标准化档案管理篇（1）

所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。

文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。

文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。

依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。

文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。

文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥参考服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。

随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。

最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。

档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

标准化档案管理篇（2）

档案管理发展中，档案管理的规范化以及标准化是实现档案管理现代化的重要内容和环节，只有在档案管理标准化与规范化的基础上，才能够促进档案管理的现代化发展，提升档案管理的效率与水平。基于此，在具体落实档案管理的过程中，应当做好相关规章制度的完善、档案管理工作的规划、档案管理人员的配备、档案管理硬件设施的建设等等，从而按照相关要求，规范化、合理化、标准化落实档案管理，以便充分发挥档案管理的作用，保证档案的使用价值。所以，档案管理工作规范化、标准化落实是非常有意义的。

一、档案管理工作规范化、标准化建设中存在的问题

基于现阶段我国一些企业、单位档案管理的实际情况来看，可以确定的是档案管理标准化、规范化程度不高。究其原因，主要是档案管理工作规范化、标准化建设过程中存在一些问题，使得档案管理规范化、标准化程度低。具体为：

（一）认识方面存在问题

现代化的今天，依旧有很多单位领导及管理者没有认识到档案管理规范化、标准化落实的重要性，而是一味的追求档案管理的信息化、数字化。其实，档案管理的确需要借助于先进的科学技术，如计算机技术、信息技术、互联网技术等等，从而实现信息化、数字化的档案管理。但是，相对来说，规范化、标准化的档案管理应当是数字化、信息化档案管理的前提条件。只有规范好各项档案管理工作，在按照相关标准落实各项档案管理工作，并在具体落实档案管理过程中借助先进技术如此才能真正提高档案管理质量。如若没有落实规范化、标准化的档案管理，而直接落实信息化、数字化档案管理，那么档案管理将难以切合实际，真正发挥作用[1]。

（二）存在资金方面的问题

目前很多企业或单位在进行档案管理规范化标准化建设的过程中存在经费不足的情况，这也使得档案管理规范化、标准化程度低。究其根本，一方面是政府对档案管理部门的经费支持能力有限；另一方面是档案管理部门融资渠道少，难以通过融资来职称档案管理规范化、标准化建设。

（三）存在政策方面的问题

落实规范化标准化的档案管理，需要由相关法律法规的支持，如此才能保障档案管理有依有据、有章有法的落实，使广大人民群众信服。但遗憾的是目前我国政府并没有针对档案管理，颁布相关政策或法规，这使得档案管理工作缺乏完善的法律法规及标准的制度规范。

二、强化档案管理工作规范化、标准化的有效措施

为了改变当前档案管理工作规范化、标准化程度低的情况，笔者的建议是：

（一）做好档案管理工作规范化、标准化的基础工作

出于落实规范化、标准化档案管理工作的考虑，在强化档案管理工作的过程中，首先要做好档案管理工作中规范化、标准化的基础工作。具体工作内容是：其一，做好公文制发。公文作为档案的前身，多数档案资料都是有公文转化形成的。所以，为了保证档案资料的规范化和标准化，应当加强工作制发的监督与管理，从而提高公文制发的质量。其二，做好公文、文书的档案收率管理。也就是在制发公文的过程中，对公文签发手续、公文审批、公文标题设定、公文内容等相关方面进行详细的了解与检查，及时发现错误，及时纠正错误，保证公文完好、规范、标准。其三，做好公文书写。为了保证公文规范和标准，在制发公文的过程中，应当按照制发公文的相关要求，采用标准的文种，并规范格式，进而书写公文，保证公文简洁、标准、规范[2]。

（二）及时进行档案案卷清理，保证档案时效性特征

档案管理中，保证档案的时效性是非常重要的，这可以保证档案的使用价值，这也使得档案管理有意义。当然，要想保证档案时效性特征，应当注意及时进行档案案卷清理。也就是在档案保管的过程中，应当结合档案文件的保管价值作用及特征，采取适合管理方式予以保管。在一段时间之后，对档案案卷进行清理，确定没有价值的档案予以销毁，对于永久性保存价值的档案文件，则需要查看，确定是否完整、保存是否良好，以此来保证档案时效性特征。

（三）构建电子档案数据库，推进规范化、标准化管理

在现代化的今天进行到案管理规范化标准化建设，建立电子档案数据库是必不可少的。因为电子档案数据库的建立，可以将企业或单位的档案以电子的方式存储，如此可以保证档案的安全性，且规范化、标准化管理档案。另外，查阅或使用档案也会变得更加方便、快捷。那么，如何构建电子档案数据库，推进规范化标准化档案管理？即借助计算机技术、信息技术、互联网技术等，构建电子档案管理数据库，设置为档案管理数据库的软硬盘，使其能够对档案进行快速的收录、分类、存储，如此可以保证档案管理更加标准化、规范化、有效化。结束语档案材料对于—个单位来说，也是一种重要的历史见证以及明智决策的重要依据，对于本单位人力资源管理工作也能够提供重要的资源保障。所以，强化标准化、规范化档案管理是非常必要的。对于当前我国档案管理存在一些问题的情况，笔者的建议是做好档案管理工作规范化、标准化的基础工作；及时进行档案案卷清理，保证档案时效性特征；构建电子档案数据库，推进规范化、标准化管理等。希望对于提高档案管理规范化、标准化水平有所帮助[3]。

参考文献：

[1]丁海斌.档案管理活动中的物质与意识——兼论档案的物理管理与逻辑管理[J].档案学研究.2010（3）.

