公司档案工作总结篇（1）

记得刚来公司，还曾为不知如何与同事领导相处、如何开展工作而苦恼，然经过近半年时间的工作和学习，我发现起初所担忧的都是多余的。公司宽松融洽的工作氛围、团结向上的企业文化和同事之间互帮互助的热情，让我很快融入了江珠这个大家庭，也给了我更高的工作热忱。

在工程部的近半年时间里，我尽心尽力地做好本职工作。本年度我的主要工作及总结如下：

一、收集整理工程部本部门所产生的资料

1、负责收集本部门文件和资料的发放、回收、借阅、传阅工作。每天收到的文件性资料都做到在当天内处理完善，其他资料在没有特殊的情况下都在一到两天内处理完善，需扫描的资料都及时送往相关人员处进行扫描上传，无资料积压情况。无论是对公司内部部门之间还是对施工单位之间的资料都建立了详细的登记台帐。

2、负责养护资料的接收与跟踪返还。在养护资料整理方面，建立了详细的接收与返还台帐（手写与电子版两种）。养护资料的整理归档工作比较滞后，由于工程养护申请表需要走网上审批程序，较缓慢，有的工程养护申请表上报已有好几个月了（编号为yh20__-0061的工程养护申请表上报的时间为20__.07.10），到目前为止网上审批流程还未走完，影响了工程养护的验收以及资料的归档（详见附表）。

3、由本部门所产生的资料按收文/！/、发文、工程养护申请表、工程养护验收表、工程养护通知单、工程养护废料交接表、都设立了专门的档案盒，有明确的电子卷内目录，每个盒子都贴有明确的案卷脊背，方便查找。

二、档案室资料的整理

对于档案室资料的整理，首先对档案室的资料按珠海段、江门段各标段类型进行分类，每一个标段又分收文、发文、变更、计量、图纸等进行详细的分类、装盒，分柜陈列。

一） 江门段资料的整理情况

1、各标段的收发文存在的现象

江门段各标段的收文都存在文件丢失、收文是复印件等现象，尤其是与政府部门的收文大多数是复印件，也有一些文件缺附件资料，还有文件的附件资料是没有签字确认的，很多文件都没有公司文件审阅的处理表，有文件审批表的格式也不统一，各式各样的都有，文件都不齐全，不具备竣工资料验收的条件。江门段公司的发文从文号排序上来看也存在丢失文件的现象，而且发文的文号排序有些混乱，有重复文号的现象，有个别的发文缺附件资料。

2、变更设计通知单存在的现象

设计院下发的变更设计通知单分桥变、地变、线变三种，其中桥梁变更的设计通知单丢失很严重，现有的资料里有一些原件已丢失，只有复印件。线变只有线变201号，而1到200号没有，不知是否存在，并不明确。所缺的变更设计通知单已统计上传给设计院，目前尚未回复。

3、工程变更报告存在的现象

江门段各施工单位上报的工程变更申请报告，有很多都尚未审批就存放在档案室里，不符合档案室资料存放的条件，已将未审批的工程变更申请报告送到相关部门进行审批。已审批的工程变更申请报告公司应保存一份，剩余的应返还给相关的单位或部门进行保存，但未返还。

4、计量方面的资料整理存在的现象

江门段各标段的计量方面的资料，不论是施工单位上报的每期计量资料（包括附件资料），还是公司应返还给施工单位的计量月支付报表，都或多或少的有丢失。计量月支付报表应是一式六份，本应返还给施工单位一份，有的未返还。

5、各标段图纸存在的现象

图纸的整理是按初步设计、两阶段施工图、两阶段施工图修编、地质勘测等来分类整理的，因图纸太大太多，没有足够的柜子来装，查找也不方便，所以暂时先按标段依次摆放在地面上，显的有些零乱，未达到档案资料的摆放要求。

6、江门段各标段竣工资料的移交情况

江门段目前将竣工资料移交到档案室的标段只有江门段五标、六标、交安一标三个标段，其余的都未移交。因交叉施工导致，所移交的竣工资料都是不完整的。

二） 珠海段资料整理情况

1、珠海段各标段的收发文、变更设计通知单、工程变更报告、计量方面的资料整理情况和江门段的资料一样存在丢失、复印件、资料未审批、不齐全等现象。其中变更设计通知单的地变是从61号开始的，而1到59号的地变设计通知单是否存在，并不明确。所缺的工程变更设计通知单已同江门段所缺一起上传设计院，未有答复。

2、各标段图纸存在的现象

珠海段图纸同江门段图纸整理方法一样，按标段、类别分别摆放在地面上。在整理的过程中发现珠海段二标荷麻溪特大桥的图纸只有初步设计图和方案设计图，其余的图纸已全部丢失。

3、珠海段竣工资料的移交情况

珠海段到目前将竣工资料移交到档案室的标段有珠海段四标、十标、十三标、交安二标、路面三标五个标段。其中珠海十三标、交安二标的资料只是移交了一份原件，而且未进行装订；珠海十标的竣工图纸未按竣工图的要求去装盒。珠海段存在交叉施工情况，因此所移交的竣工资料是不完整的。

伸缩缝标段的施工资料已移交档案室。

三） 档案室的资料借阅、领取情况

积极配合各部门或个人在档案室资料的借、查工作，到档案室里借、查资料，在档案内里有他们所要的资料的情况下，都在第一时间内为他们拿到（因档案室里存放的资料并不齐全），如果在档案室里没

有所要查找的资料，也给予他们明确的答复，没有。为了防止档案室的资料在借阅的过程中丢失，因此档案室资料的借阅都有详细的借阅登记台帐；为避免出现资料在领取后丢失而说并未领取的情况，档案室资料的领取也做有详细的记录台帐。 三、工作中存在的不足

由于是首次接触工程养护资料，在实际工作中是处于边工作边学习的状况，资料的整理并不像施工过程中的施工资料和竣工资料那样顺手和理想。另外，档案室的资料种类多、复杂，刚接手时又比较乱，资料的整理工作相对就难一些，所有的资料均需录入电脑，建立成电子版的卷内目录，因此电子版卷内目录录入工作有些缓慢。

四、09年的工作计划

1、跟踪、收集养护单位的工程养护资料，进一步将其完善，统一归档。

公司档案工作总结篇（2）

档案门类数 量起止时间备 注文书档案2085卷1970-xx 设备档案114卷1994-xx 基建档案48卷1971-xx 科技档案106卷1994-xx 认证证书16件 财务档案凭证：1999卷 帐簿：277卷 报表：92卷 其它：52本 已封存：12箱1971-1990 其它资料53盒 停用印章96枚通过认真仔细整理，发现已存档案中存在的重号、空号现象，及时做好记录。

