办公室工作精细化管理篇（1）

精细化管理是以组织战略清晰化、内部管理规范化、资源效益最大化为前提的,与办公室参谋、抓协调、督落实、办实事的工作职能和围绕中心、多点多面的工作特点相一致。实施精细化管理,有利于提升办公室服务水平,提升工作成效,提升队伍素质。精细化管理是源于发达国家的全新管理理念,它是社会分工精细化以及服务质量精细化对现代管理的必然要求,是建立在常规管理的基础上,并将常规管理引向深入的管理模式,其主要目标是最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本。作为一种管理理念和管理技术,精细化管理通过规则的系统化和细化,运用程序化、标准化和数据化的手段,使组织管理各单元精确、高效、协同和持续运行。精细化管理最基本的特征就是重细节、重过程、重具体、重落实、重质量、重效果,讲究专注地做好每一件事,在每一个细节上精益求精、力争最佳。

二、运用精细化管理推进办公室工作整体水平的全面提升

办公室工作千头万绪,纷繁复杂。细节决定成败,细节决定结果,办公室精细化管理有利于充分发挥办公室职能,推动办公室管理创新,促进办公室工作整体水平的全面提升。

(一)强化精细管理意识,提升专业队伍素质

思想是行动的先导。培养精细化管理意识,是精细化管理中不可缺少的一部分,能促使工作人员在工作中采用缜密思维,提高工作效率,确保工作成效。精细化管理是一项关系到办公室目标任务能否快捷、高效完成的大事,每位办公室成员都要形成精细做事、精细管理的意识和严谨细致的工作作风,把重视细节作为一种素质、一种修养、一种工作态度,从小事做起,把小事做好,从细微之处见精神、见水平。在办公室工作中,要善于发现细节,把注意力集中到关键点、衔接点、隐藏点和创新点上。要坚持从基础抓起,从“细”上着眼,在“精”上下工夫,在“实”上做文章,真正使每位员工懂得并看到精细化管理所带来的良好效果,确确实实树立起精益求精、严密细致的工作态度,将精细化管理的理念积极融入到各自的日常管理、工作、学习之中。精细化管理最终的解决方案只能通过组织成员的整体素质提升的方式实现,提升办公室专业队伍综合素质是精细化管理得到顺利实施的基础和保障。高素质、高效率的办公室人员要求必须具备全面的办公室专业知识和丰富的办公室工作经验、政治素质过硬、责任感强、办事效率高,同时还必须具有任劳任怨、吃苦耐劳、无私奉献的精神。

(二)狠抓规章制度建设,完善考核评议机制

推行办公室精细化管理,要求办公室工作走专业化、流程化、标准化之路。要按照精确、细致、深入的要求,明确岗位职责,优化工作流程,完善岗责体系,加强沟通协调。要抓住办公室管理的薄弱环节,有针对性地采取措施,抓紧、抓细、抓实,不断提高管理效能。要通过完善规章制度建设,努力营造高效有序的工作氛围,减少人为因素的介入和工作部署的随意性。狠抓管理制度落实,建立健全和认真执行办公室的各项管理制度、岗位责任制度和工作程序,坚持按制度办事,规范办公室管理和服务行为。要根据岗责体系的要求,积极推进办公室绩效考核,完善考核评议机制。借鉴企业绩效管理的方法,科学设定绩效考核指标体系,坚持定量考核与定性考核相结合、综合考核和分类考核相结合、内部考核与外部评议相结合的形式,以增强考核的科学性、公正性和可操作性。坚持将考核结果与奖优评先、职务晋升等有机结合起来,完善考核评议机制,推动办公室各项工作水平的提高。

(三)培育精细管理文化,不断提升办公室软实力

办公室要努力将精细化管理上升为一种文化,使之成为打造和提升办公室软实力的重要途径。美国管理学家、行为科学管理理论代表人物梅奥通过著名的“霍桑实验”表明,工人不仅仅是由金钱驱使的“经济人”,而且是“社会人”,精神的力量、社会关系的影响对工人的行为方式起着特殊的决定作用。推行办公室精细化管理,同样必须高度重视精神和文化因素在办公室工作中的独特作用。通过加强队伍政治素质教育,积极营造出昂扬向上的文化氛围,形成每个办公室成员都自觉认同并努力为之奋斗的核心价值观。办公室人员要自觉实践服务育人、乐于奉献的核心价值观,努力做到围绕中心、服务大局,爱岗敬业、甘于奉献,雷厉风行、严谨细致。要把精细化管理当做一种工作要求：一种精神境界和一种文化素养,真正融入工作、生活当中,陶冶情操,提高能力,投身办公室工作实践,创造一流工作业绩。

总之,精细化管理是精在事前,细在过程,意在结果的管理理念。精心是态度,精细是过程,精品是成绩。精细化也是一种意识、一种观念、一种认真的态度、一种精益求精的文化。推行精细化管理是一个长期的过程,要有目标、有组织、有步骤,踏踏实实地向前推进。办公室要建立适合自身工作需要的精细化管理长效机制,把准行精细化管理与各阶段工作任务、目标、发展计划结合起来,切实提高办公室工作管理水平。

参考文献

办公室工作精细化管理篇（2）

精细化管理是一项社会分工细致、服务较佳的管理模式，具有科学性、明确性等特点。办公室工作纷繁复杂、职能较多，大至辅助出台方针决策，小至采购桌椅板凳，对工作效率、工作质量等要求较高。在当前办公室管理工作中，存在着管理方式不当、管理制度匮乏、职责混乱等问题，对办公室工作的有序开展产生了一定的阻碍性影响。

一、办公室管理工作中存在的问题分析

1.办公室岗位职责清晰性差，缺乏积极沟通

明确的办公室岗位职责，是办公室管理工作全面有序开展的良好基础。但是当前办公室管理工作中，普遍存在着岗位职责不够清晰的问题，员工与员工、部门与部门之间的联系相对比较匮乏。在这种办公室管理模式下，时常出现重复性工作、岗位空白、沟通不畅、信息不对称等问题。而办公室各项管理工作均需要密切配合，在积极的沟通与交流模式下，相互协助、共同努力。

2.办公室工作人员技能不足，影响工作效率

办公室岗位能力不仅仅包含专业理论、操作技能等，还要求每一位办公室相关工作人员均需要具备一定的岗位责任感，具有丰富的工作经验。办公室职责重要，工作任务繁重，工作内容较多，岗位具有精细化发展要求。在办公室工作中，工作人员必须坚持细致、认真的工作态度，具备较高的业务技能，还要有较强的职业道德感。但是实际工作中，却存在着工作人员态度散漫、工作拖沓、互相推诿以及能力不足等问题，影响着整体的办公室工作效率，也给精细化管理带来了诸多影响。

3.办公室管理制度不够健全，工作秩序较差

办公室工作具有复杂性、突发性等特点，各类工作任务可能随时“降临”。然而很多单位实际的办公室管理中，存在着相关管理制度匮乏的问题，实际的办公室管理处于杂乱无章的状态下。遇到各类突发问题，便会手忙脚乱，办公室管理的价值难以得到充分彰显。

二、精细化管理在办公室工作中的应用对策

1.健全精细化管理工作制度，保证各项管理工作井然有序

健全的办公室管理制度能够改善当前办公室管理中职责不够清晰、分工不够明确等问题。精细化管理理念下，以基于实际的办公室管理实际要求制定明确的管理制度，建立专业性、细致性的位职责划分体系，明确每一位工作人员的工作内容、工作项目等，并且对每一项岗位进行工作权责、考核指标的制定。基于指标评价相关人员是否能够胜任工作，保证各项工作的有序开展。

同时，还需要健全办公室工作制度，基于办公室管理目标以及工作计划等开展各项工作，培养办公室人员能够按照相关规章制度实施工作，保证办公室各项工作能够井然有序，在面对各类突发问题的情况下，也能够从容处理。比如可以建立工作日志制度或者是AB岗制度。工作日志制度，即通过建立工作日志的方式，调节员工的工作时间，通过日常事务记录、个人工作日志的记录等，保证各项工作的开展效果。对领导交办或其他科室、相关部门请求协助的临时性工作建立台帐。AB岗制度指办公室在合理设置工作岗位、完善工作职责的基础上，在相近岗位之间，实行顶岗或互为备岗的制度，防止出现“缺位”。

2.强化办公室工作服务意识，将被动服务转变为主动服务

强化办公室工作人员的责任意识与服务意识，是开展办公室精细化管理工作的重要基础。精细化管理理念下，办公室管理工作需要基于实际的管理要求，树立“细节决定一切”的管理理念。

在实际的工作中，每一位相关管理人员、工作人员均需要从细节处入手，增强自身的服务意识，提高个人的综合素质和业务能力，将被动型的服务模式转变为主动型的服务模式。同时，办公室管理人员需要从思想深处全面认识到精细化管理的重要价值，对外做好综合协调，对内与各位领导、各基层单位及各个部门之间做好服务与交流沟通工作，不断提升办公室管理的综合效果。