标准化档案管理篇（3）

关键词：

学校档案工作；规范化；标准化；管理

一、档案工作规范化、标准化管理的重要性

高校档案管理工作是反映学校管理水平和教学、科研质量的一个重要标志，是提高学校各项工作水平的重要保障，是实现学校管理现代化的重要环节。日前，很多高校的档案管理方式还停留在最基础的阶段，其管理能力的低下导致教学质量水平的落后，档案管理工作的方式还不能得到很好的提高。高校的管理人员应该要明确了解档案工作的规范化、标准化对教学质量的提高以及将管理系统逻辑化的重要性。

二、档案管理标准化、规范化的特点

(一)系统存储量大、查阅方便

随着计算机信息技术的不断发展以及在教学中的广泛应用，现代‘办公无纸化’已经渗透在学校教育的各个方面。现代化管理系统多应用电脑办公，采用文字处理软件，WPS表格以及图形展示的方式对教学管理做相应的处理并组成学校的档案管理系统能够方便查询、阅读、以及存储管理过程中的大量信息。

(二)管理成本较低

档案管理的整理、分类、收集、录入等环节都需要管理人员认真的态度去处理，各部门的档案管理人员随意、松散的档案整理态度会给档案整理增加很多不必要的用材、空间。而现代化档案管理相比从前的管理方式多了许多存储容量，可以存储所有学生的相关信息以及教师的教学和日常信息，虽然信息量多且繁杂可是将管理系统规范化、标准化之后就只需要少量人力来清查档案管理。因此，在档案整理的过程中要求规范化、标准化可以有效地节约成本，并且在再次查看时节约了寻找档案资料的时间。

(三)具备科学、合理的归档标准

众所周知，档案的种类多，涉及的方面广，保存的时间长短不统一，因此，将档案管理规范化、标准化使其具备科学、合理的归档标准有着重要作用。档案馆的资料齐全，而后要大量涌入不同的地方区域，杂乱无章的档案整理显然不能适应档案管理的这个特征。要把档案质量和类型都做到规范整理就要具备科学、合理的归档标准，而将档案管理规范化、标准化就能将管理持续有效地进行。

三、促进档案工作的规范化、标准化管理的措施

(一)做好档案管理基础工作

在档案管理工作开展中，公文制发是促进档案管理工作规范化与标准化的基础和前提，同样，做好文书处理与公文制发也是保证档案管理工作规范化与标准化的基础工作部分。许多档案管理人员因为在收集文书工作方面的繁琐事宜而有偷工减料的嫌疑，使得档案管理工作在收集与制作方面有所缺漏。公文制发的质量直接影响着管理工作的进行，因此，在档案的收集录入过程中，应注意对于公文制发的规范化以与标准化保证档案管理的规范化与标准化。其次，应在公文制发的档案收录管理中进行检查，保证内容合理，格式规范，避免不规范的字，以方便档案管理过程中的便利性。

(二)及时清理档案案卷，保证档案时效性

在档案管理的开展中，及时清理失去价值意义的档案信息对于档案管理有重要作用。及时清理档案案卷，保证档案案卷的时效性可以有有效空出部分空间让其他档案合理利用。通常情况下，档案管理工作人员都会在一定的时间内检查档案的时效性，若档案在一定时间之后失去了其价值，则能够将其清理销毁，若档案具有永久时效性，则需要对其永久管理并保存，这也在一定程度上保证了档案的安全性，给档案管理带来了方便。

(三)提高档案管理工作人员的综合素质

档案管理工作人员作为档案管理工作开展的重要组成部分，档案管理工作人员进行档案管理保护操作的规范性与标准性也有着很大的直接作用影响。管理工作人员掌握着所有的资料信息，事档案管理安全性能的直接影响者，这就要求管理人员对档案有着绝密的保护性。特别是在人员调动时，管理人员交接档案信息的可靠性是档案能被完整保护的关键。目前国家也有相关法律条例禁止档案管理人员将档案信息泄露给无关人员。以此看来，档案管理人员的综合素质要求也是档案管理的必备条件。

四、结语

学校档案管理关系着全校师生的重要信息，将其规范化、标准化对教学有着不可忽略的积极作用。要做好学校档案管理工作，就要切实把档案管理放在重要的位置，统一思想认知，调动全员积极性完善学校档案管理工作。当然，影响教学质量的因素不止档案管理，可是，档案管理在一定程度上影响着学校发展是不可否认的事实。学校档案管理规范化、标准化能够有效地在学校进一步发展进程中起到关键作用。

作者：李香峰 单位：东北电力大学人事处

参考文献：

标准化档案管理篇（4）

目前，档案管理基础工作总体较差，尤其是学校档案管理存在种种不足，很难达到运用计算机管理现代化的要求。档案代表着一个单位的历史沿革，它能真实地反映一个单位职能活动的整体面貌，同时也方便日后的查找和利用。因此，要强化文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化的工作意识和指导思想，在实际操作中，严格把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

一、全面普查案卷

这是实现档案管理规范化、标准化的第一步工作。因为学校档案种类繁多，多年来大多未做全面的清查，有案卷标题不规范或无标题，有缺少卷内目录，组卷混乱，不可避免地存在许多重份现象，也有相当一部分无查考价值的文件充数其中。首先要剔除这些无用的文件，去糟取精，以防计算机管理时出现重复与低效率的情况。

二、重新组合案卷

将那些组卷过厚内容混杂、鱼目混珠的案卷进行重新组卷。重组原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题模糊不清的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。这不但可以优化档案储藏、科学保管而且可以提高实行计算机管理档案后的利用率。

三、注意有效的维护全宗的完整性

在坚持贯彻以本单位形成的文件为主的原则。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止归档文件的散失。分别是在立卷中，要把具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

四、用“关键词”替代“主题词”

