教职工个人档案篇（1）

高职院校人事档案真实地记录了教职工个人经历和社会实践，反映了教职工的个人履历、品德作风、受教育情况、工作表现和业务能力水平。人事档案收集工作，是人事档案工作的第一个环节，是保障人事档案材料真实和完整的第一道防线。当前，高职院校人事档案收集工作存在收集不齐全、归档不及时、材料内容不准确、形式不规范等问题，影响了高职院校对人事档案的利用，如何做好收集工作是高职院校人事档案管理工作需要解决的问题。

一、高职院校人事档案收集工作的重要性

人事档案内容涵盖了个人履历、学历学位、思想品德、工资待遇、工作能力等方面，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。高职院校人事档案一方面可以维护教职工的切身利益，例如，教职工在退休时需要人事部门出具工作年限、学籍档案证明、专业技术职务等信息，如果这些材料不全将直接影响教职工办理退休的相关事宜；再如，每年职称评审时，都需要人事部门出具参评人员的个人学籍档案证明材料，如果学籍档案材料不全会直接影响教职工个人的职称申报工作。另一方面，人事档案是高职院校选拔和任用干部的重要依据，通过人事档案提供的信息，组织可以全面地了解个人的德能勤绩，从中选出优秀的人才和干部。高职院校人事档案收集工作是人事档案工作的第一个环节，为高职院校人事档案管理提供客观物质对象，收集工作是保障人事档案材料真实和完整的第一道防线，同时直接关系到后续的其他业务环节。高职院校人事档案收集的内容既包括教职工在历史上形成的又包括新近产生的人事档案材料，可以说收集工作既是人事档案工作的起点，同时又是一项经常性的工作，贯穿于人事档案工作的整个过程，因此高职院校人事档案管理始终都要加强收集工作，保障人事档案材料的完整性、真实性和有效性，为人事档案管理的其他环节打下良好的基础。

二、高职院校人事档案收集工作存在的问题

1.收集不齐全材料不齐全的现象在高职院校人事档案管理中普遍存在。干部履历表、个人自传类材料、政审材料、奖励材料、年度考核登记表、工资变动审批表等几乎在每个人员的个人档案中都有不同程度的缺失。2015年辽宁金融职业学院以人事档案专项审核工作为契机，对全校人事档案进行了统一审查和清理，发现几乎每个人的个人档案中或多或少都存在材料不全的现象。主要原因是长期以来学校对人事档案工作重视不够，教职工的档案意识不强，没有及时将发生变动的档案材料送交到人事部门，有的甚至将档案材料长期滞留在身边，造成人事档案材料的缺失。另外人事部门没有配备专职的人事档案管理人员，没能将属于归档范围的档案材料归入到个人的人事档案中去，散存在人事部门相关工作人员手中，造成了人事档案材料收集不齐全的现象发生。

2.归档不及时高职院校人事档案材料收集工作被动滞后，往往做不到第一时间归档。对于人事档案材料的归档时间，在2009年12月中组部颁布了《干部人事档案材料收集归档规定》，对人事档案材料收集和归档给予了明确要求和规定，要求在人事档案材料形成之日起一个月内按要求送交干部人事档案管理部门归档并履行移交手续。高职院校档案管理部门对档案收集工作也有实施细则，细则对人事档案归档时间有明确的规定。而在实际工作中，部分材料形成部门对制度、规定执行不严格，或是对人事档案业务知识缺乏了解，加上档案管理部门主动催要不够，同时缺乏相应的督察制度，导致高职院校人事档案归档不够及时，被动滞后，不符合规定要求。在辽宁金融职业学院人事档案管理的实践中，人事档案归档工作一直难以做到及时，人事部门和教职工个人都存在归档拖沓情况。学校于2017年制定了《辽宁金融职业学院人事档案管理办法》和《辽宁金融职业学院人事档案材料归档范围及要求》两项学校内部人事档案管理制度，其中对归档时间做出了明确的规定，即各部门在材料形成一个月内送交档案部门归档。在制度执行的过程中，人事档案材料归档情况虽然较从前有所改善，但仍然存在拖沓现象，不能按规定时间及时将人事档案材料送交至档案部门归档。

3.材料内容不准确，形式不规范在高职院校的教职工个人档案中，档案材料内容不准确、手续不齐全、形式不规范的现象屡有发生。有些档案中所填写的出生日期、参加工作日期、学历、工作经历等重要信息前后不一致，甚至出入较大，很难判定真实情况，真实性是档案的生命，失去真实性就等于失去了档案赖以生存的生命线。部分档案材料形式不符合规定。如一些干部履历表缺少照片、本人签名、人事部门公章、填表日期等其中一项或多项信息；有些考核材料缺少本人签名，有的没有组织部门公章，有些奖励材料复印件没有加盖组织人事部门公章。这些情况造成人事档案缺少应有的真实性和严肃性，严重影响了人事档案工作质量，给组织人事部门提拔干部、评聘职称、晋升工资、计算工龄、核准退休时间等都制造了不小麻烦。辽宁金融职业学院在2015年人事档案资格审查时，集中清理了学校在岗在编人员的人事档案，发现有大量的人事档案材料存在内容不准确、形式不规范的现象。主要原因是辽宁金融职业学院在2002年由行业办学转制成为由辽宁省教育厅主管的大专院校，转制之后一直没有配备专职的人事档案管理人员，直到2011年通过公开招聘聘任一名档案专业的硕士研究生专门从事人事档案管理工作，这才改变了人事档案管理混乱的局面。另外一方面，辽宁金融职业学院人事档案来源广泛。教职工主要来源为大学生毕业分配、机关分流、企事业单位调入、退伍安置、公开招聘等渠道，不同来源渠道的人事档案质量参差不齐，在原单位就存在内容不准确、形式不规范的情况，需要进行重新审核和整改。

三、高职院校人事档案收集工作问题的对策

1.加大档案宣传力度，提高教工档案意识高职院校教职工对档案普遍不够了解和重视，针对这种情况，档案部门应该加强宣传，让教职工了解档案工作、认可档案工作、支持档案工作。应该摒弃以往形式单一的、互动性差的宣传方式，采取一些喜闻乐见的宣传，如举办档案知识讲座或培训，在校园网上开辟档案宣传专栏，宣传《中华人民共和国档案法》《干部人事档案材料收集归档规定》等人事档案管理相关的法律法规精神，列举档案利用效果典型事例，让教职工了解党和国家关于人事档案管理的法律法规和政策规定，认识到它是一个与每个人切身利益密切相关的大事，从而提高教职工的档案意识。

2.建立人事档案收集体系，畅通收集渠道高职院校人事档案形成的部门众多，涉及的范围较广，有学校各行政部门、各院系等，要建立以人事档案管理部门为主、其他相关部门和院系为辅的档案收集体系，各司其职，各负其责，通力配合，共同做好人事档案的收集工作。形成人事档案的部门要建立上交制度，将本部门属于人事材料归档范围的材料，积极主动上交至人事档案管理部门；建立一支人事档案信息员队伍，加强队伍的培训，并充分发挥信息员的作用，畅通人事档案收集渠道，并根据人事档案材料形成的规律和特点，采取平时收集与集中收集、定期收集与不定期收集、跟踪收集与补充收集相结合的办法，将反映干部个人德、能、勤、绩的材料全面、准确、及时地归入干部人事档案。同时人事档案管理部门要与各人事档案材料形成部门建立日常联系机制，按要求定期收集档案资料，并检查核对，如发现缺失，要及时追补，以确保高职院校人事档案材料及时收集归档。

3.从源头抓起，把好人事档案材料“入口关”对收集归档的材料，要从源头抓起，以实事求是为根本原则做好甄别和鉴定工作。干部人事档案真实地记录了每名干部的成长历程，是组织人事部门选人用人的依据，所以档案管理人员要有高度的责任心和事业心，依据国家档案管理文件的相关规定和要求，仔细甄别，严格鉴定，把好入口关，将那些经过审查的、手续齐全的、内容真实的、填写符合规定的、符合政策的人事档案材料及时归档。特别是要对档案材料中的年龄、学历、职务、履历等重要信息进行仔细甄别，一旦出现前后不一的现象要认真审核，核实后要如实重新填写，对于那些不真实的材料必须退回或清除，防止伪造、假冒的归档材料混入到人事档案中，从源头上杜绝人事档案失真问题的发生，保障人事档案的真实性。要严格规范档案材料填写的格式，材料要手续齐全、头尾清楚、信息齐全、单份材料不掉页，系列材料不少份，确保人事档案材料内容准确、形式规范。

4.充实人事档案材料内容，建立人才信息资源储备库要不断地充实人事档案材料内容，建立学校人才信息资源的储备库，为组织选人用人提供依据，为学校的发展服务。收集的重点将不再像从前那样侧重于收集反映教职工个人社会履历、学历学位、思想表现等方面的内容，而是要注重收集记录和反映教职工工作能力和兴趣爱好的各类材料。注重收集能够反映教职工教育教学水平和科研能力的科研成果和业绩方面的内容，如将各类创造发明、鉴定材料，各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等目录，有突出贡献的优秀专家、国家科技奖等形成的表彰材料等充实到人事档案中，使高职院校人事档案成为学校人才信息资源完整的储备库，为高职院校选人、用人提供全面参考和重要依据。高职院校人事档案材料的收集是一项常规工作，也是一项复杂、细致的工作。要通过提高教职工的档案意识，建立人事档案收集体系，把好材料“入口关”，充实人事档案的材料内容等一系列有效措施，做好人事档案收集工作，确保人事档案材料的真实性、完整性和有效性，为人事档案管理工作的其他业务环节打下良好基础，从而更好地服务于学校和教职工个人。

参考文献：

〔1〕李媛.高校人事档案收集的重要性、方法及要求〔J〕.黑龙江档案，2016，（6）：49-50.

