篇（1）

（一）艺术档案具有很高的保存价值。群众艺术档案是文化艺术传承的重要载体，它相对于其他档案来说，表现形式更加多样，主要是通过文字、图表、声像、实物以及文学美术作品等方式进行记载。从文化发展的角度来看，艺术档案是文化艺术活动的真实记录，记载了艺术团体和艺术工作者艺术风格形成、发展的全貌及非凡的艺术成就，是广大艺术工作者辛勤劳动的结晶，是文化艺术事业繁荣发展的丰硕果实，具有无法估量的保存价值。此外，群众文化艺术档案真实地记录了群众艺术的发展过程，这对于让后人了解和继承群众文化艺术有很好的参考价值。

（二）艺术档案具有广泛的使用价值。艺术档案既来源于文化艺术活动又服务于文化艺术活动。艺术档案可以反复地、多方面多层次地被利用。它既能够为文化艺术领域的创新和发展提供服务，又能够为社会公众和个人的文化宣传、交流活动提供服务。艺术档案不仅可以作为艺术管理工作的重要参考资料，还可以作为艺术生产活动的重要凭据，更可以作为艺术研究、艺术教育的重要参考资料。

（三）艺术档案具有重要的现实价值和历史价值。艺术档案作为文化的物质载体，是文化发展的重要资源，是文化创新的推动力量。它的现实价值不仅表现在促进精品生产和艺术创新上，而且还有助于推动精神文明建设以及公共文化建设。

（四）艺术档案具有不可忽视的潜在价值。艺术档案的潜在价值是指档案尚未开发利用时存在的一种价值，同时也是指档案材料归档分析确认的价值。这种价值有两个层面的含义：一是指艺术档案的价值是其自身所固有的、客观存在的，但人们短时期还没有将其运用于解决实际问题，而这种潜在的价值又是被大多数人所关注的。二是指艺术档案的价值只有通过开发利用才能实现，即把静态的档案资源变成动态的信息源。只有充分地挖掘艺术档案的价值，真正把艺术档案潜在的价值转化成具有现实意义的社会信息资源，才能更好地发挥文化艺术档案的作用。

二、充分发挥群众文化艺术档案的社会功能

（一）为编写历史提供原始资料。艺术档案为积累文化财富，保存艺术遗产提供了第一手史料，如为编写文化史、大事记、文化概况等提供了信息考察依据。

（二）为创作和辅导提供基础材料。艺术档案为艺术工作者进行再创造和提高艺术水平提供借鉴。艺术档案存储了丰富的文化活动和创作的信息。它不仅记录了文化活动的史料，还记录了艺术家们在群众文化艺术活动中的创作经验、作品风格和创作思想。

（三）艺术档案是艺术传承与发展的基础。不同时代的艺术家通过艺术档案在继承前人艺术成果的基础上，创作自己时代的艺术作品。艺术发展的过程，就是利用艺术档案继承、借鉴、创新的过程，也是积累丰富艺术档案，增添艺术宝库财富的过程。

三、充分提高艺术档案工作者做好开发、利用工作的综合素质

（一）要提高艺术档案工作者的事业心和工作责任感。文化艺术档案开发、利用工作相对其他档案工作环节更繁琐，涉及到方方面面的内容，需要艺术档案工作者具有较强的事业心和工作责任感，认真细致做好文化艺术档案的开发、利用工作，更好地为文化事业服务。

篇（2）

二、开阔思路确定选题

1.档案文化产品与大编研思路结合目前多地各级各类档案部门借助新媒体、依托传统媒体传播档案文化，在出版、展览、参与纪录片影视创作、主题档案征集及城市记忆工程建设等领域取得了不菲的成绩。但是从整体角度来看，大多依然囿于地域的局限，缺乏上层宏观的运筹策划，未能形成档案文化高度发展的氛围，限制了档案文化的发展和影响力。大编研思路的成功之处，被历来实践反复印证，如2009年，为纪念中华人民共和国成立60周年，由国家档案局中央档案馆全国档案编研出版工作指导委员会组织，并由当时的中国档案出版社出版的“城市解放档案文献图集”被国家新闻出版总署列入“十一五”国家重点图书出版项目之一，此项目在社会反响热烈，多家媒体进行了大量的相关报导，参与丛书编的档案部门近20家，几乎覆盖了全国东南西北各个区片。此书在编研过程中不仅实现了多地档案部门的资源整合，更有不同区域的档案部门“跨界”支援，为兄弟单位提供图片文字等档案资料。此举被称为“是档案工作围绕中心、服务大局、整合资源、打造精品的成功尝试”。由此看来，大编研的思路是相当有社会基础的，它不仅可以锻炼队伍，培养人才，扩大影响，更有利于档案部门产出高质量的文化精品。“城市解放档案文献图集”出版的成功经验，同样可以应用到其他门类档案文化产品的开发中去，重大选题联手策划、联手打造，在出版、展览、文化创作、系列档案仿真制作等档案文化产品开发中实施跨地域、跨部门、跨行业协作，这对于档案文化的发展无疑是一剂助推剂，它将有利于档案部门提高文化产品质量，多出精品，还能克服个体馆藏局限，将档案文化传播提升一个档次。

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城市规划是对城市各种要素、现状条件和基本特点等方面的动态变化进行全面、综合、科学的预测和设想，通过论证制定规划的方案，经审批后付诸实施。城建档案为城市基本建设提供了有力依据，不仅能缩短规划设计时间，也能大大缩短施工期，全面提高了工作效率。

（二）城建档案是城市建设工作的基础

城建档案是城市建设发展过程的真实记录，是长期和永久保存的资料，也是城市建设和维护工作必不可少的重要依据，为城市拆迁、修建、扩建工程各方面的工作提供大量真实准确的数据。合理地利用城建档案，能促进城市建设顺利有序的健康发展。

（三）城建档案是城市管理工作的凭证

随着城市的飞速发展，城市的现代化建设突飞猛进、日新月异。如今的城市地上高楼林立，铁路、道桥纵横交错；地下给排水、煤气、通讯、人防等工程管线密集如织。要对这些城市基本设施实施有效的管理与维护，就必须有完整、准确、系统的城建档案做依据。如在城市突发自然灾害和工程事故中，城建档案资料提供的可靠依据和凭证有着不可替代的重要作用。

