学生的学籍档案主要包括学生报名注册登记表、体检表、个人基本情况表、学习的课程、在校期间的德、智、体、美发展情况及各科成绩记录、学籍变动情况记录、学生毕业情况等。学籍档案存于学校学籍管理部门，它体现了学生档案的原始性和凭证性，是一种不可再生的资源，是作为学校和各级教育行政部门查询、检查、审核毕业资格的依据。那么如何准确完整详细地记录学生的求学经历、完善学生学籍档案的信息，提高其管理与利用的效率，已成为学校相关部门较为关注的课题。
1 学生学籍档案管理现状
1.管理体制不完善，服务意识不强。无统一的建档标准。许多学校的学籍管理体制不能与时俱进，没有总结经验，没有把握学校及学生自身的特点，没有建立适应学校发展的行之有效的管理体制，给学籍管理工作的开展带来不便。学校在学籍管理过程中，服务意识不强，忽略了学生的主体地位，没有做到以学生为本，制约了学生自身的发展，制约了学校的长远发展。
2.学籍管理系统或模块功能不能满足学籍档案工作的要求。这些软件的功能在实际使用过程中，存在不少缺陷（1）适应性不强。由于各地区各学校学籍管理具体工作存在一些差异，目前使用的学籍管理系统或模块对部分学籍管理工作中存在的特殊问题得不到有效解决；（2）功能不完善，没有涵盖学籍管理工作的各个环节；（3）不能以网站为依托实现真正的数据共享，甚至不能以校园网为依托，实现本校内的数据共享。
3.学籍档案管理仍达不到信息化标准，数据库和网络技术应用水平不高。学籍管理软件的信息化、科学化、现代化不强，没有结构完整、合理的后台数据库管理系统支持学籍档案管理，不能依托网络界面，实时显示并更新相关信息，实现数据共享，从而实现真正的数据信息化；各学校的学籍管理科（室）数据与其他科（室）的相关数据甚至不能以校园网为依托，实现本校内各科（室）学生数据的共享。另外学籍管理人员信息化管理水平跟不上，学生在遇到学籍变动如转学、休学、复学、退学时，不能做到信息量的详实，准确、及时、统一。容易出现错误，造成重复性工作，大大降低了工作效率及利用率。
4.缺乏既精通学籍管理业务又熟练掌握计算机技术的复合型管理人才，且管理人员变动频繁，造成学生学籍档案不完整，缺乏真实性等问题，造成后期核对困难。
2 加强学籍档案管理工作的对策
1、完善学籍档案管理体制及归档制度，提高管理及服务意识。
学籍档案工作是办好学校的重要基础工作之一，必须把学籍档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理，健全、完善管理体制，规范学籍档案管理；建立和完善归档制度，学籍档案的归档纳入各部门人员的职责范围，做到每学期、每个学制按时、完整、准确归档，做到分散收集，集中管理。从制度上加强对学籍档案真实性的认证和鉴别，保证其真实可靠；提高学籍管理人员的思想认识，创新管理理念，牢固树立以学生为本的服务意识，深入了解学生诉求，解决学生的实际问题，关心学生的成长与成才，加强思想引领，着力提升学生的思想境界，真正落实服务育人的目标。提高学校的学籍管理技术水平、管理水平、服务能力和学生满意度。
2、着力开发运用具有可扩展性的学籍管理系统软件，满足学籍管理工作的需求。
学籍管理工作的流程不是一成不变的，可能会出现很多变化或特殊情况，如果学籍系统仅仅用于适应业务本身，而不兼容后续工作和教学管理等其他流程，这样的系统显然不够完善。面对复杂的实际工作，系统必须具备可扩展性。因此学籍管理软件开发人员应与学校学籍管理工作人员强强联手，针对目前学校学籍管理系统或模块不能完全满足工作要求的现状，软件研发公司应深入学籍管理工作一线，与学校学籍管理工作人员加强沟通，认真学习国家教育部学籍信息化管理的工作要求，仔细研究学校教务管理的工作特点，本着高起点、高标准、既适应当前又考虑未来发展的原则，为各学校定制开发学籍管理系统或模块，满足学籍管理工作的需求，加快学籍管理信息化进程。
3、加快学籍档案管理信息化程度，运用结构完整、合理的后台数据库管理系统支持学籍档案信息化管理。
切实加大对学籍管理信息化宣传教育力度，建立健全学校学籍管理信息化体制，加大对学籍管理信息化资金投入，加强对学籍管理信息化人员的培养，提高学籍管理信息化的效率与水平，利用现代技术加强学籍信息化管理。一方面建设高质量的学籍档案数据库，运用结构完整、合理的后台数据库管理系统支持学籍档案管理，这样不仅把管理人员从繁重的数据处理工作中解放出来，而且提供了更加快速准确的途径，使工作可以在部门之间平滑切换，顺利进行。同时加强网站建设，充分利用网络技术，开发一套安全、完善、高效、能够实时显示并更新相关信息的学籍档案管理系统，全面实现学籍档案信息资源共享，从整体上提高学籍管理工作的质量和水平。
4、提高学籍档案管理人员的业务水平、管理水平，建设一支高素质的学籍管理队伍。
（1）加强对学籍管理人员的政治素质和业务素质的培训，提高其政治素质和专业技术水平，培养具有“创造型、复合型、协作型”的多素质人才。
（2）管理人员要有求真务实、甘于奉献的精神，要高度树立学籍管理为育人服务的责任感和使命感；牢固树立以学生为本的服务意识。加强学籍业务学习，强化继续教育，坚持“学用结合、按需施教、重视实效”，全面掌握学籍档案管理工作的新知识、新技术，了解学籍档案管理现代化的具体内容。
学籍档案记载了每个学生在校学习的基本情况，客观地反映了每个学生在学校期间德、智、体、美等方面发展状况，也是一个人接受某种教育程度的经历和他所达到学识水平的信用凭证。
学籍档案从发生、发展、形成到保管利用主要包括档案的收集整理、立卷归档、档案转递及保管利用等几个阶段。但由于学籍档案种类繁多，形式多样，在实际管理工作中往往容易出现问题，甚至造成严重的后果。因此，重视高校学籍档案质量，切实抓好和不断提高高校学籍档案质量显得十分必要。
一、学籍档案管理中存在的问题
1.收集整理是建立档案起始，真实性是这一阶段管理的核心内容。在具体工作中，首先应做到内容详实可信，不能夸大；其次应保证字体工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些细节问题，如，姓名使用同音字代替，出生日期农历、公历混淆等。
2.立卷归档是将上一步骤收集整理的档案材料分类汇总，工作重点是确保档案材料的完整性。存在的问题主要有档案管理人员档案意识淡薄，未按要求及时归档，或者材料未及时补充完善，甚至归错档；此外，档案管理方法陈旧，设备和设施老化也是造成立卷归档完整性差的客观因素之一。
3.档案转递的特点环节多、人员杂，容易丢失造成错投、误投及“死档”等情况。学籍档案在转递的过程中，经过的中间环节较多，无论中间某环节出现差错，都会影响学籍档案的顺利转递，从而影响毕业生的正常工作和学习。
4.档案的保管利用。档案的最终目的是保管利用，因此，档案的日常维护尤为重要，而该环节常常与档案的利用结合在一起。完整的学籍档案不能散存于个人手中，应由专门的档案管理部门来保管，并要求档案管理部门要有一套完整的保管利用借阅制度。常常出现有借无还、涂抹、篡改等现象，造成档案材料遗失或者信息二次失真，内容失实等。
二、完善学籍档案管理工作的建议