〔2〕冯惠玲，张辑哲.档案学概论〔M〕（第二版）.北京：中国人民大学出版社，2013.

〔3〕何宗哲.试论高校人事档案材料的有效收集〔J〕.企业科技与发展，2018，（12）：176-177.

教职工个人档案篇（2）

目前，我国高职院校在发展教育的过程中，对于自身的网络建设有着相当快速的发展，在计算机网络这一环境下，高职院校在教学档案管理这项工作上，相关的教学档案管理网络模式正在逐步的建设，计算机网络对于高职院校中教学档案管理这项工作有着非常重要的作用，它能够很好的实现高职院校在发展过程中对于教学档案的科学化管理，打破了传统的高职院校教学档案管理模式，不再是以纸张这一形式进行档案处理，也不再是对纸质类档案进行管理，计算机网络简化了高职院校在教学档案管理过程中繁杂的手续，采用对高职院校教学档案进行网络信息化管理，从传统的高职院校教学档案单一的管理模式转变为现代科学化网络信息资源的管理模式。

一、管理教学档案需要在网络环境中开展

高职院校需要重视对教学档案的相应管理，因为教学档案中包含了高职院校在自身发展过程中诸多重要的建设、管理、教学等等一系列相当重要的内容，教学档案就好像是高职院校的成长史，记录着高职院校在发展过程中的点点滴滴，同时也记载了高职院校内部所有的执教老师在教学过程中的相关事项，对学生的具体表现也有一个相对完整的记录，对高职院校具有非常重要的意义。高职院校在网络环境下开展教学档案管理工作的时候，要充分的利用计算机技术及其网络技术中的优势，对教学档案进行科学合理的管理，在高职院校的教学档案管理这一工作中，建立与之对应的教学档案数据信息网络，更好的实现在高职院校中对教学档案管理。高职院校的教学档案管理这项工作需要在计算机网络环境中展开，高职院校中的教学档案能否科学合理的得到管理，对于高职院校的教育发展进度有着重要的影响，在网络环境中，实现高职院校的教学档案管理工作更好更快的发展，对于高职院校来说是必须做到的事项。

二、怎样做好高职院校在网络环境中的教学档案管理

在高职院校中做好对于教学档案信息化的管理建设，对于各类档案管理的发展都有着非常重要的指导意义，我国在对各种经济文化进行信息化处理的过程中，必须重视高职院校中教学档案信息化管理的建设，将高职院校中教学档案管理工作的信息化引入整体信息化潮流时代的发展之中，高职院校在网络环境中对于教学档案的管理有着其自身的发展规律，在网络环境中对高职院校的教学档案进行管理的过程中，要注意以下几个问题：

1.结合教学档案管理中的环节

我国高职院校在网络环境下想要做好教学档案管理工作，就需要结合教学档案管理中的环节，档案管理工作中的环节分别是指鉴定、保管、整理、统计、利用、收集、检索、编研。档案管理工作的环节中，鉴定、检索、整理、统计、保管、收集这六个环节是档案工作中基础，利用与编研这两个环节是档案管理中的开发利用工作。高职院校在网络环境下的教学档案管理工作要有效的与档案管理工作相结合，这对于教学档案管理工作的顺利开展有着十分重要的意义。

1.1 鉴定环节

高职院校中档案管理部门的工作人员，在利用计算机网络对教学档案管理工作进行管理的过程中，要对教学档案的真实性、合理性进行有效的鉴定，确保存入教学网络系统中档案的真实可靠。

1.2 保管环节

高职院校的教学档案中藏有大量的私密信息，关系着高职院校的发展，如果对教学档案的保管不到位，教学档案中的私密信息流向外界，会给高职院校带来重大的损失。所以，高职院校在网络环境中保管教学档案的时候，应当确保教学档案在网络环境的中的安全，要采取科学合理的防御方法对教学档案在网络环境中的安全进行有效的保障。高职院校在网络环境中对教学档案进行管理的时候，应当有效的提升网络环境整体的安全水平，根据高职院校中教学管理自身的实际特点进行相关的改善，要不时的更新网络环境中相应的网络设备，提高设备的安全性能，保证在教学档案保管这一环节中的安全。

1.3 整理环节

高职院校中档案管理部门的工作人员，要对教学档案进行有效的整理，切实的与一系列网络环境中的公共资源相隔开，对于教学档案中相关的私密信息，要进行严格的防护，利用计算机网络技术对教学档案进行合理的分类，不断地提高高职院校在网络环境中对教学档案进行整理的水平。

1.4 统计环节

在网络环境中对教学档案进行管理时，可以利用计算机网络技术对教学档案进行一个全面的统计，确定教学档案总体的数量，还可以对教学档案进行分类，对各个类型的教学档案的总体数量进行统计，将统计出来的数量存入高职院校中档案网络系统中，这样更加便于高职院校中档案管理人员开展工作。

1.5 利用环节

高职院校中档案管理部门的工作人员，可以利用计算机网络技术加强对教学档案的管理，提高教学档案管理工作的效率与质量，例如：教学档案管理工作中可以通过利用计算机网络，对教学档案的总体数量进行计算，避免了人工计算时出现的误差，而且便于工作人员对于教学档案的查找，在查找所需要的教学档案时，只用输入相关的关键词，如姓名、学科等，就能够快速的查找到教学档案。

1.6 收集环节

高职院校中档案管理部门的工作人员，在网络环境下开展教学档案管理工作时，能够利用计算机网络技术对各类教学档案进行收集，可以对教学档案进行扩充，而且计算机网络中的储存量非常的大，在保证对教学档案的鉴定无误之后，可以将收集而来的教学档案存入档案网络系统中，不用担心储存量过满这一问题。

1.7 检索环节

检索这一环节与收集环节是相铺相成的，都是在教学档案管理工作中对教学档案进行集成的一个环节。高职院校中档案管理部门的工作人员可以利用计算机网络技术，对教学档案进行有效的检索，这对于教学档案管理工作的开展有着十分重要的意义。

1.8 编研环节

高职院校中的教学档案管理工作在编研这一环节中，在网络环境下能够制定出相关的档案管理策略，利用计算机网络技术对教学档案管理工作中的各个要点陈列出来，提高了教学档案管理人员在管理这一方面的水平。

2.教学档案在网络环境的管理中，不能忽略传统的管理方式

高职院校在网络环境中对教学档案进行管理的时候，不能忽略传统的教学档案管理方式，要重视传统教学档案管理方式中的纸质档案管理，要与网络环境中的信息化教学档案并存。因为高职院校在网络环境中对教学档案进行管理的过程中，如果出现严重的网络安全问题，致使整个网络系统瘫痪，则会导致高职院校在网络环境中的教学档案大量遗失，若是没有与之相对应的纸质教学档案作为后备，那么丢失的教学档案内容将再也找不回来，对于高职院校的发展有着严重的负面影响。所以，高职院校在网络环境中对教学档案进行管理的时候，也不充分的重视传统的教学档案管理方式，尤其是对于教学档案中相关重要的信息数据，要运用传统教学档案管理的方式进行有效的备份，以免丢失。

3.构建在网络环境中完善的教学档案管理体系

高职院校在网络环境中对教学档案进行管理的过程中，还存在着很多的不足与漏洞，而要有效的解决这一系列的不足与漏洞，就需要我们在网络环境中构建完善的教学档案管理体系，来解决这一系列的问题。在网络环境中，开展高职院校中对于教学档案的管理，在管理的过程中应当有一个相对完善的体系，来有效的引导与解决，高职院校在对教学档案进行管理时的方向与问题。高职院校中教学档案管理体系的完善，有利于在网络环境中对于教学档案的相关管理，有利于避免高职院校在网络环境中对教学档案进行管理时容易引发出的问题，也能够有效的处理好高职院校在网络环境中对教学档案进行管理时出现的隐患。高职院校中教学档案管理体系的完善，简化了在网络环境中对于教学档案进行管理的流程，有利于节省高职院校中相关的教学档案管理人员自身的时间与精力，使其能够将更多的时间与精力投入到高职院校的教学档案管理在网络环境中的相关研究，更好的提升高职院校在网络环境中对教学档案的管理水平。

三、结束语

随着我国科学技术的不断进步，各行各业在发展过程中都离不开对于科学技术的应用，高职院校中做好对于教学档案信息化的管理建设，对于各类档案管理的发展都有着非常重要的指导意义。我国高职院校在对其教学档案进行管理的时候，应当采用先进的网络技术，在网络环境中充分的做好高职院校的教学档案管理这一工作。在网络环境下做好高职院校的教学档案管理工作，有利于教学档案在高职院校的发展过程中，自身的作用发挥，有利于促进高职院校在教育这项事业上的有效开展。

参考文献：

[1] 薛定珍.如何加强高职院校教学档案管理工作[J].考试周刊，2008（29）.