在此基础上，基于精细化管理要求，建立调查研究、公文运转、新闻宣传、档案管理等工作细则，做好“三个协调” ：一为协调上下级管理，积极合作；二为注重部门之间交流，争取配合；三为协调人员之间关系，加强合作与监督等。

3.构建精细化管理考核体系，发挥信息反馈的价值与意义

建立健全办公室精细化管理考核标准，是办公室精细化管理的重要组成部分。考核体系的建立，可以对办公室工作人员进行绩效考评，精确检验工作结果。

考核的项目可以基于实际工作需要予以确定，可以分为综合基础和业务工作等类别，再根据岗位责任书精细设定内容，比如业务工作部分，重点考察网上办公能力、组织重要会议的能力以及档案工作质量等，科学分配所占的分数比例，每个月考察一次，将考核的结果与办公室管理人员的薪资相互关联。

实践中，要坚持精细化的管理理念，明确制定考评体系，并保证考核的公平性与全面性。考评结束后可以基于考评的结果，将员工的岗位、薪资等相互关联，发挥信息反馈的价值与意义。行政管理中需要基于工作流程进行设计，建立工作责任问责制度，将细节性管理贯穿于各个环节中，明确完成时限、工作程序和具体要求，量化考核，办公室人员按月填报《工作完成情况统计表》，融入激励机制，月统计季通报，年终汇总，按考核情况进行评先评优，通过上述方式使细节成为推进办公室精细化管理、提高行政效能的基本理念。

三、结束语

办公室工作精细化管理篇（3）

[摘要]企业办公室工作管理,就好比整个企业管理的润滑剂,适量的润滑可以使企业这部运转的车轮转得更轻、更稳、更快。在这样的背景下，企业办公室工作务必实施精细化管理。本文从办公室精细化管理工作的重要性和现状着手，提出了办公室工作精细化管理的有效措施。

[

关键词 ]企业；办公室工作；精细化管理

引言

精细化管理是以精细操作的管理为基本特征,通过提高职工素质,克服惰性,强化链接,协作管理,从而提高一个企业、一个部门整体效益的管理方法。通俗地讲,精细化管理体制就是由过去的粗放型管理向集约型管理的转变,是一种意识,一种观念,一种认真的态度,一种精益求精的文化,也是我们在做好各项工作中需不断追求并持之以恒坚持不懈的理念。企业的每一位职工都是企业精细化管理的对象、载体和参与者,都是企业精细化管理的主体和实施者,只有每个人都参与到此项管理中来,企业的管理工作才能高效开展,高质量完成。

1、企业办公室工作精细化管理的必要性

办公室工作之所以要进行精细化管理,是由办公室工作的几个主要特点所决定的。

1.1繁琐性决定了办公室工作必须进行精细化管理

办公室工作综合性强,往往无规律可循,大部分工作没有计划性,更多的是突发和临时性的。在这种情况下,如果办公室管理者或办公室人员不进行精细化管理,往往容易丢三落四,让千头万绪的事务工作乱作一团麻。只有加强了精细化管理,才能有的放矢,急缓有序,把办公室工作安排得井井有条。

1.2参谋性决定了办公室工作必须进行精细化管理

企业决策层在进行决策前有大量基础性工作是需要办公室人员去完成的,在一定程度上办公室管理人员还起着参谋的作用。所以办公室人员所做准备性工作或是给出的参谋意见必须全面而且要准确无误,这样才有利于领导做出正确的决策。要做到参谋意见全面而又准确无误,那就必须从精细处入手。

1.3服务性决定了办公室工作必须进行精细化管理

办公室工作归根到底就是服务,为决策层服务,为企业内各部门服务,为整个企业内的员工服务。为决策层服务就是为决策者提供良好的决策依据,做好各项基础性工作,把领导者从繁杂的事务性工作中解脱出来,同时做好上传下达。在企业内办公室的横向服务主要为沟通与协调工作。办公室在企业内应该是与各个部门打交道最多的部门,一方面是因为上传下达的需要；另一方面,当一项工作涉及到几个部门共同完成时,办公室就要在中间充当联络和协调的角色。并且,在完成领导行政命令督办时,办公室又承担着检查反馈的职责。办公室在企业内一般还担负着后勤管理、治安保卫、车辆管理等等,这些都是涉及到员工切身利益的服务性工作,如何解除员工的生活后顾之忧,让员工专心地从事企业的生产、建设等主导性工作,也是办公室人员的工作重点之一。

2、企业办公室精细化管理的现状

个别企业将精细化管理流于形式，形同虚设。目前市场经济不断的发展，在以“经济建设为中心”的背景下，各企业面临很大的经济压力，另外精细化已经成为了企业办公室管理的重要标准之一，因此个别企业将精细化片面的理解为着眼于小事，更有甚者将精细化错误的解释为“繁文缛节”，增加许多不必要过程和手续，不仅使得精细化流于形式，更阻碍了企业的发展，降低了办事效率。当然，企业办公室工作管理的精细化需要一个不断完善的过程，也没有什么固有的模式可以效仿，这就要求我们要从管理的实际经验中不断的归纳和总结，只有不断的发展创新，具体问题具体分析，才能保证精细化为企业办公室工作的管理发挥最大的作用。

3、企业办公室精细化管理的有效措施

为了杜绝表面化、形式化的现象发生，使得精细化管理深入人心，为企业更好的服务，需要做到以下几点：

3.1培养一支高素质、高效率的办公室人员队伍

提高办公室工作质量的前提,就是要培养一支高素质、高效率的办公室人员队伍。高素质、高效率的办公室人员要求必须是具备全面的办公室专业知识和丰富的办公室工作经验、政治素质过硬、责任感强、办事效率高,同时还必须具有任劳任怨、吃苦耐劳、无私奉献、甘当幕后英雄的精神。办公室工作除了对专业理论水平的要求外,更多的需要经验的积累和高度的责任感,对岗位工作和领导交待的事项必须要一件不落地按时高质量完成。办公室工作中最忌讳懒懒散散、办事拖拖拉拉,因为办公室工作基本都是时限性比较强的工作,办事效率太低就会误事。有时为了抢时间经常会在业余时间加班加点,而白天办公室人员一般都是陷于繁琐的事务性工作之中,很少能静下心来写材料,特别是办公室主任和秘书人员起草报告、领导讲话稿以及宣传稿等通常都是在晚上夜深人静时完成。在接待工作中,常常需要起早贪黑,跑前跑后,把客人的吃、住、行都必须安排得细致周到；对后勤服务工作,更是需要足够的耐心和热情地服务态度。曾经有人把办公室人员比作是“勤劳的牛、奔跑的马、温驯的羊、受气的猪”,我觉得很是贴切,其实办公室人员就是一个综合性角色,即需要能文能武,能屈能伸,能说能跑,能迎来能送往,还要特别能吃苦特别能受气。

3.2制定合理的制度，严格加强考核

精细化管理要求每一位职工的工作都要精细化、规范化、标准化。如果我们在工作中,只是一味地要求大家这个精细化、那个精细化,而没有严格的奖惩、考核办法、规定做保证,没有好与差的区别,没有量化的标准来衡量,必然导致精细化管理工作落不到实处,甚至流于形式。“无威不足以立规,不惩无人守规”。因此,在实际工作中,我们应分别结合办公室各类工作制定相应的工作标准与职责要求,把它作为对每一个职工做好本职工作的考核依据,将其工作业绩与效益工资挂钩,把工作业绩作为标尺来衡量办公室工作人员的工作成效、贡献大小。坚持用事实和数据说话,而不是单纯凭主观印象来评价,使办公室每个成员都能各司其职、优质高效地完成各自承担的工作任务,实现人人有事做、事事有人管的管理目的。在此基础上,再付之于严格的监督考核,既激发了职工的工作热情与工作积极性,也大大推动了部门的精细化管理工作。

3.3加大宣传力度，培养和坚持精细化理念

“精细化”管理想要真正的深入人心，有效开展，就必须加大宣传力度，加强思想建设，在办公室人员中建立和培养起精细化的理念，制度只能约束人们的行为，将生硬的制度变为人们的潜移默化，才能更好的实现这样一种管理。在企业不断的发展壮大中，应当把这种“精细化”的制度变成一种“精品文化”，只有以“精品”来要求自己，才能在工作中不断的自我超越，提升精细化的含金量，更长久的保持其活力，促使办公室人员将精细化的管理制度转化为精细化的工作习惯，才是“精细化”的本质所在，只有这样，“精细化”才能在企业办公室的管理中发挥最大的效用。

结语

办公室工作精细化管理篇（4）

1.推进办公室精细化管理是办公室职能的内在要求

办公室的主要职能是为领导决策服务、为机关基层工作服务。办公室的特殊职能决定了办公室工作以下几方面的特点：一是工作任务重、事情杂。办公室不仅承担着大量的文稿起草、综合协调、会议筹备、信息反馈、督促检查、接待安排等日常性的工作任务，同时，还要承担许多临时性、应急性和额外性的任务，经常是“上班先到、下班后走、白天做杂事、晚上做正事”。二是工作难度大、要求高。如在参与政务方面，平时由于办公室人员大量时间陷入在事务性工作中，深入实际不够、掌握素材不多、调查研究不足、分析问题不透，导致调研工作脱离实际，无法为领导及时、准确、全面地提供调研材料，参谋助手的作用发挥有限。三是工作影响面广、责任大。“办公室工作无小事”。办公室工作地位特殊，工作头绪繁多而又责任重大，一旦把握不好，处理不当，就可能小事变大事，甚至影响机关的正常运转，影响领导的威信，影响单位的形象。办公室工作的上述特点，决定了办公室工作必须走科学化、规范化、精细化的道路，“在被动中求主动、在无序中求有序、在务实中求精细”。