1.增强档案意识。加强《档案法》宣传，增强各职能部门及学生本人对学籍档案工作的档案意识，克服人们对档案管理工作的偏见和错误的认识，激发人们自觉收集档案、保管档案、利用档案，真正使大家认识到档案工作是普通高校教育工作的一个重要组成部分。领导应重视档案管理，把档案建设纳入教学计划，纳入管理制度，要给档案管理人员培训的机会，并在经费、设备、库房等方面给予支持，改善工作条件，充分发挥管理人员的积极性、主动性和创造性。
2. 制定统一标准并树立全局观念。高校学籍档案管理必须制定统一标准，包括基础标准、技术标准、程序标准。标准的实施意义就在于统一，要切实改变各自为政、各行其是的局面，主管部门应加强协调，统一要求，在制定各类表格的形式、纸张大小时要考虑到归档整理、装订、裱糊等问题；要树立整体观念，服从大局，用标准去统一行动，用标准去规范管理工作。特别要抓好学生毕业前学籍档案材料的收集、检查和审核工作，严把质量关，确保档案材料真实完整、齐全规范。
3. 健全管理制度。严谨、科学、完善、配套的学籍档案工作规章制度，是协调、有序、正常地开展学籍档案管理的可靠保证。职能部门应建立健全收集整理、检查核对、鉴别归档、保管保密、转递送交和管理职责等各项规章制度，做到有章可循，有据可依，照章办事。同时，各级领导应该把执行制度作为加强制度建设的重点来抓，使学籍档案工作规章制度与其他管理制度一样真正得到贯彻执行。
4. 改进档案管理手段以提高工作效率。随着教育事业的迅猛发展，各院校改革力度加大，教学上推行规范化、科学化的管理制度，对学籍档案管理工作提出了更高要求。过去靠人工整理、归档的档案管理方法，已不适应形势发展的需要。为了使教学工作与建档工作同步发展，进一步强化与完善学籍档案管理工作，学籍档案管理人员要在不断提高政治思想水平的前提下，掌握先进的科学技术，熟练使用计算机并努力充实业务能力，包括听、说、写、计算和具体操作能力及处理各种事务的能力。目前，不少高校的教务处建立计算机房，引进复印机、打字机、扫描仪等现代化设备，使学籍档案管理的工作效率大大提高，为毕业生资格审查、学位评审提供了翔实的档案材料，从而有效地发挥了学籍档案在教学管理中的重要作用。
5.加强队伍建设，提高专、兼职档案员的素质。档案管理工作是一门管理科学，随着科技的发展，大大加收了档案管理工作的现代化，这就要求专职档案员不仅要学习档案专业知识、学习档案法规标准，还要懂得计算机管理档案的技术和外语知识。档案工作的职业决定了档案员不仅要有一定的档案专业知识和热情服务的工作态度，还要具有严谨细致的工作作风。
中图分类号：G271文献标识码：ADOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2011.11.023
文章编号：1672-0407(2011）11-057-02收稿日期：2011-11-6
随着国际间教育交流规模的日益扩大和我国高等教育质量的提高，来华留学的人数近年来快速增长，越来越多的外国留学生选择在我国接受教育。随着外国留学生人数的不断增加，外国留学生学籍档案的管理工作也变得日趋重要起来。留学生学籍档案管理与国内学生学籍档案管理有相似之处，但是由于外国留学生教育的特殊性，留学生学籍档案的管理与一般的高校教学档案还存在一些差别。如何科学、规范地管理外国留学生学籍档案，并加大开发利用的力度，是新时期高校档案部门所面临的一个重要问题。
一、外国留学生学籍材料的特点
外国留学生在整个留学期间形成的文件材料，既有外事管理文件的属性，又具有教学管理文件的属性，同时，还有其区别于外事类和教学类文件的自身特点，而这些文件的特点是由留学生自身来源的广泛性和所学专业的多样性所决定的。留学生学籍材料呈现出多样性的特点：
1.由于外国留学生来源范围的不断扩大和来源地区的广泛，留学生学籍材料呈现多样性的特点。因为各个国家制度不同，外来留学生所提供的申请材料中的个人履历材料的数量和内容均不同。以我校2010年毕业的外国留学生为例：留学生遍及六大洲，49个国家。其中以亚洲留学生最多，占72％：非洲次之，占18％；欧洲、美洲较少，各占5％；大洋洲仅1人。
2.由于外国留学生学历层次和学制不同，使外国留学生学籍材料内容多种多样。如，目前我校外国留学生按学历层次分为博士、硕士、本科生、进修生、汉语言生、中文短期生等层次，相对应的学制也分为博士、硕士生学制三年：本科生学制四年（医科五年），进修生和汉语言生分春、秋班，学制半年至两年，中文短期班是寒、暑假班，为期也只有一到六周的时间。博士、硕士、本科留学生会形成从申请到毕业的一整套留学生学籍材料；而进修、语言和中文短期班的留学生形成的留学生学籍材料仅局限为留学名册、留学阶段证书。
3.由于外国留学生到我国留学时选择专业分散在所在高校的文科、理工科、医科等的各个院系，使留学生学籍材料形成呈现分散性的特点。
4.由于外国留学生的留学资金来源不同，使留学生学籍材料中的审批材料的数量和内容也不同。留学资金来源有国际组织资助留学、中国政府资助留学、本国政府资助留学、学校间交换留学、自费留学等。
二、外国留学生学籍档案管理现状
（一）外国留学生学籍管理部门不统一，造成留学生学籍材料阶段性不完整
高校留学生一般由留学生管理部门和教学部门多重管理，而且管理职能上互有交叉，这就造成了留学生学籍材料形成的分散，因而给留学生材料的完整收集带来了很大困难。同时，留学生学籍材料形成时间跨度大，需留学生毕业时突击整理，集中归档，容易造成某一阶段衔接不善，文件散失，因而收集不全。
（二）外国留学生学籍材料归档范围局限，组卷方法不适宜当前留学生学籍材料特点，影响档案的管理和利用
1994年《高校档案实体分类法》颁布以后，高校的留学生档案一直按照《高校档案实体分类法》中的归档范围和方式归档。在实体分类法中，外事类档案下设五个二级类目，外国留学生档案被设置为其中的一个二级类目。因为当时外国留学生数量不多，所以归档范围相对教学类的学籍档案的归档范围少得多，组卷方法也相对简单。
近几年来，随着留学生数量的增加，留学生产生的文件材料也越来越多，内容也不断得到丰富，原有的归档单位已显得过于笼统和简单，已无法体现和适应当前留学生学籍材料的特点。比如，有的留学生由于一些客观原因，需要休学、离校、复学等，会跨年度产生各种手续类文件材料；有的留学生由于不能适应课业的难度，会产生转系、转专业、降级等相关材料。这样，部分留学生的学籍文件材料相对会有很大增加和不同，归档范围也应适当加以完善和补充。
（三）外国留学生学籍档案电子化程度低，影响外国留学生学籍档案的开发利用
教育部在2007年颁发、试行了《普通高等学校外国留学生新生学籍和外国留学生学历证书电子注册试行办法》，该《办法》规定了对普通高等学校外国留学生接受学历教育的新生学籍和外国留学生学历证书统一实行电子注册，建立外国留学生学历从入学到毕业的完整信息，供外国留学生和有关机构网上查询。有的高校这一工作刚刚起步，还远远不能适应留学生档案查询需要，还有待于完善和实施。
三、改善外国留学生学籍档案管理工作的对策
（一）全程管理，加强收集