二、整理积压基建档案33卷

在档案局专业人员的指导下，整理多年积压的基建档案，并按要求完成鉴定、立卷、归档工作。

三、完成已存荣誉档案的整理

对存放的154个奖牌照片进行了编号及信息登记，并建立目录，提高了检索速度。

四、严格执行档案借阅制度，提供利用服务40余次对查借阅档案者一律履行借阅、登记手续。

五、围绕档案管理规范，加强安全防范意识

加强档案室管理，认真做好档案室的安全防范工作。离开档案室时关门落锁，关闭电源，注意安全防范工作。

公司档案工作总结篇（3）

广东潮州自来水总公司主要经营供水业务，是一家典型的国有中型企业，承担着为市区居民供给自来水的重要任务，为潮州经济的跨越式发展提供了供水保障。自1971年以来，潮州市自来水总公司已经下属设有三家自来水厂，全市日供水能力由原来的29万吨增加到44万吨，有效地解决夏季用水高峰期市区供水紧张的问题，不过由于业务量巨大，要求自来水总公司能对自己的业务有效地管理，因此自来水总公司的档案资料管理工作必须做到周全，以方便管理人员随时核查所记录的公司业务。公司档案立卷的主要内容一般包括：第一，上级机关颁发的相应的法规命令、指示决定、决议通知、任免计划、统计年报表、预决算方案以及其它规章制度等；第二，公司给上级部门的请示报告、工作计划和对下级部门的批复；第三，公司同相应单位的业务来往信件、协议合同等；第四，公司党政会议的实时记录、纪要、决定以及相应的规章制度；第五，公司制定的计划方案、统计报表、预决算记录以及工作总结；第六，公司各种专业会议的记录、文件、会议总结纪要以及相应的与会材料；第七，其它具有信息价值的公司材料。当前随着自来水总公司文书档案管理信息化建设的加快，公司档案信息逐步实现数字化和网络化，引入了计算机检索，工作效率大幅度提升。

2 自来水总公司档案管理存在的问题

2.1 档案资料信息不全面

档案资料必须做到严谨、规范和准确，然而许多基层部门并不重视档案资料的搜集和整理，提供的档案资料以图方便为原则，业务记录填写准确度低，原始文书档案的数据有很多缺失，档案资料信息很不全面。

2.2 档案管理信息化程度低且缺少统一管理

自来水总公司业务范围大，完整的档案信息能记录下公司负责的地下管网信息、设备信息、用户信息，为公司业务的顺利展开提供准确的信息参考，所以档案管理必须提高效率和服务水平。然而公司的档案管理信息化水平相对较低，很多档案管理仍然依靠传统的纸质档案和手工管理，档案收集整理、档案保管编研以及档案的统计利用过程出现步骤繁琐、人工失误率高等效率低下等问题，而且许多宝贵的公司工程设计图纸等由于保管条件有限而逐步老化遗失。这些问题都必须通过提高档案管理信息化水平来解决。另外，公司下属的分公司之间的档案缺乏统一管理，许多档案资料只集中于行政部门，工程文件主要在施工部门，这些部门之间档案信息的共享处于闭塞状态，公司需要对档案信息进行统一集中管理，形成生产、运行、收费以及用户服务一体的专业系统。

3 加强自来水总公司档案管理的创新策略

3.1 重视自来水总公司档案管理

自来水总公司管理层要高度重视档案管理工作。档案管理要实现责任制，管理有明确的步骤、有清晰的任务划分、有合理的责任分配。档案管理的软硬件投入也需要得到保障，软件的保障主要是档案管理的电子档案管理系统的建设要得到保障，硬件的保障主要是公司档案管理设备要及时更新换代，配备扫描仪、计算机、防磁柜等先进的管理设备。档案管理的安全工作也要做好，做好防火、防水和防潮的工作。档案载体要及时更新换代，引入先进的档案载体，如档案盒、光盘档案、优质纸等。

3.2 提高档案管理信息化水平

信息化时代要求公司的档案管理工作要提高信息化水平。自来水总公司档案管理系统要引入先进的信息化管理系统，设计思路先进、管理功能齐全、管理性能稳定、管理界面友好、管理操作方便，实现档案资料的数字化和网络化，从而提高档案管理的信息化水平和工作效率。如自来水总公司可为每一台供水机电设备设立相应的电子档案，其运行中的各个参数都能通过电子档案实时查询核对，公司对该设备的运行情况就有全面的了解。

3.3 提高档案管理的使用效率

公司档案工作总结篇（4）

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）08（b）-0156-01

1 自来水总公司档案管理的现状

广东潮州自来水总公司主要经营供水业务，是一家典型的国有中型企业，承担着为市区居民供给自来水的重要任务，为潮州经济的跨越式发展提供了供水保障。自1971年以来，潮州市自来水总公司已经下属设有三家自来水厂，全市日供水能力由原来的29万吨增加到44万吨，有效地解决夏季用水高峰期市区供水紧张的问题，不过由于业务量巨大，要求自来水总公司能对自己的业务有效地管理，因此自来水总公司的档案资料管理工作必须做到周全，以方便管理人员随时核查所记录的公司业务。公司档案立卷的主要内容一般包括：第一，上级机关颁发的相应的法规命令、指示决定、决议通知、任免计划、统计年报表、预决算方案以及其它规章制度等；第二，公司给上级部门的请示报告、工作计划和对下级部门的批复；第三，公司同相应单位的业务来往信件、协议合同等；第四，公司党政会议的实时记录、纪要、决定以及相应的规章制度；第五，公司制定的计划方案、统计报表、预决算记录以及工作总结；第六，公司各种专业会议的记录、文件、会议总结纪要以及相应的与会材料；第七，其它具有信息价值的公司材料。当前随着自来水总公司文书档案管理信息化建设的加快，公司档案信息逐步实现数字化和网络化，引入了计算机检索，工作效率大幅度提升。

2 自来水总公司档案管理存在的问题

2.1 档案资料信息不全面

档案资料必须做到严谨、规范和准确，然而许多基层部门并不重视档案资料的搜集和整理，提供的档案资料以图方便为原则，业务记录填写准确度低，原始文书档案的数据有很多缺失，档案资料信息很不全面。

2.2 档案管理信息化程度低且缺少统一管理

自来水总公司业务范围大，完整的档案信息能记录下公司负责的地下管网信息、设备信息、用户信息，为公司业务的顺利展开提供准确的信息参考，所以档案管理必须提高效率和服务水平。然而公司的档案管理信息化水平相对较低，很多档案管理仍然依靠传统的纸质档案和手工管理，档案收集整理、档案保管编研以及档案的统计利用过程出现步骤繁琐、人工失误率高等效率低下等问题，而且许多宝贵的公司工程设计图纸等由于保管条件有限而逐步老化遗失。这些问题都必须通过提高档案管理信息化水平来解决。另外，公司下属的分公司之间的档案缺乏统一管理，许多档案资料只集中于行政部门，工程文件主要在施工部门，这些部门之间档案信息的共享处于闭塞状态，公司需要对档案信息进行统一集中管理，形成生产、运行、收费以及用户服务一体的专业系统。

3 加强自来水总公司档案管理的创新策略

3.1 重视自来水总公司档案管理

自来水总公司管理层要高度重视档案管理工作。档案管理要实现责任制，管理有明确的步骤、有清晰的任务划分、有合理的责任分配。档案管理的软硬件投入也需要得到保障，软件的保障主要是档案管理的电子档案管理系统的建设要得到保障，硬件的保障主要是公司档案管理设备要及时更新换代，配备扫描仪、计算机、防磁柜等先进的管理设备。档案管理的安全工作也要做好，做好防火、防水和防潮的工作。档案载体要及时更新换代，引入先进的档案载体，如档案盒、光盘档案、优质纸等。

3.2 提高档案管理信息化水平

信息化时代要求公司的档案管理工作要提高信息化水平。自来水总公司档案管理系统要引入先进的信息化管理系统，设计思路先进、管理功能齐全、管理性能稳定、管理界面友好、管理操作方便，实现档案资料的数字化和网络化，从而提高档案管理的信息化水平和工作效率。如自来水总公司可为每一台供水机电设备设立相应的电子档案，其运行中的各个参数都能通过电子档案实时查询核对，公司对该设备的运行情况就有全面的了解。