2.推进办公室精细化管理是提升办公室工作效能的主要途径

用高标准来衡量，办公室的工作还存在一些问题和不足：一是疏于政务、忙于事务。办公室的主要精力为一些琐碎的日常事务所牵扯，管理水平不高，领导的参谋助手作用发挥得不够充分。二是疏于管理、责任淡化。工作流程不够精细，岗责体系不够健全，管理制度不够完善，不同程度地存在责任不落实、工作效率不高的问题。责任心不够强，办文、办会、办事还不够干练、不够圆满，有时出一些低级差错，影响工作质量和机关形象。三是疏于服务、忙于应付。主要是工作的主动性、创造性差，成天忙于应付性的工作，“沉”得不够。四是疏于学习、安于现状。认为自己的素质在机关还过得去，不愿意花时间、动脑筋搞学习，对本职工作得过且过。当前，只有全面推进科学化、精细化管理，才能有效解决目前办公室工作中存在的流程不优、岗责不细、职能不顺、落实不够等问题，不断提高办公室工作的整体效能，确保各项工作高效优质、运转灵活、管理有序，更好地为领导、为机关、为基层服务。

二、全面推进办公室工作科学化、精细化管理

精细化管理，就是要按照精确、细致、深入的要求，明确职责分工，优化业务流程，完善岗责体系，加强协调配合，避免大而化之的粗放式管理，抓住管理中的薄弱环节，区别不同情况，有针对性地采取措施，抓紧、抓细、抓实，不断提高管理效能。

1.更新观念，提高认识

“天下大事，必做于细”。一方面，办公室同志必须牢固树立“细节决定成败”的意识，把重视细节作为一种素质，一种修养，一种工作态度，增强工作的自觉性、及时性、细致性、创造性、有效性，力争每项工作都严谨、细致、准确，要努力实现“六个不让”，即不让领导交办的事在自己这里延误、不让传递的文件在自己这里中断、不让办理的文件在自己这里积压、不让各种差错在自己这里发生、不让前来办事的人在自己这里受到冷落、不让办公室的形象在自己这里受损。要努力做到“三个一点”，即常规的事，思路超前一点；急办的事，步伐加快一点；敏感的事，考虑周全一点。另一方面，要戒除三种行为，即遇事怕麻烦，办事凭经验，处事不冷静，无论是办文、办会还是办事，都要增强责任意识、创新意识和程序意识，“不因事小而不为，不因事杂而乱为，不因事急而盲为，不因事难而怕为”。

2.明确职责，细化流程

首先，要依职能办事。办公室的主要职责，概括起来就是“履行四大职能，搞好四项服务”，即履行参谋职能，为领导决策服务；履行协调职能，为推动全局服务；履行督办职能，为政令畅通服务；履行保障职能，为机关运转服务。要将办公室的各项职能逐项分解到各系列、各环节、各岗位，明确“干什么”、“怎么干”、“干得怎么样”、“干错了怎么办”，确保岗位职责精细化；按规章办事，按程序运作，按规程服务，既不越位，也不缺位，确保职权人人有、任务个个担、责任人人负、事事有人干。其次，要按流程律事。要按照程序精简、环节顺畅、责任明确、标准细化的基本要求，优化办公室各项工作流程。办公室的核心职能是辅助决策，要以决策的形成、实施、反馈、评估、完善为导向，抓住决策前的调查研究，决策中的对策建议，决策后的督查评估反馈等主要环节来设计工作流程。同时，要逐项建立信息调研、公文运转、秘书事务、值班、督促检查、会议管理、处理等各方面工作的具体流程，做到环环相扣、互促互动。第三，靠协调成事。机关许多工作归口办公室管理，但又要靠各部门共同落实，需要依靠整个机关、整个系统的力量。因此，办公室要正确定位，摆正位置，加强协作，形成协调配合、齐抓共管的工作格局。主要做好以下“三个协调”：一是做好与领导的协调。及时领会领导意图，把领导安排的工作准确及时地安排、布置、贯彻下去。二是做好与上级机关的协调。对上级机关的发文、通知、安排，及时向领导汇报，在当好“参谋”的前提下，及早拿出思路和方案。三是做好与其它科室之间的协调。在工作中，由于各科室之间的工作侧重点和工作要求不同，不可避免的会产生一些不同的意见，办公室要主动做好协调工作，本着求同存异、顾全大局的原则，及时协调解决。属于需要领导出面协调解决的问题，及时请示汇报，做到既解决问题，又尊重各方面的意见。

3.完善制度，强化考核

要对办文、办事、办会、、督办等办公室规章制度进行修订、补充和完善，形成规范化的制度体系，坚持用制度来约束行为，规范工作运转，使办公室工作切实做到有章可循、井然有序、周密严谨。重点是要建立和完善以下制度：

办公室工作精细化管理篇（5）

中图分类号：C931.4 文献标识码：A 文章编号：

办公室作为机关的行政中枢，处在承上启下、联系左右、协调内外、沟通各方的核心地位。随着科学化、精细化管理理念的不断引入，企业各级办公室工作面临更多的压力和挑战。当前做好办公室工作，必须紧紧围绕中心工作，把握办公室工作的内在规律，大力推进科学化和精细化管理，加强自身建设，增强创新意识，使各项工作流程更加优化，职责更加明晰，考核更加科学，制度更加严密，督办更加有力，使服务领导、机关和基层的绩效更加显著。

一、 办公室工作的特点及当前普遍存在的问题

办公室是单位的综合管理部门，也是具体的办事机构，事务性很强，其职能主要体现为参谋助手、协调综合、审核把关、运转保障和督促检查等，直接为单位领导和广大员工服务，同时也承担一部分对外服务职能，处在一个单位的关键位置，工作关系千丝万缕，错综复杂。工作的原则性强，无论是执行上级指示还是处理内部事务，都有极强的政策性和原则性；工作的服务性强，所有工作都是围绕单位中心工作展开的，协调单位的方方面面，服务于单位整个工作大局；工作的突发性强，实际工作不确定因素多，需要经常处理临时性的事务，人员素质要求较高；工作的内容繁琐，涉及面广，涵盖办文办事、来信来访、调查研究、会务组织、协调服务、安全保卫、后勤保障等诸多方面。

近年来，办公室参与政务、管理事务、搞好服务及办文、办会、办事的质量和水平虽有明显提高，但还存在一些问题和不足：一是传统的办公室工作任务仅仅满足于完成日常事务性工作和维持本单位的正常运转，管理理念和管理模式不能完全适应当前形势发展的要求。二是办公室工作的规章制度不够完善，科学性和系统性还需进一步提升，工作流程也不够优化，一定程度上限制了办公室职能的有效发挥。三是工作职责不明确，责任不落实的情况还不同程度地存在，难以实施科学的量化考核，岗责体系还需进一步健全。在事务繁杂，办公室工作人员有限的情况下，影响了办公室的整体工作效率。四是人员素质参差不齐，有些员工还是老习惯办事，节奏慢，难以接受和掌握现代办公信息技术，与高标准要求还有一定差距。

此外，办公室工作的问题和不足还表现在：一是疏于政务、忙于事务。办公室的主要精力为一些琐碎的日常事务所牵扯，参政水平不高，领导的参谋助手作用发挥得不够充分。二是疏于管理、责任淡化。工作流程不够精细，不同程度地存在责任不落实、工作效率不高的问题。少数人办文、办会、办事还不够干练、不够圆满，影响工作质量和机关形象。三是疏于服务、忙于应付。主要是工作的主动性、创造性差，成天忙于应付，“沉”得不够。四是疏于学习、安于现状。一些同志认为自己的素质在机关还过得去，不愿意花时间、动脑筋搞学习，对本职工作得过且过。

三、全面推进办公室工作科学化、精细化管理

首先，更新观念，提高认识。办公室人员必须牢固树立“细节决定成败”的意识，增强工作的自觉性、及时性、细致性、创造性、有效性，力争每项工作都严谨、细致、准确，不延误、不中断、不积压、不出差错、不冷落群众、不让办公室的形象受损。常规的事超前， 急办的事加快，敏感的事周全。 “不因事小而不为，不因事杂而乱为，不因事急而盲为，不因事难而怕为”。

重要的，辅助好决策。利用办公室信息网络健全、渠道通畅的有利条件，深入基层，调查研究，为领导及时、准确、全面地提供决策信息；高质量地起草重要文稿；对重大问题适时提出对策性建议和处理预案。决策中，要注意综合协调，加强公文的运转和审核把关，提高效率。决策后，要搞好宣传，抓好决策的组织实施和督促检查，并及时总结经验，反馈问题。