用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率，即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇、关键词，进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。还可利用计算机“活动增加”的功能把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并，这种做法不仅解决了手工标引速度慢，计算机自动标引不准确的缺点，而且解决了主题词的词义含量问题。最后调查档案全宗的保管状况。这项工作主要是摸清家底，了解目前档案储藏的库房条件：包括库房装具数量、长度，库房面积及其它保管条件等；以及将来的发展趋势：比如设备的增添、面积的扩建等，为全宗的科学排放做好“硬件”规划。

五、实施“以单位为主”的归档原则

“以单位为主”的归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是学校办公室文书立卷归档工作实践中形成并长期坚持下来的一条原则，而且还是推进学校档案工作规范化、标准化、乃至现代化的一个重要原则。它要求我们实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件归档的时机，只有完成现行阶段任务的文件才能予以立卷或归档，而没有完成的则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是要明确文件归档的重点和进行合理的分工，即要在“以单位为主”原则指导下确立文件归档的重点，在实际工作中注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以单位为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗档案的入口关，使不该归档的文件不致混入，同时又要注意防止应归档文件的散失。

标准化档案管理篇（5）

本文以文件生命周期 理论 为线索对文档一体化和文件中心进行 分析 指出了在我国进行文档一体化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同时用文件生命周期理论对二者进行比较进而指出文件中心是文档一体化之下当文件运动到暂时保存阶段时 研究 其保管方式、存放地址时的一种有益补充它不能也决不是实现文档一体化的一种具体模式、 方法 。文档一体化是必由之路文件中心应在文档一体化的思路指导下建设。 一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性 所谓文档一体化就是将 目前 档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。 文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。 文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。 依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、 内容 是一致的。 文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。 文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥 参考 服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。 随着我国高新技术的 发展 文件档案的 计算 机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使 电子 时代 档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。 最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。 档案工作规范化、标准化是实现档案管理 现代 化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然

标准化档案管理篇（6）

1 实施档案管理标准化的意义

档案是党和国家的宝贵财富，做好档案保管工作，防止档案的损毁，延长档案的使用寿命，维护档案的完整与安全，是档案管理的工作重点。做好档案管理标准化，不但有利于档案的科学管理，更是实现档案工作现代化的重要环节。无数事实证明，标准化透于档案管理现代化的进程之中，标准化工作是实现档案管理现代化的前提和基础，没有标准化就无法实现档案管理的现代化。当然标准永远不可能是一成不变的，它必然要在一种动态的管理中，定期得到修改，以满足实践的需要。而标准实施的结果，必将推动各项业务工作的规范化，同时造就了一批复合型人才，为实现档案管理现代化奠定坚实的基础。

2 档案管理标准化存在的问题

2.1 传统的档案管理方式的影响仍然存在，档案管理标准化缺乏统一操作性

档案管理标准化本身的标准并不统一，缺乏规范、系统的制度和机制。因此，各个单位或者参考其他部门的管理制度，或者在网上下载、复制，各不一致，又不符合本单位自身实际，导致基层档案管理标准化实施难度大，有的流于形式。

2.2 一些部门为了应付上级部门的考核或者评比而弄虚作假，在自我评价上努力夸大成绩，隐瞒问题，使上级的调研和改进都缺乏真实性和针对性。有的单位档案关了只是关注考核和评比涉及的内容，不认真关注档案管理工作本身的意义和效率。

2.3 许多单位的领导管理理念没有与时俱进，不重视档案管理标准化专业人才的培养，许多基层单位的档案管理人员，不具备档案标准化管理的素质和水平，缺乏数字化、现代化的管理知识和能力，导致档案管理标准化的实效性不强。

3 档案管理标准化问题的解决措施

3.1 建全档案管理标准化管理机制

针对档案管理标准化过程中单纯模仿、照搬照抄的问题，档案管理执行机构应加快现代农场基础情况的调研与分析。结合单位管理的实际情况等建立完善的档案管理标准化管理体系。以此为基础指导档案管理标准化的实行，促进档案管理标准化实施目标的达成。在标准化管理体系的建立中应以财务档案管理方法与重点为基础，结合单位项目特点以及经营内容等需求建立健全的、完善的档案管理标准化管理体系。以针对性、适用性为中心，结合相关法规要求建立真正能够指导档案管理标准化实施的，能够满足单位现代化建设需求的管理体系，促进档案标准化目标的实现。建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。制度上墙，操作人员有章可循。对由于历史原因造成，确实收集不到的档案材料， 要查明原因，登记说明，为以后查找提供方便。

3.2 加强档案管理队伍建设

针对现代档案管理标准化工作对档案管理人员的专业技能需求，档案管理标准化建设中还应加快档案管理队伍的建设。通过人才引进、人才培养等一系列工作促进档案管理队伍的建设，以此为基础促进档案管理标准化的实施。在档案管理队伍建设中，除注重档案管理知识、现代数字化档案管理方法以及档案管理标准化制度的培训外，还应针对档案管理人员接触档案机密这一特点强化档案管理人员职业道德的培养。以档案管理人员职业道德培养为中心、以专业知识为辅助促进档案管理标准化实施。

3.3 抓住档案管理标准化的工作重点――财务档案管理

在现代财务管理体制改革背景下，财务档案的管理标准化成为了影响财务管理效果、影响基层单位经济活动的重要内容。而且，作为档案管理的核心，财务档案管理工作对单位档案、固定资产档案、经营档案都有着重要的影响。针对财务档案管理的核心地位，现代档案管理标准化实施中应以财务档案标准化为中心，通过管理制度的完善、相关人员素养的培养、档案管理标准化的执行等工作确保现代档案管理标准化目标的实现。通过财务档案管理标准化实施中的带头作用，促进其他档案内容标准化的实施。