收集工作是档案管理工作的前提和基础，关系到外国留学生学籍档案的管理和利用。针对高校负责管理留学生的部门多且交叉、留学生日常管理和教学管理分开的特点，档案部门应扎扎实实地加强协调工作，做好不同阶段收集工作的合理衔接，做到档案的收集与文件的全程同步管理。即档案部门主动、积极深入到留学生所涉及的外事管理部门和教学单位进行专业的档案收集指导，做到经常收集与集中收集相结合、定期收集与常年收集相结合、主动送交与上门收集相结合，以确保留学生学籍档案的齐全完整。如，高校档案管理部门应从外国留学生入校后开始对留学生的文件材料收集、积累、归档工作进行具体指导；然后全程负责并协调整个留学生在校学习期间所设部门、院（系）的文件的采集；最后，留学生毕业时，再指导外事留学生部门对已收集积累的文件材料进行整理立卷。这样，才能保证留学生学籍档案齐全完整。
（二）健全和完善外国留学生学籍档案的归档范围
针对来华留学生数量和类别的不断增加，所形成材料日益丰富的特点和发展趋势，高校档案部门应根据利用需求，不断补充健全留学生学籍档案的归档内容。以我校为例，归档范围明确列出学生在教学流程中形成的各个阶段材料，并增加了录取通知书、护照复印件等反映学生个人信息比较完整的一些材料。
（三）合理改进组卷方法，便于留学生学籍档案的保管、利用
目前，留学生学籍材料立卷仍沿用外事类管理性文件的横向组卷方法，如以“外国留学毕业生登记表”为立卷单位，按年度横向组卷，显然这样的组卷方法不利于查找利用，已无法满足和适应当前日益变化的形势。针对这种情况，可以借鉴教学类学籍档案以人为单位的组卷方法， 把留学生学籍文件材料按留学生毕业年度，以留学生个人为立卷单位，纵向组卷。这样的组卷方法可以系统、规范地立卷归档，同时方便留学生学籍档案的保管和利用。
一、 大学生户籍管理存在的问题及其原因
1.户籍迁移手续烦琐容易出错。目前高校新生入学和毕业生离校均需办理户口迁入、迁出等手续，由于各地区发展水平存有差异，有的地区手工填写存在字迹不易辨认的情况，其次少数民族学生姓名音译存有差异，还有缺乏更改或管理印鉴，户口迁移证随意涂改等情况，均严重影响户籍管理工作。
2.户籍长期滞留学校不利于对学生的有效管理。随着毕业生就业制度的改革，部分毕业生没有找到合适的工作单位，毕业生户籍长期滞留在学校，“持证不入、人户分离”和户口迁移证丢失等现象十分突出，客观上造成户籍管理混乱。
3.户籍变动不利于人才的合理流动。部分学生为了将户口留在大中城市，暂时到一些并不喜欢或专业并不对口而设有集体户口的单位就业。户口一旦落在大城市，则重新选择单位，户口则空挂在原初选择的单位。一些专业对口、适合毕业生发展又十分需要这些人才的单位，由于没有设立集体户口，所以不被许多毕业生接受。
造成户籍管理的弊端究其原因很多，分析主要有如下几点：
1.大学生对户口迁移认识不到位。按照公安部2003 年公布的户籍管理七项便民利民措施要求，大中专院校学生入学后是否迁移户口，可根据本人意愿决定。现实中大学生入学迁移户口的比重仍然在95%以上。很多学生担心如果户口不迁至学校，会影响到在校期间的生活和学习等。
2.较低的大学生就业率。高校不断地扩招势必带来严峻的就业形势，许多大学生在毕业当年很难找到合适稳定的工作，因此不能及时将户口从学校迁出，或由于工作的变动频繁，户籍手续没有及时跟着变动，给高校的户口管理造成一定的困难。
3.大学生不重视户籍迁移。很多大学生不是很清楚户口迁移的重要性，导致对户口迁移手续的不重视。等到要迁移或是有用的时候才去办理有关手续，已经失去了最佳时机，给日后的结婚、生子、买房、子女入学、出国时户口迁移带来了很多不必要的麻烦，也造成了不必要的人力、财力及精力的浪费。
二、大学生户籍管理的重要性
户籍管理是世界各国普遍采用的一项重要的国家行政管理制度，能确认公民的权利，证明公民的身份，方便公民参加各种社会活动。大学生户籍管理良好有序，有利于大学生办理户口迁移手续，也有利于大学生毕业后如结婚、生子、买房、子女入学、等事宜。随着我国高等教育的不断发展，户籍手续入学时迁来毕业时迁走的模式已暴露出不少问题，改革大学生户籍管理制度已成为我国户籍管理工作的一项重要内容。
三、大学生户籍管理规范化的建议
1.改变现有户籍迁移制度。采用从简的户口迁移手续。学生考上大学后，户口留在当地，凭录取通知书、户口簿、居民身份证、本人照片到其户口所在地派出所办理本人“户籍证明”手续。“户籍证明”可由学校户籍管理人员统一收取、管理，学生毕业时返回本人。学生在校期间，均可凭本人“户籍证明”、暂住证及本人学生证办理相应手续。大学生落实好工作后需迁移户口时再办理户籍手续。这样手续简单，便于户籍管理机关及学校管理管理。
2.强化居民身份证的作用。目前，许多在校大学生出国留学、外出探亲、参加考试等都要受到户口的限制。应当进一步强化居民身份证的法律效力，无论是居民身份证的使用期限还是法律效力，原籍的居民身份证同样可以继续使用，并结合学生证等相关证件，充分发挥居民身份证等证件的证明力，为高校学生的工作学习提供方便。
3.做好毕业生户籍处理。大学生毕业后, 应届毕业生凭用人单位与毕业生签订的《就业协议书》《普通高等学校毕业证书》《全国普通高等学校毕业生就业报到证》，将户籍档案由原籍迁到其工作单位所在地办理落户手续。对于未能找到合适工作单位或工作单位没有集体户口的毕业生，可凭学校颁发的毕业证书、本人入学时的户籍证明、身份证及就业报到证办理户口迁移手续，将户口挂靠人才服务中心，待工作单位落实后或有了固定住所再办理户口手续。
4.推进网络一体化管理。全国公安人口管理系统建立网络共享的资源平台，实行网上迁移。迁移户口只需在迁入地派出所一次性办结，各城市公安机关之间也可以迅速查询系统中常住人口的服务处所、住所、照片等个人信息以及家庭成员情况，实现人口信息网络化办公，建立网上迁移、审批、制证、异地办理的管理运行新机制。
参考文献：
一、学校学生电子学籍档案管理的优点
首先，传统的学籍档案管理模式是完全依靠人力，学籍档案管理人员要负责学籍档案的抄写、分类、统计、存储等，而这些环节的任何一个都需要耗费大量的人力物力，最终导致学籍档案管理工作资金投入高但工作效率又十分低下。同时，人力的有限和管理人员的主观性等因素，也容易导致学籍档案管理工作出现纰漏，稍有不慎就会给工作造成巨大的损失。而采用电子学籍档案管理模式就可以规避这些问题。电子学籍档案管理模式是通过采用现代化信息技术快速而又高效地完成学籍档案的收集、分类、存储、统计以及查阅等环节，从而实现学籍档案管理全程的自动化，这相对于传统的学籍档案管理模式具有不可比拟的优越性。其次，电子学籍档案管理是通过文档的形式来对学生学籍档案进行存储。当前学校学籍档案存储方式主要是DVD光碟、硬盘、闪存U盘等科技产品，这些存储器不仅存储量大、存储时间长，而且稳定性高、受外界环境影响小，只要存储器没有受到损害，其文档的存储期远远超过纸质学籍档案的存储。因为纸质学籍档案在存储过程中容易受到虫害、潮湿等自然环境的影响，同时也容易被人为地损害，而电子学籍档案就能很好地规避这些问题。最后，电子学籍档案管理模式可以通过加密、授权限制等各种科学手段来保证学籍档案的安全性，而这些是纸质学籍档案无法做到的。所以，电子学籍档案在方便学校学生及管理人员检索和查询学籍档案的同时也可以通过信息技术的利用来为学生的学籍档案管理增加安全系数，防止学生学籍档案信息被恶意篡改，给学生和学籍档案管理工作造成损失。
二、当前学校电子学籍档案管理模式存在的缺陷