[2] 吴兢.推进高职院校教学档案管理工作的措施[J].科技资讯，2008（6）.

[3] 陈敬音.从评估浅谈高职院校教学档案管理工作[J].华章，2011（11）.

教职工个人档案篇（3）

（二）人事档案管理不集中、不专业。中学的教职工人事档案没有由上级主管部门进行统一管理，有些中学还根据不同的管理职能，将教职工的人事材料分散到各个部门。教务部门管理的人事材料主要涉及教师的业务水平、教学能力、教学的任务以及奖惩情况等，而科研部门主要负责管理教职工的科研立项、等，人事部门主要管理教职工的社会经历、政治面貌等。这种管理模式导致教职工的人事档案资料管理不集中，容易造成人事档案的缺失。

（三）人事档案的管理方法滞后。当前中学教职工的人事档案管理仍主要以纸质的形式存在，缺乏现代化的管理技术和方法，还有一些中学里的人事档案管理部门只是将教职工的人事档案资料录入到计算机中，却无法进行档案的检索、查询，人事档案信息的统计工作只能依靠手工完成，信息化水平比较滞后，造成了资源的大量浪费。而且学校的档案室硬件环境比较差，有些中学的档案室位于教学楼中的偏僻位置，门窗等封闭不严，长期处于阴暗潮湿的空间中，档案容易出现破损。

二、中学教职工人事档案管理模式优化措施

（一）健全学校人事档案内容。由于中学教职工的人事档案内容信息缺少，缺乏实用性，无法满足当前中学发展的实际需要，因此学校应在教职工的人事档案中补充教职工的个性材料。在人事档案中设立教职工的教育教学登记表，综合反映教职工的教学以及工作情况，增加教职工的学术研究情况，准确的反映出教职工的学术能力和地位。同时，增加教职工的进修以及奖励情况，了解教师的再教育以及社会地位。在教职工原有档案的基础上补充这些内容，能够更加全面的反映出教职工的工作、教育水平，为中学教职工评价工作的开展、教职工队伍的建设提供了科学的依据，也有助于提高教职工的竞争意识，实现良好的发展。

（二）建立完善的信息化数据库。为了提高人事档案管理的效果和质量，中学应积极采用现代化的信息技术和手段，建立人事档案的信息化数据库，中学的人事部门应按照学校的人事管理制度以及相关规定，利用信息化软件对教职工的人事信息进行采集、登记，建立人事档案的信息数据库。个人的信息要真实、完整，并由教职工本人以及学校的人事管理人员在规定期限内容，在学校网站上对人事信息进行补充和更新，学校进行定期的审核，然后限制访问权限，避免数据、信息的随意改变。学校应对教职工的人事档案资料进行动态化的管理，保证学校教职工的人事档案信息及时更新，建立标准化人事档案的信息数据库，为今后教职工人事档案的管理和利用作保障。

（三）做好人事档案管理的安全工作。中学还应做好人事档案的安全管理工作，避免出现威胁人事档案安全的隐患。要严格控制人事档案的知晓人员，特别是科研教职工的人事档案，禁止无关的人员接触人事档案。建立专门的人事档案室，做好防火、防盗、防霉等工作，储存人事档案信息的计算机以及硬盘等要定期杀毒、升级以及更新，保证计算机的安全运行，人事档案信息的网络要严格管理，禁止移动硬盘的外带，避免人事信息的泄露。

教职工个人档案篇（4）

（一）受教客体不同

档案学专业教育受教客体指的是接受档案教育的人。档案高等教育的受教客体是指已通过高级中学课程考试并报考或以调剂的方式接受高等学校档案学专业教育的学生。学生以在校学习为主，通过三年到四年的理论知识学习，毕业后有选择性的从事档案学专业相关工作或其他专业工作，是不具确定性的档案学专业人才。档案职业教育的受教客体大多为在职档案工作者，目的为了进一步加深理论层面的修养，学习掌握新技术，掌握与本岗位相关知识。另外，普通公民也有接受档案教育的权利，通过对档案及档案工作的了解，切身感悟档案所带来的社会效益与经济效益，一方面培养公民的档案利用意识，普及档案基础知识，另一方面，拉近档案与公民的距离，发挥档案的潜在价值。

（二）授教主体不同

档案高等教育依托高等学校，一个专业的设置首先要配备的便是理论知识过硬、专业技能熟练的专职教师，也就是说，档案学专业高等教育的授教主体是高校专职教师。从档案学专业相关期刊的发文便可看出，高校专业教师是档案学专业的学术领头队伍，高校也会定期聘请其他学校有影响力的教师或实践工作领域技术带头人，为档案学专业学生举办学术讲座。相比高等学校固定且权威的教授主体，档案职业教育的教授主体则展现出其多元化的一面，个别职业培训学校可能会有为数不多的专职档案教师，大多数培训机构是采取外聘权威档案学专业或相关领域专业学者的形式开展教育工作，涉及岗位责任教育时，有时也会由行政管理人员进行强化指导及培训教育工作。

（三）培养单位不同

档案高等教育的培养主体是普通高等学校。普通高等学校是经国家教育部按国家规定的高等学校设置标准，并通过严格审批程序批准的，以统一考试的形式招收学生的教育机构。档案学专业学生在学校里能够进行全面系统的学习，学校丰富的学习资源以及课外历练活动，不仅可以提高学生的专业理论知识，同时能够扩大视野，吸收多元档案文化，通过实习、调研等活动增强实践能力。高等学校长期以来，都是档案学专业人才输出的龙头，是我国档案教育体系的核心。档案职业教育培养单位以各级各类档案机构为主，针对其岗位需求以及对新技术、新政策接收的渴望，有针对性地开展教育培训工作。档案机构有责任不断更新、吸纳多元的档案领域知识与技能，培养档案工作者的工作素养，提高档案工作者对岗位工作的认知与认可，激发档案工作者的潜能，更好地为档案事业建设服务。

（四）培养层次不同

档案学专业高等教育分为本科生教育、硕士研究生教育及博士研究生教育三个培养层次。本科生教育以理论知识与技能操作为主，通常以教师讲授的形式进行知识传授，其毕业后的就业方向多为企事业单位。研究生教育以培养学生自主学习能力为主，加大学生对理论知识的研究，这部分学生毕业后从事档案工作的可能性极高，也是档案学理论研究与发展的接班人。档案职业教育针对不同的培养对象组织进行不同的课程培训，笼统地讲，初级教育是对非档案学专业毕业生从事档案工作进行的知识普及，中级教育是对受教育者岗位技能及职责的教育培训，而高级教育是对特殊岗位操作技能的理论与实践讲解，如数据库的建立与维护，高级管理人员课程培训等。

（五）课程体系设置不同

档案学专业高等教育与职业教育的培养重点略有区别，决定了二者在课程体系设计上有所差异。档案学专业高等教育是以档案学专业基础理论知识、信息资源基础知识、管理学科基础知识、实践技能知识为主要课程，实习、实地调研课程为辅。其中必修课以专业核心课程为主，管理学、信息管理学等大类课程则以选修课的形式出现，理论课程占档案学专业高等教育的大部分，实践动手及上机操作课程居于次席。相对于高等教育课程体系设置的完整性与系统性，档案职业教育更具专指性和针对性，其培养重点在于岗位工作的培训与指导，通过学习增强岗位责任意识与实践指导能力，因此在课程设置上以实践课程为主，理论课程为辅。特别是在档案信息化建设加快的进程中，数字化建设是目前职业教育的重点课程。

（六）评审考核方式不同

目前，大多数高等学校以学分制为学生在校期间课程学习的考核方式，对于学分修满且各科合格通过的学生正式予以毕业并授予学位，考试方式仍然以学期末考试为主要形式，实习报告及毕业学位论文是检验学生综合能力的主要途径，其评审主体为高校专业教师及高校管理人员。档案职业教育的评审考核则采取职业资格认证制度，评审主体是权威的职业资格认证机构，“以法规体系的形式保障档案职业资格认证制度的实施，确立不同等级、不同级别的档案职业资格认证制度，并确定申请档案职业资格认证考试的入门标准”。［2］