3.3 提高档案管理的使用效率

随着城市供水规模的不断扩大，自来水总公司的档案管理所记录的信息可以为城市供水规模扩大再生产提供信息参考，例如某些供水工程积累下了相对全面的施工设计档案资料，这些可靠的技术参数档案能为再次供水工程的施工设计提供准确参考，从而节约设计工期，提高工效，从而提高了档案管理的使用效率。

3.4 加强自来水总公司的档案安全管理

由于自来水总公司开始加快了文书档案管理的信息化建设，在这个过程中需要我们注意提高档案网络管理的安全性。在信息化管理过程中，涉及的公司设备参数、方案信息、预决算、流程图、用户信息等数据都必须按照内部文件信息进行权限归档，公司涉及的业务相关信息部的在移交清理后不能泄露给第三方，引进先关计算机安全技术保障档案信息系统的安全性，提高档案管理的安全性。

参考文献

公司档案工作总结篇（5）

某企业是一家以航运为主业的跨地区、跨国、跨行业、跨所有制经营的特大型综合性企业集团。主营集装箱、油品、散货、旅客等运输业务。境外下属公司、、代表处超过100家，业务范围已覆盖全球100多个国家和地区。在推进企业转型发展的过程中，该航运企业重新制订和完善了档案管理规范，建立了多全宗平台的档案管理系统，使企业档案管理水平总体得到了进一步提升。目前该企业在上海地区的档案管理采用属地化模式，即总部及上海地区各公司档案委托其上海一家一级子公司的档案管理中心进行管理。

（一）档案管理中心职责

该档案管理中心作为属地化档案管理机构，主要职责包括：

1.认真贯彻落实《档案法》和该集团有关规定，负责制订本公司档案工作规章制度、做好档案工作规划和总结；

2.负责该企业集团总部机关及本公司各类档案的管理工作；

3.负责集团上海地区各一级公司委托的档案管理工作。根据该企业档案委托管理收费办法实行有偿服务；

4.负责对本公司及基层各单位档案的监督、检查和指导工作；

5.负责集团及本公司档案管理系统建设。整合档案资源、做好档案开发利用工作。根据上级档案馆关于档案移交的有关规定，定期移交永久性保管档案；

6.负责档案防护工作，确保档案安全。会同有关单位和部门对已超过保管期限的档案进行鉴定，并予妥善处理；

7.负责本公司专、兼职档案人员参加业务培训工作。

（二）档案管理新做法

从上述企业概况和档案管理中心的工作职责可以看出，企业在档案管理方面采用了以下新的做法：

1.企业档案管理范围扩大：一级子公司的档案管理中心管理范围从本企业扩大至上海区域。该集团下属上海地区各一级公司的档案资源最后都汇总到档案管理中心，便于总部对档案进行集中管理。档案管理中心的业务量增大，软硬件的要求也相应提高。

2.设立有偿服务制：区域内的其他一级子公司委托档案中心管理档案，须根据档案数量和保管时间缴纳费用。这一制度使档案管理中心从一个完全依靠企业拨款的部门，转型为向企业提交利润的部门，更符合市场经济条件下的企业运营法则。

3.建立档案管理系统：该集团建立了一套多全宗档案管理系统，包含了集团总部以及下属四个试点公司。系统的建立使得企业档案管理更加有效、集中、统一，系统管理下的档案整理还改革了传统组卷模式，全面实行“一文一件”归档法和企业档案“十大类”分类法，更好地贯彻落实国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》精神。

二、企业档案管理新特点

企业档案管理在新形势下的任务，是要与现代企业制度不断相适应，不断求发展，更好地为企业管理各项工作服务。笔者从上述个案以及相关调查发现，当前企业档案管理在总体上表现出以下新特点：

（一）企业档案管理的自主性。企业在经营活动中主体地位的确定，相应决定了企业在档案管理工作中的自主性。企业档案工作不完全按照政府或档案行政管理部门的统一要求进行，这一倾向在民营企业中表现尤为明显。

（二）企业档案管理模式的多元性。由于企业所有制、规模、技术水平等差异，企业档案管理的观念与方式上明显表现出个性化特征，打破了传统体制下千企一面的管理模式。

（三）企业建档领域的动态性。传统体制下企业生产活动相对稳定，企业档案的内容构成基本上多年不变。现代企业制度的建立及市场竞争机制的形成，企业建档领域不断扩大，如企业董事会档案、资产管理档案、知识产权档案、人力资源管理档案等，明显表现出动态性特征。

（四）信息技术应用的广泛性。企业信息化促进了档案管理信息化，信息技术在企业档案管理中的应用无论是在广度还是深度上，都呈现明显的加快趋势，在大型企业中的表现尤为明显。

（五）重视档案工作的效益性。企业经营的自主性、营利性强化了档案工作的成本、效益观念。从整体上看，企业档案工作的规模与企业需求间是动态平衡关系，而这一动态平衡的基础是档案工作成本与效益的平衡。

三、提高航运企业档案管理水平的几点建议

针对上述企业档案管理新特点，本文对提高企业档案管理水平提出以下建议：

（一）建设集中统一的档案管理部门，加强企业档案资源整合利用。

1.大型企业将分散的档案部门撤销合并，在一定区域内形成一个专业档案管理部门，有利于统一管理和降低成本。

大型企业档案管理通常是由各个分公司自己负责本公司的档案。档案管理各自为政、水平参差不齐。建立统一的档案管理部门，可以有效地防止这些情况发生，有利于集团自上而下形成标准化的档案管理体系。而各个分公司也可以降低企业的人力和办公成本，减轻工作负担。

2.大型企业档案集中管理模式有利于档案资源的开发和利用。

大型企业档案集中管理模式，使得档案收集内容变得广泛，类型多样化。区域内的跨分公司档案资源整合，减少了从底层收集的环节，更好地保证了档案资源的完整性，也有助于档案资源的开发和利用。

（二）建设与企业规模相适应的档案管理系统，发挥信息化手段优势。

1.选择合适的系统建设方案

要根据企业自身的规模、组织架构、资金、硬件配置等情况，选择合适的系统建设方案。系统建设的模式通常有两种：分布式系统建设和集中式系统建设。

（1）分布式系统建设：代表企业上海建工集团。在总公司部署一套档案管理系统，通过内网来管理总部档案数据。下属一级分公司独立部署各自档案系统。总部和分公司各自互不干涉。此外，在总部再设置一个集中式档案目录中心。目录中心能够通过Web Service 接口或数据导入，收集总部及下属一级公司数据，整合数据资源，最终提供整个集团的查询利用服务。

（2）集中式系统建设：代表企业中国海运、 国家电网。在总部采用“物理集中、逻辑分离”的数据存储策略，部署一套多全宗的管理系统。下属分公司不再专门部署系统，而是通过专网统一登录总部的档案系统进入自己公司全宗进行档案管理。下属公司只能管理和查看本公司的档案数据及开放档案数据，跨权限的档案查看需由公司进行审批。总部与下属单位在一个档案系统中实现管理与共享。

2.实现档案管理系统与专业系统的数据对接

要充分发挥档案管理系统的作用，必须对前期生成的文件进行管控。企业文件形成于生产活动的各个方面，要使档案系统能够发挥信息化管理的作用，必须实现档案系统与专业系统的数据对接。如，将OA系统中办结的文件通过数据接口，传输到档案系统内进行收集、整理、归档。档案系统作为文件办结后的归宿不仅仅是被动地接受，而是能够对OA生成的文件提出要求，使文件在生成之初就能符合归档要求，实现，档案系统对文件的前端控制。档案系统与财务系统以及业务系统的对接，不仅便于档案的收集完整性，拓展档案的业务能力和多样性，更让档案与公司的主营业务工作紧紧联系在一起，渗入到企业工作的核心体系中。