3.4 推进数字化档案管理模式在现代档案管理数字化的今天，档案管理标准化实施中还应针对数字化档案管理的特点与优势加快数字化进程，在原有纸质文件档案的分类整理、标准化执行基础上，建立数字化档案管理体系，并借鉴财务数字化档案管理方法实现数字档案管理标准化。针对经营内容，以分类方式及条码技术、数据库技术等建立数字化档案管理体系，并在基层单位经营的各个环节中强化标准化管理制度的执行。以标准化执行为基础、以数字化档案优势为辅助，促进现代档案管理能力的提升。强化执行监督管理，促进档案管理标准化的实施。

标准化档案管理篇（7）

农场发展建设期间会产生大量的信息资料，将资料录入到档案中进行统一管理，可以作为农产管理任务开展的参照标准，农场建设要引入创新理念。档案管理也要考虑信息技术的引入，进行标准化管理，档案信息的安全性得到了保障，使用期间也不会出现资料丢失的现象。档案标注化管理对农场的建设也起到了促进作用，下面将针对工作任务开展期间有效的管理措施进行探讨，帮助提行工作任务完成质量。

1农场实施档案管理标准化的必要性

当前，我国农场的发展方向为现代新农场，除去传统农场建设要满足的种植与养殖需求以外，现代新农场建设还需要满足人们的休闲、度假需求。所以在现代农场建设中，大部分农场都会将农家乐这一休闲会所纳入其中，达到完善农场功能，提高农场经济的目的。农产的标注化管理对发展农村经济有很大的帮助，社会各行业不断的发展变化，在如此激烈的竞争环境下，农场管理人员要掌握好实际变化局势，从基础工作进行改进，促进管理体系的完善。传统档案管理方法只是针对纸质档案来进行的，长时间使用很容易造成档案内部资料损坏，对查看使用造成了影响。通过标准化管理能够形成有效的监管体系，在工作期间也能够与基层群众增强沟通，解决农产发展所遇到的问题。这一系类优点是传统管理理念中所不具备的，并且传统的管理体系中，并没有应用信息技术，资料共享会浪费大量的时间，工作任务完成情况也不理想。在现代新农场建设中，如果想要彻底解决农场管理混乱、管理效率不高这一问题，就必须从管理制度入手，以农场档案管理制度的建立作突破口，规范化、标准化农场档案管理，约束管理行为，尽量维持好农场档案管理和建设管理的秩序。相关调查发现，现代新农场建设对农场的经营管理要求很高，只有全面提高了农场的经营管理能力，做好了农场各方面工作的管理，才能从真正意义上实现现代新农场的建设。而实施农场档案管理标准化正好是完善农场管理工作的一种方式，所以说，在现代新农场建设中，农场档案管理标准化的实施是极具必要性的。

2农场档案管理标准化实施中遇到的困难与解决对策

标注化管理理念被提出后，落实阶段遇到了一些问题，工作人员已经对传统的管理体系产生喜欢，并且不具备信息化管理系统的操作能力，系统中出现问题更不能及时解决，最终造成了严重的质量安全隐患。因不规范操作造成的信心资料丢失也常常会发生，不利于农场标准化管理体系的建设与发展。了解现存问题后需要深入的探讨引发原因，这样才能够确定所制定的解决方案具有可行性，不会与标准化管理落实出现冲突。

2.1存在的问题。信息化技术应用缺乏先进的基础设备，档案管理并不能全面实现数字化，管理效率自然得不到保障。档案产生形式比较复杂，由于标注化管理落实程度不足，导致部分信息丢失的现象，原始资料一旦丢失是无法进行弥补的，此类问题在农场发展建设中真实存在，应当得到管理人员的高度重视。使管理制度在基层中得到高效落实。标准化管理应用落实时间比较短，在经验方面还存在很多的不足，工作期间遇到的突发现象会造成档案管理任务中断，解决也会浪费大量的时间。就国内目前的农场档案管理工作来说，尽管在政策上已经提出了要实施档案管理标准化，但并没有全面落实到具体工作上。也就是说，农场档案管理标准化的实践经验很少，正式实施时因为没有相应的范例参考、制度约束，所以就只能沿用传统的农场档案管理制度来作为标准化档案管理的制度，从而导致档案管理标准化实施不生效，增大档案管理人员的工作量，给农场档案管理制造更多的麻烦与困难。