二、异中求同

从微观教育特色来看，档案学专业高等教育与职业教育在上述六个方面有着不同程度的差异，从宏观角度讲，档案学专业高等教育与职业教育必须符合国家教育理念，与国家宏观教育政策保持一致，换言之，二者具有相同的教育理念、一致的培养目标及类似的教学手段。

（一）教育理念相同

无论是档案高等教育还是职业教育都必须遵照国家有关教育法律法规，以人的全面发展为宗旨开展教学工作，培养具备独立完成各项工作的管理岗位、科研岗位、技术岗位相关人才。前者是对档案学专业学生理论知识的普及，讲授范围大而全，后者是针对岗位工作的细致培训，讲授范围小而精，虽然二者的教学分工不同，但是不能将档案职业教育简单地视为档案高等教育的继续或补充，二者是档案学专业教育系统的不同部分，承担着上述不同的责任与义务。总体来讲，二者的教学理念均以马列主义人的全面发展为基本原则，按照教育部的指示培养档案事业的高级技术人才与管理人才，为培养档案事业的建设者和接班人而努力。

（二）培养目标一致

档案学专业高等教育与职业教育归根结底都是对人的培养，更为确切地说都是对档案学专业人才的培养，为社会提供理论知识与实践技能兼备、适应时代变革、拥有创新创造精神的人才队伍，是档案教育的最终目的。档案学专业高等教育承担着教育规范档案学专业学生的任务，为这股潜在的档案工作队伍开辟路径，培养学生对档案工作的热情，使其毕业后自愿加入档案工作者的队伍，为档案事业而努力奋斗。档案职业教育能够满足档案工作者终身学习的愿望，档案一直被视为统治阶级的工具，是史学研究者的智囊，远离公众视野，档案工作也被挂上神秘的面纱，档案工作若想彻底摆脱被人遗忘的阴霾，则必须顺应社会潮流，与时俱进，实现档案事业的可持续发展。为此，档案工作者适时地接受新政策、新理论、新技术就显得尤为重要。人是社会的存在，档案工作者的活动是档案事业发展的动力，档案高等教育与职业教育的培养目标便是最大程度的开发档案工作的人力资源，并将其培养成一支复合型、创新型的人才队伍，在国际形势严峻、经济结构变化多端的复杂社会背景下，树立为党和国家档案事业奉献的高尚品德，进而全面提升档案工作者的职业素养。

（三）教学手段类似

传统的教育模式下，以教师讲课的方式为主要教学手段，无论是高等教育学府还是职业教育机构大多采用教与学的模式。不同的是高等教育下的学生拥有与教师更多的沟通机会，及时发现问题解决问题，与教师形成良好的互动，有助于理解、消化所学的理论知识，然而由于职业教育的教师随讲随走，很多在职者原本对理论知识就摸不到头脑，讲座过后可能更是一头雾水，只能在实践中摸索着前进。实践教学则相反，受高等教育的学生在校只能进行简单的实验操作，且集中于档案数字化的上机操作，即便是在学校安排的实习阶段也是对档案库房管理等工作进行大致摸底，而档案工作者却能够将所学的新技术及时的在岗位工作中得到演练，除档案数字化工作外，档案整理、修复、保护等技术性工作得到加强。由于互联网的迅速蔓延，档案教育工作逐步实现网络化教学，一方面，档案学专业学生与档案工作者可以通过网络教学模式获得最前沿的精品课程，了解国内外档案工作动态，并且有选择性的接收感兴趣方向或本职岗位工作相关的知识与技能。另一方面，学生也可以通过浏览各级各类档案机构网站获取档案实践工作中应注意的事项及管理规范等，二者实现良好的沟通，可以促进档案教育事业的发展。

三、协同机理

我国档案教育结构体系是一个多层次的复杂集合体，随着档案事业的发展，高等教育依然是档案学专业人才输出最重要的渠道，包括档案技术人员、管理人员、行政人员、研究人员等。另外，档案在职教育是档案工作者终身学习理念实现的平台，二者的协同共建是档案教育体系内在发展的需要，也是档案事业与时俱进的需求。此外，社会、经济、人等因素也为二者的协同共建起到了推波助澜的作用。

（一）档案学专业教育的内在需要

从上图可以看出，档案学专业教育系统包括档案高等教育、档案职业教育及其他档案社会教育，每个子系统并非完全独立，而是相互促进、相互影响、彼此协同的。档案学专业教育系统不断更新与完善，是促进每个子系统更加紧密合作的内在因素，也可以说是档案教育事业发展的主要矛盾。具体到档案高等教育与职业教育而言，二者之间的界限随之减小，出现了档案高等教育职业化倾向与档案职业教育学术化倾向。档案职业教育的学术化倾向是指，在大学资深教师及学术讲堂的吸引下，一些职业教育培训机构或各级各类档案机构，努力完善教育课程，加强与高等院校的合作，逐渐完善职业教育的学术化倾向。诸如各级档案机构创办的档案学会，邀请高校知名教师做会员，聘请高校教师做讲座等。“档案高等教育的职业化倾向是指，为增强学习者的就业能力和职业适应性，传统的学术性高等教育项目被重新设计或进行改革，以满足工作世界的需求。”［3］不可否认，高等院校的理论课程比例远远高于实践课程，这种情况下的高等教育无法输出复合型人才，加大就业能力和职业适应性的课程至关重要。

（二）档案事业发展的动力需求

档案教育的目的是要解决档案事业可持续发展与档案学专业人才供给不足之间的矛盾，从全国范围来看，档案实践工作者中非档案学专业毕业生为数众多，导致这一现象的原因有历史遗留的问题，也有人为原因。首先，新中国建设初期，档案教育系统并不完善，社会档案意识偏低，档案学专业人才屈指可数，很多行政岗位工作者兼管档案工作。其次，档案长期不被人重视，甚至被认为是政府机关的仓库，管理档案无需过多专业知识，致使很多未接受档案学专业教育人员进入档案机构工作。随着时间的推移，档案开放度的提高，特别是当档案机构成为政府信息公开的合法场所之际，公众对档案的认识逐渐提高，当公众懂得用档案保护自己合法权益而进行查档利用工作时，也就意味着档案工作不再深居政府大院，全方位的满足全体公民利用需求也必将成为档案工作不可逃避的任务。因此，加强档案学专业知识的学习也就成为档案工作者提高职业素养的渠道，档案学专业教育方向从单一转为多元、教育层次已提高到博士层面，同时进行档案教育的内部整合，培养理论知识与实践能力优胜的专业人才，才能为档案事业的发展提供源源不断的人力资源。

教职工个人档案篇（5）

人事档案管理指人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是指组织人事管理活动中形成的，经组织审查或认可的，记录、反映教职工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现等内容的文字材料，以教职工个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。它历史地、全面地记载着教职工的综合信息，是各级组织全面地考察、了解和正确选拔、使用人才的重要依据。对高职院校教职工人事档案进行管理，是高职学院人事处的重要职能之一。

新时期，为适应高职教育的发展，如何推进人事档案管理工作，使人事档案工作职能得以充分发挥，更好地为学校教育和人事工作服务，这无疑成为高职院校工作急需解决的问题。

一、湖南体育职业学院人事档案管理现状

为切实抓好教职工人事档案管理，湖南体育职业学院从加大基础设施入手，强化管理，认真做好教职工人事档案的各项管理工作，强化档案服务效能，以此确保提高教职工人事档案服务工作的质量和效率。

按照教职工人事档案管理权限，学院人事处承担了院本部、省体校、省羽毛球运动管理中心、省举重运动管理中心、省游泳运动管理中心、省网球运动管理中心、省摔跤柔道跆拳道运动管理中心、省射击运动管理中心8个单位的副处级以下和副高以下职称干部、工人、运动员人事档案，现有室藏人事档案816卷。因档案数量多，成分复杂，人事档案管理工作以“三化”为核心指导思想。

1、规范化。通过建立规范化工作程序，保证教职工人事档案工作所需经费的落实，并于2008年制订了《湖南体育职业学院2008-2010年人事档案工作规划》。2008年开始，从规范管理入手，对816卷档案逐一进行了审核。按照分类管理、编排有序、目录清楚、装订整齐的要求进行整理，在认真审核教职工档案“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）的同时，重点清查：是否有涂改造假、装错材料、缺少1997年以后的《干部任免审批表》。同时仔细清理缺材料、追补缺材料、完善个人信息、复制纯蓝墨水和圆珠笔材料、剪裁、裱糊破损材料等等工作。

