档案信息篇（1）

二、档案部门在信息社会中的地位与作用

（一）档案信息管理与保存中心

档案机构保存有大量历史真实记录，是各类档案信息的集藏地，是社会各界了解政策形成及效益、工作查考、学术研究的主要资料来源。档案信息涉及社会各个领域，对各行各业均有相当的利用价值，与公民权益息息相关。档案机构在国家信息化建设中要充实自身的信息基础建设，建立档案信息系统及专题资源数据库，通过信息化、数字化档案管理与运用，更好地发挥档案机构建档与扩散功能，发挥各类档案信息中心的重要作用。

（二）数字化档案信息资源保存和传递中心

档案机构保存的各类档案信息，其内容涉及政治、经济、教育、文化、科技、财政、工交等各种专业，档案机构可运用科技手段将馆藏的档案进行数字化处理予以保存管理，从而成为各机构的数字化档案信息资源中心。其中，适宜于向社会开放的档案，可将其置于公共领域，通过网络传送，提供给远距离的信息需求者利用，成为各机构档案信息的传递中心。

档案信息篇（2）

在当前迅猛发展的信息社会下，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。从党和国家明确提出的“已信息化带动工业化”的要求，到国家档案局提出的“已档案信息化促进档案事业发展的目标”要求，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变，档案信息化和信息化建设势在必行。自2000年全国档案工作会议上正式提出了档案信息化的概念后档案信息化建设在全国各类档案馆(室)中蓬勃开展起来。对于档案信息化及档案信息化建设以前我是知之甚少的，在这几年的工作实践及学习中逐步有了一些认识，现将我的一些拙识浅见拿来与大家一起探讨。

一、究竟什么是档案信息化？什么是档案信息化建设？档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化；要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；要实现档案信息高度共享，而这必将引发档案管理模式的变革。档案信息化建设是指是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。

档案信息化和档案信息化建设各遵循什么原则呢？

档案信息化应遵循以下三个原则：

1、规范性原则：制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。实现馆(室)藏档案信息化，一方面可以将馆(室)藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过接收电子文件进馆，但不管是通过馆(室)藏档案数字化还是接收电子文件，都应该坚持规范性原则，制定相应的标准、规范和法规，如：字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准(包括信息的显示、打印、传递等直接面向网络用户的服务格式)及数据交换标准。只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。

2、安全性原则：随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们可以采取：物理安全策略；访问控制策略；(如入网访问控制、网络的权限控制、目录级安全控制、属性安全控制、网络服务器安全控制、网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、防火墙控制等。)信息加密策略；网络安全管理策略等。

3、效益性原则：由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须要遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益，要根据自身的能力，根据馆(室)藏基础，分析用户需求，研究馆(室)藏体系还要考虑馆(室)藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，把那些利用率较高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的档案数字化，可以带来巨大的效益。

而那些利用率不高的档案则无需数字化，否则浪费大量的人力、物力和财力。还可以根据馆(室)藏档案的特色选择这些档案进行数字化，提供独具优势的服务。因为从某种意义上说，特色就是优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在。在进行数字化建设时，要以用户的需求为导向，做到按“需”数字化。

以我单位为例：我单位现保管着管理类档案、产品档案、科学技术研究档案、基本建设档案、实物档案、照片档案、地质档案等多种类别的档案。但其中以地质档案的利用率最高。地质档案中详细的记录着每一口油水井的动、静态资料以及每口井从投产到目前的生产数据，油水井演变过程，能给我们提供初始条件下地下储层的情况，是原油生产建设的主要依据，是科学决策的基础条件。有效利用地质档案为油田的高效开发和稳产提供了强有力的保障。因此我室就将地质档案做为档案数字化工作的重点，集中投入大量的人力、物力、财力率先对二十一万余份地质档案进行了档案信息数字化工作。

那么档案信息化建设又需要遵循什么原则呢？在进行档案信息化建设时，应遵循的基本原则是：

1、文档一体化，是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行。同时，也要求档案人员积极介入此项工作中，提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求。

2、归档双轨制，是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计，在较长的时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。

档案信息化建设是档案工作在网络时代的必由之路，是深化档案社会化服务的必然要求。它是一项耗资大、要求技术含量高的业务建设。作为企业内部的档案馆(室)要想在信息化建设中有所建树，使档案工作适应社会和时展的需要，并能将档案信息化建设落到实处还应该坚持前瞻、协作、实用、人才储备四项原则。

1、前瞻原则：档案信息化建设的终极目标是建立数字化档案馆，将档案资源和档案各项管理通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案信息的合理配置与开发利用，最大限度地实现信息资源的社会共享。它需要分阶段、分层次、分步骤地有序进行，是一项耗资巨大、复杂的系统工程。

建设所需的各类硬件及网络设施、软件开发以及进行数字化的投入，都需要高昂的费用。因此，在信息化实施过程中，作为企业内部的档案馆(室)在极其有限的财力前提下，一定要审时度势，深入调查，科学论证，努力保证软硬件配置、软件开发标准和网络结构等在各实施阶段的一致性，将有限的财力用在信息化建设的关键部位，保证软硬件资源的可继承性，使其既能适应当前信息业的特点和要求，还能符合今后发展和应用的趋势，尽可能避免资源的浪费。

2、协作原则：档案信息化建设包括基础设施、管理规范、数据库等方面的建设，在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求。对于人力、财力有限的企业内部的档案馆(室)来说，独立完成这些项目存在相当大的难度，这也是制约档案信息资源建设的一大难题。因此，只有坚持协作的原则，加强与企业内各个部门的沟通、协调与配合，主动争取各级领导的支持和各部门的配合。才能保证这项工作在各阶段的顺利实施。

档案信息篇（3）

一、案例介绍

案例1：2007年，辽宁省d市三道沟乡发生一起人身触电事故，造成一名攀登变压器台的6岁儿童死亡。供电部门拿出了2000年与这个变压器台的产权单位所共同签署的《供用电协议书》的证据，内有“变压器归产权单位管理并使用”的字样。经法院几经审理，而最终裁决该乡供电所不承担赔偿责任。

案例2：2008年，辽宁省f市一家企业发生债务纠纷，法院一审裁决其担保人——f市供电部门承担连带责任。在二审辩论中，f市供电部门法律人举出担保事宜已于2006年转给另一企业的书面证明，法院二审裁决f市供电部门不承担责任，而追究新的担保人的责任。

案例3：2010年，辽宁省t市职工王某与单位发生劳动纠纷而上诉劳动争议裁决机关，由于单位出具的证据仅属于在单位网上公布的电子文件，缺少加盖的企业印鉴，缺少企业法人的亲笔签名，并没有形成纸质文件，劳动争议裁决机关不认定其电子文件的法律效力，不能作为证据使用。