（四）城建档案是编研工作的参考文献

城市建设档案的编研资料只有依赖于大量完整、系统、准确的原始城建档案，将相关信息逐一列出登记、汇总，编研工作才能顺利进行。在解决征用土地、地界纠纷等方面的问题时，城建档案是重要的法律依据，也是城建和规划部门重要的参考文献资料。

二、城建档案的特征与特点

（一）内容丰富，综合性强

城建档案从归档范围上看，有工程前期准备阶段形成的资料，如可行性研究、勘察设计等内容；有在建设过程中形成的材料，如施工技术资料、监理资料;有在工程竣工后形成的材料，如各个专项验收资料以及有关的照片、录像等内容。显而易见，城建档案的内容和范围是相当广泛的，且具有极强的综合性。

（二）归档周期长，连贯性强

建设工程从立项、规划、决策等先期准备工作经工程施工到竣工验收，基本上要经历一年甚至几年的时间。每一阶段形成的档案资料，既类别分明，又环环相扣，形成各自独立且相互联系的有机整体，从而真实、连贯、系统地反映出工程各阶段的建设进程。

（三）涉及部门多，资料来源广

城建档案工作不只是城建档案管理部门的工作，还涉及到城市规划、电力系统、给水排水、通信、环卫等诸多部门，其来源广泛，管理起来难度较大。除了上述城建档案自身具备的特点，作为科技档案的一部分，它还具有动态性、精确性等其他特点。

三、依法科学管理，做好城建档案管理工作

（一）牢固树立法制观念，加强城建档案管理

城建档案是城市建设发展历程的真实记录，是研究城市发展历史及发展规律的重要参考依据，是整个社会构筑现代化建设事业的坚固基石。所以，必须强化法制观念，科学管理，充分发挥城建档案作用。各职能部门要共同参与，齐心协力，使城建档案工作逐步走向规范化、制度化、法制化，更好地为改革开放和经济建设服务。

（二）抓好组织落实，建立有效档案管理网络

抓好组织落实是所有工作成败的关键。在工程的施工过程中，档案管理人员经常会发生变动，为使档案管理工作的具有组织性、连贯性，应建立一个与工程相对应的完整的档案资料管理网络。在这个网络中，最重要的就是要在建设行政管理部门成立综合档案室，城建档案管理部门派驻专人监督指导档案工作。

（三）全程跟踪和严格控制

在工程的建设过程中，通常会发生设计变更、项目增减交替进行等情况，为此，对工程档案资料的形成、积累、变化必须全程跟踪严格控制，进行有效地监督和检查，确保变更、修改或补充的工程资料有序、完整，使工程档案管理工作做到滴水不漏。

（四）按阶段有序归档

在工程开工前，就应把可行性研究报告、立项批复、用地规划、工程规划、勘察设计等相关资料收集、整理归档；在工程施工阶段，注意变更修改、技师事故记录、施工记录等技术资料的收集整理；工程竣工后，将完整的竣工图纸、各专项验收报告及上述阶段的档案资料统一立卷、归档。这样收集整理的城建档案就可真实、完整地反映工程建设的全过程，从而有效地为施工服务，也为工程竣工后各个主管部门的检查验收工作提供了系统可靠的依据。

四、充分发挥城建档案作用，促进其又好又快的发展

城建档案只有通过利用才能体现其价值，为了开发利用城建档案资源，充分发挥其作用，笔者认为应采取以下措施：

（一）充分利用城建档案资料汇编

城建档案资料汇编是以年度或专业类别为单位，依据城建档案资料内容进行的分类汇编，是现行城市基本建设管理的法规、规范标准的文集，是编制城建档案的联合目录，是揭示全市城建档案馆和各个城市建设管理部门档案室全部馆藏的大型检索工具。城建档案管理部门只有主动提供汇编，提供利用服务，才能真正发挥城建档案的作用，有利于实现城建档案信息的“资源共享”。

（二）主动提供城建档案信息利用服务

现代的档案利用服务，必须实现由被动服务向主动服务方式转变，采取多种形式、多种渠道向工程设计和施工单位提供城建档案中存储的设计理念、工艺技术等信息，以供参考。如在拆迁、改建工程中，可将已存档的地质勘察报告资料提供给施工单位，帮助其了解地质情况，这样可以节省重新勘测的费用，保证工程顺利有序地开工。

（三）积极改变城建档案利用服务方式

篇（4）

中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1673-291X（2013）26-0247-02

一、档案的文化属性

档案属于文化现象，记录了人类活动和思想，凝结了人类社会特征和民族标志，包含了知识、信息、信仰、道德、法规、习俗等智力的、审美的、技术的和精神的成果。档案记录了物质生产过程和精神生活进步的状况，社会制度的改造和进步状况，反映了社会的精神文明和物质文明，也反映了社会文明的程度。

档案本身是一种智力产品，属于精神生产范畴，具有传播知识的功能，是人类获取知识的重要途径，被誉为“历史文明之母”，是社会文明的产物和表现，对社会精神文明建设具有重要影响[1]。档案以各种方式和各种类型的载体将人类的历史活动过程和思想认识和成果记录并流传后世，是人类文化遗产的重要组成部分，是文化遗产中最有价值的部分之一。档案是社会文明的记录与标志，对社会建设和发展有重要价值。

档案的文化属性把档案和档案事业及人类的社会活动密切联系起来。档案文化不仅仅指档案实体文化，在档案管理活动中，档案技术运用、档案管理方式、手段与设备反映着档案文化和档案价值观念的认识程度。因此，档案文化的类型可以分为档案实体文化、档案管理文化、档案产品文化、档案事业文化及档案学文化等[2]。不同类型的档案文化构造了特定的档案文化结构。

二、档案文化结构与特点

（一）档案文化结构由核心结构和外部形式两部分组成

档案文化的核心结构由档案观念、档案价值和档案管理组成。档案观念即档案传统、或档案意识（心理及思维方式），档案观念承担着档案文化价值体系的构造功能。我国有优良的档案文化传统基础，历经了各代改革与完善，档案管理制度、档案工作法制建设、史料编纂、档案管理的方式方法和技术等传统对当今档案文化产生了深远的影响。档案传统是档案文化内积淀最深、最久的文化内涵，档案意识或心理也无不渗透着档案传统。