2.2解决措施。1）根据农场的实际建设情况来建立一套完整的档案管理标准化体系。这一措施主要针对农场档案管理中制度照搬、管理行为照抄问题而言，目的是解决农场档案管理标准化实施中的制度缺乏问题。档案管理机构尽快加大对现代农场实际情况的了解、评估力度，并在了解了农场实际情况之后，依据评估所得的数据结果来建立一套行之有效的档案管理标准化体系，并以该套体系为基础，将体系规定贯彻落实到具体的工作中，促使并保证农场档案管理标准化目标的实现。农场档案管理标准化体系的建立应该以实际情况为参考，结合财务档案管理的方法，完善和健全档案管理标准化管理内容，围绕适用性和针对性这两个中心，切实建立一套全面的、能够满足现代农场建设需求的档案管理标准化体系，促进农场档案标准化目标的实现。2）加强档案管理人才队伍建设，提高农场档案管理水平。人才是农场档案管理中不可缺少的一项资源，是决定档案管理质量的关键性因素。针对现代农场建设中所出现的档案管理人才素质偏低问题，笔者认为最好的解决措施是加大人才培养力度，尽量打造一支高素质、高能力的农场档案管理队伍，提高档案管理人才的综合素质。通过人才引进、人才培养等一系列工作促进档案管理队伍的建设，以此为基础促进农场档案管理标准化的实施。在档案管理队伍建设中，除注重档案管理知识、现代数字化档案管理方法以及档案管理标准化制度的培训外，还应针对档案管理人员接触农场档案机密这一特点强化档案管理人员职业道德的培养。以档案管理人员职业道德培养为中心、以专业知识为辅助促进现代新农场建设中的档案管理标准化实施。3）以农场财务档案标准化为中心，实现农场档案管理标准化目标。在现代农场财务管理体制改革背景下，财务档案的管理标准化成为了影响财务管理效果、影响农场经济活动的重要内容。而且，作为农场档案管理的核心，农场财务档案管理工作对农机档案、固定资产档案、经营档案都有着重要的影响。针对财务档案管理的核心地位，现代农场档案管理标准化实施中应以农场财务档案标准化为中心，通过管理制度的完善、相关人员素养的培养、档案管理标准化的执行等工作确保现代农场档案管理标准化目标的实现。通过财务档案管理标准化实施中的带头作用，促进其他档案内容标准化的实施。4）建立数字化档案管理体系，促进农场档案管理标准实施目标的实现。在现代档案管理数字化的今天，农场档案管理标准化实施中还应针对数字化档案管理的特点与优势加快数字化进程，在原有纸质文件档案的分类整理、标准化执行基础上，建立数字化档案管理体系，并借鉴财务数字化档案管理方法实现农场数字档案管理标准化。针对农场经营内容种植、养殖、娱乐经营等内容，以分类方式及条码技术、数据库技术等建立数字化档案管理体系，并在农场经营的各个环节中强化标准化管理制度的执行。以标准化执行为基础、以数字化档案优势为辅助，促进现代农场档案管理能力的提升。综上所述，档案管理现代农场建设管理工作中的一项重要内容，并且现代农场档案管理标准化对农场经营发展有着重要的影响。针对农场档案管理标准化现状及存在的问题，应通过管理体系的完善、人员的培训、现代档案管理方法的运用以及有效的执行监督实现档案管理标准化目标，促进农场综合管理能力及管理水平的提高。

作者:王艳文 单位:黑龙江省八五一一农场

标准化档案管理篇（8）

档案管理是组织内部管理工作的重要组成部分，是提高组织工作效率和质量必要条件，也是衡量组织与部门业绩与软实力的重要尺度。然而，不少组织还存在对档案作用的认识不足，财力投入少，设备及技术落后、档案工作缺乏标准化化，档案收集、整理、利用不规范，影响了档案管理科学发展和组织竞争力。本文结合目前档案管理现状，结合组织实际，探讨档案标准化管理的启示。

一、档案标准化管理的重要性

档案标准化是管理档案质量的准绳，只有高水平的标准，才会有高质量的管理效果，实现企业档案工作标准化管理的意义在于：便于采用计算机为核心的现代技术，便于迅速、准确、系统地满足人们对各类、信息的需要。企业档案标准化管理有利于依法治档工作的进行，有利于提高企业档案工作的质量，有利于促进企业档案管理的现代化，有利于档案信息的开发利用和档案学理论的研究和发展。

二、建立档案管理工作机制

（一）领导工作机制。

作为组织领导应树立档案管理意识，重视相关工作，加大档案标准化管理力度，形成积累、保护和利用档案资源、服务中心工作的工作思路。建立、健全档案管理领导体系。成立档案管理工作领导小组和鉴定小组，由组织主要领导为总负责人，形成了组织主要领导主管、档案室负责、专职档案员分工明确的格局。

（二）制定和完善规章制度，实施目标管理。

制定和完善《档案收集制度》、《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案借阅制度》、《电子文件归档管理制度》等相关档案管理规章制度，形成一套完整档案管理制度体系。要严格按照相关档案管理规章制度要求，把档案工作纳入到组织发展战略，确立工作目标并进行层层分解，把档案工作融入组织战略规划、年度计划及档案管理人员的岗位标准和职责中，实施目标管理。通过定期目标检查、绩效考核确保相关工作落到实处。

三、提高档案管理水平

（一）档案基础建设

加大投入力度，配备硬件建设，投资进行档案库房、借阅室、、档案陈列室、办公室、机要室等建设，结合组织实际按相关标准购置档案软件、档案专用计算机、专业扫描仪、光盘刻录机、防磁柜、防盗报警系统、温湿度测控仪、电子消毒柜等设备，安装防盗门、更换灭火器。切实改善档案保管条件及办公设施设备，为档案标准化管理基础建设提供强有力的硬件保障。

（二）档案管理队伍建设

首先，加大档案工作宣传力度，帮助全员树立档案意识。坚持依法治档，充分利用组织网站、宣传栏等宣传、贯彻《中华人民共和国档案法》，增强档案法律观念，提高全员依法治档意识，让所有员工了解档案工作的重要性、支持档案工作。其次，加强档案队伍综合素质建设。采取"走出去，请进来"对专业人员业务素质和现代信息技术进行培训，建设一支素质过硬的专业化档案从业人员队伍。为实施档案管理标准化提供人力资源保障。

（三）档案信息化建设

在组织信息化建设中，将档案信息化纳入组织整体规划，逐步实现档案管理网络化，实现计算机管理、分析、利用，服务于组织中心工作。

四、把握环节，提高标准化

（一）档案的搜集

档案工作所涉及部门多、范围广、难度大，应按照档案管理制度要求采取一系列措施。一方面，做好每年各部门上交档案室的相关资料的形成、积累、整理和归档，由专门档案管理人员进行整理，保证档案的完整和规范。另一方面，在提高纸质档案归档率、完整率基础上，加强电子文件、照片、图表、音像等其它载体档案的收集，丰富档案库藏。

（二）制定并完善档案分类目录

按照相关制度和标准的要求，编制案卷目录、分类目录、文件字号索引、底图目录以及声像档案目录、实物档案目录、电子档案目录等。永久、30 年保管的档案进行原文保管。现存档案实行计算机系统化管理。

