办公室精细化管理论文篇1

精细化管理能够降低企业的经营、管理成本，对于国企而言尤为重要。现代管理学指出，精细化管理居于规范化、个性化之间，需保证定位精确、目标细化、考核内容细化。而通过这一管理方式能够落实好管理责任，及时处理工作中的各类问题。

一、实现企业办公室行政管理精细化的意义

首先，办公室是企业的综合协调及办事机构，负责执行上级决策内容。精细化管理对员工工作效率、工作进度、工作质量都有一定的帮助，故需引入精细化管理的理念。精细化管理要求工作者用细致、认真的态度管控工作中的各个环节，以此改变散漫拖拉的工作作风，提高工作执行力。其次，降本增效是非常有利于企业自身发展的，借助于精细化管理，能够最大化运用到企业现有的人、财、物资源，使工作中的资源消耗不断下降。再者，企业管理工作属于系统性工程。精细化管理更注重整体协调与配合，适用于办公室行政管理工作。既能够处理好各部门工作内容的衔接问题，也让员工更加认同企业管理工作。

二、企业办公室行政管理工作中的不足

（一）工作中过度依赖传统经验管理。经验管理的优势在于，既能保证良好工作方式方法的传承，也能保障办公室管理的稳定有序。但在工作中发现缺点也较大，难以对办公室现行管理内容进行优化。而且，实际工作中，办公室人员常常变动，会导致工作难以衔接。此外，员工们各凭自己的经验，缺乏交流沟通，执行工作时常常是被动的，缺少创新意识。

（二）员工缺乏行政管理执行力。执行力是完成预定目标的能力，若执行力不高，员工工作效率会偏低，工作效果会受到影响。办公室工作属于事务性工作，在完成时存在较多问题，原因如下：一是任务分解不合理。在实际工作中缺乏明确的目标任务达成计划及员工任务分配清单，导致工作任务分配缺乏清晰度，影响到任务执行。二是缺少指导与监督。若员工在执行工作时没有前辈指导，没有督导机制进行约束、规范，执行力很难提高。

（三）考核评价体系不健全。在实际工作中发现，虽然制定了完善的考核评价体系，但起初执行时会有所不适，需依据部门实际情况再进行调整。一是绩效指标难以确认，指标要求过高，员工无法去实现，指标要求过低，员工缺乏积极性；二是绩效评估难以做到公平公正，企业执行的绩效评估很容易偏向领导意见或观点；三是人事部员工很少会做跟踪考核。

（四）岗位责任管理体系不完善。岗位责任管理需做到定岗、定责、定标准。出于内外部因素影响常不能发挥出应有作用，整体效果欠佳。实际工作时存在的问题分为三点：一是办公室工作并非固定存在的，许多属于临时下发。由于事前准备不足，部分员工工作马虎、拖沓；二是办公室工作内容模糊，由于权责划分不明确导致各部门工作内容交叉，发生问题互相推诿；三是办公室工作标准不明确，一些员工认为只要领导满意便可，工作内容是否存在问题不去深究。

三、企业办公室行政管理精细化的思路

（一）行政管理目标及内容的精细化。办公室行政管理包括公文管理、档案管理、会议管理、办公耗材管理、车辆管理、印章管理等，这一系列的行政管理工作均应实现精细化管理。通过自己的工作经验得出，公文管理需做好公文的登记签收、编号保管、阅批分转、传阅催办、立卷归档；档案管理应完成资料收集、档案归类、统计管理、过期文件的销毁，规定好立卷归档制度、范围及时间；会议管理则需明确会议目标、列出参会人员和参会时间，做好会议内容统计及执行反馈；办公耗材管理重在规范办公耗材，纸张、打印机墨盒、办公用笔、键盘、鼠标、网线等均要做到物尽其用，确定各部门的耗材总费，超出则从部门经费中扣除；车辆管理方面，公司公务车均由办公室统一管理，任何人员用车需提出书面申请并交予领导签字。若员工需要对公务车加油，需登记油卡记录，并说明具体办公事项，车辆均凭卡至加油站加油；印章管理方面，如工程类企业需要频繁使用印章，时间周期偏长，需采取书面申请印章和实物用印的方式，并做到追本 溯源。