二、档案信息化概述

档案是人类社会各项实践活动的真实记录，是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化遗产。档案事业是维护历史真实面貌的永恒事业，档案工作深植于人类社会的活动，当然包括企业单位的活动，与社会进步与经济发展同步，并随着社会文明程度的提高，越来越深入到社会生活的各个方面，在经济发展、科技进步、精神文明建设中发挥越来越重要的作用。

进入新世纪后，我国的信息产业乘上了高速列车而得到快速发展。档案管理工作同样表现出信息化趋势，档案的收集、整编、管理、使用，更多地体现在自动化、实时化、网络化上，不仅减轻了档案管理人员的工作负担，而且检索查询更为方便，一般都可在内部网络上完成，无论是在时间还是空间上都显得非常简洁。

为了有效地开发、利用档案信息资源，除涉及机密的档案之外，其余档案资源可以通过信息化处理上网传递，资源共享，以便得到更加充分的有效利用，更好地为企业建设与发展服务。这是无可非议的创新之举、改革之举，也是不以人们意志转移的客观规律，是档案管理现代化的有效途径和发展方向。这就是档案信息化的基本概念。

所谓信息化档案则是将档案实体信息化、电子化，提倡无纸化办公，全部档案将在电子计算机系统中产生、传递、储存并使用。它的要害是取消纸质档案，档案没有原稿，文件原稿的责任者签字都在计算机上完成。

三、档案信息化决不等于信息化档案

笔者认为，档案管理工作具有严肃性、严谨性和保密性的特征，档案信息化只能是为档案管理工作服务的一种工具、一种手段、一种方式，而决不是档案管理工作的最后归宿，档案信息化与信息化档案虽然有一定的联系，但归根结底还是有着本质的区别，不能混为一谈。不应该也不可能把档案管理通通归结到信息化档案唯一途径上，也就是说档案信息化决不等于信息化档案。在档案管理工作中，片面地强调无纸化办公，取消纸质档案的作法弊大于利，不可盲目地宣扬和全部推行。理由如下：

1.取消纸质档案（含文件没有原稿、原稿上计算机字体签名）无法律依据

电子文件、电子档案尚待国家正式立法，国家档案行政机构缺乏档案无纸化规划、设计和规范，目前只能对纸质文件成为制度上法律上的选择，也就是说法律还没有承认电子文件、电子档案其原始性、真实性、可靠性、权威性。立法是一项严肃的政权行为，必须按照严格的法律程序进行。如翘首以待的《电力法》的修改经过了比较漫长的时间，也得到了专家和业内外人士的首肯，然而至今仍未正式提交人大常委会审议。至于电子文件、电子档案何时立法、何时颁布，难以估计，所以在现行法律尚未认定电子文件、电子档案的法律效力、废除纸质档案的情况下，绝对不可以用电子文件、电子档案的替代或取消纸质档案。据了解，尽管无纸化办公喊了这么多年，也做了多方面的努力，但是目前全国尚未有一个行政机关和企事业单位实现了真正意义上的无纸化办公和无纸化档案，相反随着事业的发展，办公用纸量却是越来越大。所以，无纸化办公和无纸化档案只能是一种可望而不可即的美好愿望，还是应该实事求是，以正视现状为好。大力鼓吹甚至强行实行无纸化办公和无纸化档案，要么是不懂得档案管理工作的方针、政策、原则、方法和要求，要么就是凭主观意志的盲目指挥，要么就是不顾现状的急于求成。

2.档案是信息，但信息不一定是档案，档案和信息的定义有原则的不同

档案是工作中办理完毕的经过科学分类整理的文献。信息是根据工作需要购买、索取或在网上传递的参考资料。档案是真实的历史记录，具有法律效力的证据，而信息却没有这方面的要求，所以档案的信息化决不是将档案置于信息的地位，只是在网络技术上的一个名词而已。信息理所当然地要实现信息化，但档案未必要完全实现信息化档案，它可以存在于多种形式之中，信息化仅仅是其中的一个方面。

3.纸质档案明显的具有原始性、真实性、权威性的特点

正是纸质档案的特点决定了它是不容修改的，而信息则可以利用电子计算机等设备任意移植、嫁接、拼凑、修改，电子文件、电子档案虽是名义上的档案，却具有信息的特点，其原始性、真实性、权威性难以考证判断，一旦出了本单位的大门，则难以认可。至于近年来兴起的电子印章，有的人也对其充满了不确信感，这就不足为奇了。在国家及行业已经颁布的电子文件管理的国家标准、行业标准中，明确规定必须实行电子、纸质形式的双套保存，即“双套制”机制，这不仅是一个单纯的技术解决方案，而是一个不容动摇的制度化方案。

4.纸质档案寿命较长，可以长久保存、长久利用

虽然纸质档案偶然也会发生病虫害，但是现代科学手段（技术或药物）完全能使安全问题得到控制、预防，从而保证了纸质档案的安全长久保存。而电子文件、电子档案则寿命较短，难以长久保存、长远利用。计算机软件打不开，内容不能读取的现象屡屡发生，至于硬盘中丢失或被修改的事情也绝非鲜见，更不用说遭到“黑客”的侵袭以及病毒的感染，使人提心吊胆，防不胜防。有人说：“将电子文件、电子档案刻入光盘，可以永久保存”，经有关专家论证，至今也没有定论，但大部人认为，即使是光盘寿命也并不长远，也不能永久保存。所以，妥善保存完整、准确、系统、规范的纸质档案，在一个相当长的历史时间内，仍然是安全、长久的有效办法。

5.从档案管理的法律法规上，纸质文件仍具主导地位

《档案法》规定档案管理要标准化、规范化、现代化，是指档案管理要创新观念、创新机制、创新手段，充分利用现代化新设备、新技术、新材料、新手段武装档案管理，并不是不要纸质档案。档案管理创新的根本原则是不能违背现实社会和现实法律的规定，如果背离了这项根本原则肯定是行不通的。再从《保密法》分析，涉及秘密的档案不宜上网（指局域网）公开传递，如果涉及秘密的档案不能上网，则电子文件、电子档案就不完整，不完整的档案，就不可能准确、全面的提供有效利用。这样就违背了档案管理必须完整、准确的基本要求。增强档案安全意识，是档案管理工作历来所坚持的方针，一定要把安全防范措施放在首位，对于那些密级较高的档案，原则上不进行数字化，可采取其他保护和复制措施。所以档案管理的改革是一项严肃而又慎重的大事，不可掉以轻心、马虎从事，必须以积极、慎重的态度严肃地对待档案管理改革工作。历史在前进，档案事业也要持续稳定的健康发展，才能跟上时代前进的步伐。

当然，以上仅仅是在分清档案信息化与信息化档案的基础上，从不能用取消纸质档案而进行论述的，笔者的观点是档案信息化不等于信息化档案。实际上并不是否定电子文件、电子档案，更不是否定档案管理的信息化。