当代档案意识主要内容是历史记录、信息来源和文化遗产，受经济基础、国家政治、社会文化影响。档案意识对档案理论产生重要影响，与档案理论存在交叉，对档案理论有评价和校正功能，可以说正确的档案意识是档案理论产生的条件。此外，档案意识对档案实践工作也产生控制作用，更能影响社会记忆构建[3]。

档案文化价值本身具有多元性，由档案记录范围的广泛性和记录形式的多样性。档案文化价值是文化形成者和档案工作者在文件的制作、形成、积累、保管、整理、鉴定等创造性活动中劳动的结晶[4]。档案文体的形成是经过档案工作者有效的、科学的筛选活动，最后成为记载和传播人类文明的媒介。每个档案个体都是人类有效劳动的创造物即文化的创造物，既有人们工作、活动、经验的总结，也有对经验升华至科学总结的形态。档案是文件形成者的劳动、经验和知识创造的产物，也包含了档案工作者创造性的劳动即把文件转化为档案的过程。档案工作者挑选有价值的文件，经过文件鉴定的过程，从而成为档案文化另一个重要的创造主体。

对档案行为的理性要求也是档案文化的核心部分，如法规、行政管理规章和理论、工作标准[5]。档案管理和利用的理论、经验、技术、规范是对档案活动目标的规范，具有文化连接和文化控制的功能。

（二）档案文化的外部形式由档案行为方式、行为成果、记录手段和组织机构共同构成

档案行为方式即档案的形成和存贮行为、档案利用、档案研究等行为。通过一系列的档案行为可以把档案从无序转化为有序、从较低层次转化为较高层次，对档案现象形成新的认识，这是档案从形成到开发的过程，也是档案从形成科研成果的文化活动过程。

档案行为结果是档案行为方式的产物，档案行为结果又可以进一步分类为档案形成阶段的行为结果和档案利用阶段的行为结果。档案行为结果具体反映了人们对档案现象认识的新发展，为进一步开展档案工作创造条件。

档案手段依靠一套成熟的符号系统。档案符号系统成为人类文明的记录手段，符号系统承载着深厚的文化积淀，凝聚、积累和传递社会文化。

（三）档案文化具有稳定性

档案文化核心结构是处于文化结构深层中的静态结构，具有很强的稳定性。核心结构具有内隐性，对档案文化发展起决定作用，核心文化具有从内向外的扩张性，有制约和控制能力。档案文化的核心结构具有相对独立性，是最具决定性作用的部分，核心文化是档案文化产生的根本原因，起决定作用，有着较高的精神元素和文化含量。

（四）档案文化具有动态性

档案文化的外部形式是易为公众感知的文化现象，具体表现为公众档案行为、档案利用方式、档案资源的渠道和方式，档案管理机构、档案部门行为方式的物化成果、档案宣传和展览等内容。档案文化外部形式是是档案文化功能的体现，处于文化结构的表层，是文化的显性部分，具有很强的动态性。

（五）档案文化具有社会性

档案文化的外部形式受社会活动影响较大，是档案文化中较为活跃的部分，直接展现档案的文化功能。社会是档案文化外部结构的生态环境，不同的生态环境产生不同的文化结构，档案文化受社会环境的影响，自动适应社会发展的需要，自然条件、政治制度、历史背景、的不同都会产生不同的档案文化形态。

（六）档案文化具有转化性

外层文化是核心文化的衍生，它围绕核心文化体现文化内核的精华，又具有内聚性。核心结构和外部形式是可以相互转化的，外部的表层文化经过长期积淀可转化为核心文化的组成部分。核心文化中不适于社会发展的部分会被逐渐淘汰。

三、我国档案文化结构存在的问题和发展途径

我国档案文化核心结构中有着良好的档案文化传统，如集中统一的档案管理体制、严格规范的管理风气、丰富的典藏和发达的史料编纂等。但我国档案文化也存在着问题，档案文化中的“官方文化”色彩和“精英文化”色彩过于浓重，档案仅向国家行政机关服务，为社会公众服务的意识淡薄。这种狭隘的档案观念、档案意识和畏惧档案开放的心理已成为我国档案社会化和面向大众的障碍。

我国档案文化结构中的外部形式发展相对滞后，尚没有体现出应有的社会性和文化性。我国档案文化传统中还带有农业文明的一般特征，对外开放与交流不够，相对封闭。此外，档案理论基础薄弱，管理技术和管理方法还有待改进。

对此，我国档案文化应当改变传统档案文化社会化程度低的现状，面向大众开放。档案文化是社会主义文化建设的重要资源，应当走档案文化社会化的道路，充分发挥档案文化的价值。这就需要消除“官方文化”色彩改变官本位的档案意识和心理，消除“精英文化”色彩的不利影响。同时，增强为社会公众服务的意识，面向大众，弘扬民族文化传统，承担起传承民族文化和社会教化的使命。

目前，我国的档案的管理已经开始了从政府范式向社会范式的转变，档案文化对社会生活正在产生积极影响。档案开发、信息公开，一方面可提高政府决策的科学性和有效性，另一方面也可推动学术研究的发展和社会文明的进步。

参考文献：

[1] 王英玮.档案文化论[M].北京：中国人民大学出版社，1998：3.

[2] 潘连根.文件与档案研究[M].合肥：安徽大学出版社，2007：252.