（二）行政执行力管理的精细化。若办公室工作人员缺乏有效的执行，即便规章制度完善也难以有较佳的管理效率。为了解决该问题，需采取如下精细化管理方式：一是借助《岗位工作手册》细化办公室内部工作，确定好基本工作流程、考核标准及考核事项；二是明确执行内容，强化员工的思想与行为培训，使其改变自身素质及观念；三是控制好工作任务，及时纠正工作中的不足，完成事前、事中与事后的各流程控制。

（三）行政成本管理的精细化。办公室有较多的行政成本是在公务用车、办公室耗材方面，这是由于当前行政制度中存在缺陷：一些成本属于额外损耗，事实上是可以去除的。行政成本过高会影响到企业正常运营，办公室人员需强化成本管理意识，转变现行管理模式，加强行政人员培训。

四、企业办公室行政管理精细化的经验

（一）以标准化和制度化推进精细化行政管理工作。标准化和制度化是推动精细化行政管理的保障力量。工作经验总结出两点：首先，标准化能够给员工树立起工作标准，员工以标准化为导向，能够更高质量地完成自身工作。其次，应建立相关的企业管理制度，以奖惩与规范的手段引起员工对企业标准化的重视。使其在规章制度的约束下，以工作标准为导向，工作细分为过程，实现精细化的行政管理。例如公司在年初时可根据上一年经验及单位经营现状制定年度工作计划，再将年度工作计划细分为月、周、日工作计划，通过计划的细分来提升工作的效率。在工作计划制定时，需将工作内容做进一步细分，如对数据进行分类，按照重要程度的顺序提交数据。

（二）培养员工精细化行政管理习惯。员工的工作习惯对企业工作效率与工作质量有着重大的影响，培养员工的精细化行政管理工作习惯非常必要。首先，企业应开展多项培训，内部由公司管理者、优秀员工担任讲师做培训，外部则请专业的培训公司组织员工做培训。培训的目的重在培养员工的综合素质、协调能力、组织能力、决断能力；其次，企业应不定期组织对员工进行考核，以考核测评了解员工现阶段的工作水平及工作状态，将考核结果记入绩效考核，以此刺激员工积极参与和完成工作；最后，企业应制定出标准化的工作流程，使员工按照工作流程开展工作，允许员工在合理的范围内进行自主变通。

（三）确定好考核评价的量化指标。在考核评价环节，经验得出管理者可以给易于量化的工作定制量化指标，对不易量化的工作设计定性指标，具体的指标见表2所示。对于程序性不强，不宜量化的指标，则要人工制定出相关的工作指标。根据员工完成指标的情况做员工等级评比，若是优秀员工将给予相应的精神或物质奖励，鼓励员工继续保持。若是能力偏弱的员工则进行面对面沟通，做出适当的批评教育，让员工积极改正缺点，再接再厉。

（四）明确岗位职责及细化岗位工作内容。高效的企业行政管理工作是建立在“定岗、定责、定标准”的管理基础之上的，首先企业应当根据实际的管理需求来设置行政管理部门的工作岗位，明确每个岗位职责与内容，设置相关的工作标准，使员工在工作过程中有制度、有标准可循。在此基础之上，公司负责人还应把工作任务进一步精细化，将细化后的工作内容，科学合理安排给具体工作人员，实现精细化行政管理工作。

五、结语

当前，企业经营规模逐年扩大，各部门的员工数量不断增多，员工的分工也越来越细化，故在企业管理方面应专业化、精细化。在此背景下，精细化的企业行政管理成为必然的趋势，企业应当采取一定的手段与措施推进精细化行政管理工作的开展。如此才能营造良好的工作氛围，确保企业各项工作流程的顺利运行。

作者:宋越 单位:中铁电气化局集团有限公司城铁公司

办公室精细化管理论文篇2

办公室作为医院的重要职能部门，其主要是对医院的运行与工作体系构建负责。精细化管理能够促进办公室工作效率的提升，并对工作流程进行优化，与传统办公室管理模式对比，具有较强的管理优势。