档案信息篇（4）

作者简介：高友爱（1960-），女，辽宁大连人，辽宁省电力有限公司大连培训中心办公室，馆员。（辽宁 大连 116023）

中图分类号：F270.7     文献标识码：A     文章编号：1007-0079（2011）24-0071-02

一、案例介绍

案例1：2007年，辽宁省D市三道沟乡发生一起人身触电事故，造成一名攀登变压器台的6岁儿童死亡。供电部门拿出了2000年与这个变压器台的产权单位所共同签署的《供用电协议书》的证据，内有“变压器归产权单位管理并使用”的字样。经法院几经审理，而最终裁决该乡供电所不承担赔偿责任。

案例2：2008年，辽宁省F市一家企业发生债务纠纷，法院一审裁决其担保人――F市供电部门承担连带责任。在二审辩论中，F市供电部门法律人举出担保事宜已于2006年转给另一企业的书面证明，法院二审裁决F市供电部门不承担责任，而追究新的担保人的责任。

案例3：2010年，辽宁省T市职工王某与单位发生劳动纠纷而上诉劳动争议裁决机关，由于单位出具的证据仅属于在单位网上公布的电子文件，缺少加盖的企业印鉴，缺少企业法人的亲笔签名，并没有形成纸质文件，劳动争议裁决机关不认定其电子文件的法律效力，不能作为证据使用。

二、档案信息化概述

档案是人类社会各项实践活动的真实记录，是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化遗产。档案事业是维护历史真实面貌的永恒事业，档案工作深植于人类社会的活动，当然包括企业单位的活动，与社会进步与经济发展同步，并随着社会文明程度的提高，越来越深入到社会生活的各个方面，在经济发展、科技进步、精神文明建设中发挥越来越重要的作用。

进入新世纪后，我国的信息产业乘上了高速列车而得到快速发展。档案管理工作同样表现出信息化趋势，档案的收集、整编、管理、使用，更多地体现在自动化、实时化、网络化上，不仅减轻了档案管理人员的工作负担，而且检索查询更为方便，一般都可在内部网络上完成，无论是在时间还是空间上都显得非常简洁。

为了有效地开发、利用档案信息资源，除涉及机密的档案之外，其余档案资源可以通过信息化处理上网传递，资源共享，以便得到更加充分的有效利用，更好地为企业建设与发展服务。这是无可非议的创新之举、改革之举，也是不以人们意志转移的客观规律，是档案管理现代化的有效途径和发展方向。这就是档案信息化的基本概念。

所谓信息化档案则是将档案实体信息化、电子化，提倡无纸化办公，全部档案将在电子计算机系统中产生、传递、储存并使用。它的要害是取消纸质档案，档案没有原稿，文件原稿的责任者签字都在计算机上完成。

三、档案信息化决不等于信息化档案

笔者认为，档案管理工作具有严肃性、严谨性和保密性的特征，档案信息化只能是为档案管理工作服务的一种工具、一种手段、一种方式，而决不是档案管理工作的最后归宿，档案信息化与信息化档案虽然有一定的联系，但归根结底还是有着本质的区别，不能混为一谈。不应该也不可能把档案管理通通归结到信息化档案唯一途径上，也就是说档案信息化决不等于信息化档案。在档案管理工作中，片面地强调无纸化办公，取消纸质档案的作法弊大于利，不可盲目地宣扬和全部推行。理由如下：

1.取消纸质档案（含文件没有原稿、原稿上计算机字体签名）无法律依据

电子文件、电子档案尚待国家正式立法，国家档案行政机构缺乏档案无纸化规划、设计和规范，目前只能对纸质文件成为制度上法律上的选择，也就是说法律还没有承认电子文件、电子档案其原始性、真实性、可靠性、权威性。立法是一项严肃的政权行为，必须按照严格的法律程序进行。如翘首以待的《电力法》的修改经过了比较漫长的时间，也得到了专家和业内外人士的首肯，然而至今仍未正式提交人大常委会审议。至于电子文件、电子档案何时立法、何时颁布，难以估计，所以在现行法律尚未认定电子文件、电子档案的法律效力、废除纸质档案的情况下，绝对不可以用电子文件、电子档案的替代或取消纸质档案。据了解，尽管无纸化办公喊了这么多年，也做了多方面的努力，但是目前全国尚未有一个行政机关和企事业单位实现了真正意义上的无纸化办公和无纸化档案，相反随着事业的发展，办公用纸量却是越来越大。所以，无纸化办公和无纸化档案只能是一种可望而不可即的美好愿望，还是应该实事求是，以正视现状为好。大力鼓吹甚至强行实行无纸化办公和无纸化档案，要么是不懂得档案管理工作的方针、政策、原则、方法和要求，要么就是凭主观意志的盲目指挥，要么就是不顾现状的急于求成。

2.档案是信息，但信息不一定是档案，档案和信息的定义有原则的不同

档案是工作中办理完毕的经过科学分类整理的文献。信息是根据工作需要购买、索取或在网上传递的参考资料。档案是真实的历史记录，具有法律效力的证据，而信息却没有这方面的要求，所以档案的信息化决不是将档案置于信息的地位，只是在网络技术上的一个名词而已。信息理所当然地要实现信息化，但档案未必要完全实现信息化档案，它可以存在于多种形式之中，信息化仅仅是其中的一个方面。

3.纸质档案明显的具有原始性、真实性、权威性的特点

正是纸质档案的特点决定了它是不容修改的，而信息则可以利用电子计算机等设备任意移植、嫁接、拼凑、修改，电子文件、电子档案虽是名义上的档案，却具有信息的特点，其原始性、真实性、权威性难以考证判断，一旦出了本单位的大门，则难以认可。至于近年来兴起的电子印章，有的人也对其充满了不确信感，这就不足为奇了。在国家及行业已经颁布的电子文件管理的国家标准、行业标准中，明确规定必须实行电子、纸质形式的双套保存，即“双套制”机制，这不仅是一个单纯的技术解决方案，而是一个不容动摇的制度化方案。

4.纸质档案寿命较长，可以长久保存、长久利用

虽然纸质档案偶然也会发生病虫害，但是现代科学手段（技术或药物）完全能使安全问题得到控制、预防，从而保证了纸质档案的安全长久保存。而电子文件、电子档案则寿命较短，难以长久保存、长远利用。计算机软件打不开，内容不能读取的现象屡屡发生，至于硬盘中丢失或被修改的事情也绝非鲜见，更不用说遭到“黑客”的侵袭以及病毒的感染，使人提心吊胆，防不胜防。有人说：“将电子文件、电子档案刻入光盘，可以永久保存”，经有关专家论证，至今也没有定论，但大部人认为，即使是光盘寿命也并不长远，也不能永久保存。所以，妥善保存完整、准确、系统、规范的纸质档案，在一个相当长的历史时间内，仍然是安全、长久的有效办法。