3.纸质档案的数字化

对于企业以往形成的纸质档案进行整理，数字化是主要手段。数字化使企业传统纸质档案摆脱了地理位置的束缚，有利于档案信息的利用和编研，更好地服务于企业的建设和发展。在实际工作当中，应作好统筹规划，对企业“珍贵档案、重点档案、特色档案、利用率高的档案”优先数字化，力争做到数字化的企业档案应该是高价值、高利用率、有序、标准、有特色的信息资源。

（三）档案服务品牌意识建设

品牌是无形资产，品牌建设是企业发展的动力。企业有自己的品牌，但企业档案工作因多在企业内部，为所在企业服务，从而忽视了档案服务品牌的建立。企业档案工作作为一项服务性工作，也应当有品牌建设。企业档案服务品牌的建立，可以从服务理念、硬件设施和专业人员三方面入手。

1.服务理念：企业是档案部门的最大而且唯一的“顾客”。档案部门面对企业各个部门和员工，应该考虑企业的整体利益，建立以企业为中心的观念，将“以顾客为中心”作为一条红线，贯穿于档案管理的整个过程。

公司档案工作总结篇（6）

二、工作任务督办

XX年，总经办加强了对公司经理办公会和历次工作会议部署的重点工作督察催办的工作力度，

2、 股权分置改革工作

三、企业文化建设

1、出色完成公司企业品牌评选的申报工作，提高了公司对外形象的知名度和美誉度

（1） 为参加XX全国企业500强的申报工作，精心编写申报材料并严格按照申报程序组织参选，最终，公司以优良的业绩入选全国服务类企业500强，位列478位。这是津滨公司自成立以来，首次入选全国500强知名企业，对公司发展具有里程碑意义。

（2） 为参加XX年中国房地产百强企业评选，准备上报资料。公司与XX年4月荣获中国房地产“百强之星”企业；唐董事长当选为中国房地产百强企业优秀企业家；

（3） 编写“XX年中国房地产百强企业——津滨发展篇案例”文稿，年内可定稿，由中国指数研究院、中国房地产TOP10研究组出版；

（4） 起草公司企业文化建设经验材料。公司在XX年9月荣获中国企业文化促进会颁发的“全国企业文化建单位”。这是公司迄今为止荣获的第一项全国性的企业文化殊荣。

（5） 起草公司质量信誉建设材料。经中国产品质量协会评审，津滨公司获得XX年度全国质量信誉AAA等级称号。

（6） 积极参加由开发区保税区工委宣传部组织的两区企业优秀内刊评选活动，《津滨发展》司刊首度获得“设计、创意、策划”综合大奖；

3、 组织公司ISO9000内审工作。准备ISO9000外审工作所需的各项资料，协助管理者代表做好质量管理体系工作。使公司顺利通过XX年外审，确保了公司9000认证的质量和信誉，津滨公司通过ISO9000质量认证四年来，总经办对历年的内审工作都进行精心组织和筹划，通过严格的内审，找出管理上的缺陷，堵塞了漏洞，确保了BSI公司例行外部审查一次通过。

4、 出色完成保持共产党员先进性教育活动相关文件的起草工作。总经办两位同志参加了先进性教育活动办公室工作，起草了领导动员讲话、党委书记党课讲话提纲、工作简报等文件十几篇，完成了数万字的稿件编纂工作；

5、 完成滨海发展大厦装修方案的制定和修订工作。经与多家装修装饰公司进行方案比较，最终确定了滨海发展大厦的装修方案。

6、 加强档案管理工作，使档案工作纳入规范化、制度化轨道

1、 由于XX年使用的表格格式、电子版本及CAD制

作要求变动较大。我们及时对在建项目施工单位、监理单位针对建设工程竣工档案移交电子目录、CAD竣工图光盘等变动进行重点培训。向开发区档案馆移交的天大科技园软件大厦、高科技工业园三期C标段工程竣工资料、金融街二期主体及货币发行库桩基竣工资料已完全符合档案局新制订的档案整编要求，并顺利通过验收检查。现金融街二期进入工程资料预验收。完成津滨雅都高层住宅工程竣工资料、图纸的归档工作，向津滨创辉、物业等公司移交图纸的工作。配合一、二分公司完成、津滨磁电、新材料高科技工业园厂房办理产权证事宜，

2、 参加泰达控股召开的XX年工作总结及XX年工

作计划会议。根据会议提出的加大档案执法力度，探索档案管理模式，达到国际A级认证标准的要求，公司资料室特聘请泰达控股档案科对我公司各部门及分公司文书档案存在的问题进行了现场座谈会，对历年来公司所有的文件进行重新整理、归档。对档案库房进行重新调整。完成津滨总部及分公司1998年至XX年文书档案、实物档案、声像档案、会计凭证、帐簿及报表收集归档、分类整理、编目、更换装具，输入微机、装订并编号上架工作，现正全面编研、自检工作，迎接12月中旬的档案评估认证。

7、 网络建设

今年公司把公司网站建设做为企业文化建设的一件大事来抓，总经办重点抓了网站的更新工作，邀请数家网页专业设计公司，经反复比较初步确定了网页的设计风格，目前对公司网页设计单位和设计方案正在进行最后的遴选。

六、办理公司领导出国考察事宜。本年度共办理公司领导出国考察事宜27人次。

七、办理公司权证年检、变更、升级事宜。

包括：公司营业执照年检、变更；法人代码证年检、变更；进出口资格证书年检、海关证书年检；房地产资质证书年检、升级。

八、强化职工医疗保健工作：

1、 今年3月份总经办为总部及部分下属公司97名女职工做了妇科体检。6月份为总部及部分下属公司173名职工做了健康体检。在每次体检后对体检结果逐一进行分析，向职工提出医疗保健意见，并对体检结果进行统计、汇总、资料入档及总结工作。

2、 本着以预防为主，总经办组织对总部及部分下属公司117名职工接种流感疫苗。

3、 在做好日常职工医疗保健工作的同时，利用司刊向广大职工宣传医疗保健知识及短讯4次。

4、 关心职工健康。把好送餐单位午餐质量关，三次请区防病站抽查餐具消毒情况，对发现的问题及时追踪检查，对午餐配餐用料勤查、勤督促。今年共计14次看望生病职工。

八、做好资产管理工作

1、强化租金催缴工作。对津滨大厦20家租赁房屋的公司，总经办克服丛丛困难及时收缴房租，今年应收缴房租621053.6元，至11月22日已收缴房租589379.6元；今年签订房屋租赁合同14份；办理终止合同手续6份。

2、对公司办公用品的现状进行了规范管理，制定出《津滨发展办公用品管理办法》并严格执行。

3、 办理房屋产权过户工作。配合公司房产出售工作，协助天元投资公司、津滨联合物业公司、一分公司、二分公司办理市内雅都公寓、建设大厦二、三层、阳光花园公寓房屋产权过户手续。

4、 完成公司总部及下属4家产权活动单位XX年市经济普查统计、报表工作，并顺利通过审核。

公司档案工作总结篇（7）

中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2014）2-0072-02

F集团有限公司成立于1980年，是与特区同龄的总部经济企业，是某市目前仅有的两家总部经济企业之一。从成立之初的3 000元起家，最初的5人房地产经理部开始，到2010年底，F集团以房地产开发为主，以住宅地产、商用地产、物业管理服务、国际化教育配套、公益性生态环境建设、汽车贸易销售、创意文化传播等多元化全面发展的全价值链，形成房地产开发、金融投资业务、文教旅游业务、城市综合服务业四大业务板块，发展成为一家多元化控股企业集团，拥有资产总额550亿元，净资产250亿，员工总数超过5 000人。