（三）加强档案的整理

为确保案卷质量达到标准化要求，严格按照有关规定和规范要求，实行集中统一管理。明确各类档案管理实施细则及工作规程。制定组织文书档案、会计档案、特殊载体档案的分类表；按照分类方案，做到组织各年度、各门类档案分类科学、卷目录齐全、装订整齐、有序排列上架。

（四）档案的保管

加强档案库房管理，做到防温、防潮、防虫、防火、防尘、防光、防盗、防鼠，坚持定时测控，保证库房温度、湿度符合国家规定要求。加强梅雨季节及汛期等特殊时段的检查与问题整改。对库房安全隐患做到及时发现，及时解决。按照规范借阅的程序与要求，加强档案借阅管理、设备或介质信息的防窃取管理工作，确保档案数据安全，避免发生丢失、损坏或档案泄密事件。

（五）撰写编研材料

树立科学管理、讲求效益的观念，加强编研工作，拓宽利用渠道，提高利用效率。撰写档案全宗介绍、档案管理体制、档案立卷说明及档案归档范围、分类标准等，扩大了档案的利用效果。并注重档案利用效果的反馈工作。编写档案利用实例，定期进行档案利用综合分析。通过提供档案资料，为组织各项工作提供了技术服务，创造了经济效益和社会效益。

参考文献：

[1]Frederik Rosen. Off the Record： Outsourcing Security and State Building to Private Firms and the question of Record Keeping， Archives， and Collective Memory[J]. Archival Science， 2008 （8）：1-14.

[2]蒋玉清.谈创新企业档案管理机制[J].黑龙江档案，2009（1）：65.

标准化档案管理篇（9）

新时期，随着我国改革开放不断深入，市场经济不断得到完善，人们择业变得更为灵活多变。人员流动性逐渐增加，这也增加了人事档案管理的难度，如何做好人事档案材料收集归档等管理工作已成为人事档案管理人员思考的重点。

1.人事档案工作管理标准化的重要意义

1.1人事档案标准化是实现人事档案工作现代化的前提条件

档案工作的标准化是实现档案管理现代化的前提与基础。随着网络技术的广泛应用，档案管理逐渐向现代化方向发展，要想将档案管理工作得到更好，就要充分利用档案信息资源，使档案信息的作用得到最大限度的发挥，通过计算机查询获得最经济、最广泛、最便捷的档案信息资源。但是如果想档案资料在网络上得到共享，首先要使档案工作朝标准化迈进。

1.2人事档案工作的标准化是时展的要求

随着计算机的不断发展与网络技术的普遍应用，档案管理的现代化已经得到了很大程度的促进。要想更多的人对我们的档案资源进行了解，就要对我国的档案资源进行充分的开发，使我国的档案资源得到最大程度的发挥。通过计算机的查询可以获得最便捷、最方便、最经济的资源共享，将档案工作的标准化作为工作的前提与基础。

1.3人事档案工作的标准化与档案工作的现代化是分不开的

在档案工作中档案工作的标准化是一个重要的组成部分，涉及到档案工作的方方面面，在档案工作中起着至关重要的作用，与档案工作的其它组成部分共同结合起来，最终达到档案信息资源的充分开发与利用。如果档案工作的标准化得不到实现，档案工作的现代化就得不到有效的发展，最终就会造成档案工作的混乱。档案工作标准化的意义与作用主要体现在对档案工作中的各项内容进行科学的管理和有序的控制，达不到标准化的档案工作，现代化就无从体现。

2.人事档案工作标准化的实施对策

2.1全宗的完整性应该得到有效的维护

在归档工作中应该分清主次，掌握重点，将全宗的入关口把住，对于不应该归档的文件坚决不可以归档，与此同时还要注意避免散失应该进行归档的文件。在立卷的过程中要将同类别的、有一定联系的文件放在同一个卷宗内，使同一问题的完整性得到保持，立卷后的文件内容虽然庞杂但是不可以混乱，为档案的标准化、规范化管理奠定建设的基础。

2.2加强档案人员的队伍建设

（1）责任意识应该得到增强。档案管理与工作人员应该热爱档案事业，对档案工作具有强烈的使命感、责任感以及事业心，这是将档案工作做好的基本要求。

（2）法律意识应该得到增强。从事档案工作的相关工作者应该对《档案法》进行有效的学习，具备“依法用档”“依法治档”的意识，对于档案的安全与完整要进行有效的维护。

（3）奉献意识应该得到增强。档案工作具有一定的保密性和隐蔽性，这就在一定程度上决定了这项工作与其它工作不同，不可以像其它工作一样引人注目、张扬自我，它注定是一项默默无闻的工作，从事档案工作的相关人）员应该耐得住寂寞、不计名利、默默奉献，只有这样才可以将这项工作做好。

2.3在人事档案管理工作中应该坚持“以我为主”的原则进行归档

“以我为主”的原则是本单位文件归档的主要原则，这一原则在我国的立卷归档工作中是经过多年沿用的一项基本原则。这项基本原则在执行的过程中需要对三个方面的问题进行注意：

（1）对于文件归档的时效性要进行准确的把握，对于现行文件任务得到完成的，就应该对其进行立卷和归档，但是对于还没有完成的，就不可以对其进行立卷或者归档。

（2）立卷归档的重点要得到确立，立卷分工要合理。在档案管理的过程中要坚持“以我为主”的基本原则，在这一原则的指导下将立卷归档的重点进行确定，除此之外还要注意将资料与文件的内容区分开来，因为有很多资料与文件在形式、内容等方面都具有相似之处，为了使档案管理中的信息冗余度以及重复度得到相应的减少，就要使档案利用的效果得到提高。