5.从档案管理的法律法规上，纸质文件仍具主导地位

《档案法》规定档案管理要标准化、规范化、现代化，是指档案管理要创新观念、创新机制、创新手段，充分利用现代化新设备、新技术、新材料、新手段武装档案管理，并不是不要纸质档案。档案管理创新的根本原则是不能违背现实社会和现实法律的规定，如果背离了这项根本原则肯定是行不通的。再从《保密法》分析，涉及秘密的档案不宜上网（指局域网）公开传递，如果涉及秘密的档案不能上网，则电子文件、电子档案就不完整，不完整的档案，就不可能准确、全面的提供有效利用。这样就违背了档案管理必须完整、准确的基本要求。增强档案安全意识，是档案管理工作历来所坚持的方针，一定要把安全防范措施放在首位，对于那些密级较高的档案，原则上不进行数字化，可采取其他保护和复制措施。所以档案管理的改革是一项严肃而又慎重的大事，不可掉以轻心、马虎从事，必须以积极、慎重的态度严肃地对待档案管理改革工作。历史在前进，档案事业也要持续稳定的健康发展，才能跟上时代前进的步伐。

当然，以上仅仅是在分清档案信息化与信息化档案的基础上，从不能用取消纸质档案而进行论述的，笔者的观点是档案信息化不等于信息化档案。实际上并不是否定电子文件、电子档案，更不是否定档案管理的信息化。

档案信息篇（5）

档案信息的安全性包括三大范围：（1）机密性：使非合法授权者不得使用；（2）真实性：可确定档案来源的合法性；（3）完整性：确保档案没有被有意或无意地篡改。

根据所归纳的安全性的范围，所有这些有关通信和信息传输过程中的各种安全需求可以进一步地被归纳为：保密性需求；真实性需求；完整性需求。为了满足这三个安全需求，需要为电子档案的管理设计一个较为完整的安全系统。

电子文件档案的管理过程完全是通过计算机来完成的。因此，在计算机网络的各个节点上进行文件数据的自由归档和档案资源的共享，实现电子档案的信息公开，就必须建立计算机网络系统。然而，电子档案在网络环境中传播和存储的过程中，每个步骤都可能存在安全漏洞，极易受到黑客攻击，造成档案泄密、信息被窃、被改写或被删除等严重后果，从而在很大程度上限制了档案信息的公开推广。因此，在电子档案安全系统中，应该准备好预防方案和紧急应对的措施，以确保档案信息公开的安全性。

二、档案信息的安全性设计

（一）人员安全。档案信息安全系统，不论设计如何周密，如果没有严格的人员控管，再复杂的加密技术亦是徒具形式。所以，档案信息操作过程中最有可能发生的安全问题，就是人为泄密。因此在档案信息公开前，必须防范任何可能蓄意或者非蓄意的人为疏忽，通过培训教育组织内成员，积极宣传信息安全的重要性，降低失泄密发生的几率。同时，严格执行任何人使用档案信息前，必须先确认使用者身份才能进入档案库房制度。此外档案工作部门的成员，或多或少都会接触到不同程度的档案实体，因此人员异动，包括职位调动、离职、停职及退休等均可能造成信息外流，为避免档案信息意外流出，就必须对人员异动与权限有效期的控管进行管理。任何人员通过电脑接触档案信息时，首先要取得区域内电脑的使用权，落实使用者权限的管控。根据不同职位的职权，给予一般使用、超级使用者或管理者权限。以固定的使用者账号命名逻辑，人工就可以加以初步的辨识，如果有入侵意图，使用不具有管理工作权限的代码，就可以立刻排除。严格要求同仁选用不会让别人轻易猜到或看到的通行密码，强制密码长度及组合复杂度（如强制必须英文、数字混杂），减少被“有心人”猜中的几率；在离开电脑座位时，启动屏幕保护程式的密码等。

（二）操作安全。对员工进行信息安全的教育，是确保信息安全的重要措施。除了宣传信息安全的观念外，应着重于档案信息操作过程的安全概念，包括个人电脑的防毒措施，以及资料备份的观念；避免档案信息公开的过程中，无意间夹带电脑病毒形成感染，而造成使用者档案信息资料毁损或被篡改。档案部门除了在档案服务器中安装杀毒工具之外，同时也应在邮件服务器上安装邮件杀毒软件，建立基本的防毒安全环境。现在的电脑病毒防不胜防，因此还应养成重要资料备份的习惯，将重要档案信息备份于服务器中，并备份于光碟或磁盘中，以减少还原失败的可能性。另外，更重要的是建立异地备份的观念，使备份工作法制化。此处，制定信息安全防护计划及紧急情况应对计划，并定期对所拟定的信息安全相关条文调整及检查，以保证信息安全计划的可行性，让安全意外的通报程序成为档案部门成员所了解的常识，使得电子档案的安全操作有具体的规范。

（三）档案信息内容安全。档案部门能够提供的公开档案信息，主要以电子邮件及网页浏览等方式来操作。为了确保公开的档案信息使用安全，档案信息以电子邮件方式发出前，应用防毒软件、电子邮件扫描软件进行杀毒；以网页方式发出时，应用内容过滤系统以及阻隔浏览网页系统来确保发送资料的安全，并阻止可能发生的攻击事件。

目前的档案全文是以影像为主，影像扫描的过程，可能会遇到人为安全问题或者资料输入大致相同的问题。因此，对提取原卷的过程应加以重视，扫描前与扫描后务必保持原件的数量一致，并确保原件并未受到破坏、恶意删改及盗用。

档案信息篇（6）

【中图分类号】G27 【文献标识码】A 【文章编号】1009-9646(2008)09(a)-0094-02

1 档案信息化概述

随着社会信息化进程的加快,信息资源已成为人类经济、社会活动的战略资源。档案是一种原生的信息资源,档案信息化建设是国家信息化建设的一个重要组成部分,是指在国家档案管理部门的统一规划和组织下,在档案管理的活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。它使档案管理模式发生转变,从以档案实体保管和利用为重点,转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心,从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。加强档案信息化建设,对于档案事业的新发展具有十分重要的现实意义和深远的历史意义。

2 档案信息化建设现状

2.1 思想意识方面

随着档案事业的发展,档案管理工作已步入规范化轨道,人们的档案意识得到加强,档案在各行业、各部门中的重要作用逐步显现。但一些单位领导对档案信息化建设缺乏应有的认识和足够的重视,对档案管理自动化的必要性、紧迫性感受不深,热情不高,没有建立档案信息化的领导决策机构,也没有将档案信息化建设列入议事日程。