随着资产规模不断发展壮大，市场上多元化的战略机遇层出不穷，F集团下属企业数量日益增多，到2013年止，拥有超过80家控股或全资子公司。但是由于发展迅猛、组织架构过快膨胀，内部来不及配备像样的档案管理工作队伍，仍停留在相对随意性和粗放化管理，导致了尽管集团总体上步入高速发展成熟期，而在档案管理方面则相去甚远。在现代企业管理下集团公司档案管理工作指的是集团公司档案的宏观管理和档案业务的内部微观管理。本文着重于构建集团公司的宏观管理体系。

1 F集团档案管理体系构建的总体目标和管理架构

1.1 F集团档案管理体系的总体目标

根据不同企业所在行业特点及发展程度不同，通过对F集团档案管理现存问题的综合分析，借鉴先进企业档案管理经验，结合F集团未来发展规划，我们提出了档案管理的总体目标：建立F档案信息中心，高效安全利用信息资源，力争一级甲等管理标准。

1.2 F集团档案管理体系的架构及主要内容

根据已经制定的档案管理体系的总体目标，结合F集团档案管理现状和特点，在综合评估适应未来管理需要的各项管理制度的基础上，提出了档案管理体系的架构及其相关内容。

1.2.1 体系组织架构

集团下属各分公司设专门档案管理员，每个管理员负责不同的管理工作。

1.2.2 管理职责定位

集团档案管理员：以编章定规、监督检查、指导服务为主，分类整理以集团名义发文呈文的所有资料及被委托档案。

下属公司档案管理员：分类整理档案，统筹指导分支资料员，参照集团规范编制细则，接受集团档案室监督指导。

分支兼职资料员：收集、简单整理资料，登记台帐，定期移交档案室审核入库。

1.2.3 管理模式与主要业务流程

①管理模式：统一领导、分级管理、统一方式、定期报备。“统一领导”是指集团档案室负责履行集团档案工作的宏观管控职能。“分级管理”是指以公司为单位实行档案集中统一管理；由于公司的所有制、规模、管理形态及经营范围的不同， 可以建立自己的档案管理机构， 也可以委托集团公司档案室集中统一管理。“统一方式”是指“集中统一管理”的形式统一化；即由集团统一制定档案管理制度和相关标准，各子公司根据本单位实际情况，制定档案管理办法或细则；参照集团的档案分类方案示范文本，编制档案分类方案；与集团统一管理方式，如统一呈批文件台帐，或购买同一档案管理系统进行数字化管理等。“定期报备”是指定期将本公司档案管理信息上报集团备案。

②档案宏观管理流程如图1所示。流程描述了文件资料从收集、整理直至审核、入库的归档过程。

③F集团档案管理相关配套管理政策。为保证体系顺利运行，还需要一系列配套的制度支持和完善该体系，包括档案工作责任追究制度、文书档案管理制度、基建管理制度、专业档案管理制度、声像档案管理制度、档案归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案查阅、借用制度、档案鉴定销毁制度、档案统计制度、档案利用制度、电子档案管理制度、档案管理系统操作制度、档案库房管理制度等，还要编写业务规范，如文件档案整理规范、档案分类方案、文件归档范围和保管期限表、特殊载体档案管理规范、档案管理应急预案等。

2 F集团档案管理实施方法和步骤

①摸底调查，目的掌握企业档案的具体情况。包括档案载体的基本构成和通常流向、常规业务档案、行政管理类档案及涉及商业机密的技术档案等门类，以及相关管理人员的流动频率等基本情况。

②考察学习，借鉴经验。由集团领导带队，档案相关人员参加，到档案管理水平先进的企业学习。

③召开集团档案知识普及培训，着重增强全公司特别是高管的档案意识。可内训，也可邀请外聘老师。

④成立集团档案工作领导小组，隶属于集团档案室管理，小组配备满足需要的专兼职档案人员，并及时根据人员变动情况进行调整。明确专兼职档案管理人员的职责，细化管理程序，为各公司档案人员提供一个经验交流的平台和机会，每年开展经验总结、学习交流、外出学习等活动，增进档案同行的互相了解、沟通，共同提高管理技能和水平。

⑤编制“档案管理体系人员名单”台账，并根据人员变化情况随时调整，不间断地保持与各单位有关人员的业务联系，随时解决他们遇到的各种难题，使档案在所有的企业中能够有人管，确保日后与集团总体发展同步、不滞后，及时准确记录集团发展的每一个足迹。

⑥定期召开档案工作例会，搭建沟通信息、互相协调的平台，及时发现、提出问题，展开讨论，商定对策。

⑦完善的档案管理制度和业务规范，编写集团档案管理工作指南。结合档案工作实际，根据《广东省企业档案工作规范测评标准》要求，参考档案局的《房屋建筑工程竣工档案验收整理指南》、《市政工程竣工档案验收整理指南》、《机关文书档案归档范围和保管期限表》等业务指南，建立一系列相应的档案管理制度，从制度上明确规定文书、基建、设备、声像等档案的归档范围和要求。同时把集团公司文件的形成、积累、归档纳入工作程序中，纳入工作计划管理中，纳入有关人员的岗位责任制中。完善动态管理，落实奖惩工作，确保集团公司档案材料的完整，更好地为集团各项业务开展服务。

⑧根据新规范标准，选取时间节点，回溯调整历史文档，严格要求新生文档。

⑨进行档案软件需求调查、分析评价确定功能、筛选所需档案软件；选取试点实施档案软件信息化，逐步推广。在系统中，文档通过协同办公自动化模块实现电子文件的及时归档、保管、利用；工程、设备档案通过在线系统、离线客户端进行多个项目、设备的收集、编目等工作，满足工程档案利用现代化工具进行收集、整理、编目、打印、移交、借阅和利用等一整套功能。集团档案管理人员对归档文件进行明晰化、系统化的梳理，在做好集团文件分类的基础上，实现以某个知识为主题，分析与其他知识在横向上纵向上的关系，将归属于不同分类的档案在逻辑上组织和联系起来，充分实现档案资源的共享。

⑩主动邀请档案局领导视察，为集团档案室申请评级做准备。

3 实施保障措施

①加强教育与宣传力度，做好全面动员工作。推进集团公司档案管理是涉及集团全局的系统工作，是贯穿从管理层、到各职能部门和业务部门、直至相关一、二级子公司的全员性的工作，需要全员参与，所以在集团内部加强全面档案管理的宣传力度，对档案管理的重要性、必要性进行大力宣传，强化全体员工的档案知识教育和培训工作。

②集思广益，广纳良言，保障信息畅通，不断完善档案管理的过程。档案管理是一个持续，不断反馈，不断完善的过程，是一个动态的循环机制，只有开始，没有结束，在实际工作中会随集团业务的变化而接触到不同的行业，因此需要良好的沟通渠道，上下通达，及时调整或编制新的档案管理规定和要求。

③加强档案管理专业人才队伍建设，不断提高档案管理的专业化水平。由于集团业务繁杂，涉及行业广泛，所以不仅要求档案人员是档案管理的专业人才，还应是了解企业多方面知识的通才。只有掌握了相关行业知识，档案人员才可严把质量关。

④严格责任、强化执行，加大考核力度，建立考核问责机制。为确保档案管理各项制度落到实处，将档案管理绩效与岗位职责、责任追究制度相结合，将工作考评与档案管理挂钩，建立一套科学有效的评价和激励机制，以保证在员工内承受度下顺利实现。