随着学校学生数量越来越庞大，就业竞争越来越激烈，以及社会文化的多元化，越来越多的学校对学生学籍档案管理更加重视，在这个过程中电子学籍档案管理发挥着非常重要的作用。但是根据具体情况来看，电子学籍档案并不全是优化，它也有自己的不足，比如与传统的纸张学籍档案相比，具有更大的风险性。电子学籍档案信息的安全性主要涉及档案信息载体安全性和传输安全性。载体安全性主要指存储介质对信息安全因素的影响。电子学籍档案通常以磁盘、光盘为载体，这类载体成分比较复杂，性能不稳定，可能出现档案失真的问题。而且对环境温度、湿度、防磁、防机械损伤等条件要求较高，易损坏变质，保存年限低。传输安全性也就是网络安全性，网络的发展使电子档案在更大的范围内得到共享，同时，无孔不入的网络黑客和防不胜防的计算机病毒也给电子学籍档案的管理带来巨大的安全隐患。除此之外，电子文件很容易被删改，且改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。如果有人出于自己的目的将磁盘中存的内容进行了删改，是难以发现和确定。
如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致学生的数据错误或被盗，所以，在使用电子学籍档案时一定要注意信息的准确性及安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。
三、学生电子学籍档案管理风险的规避措施
首先，针对于学生电子学籍档案存储的不安全性，管理人员应该采取相应的措施来提高存储设备的安全系数，防止文件的丢失和恶意盗取。而为了达到这一目的，管理人员可以通过实现学籍档案存储设备的专机专用来保护相关文件数据不被损害。同时，管理人员应该定期对电子学籍档案的存储设备进行更新升级以及对电脑系统存在的漏洞进行定期修复，以此来提高电子学籍档案管理的安全性。而针对电子学籍档案存储数据的不完整性和存储设备寿命的有限性等问题，管理人员可以通过规范自己的操作、增强自身的职业道德素质来杜绝因人为因素造成的损失。同时可以通过对重要学籍档案进行备份来减少因数据丢失或损坏造成的种种损失。而为了尽可能地延长存储设备的使用寿命，管理人员可以通过存储设备的更新换代以及对其使用后进行及时修复等措施来实现。
其次，管理人员可以利用计算机高端技术来有效地规避电子学籍档案管理过程中存在的种种风险。学校学籍管理部门主要是管理学生的学籍档案，所以，技术人员可以利用信息技术对学生的信息系统采取加密处理，而这种加密手段也要突破先前的单一加密方式，采用公开加密和严格加密的双加密模式，公开加密用于学籍文件的发送，而严格加密才用于学籍内容的接收，这样就可以保证电子学籍档案内容的高度安全，维护学生的利益。除此之外，技术人员还可以对学生电子学籍档案系统设定身份验证，以此来控制学生电子学籍档案的访问权限。这也是规避风险的措施之一。
中图分类号：G718 文献标识码：B 文章编号：1672-1578（2015）05-0484-01
学生的学籍档案是一个学生连接学校和社会的纽带，它真实的反映了学生在校期间的情况，是每一个学生以后就业发展的一个保证，也是用人单位选用人才的一个重要依据，所以具有很重要的价值，目前，国内学校的学生档案管理普遍存在一些问题，比如档案管理人员的意识淡薄、缺乏先进的档案管理经验等等。下面本文简要分析几点学生学籍档案管理中的问题及措施研究。
1.学生学籍档案管理存在的问题
1.1 管理人员意识不到位。大部分档案管理人员甚至是上级领导都不够重视档案管理，有的学校还将档案管理工作从属于别的部门，只看重教学过程的管理，不看重学生学籍档案的管理，这就使一些档案管理人员出现消极的工作态度，散漫的工作状态，产生上级领导都不重视自己又何必认真的思想，致使一些学生的学籍档案资料的准确性出现严重的偏差，这就直接影响到了学生以后的学习和就业等问题。
1.2 管理不够专业规范。前面说了，因为一些学校不够重视学生学籍档案管理工作，所以就没有一套相对规范的标准，这就导致了另一个问题，学生学籍档案管理工作不够专业规范，所以在收集、整理、保管等等这些过程中，管理人员也就随心所欲按自己的喜好管理，加之工作量大，过程又比较繁琐，时常出现混乱的局面，造成学生档案管理的丢失等等。主要有以下几个方面：
1.2.1 收集方面。目前，许多学校并不是单一的一种教学模式和教学课程，比如一些高校里面有研究生、本科、大专这些基本的教学形式，还有专升本、函授、培训、远程教育等等形式，比较多样，这种多样的教学形式就给学生学籍档案管理的收集工作大大的增加了复杂性，进而影响到它的准确性和完整性。
1.2.2 整理方面。整理工作是学生学籍档案管理中至关重要的一环，所谓整理，顾名思义就是将前期收集来的学生学籍档案的原始资料按照一定的类别进行分类和排列，然后组卷。在这个过程中，一定要做到分类明确、编排要统一有序，如果有的按照年份编排、有的按照学生的专业编排、有的又按照系部编排，没有一个统一的标准，这样就给以后的查找增加了难度。近年来，国家出台了一系列关于规范学校档案管理方法的文件，但是具体针对学籍档案管理的还是比较少，正是由于这样，没有法规约束，没有一个统一的建档标准，档案管理人员的个人随意性就比较大，因此在整理方面就容易出现混乱的现象。
1.2.3 保管方面。由于一些学校对档案管理工作不够重视，缺少专门的管理学生学籍档案的档案室和专业管理人员，只是像杂物一样简单的堆放在一起，不仅给以后的查找造成了不便，而且在一定程度上会造成档案资料的纸张发潮、泛黄、磨损。
2.应对措施研究
2.1 转变态度，增强认识。造成学生学籍档案管理出现问题，最根本的一个原因就是学校领导和学生学籍档案的管理人员没有认识到档案管理的重要性，所以，首先就是要转变态度、增强意识，让从事相关工作的人员必须认真的学习《档案法》以及相关的法律法规，明白学籍档案管理的重要性，；其次是学校领导要意识到学生学籍档案管理是关系着学生前途的，不能敷衍了事，必须从行动上支持，比如建设标准的档案室等。
2.2 制定学籍档案管理制度、规范管理人员。
2.2.1 建立统一规范的学生学籍档案管理的标准。由于一个学校存在多种教学形式，每个档案管理都按照自己的标准，势必会给档案管理造成混乱，所以，这就要求一个学校应该制定一套统一的标准，各个学院系部都能做到有章可循，并且严格要求执行，这样在极大的程度上减少了学籍档案管理的混乱。
2.2.2 从传统管理向数字化管理转型。随着社会的进步和发展，数字化、信息化已经成为我们生活的绝大部分，学籍档案管理利用互联网数字化也是一个必然发展的趋势，目前，部分学校的学籍档案信息管理系统还不够完善，档案管理人员的信息专业技术水平也还仅仅局限在简单的录入、查询、修改等，还不能很好的利用互联网对学籍档案管理进行一个信息化得改造，使得数字化管理并没有发挥其真正的作用。
3.总结
综上所述，学生的学籍档案管理是不仅是档案管理的一个重要组成部分，也是学生以后进入社会的一个重要凭证，所以相关工作人员应该重视起来，并且主动去学习相关的法律法规和数字化管理的技术，秉着对每一位学生负责的态度，建立信息化数字管理模式，真正做到规范有序。
参考文献：
[1] 柯雯欢，黎瑾. 论高校学籍档案数字化的管理[J]. 剑南文学（经典教苑），2012，11：341.