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1、信息系统对业务的覆盖率逐步提高

自上个世纪90年代后，互联网应用的普及和信息经济的兴起，带动了电子政务、电子商务和社会信息化的全面发展。

仅从政府角度看，我国电子政务经过十多年的发展，形成了一定规模的信息化基础设施，建设了大量的电子政务应用系统，正在经历由传统运行方式向以网络为基础的信息化运行方式转移的过程。以北京市为例，“十五”期间，全市1186种政府业务，运用信息化实现的有591种，建成726个业务支撑系统，50%的政府业务通过信息化手段实现；各级政府和业务部门高度重视业务应用系统的开发和应用，约90%的市、区政府部门建设了局域网，超过90%的政府部门达到了人均1台计算机，有90%的政务部门已建成或正在建办公自动化系统，其中无纸化程度达到50%以上的部门占80%。①

2、基于网络平台化的信息共享和业务协同

互联网技术和应用的快速发展，无论是政府还是企业的信息化，都受到战略管理和服务客户的强烈驱动，在不断地扩展信息化的应用领域和内容，朝着基于统一网络管理平台，跨部门信息共享和业务协同的方向发展。

政府各机构在履行经济调节、市场监管、社会管理和公共服务四项基本职能过程时，正越来越广泛地采用信息技术来实现。由于应用目标的整体性，要求政府业务系统、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市业已建立了连接各级政府机构政务系统的政务内网平台，通过信息交换平台和政务门户网站，各级各类政府机构可以实现协同办公和信息共享。又如，北京市东城区首创的网格化城市管理模式，通过综合的信息化手段，实现了对城市各类基础部件的综合管理。再如，“首都之窗”网站群作为政府门户，正把更加全面的政府公共服务纳入到信息化应用范围。②

企业信息化应用模式早已脱离了个别业务系统孤立应用的阶段，步入了企业战略协同系统应用阶段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企业资源计划）最具代表性。ERP是20世纪90年代提出来的，目前已发展为企业管理信息系统中最为流行的一种形式，几乎是企业信息化的代名词。ERP系统以经营资源最佳化为出发点，全面整合企业的供销存、财务、计划、质量、制造等核心业务，并最大限度提升企业各项经营资源的应用效率。

实现统一的网络平台管理，进行系统协同整合，核心的内容就是要进行应用系统及数据集成，建立可以共享的统一数据管理结构。建立一致的数据规格标准和建立统一的数据管理、应用规则，是实现应用系统和数据集成的主要途径。如何建设与上述信息化环境配套的电子档案的统一管理、共享利用的机制、模式，网络环境下的档案馆如何构建和运作，都是需要深入探讨的问题。

3、信息资源战略成为信息化核心内容

2004年12月国家颁布了《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》，标志着我国的信息化步入了以开发利用信息资源为重心的发展阶段，这既是信息化向其本源的回归，也是我国信息化发展到一定程度的结果。

从国家层面来看，信息资源开发利用，就是借助于信息化手段，为提高政府公共服务能力、增强政府能力建设、推动和谐社会发展为目的，形成政府信息资源、社会信息资源综合开发利用的局面，同时推动信息资源产业发展，促进我国经济社会的可持续发展。政务信息资源的开发利用紧紧围绕政务公开、重大基础信息库和重点业务应用系统的建设进行。社会信息资源开发利用重点是强化农业、科技、教育、卫生、社会保障、档案等领域的公益性开发和利用。同时，国家将研究制定鼓励信息资源产业发展政策；健全信息资源市场监管制度，完善网络环境下的著作权保护，提高审批效率，扩大登记备案和事后监督的范围；研究制定政务信息资源社会化增值开发利用的财政政策和信息资产管理办法；制定信息资源开发利用标准体系表，优先制定并大力宣传贯彻信息资源分类、共享、基础编码等国家标准；推进公共文献基础数据库建设，积极开展社会化服务。③

从机构层面，信息资源开发利用是信息资源服务于战略决策、满足客户信息需求和提高业务管理信息提供水平的客观发展需要。从信息化发展的进程上来讲，信息系统总是由满足业务处理、运行需要开始，信息资源的开发利用遵循着数据—信息—知识的过程。机构层面的信息资源开发利用总是从系统集成、数据集成开始，在整合的数据仓库基础上进行数据的挖掘和满足不同需要的数据应用。这实际上类似于我们传统的档案管理利用流程，应当把它纳入到信息化条件下的档案管理内容范畴。

二、信息化条件下档案管理的若干问题

信息化系统正在演化成为各类组织业务运行的基本方式，网络平台正逐渐成为政府机构、企业信息运动的支撑平台。对档案管理活动而言，各类组织运行平台的变化，给我们提出了很多基于数字化概念的新问题，这些问题需要我们去深入思考，探索符合信息化特点的新思路和新方法。

1、电子文件长久保存和长期可用问题

人们把以数字化方式记录的文件，统称为电子文件。电子文件在性质、形式上与纸质文件的不同，无疑是档案界最先感受到和最先关注的信息化带来的变化和影响。由模拟方式转变成数字化的记录方式，主要的问题有三个：一是电子文件的长久保存问题，数字化信息复杂多样的编码格式、读写方法和载体材料，都给电子文件的长久保存带来困难。二是电子文件的证据力和法律效力问题，这包含了对数字方式所记录信息的真实性以及获得、保持信息真实性方式方法的可行性、可信性问题。三是数字化信息与载体的依附关系问题，数字化信息的组织是通过编码形式完成的，人们处理、传输、存储和显现数字化信息，要借助能处理这些编码的信息技术设备间接完成，因此，数字化信息依赖于元数据、数据格式、软件系统和硬件系统才能够被处理、存储和显现。综上所述，电子文件的复杂性、变化性、多样性是过去纸张载体所没有的。

归纳起来讲，目前解决电子文件真实性、长久保存、长期可用的途径主要有如下几类方法：一是通过法规约束电子文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》所选择的管理方式，方法就是尽可能地选择比较通用通行的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。二是通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。三是提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。四是分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息存在形式，不会出现因为数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以XML作为标识规范的方法，等等。

为了解决上述问题，国内外都作了相当多的探讨和尝试。首先，各国都倾注力量，制定系统成套的和普遍适用于各类信息系统的电子文件管理需求规范和档案系统标准，力求把问题解决在电子文件的形成阶段，达到电子文件永久保存的目的。如澳大利亚的国家“数字化保管动议”，通过建立文件管理国家标准、文件管理元数据规范、文件系统设计与实施程序等标准规范，保障电子文件的长久保存。其次，从数字档案的永久性入手，研究具有长久保存价值的数字档案的系统化保存、保管方式，如美国国家档案与文件署（NARA）于1998年开始，耗时6年时间对永久保存电子文件的可能性、保存技术、保存系统的功能需求进行了全面的论证和试验⑤。第三，研究数字化适用载体在各种状况下的长久保存问题，如荷兰2000年启动了“数字保存试验”项目，针对政府常用的电子文件类型，进行了迁移、采用XML格式和仿真三种数字保护方法的试验，评价各种方法的效果、局限性、费用及应用的可能性。第四，在我国，通常采用的方式是，档案部门站在长久保存的立场，通过归档要求的约束，保障电子文件的可靠性，如《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行业主管机构也制定了相关规范或标准，如建设部的《城建电子文件归档与电子档案管理规范》。