2、制度化。按照档案工作的要求，结合学院档案工作实际，2009年印发了《湖南体育职业学院人事档案利用制度及收集归档要求的通知》。严格按制度要求做好档案收集整理、归档鉴定、安全保护、转递保密、库房管理等工作，确保了档案管理工作有章可循，有据可依，规范运行。

3、安全化。为加强档案的安全管理，学院强化人事档案室硬件建设，档案库房、阅档室、办公室“三室”分开，面积达45.9平方米。库房内配有6组密集架、防盗门和防盗窗、空调机、灭火器、温湿度计等相关设备。做到防火、防盗、防虫、防潮、防鼠、防尘、防霉烂，温湿度适宜，通风良好。同时通过建立档案查阅监督机制，严把档案查阅关。不允许任何个人和本院与档案业务无关的人员查阅档案内容，任何人都无法私自涂改、添加、抽取、撤换档案材料，有效地维护了档案的安全。

二、人事档案管理存在的问题及原因分析

长期以来，很多高职院校认为人事档案管理就是单一收集资料、保存资料的工作，以至于对人事档案管理工作的重要性认识不够，缺乏足够的重视和支持。通过与湖南体育职业学院人事管理成功经验进行比较，现今在高职院校人事档案管理中存在以下问题：

1、因高职院校编制紧缺，未设置专门机构来从事人事档案管理工作，没有配备专人负责档案管理工作，一般是采取其他岗位的非专业人员兼任，直接影响了档案管理工作的质量。

2、人事档案制度不完善。部分高职院校没有在档案材料的搜集、保管等方面制定较为完善的管理制度，无法将人事档案管理责任落到实处，从而影响了人事档案管理工作的规范化和标准化。

3、管理经费投入较少。部分高职院校在人事档案管理工作中未设立档案管理专项经费或者投入经费较少，从而无法满足配备档案管理设施的需要，也不能给档案管理人员提供正常的业务培训。

而造成这些问题的原因则主要集中在以下几个方面：

1、人事档案材料质量不高且收集难度较大

人事档案材料的质量不高体现在形式和内容两方面。形式上，手续不齐，无单位印章，缺少个人签名，用圆珠笔、铅笔填写或复写，或用复印件代替等，都不符合档案材料完整的要求，如干部任免表上缺少主管部门审批意见，干部履历表中无组织审核公章，年度考核表上本人意见签名处是空白。内容上，反映同一问题的一套材料能够有本有末地再现事情的来龙去脉，不缺张少页，材料没有缺损，而多数人事档案都达不到完整要求。如常见的职称材料短缺中，有的没有初级职称认定表，有的缺少讲师评审表，直接从初级到了高级，中间出现了断层，岗位聘任合同、年度考核和工资调整部分也常有此类情况，不能完整地连续地反映出该人岗位、职称晋升、每年工作考核和工资调级情况。特别是合并后的高职院校，人事档案材料不完整体现更为明显。收集工作一直是人事档案工作中的重点和难点，院属单位负责人事档案工作人员变动频繁并且是兼职，不能专心档案工作，业务不熟悉，从而不能按要求及时将档案材料入档。特别是在进行追补缺材料过程中，遇到了无法补的困难。如教职工单位的变动、所缺材料历时时间已久、材料形成时的不规范等等，给档案管理人员在追补材料工作上带来很大的难度。

2、管理手段欠佳，工作效率较低

目前，部分高职院校在档案管理工作中仍沿用传统的手工操作模式。档案工作人员主要依靠手工疲于应付档案材料的收集、整理和装订，没有时间和精力进行档案管理工作的创新，从而无法建立较为完善的档案管理信息系统，实现资源共享。

3、档案管理人员综合素质参差不齐

目前，高职院校的档案管理人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐。高学历高职称专业人员较少，部分高职院校是采取其他管理岗位的非专业人员兼任，多数档案管理人员都是边干边学，专业对口的较少。

三、高职院校人事档案管理工作问题的对策

针对所存在的问题，为了进一步加强人事档案管理工作，促进其规范化管理，科学化应用，使人事档案更好地为本学院的管理、人事决策和其他工作服务，针对高职院校人事管理工作的特殊性，笔者认为应从以下几个方面加以改进：

1、重视并支持人事档案管理工作

人事档案工作由于其业务性质的特殊性，看起来是平淡容易被忽略的工作，而实际上它也是院校人事管理，机构发展中不可或缺的部分。人事档案管理工作中自上而下整体推动的力度要大，要得到领导的高度重视和支持。这是搞好人事档案管理工作的先决条件，只有这样才能为人事档案的管理工作注入优秀的管理人才、厚实的资金依托和严格的制度保证。否则，人事档案管理工作就得不到真正的实施。所以各级各部门也要高度重视并支持档案管理工作，把做好档案工作列入本单位工作的议事日程。

2、建立一支稳定、专业的档案管理队伍

当今需要的是有人事管理能力的同时要熟悉计算机技能的复合性人才，自身在具备一定的创新能力的同时要在工作中实事求是，认真负责，注重细节，有良好的沟通能力。要建立一支相对稳定的档案管理队伍，保证高职院校人事档案管理工作的良性发展。应根据档案业务的发展情况适时增加档案管理人员，以利于档案日常编研工作的开展，保证档案管理的连续性，为以后的档案管理及档案接收工作做好人员储备。同时要积极为档案管理人员提供业务培训的机会，组织他们参加各级举办的业务培训班、进修班、档案知识讲座、经验交流会、学术研讨会等提高档案管理人员的业务水平和工作能力。

3、把握难点，着眼档案管理规范化

作为识别人才重要依据之一的人事档案，是反映教职工全面情况的案卷，也是教职工的全貌。这就要求人事档案内容要保持完整。一份符合要求的人事档案，应该具备真实性和完整性。所以，作为档案管理人员要有高度的责任感，立足本职，用主要的时间和精力做好档案工作，定期与各单位联系、定期索要，定期对人事档案逐一进行清查，对档案中缺少的材料一一登记在册，做好档案的收集、归档和整理工作，及时补齐补全空缺的材料。并从移交、联系、索要、检查核对、登记这几个工作环节入手，严把材料入口关，把收集和管理工作做扎实。

4、严格落实档案管理工作的各项制度

人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果不严格落实工作制度，就会使工作无章可循、无所适从。要进一步健全工作台账，逐条对照《人事档案材料收集归档规定》、《人事档案工作目标管理考评标准》全面查摆问题，制定整改措施，特别是对人事聘用、职称评审、工资调整、年度考核等材料督促有关部门收集，并按档案管理权限即时移交学院人事档案室入档，同时要在归档材料的鉴别上，对转进转出档案的把关下功夫，为教职工管理、人事聘用提供真实、准确的个人信息。

5、围绕综合服务，全面推进档案信息化建设

为组织人事工作服务是人事档案工作的出发点和立足点，随着人事制度改革的深化，客观上对教职工信息的需求量越来越大，对人事档案信息化建设也提出了更新、更高的要求，因此要充分利用计算机在档案管理工作中的作用，建立和完善档案数据库，及时更新，动态化管理人事档案信息，保证档案信息的时效性、真实性和准确性。要实行开放式的管理。一方面建立教职工工作业绩档案，及时将教职工的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现情况及任务完成情况收入档案，为凭实绩用教职工提供必要的依据。另一方面建立教职工能力档案，重点收集个人文化程度、专业水平、继续教育情况以及参加各种资格考试、注册考试等能反映个人才能资料，真实、准确、完整、立体地反映教职工的情况，提高决策工作的水平。要实行服务式管理。在工作中注重实效，在严格执行保密制度的前提下，在教职工的入党、出国、调动、聘任、福利待遇、办理退休和处理历史遗留问题时，尽最大努力帮助用档单位用足用好档案资料，提高教职工档案的使用效率。

随着高职院校的建设和发展，人事制度改革的不断深入，原有的高职院校人事档案管理工作已不能适应高职院校的发展需要。因此，高职院校人事档案管理工作显得尤为重要，这就要求高职院校在人事档案管理工作中与时俱进，加快改革，规范档案管理工作，提高档案管理水平，为高职教育提供优质服务。

[参考文献]

[1]黄 昆，邓 芳.高职院校人事档案工作浅析[J].现代企业教育.2013（8）：60-61.

[2]吴艳萍.浅析高职院校人事档案管理存在问题及对策[J].中国管理信息化.2013（6）：82-83.