2.2 技术方面

计算机的每一项技术,几乎都在档案管理中找到用武之地。档案信息的多样化极其巨大的数量,为新技术的应用提供了广阔的天地。目前,大多数档案部门都建有自己的局域网,有的还上了因特网,信息化体系初见规模。但我们在浏览这些网页时能看到的信息却有限,且网页更新较慢;关于档案的收集、存储、传输、、检索和利用的手段等大多数档案工作还处于原始的手工操作阶段,离信息的计算机管理和远程联网查询、利用相距甚远。这均说明我们的档案信息化建设还处于低水平状况。制约档案信息化的重要问题是缺乏操作简单、功能强大的计算机软件。一个地区的档案信息化管理要达到沟通与共享,就应该有选择地推荐或推广某个应用软件,从而推动整个地区档案信息化的进程。

2.3 组织管理方面

档案信息化的最终目标是实现档案信息的社会化服务,利用者可以不受时间、地域和文件数量的限制,通过网络查询利用开放档案。但长期以来,档案部门还处于封闭半封闭状态,缺乏相对有利的指导和协调,推动档案信息化的力度不够;档案系统没有形成统一的信息化管理体系,各个单位各自为政,缺乏协调和合作,分散了信息资源建设的人力和物力,造成资源浪费;信息资源缺乏相对统一的标准,在开发上各搞一套,造成重复建设,并为以后兼容留下隐患。

2.4 人员素质方面

从目前基层档案工作人员学历上看,档案治理专业的人员非常少,这对档案治理现代化、信息化工作的开展十分不利。21世纪计算机技术发展的趋势将是从单纯的数字化向思维化的信息处理方向发展。因此,应用计算机是实现档案信息管理现代化的必要条件,而“驾驶”这一设备的人,也要具有相当的专业知识,才能根据档案管理自身需要,对软件程序作改良性修改。而大多数档案工作人员计算机管理知识缺乏,所能做的就是按照软件程序依样画瓢,一旦系统需求有变化而需改进时就束手无策,望“机”兴叹。所以说最大限度地搞好21世纪人才培养,培养出一批一专多能的业务尖子,是摆在我们面前的一个紧迫而现实的问题。

3 档案管理信息化的紧要性

在信息化建设的过程中,档案保障范围的拓展和管理要求的提高,迫切需要档案管理手段的变革和管理效能的提高。建设电子档案,实现档案的信息化管理,是搞好档案管理的必然选择。

毕业论文 省略电子财务档案是指存贮于磁盘、光盘等电子介质中的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料。较之传统的财务档案,电子财务档案有许多特点:电子财务档案易于修正、拷贝和重置,便于纠错、携带和传递;电子财务档案的存贮形式多样,既可以存贮于软盘、硬盘、光盘中,也可以打印输出到纸质材料中;电子财务档案便于快捷获得所需结果。如果电子财务档案上网,通过计算机操作和网络交流,不仅满足了日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要,达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的,节约了办公成本,避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损,还有利于专业管理,便于档案资源的统一整合,极大地提高了工作效率和工作质量。

正如上面所述,电子财务档案具有无可比拟的优点,能够很好地适应档案信息化的发展需求。但也有不足的一面。如具有系统依赖性,即需要一定的软硬件环境支持,只能在特定的条件下才能打开,不具备传统档案的直接可视性,还具有易遭毁损、难查痕迹的特点,因此即使实现了财务档案管理的信息化,在归档中也需要实行所谓的“双套制”,即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。

4档案信息化建设的主要内容

档案信息化建设主要包括:档案信息资源建设、标准规范建设、基础设施建设、应用系统建设、人才队伍建设等五个方面的内容。

4.1 档案信息化资源建设

档案信息化资源建设是档案信息化建设的基础和核心,是一项长期的工作。它的主要任务:一是馆藏档案的数字化,二是现有电子文件的归档工作。后者指的就是在各项公务活动中形成的有查考和利用价值的电子文件,要按照有关要求及时归档,而且要做到齐全完整,真实有效。我们常说,在进行档案信息化建设的时候,要处理好 “路、车、货”的关系。所谓“路”就是各种类型的网络,“车”就是计算机的硬件和软件,而“货”则是数字化的档案信息资源库。有“路”无“车”不行,有了“路和车”,如果没有“货”,“路和车”就失去了意义。这里的“路和车”需要单位领导在人力和财力上的支持,而“货”除了档案人员对馆藏档案数字化之外,就是新形成的电子文件的归档工作,所以档案信息是国民经济和社会发展的战略源资源之一,它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键,也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。

4.2 标准规范建设

它主要是对电子文件、档案信息进行管理的一套规则,包括对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面,制定标准、规范,并指导实施的过程。随着计算机多媒体技术、网络技术、电子出版物的迅速发展和广泛应用,图书馆网络化建设被逐渐提上议事日程。图书阅读过程,人性化设计,浏览简洁,阅读舒服,提供了书签功能,帮助读者记忆阅读页码。这些都需要档案管理部门统一制定并推广实施,以保证电子书、档案信息的统一规范和资源共享。所以说档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”,对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通,具有十分重大的意义。

4.3 基础硬件设施建设

主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件,只有建设先进的档案信息网络,才能充分发挥档案信息化的整体效益。档案部门的信息化硬件设施建设要面向应用、面向需求,照顾到前后步骤的衔接。可根据经济发展水平与档案部门可支配的资金数量,制定一个中长期的硬件基础设施建设方案,采取逐年分步添加的方法。在硬件的采购与替换中可采取新机器高配置为服务器,旧机器低配置为终端,使有限的资金通过累加,最大限度的发挥效能。还可以将现有的公共宽带网、通讯光纤网和有线电视网等资源综合加以利用。

4.4 应用系统建设

应用系统建设主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面,它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息建设的效益和档案信息服务的效果。主要分为两种:一是开放信息应用系统,它是以社会大众为服务对象的通用服务。通过该网络向大众媒体提供多种形式的档案资料查询、浏览服务,如文字资料、语音资料、视频资料等,还可以提供如虚拟现实场景等特殊服务。主要特点是简便、灵活,便于各类人群使用。另一种是权限信息应用系统,它是保证信息安全的一个重要组成部分,其目标是向用户和应用系统提供权限管理服务,提供用户身份到授权的映射,提供与实际应用处理模式相应的、与具体应用系统相对分离的授权和访问控制机制,简化应用系统的开发与维护,提高系统整体保密性和安全性。

4.5 人才队伍建设

档案信息化建设,人才是关键。人才是最宝贵的资源。根据档案工作的需要,必须对档案工作人员进行业务培训,优化档案工作人员的知识结构,培养他们的创新精神。档案工作是“对历史负责,为现实服务,替未来着想”,要发展档案事业,就要求档案工作人员必须博学多才,特别是要注重对现代科学技术和档案边缘学科知识的掌握,同时还要大胆探索档案管理工作的自身特点和规律,找出一条快捷有效地为各项档案管理工作和全社会服务的新路子。这不仅需要档案专业人才,计算机专业人才,更需要既懂档案业务,又熟悉信息技术的复合型人才。