（3）对于全宗的完整性要进行有效的维护，当然这种维护应该建立在坚持与贯彻“以我为主”的归档原则前提下。

2.4通过现代化信息系统的应用使人事档案管理标准化得到促进

随着时代的发展，现代化的技术在档案管理工作中得到了有效的应用，通过现代化科学技术与管理方法的应用，通过计算机网络的应用对档案进行立卷、整理、编号等等，进而使档案管理变得更加迅速、全面、系统，档案管理的规范化、标准化、现代化以及自动化得到有效的实现。目前，随着网络信息技术的快速发展，很多单位已经实现信息化管理，网络信息化是做好档案收集工作的重要保证。档案材料收集工作者应经常联系与本单位相关的单位，拓宽、疏通档案收集工作的渠道，实时了解、掌握相关单位的人事信息，建立一个覆盖所有档案信息产生的人事档案材料收集信息网络系统。

2.5在人事档案管理工作中加强对档案的整理、收集、统计

（1）确保人事档案材料收集的全面、完整性。系统、完整的人事档案形成需要整合各个分散的档案材料，收集整理周期较长，必须借助科学、合理的管理规章制度进行监督、约束。每一个单位档案部门人员在收集档案材料过程中，应严格贯彻落实国家相关的规章、制度法规的基础上，根据本单位自身的实际情况制定更加明确的材料归档要求、归档方法以及相关制度，提高管理规章、制度的执行度，提高使档范围的合理性，尤其针对档案保管的期限应进行严格规定。

（2）应加强人事档案收集业务工作的调查与指导。人事档案的分散形成以及集中、统一管理，是人事档案材料收集中最大的矛盾，档案工作者应全面了解、掌握人事档案使用、功能、形成、管理、流动等特点，确保档案材料收集工作的科学性、有效性。在进行人事档案收集工作过程中，应防止少数单位将一些本应该移交的人事档案私藏，出现不愿移交，作为自己的私有财产现象，同时也应该预防过早将目前仍然常用的人事档案接收到档案形成机关，造成工作不便。

（3）实现档案材料收集的规范化。

实现人事档案材料收集工作的规范化、有序化是提高档案材料收集有效性的重要手段。主要是要求工作人员全面掌握人事档案材料形成的内在规律，指导各单位材料的形成，使各单位材料都符合相应的规范要求和标准度。在材料收集过程中应逐件、逐页严格审查每项收集材料，若收集材料未达标准要求，应立即退回要求重做，直至达到相应标准要求时方可归档。

3.结论

综上所述，使人事档案工作的标准化进程得到推进是档案工作中非常重要的环节。怎样在档案管理工作中将档案得到充分的利用，是现阶段我们面临的重要课题。所以，在人事档案管理工作中我们应该逐渐使档案管理意识得到强化，在档案管理工作中树立起标准化的管理意识。

标准化档案管理篇（10）

作者简介：杨颖琦（1980-），女，福建厦门人，国网福建省电力有限公司厦门供电公司，培训管理专责，工程师。（福建 厦门 361000）

中图分类号：G726 文献标识码：A 文章编号：1007-0079（2013）33-0161-02

一、背景

随着电力企业改革，对人才培养、人才培训的重视程度与日俱增，供电企业下大力气加强企业内部员工培训，伴随培训种类、培训班次的增多，如何科学有效地做好培训档案的管理，为拓宽培训成果的应用以及为企业的发展提供决策支持，成为了当前供电企业亟需解决的问题。

二、新形势下供电业企业培训档案管理

1.供电企业培训档案管理概述

新形势下供电企业不断开拓员工培训，努力提升员工的知识、技能、业绩、素质。如何归集种类繁多的培训档案，提升培训成果应用，这对培训档案的管理提出了新的要求。因此科学合理地划分培训档案的类别，建立标准一致的培训档案模板以及规范培训档案管理流程是做好培训档案管理的关键。

2.供电企业培训档案管理应用范围

供电企业培训档案管理主要适用于企业内部员工参加各类岗位培训、合作培训、在职学历教育以及各种以推进人才队伍建设的各类竞赛、调考、技能比武。培训档案主要对各类培训项目的实施过程、培训成果、存在问题及改进意见进行记录，使培训的各环节信息记录在案，培训项目的质量及效果有据可查，以达到培训质量管理、持续改进、扩大培训成果应用的目的。

3.培训档案管理实施

培训档案的管理工作是企业员工队伍素质建设的重要组成部分，培训档案对于员工上岗、任用、评先、晋级、晋升是重要的凭证和依据。科学规范地做好培训档案管理工作具有重要的现实意义，而随着计算机技术的迅猛发展，员工培训档案的信息化管理也被赋予了新的历史使命。做好培训档案的管理工作应该从档案类别的划分、标准统一的档案管理、规范化管理流程三个方面加强管理。

（1）科学合理地划分培训档案的类别。培训档案的管理应按照“分门别类”进行存储及管理，便于保存、统计及查询。基于这一目标并结合供电企业当前开展的培训，将其划分培训类、竞赛类、合作培训、学历教育四大类别的档案分别进行登记、编目、分类整理、保管，便于查找、统计和分析。

1）培训类档案：根据职工教育培训项目的类别，建立培训项目类档案。主要指种类培训班，包括持证上岗（复审）培训班、转岗培训班、非持证培训班。其具体细分为经营管理培训、专业管理培训、技术管理培训、生产技能培训、服务人员培训以及新员工培训等六类培训档案。

2）竞赛类档案：将职工岗位业务竞赛、专业调考、技能比武三种类型档案划分为竞赛类档案。

3）合作培训类档案：是指职工参加国家电网管理学院合作培训、国家电网技术学院合作培训、国内相关院校合作培训、参加国家电网公司系统内上级单位培训、参加国家电网公司系统外单位培训等五类培训的档案。