教职工个人档案篇（6）

【中图分类号】G647.24 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2015）19-0183-02

前言

在任何一个企事业单位当中，档案管理都是非常重要的工作。中职学校作为我国职业教育的重要组成部分，其档案管理质量不仅会影响到中职学校的发展动力，更会影响到中职学校的教学水平发展。但是在实际工作过程中，绝大部分中职学校都更注重对教育事业的研究，而缺乏对档案管理工作的重视，这种情况的出现既不利于中职学校档案管理工作的发挥，也在一定程度上制约着中职学校的长远发展，因此做好对中职学校档案管理工作的创新思考很有必要。

一、中职学校档案管理作用分析

中职学校档案管理包括对学校当中从事党政管理、教学、科研等各类文件以及教职员工履历、学籍管理等多方面内容，其不仅是记录中职学校发展历程的重要载体，更是帮助中职学校实现发展的重要支持。对学校档案进行有效管理，所带来的作用主要可以归纳为三个方面：（1）为学校发展提供支持。中职学校档案管理所积累的中职学校发展历程，能够为中职学校的发展提供重要的信息支持，让中职学校在发展过程中获得良好的内在支持，从而避免一些错误决策的出现；（2）为教学水平进步提供支持。教师是中职学校实现教育事业的重要基础，档案管理能够帮助学校更为全面、熟悉的掌握每一位教师的实际教学水平、特长，从而为教师安排有的放矢的培训方法，为教师教学水平的进步提供支持；（3）为学生提供良好校园文化精神。良好的校园文化精神是帮助学生树立爱校、护校意识的重要支撑，有效的档案管理工作能够根据中职学校特点建立起良好的校园文化氛围，让学生通过校训、日常生活感受到学校的精神所在，进而培养起学生爱校、护校的良好精神品质。

二、现存中职学校档案管理问题

1.档案意识薄弱

档案意识薄弱是当前环境下，中职学校档案管理的主要问题，也正是因为档案意识薄弱，使得中职学校的一切档案管理行为都难以有效的实施，所以档案管理意识的薄弱是中职学校档案管理主要问题。这种薄弱意识既表现在学校管理者方面，又表现在档案管理人员方面。由于中职学校的最终目标是“教书・育人”，因此学校管理者更多的将工作重心放在师资引进、教学改革方面，忽视档案管理工作的重要性。

2.管理制度缺乏

良好的管理制度是确保工作行为有效进行的重要规范。档案管理作为一项系统性管理工作，其在中职学校当中的应用需要管理制度来予以指导和约束。但是由于学校管理者对档案管理不够重视，因此学校档案管理制度的建设也非常滞后。虽然中职学校当中都有着自己的档案管理制度，但无论是从管理制度的完善性上，还是可行性上都存在不同程度上的差距，这使得中职学校的档案管理制度很难发挥出实际作用，中职学校的档案管理工作也因此缺乏正确的指导和约束规范。

3.人员素质偏低

从目前的中职学校档案管理工作来看，绝大部分档案管理人员都存在专业素质偏低的情况。这种情况出现的原因有两方面，其一是管理人员本身的专业性。中职档案管理人员有很多都是由其他部分抽调过去的，例如人事部、财务部等，因此他们的档案管理专业水平很难真正满足实际工作需求。其二是档案管理人员长时间处于一个滞后的工作环境下，使得他们的档案管理水平逐渐下降，最终导致无法满足实际档案管理工作需求。

4.管理方法落后

中职学校档案管理方法较为落后，也是影响其档案管理工作发展与进步的重要因素。随着信息化技术的发展，当前的档案管理已经实现了传统纸质档案向信息化电子档案的转变。但由于中职学校对档案管理工作不够重视，这使得学校的档案管理工作仍处于一个传统的收集、整理、存储的状态下，这种管理模式不仅工作效率非常低，而且还需要巨大的档案室来作为空间支持。另外，当前的中职学校档案管理在对档案利用方面少之又少，这使得档案成为了“无用的资料”，很难发挥出档案资料应有的作用。

三、中职学校档案管理创新对策

1.创新档案管理意识

想要实现对中职学校档案管理水平的创新发展，就必须要先做好档案管理意识创新。在这一环节当中，首先校园领导者必须要发挥出自己的决策作用，通过学习、借鉴等多方途径，来给予档案管理工作充分的认识，确立档案管理在中职学校管理工作作用应有的地位。其次，档案管理人员要充分认识到自己的作用，明白自己的职责，在做好本职工作的基础上，想方设法为学校档案管理工作的进步提供支持。最后，学校当中所有的教职员工、学生也都有对档案管理工作有一定的认识，明白档案管理对于自己进步、发展的重要性，为档案管理工作创设一个良好的发展环境。

2.创新档案制度建设

创新档案管理制度是给档案管理工作提供一个良好指导规范的重要措施。学校管理者要在充分认识档案管理工作重要性的前提下，根据学校的实际档案管理工作需求，制定出科学、完善、有效的档案管理制度，使其能够真正的为档案管理工作行为带来指导、约束和规范，以保证档案管理工作的科学有效。在此基础上，学校要将档案管理制度纳入到学校管理制度建设当中，使档案管理制度能够始终与学校管理制度保持步调一致，为学校的进步与发展提供支持。

3.创新人才培养机制

创新人才培养机制也是中职档案管理发展的必然举措。为此档案管理部门必须要做好对专业档案管理人员的聘用，提高档案管理团队的综合素质水平。在此基础上，要对现有档案管理人员的专业培训，保证每一个在职档案管理人员都能够游刃有余的完成自己的档案管理工作，为档案管理工作的有效性提供基础保障。

4.创新档案管理方法

教职工个人档案篇（7）

中图分类号：G717 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2013）39-0023-02

师资业务档案体现了教师在教学实践、学术研究、专业进修等一系列活动中的综合业绩，对于教师的考核、职务聘任、工资晋升、工作调动、奖惩等具有重要的参考价值，它产生于教师的业务活动，反过来又对教师的业务活动起到了反馈和促进的作用。

一、加强高职院校师资业务档案管理势在必行

高职院校是实施高等职业教育的普通高校，其定位是培养出一批具有大学知识，而又有一定专业技术和技能的人才，其知识的讲授是以能用为度，实用为本。在高职院校中，教师是教学的主体，教学质量的高低取决于教师的能力。在高职院校中加强师资业务档案管理，能够有效地反映教师能力，记录教师的特点，展示教师的专业技术水平，促进教师专业技能的提升，为高职院校教师队伍的建设发展、为教学水平评估提供翔实的资料。

二、高职院校师资业务档案的对象

1.校内专任教师、兼课教师。他们是高职院校教师的主体，他们的学习、工作和生活情况要通过师资业务档案进行记录，他们是师资业务档案收集的主要对象。

2.校外兼职教师、兼课教师。他们受聘给学生上课，指导、参与学校的专业建设、课程建设和实训基地建设等工作，他们在人才培养、专业建设等方面起到了不可替代的重要作用，为他们建立师资业务档案，有利于对他们的工作进行系统评价，有利于学校师资结构的提升与评价。

3.学校的客座教授、教学顾问、指导专家。他们是校外专家学者或政府部门人员，他们为学校的人才培养、科学研究和社会服务起到重要作用。

三、高职院校师资业务档案的主要内容

在2008年教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》中指出，师资业务档案要包括“教学过程的记录”、“科研过程的记录”、“进修培训过程的记录”。高职学校师资业务档案如果要全面反映教师的业务水平，为学院工作提供服务，应该包括以下几个方面内容。

1.教师的基本信息。教师的信息诸如姓名、性别、年龄、籍贯、出生年月、政治面貌、毕业院校、所学专业、职务职称、任职年限、学历学位、工龄、特长、成绩奖项等，这些内容构成了师资业务档案的基本信息。

2.教师的专业技术职务。学院职称管理的相关制度、专业技术职务评审的要求、聘任的相关条例；学院每年通过专业技术职称评审人员的信息、聘任的相关文件、职称评审推荐的原始记录；学院教师系列职称结构分布图、各学科专业技术岗位情况的统计。

3.教学与科研档案。教学档案：教师每学期的讲授课程，讲授的学时数，专业课、公开课、实验课、讲座等课程的授课数量，优秀教案、教学质量评价结果。科研档案：教师的科研成果、著述，在核心期刊、国家期刊、省级期刊以及各类学术会议上交流的学术研究、论文见解，与他人共同著述的作品和科研、教研成果鉴定书。

4.教师评价与进修考察档案。教学评价：教师本人的教学计划书、计划表，教学记录，教学心得，学校观摩记录，同行专家的听课评价与学生的教学评价。进修考察：参加继续教育情况、国内外专业进修情况；参加企业、社会实践情况；担任班主任工作情况；指导新教师情况。