5 档案信息化建设的原则

在进行档案信息化建设时,应遵循的基本原则是:文档一体化,归档双轨制和确保网络安全。

文档一体化,是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中,与办公自动化融为一体,同步进行。同时,也要求档案人员积极介入此项工作中,提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求。

归档双轨制,是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用,但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计,在较长的时期内,纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求,电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。

确保网络安全,是在档案信息化建设的同时,我们不能忽略的重要问题。一是机密档案信息的安全保密问题,应严格限定利用者的使用权限,建立起不同层次的数据库,实行档案全宗和密级双重控制管理,对未开放档案仅让有使用权的用户查阅和使用,设置访问权限、身份识别并确保档案数据不被非法改写或删除。同时,要及时将旧载体上的档案信息转换到新载体上,并进行刻录光盘、复制磁盘等备份处理。二是计算机系统运行的安全问题,应采取相应的措施。如安装防火墙和实时更新的杀毒软件,对归档信息定期进行下载备份等;其次还包括公共设施的安全管理等多项措施。

6 实现档案管理信息化的基本措施

档案信息化建设要运用辩证思维,既不能盲目从新、脱离实际,也不能墨守成规、固步不前;既要看数量,更要讲质量;既要着眼于本身,也要关注相关事物。档案信息化建设是一项复杂的系统工程,需要慎重选择,在具体实施的定位中,应该多做调查、分析、研究。要加快档案治理现代化、信息化的建设,应主要做好几方面的工作:

6.1 首先是领导高度重视和大力推动

领导是档案管理信息化的真正推动者。领导者的信息化意识的高低决定了信息化建设的力度、进度和深度。领导者要树立科学的管理观念,摆脱传统思维的束缚,认识到计算机和网络技术于档案工作的真正意义。为此,领导者应该投入大量的精力关心和支持这一事业,在资金、设备、人才等方面予以充分投入,把档案管理信息化纳入工作计划和考核范围;另外主管领导还要经常过问此项工作,了解档案工作情况,提出要求,下达任务,指导档案人员依法开展工作,帮助解决工作中存在的实际困难。

6.2 其次是加强档案管理的基础设施建设

软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件,是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础,而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。在工程规划初期,应该由有关各部门和档案部门人员共同协商,分别从各自的管理角度提出设计思路,考虑各方面的需要,从而避免在系统运行过程中出现空缺或重叠,提高效率。尤其在设计软件方面,应采用一定的安全保密措施,实行电子签单制度,建立和健全档案管理责任制,电子文件签入、签出制度,安全日志制度,从而保障档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员。此外,为便于软件升级,保证不同开发商提供的软件能够相互兼容,必须提高数据存贮形式的标准性、一致性和可续性。

档案信息篇（7）

加快档案信息自动化系统建设，实现档案存量数字化、增量电子化，是实现档案工作现代化、提高档案管理水平重要手段，本文谈谈在数字化工作过程的体会。

档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程，系统建设发展到目前阶段，研究探讨对系统的协调组织、加强管理和科学决策，是十分必要的。

加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开发应用，离开推进应用水平的提高，就脱离了实际。加强管理的指导思想，一是要积极进取，开拓创新，争取条件采用先进技术；二是要充分掌握系统的综合性、系统性、统一性，统筹兼顾，全面安排，调动各方面的积极性；三是要从现实出发，循序渐进。如何提高应用水平，需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径。

一、推进自动化，必须提高档案标准化、规范化水平

目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

二、自动化建设要着眼于提高系统的整体水平

根据系统论思想和集成化要求，档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

三、有重点地抓好数据库建设

目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

四、慎重选定技术路线

信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。目前，对我国档案信息自动化工程影响最大的技术是微机？工作站、服务器？性能的提高，网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合我们的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大，但现实的需求又往往跟不上，宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别，因此不断发生买了设备不能充分利用，建了网络而传输量很少的情况。要实事求是地分析现状，充分考虑先进技术的发展，再进行每一项具体的决策。

五、实事求是地改进管理体制

集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。也要下决心解决方便使用的问题，如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”，就很难提高档案工作整体水平。建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力，不具备这些条件，从集中向分散过渡，反倒有可能退回到分散式。

六、充分发挥系统建设资金的使用效益

档案信息篇（8）

信息只有通过传播才能得到有效利用，档案信息也不例外，在档案信息的传播过程中，档案工作者充当着传播者的角色。把信息素养(information literacy)的概念引入到档案信息传播中，研究在信息技术条件下如何培养档案工作者的信息素养，具有极大的现实意义。本文结合传播学、档案学、信息素养等三方面的知识，对档案信息传播中档案工作者的信息素养的内涵及如何培养其信息素养给出了的建议。

一、在档案信息传播中引入信息素养的原因

1947年，美国信息产业协会主席保罗·泽考斯基(paul zurkowski)率先提出了信息素养的概念。随着时代的发展，人们对信息素养的研究逐步深入。目前，对信息素养的认识主要包括：对信息真伪进行准确鉴别、区别对待的能力；对信息的有效检索、评价和使用的能力；独立自主学习的态度、方法和批判精神；强烈的社会责任感和参与意识等。

信息技术的发展使信息传播方式、传播效果、受众选择等都发生着改变，而信息传播者的信息素养更直接地影响着信息传播的效果。表现在档案信息传播方面，档案工作者的信息素养成为影响档案信息传播效果的重要一环，原因如下：

首先，档案信息开放性增强。随着社会的发展，公民的知情权在很大程度上得到提高。档案信息的开发更多地关注现实和大众需求，以此来增强对利用者的吸引力。在开发和选题的过程中，档案工作者要有信息意识，应具备对信息真伪进行准确鉴别、区别对待的能力。

其次，档案信息传播形式的改变。现代传媒技术的发展使档案信息的传播形式呈现出多样性的特征。原有档案信息的编辑速度不能适应高速的信息传播和应用速度，这就需要档案工作者具备在新的传媒技术条件下对信息的有效检索、评价、使用和传播的能力。

第三，档案信息传播手段的变化。现代传播手段给档案信息传播带来了很大的便利，但网络黑客技术、病毒、木马等安全隐患一直困扰着现代人。档案工作者必须树立信息安全意识，在传播过程中，不仅要注意自身的保密工作，更要注意避免不经意地丢失信息造成信息遗漏。

第四，档案信息传播客体需求的增加。随着受众的档案意识和信息意识的增强，利用档案信息的用户不再局限于专业人员和政务系统工作人员，因此信息传播内容要具备广泛性与实用性。同时，由于各方面专业人员对信息质量的要求不断提高，信息传播的针对性要求档案工作人员提高信息传播内容的专业性与研究性，满足用户需要。

