设快速发展的今天，高职院校教学档案管理与其规范的适应周期越来越短，已运行多年的现行高职院校教学档案管理规范已失去原有的实践根基。高职院校正常的教学工作的进行以教学管理为基础，教学档案的管理则是一项基本而又往复循环的工作。它是教学工作经验的积累与成果的体现。实行教学档案规范化管理，使教学档案管理既适应教学的需要，又适应专业教育的需要，是日常教学管理中不断探索的一个问题，也是实现教学管理规范化的有力保障。
一、提高对教学档案的认识，确立教学档案工作的主体地位
高职院校专业教学档案积累、储存、传递丰富的专业知识，是一种非常重要的信息和知识传播方式。教学档案的运用，替代了部分教学活动，从整体上为高职院校的教学活动增添了新的内容，使教学实践更趋立体化。
学校与其他社会组织的基本职能活动的区别就在于它是教书育人的地方，尽管它也有党群工作、行政管理和其它活动，但它们都是为教学工作服务的，教学工作始终是学校的中心工作。因此，在学校档案中，教学档案是学校全部档案的主要组成部分，是学校档案的主体。教学档案的管理是学校档案工作的核心和重点，科学、规范的教学档案工作对强化教学管理，促进教学改革，提高教学质量有着极为重要的作用。匆庸讳言，在一些学校，人们一提到档案工作往往想到的是党群工作、行政管理及人事等方面档案管理问题，档案行政管理部门业务指导大多也只是关注这部分档案。教学档案是学校重要的教学信息资源，它不仅是学校教学管理和教学实践的真实记录，也是教学和教研等工作的重要参考资料，是直接为教学工作服务的。如果一个学校没有齐全完整的教学档案，这个学校的教育水平、教学质量、教师素质等将是难以想象的。因此，我们可以说教学档案的管理水平不仅是一个学校档案工作发展水平的重要标志，而且还是一个学校提高教学工作水平的重要基础和保证。
二、明确教学档案的收集范围，丰富教学档案的内容
近年来，随着我国高等教育体制改革的进一步深入，深化教学改革、提高教育质量成为高职院校教学管理工作的核心和重点，尤其是新一轮高等教育资源的重组整合，以及社会主义市场经济对高素质人才的迫切需求，对高职院校教学档案管理提出了更新、更高的任务和要求。
在一些学校教学档案管理水平不够高，虽然有多种原因，但教学档案收集范围不明确也是重要原因。一般来说，凡是学校教学管理及教学实践活动中形成的，对学校教学工作具有凭证作用和参考价值的文件材料、教师教学档案，如教学大纲、教学计划、教材及讲义、优秀教案；招生、学籍管理、课堂教学与教学实践教学检查、教师测评、学生试卷及成绩分析、学生实验报告、实验项目管理、教学材料，学科建设材料、教学工作规划与总结、师资管理及学生的读书报告、作业及论文，毕业生工作等方面的方案、图表、声像材料都是教学档案的重要内容。教学档案是招生、管理、教学、学生分配等全过程的真实的完整的记录。为方便收集、学校应当将教学收集范围以文件的形式确定下来并要求各部门认真执行。这里特别要强调的是，由于教学档案形成者的特殊性，档案部门应对教师、学生及相关活动中形成的材料的收集工作给予足够的重视，采取强有力的措施做好这方面的材料的收集，确保这部分材料的齐全完整。
三、健全教学档案管理制度，加强教学档案形成过程的监督
教学档案的形成过程较之其他档案来说有其特殊性，如教学文件形成者主要是师生个人，大多数材料属于“白头文件”，且未经正常的文书处理程序等，以致教学文件材料的质量和数量难以得到有效控制。目前大多数教学人员档案意识不强，教学文件材料的收集尤其困难。教师形成的文件材料即使他们据为已有，档案部门也无能为力。为做好教学档案的收集工作，学校在宣传贯彻档案法律法规的同时，应当重点建立教学文件材料管理制度：一是教学档案归档制度，将归档范围、归档时间、归档材料份数和归档要求制度化、透明化；二是教学档案材料形成归档情况的奖惩制度，将教学评论年材料的归档与评选、奖金、晋职等挂钩；三是将文件材料形成归档工作纳入有关教学管理制度，作为教学工作的组成部分与教学工作一起抓。教学档案管理实践证明，只有对教学文件材料的形成归档全过程实行监督和控制，才能保证有关文件材料归档。