5.奖惩考核档案。教师的荣誉与奖惩的记录，教师参加专业技能比赛获奖，指导学生参加专业技能大赛的成绩；教师的年度考核、业务培训考核等相关资料。

四、高职院校师资业务档案管理现状及对策

高等职业院校在师资业务档案管理方面，普遍存在重视度不够、制度不健全、管理手段落后、管理人员不专业等问题，师资业务档案给学校的工作难以提供有效的服务。

1.档案管理重视度不够。师资业务档案是学校加强师资队伍建设，考评教师教学能力和学术水平的重要内容，也是教师晋升职称、年度考核、评优选先的重要依据，同时也是衡量一所高校教学质量和学术水平的重要标尺。但目前对师资业务档案管理普遍重视度不够，学校领导在考核一个教师的时候，只凭主观判断，不能很好地利用档案资料全面地评价教师的才德；教职工缺乏师资业务档案管理的意识，不能主动做好自己档案的收集、总结和上交工作，片面地认为做好档案工作是管理人员的事情，与自身无关，甚至不愿意把自己的档案交给管理部门，造成了师资业务档案管理工作的被动性。加强师资业务档案管理，学校领导要广泛重视，充分发挥师资业务档案在教职工的考评、考核中的作用，增强教职工的档案意识。人人关心、重视这项工作，高职院校师资业务档案的管理才能提高。

2.档案管理体制不健全。目前多数高职院校档案管理职责不明，未建立专门的档案部门统一管理。比如：个人档案有组织部门管理，教学档案由教务部门管理，科研档案由科研部门管理，培养进修档案由师资部门管理。这就造成了教师业务档案管理零散，如果要查找、提取档案需要到不同的部门，影响工作效率，给使用造成麻烦。加强师资业务档案管理，要形成科学的管理制度，建立专门的档案管理部门统一管理，做到及时收录，积极整理，严格管理。

3.档案管理手段落后。师资业务档案信息内容全面，覆盖范围广，科研和学术水平高，而目前大部分高职院校，因人力、物力、财力受限，师资业务档案的管理手段仍然采用手工或半手工方式管理，使师资业务档案信息的收集、整理、立卷、归档等技术严重滞后，从而影响到师资业务档案的归档和利用。加强师资业务档案管理，要更新管理理念，利用现代化管理手段科学统筹，构建师资业务档案信息数据库，建立系统、高效、快速的现代化管理模式来实现师资业务档案管理的系统化、信息化，充分发挥师资业务档案管理在高校管理中的积极作用。

4.档案管理人员受限。高职院校因为人员编制等原因，师资业务档案工作大部分是兼职完成，并且多数是非档案专业人员。师资业务档案管理有很强的专业性，对教师提供的材料，要有很强的辨别能力，要具备过硬的专业知识和责任心。在管理中，还要能够做到主动发现资料，进行催交，保证师资业务档案的完整性和可靠性。

教师师资业务档案客观地记载着教师的教学活动、科研成果、专业技能的水平，综合公正地反映教师的业务水平和工作能力。师资业务档案不仅代表着教师的水平，它反映的是整个学校的教学质量和管理水平，展示的是全校教师的学术水平。因此，加强高职院校师资业务档案管理是一件有重要意义而又艰苦细致的工作，要严谨对待。

参考文献：

[1]郭素萍.高校教师业务档案管理工作存在的问题与对策研究[J].考试周刊，2008，（45）.

教职工个人档案篇（8）

在高职教学的实践活动与管理活动中逐步形成了高职教学档案这一重要的历史资料。高职教学档案具有多方面的教学作用，属于高职办学过程中的真实记载，完全反映出高职的教学管理水平与教学质量，是高职可持续发展的重要依据，对于当前社会的发展来说，具有一定的参考价值。为此，在高职的管理工作与教学活动中要充分发挥高职教学档案应有的作用，这对于高职创新有至关重要的意义[1]。

1.高职教学档案的特点

高职教学档案是一种内容真实而通用、来源广泛而分散及服务目标明确的历史资料，不但包含了高职原本固有的教学管理活动素材，还包含了高职有关部门制定的教学规定、教学办法、工作批复及教学指示等。

1.1高职教学档案内容真实且通用。

高职教学档案是由许多教学人员通过自身的实践教学相互配合、相互协作而形成的，所以其内容具有一定的专业性和真实性。大部分高职在教学过程中都存在相似性，因此，教学模式、教学原则、教学概要、教学课件、教学计划及教学教案等大多数教学档案素材均具有通用性，也就是高职教学档案存在着相应的通用性。

1.2高职教学档案来源广泛而分散。

许多教学档案都是通过教学文件资料的变化形成的，而教学文件则是通过上级主管部门、教学单位、教学管理部门及教师的实践教学活动形成的，所以高职教学档案的来源广泛而分散，这为收集和整理高职档案增加了难度。

1.3高职教学档案活动具有周期性和交叉性。

在高职教学档案的管理过程中，通常是按照时间来进行档案划分工作和档案排列工作。以培养学生学历和文化水平为主要目标，实行一系列具有周期性的高职教学活动，在此基础上的档案划分具有一定的特殊性。因此，在整理归档时，通常会使用日历年度、学制周期和学期年度相互交叉、相互结合的方法来进行，给高职教学档案的管理工作带来各不相同的杂乱性，同时给管理人员增加工作量[2]。

2.高职教学档案管理的创新方式

2.1创新思想意识，努力达成教学档案实现共同价值的目标。

高职教学档案是一种共同价值共同分享的表现形式，同时也极大体现了档案的利用价值。教师通过个人实践教学而形成的教学档案，不但对教师的教学起着指导性作用，还对其他教师和学生提供一定的借鉴价值和指导价值。因此，每一位教师都应充分了解到教学档案所具有的重要意义，有利于完善高职教学档案资料，而管理档案工作人员则应提高收集档案的意识，创新档案收集的方法。为了使档案实现共享化、人性化及制度化的管理，高职、高职教师及档案管理者应统一提高创新意识，共同实现教学档案的创新管理。

2.2创新管理模式，实现教学档案内在质量的提高。

在高职教学档案中主要包含档案收集、档案划分、整理归档、档案保管、档案处理及档案利用等多方面的管理工作。为了使档案内在质量与高效服务得到提高和强化，必须对高职教学档案实施有效性管理。管理档案的工作人员应采用先进的管理技术，使档案的信息实现网络化与数字化，具体实施表现在以下几个方面：（1）对现有的教学档案目录进行数字化，建立科学的目录查询系统；（2）在高职还没有完成一体化的文档管理前提下，应先整理和归档好教学的电子档案，建立各种类型的数据库；（3）利用扫描和录入等方法将重要的纸质档案转化成数字化的教学档案信息；（4）在管理档案的办公室建立合理的办公系统终端，使办公系统转变成电子文档的模式，以便快速且统一完成归档工作，进而使教学档案的归档效率、归档水平及归档质量获得有效性提高[3]。

2.3创新编研工作，实现教学档案信息服务的拓展。

近年来，随着教学档案的需求量不断增加，管理档案的工作人员应突破过去传统型的管理思想，努力拓展教学档案信息的服务性工作。在档案部门工作的人员应完整掌握好高职原本固有的教学档案资料，只有这样才能对现有档案信息实行针对性的编制。对档案信息的编制不仅要实现常规检索工具的编制，还要实现各种不同类型教学档案资料的编制，以便对教学信息资料做出有价值的选择，使利用档案信息资料实现服务工作的人员需求得到满足，已达到教学档案信息利用率提高的目的。

2.4创新服务模式，努力实现教学档案的社会功能。

在管理高职教学档案中，应采取创新的管理模式。要创新管理模式，必须创新服务的方法、内容和手段。在此过程中应不断研究和分析档案的利用者，同时还要深入调查档案利用者的需求，使档案的利用者获得满足。随着计算机及多媒体网络技术的普及与广泛应用，建立数字化模式的教学档案室已成为教学档案可持续发展的必然趋势。为了实现创新模式的高职教学档案管理，提供先进的服务给档案利用者已变成固定工作，管理教学档案的工作人员应利用先进的科学技术，如计算机技术或是网络通讯技术，对档案信息实行迅速且统一的处理和存储工作，促进档案信息多种形式的实现[4]。

3.结语

综上所述，在高职教学档案管理工作中，应采用先进的科学技术建立创新的管理教学档案模式，有利于在日后高职教学开展活动时提供重要的指导依据。教学档案主要是通过高职教学的活动发展而形成的，将教学活动的各种方式详细记录下来，是教师教学观念与管理者的全面反映，给教学档案提供了重要的参考依据，为教育计划提供了有效的资料，同时给教学改进措施与教学质量的提高带来了真实且可靠的档案信息，为高职教学日后的问题处理、调查、分析及研究提供了重要的凭证。因此，要不断拓展高职教学档案信息，提高高职档案的内在质量，逐步实现高职教学档案的创新管理。

参考文献：

[1]王栋.当前高职院校实验技术队伍存在的问题及对策[J].商场现代化，2009（09）：578-579.