中图分类号：G647.24 文献标识码：A
文章编号：1673－2111(2008)10－072－03
作者：宗青，湖南财经高等专科学校讲师；湖南，长沙，410079
学籍档案，对于即将走向社会的毕业生来说是极为重要的“信誉卡”，原因在于他记载着大学生成长经历，思想品德、学习成绩、个人特长及身理心理健康状态等信息。是反映学生综合素质的重要依据。准确齐全、完整规范的学籍档案，既是大学生在校学习期间德、智、体、美等方面的真实写照，又为学生毕业时用人单位招聘人才提供重要依据，而且在毕业生将来步入社会上岗后的定岗、定职、晋级、出国深造等方面发挥重要凭证作用。所以规范高校学籍档案、建全管理制度是前提。
一、学籍档案的特点
学籍档案作为教学档案管理工作的重要组成部分，是学校对学生在校期间进行管理、考核时直接形成具有保存价值的历史记录，它的形成与其它档案的形成有着很大的区别。
(一)、学籍档案形成的周期性
学生在校的活动形成了学生档案，学生档案的形成周期与其它档案的形成有许多不同之处。例如：文书档案整理规定跨年度的文件，除年度计划、总结等文件外，原则上不允许组在一个案卷中；科技档案的整理要求以一个项目、课题等为对象，组成若干案卷，卷内文件形成时间不受年度约束；教学档案整理则要求，以一个学年度为单位进行归档。而学生学籍档案作为教学档案的组成部分，其形成周期又有自身特点，每个毕业生的学籍形成周期是从学生入校起至毕业为止四年的连续记录，因此学籍档案形成是有它自身的周期性。
(二)、学籍档案内容的广泛性
学籍档案的内容与其他档案有很大的差异，它不但反映了学生的个人情况，而且反映了院(系)常规教学和管理情况，其涉及面是广泛的，涉及内容是多样的，具有广泛性。例如：文书档案中多项内容不允许组在一个案卷中，而学籍档案的内容包括学生在校四年各门课程的学业成绩、奖惩情况、学籍变动情况、毕业资格审核、个人基本情况以及家庭基本情况等。
(三)、学籍档案电子文件与纸质文件的共存性
院(系)学籍档案的管理通常采取纸质档案与电子档案共同管理的形式，也就是采用双轨制。双轨制管理的好处在于能够从大量原始文件中快速地调阅所需的内容，大大提高了学籍工作的管理效率，检索速度和查准率。
二、目前高校学籍档案管理的状况
学籍档案作为学校档案的重要组成部分，也是学校档案中所占比率较多的一部分，它真实的记录了每一位学生在学校的成长历程。然而，不少高校的学籍档案管理手段还相当滞后，很难适应当前形势发展的需要。主要表现在以下几个方面：
(一)、原始学籍档案的信息数据不完整，整理不规范。
学生毕业前学籍档案大多由学生所在班级的班主任老师负责填写、保管，个别班主任的档案记录不规范，有的使用圆珠笔、铅笔填写，造成字迹模糊不清，不利于档案长期保存；有的未按要求填写，经常出现缺栏、少目现象，使学籍档案不能准确、完整地反映真实情况；同时，由于信息登记不完整，提供资料欠准确：容易造成同名同姓学生的档案混乱；给毕业生办理档案时引起麻烦。还有的高校原有学籍档案的检索工具仅仅是手工抄写制作的案卷目录，且由于学籍档案数量太多，有的没有制作相应的全目录，因此，一旦查阅档案者记不清楚确切的毕业届次、班级时，仅靠记忆检索，就犹如大海捞针，花费了大量时间也不一定能找到，大大影响了档案的查全率、查准率、给查阅者和档案员带了一定困难。
(二)、档案材料内容空泛，不能真实反映学生综合素质。
集中体现在毕业生鉴定和平时考核方面，内容平淡空洞，评语格调一致，缺泛个性特点。由于毕业生档案材料的内容只记载其在校学业、成绩及政治表现，而他的社会活动能力，组织创新能力等综合素质方面的材料却没有反映。而这些内容恰恰可以从某种程度上反映学生的综合能力和素质，也正是用人单位所需要了解的重要情况。
(三)、档案使用效率低，转递较为混乱。
一方面虽然绝大部分高校学生档案室配有计算机，但没有一套完善的管理系统，毕业生材料没有全部输入进去，其作用难以真正发挥。另一方面，目前高校毕业生档案基本上是落实具体单位之后才能将档案转递出去，在这些转递过程中，难免会造成档案遗失现象
(三)利用现代化技术进行开发利用的程度很有限。主要表现在国家实施电子注册制度之前相关的学籍档案管理，属非公开上网范围，但实际操作起来有诸多的困难：
其一，1994年《分类法》颁布之前，高校档案管理没有统一标准，涉及学籍档案管理材料的管理潜在着不规范的可能；由于历年的招生与录取名册、学生学籍表、成绩表等的填写以手写体居多，多年来经手的人众多，书写难以规范，其中涉及的数据繁复，表格规格多样，要对这些材料进行电脑管理并非一蹴而就。
其二，纸质与磁性介质材料的收集脱节。办公自动化的条件下，教学部门定期对在校学生成绩进行计算机著录，待学生毕业后形成一份完整的纸质材料移交给档案部门，由于受到技术维护、保密措施、病毒预防等因素的制约，历时几年后与纸质材料相匹配的磁性载体其完整性、安全性难以保障，故不同载体要达到同步、完整收集有一定的难度，这在客观上影响了档案部门现代化管理的进程。
三、网络招生对学籍档案的影响
目前高校远程网上录取或局域网录取，与传统的招生录取方式相比，考生电子档案建立以及被网上录取考生的纸质档案的管理方面存在较多混乱，表现在以下方面：
一是考生电子档案所反映的内容不够清晰有效，有的指标表达的含义对高校老师而言还存在理解上的困难。
二是电子档案中的“考生评估”一栏填写的内容不真实，有的省份填写认真，有的省份则只有“正常”“合格”等字，有的省份干脆是空白。
三是被录取考生纸质档案建档、寄发存放混乱。过去，开学后全部学生档案都能到齐，便于对考生进行复查。实行网上招生后，纸质档案寄发变成多途径，有的是考生自己带到学校，有的是由招生办寄发，有的省份仅送一张录取学生电子档案光盘到高校了事，给高校学生学籍的档案管理带来了很多不利的因素。
四、规范学籍档案管理的对策与措施
高校学籍档案管理工作是一项繁、杂、重的工作，随着办学规模的扩大、专业设置和学生人数的增加，原来的学籍管理体系已不能适应高校发展的要求。因此， 运用先进的信息传播技术建立一套完整的、规范的学生学籍信息资料管理系统，以便快捷地录入、统计、查询、检索学生的各类信息，及时了解学生的学习情况，使不同校区、系部的分级管理达到资源共享，协同管理，实现管理信息化、规范化和科学化。笔者认为学籍档案的管理机制应根据高教改革的发展趋势和高校学籍档案管理的需要，对学籍档案的管理可从以下几个方面考虑予以规范：
(一)、加强对学籍档案的基本管理。
1、增强档案意识，健全规章制度。增强全员档案意识是搞好高校学籍档案工作的重要保证。可采取编制《档案法学习材料》组织全校师生学习，进行档案法知识竞赛，在简报上开辟档案知识栏，以定期介绍档案小知识等手段提高全员档案意识，同时健全档案管理制度，使档案工作有明确的岗位目标责任制。
2、抓好各个环节，规范档案管理。从学生一进校起就要把新生的各类表格、卡片进行统一保管。笔、字、项目、页码、组卷、装订、检查、转递等都必须统一规范。
3、采取计算机检索，提高利用率。学校档案室应购置专业的档案管理软件将学籍档案的案卷级、文件级条目全部录入计算机，借助计算机查阅学籍档案，以提高档案利用的查准率和查全率。并可采取以下构想：
(1)网络版学籍管理系统的构想。根据当前高校学籍档案信息管理的发展趋势，以及本校跨校区延伸管理和二级学院分级管理的实际情况，可建立网络版学籍管理系统的构想。它由学籍信息管理、成绩信息管理、教研室成绩报送、信息查询等几部分组成。该系统从学生入学、在校期间到毕业发证等全过程实现“一条龙”学籍档案信息化管理。
(2)学籍信息管理模块的构想。学籍信息管理模块不但可以批量录入数据，而且可以从招生库等其他数据库导入相关学生资料，按不同校区、系所、专业、学制编班编学号，建立全校学生的基本信息数据库。可以根据不同条件快捷地查询各年级、各专业的学生情况，并进行学生休学、复学、留级、退学等学籍异动管理。学生基本信息库里的资料可以和国家教委的“普通高等学校学籍学历管理系统”的相关数据进行导入、导出处理。
(3)成绩管理模块的构想。成绩管理模块把过去的成绩库、补考成绩库、重修成绩库等合并成网络版的成绩库，库里有学号、姓名、分院、系所、培养层次、班级、专业等字段，可供查询学业成绩用。在满足不同的条件下，可以统计不同年级、不同专业的学业成绩、年级排名，各种数据报表的统计、制作、打印等。