一、精细化管理

精细化管理作为管理模式的一种，其管理优势明显。精细化管理能够提升管理质量与效率，对管理目标的实现具有促进作用。与常规管理相比，精细化管理模式体系具有现代化理念，对现代医院办公室管理工作的有效开展具备积极促进作用。精细化管理融入医院办公室工作中，能够对办公室管理工作体系进行优化，是提升办公室管理工作效率的重要途径。医院科室较多且日常工作繁忙，在精细化管理背景下，医院办公室管理价值凸显，对医院组织工作的开展具有重要意义。

二、精细化管理在医院办公室中的应用价值

（一）提升办公室管理工作效率。医院日常管理工作中，办公室是核心部门，其对医疗体系的构建、医疗器械的管理、日常组织机制的运行等负责。受医院工作模式的影响，办公室管理工作效率难以体现。精细化管理能够有效地对传统管理思路进行优化，以快速、精准地达成管理目标，对当前医院办公室管理工作效率的提升具有重要价值。

（二）促进办公室管理工作的科学性。精细化管理在医院办公室工作中的应用，能够对办公室管理工作体系进行梳理，不断深挖办公室管理漏洞，并对办公室管理队伍进行优化。医院办公室管理工作内容较多，受医疗组织形式的影响，部分办公室管理工作内容较为迫切，精细化管理能够实现对管理工作的区分，通过轻重缓急开展管理工作，以此不断促进医院办公室工作效率的提升，优化医院办公室管理工作环境，调动医院办公室管理人员参与工作的积极性。

（三）实现办公室管理工作流程优化。医院办公室管理工作的开展需要各科室工作人员的配合，受医院工作模式的影响，大部分管理工作流程卡顿，管理任务落实面临困境。医院办公室管理中融入精细化管理，能够结合当前网络信息技术对管理模式进行创新，在管理模式的创新下，办公室管理工作流程性较强，且各科室之间的配合性较好。与传统管理方式相比，网络信息管理模式的构建极大减少了人力资源的应用，且管理流程更加简化，这体现出精细化管理在医院办公室管理工作中的积极作用。

三、现代医院办公室精细化管理措施

（一）立足人性化管理，提升工作人员行动力。近年来，医疗卫生环境逐渐受到国民重视，医院办公室管理工作的开展显得更为重要，人性化管理能够增强工作人员对管理工作的配合程度。办公室精细化管理的应用需要以人性化管理为前提，不同的工作人员之间优势不同，差异性明显。为提升办公室工作效率，精细化管理理念下，需要结合工作人员优势对工作内容进行划分，以保障工作人员参与办公室工作的积极性。人性化管理能够彰显工作人员个人价值，能够根据办公室组织机制进行优化与创新。因此，办公室工作人员基本权益得到保障，在工作过程中行动力明显提升。例如，在医院办公室工作过程中，办公室负责人需要对成员进行工作状态的评估，以对工作人员的优劣势进行分析，实现人力资源的优化配置。办公室工作的开展各不相同，结合办公室工作人员的性格特点进行工作任务的合理分配，有利于工作人员积极性的提升，对促进办公室工作质量与效率具有重要意义。部分办公室工作的开展需要进行沟通，性格内向的工作人员难以高效完成此类工作任务，影响了办公室工作效率。

（二）强调成本管理，构建办公室精细化环境。成本管理作为办公室管理工作的重点，医院应当对成本管理工作加以重视，以保障办公室对财务成本的精细化核算，为医院管理与运营工作的开展提供帮助。成本管理与医院财务数据具有相关性，其共同作用于医院未来发展趋势。因此，为保障医院的持续性发展，医院办公室需要对成本管理进行强调，以实现对医院财务资源的优化配置。精细化管理较为细致，能够对成本管理数据与财务数据进行精准核算，对减少数据漏洞具有重要价值。办公室管理对成本管理的重视，能够对办公室工作环境形成影响，在精细化管理工作氛围下，医院办公室工作人员状态更加稳定，对医院办公室管理工作现代化发展意义重大。例如，在办公室工作过程中，以财务管理为例，成本管理需要格外受到重视，扭转财务工作人员的工作态度，以强化办公室工作氛围。精细化管理体系能够加强对成本控制的管理，对财务预算工作质量提供保障。另外，精细化管理能够对医疗设备的采购与管理体系进行完善，这在一定程度上促进医院成本管理工作质量不断提升。伴随医疗技术的不断进步，医疗器械成本支出不断增加，因此成本管理的重要性难以凸显，通过办公室精细化管理，管理工作的开展既有效解决了管理问题，又可以节约成本，全面保障了医院日常工作的顺利开展。