还有，推行绩效管理。要按照奖优、治庸、罚劣的原则，探索开展绩效考核。一是定量与定性考核结合；二是综合与分类考核结合；三是内外结合；四是今昔结合，对不好量化的工作，可用以往年度完成工作的数量和质量作参考；五是人机结合，充分运用综合办公信息系统，自动生成相关考核信息，并辅之以必要的人工考核；六是考用结合，重视考核结果的应用，以考促管。

再则，优化流程，细分任务。要按照程序精简、环节顺畅、责任明确、标准细化的基本要求，优化办公室各项工作流程。将各项职能逐项分解到各系列、各环节、各岗位，明确“干什么”、“怎么干”、“干得怎么样”、“干错了怎么办”，确保岗位职责精细化；既不越位，也不缺位。

关键的，系统共振，协调成事。办公室要正确定位，摆正位置，形成协调配合、齐抓共管的工作格局。一是做好与领导的协调。及时领会领导意图，把领导安排的工作准确及时地安排、布置、贯彻下去。二是做好与上级机关的协调。对上级机关的发文、通知、安排，及时向领导汇报，当好“参谋”，及早拿出思路和方案。三是做好与其它科室之间的协调。及时请示汇报，做到既解决问题，又尊重各方面的意见。四是做好与地方政府及系统外部门之间的协调。五是做好与基层单位关系的协调。让领导放心，让群众满意。

最后，努力将精细化管理上升为一种文化。推行办公室工作精细化管理，要高度重视精神的作用，重视文化建设，形成每个办公室成员都自觉认同并努力为之奋斗的核心价值观。要努力做到围绕中心、服务大局，爱岗敬业、甘于奉献，雷厉风行、严谨细致。要把精细化管理当作一种工作要求，一种精神境界，一种文化素养，真正融入工作、生活当中，陶冶情操，提高能力，创造一流工作业绩。

三、积极完善制度，强化考核

要对办文、办事、办会、、保密、督办等办公室规章制度进行修订、补充和完善，形成规范化的制度体系，坚持用制度来约束行为，规范工作运转，使办公室工作切实做到有章可循、井然有序、周密严谨。当前，重点是要建立和完善以下三项制度：

首先，建立工作日志制度。提高办公室干部统筹安排工作的能力和科学利用时间的水平，减少疏漏，杜绝重大失误。对相关职能部门间业务联系的工作，外来会议通知，领导干部外出、干部出差、参观、学习、考察等日常事项，建立专门日志，以备查询。每个办公室人员都建立自己的个人工作日志，便于经常性地了解和及时推进各自职责范围内的工作。对领导交办或其他科室、相关部门请求协助的临时性工作建立台帐，留存记录，顾此失彼。

办公室工作精细化管理篇（6）

精细化管理是一种高效的运行方式，也是社会分工最优化的工作方式，在办公室工作中，精细化管理可以明确岗位职责，正确设定工作流程，提高办公室工作效率，有效避免了不同部门之间出现的工作掣肘问题，从而推动企业竞争力的提升。

1.办公室工作精细化管理必要性

办公室管理工作直接影响了高层领导和中层领导的决策，良好的办公室管理工作可以实现不同部门的协同合作，并保持的信息交流的畅通，实现了各个部门之间的合理配合。办公室工作精细化管理保证了企业决策的即时性和科学性，从而让企业在激烈的市场竞争中占据先机，提升企业的综合能力。再者精细化管理明确了办公室岗位职责，协调不同部门工作交接顺利进行，每一个工作人员在岗位上努力工作，避免出现工作相互掣肘的现象，加速办公室工作优化升级。此外工作精细化管理有助于构建和谐的企业文化，办公室工作人员管理是管理工作的重要部分，精细化管理保证岗位工作公平性，避免纠纷和冲突的发生，从而使人际关系更加和谐，在构建良好管理文化的同时也逐步提升管理工作的精准性与有效性。

2.办公室工作精细化管理难点分析

2.1 岗位职责不明确

办公室岗位设置较多，同时不同岗位之间没有明确彼此的职责，有的岗位职责交叉重叠，而有的岗位则出现职责真空，这种工作安排容易造成员工互相推诿责任，降低工作效率。这就需要对办公室工作模式进行精细化管理。职责划分是精细化管理的重要基础，在实际的运行中，由于管理工作规范性不强，办公室岗位职责划分不清，造成工作交流不畅通，员工的工作协调受到很大影响，因此建立一个明确岗位职责、消除岗位空白的管理模式势在必行。

2.2办公室工作人员对精细化管理认识不足

精细化管理是当前办公室工作的发展趋势，但是精细化管理理念在企业中不能彻底贯彻，办公室人员对精细化管理认知不足，从而影响了精细化管理理念的推行。办公室工作人应当树立细节决定工作的意识，在工作中注重细节的把握，才能保证工作效果，将注重细节作为职业道德的标准，强化自身责任意识，但是很多办公室工作人员并没有树立服务意识，对于安排的工作不注重细节，从而影响了办公质量。

2.3办公室管理制度缺失，应对措施不建全

办公室工作具有工作复杂、责任重大的特点，同时办公室工作性质突发性较强，需要工作人员及时应对，这就要求办公室要维持有序的管理制度。但是当前我国办公室工作经常呈现出毫无头绪、整天瞎忙的状态，尤其是很多办公室管理制度缺失，一旦遇到应急情况，办公室工作人员很难进行应对，甚至很多办公室人员遇到事情容易慌忙，更谈不上按照规章制度办事，从而造成办公室工作杂乱无章。

3.办公室工作精细化管理策略

3.1增强认知、落实工作细节

精细化管理是一项新颖的办公室工作管理模式，符合当前办公室工作管理趋势，其应用全面提升了办公室管理水平，并有效规范办公室工作秩序，为办公室工作人员提供良好的空间，从而提升办公室人员的工作积极性。办公室工作事务繁杂、被动性较强，员工要善于应对突发事件，并发挥工作认知，落实工作细节，避免由于工作疏忽造成不必要的麻烦。首先工作人员要增强责任意识，从全局把控工作，工作前思考，工作后总结，在工作中保持良好的责任意识，对职责内的工作要精益求精，对于职责外的工作要保持关注，保证各项工作落实实处，实现办公室工作零失误。再者办公室工作人员要增强细节意识，严格参照办公室的工作流程，尽量注重细节，对文字工作要力争做成美文，对会议安排要力争做到各项工作圆满，在整个工作中滴水不漏，在工作中彰显细节处理。此外办公室工作不但要实现精细化，同时也应当增强工作创新意识，从头到尾梳理工作流程，从大局出发来控制每一项工作，探索一条积极有效、灵活多变的工作路径。

3.2完善办公室管理制度

工作精细化管理离不开管理制度的支撑，只有良好管理制度才能生成强制执行力，保证精细化工作流程顺利进行。首先要简化办公室工作专业化的岗位职责体系，重点解决岗位职责不清楚、分工不明确的问题，彻底消除办公室工作的死角，保证每一项工作都顺利进行，同时要对每一个工作岗位的权责进行重新归属，明确相应的考评机制，对工作评估要进行量化处理，让考评工作有据可依，对工作性质较为灵活的工作，应当根据工作人员个性态度和工作付出来评估考核结果，提升精细化管理工作效率。再者要建立健全办公室工作制度，根据办公室管理的目标和工作计划对办公室的各项相关工作制度进行确定，培养办公室工作人员按照规则办事，在遇到问题的时候能够井然有序、忙中有序。

3.3健全精细化管理考评体系

精细化管理考评体系为工作开展提供动力，并保证管理工作的公平性，通常而言，管理工作开展和考评体系是相辅相成的，两者构成一个完整的工作体系。考评体系建立和完善的目的是推动绩效考核公平公正，并对工作人员的工作状况进行量化表观，在实际的工作中应当做到以下几点：首先要端正考核理念，精细化管理要秉承精细、严谨、准确的管理原则，考评工作保证不出现有失偏颇、刻意偏袒的现象。再者精细化管理考评体系建立要明确工作目的，不以惩罚为目的，而是要鼓励工作人员强化自身的工作能力，并积极融入到办公室工作中，从而促进工作人员提升工作能力，这是建立考评体制的根本目的所在。此外要将考评结果与员工的绩效奖励和职务评定挂钩，这样能够促使办公室工作人员重视自身的工作，刺激工作人员的工作积极性，促进精细化管理的工作优势。

3.4精细化管理与企业文化建设同步

精细化管理和企业文化建设保持同步，把管理工作融入到文化建设中，从而提升企业的整体的凝聚力、向心力，形成一个无形的竞争力，促使所有员工自主、积极地提高自身综合素质。同时，也是提升办公室整体管理水平的有效途径，让办公室工作人员全面树立起精细化管理的理念与精细化的工作习惯，再结合办公室管理中的制度化、程序化则能更有效地、切实地推进精细管理的全面展开。再者企业文化建设关系着内部工作氛围的调整，良好的企业文化能够调节工作人员的关系，形成共同的向心力，并在工作中注重关注企业发展前景，把公司利益和个人利益结合在一起，这样有助于工作人员积极投身到精细化管理建设中。