(4)成绩报送。各科考试完毕，相关教研室登陆校园网上的“学生综合信息管理系统”，录入学生成绩并进行试题分析、打印学生成绩频数图及成绩册，同时将考试成绩从网上“提交”给学籍管理科，学籍管理科审核后，再将成绩“提交”到学校学生总成绩库，有关人员即时可在校园网各终端机上查阅学生的考试成绩。
(5)学籍信息资料查询。各终端用户，如不同校区，二级学院、教研室及相关人员可以根据操作权限在校园网上查询在校学生人数、学生的个人资料和各科成绩；学生可以通过校园网查阅并校对自己的学籍资料，查询各科学业成绩；学生的在学成绩单、学生证、考试证和学籍卡等可以打印出来；二级学院、政治辅导员可在校园网上查阅学生的补考、重修人数、考试成绩、平均成绩、打印学生成绩册等。学籍信息管理系统的应用，可以避免数据录入过程的人为误差，减少重复劳动，提高工作效率。同时，它与其他的教学管理系统实现资源共享，实现教学管理规范化、信息化和科学化。
(二)加强网上招生档案的管理。
1、制定相关规定，明确考生档案管理的政策要求。招生办必须在每次考生建立电子档案的同时，建立纸质档案；被录取的考生档案中，应包括电子档案和纸质档案；被录取考生的纸质档案一律由招生办归中管理。
2、保证考生档案填写内容的真实性与档案内容的完整性。考生纸质档案归档项目要统一规范，全日制、函授生、自考生层次教育的档案都应归入纸质档案，内容包括毕业生登记表、考试成绩登记表、学生评估表、奖惩情况等，对已参加工作考取大学的考生档案还应包括其中工作期间的档案材料。
3、各招办应承担学生纸质档案寄发职责，确保考生档案的安全性与及时性。为保证数据的完整和防止篡改，档案部门对档案要定期备份。
4、各校应尽快建立纸质档案与电子档案相结合的学生综合档案管理模式。要确保考生纸质档案能及时准确到位，没有到位的考生纸质档案要及时向考生所在招生办催交；为便于今后查阅，必须对考生电子档案信息刻录成光盘。
（一）学籍档案材料收集不及时、不完整。一是招生材料收集不及时、不完整。由于扩招、补录等原因延长了招生期，导致招生材料难以及时、完整收集。二是学生成长记录材料收集不及时、不完整。学生在学期间的评优评先奖励材料及其作弊、违纪、处分材料和社会实践文书表格等反映学生成长过程的材料形成于不同时间，涉及多个部门，难以及时、完整收集。三是学籍异动材料收集不及时、不完整。当前学生休学、复学、退学、转学等学籍异动呈现增多态势，其学籍材料形成时间较长，难以及时、完整收集。
（二）学籍档案收集内容不统一。目前我国高校学籍档案的内容缺乏相对统一的标准，各个学校要求收集的学籍档案内容要求各不相同。从电大系统学籍档案归档材料的内容看，归档材料杂乱无序，内容少且质量差，该归档的材料没有收集，该写明的内容空白，该重点反映的信息缺失，收集的档案材料内容不全，质量不高，格式不规范，呈现“四多四少”现象：一是记录政审和社会关系方面的材料多，反映培养成长过程中技术能力、协调能力和创新能力方面的材料少；二是记录成绩格式化的材料多，反映参加学习实践和考核的材料少；三是记录学生优点和特长的材料多，反映学生缺点和不足的材料少；四是原始记录不完整的档案多，齐全规范的档案少。
（三）归档整理不规范。当前学籍档案归档整理距离分类准确、编排有序、目录清晰、装订整齐、保管安全的规范要求尚有较大差距：一是时间编排和材料分类混乱，如有的按学生入学年度编，有的按学生毕业年度编，缺乏统一标准；二是组卷装订不规范，有时按一个班组卷，有时按几个班一起组卷，有时又按专业、年级组卷，组卷装订缺乏规范性；三是卷内目录填写不规范，该填写的内容完全空白或未填写完整、或填写不规范，有得甚至用圆珠笔、铅笔书写，字迹龙飞凤舞，内容难以辨别；四是缺乏专用的档案保存库房，没有专用的保管框架，没有良好的卫生环境，缺乏防火、防潮、防尘、防蛀、防污染的安全防护措施，存在严重的安全隐患。
二、存在上述问题的原因分析
（一）档案意识薄弱，对学籍档案的重要性认识不足。当前电大领导和学籍档案管理人员档案意识薄弱，对学籍档案管理重要性的认识不足，一是错误认为现代远程教育条件下学籍档案的作用不大，错误认为现在是以文凭取人，以能力用人，只要工作岗位有用人需要，有文凭为证、有能力展现即可，有没有学籍档案无所谓；二是错误认为电大学籍档案简单，容易整理，档案材料无非是填几张表格、盖几个公章、找几个人签字，学籍档案有没有收集整理关系不大，真有需要学籍档案，到时候临时补办还来得及；三是电大系统普遍存在重学校人事档案、轻学籍档案，重教师档案、轻学生档案，重学生考试成绩记录、轻实践能力材料收集的现象，导致学籍档案材料收集不完整。
（二）学籍档案管理人员配备不全，专业素质不高。目前学籍档案管理人员配备不全，缺乏专职的学籍档案管理人员，档案管理人员身兼数职，难以满足日益重要的学籍档案管理需求。另一方面，现有学籍档案管理人员专业知识不足，绝大多数学籍档案管理人员之前缺乏档案管理工作经验，有的甚至没有从事过跟档案管理有关的工作，也没有参加过有关档案管理工作的业务培训，专业素质与档案管理工作的实际要求存在较大差距，客观上缺乏规范做好档案管理工作的能力和时间。
（三）学籍档案管理制度不规范，信息化程度不高。目前基层电大学籍管理工作缺乏系统有效的管理规章制度，学籍管理人员应具备何种业务能力要求、管理职责是什么、学籍档案材料的立卷、材料收集、归档整理、使用管理、保管存放等工作如何开展，有何监督制约机制，均缺乏明确的、可操作的管理规范。另一方面，在提倡建设数字化校园的今天，纸质档案尚未全部扫描或翻拍成照片格式上传至相关的信息系统，学籍管理信息化程度总体上处于低水平状态。
三、规范学籍档案管理的对策思考
（一）提高档案意识，加强队伍建设。思想是行动的先导，提高档案意识对于规范学籍档案管理工作至关重要。要加强学籍档案管理工作的组织领导，将其纳入学校教务整体发展规划，坚持“统一领导、分级管理”的原则，科学划分层级管理。同时要加强学籍档案管理人员的队伍建设，将计算机操作能力强、协作精神好、吃苦耐劳、具有档案和管理专业知识的人员调整充实到学籍档案管理岗位，优化档案管理人员配置，建立一支知识结构合理并相对稳定的专业化队伍。
（二）建立健全规章制度，推动档案管理工作制度化。要根据《档案法》、国家教育部和中央电大的有关精神和文件，结合工作实际，建立和完善学籍档案管理规章制度，包括学籍档案管理实施办法、学籍管理人员岗位责任制、学籍档案室管理规定和学籍档案材料收集、整理、归档工作规范等学籍档案管理制度，使学籍管理工作有章可循、有据可依，努力做到学籍注册规范化、成绩管理档案规范化、毕业办证手续规范化和学籍档案资料的收集、整理、归档规范化。
“学籍”专指符合招生规定条件被正式录取,并按规定办理注册手续后所取得的学生资格。而学籍管理则是对学生从招考入学到毕业的整个培养过程中的学籍注册、课程选择、学习成绩的评定与迁移为中心的考核与管理。学籍档案是中职学校档案的重要组成部分。管理和利用学籍档案是中职学校管理工作中的一项基础性工作。健全和完善学籍档案的管理,加强学籍档案的开发和利用,促进学籍档案管理工作的规范化、科学化和标准化,对规范中职学校的教育教学秩序、提高教育教学质量、促进良好学风的形成、实现向社会输送全面发展的合格人才的最终目的等都有巨大的促进作用。
一、中职学校档案管理的现状
为适应社会的发展,服务地方经济,近年来中职学校出现了办学形式和生源多样化的转变,学籍档案的种类和内容也呈现出复杂多样的局面。在这样的形势下,学籍档案的管理出现了一些不容忽视的问题,主要有:
1.品种繁多,内容复杂,管理难度大。中职学校为适应市场发展,逐步开设了名目繁多的专业,这也是为了在剧烈的市场竞争中求得一席之地。中职学校不仅有中职,还有中专大专连读、3+2班、大专函授班等办学层次,而不同层次的学籍档案管理要求不相同,但没有统一的档案管理规章制度,各行其是,显得杂乱无章。
2.中职学校现行的学籍管理制度欠完善、欠规范。现阶段中职学校的综合管理工作纷繁复杂,其内部的档案管理如人事、财务、校志、教育教学(包括教学计划、课程、教材、考试、学生成绩、学籍、德育等)等档案管理也多种多样;同时,少数中职学校把学籍档案工作与教学中心相比较,认为学籍档案管理无关学校整体工作之痛痒,“不足挂齿”地不加重视或重视不足。因此,中职学校在学籍档案管理方面制度的制定工作之疏漏在所难免。