（三）融入信息化技术，优化办公体系。现代化医院建设过程中，各类信息技术、网络技术得以充分应用，医疗工作模式不断创新，信息化技术在医院办公室工作中的应用，能够实现办公室工作效率的大幅提升。医院办公室工作的开展受工作内容的影响，需要各科室之间的沟通与配合，以保障管理工作流程的有效性。信息化技术能够实现医疗信息数据的立体化呈现，创新医疗管理工作模式，进而促进医院办公室工作效率的提升。信息化技术对医院办公室工作人员提出了一定的要求。信息化技术的应用往往以计算机技术与网络技术为基础，工作人员必须具备一定的计算机基础，以此保障办公室信息化工作模式的有效应用。例如，在医院办公室与信息化技术的融合，以信息化办公平台为主要形式，信息化办公平台能够实现办公室管理业务的线上开展，工作内容不再受时间与地点的影响，极大提升了管理工作的便利性。信息化办公平台能够拓展办公室管理模式，同时为保障办公流程的有序性，办公平台需要对工作人员之间的权限进行明确，以保障各级工作人员工作的有效性。办公平台能够实现对医疗数据资料的存储，为管理工作的有效开展提供了数据信息依据，进一步促进医院运营效率的提升。在信息系统辅助下，优化的调节机制作用得以充分发挥，实现了对医院各部门之间联系的加深。各部门的精密协作工作，大大提高了管理体系的执行力度，精细化管理的实施在医院各个方面得以统筹兼顾，实现了工作整体效率和水平的提升。

（四）对医疗信息档案工作的不断完善和管理工作的进一步优化。部分医疗档案是由医院办公室管理的，一般来讲，办公室进行管理的档案资料具有一定的重要价值，为完善此类档案资料的管理，办公室需要对档案管理模式进行优化，进而实现对医疗信息档案的高质量管理。办公室管理档案的丢失与缺损影响医院的发展，甚至会对医院带来系列的难题。因此，对于该方面问题，需要引起管理者重视，在开展精细化管理过程中，需要对档案管理体制进行进一步改革优化，构建新型、完善的管理体制，并保障相关工作人员具备较高的责任感，以规范化流程进行活动的有效规划，并在档案存放过程中注重查询和整理，为各项工作的开展提供便利，促进医院服务水平的提升。此外，以多元化手段来提高医院调用信息的效率，并投入更多的精力来开展收集和保存工作，以信息技术作为辅助，实现档案管理的精细化、便捷化和流程化。例如，设置专门负责档案管理工作的人员，对档案管理工作的开展和质量保障全权负责，重视档案管理工作的信息化发展建设，以保障档案信息管理的质量，减少环境对纸质资料的影响，杜绝人为传阅过程中资料的丢失。档案管理人员要明确自身职责，并对档案管理规范进行落实，以保障档案管理工作的质量。档案包含员工档案、患者医疗档案与医疗研究档案，因此档案管理工作需要保障精细化，以此减少不必要的办公室档案管理问题，确保档案管理工作开展的井条有序和高效精准。由此，档案管理工作在高效的收集和保存下，实现精细化管理，并有效解决各方面问题。

四、结语

现代化医院发展过程中，医疗体系不断优化、医疗制度持续改革，这就对办公室工作提出了一定的要求。精细化管理在医院办公室中的应用对提升办公室工作质量与效率具有重要作用，但作为管理模式的创新，部分医院在精细化管理的应用过程中难以体现精细化管理的水平。对此，医院办公室负责人要重视精细化管理模式，不断探索精细化管理在医院办公室中的应用措施，以彰显精细化管理在医院办公室中的管理价值。

作者:王琴 单位:南京市高淳人民医院

办公室精细化管理论文篇3

新形势下，事业单位要想打造具有行业特色的核心竞争力，必须实现管理的精细化，制订可行的精细化管理制度，提高办公室的管理效率和管理水平，提升办公室管理质量和整体服务能力。本文剖析事业单位办公室精细化的作用、思路和对策。