⑤强化档案管理与其他业务管理体系的有机协同。档案管理体系并不是孤立的管理体系，很难将它单独模块化，它是一项涉及各项管理活动的系统工程。因此，这项工作虽然由集团档案室负责统筹推进，但是要将其渗透到各个管理层级、各业务管理岗位的具体业务管理者工作中去，融入到集团的整个管理系统中去。作为集团档案管理者，必须扩宽管理视野，及时更新知识结构，扎根集团各行业档案工作中，努力探索完善档案管理体系结构，实现集团档案信息价值的最大化。

参考文献：

公司档案工作总结篇（8）

广东省佛山公路工程有限公司是佛山市深化体制改革中于1999年由事业体制改为国有企业，2002年底，从国有企业转制合并为股份制的民营企业，主管部门由佛山市公路局整体移交到佛山市建设交通资产经营有限公司，2003年初转移到佛山市公盈投资控股有限公司管理。在这一系列改革过程中，档案管理工作亦随之而变。

1.转制前规范的档案管理

1.1 机关档案综合管理。1998年以前的事业体制，佛山公路工程公司、佛山市公路局第一工程队、第二工程队是佛山市公路局下属独立建制的、事业性质的科级单位。档案管理工作按照佛山市机关档案综合管理制度执行。这一时期的档案，具有库藏丰富、数量大、管理规范的特点。档案种类包括文书、公路、会计、设备（仪器）、基建、声像（照片、录音、录像）、实物等各门类档案，综合档案室库藏越万卷。在佛山市公路局的领导和佛山市档案部门业务指导下，按照省特级标准进行规范化管理。佛山市公路局第一工程队和第二工程队从1990～1998年连年分别获得佛山市公路局档案工作先进单位，并于1995、1997年分别晋升为省特级机关档案综合管理单位。第一工程队综合档案室曾荣获“一九九一至一九九五年佛山市档案工作先进集体”和佛山市交通委员会授予的“一九九三年至一九九四年度档案工作标兵单位”称号。

1.2企业档案管理。“事转企”后，即1999～2002年，公司由事业体制改为国有企业的时期。根据佛山市公路局有关文件精神，正式赋予公司管理第一工程队、第二工程队、珠海公司的权力，并将其分别更名为工程公司第一公司、第二公司、第三公司。为使档案工作与企业体制改革相适应，制定了与之相适应的“企业档案分类办法”等一套企业档案管理制度，把新制定的档案规章制度贯彻到下属各分公司中实施，使档案工作能够顺利地过渡。这一阶段，档案管理模式仍与以往不变，其特点：档案基础好，领导较重视，保持一直的优良传统，数量日益庞大。在佛山市档案部门业务指导下，于2002年5月，下属第一公司（原第一工程队）顺利通过省特级档案综合管理的复检工作，从而，便档案管理工作向前迈进。

2.转制后档案的处置工作

2002年底，公司从国有企业转为股份制的民营企业。转制后，为了做好转制前档案的处置工作，根据佛山市政府办公室《国有企业资产产权变动档案处置暂行办法》、市公盈投资控股有限公司《关于做好国有企业资产与产权变动中的档案处置工作的通知》的文件精神，有计划、有组织地开展各项落实工作。

2.1转制前档案处置的具体计划。公司综合档案室主管按照市公盈公司《转发广东省国有企业资产与产权变动档案处置工作规程的通知》及档案处置工作的时限要求，结合公司转制合并后档案库藏大、种类多的实际情况，迅速做好转制前档案处置工作具体详细的计划，并由办公室上交公司董事长批阅。公司董事长十分重视这项上级下达的任务，马上批示分管档案工作的领导阅处。这样，使档案处置工作有计划、有组织、按步骤地推进。

2.2召开档案处置工作专题会议。参加会议的人员：公司分管档案工作领导――党委书记，分管工程质量的副总经理，分管财务会计的副总经理，档案主管部门领导――办公室主任，综合档案室主管，人事档案管理员，会计档案管理员，下属原各分公司的档案员，及经营部、财务部、工程部、机材部等各部门负责人共20人。

2.3组建档案处置工作领导小组。领导小组由公司党委书记、分管财务会计的副总经理、办公室主任、综合档案室主管、及各部门档案资料员共9人组成。

2.4具体各项任务的落实。

2.4.1按计划完成转制前（界定为2002年度）原各分公司各类未归档的档案（包括文书、科技、会计、基建、设备仪器、特殊载体等档案）。

2.4.2统计出各种载体档案共13340（卷、件、盒）。其中，文书档案1427卷，公路档案1522卷，会计档案10010卷（册），其他载体档案共381卷（件、册）。

2.4.3对超过保管期限的档案进行鉴定、统计，汇总已超过保管期限的会计档案合计2165卷（册），其中，下属第一公司（原第一工程队）849卷（册），第二公司（原第二工程队）1316卷（册）。列出档案销毁清册，并经过上级档案主管部门市公盈投资控股有限公司审批后，在档案销毁手续完备的情况下，将这批共2165卷（册）、重1.05吨已超过保管期限的会计档案运到佛山市华峰纸页有限公司进行销毁。

2.5按期签订档案代管协议。

经过共同的努力，公司与佛山市公盈投资控股公司签订了《转制企业档案处置协议书》。把广东省佛山公路工程公司（转制前）属国有企业的各种载体档案共11175（卷、件、盒），委托广东省佛山公路工程有限公司代管，并签订委托代管协议及移交接收文据。同时，向市公盈公司移交了代管档案案卷目录共7本（文书、科技、会计、基建、设备仪器、特殊载体、已故人员档案）。

就这样，按期、完满、完成了佛山市、国资委、公盈公司布置的转制企业档案处置工作的任务，得到上级档案主管部门的肯定和表扬。

3.股份制企业的档案工作的思考

3.1转制后档案归档问题。

由于有限公司由佛山公路工程公司本部、第一、二、三公司转制后合并而成，管理机制从事业单位改为国有企业、从国有企业转为股份制的民营企业，不断变化，从而带来了档案工作的复杂性。为了合理地区别转制前、后不同性质的档案，按照档案自然形成规律的特点，提出将公司转制合并后的档案以有限公司为归档单位、重新独立编号的建议，向上级档案主管部门征询请示，得到市公盈公司《关于佛山公路工程有限公司档案管理问题的复函》后，确定了公司转制后（即2003年度以后）的档案，以有限公司为独立归档单位、重新编号，归档编号按审批后的分类方案执行。从而，解决了转制后档案归档关键性的问题。

3.2延续规范化管理。

3.2.1为了规范公司转制、合并后的档案归档工作，根据国家档案局及上级档案部门有关企业档案分类、文件材料归档范围、档案保管期限规定等文件精神，重新制定一套切合实际的企业档案管理办法。如：制定有限公司企业档案分类办法、文件材料归档范围和企业管理类档案保管期限的规定等，使档案分类、归档范围界定、保管期限的划分，都有统一的标准，便于今后档案综合管理和标准化、规范化管理。

3.2.2完善档案组织管理。由于转制期间人员流动较大，必须及时调整补充档案资料员，不断完善档案组织机构，加强对档案工作的领导，明确档案鉴定小组的责任。转制后对已到保管期限的档案，需由公司档案鉴定小组鉴定，经公司法人代表批准后进行监督销毁。

3.2.3落实综合档案管理的岗位职责。综合档案室依照其职责，负责对全公司各种载体档案的管理。除了做好企业管理类、工程建设类、会计档案等的归档、利用、统计、销毁及日常管理工作外，在新形势、新体制下，积极开展档案编研工作，对档案信息资源进行深层次的加工，为企业发展提供全方位的档案信息。