4）在职学历教育培训档案：在职学历教育培训档案主要指员工经审批参加学历教育以及组织推荐参加的学历教育的培训档案。

（2）建立标准一致培训档案。培训档案的规范统一对于培训档案归档、后继查询及成果应用有着极为重要的作用。建立标准一致的系统化培训档案模板以及培训档案装订顺序对于了解培训进度、培训师资、培训课时、参加人员、培训效果及培训评估、改进意见都具有直观性及针对性。培训档案根据培训类别分别制订各类标准化、系统化的档案。

1）培训班标准档案包括：培训办班通知、培训课程表、培训班学员签到表、学员成绩表、培训班教师授课测评表、培训效果评估表及改进意见书、其他资料（培训照片、课件、报道等等）、兼职教师授课台账、津贴申请表等等。

2）竞赛和调考比武类标准档案包括：正式通知文件、具体实施方案、评分标准、参赛人员名单、签到表、试卷、座位安排表、考场记录表、竞赛结果通报等。

3）合作培训类标准档案包括：培训班正式通知文件、培训参加人员、学习情况反馈表（合作单位反馈）、成绩及持证情况明细表。

4）在职学历教育类标准档案包括：学历教育报名通知、组织推荐人员公示、参加在职学历教育人员名单的报告、培养服务协议书（组织推荐）、学历证书复印件留存。

（3）规范培训档案管理流程。由于传统的培训档案随意不规范归档的模式已经不能适应当前现代企业的培训管理机制，也不能适应信息化形式下电子档案查询的要求，因此供电企业要根据企业文化及企业特点在传统的培训档案归档的基础上引入现代档案管理理念和标准化管理方式，使培训档案管理更加贴合供电企业，为供电企业各类经营、管理、技能、技术人才的培养提供坚强的信息基础。

在供电企业内部，建立标准化的流程及归档时限来实现整个培训资料归档的规范化管理，通过创建纸质及电子档案两种方式真实有效地记载员工在企业内培训的历史，通过信息手段推动培训成果的扩大应用，为企业经营管理决策提供有效信息。以下从五个步骤来介绍培训档案管理流程。

培训档案流程是在培训流程结束时启动。培训流程从培训计划—开班—培训实施—结班后，转入培训档案的管理流程。具体见培训及培训档案流程图（图1）。以下按培训班类档案流程进行讲解。

1）纸质档案制作。由培训项目部归集培训办班通知、培训课程表、培训班学员签到表、学员成绩表；组织学员进行培训班教师授课测评形成任课教师测评表，由培训项目人填写兼职教师授课台帐、津贴申请表、培训效果评估表及改进意见书，并收集与本次培训相关的培训资料，包括培训照片、课件、报道等等。收集完成后按培训统一模板进行培训档案目录的制作。制作结束后按目录顺序装订成册。

2）纸质档案审核。培训项目部门在培训结束四天内向培训中心提交完整纸质档案，培训中心对纸质培训档案的完整性、规范性及真实性进行审核，如有错漏或不符合规范则将档案退回项目部门重新补充完善。

3）电子档案制作。在纸质档案完整规范的基础上，由培训中心在纸质档案提交后三天内统一进行电子档案制作。培训电子档案的制作主要基于供电企业系统内部的职工教育培训管理信息系统，将培训班的名称、培训班项目编号、培训班类型、培训时间、授课教师名单、课程、各课程学时、参加学员、学员出勤情况、学员考试考核结果进行录入。通过电子档案的制作可以便捷统计各类型培训班开班情况、学员年度总学时、各学员参加培训情况、各兼职教师年度授课课时数等等，极大方便了数据的统计与查询。

4）培训档案归档。电子档案制作完成后，将纸质档案按年度培训计划的项目编号进行排序，按照培训类别分别装入档案盒，并对档案盒进行编号后放入档案室进行存档。

5）培训档案查阅。培训项目部门在需要时可通过办理培训档案查阅手续向培训中心查阅培训档案。

培训档案在培训班结束后的七日内完成所有培训档案纸质资料及电子档案的归档，确保培训档案的及时真实有效，确保培训档案的信息化建设与其他工作同步发展。

4.培训档案管理的激励与约束机制

在企业内部通过职工培训档案的管理办法实现了“鼓励先进，鞭策落后”，进而促进培训档案的管理。开展培训档案的评先评优，通过“五个方面”进行评比，如培训档案的送达培训中心的时限、培训档案的标准性、完整性、分类的准确性、信息的丰富性，进行年度综合评选。对于优秀培训进行表彰，同时作为培训档案范例进行公开展览，并组织学习，促使各培训负责部门按照培训档案管理规范的要求按时保量完成培训档案工作。同时对于未按标准、未按要求时限办结培训档案的将列入全局绩效考核指标，对培训项目负责人进行考核。

三、培训档案管理对供电企业的意义

培训档案的精细化管理是供电企业不断加强培训过程精益化管理的一个重要环节，通过培训档案及时归档、合理分类、规范整理、安全保管、方便利用，促进各培训项目的实施严谨有序，注重实效，具有很强的现实意义。

档案是企业的无形资产，是企业在各项培训工作中真实的历史记录，培训档案本身就是一种重要的教育资源。过往的一个个培训案例及一份份培训评估表及改进意见书则可以为今后的培训提供借鉴，从而提升培训的效率和效果。

培训档案记载着供电企业发展过程中各类人员的培训情况，对管理人员研究、了解企业整体员工队伍素质及培训情况，为经营决策提供支持性证据数据，同时有利于确认企业取得的经营成果。