4.结语

总而言之，随着现代企业管理理念和管理模式的发展，精细化管理逐渐成为办公室工作的发展趋势，精细化管理要明确的落实办公室工作管理责任，明确办公室工作职责，有利于办公室工作管理责任的具体化和细致化。在开展精细化管理的过程中，要充分认识到当前办公室工作中存在的主要问题，从意识强化、管理体制和考评体系等方面采取措施，合理安排办公室工作，提高办公室的工作效率，为企业整体竞争力的提高奠定坚实的基础。（作者单位：陕西陕煤澄合矿业公司王村煤矿斜井）

办公室工作精细化管理篇（7）

中图分类号：C93　文献标识码：A　文章编号：1672-3198(2011)04-0141-01

1、引　言

企业要发展，要做大，必须有一个英明的决策层，制定高远的企业规划；必须有一个坚实能干的团队，并具有很强的执行力。企业在运作过程中如同一个转动的车轮，所有零部件必须严密结合，充分发挥本身的作用，才能跑得快，跑得稳；才不会在跑动的过程中散架。而行政工作管理工作就好比油。

企业行政管理广义上包括行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理、财产会计管理四个方面；狭义上指以行政部门为主，负责行政事务和办公事务。具体包括相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、秘书工作、公文管理、会议管理、涉外事务管理、办公物品管理，还涉及生活后勤管理、车辆、安全保卫管理等等。企业行政工作的最终目标是通过各种规章制度和人为努力使部门之间形成密切配合的关系，使整个企业在运作过程中成为一个高速并且稳定运转的整体；用合理的成本换来员工最高的工作积极性，以提高工作效率，完成企业目标发展任务。行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂，它涉及到企业内部上下左右、里里外外的沟通和协调。管理、协调、服务是行政管理在企业中的三大功能，其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。由于行政工作的繁杂性，稍有一个细节安排不周或处理得不细，都会带来不良的影响，有时还会坏了企业大事，甚至会引发上级单位对一项重要决策的变更。因此，企业行政工作关键在于“细”，在于“精”。行政管理工作更应加强精细化管理。精细化管理是以精细操作的管理为基本特征，通过提高职工素质，克服惰性，强化链接，协作管理，从而提高一个企业、一个部门整体效益的管理方法。通俗地讲，精细化管理体制就是由过去的粗放型管理向集约型管理的转变，是一种意识，一种观念，一种认真的态度，一种精益求精的文化，也是我们在做好各项工作中需不断追求并持之以恒坚持不懈的理念。企业的每一位职工都是企业精细化管理的对象、载体和参与者，都是企业精细化管理的主体和实施者，只有每个人都参与到此项管理中来管理工作才能高效开展，高质量完成，精细化的管理才有可能落到实处，得到实现。在企业办我们已经进入了精细化时代。竞争莫过于精细，成功更在于细节，“细节决定成败”。这里侧重谈办公室工作的精细化管理。

2、办公室工作精细化管理的难点

2.1岗位职责不清，缺乏沟通

办公室岗位众多，如果没有明确的岗位职责，容易造成有的工作交叉重叠，有的岗位工作又出现空白。只有确定了每个岗位的岗位职责，才能使办公室工作面面俱到，做到既无重叠又无空白。但是办公室工作又是需要密切合作的办公室人员除了需要完成本岗位工作之外，还需要具有相互帮助、共同协作的精神。

2.2办公室人员队伍效率低

办公室工作除了对专业理论水平的要求外，更多的需要经验的积累和高度的责任感，对岗位工作和领导交待的事项必须要一件不落地按时高质量完成。办公室工作中最忌讳懒懒散散、办事拖拖拉拉，因为办公室工作基本都是时限性比较强的工作，办事效率太低就会误事。

2.3没有建立办公室工作“法治”秩序

为了做好纷繁复杂的办公室工作，办公室的领导不能一会儿左一会儿右，毫无头绪地整天瞎忙；或是被领导一会儿支到东，一会儿支到西；结果村村起火，处处冒烟，费力不讨好，不知道自己整天都忙了些什么。办公室的领导应该有“泰山崩于前而色不变”的定性，不管风吹浪打，胜似闲庭信步，有自己的主见，能够根据事情的轻重缓急，做好安排，指挥若定。

3、办公室工作精细化管理的对策

3.1精细化管理要体现在办公室职工意识的增强、细节的落实当中

精细化管理是一种新的管理模式，它不仅可以全面提升部门的管理水平，也可以有效地提高职工工作的主动性、积极性和工作效率。尤其是办公室工作，事务繁杂，被动性强，突发性工作多，不论服务领导还是对上接待，不论督查、督办还是上情下达，稍有疏忽或大意，就有可能造成损失或铸成大错。在实际工作中，我们要通过组织大家一起认真学习、体会、探讨精细化管理工作，充分认识精细化管理的重要意义，教育引导职工立足本职、脚踏实地，养成精益求精、严密细致的工作、学习习惯，使精细化管理的理念逐步深入人心，从而贯穿每个职工工作的始终。为此，办公室人员要切实增强三种意识：

首先，要增强责任意识。这是做好办公室工作的保证。办公室工作头绪多，而且每项工作都很重要，尤其是对全局性的工作更是要思考在前、服务在先，将责任意识融入到工作中来，讲质量、讲效率，积极主动保质保量，坚持“谁工作、谁负责”的原则，把各项工作落到实处。力求达到“零失误”、“零缺陷”。

其次，要增强精品意识。这是做好办公室工作的根本。办公室不论办文、办事，都要严格地遵守程序，尽量把每一项工作、每一个细节都做得尽善尽美：办文要办成美文佳作，办会要办得圆满成功，办事要办得无可挑剔。

再次，要增强创新意识。这是做好办公室工作的动力。办公室人员要从大局出发思考每一项工作，在工作中不断探索行之有效、灵活多样新的工作方法和手段，积极适应领导独特的工作理念、工作思路和工作作风，将服务升华为一门艺术，真正发挥好助手作用。在工作中，有些同志认为自己的工作平凡、单调、简单，所以思想上会忽视其重要性，行动中难免疏忽大意。殊不知，我们无论在哪个岗位，无论做什么工作，都是办公室工作的一部分。“千里之堤，溃于蚁穴”的故事正说明细小环节的重要性。思想是行动的中枢，只有思想上重视了，行动中才能重视。培养工作人员的责任意识，是精细化管理中不可缺少的一部分，它能促使我们在工作中采用缜密思维，提高工作效率，确保工作成效。我们的工作中看似琐碎，但这些鸡毛蒜皮的小事成就了许许多多的大事，所谓“不积跬步无以至千里”，“不积小流无以成江海”就是这个道理。因此，工作中我们要实实在在从基础抓起，关注小事、琐事，从小事、琐事做起，把小事、琐事做好。学会从一个文件、一个印鉴、一个电话、一个微笑做起，从细上着眼，小处着手，从精上下功夫，实上做文章，真正使每个职工都懂得并看到精细化管理所带来的良好效果，确确实实树立起精细工作的态度，将精细化管理的理念融入到各自的日常管理、学习、工作当中，促使办公室各项工作扎实、稳定、有序地推进。

3.2精细化管理要体现在办公室制度的制订、严格的考核当中

精细化管理要求每一位职工的工作都要精细化、规范化、标准化。如果我们在工作中，只是一味地要求大家这个精细化、那个精细化，而没有严格的奖惩、考核办法、规定做保证，没有好与差的区别，没有量化的标准来衡量，必然导致精细化管理工作落不到实处，甚至流于形式。“无威不足以立规，不惩无人守规”。因此，在实际工作中，我们应分别结合办公室各类工作制定相应的工作标准与职责要求，把它作为对每一个职工做好本职工作的考核依据，将其工作业绩与效益工资挂钩，把工作业绩作为标尺来衡量办公室工作人员的工作成效、贡献大小。坚持用事实和数据说话，而不是单纯凭主观印象来评价，使办公室每个成员都能各司其职、优质高效地完成各自承担的工作任务，实现人人有事做、事事有人管的管理目的。在此基础上，再付之于严格的监督考核，既激发了职工的工作热情与工作积极性，也大大推动了部门的精细化管理工作。首先，严格的监督考核可以实时了解各部门、人员在规章制度、工作任务以及计划进度等方面的落实情况，有利于进行评比表彰，建立约束机制和激励机制，达到激励先进，鞭策后进，严格奖罚的目的。其次，严格的监督考核有利于抓进展找差距。对工作计划、工作任务和重要工作部署落实、进展情况进行严格监督考核，可以确保每一项工作都得到具体落实和实施。对工作启动慢，未能按计划完成工作等情况，严格的监督考核有助于发现问题所在，找出差距，及时改进工作方式方法，从而以精细的管理促进办公室各项工作的圆满完成。

总之，精细化管理是精在事前，细在过程，意在结果的管理理念。企业办公室工作人员要以精细管理的工作理念，积极上进的工作态度，笃思善学的工作作风，精益求精的精神，扎扎实实地做好每一项工作，认认真真地对待每一件事情，力求把工作做实、做细、做好、做精。无论办文、办会、办事，都力争做到高标准、严要求，好上加好，力求零失误。只要把精细化管理工作真正落到实处，企业办公室工作就会做得更好。