3.3提取档案精华，服务于企业。

公司档案工作总结篇（9）

工程项目监理档案资料是指工程项目监理实施过程中直接形成的，具有保存价值的各种形式的原始记录。

1.1 工程项目监理档案资料工作要与工程建设进程同步。从项目监理机构参与工程项目起应开始进行文件资料的收集、整理、审查工作，直至建设工程委托监理合同终止或工程项目竣工；

1.2 项目监理机构应设专人在项目负责人领导下负责日常的工程项目监理档案资料的收集、整理、编目和装订工作；

1.3 所有监理文件资料由专人负责收发登记，并送项目负责人审阅。项目负责人核发，监理工程师或监理人员传阅后，由专人按文件种类统一编号、分类后保存；

1.4 工程项目监理档案资料存放应做到标准化。由专人对文件统一编号后分类设文件夹，卷夹上粘贴标签，写上条款名号，文件对号入座，分门别类存放；

1.5 所有签名文件必须留一份存档，同时签署文件情况须在当天监理日志中作好记录；

1.6 工程项目监理档案资料借阅时均应办理借阅手续，并按时归还；

1.7 在基础工程、主体工程、屋面工程、安装工程等阶段应及时分阶段做好资料分类整理工作；

1.8 项目监理机构应在每月的月底将工程项目当月的工程项目会议纪要、监理工作月报、安全监理工作月报上交至公司审查；

1.9 在工程项目的各阶段，项目监理机构应及时将项目各阶段报告上报，并由项目监理部留存；

1）土建项目：基础质量评估报告、主体质量评估报告、单位工程竣工质量评估报告；

2）装饰装修及改造项目：中间验收质量评估报告、单位工程竣工质量评估报告。

1.10 项目监理机构应定期将项目监理机构进驻工程项目现场的前期、中期、竣工后的现场影响资料交至公司留存；

1.11 工程项目竣工验收或监理人员现场工作结束两周之内，项目监理机构向公司提交该项目的“监理工作总结”，一个月内，项目监理机构将工程项目监理档案资料按归档要求分类、编目后移交公司档案室，移交时须填写移交清单，公司档案室和项目监理机构各执一份。

2 工程项目监理档案资料的记录

2.1 监理资料记录应完整、正确、真实、及时；

2.2 每一工程项目应有单一的项目编号，从项目设立开始延用至工程项目结束；

2.3 监理文件须打印或用黑色笔记书写。

3 项目监理内部资料的要求

3.1 监理规划应有公司公章、监理规划审批表；

3.2 旁站监理方案应有总监理工程师审批意见和专业监理工程师的审批意见及审批表；

3.3 监理实施细则应有总监理工程师审批意见和专业监理工程师的审批意见、监理实施细则审批表；

3.4 安全监理实施细则应有总监理工程师审批意见和专业监理工程师的审批意见、监理实施细则审批表；

3.5 工程项目会议纪要编制要及时，应有个与会人员的签到，会议纪要的格式要符合公司要求，内容要反映现场状况及各参加单位的意见；

3.6 监理工作月报（监理专题报告）编制要及时，内容能够完整反映本月工程进度和质量情况，报建设单位收签，总监理工程师签名（报告及时，有针对性的内容，有对工程项目带来的影响分析，报告中有监理的建议和想法，包括工期、进度、质量）；

3.7 安全监理月报编制要及时，内容完整，总监理工程师签名；

3.8 安全质量事故处理报告编制要及时，要符合处理程序；

3.9 工程暂停令要编制及时，内容明确；

3.10 工程款支付证书、月支付汇总表、工程款支付申请表、月完成工程量报审表、工程最终延期审批表、工程临时延期审批表、工程临时延期申请表、费用索赔审批比表、费用索赔申请表编制要及时，要符合处理程序；

3.11 监理工程师通知单及回复单内容要明确，整改要求清楚，编制及时，编号准确，签发、签收人员要签名，回复内容与通知单吻合，监理回复意见明确；

3.12 监理工作联系单发文内容要及时，体现事前控制，编号要准确，签发、签收人员要签名；

3.13 旁站监理记录及巡视记录内容要完整，部位、时间要准确，数据清楚，施工方、监理方要及时签字认可；

3.14 监理人员变通知单要编制及时，并及时通知建设方及施工方；

3.15 监理日志总监理工程师阅签要及时，内容要反映当天监理活动过程，杜绝施工流水帐，记录人要签名；

3.16 各分部的质量评估报告要客观反映和评价分部工程中各分项工程的质量要有明确的评估意见，应盖有项目专用章，总监理工程师签名；

3.17 单位工程质量评估报告要客观反映项目监理机构对本单位工程的质量评价，应有总监理工程师签名、公司盖章；

3.18 竣工移交证书要客观评价单位工程的质量情况，应有总监理工程师、公司技术负责人、公司负责人签名、公司盖章；

3.19 收发文登记薄发文内容和编号要完整，时间要及时，签收人要签名；

3.20 影响资料要反映本项目特点，要有过程影响和竣工影响；

3.21 监理工作总结内容要反映整个施工、监理过程的经验教训及工程进展情况过程中关键节点监理处理情况，本工程项目产生的实际效果和相关建议。

4 工程项目监理档案资料归档移交

4.1 工程项目监理资料的三个部分；

1）项目监理机构内部资料；

2）建设单位资料；

3）施工单位资料。

4.2 工程项目监理资料应按目录次序登记、整理，监理工作月报、工程项目会议纪要、监理工程师通知单及回复单、监理工作联系单、旁站记录表、技术核定单等按照时间先后顺序和编号进行整理，文件种类、分数、页数逐件核对，不得缺少，文件须排列有序；

4.3 资料及文件均需签字、盖章，复印件应盖有相关单位章，注明原件存放处，每份资料只需完整一套，其余资料整理后作多余资料一并送公司处理（施工图纸作为多余资料处理），送城建档案馆的监理资料应为原件；

4.4 资料整理完成后，应在档案袋上贴上资料清单和页份，项目监理机构负责人确认后交公司档案室，公司档案室对移交、归档的工程监理资料认真核对、验收后存档保存；

4.5 影像资料分为过程资料和竣工后使用的实际效果图片资料，其中移交的照片资料每张均应有文字说明；

4.6 工程项目监理资料移交公司档案室时，项目监理机构、公司档案室应分别在“工程项目监理资料移交表”上签署意见。

5 工程项目监理档案资料的保管

5.1 已归档工程项目的监理档案资料应按照保管期限分类、装订、立卷；

公司档案工作总结篇（10）

根据集团公司对档案工作的指示精神，为实现“集约化、专业化、一体化整体协调发展”的档案管理要求，公司全面加强了对档案工作的领导，对管理机制进行了梳理和调整，将档案室纳入海外板块机关管理序列，由总经理办公室统一管理，归口负责海外地区公司和所属项目的档案工作，为境外档案管理工作的深入开展奠定了基础。同时，公司制定并下发了《关于进一步加强境外档案管理工作的通知》，明确了各级领导的档案业务管理职责：海外勘探开发公司总经理是公司档案工作第一责任人；各海外地区公司、所属项目、机关各部门主要负责人为档案工作责任人或分管档案工作领导。公司建立了以国内总部档案室、海外单位档案机构为业务管理主线，以各专业系统和海外项目兼职档案员为基层工作队伍的档案工作网络体系。建立了一支逐步走向档案专业化的强大骨干队伍。为境外档案工作的有序开展提供了可靠的组织、行政支持和人员保障。