二、档案工作者在档案信息传播中应具备的信息素养

档案工作者的信息素养，是档案工作者根据自身和外部信息环境发展的要求，自觉接受教育和培训而形成的一种对待信息及信息活动的修养和能力。从传播学的角度来讲，档案工作者充当传播者的角色。传播者的素质会对其他各方面因素产生巨大影响。下面从文化素养、信息技能和信息意识三个方面来阐述档案工作人员在档案信息传播中应具备的信息素养。

1．文化素养

这里的文化素养，是指文化知识、计算机知识和外语知识。档案工作者不仅应具有较高的档案专业知识水平，还要熟悉与档案工作相关的文化与科学技术知识，特别是从事信息开发和编研工作的人员必须以“博才”或“通才”取胜。

首先，在档案信息传播前，档案工作者必须对将要传播的信息有充分认识，确保信息传播符合相关原则和规定，对信息内容进行选择、处理和加工。档案传播人员必须具备足够的专业知识和其他文化知识。其次，科技的发展决定了网络传播必将成为今后信息传播的主要途径，作为传播者的档案工作者必须掌握一定的计算机知识。再次，经济全球化发展环境下产生了不同种语种档案。国际间交流产生大量的外文档案，基于识别利用外文档案信息和增进国际档案工作交流来发展档案工作的目的，档案工作者应提高外语水平。

2.1言息技能

信息技能指档案工作者在从事档案工作实践活动中应具备的对信息搜集、理解、分析、处理的能力。这里的信息技能主要指信息处理能力、用户分析能力和新技术的应用能力。

首先，信息处理能力。由于工作内容的特殊性，档案工作者需要对档案进行一系列处理才能使其形成档案信息资源，为公众提供利用。档案工作者需要具备的信息处理能力主要包括：信息收集、信息选择、信息加工的能力。其次，用户分析能力。不同的受众对档案信息有不同的要求，对不同类型受众的需求进行分析，增强信息传播的专指度，将有效提高档案信息的传播效率。再次，对新技术的应用能力。计算机在档案工作中的普及，要求档案工作者熟悉运用计算机软硬件；在网络传播必将成为信息传播的主要途径的环境下，掌握网络应用技术是档案工作者必须具备的能力。

3．信息意识

信息意识就是档案工作者对档案工作信息的敏感程度。

首先，保持对经济建设和档案工作信息的高度关注。作为信息资源的开发者、公众获取信息的重要源头，档案工作者必须时刻关注外界信息，并与当时当地的实际工作相联系，提高对未来信息的预测能力。

其次，敏锐地感受社会信息的变化对档案工作的影响。档案工作者及其服务对象都是生活在信息社会中，面对海量信息，档案工作者只有具备强烈的信息意识，才能积极主动地挖掘、搜集、利用各种有用的信息，不断完善档案工作，使档案工作在各方面建设中发挥最大作用。

第三，保持高度的信息安全意识。在网络环境下，信息传递存在很大的风险，这就要求档案传播人员需具备一定的网络常识，把风险降到最低。另外，数字化信息的窃取和篡改不易被识别，使信息真伪难辨，一旦信息被人拷贝或篡改，就可能造成巨大损失，所以档案工作者还要注意物理存储系统的安全。

三、如何培养档案工作者在档案信息传播中的信息素养

对于在档案信息传播过程中的档案工作者来讲，信息素养的培养主要从档案工作者的时代意识，良好的社会培养环境，档案工作者信息技能培训，高校文化素养教育培训等四个方面进行阐述。

1．档案工作者的时代意识

信息时代的档案工作者除了要增强信息意识外，还要增强现代化意识、市场意识和法律意识。首先，档案信息传播需要档案工作者增强其对信息性的认识程度，提高鉴别水平和处理能力，增强开发档案信息资源的意识，满足社会各方面对档案信息日益增长的需求。其次，档案工作者要开发档案信息并主动与市场经济接轨，参与市场经济活动，为市场服务。再次，档案信息传播要求档案工作者努力学习现代化设备的应用技术，促进档案工作的发展跟上时代节拍。第四，档案信息传播要求档案工作者在履行服务职能时要有强烈的依法办事意识，按照党和国家有关规定进行档案的开发、开放、公布与利用，正当参与市场竞争。

2．良好的社会培养环境

档案信息传播离不开社会环境，这里的环境因素主要指国家的财政支持、法律建设、设备的配置情况(硬件和软件环境)。

档案工作者信息素养的培养是一项创新性很强的工作，需要单位领导下定决心，实施强有力的领导。一要营造先进的思想认识环境。领导者应充分认识做好信息工作和提高档案工作者信息素养的重大意义，大力倡导档案工作者使用电脑和计算机网络，营造浓厚的提高信息素养的氛围。二要创造良好的软硬件环境。各级领导应统筹规划，为培养档案工作者信息素养提供必需的物资、器材、场地和技术支持，逐步提高档案部门办公自动化水平。三要完善和落实规章制度。从当前我国档案队伍培训的实践来看，除了继续搞好在职培训、坚持自学制度以外，国家还应建立健全网络使用和管理制度、信息设备更新制度，使档案工作者在不断学习和使用新设备时增强信息素养。

3．档案工作者的信息技能培训

网络媒体改写了传统的平面媒体一统天下的局面，占据越来越多的传播市场，档案工作者需要借助现代的传播媒介进行有效的档案信息传播。

首先，作为传播者的档案工作者在工作中必须掌握必要的软件操作和维护技能，提高办公速度，更好地促进档案信息的传播。其次，网络知识的学习和培训，可以使档案工作人员及时捕捉社会信息，针对受众需求进行组织，提高传播效率。此外，档案管理信息系统、电子文件的发展和计算机病毒等知识的培训，都有利于档案工作者正确应用现代技术，在安全与保密的条件下，进行更有效的档案信息传播。

档案信息篇（9）

信息只有通过传播才能得到有效利用，档案信息也不例外，在档案信息的传播过程中，档案工作者充当着传播者的角色。把信息素养（Information Literacy）的概念引入到档案信息传播中，研究在信息技术条件下如何培养档案工作者的信息素养，具有极大的现实意义。本文结合传播学、档案学、信息素养等三方面的知识，对档案信息传播中档案工作者的信息素养的内涵及如何培养其信息素养给出了的建议。

一、在档案信息传播中引入信息素养的原因

信息技术的发展使信息传播方式、传播效果、受众选择等都发生着改变，而信息传播者的信息素养更直接地影响着信息传播的效果。表现在档案信息传播方面，档案工作者的信息素养成为影响档案信息传播效果的重要一环，原因如下：

首先，档案信息开放性增强。随着社会的发展，公民的知情权在很大程度上得到提高。档案信息的开发更多地关注现实和大众需求，以此来增强对利用者的吸引力。在开发和选题的过程中，档案工作者要有信息意识，应具备对信息真伪进行准确鉴别、区别对待的能力。