办公室工作精细化管理篇（8）

作者简介：张凯（1984-），男，山东蓬莱人，华北电力大学校长办公室秘书；于喜海（1971-），男，黑龙江绥滨人，华北电力大学校长办公室副主任。（北京 102206）

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1007-0079（2013）01-0214-02

随着经济社会的快速发展和高等教育改革的不断深入，高校办学规模不断扩大，加之高校与社会联系的逐渐密切，高校办公室会务工作的任务日渐繁重，内容日趋复杂，要求越来越高。会务工作繁冗琐碎，细节繁多，稍不注意就会出现难以弥补的错误，造成不良影响。如果没有完善的工作机制和行之有效的管理方法就很难适应新形势下的会务工作要求，将精细化管理引入工作中成为高校办公室加强会务工作、提升管理水平的必然选择。

一、会务工作引入精细化管理的必要性

在中外文化中，有关“精细化”的思想源远流长。老子在《道德经》中提到“天下大事作于细”，韩非子的“千里之堤，溃于蚁穴”，四书中的《中庸》也提到“致广大而尽精微”。[1]意大利的比萨斜塔每增加一厘米的倾斜都可能导致古塔的倾覆，1%的疏忽可能会导致100%的失败。[2]著名的“海恩法则”指出：每一起严重事故的背后，必然有29次轻微事故和300起未遂先兆以及1000起事故隐患。要消除一起严重事故，必须提前防控1000起事故隐患。这些言论都从不同方面诠释了“精细化”的内涵及重要性。

随着现代社会分工越来越细和专业化程度越来越高，一个要求精细化工作和管理的时代已经来临。精细化管理不仅是一套系统的管理方式，也是一种成熟的管理理念。新形势下，将企业精细化管理理念引入高校办公室会务工作之中，既是推进会务工作从粗放型管理逐步向精细化管理转变的必经之路，也是全面提升办公室工作服务效能，应对新形势、新任务、新要求的有益尝试。

会务工作时间紧、任务重、头绪多，引入精细化管理可以使会务服务制度化、规范化、科学化。只有通过明确的目标任务、细化责任，才能确保全覆盖、无缝隙、不缺位、不漏项。前期的精心谋划、精打细算最大限度地降低了办公运行成本，避免了损失和浪费现象的发生。有利于理顺工作机制，调动各方面的积极性，任何一方在完成本职工作之后，都会将精力投入到更紧迫的工作中去，这不仅克服了传统流水作业的弊端，极大地提高了工作效率，还有利于形成和谐的团队氛围。科学的管理有利于高校办公室的长远发展，有利于培养工作人员良好的工作习惯，进而展示办公室良好的风貌、办公室人员良好的业务素质。

二、会务工作精细化管理的内涵及特点

精细化管理来源于日本的精益生产管理理论。[3]二次世界大战后，丰田公司创新思维方式，采用适应“多品种、小批量”的特点，以彻底杜绝浪费、提高生产效率为核心的精益生产方式，由一个名不见经传的小公司一跃成为汽车业明星。这种生产方式曾使丰田公司在全球经济普遍不景气、汽车工业陷入严重的行业危机中独树一帜，创造了世界汽车史上的奇迹。其内涵是用精益求精的态度和认真细致的方法来控制生产中的每道工序和每个环节，从而以最小的投入创造出最大的价值。

作为一种管理理念和管理技术，精细化管理通过规则的系统化和细化，运用程序化、标准化和数据化的手段，使组织管理各单元精确、高效、协同和持续运行。[4]精细化管理最基本的特征就是重细节、重过程、重具体、重落实、重质量、重效果，讲究专注地做好每一件事，在每一个细节上精益求精。

高校办公室会务工作精细化管理是“精心组织、细心办会、真心服务”思想的具体体现。这就要求每一个人都要把本职工作做到位，对工作负责、对岗位负责，人人都管理、处处有管理、事事见管理。

高校办公室会务精细化管理的内涵应包含三层含义：一是“精”，即会务工作要突出重点，明确主线。各项工作要根据实际确定每个时期的工作重点（如会前的筹划、分解，会中的服务、接待，会后的督办、总结），只有这样才能把握住工作的方向。二是“细”，即覆盖会务全过程的环节要全，同时应具备一套完整而又详尽的工作机制，才能做到事事有章可循。重点强调把制度落实到位并内化为自觉行动，使办会人员能够真心地为每一位与会者服务。“细”的另一方面含义是要“小”。从小处着眼，从细节抓起，只有树立“办公室工作无小事，会务工作无小节”的工作敏锐性，才能从实处落实精细化管理。三是“省”，即精打细算，一方面是精简不必要的会议及环节，节省时间、提高效率，另一方面是提前调动各方面的主观能动性，做好会议预算明细，做到隆重而不铺张、简洁而不简单，争取花小钱办大事，并将其贯穿于整个会务工作的各个环节。这样，繁杂琐碎的会务工作便如同丰田生产系统一样在几乎完美的环境中有序进行，达到每一个步骤都精心、每一个环节都细心、每一项工作都是精品的近乎完美的内化效果。

三、会务工作中实现精细化管理的建议

作为综合协调部门，高校办公室是学校会议的组织者和承办者。会务工作既是高校办公室核心业务之一，也是展示办公室工作水平的窗口。它直接影响着学校教育方针、政策、路线在全校贯彻落实的程度，也直接决定着高校办公室在学校师生及外来嘉宾心中的形象。

1.达成一个共识：会务工作无小事

精细化管理不是针对某一环节，也不是某个人的事情，它要求全体办会人员必须全员参与。同时要转变思想观念，会务工作要从粗放的经验管理转变为科学的精细化管理。

一方面，高校办公室要通过办讲座、搞培训、大讨论等形式，在日常工作中加强教职工的理论学习。只有这样“精细化管理”的理念才能深入人心，由单纯的管理方式转变为广泛的管理理念。

另一方面，在办会过程中，从上至下要把精细化管理的作风贯穿到办公室会务工作中的方方面面，按照精细化管理的要求细化目标、量化任务、强化责任，确保各个环节无缝对接、整体工作运转顺畅，做到细微之处见精神、细微之处见水平。[5]“会务工作无小事，细节决定成败”。会务工作，特别是大型会议活动的组织工作更是一项复杂的系统工程，如办会伊始要提前谋划，考虑到整体工作的方方面面及彼此间的关联与影响；会议过程中不要轻易放过任何一个可能影响全局的细节，对到会人员、座次排位、会议材料等容易发生问题的地方要细致入微、亲力亲为。因为会议一旦开始，哪怕是最细小的错误都可能酿成无法弥补的后果，造成无法挽回的影响。因此对细节的重视必须提高到与战略相同的高度。

2.强化两种意识：精益求精和精打细算

精益求精即以打造精品会议为目标。办会作为高校办公室的核心职能之一，是办公室展示工作水平最直接的形式。俗话说“求乎其上得乎其中，求乎其中得乎其下”，因此会务工作要高标准、严要求，不能仅仅满足于跑跑腿、传传话的工作状态，要树立“无功就是过”的思想，创造性地开展工作，不断提高工作质量、水平和效率，把小事做细，把每个会议都办成精品工程。推进会务工作的精细化管理，要求高校办公室在立足实际及广泛调研的基础上制订和形成切实有效的工作机制、制订规范严格的工作标准、建立明确的奖惩激励机制。这就如同制造业中按照设计产品说明书的要求来制订工作预案，按照设计流水生产线的要求来细化流程，按照管理规模化生产的要求来进行统筹，确保每一个参与的工作人员都了解所有的环节和程序，通过规范化、标准化、精细化作业，把每一场会议和活动都打造成精品，有效避免了因工作人员经验和能力上的差异导致工作质效出现差异的问题。

精打细算即打造高效节约、求真务实的新型会议模式，不流于形式，真正达到会议召开的目的。高质量的会务工作不仅要尽可能地节约能耗和各类物资，更需要精简会议场次、简化会议环节，腾出更多的时间，切实提高整个学校的工作效率。因此，会议应本着“简洁”、“高效”的原则，力求时间短、人员精、场地够用、物品实用、会议效果好。一是要充分利用现代通讯技术设备，对于一些地域跨度较大、召集时间比较紧迫、会议服务成本较高的会议可以通过电视电话会议和网络会议等形式，达到节省会议开支、提高行政效率的效果；二是会议材料质量要高，信息量要大，发言材料要根据会议内容限定字数，通常以不超过5000字为宜；三是各个环节的时间要控制好，如发言时间尽量不要超过20分钟，提出问题、阐明观点、讲出思想即可，过程性的内容尽量少涉及；四是会议的开支要精打细算，会议用品可以采购或制作一些可以反复使用的物品，不能为了“摆阔气”而违背原则；五是取消不必要的环节及安排，给会议承办方和与会人员带来经济负担和心理负担的能免则免。