实施“两个抓手”的档案管理目标

一抓“制度建设”。公司重新修订和完善了《中国石油海外勘探开发公司档案管理规定》，制定了《中国石油海外勘探开发公司档案工作风险管理实施方案》、《中国石油海外勘探开发公司档案安全保管应急预案》以及《中国石油海外勘探开发公司境外档案管理实施细则》等。尤其是针对不同资源国家、地区、不同项目管理模式对档案工作的不同要求和限制，提出了各海外单位应充分发挥属地管理优势，以区域或项目为单位，建立和完善适合本区域或项目实际情况、操作性强的档案管理制度，独立开展档案工作，集中保管档案。同时，汇编了《档案工作使用手册》，从档案工作制度、工作内容、工作流程、操作规范和执行标准到档案安全保管、保密以及信息化建设等方面为境外档案工作的开展提供了档案工作指南。实现了“立足国内，发展海外”的档案管理目标。

二抓“档案文化建设”。为了加强档案资源建设，强化基础管理，珍存企业记忆、传播企业文化，更好地服务于公司的中心工作，档案室创办了《海外档案通讯》，以档案动态、档案管理和文史漫笔三大类九个栏目，来体现档案的专业性、历史知识的趣味性和综合文史知识的丰富性。使其成为联系公司境内外档案管理工作的纽带和桥梁，成为服务海外板块档案管理、加大信息资源开发利用的平台，成为以史为鉴，提升人生价值、“资政、育人、交流”的驿站，成为集团公司海外“档案文化”建设的阵地。

树立“三个转变”的档案管理理念

一是由后端工作转向前端介入。传统的档案工作是企业“边缘化”的一角，是后端服务。随着公司海外业务的快速发展，信息已成为企业和需求者不可或缺的资源。如何为企业提供信息保障工作，是档案工作主动寻求介入的突破口：一方面，紧跟公司海外业务发展节奏，通过每周公司《生产协调会议纪要》全面了解公司海外油气业务发展动态，并与相关部门经理及兼职档案员沟通、协调档案的收集工作。另一方面，跟踪公司新项目谈判进展情况，主动收集新项目前期文件以及投标、中标的全套档案资料。

二是由被动服务转向主动服务。现阶段公司档案利用服务已经转向主动出击：(1)在服务领导班子决策上下工夫，为公司战略投资研究、新项目开发评价和决策、现有项目的加快发展，乃至生产经营和重大决策提供了全面、准确、快捷的信息保障。(2)在服务海外主营业务发展上见实效，为老油田的增储上产、新油藏的开发、炼化产品的升级等提供了科学依据。(3)在服务重点工程建设上上水平，对中亚天然气管道、中俄原油管道等重点工程进行档案工作指导、检查、验收和培训，坚持“四参加”、“四同时”原则，全面实施建设项目的前端管理和过程控制。(4)在服务国际化经营上求突破，为新项目的评价和谈判提供了可行性研究数据；为法律诉讼提供了原始证据；为投资计划、资本运营以及公司内控审计工作提供了强有力的支持。

三是由档案专业管理转向参与公司综合管理。在集团公司海外油气业务发展的大环境下，档案工作的对象、范围都发生了深刻变化。档案人员积极参加公司举办的各类培训与讲座，同时借工作之便充分了解资源国不同法律对境外单位的约束以及对档案归属和处置的要求，并有针对性的对项目档案工作给予在线辅导，了解境外投资、资本运作的规范、标准，为法律部、财务资本运营部、内控审计部以及销售采办部人员提供合理化建议。

加强境外档案管理的“四个措施”

由于资源国对外籍员工劳务签证的严格限制，以及严峻的政治、安全风险，一般境外中方人员都身兼数职，他们既懂外语又懂专业生产技术，而唯一缺少的是公文管理、档案基础知识等。为了能尽快增强他们的文档管理意识，掌握档案专业基础知识和工作技能，推动境外档案工作的全面开展，公司采取了“四个措施”。

1.有计划的实施档案培训

(1)培训方式多样化：对总部机关员工采取“集中”培训的方式，侧重档案制度的宣贯；对总部机关兼职档案员采取“分批”培训的方式，侧重档案业务培训；对海外项目员工采取“普及”培训的方式，侧重档案宣传教育；对海外兼职档案员采取“一对一”培训的方式，侧重档案工作操作规范和技术标准。(2)培训内容灵活化：档案室编制了《档案培训通用教材》，并制作成课件，结合公司海外发展战略和工作任务，针对不同培训对象灵活调整档案培训内容。(3)培训时间弹性化：什么时间接受培训和课时的长短视被培训人意愿和具体情况而定。

2.有重点的赴海外实地检查

为全面加强境外档案管理，充分发挥档案工作业务监督和指导职能，档案室制定了赴海外重点项目检查、指导档案工作的计划，包括工作内容、目的、任务、工作原则以及工作流程。通过学习和调研，加强了公司与海外项目间档案工作的交流与协作，有利于相互学习、取长补短，推动了公司境外档案工作的顺利开展。

3.有目标的实行考核

为加强档案工作过程管理和全程监控，档案室制定了《境外档案工作考核办法》。在境外单位全面推广档案工作季度考核机制。各海外项目严格按照自检自查原则，比照考核办法中规定的考核内容、考核方法及扣分标准，对本项目的档案工作进行客观全面地考核测评，达到量化考

评标准。

4.定期的表扬通报

公司档案考核工作坚持定期通报机制，将机关部门和海外项目档案工作的考核结果通过公司网站实施季度通报，使各单位对自身档案工作有比较直观动态的认识和了解，同时，起到表扬先进、鞭策落后、树立典型、带动整体的作用。通过实行通报机制，公司上下呈现出“人人重视、个个参与、齐抓共管”的档案工作的良好氛围。

做好境外档案工作的“五个落实”

1.落实了《归档范围》确认制与备案审批制

通过实行《归档范围》确认制和备案审批制，保证档案的积累和收集齐全。一是主动了解机关部门、海外地区和所属项目主要工作职能和工作流程，根据业务部门职能的调整或增加，修改、补充《归档范围》，确保公司档案“应收尽收”。二是在梳理档案工作基本流程的基础上，强调“收集”是档案工作第一要务。即从文件源头抓起，对文件产生直至最终永久保存或销毁的全过程进行监控和管理。并通过慎重对待每一份档案资料、慎重保管每一份档案资料，以及慎重销毁每一份档案资料，确保档案资源不流失，档案管理不疏漏，档案利用不梗阻，并力求在服务中为公司创造效益，在服务中实现档案工作价值。

2.落实了《境外档案安全保管应急预案》

海外项目大多分布在政局动荡、社会治安混乱、自然环境恶劣、恐怖活动和局部战争频发的地区和国家，针对海外投资风险丛生、工作环境千差万别的特点，公司狠抓各单位《档案管理应急预案》的制定，同时，利用各种场合培训乍得项目“应急预案启动”的成功案例，宣贯境外档案应急保护措施和“异质异地”双套保存要求，以确保重大突发事件发生时，把档案损失和不利影响降到最低。目前，大部分项目已启动了应急预案工作。

3.落实了境外《史志编研》工作

中油国际(乍得)有限公司已完成了《大事记》的编纂工作；苏丹炼厂项目通过编纂《十年大事记》和《史志画册》，全面系统介绍本项目发展历程。

4.落实了境外档案移交程序工作

为了确保海外单位各类档案移交通畅，公司下发了《中国石油海外勘探开发公司移交档案资料的通知》，并对境外档案资料的移交工作进行了要求，确保境外档案完整有效地向国内转移。