3.中职学校的学籍归档程序欠明确、欠适当,档案信息的存储又欠安全。少数中职学校的学籍管理是“摸着石子过河”,对学籍电子文件的归档程序缺少制度约束、要求欠明确;较少使用专用电脑或电脑未加密或未设置访问权限,档案数据储存分散,未进行备份,防病毒措施较差,易于丢失。
4.中职学校纸质学籍档案的归档整理不及时,信息完善不足。少数中职学校的建校时间较长,学籍档案因未按年代及时分门别类地有秩序存放而导致其积压堆积众多;同时,新近学生的学籍,应做齐资料的却没有及时补足,或任意增删丢弃而导致档案或遗失或信息不全或索引困难,这都势必会影响日后档案的开发利用。
5.中职学校学籍档案管理的专业人才缺乏,档案管理设备落后。一方面,中职学校档案管理的理念、内容和方法、人才资源培训和使用的方式依然陈旧,抑制着学籍档案的正常管理,另一方面,随着时间的推移与学生学籍档案不断增加,原有保存学籍档案的存储条件已不能满足学籍档案的数量日益增长的需要。
二、中职学校学籍档案管理的内容
学籍档案是学生从入学到毕业整个培养过程中在德、智、体各方面发展状况的真实记载和反映,是学生整个在校学习过程的原始记录,是学生在校期间学习、考试、实习和社会实践等一系列教学活动中直接形成的,具有保存与利用价值的文件材料。根据《中华人民共和国档案法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》,结合中职学校的实际情况,中职学校学籍档案主要包括:(1)招生计划、新生名册等;(2)在校学生名册、新生登记表、学生学籍卡片、考试成绩卡、学生学籍变更(休学、复学、转学、转专业等)的材料;(3)学生职业技能培训参训情况和所获证书统计表;(4)各年级实习计划和实习单位合同、学生实习情况、实习报告和实习成绩;(5)学生奖惩材料:获奖、评优、处分等;(6)毕业证书和发放登记表;(7)毕业生就业单位统计表和签约单位合同;(8)扩展材料,即毕业生跟踪调查统计情况:使用单位对毕业生质量的意见、毕业生社会满意度调查、优秀毕业生情况和典型事迹等。
为适应社会发展,服务地方经济,近年来中职学校出现了办学层次多样化的转变。招生种类多导致了学籍档案复杂多样的局面,各教学部门各行其是,要求不一,甚至该归档的不归档,这给中职学校学籍档案管理工作带来了一定的困难。另外,随着高科技的发展,假毕业证日益增多,为了更好地杜绝和打击假证的泛滥,确保毕业证的真实可信,各中职学校必须做到有证可查,有据可依。
三、中职学校学籍档案管理的特点
1.复杂性。中职学校学籍档案的内容十分复杂,包含学生在校期间的各种表现及相关情况,是学生在校期间学习、考试、实习和社会实践等一系列活动中形成的具有保存和利用价值的文件材料。
2.多变性。中职学校学籍档案产生形成的周期较长,学生学籍情况处于不断的变化中,比如有的学生考试成绩可能从不及格到补考及格;有的可能从受处分到取消处分;有的可能从休学到复学等,这些变化都要及时做好记载,以便准确反映学生的学籍情况。
3.保密性。每份学籍档案都记载了学生的很多个人情况,如姓名、照片、出生日期、身份证号码、成绩记载等,这些都属于个人隐私,在一定的范围内需要保密,要按照有关规定进行管理。这既是对学生的爱护,又是学校防止出现因学籍档案管理不善而引发法律纠纷的必要举措。
4.利用的频繁性。学籍档案是中职学校档案利用最频繁的。学生报考高一级学历层次(如专科或本科)、证书丢失、应征入伍等,都需要利用其在校期间的学籍档案。用人单位鉴定证书真伪、学生找工作等利用学籍档案的也不在少数。
四、加强中职学校学籍档案管理的措施
1.针对中职学校办学层次多样化,要逐步完善学籍档案管理制度,统一要求,做到学籍档案的种类和内容合理有序,多而不杂。
2.各级领导要关心和爱护基层学籍档案管理人员,提高待遇,积极创造条件,通过培训、经验交流、考察学习等方式,使他们接受系统的档案管理业务知识培训,提高业务能力。同时,要坚持档案管理人员持证上岗制度,确保在岗档案工作人员的素质和要求,使之逐渐形成一支相对稳定的、责任心强、水平较高的专业队伍。
3.加强学籍档案管理规范化、程序化和高效化。在中职学校中要逐步推行电子学籍档案管理,利用校园网进行学籍档案管理,将工作人员从繁杂、低效、重复的工作中解放出来,改变过去的“经验型”和“手工操作”管理模式,使数据可靠、准确,情况反馈及时、迅速,增强管理工作的科学性和时效性。
五、做好中职学籍档案管理工作的方法
1.做好学籍档案的收集和整理工作,保证学籍档案的完整齐全。学籍档案的收集、整理是学籍档案管理工作中的基础环节,直接决定着学籍档案的质量和齐全程度,也关系到提供利用工作能否顺利进行。因此,做好学籍档案的收集、整理工作尤为重要。
(1)做好前期指导工作。一是要与教学管理部门和学生管理部门协商、研究有关学籍材料项目的设计和范围的确定,尤其重视学籍材料项目的设计与学生的动态发展联系起来,完整地反映学生在校期间的全面情况。二是要做好归档前的立卷工作,按照档案整理立卷的规范,在形成部门移交学籍档案前做好相关指导工作,尽量把问题解决在归档前,以保证学籍档案进馆(室)的质量。
(2)主动收集,跟踪收集。由于学籍档案具有复杂多样、产生形成周期长的特点,如果不熟悉学校的办学模式,不主动了解学校的办学情况,那么很可能出现学籍档案收集不齐全的问题。所以,在收集学籍档案以前,就要主动收集相关资料,比如,当年毕业班级数量、每个班的人数、各班的毕业率等。跟踪收集主要针对毕业或肄业学生学籍材料的后续补充收集。由于学生毕业或肄业以后其补充的材料都是由教务部门形成的,因此档案部门就要加强与教务部门的联系,并做好宣讲工作,尤其要让相关人员意识到这些材料的重要性,从而密切配合档案部门,主动把这些补充材料交到档案部门。
(3)做好检查验收工作。由于学籍档案材料的内容繁多,加上档案整理人员繁多,学籍档案的立卷整理质量就参差不齐。这就要求在收集时进行检查,一旦发现问题,就立即予以纠正。
2.针对中职学校办学形式和生源多样化,要逐步完善学籍档案管理体制,提高管理意识。学籍档案工作是办好学校的重要基础工作之一,必须把学籍档案工作纳入学校整体发展规划,完善管理体制,从而加强对档案工作的领导和管理。要建立和完善归档制度,分散收集,集中管理。将学籍档案的归档作为各部门人员的职责,做到每学期、每年级按时、完整、准确归档。要从制度上加强对学籍档案真实性的认证和鉴别,保证其真实可靠。还应制定完善的考核管理制度和激励机制,奖罚分明。
3.加强学籍档案管理人员培训,提高素质,稳定工作队伍。学籍档案管理是一项非常细致的工作,具有极强的程序性和专业性。学籍档案管理人员必须具备档案业务知识和一定的科学文化知识;必须热爱档案事业,忠于职守、遵守纪律;必须有极大的责任心和学习精神,经常研究工作中出现的新情况,解决新问题。要建设这样一支队伍非一朝一夕可以实现,中职学校的领导者必须重视档案管理人员的培训,提高管理人员素质;必须有针对性地引进人才,培养人才,稳定学籍档案管理队伍,保证档案管理工作的严肃性与持续性。
4.推进“档案信息化”,创新利用方式,主动提供服务。随着经济、社会和科学技术的不断发展变化,学籍档案管理手工操作的传统方法已经不能适应广大中职学校办学形式和生源多样化的现状,“档案信息化”、“数字档案”等是高速发展的信息时代对学籍档案管理提出的新要求。学籍档案电子化管理具有传统管理方式无可比拟的优势,可大大提高学籍档案管理的效率,存储信息量大,检索迅速、查阅方便、保存时间和空间几乎不受限制。利用学籍档案包含的丰富信息,完全可以主动为学校的教学、管理和社会服务。比如,可以统计出各项数据,如各届各班的毕业率、优良率、及格率、不及格率、淘汰率等,结合产生这些数据的其他教学档案材料和背景资料(生源状况、师资水平、教学大纲、教学计划等)加以分析,提供给教学管理部门,以便教学管理部门对教学管理工作进行评估,为制定教学管理措施,改进教学方法,提高教学质量提供信息支持。再比如,建立学籍档案数据库,设置一定的进入权限(出于保护学生隐私的需要),供学校和社会查询利用,减少利用者上门查询的麻烦,也减少档案管理人员的工作量,从而提高办事效率。
随着社会的进步和发展,中职学校在高速发展,中职学生的社会需求也在稳步上升,保证学籍档案的真实、完整、准确,是衡量学校管理水平和教学质量的标尺之一,因此,加强学籍档案的建设和管理是中职学校长期而又与时俱进的工作。
参考文献:
[1]丁华东.信息资源管理:当代档案管理之主流范式.档案学通讯,2006,4.