3.抓好三个环节：会前精心谋划，会中细致服务，会后督办总结

在实际会务工作中有效推行精细化管理，要求高校办公室在“精、准、细、严”上下工夫，细化目标、量化任务、强化责任，实现办会规范化、科学化、标准化，力求精益求精、细致入微。在实施过程中，要具体抓好以下三个环节：

（1）会前准备是整个会务工作的重点。准备工作是否充分是会议能否取得成功的关键环节。

首先，会议方案要细。一套高质量的会务方案绝不是闭门造车、凭空想象的，它是建立在提早考察、广泛调研、主动沟通、全面思考的基础之上。会务方案要将分工细则、经费预算、议程安排、准备文件、会场布置、接待服务、会议编组、后勤保障等方方面面的问题考虑和安排好。最后的成果体现在会议指南的编制上，让与会人员一册在手，释疑解惑，同时策划者还要做好准备预案，做到有备无患。

其次，落实要精。方案确定后，应根据会议规模决定是否召集相关的部门或人员召开协调会和分工会，确保会议任务在第一时间下达给相关人员。会务分工要求组与组之间、人与人之间具有较强的协调性，各组的负责人要熟悉本组人员的办事风格和特点，做好成员之间的角色定位，确保不因某一个人的离开而影响全局工作的进行。

最后，检查要全。会议检查要求会务工作者亲力亲为，保证“嘴到、手到、眼到”，能自己做的事情绝不能找人代劳，交由别人做的工作也要及时地查漏补缺，不能存在侥幸或凭印象的心理。在实践中，可以坚持会前“三巡”的做法：一是对照会议安排巡查一下会场座次有无疏漏，有无错排、漏排的现象；二是巡查所分发的会议材料，特别是发给参会领导的会议材料是否足够、顺序有无差错、文件内页有无缺码等；三是巡查会场的音响视频设备是否正常运行、影音资料是否分门别类备好等。[6]

（2）会中服务决定着办会的质量。会中细致的服务是精细化管理在会务工作中最重要的体现。会议期间是办会的最紧张阶段。会议一旦开始，任何错误都会被无限地放大，因此，要确保会中各项工作万无一失。首先是会务接待，如签到桌要安放在会场入口处醒目位置，同时在与会人员签到时要安排会务人员进行引导，使其在最短时间完成签到。随后会务人员要主动引领与会人员找到自己的座位，使其有序就位。其次，要主动细致地做好会场服务，主要包括会议记录、影音多媒体调试等场内服务，还有安排会间服务以及食宿、人员接送、医疗安保等场外服务。最后，尤其需要关注的是会议进行中可能发生一些临时变动，如调整议题、增加与会人员以及其他特殊情况。会务人员要及时向领导请示，并根据领导的指示妥善处理，确保会议按照既定议题进行。

（3）会后督办是会议成果的保证，会议的总结和建档是会务工作创新的源头。一次完整的会务工作并不是随着会议的结束而结束，办公室作为全校工作的督办机构，会后的跟进和督办是会议的继续和延伸。它不仅可以督促基层抓落实，还可以及时搜集、了解动态信息，为领导进一步决策提供参考，保证会议达到预期目的，取得实际的效果。而创新的源头在于继承，在于对以往经验的不断总结和升华，会后的总结和交流也显得尤为重要。因此，在条件允许的情况下，办公室应在会议结束后的第一时间召开一次会务工作总结交流会。大家将本次会议的亮点、不足、遇到的难题以及办会心得进行简单梳理，从而促进整体工作的创新；另外，大家应在交流中理顺工作关系、互通有无，既统一了认识也提高了整体的工作水平，强化了团队意识，从而更加有利于精细化管理在办公室其他领域工作中的全面开展。

参考文献：

[1]孔子，孟子.四书[M].济南：时代文艺出版社，2001：65.

[2]张雅君.试论高校的细节管理及其制度化[J].世纪桥，2006，（9）：90-92.

[3]汪中求.细节决定成败[M].北京：新华出版社，2004.

办公室工作精细化管理篇（9）

高校院系办公室在学校管理中的地位特殊而重要,办公室管理工作水平高低将直接影响整个学校管理工作的效率和效果,影响学校行政管理目标的控制和实现。随着高校校院两级管理体制的日趋成熟和完善,如何做好新形势下高校院系办公室工作,应是我们认真思考和探索的一个问题。本文立足于院系办公室本职工作,依据办公室的工作特点和工作职能,尝试把企业科学化精细化管理的理念和方法应用到高校院系办公室工作中,以科学化精细化管理全面提升办公室工作水平。

一、充分认识高校院系办公室科学化精细化管理的重要意义

1.高校院系办公室科学化精细化管理必须以科学发展观为指导

高校院系办公室管理的全面改革与建设的科学化精细化程度直接关系到高校改革水平与层次的高低,直接影响着高校改革与发展的成败,因此,在深刻理解高校院系办公室科学化精细化管理基础上践行科学的发展观势在必行。

高校院系办公室工作以科学发展观为指导,并服务于科学发展观的贯彻落实,客观上要求高校院系办公室管理必须实现科学化精细化。全面推进高校院系办公室科学化精细化管理符合现代管理的发展趋势。现代管理理论与管理实践相互促进,不断发展。现代管理理论也认为,公共管理与企业管理之间不存在本质区别,企业管理中要求的绩效管理、质量管理、目标管理、成本管理、结果控制等,公共管理也适用。高校院系办公室作为高校的重要组成部分,实行科学化精细化管理,符合现代管理理论的要求。

2.高校院系办公室科学化精细化管理的内涵

“天下大事,必作于细;天下难事,必成于易”。高校院系办公室职能作用的发挥都要通过一件件具体的工作去体现、去落实。做好高校院系办公室工作,必须使企业科学化精细化管理理念得到具体应用。科学化精细化是有机的整体,科学化是精细化的前提,精细化是在科学化指导下,按照统筹兼顾的原则,把科学管理要求落实到管理的各个环节,落实到管理人员岗位,体现集约管理、注重效率的要求。具体地讲,科学化管理就是要从实际出发,实事求是,积极探索和掌握院系办公室管理的规律,善于运用现代管理方法和信息化手段,建立健全院系办公室管理制度体系,按照有关规章制度的要求规范院系办公室的管理工作,提高管理的时效性。精细化管理就是要按照精确、细致、深入的要求,明确职责分工,优化业务流程,完善岗责体系,加强协调配合,避免大而化之的粗放式管理,抓住院系办公室管理的薄弱环节,有针对性地采取措施,抓紧、抓细、抓实,不断提高管理效能。

二、高校院系办公室实施科学化精细化管理必须树立现代管理理念

高校院系办公室科学化精细化管理是一个综合性的问题,是一个系统性的问题,要实现办公室管理的科学化精细化必须坚持与时俱进,牢固树立现代管理观念。

1.全局观念。办公室工作综合性强,涉及面广,性质繁杂,责任重大。每项工作的成败和效率高低,都直接影响其它工作的正常开展甚至影响到学校全局。办公室的工作人员必须及时了解学校和院系的发展方向、发展目标,树立全局观念,能站在总揽全局的高度,而不是从局部利益出发观察问题、思考问题、处理问题,由此保证办公室工作的重心始终与院系整体工作及学校中心工作保持一致,避免舍本逐末,一叶障目。

2.创新观念。办公室管理创新不仅是管理方式的创新,更是管理理念和管理过程的创新。管理理念和管理过程的创新是办公室管理创新的核心。新时期办公室人员要不断吸收和借鉴先进的、符合实际的先进管理经验,改变传统的思想观念和思维方式,不断总结、完善、提高,做到超前思考,增强工作的计划性和预见性。坚持从时代要求和院系发展需要出发,分析新情况,总结新经验,解决新问题,在改革中创新,在创新中促进院系发展。

3.效率观念。提高办公室管理的效率是办公室实施科学化精细化管理的目的,也是整个办公室管理活动的中心。工作效率既反映了办公室资源利用的状况,管理的水平和质量,也是办公室工作人员素质和能力的体现,对办公室的考核是一个十分重要的方面。因此,应该牢固树立效率观念,强化办公室管理功能。尤其是在信息社会的今天,更应该牢固树立效率观念,逐渐强化办公室管理功能。

4.服务观念。无论从办公室工作的性质看,还是从办公室工作的职能看,为院系服务、为领导服务、为教学服务、为师生服务是办公室工作的重要职责。服务意识是办公室工作人员在日常工作中所必须具备的,要着力打造办公室高效热情的服务形象,紧紧围绕院系中心工作,服务师生员工,服务领导,严格工作标准,严格规范管理,切实增强办公室工作的前瞻性和主动性。对教师、学生提出的一些有关切身利益的事情应妥善解决,要办得好、办得快。搞好院系办公室的服务工作,对提高一个系的教学水平、科研水平具有重要意义。

5.责任观念。这是做好办公室工作的保证。办公室工作头绪多,而且每项工作都很重要,尤其是对全局性的工作更是要思考在前、服务在先,将责任意识融入到工作中来,讲质量、讲效率,积极主动保质保量。办公室工作人员要有强烈的事业心,不断增强使命感,切实负起责任,扎实工作,干事创业。强化责任意识,确保科学化精细化管理理念落到实处。