2、多种类型数字化信息的档案化问题

在电子文件数量快速增长的同时，其种类也日益丰富，包括文本文件、电子报表、电子邮件、图形、图像文件、视频文件、网页文件、数据库文件等。数字化信息的复杂多样，具有传统纸质文件所不具有的性质，因此，这些数字化信息的档案化在总体上处于随机状态，有些数据累计存储在业务数据库中，有些被定期销毁，有些则被迁移到临时载体上。如果不能建立系统型的管理规则，很可能造成不可挽回的损失。

导致数字化信息档案化问题的原因归纳起来有以下几种情况：

（1）与传统文件运转流程无关。长久以来，人们已经形成了纸质文件档案化的系统化的方法体系，主要是依靠业务流程的自然发展进程，在业务流程终结时，把文件归档转入档案系统，以备今后工作查考。或者对文件的价值进行鉴定，判别文件对形成者的意义大小以及对社会的意义大小，在规定的时间阶段，把分布在各个机构的文件汇集到档案馆集中保存，以长久留存社会记忆，保障社会发展的延续性。久而久之，文件的档案化形成了对业务运转流程及其规则的依赖性，当数字化信息因不能纳入一般的业务流程，或业务流程因信息化而发生变化时，将会导致电子文件在档案化过程中范围的缺失。比如，电子邮件系统已经成为绝大多数政府或企业网络系统的必备子系统，电子邮件也早已成为人们在进行工作交往时的基本工具，很多国家或组织也都制定了电子邮件的管理制度，但电子邮件的档案化问题依然处于随机管理状态，主要原因就是电子邮件联系方式的公私性质不容易界定，不容易纳入到正常的业务运转流程之中。

（2）非文本型数据。在纸质档案管理时期，由于非文本型数据的数据单元不能完整地表达一个事项，数据结构、信息组织方式与文本方式不同，并且很多结构化的数据库数据经常处在变动之中，无法纳入到文本文件的管理体系，往往不进行档案化处理。信息化的发展，使得电子文件的数量与日俱增，但档案机构往往比较注重对文本型电子文件的归档和收集，对非文本型数据库数据、多媒体数据的归档重视不够，也没有切实可行的档案化措施。而且，档案界还存在着一个概念误区，认为数据库文件本来就有自身的数据结构，并且处在存储状态，没有必要再转化为所谓的档案文件。目前，大部分关系型数据库，都是作为支持业务流程的存储机制来建设的，从性质上来讲，可以认为是“暂存数据”，而且，这些数据往往是随着业务过程的变化而不断更新变化的，在结构上又是连续性的，往往不能按事项分块，不能按传统档案管理方式管理。但是，这些数据往往是一个业务系统的核心资源，

支撑着一个机构的业务运行，绝大多数具备档案价值，如果不尽快建立有效的档案管理制度，可能会造成比较严重的损失。目前，有注意到非文本型数据归档的机构，往往采用简单拷贝、累加存储的方式，或者以备灾数据库的方式同构备份数据。这些方式可能不能真正解决数量巨大的非文本数据档案化问题。

（3）网页类型文件。互联网的普及，使数量巨大的Web文件存在于流动的网络信息海洋之中。我国的各类机构为了与外部环境的联系与沟通，建设属于机构自己的网站的比率很高。据国务院信息化工作办公室的资料显示，到2005年底，我国政府域名（）注册量达到23752个，政府网站达到11995个，县级以上门户网站拥有率达到81.1%，其中部委、省级、地级和县级政府网站的拥有率分别为96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于网页文件的内容重复率高，数量巨大，各类机构往往都不作档案化处置。这种情况是否存在档案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。

3、双轨制与双套制问题

随着信息化的深入发展，各类机构的信息系统覆盖率不断提高，意味着文件的处理、运行过程的双轨制越来越趋向于单轨制，这是一个必然的趋势。但是，在人们的档案思维中，依然存在着对纸质档案的心理依赖，充满了对电子文件的不确信感。这种情形也体现在国家及行业已经颁布的电子文件管理的相关国家标准、行业标准中，规定对于具有长久保存价值的文件，要电子、纸质形式双套保存。

造成双套制比较普遍的原因，从根本上讲是档案思维还停留在纸质文件时代，对电子文件及其存在的技术环境还不熟悉、不确信，对电子文件是否能够长久保存及长期可用缺乏认知。其次，是国家的档案行政机构缺乏档案无纸化战略规划、制度设计和系统规范，使得对纸质文件依赖成为制度性的选择。包括我国在内的很多国家，都相继颁布了《电子签名法》或相关法律，力求通过法律的形式，确认数字化信息在社会交往和经济活动中的法律地位及其具有凭证性的条件。《电子签名法》的意义在于通过法律确定了电子数据可以作为法律凭证，使电子文件具有了与纸质文件同等的证据作用。一般来讲，《电子签名法》主要是规范电子文件的技术条件和应用背景，以保证电子文件在交互过程中的真实性是可确认的，是可以作为证据使用的，但并没有解决电子文件的长久保存问题。而这方面的规范有赖于档案管理机构来解决。

双套制的另一种情形，是国内的各级各类档案馆大量地将纸质档案拷贝成电子档案。为使档案馆蕴藏的丰富档案信息资源能够提供网络应用，根据档案利用需求有选择地提供目录定位服务以及部分档案的原件服务是必要的。如果盲目地无限度地进行档案的电子化，以此作为数字档案馆建设的成就标志，只能造成巨大的资源浪费。

可以想像，不解决双套制的问题，是无法推动信息化发展的。信息化发达国家在信息化进程中都强调“无纸化”作为信息化的战略目标来积极推动，可见它对信息化发展的重要意义。

双套制或无纸化的解决方案，一定不是单纯的技术解决方案，而应该是制度化方案。这个制度化的解决方案，依赖于我国信息化的发展程度，取决于信息系统的业务覆盖率，特别是网络应用的覆盖率。在此基础上要形成无纸化的全面管理制度，可能包括两个层面：档案馆层面的和机构层面的。档案馆层面要解决电子文件永久保存的技术条件（载体的可靠性、信息对格式的非依赖性）、文件真实性的制度和管理系统保障规范、电子文件应用的规范。对机构层面，档案及档案管理系统提供凭证性、证据性文件的系统认证标准、规范，第三方认证机构的建设等。