中图分类号：G640 文献标识码：A
最近几年，随着社会的发展，高校学籍档案越来越受到人们的重视。所以，高校学籍档案管理应顺应时展潮流，不断提高自身管理水平，认真研究学籍档案管理中存在的问题，积极筹措解决办法，不但有利于高校档案管理水平的提高，并且也可以提升高校办学水平，促进高校教育改革的深入发展。
一、学籍档案管理中存在的缺点
高校的学籍档案管理工作在以前的发展中取得了很大的成绩，体现了自身的价值与用途。但由于受到客观条件的制约，也不可避免地存在一些缺点和不足。
（一）记录范围模糊。
当前，高校学籍档案记录的范围没有明确，关于档案材料的收集不全面，档案鉴定、材料整理、档案管理和管理责任的制度不健全。高校的学籍档案收集过程中，一些部门没有认识到自身的职责，针对学生在校期间的一些表现没有记录在案，比如学生受到的奖励、知识竞赛获奖、英语四六级考试、取得计算机等级证以及在校期间受到的惩罚等都没有很好地整理，不能及时地收入档案，甚至没有记载，造成了学籍档案的不完整性，失去了实用价值，严重阻碍了高校学籍档案的发展，给今后学籍档案的管理也带来了很多困难。
（二）没有认识到学籍档案管理的重要性。
在高校学籍档案管理中，有的学校没有建立严格的档案管理制度，没有规范的工作流程，所以在学籍档案管理方面较为混乱，不能很好地发挥人员与设备的作用。相当一部分工作人员依然运用传统的档案管理办法，管理手段及思想陈旧，没有意识到高校学籍档案管理工作的重要性，没有充分应用计算机等先进档案管理工具，因此使高校学籍档案管理处于被动地位，失去了许多创新发展的机会，影响了工作效率，使学籍档案管理工作在学校教学、教研中没有发挥应有的作用。
（三）不能保证档案建设的质量。
在进行学籍档案填写时，都是由各个班级的班主任组织领导填写工作。有的班主任老师认为学籍档案用途很小，所以思想上不重视，以致于学生在填写过程中笔的使用不统一，存在任意涂改与书写混乱现象，甚至档案中有的栏目出现空白，造成学籍档案残缺、内容填写欠真实等，从而使学籍档案建设的质量得不到有效保证。
（四）没有必要的监督管理制度。
在高校的学籍档案管理中，也要有严格的监督管理制度，从而使档案管理工作有章可循，这样才能保证学籍档案的真实性与实用性。比如在学籍表格的填写方面，有的高校把表格发给学生后不进行解释，让学生自行填写，不能对学生的填写工作进行有效地管理与监督。收回表格后不进行检查即入档，简化了工作程序，因此失去了学籍档案的应用价值。
二、提高高校学籍档案管理水平措施分析
（一）明确管理责任，实行统一管理。
在高校学籍档案管理工作中，要依据档案建设的规律，制订档案建设的统一标准。在制度建设方面，要建立严格的档案收集、档案检查、入档整理、档案转移和责任分工制度，使档案管理工作中每个工作岗位的人员都明确自身责任，照章办事，规范操作。各个管理人员要严格按照档案管理工作规定，完成学籍档案的收集、整合、入档、保密等各项工作，实行档案标准化管理。与此同时，学校主管部门要统一协调，部署每个时期的档案管理工作重点，从而使学籍档案建设具有实用性与社会性。
（二）及时转变工作思路，实行科学化管理。
第一，应该首先认识到，学籍档案建设在高校的教学管理中具有非常重要的作用，学籍管理能够给教学管理提供一定的参考材料。比如利用学籍档案中有关学生成绩的记录，可以了解某一学科的教学情况，假如出现的教学问题较为严重，可以得到及时的解决，从而保证教学质量。第二，进行严格的学籍档案管理，可以提高档案的真实性与实用性。在学生毕业离开学校时，学生的学籍档案也要随着学生离开，学籍档案转变为人事档案，应用于学生以后各个阶段的工作与学习当中，具有不可替代的作用。第三，可以促进学生管理水平的提高。学籍档案的管理工作主要针对学生，做好学籍档案管理工作是对学生的发展负责。
从事高校学籍档案管理工作的人员，要根据当前社会发展特点，研究档案管理工作的规律，明确学籍管理与学生管理、学校教学教研的关系，积极使用计算机等先进的管理工具，不断创新现代学籍管理办法，保证学籍档案的健康发展。在学籍档案管理工作的制度、人员、设备、作用、质量等多方面综合考虑，实现档案管理的全面发展，把学籍档案管理工作看成是由多个因素组成的整体，实行统一管理，使学籍档案资源得到充分利用，实现资源共享，保证档案资料的齐全，增加其安全性，从而使学籍档案建设适应学校的需要，得到健康稳定的发展。
（三）切实提高学籍档案质量。
只有使档案资料具有实际应用的价值，才能得到人们的普遍认可。因此，在学籍档案管理建设中，要保证资料的真实性与实用性，应做到下面几项：（1）要认真对待档案的填写工作，保证填写材料的齐全与真实，避免涂改与漏填；（2）统一使用黑色碳素笔填写，为以后的档案资料保存打下基础；（3）依据年级和专业给档案分类，做好档案资料的保管工作；（4）做好档案目录索引的制作工作，方便以后档案资料的使用。
（四）做好档案管理的监督工作，提高档案管理人员的素质。
高校档案管理人员要经常深入档案建设的基层单位，把国家关于学籍档案建设的方针政策及时传达到每位工作人员，并且要做好学籍档案的检查与监督工作，发现问题及时解决，保证档案资料的真实性与完整性。与此同时，还要做好基层档案建设人员的业务培训工作，利用各种形式的业务进修与培训，使这些人员的观念跟上时代的要求，掌握必要的专业知识与技能，提高自身的实际操作能力，从而保证档案管理工作的健康发展。
（作者单位：山东电子职业技术学院）
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