一、实现办公室管理精细化的背景

（一）精细化管理的重要作用。在日常工作中，办公室的性质特殊，工作内容繁多、琐碎、紧急，且通常人手有限，需要科学高效的工作方法。实现办公室管理精细化，可以有效帮助职工认清自己的职责，使每个部门和每个岗位的职责范围更加明确，协调各部门间的合作，有利于控制管理人员队伍规模并提高职工的工作积极性，有效把单位的各项工作规范化，提高行政工作的效率和管理服务的质量及效率。

（二）传统管理模式存在缺陷。大部分事业单位的传统管理模式，沿用传统的经验，方式和思维，没有创新，只注重制度、规范、技术、法则等理性的现实因素，很少关注社会人文、单位文化等层面，难以调动职工的主观能动性，难以形成团队凝聚力，难以适应新形势下的大环境，不利于单位提高自身竞争力。单位需要创新管理模式，改变观念，把管理精细化融入办公室工作中，才能打破固有思路，适应新时代的发展。

（三）实现精细化管理的迫切性。办公室日常需要处理大量琐碎的事务，经常忙于应付临时性工作，同时还要为领导当好参谋助手，如果分工和管理不够精细，制度不够完善，各部门之间的协调沟通欠缺，会影响责任的落实和管理制度的完善，无法提高办公室工作的质量。只有实现办公室管理工作的精细化，才能与时俱进，保证出色完成任务。

二、办公室管理精细化的思路

（一）细化办公室业务和岗位职责。办公室应根据内控制度，结合单位实际，定期梳理、细化、完善岗位职责分工，让每一位职工根据自身岗位实际，提出建议，全员参与提议，集思广益，明确、细化岗位的具体职责，实现岗位与职责的统一，梳理、细化工作流程和任务，明确工作职责，理清工作重点。制订工作标准和规范，探索工作规律，加强督查考核，促进绩效考核实效，实现考核管理的科学化以及标准化。全程覆盖，制订出台与绩效考核相关的管理制度，要根据岗位的工作范围和职责，从德、能、勤、绩、廉等方面确定每个岗位的工作目标，并根据工作任务的变化，及时对工作目标进行修订、补充和完善，突出不同类别、不同岗位、不同职务人员的特点，增强考核指标的针对性，规范人员履责行为，各级人员履职尽责有明确的政策依据，避免出现工作不到位，或者越位、错位等现象。将考核的关键点融入考核评价体系，分级管理，分级负责。整改工作开展过程中存在政治站位不高、问题查找不实、措施制订不细不精准、亮点提炼不突出等情况。要推动办公室人员认真履职尽责，不断提升服务大局意识，提高执行力，建立长效机制，强化责任意识，确保工作到岗、责任到人，实现职责具体化，切实提高行政管理效能，增强执行力，提高综合协调服务保障能力。

（二）加强办公室工作的规范化建设。规范化是办公室工作的本质要求，单位应对照新形势要求，修改完善办公室内部管理、业务运行、考核评价等一系列管理制度，结合单位行业实际，出台办公室规章制度和工作规范，作为指导办公室工作规范化的蓝本，可使流程更加规范。完善修订办公室综合文稿起草规范、保密工作规范、党委信息报送要求等，推动办公室各项工作程序化、标准化，聚焦工作主动、工作效率、工作标准、工作制度等7个方面，深入查摆存在的问题，细化整改措施，提高整改成效，进一步增强大局意识、强化责任担当，以更高站位统筹协调、更宽视野参谋辅政、更优方式督促落实、更实作风做好服务工作。进一步加强调查研究，提升信息报送质量和政策统筹能力，扎实做好参谋助手，进一步加强政务运转保障，抓紧快办、提高公文运转效率；鼓励干部职工加强学习，提高规范化意识，对照规范化建设任务要求，明确目标，突出重点，把考核纳入目标管理，着力推动工作作风转变。在规范化管理的过程中,可以促使办公室时刻绷紧规范化这根弦，扎实推进单位办公室工作规范化建设，全面提高办公室规范化、制度化、标准化水平，扬弃陈旧的思维和阻碍单位发展的消极因素，最大限度地吸纳积极因素，形成凝聚力和向心力，朝着单位发展的目标迈进。