4、电子文件运动规律与档案管理模式选择

近年来，关于“文件生命周期理论”和“文件连续体理论”的争论十分引人关注。信息化彻底改变了各类社会活动的时空关系和运行模式，人们需要基于新的社会运行方式，建立新的信息思维，寻找信息运动新规律，以求在准确揭示信息运动规律的基础上，更好地进行管理。这是这场争论的意义所在。

“文件生命周期理论”与“文件连续体理论”的实质，是如何看待文件运动的统一性和管理一致性问题。“文件生命周期理论”强调在文件的不同运动阶段有着不同的运动特性，强调在不同的阶段实施不同的管理措施。而“文件连续体理论”认为文件运动是一个整体，文件运动有着不同的功能轴，文件运动每一个时点，都可能包含一个或多个功能价值取向，因此，管理上不必划分文件与档案的阶段性。从弗兰克·厄普沃德对文件连续体模式的四项基本原则看：第一，文件价值的持续性与文件档案化。主要强调的是文件、档案的整体观，这与我国普遍认知的“文件管理与档案管理一体化”的观念是相类似的⑦，是“从文件形成到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”。第二，文件联系以逻辑联系为主。这是传统档案学的基本原则，档案的分类、主题方法都是按逻辑组织文件的方法，即使是网络化条件下，文件分处不同的物理位置，也应坚持这种方法。第三，文件管理制度纳入业务活动目标与过程。它强调的是要把文件管理职能制度化地纳入业务系统中，应该说“纳入”概念在档案界也并不是新概念。第四，档案学是随着组织知识的背景条件变化而变化⑧。这是关于档案学理论随着社会发展环境变化的思想，是任何理论都应该具有的素质。归纳起来讲，文件连续体理论强调的是文件与档案是一个整体，不必区别管理，而且从形成阶段就应予以制度化的干预。显然，这一核心思想存在着理论臆断性。文件的形成是为业务运转服务的，其首要目的和价值是业务的有效运转，如果按照文件的历史价值进行文件系统设计，其结果不仅会削弱文件的真实性、客观性，而且可能导致业务系统效率的极大降低。信息化发展的进程已经证实，无论是政府或是企业的系统，随着时间的推移都面临着系统数据档案化的问题，在业务系统中建设数据档案库，或者是不经档案价值鉴定，简单地直接地迁移业务系统数据到档案库，其信息质量根本无法保证。况且，由机构档案室到档案馆的过程，也绝不能是简单的迁移过程。

作为我国的档案工作者，在学习国外的理论经验时，不能采取简单的“取代”或“覆盖”等方法，而应该是在考察各种理论的基本背景的前提下，积极汲取各种观点中的有益成分，构建适合我国的档案管理可行模式。

网络技术的发展极大地促进了业务系统的连续性、关联性，如果不在制度上和文件管理要素上对业务系统提出要求，比如提出元数据要求，就可能使业务系统自然生成的电子文件无法长久保存。所以，文件连续体理论提出的整体系统思想是非常值得借鉴的。我国的电子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是对这种理论的合理诠释。但是，档案有档案的价值取向，对电子文件的管理要素的控制，不能取代对档案价值的判断和对文件的取舍。特别是在信息膨胀的时代，这一点尤为重要。目前，我国很多地方正在积极建设网络文件中心。这种热潮的基本出发点是，对分布在各个机构的业务活动中的电子文件进行集中管理，有的采取集中存储、集中利用的模式，有的采用备份中心的模式，有的采用存储目录、逻辑归档的模式。网络建立的广泛联系，为各种模式都提供了支持条件。无论是物理集中，还是逻辑集中，电子文件中心都不能以文件的集中取代文件的档案化过程。否则，随着时间的推移，就会出现电子文件的大量堆积的局面。无论采用何种理论模式作为指导，在电子文件运动整体环节中都不能取消“档案化”的环节。在信息爆炸的时代，这一点尤为重要。

注释：

①北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”电子政务规划研究报告》。

②北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”国民经济与社会信息化发展规划》。

③⑥《2006年中国信息化发展报告》。

④。

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党的十提出了大力加强“文化建设”，为深入贯彻十会议精神，我国掀起了一股文化建设的热潮。在我国当前高校发展过程中，随着高校的进一步扩招，高校规模不断扩大，学生不断增多，高校档案工作任务势必更加繁重，高校档案工作者除了要加强档案的管理和编研以外，还应积极思考如何在档案建设中构建高校档案文化，以档案为载体，充分展示高校的人文、科技、办学理念、办学行色，传承校园文化等。因此，高校档案文化建设是当前高校发展的一项重要内容，是高校健康发展的重要基础。

1 高校档案文化的内涵

文化是人类创造出来的所有物质与精神财富的总和，在我国现代高校中，高校档案文化是与档案有关的物质财富与精神财富的综合，是一种具有档案特质的文化，在高校中，档案文化反映了学校的建校历史、发展历史、学生动态、教师资源、教学、科研等重要信息，它具有真实权威性，在我国现代社会发展过程中，社会竞争愈演愈烈，做好我国当前高校档案文化对我国高校的发展有着重大意义。

2 高校档案文化构建的意义

在我国高效发展过程中，高校档案是高校发展的见证，具有与生俱来的文化内涵与品格，是校园文化建设和文明发展的重要组成部分。高校档案文化建设作为我国当前高校建设中的一项重要工作，它反映了我国高校建设的水平与质量。档案文化是人类社会各种组织和社会成员，通过有意识的创造性劳动，逐步积累和保存下来的维系和促进人类历史文明延续和发展的物质与精神文化财富，在我国当前的高校档案工作中，高校档案记录了学生的成长足迹、学校的办学质量以及发展历程、教师队伍的质量等等，有着重要的文化价值。在这个竞争激烈的市场环境中，高校在市场竞争中立足的重要依据就是档案工作，在档案工作中，构建档案文化，走特色之路是高校提升文化形象，营造良好的育人环境，进行素质教育的有效途径。高校档案文化建设能够进一步打造档案文化品牌，提升档案文化品位，让更多的人感受到高校档案文化蕴涵的深厚魅力，以文化强校的战略思想为指导，从而促进高校的稳定发展。