教职工个人档案篇（9）

档案建设对学校发展及管理?l挥着较大作用，可以对学校工作进行指导，对学校管理进行服务，为学校的教学成果评估提供重要保障，确保职业教育得到持续性发展。

（一）档案建设对职业教育具有指导作用。学校的每一项教学质量的测评都会经过严格审查、评估，这就需要学校提供各项基础数据以及大量的评估材料。但是，我国不少职业学校还存在疏于对档案的建设和管理，导致资料数据不全或凌乱以及整理不规范的现象，影响学校的评估，不利于后期的管理与发展。因此，对档案进行及时收集、整理、归档，严格建设档案，形成完整的档案资源，会对职业学校的发展起到指导作用，确保学校工作的开展。

（二）档案建设对职业教育具有支撑作用。档案建设是职业教育中一项基础性工作，对学校负责，对历史负责，保障支撑着职业教育的发展。其中，迎评促建工作是其支撑作用最典型的体现。学校每年都要接受教育教学方面的检查，根据检查相应的指标，需要从学校的档案中提取与检查相应的指标数据进行检验，体现了档案的价值。另外，对职业学校人才培养评估来说，评估体系中的所有资料数据都需要档案建设来支撑，档案建设在学校教育评估中起到至关重要的作用。

（三）档案建设对职业教育具有服务作用。档案建设中的各项工作都属于服务性质，服务于职业教育，服务于学校发展。档案是学校在教育教学、管理等各项活动中形成的具有保存价值的材料，通过各种载体形成的记录，对教育教学、师生员工等均有着重要的服务作用。比如，教学评估、学校沿革、职称办理、学生学历认证等，都离不开档案的支持，从而体现出档案建设对职业教育服务作用的重要性。

二、如何使档案建设更好地为职业教育服务

档案建设对职业教育的建设和发展十分重要。进一步完善职业教育档案建设，提升档案管理质量，有效利用档案资源，为促进职业教育的规范与发展提供服务。

（一）提高档案建设意识，规范建档工作。加强学校对档案进行及时管理建设的意识。首先要建立完善的档案制度，提高档案管理人员的业务水平与责任意识，建立健全硬件管理设施，规范档案建档工作，确保档案种类的齐全，优化档案资源结构。二是加强档案管理人员的培养，不断提高档案管理人员的素质。三是创新、完善档案的服务手段，多方面多渠道的为职业教育服务。为保障档案建设的质量问题，还需要强化资料的准确性和真实性，保证资料的完整度。

（二）合理利用档案建设资源。档案管理最基本的宗旨就是对档案建设资源进行合理的应用，在职业教育中发挥最大的作用。想要实现档案资源更好地为教育服务，需要摒弃档案管理存在的旧观念，运用新的方法和用途，使档案发挥出最大的作用，达到利用的最大化和最优化。比如新生入学、新教师入职等，可以将学校的档案对他们进行展示，让他们了解职业教育发展理念、教育理论以及所取得的成果。同时，可对外展示职业教育的风采，增加职业教育的知名度，扩大社会影响力。

（三）强化档案信息化，建设特色档案。目前，我国的信息技术处于高度发展的阶段，因此，职业教育的档案管理在这一条件下可以实现网络化建设。通过利用信息化网络，可以将档案实现共享。在以往对档案管理的基础上，利用信息化技术加快对学校档案的数据化建设，为档案资源的利用拓展了空间，为档案的信息化服务提供了优异的技术手段和实现途径。另外，加强对职业教育中特色档案的建设，更好地体现职业教育特色。这一类档案建设，更能体现职业教育特点，反映出职业教育的发现过程。

教职工个人档案篇（10）

(二)确立教学档案数字化管理的“全过程”理念，在教学过程中将数字化管理理念融入其中。高职院校教学档案数字化管理的实施，并不是某一个部门或某部分教师就能开展起来的，它需要全院教职员工的配合和支持。尤其是教学一线教师，要树立数字化管理意识，从源头上下手，对教案、教学计划制订固定的统一格式，对自己的教学资源按照数字化管理要求进行标准化整理，对学生的毕业作品、社会调查报告、社会实践报告也按数字化管理要求进行整理。

二、完善教学档案数字化管理的硬软件条件

加大经费投入，搭建并完善教学档案数字化管理的硬软件平台，是高职院校教学档案数字化管理的重要基础。做好这项工作，可以从以下几个方面入手:

(一)加大经费投入。数字化管理对硬件提出了更高的要求，如计算机、打印机、扫描仪、照相机等设备都是实现数字化管理的基本保障。除了这些基本的设备外，随着技术的进步和市场的变化，还要适时进行设备更新和系统升级。电子档案的管理不同于纸质档案，它从形成到利用都离不开技术设备。要实现数字化管理的目标，计算机等硬件设备的质量和性能是一个重要因素。

(二)进一步完善信息服务平台。一个良好的信息服务平台可以大大提高档案利用率。信息服务平台要保证广大教职员工、学生能够在最短的时间内找到最准确、最有效的相关教学资源，这不仅要有一个畅通的网络环境，更要有一个科学合理的信息服务系统。

(三)搭建教学档案数字化管理信息共享与交流平台。教学档案管理工作的技能方面，包括网络基础和文字处理、数据处理等。为进一步提高档案职业队伍的信息化素养，需要加强构建信息化研讨和交流的平台，加大专题会议、现场观摩、网络讨论、联合进行课题研究等，并通过继续教育等多种手段提高从业人员的工作技能。［1］

三、推进教学档案管理的机制创新

推进教学档案数字化管理，不仅是理念和技术的问题，同时也是机制的问题。机制不活、机制不顺，教学档案数字化管理就落不到实处。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节。

(一)建立标准化工作流程。推进数字化档案管理机制创新，就应当变革现有的教学档案管理机制，诊断其中存在的问题，建立新的适合数字化教学档案管理的工作机制，建立上下衔接、灵活有效的工作流程，为数字化教学档案管理提供条件。

(二)建立健全数字化教学档案管理的领导机制。建立由学校分管领导、教务处主管部门以及下属学院组成的数字化教学档案管理的领导机构，作为推进数字化教学档案管理的决策部门，及时发现并解决其中的问题。

(三)以人为本，建立教学档案人性化服务机制。高职院校教学档案服务机制坚持以人为本，就是要将利用者的需求作为工作的出发点和落脚点，不断满足广大师生员工对档案信息的需要，开展个性化服务、主动化服务。个性化服务，就是要满足不同档案利用群体的不同需求，针对不同的利用者采取不同的服务方式，扩展档案利用服务的范畴。开展个性化服务，必须分析高职院校教学档案用户类型、需求，这是档案服务的出发点和依据。主动服务实际上可理解成为档案找利用者，它需要通过档案工作者的主观努力，发挥创造精神，以各种形式为高职院校各项工作提供服务。［2］

四、提升教学档案管理人员的基本素质

目前，人员素质参差不齐，也是影响教学档案数字化管理的一个重要因素。传统意义上的档案管理人员，通常由教师家属担任，对于文化水平和相关业务水平没有太多要求，从事着简单的整理、装订和编号、入库工作。在推进数字化档案管理的要求下，这些工作人员的素质亟待提升。一般来说，数字化管理下的档案管理人员应该既有一定的专业水平，还有较强的专业知识，是集知识与技能于一身的综合型人才。概况起来，主要有如下几个方面的要求:

(一)具有一定的计算机操作能力。［3］现代科技的发展，为教学档案数字化管理提供了条件。同时这也要求从事数字化教学档案管理的工作人员应该具备相应的技术素质，能够操作教学档案数字化管理系统，能够提供相应的录入、管理、更新等服务。否则，教学档案数字化管理就难以实施。

(二)具备一定的网络查找能力及外语能力。作为一名高职院校档案管理人员，不仅要了解国内相关信息，更应该充分利用互联网全面、快速、准确的特点，查找国外重要档案信息

资源。当然，这也要求高职院校档案管理人员需具备一定的外语能力。

(三)具备操作现代办公设备的能力。档案管理工作需要涉及的办公设备很多，如打印机、复印机、装订机、扫描仪等。只有在熟练掌握这些设备的性能和功能的基础上，才能有效完成档案管理工作。同时，电子电器类设备更新换代频繁，高职院校档案管理人员除掌握已有的设备外，还要不断探索和学习，以适应新产品的功能。

(四)具备一定的科研能力。要想档案管理工作有更大更好的发展，除了完成日常的工作外，高职院校档案管理人员还需要有对档案管理工作进行科学研究的能力，在实践中不断总结经验，并进行理论提升。

五、创设教学档案快速服务和高效使用平台

档案工作除了要重收集，更要重利用。目前，各高职院校的教学档案都还只是做到了整理、收集、存档，而对这些库存档案的利用少之又少，甚至是无人问津。由于档案没有得到利用，没有发挥它本来的价值，档案工作甚至是档案管理人员不受重视，久而久之，档案便成了一潭死水。信息化时代的到来，可以说为沉睡的档案燃起了希望之光，可以充分利用网络、计算机等设备使档案利用率更高，更好地服务于广大教职员工。