（三）加强信息技术应用水平。随着科技的发展和进步，现代化信息技术越来越成熟，功能越来越强大，在办公室管理中占据着重要的地位，可以对单位的有效运转产生推动作用。因此，单位的管理者应将先进的信息技术应用到办公室管理工作中。单位利用现代化信息技术，使工作流程越来越规范，工作分工越来越信息化，有效提高了管理效率和质量，不断朝着精细化、科学化的方向发展，推进落实单位各项工作。   

三、促进办公室管理精细化的对策

（一）结合单位文化实现精细化。单位文化在本质上来说，是一种管理工具，想要使单位管理更高效发展，必须建设和完善单位文化，结合单位行业的发展状况和自身特点，将单位文化的思想融入管理中。只有利用独特、结合实际的单位文化来指导单位的管理，才能更好地实现单位长远发展，有效提升管理水平和质量。

（二）完善精细化规章制度。办公室的精细化管理，需要科学合理可行的规章制度。在单位管理工作中，应树立制度意识，提高执行能力，根据精细化管理模式，促进制度完善，提升办公室管理精细化的科学性、合理性、可行性，重视规范管理流程，结合实际情况和行业特点，专项部署建立、梳理规章制度，建立健全常态长效机制，把各项管理制度进行细化，发挥精细化管理的作用，从而有效约束办公室管理人员的思想和行为，促使其更好地完成本职工作。领导干部要带头推动制度的落实，明确规范管理的重要意义，调动管理人员的工作积极性，更好地促进内部管理有章可循，进一步明晰职责，明确管理人员的行为规范，强化制度管人、管事的规则意识，细化日常管理，修正工作规范，健全管理体制，强化工作要求，突出操作实效，狠抓执行落实，深化制度条款的落实，提高制度的执行力，完善程序漏洞，防范行业风险，进一步强化办公室督察、督办、参谋的工作职能，提升服务质量和管理水平，推进各项工作高效实施，提升单位精细化管理水平。

（三）从根本上提升职工专业能力与技术素质。实现办公室管理的精细化，可以帮助职工拆分和细化手头的具体工作，有效提升办事效率。单位管理者应坚持思想教育引导，思想政治工作是一个潜移默化、细雨润物的过程，具有启发性、长期性、群众性的特点，致力于人的觉悟与情感，以解放人的思想、塑造人的灵魂、提高人的素质为目的，引导职工转化为实际行动，爱岗敬业，为企业做出最大贡献。思想政治教育还要有针对性，使其全方位渗透、融入职工素质教育工作中，坚持以人为本，实行“人性化”服务，将对提高职工素质产生不可低估的作用和效果；加强职工的职业素养和道德培训，健全职工培训机制，要积极引导和鼓励职工立足本质，自学成才和掌握良好的业务技术，成为一专多能的复合型人才。同时，单位要根据各岗位的优势和特点，开展技术创新、技术比武和岗位练兵活动，激励职工在市场竞争机制中站稳脚跟，适应市场和企业发展的需要。积极开展扎实有效的职工岗位技能培训工作，必将增强单位员工技能，这是单位的无形资产，对单位的发展必将产生巨大的推动力；完善企业各项管理制度，加强职工管理，积极开展相关职业技能培训，高效能培训管理体系的构建不仅要求单位从战略的角度重视培训，为职工提供培训的机会和环境，还在于单位培训的动力机制是否健全完善。培训模式从单一模式向立体化、专业化发展，培训组织不再局限于单位内部机构。通过技能培训、绩效考评、岗位互换等方式，全面提升职工的综合素质，进一步提升职工的技能水平。

四、结语

在大环境下，办公室管理的模式将越来越精细化，精细化管理将会成为办公室行政管理的一个重要发展方向和必然趋势。单位要逐渐实现办公室管理的精细化，制订适合行业特色和实际情况的精细化管理制度，进一步提高工作质量和效率，从根本上提高办公室服务水平和质量，推动单位实现长远发展。

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作者:马燕芹 单位:中国水产科学研究院南海水产研究所