3 我国高校档案文化构建现状及问题

在这个高速发展的社会当中，档案构建工作显得越来越重要了，为了在稳定市场地位，我国高校在发展的过程中大力构建档案文化，打造属于自己的特色品牌，有效的提高了学校的知名度，为学校招揽了更多的学生和优秀教师。档案文化建设在高校发展过程中的普及，使得我国当前高校的办学质量越来越高，虽然档案文化建设在我国高校得到了普遍的认可，但是在档案文化建设程度还不够高，档案文化构建中还存在一些问题制约了学校的发展。

3.1 档案建设不平衡

在我国当前高校档案文化建设中，由于人员编制不足、经费不够，档案管理设备不好等问题使得当前我国高校档案文化构建存在很大的差异，有的高校各项档案工作运行正常，人员编制充足，有经费保障，档案文化构建工作走在前列，而有些高校领导不重视，对档案文化构建工作不予与资金支持，使得档案文化构建水平不高。

3.2 档案文化构建不全面

档案文化包括了高校的办学历程、发展过程、教师资源、学生的学习足迹等多方面，既有物质文化、精神文化、制度文化。然而在我国当前高校的档案文化构建中，一些高校错误的把档案文化建设等同于校园文化建设，片面的认为档案文化就是作为校园文化建设，档案信息主要偏向于学生这一块，对于学校自身的文化以及教师的情况没有充分的考虑在内，使档案文化构建不全面，不充分。

3.3 高校档案文化与实际脱轨

高校档案文化作为高校从产生到发展的历史见证，是对高校发展历史最真实的反应，是高校文化的传承载体。然而在我国当前高校发展过程中，学校为了招收到更多的学生和教师资源，盲目的做档案文化工作，使得档案文化工作与实际脱轨，失去真实性，没有高校档案文化的繁荣与进步，高校校园文化建设将难于持续，高校的口碑就得不到保障。

3.4 档案文化构建程度低，文化产品单一

高校档案文工作开展的好坏，直接影响到高校档案文化建设水平的高低。高校档案工作者所处的工作环境很特殊，拥有得天独厚的科研环境。大量详实的档案材料在库房中保存着，而且它们都是很强的开发利用资源。然在在实际的工作当中，工作人员不能有效的利用学校的资源，不能保障档案文化建设的质量，工作人员对于档案文化认识的不足使得档案文化构建程度低，高校文化产品单一。

4 加强高校档案文化构建的措施

4.1 提高档案文化构建的认识，树立领导中心

档案文化是学校发展历史最真实的记录，在高校档案文化构建中，高校领导要加强档案文化构建的认识，高校领导要与档案文化构建者过沟通，让领导掌握档案文化建设的进度，从而方便领导进行决策，档案文化构建工作只有得到领导的认同与支持，才能有效的促进档案文化构建工作的发展，保障档案文化构建质量与水平。

4.2 构建全面的档案文化品牌

在建设校园文化当中，文化建设包括物质文化、精神文化、以及制度文化，物质文化是基础，精神文化是核心，制度文化是保障[4]。档案文化反映了学校学生、教师以及学校自身的各种情况，因此档案工作者在构建档案文化工作中，不仅要加强物质文化、精神文化以及制度文化的建设，同时还要加强行为文化的建设，构建全面的高校档案文化品牌，用发展的眼光看待问题，建立属于自己的独特文化品牌。例如，某所高校在档案文化构建工作中，将该校的名人，校友的捐赠、学校发生的一些重大历史事件都收集在档案工作中，利用计算机系统建立起完整的馆藏体系，建立起了坚实的档案文化基础，将档案信息以石碑的形式展现在校园显眼的地方，丰富了校园文化内涵。

4.3 构建与校园文化同步的档案文化

一切从实际出发是我国矛盾观点解决问题的本质，在我国高校档案文化构建工作中，坚持一切从实际出发，构建与校园文化同步的档案文化有着重大作用。档案文化是校园文化的重要组成部分，档案文化建设的好坏直接影响到校园文化建设的质量，为此，高校档案文化建设必须与校园文化建设相结合，以校园的实际情况为出发点，从而促进我国高校的发展，为我国社会的发展对人才的需求奠定基础。

4.4 开发多元化高校档案文化产品

在我国高校档案管理工作当中，在档案库中摆放着大量的档案资料，而这些资料大多都是限制在这里无人问津，致使我国高校的资源得不到有效的利用，档案文化构建工作程度就会降低，档案文化产品就会比较单一。为此我国高校应当开发多元化档案文化产品，加大档案资料的利用。例如，高校的档案馆可以与校史馆、校友会开展合作，将学校的档案资料进行整合出版，同时在网络上开办档案网站，制作高校档案专题片，将专题片放在网站首页，在别人点击的时候就可以第一时间了解到该校的档案信息，通过专题片的播放，提高了校园档案文化品牌的知名度。

5 结语

在全国上下建设社会主义文化的大背景下，高校档案文化建设显得越来越重要了。档案文化是高校历史发展的见证，在这个竞争激烈的市场环境下，我国高校档案文化建设工作就必须认清局势，用发展的眼观看到问题，努力打造有特色品牌的高校档案文化，从而促进我国高校文化事业的发展。

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本文以文件生命周期 理论 为线索对文档一体化和文件中心进行 分析 指出了在我国进行文档一体化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同时用文件生命周期理论对二者进行比较进而指出文件中心是文档一体化之下当文件运动到暂时保存阶段时 研究 其保管方式、存放地址时的一种有益补充它不能也决不是实现文档一体化的一种具体模式、 方法 。文档一体化是必由之路文件中心应在文档一体化的思路指导下建设。 一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性 所谓文档一体化就是将 目前 档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。 文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。 文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。 依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、 内容 是一致的。 文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。 文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥 参考 服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。 随着我国高新技术的 发展 文件档案的 计算 机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使 电子 时代 档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。 最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。 档案工作规范化、标准化是实现档案管理 现代 化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然