这五个观念是构成现代高校院系办公室管理观念的有机整体,互相联系,互为补充。无论是决策的形成、目标的确立、措施的选择,还是办公室具体工作的组织开展,都应当按照五个观念的要求,进行全面权衡和综合判断。

三、高校院系办公室实施科学化精细化管理的基本途径

1.办公室科学化管理的途径

第一,坚持以人为本的管理理念。“以人为本”,是科学发展观的基本价值取向,也是高校改革和发展的核心思想所在。高校院系办公室管理工作“以人为本”,是做好办公室工作的重要原则,在工作中坚持“以人为本”,就是要树立并增强主动服务的观念,不断强化全局意识和创新意识,高度认识和把握对内以办公室工作人员为主体,对外以师生为本的现代人本管理理念。

第二,加强办公室队伍建设。人是办公室管理工作中最活跃和最具有决定性的因素,是办公室管理的首要资源。推进办公室科学化精细化管理,关键在人。要按照科学发展观的要求,加强办公室队伍政治、业务和现代管理知识的学习,提高办公室工作人员的思想水平、理论水平、政策水平,培养办公室工作人员的组织协调、文字表达、信息服务、开拓创新等方面的能力,以适应高校规范管理、科学决策、依法治校的现展需要,为加强办公室科学化精细化管理提供智力支持和组织保障。

第三,建立健全各种规章制度,实现办公室管理的规范化、科学化。制度建设是科学发展观的重心。建立健全一套科学规范的工作制度、工作程序、工作规则,并与时俱进地及时修订和完善,使每项工作有章可循、有规可依。充分发挥制度的约束力,实现办公室资源的合理化、工作人员行为的规范化,提高办学效益和办学水平。首先,制定办公室管理制度。完善制度、规范管理,是确保高校院系办公室工作高效运行的基本要求。其次,明确岗位职责。通过制定岗位职责,实行目标管理,细化分解任务,从而形成分工合理、职责明确的运转机制。

第四,树立现代管理意识,建立信息化管理平台,实现办公自动化。管理科学化是指遵循客观规律,采用科学方法,进行高效管理。运用现代管理的思想、方法和手段是高校院系办公室实现管理科学化的必然要求。不断提高办公室的现代管理水平,充分利用信息网络技术,建设有利于办公室现代化的硬件设施,结合建设数字化校园平台,推进办公自动化系统建设。

2.办公室精细化管理的途径

第一,强化精细化管理意识,提升办公室工作人员素质。思想是行动的先导。培养精细化管理意识,树立精细化管理理念,是精细化管理中不可缺少的一部分,它不仅可以全面提升办公室的管理水平,也可以有效地提高办公室工作人员的主动性、积极性和工作效率。精细化管理是一项关系到办公室目标任务能否快捷、高效完成的大事,每位办公室工作人员都要形成精细做事、精细管理的意识和严谨细致的工作作风。精细化管理最终的解决途径只能通过办公室工作人员整体素质提升的方式实现,提升办公室工作人员综合素质是精细化管理得到顺利实施的重要基础和保障。

办公室工作精细化管理篇（10）

1引言

电力施工企业要想在激烈的市场竞争中保护核心优势，实现可持续发展，需做好电力施工企业的管理工作，办公室行政管理作为电力施工企业管理的重要内容，其管理水平直接关系着企业的工作效率和发展质效，因此，提高办公室行政管理质量对整个电力施工企业来说具有重要意义。目前，做好办公室行政管理工作需全面明确办公室工作规律，促进精细化管理的广泛应用，以实现办公流程的优化、办公室行政管理绩效的提高。

2电力施工企业办公室行政管理精细化的含义

办公室作为电力施工企业的主要职能部门，是维持电力施工企业正常运转的核心部门。由于办公室统筹着电力施工企业的各项工作，涉及的内容较为繁琐，需加强和协调各部门之间的关系，在一定程度上，办公室工作质量直接关系到整个电力施工企业的运转效率和水平。行政管理是办公室的主要职责，如何提高办公室行政管理水平已成为当前电力施工企业发展的重点，而精细化管理作为一种高效、经济的管理手段，若能深化应用于电力施工企业办公室行政管理，将促进企业管理提升，更好地适应现代化发展需求。办公室行政管理精细化即是将现代精细化理念融入到企业办公室行政管理工作中，将办公室行政管理工作进行细分、细化，这种精细化管理方式可实现企业现有人力、物力和财力等资源的充分利用，且在很大程度上能减少用于企业管理所占用的资源，进而减少企业在管理方面的成本投入。

3电力施工企业办公室行政管理精细化的思路

在施工企业办公室行政管理工作中，精细化管理方式的应用可对办公室的相关行政工作进行精细化分工、服务质量精细化等，为了更好的保证精细化管理在施工企业办公室行政管理工作中的应用效果，需满足以下基本要求：

3.1实现权责平衡

在办公室行政管理原有工作制度的基础上，对办公室责任制度和体系进行优化，结合企业办公室行政工作的流程和内容，设定岗位考核制度等，明确不同岗位人员需承担的职责，实现权责平衡，以保证办公室行政管理工作的规范性。

3.2实现流程的优化和有序运作

保证办公室工作流程的有序运作是推动办公室行政管理精细化管理实施的前提，在当前现代化管理理论中，可根据办公室行政职能来实现各项流程工作的有序进行，并将精细化管理融入具体的执行过程中，实现各个工作环节的有效衔接。

3.3提高考核绩效

在办公室行政管理中，针对相对简单的工作，需保证量化指标的科学性，针对难度较大的工作，需保证可以实现定性评价，并通过科学合理的方法与现代企业管理系统以及管理理念进行结合，形成完善的工作指标，进而实现绩效提高、考核指标优化的目的。

3.4完善的工作制度

在办公室行政管理工作中，由外部到内部、服务到事务的管理均需完善的制度作为基础保障，以避免出现办公室行政管理工作落实不到位的情况。在办公室行政管理工作中，为了提高各项工作的开展效率，需对各项制度进行补充和完善，以形成一个完善、有效的办公室行政管理体系。

3.5改善管理手段

随着现代化技术在工作和生活中的广泛应用，为了提升办公室行政管理质量和效率，在具体的管理工作中也需引入现代化技术。强化办公室行政管理，对其管理手段和管理方法进行改善，实现管理模式和管理方法的转变。同时，不断提高办公室行政工作人员的素质和工作能力，促进精细化在办公室行政管理中的实施。

4电力施工企业办公室行政管理精细化的措施

4.1提高企业员工的综合素质

在电力施工企业办公室行政管理工作中，实行精细化管理要求员工具备良好的政治素质、较强的知识技能，因此，提高员工的综合素质是电力施工企业实施精细化管理的侧重点。应加强办公室员工政治素养、专业知识和岗位技能的培养，注重施工生产岗位的技术型人才向经营管理岗位管理型人才的转变，建立健全转岗锻炼机制，根据实际情况选择优秀人才向上级单位推荐培养，以及从基层挑选潜力人才自主培养，立足部门人员的能力提升，拓宽人才的选调渠道，加大人才的内外交流。另外，建立完善的奖惩制度，调动员工的工作积极性和主动性，使员工自觉提高自身素质，以适应企业的人才需求。

4.2强化企业文化建设

企业文化对电力施工企业的发展有着重大影响，企业文化是员工责任感、归属感的重要源泉，因此，强化企业文化建设对企业实施精细化管理具有重要的推动作用。在电力施工企业办公室行政管理工作中，可实施放大抓小的管理理念，从细节上实现精细化管理，促进管理效率和效益的提升。办公室行政管理的负责人，可将其所属工作范围内的事情放开，安排高专业水平的人员负责，同时发挥自身的监督职能，以提高行政管理工作的效率。在企业文化建设中，对企业办公室精神、文化、管理、人文等方面进行强化建设，通过品牌建设、社会责任履行等途径树立企业形象，凝结企业文化精神，以推动办公室行政管理精细化管理实施。

4.3推动精细化的全面落实

在施工企业办公室行政管理工作中，精细化管理的实现需要员工对精细化有一定的认识和了解，要在业务工作中深化员工对精细化的重要意义、实施目标、主要工作、具体分工及岗位责任等的理解，并坚持加强精细化工作的执行考核、效果检查及优化完善，不断强化员工精益管理、精细服务意识，让员工从被动执行向主动作为转变，从思维意识和操作实施上切实推行精细化，同时加强精细化的宣传和教育，扩大精细化的覆盖范围，全面推动办公室行政精细化管理的实施。

5结语

综上所述，办公室行政管理精细化对推动电力施工企业的持续发展具有重要作用，为了真正意义上实现管理精细化需对管理精细化的含义进行了解，通过提高员工综合素质、强化企业文化建设等措施，来推动电力施工企业办公室行政管理精细化的实现，这对提高电力施工企业办公室的工作效率、提高企业经营管理绩效等具有重要作用。

参考文献

[1]李远宁，刘森，张诗军，等.分布式数据质量管理系统在电力企业的实践和应用[J].电信科学，2016，32（4）：169~174.