其次，档案信息传播形式的改变。现代传媒技术的发展使档案信息的传播形式呈现出多样性的特征。原有档案信息的编辑速度不能适应高速的信息传播和应用速度，这就需要档案工作者具备在新的传媒技术条件下对信息的有效检索、评价、使用和传播的能力。

第三，档案信息传播手段的变化。现代传播手段给档案信息传播带来了很大的便利，但网络黑客技术、病毒、木马等安全隐患一直困扰着现代人。档案工作者必须树立信息安全意识，在传播过程中，不仅要注意自身的保密工作，更要注意避免不经意地丢失信息造成信息遗漏。

第四，档案信息传播客体需求的增加。随着受众的档案意识和信息意识的增强，利用档案信息的用户不再局限于专业人员和政务系统工作人员，因此信息传播内容要具备广泛性与实用性。同时，由于各方面专业人员对信息质量的要求不断提高，信息传播的针对性要求档案工作人员提高信息传播内容的专业性与研究性，满足用户需要。

二、档案工作者在档案信息传播中应具备的信息素养

档案工作者的信息素养，是档案工作者根据自身和外部信息环境发展的要求，自觉接受教育和培训而形成的一种对待信息及信息活动的修养和能力。从传播学的角度来讲，档案工作者充当传播者的角色。传播者的素质会对其他各方面因素产生巨大影响。下面从文化素养、信息技能和信息意识三个方面来阐述档案工作人员在档案信息传播中应具备的信息素养。

1.文化素养

这里的文化素养，是指文化知识、计算机知识和外语知识。档案工作者不仅应具有较高的档案专业知识水平，还要熟悉与档案工作相关的文化与科学技术知识，特别是从事信息开发和编研工作的人员必须以“博才”或“通才”取胜。

首先，在档案信息传播前，档案工作者必须对将要传播的信息有充分认识，确保信息传播符合相关原则和规定，对信息内容进行选择、处理和加工。档案传播人员必须具备足够的专业知识和其他文化知识。其次，科技的发展决定了网络传播必将成为今后信息传播的主要途径，作为传播者的档案工作者必须掌握一定的计算机知识。再次，经济全球化发展环境下产生了不同种语种档案。国际间交流产生大量的外文档案，基于识别利用外文档案信息和增进国际档案工作交流来发展档案工作的目的，档案工作者应提高外语水平。

2.言息技能

信息技能指档案工作者在从事档案工作实践活动中应具备的对信息搜集、理解、分析、处理的能力。这里的信息技能主要指信息处理能力、用户分析能力和新技术的应用能力。

首先，信息处理能力。由于工作内容的特殊性，档案工作者需要对档案进行一系列处理才能使其形成档案信息资源，为公众提供利用。档案工作者需要具备的信息处理能力主要包括：信息收集、信息选择、信息加工的能力。其次，用户分析能力。不同的受众对档案信息有不同的要求，对不同类型受众的需求进行分析，增强信息传播的专指度，将有效提高档案信息的传播效率。再次，对新技术的应用能力。计算机在档案工作中的普及，要求档案工作者熟悉运用计算机软硬件；在网络传播必将成为信息传播的主要途径的环境下，掌握网络应用技术是档案工作者必须具备的能力。

3.信息意识信息意识就是档案工作者对档案工作信息的敏感程度。

首先，保持对经济建设和档案工作信息的高度关注。作为信息资源的开发者、公众获取信息的重要源头，档案工作者必须时刻关注外界信息，并与当时当地的实际工作相联系，提高对未来信息的预测能力。

其次，敏锐地感受社会信息的变化对档案工作的影响。档案工作者及其服务对象都是生活在信息社会中，面对海量信息，档案工作者只有具备强烈的信息意识，才能积极主动地挖掘、搜集、利用各种有用的信息，不断完善档案工作，使档案工作在各方面建设中发挥最大作用。

第三，保持高度的信息安全意识。在网络环境下，信息传递存在很大的风险，这就要求档案传播人员需具备一定的网络常识，把风险降到最低。另外，数字化信息的窃取和篡改不易被识别，使信息真伪难辨，一旦信息被人拷贝或篡改，就可能造成巨大损失，所以档案工作者还要注意物理存储系统的安全。

三、如何培养档案工作者在档案信息传播中的信息素养

对于在档案信息传播过程中的档案工作者来讲，信息素养的培养主要从档案工作者的时代意识，良好的社会培养环境，档案工作者信息技能培训，高校文化素养教育培训等四个方面进行阐述。

1.档案工作者的时代意识

信息时代的档案工作者除了要增强信息意识外，还要增强现代化意识、市场意识和法律意识。首先，档案信息传播需要档案工作者增强其对信息性的认识程度，提高鉴别水平和处理能力，增强开发档案信息资源的意识，满足社会各方面对档案信息日益增长的需求。其次，档案工作者要开发档案信息并主动与市场经济接轨，参与市场经济活动，为市场服务。再次，档案信息传播要求档案工作者努力学习现代化设备的应用技术，促进档案工作的发展跟上时代节拍。第四，档案信息传播要求档案工作者在履行服务职能时要有强烈的依法办事意识，按照党和国家有关规定进行档案的开发、开放、公布与利用，正当参与市场竞争。

2.良好的社会培养环境

档案信息传播离不开社会环境，这里的环境因素主要指国家的财政支持、法律建设、设备的配置情况（硬件和软件环境）。

档案工作者信息素养的培养是一项创新性很强的工作，需要单位领导下定决心，实施强有力的领导。一要营造先进的思想认识环境。领导者应充分认识做好信息工作和提高档案工作者信息素养的重大意义，大力倡导档案工作者使用电脑和计算机网络，营造浓厚的提高信息素养的氛围。二要创造良好的软硬件环境。各级领导应统筹规划，为培养档案工作者信息素养提供必需的物资、器材、场地和技术支持，逐步提高档案部门办公自动化水平。三要完善和落实规章制度。从当前我国档案队伍培训的实践来看，除了继续搞好在职培训、坚持自学制度以外，国家还应建立健全网络使用和管理制度、信息设备更新制度，使档案工作者在不断学习和使用新设备时增强信息素养。

3.档案工作者的信息技能培训

网络媒体改写了传统的平面媒体一统天下的局面，占据越来越多的传播市场，档案工作者需要借助现代的传播媒介进行有效的档案信息传播。

首先，作为传播者的档案工作者在工作中必须掌握必要的软件操作和维护技能，提高办公速度，更好地促进档案信息的传播。其次，网络知识的学习和培训，可以使档案工作人员及时捕捉社会信息，针对受众需求进行组织，提高传播效率。此外，档案管理信息系统、电子文件的发展和计算机病毒等知识的培训，都有利于档案工作者正确应用现代技术，在安全与保密的条件下，进行更有效的档案信息传播。

档案信息篇（10）

档案敏感信息安全面临的主要威胁及保护需求