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（一）档案信息化建设不够充分

目前，企业早已普遍采用计算机等电子储存设备对文件资料进行保存，但这仅是档案信息化建设的初级阶段。缺少专业的电子档案管理系统、不能实现远程网络查看和借阅，以及文档一体化程度不高等因素，都会制约企业档案工作的高效管理和高水平发展，这将直接影响档案利用的效果。

（二）传统档案管理手段亟需变革

随着企业规模扩大，档案来源日益广泛，数量剧增，形式多样，如仍然“按照生成、积累、立卷、鉴定、归档、分类、著录等顺序按部就班地管理电子文件，那么结果很可能是很多工作还未来得及开展之前，电子文件就被更改甚至删除了，导致文件流失、失真等现象的发生。并且，还会造成重复劳动”。所以，面对电子文件便捷的形成和转移特性，传统档案管理手段日渐捉襟见肘，企业加快档案信息化建设势在必行。

二、档案信息化建设内容

档案信息化，是指应用信息技术管理和开发利用档案的过程，它是以信息技术应用为前提，并且动态发展的。以下将从四个方面介绍企业档案信息化建设的主要内容。

（一）基础设施建设

包括网络基础设施、系统硬件、软件、安全保障系统以及适合工作实际的终端、辅助设备。企业首先应搭建适合电子档案系统正常运行的环境。包括建立与企业规模、发展相适宜的中心机房，布局合适的安全保障体系，购置适合电子档案系统的服务器、存储设备、数据库管理系统，以及终端需要的计算机、扫描仪和数码相机等设备。

（二）数字信息资源建设

1、档案信息数字化是档案信息化的基础档案信息数字化包含两个方面：一是电子化办公直接生成的电子文件。二是指将以前“摸的着”的档案输进计算机，即“库存档案电子化”。2、主要内容和基本要求档案数字信息资源形式多样，包含文书、声像、科技、电子邮件、网页等，但不管任何形式的电子文件，其基本要求是齐全完整、标准规范。电子文件在保存时应采用唯一标识符、统一的命名规则，并设置、捕获元数据。3、具体建设内容文书档案电子文件应保存正本、定稿、公文处理单和彩色修改留痕稿,版面格式应符合《党政机关公文处理工作条例》要求，文件格式可采用OFD、PDF、PDF/A等格式归档。有条件的可对电子档案与元数据进行封装。声像档案应注意品质质量，照片类以TIFF、JPEG格式,像素不低于300万，录像类以MPEG2、MPEG4格式保存，比特率不低于8Mbps、录音类以WAV、MP3格式保存，音频采样率不低于44.1kHz。科技和专业类电子档案的图形类应以DWG格式归档，其它档案类型参照文书、声像类。

（三）应用软件建设

企业使用应用软件一般分为自行开发与购买，两者各有利弊。自身开发软件可能更适合企业需求，但对企业信息实力等各方面要求较高，普通企业无法实现。购买软件方便快捷，但一般需针对企业实际修改，进行二次开发，对档案和信息管理人员要求较高。无论采取何种方式，档案管理软件首先应能集成管理各门类数字档案资源，具备分类、编目、用户管理等基本功能。特别关注以下三点：一是系统的可操作性，避免繁琐；二是充分考虑档案室特点，区别于档案馆要求；三是考虑系统对数据真实性辨别，避免篡改。适用软件功能架构可参考基于OAIS(ISO14721-2012)模型设计，具体功能需求可参见《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T29194-2012）。

（四）保障体系建设

1、经费保障企业档案信息化建设应从长远考虑，纳入企业信息化整体建设的规划，从而保证有适当的经费预算。2、制度保障包括各门类电子文件归档制度，人才配备、经费预算、系统运行管理制度,数字档案备份制度，机关档案管理部门、电子文件形成部门和信息化部门职责分工及奖惩制度。3、人才保障配备具有专业素养的专职人员，注重信息化培训，打通档案管理人员发展和进步渠道。4、安全保障参照信息系统安全等级保护有关要求，从系统安全、人员配备、信息技术等方面采取多种措施，建立档案信息安全保障体系框架和管理体制。

三、数字档案室是目前档案信息化解决方案

档案信息化建设是一个长期、系统性的过程，对于大部分企业来说，建立标准的数字档案馆相当困难。中办、国办《意见》中提出的“数字档案室”，是适合目前信息化条件下管理电子档案的形式。它的管理对象是以电子文件为主，重在规范，着眼于现实，可将其定位于信息化条件下档案室的先进形式。企业档案信息化建设应以此为重要节点，作为企业办公自动化与数字档案馆建设的“中继站”。四、企业档案信息化与企业文化企业档案客观记录下企业每个历史阶段的经营生产活动，具有担负弘扬企业文化，传承企业精神内涵的重要责任。

（一）充分利用信息化特点促进企业文化

传统企业文化形式体现企业文化活力方面缺乏自身个性，员工主动参与企业文化机会有限。利用信息化手段可提供多方位企业文化展示，为员工建立多渠道企业文化感受。员工远程查阅档案，便捷高效，提高了工作效率，缓解了工作压力，有助于保持良好的工作状态，同时提升了企业办事效率；信息传播快速，焕发内部蓬勃朝气，有助于形成团结、有效的企业文化。另外，远程档案查询系统可供随时查阅信息，提高了管理透明度；利用档案影像资料制作内容翔实的企业宣传片，利用企业门户网站、档案管理平台企业管理实时状态，有助于展现企业软实力。因此，充分利用档案信息化管理的特色，将企业档案所承载的企业文化浸润到每位员工的日常工作，为企业文化提升提供前所未有的机会。

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随着计算机技术的迅猛发展，高速大容量的档案影像管理系统已经日渐普及。综合文书档案的建立与管理亦急需专业化。下面是编辑老师为大家准备的试论文书档案的信息化管理。

计算机具有强大的信息处理能力。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求资料收集完整、齐全，避免漏写、漏抄;用笔规范、耐用，字迹工整、清楚;分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用计算机软件之后，文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，无论是起草文件还是办理传递，都变得简单易行。

在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展，档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，可以了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态。

与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术发展日新月异，储存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且储存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

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一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性

所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。

文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。

文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。

依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。

文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。

文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥参考服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。

随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。

最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

一、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节